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PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS

CONGRESO DESARROLLO ECONOMIA CIRCULAR

PLIEGO DE CONDICIONES PARA LA CONTRATACIÓN DE

UN SERVICIO PARA LA ORGANIZACIÓN DEL I CONGRESO

PARA EL DESARROLLO DE LA ECONOMÍA CIRCULAR EN

GALICIA



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ÍNDICE

1. ANTECEDENTES ................................................................................................................................... 4

2. OBJETO DE LA ASISTENCIA TÉCNICA ............................................................................................. 4

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN ............................................................................................................... 4

4. DESARROLLO DE LA ASISTENCIA ................................................................................................... 4

5. CRITERIOS DE ADMISIÓN .............................................................................................................. 6

6. PLAZO DE EJECUCIÓN ................................................................................................................... 6

6.1 DURACIÓN DEL CONTRATO ........................................................................................................................ 6

6.2 RESCISIÓN DEL CONTRATO ........................................................................................................................ 6

7. RECURSOS .................................................................................................................................... 7

8. PROPUESTA ECONÓMICA ............................................................................................................. 7

9. CRITERIOS DE VALORACIÓN DE OFERTAS...................................................................................... 8

10. FACTURACIÓN Y FORMA DE PAGO ............................................................................................... 9

11. CONTROL Y SEGUIMIENTO ............................................................................................................ 9

12. PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES .......................................................................................... 9

13. PLAZO DE PRESENTACIÓN DE OFERTAS ...................................................................................... 10

14. CONFIDENCIALIDAD .................................................................................................................... 10

15. PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL .................................................................................... 10

ANEXOS ............................................................................................................................................... 12

ANEXO I: METODOLOGÍA ....................................................................................................................... 13

1. - METODOLOGÍA ......................................................................................................................... 14

2. SECRETARÍA TÉCNICA .................................................................................................................. 15

3. – JORNADAS TÉCNICAS DEL CONGRESO ...................................................................................... 17



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4. OFICINA DEL CONGRESO. ............................................................................................................ 18

5. OTRAS ACTUACIONES A REALIZAR .............................................................................................. 20

6. PAPELERÍA .................................................................................................................................. 21

7. DOCUMENTACIÓN ...................................................................................................................... 22

ANEXO II: PLANTILLAS PARA LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA ECONÓMICA ....................................... 23

ANEXO III: PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES ................................................................................. 25



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1. ANTECEDENTES

La economía circular es una nueva manera de entender la sociedad y la economía desde una

perspectiva más innovadora y retadora, en la que ciudadanos, empresas y administraciones

públicas deben ir de la mano, por ello se hace necesario desarrollar una estrategia para

conseguir la eficiencia en el uso de los recursos.

Ecoembalajes España, S.A. (Ecoembes) persigue dentro de sus objetivos estratégicos lograr

que la economía circular sea una realidad.

2. OBJETO

El presente documento tiene por objeto establecer los requisitos técnicos y condiciones

generales que regirán la prestación de los servicios de organización de un congreso técnico

científico sobre Economía Circular en el ámbito empresarial en Galicia.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

El lugar de celebración del congreso, será una localización a proponer por parte del licitador en

la ciudad de A Coruña con una capacidad superior a 100 localidades que se amolde a los

condicionantes solicitados en el Anexo I, y su ejecución preferiblemente durante el mes de

octubre, siendo la fecha tope el 18 de noviembre, con una duración máxima de dos jornadas.

4. DESARROLLO DE LA ASISTENCIA

La empresa adjudicataria prestará el servicio completo de la organización del congreso según

lo dispuesto en el Anexo I “Metodología”.



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Deberá primarse una metodología que fomente el trabajo en equipo prestando especial

atención a la utilización de nuevas tecnologías que mejoren la captación de información y el

fomento de las redes sociales.

En el caso de producirse eventualidades que afecten a la planificación del servicio, será

Ecoembes,, quien autorice las soluciones más adecuadas, una vez contrastadas y acordadas

con la empresa adjudicataria.

La empresa adjudicataria deberá nombrar a una persona responsable que se ocupe de las

labores de coordinación con Ecoembes.

Será necesario realizar un seguimiento y control de las acreditaciones de aquéllas personas

que soliciten la asistencia al congreso, así como informes de posibles incidencias, que serán

remitidos por correo electrónico a Ecoembes.

El adjudicatario propondrá una encuesta tipo para evaluar la calidad del evento, que deberá ser

aprobada por Ecoembes. La encuesta de satisfacción, una vez aprobada, deberá de ser

entregada y rellenada por los asistentes.

Rematado el servicio se entregará una memoria final a Ecoembes en formato papel y digital,

tanto en castellano como en gallego, en los 30 días posteriores a la finalización del congreso.

