Konsep Sistem, Informasi dan Sistem Informasi

Karmilasari

Pengertian Data danInformasi

• Data :“Streams of raw facts representing events occurring in organizations or the physical environment before they have been organized and arranged into a form that people can understand and use”, 4.p8-9).(adalah aliran dari fakta yang direpresentasikan melaluikejadian dalam organisasi atau lingkungan fisik sebelumdiorganisasi dan di susun ke dalam bentuk yang dapatdimengerti dan digunakan oleh user).

• Data adalah fakta / sebagian fakta yang mengandungarti berupa angka, huruf, symbol khusus ataugabungan darinya.

Informasi (1)• “Data have been shaped into form that is

meaningful and useful to human beings”.(Informasi adalah data yang disusun kedalam bentuk yang dapat dimengerti dan bermanfaat bagi user) atau.

• Informasi adalah “hasil dari kegiatanpengolahan data yang memberikan bentukyang lebih berarti berupa suatu informasi”atau

• Informasi adalah data yang mempunyai nilai(berarti) bagi penerimanya dan dapatdigunakan untuk dasar pengambilankeputusan.

Data vs Informasi

Informasi(2)• Untuk menjadi informasi,umumnya data

perlu mengalami proses pengolahan.

• Sifat informasi dapat perfect (sempurna, tidak mengandung unsur ketidakpastian) dan dapat pula imperfect (tidaksempurna, mengandung unsurketidakpastian).

Data InformasiProcess

Informasi(3)

• Sumber Informasi :– Pengamatan lapangan (observasi)– Kuesioner– Kejadian / event (pencatatan,

perekaman ataupun penangkapansinyal digital secara langsung).

– Pemodelan (forecasting, econometric, operational research, simulation, heuristic, dsb).

Informasi(4)• Karakteristik (kualitas) Informasi yang baik :

– Timeliness (informasi harus tepatwaktu, tersedia manakala dibutuhkan)

– Accuracy (informasi harus akurat / teliti)

– Reduced Uncertainty (informasiketidakpastiannya harus ditekan / diminimize/diperkecil)

– Element of Surprise (informasi tidakmengandung unsur / elemen kejutan)

Informasi(5)• Informasi disampaikan kepada pengguna

(user) dapat direpresentasikan dalam media :– Kertas/hardcopy– Tampilan/display-monitor/video– Suara/audio

• Informasi yang dibutuhkan manajemenumumnya dalam bentuk laporan. Ada banyakvariasi dan tipe laporan antara lain :– Loran Periodik– Laporan Indikator Kunci– Laporan berdasarkan permintaan (on-call report)– Laporan Khusus– Laporan Penyimpangan (exception report)

Informasi(6)• Laporan dapat di representasikan dengan

berbagai bentuk, antara lain yang umumdigunakan :– Narasi– Tabel– Grafik dan Gambar– Kombinasi– Kertas/hardcopy

• System ?

Input Output

Feedback

System

“A group of elements or parts that are integrated and coordinated for the purpose of achieving a

goal”(Sekumpulan komponen atau bagian yang terintegrasi dan

dikoordinir untuk maksud mencapai suatu tujuan / gol)

information systemAn information system (IS) is an arrangement of people, data, processes, and information technology that interact to collect, process, store, and provide as output the information needed to support an organization

Komponen Sistem Informasi

– Input– Model– Output– Teknologi– Basis Data– Pengendalian

Karakteristik Sistem• Sub Sistem• Batas Sistem• Lingkungan Luar• Penghubung (interface)• Tujuan (goal)

What is a System?

ManufacturingProcess

Input ofRaw Materials

Output ofFinished Products

Environment

Other Systems

Control byManagement

ControlSignals

ControlSignals

FeedbackSignals

FeedbackSignals

System Boundary

The Internetworked -Business

Manufacturingand

ProductionEngineering &

ResearchAccounting,Finance, andManagement

Suppliers and Other Business Partners

Procurement, Distribution, and Logistics

Advertising Sales Customer Service

Consumer and Business Customers

CompanyBoundary

Intranets

The Internet

Extranets

Extr

anet

s

A Federation of Information Systems

Information System Applications

Focuses for Information Systems

• Knowledge — the raw material used to create useful information.

