rapor yazma teknikleri - wordpress.com...(kapak) celal bayar Üniversitesi - ssd 206 rapor...

Rapor Yazma Teknikleri

Yrd. Doç. Dr. Deniz KILINÇ

Celal Bayar Üniversitesi

1Celal Bayar Üniversitesi

BÖLÜM - 3

Rapor Yazma Tekniklerine Giriş

2

Bu bölümde;

Rapor Nedir?

Niçin Rapor Yazarız?

Rapor Yazma Aşamaları

Rapor Yazarken Nelere Dikkat Etmeliyiz?

Rapor Bölümleri

Raporun Kontrol Edilmesi

Gibi konular incelenecektir.

Celal Bayar Üniversitesi

3

Giriş

• Ülkemizde genel olarak okumayı sevmiyoruz.

– Kitap okumuyoruz

– Yönetmelik okumuyoruz

– E-posta okumuyoruz

– Doküman okumuyoruz

• ve dolayısıyla

– Rapor da okumuyoruz

Okunmayan raporu neden yazalım ?

Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri

4

Rapor Nedir?

• Herhangi bir konu ya da sorun

üzerine yapılan inceleme ile ilgili

durumu ve sonucu belirtmek üzere

yazılan yazılara rapor denir.

• İncelenmek istenen bir sorun; doğru, kesin,

güvenilir bilgi gerektiren bir iş hakkında, onu

araştırmakla görevlendirilen kişinin yaptığı

“araştırma, inceleme” sonucunu belli

kurallara göre yazdığı yazı, rapor türüne girer.


5

Rapor Nedir?

• Raporlar; doktor raporu, mühendis raporu,

hava raporu, bilirkişi raporu, deney raporu,

hakem raporu gibi çeşitli olabilir.

• Yazılım mühendisliğinde ise– ön analiz,

– proje,

– analiz,

– tasarım,

– tez,

– bildiri

gibi raporlar yazmamız gerekecektir.Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri

6


• Yönetimde karar vermek

• Danışmanlardan ve uzmanlardan bilgi ve

görüş almak

• Alt kurum ve birimlerin çalışma ve

etkinliklerini izlemek ve kontrol etmek

• Gerçekleştirilen uygulamaları ölçmek ve

değerlendirmek

• Çalışanları değerlendirmek ve gerektiğinde

hesap sormak


7


• Ayrıca;

• bilgi vermek, herhangi bir konuda çözümü

kolaylaştıracak öneriler sunmak ve bir çözüm

üretmek için yazılabilir

“Bu nedenle işimizin her kademesinde rapor

yazmak önemli bir etkinliktir.”


8


• Temel olarak 5 aşamadan oluşmaktadır:

1. Konuyu Belirlemek

2. Hedef Okuyucuyu Belirlemek

3. Bilgiyi Araştırmak

4. Ana ve Alt Başlıkları Sıralamak

5. Raporu Yazmak


9


1. Konuyu Belirlemek

Konu size mutlaka verilir. Bir sabah uyanıp da şu konu

hakkında bir rapor yazayım demezsiniz

2. Okuyucuyu Belirlemek

Okuyucunun belirlenmesi önemlidir. Yazdığımız metin

teknik metin ise ve okuyucunun konuyu anlaması için

yeterli teknik bilgisi yoksa raporumuz teknik ibarelerden

uzak ve sade olmalıdır.


10


3. Bilgiyi Araştırmak

Rapor hazırlamadan önce sorunlar derinlemesine

incelenmeli, konu ile ilgili tüm kaynaklardan yararlanılmalı

ve konu mantıklı bir şekilde sıralanmalıdır.

Raporu yazmadan önce konuyu iyice kavramamız ve

konuda uzmanlaşmamız? gereklidir, çünkü kişi konuyu

derinlemesine kavrayamamışsa, o konuda sonuca

ulaşabilmek için mantıklı düşünemez.

Kaynaklardan elde edilen malzemeyi etkili, çarpıcı,

inandırıcı ve doyurucu nitelikte hazırlamalıyız.


11


4. Fikirleri ayıklamak, gruplandırmak,

düzenlemek, raporun içeriğini oluşturacak

ana ve alt başlıkları sıralamak

Raporların hazırlanmasında, görev yapılan kurum içinde,

rapor hazırlanan konu ile ilgili bir format (biçim kuralları)

var ise, bunlar önceden belirlenmelidir. Toplanan bilgiler

sırasına, sınıfına göre gruplandırılmalı ve kaynaklardan

alıntılanan metnin sayfa numarası, kaynak adresi gerekliyse

satır sayıları not edilmelidir.

