ISSN 1858-4667 JURNAL LINK VOL. 27/No. 1/Februari 2018

4-20

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASIPERSEDIAAN BARANG GUDANG BERBASIS WEB

(STUDI KASUS : PT. ISS INDONESIA CABANG JAWA TIMUR)

Muhammad Saiful Ali1, Latipah2

1,2Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Narotama1

1saifulali045@gmail.com, 2latifah.rifani@narotama.ac.id

Abstrak

Penelitian ini membahas tentang rancang bangun sistem informasi persediaan barang berbasis web diPT. ISS Indonesia cabang jawa timur. Rancang bangun sistem informasi persediaan barang ini dapatmeningkatkan standart operasi kerja yang optimal pada PT. ISS Indonesia bagian logistic. Rancang bangunsistem informasi persediaan barang akan memperbaiki sistem yang sedang berjalan dan dapat mempermudahaliran informasi yang cepat dan akurat dalam perusahaan.Analisis permasalahan dilakukan dengan caramelakukan opservasi dan wawancara terhadap sistem yang berjalan, analisis terhadap temuan, identifikasikebutuhan informasi yang dibutuhkan perusahaan dan identifikasi persyaratan sistem dengan menggunakanmetode waterfall. Data tersebut diambil dari PT. ISS Indonesia cabang jawa timur pada bagian logistic. Rancangbangun sistem informasi persediaan barang berbasis web dilakukan dengan menggunakan pemrograman PHPdan firebird sebagai databasenya.Hasil dari penelitian ini menghasilkan suatu aplikasi sistem persediaan baranggudang berbasis web yang dapat menunjang pengelolahan data barang pada gudang, memberikan laporandengan akurat, efektif, dan memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan.

Kata kunci : Sistem Informasi, Persediaan Barang, Waterfall, Web, Php, Fierbird.

1. Pendahuluan

PT. ISS Indonesia merupakan salah satuperusahaan penyedia jasa, terbesar di Indonesia.Perusahaan ini dimulai tahun 1901 yang lalu diDenmark, sebagai perusahaan keamanan.Perusahaan ini kemudian memasuki pasar jasapembersihan dan seiring perkembangannya layananbisnis yang di berikan pun bertambah, dari yangpada awalnya hanya satu konsep bisnis (singleservice) menjadi lebih dari satu jasa (facilityservices). Dengan cakupan layanan (cleaningservice, office support service, gardening &landscaping, Integrated Pest Management, buildingmaintenance service, indoor air quality service,wash room service, portable toilet service) , AccesControl (security service), Catering Service,Parking Management Service. Dari semua jasayang dikelola ISS jasa kebersihan merupakan jasayang paling banyak diminati dari jenis jasa yanglain.

Pergudangan PT. ISS Indonesia cabang JawaTimur selalu melakukan pengawasan danpencatatan terhadap barang persediaan. Pengolahandata gudang pada PT. ISS Indonesia cabang JawaTimur sampai saat ini masih manual sepertipencatatan informasi persediaan barang denganmenggunakan buku pencatatan dan laporan yangmasih ditulis tangan. Untuk menunjang kinerjaoperasi kerja yang optimal maka, PT. ISS Indonesiacabang Jawa Timur membutuhkan suatu sistemaplikasi yang dapat membantu dalam melakukanperancangan sistem informasi persediaan barang.melihat hal tersebut maka PT. ISS Indonesia cabangJawa Timur berupaya untuk membuat danmerancang aplikasi sistem informasi persediaanbarang di gudang berbasis web yang terstruktur,memberikan solusi dalam pencatatan, pengolahandata barang, menjadikan sistem aplikasi kebutuhanyang baik bagi perusahaan dan dapat memberikankeunggulan yang kompetitif.

Muhammad Saiful Ali1, Latipah2, Rancang Bangun Sistem …

4-21

2. Landasan Teori2.1 Pengertian Persediaan Barang

Menurut Tamodia (2013), “Persediaanmerupakan barang-barang yang dimiliki untukkemudiaan dijual atau digunakan dalam prosesproduksi atau dipakai untuk keperluan nonproduksi dalam siklus kegiatan yang normal”.

