rancang bangun sistem informasi pengarsipan surat kepegawaian amik akmi baturaja

IJCCS, Vol.x, No.x, July xxxx, pp. 1~5

ISSN: 1978-1520

Received June 1st,2012; Revised June 25

th, 2012; Accepted July 10

th, 2012

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN

SURAT KEPEGAWAIAN AMIK AKMI BATURAJA

Sri Hartati

Program Studi Manajemen Informatika AMIK AKMI Baturaja

Jl. A. Yani No. 0267 A Baturaja, OKU, Sumatera Selatan

E-mail:[email protected]

Abstrak

Kemajuan teknologi sudah semakin meningkat terutama dalam bidang komputer.

Kehadiran pengolah data dalam masa sekarang ini banyak membawa perubahan, baik dalam

dunia usaha, instansi-instansi pemerintah, swasta, maupun bidang-bidang lainnya baik dalam

pengolahan data maupun ke akuratan data yang dihasilkan. Pengarsipan di Kepegawaian Amik

Akmi Baturaja belum menggunakan aplikasi khusus dalam pengarsipan surat masuk dan surat

keluar. Tujuan dari penelitian yaitu untuk membuat sistem informasi pengarsipan surat.

Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja bergerak dalam bidang pengarsipan surat. Penelitian

di lakukan dengan cara mendatangi langsung Kepegawaian Amik Akmi Baturaja dengan

menggunakan metode observasi dan wawancara. Dari semua data tersebut dibuat sebuah sistem

informasi pengrsipana di Kepegawaian Amik Akmi Baturaja menggunakan Borland Delphi 7.0.

Dari penelitian tersebut dapat disimpulkan bahwa untuk membuat sistem informasi

pengarsipan yang harus dilakukan pertama kali adalah mengumpulkan data, dilanjutkan dengan

membuat sistem informasi pengarsipan. Jika sistem informasi pengarsipan yang dibangun mampu

meng-input data, melakukan pencarian dan menghasilkan output berupa laporan (report) maka

dapat disimpulkan bahwa sistem informasi pengarsipan berhasil.

Dalam Sistem informasi pengarsipan surat yang didapat masih berupa data mentah yang

kemudian dimasukan kedalam komputer dengan aplikasi Borland Delphi 7.0 untuk membuat

interface program, dengan microsoft access 2007 untuk pembuatan tabelnya, yang telah diproses

dan menghasilkan sebuah keluaran berupa laporan-laporan. Nantinya berupa sebuah program

berupa sistem informasi pengarsipan surat menggunakan Borland Delphi 7.0 yang dapat

digunakan untuk mengolah data surat masuk dan surat keluar pada kepegawaian AMIK AKMI

Baturaja.

Kata kunci— Pengarsipan, Borland Delphi 7.0, Microsoft Access 2007

1. PENDAHULUAN

1.1. Latar belakang

Dengan berkembangnya sistem informasi saat ini, berbagai bidang menuntut

dibutuhkannya suatu sistem komputerisasi agar informasi yang didapat benar-benar

akurat. Komputer merupakan salah satu alat bantu bagi manusia yang dapat digunakan

untuk berbagi hal contohnya untuk mengetik, mencetak, internet dan juga proses

pengolahan data yang menggunakan berbagai software (perangkat lunak) tertentu.

Komputer digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas pada perusahaan-perusahaan baik

pemerintah ataupun swasta dalam meningkatakan oprasionalnya. Peranan komputer

ISSN: 1978-1520

2

sangat diperlukan sebagai sarana-sarana yang digunakan untuk mendukung dan

memperlancar pekerjaan agar dapat diselesaikan dalam waktu singkat dan tepat. Sistem

informasi saat ini telah dimanfaatkan dalam berbagai bidang perusahaan.

Di Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja proses pencatatan dan pengarsipan surat

masuk dan surat keluarnya masih dilakukan dengan cara manual menggunakan buku

agenda yang dapat mempersulit pencarian data surat masuk dan surat, dan sering

terjadinya surat yang hilang atau rusak. Solusi yang diusulkan untuk menyelesaikan

masalah yang ada saat ini adalah dibangun suatu Sistem Pengarsipan Surat untuk

memberikan kemudahan di Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja.