5. Raporu YazmakNasıl?


12


1. Raporda kısa, net ve anlaşılır cümleler

kurulmalıdır.

2. Raporları belli bir plân dâhilinde hazırlamak

ve varılan yargıyı açıkça belirtmek önemlidir.

3. Akıcı bir dil kullanmak, raporun tamamını

okumaya niyetli kişinin işini kolaylaştıracağı

gibi raporun amacına ulaşmasını da

sağlayacaktır.


13


4. Bilimsel çalışmaları değerlendirirken

raporları bilimsel ölçüler içinde hazırlamak,

raporlarda ileri sürülen olumlu ya da olumsuz

görüşleri kesin deliller ile somut bir biçimde

açıklamak gerekir.

5. Eğer rapor, teknik bir konuda değilse,

yabancı kelimelerden ve teknik tanımlardan

kaçınılmalıdır.


14


6. Gereksiz ayrıntılara girmeden özlü bir

biçimde sınırlandırmak raporumuzun

amacına ulaşmasına dayanak sağlar. Yanlış

anlaşılmaya meydan vermemek için açık ve

net bir ifade kullanmak ve objektif olmak

rapor yazarken önemli bir etkendir, mümkün

olduğunca yorumdan uzak durulmalı ve

kesin ifadelere yer verilmelidir. Teorik ve

pratik bilgi delillerle desteklenmelidir.


15


7. Raporu sunacağımız kişinin

– kültür,

– teknik bilgi,

– ihtisas ve

– tecrübelerine hitap edecek

seviyede düzenlenmesi de amaçlarımıza

ulaşabilmek açısından önem arz eder.


16

Rapor Neden İşe Yaramaz?

• Hazırlanan raporların başarıya ulaşmasını

engelleyen faktörlere dikkat edilmelidir.

• Raporun konusu zayıfsa, yalnızca geçmişe

dair veri içeriyor ve çözüm önerileri açısından

yetersiz kalıyorsa, anlam bütünlüğü

kurulamadıysa veya ilgili kişiyi

yönlendirmekten uzaksa başarılı bir rapordan

söz edemeyiz.


17


• Aşağıdaki raporda hata nedir?

Tamamlamış olduğumuz ve ilginç sonuçlar elde

etmemize yardımcı olan Çalışan Memnuniyeti Anketine

göre çalışanların iş yerindeki motivasyonunu artırmak

için alınacak önlemleri tespit etmeden önce anket

sonuçları ile ilgili bulguların yönetime aktarılarak, çıkan

sonuçların onlar üzerinde ne gibi etkiler yapacağının da

dikkate alınması faydalı olacaktır. Bu nedenle yapılan

anketle ilgili sonuçlar, konu hakkındaki

değerlendirmelerimiz ve görüşlerimiz aşağıda

bilgilerinize sunulmaktadır.


18


• Raporun anlaşılabilirliğini artırmak için;

1. Kısa cümleler kullanın, bir fikir için bir

cümle.

2. Basit, bilinen kelimeleri kullanın.

3. Sade bir dil ile yazın.


19


ÇÖZÜM

– Çalışan Memnuniyeti Anketi sonuçları

motivasyonun düşük olduğunu göstermiştir.

– Motivasyonu artırmak için almamız gereken

önlemleri belirlemeden önce üst yönetimin

görüşünü almamız faydalı olacaktır.


20

Raporun İçeriği

• Raporun içeriğini oluşturmak için;

– Kapsanacak hususların listesini çıkar.

– Başlık ve alt başlıkları planla.

• Her başlığın altında bir-iki husus yer almalı.

– Kullanılacak temel verilerin bir listesini

oluştur.

• Tablo, grafik vb.


21

Kapsanacak Hususlar

• Ana Mesaj

– Anket sonuçlarına göre çalışanların

motivasyonları düşük ve bu nedenle bir şeyler

yapması gerekiyor. Bu durumu yönetimle

paylaşmalıyız.

• Yola Çıkış Nedeni

– İnsan kaynaklarını geliştirmek amacıyla

çalışanların motivasyon ve iş tatminleri

konusundaki iyileştirmeye açık alanları tespit

edebilmek.


22

Kapsanacak Hususlar

• Ne yapıldı?