Menurut Rusdah (2011), “Persediaan adalahsuatu aktivitas yang meliputi barang pemilikorganisasi dengan maksud untuk dijual dalam suatuperiode usaha tertentu atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan prosesproduksi ataupun persediaan bahan baku yangmenunggu penggunaanya dalam proses produksi”.

Berdasarkan beberapa pendapat yangdikemukakan di atas dapat ditarik kesimpulanpengendalian persediaan (inventory control)merupakan pengumpulan atau penyimpanankomoditas yang akan digunakan untuk memenuhipermintaan dari waktu ke waktu. Persediaanmemegang peranan penting agar perusahaan dapatberjalan dengan baik.

2.2 Metode Waterfall

Menurut Pressman (2010) model waterfalladalah model klasik yang bersifat sistematis danberurutan dalam membangun software. Berikut iniada gambaran 2.1 dari waterfall model.

Gambar 1. Model waterfall(Sumber : Pressman 2010)

Tahapan utama model ini dibagi menjadi limabagian berdasarkan pengembangan kegiatannya,diantaranya :1. Communication langkah ini merupakan

analisis terhadap kebutuhan software, dantahap untuk mengadakan pengumpulan datadengan melakukan pertemuan denganpelanggan, maupun mengumpulkan data-datatambahan.

2. Planning proses yang merupakan lanjutan dariCommunication. Tahapan ini akanmenghasilkan dokumen user requirement ataubisa dikatakan sebagai data yang berhubungandengan keinginan user dalam pembuatan

software, termasuk rencana yang akandilakukan.

3. Modeling proses ini menerjemahkan syaratkebutuhan ke sebuah perancangan softwareyang dapat diperkirakan sebelum dibuatcoding. Proses ini berfokus pada rancanganstruktur data, arsitektur software, representasiinterface, detail (algoritma) prosedural.Tahapan ini menghasilkan dokumen yangdisebut software requirement. Constructionmerupakan proses membuat kode. Codingatau pengkodean merupakan penerjemahdesian dalam bahasa yang bisa dikenali olehkomputer. Programmer akan menerjemakantransaksi yang diminta oleh user. Tahapan iniialah yang merupakan tahapan secara nyatadalam mengerjakan sesuatu software, artinyapenggunaan komputer akan dimaksimalkandalam tahapan sistem ini. Setelah pengkodeanini selesai makan akan dilakukan testingterahapan sistem yang telah dibuat tadi.Tujuan testing adalah menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut untukkemudian bisa diperbaiki.

4. Deployment tahapan ini dikatakan final dalampembuatan software atau sistem. Setelahmelakukan analisis, desain dan pengkodeanmaka sistem yang sudah jadi akan digunakanoleh user. Kemudian software yang telahdibuat harus dilakukan pemeliharan secaraberkala.

2.3 Metode Black BoxMenurut Soetam Rizky (2011), berpendapat

bahwa “Black box testing adalah tipe testing yangmemperlakukan perangkat lunak yang tidakdiketahui kinerja internalnya. Sehingga para testermemandang perangkat lunak seperti layaknyasebuah “kotak hitam” yang tidak penting dilihatisinya, tapi cukup dikenai proses testing di bagianluar”.

Menurut Agustiar Budiman (2012),berpendapat bahwa “Pengujian black boxmerupakan metode perancangan data uji yangdidasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Datauji dibangkitkan, dieksekusi pada perangkat lunakdan kemudian keluaran dari perangkat lunak diujiapakah telah sesuai dengan yang diharapkan”.

Berdasarkan beberapa pendapat yangdikemukakan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwametode pengujian black box digunakan untukmenguji sistem dari segi user yang dititik beratkanpada pengujian kinerja, spesifikasi dan antarmukasistem tersebut tanpa menguji kode program yangada.