Se realizarán fotografías específicas de todas y cada una de las sesiones que se realicen, así

como de todos y cada uno de los ponentes que participen. Una copia de ésta será remitida a

cada ponente.

El adjudicatario facilitará para cada uno de los asistentes, material de librería, tipo bolígrafo,

libreta, y expedirá certificados y diplomas (con formato a definir). Todo el material deberá ser

editado y producido en gallego y castellano.

Los servicios contarán con traducción simultánea en el caso de haber ponentes que no hablen

castellano.



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En caso de aceptación de la oferta, Ecoembes entregará a la empresa designada la

documentación y formación que considere necesaria para el completo desarrollo de los

trabajos solicitados.

5. CRITERIOS DE ADMISIÓN

Las empresas ofertantes deberán indicar de forma expresa en su oferta los siguientes

compromisos: Tener capacidad de respuesta de una semana. Garantizar disponibilidad de recursos asociados a aumentos puntuales de

trabajo.

Dotar a los equipos con todos los medios materiales solicitados por Ecoembes. Garantizar la prestación del servicio con la calidad máxima. Aportar y mantener toda la documentación de Prevención de Riesgos

Laborales. Confidencialidad de todas las visitas y documentación a la que tendrá acceso

con el desarrollo de estos trabajos.

6. PLAZO DE EJECUCIÓN

6.1 Duración del contrato

La duración del contrato será desde la firma hasta el 31 de diciembre de 2017, a lo largo del

cual el adjudicatario deberá desarrollar los trabajos encargados por Ecoembes.

6.2 Rescisión del contrato

El contrato se resolverá por las siguientes causas:

1. Por mutuo acuerdo de las partes.

2. Por incumplimiento grave de las obligaciones asumidas y derivadas del presente

Pliego.

3. Por cualquier otra causa prevista en el marco normativo vigente.



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7. RECURSOS

Todas las ofertas incluirán, desglosados por categorías, los recursos humanos así como los

medios asignados para la realización de los trabajos.

Deberá indicarse la titulación, oficio, grado o capacitación profesional del personal asignado a

los servicios objeto de este pliego. La empresa adjudicataria deberá contar con personal con

experiencia acreditada en organización de eventos. Además deberá garantizar:

- Capacidad de respuesta y organización para acometer el objeto del pliego en las

fechas indicadas.

- Experiencia mínima de 5 años en organización de eventos de estas características.

La empresa cuya oferta sea aceptada, deberá aportar a Ecoembes, antes del inicio de la

prestación de los servicios, la documentación que se detalla a continuación:

- Listado del personal asignado a los trabajos objeto de la oferta, incluyendo el

currículum vítae.

- Copia de la evaluación de riesgos a los que están expuestos los empleados que

vayan a desarrollar los trabajos, debidamente sellada por el responsable de

prevención.

En cada nueva incorporación de personal deberán aportar la documentación referida

anteriormente.

8. PROPUESTA ECONÓMICA

El presupuesto deberá contener el coste de la acción a realizar, contemplando los costes de

personal, los desplazamientos, el material de papelería, los costes de material gráfico,

alquileres, los catering de los descansos de todos los asistentes, un detalle de temática de

economía circular para los ponentes, el alquiler de una sala, así como cualquier otro coste

derivado de la actividad.

Se especificará el precio según lo recogido en epígrafe de Criterios de Valoración de Ofertas,

Todo ello, tal y como aparece en las plantillas del Anexo II1.

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El importe máximo para los trabajos será de 100.000 €.

9. CRITERIOS DE VALORACIÓN DE OFERTAS

Las ofertas se valorarán hasta un máximo de 100 puntos, de acuerdo con lo que se

expone a continuación:

- Condiciones económicas (55 %). El presupuesto se presentará conforme las plantillas establecidas para ello en el Anexo II. El método de cálculo será el de tanto alzado; ponderando sobre 55 puntos. Siendo: OEMB: Oferta económica más baja OEX: Oferta económica de la empresa X Vx: Valoración de la oferta de la empresa X, cuyo resultado es:

Vx = 55 * (OEMB/OEX)

- Propuesta de ponentes: Experiencia certificada y relevancia pública de los ponentes propuestos, así como motivación de su inclusión (9 %).

- Compromiso de participación de los ponentes propuestos (6 %).

- Experiencia previa acreditada en celebración de congresos y eventos (5 %)

- Cantidad de recursos asignados y cualificación (5 %)

- Página web, contenido, multimedia, campaña de dinamización y visualización (5 %)

- Actividades paralelas y abiertas al Congreso (10%)

- Otras mejoras (5 %).

