Régimen Contractual en Colombia

Regime of Contracts in Colombia

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Régimen Contractual en Colombia

De conformidad con la Constitución Política, Colombia es un Estado Social de Derecho, fundado en la prevalencia del interés general, entre cuyos fines esenciales se encuentra el servir a la comunidad y promover la prosperidad general, garantizar los principios, deberes y derechos consagrados constitucionalmente.

Para el cumplimiento de los fines del Estado, es necesario el aprovisionamiento de bienes y servicios por parte de los órganos públicos mediante la contratación. Luego el objeto de los contratos no es otro que la adquisición de bienes y servicios tendientes a lograr los fines del Estado en forma legal, armónica y eficaz.

Para lo cual se expidió, El Estatuto de la Contratación Publica en Colombia, es el cuerpo de normas que regulan la actividad pre contractual y contractual.

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Estatuto de Principios

Es una ley de principios que deben prevalecer:

IgualdadLa administración debe otorgar idéntica oportunidad para participar a todos aquellos que se encuentren en condiciones de ofertar lo requerido por ella, motivo por el cual los procesos de selección de contratistas, se inspiran, de manera preponderante, en este principio.

PublicidadDado el interés público inherente a la totalidad de la gestión estatal, la comunidad tiene derecho a conocer quienes, por qué y como se toman las decisiones que inciden sobre el desarrollo de aquella.

Transparencia Las entidades Colombianas tienen la obligación legal de seleccionar a sus contratistas a través de licitación o concurso público y solo excepcionalmente de manera directa en los casos expresamente dispuestos en la ley.

Selección objetiva En cuanto a las condiciones del contrato y de la oferta, esta favorabilidad en la elección no es discrecional, sino que implica la observancia por parte de las entidades de la ponderación detallada, precisa y concreta de los factores de calificación previstos en los pliegos de condiciones, de manera que el ofrecimiento más favorable es aquel que resulte con el más alto puntaje o con la mayor calificación, de acuerdo con los factores establecidos en el pliego de condiciones y su ponderación.

Modalidades de Selección

Licitación públicaSe entiende por licitación pública el proceso de selección utilizado por las entidades estatales mediante el cual escoge a sus contratistas a través de una invitación de carácter público que se dirige a todas las personas potencialmente interesadas en ejecutar un contrato, para que

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en igualdad de condiciones y bajo criterios objetivos garantizados por el pliego de condiciones, presenten ofertas entre las que se escogerá la más favorable.

La licitación pública, en la práctica, se reserva para objetos de carácter complejo y mayor valor.

Concurso de méritos Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en los que se podrá utilizar sistemas de concurso abierto o de pre calificación. En este último caso, la conformación de la lista de precalificados se hará mediante convocatoria pública, permitiéndose establecer listas limitadas de oferentes utilizando para el efecto, entre otros, criterios de experiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes, según sea el caso.

En esta modalidad de selección se premia el talento y la experiencia en la contratación de consultoría por encima del precio, creando las condiciones para un desarrollo vigoroso de esta área, responsable, entre otras cosas, de los diseños y de la interventoría de las obras publicas.

Selección abreviada La selección abreviada corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista en aquellos casos en que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía o destinación del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados (uso de subastas a la inversa, bolsas de productos o compras por catalogo) para garantizar la eficacia de la gestión contractual.

1. La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades.

2. La contratación de menor cuantía.3. La contratación cuyo proceso de licitación haya sido declarado desierto.4. La celebración de contratos para la prestación de servicios de salud.5. Productos de origen o destinación agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de

productos legalmente constituidas.6. La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad

nacional.7. Enajenación de bienes.

Contratación directaLa contratación directa es una modalidad de contratación de carácter excepcional, por lo que su aplicación es de carácter restrictivo. En efecto, la ley de Contratación Publica en Colombia, prevé los siguientes eventos en los cuales es procedente esta modalidad de contratación:

1. En los casos de Urgencia manifiesta.2. Contratación de empréstitos.3. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado. 4. Para el arrendamiento o adquisición de inmuebles.5. Para los contratos interadministrativos. 6. Para la contratación de bienes y servicios en el sector de Defensa y del DAS que

requieran reserva en su contratación.7. Para los contratos de desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. 8. Los contratos de encargo fiduciario celebrados por las entidades territoriales según

los requisitos previstos en la Ley 1150 de 2007.9. Para la ejecución de trabajos artísticos o de prestación de servicios profesionales de

apoyo a la gestión.

Iniciativa del contrato de concesiónde obra por parte de particulares

En el parágrafo 2 del artículo 32 del Estatuto de Contratación se autoriza la celebración de contratos de concesión para la construcción de una obra pública, partiendo de la iniciativa privada. Se debe presentar la oferta en tal sentido a la respectiva entidad estatal en la que se incluirá, como mínimo, la descripción de la obra, su prefactibilidad técnica y financiera y la evaluación de su impacto ambiental.

Presentada la oferta, la entidad estatal destinataria de la misma la estudiará en el término máximo de tres (3) meses y si encuentra que el proyecto no es viable así se lo comunicará por escrito al interesado. En caso contrario, expedirá una resolución mediante la cual ordenará la apertura de la licitación, previo cumplimiento de lo previsto en los numerales 2o. y 3o. del artículo 30 de la ley 80 de 1993.

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Si dentro del plazo de la licitación no se presenta otra propuesta, la entidad estatal adjudicará el contrato al oferente inicial en el término señalado en el respectivo pliego, siempre que cumpla plenamente con los requisitos exigidos en el mismo.

