racionalização dos processos logísticos no hospital de santa maria, epe
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Racionalização dos Processos Logísticos no Hospital de Santa Maria, EPE. Jornadas dos Administrativos da Saúde Centro Hospitalar do Porto, EPE Helena Gaspar 19 de Abril de 2008 Hospital de Santo António, Porto. Enquadramento: Logística e sector da Saúde - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Racionalização dos Processos Logísticos no Hospital de Santa Maria, EPE
Jornadas dos Administrativos da SaúdeCentro Hospitalar do Porto, EPE
Helena Gaspar
19 de Abril de 2008Hospital de Santo António, Porto
1. Enquadramento: Logística e sector da Saúde
2. Impacto da Optimização Logística no HSM
3. Papel dos Administrativos na Logística
8%
31%37%
24%
0%
10%
20%
30%
40%
Amortizações Materiais eServiços
Adquiridos
Trabalho Indirecto Trabalho Directo
1. Logística e Sector da Saúde
Logística e Saúde
Á medida que os custos com a prestação de cuidados de saúde crescem, e que a situação financeira dos prestadores de cuidados de saúde se deteriora, há um consenso crescente da necessidade com um novo conjunto de competências especificas que permitam reposicionar as organizações de forma a prepará-las para um ambiente de mercado competitivo.
Com os custos de materiais e serviços a contarem para o segundo maior grupo de custos num hospital, é reconhecido que a gestão da cadeia de abastecimento é uma das principais áreas de melhoria, onde conseguimos impactos importantes na performance da organização.
Adaptado de Scheneller and Smeltzer, 2006
1. Logística e Sector da Saúde
Factores críticos
• Grandes pressões para redução de gastos com a prestação de cuidados de saúde;
• Forte intervenção e regulamentação do estado (detêm um papel preponderante na prestação);
• Proliferação de produtos similares (mas não absolutamente idênticos), o que aumenta a complexidade da cadeia logística;
• No caso Português a elevada dívida do SNS aos fornecedores é factor condicionante da entrada de novos agentes pelo lado da oferta;
• Cadeias logísticas muito fraccionadas (quer ao nível nacional, quer ao nível internacional), dificultado assim o surgir de lógicas de conjunto;
• Introdução constate de novos artigos/medicamentos como forma de manter margens elevadas por parte dos fornecedores;
1. Logística e Sector da Saúde
Uma aproximação á cadeia logística tipo
Produtores
Distribuidores Armazenistas
Redes de farmácias
Farmácias independentes Hospitais
Cuidados primários (centros de saúde,
etc.)
Serviços (internos)
Profissionais de SaúdeUtentes
SNS
Adaptado de Alcíbiades Guedes, EGP
1. Logística e Sector da Saúde
O Papel futuro das funções Logística e Compras
10% 15%
30% 10%
30%
20%
10% 50%
20%5%
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%
100%
3 anos 10 anos
% d
e de
dica
ção
á ta
refa Administrativo
Gestão de parcerias com fornecedores
Comercial
Estratégico
Desenvolvimento SC
Adaptado de Scheneller and Smeltzer, 2006
2. Impacto da optimização logística no HSM
Hospital de Santa Maria
• Estabelecimento universitário de referência do Serviço Nacional de Saúde português;
• Desempenha funções integradas de prestação de cuidados de saúde, de formação pré, pós-graduada e continuada e constitui-se como unidade essencial dentro do sistema de saúde português;
• Centro de inovação e investigação;
• A par do apoio que presta às populações da sua zona de influência directa, o HSM garante referenciação diferenciada em múltiplas áreas clínicas, no âmbito regional e nacional e dos países de expressão portuguesa;
• Tem objectivos integrados de uma unidade de saúde do sistema público, com vista à garantia da equidade e universalidade do acesso, da assistência eficaz e eficiente e da promoção da qualidade e da excelência, com satisfação dos doentes e dos profissionais;
• Entidade Pública Empresarial desde 01 de Janeiro de 2006
Total de Consumos de Armazém : 20.000.000€
2. Impacto da Optimização Logística no HSM
Hospital de Santa Maria
20
21
21
22
22
23
23
24
2004 2005 2006 E 2007
Milh
ões
de E
uros
Repartição por Categorias
91%
4% 3% 2% 0%
MCC Hoteleiro AdministrativoSIE Alimentares
2. Impacto da optimização logística no HSM
Análise Sumária do Anterior Modelo de Logística no HSM
• 8 Locais distintos de armazenagem, com Layout deficiente;
• Reactividade na Gestão de Stocks;
• Circuitos da informação em suporte papel;
• Existências em Armazém e serviços muito elevadas (+3 meses de consumo);
• RH pouco qualificados;
• Inexistência de Estruturas Físicas e Métodos Adequadas para o Armazenamento nos Serviços Utilizadores;
• Ausência de Indicadores de Performance.
