rapport avp

Année scolaire 2010-2011

AUDIT à VISEE PARTICIPATIVE

LYCEE BOSSUETCONDOM (Gers)

« Analyser la circulation de l'information au sein de la communauté éducative, en privilégiant deux axes :

- la communication interservices- la communication EPLE/Parents »

À la demande de M. François CUILHÉ, proviseur du lycée

Réalisé par :

M. Christophe. Escartin Inspecteur de l’Education nationaleMme Elisabeth Foix-Nicolas Inspectrice de l’Education nationaleM. David Lepers Personnel de directionMme Sonia De Smidt Personnel de direction

Avril 2011

SOMMAIRE

I. PRESENTATION 3

A. MISSION 3B. OBJECTIFS 3C. RÉFÉRENTIEL 3

II. MODE OPERATOIRE 4

A. DÉFINITION D’UN CALENDRIER 4B. RENCONTRE AVEC L’ÉQUIPE DE DIRECTION : 4C. RENCONTRE AVEC LES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION 5D. L'ENQUÊTE 5E. LES ENTRETIENS 6F. LA RESTITUTION 6

III. ANALYSE 7

A. LE LYCÉE EN QUELQUES CHIFFRES 7B. LES AXES DE CIRCULATION DES PERSONNES 8C. LES LIEUX D’INFORMATION 9D. LA SPATIALISATION DE L’INFORMATION 10E. LES MODES PRÉDOMINANTS DE COMMUNICATION 11F. TENDANCES OBSERVÉES 12

IV. PRECONISATIONS / FICHES TECHNIQUES 13

A. LE PILOTAGE DE L’INFORMATION : DIRECTION – SERVICES 14B. L’INFORMATION AU SERVICE DES ÉLÈVES 18C. L’INFORMATION AU SERVICE DES PARENTS 21D. L’ENT, UN NOUVEL OUTIL 23

V. CONCLUSION 25

VI. ANNEXES 26

ANNEXE 1 : LETTRE DE MISSION 26 ANNEXE 2 : SCHÉMA DE COMMUNICATION 28 ANNEXE 3 : MODÈLE DU QUESTIONNAIRE DE L'ENQUÊTE 29 ANNEXE 4 : MODÈLE DE QUESTIONNAIRE DES ENTRETIENS 31

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I. PRESENTATION

A. Mission

« Analyser la circulation de l'information au sein de la communauté éducative en privilégiant deux axes :

− la communication inter-services− la communication EPLE / Parents »

(Voir annexe 1)

B. Objectifs

− Éclairer la communauté éducative sur l'état des lieux de la circulation de l'information,

− Fournir des recommandations pour l'optimiser,− Permettre à l'équipe d'auditeurs de développer des compétences dans la démarche

d'audit à visée participative.

C. Référentiel

L'élaboration du référentiel suivant nous a permis d'une part de prendre appui sur quelques textes officiels, d'autre part d'identifier les exigences à respecter et les indicateurs concrets qui ont orienté notre travail.

1. Textes de référenceTextes officiels mentionnant la communication avec les familles au sein de la communauté éducative :

− Code de l'Éducation : D111 de 1 à 5− Loi du 10 juillet 1989 : article 10− Circulaire n° 2006-137 du 2 août 2006 NOR : MENE 06022215 C / RLR : 191-1 /

MEN-DEGESCO B 3-3− BO n° 2000 106 du 11 juillet 2000− Extrait du Rapport n°2006-057 d'octobre 2006. Pages 34-35 (/.../ la communication

entre l'école et les familles reste insuffisante et mal conçue. /.../)

− Le règlement intérieur dans les EPLE / Circulaire n° 2000-106 du 11-07-2000 / NOR : MENE 000 1707 C / RLR : 520-0 / MEN-DESCO B4 et B6 DAJ

2. Autres références : Les « bonnes pratiques »− « La communication dans l'établissement scolaires » de Richard ETIENNE et

Michèle AMIEL. Hachette-Éducation 1997− Film annuel des personnels de direction. ESEN pages 22-39− Référentiel des personnels de direction

Au-delà de ces références institutionnelles ou documentaires, nous avons cherché à préciser notre champ d'analyse.

Les informations ont ainsi été définies dans leur fonctionnalité comme des données qui doivent permettre de :

− organiser : le service, le fonctionnement des services et de l'établissement,

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− modifier, réguler la vie quotidienne de l'établissement, prendre en compte les ajustements et les informations ponctuelles qui altèrent le fonctionnement habituel,

− rappeler, réactiver une information déjà transmise,− signaler : un événement, un fait ponctuel

Nous avons observé et interrogé :− l'espace : la structure, les lieux de diffusion et de traitement d'informations, les

modes de circulation des usagers, l'accessibilité des informations diffusées,− les acteurs : leur accès à l'information et le traitement qu'ils en font, tant pour la

diffuser (émetteur) que pour la recevoir et agir avec (récepteur), ou en tant que relais (à la fois récepteur et émetteur),

− les modalités de diffusion (canaux, supports, relais utilisés),− la pertinence de ces modalités que nous apprécions à partir des indicateurs

suivants :− elle est accessible,− elle permet d'agir,− les pertes et les distorsions sont limitées,− le fonctionnement des services est fluide− les attentes des acteurs sont satisfaites.