Los proponentes podrán presentar diversas posibilidades de asociación con otra u otras personas naturales o jurídicas cuyo concurso consideren indispensable para la cabal ejecución del contrato de concesión en sus diferentes aspectos. Para el efecto, indicarán con precisión si pretenden organizarse como consorcio, unión temporal, sociedad o bajo cualquier otra modalidad de asociación que consideren conveniente. En estos casos deberán adjuntar a la propuesta un documento en el que los interesados expresen claramente su intención de formar parte de la asociación propuesta. Así mismo deberán presentar los documentos que acrediten los requisitos exigidos por la entidad estatal en el pliego de condiciones.

Cuando se proponga constituir sociedades para estos fines, el documento de intención consistirá en una promesa de contrato de sociedad cuyo perfeccionamiento se sujetará a la condición de que el contrato se le adjudique. Una vez expedida la resolución de adjudicación y constituida en legal forma la sociedad de que se trate, el contrato de concesión se celebrará con su representante legal.

En el artículo 4 del Decreto 4533 de 2008 se establecen los requisitos con los que deben cumplir las ofertas, destacándose principalmente la descripción y el valor de la obra, los estudios financieros así como cualesquiera otros necesarios para su desarrollo, el análisis de los riesgos previsibles, el impacto social y ecológico de la obra, las condiciones técnicas y financieras, póliza que ampare la calidad de los estudios por tres (3) años, así como la experiencia y capacidad financiera del oferente.

Quienes pueden contratar con el Estado Colombiano

Como principio general pueden contratar con el Estado las personas legalmente capaces para celebrar negocios jurídicos, esto es:

1. Las personas naturales que tienen la posibilidad de obligarse por sí mismas y sin el ministerio o autorización de otra persona.

2. las personas jurídicas, cuya capacidad se limita al desarrollo de su objeto social.3. También puede celebrar contratos los consorcios y las uniones temporales, figuras

utilizadas como un instrumento de cooperación entre empresas, cuando requieren asumir una tarea económica particularmente importante, que les permita distribuirse de algún modo los riesgos que pueda implicar la actividad que se acomete, aunar recursos financieros y tecnológicos y mejorar la disponibilidad de equipos, según el caso pero conservando los consorciados su independencia jurídica.

4. Sociedades proyecto o asociaciones futuras.

¿Cuáles son las garantías que se deben presentaren los procesos de contratación estatal?

Las garantías en la contratación estatal son así: los contratistas deben prestar garantía única para el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato y los proponentes deben prestar garantía de seriedad de los ofrecimientos hechos.

1. Garantía de seriedad de la oferta: esta cubre el riesgo de la firma del contrato al momento de su adjudicación, por lo tanto si el contratista que es adjudicatario del contrato decide no firmar el mismo se hará exigible la mencionada garantía.

Su plazo es igual al de la adjudicación y las aseguradoras cubren el siniestro de la no firma del contrato y adicionalmente, a lo que expresamente se obliguen.

2. Garantía única de cumplimiento: tiene su vigencia durante toda la etapa contractual y cubre los siniestros que se presenten por incumplimiento del contratista durante la ejecución de la obra. Los riesgos que cubre la garantía son: el cumplimiento del objeto del contrato, de acuerdo con los términos, condiciones y especificaciones acordadas; el manejo del anticipo; los salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones; la estabilidad de la obra, calidad del servicio, buen funcionamiento de equipos y provisión de repuestos; y la responsabilidad civil que debe cubrir a la administración por daños que se causen a terceros con ocasión de la ejecución de un contrato estatal.

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La vigencia de la garantía coincide con la etapa contractual, pues cuando se hace referencia a ésta, se entiende el lapso dentro del cual debe ocurrir el siniestro. Es decir, que la exigibilidad de la garantía única no es necesario hacerla dentro del término de vigencia de la misma.

¿Qué tipo de garantías se tienen como permitidas?

1. Póliza de seguros.2. Fiducia mercantil en garantía.3. Garantías bancarias a primer requerimiento.4. Endoso en garantía de los títulos valores.5. Cartas de crédito stand by.6. Depósito de dinero en garantía.

Etapas del Proceso Contractual

Primera Etapa: Planeación en la Contratación EstatalEn la planeación del contrato se deben fijar los requerimientos de la contratación, tales como la identificación de la necesidad del contrato, los recursos presupuestales disponibles para su financiación, su ajuste al plan de necesidades y al plan de compras y la elaboración y alcance de los estudios y diseños previos (técnicos, económicos y jurídicos. De tal manera que luego de una buena planeación, se celebrará el contrato si éste se ajusta a las necesidades de la entidad para cumplir con el servicio.

Segunda Etapa: Publicaciones de Proyecto de Pliegos y Convocatoria Pública

¿Qué es el proyecto de pliegos?El proyecto de pliegos, como su nombre lo indica, es un proyecto de lo que serán los pliegos de condiciones finales. Como proyecto que es, se presenta al público para que todos los interesados lo conozcan, lo estudien, y de esta manera hagan todas las observaciones y preguntas que consideren del caso.

Este proyecto debe ser lo más cercano posible al pliego definitivo y abarcar el contenido integral del futuro pliego de condiciones. El proyecto debe contener toda la información y todas las “reglas de juego” que regirán en el proceso contractual. Deben ser en su estructura y contenido, lo más cercano que sea posible, al proyecto definitivo de pliego de condiciones. Esto garantizará que los interesados opinen sobre todo su contenido.

