RECEPTIONRECEPTIONWALK IN GUESTWALK IN GUEST

WALK IN GUESTWALK IN GUEST

Aktivitas Dasar Penerimaan Tamu ( Basic Check-In Activities Aktivitas Dasar Penerimaan Tamu ( Basic Check-In Activities ))

Proses penerimaan tamu dapat dibagi menjadi 5 tingkatan dasarProses penerimaan tamu dapat dibagi menjadi 5 tingkatan dasarPreparation for guest arrival

Room assignment and determination of room rate

Registration

Checking the methode of payment

Issuing the room key and escorting the guest

KATEGORI TAMU TIBAKATEGORI TAMU TIBA

GUARANTEED RESERVATIONGUARANTEED RESERVATIONTAMU-TAMU YANG TELAH MEMILIKI PEMESANAN TAMU-TAMU YANG TELAH MEMILIKI PEMESANAN KAMAR DENGAN DENGAN JAMINAN DAN BIASANYA KAMAR DENGAN DENGAN JAMINAN DAN BIASANYA PEMESANAN KAMARNYA TELAH DIKONFIRMASIPEMESANAN KAMARNYA TELAH DIKONFIRMASINON GUARANTEED RESERVATIONNON GUARANTEED RESERVATIONTAMU-TAMU YANG TELAH MEMESAN KAMAR TAMU-TAMU YANG TELAH MEMESAN KAMAR SEBELUMNYA, NAMUN BELUM MEMILIKI JAMINAN.SEBELUMNYA, NAMUN BELUM MEMILIKI JAMINAN.WALK-INWALK-INTAMU-TAMU YANG TIBA TANPA MEMILIKI TAMU-TAMU YANG TIBA TANPA MEMILIKI PEMESANAN KAMAR TERLEBIH DAHULU.PEMESANAN KAMAR TERLEBIH DAHULU.

PREPARATION OF GUEST PREPARATION OF GUEST ARRIVALARRIVAL• READ THE LOG BOOKREAD THE LOG BOOK• ACCURACY OF THE ROOM ACCURACY OF THE ROOM

RACKRACK• ACCOUNT ROOM FOR ACCOUNT ROOM FOR

AVAILABILITY FOR WALK-INAVAILABILITY FOR WALK-IN• BLOCKING ROOMBLOCKING ROOM• ROOM STATUS REPORTROOM STATUS REPORT• EXPECTED ARRIVAL LISTEXPECTED ARRIVAL LIST• GUEST HISTORY RECORDGUEST HISTORY RECORD• EXPECTED ARRIVAL WITH EXPECTED ARRIVAL WITH

SPECIAL REQUESTSPECIAL REQUEST• LIST OF VIP GUESTLIST OF VIP GUEST• OTHER PREPARATION FOR OTHER PREPARATION FOR

GUEST ARRIVALGUEST ARRIVAL

PENDAFTARAN TAMU ( REGISTRATION)

TUJUANUNTUK MENDAPATKAN CATATAN TENTANG KEDATANGAN TAMU TERMASUK INFORMASI DETAIL DATA DIRI TAMU ( PERSONAL DETAILS )

MENURUT PERATURAN PEMERINTAHPERATURAN PEMERINTAH NO 45 TAHUN 1945 PASAL 5 AYAT 3 KEPADA SEMUA TAMU YANG MENGINAP 1 X 24 JAM WAJIB MENDAFTARKAN DIRI DENGAN MENGISI KARTU REGISTRASI

1. PENDAFTARAN UNTUK TAMU DENGAN RESERVASI

UNTUK TAMU YANG TELAH MELAKUKAN RESERVASI, MAKA PROSES PENDAFTARAN MENJADI LEBIH SIMPLE DAN MUDAH. DATA TAMU DAPAT DIPEROLEH DARI SURAT KONFIRMASIPEMESANA. PENETAPAN KAMAR DAPAT PULA SEGERA DILAKUKAN PADA SAAT KEDATANGAN. PETUGAS PENERIMA TAMU, DAPAT MEMINTA TAMU UNTUK MELENGKAPI DAN MENANDATANGANI FORMULIR PENDAFTARAN