Muhammad Saiful Ali1, Latipah2, Rancang Bangun Sistem …

4-22

Uji coba blackbox berusaha untukmencemukan kesalahan dalam beberapa kategori,diantaranya :1. Fungsi-fungsi yang salah atau hilang.2. Kesalahan interface.3. Kesalahan dalam struktur data atau akses

database eksternal.4. Kesalahan performa.5. Kesalahan inisialisasi dan terminasi.

3.2 Modelling

Pada tahap ini dilakukan perancangan modeldimana perancang menerjemahkan kebutuhansistem ke dalam bentuk representasi model denganmenggunakan perancangan sistem secara struktural.Adapun tahapan-tahapan dalam perancangan sistemyang dilakukan adalah pembuatan DocumentFlowchart, System Flowchart, Context Diagram,Data Flow Diagram, Conceptual Data Model,Physical Data Model, Interface System.

Gambar 2. Metodologi Penelitian

3.2.1 Analysis

Tahapan analisis dapat dilakukan denganmanganalisa hasil pengumpulan kebutuhan sistemyang sudah dilakukan sebelumnya. Metode analisisdata yang digunakan adalah deskriptif kualitatifyang memberikan gambaran umum sisteminformasi persediaan barang gudang pada PT. ISSIndonesia cabang Jawa timur. Alat bantu yang akandigunakan untuk menganalisa kebutuhan sistemyang akan dibangun tersebut diantaranya :

a. Perancangan Document Flowchartb. Perancangan System Flowchart

3.2.2 Design

Setelah tahap analisa sistem dilakukan danmendapatkan gambaran dengan jelas apa yangharus dikerjakan, maka pada tahap ini akandipikirkan bagaimana merancang dan membuatdesain sistem berdasarkan evaluasi yang telahdilakukan pada tahapan analisa.

Alat bantu yang digunakan untuk membuatsuatu rancangan desain sistem yang akan dibanguntersebut diantaranya :a. Context Diagram,b. Data Flow Diagram,c. Conceptual Data Model,d. Physical Data Model,e. Interface System.

3.4 Construction

Setalah melalui tahapan modelling, tahapanselanjutnya dilakukan contruction untukmembangun sistem. Tahapan perancangan sistemini telah dilakukan dengan coding dan testing.

4. HASIL DAN PEMBAHASAN4.1 Analisa Sistem Manual

Pergudangan PT. ISS Indonesia cabang JawaTimur selalu melakukan pengawasan danpencatatan terhadap persediaan barang.Pengelolahan data gudang sampai saat ini masihmanual seperti pencatatan, pengelolahan, pelaporandata persediaan barang digudang menggunakanbuku pencatatan dan laporan yang masih ditulistangan. Sistem tersebut menjadikan pihak kantorpusat tidak dapat mengontrol dan mengetahui datadari gudang dengan efektif.

Untuk menunjang kinerja operasi kerja yangoptimal maka, PT. ISS Indonesia cabang JawaTimur memerlukan adanya aplikasi sistempersediaan barang digudang berbasis web. Aplikasiyang dapat digunakan dalam mengontrol persediaanbarang digudang. Dengan adanya aplikasi berbasisweb, PT. ISS Indonesia dapat melihat laporan darigudang dengan tepat sasaran.

Berikut ini dokumen flowchart permintaanbarang secara manual yang ditunjukkan padagambar 3 sebagai berikut :1. Bagian gudang membuat form permintaan

persediaan barang.

Muhammad Saiful Ali1, Latipah2, Rancang Bangun Sistem …

4-23

2. Pimpinan menerima form permintaan daribagian gudang, selanjutnya pimpinanmembuat daftar permintaan Material Request(MR) dan diberikan kepada manager.

3. Manager menerima daftar permintaanMaterial Request (MR) dari pimpinan,kemudian pihak manager memeriksa danmenyetujui permintaan Material Request(MR) dari pimpinan.

4. Bagian keuangan menerima daftar permintaanpersetujuan Material Request (MR) darimanager, selanjutnya bagian keuanganmelakukan pemesanan barang dan melakukanpembayaran untuk pengiriman persediaanbarang digudang.