Nous avons également interrogé les modalités de circulation de l'information dès qu'un relais d'information est mis en place, situant une personne sur les deux pôles d'émetteur et de récepteur.(Voir annexe 2)

L'information constituant un enjeu de pouvoir, la dynamique de l'établissement a été interrogée permettant de situer les acteurs les uns par rapport aux autres en prenant appui sur les modalités de circulation de l'information.Cet aspect nous apparaît comme déterminant dans le pilotage de l'établissement.

II. MODE OPERATOIRE

A. Définition d’un calendrier

Mercredi 29 septembre 2010 : - Rencontre avec le proviseur pour la définition de la lettre de mission.

Lundi 29 novembre 2010 : - Premier contact avec l’établissement- Rencontre avec le proviseur, l’équipe de direction, visite des locaux- Présentation de l’AVP au conseil d’administration et diffusion d’une enquête

Lundi 10 et mardi 11 janvier 2011 : EntretiensMardi 29 mars 2011 : Restitution orale

B. Rencontre avec l’équipe de direction :

Lundi 29 novembre : Rencontre avec l'équipe de direction.Présence du proviseur, de la proviseure-adjointe, du gestionnaire-agent comptable, de la conseillère principale d’éducation et de l’infirmière.Points abordés : présentation, méthodologie de l’AVP, motivation de l’équipe quant au choix du thème, premières analyses de l’équipe de direction concernant la circulation de l’information dans l’établissement.

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Visite de l’établissement avec le proviseur : visite de tous les services et des lieux de vie de l’établissement avec relevé d’informations concernant l’affichage, les circulations des personnes fréquentant l’établissement, le fonctionnement des services.

C. Rencontre avec les membres du conseil d’administration

Présentation par le proviseur de sa demande d’AVP dans le cadre de sa prise de fonction et de sa volonté d'améliorer le fonctionnement de l'établissement. Présentation des membres de l’équipe AVP, de la méthode AVP, du calendrier.Echanges autour du thème retenu : la circulation de l’information avec les axes communication inter-services et communication EPLE / parents, présentation du questionnaire diffusé ensuite dans l’établissement.Les participants se sont montrés intéressés par cette question, élargissant le débat à d'autres acteurs (communication externe, liens avec la municipalité par exemple) ce qui nous a obligés à circonscrire notre champ d'intervention.

Nos outils : une enquête auprès des acteurs de l'EPLE / des entretiens avec différents acteurs de l'EPLE

D. L'enquête

Nous avons fait le choix de commencer notre étude par un questionnaire composé de questions fermées d’une part pour cibler certains points, et de questions ouvertes d’autre part afin d’élargir notre champ d’investigation.(Voir annexe 3)

Cette enquête a été élaborée pour recueillir des informations portant sur :− l’équipement et les habitudes de communication,− les canaux de communication privilégiés utilisés d’une part pour recevoir de

l’information, d’autre part pour diffuser de l’information,− les niveaux de satisfaction et/ou les difficultés rencontrées dans les échanges

d’informations et les actions qui en dépendent,− les propositions d’amélioration.

Nous souhaitions toucher la diversité des acteurs de l’école et avons donc demandé au proviseur de diffuser notre enquête auprès de chacune des catégories figurant dans le tableau.Le retour à cette enquête a été réparti comme suit :

Catégorie Nombre de réponses reçuesEquipe de direction 2Personnels administratifs 0Professeurs 26Infirmière et assistante sociale 2CPE et AED 2Personnels TOS 3Elèves 43Parents d’élèves 10

Total 88

L’analyse des réponses à ce questionnaire nous a permis de construire une première « carte » des relations et communications dans l’établissement et a présidé à la

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construction du guide d’entretien qui devait préciser les modalités de la circulation de l’information, le vécu des usagers, les propositions d’améliorations.

E. Les entretiens

Déroulement des auditions :Les auditeurs ont sélectionné un certain nombre de personnes exprimant des points de vue assez différents dans les questionnaires. Par ailleurs, toutes les personnes ayant répondu au questionnaire et toute autre personne intéressée par la démarche étaient invitées à participer sur demande libre aux entretiens. Un carnet de rendez-vous a été élaboré. Les auditeurs ont constitué deux équipes mixtes associant un inspecteur et un personnel de direction.Chaque entretien a duré une vingtaine de minutes et s’est appuyé sur un questionnaire indicatif qui permettrait d’élargir le recueil de données.(Voir annexe 4)

Catégorie Nombre de personnes auditéesPersonnel de direction 2Personnels administratifs 1Professeurs 6Infirmière et assistante sociale 2CPE et AED 5Personnels IATOS 3Elèves 10Parents d’élèves 5 (dont 3 représentants)

Total 34

F. La restitution

L’invitation a été lancée auprès de toutes les personnes ayant participé à l’audit.17 personnes étaient présentes, dont le proviseur.