• Process — the activities (including management) that carry out the mission of the business.

• Communication — how the system interfaces with its users and other information systems.

Transaction

Processing

Systems

Process

Control

Systems

Enterprise

Collaboration

Systems

Operations

Support

Systems

Management

Information

Systems

Decision

Support

Systems

Executive

Information

Systems

Management

Support

Systems

Information Systems

TIPE UTAMA SISTEM

• TRANSACTION PROCESSING SYSTEMS (TPS) • KNOWLEDGE WORK SYSTEMS (KWS)• OFFICE AUTOMATION SYSTEMS (OAS)• MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS (MIS)• DECISION SUPPORT SYSTEMS (DSS)• EXECUTIVE SUPPORT SYSTEMS (ESS)

TRANSACTION PROCESSING SYSTEMS (TPS)

• LEVEL OPERATIONAL• INPUT: TRANSAKSI, EVENTS• PROSES: UPDATING• OUTPUT: DETAILED REPORTS• USERS: OPERATIONS PERSONNEL

CONTOH: ACCOUNTS PAYABLE

CIRI-CIRI APLIKASI TPS Mis. Penjualan & Pemasaran

FUNGSI-FUNGSI UTAMA PD SISTEM:• Managemen Penjualan; Market Research;

Promosi; Harga; Produk-produk BaruAplikas-aplikasi Utama:• Sistem Informasi Penjualan /

Pemesanan,Sistem Market Research; Sistem Harga

CIRI-CIRI APLIKASI TPS Pada Sistem Manufacturing & Production

FUNGSI-FUNGSI UTAMA PD SISTEM:• Penjadwalan; Pembayaran; Pengiriman /

Penerimaan; Engineering; OperationsAPLIKASI-APLIKASI UTAMA :• Materials Resource Planning Systems;

Purchase Order Control Systems; Engineering Systems; Quality Control Systems

CIRI-CIRI APLIKASI TPS Universitas

FUNGSI-FUNGSI UTAMA SISTEM:• Pendaftaran; Pengolahan Nilai dan

Matakuliah; AlumniAPLIKASI-APLIKASI UTAMA:• Sistem Pendaftaran; Sistem Trnaskrip

Nilai; Sistem Penjadwalan Pengajaran; Alumni Benefactor System

KNOWLEDGE WORK SYSTEMS (KWS)

• KNOWLEDGE LEVEL• INPUT: SPESIFIKASI PERANCANGAN • PROSES: MODELLING• OUTPUT: DESIGNS, GRAPHICS• USERS: TECHNICAL STAFF

CONTOH: ENGINEERING WORK STATION (CAD,CAM)

OFFICE AUTOMATION SYSTEMS (OAS)

• MENUJU KE “PAPERLESS” OFFICE• PENDISAINAN ULANG ALUR KERJA• PERANGKAT LUNAK TERINTEGRASI • PERANCANGAN ERGONOMIC• CERDAS DAN MENARIKEXAMPLE: PRESENTATION GRAPHICS

MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS (MIS)

• MANAGEMENT LEVEL• INPUT: VOLUME DATA YG BESAR• PROSES: MODEL-MODEL SEDERHANA• OUTPUT: SUMMARY REPORTS• USERS: MANAGER TINGKAT MENENGAH CONTOH: PEMBIAYAAN TAHUNAN LAPORAN

KEUANGAN BULANAN / TAHUNAN

MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS (MIS)