1.2. Rumusan masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, dirumuskan permasalahannya adalah

bagaimana merancang sebuah sistem yang dapat mengolah berkas surat menyurat di

Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja dikarenakan semakin banyaknya surat yang harus

diarsipkan.

1.3. Batasan masalah

Rancangan sistem informasi pengarsipan surat ini terdiri dari 2 bagian besar yaitu

surat masuk dan surat keluar. Proses pengarsipan surat dimulai dari proses pemasukan

data surat masuk atau surat keluar, sekaligus pengarsipan fisik surat yang sudah di scan.

1.4. Tujuan penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan sistem informasi pengarsipan surat pada

bagian kepegawaian AMIK AKMI Baturaja yang salah satunya dapat digunakan sebagai

pedoman dalam meningkatkan status dan jabatan karyawan.

1.5. Manfaat penelitian

Dari penelitian diharapkan dapat memberi manfaat antara lain :

1. Mempermudah dalam pengarsipan surat

2. Mengetahui masa jatuh tempo sebuah surat keputusan yang berjangka waktu

IJCCS ISSN: 1978-15

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

2. KAJIAN TEORI

2.1 Sistem

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu keinginan atau untuk

menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Jogianto, 1999).

Sistem adalah suatu tatanan (keterpaduan) yang terdiri atas sejumlah

komponenfungsional (dengan satuan fungsi/tugas khusus)yang saling berhubungan dan

secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses atau pekerjaan tertentu

(Fatansyah, 1999).

2.2 Informasi

Menurut Zakiyudin (2012) Sistem Informasi adalah suatu sistem yang ada didalam

suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,

mendukung operasi yang bersifat menejerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi

dan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan[9].

2.3. Sistem Informasi

Sistem informasi adalah satuan komponen yang saling berhubungan yang

mengumpulkan (atau mendapatkan kembali), meproses, menyimpan, dan

mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam

suatu organisasi (Loudon, 2005).

Sistem informasi adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain

yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan informasi (Kurniawati, 2009;

Sutejo, 2002).

2.4. Desain sistem

2.4.1 Diagram Konteks

Diagram konteks merupakan pola pengembangan sistem secara global dan tidak

terinci. Penggambaran sistem tidak dijelaskan secara rinci karena yang ditekankan adalah

interaksi sistem dengan lingkungan atau bagian yang akan mengaksesnya.

ISSN: 1978-1520

4

Tabel 2.4.1.1. Simbol-Simbol Diagram Konteks

Simbol Arti

Menunjukkan suatu proses sistem

Menunjukkan bagian

Menunjukkan alir data

2.4.2. Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) diperkenalkan pada akhir tahun 1970 dan populerkan

sebagai alat desain dan analisa sistem aplikasi oleh Yoardon dan Demarco pada tahun

1979. Diagram Alir Data adalah jaringan yang mengambarkan sebuah sistem,

menunjukan setiap alur data pada entitas luar pada sebuah sistem, begitu pula pergerakan

data dari proses yang satu ke proses yang lainnya pada media penyimpanan secara

logika[1].

Data Flow Diagram mempunyai empat elemen dasar yang terdiri dari:

a. Entitas/Lingkungan Luar (External Entity)

Menunjukkan entitas atau kesatuan yang berhubungan dengan sistem, dapat berupa

orang, organisasi, departemen, atau sistem lainnya yang akan memberikan input atau

menerima output dari sistem atau kedua-duanya. Digambarkan dengan simbol empat

persegi panjang (model Yourdon dan Demarco).

b. Arus Data ( Data Flow)

Menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukkan untuk sistem atau hasil

dari proses sistem dan mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan

entitas (external entity) yang digambarkan dengan anak panah.

c. Proses (Process)

Menunjukkan kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang mesin atau komputer

dari suatu data yang masukkan kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan

keluar dari proses. Digambarkan dengan lingkaran (model Yourdon dan Demarco).