Notre audit a trouvé ses limites notamment dans l’aspect très dynamique de la question étudiée dont le proviseur s’est emparé. A chacune de leurs visites dans l’établissement, les auditeurs ont constaté des évolutions très rapides et des améliorations en lien avec les préconisations envisagées.

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III.ANALYSE

A. Le lycée en quelques chiffres

1. Des personnes- L'EPLE accueille 480 élèves dont environ un tiers d’internes réparti sur 17 divisions.- La direction est constituée de M. Cuilhé proviseur depuis la rentrée 2010, d’une CPE missionnée sur des fonctions d’adjointe, d’un intendant et d’une CPE, tous deux récemment arrivés.- L’établissement compte 37 enseignants, 7 personnels administratifs, 7,25 postes d'AED répartis sur 9 personnes et 17 agents.

Notre analyse :

- Comme souligné comme point positif du contexte de l’établissement dans le contrat d’objectif, l’établissement est « à taille humaine ». - L’image de l'établissement est plutôt positive en termes de résultat, d'ambiance (climat serein), - On note également que les deux tiers de l’équipe enseignante sont présents depuis au moins 5 ans.

Ce qui nous questionne :

- Tout le monde se connaissant, cela ne devrait-il pas faciliter « les échanges » entre les différents membres de la communauté éducative ?- Quelle est la place des « habitudes » dans le domaine de la communication ?- Comment sont formés et informés les nouveaux personnels, nouveaux élèves, nouveaux parents ? Existe-t-il des organigrammes de communication ?

2. Un espace : le lycée

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Notre analyse :

Le lycée Bossuet est installé dans les bâtiments d'un ancien Grand séminaire construits en 1719. Son emprise spatiale est importante puisqu’il s’étend sur près de 18 200 m², dans un périmètre d’environ 200 m dans l’axe nord-sud sur 120 m dans l’axe est-ouest.Ce périmètre ne comprend pas les installations sportives mises à disposition par la municipalité à l’établissement et qui sont implantées sur une parcelle voisine


Le lycée est très étendu pour une population scolaire proportionnellement assez réduite. Cela nous a amené à nous interroger d’une part sur la manière dont est investi cet espace par les personnels et les élèves pour en comprendre le fonctionnement ordinaire et d’autre part sur l’existence ou non d’un « cœur » d’établissement, physique ou symbolique.

B. Les axes de circulation des personnes

Notre analyse :

Lors de notre première visite dans l’établissement, nous avions rapidement perçu que les personnes, selon leur catégorie, n’empruntaient pas, au moins à leur arrivée dans l’établissement – a priori le matin – les mêmes axes de circulation. Il apparaît que les parents et les extérieurs sont presque les seuls à utiliser l’entrée principale de l’établissement qui se trouve sur la rue Jules Ferry. La majorité des personnels utilise une entrée secondaire qui se trouve également sur la rue Jules Ferry, quelques mètres plus loin. Il est à noter qu’un certain nombre de personnels arrive par l’arrière de l’établissement, du côté des installations sportives, du self et des ateliers. Les élèves quant à eux pénètrent par une ruelle perpendiculaire à la rue Jules Ferry, la rue des Éclosettes ; cette entrée est fréquentée aux horaires d’entrées et de sorties mais lors des pauses puisque les élèves qui souhaitent fumer (et ceux qui les accompagnent) quittent l’établissement par là. Une situation particulière : celle des internes qui sont, de fait, déjà

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http://www.academie-francaise.fr/immortels/base/academiciens/fiche.asp?param=84

dans l’établissement pendant la semaine.


Selon leur catégorie, les personnes fréquentant l’établissement vivent différemment les déplacements dans ce même espace. Considérant cette donnée, nous nous sommes interrogés sur la pertinence et la possibilité d’une rationalisation de la spatialisation de l’information physique. Nous nous sommes également demandé si les personnes avaient conscience de ces différences.

C. Les lieux d’information

Notre analyse :

Il convenait d’observer les lieux où il était possible de recueillir de l’information. Nous avons retenu deux critères principaux : les lieux où sont affichées des informations ; les lieux où une personne est susceptible de communiquer une information. Nous avons constaté qu’ils étaient nombreux et de nature assez différente. Les affichages à destination des élèves étaient multiples et en des lieux divers de l’établissement. Les affichages à destination des enseignants rassemblés et relativement ordonnés dans la salle des professeurs. Nous avons également identifié un certain nombre de personnes susceptibles de pouvoir délivrer des informations : personnel d’accueil, secrétaires, administratifs, personnels de vie scolaire, documentaliste, infirmière.Il est à noter qu’il s’agit ici d’une analyse initiale car nous avons pu relever – comme nous l’avons déjà indiqué – une évolution importante et rapide dans les choix de communication par voie d’affichage dans l’établissement pendant la durée de l’audit.

