quy trình quản lý công nợ phải...

CÔNG TY CP PHẦN MỀM MELIASOFTMeliasoft Joint Stock Company

QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ

1. MỤC ĐÍCHQuy trình được xây dựng để phục vụ những mục đích sau: Đáp ứng nhu cầu quản lý. Đảm bảo tính chuyên nghiệp, thống nhất cao trong công việc.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG Quy trình được áp dụng cho Công ty/Tập đoàn là khách hàng của Meliasoft và sử dụng giải pháp Meliasoft 2010

3. ĐỊNH NGHĨA

Viết tắt Ý nghĩaNCC Nhà cung cấpNĐUQ Người được ủy quyềnGĐ Giám đốcPO Đơn đặt hàng muaKTCN Kế toán công nợ phải trảKTT Kế toán trưởng

4. Ý NGHĨA TRÊN CÁC HÌNH VẼ

Meliasoft j.s.c – Confidential – Quy trình Quản lý Công nợ phải trả 1

5. SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG TỔNG QUÁT


6. QUY TRÌNH CẬP NHẬT DANH MỤC NHÀ CUNG CẤP

6.1 Sơ đồ xử lý


6.2 Mô tả chi tiết

Mã sự kiện Tên sự kiện Người thực

hiện

Chức năng và báo cáo sử dụng trên P.Mềm Meliasoft

Nội dung

(1)Lập yêu cầu cập nhật NCC

Các bộ phận có nhu cầu

Các bộ phận có nhu cầu cập nhật NCC sẽ làm yêu cầu cập nhật NCC gửi cho bộ phận chịu trách nhiệm quản lý danh mục NCC trong hệ thống.

(2) Phân tích yêu cầu

BP. Phụ trách quản lý hệ thống

NCC

BP. Phụ trách quản lý hệ thống NCC phân tích yêu cầu là thêm mới hay sửa đổi.+ Đối với yêu cầu thêm mới thì thực hiện bước (3).+ Đối với nhu cầu sửa thì thực hiện bước (6).

(3) Kiểm tra sự tồn tại


NCC

- Danh mục đối tượng

Kiểm tra nhà cung cấp đã tồn tại chưa.+ Nếu đã tồn tại thực hiện bước (5).+ Nếu chưa tồn tại thực hiện bước (4).

(4) Tạo mới nhà cung cấp


NCC


Thực hiện tạo mới nhà cung cấp trong hệ thống.

(5)Trả lời mã cho phòng, ban yêu cầu


NCC

Thông báo kết quả cho người yêu cầu

(6)Kiểm tra thông tin của NCC trong hệ thống


NCC


Kiểm tra thông tin về đối tượng, dữ liệu đã phát sinh với đối tượng.

(7) Phân tích sự thay đổi khi cập nhật


NCC

- Danh mục đối tượng.- Bảng cân đối phát sinh.

Dựa vào những thông tin về đối tượng và dữ liệu đã phát sinh với đối tượng đó để tiến hành phân tích xem sự sửa đổi với đối tượng có ảnh hưởng gì đến hệ thống, có khả năng thực hiện sửa đổi hay không.+ Nếu có thì thực hiện bước (8).+ Nếu không thì thực hiện bước (5).

(8) Cập nhật vào hệ thống


NCC

- Danh mục đối tượng.

Cập nhật thông tin đối tượng trên hệ thống.


7. QUY TRÌNH GHI NHẬN CÔNG NỢ7.1 Sơ đồ xử lý:




hiện


Nội dung

1Đề nghị ghi nhận công nợ

Bộ phận, đơn vị có nhu cầu

Bộ phận, đơn vị có phát sinh công nợ phải trả cho nhà cung cấp làm yêu cầu đề nghị ghi nhận với KTCN.

2Kiểm tra đơn, chứng từ KTCN

Khi nhận được hóa đơn mua hàng, kế toán công nợ thực hiện kiểm tra hóa đơn có hợp lệ không.+ Nếu hóa đơn không hợp lệ thì thực hiện bước (3).+ Nếu hợp lệ thì thực hiện bước (4).

3Thông tin lại cho bộ phận, đơn vị yêu cầu

KTCN

Khi kiểm tra hóa đơn, chứng từ gốc chưa hợp lệ, kế toán công nợ có trách nhiệm thông tin lại cho bộ phận, đơn vị đã yêu cầu để giải quyết.

4Lập giao dịch vào hệ thống KTCN

- Phiếu nhập mua, Phiếu chi, UNC, Phiếu kế toán

Đối với các hóa đơn, chứng từ hợp lệ, kế toán công nợ lập giao dịch tương ứng vào hệ thống.

5

Kiểm tra giao dịch có phát sinh từ PO hay không.

KTCN

- Phiếu nhập mua, Phiếu chi, UNC, Phiếu kế toán

Khi lập giao dịch, kế toán công nợ cần chú ý kiểm tra xem giao dịch này có được phát sinh từ đơn đặt hàng mua hay không bằng cách chọn đơn hàng.+ Nếu có thực hiện bước (6).+ Nếu không thực hiện bước (7).

6Chọn PO cho giao dịch phát sinh.

KTCN

- Phiếu nhập mua, Phiếu chi, UNC, Phiếu kế toán.- Đơn đặt hàng mua.

Kế toán công nợ thực hiện chọn PO cho từng giao dịch.

7Kiểm tra xem có khoản trả trước không?

KTCN

- Phiếu chi, UNC, Phiếu kế toán…vv

Kế toán công nợ thực hiện kiểm tra xem có khoản trả trước cho giao dịch này hay không bằng cách chọn chứng từ thanh toán. + Nếu có thì thực hiện bước (8).+ Nếu không thì thực hiện bước (9).