• KEPUTUSAN-KEPUTUSAN TERSTRUKTUR & SEMI-TERSTRUKTUR DECISIONS

• REPORT CONTROL ORIENTED• PAST & PRESENT DATA• INTERNAL ORIENTATION• LENGTHY DESIGN PROCESS

DATA DARI TPS KE MIS

MISMIS

MIS FILESMIS FILES

SALES DATA

UNIT PRODUCT COST

PRODUCT CHANGE DATA

EXPENSE DATA

MIS REPORTS

MANAGERSMANAGERS

TPSOrder Processing

System

Materials Resource

Planning System

General Ledger

System

ORDER FILE

PRODUCTION MASTER FILE

ACCOUNTING FILES

DECISION SUPPORT SYSTEMS (DSS)

• LEVEL MANAGEMENT• INPUT: VOLUME DATA YG RENDAH• PROSES: INTERACTIVE• OUTPUT: DECISION ANALYSIS• USERS: PROFESSIONALS, STAFFEXAMPLE: CONTRACT COST ANALYSIS

DECISION SUPPORT SYSTEMS (DSS)

• FLEXIBLE, ADAPTABLE, QUICK• USER CONTROLS INPUTS/OUTPUTS• NO PROFESSIONAL PROGRAMMING• SUPPORTS DECISION PROCESS• SOPHISTICATED MODELING TOOLS

EXECUTIVE SUPPORT SYSTEMS (ESS)

• STRATEGIC LEVEL• INPUT: AGGREGATE DATA• PROSES: INTERACTIVE• OUTPUT: PROJECTIONS• USERS: SENIOR MANAGERS CONTOH: PERENCANAAN OPERASI 5

EXECUTIVE SUPPORT SYSTEMS (ESS)

• TOP LEVEL MANAGEMENT• DESIGNED TO THE INDIVIDUAL• TIES CEO TO ALL LEVELS• VERY EXPENSIVE TO KEEP UP• EXTENSIVE SUPPORT STAFF

KETERHUBUNGAN ANTAR TIPE SISTEM INFORMASI

ESS

TPSKWS

OAS

DSSMIS

Kelompok Sistem Informasi

Pendekatan Umum terhadap Pemecahan-Masalah

1. Identifikasi masalah.2. Analisa dapnsen pemahaman masalah.3. Identifikasi solusi yang diperlukan ataupun

yang diharapkan.4. Idenrifikasi solusi alternatif dan pengambilan

keputusan.5. Merancang dan mengimplementasikan solusi

“terbaik”.6. Evaluasi hasil.

Kemampuan yg dituntut oleh seorang Sistem Analis

• Memahami konsep Teknologi Informasi• Memiliki pengalaman dalam pemrograman

Komputer• Memeiliki pengetahuan tentang bisnis secara

umum• Mampu dalam menyelesaikan masalah• Mampu berkomunikasi dengan personal lain• Felksible dan mudah beradaptasi• Memiliki Karakter dan etika• Memiliki kemampuan dalam menganalisa Sistem

dan perancangan.

Information System Building Block

Fase Analisis Sistem

• Fase Investigasi Awal– Melakukan analisa terhadap beberapa

kemungkinan awal (menggunakan analisa SWOT (strengthens, weakness, opportunity, threat –kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman)

• Fase Analisa Masalah– Menganalisa domain permasalahan

• Fase Analisa Kebutuhan– Menganalisa kebutuhan secara fungsional

• Fase Analisa Keputusan– Memutuskan sistem mana yang akan berjalan dari

beberapa kandidat sistem

Fase Investigasi Awal

Fase Analisa Masalah

Fase Analisa Kebutuhan

Fase Analisa Keputusan

Management Challenges of the E-Business Enterprise

•Business Strategies•Business Processes•Business Needs

•Customer Relationships•Business Partners•Suppliers•Business Customers

Ethical ConsiderationsPotential Risks?Potential Laws? Possible Responses?

•IS Human Resources•IS Development

•IT Infrastructure•IS Performance

•Organization Structure•and Culture•User Acceptance