5. Supplier menerima pembayaran danmenyiapkan barang pemesanan sesuai daftarpermintaan barang, selanjutnya suppliermembuat surat jalan dan melakukanpengiriman barang.

Bagian gudang menerima daftar pengirimankemudian melakukan pengecekan barang yangdikirim dari supplier, pengecekan barang lengkapsesuai daftar barang yang dikirim oleh supplier,bagian gudang membuat tanda terima barangrangkap 3 lembar untuk bukti bahwa barang sudahdatang dan diterima. Tanda terima barang lembar 1disimpan oleh bagian gudang, tanda terima baranglembar 2 diberikan ke bagian keuangan dan tandaterima barang lembar 3 dibawa oleh supplier.

Gambar 3. Dokumen Flowchart PermintaanBarang

Gambar 4. Dokumen Flowchart Stok Barang

Pada gambar 4 dapat dlihat bagian gudangmembuat daftar pengecekan dan melakukanpengecekan persediaan barang digudang.Selanjutnya bagian gudang membuat laporan stokbarang digudang, laporan stok barang rangkap 2lembar. Laporan stok barang lembar 1 disimpanuntuk bagian gudang dan laporan stok baranglembar 2 diberikan kepada pimpinan untukdibuatkan permintaan persediaan barang di periodeselanjutnya.

4.2 System Flowchart

System flowchart merupakan gambaran sistemyang akan dibangun, system flowchart pada PT. ISSIndonesia cabang Jawa Timur dapat dilihat padagambar berikut :

Muhammad Saiful Ali1, Latipah2, Rancang Bangun Sistem …

4-24

4.2.1 Login Pengguna

Gambar 5. Login Pengguna

Pada proses login dimulai dengan penggunamembuka aplikasi, kemudian pengguna mengisiusername dan password, lalu sistem melakukanproses login dengan verifikasi username danpassword yang telah dimasukkan dengan data yangsudah ada. Jika login tidak berhasil maka sistemakan kembali pada input username dan password,dan jika login berhasil maka sistem akanmenampilkan pada form halaman utama.

4.2.2 Permintaan Barang

Pada gambar 6 dijelaskan bagian gudangmembuka aplikasi, kemudian melakukanpermintaan barang, sistem akan mengecek databarang dari database, jika bagian gudang tidak ingintambah ke daftar permintaan, maka akan kembali kepermintaan barang. Jika bagian gudang ingintambah ke daftar permintaan, maka sistem akanmembaca permintaan barang. Selanjutnya sistemakan memunculkan data berhasil disimpan. Setelahpermintaan barang selesai, jika bagian gudang inginmencetak laporan, maka laporan tersebut bisadicetak. Jika tidak, maka laporan selesai.

PERMINTAAN BARANG

SistemGudang

Mulai

Permintaan barangPengecekan barang Data barang

Barang ada?

Permintaan barang Penyimpanan kedata base

Cetak laporan Laporan

Laporan

Mulai

Gambar 6. Permintaan Barang

4.3 Implementasi Sistem

Implementasi dilakukan agar dapatdiketahui apakah sistem dapat berjalan sesuaidengan baik. Tahap ini akan menjelaskanbagaimana jalannya sistem mulai dari awalsampai dengan akhir, serta dilengkapidenganGraphical Unit Interface (GUI).

4.3.1 Halaman Login

Halaman login adalah halaman yangpertama kali ditampilkan ketika user membukaaplikasi sistem informasi manajemen inventori.Agar bisa masuk ke dalam aplikasi ini, userharus melakukan login terlebih dahulu, denganmemasukkan username dan password di dalamtampilan login, dapat dilihat pada gambar 7.

Gambar 7. Halaman Login

Muhammad Saiful Ali1, Latipah2, Rancang Bangun Sistem …

4-25

4.3.2 Halaman Form Transaksi PemakaianBarang

Halaman ini hanya bisa diakses oleh bagiangudang, halaman ini diperuntukkan bagi keperluantransaksi pemakaian data barang. Terdapat menutanggal untuk melakukan pemakaian barang danmenu simpan untuk menyimpan transaksipemakaian barang yang telah dibuat oleh bagiangudang. Berikut tampilan halaman tersebut sepertidiperlihatkan pada gambar 8 dan gambar 9.