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Lors de notre première visite, nous avons été frappés par le nombre de lieux et de panneaux d’affichage dans l’établissement, d’autant plus qu’ils étaient souvent assez désordonnés, sans classement ni hiérarchisation de l’information, sans datation des documents. Cela nous a questionnés sur la manière dont étaient perçus ces affichages et sur l’utilisation réelle qui en était faite, notamment dans leur fonctionnalité. De même, l’identification des personnes susceptibles de communiquer des informations n’était que formelle et ne permettait pas d’évaluer ni les contenus ni l’efficacité de cette communication ; il nous fallait envisager cette question.

D. La spatialisation de l’information

Notre analyse :

Nous avons cherché à croiser les différentes données recueillies et ainsi étudier s’il existait des corrélations entre les flux de circulation, les lieux clés de l’établissement et les lieux d’information identifiés. En les cartographiant, un pôle apparaît autour de la cour centrale du lycée que l’on peut subdiviser en un pôle administratif et un pôle centré sur un triangle CDI – vie scolaire – salle des professeurs. Un pôle de moindre importante est repérable autour du bâtiment regroupant self, infirmerie et internat. En revanche, un certain nombre de lieux que nous avons qualifiés de « clés » paraissent dépourvus d’accès à l’information.


Pourtant l’observation des sens de circulation des élèves dans le lycée laisse à penser qu’ils ne fréquentent pas autant qu’on aurait pu imaginer le pôle dont nous avons dit qu’il était central. Ce dernier se trouve globalement à proximité mais en marge de leurs axes de déplacements et, si rien ne les conduit expressément à s’y rendre, ils passent simplement à côté. Ce cœur de l’établissement l’est-il vraiment pour tout le monde, en

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particulier pour les élèves ? Une question similaire reste ouverte pour les personnels qui accèdent à l’établissement par l’arrière. Cela nous a conduit à nous demander s’il existait des lieux dont on pourrait considérer qu’ils puissent être stratégiques pour afficher ou diffuser de l’information.

E. Les modes prédominants de communication

Notre analyse :

Il ne s’agissait pas pour nous de proposer une analyse systémique très détaillée des modes et des canaux de communication utilisés mais seulement de dégager ceux qui prédominaient.Nous avons pu observer une communication efficace de la direction vers les professeurs pour laquelle le chef d’établissement utilise plusieurs canaux qui se complètent utilement : le courrier électronique, un affichage ciblé sur un tableau actualisé en salle des professeurs annonçant l’agenda de l’établissement et des billets d’information distribués dans les casiers des professeurs dès lors que c’est nécessaire. De fait, les professeurs sont bien informés et ne perçoivent pas vraiment de carences dans le domaine.L’oral est le média utilisé très majoritairement et prioritairement dans les situations de communication d’information. En ce sens, cela s’inscrit dans une véritable culture de l’oral.


La culture de l’oral, si elle présente d’évidents intérêts en ce qui concerne les relations de proximité interpersonnelle, nous interroge dans ses limites qui sont apparues très nettement lors de notre étude, notamment en termes de déperdition et de distorsion de l’information communiquée. De même, dans un tel système de fonctionnement prédominant, doit être pensée la question des relais de l’information qui semble pourtant assez peu présente dans les esprits des audités qui se considèrent presque toujours comme récepteurs et rarement comme émetteurs d’information.

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Si les affichages à destination des élèves sont nombreux, leur lisibilité et la pertinence des documents affichés peuvent être interrogées. Les déclarations des élèves laissent à penser qu’ils sont finalement assez peu utilisés sinon pour rechercher une information très précise dans des circonstances très particulières.Nous avons également été frappés de constater que certaines catégories de personnels – notamment les agents et les AED – sont quelque peu en marge des circulations de l’information, sans doute bien involontairement.

F. Tendances observées

A partir des réponses des audités au questionnaire et dans les entretiens individuels, nous avons pu dégager de grandes tendances concernant la circulation de l’information et les canaux principalement.D’abord, nous avons pu relever qu’il existait un certain nombre d’outils de communication traduisant de bonnes pratiques parfois anciennes : affichages à destination des élèves, affichages à destination des personnels, existence de casiers, existence de cahiers d’information ou de liaison, distribution de billets d’information aux élèves, etc. Il convient de souligner qu’il existe dans l’établissement une véritable culture de l’oral qui conforte la proximité, le lien social, les échanges personnels au sein de cette structure « à taille humaine ». En outre, nous avons pu percevoir les effets de la nouvelle politique de communication mise en œuvre par le nouveau proviseur depuis la rentrée scolaire, politique particulièrement volontariste qui a eu pour objectif de redéfinir les affichages et qui a mis en place une communication directe avec les personnels en utilisant le courrier électronique, en attendant le déploiement de l’ENT (environnement numérique de travail).

