Radni Dan Jednog Menadera

Download Radni Dan Jednog Menadera

Post on 08-Jun-2015

2.204 views

Category:

Documents

6 download

DESCRIPTION

industrijski menadment

TRANSCRIPT

1. UVOD Menadment je multidisciplinarna nauna oblast koja za cilj ima da osposobi pojedinca - rukovodioca da fikasno i efektno reava probleme i na taj nain doprinosi postizanju ciljeva i rastu organizacije. (orevi B. (2006) str.11) Gledano iz ovog aspekta uopte ne iznenauje to je bio potreban skoro itav vek da bi se u potpunosti definisao menadment, a zatim i menaderske funkcije. Jo od vremena Henrija Fajla (1910.) i njegove administrativne funkcije ka 5 elemenata (predvianje, organizovanje, komandovanje, usklaivanje i kontrola), mnogi teoretiari organizacije rada teorije organizacije, socio-psiholozi dali su svoj doprinos pokuavajui da upotpune i zaokrue u celinu sve funkcije jednog menadera. Krajem XX veka iz redova veine autora se vidi da su se uglavnom sloili da jedan menader obavlja sledeih osam funkcija: Odluivanje Planiranje Organizovanje Menadment ljudskih resursa Voenje Motivacija zaposlenih Komunikacije Regulisanje (controlling). (po Bulat V. (2007) str. 162,163) To je dakle teorija, ali kako izvravanje menaderskih funkcija izgleda u praksi? Na onovu uvida u menadment proces u naim industrijskim preduzeima osmiljeno je istraivanje plansko-kontrolnog ciklusa (PKC) koji obuhvata sledei radni sadraj: "Motivisanje je u stvari predstavljalo snimak radnog dana menadera prema jedinstvenom instrumentu. Izbor menadera je bio sluajan uz uslov da mora imati najmanje 50 podreenih." Citat (po Bulat V. (2007) str. 115,116,117) Na primeru efa komercijalne slube prehrambenog preduzea "Plima Pek" bie dat prikaz jednog snimka radnog dana uz detaljne podatke i odgovarajua objanjenja.

1

1.1. Prikaz biografija-preduzea i menadera Preduzee za proizvodnju hleba, peciva i testenina "Branko Perii" osnovano je 1947. godine. Osniva je bila drava uz uee drutvenog kapitala. Sa priblino 300 zaposlenih, prosenom proizvodnjom od 10000 kvalitetnog hleba i 18000 tona peciva, kolaa i drugih prehrambenih proizvoda na godinjem nivou predstavlja najvee i najperspektivnije prehrambeno preduzee u Kruevcu, a moda i u celom Rasinskom okrugu. Sredinom 2005. godine preduzee je prodato na aukciji, a novi vlasnik je ime firme promenio u "Plima Pek". Duka Mati, roena 1960. po obrazovanju ekonomski tehniar - opteg usmerenja zaposlene u firmi od 1986. godine. Poela je kao referent optih poslova da bi sa savlaivanjem administrativnih znanja i vetina prela u komercijalnu slubu. Tu je od 1989-1997. god. radila kao komercijalista prodaje. -1997. -zbog iznenadne bolesti ostaje upranjeno mesto efa prodaje. Na raspisanom internom konkursu izmeu 10 prijavljenih ona se izdvojila kao osoba koja ve ima dosta iskustva i kontakata sa kupcima. - 2005. dolazi privatnik i smenjuje veinu efova administrativnih slubi. - Sredinom 2007. ponovo je postavljena na rukovodee mesto - ef komercijalne slubegde spadaju nabavka, prodaja, skladitenje, transport. - Ukupan broj podre|enih -52 - Broj direktno podre|enih - 4 -glavni referenti (efovi) nabavke i prodaje, ef magacina, ef slube transporta i tehnike podrke.