Gambar 8. Halaman inputan barang

Gambar 9. Halaman view pemasukan barang

4.3.8 Halaman laporan print

Halaman ini hanya bisa diakses olehbagiangudang, halaman ini diperuntukkan bagi keperluandownload laporan yang akan di print atau di cetakdi gudang PT. ISS Indonesia cabang jawa timur.Berikut tampilan halaman tersebut sepertidiperlihatkan pada gambar 10.

Gambar 10. Laporan permintaan barang

Gambar 11. Laporan pemakaian barang

5. PENUTUP5.1 Kesimpulan

Dari hasil evaluasi dan implementasi MetodeWaterfall kedalam website Sistem Informasipersediaan barang pada PT. ISS Indonesia cabangjawa timur dapat diambil beberapa kesimpulandiantara lain :1. Dengan adanya aplikasi sistem informasi

persediaan barang berbasis website, pihakperusahan lebih terbantu dengan adanya sisteminformasi persediaan barang, data barang, dandata laporan barang.

2. Membantu divisi pengelolahan dalam melakukanmelaporkan persediaan dan membantu divisibagian gudang memberikan kemudahankaryawannya dan meningkatkan kinerja divisitersebut.

3. Penerapan Metode Waterfall kedalam aplikasisangat tepat di gunakan dalam studi kasus sisteminformasi persediaan barang berbasis web di PT.ISS Indonesia cabang Jawa Timur.

5.2 Saran

Untuk pengembangan lebih lanjut dari sisteminformasi persediaan barang di PT. ISS Indonesiacabang jawa timur ini, dapat diajukan beberapasaran, yaitu :1. Sistem dapat dimungkinkan untuk penambahan

jumlah alur proses lainnya sesuai dengankebutuhan penelitian lain ataupun pihak divisipergudangan PT. ISS Indonesia cabang jawatimur selanjutnya.

2. Guna mendapatkan hasil yang lebih baik,penggunaan Metode Waterfall dapatdimungkinkan untuk dikombinasikan denganmetode-metode sejenis yang sesuai.

Muhammad Saiful Ali1, Latipah2, Rancang Bangun Sistem …

4-26

Daftar Pustaka

Achmad Zakki Falani, Eman Setiawan,“Implementasi Sistem Informasi PerkuatanModal Bergulir Bagi Koperasi Dan UsahaMikro, Kecil Dan Menengah (Kumkm) ProvinsiJawa Timur”,http://jurnal.narotama.ac.id/index.php/elink/article/view/362/200

AZZ Falani, EE Setiawan, SSD Hartanto, 2017,“Implementasi Sistem Informasi MonitoringDokumen Justifikasi (Studi Kasus: PT. TelkomIndonesia, Regional 5 Jawa Timur)”, InsandComtech: Information Science and ComputerTechnology Journal, Universitas Madura.

Budiman, Agustiar. 2012. Pengujian PerangkatLunak dengan Metode Black Box Pada ProsesPra Registrasi UserVia Website. Makalah,halaman: 4.

Pressman RS. 2010. Software Engineering : APractitioner’s Approach, 7th ed.Mc Grow Hill,New York.

Rizky, Soetam. 2011. Konsep Dasar RekayasaPerangkat Lunak. Prestasi Pustaka. Jakarta.

Rusdah. 2011. Analisa Dan Rancangan SistemInformasi Persediaan Obat. Universitas BudiLuhur. Jakarta.

Sutabri, Tata. 2012. Konsep Sistem Informasi. CV.Andi Offset. Yogyakarta.

Sutarman. 2012. Buku Pengantar TeknologiInformasi. Bumi Aksara. Jakarta.

Tamodia. Widya. 2013. Evaluasi PenerapanSistem Pengendalian Intern Untuk PersediaanBarang Dagangan Pada PT. Laris ManisUtama Cabang Manado. Universitas SamRatulangi. Manado.