MINISTERUL EDUCATIE CERCETRII I TINERETULUI UNIVERSITATEA 1 DECEMBRIE 1918 ALBA IULIA BIROU AUDIT PUBLIC INTERN

PRINCIPIILE I METODOLOGIA STANDARDIZARII

MANAGEMENTUL RISCULUI

Principii generale

REGISTRUL DE RISCURI

CORESPONDENTA: Standardul este compatibil cu standardul 11 -

Managementul riscului - din Ordinul ministrului

finanelor publice nr.946/2005 pentru aprobarea

Codului controlului intern, cuprinznd

standardele de management/control intern la

entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor

de control managerial.

PREAMBUL Acest standard face parte din familia standardelor metodologice i are ca scop

crearea unui cadru unitar n abordarea problematicii riscului fr a limita posibilitatea dezvoltrii acesteia la nivelul universitii. Este important insa, ca, dincolo de conformitatea cu acest standard, universitatea s poat s-i demonstreze capacitatea de a gestiona riscurile n anumite circumstane specifice i intr-o maniera care s susin atingerea propriilor obiective.

Managementul riscului reprezint un element al sistemului de control intern, cu ajutorul cruia sunt descoperite riscurile semnificative din cadrul universitii, scopul final fiind meninerea acestor riscuri la un nivel acceptabil.

Principalele obiective ale managementului riscului sunt: - s menin ameninrile n limitele acceptabile; - s ia decizii adecvate de exploatare a oportunitilor; - s contribuie la mbuntirea globala a performantelor. Managementul riscului este un proces continuu i ciclic bazat pe activiti de

control i monitorizare permanenta, ceea ce presupune: stabilirea obiectivelor universitii corespunztor nivelelor ierarhice ale acesteia; identificarea riscurilor care pot afecta realizarea obiectivelor, respectarea

regulilor i regulamentelor, ncrederea n informaiile financiare, protejarea bunurilor, prevenirea i descoperirea fraudelor;

definirea categoriilor de riscuri (externe, operaionale, privind schimbarea), precum i a riscului inerent, riscului rezidual i apetitului pentru risc;

evaluarea probabilitii ca riscul s se materializeze i a mrimii impactului acestuia;

monitorizarea i evaluarea riscurilor, precum i a gradului de adecvare controalelor interne.

Gestionarea riscurilor se bazeaz pe analiza factorilor de risc care permite personalului de conducere din cadrul universitii s cunoasc riscurile ce ar fi posibil s afecteze atingerea obiectivelor.

n urma acestei analize care trebuie realizata sistematic, odat la 6 luni, cu privire la activitile desfurate n cadrul universitii pentru atingerea obiectivelor, este necesar s se elaboreze planuri corespunztoare de prevenire a riscurilor ct i pentru limitarea posibilelor consecine ale acestora i s fie stabilite persoanele responsabile cu aplicarea planurilor respective, precum i responsabili de risc care s gestioneze riscurile aferente acestor obiective.

Prevederile prezentului standard ofer i informaiile necesare ntocmirii procedurilor de elaborare a Registrului de riscuri, aplicaie esenial n gestionarea riscului.

1. OBIECTUL I DOMENIU DE APLICARE Prezentul standard stabilete componentele pe baza crora se realizeaz

managementul riscului n universitate, precum i coninutul i forma de redactare a

Registrului de riscuri. Registrul de riscuri se elaboreaz pentru obiectivele stabilite n cadrul universitii i se utilizeaz de ctre personalul de conducere.

Standardul se aplica n cadrul universitii i se adreseaz tuturor categoriilor de personal cu preponderenta personalului de conducere. 2. REFERINTE

O.M.F.P. nr. 946/2005 - standardul 11 - Managementul riscului. 3. TERMINOLOGIE

Definiiile din literatura de specialitate sunt multiple, dar, n ce privete esenialul n nelesul prezentului standard, termenii de mai jos se definesc dup cum urmeaz: Activitate - ansamblu de acte fizice, intelectuale i morale fcute n scopul obinerii

unui anumit rezultat. Adecvat - potrivit, corespunztor, nimerit. Aciune - desfurarea unei activiti sau fapta ntreprins pentru atingerea unui

scop. Ameninare - pericol sau sursa acestuia, care poate afecta atingerea obiectivelor

unei organizaii. Control intern - totalitatea politicilor i procedurilor concepute i implementate

de c tr e managementul organizaiei pen tru a asigura atingerea obiectivelor n mod eficient i eficace, respectarea reglementarilor, protejarea bunurilor i a informaiilor i prevenirea fraudelor i greelilor.

Disponibilitatea la risc - cantitatea de risc pe care o organizaie este pregtita s o accepte sau la care este dispus s se expun ntr-un anumit moment.

(Termenul se regsete n literatura de specialitate sub denumirea ,,Apetitul pentru risc").

Efect - rezultat, urmare, consecina; Eficacitate - capacitatea unui produs sau a unei activiti de a produce efecte,

indiferent de resursele consumate (eforturile depuse); Eficiena - obinerea rezultatelor cu un consum raional (optim) de resurse; Eveniment - ntmplare importanta sau fapt de mare nsemntate. Expunere la risc - consecinele pe care poate s le resimt o organizaie, ca o

combinaie de impact i probabilitate, n cazul materializrii unui risc;

Factor de risc - situaie / fapt / condiie reprezentnd motivul care sta la baza riscului i care declaneaz manifestarea;

Gestionarea riscurilor - componenta a managementului riscului i constituie un ansamblu de activiti riguros definite i organizate, care permit administrarea i monitorizarea eficienta a riscului;

Impact - efectul produs n cazul cnd un risc se materializeaz; Managementul riscului - metodologie care vizeaz asigurarea unui control global al

riscului, ce permite meninerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru universitate, cu costuri minime;

