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2012
SOCIEDAD OPERADORA DE
MICROFINANZAS S.A.P.I DE C.V.
SOFOM ENR
POLÍTICA DE CAJA CHICA
POLÍTICA DE CAJA CHICA Abril
2012
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AUTORIZACIONES:
APROBACION REVISION ELABORACIÓN
Jorge Aguirre Bauer
Dirección General
Leonardo Dario Mateos
Perez
Dirección de
Administración y Finanzas
Laura Moreno Herrera
Gerencia de Cuentas por
Pagar
Graciela Isabel Abogado
Muñoz
Subgerente de Crédito
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CAMBIOS EN VERSIÓN:
VERSIÓN
MODIFICADA CAMBIOS REALIZADOS
ÁREAS
COLABORADORAS
FECHA DE
MODIFICACION
02
Actualización del
documento al estándar
institucional
Mención de los conceptos
que se descartarán para ser
reembolsados
Integración de las políticas
para el caso de facturación
electrónica
Actualización de anexos
Cuentas por pagar Abril 2012
POLÍTICA DE CAJA CHICA Abril
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ÍNDICE
1. Introducción .................................................................................................................. 5
2. Propósito ........................................................................................................................ 5
3. Alcance ........................................................................................................................... 5
4. Responsabilidades ........................................................................................................ 6
4.1.De la Dirección de Administración y Finanzas .................................................. 6
4.2.De Cuentas por pagar ............................................................................................... 6
4.3.Del personal que administra la caja chica ......................................................... 6
5. Políticas .......................................................................................................................... 7
5.1.De la Caja Chica .......................................................................................................... 7
5.2.Del otorgamiento y uso ............................................................................................ 8
5.3.Del Reembolso de Caja Chica................................................................................ 8
6. Anexos .......................................................................................................................... 11
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1. Introducción
El presente documento contiene los controles necesarios relacionados con
la definición, otorgamiento, comprobación y reembolso de la Caja Chica
proporcionado a los responsables de cada Oficina de Promoción para el
Desarrollo.
2. Propósito
Establecer los criterios necesarios para el otorgamiento y reembolso de la
caja chica, así como asegurarse que el responsable de dicho fondo
comprenda claramente las políticas y procedimientos acorde a los niveles
de gasto de cada una de las Oficinas de Promoción para el Desarrollo y con
ello hacer frente a los gastos menores y/o emergentes necesarios.
3. Alcance
La siguiente política es de observación general y aplicación inmediata a
partir de la fecha de publicación de la misma. El desconocimiento de ésta
no exime a nadie de su cumplimiento.
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4. Responsabilidades
4.1. De la Dirección de Administración y Finanzas
Cumplir y hacer cumplir la presente política.
Autorizar los gastos por concepto de gastos menores o emergentes.
Gestionar el pago de impuestos y derechos por trámites ante
autoridades locales o federales.
4.2. De Cuentas por pagar
Revisar los gastos realizados por las diversas Oficinas de Promoción
para el Desarrollo.
Autorizar la reintegración de los recursos destinados para Caja
Chica.
Solicitar aclaraciones de gastos y correcciones en los formatos
correspondientes, siempre que sea detectada alguna inconsistencia
en la información.
4.3. Del personal que administra la caja chica
Administrar eficientemente el efectivo destinado en caja chica para
los conceptos mencionados en el presente documento.
Solicitar la aprobación a la Dirección de Administración y Finanzas
y/o Cuentas por Pagar para cualquier gasto que no sea mencionado
en el presente documento.
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Solicitar el respectivo reintegro de los fondos por medio del
formato“Reembolso de Caja Chica” (Anexo 3); por lo que la
documentación presentada como comprobatoria deberá contener los
requisitos fiscales establecidos por ley.
5. Políticas
5.1. De la Caja Chica
El concepto de Caja Chica será asignado únicamente a las Oficinas de
Promoción para el Desarrollo para solventar los gastos menores o
emergentes según sea el caso.
El monto proporcionado a las Oficinas de Promoción para el
Desarrollo será de $3,000.00 (tres mil pesos 00/100 M.N.) y sólo
podrá ser utilizado para la adquisición de los siguientes artículos:
o Despensa (agua, café, zúcar, cucharas, vasos, servilletas, bolsas
para basura, artículos de limpieza, etc.).
o Pago de limpieza de las Oficinas de Promoción para el Desarrollo,
en este caso $ 500.00 semanales (de Lunes a Sábado).
o Reparaciones menores (duplicado de llaves, compostura de
chapas, compra de focos, etc.)
o Pasajes únicamente taxi, autobús; siempre y cuando se utilicen
para atender asuntos extraordinarios o urgentes de la
administración.
Excluyendo los siguientes conceptos:
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o Pago de transporte para la entrega de documentos (Kits de
Desembolso)
o Traslado de autos utilitarios para realizar servicios de
mantenimiento en agencia.
o Pasajes para la compra de despensa para eventos en OPD
(capacitación).
5.2. Del otorgamiento y uso
Los recursos destinados a Caja chica serán resguardados y
administrados por alguno de los siguientes colaboradores:
o Administradora de Oficina de Promoción para el Desarrollo.
o Gerente de Oficina de Promoción para el Desarrollo.
o Gerente Regional.
Los facultados mencionados anteriormente, deberán solicitar los
recursos mediante la ”Solicitud de Caja Chica” (Ver Anexo 1) ;
mismo que será autorizado por el Gerente de cada OPD.