2

2. Snimak radnog dana menadera -opisPromena vlasnike strukture preduzea najpre je donela izmene u nainu rada administrativnih slubi-kadrovske, prodajne, nabavne i raunovodstva. U drutvenom vlasnitvu moglo je da se desi da deo administrativnih radnika celo radno vreme provede zvrljei okolo ili u kafenisaju. Ni ja nisam bila izuzetak ak ni u vreme kada sam bila ef prodaje. Ali dolaskom privatnika svako ko nije imao adekvatna znanja i angaman u nekom od administrativnih odeljenja premeten je na poslove u proizvodnji. Posao efa komercijalne slube nimalo se ne razlikuje od posla referenta prodaje koji sam obavljala protekle dve godine. Samo je sada moj broj obaveza dupliran i proiren na dobavljae, a odgovornosti koje imam su daleko vee. Moj potpis je odobrenje za slanje narudbenica dobavljaima i faktura velikim kupcima. Dakle, ja sam odgovorna za tanost i pravovremeno slanje narudbenica repromaterijala, kao i za taan sadraj i obraun faktura poslatih kupcima. Moje ostale dunosti su: - sastavljanje nedeljnog radnog izvetaja namenjenog komercijalnom direktoru - planiranje i podela radnih zadataka - komunikacija sa vanijim i/ili problematinim kupcima/dobavljaima - zakljuivanje preliminarnih ponuda1 i slanje na inspekciju i potpis komercijalnom i generalnom direktoru - kontrolisanje i ispravljanje narudbenica (faktura za kupce) uz obaveznu konsultaciju direktora poizvodnje - odravanje svakodnevnih radnih sastanaka na kojima se diskutuje o zadatim obavezama, njihovoj realizaciji i na kojima ih obavetavam o planovima za taj i sledei dan, a ako je petak delim im nove liste za pozive i plan rada za celu sledeu nedelju. - odluke koje su neophodne obavezno dosnosim uz konsultaciju svojih kolega iz slubi nabavke i prodaje uz obaveznu koordinaciju sa proizvodnjom.

1

Preliminarna ponuda-kratkoroni, neobavezujui ugovor sa dobavljaem/kupcem o rokovima, kvalitetu i koliini kupljene robe, pravila o reklamaciji, nainu i vremenu plaanja, isporuke...

3

2.1. Tabelarni prikaz snimljenih aktivnosti

Vreme 730-800 8 830 830-83500

AktivnostPrelistavanje i sreivanje papira uz kafuRadni sastanak sa glavnim referentima i efovima magacina i transporta

Trajanje 00:30' 00:30'

Opis aktivnosti

Oznaka

Interni telefonski poziv Pregled novog ugovora

00:05'

8 -8

35

45

00:10'

845-855

Telefonski poziv Razgovor sa efom magacina

00:10'

855-910

00:15'

910-915

Telefonski poziv Telefonski poziv direktoru proizvodnje Pregled obraenih narudbina za danas i 1 fakture kupcu Sastanak sa direktorom proizvodnje (i danas)

00:05'

9 -9 9 -920

15

20

00:05' 00:10'

Davanje zadataka,diskusija o problemima, buduim planovima, odluivanje Obavetena sam da se danas konano menja ugovor sa problematinim kupcem Unoenje dodatnih sigurnosnih elemenata koje je direktor ve dogovorio sa kupcem Konsultacija sa direktorom proizvodnje oko dve neuobiajeno velike narudbenice Kupac poslao reklamaciju ali nee da vrati brano kupljeno jue (100kom/kg) Direktor proizvodnje opet nije dobio eljenu koliinu repromaterijala ("izlomljena jaja") U vezi sastanka o osetljivom repromaterijalu i narudinama Detaljna kontrola podataka i potpisivanje papira Dogovor oko normativa za osetljive porudbine, prihvatanje predloga dobavljaa (konano) Direktor zakazao sastanak sa kupcemdanas -Jedan potencijalni kupac se predomilja - Dva dobavljaa se ale na ve prihvaen nain plaanja Kontrola, pregled i potpisivanje 2 naloga Reen problem sa reklamacijom-roba se vraa

30

9 100010001005

30

00:30' 00:05'

Telefonski pozivRazgovor sa glavnim referentima prodaje i nabavke Potpisivanje naloga za isporuku kupcima Razgovor sa efom

10051015

00:10'

10151020 10201030

00:05'00:10'

4

10301035

Telefoniranje sa dobavljaem "1"

00:05'

10351040 10401045 10451100 11001130 11301145 11401200 12001205 12051220 12201245

Telefoniranje dobavljau "2" Telefoniranje dobavljau "3" Slaganje papira priprema ugovora Sastanak kod komercijalnog direktora Telefonski poziv kupcu Pregled ugovora Telefonski poziv Razgovor sa kupcem Pregled narudbenica i faktura

00"05'00:05' 00:15' 00:30' 00:10' 00:20' 00:05' 00:15' 00:25'