– Çalışan memnuniyeti anketi

• Ne bulundu?

– Genel memnuniyet oranın üstünde olmakla

birlikte, geliştirilmesi gereken birtakım

hususlar var.

• İş ortamından memnuniyet düşük.

• Sosyal faaliyetler ve çalışma saatleri çalışanların

motivasyonunu etkiliyor.

• Şirket yönetimi konusunda…


23

Raporun Bölümleri


24

Raporun Bölümleri (Kapak)

• Kapak

– Raporun hazırlandığı kurumun adı

– Raporun adı

– Raporu hazırlayan kişinin adı

– Varsa raporu denetleyen kişi veya

grubun/kurumun adı

– Yazıldığı yer ve yıl bulunmalıdır


25

Raporun Bölümleri (Kapak)


26

Raporun Bölümleri (Özet)

• Özet

– Raporun geneli hakkında bilgi veren, birkaç

paragraflık yazılardır.

– Okuyan kişiyi raporun içeriği

hakkında kısaca bilgilendirir.

– Gerekli durumlarda özetin

yabancı dil versiyonu da bulunabilir.

– Özet, dolaylı olarak da bir sunuş yazısı

niteliğinde olduğu için net ve anlaşılır

yazılması çok önemlidir.

–Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri

27

Raporun Bölümleri (Anahtar Kelimeler)

• Anahtar Kelimeler

– Raporların içeriklerini daha ayrıntılı olarak

taramak isteyen araştırmacıların, ilgili konulara

ulaşmasını sağlayan,

– Raporun içeriğiyle ilgili bilgi veren esas

kavramları temsil eden “anahtar kelimeler”

özetten hemen sonra yer almalıdır.


28

Raporun Bölümleri (Önsöz)

• Önsöz

– Önsöz, yazılması zorunlu bir bölüm değilse de,

okuyucularla bir bağ kurmak, çalışma

esnasında emeği geçenlere teşekkür etmek

– Raporun yazılma amacıyla veya eksik kalmış

noktalarla ilgili bilgi vermek için uygun bir

bölümdür.

– Kısa ve öz yazılmasında fayda vardır.


29

Raporun Bölümleri (İçindekiler)

• İçindekiler

– Rapor içerik olarak büyük ve geniş ise yer alır.

– Raporun içerini ve ilgili konu başlıklarını sayfa

numaralarıyla belirten bölümdür.

– Raporun kullanma kılavuzu gibidir.

– İçindekiler bölümünde konular ana ve ara başlıklarıyla

birlikte detaylı olarak yazılır.

– İçindekiler listesinin yazının (raporun) sonuna değil,

göze çarpması ve kolaylık sağlanması nedeniyle

yazının başına konması tercih edilmelidir.


30

Raporun Bölümleri (Kısaltmalar ve Simgeler)

• Kısaltmalar ve Simgeler

– Raporu yazan kişi eğer herkesin bildiği

kısaltmalar veya simgeler dışında öğeler

kullandıysa, bunu okuyucunun bilgisine bu

kısımda sunar.

– Yine de, raporun iç sayfalarında bu kısaltmalar,

ilk defa kullanıldıklarında açık hâlleriyle

belirtilirler.

– Daha sonraki kullanımlarda açıklamayı

yinelemeye gerek yoktur.


31

Raporun Bölümleri (Giriş)

• Giriş

– Giriş kısa bir sunuş ve tanıtma yazısı

olabileceği gibi uzunca bir açıklama biçiminde

de olabilir.

– Birkaç sayfadan fazla olan yazılara (raporlara)

bir "Giriş" kısmı konması uygun, hatta

gereklidir.

– Giriş, raporun içeriğinin bulunduğu bölümdür.


32

Raporun Bölümleri (Giriş devam…)

• 1. Giriş

• 2. Bölüm/konu ismi

– 2.1. Alt başlık






33

Raporun Bölümleri (Giriş devam…)

• Bölümlendirmede rakam ve/veya harf

kullanılabilir.

• Sonuç bölümünde ise yapılan incelemeler

sonucunda elde edilen bulgular sunulur.

• Çözüm önerileri, geliştirilen yöntem, varılan

nokta, elde edilen fayda gibi konular açık bir

biçimde dile getirilir.