Nivelul de risc - cuantificarea combinaiei dintre impact i probabilitate, definit ca produsul acestora;

Obiectiv - ceea ce i propune s realizeze universitatea; Optima - cea mai buna ntr-un context dat; Probabilitate - posibilitatea ca un anumit eveniment / risc s aib loc sau s se

materializeze; Proces - ansamblul de activiti corelate sau interactive care transform elementele de

intrare n elemente de ieire; Registrul de riscuri - reprezint instrumentul de lucru, care cuprinde, sub forma

unui tabel, elementele necesare gestionrii eficiente a riscurilor; Responsabil de risc - persoana (conductorul unei structuri) din cadrul universitii,

desemnat s gestioneze riscurile existente, corespunztor nivelului ierarhic al acesteia, n scopul atingerii obiectivelor crora le sunt asociate respectivele riscuri;

Risc - incertitudinea unui rezultat, a unor aciuni sau evenimente, fie sub forma unei oportuniti pozitive sau a unei ameninri negative. Este o combinaie dintre probabilitate i impact;

Risc extern - riscul care rezult din afara universitii i nu poate fi controlat n totalitate de ctre aceasta;

Risc inerent - expunerea cauzat de un anumit risc nainte de a fi luata vreo msura de atenuare a lui;

Risc operaional - riscul legat de desfurarea curenta a activitii n cadrul universitii. Risc privind schimbarea - riscul aferent deciziei de a face lucruri noi care depesc

capacitatea actual a universiti; Risc rezidual - expunerea cauzat de un anumit risc dup ce au fost luate msuri de

gestionare a lui, presupunnd ca msurile au fost eficace; Semnificativ - are neles precis sau este concludent;

4. MANAGEMENTUL RISCULUI 4.1. Elemente ce compun managementul riscului.

Managementul riscului n cadrul instituiei se realizeaz prin intermediul a opt componente interdependente care reprezint ceea ce e necesar pentru atingerea obiectivelor, acestea sunt: 4.1.1 Mediul intern

Mediul intern al universitii reprezint fundaia tuturor celorlalte componente ale managementului riscului pe care le influeneaz n mod decisiv. Mediul intern cuprinde mai multe elemente, inclusiv infrastructura, tehnologia utilizat, structura organizatoric a universitii, valorile etice, competenta i dezvoltarea personalului, stilul de conducere, modul de desemnare a autoritii i responsabilitii, existenta unei culturi a riscului.

Dintre toate elementele menionate, cultura riscului are un rol determinant ntruct reprezint felul cum universitatea abordeaz riscurile aferente activitii de zi cu zi prin intermediul atitudinii fa de riscuri, al sistemului de valori existent i al practicilor utilizate. Cultura pentru risc este promovat prin managementul riscului i implicit prin gestionarea riscurilor. Ea trebuie neleas i acceptat de ntregul personal din universitate i reprezint perspectiva pe care universitatea o are asupra riscurilor i modul cum aceasta alege s i conduc activitile i s rezolve problema riscurilor. Aceast perspectiv reflect valoarea pe care universitatea urmrete s o obin din gestionarea riscurilor, iar promovarea eficient se realizeaz de ctre conducere prin intermediul unor ci de comunicare (politici, declaraii) i a exemplului n activitatea zilnic. 4.1.2 Stabilirea obiectivelor

Pentru a se realiza un management eficient al riscului, conducerea trebuie s stabileasc n prealabil obiective corespunztoare pentru toate nivelele universitii, aliniate i corelate cu strategia stabilit n cadrul acesteia.

Fiecare obiectiv stabilit trebuie astfel definit nct acesta s rspund pachetului de cerine:

precis conform specificului universitii; msurabil i verificabil din punct de vedere cantitativ i calitativ, dar i n

ceea ce privete costul; necesar avnd n vedere efectul pe care realizarea s l are asupra

universitii; realist posibil de atins innd cont de resursele universitii; fixat n timp prin ncadrarea ntr-un interval temporal pentru aducerea la

ndeplinire. Obiectivele universitii pot fi percepute prin prisma a cinci mari categorii: strategice legate de elurile stabilite la nivel nalt, aliniate cu i sprijinind

misiunea / viziunea universitii ; operaional legate de eficacitatea activitilor universitii; de raportare legate de eficienta sistemului de raportare n cadrul universitii; de conformitate legate de modul n care universitatea respecta legile i

reglementrile aplicabile n procesul de nvmnt; de protejare a activelor legate de prevenirea pierderilor de active n cadrul

universitii, fie prin furt, risip, ineficien sau printr-o decizie eronat. 4.1.3 Identificarea i evaluarea evenimentelor / cauzelor

Pentru a se stabili dac sau cnd un eveniment va avea loc sau care va fi rezultatul acestuia, conducerea universitii trebuie s in seama de factorii externi i interni ce pot s influeneze apariia respectivului eveniment. Factorii externi pot fi de natura economic, operaional, ecologic, politic, social sau tehnologic. Factorii interni reflecta opiunea conducerii i includ elemente legate de mediul intern.

Evenimentele identificate pot avea fie un impact negativ, fie unul pozitiv sau ambele. Evenimentele cu un impact negativ genereaz riscuri, iar cele cu un impact pozitiv genereaz oportuniti sau anuleaz impactul negativ al riscurilor. Att riscurile cat i oportunitile pot fi generate i de cauze sau surse care nu se ncadreaz n categoria "evenimente".

Metodologia de identificare a evenimentelor/cauzelor din cadrul universitii include tehnici i instrumente de lucru care analizeaz deopotriv trecutul i viitorul.