2. Impacto da optimização logística no HSM
Circulo Vicioso
... Rupturas
Distorção da Procura
Encomendas acima do
necessário
Aumento do stock de
segurançaEntregas
Incorrectas
Resultado: amplificação e
variabilidade da procura, com atraso,
e ricochete dos pendentes
tempo
procura
Adaptado de Alcíbiades Guedes, EGP
2. Impacto da optimização logística no HSM
Pressupostos do Projecto de Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM
Centralização de todas as localizações de armazenagem do HSM em um único Novo Armazém Central
Novo armazém Central
Diminuição do Stock médio no Armazém Central para cerca de 1,5 meses de existênciasRedução de Existências
Alarga o horário de distribuição de artigos de armazém até ás 21hAlargamento de Horário
Introdução de um SI que permite o controlo de todo o circuito do artigo (desde entrada em armazém até ao consumo) através de Código de Barras individualizado
Implementação nos Serviços do HSM de um sistema de Armazéns Avançados com Registo de Consumos
Sistema Informático de Gestão Logística
2. Impacto da optimização logística no HSM
Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM
Novo Armazém Centralizado
Novo circuito de distribuição
Novo método de reposição
(KanBan)
Introdução de Hardware e
Software
Resultados
• Redução das existências ao longo da cadeia;
• Diminuição dos desperdícios;
• Redução dos custos com pessoal;
• Aumento do tempo disponivel do pessoal de enfermagem;
• Aumento da disponibilidade dos artigos e satisfação do cliente interno.
2. Impacto da optimização logística no HSM
Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM
Novo Armazém Centralizado
Layout Optimizado Apoio Administrativo
Zona de Recepção de Mercadorias
Zona de Devoluções
Zona de Picking
Zona de Expedição
Armazenagem Eficiente
Área de Paletizado
Gestores de Stocks para cada Categoria de Artigos
Arrumação dos artigos por ABC
2. Impacto da optimização logística no HSM
Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM
Novo circuito de distribuição
2. Impacto da optimização logística no HSM
Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM
Introdução de Software
Solução Informática ajustada ás
necessidades do HSM
Leitura de Códigos de Barras
• Entradas e Saídas do Armazém Central• Registo de Consumos nos Armazéns Periféricos de
cada Serviço
Gestão de Stocks nos Armazéns
Periféricos
• Estabelecer e controlar níveis máximos e mínimos de existências
• Gerar Pedido de Abastecimento• Informação de Gestão ao Responsável pelo Centro de
Custos
Gestão do Armazém Central
• Informação em tempo real de existências• Apoio na decisão de emissão de Pedidos de Compra
ao SGC• Gestão e programação de entregas em armazém
Gestão do Mestre Artigos
• Informação á Gestão sobre consumos, existências e fornecedores preferenciais em cada artigo
2. Impacto da optimização logística no HSM
Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM
Introdução de Software
NívelDefine a Quantidade máxima que o utilizador pode requisitar de determinado artigo
A Aplicação Informática bloqueia qualquer pedido cuja quantidade seja superior ao Nível estabelecido
2. Impacto da optimização logística no HSM
Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM
PDTs para Registo de Consumos
• O Registo dos consumos é feito através de PDTs instalados em cada Centro de Custos
• Foram adquiridos 145 PDT, sendo 10 para o Armazém Central e 135 para os Armazéns Periféricos
Novos carros de distribuição
• Grande Optimização do espaço disponível
• Elevada Resistência a condições de utilização adversas
• Peso reduzido para facilitar o transporte dos artigos
2. Impacto da optimização logística no HSM
Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM
Novos Armários Modelares nos Serviços
Elevado Grau de Flexibilidade
• Conteúdo Modelar Ajustável a qualquer artigo
• Maximização da utilização do espaço disponível
Segurança
• Elevada protecção dos artigos por forma a evitar a sua deterioração
• Sistema de encerramento por chave única que permite o controlo da utilização
4. Reposição de Stocks3. Pedidos Automáticos
2. Impacto da optimização logística no HSM
Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM
Novo Método de Reposição