Nous avons cependant identifié un certain nombre d’obstacles et de problématiques dans ce système de communication. Tout d’abord, la place de l’oral induit des limites car les circuits d’information apparaissent assez peu clairement si bien qu’on ne sait pas toujours bien, pour une formation, qui communique quelle information à qui, d’autant que nos investigations ont révélé que nombreux sont ceux qui se pensent récepteurs d’informations mais finalement assez peu émetteurs. Il ne faut pas non plus négliger la distorsion induite par toute communication orale à laquelle s’ajoute une inévitable déperdition.Notre attention a également été attiré par plusieurs audités sur les délais de diffusion de l’information : nombreux (environ 50% des élèves par exemple) sont ceux qui expriment le sentiment de recevoir l’information trop tardivement. Il peut s’agir des délégués de classe qui ne sont informés de la tenue du conseil de classe qu’une heure avant, des AED qui ne sont pas informés d’une absence d’un professeur ou d’un changement de salle, des personnels d’accueil qui ne sont pas informés de la venue d’un inspecteur dans l’établissement qu’elles devront pourtant recevoir, etc.La diffusion des informations auprès des élèves nous a interpelés. En effet, de longue date, il a été fait le choix de ne pas utiliser de carnet de correspondance ce qui, en soi, peut s’entendre dans un lycée où l’on souhaite privilégier l’autonomisation des élèves. Pourtant, nous avons constaté que l’information arrivait très imparfaitement aux élèves et par eux aux parents pour plusieurs raisons : les informations leur sont communiquées en des lieux inappropriés parce que délivrées par voie orale alors qu’ils ne disposent d’aucun moyen de prendre des notes (au self en particulier mais aussi dans la cour ou les couloirs) ; les informations sont communiquées sur des billets (des « petits papiers » comme les ont désignés plusieurs audités) qui finissent égarés au fond d’un cartable ou dans une poche de vêtement.L’autonomie supposée des acteurs est centrale dans le mode de fonctionnement conscient et inconscient de l’établissement. Pour être efficace, ce mode de fonctionnement suppose une autonomie pleine et entière de tous les acteurs. Or il

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apparaît que ce n’est pas le cas, en particulier pour les élèves, ce qui n’est pas complètement étonnant puisque leur qualité même de lycéens fait qu’ils sont en cours d’apprentissage de l’autonomie.

IV. PRECONISATIONS / FICHES TECHNIQUES

Il nous a semblé important d’attirer l’attention de l’ensemble des membres de la communauté éducative sur l’intérêt de repenser et de redéfinir, à partir de l’existant, les modalités de la circulation de l’information au sein de l’établissement. D’abord en s’interrogeant sur cette problématique de la déperdition de l’information et de la non accessibilité à l’information d’un certain nombre de personnes à qui elle devrait pourtant parvenir. Il convient pour cela de garder à l’esprit le parcours d’une information et d’envisager, dans une situation donnée, quel doit être le dernier destinataire et donc les relais indispensables (Voir annexe 2). Ensuite, dans la continuité de cette première observation et en s’appuyant sur elle, nous recommandons aux acteurs de l’établissement – et en premier lieu au chef d’établissement et aux chefs de service – de définir des process de circulation de l’information. Cela permettra de toute évidence de viser une plus grande efficacité dès lors qu’on aura pris soin d’envisager le plus grand nombre de situations de la communication que nous avons qualifiée d’interservices et de celle à l’intérieur de chacun des services. Nous ferons ici un certain nombre de préconisations qui seront facilement opérationnalisables par les acteurs de la communauté éducative.

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A. Le pilotage de l’information : Direction – Services

Une communication plus visible / lisible au service de la communauté éducative :

Objectif : - recentrer la communauté éducative- clarifier / rationaliser la circulation de l’informationPréconisation : Définir des modalités de communication écrite, identifier des émetteurs, des relais.

De la direction à l’ensemble des personnels: Un outil : la note de service qui cadre l’objet de l’information, les modalités de diffusion de l’information, les récepteurs, le calendrier, les actions attendues, les relais d’information.

Entre les personnels : définir des process de communication inter et intra

Avec les élèves et les familles : définir des process de communication inter et intra

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Un outil : La note de service

La note de service est un outil d'information écrite qui permet d'archiver les informations de les modéliser sur une cible proche de l'annexe 2 :Qui ? Pour qui?Quand? Pourquoi?Où ?

Modèle proposé :

<Etablissement> Le <date>

<Nom du chef de service> à <destinataire>

Diffusion info élèves : <à renseigner>(exemple : Vie scolaire ; Professeurs Français ; Enseignants concernés)

Note de service n°<numéro à renseigner>

objet : <objet à renseigner>(exemple :Sortie ciné 32)

<texte de la note>(exemple : Veuillez prendre note de l'organisation de la première sortie ciné 32 et des incidences éventuelles sur votre service et sur les classes.)

En vous remerciant <Nom du chef de service><signature>

Affichage : <renseigner les lieux d’affichages>(exemple : salle des professeurs…)

copies : <indiquer les personnes et/ou services> (exemple : proviseur ; CPE; intendant ; vie scolaire…)

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FICHE TECHNIQUE : L'information au service du pilotage L'EQUIPE DE DIRECTION

SITUATION OBSERVEESituation initiale Effets / Impacts Problématique

Une réunion hebdomadaire réunit l'équipe de direction. Des échanges portent sur l'actualité et le fonctionnement de l'établissement.Seuls les interlocuteurs qui y ont participé sont détenteurs des informations échangées.Aucun écrit n'est produit.