Conducerea universitii analizeaz modul n care anumite evenimente/cauze ar putea s efectueze atingerea obiectivelor i face o evaluare a acestora din perspectiva probabilitii i a impactului riscurilor care le genereaz. 4.1.4 Identificarea i evaluarea riscurilor

Identificarea riscului are ca scop anticiparea acestora i includerea informaiilor despre r iscuri n procesele decizionale. Nu se pune problema identificrii precise a tuturor r iscurilor care s-ar putea manifesta, o li sta completa a acestora fiind imposibil de elaborat, ci trebuie identificate doar riscurile principale. Riscul care a fost identificat va fi specificat concret. Specificarea riscului este mai eficace atunci cnd conine factorii generatori, circumstane i consecine.

Metodologia de evaluare a riscurilor n cadrul universitii se realizeaz utilizndu-se tehnici calitative i cantitative. Tehnicile de evaluare calitativ a riscurilor se utilizeaz atunci cnd riscurile nu pot fi cuantificate sau cnd nu sunt disponibile informaii suficient de credibile necesare evalurii cantitative, ori obinerea datelor nu este eficient din punct de vedere al costurilor. Tehnicile cantitative de evaluare sunt folosite n activiti mai complexe pentru a completa tehnicile calitative.

Evaluarea riscurilor permite o clasificare a acestora i definirea, pe aceasta baz, a prioritilor, n vederea limitrii apariiei unui risc major.

Evaluarea se face mai nti asupra riscurilor inerente, iar dup adoptarea msurilor de reducere stabilite de conducerea universitii, se determina nivelul riscului rezidual.

Evaluarea att a riscurilor inerente ct i a celor reziduale se concretizeaz prin determinarea nivelului de r isc ca produs ntre probabilitate i impact. Pentru o mai buna evideniere se recomand att nregistrarea n registrul de riscuri, ct i reprezentarea grafic a nivelului de risc. Prin intermediul evalurii riscurilor, conducerea universitii pune n balan consecinele pozitive i negative ale evenimentelor / cauzelor identificate, ceea ce i permite s ia deciziile cele mai potrivite pentru atingerea obiectivelor, stabilindu-i astfel reacia la risc. 4.1.5 Reacia la risc

Conducerea universitii identific opiunile de care dispune pentru a rspunde riscului i analizeaz efectele acestor opiuni asupra probabilitii i impactului unui risc, n strns legtur cu disponibilitatea pentru risc i raportul cost-beneficiu, iar ulterior concepe i implementeaz aciunile de rspuns la risc. Aceste etape parcurse de conducerea universitii sunt pri integrante ale gestionrii riscurilor i contribuie la aducerea nivelului de risc n limitele de tolerant agreate.

Reaciile la risc exprimate sub forma unor opiuni de gestionare a riscului sunt urmtoarele:

a) tolerarea, prin care, nu se ia nici o msur de diminuare a riscului, ns se realizeaz o monitorizare periodic pentru a se observa dac riscul respectiv nregistreaz creteri importante sau nivelul de expunere este acceptabil;

b) transferul, prin care se are n vedere, dac este posibil, preluarea riscului de ctre cineva din afara universitii;

c) tratarea, prin care se stabilete aplicarea unor msuri (forme de control intern care s corespund specificului universitii sau mbuntirea celor existente) astfel nct riscul inerent s fie redus la un nivel minim de expunere;

d) terminarea, prin care, activitatea creia i este asociat riscul respectiv nceteaz din motive de eficien.

Dup alegerea reaciei la risc, conducerea universitii redimensioneaz riscul pe baza nivelului rezidual (acceptat) al acestuia, avnd n vedere ca un risc va exista atta timp ct exist activitatea creia i este asociat.

4.1.6 Activitile de control Politicile i procedurile care ajuta la buna punere n practic a reaciilor la risc

reprezint activiti de control. Aceste activiti se regsesc n universitate, la toate nivelele i n toate funciile.

Activitile de control fac parte din procesul prin care universitatea urmrete atingerea obiectivelor stabilite i presupun doua elemente: o politic i procedurile de punere n aplicare a politicii, care s prevad clar ce trebuie fcut. Activitile de control se concretizeaz att prin msuri de minimizare a riscului inerent (preventive), ct i prin msuri care s corecteze eventuale rezultate nedorite (corective). 4.1.7 Informaii i comunicare

Informaiile care pot proveni att din surse interne, ct i externe, sunt necesare la toate nivelele universitii pentru a identifica, evalua i reaciona la risc, n scopul atingerii obiectivelor. 5. REGISTRUL DE RISCURI

Gestionarea riscurilor se realizeaz eficient prin intermediul Registrului de riscuri, fapt care asigur universitatea ca managementul riscurilor s se aplice la fiecare din nivelele sale ierarhice.

Instituia de nvmnt superior trebuie s se asigure c pentru orice obiectiv au fost identificate riscurile asociate, care sunt consemnate n Registrul de riscuri i desemneaz, n acest sens, responsabili de riscuri.

Registrul de riscuri trebuie s fie uor de examinat i accesibil personalului de conducere din cadrul universitii. Acesta trebuie s ofere elemente necesare n vederea lurii deciziilor adecvate pentru diminuarea riscurilor care pot afecta realizarea obiectivelor stabilite. 5.1 Coninutul, forma de redactare i modul de elaborare

Registrul de riscuri cuprinde informaii referitoare la obiectivele stabilite pentru fiecare nivel ierarhic din cadrul universitii i reprezint materializarea n forma scrisa a analizei factorilor de risc.

Registrul de riscuri se redacteaz pe suport de hrtie cu ajutorul mijloacelor electronice de ctre o persoan anume desemnat din cadrul universitii, conform modelului din Anexa 1, dup urmtorul algoritm:

n col. 1 - se vor nscrie denumirile obiectivelor fiecrui nivel ierarhic; n col. 2 - se vor nscrie explicit riscurile inerente asociate obiectivelor.