8Chọn chứng từ trả trước KTCN


Kế toán công nợ xác định chứng từ trả trước cho từng giao dịch.

9Hoàn thành giao dịch, theo dõi công nợ.

KTCN

Phiếu nhập mua, Phiếu chi, UNC, Phiếu kế toán.

Kế toán công nợ hoàn thành giao dịch, in các chứng từ để lưu và theo dõi công nợ trên hệ thống.


8. QUY TRÌNH THANH TOÁN





hiện


Nội dung

(1)Đề nghị thanh toán


Bộ phận, đơn vị có nhu cầu thanh toán cho nhà cung cấp làm yêu cầu đề nghị thanh toán KTCN.

(2)Kiểm tra đề nghị thanh toán KTCN

KTCN kiểm tra đề nghị thanh toán, kiểm tra thông tin tại các phòng ban và các giấy tờ liên quan.

(3)Trả lời cho bộ phận, đơn vị đề nghi

KTCN

Khi kiểm tra giấy tờ, thủ tục không hợp lệ, KTCN có trách nhiệm thông tin lại cho các đơn vị, các bộ phận đã đề nghị.

(4)Lập giao dịch thanh toán KTCN


KTCN thực hiện lập giao dịch thanh toán trên phần mềm.

(5)Chọn thanh toán cho chứng từ mua

KTCN

- Phiếu chi, UNC, Phiếu kế toán…vv- Phiếu nhập mua, phiếu kế toán

KTCN khi lập giao dịch thanh toán công nợ cần xác định thanh toán cho hóa đơn nào bằng cách chọn hóa đơn.

(6) Duyệt chi KTT/NĐUQ

- Phiếu chi, UNC, Phiếu kế toán…vv- Phiếu nhập mua, phiếu kế toán

KTT hoặc người được ủy quyền dựa vào chứng từ thanh toán KTCN đã lập, thực hiện kiểm tra thông tin để duyệt chứng từ.+ Nếu duyệt thì chuyển cho Thủ quỹ thực hiện bước (7).+ Nếu không thì chuyển về bước (2).

(7) Thanh toán Thủ quỹ- Phiếu chi, UNC, Phiếu kế toán…vv

Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi, UNC thực hiện xuất quỹ thanh toán.


9. QUY TRÌNH TRẢ TRƯỚC



9.2 Mô tả chi tiết:


hiện


Nội dung

(1)Đề nghị trả trước cho NCC


Bộ phận, đơn vị có nhu cầu thanh toán cho nhà cung cấp làm yêu cầu đề nghị trả trước cho NCC.

(2) Kiểm tra đề nghị KTCN

KTCN kiểm tra đề nghị, kiểm tra thông tin tại các phòng ban và các giấy tờ liên quan.+ Nếu không hợp lệ thì thực hiện bước (3)+ Nếu hợp lệ thì thực hiện bước (4).

(3)Trả lời cho bộ phận, đơn vị đề nghi

KTCN


(4)Lập giao dịch chi tiền KTCN


KTCN thực hiện lập giao dịch chi tiền trên hệ thống, KTCN theo dõi duyệt chứng từ.

(5) Duyệt chi KTT/NĐUQ


KTT hoặc người được ủy quyền dựa vào chứng từ thanh toán KTCN đã lập, thực hiện kiểm tra thông tin để duyệt chứng từ.+ Nếu duyệt thì chuyển cho Thủ quỹ thực hiện bước (6).+ Nếu không thì chuyển về bước (2).

(6) Chi tiền Thủ quỹ- Phiếu chi, UNC, Phiếu kế toán…vv Thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi,

UNC thực hiện xuất quỹ.


10. QUY TRÌNH BÙ TRỪ CÔNG NỢ

10.1 Sơ đồ xử lý.


10.2. Mô tả chi tiết


hiện


Nội dung

(1)Đề nghị bù trừ công nợ


Bộ phận, đơn vị có nhu cầu thanh toán cho nhà cung cấp làm yêu cầu đề nghị bù trừ công nợ.

(2)Kiểm tra biên bản bù trừ công nợ

KTCN

KTCN kiểm tra đề nghị, kiểm tra thông tin tại các phòng ban và các giấy tờ liên quan.+ Nếu không hợp lệ thực hiện bước (3)+ Nếu hợp lệ thực hiện bước (4).

(3)Trả lời cho bộ phận, đơn vị đề nghị

KTCN


(4)Cập nhật giao dịch bù trừ công nợ

KTCN- Phiếu bù trừ công nợ

KTCN thực hiện lập giao dịch bù trừ công nợ trên hệ thống, KTCN theo dõi duyệt chứng từ.

(5)Xác định hóa đơn được thanh toán

KTCN- Phiếu chi, UNC, Phiếu kế toán…vv

KTCN xác định những hóa đơn nào được thanh toán khi bù trừ công nợ.

(6) Duyệt chứng từ KTT/NĐUQ

- Phiếu chi, UNC, Phiếu kế toán…vv- Phiếu bù trừ công nợ

KTT hoặc người được ủy quyền dựa vào chứng từ bù trừ KTCN đã lập, thực hiện kiểm tra thông tin để duyệt chứng từ.+ Nếu duyệt thì thực hiện bước (7).+ Nếu không thì chuyển về bước (2).

(7)Theo dõi công nợ KTCN Kế toán công nợ tiếp tục theo dõi

công nợ trên hệ thống.


quy trình quản lý công nợ phải...

Documents