IJCCS ISSN: 1978-15


d. Simpanan Data (Data Store)

Menunjukkan suatu tempat penyimpanan data yang dapat berupa suatu file di

sistem komputer, arsip atau catatan manual, digambarkan dengan sepasang herizontal.

Tabel 2. Simbol-Simbol DFD Menurut Model Yourdon dan Demarco

Simbol Arti

Menunjukkan entitas dan tujuan

Menunjukkan arus data

Menunjukkan proses

Menunjukkan penyimpanan data

2.4.3. Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu permodelan yang banyak

digunakan dalam merancang tabel dan database serta relasinya. ERD ini juga digunakan

untuk menggambarkan struktur dan hubungan antara data. Adapun Simbol-simbol ERD

yaitu:

a. Entitas

Adalah suatu data yang dapat disimpan dan berguna bagi badan atau perusahaan,

dengan kata lain suatu objek yang dapat diidentifikasi atau dibedakan dengan objek

lainnya. Digambarkan dengan kotak persegi panjang.

Gambar 1. Lambang Entitas

ISSN: 1978-1520

6

b. Atribut

Atribut menunjukkan karakteristik dari tiap-tiap entitas. Atribut digambarkan

dengan bentuk oval.

Gambar 2. Lambang Atribut

c. Relasi

Relasi menunjukkan hubungan yang terjadi antara entitas. Relasi di gambarkan

dengan bentuk belah ketupat atau diamond.

Gambar 3. Lambang Relasi

d. Line Connector

Line Connector digambarkan dengan bentuk garis tunggal.

Gambar 4. Lambang Line Connector

2.4.4. Kardinalitas

Kardinalitas merupakan tingkat hubungan yang terjadi antar entitas di dalam

sebuah sistem. Terdapat tiga tingkat hubungan yang terjadi yaitu:

a. Hubungan Satu pada Satu (One to One atau 1:1)

Jika satu kejadian pada entitas pertama hanya mempunyai satu hubungan dengan

suatu kejadian pada entitas kedua.

b. Hubungan Satu pada Banyak (One to Many atau 1:M)

Jika satu kejadian pada entitas pertama dapat mempunyai banyak hubungan dengan

kejadian pada entitas kedua. Sebaliknya, satu kejadian pada entitas kedua, hanya bisa

mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas pertama.

c. Hubungan Banyak pada Banyak (Many to Many atau M:N)

Jika tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan

kejadian pada entitas lain.

IJCCS ISSN: 1978-15


2.4.5. Relational Database management System (RDBMS)

Merupakan sekumpulan data yang disimpan sedemikian rupa sehingga mudah

diambil informasinya bagi pengguna, dan data tersebut saling berhubungan. RDBMS

merupakan suatu paket perangkat yang kompleks digunakan untuk memanipulasi

database. Ada 3 (tiga) prinsip dalam RDBMS:

a. Data definition

Mendefinisikan jenis data yang akan dibuat (dapat berupa angka atau huruf)

cara relasi data, validasi data dan yang lainnya

b. Data manipulation

Data yang telah dibuatdan didefinisikan tersebut akan dilakukan beberapa

pengerjaan, seperti menyaring data, melakukan proses query, sebagainya.

c. Data control

Bagian ini berkenaan dengan cara mengendalikan data seperti siapa saja yang bisa

melihat isi data, bagaimana data bisa digunakan oleh banyak user, dan sebagainya Semua

operasi input dan output yang berhubungan dengan database harus menggunakan DBMS

yang menyediakan penghubung (interface) antara pemakai dengan database.

3. Metodologi penelitian

Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai

berikut :

3.1 Metode interview

Pengumpulan data dilakukan dengan melakukan tanya jawab langsung dengan staf

kepegawaian AMIK AKMI Baturaja

3.2 Metode Observasi

Pengumpulan data dilakukan melalui pengamatan langsung pada objek penelitian,

dalam hal ini pengamatan terhadap sistem keluar masuk surat dan pengarsipan berkas dari

surat-surat tersebut.

3.3 Study literatur

Pengumpulan data dengan cara mengumpulkan referensi berupa buku dan jurnal

yanga berhubungan dengan penelitian.

