RAKER PPID 2015

Pengelolaan Informasi Publik Balitbangtan

Bogor, 28 Mei 2015

LINGKUP BALITBANGTAN

Kebijakan Layanan Informasi Publik 2015

Kebijakan Pengelolaan dan Pelayanan Informasi

Publik

• Arahan pimpinan dibahas dalam Raker 1-3 Okt 2014 tema :

Bridging Rencana Strategis dan Tata Kelola Balitbang Pertanian 2010 – 2014 ke 2015 – 2019.

– Sosialisasi UU KIP No. 14/2008 dari Komisi Informasi Pusat dan dari Kepala Biro Hukum dan IP, Kementan.

• Pembahasan untuk proses operasionalisasi desk counter layanan IP (di Sekretariat Balitbangtan)

– Pembekalan pelatihan pelaksana pelayanan IP (petugas Desk Counter)

Pelaksanaan Pengelolaan dan Pelayanan Informasi

Publik

1. Sarana dan Prasarana

Ruang Pelayanan /Counter layanan IP (disiapkan awal 2014)

Ruang Pelayanan situs web (sudah lebih berkembang) melekat pada Sub Datim.

Frame Work TIK

Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian

1 Infrastruktur • LAN • Servers

2 Back Office

• System Portal • Pengemb Aplikasi SI • Database

3 Front Office • Websites/Portal • SMS Center • Pelayanan

penelitian

4 Pengemb. SDM • Pelatihan • Koordinasi • Pendampingan • Workshop

UPT / UK

Kantor Pusat

Data Center

Internet

VPN

Penyedia Layanan

1. Infrastruktur TIK Balitbangtan

Cloud Computing

2. Back Office

3. Front Office

2. Sumber Daya Manusia

Kepala Bidang KSPHP di lingkup UK adalah PPID Pembantu Pelaksana di UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian.

SK Kepala Badan No. 31/Kpts/KP.340/I/12/2011 tanggal 14 Desember 2011.

Pengelola Desk layanan Sekretariat Badan Litbang Pertanian masih belum dibentuk.

– Rencana akan dibentuk ULIP (Unit Layanan IP/Unit Pelayanan Publik)

– Petugas piket per subbagian

– Minimum pelaksana harian 2 (dua) orang

– Jam definitif layanan (09.00 – 13.00)

Pelaksanaan Pengelolaan dan Pelayanan Informasi

Publik

4. Kompetensi SDM Pengelola TIK

TIM Pengelola Situs Web Balitbangtan

Admin Web Eselon II

Front-end

“Dewan Redaksi”

Organisasi Pengelola Berita Situs web

Back-end

Pelindung/Pengarah

Penanggung Jawab

Manajer Berita Situs Web

Sistem Administrator Web Administrator

Ka

Balitbangtan

Sesbalitbangtan

Kepala

Bagian KSHOH &

Bagian Perencanaan

SDM

Informasi/Berita dari Eselon II

(Web Admin)

Persetujuan Kapus/Ka

BB

Berita diinput ke Sistem

(Termasuk Fotonya)

Berita/Informasi

ditayangkan

Prosedur Kontrol Berita Situs Web Balitbangtan

Quality Control Pemutakhiran & Pemeliharaan

EDITOR

(KASUB HUMAS/DATIM)

PERBAIKAN

Draft Struktur Organisasi ULIP

ORGANISASI

UNIT LAYANAN INFORMASI PUBLIK (ULIP)

SEKRETARIAT BADAN LITBANG PERTANIAN

Pengarah ULIP

PEJABAT FUNGSIONAL LINGKUP SEKRETARIAT

Koordinator Bagian

Perencanaan

Koordinator Bagian

Kepegawaian

Koordinator Bagian KSHOH

Koordinator Bahan Pustaka

PIMPINAN BADAN PUBLIK

Penanggung Jawab ULIP

P P I D PELAKSANA UPT

P P I D PEMBANTU PELAKSANA

Koordinator Bagian UMUM

Ketua I/Ketua II ULIP

Koordinator BPATP

Koordinator Penyiapan Bahan

Sengketa Informasi

Koordinator Pelayanan ULIP

Penyiapan Bahan Informasi dan Klasifikasi Dokumen

Counter Layanan Online melalui Website

Informasi Layanan Publik Balitbangtan

Pengelolaan Informasi Publik melalui Portal Website

1. DIPA Satker lingkup Balitbangtan

ditampilan dalam format pdf 2. Laporan tahunan kegiatan satker

lingkup Balitbangtan 3. LAKIP, PKT, RKT, Laporan Pengadaan 4. PPID Pelaksana dan PPID UPT siap

