fast close - automatisierte datenanbindung & qualitätssicherung im konzernabschluss

WEBINAR

Fast Close – Automatisierte Datenanbindung & Qualitätssicherung im Konzernabschluss

© 2016 concellens GmbH

Agenda

Unternehmenspräsentation

Einführung: Fast Close

Verfahren der Datenübernahme

Datenquellen im SAP-ERP-System

Sicherstellung der Datenqualität

17.11.2016 2Fast Close – Automatisierte Datenanbindung & Qualitätssicherung Im Konzernabschluss



Unsere Vision

Kunden

Partner

concellensTeam

conciliumexcellens

─

exzellenterZusammen-

schluss

Kunden, die unsere vertrauensvolle

Zusammenarbeit schätzen.

Partner ergänzen unser anspruchsvolles Team und bringen ihre innovativen

Ideen mit ein.

Wir bieten ein Netzwerk mit umfangreichen

Erfahrungen.



Unser Portfolio

Financials

Processes

Management

Konsolidierung mit SAP (Einführung , Support, Schulungen)

Anpassungen und Beratungzu konsolidierungsrelevantenEinstellungen im SAP FI/CO

Automatisierte Datenbereitstellung für den KonzernabschlussKonsolidierungs-Template con-force

Projektmanagement



Agenda








Einführung: Fast Close (1/3)

Fast Close

Verfahren und Methoden, für die beschleunigte Erstellung von Monats, Quartals- und

Jahresabschlüssen:

• Die Verlagerung der Datenbeschaffung möglichst lange vor den Jahresabschlussstichtag,

• die Vereinfachung der Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden

• sowie die zeitliche und inhaltliche Optimierung von Jahresabschlussprozessen.

Zeitnahe Vermittlung von Informationen über die Vermögens-, Ertrags- und

Finanzanlage

• Vertrauen der Stakeholder wird gestärkt

• Gesteigerte Reaktionsfähigkeit des Managements

• Zeit- und Kostensenkungspotenziale




Qualität der Meldedaten

Die Qualität der Meldedaten hat einen sehr großen Einfluss auf den Prozess und die

Qualität des Konzernabschlusses

Bei der Datenbereitstellung bestehen enorme Verbesserungspotenziale

Schnelle Bereitstellung qualitativ hochwertiger Meldedaten mittels manueller Eingaben

über Excel-Files oder Formulare kaum möglich

• Manuelle Eingaben sind sehr zeitaufwendig Eingabefehler

• Korrektur der Daten ist sehr aufwendig

• Prozess ist nur schwer delegierbar

Digitalisierung und Automatisierung führt zu Vereinfachung und Beschleunigung der

Datenbereitstellung




con-force.connect

Standardisierter Prozess der Vorsystemanbindung

Integration von SAP ERP und SAP BW zur Beschleunigung der Datenbereitstellung und

Steigerung der Datenqualität

Datenquellen: Konsolidierungsvorbereitungsledger (GLT3) oder Special Ledger

automatische Datenbereitstellung qualitativ hochwertiger Meldedaten an das

Konsolidierungssystem:

• Qualität Vollständigkeit (Partner, BWA)

• Zeitfaktor Ad-hoc –Übertragung

• Flexibilität Korrektur der Meldedaten (schnell, auditierbar)



Agenda








Bei allen Erfassungsmethoden müssen die Daten im Format des Konsolidierungssystems vorliegen.

Das bedeutet, sie müssen gemappt werden (Konto auf Position, Buchungskreis auf Gesellschaft usw.). Das kann manuell (Excel) oder automatisch erfolgen.

Um das Mapping zu erleichtern, erfolgt in con-force.connect eine automatische Verarbeitung über das Business Warehouse (BW).

Verfahren der Datenübernahme (1/5)

17.11.2016

Möglichkeiten der Meldedatenerfassung am Beispiel BPC und BCS

Art der Erfassung SAP-BPC SEM-BCS

Laden von Flatfiles X X

AutomatischesLaden (ohne Medienbruch)

X X

Erfassung im System mit Excel –Layouts

X

Erfassung mit SAP-GUI-ähnlichen-Layouts

X

10Fast Close – Automatisierte Datenanbindung & Qualitätssicherung Im Konzernabschluss


Systemarchitektur für automatische Vorsystemanbindung mit con.force.connect


17.11.2016

Meldedaten

aus SAP

Vorsysteme SAP – Business Warehouse (BW)

Kontenharmonisierung

Parameter

Rechenregeln, z.B. Jahresüberschuss/

Bilanzgewinn

Mapping / Validierungen

ERP1

Stammdaten

Reporting über den gesamten Prozess

ERP2

ERP3

ERP1

ERP2

Non-SAP

SAP BPC (NW)

