MID TEST ASSIGNMENT

Media & Entertainment

”Rave Party Organizer”

Created by :Group 5

Anggota Kelompok :

1. Cindy Setiawan (2007110082)

2. Marsela Giovani Suhardja (2007110556)

3. Olivia (2007110644)

4. Riska Anestia N. (2007110326)

5. Wa Ode Ruby Rachmi (2007110367)

(Class : MC11-1B)

Sekolah Tinggi Ilmu Komunikasi

The London School of Public Relations

Jakarta

Rave Party Organizer

A. Konsep acara

Tema : Street Rave Party

Tempat : Pantai Carnival Ancol

Waktu : 31 Desember 2009

Jam : 21.00 pm – 05.00 am

Host : PDouble & VJ Daniel

DJ Internasional :

1. Tiesto

2. Sasha

3. Sander Van Doorn

4. Infected Mushroom

5. Maurizio Gubellini

6. David Morales

7. Aly & Fila

8. DJ Cosmo

9. Fedde Le Grand

10. Sasha

DJ Local :

1. DJ Riri

2. DJ Adhe

3. DJ Romz

4. DJ Winky

5. Victoria ft Controller Keyboard Anita

6. DJ Shamp

7. DJ Winky

8. DJ Tiara eve

9. DJ Milinka

10.DJ Lady Moccha

2

Sexy Dancer : Nets Dancer (USA)

Special Guests :

1. Uli Auliani

2. Melaney Ricardo

3. Agnes Monica

4. Julie Estelle

5. Laudya Chintya Bella

6. Chico Jerrico

7. Dimas Seto

8. Julia Peres

9. Ikhsan Akbar

10. Panji Pragiwaksono

Acara Rave Party yang akan diadakan memiliki tema “Street Rave Party”.

Lokasi rave pary ini bertempat di Pantai Carnival Ancol Jakarta yang

memiliki pemandangan area party yang berdekorasikan sebuah distrik

jalanan yang dilengkapi dengan lampu-lampu jalanan, lampu lalu lintas,

zebra cross serta mobil VW yang diletakkan di stage untuk mendukung

suasana “street” dari acara rave party ini.

Dekorasi panggung berbagai both untuk para sponsor yang berbentuk

kendaraan pribadi classic buatan seperti VW kodok serta mobil-mobil

klasik lainnya akan hadir memeriahkan rave street party kali ini serta

bentuk- bentuk unik lainnya yang berkaitan dengan tema.

Acara ini akan dimulai dengan kembang api sebagai pembuka acara dan

menghadirkan DJ internasional maupun DJ local sebagai hiburan

ditambah juga dengan sexy dancer yang menarik. Rave Party ini

menargetkan akan didatangi oleh sekitar 25.000 orang pengunjung

dengan HTM sebesar Rp 2.000.000 yang akan mendatangkan 10 DJ

international dan 10 DJ local.

3

Kesan unik yang akan di tampilkan pada street rave party ini adalah

tersedianya sebuah gas station, yang biasa identik dengan sebuah distrik

jalanan diletakkan di main street. Para clubbers yang datang dapat

menukarkan ticket mereka dengan free beer yang akan langsung di supply

dari barel beer yang berbentuk gas station tersebut . Selain itu, pada

puncak acara (pukul 00.00 am), akan memunculkan ”hujan” di tengah-

tengah berlangsungnya acara rave party ini. Konsep hujan yang

dimaksudkan di sini adalah hujan buatan yang telah direncanakan oleh

panitia. Hujan buatan tersebut berasal dari semprotan beberapa unit

pemadam kebakaran yang secara khusus didatangkan untuk mendukung

berlangsungnya acara sreet rave party ini.

4

B. Fasilitas dan sarana

Fasilitas dan sarana yang akan tersedia pada acara Street Rave party ini

adalah sebagai berikut :

1. Toilet

2. Watch Tower & Lighting Engineer

3. Shuttle Bus dari tempat parkir menuju area party

4. Beach Guard and Medic

5. Locker

untuk menitipkan barang-barang para panitia serta pengunjung, seperti

tas selain itu juga digunakan untuk penyimpanan benda tajam saat

terjadi penggeledahan.

6. Main bar

7. Mini bar

8. Security & Medic

9. Gas beer station

Berisikan barel beer yang didesign seperti sebuah gas station.

10. Host & DJ waiting room

11. Dancer room

12. Dancer Party Stage

13. Audio system

14. Fog Machine

15. Glow Stick

16. Laser

17. Transportation untuk entertainer

18. Mobil pemadam kebakaran

19. Big Screen

20. Fireworks

21.Generator (Genset

5

C. Gantt chart (preparation)

“Rave Party”

No

Things to doJuli Agustus September Oktober November December PIC

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. Preparation (team) Wa Ode Ruby

