Recuperación de proyectos en Riesgo

Ing. Paola Patiño. PMP. MBA

Agenda 1. Introducción Conceptos clave y Estadísticas

2. Síntomas de proyectos en riesgo o problemas

3. Causas de proyectos en riesgo

4. Cuando aplicar recuperación de proyectos?

5. Metodología de recuperación de proyectos

51. Identificación

52. Diagnostico

53. Plan de recuperación

54. Seguimiento y control

55. Cierre

6. Tips acciones para recuperación de proyectos

7. Proyectos éxito- fracaso

Introducción Conceptos clave

Proyecto: Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio

o resultado único con objetivos y recursos definidos

Indicadores gestión: son medidas utilizadas para determinar el éxito de un

proyecto o una organización

Proyecto en problemas- riesgo: es un proyecto que va camino a estar fuera de

control, o actualmente lo esta.

Valor ganado (EVM): Metodología que combina medidas de alcance,

cronograma y cronograma, para evaluar el desempeño y el avance del proyecto.

Evaluación: Examinación formal del estado de ejecución e un proyecto.

(Identificación. Diagnóstico)

Recuperación: Salvar de perdida y restaurar su utilidad. Prevenir de fracaso

total. (Plan, ejecución, cierre)

1

Introducción 1 Conceptos OPM 3

Las organizaciones con menores capacidades de dirección de proyectos:

se exceden del presupuesto en 20%

no cumplen las fechas en un 40%

Las organizaciones con dirección de proyectos mas desarrollada:

Mejoran en un 20% la primera vez que estiman costos

Reducen la duración en un 50%

Reducen el esfuerzo en 25% al reubicar recursos

Mejoran en un 10% el costo de la calidad

Identifican y seleccionan los proyectos alineados con la estrategia

•OPM 3. Modelo de Madurez para la Dirección de Proyectos de una Organización.

Organizational Project Management Maturity Model

Introducción 1 Por qué es tan importante la gestión de proyectos?

Es poco frecuente que en un proyecto se cumplan los objetivos de coste, plazo y alcance. Sirva como ejemplo el estudio realizado por The Standish Group en 2014. Los resultados fueron que:

El 53% de los proyectos fueron deficientes

El 31% de los proyectos fueron cancelados

Solamente el 16% de todos los proyectos obtuvieron éxito

Parte de este fracaso se puede atribuir a que la gestión de proyectos no se ha realizado de acuerdo a principios adecuados o por personas preparadas para ello.

Introducción 1 Estadísticas de éxito/fracaso de los proyectos de SI

El 15% de los proyectos de desarrollo de software fueron cancelados

El 51% de los proyectos habían tenido unos sobrecostes del 43% o más

El 82% de los proyectos no cumplieron sus objetivos temporales

El 49% de los proyectos no llegaron a alcanzar el 100% de sus funcionalidades

El 34% de los proyectos no se completaron a tiempo ni respetaron el presupuesto

Gunn (2005)

Hace un año, de 3,874 proyectos, 1,830 (47%) concluyeron con problemas, recuperados con problemas, o con problemas y con fallas.

Organizaciones que en promedio invirtieron aproximadamente US$65 M en proyectos, por lo menos unos US$ 30 M de esa inversión correrá el riesgo de fallar.

Troubled Projects, Project Failure or Project Recovery /Center for Business Practices 2006

Referencia: http://www.cbponline.com/ProductDetails.asp?ProductCode=1929576226

Introducción 1 Solo el 1% de los proyectos se considera exitoso.

Entre 2% y el 8% de los proyectos se consideran bien manejados.

Del 9% al 40% de los proyectos fueron gerenciados regularmente.

Del 41% al 100% de los proyectos fueron gerenciados deficientemente.

* Muestra Estadística tomadas a mediados de los años noventa, en base a proyectos con duraciones promedios

estimadas en un año (Población: 1000 Proyectos). Articulo publicado por Revista especializada en Tecnología de la Información.

Cerca del 50% de los proyectos caen en sobrecostos del 100 al 400 %

Cerca del 86% de los proyectos caen en demoras

*Top 500 Project Management Benchmarking Forum sponsored by te Center for Business Practices (CBP)

Sintomas de proyecto en riesgo

Los problemas más frecuentes en los proyectos, son:

Alta complejidad del alcance.

