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1 Arquivologia Professora Ana Claudia Dias Arquivologia História - Inicio na Grécia - arché / archeon - Marilena Leite Paes - Origem Latina - archivum - Ramiz Galvão Lei 8.159 de 8 de Janeiro de 1991 Decreto 4.073 de 25 de Janeiro de 2002

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Arquivologia

Professora Ana Claudia Dias

Arquivologia

• História

- Inicio na Grécia - arché / archeon - Marilena Leite Paes

- Origem Latina - archivum - Ramiz Galvão

Lei 8.159 de 8 de Janeiro de 1991

Decreto 4.073 de 25 de Janeiro de 2002

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O Conarq (Conselho Nacional de Arquivos)

O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, é um órgão colegiado,vinculado ao Arquivo Nacional, que tem por finalidade definir a políticanacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um SistemaNacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando àgestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

CONARQwww.conarq.arquivonacional.org.br

• O Conarq (Conselho Nacional de Arquivo) tem como competências:

I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos -SINAR, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos;

II - promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas aointercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas;

III - propor ao Ministro do Estado da Justiça normas legais necessárias aoaperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos eprivados;

IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam ofuncionamento e o acesso aos arquivos públicos;

V - estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos deâmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidosem decorrência das funções executiva, legislativa e judiciária;

CONARQwww.conarq.arquivonacional.org.br

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VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metase prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados;

VII - estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo,Legislativo e Judiciário da União, dos Estados, do Distrito Federal e nos PoderesExecutivo e Legislativo dos Municípios;

VIII - estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados;IX - identificar os arquivos privados de interesse público e social, nos termos do art.

12 da Lei nº 8.159, de 1991;X - propor ao Presidente da República, por intermédio do Ministro do Estado da

Justiça, a declaração de interesse público e social de arquivos privados;XI - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam

atividades de arquivo nas instituições integrantes do SINAR;XII - recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à

política nacional de arquivos públicos e privados;

CONARQwww.conarq.arquivonacional.org.br

• XIII - promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos eprivados, bem como desenvolver atividades censitárias referentes aarquivos;

• XIV - manter intercâmbio com outros conselhos e instituições, cujasfinalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover ereceber elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadearações;

• XV - articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores depolíticas nacionais nas áreas de educação, cultura, ciência, tecnologia,informação e informática.

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SINAR – Sistema Nacional de Arquivos

Tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos eprivados, visando à gestão, à preservação, e ao acesso aos documentos dearquivo. Funciona de acordo com as orientações do CONARQ.

CONARQwww.conarq.arquivonacional.org.br

Compete aos integrantes do SINAR:

promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aosdocumentos na sua esfera de competência, em conformidade com as diretrizes enormas emanadas do órgão central; disseminar, em sua área de atuação, asdiretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central, zelando pelo seucumprimento; implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de formaa garantir a integridade do ciclo documental; garantir a guarda e o acesso aosdocumentos de valor permanente; apresentar sugestões ao CONARQ para oaprimoramento do SINAR; prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ;apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos legaisnecessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional dearquivos públicos e privados; promover a integração e a modernização dosarquivos em sua esfera de atuação; propor ao CONARQ os arquivos privados quepossam ser considerados de interesse público e social;

CONARQwww.conarq.arquivonacional.org.br

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• comunicar ao CONARQ, para as devidas providências, atos lesivos aopatrimônio arquivístico nacional; colaborar na elaboração de cadastronacional de arquivos públicos e privados, bem como no desenvolvimentode atividades censitárias referentes a arquivos; possibilitar a participaçãode especialistas nas câmaras técnicas, câmaras setoriais e comissõesespeciais constituídas pelo CONARQ; proporcionar aperfeiçoamento ereciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo constanteatualização

O que é Arquivo?

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O que é Arquivo?

Conjunto de

Documentos

Móvel

Unidade

Administrativa

Prédio

• O que é Arquivo?

- Móvel destinado a guarda de documentos.

- Prédio ou uma de suas partes, onde são guardados os conjuntos arquivísticos.

- Unidade Administrativa cuja função é a de reunir, ordenar, guardar e dispor para o uso,conjuntos de documentos, segundo os princípios e técnicas arquivísticas.

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• O que é Arquivo?

Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa física oujurídica, pública ou privada caracterizada pela natureza orgânica de suaacumulação e conservado, por essas pessoas ou seus sucessores, para fins deprova ou informação.