2. PENDAFTARAN UNTUK TAMU TANPA 2. PENDAFTARAN UNTUK TAMU TANPA

RESERVASIRESERVASI

• JIKA TAMU YANG TIBA ADALAH WALK IN GUEST, JIKA TAMU YANG TIBA ADALAH WALK IN GUEST, MAKA PETUGAS PENERIMA TAMU HARUS MAKA PETUGAS PENERIMA TAMU HARUS MEMERIKSA TERLEBIH DAHULU APAKAH KAMAR MEMERIKSA TERLEBIH DAHULU APAKAH KAMAR YANG DIMINTA TAMU TERSEDIA SEBELUM YANG DIMINTA TAMU TERSEDIA SEBELUM MELAKUKAN PENDAFTARAN.DALAM HAL INI MELAKUKAN PENDAFTARAN.DALAM HAL INI JUGA,PETUGAS PENERIMA TAMU PERLU JUGA,PETUGAS PENERIMA TAMU PERLU MELAKSANAKAN TEKHNIK PENJUALAN. BILA MELAKSANAKAN TEKHNIK PENJUALAN. BILA KAMAR YANG DIINGINKAN TAMU TERSEDIA, MAKA KAMAR YANG DIINGINKAN TAMU TERSEDIA, MAKA TAMU HARUS DIBERITAHUKAN SELURUH TAMU HARUS DIBERITAHUKAN SELURUH INFORMASI PEMBAYARAN ATAS SEWA KAMAR INFORMASI PEMBAYARAN ATAS SEWA KAMAR DAN MEMINTA TAMU UNTUK MELEGKAPI DAN MEMINTA TAMU UNTUK MELEGKAPI PENDAFTARANPENDAFTARAN

DAILY RECEPTION REPORTSDAILY RECEPTION REPORTS

• GUEST IN THE HOUSE LISTGUEST IN THE HOUSE LIST

DAFTAR YANG MENCANTUMKAN SEMUA TAMU DAFTAR YANG MENCANTUMKAN SEMUA TAMU YANG TINGGAL DI HOTEL PADA WAKTU ITU.YANG TINGGAL DI HOTEL PADA WAKTU ITU.

DASAR UNTUK PEMBUATAN LAPORAN INI DASAR UNTUK PEMBUATAN LAPORAN INI ADALAH PADA ADALAH PADA ROOM RACKROOM RACK DAN DIBUAT DAN DIBUAT PADA MALAM HARI, KEMUDIAN PADA PAGI PADA MALAM HARI, KEMUDIAN PADA PAGI HARINYA AKAN DIDISTRIBUSIKAN KE MASING-HARINYA AKAN DIDISTRIBUSIKAN KE MASING-MASING DEPARTEMEN OLEH MASING DEPARTEMEN OLEH BELLBOYBELLBOY

GUEST IN THE HOUSE LIST

DATEDATE ::

ROOM ROOM NONO

NAMENAME PERSONPERSON EXPECTED EXPECTED DEPARTUREDEPARTURE

REMARKREMARK

310310 DHANNY.ADHANNY.A 11 27/11/0527/11/05 --

LANJUTANLANJUTAN

• Expected departure listExpected departure list

LAPORAN TENTANG TAMU-TAMU YANG LAPORAN TENTANG TAMU-TAMU YANG MERENCANAKAN BERANGKAT PADA MERENCANAKAN BERANGKAT PADA SUATU HARI / TANGGAL TERTENTU. SUATU HARI / TANGGAL TERTENTU. LAPOTAN INI DIBUAT LAPOTAN INI DIBUAT SEHARI SEBELUM SEHARI SEBELUM TAMU BERANGKAT. TAMU BERANGKAT. DATA DAPAT DATA DAPAT DIPEROLEH DARI DIPEROLEH DARI ROOM RACK SLIP. ROOM RACK SLIP. ATAU ATAU PADA PADA ARRIVAL & DEPARTURE BOOK.ARRIVAL & DEPARTURE BOOK.