2. Venue Oliph

3. Entertainer (DJ, dancer, MC)

Riska

4. Decoration Wa Ode Ruby

5. Akomodasi(pesawat,hotel,dsb)

Marsela

6. Invitation Oliph

7. Sponsor Riska

8. Audio system Marsela

9. Food&beverage Cindy

10. Perizinan (security) Marsela

11. Lighting Wa Ode Ruby

12. Website Oliph

Juli Agustus September Oktober November December PIC

6

No

Things to do 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

13. Equipment Oliph

14. Panggung Marsela

15. Fireman crew Riska

16. Promotion Wa Ode Ruby

17. Souvenir Cindy

18. Press conference Marsela

19. Advertisement Oliph

20. Media invitation Riska

21. Costume Cindy

22. Make up artist Wa Ode Ruby

23. Dokumentasi Oliph

24. Ticketing Marsela

25. Medical Riska

26. Perlengkapan Oliph

27. Maintenance Cindy

28. GR Oliph

29. Event Wa Ode Ruby

30 Evaluation Marsela

7

D. Time planning

TIME SPINNING Perform By

*20.00 - 24.00 *registration

(goodybag&souvenir)

*Crew Registration

20.00 -20.15 Opening Host (diselingin

DJ)

Pdouble dan VJ Daniel +

DJ Pman

20.15 – 20.30 Perform DJ lokal DJ Pman

20.30 - 21.00 Perform DJ local DJ Adhe

21.00 – 21.30 Perform Duo DJ

internasional +Sexy dancer

(entering fire stage)

DJ David Morales and DJ

Fedde Le Grand + lady

sexy dancer

21.30 – 22.00 Door prize VJ Daniel

22.00 -22.30 Perform dj international

(entering artist host by host)

Dj Infected Mushroom

22.30 – 23.00 Perform battle dj inter vs dj

Local (lighting and fire

stage)

DJ Cosmo vs. DJ Riri

23.00 – 23.30 GAMEZ + Door Prize Dj daniel+pdouble

23.30 – 24.00 Perform dj international with

sexy dancer (entering artist

by host)

DJ Armin Van Buuren +

Nets Dancer

23.30-24.00 Perform DJ international

with sexy dancer (entering

artist by host)

DJ Shasa + Nets Dancer

24.00-01.00 Penghitungan waktu

mundur tahun baru,the

biggest fire forks with rain.

DJ tiesto+nets dancer

01.00 -01.30 Perform Main Star DJ+sexy

dancer

01.30-01.45 Door prize

8

01.45-02.15 Perform DUO DJ

international

(entering Host)

DJ Sander Van Doorn

and DJ Maurizio

Gubellini

02.45-03.45 perform DJ local (entering

artis by host)

DJ winky

03.45- 04.00 Grand doorprize VJ Daniel

04.00 – 04.30 Battle Lady DJ

(fire stage)

DJ Aly & Fila vs. DJ tiara

eve & milinka

DUO Perform DJ lokal DJ Romz and DJ Lady

Moccha

04.30 – 05.00 Clossing by host Perform

DJ local ( fire forks)

VJ Daniel And Pdouble +

DJ Shamp

E. Susunan budget

F. Strategi media

Strategi media yang kami gunakan untuk acara rave party ini adalah sebagai

berikut :

a. Media cetak

- Majalah Cosmopolitan

- Majalah FHM

- Majalah Rollingstone

9

- Majalah Trax

b. Media elektronik

- Radio Trax FM

- Radio Hardrock FM

- Radio Mustang

- Radio Prambors

o

- O Channel

- Jak TV

- Global TV

10

c. Media lainnya

- Website : pembuatan website khusus yang membahas mengenai

acara rave party ini.

- Facebook : Membuat group invitation acara rave party ini melalui

Facebook

.

- My space : Membuat group invitation acara rave party ini melalui

my space

* Sponsor lainnya

- Bank BCA

- indosat

- Blackberry

- Sony electronic

11

- Toyota

- Yamaha

- Randall

- trinity

- fiesta condom

F. Panitia dan job description

Sumber daya manusia (panitia) yang diperlukan untuk acara ini adalah

sebagai berikut :

1. Seksi sound system

Bertugas & bertanggung jawab untuk menangani urusan mengenai

sound system pada saat acara berlangsung (seperti volume suara).

2. Seksi food & beverage

Bertugas & bertanggung jawab menangani konsumsi untuk bintang

tamu, penyelenggara & petugas serta mengurusi minuman (bar) dan

makanan yang dijual pada acara.

3. Seksi lighting

Bertugas & bertanggung jawab tentang penerangan baik diatas stage

maupun area tempat acara berlangsung.

4. Seksi Registrasi & souvenir

12

Bertugas & bertanggung jawab untuk menangani pencatatan

pengunjung yang melakukan pendaftaran untuk masuk serta mencari

souvenir untuk pengunjung.

5. Seksi Ticketing

Bertugas & bertanggung jawab untuk menangani bagian penjualan tiket.

6. Bendahara (finance)

Bertugas & bertanggung jawab untuk menangani segala keuangan

(budgeting) dalam penyelenggaraan acara ini serta mengurusi kontrak

artis.

7. Sekretaris

Bertugas & bertanggung jawab untuk mencatat segala rencana dan

rapat pertemuan para panitia dalam penyelenggaraan acara ini.