Lei 8.159 de 8 de Janeiro de 1991 – Lei dos Arquivos

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Podemos afirmar que o arquivo é fundamental para o desenvolvimento dostrabalhos realizados nas empresas e instituições culturais, pois os mesmospossuem uma forma de organização da informação, seja ela escrita, sonora,audiovisual, impressa, desenhada etc. Portanto, é de suma importância dizer,que todas as decisões geralmente são tomadas, a partir das informaçõesencontradas nos arquivos (memória da instituição ou empresa).

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Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criadospor uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para aconsecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro.

Biblioteca é o conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamentepara estudo, pesquisa e consulta.

Museus são instituições de interesse público, criadas com a finalidade de conservar,estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.

Apesar dos três terem a mesma função de guardar e preservar, os seus objetivos sãodistintos, segundo PAES (1991) a finalidade das bibliotecas e museus éessencialmente cultural, enquanto dos arquivos é primordialmente funcional, muitoembora o valor cultural exista, uma vez que constituem a base fundamental para oconhecimento da história.

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• Razões da importância do Arquivo

- É centro informativo de maior importância

- Contém matéria prima para trabalho de pesquisa histórica

- Reconstituição e preservação da memória

- Fonte rica de informação

- Apoiar a administração

• Organização dos Arquivos

- Levantamento de dados, Levantamento documental (diagnóstico);

- Análise da coleta de dados;

- Planejamento;

- Implantação e acompanhamento.

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• Organização dos Arquivos

- Levantamento de dados, Levantamento documental (diagnóstico)

BASE

- TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS (TTD)• Prazo de Guarda• Destinação • Avaliação = Analise

- PLANO/CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO• Classificação• Ordenação• Arquivamento RESOLUÇÃO CONARQ 14

Tabela de Temporalidade

Determina os prazos em que osdocumentos devem ser mantidos nosarquivos correntes e intermediários ourecolhidos aos arquivos permanentes,estabelecendo critérios para guarda eeliminação.

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Plano / Código de Classificação

Esquema de distribuição de documentos emclasses, de acordo com métodos dearquivamento específicos, elaborado a partirdo estudo das estruturas e funções de umainstituição e da análise do arquivo por elaproduzido.

Classificação dos Arquivos

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Critérios

- Entidade mantenedora

- Natureza

- Extensão da atuação

- Acesso a documentação

- Utilização

- Administração

• Entidade Mantenedora

- Arquivos públicos: Conjuntos de documentos produzidos ou recebidos porinstituições governamentais de âmbito federal, estadual ou municipal, emdecorrência de suas funções específicas administrativas, judiciárias oulegislativas.

- Arquivos privados: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos porinstituições não governamentais, famílias ou pessoas físicas, em decorrênciade suas atividades específicas e que possuam uma relação orgânicaperceptível do processo de acumulação.

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- Públicos - Federal (Central / Regional)EstadualMunicipal

- Institucionais - Instituições educacionaisIgrejasCorporações não lucrativasSociedades, associações

- Comerciais - FirmasCorporaçõesCompanhias

- Familiais e pessoaisMarilena Leite Paes

• Natureza

- Arquivos especiais: São aqueles que têm sob a sua guarda documentos deformas físicas diversas como: discos, CDs, fitas, microfilmes, slides entreoutros, e que merecem tratamento especial para sua armazenagem,acondicionamento e conservação.

- Arquivos especializados: São aqueles que tem sob sua custódia osdocumentos resultantes da experiência humana num campo cientifico,independente da forma física apresentada, por exemplo arquivos médicos,justiça, engenharia, entre outros.

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• Extensão da atuação

- Arquivos setoriais: São aqueles que funcionam junto aos criadores dodocumento.

- Arquivos gerais ou centrais: São aqueles que se destinam a receber osdocumentos dos arquivos setoriais provenientes dos diversos órgãos queintegram a estrutura da Instituição.

• Acesso

Possibilidades de consulta aos documentos de arquivos, que poderãovariar em função de cláusulas restritivas.

- Franqueado: Consulta livre.

- Restrito: Documento de consulta limitada.

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• Utilização (Teoria das Três Idades) – Estágios de evolução dos Arquivos

- Arquivo corrente – primeira idade, setorial, em curso, em trâmite, emmovimentação, em circulação, ativo.

- Arquivo intermediário – segunda idade, temporário, purgatório, limbo, préarquivo.

- Arquivo permanente – terceira idade, guarda definitiva de documentos,documentos inalienáveis e imprescritíveis.

Teoria das três idades

Teoria na qual os arquivos passam por três períodos distintos dearquivamento, dependendo de seu uso: arquivo corrente, arquivointermediário e arquivo permanente. A teoria das três idades é asistematização do ciclo vital dos documentos.