Les secrétariats manquent d’informations sur les décisions prises. Ils rencontrent des difficultés d’organisation de travail et ne parviennent pas à être sources d’informations pour les différents interlocuteurs.

Les agents de l’établissement reçoivent en général l’information fonctionnelle dont ils ont besoin par l’intermédiaire de l’intendance. Cependant, ils se sentent exclus des circuits de communication concernant la vie de l’établissement (« la galette » est citée comme rencontre pour laquelle les agents n’ont pas eu d’information)

L'organisation de la réunion de direction ne précise pas les modalités de diffusion des décisions prises.La place des secrétariats dans les circuits de diffusion de l’information n’est pas définie.

Quelle place les agents prennent-ils et leur accorde-t-on dans la communauté éducative ?

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FICHE TECHNIQUE : L'information au service du pilotage L'EQUIPE DE DIRECTION(suite)

PRECONISATIONSProposition de fonctionnement Effets / Impacts attendus Limites / Précautions

Voir les documents d'accompagnement :- notre cible- note de service

L’information concernant la vie de l’établissement présente sur l’environnement numérique de travail doit pouvoir être accessible par les agents.

Les temps « festifs » de l’établissement peuvent être des occasions favorables au rapprochement de tous les personnels de l’établissement et participer au sentiment d’appartenance à la communauté.

La note de service informe et clarifie les attentes envers chaque catégorie de personnel.

La réunion de direction devient un lieu de convergence puis de redistribution de l’information.

Sentiment d’appartenance à la communauté éducative renforcé.Donner du sens au travail.

Le sentiment d’appartenance à la communauté adulte de l’établissement et le réseau « amical » peuvent permettre un meilleur investissement dans le travail, une meilleure collaboration avec les différents services et un positionnement plus facile d’adulte face aux élèves.

La note de service ne peut pas remplacer le contact direct entre les membres des équipes.

Chaque acteur a des missions spécifiques dans l’organisation autour des mêmes objectifs.

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B. L’information au service des élèves

FICHE TECHNIQUE : L’information au service des élèves LA VIE SCOLAIRE


Passage limité des élèves dans les locaux de la vie scolaire. → ↓↓

La salle de restaurant, lieu de passage de presque tous les élèves, devient un lieu de diffusion d'informations transmises sur deux modes :

oral →

affichage → (mais support non daté, objet non précisé, émetteur non identifié, support non actualisé)

- Les informations affichées à leur attention à la vie scolaire ne sont pas lues.- Les informations déposées dans leurs casiers ne sont pas relevées.

Les élèves oublient souvent et ne passent pas à la vie scolaire : les situations ne se règlent pas.

Manque de fiabilité : les élèves ne consultent pas ou peu cet affichage : les situations ne se règlent pas.

- Les lieux de circulation et de passage des usagers ne coïncident pas avec les lieux de diffusion de l'information.

- Les supports ne véhiculent pas l'information pour agir.

Manque d'information ou diffusion tardive de documents portant sur l'organisation, principalement :

Plannings :- calendrier des réunions,- attribution salles-professeurs

(changements)- emplois du temps

- La vie scolaire ne sait pas toujours où sont les élèves :

- les AED agissent dans l'urgence,- ils « courent » dans l'établissement,

perdent du temps,- question de sécurité.

- L'organisation générale des services ne précise pas les modalités de diffusion et de traitement de l'information (pas de protocole ni de procédure mis en place : Qui ? Quoi ? Quand ? Comment ?)

Manque d'information ou diffusion tardive d'informations plus ponctuelles :

(modifications d'option, de régime des élèves...)

- Les informations ne sont pas transmises, pas prises en compte et perturbent la gestion quotidienne.

- L'organisation générale des services ne précise pas les modalités de diffusion et de traitement de l'information (pas de protocole ni de procédure mise en place : Qui ? Quoi ? Quand ? Comment ?)

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FICHE TECHNIQUE : L’information au service des élèves LA VIE SCOLAIRE(suite)


Le lieu de passage le plus fréquenté est l'entrée des élèves par le passage des Éclosettes ; ce lieu est aussi proche de la vie scolaire et les élèves l'utilisent avant d'aller en cours. C'est un lieu de passage fréquenté, notamment par les fumeurs.

Un panneau d'affichage vitré posté près de l'entrée permettrait aux élèves d'accéder à l'information et de passer directement à la vie scolaire, soit en début de matinée ou d'après-midi, soit au moment des pauses.

Le document d'information proposé peut être élaboré en triple exemplaire :

− le 1er pour l'affichage au restaurant,− le 2° pour l'affichage passage des

Éclosettes,− le 3° pour la vie scolaire où un pointage

sera effectué, ce qui permettra de s'assurer que les élèves convoqués ont bien régularisé la situation.