melayani permintaan informasi 5. IKM : Indeks Kepuasan Masyarakat

Form Kontak Pengunjung

Intranet Badan Litbang Pertanian

UPT

UK

Kantor

Pusat

Kantor pusat dapat

melakukan kontrol

terhadap data dan

informasi UK/UPT

lingkup Badan Litbang

Pertanian

UK dapat melakukan

kontrol terhadap data

dan informasi pada UK

sendiri dan UPT

dibawahnya.

UPT hanya dapat

melakukan kontrol

terhadap data dan

informasi pada UPT

sendiri

Sistem Intranet mendukung hirarki

Pengelolaan Data dan Informasi Balitbangtan

Portal Balitbangtan

Intranet Monev (realisasi keuangan)

Intranet Aset

Intranet Kepegawaian

Intranet Aset

Dashboard (Realisasi Anggaran)

Dashboard (Program)

Dashboard Kepegawaian

3. Anggaran

• Dalam penyelenggaraannya pengelolaan IP terstruktur dalam kegiatan 015 - Pengelolaan Kegiatan Komunikasi, Hubungan Masyarakat dan Pelayanan Publik Balitbangtan melekat pada anggaran Kantor Pusat Badan Litbang Pertanian

• Struktur pelaksanaan kegiatan :

1. Seminar rutin

2. Peliputan media

3. Layanan Perpustakaan

4. Penyediaan materi dokumentasi

5. Langganan majalah

6. Pencetakan Infolitbangtan

Rincian Pelaksanaan Informasi Publik di

Balitbangtan

Pendokumentasian

• Saatnya “membiasakan yang benar” bukan “membenarkan yang biasa” perlakuan terhadap dokumen/arsip.

– Dokumen substansi hasil kinerja UK/UPT (hasil litkaji, buku, juknis, pandum, juklak, dll upload website Repository)

– Dokumen hasil kinerja dalam proses administrasi berjalannya kinerja UK/UPT (surat-surat, MOU, kontrak, gambar design, laporan keuangan, BAST/BAP, dll)

• Dokumen/arsip lakukan pemilahan dengan prinsip 5S Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke.

• Sebaiknya secara kontinyu masing-masing Bagian/Bidang menyerahkan dokumen dan arsip tersebut ke Perpustakaan maupun Unit Pengelola Arsip untuk dikelola sebagai bahan informasi publik.

Lanjutan.. 1. Daftar Informasi Publik

a. Membuka akses sebesar-besarnya sesuai UU Nomor 14 Tahun 2008

b. Menjadikan situs web sebagai acuan utama dalam pencarian informasi publik oleh masyarakat dilombakan antar UK/UPT dilingkup Balitbangtan, sehingga :

• Mendorong UK/UPT yang memiliki situs yang baik dan transparan, standar dan kreatif

• Mendorong untuk meningkatkan kualitas situs yang update

• Menunjukkan kinerja yang belum diketahui masyarakat akses intranet terpadu

40

17

5

Pengunjung

Lembaga Pendidikan/Instansi

Swasta

Pelayanan Informasi Publik dan

Penyampaian Informasi di PPID Balitbangtan 2014

14

8

Jenis Layanan Informasi Publik

Teknis Umum

Pengunjung IP

• Badan Litbang Pertanian sangat memperhatikan pentingnya tata kelola informasi melalui website.

acuannya peringkat website litbang di Webometric

• Sampai dengan saat pengalihan dari deptan.go.id ke pertanian.go.id telah terjadi penurunan peringkat webometric.