Dificultad en la selección de la estrategia contractual.

Sensible al entorno medioambiental y político.

Gerencia de interrelaciones compleja

Potencial escasez de recursos.

Estimaciones débiles

Jefes no aceptan sus proyectos estén en problemas

No usan practicas de gestión de proyectos

2

Causas de proyectos en riesgo

Las causas más frecuentes en los proyectos con problemas son:

Requisitos: Claro , la falta de acuerdo, falta de prioridad, contradictoria ,ambigua , imprecisa, indefinida

Recursos: La falta de recursos , los recursos conflictos , la rotación de la recursos , la mala planificación

Horarios: Demasiado apretado , poco realista, demasiado optimista

Planificación: Con base en datos insuficientes, las estimaciones pobres, rapidez

Riesgos: No identificado o asumido ,no se maneja

3

Sintomas y Causas 2/3

Areá Sintoma Causa Integración

Falta de respaldo y patrocinio del proyecto

Falta de control de cambios El equipo considera el proyecto no

tiene un objetivo claro

Patrocinador no interesado Informalidad en los cambios

Ausencia de caso de negocio Control y seguimiento débil

Alcance

Tiempo

Costo

Calidad

No se tiene claro el alcance No se tienen claros los entregables

Alcance no especifico Alcances cambiantes- no definidos

Estimación inadecuada de tiempos Desviaciones en cronograma Incumplimiento en entregables

Estimaciones optimistas (Tiempo, costo, recursos)

Falta de metodología y experiencia

Estimación inadecuada de costos Desviaciones significativas en costos

Estimaciones optimistas (tiempo, costo, recursos)

Desorden- afán

Numerosos errores en entregables Ausencia de plan de claridad- debilidad en su seguimiento y control

Ausencia o debilidad en procedimientos

Sintomas y Causas 2/3

Areá Sintoma Causa Recursos

Humanos

Recursos con sobrecarga Clima laboral bajo- conflictos de

personal No se sabe quien es responsable de

cada actividad

Desbalance en programación de recursos

Debilidad en competencias del personal

Mala organización del trabajo- debilidad en Roles y responsabilidades

Comunicaciones

Riesgos

Adquisiciones

Interesados

Poca comunicación o canales de comunicación

Deficiencias en el manejo de documentación escrita

No hay metodología Informes no establecidos

Ausencia de identificación de riesgos Inadecuado seguimiento y control al

plan

Ausencia de metodología y experiencia

Riesgos inesperados

No se sabe cuantos contratos tiene el proyecto

Estrategia inadecuada de contratación

Informalidad en los procesos de contratación

Celeridad- restricciones contractuales Planeación no detallada

Desconocimiento del proyecto Quejas y reclamos Imposibilidad de ejecutar el

proyecto- paros

Debilidad en identificación y gestión de interesados

Falta de comunicación

Cuando recuperar proyectos?

Aplica a:

Proyectos incluidos en el portafolio y en el Tablero balanceado de gestión (TBG) de la organización

Proyectos en ejecución

Proyectos estratégicos

4

Indicadores con pronostico de incumplir en prox .3 meses

Tendencia de SPI y CPI últimos 3 cortes con resultado <=0.93

Incumplimiento Hitos

Incumplimiento indicador financiero- B/C- TIR

Mas de 2 controles de cambio en 6 meses

SPI: Índice desempeño

cronograma

SPI> 1 Cantidad de trabajo

realizado es mayor al planeado

CPI: Índice desempeño costo CPI>1 Costo inferior al planeado

Metodologia recuperación de proyectos 5

Inicio

Planeación

Ejecución

Seguimiento y control

Cierre

Identificación

Diagnostico

Plan

recuperación

Ejecución

Cierre

Reportes de estado

Plan recuperación

Cierre

Proyecto entra a

recuperación

Recuperación Salidas

Responsables

Continuar Reevaluar/ posponer Cancelar

Soportes

Soportes

Evaluación

Recuperación

Metodología recuperación de proyectos 5 • Identificación con frecuencia periódica (mensual) de

proyectos en riesgo de incumplir indicadores- criterios Identificación

VALOR GANADO

Ej. Proyecto con SPI y CPI <1 Los criterios de calificación son definidos de acuerdo a las practicas de gestión de proyecto ya implementadas en la organización.