Ecoembes se reserva el derecho a dejar desierto el concurso.

La no utilización de estas plantillas supondrá la no consideración por parte de Ecoembes de la

oferta presentada.



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10. FACTURACIÓN Y FORMA DE PAGO

La facturación se realizará según:

30 % a la firma del contrato.

70 % a la conclusión de los trabajos.

Con carácter general, la forma de pago será a través de transferencia bancaria, existiendo la

posibilidad de pago a través de “confirming”, de acuerdo con las entidades financieras

establecidas por Ecoembes.

11. CONTROL Y SEGUIMIENTO

El seguimiento de la prestación de los servicios quedará bajo la supervisión de Ecoembes.

Para la consecución de sus objetivos, Ecoembes considera fundamental la prestación de los

servicios con la máxima calidad. A tal efecto, Ecoembes podrá proponer la celebración de

reuniones periódicas con la empresa en la que se analizará el desarrollo de los trabajos.

Ecoembes podrá establecer el control e inspección de las acciones objeto del presente pliego

por medios propios o externos.

De no existir causa justificada y aceptada por Ecoembes será imprescindible cumplir con los

plazos establecidos.

12. PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES


prestación de los servicios, la documentación que se detalla en el Anexo III.

En cada nueva incorporación de personal deberán aportar la documentación indicada.

Asimismo, deberá ser actualizada en caso de que se produzca cualquier modificación. Los

operarios que realicen los trabajos llevarán siempre copia de dicha documentación.



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13. PLAZO DE PRESENTACIÓN DE OFERTAS

El plazo para la presentación de ofertas finalizará el día 19 de agosto de 2017 (incluido), a las

14:00 horas, debiendo presentarse en el Registro de Ecoembes en sobre cerrado, a la atención

de Bruno de Llano Gómez-Ulla de la Dirección de Gestión Local y Autonómica en Ecoembes,

Paseo de la Castellana 83-85 Planta 11 CP 28046 Madrid, con la advertencia de “No abrir”. El

sobre irá identificado con la leyenda “Oferta para Pliego de Prescripciones Técnicas para la

Realización Servicio de Organización de un Congreso de Economía Circular de Galicia”.

La oferta deberá presentarse en papel y en formato electrónico.

14. CONFIDENCIALIDAD

La empresa adjudicataria se comprometerá a garantizar la confidencialidad de toda la

información obtenida durante el desarrollo de la prestación de los servicios.

Para la prestación de los servicios objeto del presente contrato, la empresa adjudicataria

tendrá acceso a datos de carácter personal relativos a contactos incluidos en un fichero

responsabilidad de Ecoembes.

A los efectos de lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 15/1999, de 13 de diciembre, de

protección de datos de carácter personal, la empresa adjudicataria garantizará que, en su

condición de encargado del tratamiento de los citados datos por cuenta de Ecoembes, tratará

los datos respetando las instrucciones de esta última y se comprometerá a no aplicarlos para

fines distintos a los previstos en el contrato y a no comunicarlos, ni siquiera para su

conservación, a terceras personas.

La empresa adjudicataria deberá adoptar las medidas de índole técnica y organizativas que

sean necesarias conforme a la legislación vigente para garantizar la seguridad de los datos de

carácter personal objeto de tratamiento y evitar su alteración, pérdida o acceso no autorizado.



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15. PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL

La totalidad de los trabajos que se deriven del presente contrato quedará en propiedad de

Ecoembes, quien podrá dar la difusión que considere oportuna a los mismos no pudiendo ser

reproducidos o utilizados total o parcialmente sin el expreso consentimiento de la misma.

El diseño de las aplicaciones y la información e informes utilizados en el marco de este estudio,

son propiedad intelectual de Ecoembes, de forma que la empresa ofertante no podrá

transmitirla a terceros sin la autorización de Ecoembes.

En todo documento que no sea de uso interno de Ecoembes, se respetará siempre la mención

de los autores del trabajo.



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ANEXOS



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ANEXO I: METODOLOGÍA



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1. - Metodología

El Congreso es de ámbito nacional y tendrá una duración máxima de 2 días, distribuidos en una

jornada completa de mañana y tarde, y una segunda jornada que remataría al mediodía.

Preferentemente la inauguración del mismo será un viernes del mes señalado, clausurándose

en consecuencia un sábado.

Para el desarrollo y la ejecución del congreso se utilizará en gallego como lengua principal

aunque en función de la procedencia de los ponentes y del público, podrá usarse el castellano,

el inglés, o de ser el caso, algún otro idioma.

Una vez acordadas las fechas, si por necesidades de protocolo o de fuerza mayor, fuese

necesario modificarlas, se notificarán a la empresa adjudicataria las nuevas.