34

Raporun Bölümleri (Bölümler…)

Bölümler

• 1. Giriş (Anketin amacı, ne zaman yapıldığı ve kaç kişinin

katıldığı yazılacak)

• 2.Anket Sonuçları (Ankette her bir bölümde alınan sonuç

hakkında bilgi verilecek)

– 2.1. Genel Değerlendirme

– 2.2 Anket Bölümleri Bazında Alınan Sonuçlar

• 2.2.1Genel Memnuniyet

• 2.2.2 Çalışma Durumu

• 2.2.3 Şirket Yönetimi

• 3. Anket Sonuçları Doğrultusunda Yapılacaklar (Anketten

sonra alınması gereken önlemler hakkında bilgi verilecek)


35

Raporun Bölümleri (Son Bölüm)

• Son Bölüm

– Son bölümde; Yorumlar ve Tartışmalar,

Tavsiyeler, Ekler ve Kaynakça bölümleri

bulunur.

– Raporun akıcılığını bozmaması açısından

metin kısmında verilmesi istenmeyen ancak

araştırmayı destekleyen bulgular, son kısımda

ekler bölümünde verilir.


36


• Son Bölüm

– Aynı şekilde ayrıntılı tablolar, anket formları

veya sonuçları da ekler kısmında yer almalıdır.

– Eklerin bölümlendirmesi ve adlandırılması da

“EK 1”, “EK 2” gibidir.

– Metin içerisinde eklere gönderme yaparken de

bu şekliyle referans verilmesi gerekir.


37


• Son Bölüm

– Kaynakça, bir raporun olmazsa

olmazlarındandır.

– Raporun tüm bölümleri için geçerli olmak

üzere, yararlanılan yayınlar, detaylı ve sistemli

olarak kaynakça bölümünde verilir.


38


• Son Bölüm

– Kaynakça bölümü, raporun içerisindeki

fikirlerin doğruluğuyla ilgili raporu

hazırlayana destek verdiği gibi, okuyucuyu da

konuyla ilgili yayınlara yönlendirir.

– Raporun veya makalenin güvenilirliğini artırır.

– Kaynakça da belirli bir sisteme göre yazılır.


39


• Son Bölüm

– Örneğin; tek yazarlı bir kitap için aşağıdaki format

geçerlidir:

– Uçan, A. (1994). İnsan ve Müzik, İnsan ve Sanat

Eğitimi. Ankara: Müzik Ansiklopedisi Yayınları.

• Yazar adı (soyadı, adının baş harfi)

• Yayın tarihi (ayraç içinde)

• Eser adı (koyu ya da italik)

• Basım kaydı (ayraç içinde; birinci basımlar belirtilmez)

• Yayın yeri (ardından “:” gelir)

• Yayınevi


40


• Raporu bitirdikten sonra kontrol için bazı

sorular sormamız gerekmektedir:

– Raporun hedef kitlesi kimdir? Rapor, bu hedef

kitleye göre yazıldı mı?

– Raporun hazırlanma süresi ne kadar?

– Zamanı doğru kullanmak için ne yapmalı?

– İletilmek istenen mesajlar net mi?

– Raporun kuvvetli olması için yeteri kadar veri

var mı?


41


– Raporun içeriğiyle ilgili eksik ve geri dönülüp

kontrol edilmesi gereken nokta var mı?

– Düşünceler gruplandırıldı mı?

– Düşüncelerde zayıf bir nokta var mı?

Kesinlikten yoksun mu?

– Hazırlayan, raporun içeriğine yeterince hâkim

mi?

– Rapor hazırlama kurallarına uyuldu mu?

– Rapor ile ilgili ne gibi sorular gelebilir? Hangi

cevaplar uygundur?


42

Yazım Kuralları

• Rapor yazmak, istenildiği kadar bölümleriyle,

kaynakça ve diziniyle okuyucunun işini

kolaylaştırmaya yönelik olsun; temel olarak

kendisini okutmayan bir yazım dili, tüm

çabaları boşa çıkaracaktır.

• Öncelikli raporu hazırlayan kişinin, raporu

yazdığı dile hâkim olması gerekir.

– Bağlaçlar (da, de, ki)

– Soru ekleri

– …Celal Bayar Üniversitesi - SSD 2206 Rapor Hazırlama Teknikleri

43

İYİ ÇALIŞMALAR…

Yrd. Doç. Dr. Deniz KILINÇ

[email protected]


rapor yazma teknikleri - wordpress.com...(kapak) celal bayar Üniversitesi - ssd 206 rapor...

Documents