(Voir fiche proposée page suivante)

Chaque fin de semaine, ou de quinzaine, un bilan peut ainsi être réalisé.

En positionnant un affichage sur le lieu de passage et de fréquentation des élèves, situé au plus près de la vie scolaire, on renforcera l'accessibilité et le traitement de l'information.

Nota bene :

Ce choix nous semble plus judicieux que celui proposé par un parent d'élève lors de la restitution qui consistait à centraliser l'information dans la cour d'honneur, ouverte sur la vie scolaire, centrale dans l'EPLE. Cette modalité, reposant sur des changements d'habitudes dans la circulation des personnes, nous semble peu adaptée puisqu'il s'agit ici de faciliter l'accès de l'information aux usagers.

1/ Il faudrait définir des modalités d'action concrètes :

− régularité de l'affichage (chaque jour ? deux fois par semaine ?...)

− moment de la journée qui s'y prête le mieux (la veille au soir pour le matin ? Le matin pour la journée ? En début d'après-midi ? ...)

− retrait régulier des « anciennes » versions,

− modalités de pointage

2/ Il faudrait arriver à ritualiser ce mode de communication par une fiche d'instructions :

− dans l'emploi du temps de la journée des AED,

− dans le suivi effectué par les AED ou les CPE

3/ Les informations proposées à la lecture sur le panneau d'affichage de l'entrée doivent concerner des informations ponctuelles, ciblées et identifiables :

− Passage à la vie scolaire,− Absence des professeurs,− Rappel d'un événement du jour,

L'organisation du panneau en trois colonnes et l'utilisation d'un code couleur favoriseront la lecture. Une mise à jour très régulière est incontournable.

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FICHE TECHNIQUE : L’information au service des élèves

Document 1 : Affichage restaurant / entrée de la rue des Éclosettes

VIE SCOLAIRETout élève dont le nom est signalé doit passer dans la journée à la vie scolaire.

Date d'affichage : MARDI 29 MARS

Affiché par : <Nom de l’AED>

A retirer le : MERCREDI 30 MARS

ELEVE CLASSE ELEVE CLASSE

Document 2 : Classeur sur le bureau à la vie scolaire / Bureau CPE

Date d'affichage : MARDI 29 MARS

Affiché par : <Nom de l’AED>

A retirer le : MERCREDI 30 MARS

ELEVE CLASSE OBJET Passage à la vie scolaire le :

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C. L’information au service des parents

FICHE TECHNIQUE : L'information au service des parents COMMUNICATION EPLE- FAMILLES


Bonne image de l’établissementProviseur accessibleInformations obligatoires transmises

Lorsque les parents téléphonent, ils affirment avoir des :- interlocuteurs soucieux de répondre aux demandes mais souvent peu informés - difficultés pour identifier la personne qui répond

Difficulté de lisibilité de certaines règles de fonctionnement de l’établissement (autorisations de sorties…)

Manque d’informations générales des parents sur la vie de l’établissementDifficulté pour les parents à suivre les événements (notes, absences, retards…) de la vie de l’enfant par manque de traces organisées.

Relation de confianceCommunication direction / représentants des parents d’élèves facilitéeRelations familles / établissement fonctionnelles

Bonne image du personnel de l’établissement mais impression de manque d’organisation et de peu de lisibilité du fonctionnement de l’établissement

Impression pour les familles de manque de cohérence

Difficulté à se sentir membre d’une communauté éducativeMoindre implication dans les projetsPeu de moyens pour encourager son enfant à participer aux activités et à dialoguer avec lui sur la vie au lycée.

Difficulté de lisibilité historique de la scolarité

Valorisation de la qualité relationnelleOrganisation de la circulation de l’informationProtocole d’accueil téléphonique

Place du règlement intérieur dans le fonctionnement quotidien de l’établissement

Moyens de communications, supports existants qui permettent aux parents de suivre la scolarité

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FICHE TECHNIQUE : L'information au service des parents COMMUNICATION EPLE- FAMILLES(suite)


Définir un protocole de la prise en charge des appels téléphoniques entrants

Élaborer l'organigramme de l'EPLE pour mettre en évidence les personnels, leurs fonctions et les dossiers traités sur les postes de travail.

Veiller à informer toutes les personnes occupant un poste dans l'organigramme du sens et de l'intérêt de ce dispositif, du rôle attendu de chacun.

Développer sur l'ENT un espace dédié à l'actualité des parents, aux informations qui les concernent tout au long de l'année (formulaires, consignes...)

Mise en place d’un outil de suivi (pochette dédiée, carnet de correspondance, outil numérique type GEPI + ENT)

Renforcement de la lisibilité des fonctions dans l’établissement en interne et en externe. Meilleure orientation des appels téléphoniques.

Clarifier l'environnement professionnel.Améliorer la qualité du service rendu.