¿Cómo obtienen los contratistas información sobre los procesos de contratación de las entidades estatales?La entidad contratante debe garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación salvo los asuntos expresamente sometidos a reserva.

La publicidad en los proceso de contratación se debe hacer en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP) a través del Portal único de Contratación, cuyo sitio web será indicado por su administrador. Con base en lo anterior, se publicarán, entre otros: el proyecto de pliego de condiciones y la indicación del lugar físico o electrónico en que se podrán consultar los estudios y documentos previos.

Así mismo deben publicarse las observaciones y sugerencias al proyecto de pliego de condiciones que presenten los posibles oferentes y el documento que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas.

En caso de no contarse con los medios tecnológicos adecuados o de no encontrarse disponible el Secop en el día en que deba realizarse la publicación a que se refiere el inciso segundo del artículo 4° del decreto 2474 de 2008, la entidad publicará para cada proceso de licitación, selección abreviada y de concurso de méritos, un aviso en un diario de amplia circulación nacional, departamental o municipal, según el caso, o a falta de estos en otros medios de comunicación social que posean la misma difusión, informando el lugar donde puedan ser consultados en forma gratuita tanto el proyecto de pliego de condiciones como la versión definitiva del mismo y señalando la forma en que se dará publicidad a los demás actos del proceso. La no presentación del reporte o del plan de acción señalado anteriormente acarreará la violación del decreto reglamentario y por ende la vulneración de los deberes funcionales de los responsables, la que se apreciará por las autoridades competentes de conformidad con lo previsto en el Código Disciplinario único.

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Sin perjuicio de la publicación que del contrato celebrado se haga en el Secop, deben tenerse en cuenta las normas que regulan la publicación de los contratos en el Diario único de Contratación Pública, o en su defecto en la Gaceta Oficial de la respectiva entidad territorial o por algún mecanismo determinado en forma general por la autoridad administrativa territorial, que permita a los habitantes conocer su contenido.

La publicación electrónica de los actos y documentos descritos debe hacerse en la fecha de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. El plazo general de su permanencia se extenderá hasta dos (2) años después de la fecha de liquidación del contrato, o de la ejecutoria del acto de declaratoria de desierta según corresponda.

¿Cuáles son los plazos para realizar las publicaciones?El proyecto de pliego de condiciones se publicará cuando menos con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha del acto que ordena su apertura, en el caso de la licitación y concurso de méritos con propuesta técnica detallada (PTD), y con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles a la misma fecha, en la selección abreviada y concurso de méritos con propuesta técnica simplificada (PTS). La publicación del proyecto de pliego de condiciones no genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso de selección.

¿Qué es Portal Único de Contratación?El Portal Único de Contratación es una página de Internet, administrada por el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP).

Mediante este sistema se cumple la mayoría de los requisitos de publicidad en el proceso de contratación pública. A su vez, a través de éste se permite al público la consulta de toda clase de información referente al proceso contractual.

Su principal objetivo es garantizar la transparencia y la publicidad en la selección de los contratistas particulares.

¿Qué tipo de información se publica en el SECOP?Pese a que más adelante en este Manual, se hace referencia a cada uno de estos documentos y su oportunidad para publicarlos. Estos documentos son:

1. El aviso de la convocatoria pública. 2. El proyecto de pliego de condiciones y la indicación del lugar físico o electrónico en

que se podrán consultar los estudios y documentos previos.3. Las observaciones y sugerencias al proyecto de pliego de condiciones, y el documento

que contenga las apreciaciones de la entidad sobre las observaciones presentadas.4. El acto administrativo general que dispone la apertura del proceso de selección.5. El pliego de condiciones definitivo y la constancia de envío de información a la Cámara

de Comercio para la licitación pública.6. El acta de la audiencia de aclaración de los pliegos de condiciones y en general las

aclaraciones que se presenten durante el proceso de selección y las respuestas a las mismas.

7. El acta de la audiencia de revisión de la asignación de riesgos previsibles.8. El acto administrativo de suspensión del proceso.9. El acto de revocatoria del acto administrativo de apertura.10. Las adendas a los pliegos de condiciones.11. El informe de evaluación a las propuestas.12. El informe de verificación de los requisitos habilitantes para acceder al proceso de la

conformación dinámica de la oferta en la licitación pública.13. El acto administrativo de adjudicación del contrato. En los casos de licitación pública,

también el acta de la audiencia pública de adjudicación.14. El acto de declaratoria de desierta de los procesos de selección.15. El contrato, las adiciones, modificaciones o suspensiones y la información sobre las

sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a ésta.

16. El acta de liquidación de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidación unilateral.

17. ¿Dónde se encuentra ubicado el Portal Único de Contratación? El Portal Único de Contratación está ubicado en la página Web http://www.contratos.gov.co.

18. En él se encuentra toda la información que requieren los usuarios para interactuar con este sistema de información.

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¿Qué es un pliego de condiciones definitivo?Es el acto jurídico fundamental para entrar a regular una relación contractual y que se tiene como futura entre las partes, es importante resaltar lo anterior, siempre que la posibilidad de negociación de los contenidos contractuales posterior a la adjudicación de los contratos estatales es prácticamente nula.

Los pliegos de condiciones definitivos son los mismos proyectos de pliegos, pero ajustados conforme las observaciones y complementaciones hechas por los particulares, que la entidad contratante desee adoptar.