EXPECTED DEPARTURE LISTEXPECTED DEPARTURE LIST

DATEDATE ::

ROOM NOROOM NO NAME OF GUESTNAME OF GUEST PERSONPERSONSS

FLIGHT NOFLIGHT NO TIMETIME REMARKREMARK

310310 Collins, J. Mr/MrsCollins, J. Mr/Mrs 11 GA.737GA.737 12.3512.35 --

LANJUTANLANJUTAN

• ROOM DESCRIPANCY REPORTROOM DESCRIPANCY REPORT

LAPORAN INI MERUPAKAN SUATU LAPORAN INI MERUPAKAN SUATU KEADAAN DIMANA KETERANGAN TENTANG KEADAAN DIMANA KETERANGAN TENTANG STATUS KAMAR YANG ADA DI STATUS KAMAR YANG ADA DI ROOM RACKROOM RACK DI DEPT. FO BERBEDA DENGAN DI DEPT. FO BERBEDA DENGAN HOUSEKEEPING REPORTHOUSEKEEPING REPORT..

ROOM DESCRIPANCY REPORTROOM DESCRIPANCY REPORT

DATEDATE ::

ROOM NOROOM NO HK. REPORTHK. REPORT ROOM RACKROOM RACK FO CASHIERFO CASHIER REMARKREMARK

310310 C/OC/O OCOC C/OC/O C/OC/O

LANJUTANLANJUTAN

• CHANGE OF ROOM OR RATECHANGE OF ROOM OR RATE

LAPORAN INI TENTANG TAMU YANG LAPORAN INI TENTANG TAMU YANG PINDAH KAMAR KARENA SUATU HAL PINDAH KAMAR KARENA SUATU HAL DALAM HOTEL YANG SAMA.PERUBAHAN DALAM HOTEL YANG SAMA.PERUBAHAN KAMAR INI HARUS DIKETAHUI OLEH KAMAR INI HARUS DIKETAHUI OLEH FO FO CASHIER DAN UNIFORMED SERVICE.CASHIER DAN UNIFORMED SERVICE.

LANJUTANLANJUTAN

• GUEST HISTORY RECORDGUEST HISTORY RECORD

LAPORAN INI BIASANYA DIBUAT DALAM LAPORAN INI BIASANYA DIBUAT DALAM SEBUAH KARTU YANG DISEBUT SEBUAH KARTU YANG DISEBUT GUEST GUEST HISTORY CARDHISTORY CARD. KARTU INI . KARTU INI DIPERGUNAKAN UNTUK MENCATAT DIPERGUNAKAN UNTUK MENCATAT INFORMASI TAMU YANG TELAH TINGGAL INFORMASI TAMU YANG TELAH TINGGAL DI HOTELSEBAGAI BAHAN DASAR UNTUK DI HOTELSEBAGAI BAHAN DASAR UNTUK DAPAT MEMBERIKAN PELAYANAN YANG DAPAT MEMBERIKAN PELAYANAN YANG LEBIH BAIKLEBIH BAIK

LANJUTANLANJUTAN

• ROOM REPORTROOM REPORTLAPORAN INI MEMUAT INFORMASI LAPORAN INI MEMUAT INFORMASI MENGENAI KAMAR-KAMAR DAN TAMU-TAMU MENGENAI KAMAR-KAMAR DAN TAMU-TAMU YANG TIBA DAN BERANGKAT.LAPORAN INI YANG TIBA DAN BERANGKAT.LAPORAN INI DIBUAT PADA MALAM HARI DAN KEESOKAN DIBUAT PADA MALAM HARI DAN KEESOKAN HARINYA DIDISTRIBUSIKAN OLEH HARINYA DIDISTRIBUSIKAN OLEH BELLBOYBELLBOY KEBERBAGAI DEPARTEMEN. DASAR KEBERBAGAI DEPARTEMEN. DASAR PEMBUATAN LAPORAN INI ADALAH PEMBUATAN LAPORAN INI ADALAH ROOM ROOM RACKRACK