ISSN: 1978-1520

8

4. Analisis dan perancangan

Pada tahap perancangan aplikasi secara umum komponen-komponen aplikasi

dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan pada pengguna. Komponen aplikasi

yang dirancang adalah input dan output. Dalam perancangan sistem ini menggunakan

diagram konteks, (DFD) Data Flow Diagram, dan ERD (Entity Relationship Diagram).

4.1 Rancangan DFD Konteks

Data flow Diagram (DFD) digunakan untuk menggambarkan suatu Sistem yang

telah ada atau sistem yang baru dikembangkan secara logika. DFD adalah grafik yang

menggambarkan aliran informasi dan transformasi yang memakai data bergerak dari

input ke output.

Diagram Konteks dibuat untuk menggambarkan aliran data yang akan diproses

atau dengan kata lain diagram tersebut digunakan untuk menggambarkan sistem secara

umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada. Berikut ini merupakan diagram

konteks Sistem Informasi Pengarsipan Surat Di Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja.

Gambar 4.1.1. Diagram Konteks

4. 2 Perancangan Database

Digunakan beberapa tabel untuk membangun Sistem Informasi Pengarsipan Surat

Di Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja, adapun table-tabel yang digunakan yaitu : Tabel

Login, Tabel Surat Masuk, Tabel Surat Keluar, Tabel Dosen, Tabel Karyawan, dan Tabel

Keterangan Surat, Tabel Keterangan SK, Tabel SK Dosen, Tabel SK Karyawan.

Kepegawaian

Yayasan

Direktur

SI

Pengarsipan

surat

Laporan

Laporan

-Data karyawan

- Data surat

IJCCS ISSN: 1978-15


4.2.1 Perancangan tabel

Tabel 4.2.1.1. Tabel surat masuk

Tabel 4.2.1.2 Tabel surat keluar

Tabel 4.2.1.3 Tabel jenis surat

ISSN: 1978-1520

10

Tabel 4.2.1.4 Tabel SK Dosen

Tabel 4.2.1.5 SK Dosen

Tabel 4.2.1.6 Tabel SK Karyawan

IJCCS ISSN: 1978-15


Tabel 4.2.1.7 Tabel Dosen

4.2.2 Relasi Antar Tabel

Berikut adalah bentuk relasi yang digunakan dalam Sistem Informasi Pengarsipan

Surat Di Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja.

Gambar 4.2.2.1. Relasi Antar Tabel

kode_surat*

jenis_surat

Tabel Keterangan

Surat

no_surat_keluar*

kode_surat

balasan_surat_masuk

tgl_surat_dikeluarkan

perihal

tujuan_surat

arsip

Tabel Surat Keluar no_surat_masuk*

tgl_surat_diterima

perihal

asal_surat

tgl_surat

tujuan_surat

arsip

Tabel Surat Masuk

no_surat*

kategori

jenis_sk

tgl_surat

tujuan_surat

tgl_jatuh_tempo

Tabel SK Karyawan

Nik*

nama

tempat

tgl_lahir

jenis_kelamin

tmt

status

Tabel Karyawan

no_surat*

kategori

jenis_sk

tgl_surat

tujuan_surat

tgl_jatuh_tempo

Tabel SK Dosen nidn*

nama

tempat

tgl_lahir

jenis_kelamin

tmt

status

Tabel Dosen

ISSN: 1978-1520

12

5. HASIL PENELITIAN

Hasil yang didapat dalam penelitian tugas akhir yang dilakukan penulis berupa

Sistem Informasi Pengarsipan Di Kepegawaian Amik Akmi Baturaja Menggunakan

Borland Delphi 7.0. Sistem informasi ini terdiri dari beberapa menu yaitu menu awal,

menu login, menu bantuan, menu proggrammer, menu utama, proses, pencarian dan

laporan, pengaturan, backup, keluar, dimana masing–masing menu saling berhubungan.