En el pliego de condiciones deberá establecerse un término por medio del cual las entidades deban:

1. Evaluar las propuestas;2. Solicitarle a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que la entidad considere

indispensables.

Es relevante el conocimiento de este término por parte de los proponentes, debido a que dependiendo de lo que se diga en el informe de evaluación, ellos podrán realizar las observaciones que consideren necesarias para aclarar el contenido de sus ofertas. (Ley 80 de 1993 Art.30 Num. 8)

Factores de Selección – Condiciones de Cumplimiento y EvaluaciónFactores y criterios que serán tenidos en cuenta para la evaluación y la adjudicación del contrato.La capacidad jurídica, administrativa, operacional y financiera así como la experiencia y la capacidad de organización serán objeto de verificación para aceptar la participación de un oferente, mas no será objeto de calificación o puntaje.

Designación, Asignación y Tipificación del RiesgoDurante el plazo de ejecución del contrato se pueden presentar diferentes factores de riesgo, como cambios en circunstancias económicas, políticas o sociales que pueden llevar a que no se cumplan los flujos y resultados esperados y alterando el equilibrio económico de las prestaciones. Estos hechos pueden ser imputables a las partes o ajenos a ellas.

Por lo anterior, conforme al artículo 4 de la Ley 1150 de 2007 que indica que. “Los pliegos de condiciones o sus equivalentes deberán incluir la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación.

¿Cuál es la importancia de las observaciones y sugerencias que se presentan al proyecto de pliego de condiciones?

La importancia de estos, por así llamarlos, comentarios, radica en que los pliegos de condiciones definitivos podrán incluir los temas planteados en las observaciones, siempre que se estimen relevantes. Así se está minimizando la posibilidad de que se susciten controversias, bajo la premisa de que los interesados ya han tenido la oportunidad de opinar y de ser oídos en el trámite de elaboración de los pliegos definitivos.

Resolución de Apertura del proceso de selecciónLa Resolución de Apertura del proceso de selección es un acto administrativo mediante el cual se ordena:

1. la apertura del proceso de selección, y; 2. la publicación del Pliego de Condiciones definitivo.

En los procesos de selección por licitación, selección abreviada y concurso de méritos, se hará la convocatoria pública una vez evaluadas las observaciones y propuestas presentadas por los interesados a los proyectos de pliego de condiciones, documentos y estudios previos.

La Resolución de apertura del proceso de selección es propiamente un acto administrativo de carácter general, mediante el cual se ordena la apertura del proceso de selección. La competencia para proferirlo radica en el representante legal de la entidad, quien tiene competencia para delegar esta función.

Tercera Etapa: Apertura de la Licitación Pública y Pliegos Definitivos

¿Qué información contiene el Acto Administrativo de apertura?• Se deberá determinar el objeto del contrato.• Se tendrán que indicar el número de publicaciones que se deberán realizar y el

intervalo de tiempo entre cada una de ellas.• Se tendrá que ordenar la publicación de los pliegos definitivos en la página Web que

crea la entidad, o en su defecto tendrá que publicar información acerca del lugar exacto en donde se pueden consultar los pliegos de condición.

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En las licitaciones públicas, los pliegos de condiciones de las entidades estatales deberán señalar el momento en el que, con anterioridad a la presentación de las ofertas, los oferentes y la entidad revisarán la asignación de riesgos con el fin de establecer su distribución definitiva”

¿En qué consiste la audiencia de riesgos?El objeto de esta audiencia será la de realizar por parte de los interesados unas propuestas, basadas en observaciones que tengan al proyecto de pliego de condiciones en lo que se refiere a cómo fueron tipificados los riesgos previsibles por parte de la entidad, o en cuanto a la cuantificación de los mismos, o en cuanto a quién es el que soportará tales riesgos, y en general a lo que tenga que ver en la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles en el desarrollo y ejecución del contrato.

¿En qué momento puede llevarse acabo esta audiencia sobre riesgos?A criterio de la entidad, la audiencia puede presentarse:

1. Antes del acto de apertura del proceso, sobre las observaciones al proyecto de pliego en materia de riesgos.

2. O en la misma audiencia de que trata el artículo 30 del estatuto de contratación, que se refiere a la audiencia de aclaraciones, que más adelante se explicará.

Lo importante de esta audiencia que el oferente debe saber es que se discutirá sobre los riesgos previsibles, es por el equilibrio económico del contrato.

Los interesados en ofertar deberían asistir a estas audiencias, pues es la oportunidad que la ley les otorga de participar de manera activa en la consecución de sus propios intereses. Adicionalmente, porque al presentar las ofertas se entiende que se acepta, por parte del proponente, la distribución de los riesgos previsibles, que estaban contenidos en el pliego de condiciones.

¿Cuál es el objetivo de las audiencias de aclaraciones?Clarificar el alcance y contenido de los pliegos de condiciones.

Los oferentes pueden expresar sus inquietudes u observaciones que tengan con relación a los pliegos de condiciones.

¿Cómo finaliza esta audiencia?Esta audiencia finaliza con un acta, y conforme lo señala el estatuto contractual pueden darse situaciones tales como modificaciones que hayan resultado pertinentes para el pliego de condiciones o también la prórroga del término para la presentación de las ofertas.

De lo anterior puede concluirse que los pliegos deben conocerse antes de la audiencia.

Por el principio de transparencia los interesados tienen la oportunidad de conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones que se rindan o adopten. Por eso el pliego establece los momentos en que se permite el conocimiento de tales actuaciones con la posibilidad de que se puedan realizar observaciones.