Aceste riscuri coincid i rezult din totalitatea riscurilor aferente activitilor desfurate pentru realizarea fiecrui obiectiv n parte.

n col. 31 - se va nscrie valoarea impactului asociat fiecrui risc inerent. Impactul va fi apreciat pe baza unei scri de evaluare astfel:

pentru nivel sczut al impactului se nscrie valoarea 1; pentru nivel mediu al impactului se nscrie valoarea 2; pentru nivel ridicat al impactului se nscrie valoarea 3;

n col. 42 - se va nscrie valoarea probabilitii de producere pentru fiecare risc n parte, apreciat pe baza datelor existente n cadrul universitii. n acest sens, se analizeaz frecvena cu care s-au manifestat riscurile respective ntr-un interval de timp anterior i anticiprile de manifestare pentru perioada urmtoare. Probabilitatea va fi evaluata similar cu evaluarea impactului, astfel:

pentru nivel sczut al probabilitii se nscrie valoarea 1; pentru nivel mediu al probabilitii se nscrie valoarea 2;

Pentru ca gestionarea riscurilor din cadrul o universitii s fie eficient se folosesc date istorice i actuale. Datele istorice sunt preluate din evidena anterioara a performantelor faa de inte, planuri i ateptri, fiind n acelai timp un semnal de alarm pentru anumite evenimente /cauze posibile care merit atenia conducerii universitii.

Datele actuale sau curente permit universitii s i evalueze riscurile la un anumit moment n timp i s se menin n anumite limite prestabilite ale disponibilitii la risc.

Pentru ca informaiile deinute de conducerea universitii s fie eficiente este nevoie de comunicare ntre aceasta i personalul su din diferite nivele din universitate. Un rol important revine comunicrii proceselor i procedurilor, inclusiv cele referitoare la gestionarea riscurilor, elemente care fac mai bine neleas cultura riscurilor aa cum este ea dorit de ctre conducerea universitii.

Comunicarea trebuie s creasc gradul de nelegere a importanei i semnificaiei gestionarii eficace a riscurilor la nivelul universitii, s implementeze i s susin un limbaj comun al riscurilor i s asigure consilierea personalului cu privire la rolul i responsabilitile acestuia, precum i disponibilitatea la risc a universitii, sprijinind n acelai timp elementele ce compun managementul riscului. Canalele de comunicare trebuie s asigure biunivoc att managerului, ct i personalului posibilitatea de a transmite informaii despre riscuri ctre toate procesele i funciile din universitate. 4.1.8 Monitorizarea

Prin monitorizare se realizeaz evaluarea existentei i funcionrii elementelor ce compun managementul riscului, precum i a performantei acestuia n timp. Prin monitorizare se asigur faptul ca gestionarea riscurilor din cadrul universitii este aplicat continuu la toate nivelele i n ntreaga instituie.

Monitorizarea poate fi fcut n doua moduri: prin intermediul activitilor curente sau ca evaluri distincte separate.

Monitorizarea prin intermediul activitilor curente sau n derulare este integrat n activitile uzuale universitii, fiind realizat n timp real, ceea ce permite conducerii universitii o reacie dinamic la schimbrile condiiilor n care se desfoar activitatea.

Monitorizarea prin evaluri distincte se realizeaz ulterior unui eveniment i nu asigur o reacie prompt din partea conducerii universitii n cazul unor schimbri generate de anumii factori interni ori externi. Frecvena evalurilor distincte este la latitudinea conducerii universitii i este influenat de natura sau gradul schimbrilor, precum i de riscurile asociate acestora.

1 Pentru o evideniere mai detaliata se pot atr ibui i valori la scara 1 -5 corespunztor unui impact: nesemnificativ, sczut, mediu, ridicat, major. 2 Pentru o evideniere mai detaliata se pot atribui i valori la scara 1 - 4 corespunztor unui nivel : puin probabil, posibil, probabil, aproape sigur.

Pentru nivel ridicat al probabilitii se nscrie valoarea: n col. 5 - se va se va nscrie valoarea nivelului de risc inerent ca produs dintre

impact i probabilitate (col. 4 x col. 5); n col. 6 - se va nscrie denumirea fiecrei aciuni de reducere a riscului inerent; n col. 7 - se va nscrie, n funcie de stadiul de implementare a fiecrei aciuni

de reducere, meniunea: implementat, parial implementat sau neimplementat; n col. 8, 9 i 10 - se vor nscrie valorile rezultate dup aciunea de reducere

a riscului inerent, evaluate similar cu cele de la col. 3, 4, 5; n col. 11 - se va nscrie funcia corespunztoare responsabilului de risc desemnat; n col. 12 - se va nscrie data la care a fost efectuata ultima revizuire, pentru

fiecare risc inerent Modul de elaborare a Registrului de riscuri se stabilete printr-o procedur. Conducerea Universitii 1 Decembrie 1918 va desemna persoana care va

rspunde de ntocmirea i actualizarea Registrului de riscuri la nivelul universitii. Analiza i actualizarea acestuia se face att semestrial, ct i la apariia oricrui eveniment care poate influenta desfurarea activitilor pentru atingerea obiectivelor stabilite.

PROCEDURA pentru ntocmirea i actualizarea Registrului de riscuri

APROBAT Conductorul instituiei

INTOCMIT ____________________________( persoana desemnat)

1. SCOP Scopul acestei proceduri este:

a) stabilirea unui set unitar de reguli pentru ntocmirea i actualizarea Registrului de riscuri;

b) stabilirea responsabilitilor privind ntocmirea i actualizarea Registrului de riscuri.

2. DOMENIU Procedura se aplic de ctre ntregul personal de conducere, precum i de ctre persoana/persoanele desemnat/desemnate cu ntocmirea acestui registru, din cadrul universitii, ncadrate la poziiile_______ din statul de funcii al universitii.