SAP BCS


1

Konsolidierungssysteme

Meldedaten

aus Non-SAP




17.11.2016

Meldedaten

aus SAP



Parameter


Bilanzgewinn


ERP1

Stammdaten


ERP2

ERP3

ERP1

ERP2

Non-SAP

SAP BPC (NW)

SAP BCS



Meldedaten

aus Non-SAP

2

Mapping:

ERP Sachkonto Kons-PositionBuchungskreis GesellschaftERP-Partner Kons-PartnerERP-Bewegungsart Kons-Bewegungsart



17.11.2016 Fast Close – Automatisierte Datenanbindung & Qualitätssicherung Im Konzernabschluss 13

Beispiel Mappingbericht im BEx Analyzer am Bsp. von SAP BPC




17.11.2016

Meldedaten

aus SAP



Parameter


Bilanzgewinn


ERP1

Stammdaten


ERP2

ERP3

ERP1

ERP2

Non-SAP

SAP BPC (NW)

SAP BCS


3


Meldedaten

aus Non-SAP


Agenda








Datenquellen im SAP-ERP-System (1/4)

17.11.2016

Anforderungen an die Datenquellen für die Konsolidierung

Alle notwendigen Merkmale für die Konsolidierung – wie Partner und Bewegungsart – müssen enthalten sein

Diese Merkmale enthalten inhaltlich richtige Ausprägungen und sind vollständig

Die Datenbereitstellung aus diesen Quellen sollte schnell erfolgen

Datenquellen müssen für Bilanzkonten den Saldenvortrag enthalten

Es sollte möglich sein Anpassungen der Daten über anwenderfreundliche Benutzeroberflächen vornehmen zu können

Die Daten sollten jederzeit – für Zwecke der Auditierbarkeit – mit dem Hauptbuch abstimmbar sein




17.11.2016

BUKRS BUKRS BUKRS BUKRS

GJAHR GJAHR GJAHR GJAHR

KONTO KONTO KONTO KONTO

SOLL / HABEN SOLL / HABEN SOLL / HABEN SOLL / HABEN

Kons-BWA Kons-BWA Kons-BWA

Partner Partner Partner

Funktionsbereich Funktionsbereich

Profitcenter /Segment Profitcenter /Segment

Eigenes Feld 1

Eigenes Feld 2

Eigenes Feld 3

…

Betrag Periode 13

Betrag Periode 14

Betrag Periode 15

Betrag Periode 16

Merkmale

Betrag Periode 1

Betrag Periode 2

….

….

Betrag Periode 12

Hauptbuch

(GLT0)

Konsolidierungs-

vorbereitungsledger

(GLT3)

Neues Hauptbuch

(FAGLFLEXT)Special Ledger

Kennzahlen in TW / HW / KW

Saldovortrag





Konsolidierungsvorbereitungsledger: GLT3

Konsolidierungs-

vorbereitungsledger

GLT3

BUKRS

GJAHR

KONTO

SOLL / HABEN

Kons-BWA

Partner


Saldovortrag

Betrag Periode 1

Betrag Periode 2

….

….

Betrag Periode 12

Betrag Periode 13

Betrag Periode 14

Betrag Periode 15

Basis für die Datenbereitstellung (SAP Standard)

Bei Buchungen im FI wird eine parallele Buchung in

einer separaten Summentabelle (GLT3) des

Konsolidierungsvorbereitungsledgers erzeugt

Daten werden um Informationen, wie Partner oder

Bewegungsarten ergänzt

Nur Geeignet für Abbildung des Gesamtkosten-

verfahrens oft nicht für IFRS geeignet

Management Konsolidierung nur bedingt möglich

(keine Controlling Dimensionen/Merkmale)

Die Transaktion GC41 zur manuellen Erfassung von

Werten (u. a. für den Saldovortrag) in der GLT3 ist

anwenderunfreundlich



17.11.2016

Special Ledger

BUKRS

GJAHR

KONTO

SOLL / HABEN

Kons-BWA

Partner

Funktionsbereich

Profitcenter /Segment

Eigenes Feld 1

Eigenes Feld 2

Eigenes Feld 3

…


Saldovortrag

Betrag Periode 1

Betrag Periode 2

….

….