2. Registo de Consumos1. Definição de Níveis
• Previamente são definidos níveis por artigo para cada Armazém Periférico
• Os níveis são estabelecidos tendo por base o padrão de consumo do Centro de Custos que vai servir
• Sempre que são retirados artigos do Armazém Periférico, há que registar o consumo dos mesmos
• Este Consumo é registado no SI via PDT
• Em alguns casos é registado ao doente
• Os pedidos de abastecimento são gerados de forma automática pelo SI
• As quantidades a abastecer são definidas como sendo a diferença entre a quantidade existente e o Nível estabelecido
• A reposição de stocks nos Armazéns Periféricos é feita periodicamente segundo uma escala preestabelecida
2. Impacto da optimização logística no HSM
Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM
Resultados
Eliminação do Desperdicio
• Simplificação de Tarefas
• Eliminação de Tarefas sem Valor Acrescentado
Redução de Existências
• Diminuição dos níveis de stocks nos Armazéns Periféricos
• Redução das Existências no Armazém Central
Baixa de Consumos
• Resultado do melhor controlo de existências e abastecimentos
Aumento da Satisfação
• Melhorias nos Níveis de Serviço (taxa de enchimento) e redução do número de Rupturas
Diminuição de Erros
• Redução de erros na introdução de dados
• Diminuição de erros de fornecimento
Redução de Custos com
Pessoal
• Reestruturação do Serviço
• Pela redução do tempo de enfermagem dedicado ao abastecimento
Informação de Gestão
• Introdução de Indicadores com Monitorização diária para Apoio á Decisão
Registo de Consumos ao
Doente
• Registo de Consumos ao Doente
• Cruzamento com a informação de produção
Janeiro 2008 21
Melhoria da
Qualidade do Sistema
Nível de Serviço % de Rupturas
85%
90%
95%
100%
31 J ul06
26Abr08
0%
2%
4%
6%
8%
10%
31 J ul06
26 Abr08
Resultados
2. Impacto da Optimização Logística no HSM
Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM
Custos Directos
2. Impacto da Optimização Logística no HSM
Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM
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1
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2005 2006 2007
Milh
ões
de E
uros
-70%
Número de Efectivos
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40
60
80
100
120
2005 2006 2007
-32%
Total de Consumos de Armazém
2. Impacto da Optimização Logística no HSM
Reestruturação dos Processos Logísticos no HSM
20
21
21
22
22
23
23
24
2004 2005 2006 2007
Milh
ões
de E
uros
Janeiro 2008 24
Recursos Humanos
Antes Depois
- 43%
Armazém Central
Antes Depois
- 55%
Serviços Utilizadores
Antes Depois
- 89%
Consumo
Antes Depois
- 10%
-
-
-
-
Redução Total
4,4 M€
• Redução do n.º de efectivos
• Redução do custo médio
• Redução das existências no armazém central de 3 meses para 1 mês
• Redução das existências nos serviços utilizadores para cerca de 2 semanas
• Racionalização do consumo devido ao aumento da fiabilidade do sistema
2. Impacto da Optimização Logística no HSM
Ganhos de Eficiência
Janeiro 2008 25
2. Impacto da Optimização Logística no HSM
Reconhecimento Público
3. Papel dos Administrativos na Logística
14 elementos divididos pelas seguintes áreas
Funções
Gestão dos stocks
• Análise dos níveis por cada artigo
• Proposta de emissão de pedidos de compra
Recepção do material
• Recepção dos artigos
• Conferência das guias com a NE
• Emissão e colagem de etiquetas
Picking dos artigos
• Utilização do PDT para aviar as requisições e arrumação dos artigos nos carros de transporte
Controle das guias de remessa
• Verificação das guias de remessa com as folhas de gasto do doente, guias de transporte, guias de consignação com as notas de encomenda e as facturas
Introdução de dados no sistema
• Registo na aplicação das entradas e saídas de materiais utilizando o PDT e /ou o sistema informático
Arquivo
• Arquivo das guias de remessa, com as folhas de gasto do doente, guias de transporte, guias de consignação, requisições, facturas e notas de encomenda
Informação de Gestão
• Retirar os elementos do sistema e elaboração de mapas com a informação de gestão necessário.
Contacto entre os serviços e fornecedores
• Contacto com os fornecedores e os serviços no sentido de encontrar as soluções para os problemas
Obrigado