LANJUTANLANJUTAN

• ROOM COUNT SHEETROOM COUNT SHEET

LAPORAN INI BERISI PERINCIAN LAPORAN INI BERISI PERINCIAN HASILHASIL PENJUALAN KAMAR SELAMA 24 JAMPENJUALAN KAMAR SELAMA 24 JAM. DIBUAT . DIBUAT OLEH RECEPTIONIST PADA MALAM HARI, OLEH RECEPTIONIST PADA MALAM HARI, KEESOKAN HARINYA DIDISTRIBUSIKAN KE KEESOKAN HARINYA DIDISTRIBUSIKAN KE DEPARTEMEN LAINDEPARTEMEN LAIN

LANJUTANLANJUTAN

• ROOM SALES RECAPITULATIONROOM SALES RECAPITULATION

LAPORAN INI BERISIKAN RANGKUMAN LAPORAN INI BERISIKAN RANGKUMAN PENDAPATAN PENJUALAN KAMAR SELAM PENDAPATAN PENJUALAN KAMAR SELAM 24 JAM DISERTAI KETERANGAN 24 JAM DISERTAI KETERANGAN STATISTIK,LAPORAN INI DIBUAT SETELAH STATISTIK,LAPORAN INI DIBUAT SETELAH LAPORAN PERINCIAN PENJUALAN KAMAR LAPORAN PERINCIAN PENJUALAN KAMAR SELESAI DIBUATSELESAI DIBUAT

LANJUTANLANJUTAN

• FOREIGN GUEST LISTFOREIGN GUEST LIST

LAPORAN INI MENGENAI TAMU-TAMU LAPORAN INI MENGENAI TAMU-TAMU ASING YANG TINGGAL DIHOTEL PADA ASING YANG TINGGAL DIHOTEL PADA HARI ITU , LAPORAN INI JUGA DIBUAT HARI ITU , LAPORAN INI JUGA DIBUAT PADA MALAM HARI DAN KEESOKAN PADA MALAM HARI DAN KEESOKAN PAGINYA DILAPORKAN PADA PAGINYA DILAPORKAN PADA KEPOLISIAN TERDEKAT. INFORMASINYA KEPOLISIAN TERDEKAT. INFORMASINYA DIAMBIL DARI FORMULIR DIAMBIL DARI FORMULIR REGISTRASI REGISTRASI “A’’“A’’

FORMAT LAPORAN TAMU DOMESTIKFORMAT LAPORAN TAMU DOMESTIK

NONO NAMANAMA NO. KAMARNO. KAMAR KEBANGSAANKEBANGSAAN NOMOR KARTU NOMOR KARTU PENDUDUKPENDUDUK

TGL.TGL.

MASUKMASUKTGL.BRNGKT TGL.BRNGKT

: : KETKET

11 DHANNY. DHANNY. AA

# 310# 310 INDONESIINDONESIAA

109.910.34109.910.342A2A

25/11/025/11/055

28/11/0528/11/05 --

KETERANGAN FORMAT• NO : DIISI NOMOR URUT TAMU

YANG MENGINAP• NAMA : DIISI NAMA TAMU YANG

MENGINAP• NO KAMAR : DIISI NO KAMAR AYNG

DITEMPATI TAMU• NOMOR KARTU : DIISI NO KARTU TANDA

PENDUDUK ( KTP,SIM )• TGL MASUK : DIISI TANGGAL KEDATANGAN

TAMU• TGL BRGKT D.A : DIISI TANGGAL

KEBERANGKATAN TAMU• KETERANGAN : DIISI KETERANGAN

TAMBAHAN

FORMAT LAPORAN TAMU ASINGFORMAT LAPORAN TAMU ASING

DATE :DATE :