El encargado de la administración de la Caja Chica deberá firmar la
respectiva “Carta Responsiva de Caja Chica” (Ver Anexo 2)
ratificando el compromiso sobre el uso y destino de los recursos a su
cargo.
Los documentos originales (”Solicitud de Caja Chica” y “Carta
Responsiva de Caja Chica” , Anexo 1 y 2 respectivamente) deberán
ser enviados a Cuentas por pagar en la Oficina Corporativa para que
sea realizada la transferencia al Monedero Electrónico de la persona
responsable del fondo.
5.3. Del Reembolso de Caja Chica
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Para la gestión del reembolso de los fondos destinados para Caja
Chica, deberá ser solicitada por medio del Anexo 3 (“Reembolso de
Caja Chica”) que deberá contar con previa autorización del Gerente
de la OPD correspondiente.
El responsable de la administración de Caja Chica deberá enviar junto con
el “Reembolso de Caja Chica”, las facturas a nombre de la empresa
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Los comprobantes de los gastos efectuados deberán ser enviados al
área de Cuentas por Pagar debidamente firmados para su reembolso
(las facturas deberán ser pegadas en hojas recicladas).
La solicitud de reembolso de Caja Chica deberá ser enviada el viernes
de cada semana para que el área de Cuentas por Pagar lo reciba y
programe para pago el viernes siguiente a la fecha de su recepción.
Los comprobantes presentados deberán de cumplir los siguientes
requisitos fiscales que solicita la S.H.C.P. para que puedan ser
deducibles:
o Contener impreso el nombre, denominación o razón social,
cédula, domicilio fiscal y RFC de quien los expida.
o Deben contener los datos de identificación del impresor
autorizado por SAT, así como la fecha de impresión y vigencia.
o Contener impreso el número de folio
o Lugar y fecha de expedición.
o Clave del Registro Federal de Contribuyentes de la persona a
favor de quien se expida (SOCIEDAD OPERADORA DE
MICROFINANZAS S.A.P.I. de C.V. S.O.F.O.M E.N.R)
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o Cantidad y clase o descripción del servicio que ampare.
o Valor unitario consignado en número e importe total
consignado en número o letra, así como el monto de los
impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales
deban trasladarse, desglosado por tasa de impuesto en su
caso.
o En caso de que el Proveedor realice las facturas
“ELECTRONICAMENTE” se deberá verificar que el documento
original contenga el “SELLO ó CADENA DIGITAL” en la página
de internet www.sat.gob.mx (Referirse a la “GUÍA DE USUARIO
PARA LA VALIDACIÓN ELECTRÓNICA); enviando vía correo
electrónico el archivo correspondiente en formato PDF y XML al
área de Cuentas por Pagar.
Todo comprobante que no cumpla con los requisitos fiscales
estipulados no podrá ser sujeto de reembolso.
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6. Anexos
Anexo 1.
Solicitud de Caja Chica
Solicitud de Caja Chica
México, D.F. a __ de ___ de 201_.
CUENTAS POR PAGAR
P R E S E N T E:
Por este medio solicito me sea asignado un Monedero Electrónico para
gastos de Caja Chica de la Oficina de Promoción para el Desarrollo
Ciudad, Entidad Federativa por la cantidad de $ 3,000 (Tres mil pesos
00/100 m.n.)
Titular de la Cuenta:
N°. de Empleado: Dígitos Nombre del Puesto: Nombre completo del
Puesto
N°. De Área: Dígitos OPD: Nombre de la OPD
A t e n t a m e n t e
_________________________________
Firma
Autorizaciones
_____________________________ ________________________________
Jefe Inmediato Dirección de Administración y
Finanzas
Nombre y Firma Nombre y Firma
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Anexo 2
Responsiva de Caja Chica
Responsiva de Caja Chica
México, D.F. a ___ de ___ de 201_.
CUENTAS POR PAGAR
P R E S E N T E:
Por medio de la presente informo que tengo bajo mi custodia la Caja
Chica asignada a la Oficina de Promoción para el Desarrollo Ciudad,
Entidad Federativa. por la cantidad de $ 3,000.00 (TRES MIL PESOS
00/100 M.N.) con el Monedero Electrónico No.
_________________________________.
(Poner el número de la tarjeta)
Declaro conocer las políticas y procedimiento para el manejo y reembolso
de la Caja Chica y me comprometo a darle el uso adecuado a la misma.
A t e n t a m e n t e
_________________________________
N o m b r e P u e s t o
Autorizaciones
___________________________ _____________________________ ____
Jefe Inmediato Dirección de Administración y
Finanzas
Nombre y Firma Nombre y Firma
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Anexo 3
Reembolso de Caja Chica
FECHA DE ELABORACIÓN 01/04/2012
No.Factura Proveedor Descripción del Gasto Importe IVA Total
1 $ -
2 $ -
3 $ -
4 $ -
5 $ -
6 $ -
7 $ -
8 $ -
9 $ -
10 $ -
11 $ -
12 $ -
13 $ -
14 $ -
15 $ -
16 $ -
17 $ -
18 $ -
Totales -$ -$ -$
N° de Empleado Nombre
Banco
N°. de Área/OPD Número de cuenta
Clabe
Nombre de Área/OPD
Jefe Inmediato
Autorización
REEMBOLSO DE CAJA CHICA
Desglose de Comprobantes a Reembolsar
Motivo del Gasto
Datos para depósito
Solicita Cuentas por pagar
Nombre y firma Vo. Bo.
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Anexo 4
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RFC