rancangan formulir dan pengendalian
TRANSCRIPT
SISTEM ANALISA ADMINISTRASIRancangan Formulir dan
Pengendalian
UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA
Penerapan Penghematan Gerak
Pikiran : untuk mencapai cara yang termudah
Tenaga : untuk mencapai cara yang teringan
Waktu : untuk mencapai cara yang tercepat
Ruang : untuk mencapai cara yang terdekat
Benda : untuk mencapai cara yang termurah
RANCANGAN FORMULIR & PENGENDALIAN
Perancangan formulir-formulir adalah suatu refleksi dari perancangan sistem.
Formulir kertas yang sudah diatur formatnya untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu.
Kualitas formulir Efisiensi transaksi
Program Pengandalian FormulirManajer
administrasi kantor
Merancang formulir
Manajemen teratas
Kebijaksanaan pengontrolan
formulir
Penghematan bagi organisasi/ perusahaan
Tujuan Program Pengendalian Formulir
Menjaga perkembangan formulir yang tidak menguntungkan
Menghilangkan formulir yang tidak diperlukan Membantu perkembangan dan rancangan formulir
yang efisien Menggabungkan dan menyederhanakan formulir yang
ada Mengadakan tinjauan lebih lanjut dari formulir yang
sudah ada Melengkapi kemajuan prosedur kerja yang efisien
Langkah-langkah Program Pengendalian Formulir
Pendartaran Formulir
Penggolongan Formulir
Menganalisa Formulir
Memusnahkan Formulir
Penggabungan Formulir
Menggabungkan Garis Pedoman
Rancangan
Perkembangan Formulir
Mencetak Formulir
Merawat Persediaan Perpetual
Langkah 1:
Pendaftaran FormulirPendaftaran formulir memudahkan organisasi yang bertanggung jawab terhadap program pengendalian formulir untuk memudahkan sifat, tipe dan tujuan dari formulir yang digunakan dalam organisasi.
Langkah 2:
Penggolongan Formulir
Memudahkan analisa dari formulir yang dipasang selama proses pendaftaran
Penggolongan formulir biasanya dengan 2 cara :Berdasarkan fungsi ( formulir-formulir tersebut
diatur berdasarkan tujuan spesifikasinya)Berdasarkan nomor ( melibatkan pemasangan
bermacam-macam formulir berdasarkan pada identifikasi nomor yang diberikan pada setiap formulir)
Langkah 3:
Menganalisa FormulirAnalisa formulir melibatkan pembelajaran tiap formulir dalam jangka waktu tertentu.
Penurunan biaya dari penciptaan dan pemrosesan formulir
Dartar isian rancangan
formulir-formulir
Formulir dianalisa setiap 2 atau 3 tahun
Perbaikan atau penyempurnaan
formulir
Langkah 4:
Memusnahkan Formulir
Formulir tidak diperlukan karena tujuan dari rancangan tidak dipenuhi oleh formulir atau formulir tidak cocok dengan sistem organisasi dan prosedur.
Langkah 5:
Penggabungan FormulirAnalisa formulir dapat menyatukan kesamaan dari beberapa item formulir tertentu. Semakin besar jumlah item yang ditemui, semakin mudah formulir tersebut digabungkan.
Langkah 6:
Menggabungkan Garis Pedoman RancanganInformasi yang muncul di beberapa formulir sama
Formulir harus dinomori secara beraturan
Rancangan formulir harus sederhana, praktis dan mudah digunakan
Langkah 7:
Perkembangan FormulirRancangan formulir harus konsisten dengan garis pedoman yang ada, sehingga formulir yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan.
Langkah 8:
Mencetak FormulirBiasanya formulir suatu oeganisasi dicetak oleh perusahaan percetakan.
Langkah 9:
Merawat Persediaan PerpetualAgar persediaan formulir tercukupi serta menjaga kelebihan formulir.
Tipe-tipe Formulir Kantor
Formulir yang berkesimanbungana. Tipe continous-strip form (formulir berkala)
Tiap pasang formulir dirangkaikan dengan perforasi di bagian atas dengan formulir berikutnya.
b. Tipe fanforld (set multicopy)formulir khusus karena copy-an dibuat dengan lipat tunggal dari kertas beberapa kali.
c. Tipe roll (single copy)jenis formulir digulung yang digunakan pada alat cetak berkecepatan tinggi.
Cont ...Formulir unit-set
Formulir terpisah dan dapat berupa salinan tunggal dan ganda.
Formulir tidak berkarbonFormulir ini menggunakan proses dimana sisi balik dari satu salinan dan sisi muka dari lapisan berikutnya punya lapisan khusus ketika ada tekanan pada formulir, maka lapisan kimiawi bekerja, sehingga gambaran informasi yang tertulis pada salinan asli muncul pada salinan karbon.
Cont ...
Formulir MICR (Magnetik Ink Caracter Recognition)Formulir ini banyak digunakan oleh bank dan institusi peminjaman uang lainnya untuk mempercepat pemasukan dan pemrosesan data numeric.
Formulir OCR (Optical Caracter Recognition)Formulir OCR digunakan untuk data angka dan huruf.
Cont ...Formulir deteksi tanda (Mark Sense) Formulir deteksi tanda memiliki alat scanning khusus membaca tanda pensil pada formulir.
Formulir elektronikKonsep formulir elektronik terdiri dari beberapa elemen, termasuk rancangan dari informasi tetap, proses pengisian, sambungan data base, percetakan dan jaringan kerja komputer.
Rancangan Formulir
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembentukan formulir :1. Tujuan dari formulir2. Sifat dari peralatan3. Hubungan antara formulir yang sedang
dipelajari dengan formulir sejenis yang sudah ada
4. Masa waktu penggunaan formulir
Prinsip-prinsip Perancangan Formulir
Identitas perusahaan
Identitas formulir
Memiliki tembusan/copy
Hindari duplikasi dalam menghimpun data
Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
Memiliki nomor urut tercetak
Unsur-unsur RancanganDapat diidentifikasi dengan mudah
Mengurutkan item
Pilihan Informasi
Penomoran
Petunjuk pengisian
Nomor identitas
Jenis-jenis Karbon
Karbon sekali pakai
Karbon gulung
Single-sheet
carbon
Thank you ^^