Costo Acumulado

Tiempo

Fecha de corte

AC

EV

CV<0

EV

SV<0

AC: Costo Actual

EV: Valor Ganado

PV: Valor Planeado

SV: Variación del cronograma (SV=EV-PV)

SC: Variación de los costos (CV= EV-AC)

SPI: Índice desempeño cronograma (SPI= EV/PV)

CPI: Índice desempeño costo (CPI=EV/AC)

SPI>1 Cantidad de trabajo realizado es mayor al planeado

CPI>1 Costo inferior al planeado

SPI Fecha de

corte

Tiempo

1

0

CPI Fecha de

corte

Tiempo

1

0

RELACION BENEFICIO COSTO B/C > 1 OK

TIR

Metodología recuperación de proyectos 5

AREA CRITERIO/ NIVELMuy bajo

1

Bajo

2

Medio

3

Alto

4

Muy Alto

5

IntegracionRelacion Beneficio costo B/C

(Caso de negocio) B/C > 1; = 1 B/C < 1; = 5

AlcanceAlto número de cambios

(Alcance no claro, entregables no identificados)<= 2 3 a 4 5 a 6 7 a 10 >= 10

Tiempo% Desviación en tiempos

(Indice desempeño cronograma SPI)

SPI> 1; = 1

<= 3%3% - 5% 6% - 10% 11% -15%

X >= 15%

SPI< 1; = 5

Costo% Desviacion en costos

(Indice desempeño de costos CPI)

CPI> 1; = 1

<= 3%3% - 5% 6% - 10% 11% -15%

X >= 15%

CPI< 1; = 5

Calidad% Desviación defectos esperados

(Calidad no planeada y controlada)<= 10% < 20% < 30% < 50% > 50%

Recursos

Humanos

Bajo clima laboral alto nivel de conflictos(Según encuesta de 1 a 5)

1 2 3 4 5

Riesgos Riesgos promedio del proyecto (Materializados) <= 2 3 4 5 >= 6

Ej. Criterios identificación de proyectos con problemas (Riesgo) Identificación

Metodología recuperación de proyectos 5

CRITERIO/ NIVELMuy bajo

1

Bajo

2

Medio

3

Alto

4

Muy Alto

5

Proy

1

Proy

2

Proy

3

Proy

4

Proy

5

Proy

6

Proy

7

Proy

8

Proy

9

Proy

10

Relacion Beneficio costo B/C X 5 1 1 1 5 1 1 1 5 1

Número de cambios X 3 1 2 2 3 1 1 1 2 1

% Desviación en tiempos

(SPI)X 5 2 1 2 5 3 1 2 3 3

% Desviacion en costos

(CPI)X 5 1 2 2 5 2 2 1 5 1

% Desviación defectos calidad X 3 2 3 4 2 1 2 2 2 2

Bajo clima laboral _ conflictos X 4 2 2 2 3 2 2 2 4 2

Riesgos del proyecto X 3 2 2 1 1 1 1 3 4 2

28 11 13 14 24 11 10 12 25 12

Ej. Aplicación criterios proyecto 1 Ej. Portafolio de proyectos

«Mayor a 15 puntos.

Recuperación»

Identificación

Metodología recuperación de proyectos 5 •1- Análisis causa raíz (Causa de situación actual)

•2- Balance de las contingencias del proyecto (Tiempo, Costo, Riesgo)

•3- Actualización del plan de tratamiento de riesgos

•4- Valoración actual del proyecto (Sin plan de recuperación)

•5- Visita al proyecto

•6- Taller de diagnóstico ( Equipo , acciones y recomendaciones de recuperación) Toma de decisión (Reevaluar, suspender, continuar, cancelar)

Diagnóstico

1. ANALISIS CAUSA RAIZ

Las investigaciones de accidentes y análisis de causa raíz están conectadas fundamentalmente por tres preguntas básicas:

El proceso de causa raíz debe describir los hechos del caso a fin que las relaciones causales sean claras.

Cuál es el problema?

Por qué ocurrió?

Qué se hará para

prevenirlo?