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CORRENTE

Ciclo vital dos documentos

Serie de etapas na qual passam os documentos, caracterizados em intervalosde tempo, de acordo com a freqüência da sua Utilização e vigência. A vida dosdocumentos de arquivo é dividida em três intervalos de tempo: a atividade, asemi-atividade e a inatividade.

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Protocolo

- Controla a tramitação de documentos.

- Denominação geralmente atribuída a setores encarregados do recebimento,registro, classificação, distribuição e movimentação de documentos em curso.

- Denominação atribuída ao próprio número de registro do documento.

- Livro de registro de documentos recebidos ou expedidos.

Atividades do Setor de Protocolo

- Receber

- Classificar

- Registrar

- Movimentar (distribuir e redistribuir)

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Recebimento e Classificação (Rotinas)

Receber a correspondência

• Separar correspondência particular da oficial

• Distribuir a correspondência particular

• Separar correspondência ostensiva da sigilosa

• Encaminhar correspondência sigilosa

• Abrir correspondência ostensiva

• Tomar conhecimento da correspondência pela leitura

• Verificar a existência de antecedentes para juntada

• Interpretar e classificar a correspondência (plano/código de classificação)

• Apôr carimbo de protocolo

• Anotar abaixo o número e a data a primeira distribuição

• Elaborar resumo do assunto

• Encaminhar para o setor de registro e movimentação

Registro e Movimentação (Rotinas)

• Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: número de

protocolo, data, procedência, espécie, número e data do documento,

código e resumo do assunto e primeira distribuição.

• Anexar segunda via da ficha do documento, encaminhando-o ao seu

destino juntamente com os seus antecedentes.

• Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de

procedência e assunto, rearquivando-as em seguida.

• Arquivar fichas de protocolo, em ordem numérica.

• Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos.

• Encaminhar os documentos aos respectivos destinos.

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Expedição (Rotinas)

• Receber a correspondência.

• Verificar se não faltam folhas ou anexos.

• Numerar e completar a data, no original e nas cópias.

• Separar o original das cópias.

• Expedir o original, com os anexo se for o caso.

• Encaminhar as cópias dos antecedentes que lhe deram origem ao setor de arquivamento.

Arquivo corrente

Constituído de documentos emmovimentação ou frequentementeconsultado, exclusivo do órgão produtor.Seu uso apresenta valor primário,atendendo aos objetivos de sua criação.

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INTERMEDIÁRIO

Arquivo intermediário

Conjunto de documentos procedentesde arquivos correntes e que aguardamsua destinação final.

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PERMANENTE

Arquivo permanente

Constituído de documentos de guardapermanente em razão do seu valorhistórico informativo e probatório. Seuuso apresenta um valor secundário detestemunho e informação.

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• Procedimentos Técnicos e Administrativos

- Protocolo

- Classificação de documentos

- Controle da movimentação (distribuição e redistribuição)

- Arquivamento Intermediário

- Controle de empréstimo e devolução dos documentos

- Disseminar as informações do documento

- Avaliação do arquivo

• Operações de Arquivamento

- Inspeção

- Estudo

- Classificação

- Codificação

- Ordenação

- Arquivamento (Guarda de documentos)

- Empréstimo e consulta

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intermediário permanente

CORRENTE

DESTINO FINAL

INTERMEDIÁRIO

PERMANENTE

CICLO DE VIDA 1 ANO 2 – 6 ANOS Não é eliminado

natureza

corrente

.

ARQUIVOINTERMEDIÁRIO

ARQUIVOPERMANENTE

ARQUIVOCORRENTE ARQUIVO

INTERMEDIÁRIO

ARQUIVOCORRENTE

Transferência

Recolhimento

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Ciclo de vida útil

Geração

Destinação Final

• Administração

Centralizado

Descentralizado

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• Administração

Centralizado - União da documentação e das atividades de controle do arquivo(recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição) em um sólocal.

Descentralizado - Separação da documentação e das atividades de controle doarquivo. A descentralização obedece basicamente a dois critérios: centralizaçãodas atividades de controle (protocolo) e descentralização dos arquivos; e,descentralização das atividades de controle e dos arquivos. A descentralizaçãose aplica somente na idade corrente de arquivo. Nas idades intermediária epermanente os arquivos devem ser mantidos centralizados.

Importante:A escolha da centralização ou descentralização do arquivo está diretamente

ligada a atividades e volume de documentos da instituição.