3. REFERINTE NORMATIVE a) Regulamentul de Organizare i Funcionare al Universitii 1 Decembrie 1918 din Alba Iulia. b) Fisa postului aferent fiecrui post implicat n furnizarea de date pentru ntocmirea i actualizarea Registrului de riscuri, precum i n ntocmirea i actualizarea acestui instrument de lucru utilizat n gestionarea riscurilor. c) Standardul 11 - Management riscului - din Codul controlului intern,

cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, aprobate prin Ordinul ministrului finanelor publice nr.946/2005.

4. DESCRIEREA PROCEDURII I. CU PRIVIRE LA RESPONSABILUL DE RISC

1. Rectorul Universitii din Alba Iulia numete prin Decizia nr.______ pe

Domnul(doamna)__________________________care va ntocmi i actualiza Registrul de riscuri, precum i responsabilii de risc care vor fi efii de catedr, decanii, efii de servicii, birouri, compartimente din cadrul Universitii Persoanele nominalizate vor lua la cunotin sub semntura de sarcinile ce le revin. 2. Fiecare ef de catedr, decan, ef de serviciu, birou, compartiment identific toate activitile desfurate de personalul subordonat. 3. Fiecare ef de catedr, decan, ef de serviciu, birou, compartiment analizeaz fiele posturilor aferente personalului din subordine.

4. Fiecare ef de catedr, decan, ef de serviciu, birou, compartiment ntocmete n 2 exemplare o lista cu activitile desfurate efectiv de personalul din subordine, conform modelului din Anexa 3.

5. eful fiecrei structuri enumerate anterior identific, n funcie de specificul i particularitile acestuia, mpreun cu personalul din subordine, obiectivele corespunztoare activitilor nscrise n Anexa 3. 6. Fiecare ef de catedr, decan, ef de serviciu, birou, compartiment analizeaz obiectivele cuprinse n Regulamentul de Organizare i Funcionare al Universitii 1 Decembrie 1918 stabilite pentru domeniul de activitate de care rspunde.

7. efii de catedr, decanii, efii de servicii, birouri, compartimente din cadrul Universitii 1 Decembrie 1918 identific mpreun cu personalul din subordine, riscurile inerente care pot afecta desfurarea activitilor din domeniul de activitate de care rspunde i implicit realizarea obiectivelor specifice ale acestuia, avnd n vedere faptul ca fiecare activitate este supusa unor evenimente, aciuni sau ameninri din interiorul ori exteriorul nivelului ierarhic respectiv, iar flecare obiectiv specific este adus la ndeplinire prin desfurarea uneia sau mai multor activiti.

8. efii de catedr, decanii, efii de servicii, birouri, compartimente din cadrul Universitii 1 Decembrie 1918 elaboreaz n 2 exemplare un Tabel cuprinznd obiectivele specifice i riscurile asociate acestora, conform modelului din Anexa 4.

9. Rectorul Universitii 1 Decembrie 1918 convoac o edin de analiza, la care participa ntregul personal de conducere din cadrul Universitii 1 Decembrie 1918, avnd ca scop discutarea coninutului Tabelelor cuprinznd obiectivele specifice i riscurile asociate acestora, n vederea identificrii tuturor obiectivelor pe care urmeaz s le realizeze Universitii 1 Decembrie 1918 i a riscurilor ce pot afecta ndeplinirea acestor obiective. La sfritul acestei edine de analiz fiind ntocmit ntr-un singur exemplar un proces-verbal de ctre Secretarul ef al Universitii din Alba Iulia.

10. efii de catedr, decanii, efii de servicii, birouri, compartimente din cadrul Universitii 1 Decembrie 1918 prezint rectorului, Tabelul cuprinznd obiectivele specifice i riscurile asociate acestora, n vederea analizrii i avizrii.

11. n cazul cnd se hotrte completarea sau modificarea Tabelelor, efii de catedr, decanii, efii de servicii, birouri, compartimente din cadrul Universitii 1 Decembrie 1918 efectueaz completrile i modificrile corespunztoare i supun apoi noile Tabele spre aprobarea rectorului universitii.

12. efii de catedr, decanii, efii de servicii, birouri, compartimente din

cadrul Universitii 1 Decembrie 1918 aduc la cunotina personalului din subordine Tabelul cuprinznd obiectivele specifice i riscurile asociate acestora, aprobat, pentru a fi n msura s fac propuneri fundamentate care vor fi nchise n Planuri de aciune pentru minimizarea riscurilor inerente.

13. efii de catedr, decanii, efii de servicii, birouri, compartimente din cadrul Universitii 1 Decembrie 1918 stabilesc pe baza unei grile de apreciere, menionat n Anexa 5, nivelul impactului i al probabilitii pentru fiecare din riscurile inerente identificate, i acceptate de ctre rectorul universitii n urma edinei de analiz, iar prin combinarea celor doua variabile determin nivelul de risc inerent.

14. efii de catedr, decanii, efii de servicii, birouri, compartimente din cadrul Universitii 1 Decembrie 1918 nscriu valorile celor dou variabile (impactul sau probabilitatea), precum i nivelul de risc inerent n Baza de calcul ce va fi ntocmit n 2 exemplare, conform modelului din Anexa 5.

15. efii de catedr, decanii, efii de servicii, birouri, compartimente din cadrul Universitii 1 Decembrie 1918, n urma unor consultri cu personalul din subordine, ntocmesc n 2 exemplare un Plan de aciune pentru minimizarea riscurilor inerente, conform modelului din Anexa 6.