Penyampaian IP melalui Web

235 221

299

0

50

100

150

200

250

300

350

2012 2013 2014

PERBANDINGAN BERITA TAYANG

Rata-rata Pengunjung www.litbang.deptan.go.id Th. 2010-2014

Sumber : Web Statistik Balitbangtan

151.332

120.974

126.218

145.167

120.655

2010 2011 2012 2013 2014

Rata-rata Jumlah Pengunjung 2010 - 2014

Rata-rata Pengunjung (Visitor) Situs Web UK

0

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

40000

45000

50000

2010 2011 2012 2013 2014

Rata-rata Hits Situs Web UK Hits adalah banyaknya file yang di request dari server website

0

100000

200000

300000

400000

500000

600000

700000

800000

900000

1000000

2010 2011 2012 2013 2014

Email Melalui Fitur “Hubungi Kami”

Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agus Sep Okt Nov Des

Jawab 61 61 67 32 37 24 6 7 24 18 3 11

Tidak dijawab 24 10 20 47 33 36 18 40 36 24 7 22

0

10

20

30

40

50

60

70

80

EMAIL MASUK DAN RESPON EMAIL TAHUN 2014

Email Melalui Fitur “Hubungi Kami”

8% 4%

4%

16%

6%

12% 21%

4%

9%

9% 3% 4%

Persentase Jenis Pertanyaan yang Diajukan

Magang/PKL

Penerimaan Pegawai

Data Pertanian

Info Bibit/Benih

Uji Lab

Info Alsin/Produk

Konsul/Info Pertanian

Info Publikasi

Kerjasama/Bantuan

Informasi Lain-lain

Kunjungan ke UK/UPT

Saran/Keluhan

Email Melalui Fitur “Hubungi Kami”

3% 5%

17%

30%

3% 2%

10%

16%

13%

1%

Profil Pengirim Email

Dosen

Guru

Karyawan Swasta Mahasiswa

Pelajar

Kelompok Tani

Petani

PNS

Wiraswasta

Masyarakat Umum

Fluktuasi rata-rata email yang masuk melalui Kontak Pengunjung Situs web Balitbangtan berdasarkan profil pengunjung Tahun 2010-2014

0

50

100

150

200

250

300

2010 2011 2012 2013 2014

(680) (659)

(477) (446)

(1.417)

(290) (83)

(160) (147) (145)

Periode Januari 2010 Juli 2010 Januari 2011 Juli 2011 Januari 2012 Juli 2012 Januari 2013 Juli 2013 Januari 2014 Juli 2014

World Ranking Webometric 2010-2015

Januari 2015

1.283

Penilaian Webometrics Januari 2015

Instansi World

Ranking

World Position

Size Visibility Rich Files Scolar

Balitbangtan 1.283 198 5.521 121 441

LIPI 184 184 323 572 128

Metodologi Webometrics

VISIBILITY (External Inlink)

50%

Size (web pages) 20%

RICH FILE 15%

SCHOLAR 15%

Keberatan dan/atau Sengketa Informasi di Badan

Litbang Pertanian

Tahun 2014

1. Telah selesai di Mediasi Sengketa Informasi atas Permohonan IP atas nama Jadongan Gultom dengan Putusan Nomor : 856/IX/KIP-PS-A-M/2014 Antara Pemohon Informasi Jadongan Gultom dengan Termohon Kementerian Pertanian RI hasil putusan mengabulkan beberapa IP sebagaimana yang disepakati pemohon.

2. Permohonan Informasi Publik dari Sdr. Antoni Fernando tertanggal 13 Okt 2014 – Terkait pengadaan di Balitnak.

– Proses pengumpulan dokumen telah disiapkan Balitnak sejak 2 Desember 2014, namun belum ada pemanggilan dari KIP.

Kekurangan dan Hambatan

• Pengelolaan Unit Layanan Informasi Publik (ULIP) di Sekretariat masih belum operasional.

• Penyiapan SDM sebagai fungsi pelayan informasi yang ‘sigap, informatif, dan memahami prinsip Maximum Access Limited Exemption (MALE)’.

• Pemahaman ASN sebagai ‘Pelayan Publik’

• Penerapan Pelayanan Prima

Kinerja terkait Upaya Khusus/Upsus

• Info aktual dalam Berita website sudah mengelompokkan kepada info UPSUS.

• Data UPBS

• Persiapan waktu tanam dapat diakses melalui http://katam.litbang.pertanian.go.id

• Informasi teknis lain terkait dukungan teknologi mendukung UPSUS dapat dicari melalui website http://www.litbang.pertanian.go.id/berita/kategori/6/arsip