El Congreso se dará a conocer entre los profesionales relacionados con el reciclaje, la

sostenibilidad y la economía circular, tanto de la Comunidad Gallega como de otras

Comunidades Autónomas, así como la población en general.

El Congreso deberá contar con dos ámbitos de actuación para poder llegar al mayor número

posible de personas: un ámbito sectorial en el que participarán actores representativos de las

líneas estratégicas a desarrollar, interesados en el reciclaje, la sostenibilidad y el economía

circular (responsables de departamentos de sostenibilidad de grandes empresas y PYMES,

representantes de administraciones públicas con proyectos innovadores en la materia, etc.) y

otro ámbito en el que participe la población en general, con especial atención a los

consumidores, organizaciones sin ánimo de lucro y a los centros de enseñanza.

Consecuentemente, deberán coordinarse dos líneas de comunicación específicas para cada

uno de los ámbitos mencionados en el párrafo anterior. Para el ámbito sectorial, como

mínimo, deberán especificarse los ponentes y el contenido de sus intervenciones, casos

prácticos, etc. Para el resto, se prestará especial atención a los centros educativos poniendo de

relevancia el conjunto de actividades paralelas del congreso, talleres, etc. Estas

comunicaciones deberán realizarse con la antelación suficiente para que puedan ser incluidas

en las agendas de salidas escolares, etc.



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A las jornadas técnicas del Congreso, y adicionalmente a los congresistas, podrá asistir

población en general hasta completar el aforo.

La empresa adjudicataria deberá hacerse cargo de la organización y desarrollo del I CONGRESO

DE ECONOMÍA CIRCULAR EN GALICIA, (en adelante congreso) distinguiéndose las siguientes

actuaciones:

2. Secretaría Técnica

Se creará una secretaría técnica del Congreso que asumirá las funciones básicas de este puesto

y tendrá los siguientes cometidos:

Adaptación y aplicación a los distintos soportes previstos para el congreso que deberán

ajustarse a las especificaciones que Ecoembes, en coordinación con la Xunta de Galicia, haya

establecido al respecto.

Elaboración y ejecución del plan de comunicación y relaciones públicas del Congreso,

calendarizado y en coordinación con la Ecoembes y la Xunta de Galicia. De igual modo, todas

las actividades relacionadas con medios de comunicación deberán ser supervisadas, con la

antelación suficiente, para ser aprobadas por Ecoembes, tras la previa conformidad del

gabinete de prensa de la Consellería de medio ambiente y ordenación del territorio de la Xunta

de Galicia. Este plan contemplará, como mínimo:

A) Difusión del Congreso de cara a facilitar la inscripción de interesados. Se enviará

información directa y completa sobre el Congreso y los medios de inscripción en el

mismo a los organismos públicos (ayuntamientos, comunidades autónomas,

organismos de la Administración Central del Estado) y privados relacionados con el

ámbito público, privado, empresarial, así como universidades, colegios profesionales y

asociaciones y entidades especializadas que trabajen o estén relacionadas con dicho

ámbito. A tal fin la empresa adjudicataria elaborará un directorio que será supervisado

por Ecoembes. Incluirá envío vía correo electrónico de información sobre el Congreso,

avance de programa y carta de acompañamiento con información para la realización

de inscripciones y “mailing” del evento con programa definitivo. Incluirá manipulado,



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etiquetado y franqueo. Además, se diseñará una estrategia de publicidad indirecta

para reforzar la difusión y repercusión del Congreso en la ciudad de A Coruña.

B) Para obtener una mayor repercusión del Congreso, se implementarán estrategias de

“Post-Congreso On Line” que permitan que los contenidos del mismo tengan una

mayor visibilidad sin limitaciones de fechas y distancias, apoyándose en el marketing

de contenidos a través de la web del congreso. De este modo se alargarán en el

tiempo, los temas, ideas, conclusiones, etc. extraídas del evento.

C) Gabinete de prensa, en coordinación con Ecoembes y con la Xunta de Galicia, que se

encargará de:

1. Remisión de información a los medios de comunicación.

2. Convocatoria diaria a los medios de comunicación para información del evento.

3. Organización de ruedas de prensa para los ponentes y autoridades.

4. Comunicaciones protocolarias con organismos y entidades relacionadas con el

Congreso.

5. Diseño, creación, contenido, actualización y mantenimiento de la página web del

Congreso, en gallego, castellano e inglés, según las indicaciones de Ecoembes en

coordinación con la Xunta de Galicia. La misma debe contemplar la gestión de

inscripciones, blog, así como el alojamiento para la transmisión on-line del

Congreso y posteriormente de las ponencias del mismo. Diseño de un banner

con la imagen del Congreso para otras webs.