16. efii de catedr, decanii, efii de servicii, birouri, compartimente din cadrul Universitii 1 Decembrie 1918 convoac o edin de analiz, la care particip ntregul personal de conducere din cadrul catedrelor, decanate, servicii, birouri, compartimente avnd ca scop discutarea Planurilor de aciune pentru a vedea dac prin punerea acestora n aplicare, riscurile inerente vor fi reduse la un nivel care s asigure realizarea n mod cert a obiectivelor stabilite, iar la sfritul acestei edine de analiz se va ntocmi un proces-verbal de ctre Secretarii efi de faculti, alte persoane nominalizate n cadrul structurilor.

17. efii de catedr, decanii, efii de servicii, birouri, compartimente din cadrul Universitii 1 Decembrie 1918 prezint Planul de aciune rectorului universitii.

18. n cazul n care se hotrte completarea sau modificarea Planurilor de aciune, efii de catedr, decanii, efii de servicii, birouri, compartimente efectueaz completrile i modificrile corespunztoare i supun apoi noile Planuri de aciune spre aprobare rectorului universitii.

19. efii de catedr, decanii, efii de servicii, birouri, compartimente din cadrul Universitii 1 Decembrie 1918 aduc la cunotina personalului din subordine Planul de aciune aprobat, n vederea implementrii aciunilor de minimizare a riscurilor inerente identificate i acceptate.

20. Seful fiecrui nivel ierarhic stabilete pe baza grilei de apreciere menionat n Anexa 5, nivelul impactului i al probabilitii pentru riscurile reziduale rezultate dup aplicarea msurilor de minimizare a riscurilor inerente identificate i acceptate, iar n urma nmulirii celor doua variabile determina nivelul de risc rezidual.

21. efii de catedr, decanii, efii de servicii, birouri, compartimente , ntocmesc n 2 exemplare, cu 72 de ore nainte de mplinirea termenului de 6 luni de la ultima revizuire a riscurilor inerente, Situaia privind stadii implementrii aciunilor de minimizare i evaluarea riscurilor reziduale din cadrul catedrelor, decanatelor, serviciilor, birourilor, compartimentelor din cadrul Universitii 1 Decembrie 1918, conform modelului din Anexa 7, pe care o vor prezenta spre analiz rectorului universitii.

22. Rectorul universitii analizeaz pe baza Registrului de riscuri prezentat de efii de catedr, decanii, efii de servicii, birouri, compartimente, mpreun cu ntregul personal de conducere din cadrul universitii, la mplinirea termenului de 6 luni de la ultima revizuire, Situaiile privind stadiul implementrii aciunilor de minimizare i evaluarea riscurilor reziduale din cadrul catedrelor, decanatelor, serviciilor, birourilor, compartimentelor din cadrul Universitii 1 Decembrie 1918, pentru a evalua efectul aciunilor de minimizare i implicit rezultatul gestionrii riscurilor, care este reliefat de variaia valorii nivelului de risc rezidual fa de valoarea nivelului de risc inerent, i a stabili msurile corespunztoare n vederea aducerii riscurilor inerente la un nivel care poate fi tolerat. La sfritul edinei de analiz, se ntocmete ntr-un singur exemplar, un proces-verbal de ctre Secretarul ef al Universitii.

23. efii de catedr, decanii, efii de servicii, birouri, compartimente nmneaz persoanei care ntocmete i actualizeaz Registrul de riscuri exemplarul nr. l al Anexelor 3-7, n termen de 48 de ore de la nregistrarea, avizarea sau aprobarea documentelor respective, pstrnd exemplarul nr.2 al acestor anexe.

24. efii de catedr, decanii, efii de servicii, birouri, compartimente nmneaz persoanei care ntocmete i actualizeaz Registrul de riscuri, la terminarea fiecrei edine de analiz avnd ca tem gestionarea riscurilor, procesul-verbal al edinei respective.

Procesele-verbale redactate cu ocazia edinelor referitoare la gestionarea riscurilor se pstreaz de ctre persoana care le-a redactat sau la nivelul ierarhic din care aceasta face parte.

II. CU PRIVIRE LA INTQCMIREA I ACTUALIZAREA REGISTRULUI DE

RISCURI

1. Persoana ncadrat la poziia _____din statul de funcii al universitii constituie n dosar care va cuprinde toate documentele primite, referitoare la ntocmirea i actualizarea Registrului de riscuri.

2. Persoana ncadrat la poziia _____ din statul de funcii al universitii deschide Registrul de riscuri ntr-un singur exemplar i efectueaz nscrierile n acest registru n termen de 72 de ore de la primirea exemplarului nr. l al Anexelor 3-7, pe baza datelor din aceste anexe.

3. Completarea i actualizarea Registrului de riscuri se va face numai de ctre persoana ncadrat la poziia ______ din statul de funcii al universitii.

4. La sfritul fiecrei pagini a Registrului de riscuri se va nscrie obligatoriu meniunea "INTOCMIT" cu precizarea numelui i prenumelui, urmat de semntura persoanei care completeaz i actualizeaz Registrul de riscuri.

5. Persoana ncadrat la poziia _____ din statul de funcii al universitii va colora dup completare coloanele 7 i 13 ale Registrului de riscuri, pentru fiecare poziie, cu urmtoarele culori corespunztor urmtoarelor intervale valorice, astfel:

a) culoarea verde pentru intervalul cuprins ntre (1-3), reprezentnd risc sczut; b) culoarea galbena pentru intervalul cuprins ntre (3-6), reprezentnd risc mediu; c) culoarea roie pentru intervalul cuprins intre (6-9), reprezentnd risc ridicat. 5. RESPONSABILITATI 1 Rectorul Universitii 1 Decembrie 1918, avizeaz Tabelul cuprinznd obiectivele

i riscurile asociate acestora, i Situaia privind stadiul implementrii aciunilor de minimizare i evaluarea riscurilor reziduale, ntocmite de efii de catedr, decanii, efii de servicii, birouri, compartimente.