Gambar 5.1. Tampilan Menu Awal

Gambar 5.2. Tampilan Menu Utama

IJCCS ISSN: 1978-15


Gambar 5.3 Tampilan Form Data surat masuk

Gambar 5.4 Tampilan Form Keterangan Surat

ISSN: 1978-1520

14

Gambar 5.5 Tampilan Form data Dosen

Gambar 5.6 Tampilan Form data surat keluar

IJCCS ISSN: 1978-15


Gambar 5.7 Tampilan Form Pencarian dan laporan data surat masuk

Gambar 5.8 Tampilan Form Pencarian dan Laporan Data Surat Keluar

ISSN: 1978-1520

16

4. KESIMPULAN

Dari penelitian yang dilakukan ini didapatkan beberapa kesimpulan, antara lain:

1. Sistem Informasi Pengarsipan Surat di Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja dan tabel

dibuat menggunakan Microsoft Access 2007.

2. Sistem Informasi Pengarsipan Surat yang dibuat berisi tentang penginputan, proses,

pencarian dan laporan dari data surat masuk dan data surat keluar.

3. Proses penginputan data dan pencarian data menjadi lebih mudah.

4. Keamanan data terjamin karena dalam aplikasi ini tersedia form Login sehingga tidak

semua user dapat membuka program ini tanpa izin.

5. Sistem informasi ini juga tersedia menu pembuatan laporan sehingga memudahkan

pembuatan laporan dalam kurun waktu tertentu yang dapat langsung dicetak.

5. SARAN

Beberapa hal yang dapat dijadikan saran adalah sebagai berikut :

1. Sistem Informasi Pengarsipan Surat Surat di Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja di

buat sebagai alat bantu pengolahan data surat masuk dan surat keluar menggunakan

Borland Delphi 7.0. diharapkan kepada penelitian selanjutnya dapat dikembangkan

dengan menggunakan software aplikasi lain.

2. Sistem Informasi Pengarsipan Surat di Kepegawaian AMIK AKMI Baturaja saat ini

masih terbatas dan sederhana, sehingga kedepannya diharapkan dapat dikembangkan

secara lebih lengkap.

3. Belum adanya grafik data surat masuk dan surat keluar.

IJCCS ISSN: 1978-15


DAFTAR PUSTAKA

[1] Brigida.2013.Data Flow Diagram Menurut Yourdon dan Demarco.

http://informatika.web.id. di akses pada tanggal 27 januari 2015

[2]Haryadi, Hendi.....Administrasi Perkantoran Untuk Manager Dan Staf.

https://books.google.co.id. di akses pada tanggal 27 januari 2015

[3]JURNAL TEKNIK ITS Vol. 1, (Sept, 2012) ISSN: 2301-9271 Rancang

Bangun Perangkat Lunak untuk Workflow Pengelolaan Surat Menyurat Dinas

Bagian Surat Masuk Di Kabupaten Buton Utara

[4]Kusnassriyanto.2011.Belajar Pemrograman Delphi.Modula:

Bandung

[5]Putra, H.B. dan Utomo, E.P.2011.Kitab Suci Desktop Programmer.Mediakom:

Yogyakarta

[6]Riadi, Muchlisin.2012.Pengertian Dokumen Elektronik Dan Arsip.

http://www.kajianpustaka.com. di akses pada tanggal 27 januari 2015

[7]Sugiono Arie, Dkk.....Dasar Ms Office 07 Dan Windows Xp.

https://books.google.co.id. di akses pada tanggal 27 januari 2015

[8]Sutrisno.2014.Renstra SKPD.Kecamatan Lubai Ulu :

Karang agung

[9]Zakiyudin, Ais.2012. Sistem Informasi Manajemen.Mitra Wacana Media:

Jakarta

https://books.google.co.id/

http://www.kajianpustaka.com/

https://books.google.co.id/

ISSN: 1978-1520

18

PENELITIAN DOSEN

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN

SURAT DI KEPEGAWAIAN AMIK AKMI BATURAJA

Oleh :

SRI HARTATI, M.KOM

NIDN. 02140584003

AKADEMI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AKMI BATURAJA

2015

rancang bangun sistem informasi pengarsipan surat kepegawaian amik akmi baturaja

Documents

kepegawaian amik akmi

kepegawaian amik akmi

com abstrak kemajuan

salah satu alat bantu

digunakan untuk berbagi

digunakan untuk mendukung