Obavestili smo ga: prihvaene njegove preporuke i od ponedeljka vai nov ugovor To je jedan od dobavljaa koji su se pobunili -zakazivanje sastanka To je jedan od dobavljaa koji su se pobunili -zakazivanje sastanka Priprema svih dokumenata, starog i novog ugovora za kupca Potpisivanje novog ugovora sa problematinim kupcem Zakazivanje sastanka potencijalnom kupcu Pregledi zakljuenih ponuda sa dva dobavljaa i kupcem Slubeno: ef magacina -vraena roba -alje kupca Uzroci reklamacije -Pregled novih narudbina i slanje u proizvodnju - Fakture za raunovodstvo Predaja dolaznih faktura i usklaivanje neslaganja Privatno: kua Direktor proizvodnje -ugroeno slanje porudbine -Sastanak kod komercijalnog direktora Sa direktorom proizvodnje diskutujemo o problemu Distributeru nisu jasne izmene termina i koliina Kupac trai odlaganje plaanja Potencijalni kupac trai odlaganje sastanka Pripremljene su liste po porudbenicama kupaca Pregled plana porudbina .... 10.decembra

12451300 13001305 13051310 13101315 13151330 13301340 13401345 13451355 13551410 14101430 14301440

Raunovodstvo Telefonski poziv Telefonski poziv Telefonski poziv Sastanak kod komercijalnog direktora Telefonski poziv Telefonski poziv Telefonski poziv Razgovor sa efom prodaje Razgovor sa efom nabavke Pregledavanje lista, potpisivanje

00:15' 00:05' 00:05' 00:05' 00:15' 00:10' 00:05' 00:10' 00:15' 00:10' 00:10'

5

14401445 14451455 14551500 15001505

Telefonski razgovor Telefonski poziv Telefonski razgovor Telefonski poziv

00:05' 00:05' 00:05' 00:05'

efu magacina javlja da doe po liste Distributer "3" kasni Javljam da ponovo kasnim kui ef magacina javlja da je porudbina krenula Usklaivanje podataka, priprema za sastanak sa distributerima Obavetava o problematinoj porudbini - Uzroci neslaganja - elje -Mogua reenja ef prodaje trai 2 ugovora za sutra Javljam efu prodaje da su ugovori spremni Kupac ponovo pita za porudbinu - Uzima liste - Problem sa prostorom - Stigao repromaterijal ef nabavke je nestrpljiv - Porudbbina stigla - Kupac zadovoljan - Uzroci neslaganja - elje -Mogua reenja - Sreivanje papira - Priprema dokumenata

15051520 15201530 15301550 15501555 15551605 16051610 16101635 16351640 16401650 16501720 17201730

Sastanak sa efom nabavke Sastanak sa efom transporta Sastanak sa distributerom "2" Telefonski poziv Telefonski poziv Telefonski poziv Sastanak: ef magacina Telefonski poziv Telefonski poziv

00:15' 00:10' 00:20' 00:05' 00:05' 00:05' 00:25' 00:05' 00:10'

Sastanak sa dobavljaem "3" Odlazak kui

00:30' 00:10'

Nain komunikacije prilikom obavljanja aktivnosti najee je usmeni (telefonom) i pismeni (potpisivanje dokumenata, pravljenje lista zadataka). Koordinacija se najee obavlja telefonskim putem i u razgovorima (sastanci, lice u lice). - Data tabela prikazuje razne aktivnosti u jednom radnom danu menadera srednjeg nivoa - Posao menadera srednjeg nivoa je izuzetno specifian -na jednoj strani su njegovi podreeni, ali i kolege menaderi. - Njegov zadatak je da povezuje i usaglaava ciljeve i elje vieg nivoa sa mogunostima i zadacima nieg nivoa. Na taj nain srednji menadment omoguava pravovremeno izvrenje zadataka na niem nivou to omoguava postizanje postvljenih ciljeva top menadmenta. - Prikaz radnog dana efa komercijale u preduzeu "Plima Pek", pun je aktivnosti koje predstavljaju kontrolu, analizu, uzrok odstupanja, reagovanje i izvrenje ili ipak koordinacija predstavlja njenu centralnu aktivnost.

6

2.2. Tabelarni prikaz-zbirno po elementima plansko-kontrolnog ciklusa

Oznaka

Element PKC-a Priprema elemenata za: -postavljenje zadataka -odluivanje Odluivanje, postavljenje zadataka

Zastupljenost Zastupljenost n % 7 8,43

3

3,61

Izvravanje

10

12,05

Praenje izvravanja

10

12,05

Koordinacija

26

31,32

Kontrola

9

10,84

Analiza uzroka odstupanja

10

12,05

Reagovanje

8

9,64

Ukupan broj intervala

50 (83)

100%

U oko pedeset vremenskih intervala, obavljeno je isto toliko razliitih aktivnosti. Kao oznaka uz opis aktivnosti, koordinacija se pojavljuje ak 26 u procentima (31,32%), to samostalno, a ee povezana sa drugim aktivnostima Daljom analizom tabele primetno je usaglaeno prisustvo elemenata PKC-a: - Praenje izvrenja -10 situacija (12, 05) - Kontrola -9 situacija (10,84) - Analiza uzroka odstupanja -10 situacija (12,05) - Reagovanje - 8 situacija (9,64)