¿Hasta cuándo se pueden solicitar aclaraciones?Es importante señalar que los interesados en el proceso pueden solicitar aclaraciones dentro del plazo de la licitación, y es un deber de las entidades contestarlas por escrito, con copia a todos aquéllos que retiraron los pliegos.

Cuarta Etapa: Preparación de las Ofertas, Audiencias y Adjudicación

Audiencia de AdjudicaciónLa adjudicación deberá realizarse en audiencia pública, donde participarán además del jefe de la entidad o al delegado para el caso, los demás proponentes e interesados en asistir.

En esta audiencia y previo a la decisión de adjudicación los interesados pueden pronunciarse sobre la respuesta dada por la entidad a las observaciones realizadas a los informes de evaluación.

Orden de elegibilidadEl orden de elegibilidad resulta de:

- La aplicación del cumplimiento de los requisitos de orden jurídico y técnico y,- De la aplicación de la formula dispuesta en el pliego de condiciones. Se realiza con

las ofertas que obtuvieron la calificación de admisible en los criterios de evaluación y se denominaron válidas.

¿Qué es el acto de adjudicación?El acto de adjudicación es un acto administrativo que profiere la entidad, mediante el cual se designa al oferente escogido. A partir de ese momento se convierte en el adjudicatario, es decir el futuro suscriptor del contrato.

¿El acto de adjudicación debe estar motivado?El acto de adjudicación no debe estar sujeto a ningún tipo de condición, como tampoco la oferta, ya que es una actuación regulada, que aunque tenga cierto grado de discrecionalidad, debe estar motivada; en la motivación deben plasmarse los motivos que llevaron a la entidad a escoger tal oferta como la mejor, para que no se presenten conflictos con los demás proponentes.

Suscripción del Contrato

Si el adjudicatario no suscribe el contrato dentro del término que se haya señalado, se le hace exigible la póliza de seriedad que constituyó previamente en calidad de sanción, sin perjuicio de que procedan las acciones correspondientes al reconocimiento de los perjuicios no cubiertos por el valor de los depósitos o la garantía.

Será entonces al segundo proponente mejor calificado quien la entidad podrá adjudicarle el contrato mediante acto motivado.

¿Qué pasa una vez el adjudicatario suscribe el contrato?

Se debe constituir la póliza única de cumplimiento. Con respecto a esta garantía es preciso recordar que como excepción al régimen habitual de seguros consagrado en el Código de Comercio, la garantía única de cumplimiento no se termina automáticamente por incumplimiento en el pago por parte del contratista, los cual se mantiene vigente con la Ley 1150 de 2007, razón por la cual no es necesario que las entidades públicas contratantes exijan a los contratistas adjuntar los recibos de pago.

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Liquidación del contrato

La liquidación del contrato tiene como propósito hacer un ajuste final de cuentas y de finiquitar el negocio mediante el reconocimiento de saldos a favor de alguna de las partes o de declararse a paz y salvo, según el caso.

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Regime of contracts in Colombia

According to its Constitution, Colombia is a Social State of Law, founded on the prevalence of the general interest, and one of its essential purposes is to serve the community and to promote general prosperity, and guarantee the principles, duties and rights contained in the Constitution.

In order to achieve the purposes of the State, goods and services must be acquired by public agencies through contracts. Therefore, the object of a contract is no more than the acquisition of goods and services designed to achieve the purposes of the State legally, harmoniously, and effectively.

The regulation of pre-contractual and contractual activities in Colombia is contained in the Public Procurement Law.

Statute of principles

The following are the overriding principles:

EqualityThe Administration must give equal opportunities for participation by all those who are in a position to make an offer for what the Administration requires, and therefore the processes of selection of contractors are inspired dominantly by this principle.

PublicityGiven the public interest inherent to all activities of the State, the community is entitled to know who takes decision which affect its development, and why and how they are taken.

TransparencyColombian State agencies are legally obliged to select their contractors through tenders or public contests, and only exceptionally by direct appointment, in cases expressly stated in the law.

Objective selectionWith regard to the conditions of contract and offer, this favourability in choice is not discretionary, but implies that the entities concerned engage in detailed, accurate and specific weighting of the factors of scoring or classification given in the Terms of Reference, such that the most favourable offer will be that which obtains the highest score, or with the highest classification, in accordance with factors established in Terms of Reference, and their weighting.

Modes of selection

Public tenderA public tender is a selection process used by State agencies, to select contractors through a public invitation addressed to all persons potentially interested in performing the contract, so that they, on equal conditions and objective criteria, guaranteed by the Terms of Reference, may present their bids, and the most favourable bid will be chosen.

In practice, public tenders are reserved for projects of a complex, high-value nature.

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Contests of meritThis is the mode suited for the selection of consultancy projects, in which systems of open competition or preliminary qualification can be used. If preliminary qualification is used, the list of the qualifying candidates will be formed by a public invitation, so that a limited list of offers can be drawn up, using, amongst other things, criteria of experience, intellectual capacity, and organization of the proposers, as the case may be.

In this mode of selection, talent and experience in consultancy contracting is valued more than price, creating conditions for vigorous development of the area, with responsibility, amongst other things, for designs and inspection of public works.

Short processA short process is a mode of objective selection for cases in which the characteristics of the object to be contracted, the circumstances of contracting, or the amount or purpose of the asset, work or service allow simplified processes to be applied, such as reverse auctions, product exchanges, mail order purchases, in order to guarantee the effectiveness of contractual activities.