Definir (Metas) Analizar (Causas) Prevenir (Soluciones)

Metodología recuperación de proyectos 5

Diagrama de causa efecto o de espina de pez ideado por el ingeniero Ishikawa.

Baja estimación de recursos

Débil control y seguimiento

Daño en equipos

Retardo entrega materiales

Ej. Incumplimiento en cronograma Diagnostico

Metodología recuperación de proyectos 5 Diagnostico 2. Balance de las contingencias del proyecto

(Tiempo, Costo, Riesgo)

Planeado -

(Aprobado)Ejecutado Remanente

Proyeccion

FinExcede

Costo: $10.000 M 8000 M 4500 M 12500 M 2500 M

Tiempo: 24 meses 18 meses 12 meses 30 meses 6 meses

Contingencia

Costo: 10% =1.000 M 500 M 500 M

Tiempo: 10% = 2.4 meses 2.4 meses

Plan

riesgos100 M

Metodología recuperación de proyectos 5 Diagnostico

3. Actualización del plan de tratamiento

de riesgos

No RIESGOVALORACI

ÓNACCIÓN DE TRATAMIENTO

VALOR ACCION

TRATAMIENTORESPONSABLE

ESTADO DEL

RIESGO

1 Paros o protestas A

Procedimiento contratacion de

personal.

Reuniones sindicato

$ 10 Mary Latente

2 Retraso en cronograma M

Incluir mayores recursos en

PDT, se comprimieron

duraciones de algunas

actividades y se programaron

tareas en paralelo.

$ 15 RubenMaterializ

ado

3 Retardo entrega de materiales M Realizar plan de Compras $ 10 Oscar Latente

4 Construcción previa defectuosa BReunion semanal TQ´s y

Ordenes de cambio.$ 12 Mario Latente

5Variaciones en la cantidad de

Obra inicial vs la contratada.M

Calculo cantidades finales de

obra

Control de cambio

$ 15 Paola Latente

6

Falta de capacidad finaciera.

Efectivo para cubrir

obligaciones

M

Realizar el flujo de caja del

proyecto y actualizarlo mes a

mes.

Modificar la forma de

amortizacion del anticipo.

$ 15 Luis Latente

7Accidentes

MCumplir con las acciones del

Plan HSE.$ 23 Sandra Latente

Riesgo Proyecto MEDIO Costo acciones $ 100

8 Daño de equipos B Mantenimiento $ 15 Nuevo Latente

9 Débil control y seguimiento B

Incluir un recurso para

seguimiento y control

Hacer reunion semanal y

mensual

$ 12 Nuevo Latente

$ 27

Metodología recuperación de proyectos 5 Diagnostico 4. Valoración actual del proyecto (Sin plan de recuperación)

Actualizar modelo financiero con situación actual y su proyección sin incluir acciones de recuperación.

VARIABLES Y SUPUESTOS CONSIDERADOS

n: (número de años de

recuperación de la inversión) 10 años

Depreciación 10 años Depreciacion lineal

OPEX 5% Sobre costo del CAPEX(inversion) , corresponde a costos de O&M

Tasa de Impuestos 33%

Tasa de descuento 11,10%

FLUJO DE CAJA LIBRE AÑO 0 AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5 AÑO 6 AÑO 7 AÑO 8 AÑO 9 AÑO 10

Volumen - 1.200.000 1.200.000 1.200.000 1.200.000 1.200.000 1.200.000 1.200.000 1.200.000 1.200.000 1.200.000

Tarifa 2.302

INGRESOS TOTALES - 2.762.585.982 2.762.585.982 2.762.585.982 2.762.585.982 2.762.585.982 2.762.585.982 2.762.585.982 2.762.585.982 2.762.585.982 2.762.585.982

COSTOS

Costo fi jo 30.000.000 30.000.000 30.000.000 30.000.000 30.000.000 30.000.000 30.000.000 30.000.000 30.000.000 30.000.000

Costo variable- gasto 100.000.000 115.000.000 132.250.000 152.087.500 174.900.625 201.135.719 231.306.077 266.001.988 305.902.286 351.787.629

Costo O&M 500.000.000 500.000.000 500.000.000 500.000.000 500.000.000 500.000.000 500.000.000 500.000.000 500.000.000 500.000.000