7

To se moe objasniti injenicom da navedeni menader prilikom praenja i kontrole zadataka ukoliko primeti bilo kakva neslaganja ili problem od pristupa njihovom ispravljanju ukoliko je to u njenoj mogunosti. - Dalje upore|ujui zastupljenost kontrole (10,84) u odnosu na odstupanja od eljenog stanja (12,05) moe se zakljuiti da osoblje ne obavlja kvalitetno svoj posao. - Ali takav zakljuak bi bio pogrean jer posmatranjem detaljne analize rdnog dana dolazimo do saznanja da se takva odstupanja ee deavaju u komunikaciji ili u realizovanju poslova sa spoljnim okruenjem. - Odstupanja se mogu odrediti kao: kanjenje u plaanju/dopremi robe- kod dobavljaa - reklamacije i neispunjavanje ugovorenih odredbi od strane kupca... - rad slube komercijalnih poslova obavlja se to raunovodstvenog principu i svi poslovi su u startu odreeni rokovima koji ne mogu da se preporuuju, time su preuzete sve preventivne mere da se sprei odstupanje. - Na kraju bih obratio panju na elemente pripreme (8,43) i odluivanje (postavljanje zadataka) (3,61) koji se smatraju glavnom dunosti jednog menadera. Posao menadera srednjeg nivoa je da odluke top menadera ralani na odgovarajue dunosti (zadatke), podeli ih u skladu sa zahtevima odgovarajuoj radnoj jedinici i prati dalje realizovanje zadataka. - Nadalje ukoliko doe do problema pri realizaciji njegov zadatak je da pomogne i omogui nastavak rada skladu sa rokovima i zahtevanim kvalitetima. - U ovom sluaju primetna je veoma mala zastupljenost elemenata odluivanja to se moe objasniti na dva naina: 1. Menader se osea neprijatno da deli zadatke i nareenja svojim dojueranjim kolegama. 2. Menader ne moe da odgovori zahtevima tako odgovornog poloaja pa je nesiguran i uplaen (ne ume da donosi odluke).

8

3. Zakljuak Za obavljanje razliitih poslova u toku dana menaderu su potrebne razne vetine. Pored toga suoen sa razliitim situacijama menader je prinuen da stalno prilagoava svoje reagovanje i ponaanje. Zbog toga su K. Bartol i Martin D. poistovetili menaderske aktivnosti sa igranjem razliitih drutvenih uloga. "Uloga je organizovan skup ponaanja koji se pripisuje pojedinim slubama i poloajima, a koje mogu biti za neki poloaj pogotovu slubu, viestruke". (Bulat V. 2007. str. 161) Gledano da ovakvog stanovita posmatrani radni dan menadera izgleda ovako: " Duka Mati, ef komercijalne slube preduzea "Plima Pek" dola je na posao i kroz razne aktivnosti odigrala najmanje tri uloge: 1. Uloga efa-dok je delila zadatke, kontrola i pratila izvrenja zadataka i dr. 2. Uloga podreenog-dok je bila na konsultacijama sa komercijalnim i generalnim direktorom dok je izvravala naloge komercijalnog direktora, u komunikaciji sa direktorom proizvodnje... 3. Ulogu majke i ene-dok je telefonirala kui da javi muu da kasni. Naravno tu su jo uloge pregovaraa, posrednika ali ove tri navedene su se najupadljivije izdvojile iz konteksta tabele. Uloga efa na jednoj i podreenog na drugoj strani najbolje pokazuju svu kompleksnost poloaja i dunosti menadmenta srednjeg nivoa. Analizom sadraja radnog dana menadera, njegovog ponaanja kao i definisanjem uloga, jo uvek nismo pokazali da li je dotini uspean. Uspenost jednog menadera ipak se prati kroz rezultate njegovog rada kao to su: postizanje ciljeva, donoenje kvalitetnih odluka, efikasno i efektivno izvrenje zadataka. .. Posmatranje radnog dana menadera daje nam blii uvid u sadraj i metode rada, reagovanje, nain komunikacije sa osobljem. Na taj nain smo i praktino uli u sr glavnih funkcija menadmenta, a samim se pribliili i menadmentu kao nauci.

9

4. Literatura 1. Prof. dr Vuksan Bulat " Industrijski menadment", ICIM+ Izdavaki centar za Industrijski menadment plus, Kruevac, 2007. 2. Prof. dr Branislav orevi, "Menadment-principi, teorije, primena", ICIM+ Izdavaki centar za Industrijski menadment plus, Kruevac, 2006. 3. www.plima.co.yu

10