6. Creación, mantenimiento y actualización de redes sociales.

7. Diseño del logo e imagen del Congreso.

8. Coordinación del programa de actividades.

9. Creación de una cuenta de Twitter, dinamizada con diferentes hashtags que

permanecerán activas tras la finalización del Congreso y formarán parte de la

estrategia “post-Congreso on line”.

10. Envío de saludas e invitaciones a autoridades para asistencia a los actos de

inauguración y clausura, confirmación de asistencia y reserva de asientos.

11. Coordinación de acciones y control del funcionamiento correcto de todos los

servicios e instalaciones.

12. Control de asistencia a las sesiones técnicas y entrega de acreditación.

13. Organización de los actos de inauguración y clausura.



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14. Coordinación del Congreso abierto y del Congreso on-line.

15. Reportaje fotográfico profesional que cubra todos los actos del Congreso y

posterior remisión de las fotografías, realizadas en formato digital, a Ecoembes .

D) Adquisición de detalles para ponentes y participantes.

Finalizado el Congreso la empresa adjudicataria elaborará y entregará a Ecoembes una

memoria final en seis ejemplares debidamente encuadernados y editados en gallego y

castellano, con el siguiente contenido mínimo:

1. Relación detallada de cada una de las actividades realizadas para la organización del

Congreso.

2. Resumen de todos los eventos.

3. Elaboración de tablas de asistencia.

4. Informe de evaluación y satisfacción de los asistentes.

5. Análisis y evaluación de los resultados.

6. Informe final de conclusiones del Congreso.

7. Balance económico del Congreso.

3. – Jornadas Técnicas del Congreso

3.1.- Previas al Congreso

Aplicación a los distintos soportes previstos para el Congreso de la imagen del el I CONGRESO

DE ECONOMÍA CIRCULAR EN GALICIA, que deberá ajustarse a las especificaciones que

Ecoembes, en coordinación con la Xunta de Galicia, establezca.

Coordinación con las personas de la Dirección General de Calidad Ambiental y Cambio

Climático y Ecoembes, responsables de la organización del Congreso.

Contratación de los ponentes. Para ello, la empresa adjudicataria deberá proporcionar a

Ecoembes una relación orientativa y optativa de ponentes, que deberán ser aprobados

conjuntamente con la Xunta de Galicia. El programa de ponencias, mesas redondas, talleres,



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etc., se cerrará con antelación suficiente. Los ponentes seleccionados deberán contar con el

suficiente tirón mediático para incentivar la asistencia y participación de las diferentes

entidades, empresas, organismos públicos y ciudadanía en general, durante las jornadas de

duración del Congreso.

La reserva y los gastos de alojamiento en hotel de 4 estrellas (durante su estancia en A Coruña

con motivo del Congreso, para los ponentes), hasta un máximo de 2 noches. Manutención en

restaurante acorde a la categoría del hotel. Desplazamientos desde su lugar de procedencia y

posterior regreso de las citadas personas. La empresa adjudicataria organizará además los

traslados desde su lugar de origen hasta el hotel seleccionado, con independencia del medio

de locomoción elegido.

4. Oficina del Congreso.

Que desarrollará, al menos, las siguientes funciones:

Recepción y organización de las inscripciones de los participantes en el Congreso, que podrán

realizarse, entre otros medios, a través de la web del Congreso.

Control y registro de los congresistas, a la llegada, así como control de asistencia a las jornadas

técnicas.

Control de las comunicaciones. Supervisión de la información enviada y aseguramiento de la

comunicación con interlocutores definidos de común acuerdo con la Xunta de Galicia y

Ecoembes.

Comprobación del buen funcionamiento del equipo de megafonía, micrófonos, luces, soportes

informáticos y cuantos otros intervengan en el necesario y correcto desarrollo del Congreso.

Coordinación general del Congreso, con el fin de garantizar el buen funcionamiento de las

actuaciones, facilitando la mayor información a los responsables de la Xunta de Galicia y

Ecoembes.

Dinamización del Congreso abierto que empezará 3 semanas antes al presencial desde la

página web del congreso que dispondrá de sus foros, blogs, etc. Además, se diseñarán e

implementarán estrategias de difusión tanto directa como indirecta con el objeto de aumentar



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el contacto con los potenciales asistentes al Congreso. Podrán realizarse acuerdos de

colaboración entre la empresa adjudicataria y otras del ámbito provincial para potenciar las

estrategias de publicidad.

Coordinación y gestión del Congreso on-line.

La gestión y realización de un Networking entre los participantes en el Congreso.

4.1.- Durante la celebración del Congreso

Señalizaciones del acceso al Congreso, (en gallego, español e inglés) y punto de información en

el recinto donde se celebre.