NONO NAMANAMA NO. NO. KAMAKAMA

RR

PEKERJAANPEKERJAAN KEBANGSAANKEBANGSAAN TGL TGL MASUKMASUK

TGL TGL BERANGKABERANGKA

TT

KETKET

KETERANGAN FORMATKETERANGAN FORMAT• NO NO : NO URUT NAMA TAMU: NO URUT NAMA TAMU• NAMANAMA : NAMA TAMU YANG MENGINAP : NAMA TAMU YANG MENGINAP

UNTUK DILAPORKAN UNTUK DILAPORKAN• KELAMINKELAMIN : DIISI JENIS KELAMIN TAMU ( L/P ): DIISI JENIS KELAMIN TAMU ( L/P )• UMURUMUR : UMUR TAMU YANG MENGINAP: UMUR TAMU YANG MENGINAP• PEKERJAANPEKERJAAN : PEKERJAAN TAMU DAN ALAMAT : PEKERJAAN TAMU DAN ALAMAT

TAMU TAMU• KEBANGSAANKEBANGSAAN : SESUAI DENGAN KEBANGSAAN : SESUAI DENGAN KEBANGSAAN

TAMU TAMU• JENIS DOKJENIS DOK : YANG DIBAWA OLEH TAMU YANG : YANG DIBAWA OLEH TAMU YANG

DATANG SEPERTI PASSPORT DATANG SEPERTI PASSPORT • MASA BERLAKUMASA BERLAKU : LAMA / MASA BERLAKU : LAMA / MASA BERLAKU

PASSPORT PASSPORT• DIKELUARKANDIKELUARKAN : TEMPAT DIKELUARKANNYA DOKUMEN: TEMPAT DIKELUARKANNYA DOKUMEN• TGL / DATANGTGL / DATANG : TANGGAL KEDATANGAN DAN NEGARA : TANGGAL KEDATANGAN DAN NEGARA

ASAL TAMU ASAL TAMU• TGL / BERANKTTGL / BERANKT : TANGGAL KEBERANGKATAN DAN : TANGGAL KEBERANGKATAN DAN

NEGARA TUJUAN TAMU SELANJUTNYA NEGARA TUJUAN TAMU SELANJUTNYA• MAKSUD KEDATNGNMAKSUD KEDATNGN : MAKSUD KUNJUNAGAN TAMU: MAKSUD KUNJUNAGAN TAMU• FORM AFORM A : NO REGISTRASI PADA FORMULIR “A” : NO REGISTRASI PADA FORMULIR “A” • NONO ROOMROOM : NOMOR KAMAR TAMU YANG MENGINAP: NOMOR KAMAR TAMU YANG MENGINAP

KETERANGAN FORMATKETERANGAN FORMAT

• DATEDATE : TANGGAL PEMBUATAN LAPORAN: TANGGAL PEMBUATAN LAPORAN

• ROOM NOROOM NO : NOMOR KAMAR YANG DITEMPATI TAMU: NOMOR KAMAR YANG DITEMPATI TAMU

• NAMENAME : NAMA TAMU YANG MENGINAP: NAMA TAMU YANG MENGINAP

• PERSONSPERSONS : JUMLAH TAMU YANG MENGINAP: JUMLAH TAMU YANG MENGINAP

• EXPECT.DPEXPECT.DP : TANGGAL TAMU YANG DIHARAPKAN : TANGGAL TAMU YANG DIHARAPKAN BERANGKATBERANGKAT

• REMARKREMARK : PERMINTAAN KHUSUS TAMU: PERMINTAAN KHUSUS TAMU