8. Seksi dokumentasi

Bertugas & bertanggung jawab untuk menangani bagian dokumentasi,

baik foto maupun video selama acara ini berlangsung.

9. Seksi technical support

Bertugas & bertanggung jawab untuk menangani peralatan-peralatan

teknik yang di gunakan (seperti, big screen, listrik, dll) apabila terjadi

gangguan.

10. Seksi promotion

Bertugas & bertanggung jawab untuk mempromosikan acara ini, antara

lain membuat banner, flyer, billboard, mebuat web, dll.

11. Seksi decoration

Bertugas & bertanggung jawab untuk menghias panggung serta seluruh

area tempat acara agar sesuai dengan tema dari acara rave party ini.

12. Seksi for handling entertainer

13

Bertugas & bertanggung jawab untuk menghubungi dan bernegosiasi

semua bintang tamu (DJ, MC, dancer) yang akan tampil dan mengisi

acara.

13. Seksi akomodasi

Bertugas & bertanggung jawab untuk menangani bagian transportasi

dan penginapan untuk para pengisi acara, panitia, dll.

14. Security

Bertugas & bertanggung jawab untuk menangani bagian keamanan saat

berlangsugnya acara ini serta menghubungi para crew keamanan

seperti Polisi.

15. Seksi perlengkapan (property)

Bertugas untuk menangani perlengkapan-perlengkapan (seperti karpet

panggung, traffic light, beer station, dll) yang digunakan dalam acara.

16. Seksi Medical

Bertugas untuk menyediakan segala perlengkapan medis (seperti obat-

obatan).

17. Seksi sponsorship

Bertugas untuk mencari sponsor dan media partner yang bergabung

dalam acara ini

18. Public relation

Bertugas untuk membuat press release, dan menginformasikan serta

mempublikasikan acara kepada media.

19. Seksi acara

Bertugas untuk mengatur susunan acara yang akan ditampilkan dan

mebuat script untuk MC.

20. Seksi Kebersihan

14

Bertugas untuk menjaga kebersihan tempat acara selama

berlangsungnya acara.

21. Show Director (jabatan tertinggi)

Bertugas dalam perijinan untuk menyewa tempat serta mendirect

berlangsungnya acara/ sebagai sutradara saat acara berlangsung.

Show director juga mengawasi alur,lighting,multimedia, dll.

22. Client service

Bertugas dalam menjembatani antara klien dan EO pra-event. Jadi apa

yang diinginkan klien disampaikan ke[ada client service

23. Liason officer

Bertugas sebagai assisten para pengisi acara (talents) dan mengatur

traffic di belakang panggung.

15

16

Information For Floor Plan

Beach guard berfungsi sebagai penjaga pantai bila terjadi kecelakaan di

daerah pantai.

Medic pertolongan pertama jika terjadi kecelakaan terhadap pengunjung

maupun pembawa acara.

Watch tower pemantau keadaan daerah sekitar untuk menghindari

perkelahian, pengunjung yang pingsan, atau kejadian-kejadian yg tidak di

inginkan di saat berlangsungnya acara rave party ini.

Lighting engineer (watch tower) memberikan effect cahaya di area

pantai & main bar untuk para tamu yang datang untuk menikmati musik

dan dance

Main Bar bar utama yg menjual berbagai jenis minuman, dan juga tempat

dimana pengunjung dapat chill out sambil minum serta mendengarkan

musik dari para DJ

Host & Receptionist tempat pemeriksaan ticket dan pemberian Event

souvenirs (glowstick. etc.) ke para tamu. dan di host & receptionist juga

merupakan tempat pengeledahan untuk menghindari pembawaan senjata

api dan senjata tajam.

Locker tempat penitipan barang-barang milik pengunjung dan panitia

Event sponsor tempat yg di sediakan untuk para sponsor untuk

mempromosikan perusahan mereka ataupun produk yang mereka jual.

Big screen menampilkan pertunjukkan selama acara berlangsung

Dancer stage stage yang di gunakan para dancer saat performance

Dancer room ruang tunggu dan persiapan dancer.

Ticket Exchange station tempat penukaran tiket masuk dengan ticket

“free” beer.

17

Gas “beer” station fill up your glass with free beer here...! tempat

penukaran ticket “free” beer dengan beer!

Lighting “dance or party stage” lighting yang mengatur setting lighting

dan laser sekitar panggung dan area dance .

Dance or party stage tempat untuk para pengunjung mengumpul dan

dance di depan DJ stage.

Mini bar menjual minuman

Security & medic post tempat yang digunakan untuk mengantisipasi

apabila ada pengunjung yang mengalami kecelakaan, sakit, pingsan saat

berlagsungnya acara serta tempat pusat keamanan.

Main stage tempat para performer, dimana banyak DJ set & other

equipment

Host & dj waiting room ruang tunggu dan ruang persiapan para main

performer

Back door pintu belakang . Pintu ini dikhususkan untuk para performer.

Main street nama jalan utama

Stage street salah satu nama jalan (sekitar main & dance stage).

Beach avenue salah satu nama jalan (jalan tersebut dibuat di sekitar

pantai).

18