Betrag Periode 12

Betrag Periode 13

Betrag Periode 14

Betrag Periode 15

Betrag Periode 16


Special Ledger (kundendefiniertes Ledger)

Flexibel erweiterbar (zusätzliche Felder wie Funktionsbereich oder Profitcenter)

• Abbildung des Umsatzkostenverfahrens (UKV)

Special Ledger kann Zusatzanforderungen erfüllen

• Unterscheidung für Ledger nach reinen FI-Vorgängen und

Ledger für reine CO-Vorgänge möglich Management-

Konsolidierung

Flexiblere Gestaltung der Regeln nach denen definiert wird welche Information wie an das kundendefinierte Ledger übergeben werden

• auch buchungskreisspezifisch möglich

manuelle Datenerfassung im Ledger

• Anpassungen vornehmen, die im FI nicht existieren

(Partner / BWA / Saldovortrag)

Die Übernahme des Saldenvortrags ist anwender-freundlich

Führung von Einzelposten möglich Auditierbarkeit


Agenda








Maßnahmen zur Sicherstellung der Datenqualität (1/6)

Einsatz von Validierungen

• Überprüfung von Sachkonten, die mit Partnerinformationen versorgt werden müssen.

• Prüfung, ob Daten im Hauptbuch mit den Daten im Ledger übereinstimmen

• Vorabprüfung auf Vollständigkeit der Daten Mappingbericht

Prozess der Pflege der Stammdaten

• Bei den Debitoren / Kreditoren, die neu als verbundene Unternehmen angelegt werden, sollte

das Partnerfeld eine Muss-Eingabe sein.

Art und Weise der Datenübernahme beim initialen Befüllen des Ledgers / GLT3

• Bei der Belegübernahme aus der Finanzbuchhaltung sollte die Option aus Stammdaten bzw.

Bewegungsart nachlesen aktiviert werden




17.11.2016

Aus Stammdaten nachlesen:Die Partnerinformation wird aus dem aktuellen Stammsatz nachgelesen.

Bewegungsart nachlesen:Bei Anlagenbewegungen wird die Konsolidierungs-bewegungsart aus der Anlagen-buchhaltung nachgelesen


Datenübernahme



Problem:

Offene Posten, die ohne Partner gebucht wurden, werden nach dem Zeitpunkt des initialen

Befüllens des Ledgers aber wieder ohne Partner in das Ledger gebucht. Damit sind

entgegengesetzte Informationen im Ledger, obwohl der Beleg ausgeglichen ist.


Tag Vorgang Applikation Konto Deb Partner Betrag Bemerkung

01.08.2016 Buchung FI

Forderungen an verb

Unternehmen 1234 BLANK 100

10.08.2016

Stammsatzpflege Deb 1234

==> Partner 2000 FI

20.08.2016

Nachbuchen Ledger (mit

Nachleseoption) FI-SL

Forderungen an verb

Unternehmen 2000 100

01.09.2016 Buchung (Zahlvorgang) FI

Forderungen an verb

Unternehmen 1234 BLANK -100

Ausgleich auf Basis

Originalbeleg

01.09.2016 Mitbuchen im Ledger FI-SL

Forderungen an verb

Unternehmen BLANK -100

ErgebnisFI-SL

Forderungen an verb


FI-SL

Forderungen an verb





Tag Vorgang Applikation Konto Deb Partner Betrag Bemerkung

01.08.2016 Buchung FI

Forderungen an verb

Unternehmen 1234 BLANK 100

10.08.2016

Stammsatzpflege Deb 1234

==> Partner 2000 FI

20.08.2016

Nachbuchen Ledger (mit

Nachleseoption) FI-SL

Forderungen an verb


01.09.2016 Buchung (Zahlvorgang) FI

Forderungen an verb

Unternehmen 1234 BLANK -100

Ausgleich auf Basis

Originalbeleg

01.09.2016 Mitbuchen im Ledger FI-SL

Forderungen an verb


Ergebnis FI-SL

Forderungen an verb


FI-SL

Forderungen an verb


Lösung:

• Variante 1: Die bisher im Online-Betrieb erzeugten Einträge im Ledger werden nochmals

wie bei der initialen Datenübernahme in das Ledger übertragen.

• Variante 2: Manuelle Anpassungen über Buchungen im Ledger (nur bei Einsatz Special

Ledger).




Variante 2: Buchungen (mit Belegnummern) im System

Korrektur der Position Forderungen verbundene Unternehmen




Manuelle Anpassung der Partnergesellschaft

ErgebnisApplikation Konto Partner BetragFI-SL Forderungen an verb. Unternehmen 2000 100

FI-SL Forderungen an verb. Unternehmen 2000 -100


VIELEN DANK FÜR DIE AUFMERKSAMKEIT!

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17.11.2016 27

© 2016 concellens GmbH17.11.2016 Fast Close – Automatisierte Datenanbindung & Qualitätssicherung Im Konzernabschluss 28

Felix Wildung

M.Sc.

Berater Financials Processes Management

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