Servicio de personal auxiliar, en número mínimo de 5 personas/día, durante todo el tiempo de

duración del evento. El punto de información deberá contar con la presencia permanente de

una persona como mínimo, que deberá ser reforzado en los momentos de mayor afluencia,

principalmente en la acreditación de asistentes.

Colaboración con el Gabinete de prensa de la Xunta de Galicia y Ecoembes, para las relaciones

con los medios de comunicación.

Atención, recepción y registro de los asistentes.

Colocación y/o comprobación, en coordinación con el recinto donde se celebre el congreso,

del buen funcionamiento del equipo de megafonía, micrófonos, luces, vídeos, cañones,

ordenadores y cuantos otros elementos intervengan en el necesario y correcto desarrollo de

los actos.

Contratación de intérprete a castellano y gallego en aquellas conferencias que pueda haber en

otras lenguas diferentes, que así lo requieran y coordinación del buen funcionamiento de este

servicio.

Diseño, producción, montaje y desmontaje del fondo de escenario, con su estructura

correspondiente, faldones para mesas de ponentes, y recepción con la imagen del Congreso,

previo visto bueno de Ecoembes y la Xunta de Galicia.



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Tras cada una de las sesiones, se recogerán los materiales y se dispondrá el orden necesario

para la siguiente sesión.

Entrega al finalizar el Congreso de los certificados acreditativos de asistencia bien en papel o

en formato digital. A estos efectos la empresa adjudicataria realizará el oportuno control de

asistencia al mismo.

Garantizar la accesibilidad y participación en el Congreso y en la web de las personas que

tengan algún tipo de discapacidad.

Realización de la evaluación del Congreso por parte de asistentes y ponentes.

4.2.- Tras la celebración del Congreso

Alojamiento de todas las grabaciones del Congreso, previa supervisión de la Ecoembes, en la

página web indicada por la misma.

Remisión a Ecoembes de la relación de inscripciones y asistentes.

Entrega de detalle a los ponentes, una vez realizada la intervención.

Remisión a Ecoembes, de forma escrita y en formato electrónico, de la trascripción de las

ponencias y conclusiones, antes del día 31 de diciembre de 2017.

5. Otras actuaciones a realizar

Para la realización de todas las actuaciones indicadas en el presente Pliego de Prescripciones

Técnicas, la empresa adjudicataria deberá tener en cuenta las normas protocolarias que un

evento de estas características requiere.

El personal auxiliar (azafatas/os) deberá ir debidamente vestido con uniforme específico para

el Congreso sin ningún tipo de anagrama, logotipo o distintivo que haga referencia a empresa

o entidad privada.



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Se aplicarán a los distintos soportes previstos para el Congreso su imagen corporativa y la de

cuantos otros distintivos gráficos de otras entidades, organismos y empresas se indiquen

desde la Xunta de Galicia y Ecoembes. Todo ello deberá ajustarse a las especificaciones que se

establezcan al respecto.

Con el objetivo de continuar profundizando en el conocimiento de los hábitos

medioambientales saludables y en los conceptos de la economía circular, aprovechando el

marco exterior que pueda ofrecer el emplazamiento del Congreso, se organizarán eventos,

talleres, exposiciones, para que los vecinos de la ciudad puedan disfrutar y aprender

activamente. A modo de ejemplo y en la medida de lo posible, deberán usarse materiales

reciclados para la realización de estas actividades.

Deberá planificarse una conferencia, a realizar por un personaje de notoriedad mediática,

sobre sostenibilidad ambiental.

Asimismo, podrán proyectarse en el exterior documentales u otros materiales relacionados

con la temática del Congreso.

Corresponderá a la empresa adjudicataria la elaboración e instalación de las oportunas

identificaciones personalizadas, en concepto de reservado, en cada uno de los actos que se

requieran.

6. Papelería

La empresa adjudicataria deberá elaborar aquella documentación que considere oportuna

usando herramientas digitales (códigos QR, etc.), con el objeto de minimizar el uso de papel.

Como ejemplo, podría elaborar:

1. Dípticos con programas cerrados, con la información sobre las ponencias y desarrollo

del Congreso, apartado de inscripción, imagen del Congreso y contenido del mismo. La

distribución de los mismos se realizará por parte de la empresa adjudicataria. A estos

efectos, Ecoembes facilitará a la empresa adjudicataria con el tiempo suficiente, las

direcciones de las personas y entidades destinatarias.



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2. Un número suficiente de sobres para los programas para cubrir las necesidades

durante el transcurso del evento

3. Tarjetas identificativas de las personas asistentes

4. Número suficiente de diplomas acreditativos de asistencia con la imagen del Congreso,

que deberán ser cumplimentados con los datos de los congresistas, una vez

constatada la asistencia al mismo.