1. The acquisition or supply of goods and services of uniform technical characteristics and common use by entities;

2. Contracting for minor amounts;3. Contracting in which the tender process has been declared abandoned; 4. Contracts for the provision of health services;5. Goods produced by or intended for agricultural purposes, offered on legally

constituted product exchanges;6. The contracting of goods and services required for the defence and national security;

or7. Disposal of assets.

Direct contractingDirect contracting is a mode is an exceptional one, since its application is of a restricted nature. In effect, the Procurement Law in Colombia provides for the following events in which this mode of contracting is in order:

1. Manifest urgency;2. Contracting loans;3. Where there is only one source of offer in the market;4. For the rental or acquisition of property;5. Inter- administrative contracts;6. For the contracting of goods and services in the defence sector and for the security

police (DAS), which require confidentiality in contracting;7. Contracts for the development of scientific and technological activities;8. Escrow agreements made by regional government agencies, in accordance with the

requirements of law 1150/2007; or9. For the execution of artistic work or the provision of professional support services.

Initiative of concession contract by the private sector

Section 32.2 of the Procurement Law gives authorization for concession agreements to be signed for the construction of public works, starting from private initiative. The proposal must be presented to the appropriate State agency, and will at least include a description of the work, technical and financial prefeasibility, and an evaluation of environmental impact

Once the offer is made, the State entity receiving it will study it within three months, and if it finds that the project is not viable, it will inform the proposer in writing. Otherwise, it will issue a resolution in which it will order the opening of a tender, subject to compliance with the terms of Subsections 30.2 and 30.3 of Law 80/1993.

If no other proposal has been presented within the term of the tender, the State agency will award the contract to the initial proposer, in the terms indicated in the Terms of Reference, provided that the proposal meets all the requirements of those Terms of Reference.

Proposers may choose from a range of possibilities of association with one or more natural or legal persons, whose participation is considered to be essential for the proper execution of the concession contract in its different aspects. For this, they will clearly indicate whether they intend to organize

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themselves as a consortium, temporary union, corporate entity, or any other mode of association which they consider convenient. In such cases, a document in which the interested parties clearly express their intention of forming part of the association proposed must be attached to the bid. Likewise, they must present the documents demonstrating that the requirements of the State entity, expressed in the Terms of Reference, have been met.

When the proposal is to incorporate the company for this purpose, the document of intent will consist of the promise to incorporate, and formalization will be subject to the condition that the contract is awarded to that bidder. Once the resolution of award is issued, and the company in question is duly incorporated, the concession contract will be made with its legal representative.

Article 4 of Decree 433/2008 establishes requirements which offers or bids must satisfy, principally, the description and value of the work, the financial studies, and any other studies required to develop the work, the analysis of foreseeable risks, social and ecological impact of the work, technical and financial conditions, a bond covering the quality of studies for three years, and the experience and financial capacity of the proposer or bidder.

As a general principle, persons legally capable of doing juristic business may contract with the State, in other words:

1. Private individuals who are able to oblige themselves, and without the ministrations or authorization of another;

2. Legal persons, whose capacity is limited to the pursuit of their corporate object;3. Consortia and temporary unions, which are figures used as an instrument of cooperation

between companies, when they require to undertake an economic task of particular importance, which will allow them in some way to distribute risks which may be implied in the activity undertaken, bring in the financial and technological resources, and improve the availability of equipment, as the case may be, but maintaining the legal independence within the consortium; or

4. Project companies or future associations.

What guarantees must be providedin the processes of State contracting?

The guarantees required in State contracting are the following: contractors must provide a performance guarantee for their obligations under the contract, and bidders must provide a bid bond for their bids.

1. Bid bond: The bond covers the risk of signature of the contract at the time of award, and therefore, if the award-winning contractor decides not to sign the contract, the guarantee will be called upon.

The term is equal to that of the award, and the insurance company covers the loss arising from failure to sign the contract, and whatever other express obligation there may be.

2. Performance guarantee: This is valid throughout the term of the contract, and covers losses which may arise due to breach by the contractor in the course of work. The risks covered by the guarantee are: performance of the object of the contract, following the terms, conditions and specifications agreed; fidelity for the downpayment; employer liability; quality and stability of work or service, function of equipment and provision of spares; and third-party liability to cover damages caused to third parties by reason of the performance of a State contract. The validity of the guarantee is the same as the term of the contract, since it is directly related to it, and it is understood that this is the time period within which the loss must occur. That is to say, the enforcement of the performance bond does not need to be exercised within the term of the bond itself.

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What type of guarantees are permitted?

1. Insurance policy;2. Escrow;3. Bank guarantees payable on the first demand;4. Endorsement of securities in guarantee;5. Standby letters of credit; or6. Cash deposit in guarantee.

Stages of the contractual process

Stage one: Planning in State contractingThe planning of the contract sets out the requirements of the contracting process, such as the identification of the need for the contract, budget resources available to finance it, establish that it is in accordance with the plan of needs and the purchasing plan, and the preparation and scope of studies and previous studies and designs (technical, economic and legal). Therefore, with good planning, the contract will be made if it matches the needs of the entity to comply with the service.

Stage 2: Publications of the project of the draft Terms of Reference, and public invitation

What is the draft Terms of Reference?Draft Terms of Reference, as the name suggests, is a proposal for the final conditions of the Terms of Reference. It is a draft, and it is presented to the public so that all interested parties may be aware of it, study it, and then make observations or put questions they consider relevant.