Depreciación 1.000.000.000 1.000.000.000 1.000.000.000 1.000.000.000 1.000.000.000 1.000.000.000 1.000.000.000 1.000.000.000 1.000.000.000 1.000.000.000

COSTOS TOTALES - 1.630.000.000 1.645.000.000 1.662.250.000 1.682.087.500 1.704.900.625 1.731.135.719 1.761.306.077 1.796.001.988 1.835.902.286 1.881.787.629

INVERSIONES

Valor actual activo -

Valor inversiones 10.000.000.000

TOTAL INVERSIONES 10.000.000.000 - - - - - - - - - -

UTILIDAD OPERATIVA - 1.132.585.982 1.117.585.982 1.100.335.982 1.080.498.482 1.057.685.357 1.031.450.263 1.001.279.905 966.583.994 926.683.696 880.798.353

IMPUESTOS (33%) - 373.753.374 368.803.374 363.110.874 356.564.499 349.036.168 340.378.587 330.422.369 318.972.718 305.805.620 290.663.456

UTILIDAD DESPUES DE IMPUESTOS - 758.832.608 748.782.608 737.225.108 723.933.983 708.649.189 691.071.676 670.857.537 647.611.276 620.878.076 590.134.896

FLUJO DE CAJA LIBRE (10.000.000.000) 1.758.832.608 1.748.782.608 1.737.225.108 1.723.933.983 1.708.649.189 1.691.071.676 1.670.857.537 1.647.611.276 1.620.878.076 1.590.134.896

TASA RETORNO (Deseada) 11,10%

TIR 11,10%

Cuando la inversion pasa de 10.000 M a 12.500 M

TASA RETORNO (Deseada) 11,10%

TIR 6,00%

Situación planeada TIR= 11,10%

Situación proyectada sin plan de recuperacion (Inversión pasa de 10.000 M a 12.500) TIR= 6%

Metodología recuperación de proyectos 5 Diagnóstico 5. Visita al proyecto : Deseable realizar una visita al proyecto para conocer

de primera mano y en detalle la situación .

6. Taller de diagnóstico: El equipo del proyecto se reunirá en un taller para revisar el estado actual, validar acciones y lineamientos para la recuperación.

Luego toma de decisión (Reevaluar, suspender, continuar, cancelar).

Tema Cuestionario Observaciones

Integracion * Los objetivos, restricciones y premisas del proyecto son claros?

* Se realizo acta de costitucion delproyecto?

* Se cuenta con procedimiento para control de cambios? Se cumple?

Alcance * Se tiene claro el alcance y los entregables?

* Los entregables cuentan con aprobacion formal por parte del cliente? Cumple criterios aceptación?

Tiempo - Costo * Se lleva seguimiento al avance del cronograma y presupuesto?

* Se realiza seguimiento al presupuesto del proyecto?

Calidad * Se han presentado errores en entregables? Muchos?

* Se cuenta con plan de calidad? Y procedimientos?

Recursos

Humanos* Se cuenta con organigrama y R&R definidos ?

* El personal clave es competente, cumple perfiles?

Comunicaciones * Se cuenta con plan de comunicaciones?

* Se tiene establecido los informes que se deben generar?

Riesgos * Se tienen identificados los riesgos? Existe plan?

* Se han materializado riesgos?

Adquisiciones * Se tiene plan de compras y contratación?

* La Estrategia de contratación funciona?

Interesados * Se identificaron los interesados? Conocen el proyecto?

* El patrocinador esta involucrado

OTROS

Metodología recuperación de proyectos 5 • Plan de recuperación Plan recuperación

Valor proyecto:

Duración proyecto:

Project Manager: Director proyecto Autorizado por:

Inicio recuperacion: 01/06/2016 Fin recuperacion:

CAUSA ACCIONES RESPONSABLEFECHA

INICIO

FECHA

FIN

%

AVANCE

SEMANAL

COSTO

* Divulgar objetivos

* Generar acta de constitucion del proyecto

* Implementar Procedimiento control de cambios

* Incluir mayores recursos en PDT, comprimir duraciones de algunas actividades,

programar tareas en paralelo.