2 Rectorul Universitii 1 Decembrie 1918 verific semestrial revizuirea riscurilor inerente i actualizarea Registrului de riscuri.

3 Rectorul Universitii 1 Decembrie 1918 din Alba Iulia aprob Planurile de aciune pentru minimizarea riscurilor inerente.

4. efii de catedr, decanii, efii de servicii, birouri, compartimente din cadrul Universitii 1 Decembrie 1918, analizeaz obiectivele specifice pe care le au de ndeplinit, n vederea identificrii riscurilor inerente corespunztoare acestor obiective i stabilirii nivelului impactului, al probabilitii i al riscului inerent.

5. efii de catedr, decanii, efii de servicii, birouri, compartimente verific Planurile de aciune pentru minimizarea riscurilor inerente n faza de propunere, iar dup aprobarea acestora monitorizeaz modul de punere n practic de ctre personalul din subordine.

6. efii de catedr, decanii, efii de servicii, birouri, compartimente analizeaz impactul i probabilitatea dup punerea n practica a Planurilor de aciune pentru minimizarea riscurilor inerente, n vederea determinrii nivelului acestora i calculrii nivelului de risc rezidual.

7. efii de catedr, decanii, efii de servicii, birouri, compartimente, verific modul cum au fost completate coloanele Registrului de riscuri, precum i concordanta dintre coloanele respective.

8. efii de catedr, decanii, efii de servicii, birouri, compartimente respect termenul de revizuire semestrial a riscurilor inerente identificate i acceptate n cadrul Universitii 1 Decembrie 1918din Alba Iulia.

9 efii de catedr, decanii, efii de servicii, birouri, compartimente verific existenta tuturor documentelor ce stau la baza nscrierilor din Registrul de riscuri.

10. Persoanele care utilizeaz aceast procedur aplic forma iniial, precum i varianta/variantele revizuit/revizuite de la data intrrii n vigoare a acesteia/acestora.

6. DISPOZITII FINALE

a) Procedura nsoit de Anexele 3-7 va fi difuzat personalului care execut sau

particip la ntocmirea i actualizarea Registrului de riscuri de ctre efii de catedr, decanii, efii de servicii, birouri, compartimente.

b) Actuala procedur va fi revizuit n cazul cnd apar modificri organizatorice sau ale reglementarilor legale cu caracter general i intern pe baza crora se ntocmete i se actualizeaz Registrul de riscuri.

c) Pe perioada absentei de la serviciu a persoanelor care utilizeaz prezenta procedur n forma iniial sau revizuit, aplicarea acesteia se va realiza i de nlocuitorii acestor persoane.

d) Anexele 1 i 2 se pstreaz de ctre efii de catedr, decanii, efii de servicii, birouri, compartimente. e) Aceasta procedura se aplica ncepnd cu data de___________________.

7. ANEXE Anexa 1 - Lista de difuzare a procedurii.

Anexa 2 - Lista reviziilor.

Anexa 3 - Model de List cu activitile desfurate n cadrul ....................... (universitii, catedrei, facultii, serviciului, biroului, compartimentului)

Anexa 4 - Model de Tabel cuprinznd obiectivele specifice i riscurile inerente asociate, la nivelul .............................(universitii, catedrei, facultii, serviciului, biroului, compartimentului)

Anexa 5 - Model de Baz de calcul pentru evaluarea riscurilor inerente identificate n cadrul....................... (universitii, catedrei, facultii, serviciului, biroului, compartimentului)

Anexa 6 - Model de Plan de aciune pentru minimizarea riscurilor inerente identificate n cadrul....................... (universitii, catedrei, facultii, serviciului, biroului, compartimentului)

Anexa 7 - Model de Situaie privind stadiul implementrii aciunilor de minimizare i evaluarea riscurilor reziduale din cadrul....................... (universitii, catedrei, facultii, serviciului, biroului, compartimentului)

Anexa nr. 1 MINISTERUL EDUCATIE CERCETRII I TINERETULUI

UNIVERSITATEA 1 DECEMBRIE 1918 ALBA IULIA

REGISTRU DE RISCURI

Nr.

crt

Obi

ecti

vul

Ris

cul/

Ris

curi

le in

eren

t/in

eren

te

pent

ru f

ieca

re o

biec

tiv

Impa

ctul

afe

rent

ris

culu

i in

eren

t

Pro

babi

lita

tea

prod

ucer

ii ri

scul

ui in

eren

t

Niv

elul

de

risc

iner

ent

(col

.3x

col 4

)

Ac

iune

a de

min

imiz

are

risc

ului

/ris

curi

lor

iner

ent/

iner

ente

Stad

iul d

e im

plem

enta

re a

ac

iun

ile d

e m

inim

izar

e

Impa

ctul

afe

rent

ris

culu

i re

zidu

al

Pro

babi

lita

tea

prod

ucer

ii ri

scul

ui r

ezid

ual

Niv

elul

de

risc

rez

idua

l (c

ol. 8

x co

l..9)

Res

pons

abil

ul d

e ri

sc

D

ata

ulti

mei

rev

izii

a ri

scul

ui

iner

ent

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

12

ntocmit _____________

13

Anexa nr. 1 MINISTERUL EDUCATIE CERCETRII I TINERETULUI

UNIVERSITATEA 1 DECEMBRIE 1918 ALBA IULIA _____________________________________________

(denumirea catedrei, facultii, serviciului, biroului, compartimentului)

LISTA de difuzare a procedurii

Nr. crt.