The draft should be as close as possible to the final Terms of Reference, and should cover the entire contents of the future final Terms of Reference. The draft must contain all the information and all the “rules of the game”, which will be applied to the contractual process. The structure and content of the draft should be as close as possible to the final Terms of Reference. This will ensure that the interested parties will express their opinions on the entire content.

How do contractors obtain information on the contracting processes of State entities?The contracting entity must ensure publicity in everything associated with the contracting process, except for those which are expressly subject to confidentiality.

Publicity in the contracting process is effected on the public procurement electronic system (SECOP), through the Procurement Portal, which will be indicated by its webmaster. Based on this, the publication will cover the Terms of Reference, and indication of a physical or electronic place where studies and previous studies and documents may be consulted.

The observations and suggestions relating to the Terms of Reference, as presented by potential bidders, must be published, along with the document which contains the comments of the entity on the observations presented.

If there are no appropriate technological media, or SECOP is not available on the day on which the publication should be made under Section 4.2 of Decree 2474/2008, the public entity of the tender, will publish, for each tender, short process and contest of merit, place an announcement in a national, departmental or municipal newspaper with wide circulation, as the case may be, or failing that, in other social media which provide the same dissemination, informing the place were the proposed Terms of Reference and the definitive version of the same can be consulted free, indicating the way in which publicity will be given to other acts in this process. Failure to present a report and/or plan of action as indicated above will entail a breach of the regulatory decree, and therefore, dereliction of the functional duties of those responsible; and this will be appraised by the competent authorities in accordance with the Disciplinary Code.

Without prejudice to the publication of the contract on SECOP, account must be taken of regulations which apply to the gazetting of the contract in Diario Unico de la Contratación Pública, or failing that, in the Gaceta Oficial of the regional entity involved, or some other mechanism determined in general by the regional administrative authority, which allows the public to be aware of its content.

The electronic publication of the acts and documents described must be set up on the date of issue, all within the next three working days. The general term for it to remain there will be up to

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2 years after the date of liquidation of the contract or the effective date of the administrative act declaring abandonment, as the case may be.

What are the terms for effecting publication?The Terms of Reference will be published at least 10 working days in advance of the date of the act ordering the opening, in the case of a tender and all contest of merit, with a detailed technical proposal, and not less than five working days of the same date, in the short process and contest of merit, with simplified technical proposals. The publication of the Terms of Reference does not oblige the entity to open the selection process.

What is the Procurement portal?The Procurement portal is an internet page administered by SECOP.

The system satisfies most of the requirements of publicity in the process of public procurement. In time, it also allows the public to consult all kinds of information with regard to the contracting process.

The principal objective is to guarantee transparency and publicity in the selection of private-sector contractors.

What kind of information is published in SECOP?Later in this manual there is reference to each of these documents, and the appropriate moment to publish them. They are listed here.

1. The announcement of the public invitation;2. The draft Terms of Reference, and indication of the physical or electronic place in

which previous studies and documents can be consulted;3. Observations and suggestions regarding the Terms of Reference, and the document

which contains the appreciation of the entity with regard to the observations presented;

4. The general administrative act ordering opening of the selection process;5. The final Terms of Reference, and evidence that information has been sent to the

Chamber of Commerce for the public tender;

6. The record of the hearing for a clarification of Terms of Reference, and general clarifications presented in the selection process, and replies to the same;

7. Note of record of the hearing for the allocation of foreseeable risks;8. The administrative act suspending the process;9. The act of revocation of the administrative act of opening the tender; 10. Addenda to the Terms of Reference;11. Evaluation report on bids or proposals;12. The report verifying the enabling requirements for access to the process of the

dynamic formation of the offer in a public tender;13. The administrative act awarding the contract. In the case of a tender, the record of

the public hearing of the award must also be provided;14. The record of the declaration of abandonment;15. The contract, and supplements or suspensions and information on sanctions

imposed in the course of execution of performance of the contract, or subsequently;16. Record of liquidation by mutual agreement, or the administrative act of unilateral

liquidation;17. Where is the Procurement portal? The Procurement portal is at http://www.

contratos.gov.co; and18. This contains all the information required by users to interact with the information

system.

What is the importance of the observations and suggestions presented in the Terms of Reference?The importance of such “comments” is that the final Terms of Reference may include matters proposed in them, if considered relevant. Also, this will minimize the possibility that controversy could arise, because interested parties have had the opportunity to express their opinions and to be heard and during the procedure for the preparation of the final Terms of Reference.

Resolution to open the selection processThe resolution to open the selection process is administrative act, which gives the following orders:

1. to open the selection process, and:2. to publish the final Terms of Reference.

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In the selection process for a tender, short process or contest of merit, the public invitation is made after evaluation of the observations and proposals presented by interested parties to the Terms of Reference, documents and previous studies.

The resolution to open a selection process is properly an administrative act of a general nature (ordering the opening of the selection process).

The competency to issue it lies with the legal representative of the entity, who can also delegate this function.

Stage 3: Opening of public tender and final Terms of Reference

What information does the administrative act opening a tender contain?• It determines the object of the contract;• It must indicate the number of publications to be made and the interval of time

between each of them and the next; and• It will order the publication of the final Terms of Reference in the entity´s webpage,

or failing that, it must publish information as to the exact place where the Terms of Reference can be consulted.