* Definir metricas de calidad entregables

* Definir R&R y divulgarlos

* Identificar contratistas, definir plan de compras y contratación

24 meses

15/07/2016

Nombre del

proyecto:Construcción planta

A. Información general del proyecto a recuperar

B. Objetivo recuperación del proyecto

C. Alcance recuperación

D. Acciones de recuperación

Implementar proceso costos, tiempos, riesgos y definir metricas desempeño

Hacer seguimiento semanal

Recuperar el proyecto y l levarlo a condiciones normales de su limite de variacion en 8 semanas.

$10.000 M

Director PMO

PLAN RECUPERACION

Metodología recuperación de proyectos 5 Plan recuperación

ACTIVIDAD DURACION

PROYECTO CONSTRUCCION 720 días

INICIO Y PLANEACION 100 días

Elaborar acta de inicio 5 días

Definir cronograma 10 días

Realizar presupuesto 15 días

Plan de comunicaciones 8 días

Plan de compras ycontratacion 15 días

EJECUCION Y SEGUIMIENTO 90 días

Ingenieria 30 días

Contratacion personal 20 días

Contratacion 60 días

Obras Preliminares 30 días

Obras civiles 250 días

Mecanicas 120 días

Tuberia 90 días

Electrica 90 días

HSE 24 días

SEGUIMIENTO Y CONTROL 59 días

Plan de riesgos 15 días

Reporte mensual 24 días

Reporte semanal 15 días

Control de cambios 10 días

Ajustar PDT 15 días

Definir metricas calidad 20 días

Revisar compras y contratos clave 25 días

CIERRE 60 días

Pre y comisionamiento 45 días

Puesta en marcha 5 días

Estabilizacion operación 15 días

CIERRE PROYECTO 1 día

Acciones plan de

recuperación

Con plan de recuperación:

Proyectar cronogramas

Actualizar plan de riesgos

Balance de contingencia

Valorar impacto promesa de valor

Metodología recuperación de proyectos 5 • Ejecutar el plan y realizar seguimiento periódico

semanal, sobre acciones en el plan Ejecución. Control y

seguimiento

Tiempo

Fecha de corte

AC

EV

EV

SPI Fecha de corte

Tiempo

1

0

CPI

1

0

Costo Acumulado

Tiempo

T1 T2 T1 T2

T1 T2

Control y seguimiento:

Preparar reportes de estado informes

Informe de riesgos

Solicitudes ce cambio

Balance del proyecto

Metodología recuperación de proyectos 5 • Se cierra al indicar el cumplimiento del plan y

documentando lecciones aprendidas Cierre

Cierre:

Se realiza cierre cuando el plan implementado ha cumplido su objetivo de recuperación informando a los interesados y se generan lecciones aprendidas.

Criterio Plan Actual

Proyeccion

cierre

(C ondición

actual)

Proyeccción

cierre

(Plan

recuperación)

B/C > 1 <1 <1 > 1

TIR 11.15% 9.5% 6% 10.8%

CPI > 1 <1 <1 > 1

SPI > 1 <1 <1 > 1

Duración 24 meses 18 meses 30 meses 25 meses

Costo 10.000 Millones 8.000

Millones

12.500

Millones

10.800

Millones

Tips acciones para recuperación

Generar acta de constitución del proyecto

Control de cambios formal

Definir entregables y criterios de aceptación

R&R y equipos definidos

Generar plantillas para informes

Identificación de riesgos y monitoreo

Costos estimados y detallados

Abastecimiento contratos

Seguimiento y control fuerte

Mejorar la comunicación, gestión de los interesados

Redefinir el proyecto- la reducción del alcance , re- justificando el proyecto financieramente , etc.

Añadir y / o eliminar recursos

Resolver problemas técnicos

Reemplazar personal

6

Proyectos Éxito- Fracaso IPA considera que un proyecto es fracaso si:

Costos 25% +

Cronograma 25% +

Problemas operacionales continúan dos años después de entrar en operación

7

Controles fuertes en los

proyectos

Esquema de Contratación adecuado

Excelente maduración del

proyecto (definición FEL)

Equipo de proyecto integrado

Objetivos de negocio claros

Prácticas que ayudan al éxito de proyectos

Los proyectos que fueron fuertes en estas 5

áreas no fracasaron

RECUPERACION DE PROYECTOS EN RIESGO

GRACIAS! Ing. Paola Patiño. PMP. MBA