Funcia Numele i prenumele

Semntura Data lurii la

cunotin 0 1 2 3 4 1 2 3 4 5 6

........................................................... ( denumirea funciei sefului nivelului ierarhic

al structurii unde s-a elaborat procedura)

....................................................... (Numele i prenumele,

semntura efului structurii)

14

Anexa nr. 2

MINISTERUL EDUCATIE CERCETRII I TINERETULUI UNIVERSITATEA 1 DECEMBRIE 1918 ALBA IULIA

___________________________________________ (denumirea, catedrei, facultii, serviciului, biroului, compartimentului)

LISTA REVIZIILOR

Nr. crt.

Natura modificrii Cauza modificrii Data intrrii n vigoare

0 1 2 3 1 Varianta iniial - - 2 Revizuirea......

(se precizeaz partea din procedura care se

revizuiete)

Modificarea, completarea sau abrogarea...............

(se nscrie reglementarea organizatoric sau legislativ legal, cu caracter general sau intern, care se modific sau se abrog)

3 Idem idem

........................................................... ( denumirea funciei efului nivelului ierarhic

al structurii unde s-a elaborat procedura)

....................................................... (Numele i prenumele,

semntura efului structurii)

Anexa nr. 3

MINISTERUL EDUCATIE CERCETRII I TINERETULUI

UNIVERSITATEA 1 DECEMBRIE 1918 ALBA IULIA ___________________________________________ (denumirea, catedrei, facultii, serviciului, biroului, compartimentului)

LISTA activitilor desfurate n cadrul .............

(denumirea catedrei, facultii, serviciului, biroului, compartimentului) Nr. crt.

Denumirea activitii Denumirea postului cruia ii corespunde activitatea

Poziia postului n statul de funcii

0 1 2 3 1 2 3 4 5

....... Nota: n aceast list vor fi nscrise i activitile desfurate de personalul din subordine, care nu se regsesc n fisele posturilor.

INTOCMIT

.......................................................

(Numele i prenumele, semntura efului structurii)

15

Anexa nr. 4

MINISTERUL EDUCATIE CERCETRII I TINERETULUI

UNIVERSITATEA 1 DECEMBRIE 1918 ALBA IULIA _____________________________________________ (denumirea catedrei, facultii, serviciului, biroului, compartimentului)

AVIZAT

Rector Prof. univ. dr. ing. Moise I. Achim

TABEL

cuprinznd obiectivele specifice i riscurile inerente asociate la nivelul .................... (catedrei, facultii, serviciului, biroului, compartimentului)

Nr. crt.

Denumirea obiectivelor

specifice

Denumirea activitii /activitilor corespunztoare obiectivelor specifice

Denumirea riscurilor inerente asociate obiectivelor i activitilor corespunztoare

acestora 0 1 2 3 1

Nota: 1. Col. 2 trebuie s fie identic cu col. 1 din Anexa 3; Fiecrei activiti desfurate i va corespunde obligatoriu cel puin un risc inerent; n acest tabel vor fi incluse i acele obiective identificate, ce nu sunt precizate n Regulamentul de Organizare i

Funcionare.

INTOCMIT

....................................................... (Numele i prenumele,

semntura efului structurii)

Anexa nr. 5

MINISTERUL EDUCATIE CERCETRII I TINERETULUI UNIVERSITATEA 1 DECEMBRIE 1918 ALBA IULIA _____________________________________________

(denumirea catedrei, facultii, serviciului, biroului, compartimentului)

BAZA DE CALCUL pentru evaluarea riscurilor inerente identificate n cadrul..........................

(denumirea catedrei, facultii, serviciului, biroului, compartimentului)

Nr. crt.

Denumirea riscurilor inerente

Impactul aferent riscului inerent

Probabilitatea aferent riscului

inerent

Nivelul de risc inerent

(col. 2 x col. 3) 0 1 2 3 4 1 2

NOTA: 1. Impactul va fi apreciat pe baza unei scri de evaluare astfel: 1 = nivel sczut al impactului; 2 = nivel mediu al impactului; 3 = nivel ridicat al impactului.

2. Probabilitatea va fi apreciata pe baza unei scri de evaluare identice: 1 = nivel sczut al probabilitii; 2 = nivel mediu al probabilitii; 3 = nivel ridicat al probabilitii.

3. Nivelul fiecrei variabile va fi stabilit pe baza datelor existente n cadrul componenei organizatorice, avnd n vedere frecvena cu care s-au manifestat riscurile respective ntr-un interval de timp anterior, ori anticiprile de manifestare pentru perioada urmtoare.

4. Col. l trebuie s fie identic cu col. l din Anexa 6. 5. Scrile de evaluare pentru impact i probabilitate pot fi detaliate conform meniunilor din subsolul paginii 8 a

standardului.

INTOCMIT ......................................................

(Numele i prenumele, semntura )

16

Anexa nr. 6

MINISTERUL EDUCATIE CERCETRII I TINERETULUI UNIVERSITATEA 1 DECEMBRIE 1918 ALBA IULIA

_______________________________________________ (catedra, facultatea, serviciul, biroul, compartimentul)

APROB Rector

Prof. univ. dr. ing. Moise I. Achim

PLANUL DE ACIUNE

pentru minimizarea riscurilor inerente identificate n cadrul ___________________________________ (catedra, facultatea, serviciul, biroul, compartimentul)

Nr. crt.

Denumirea riscurilor inerente Denumirea aciunii de minimizare a riscului

inerent

Persoana/persoanele responsabile cu

implementarea aciunii de minimizare a riscului inerent

Data limita de implementare a

aciunii de minimizare a

riscului inerent 0 1 2 3 4 1 2 3

NOTA:

Col. 1 trebuie s fie identic cu col.1 din Anexa 5; n col. 3 se precizeaz funcia, numele i prenumele persoanei/persoanelor responsabila/responsabile de

implementare.

INTOCMIT _________________

( funcia, numele i prenumele, semntura)