5. Número suficiente de programas de mano, bolígrafos y cuadernos de notas para su

entrega a los asistentes.

7. Documentación

Toda la documentación generada por el adjudicatario será propiedad de Ecoembes,

reservándose el derecho de utilización, publicación, y divulgación, en todo o en parte de su

contenido cuando lo estime conveniente.



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ANEXO II: PLANTILLAS PARA LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA ECONÓMICA



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PLANTILLAS DE COSTES

Se deberá presentar la siguiente tabla resumen de la oferta económica cumplimentada:

Descripcion Precio (€)

s/IVA* Precio (€)

c/IVA*

Total ofertado



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ANEXO III: PREVENCIÓN DE RIESGOS LABORALES



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Las empresas cuya oferta sea aceptada deberán respetar en todo momento la legislación

vigente en materia de Prevención de Riesgos Laborales, así como toda la normativa legal

y reglamentaria complementaria en vigor.

Asimismo deberán disponer de un sistema de coordinación de actividades empresariales para

dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 24 de la Ley de PRL y el RD 171/2004.


prestación de los servicios, la siguiente documentación:

- Acta o documento de coordinación cumplimentado y firmado (será facilitado por

Ecoembes tras la adjudicación de los trabajos).

- Listado del personal asignado a los trabajos objeto de la oferta.

- Certificados de Altas en la Seguridad Social de los trabajadores.

- RLC (incluyendo justificante de pago) y RNT de todos los trabajadores asignados a los

servicios contratados. Estos documentos han de ser facilitados mensualmente.

- Certificado de estar al corriente del pago de la Seguridad Social. Este certificado se

renovará mensualmente.

- Justificante de pago del Seguro de Responsabilidad Civil en vigor.

- Documentación que acredite que han realizado, para los servicios contratados, la

evaluación de riesgos y la planificación de su actividad preventiva. Para ello deberán de

aportar el documento de Evaluación de Riesgos a los que están expuestos los

empleados que vayan a desarrollar los trabajos objeto de la oferta y el documento de

Planificación de la Actividad Preventiva resultante de dicha evaluación. En ambos

documentos deberá de constar la fecha así como la firma del técnico y el sello de la

entidad que ha elaborado los documentos.

- Información de los riesgos específicos de las actividades a desarrollar, que puedan

afectar a la seguridad y salud del resto de trabajadores de las plantas, en especial de

aquellos riesgos que puedan verse agravados o modificados por circunstancias

derivadas de la concurrencia de actividades, y las medidas de prevención que

corresponde adoptar en relación a dichos riesgos.

- En su defecto, declaración de no generación de riesgos a terceros.

- Documentación que acredita que el personal que va a realizar los trabajos objeto de la

oferta está informado de los riesgos que puedan afectar a las actividades que van a

realizar y de las medidas preventivas que deben adoptar.

- Documentación que acredite que cada uno de los trabajadores que van a realizar los

trabajos ha recibido toda la información necesaria en relación con los riesgos para la



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seguridad y la salud de los trabajadores en el trabajo, tanto aquellos que afecten a la

empresa en su conjunto como a cada tipo de puesto de trabajo o función, las medidas

y actividades de protección y prevención aplicables a dichos riesgos y las medidas de

emergencia adoptadas de conformidad con lo dispuesto en el artículo 20 de la Ley de

Prevención de Riesgos Laborales.

- Documentación que acredita que el personal que va a realizar los trabajos ha sido

informado de los riesgos laborales propios del centro de trabajo donde van a realizar

los trabajos y de los riesgos específicos de las actividades que se desarrollan en los

mismos, así como las medidas de prevención a adoptar en relación con los citados

riesgos y las medidas de emergencia a aplicar en el centro de trabajo donde van a

desarrollar su actividad. La información necesaria para dar cumplimiento a este

apartado será facilitada por los responsables del centro de trabajo, de manera directa

o a través de Ecoembalajes España, S.A.

- Documentación que acredita que cada uno de los trabajadores que van a realizar los

trabajos dispone de formación suficiente, en materia preventiva, centrada

específicamente en su puesto de trabajo o función (según artículo 19 de la Ley de

Prevención de Riesgos Laborales).

- Documentación que acredita que cada uno de los trabajadores que van a realizar los

trabajos dispone los equipos de protección individual necesarios para el desempeño de

sus funciones en condiciones de seguridad y salud y conoce las instrucciones de uso y

mantenimiento de los mismos (si procede).

- Certificado de aptitud médica del estado de salud del personal que vaya a realizar los

trabajos. El examen de salud deberá de ser específico y acorde a la actividad a

desarrollar.