Implication des parents dans la vie du lycée Suivi des enfants par leurs parents amélioré par la facilité d’accès à l’information

Assurer du lien entre les familles et l’établissement

Etablir une mémoire de l’année scolaire de l’élève pour la communauté éducative

Morcellement du travail et spécialisation qui pourraient altérer la fluidité de la circulation de l'information en cas d'absence d'un interlocuteur.

Taux d’équipement informatique des famillesFormation à l’utilisation de l’ENTOrganisation, pertinence et actualisation de l’information donnée sur l’ENT

Support papier : risques de perte (volontaire ou pas) des documents.Support numériques : choix des informations, ouverture des droits sur les différents types d’information…

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D. L’ENT, un nouvel outil

FICHE TECHNIQUE : Utiliser l’ENT pour (s’) informer COMMUNICATION GENERALE


L’ENT est mis en fonctionnement au cours de l’année scolaire. Les utilisateurs potentiels en découvrent d’une part les usages liés à l’information et à la communication et d’autre part les usages pédagogiques.

Les attentes envers l’outil sont différentes selon les catégories de personnels ou d’usagers.En particulier, le proviseur souhaite en faire un outil au service d’un pilotage efficient de l’établissement et un média de communication à l’intérieur et vers l’extérieur du lycée.

L’outil permet une diffusion très simple d’informations de nature différente tant au niveau du contenu que de la forme.

Nombre de personnels devant se connecter sur l’ENT quotidiennement, les informations peuvent leur être accessibles de manière rapide.

Quels types d’informations bénéficient d’une diffusion par l’ENT?

Comment organiser l’information au sein de l’espace ? (arborescence…)

Quelles informations ouvertes à tout public, aux connectés, aux seuls personnels, aux seuls élèves, etc. ?

Quel accès aux informations pour les personnes non équipées ?

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FICHE TECHNIQUE : Utiliser l’ENT pour (s’) informer COMMUNICATION GENERALE(suite)


Mise en place d’un comité de pilotage de l’ENT avec réunions régulières.

Répartition des responsabilités dans le suivi des activités : animation de la page d’accueil, tenue des agendas… Les espaces et les groupes sont chacun confiés à un responsable éditorial (chef de service ?) qui dispose des droits d’édition des pages de la section qu’il a en responsabilité.

Organisation de formations ciblées pour l’ensemble des usagers de l’outil en privilégiant un axe sur les outils de communication existants sur l’ENT.

Accompagnement aux usages pédagogiques de l’ENT, en prévoyant en particulier un axe sur les échanges entre les enseignants et les élèves.

Réflexion commune sur l’utilisation de l’ENT et définition d’une méthodologie de diffusion de l’information.

Régulation, réajustements réguliers des usages, veille juridique.

Espace numérique « vivant » et source d’informations actualisées.

Banalisation de l’usage et appropriation de l’outil.

Utilisation de l’ENT dans l’enseignement et dans l’acte éducatif comme ressource pédagogique.

Importance de définir une ligne/politique éditoriale arrêtée par le chef d’établissement afin de garantir la cohérence de l’ENT.

Chaque responsable éditorial doit se référer clairement à la ligne éditoriale définie (y compris en ce qui concerne la charte graphique). Le comité de pilotage veille régulièrement au respect de la cohérence d’ensemble.

Penser à former les nouveaux personnels qui arriveront après que les formations auront eu lieu. S’appuyer pour cela sur des personnels déjà formés de chaque service qui constitueront des ressources de formation.Penser à mettre en place une formation à chaque rentrée pour les élèves et les parents.

Définir des règles de communication pédagogique via l’ENT.

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V. CONCLUSION

C’est dans la mise en regard de l’état initial et de l’état final de la circulation de l’information au sein de la communauté éducative que se dessine une dynamique d’établissement. Il s’agit donc d’enjeux majeurs en termes de pilotage et de politique de gestion.De notre point de vue, l’état final visé, parce qu’il recentre tous les acteurs de l’établissement, renforce le sentiment d’appartenance et peut donc améliorer la cohérence d’ensemble qu’elle soit vue de l’intérieur ou de l’extérieur de l’EPLE. Par ailleurs, la responsabilisation des acteurs et leur lisibilité dans un schéma de communication peut contribuer à améliorer les conditions d’exercice de chacun.

La personnalité, le savoir-faire et les qualités en communication du chef d’établissement seront ainsi déterminantes dans les choix qu’il opèrera.

État initial :

État final visé :

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VI. ANNEXES

Annexe 1 : Lettre de mission

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Annexe 2 : Schéma de communication

Un outil d’analyse pour se questionner, repérer une difficulté, améliorer la communication, établir un organigramme.

Questionnement :Le destinataire a-t-il reçu le message? Dans les meilleurs délais?Le canal est-il bien choisi?Le récepteur est-il bien le destinataire?Les relais sont-ils nécessaires? Sont-ils identifiés ? Sont-ils en capacité d’assurer leur mission? Sait-on qui est responsable de quoi?

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Annexe 3 : Modèle du questionnaire de l'enquête

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Annexe 4 : Modèle de questionnaire des entretiens

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rapport avp

Documents