What are the final Terms of Reference?This is fundamentally a juristic act, to establish the regulations for the contractual relationship which is taken to be a future state of affairs between the parties. It is important to emphasize this point, since the possibility of negotiation of contractual content subsequent to award of state contract is practically nil.

The final Terms of Reference are the same as the draft terms, but adjusted to take account of the observations and complementary elements provided by private parties, which the contracting entity wishes to adopt.

The Terms of Reference must establish a term within which the entity must:1. Evaluate bids or proposals; and2. Request bidders or proposers to make clarifications or explanations which the entity

considers essential.

It is important that this term be known to bidders or proposals, since they may make observations on the content of the evaluation report if they need to clarify the content of their offers or bids (Law 80/1993, Section 30.8)

Selection factors - conditions of compliance and evaluationThe following are factors and criteria which will be taken into account in the evaluation and award of contract:

Legal, administrative, operating and financial capacity, experience and organizational capacity will be the object of verification for the purpose of qualifying the bidder/proposer. These aspects will not be the object of assessment or scoring.

Designation, assignation and specification of riskA number of risk factors may arise during the performance of the contract, such as changes in economic, political and social circumstances which may mean that flows are not complied with, or that expected results are not achieved, thus altering the economic equilibrium of contractual relations. These events may be attributable to the parties, or may be alien to them.

Therefore, Article 4 of Law 1150/2007 says that “Terms of Reference or their equivalent must include an estimate, specification and assignation of foreseeable risks involved in contracting. In public tenders, the Terms of Reference of State entities must indicate the moment at which, prior to the presentation of bids, bidders and the entity will review the assignation of risks, in order to establish a definitive distribution”.

What is the content of a risk hearing?The purpose of this hearing will be for interested parties to make proposals, based on observations they may have to the Terms of Reference, with regard to how the foreseeable risks are described or specified by the contracting entity, or with regard to their quantification, or in respect of the party to which the risks of the project are assigned, and in general, all matters related to the specification, estimation and assignation of foreseeable risks that might arise during the development and performance of the contract.

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At what moment can the risk hearing be held?This is at the discretion of the contracting entity, and the hearing may take place:

1. Prior to the act opening the process, with respect to observations on risk matters in the draft Terms of Reference; or

2. At the same hearing described in Article 30 of the Procurement Law, referring to the hearing for clarifications, as explained below.

The important point about this hearing that the bidder/proposer needs to know is that the discussion will be on foreseeable risks, and this refers to the economic equilibrium of the contract.

Prospective bidders/proposers must attend these hearings, because this is the opportunity which the law gives them to play an active part in securing their own interests. Further, the presentation of a bid or proposal is tantamount to an acceptance by the bidder/proposer of the distribution of foreseeable risks, which are contained in the Terms of Reference.

What is the object of the clarification hearings?To explain the scope and content of the Terms of Reference

Bidders/proposers may express their concerns or observations in relation to the Terms of Reference.

How does the hearing end?The hearing ends with a note of record, as required by the Procurement Law, and there may be situations that cause amendments or changes to be made which are relevant to the Terms of Reference, or indeed, an extension of time for the presentation of bids/proposals.

From this, it may be concluded that the Terms of Reference must be known prior to the hearing.

Applying the principle of transparency, interested parties have the opportunity to become acquainted with reports, opinions and decisions provided or adopted, and dispute them. Therefore, the Terms of Reference must establish the moment at which such elements may be made known, with the possibility of making observations.

At what point can clarifications be requested?It should be noted that those interested in the process may request clarifications within the term of the tender, and the contracting entity is bound to answer them in writing, with a copy to all those who acquired the Terms of Reference.

Stage 4: Preparation of bids or proposals, hearings and award

Award hearingThe award must be made at a public hearing, where the head of the contracting entity or his delegate will take part, and all the bidders/prospers and other interested parties will participate.

At this hearing, and after the award has been announced, the interested parties may make their observations on the reply given by the entity to the observations made on the evaluation reports.

Order of eligibilityThe order of eligibility is the result of:

- the application of compliance with requirements of a legal and technical nature; and

- the application of the formula given in the Terms of Reference. This is effected for the bids/proposals that were qualified as admissible in the evaluation criteria, i.e. valid bids/proposals.

What is the act of award?The act of award is an administrative act of the contracting entity, naming the bidder/ proposer selected. As of that moment, he becomes the winning bidder/proposer, that is, the future signatory of the contract.

Must the act of award be motivated?The act of award may not be subject to any kind of condition, nor may the bid/proposal, since this is a regulated action, and although it enjoys a certain degree of discretion, it must be motivated. The motivation must explain the reasons which led the contracting entity to choose the bid awarded as the best, so that conflict will not arise with the other bidders.

Signature of contract

If the successful bidder/proposer fails to sign the contract within the term indicated, the bid bond will be called as a penalty, without prejudice to action for the recognition of damages not covered by the value of the deposits or the guarantee.

At this point, the second-best bid may be awarded the contract, in a motivated act.

What happens once the successful bidder/proposersigns the contract?

The performance bond must be set up. In relation to this guarantee, it should be remembered that as an exception to the habitual regime of insurance contained in the Commercial Code, the performance bond does not terminate automatically if the contractor fails to pay the premium, and it remains valid under the terms of Law 1150/2007; therefore it is not necessary for contracting entities to demand that receipts for premium payments be attached to the contract.

Liquidation of the contract

The liquidation of the contract is intended to establish the final adjustments to accounts, and to close off the business, by recognizing balances in favour of one of the parties, or for each to declare that the other is in good standing with it, as the case may be.