- Para cada trabajador, será necesario que se indique su titulación, oficio, grado o

capacitación profesional, indicando la fecha de emisión de esta información para su

actualización.

- Registro que evidencie que, a cada uno de los trabajadores, se les ha impartido

formación en los trabajos objeto de este pliego, con arreglo a lo establecido en el plan

de formación interno (si procede).

- Acreditación del modelo de Organización de la Prevención.

- Copia del contrato con Servicio de Prevención Ajeno (en caso de que no se disponga de

Servicio de Prevención Propio, o cuando se trate de una disciplina preventiva no

asumida por el Servicio de Prevención Propio).

- Justificante de pago al Servicio de Prevención Ajeno o certificación del Servicio de

Prevención Ajeno que el contrato está actualmente en vigor.



28/29

- Identificación (Razón social y teléfono) de la Entidad Gestora o Mutua con la que tenga

concertadas las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

- Datos del interlocutor designado para la coordinación de actividades empresariales

(nombre y apellidos, teléfono y correo electrónico).

Las empresas garantizarán, bajo su responsabilidad, la veracidad e integridad de la información

y documentación facilitada a Ecoembalajes España, S.A., comprometiéndose a notificar a

Ecoembalajes España, S.A. las variaciones que pudieran producirse en la misma.

Las empresas disponen de un plazo máximo de cuatro semanas, desde la resolución de la

adjudicación por parte de Ecoembes, para aportar la documentación solicitada. En caso de no

presentar dicha información Ecoembes podrá resolver el contrato.

De acuerdo con lo establecido en los artículos 5 y 11 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de

diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, la empresa adjudicataria deberá

comunicar a sus trabajadores y otros colaboradores la cesión efectuada a Ecoembalajes

España, S.A. de aquellos datos personales, en particular aquellos que pudieran tener relación

con su aptitud laboral, formación e información, con la finalidad de cumplir con las

obligaciones legales impuestas por la Ley 31/1995 de 8 de noviembre de Prevención de

Riesgos Laborales y el Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el

artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en

materia de coordinación de actividades empresariales.

Además, durante el desarrollo de los trabajos las empresas informarán a Ecoembes:

- De cualquier cambio que se produzca que sea relevante en materia de prevención (p.e

incorporación de nuevos trabajadores,…). Es estos casos aportará la documentación

adicional correspondiente.

- De los accidentes de trabajo que considera que hubieran podido afectar a la salud o

seguridad de los trabajadores de las empresas presentes en los centros donde se

desarrolle la actividad.

- De inmediato, de cualquier situación de emergencia que pueda afectar a la seguridad y

salud de los trabajadores de las empresas presentes en los centros donde se desarrolle

la actividad, adoptando las medidas y empleando los medios que para ello se tengan

establecidos en este tipo de situaciones.

- Del intercambio de información que se realice con los titulares de los centros ajenos

donde se van a desarrollar los trabajos, para establecer los medios de coordinación y

canalizar el deber de cooperación dando cumplimiento a lo establecido en el Real

Decreto 171/2004.



29/29

En relación a la actividad y/o servicio contratado, y en caso de subcontratar esta actividad con

otras empresas, la empresa cuya oferta sea aceptada (empresa principal):

- Vigilará el cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos laborales por parte

de las empresas subcontratadas.

- Llevará a cabo la coordinación de actividades empresariales cumpliendo con en el

artículo 24 de la Ley 31/1995 de PRL y el RD 171/2004.

- Recabará de las empresas subcontratadas la misma información que en materia de

coordinación de actividades solicita Ecoembalajes España, S.A. a las empresas cuya

oferta sea aceptada.

- Garantizará que, con carácter previo a la realización de los trabajos, dispondrá de

dicha documentación facilitada por las empresas subcontratadas.

- Trasladará a la empresa subcontratada toda la información preceptiva que, en materia

de coordinación de actividades empresariales, aporte Ecoembalajes España, S.A. y las

empresas titulares de los centros donde se va a desarrollar la actividad.

- Informará a Ecoembalajes España, S.A. de cualquiera de los supuestos contemplados

en los apartados 20 al 23.

La empresa adjudicataria, junto con los empresarios concurrentes en el centro donde se van a

realizar los trabajos y Ecoembes, establecerán los medios de coordinación que resulten

necesarios para la Prevención de Riesgos Laborales.

Ecoembes no es titular ni gestor de las instalaciones en las que se desarrollan los trabajos, por

lo que no se le podrán atribuir responsabilidades ante eventuales perjuicios.

Ecoembes no establecerá ninguna relación contractual con el personal asignado para la

prestación del servicio.

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