事前準備

• Wifi に接続し、今日利用する Questetra BPM Suite に ログインできることを確認してください。 – SSID qseminar

– パスワード ホワイトボードに記載

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Questetra ハンズオンセミナー 2014/05/12

「業務プロセス設計 ステップアップ編」

アジェンダ

1. ビギナー編のおさらい

2. 様々なパターンで、処理担当者を設定する

3. 業務プロセスでメールを活用する

ビギナー編のおさらい 1/2

プロセスモデル

• 組織が特定の業務を遂行する上において、守るべきルール

• 「業務ルール」「規定」など

プロセス

• プロセスモデルに従って実際に行われる、特定の一連業務

• 特定の「稟議」「申請」「案件」「問い合わせ対応」など

従うべきルール

ルールにそって動く 実際の業務

ビギナー編のおさらい 2/2

プロセスモデルの３要素

• プロセス図（業務フロー図） – 工程、および工程の前後関係

• データ項目（タスク処理画面） – 取り扱うデータ – タスク処理画面（入力画面）

• 処理担当者 – 誰が各タスクを処理するか

様々なパターンで、処理担当者を設定する

担当者設定の種類

• 組織で指定

– 〇〇に直接所属する人／のリーダ

– 〇〇の下位組織に所属する人／のリーダ

• ユーザで指定

• プロセスデータで指定

– 組織型やユーザ型データで指定されたユーザ／組織

• スイムレーンを用いた相対的な指定

– スイムレーン〇〇のタスクを処理した人より上位組織の人など

• ロールで指定 – ロール〇〇に所属する人

ユーザ・組織・ロール

• Questetra には「ユーザ」「組織」「ロール」の概念 – 組織とロールは、複数のユーザをグループ化するためのもの – 組織とロールは、プロセスモデルの担当者設定で使用する

• 組織はツリー構造で、ルートは１つ

– 企業の組織構造を、そのまま反映させる前提

• ロールはツリー構造を持たない

– 企業の組織とは異なった、グループを作るためのもの – 例えば組織横断的なグループなど、組織を補助する目的

• 全ユーザは、いずれかの組織に所属しなければならない

– 所属しなければ、ワークフローの各機能が使用できない

• 組織への所属に際して、「リーダ」「メンバ」の属性がある

– 「リーダ」「メンバ」の属性も、プロセスモデルの「担当者設定」で使用

全社

開発部 営業部

営業1課

営業2課

管理部

ユーザと組織の設定

• 以下の組織構造にあわせてください – 「システム設定」→「組織一覧」→「組織新規作成」

• またユーザを5ユーザ以上作成し、 いずれかの組織に所属させてください – 「システム設定」→「ユーザ一覧」→「ユーザ新規作成」

– 各組織にバラけるように

– 各組織に「リーダ」「メンバ」となるユーザがいるように

– 兼任もOK

• ロールについては、今は割愛

全社

開発部 営業部

営業1課

営業2課

管理部

担当者設定で組織を活用 1/10

プロセスモデルを新規作成し、以下のプロセス図にしてください

• タスクやスイムレーンの名称変更を忘れずに

担当者設定で、”担当者2” のスイムレーンの設定を以下の通りに

担当者設定で組織を活用 2/10

保存後、「開発中のバージョン○のリリース」をし、

プロセスを動かしてみてください

担当者設定で組織を活用 3/10

• 設定に該当するユーザが１人しかいない場合

• 仕事は、自動的にそのユーザのものとなる

• 設定に該当するユーザが２人以上いる場合

• 仕事は「誰かが引き受けてくれるのを待つ」（引き受け待ち）状態に – 対象ユーザに依頼メール

• 仕事は、引き受けたユーザのものとなる

いずれにせよ、管理部ユーザの仕事になる

担当者設定で組織を活用 4/10

• 設定に該当するユーザに１人も いない場合 – 今回は「管理部」所属のユーザが１人もいない

• 仕事は、「コントロール権限」ユーザに メールで通知され、「エラー」一覧に入る

– 「コントロール権限」はプロセスモデル 単位の権限の１種

• プロセスモデルの詳細ページから「権限の編集」

• 「エラー」一覧からは「処理」できない 「強制割当」で他のユーザに – 「エラー」一覧は、 「コントロール権限」を持つユーザだけが持つ 特別なメニュー

管理部に所属するユーザを 0 にして、

試してください

担当者設定で、”担当者1” のスイムレーンの設定を以下の通りに

担当者設定で組織を活用 5/9

保存後、「開発中のバージョン○のリリース」をし、

プロセスを開始できるかどうか確認してください

担当者設定で組織を活用 6/9

• 開始イベントのあるスイムレーンでは、担当者設定の意味が異なる

• 「該当業務のプロセスを開始できるのは誰か」という意味に

• それ以外のスイムレーンでは、 「そのスイムレーンで発生した仕事を処理できるのは誰か」

• 「営業部」「開発部」に所属しているユーザは、プロセスを開始できる

• 「管理部」に所属しているユーザは、プロセスを開始できない

• 「確認」の仕事は来る

担当者設定で、”担当者1” のスイムレーンの設定を以下の通りに

担当者設定で組織を活用 7/9

保存後、「開発中のバージョン○のリリース」をし、

管理部ユーザもプロセスを開始できることを確認してください

担当者設定で組織を活用 8/9

• 「組織：全社 に直接所属している人」は 「全社」組織に所属しているユーザ“のみ”が対象

• 「組織： 全社より下位組織に所属している人」は 「開発部」「営業部」「管理部」…に所属しているユーザが対象

– 「全社」は除かれる

• この２つを組み合わせると、全ユーザが対象になる

全社

開発部 営業部

営業1課

営業2課

管理部

担当者設定で組織を活用 9/9

○ • プロセスモデルの設定が解りやすい

• プロセスモデルの設定時点で、誰が担当候補者か解る

• 厳格にルールを適応できる – 管理部がすべき仕事は、管理部だけに限定できる

× • 処理したユーザによって、 動的に次の担当者を変更することができない – 「『確認』は直属の上長にしてもらう」というようなことができない

ユーザ型データ項目を追加し、担当者設定で追加したデータ項目を指定

追加したデータ項目についての「データ編集許可設定」も忘れずに

担当者設定でプロセスデータを活用 1/2

「確認」は、「入力」で指定した

ユーザに割りあたることを

確認してください

担当者設定でプロセスデータを活用 2/2

○ • プロセスモデルの設定が解りやすい

• 処理したユーザによって、動的に次の担当者を 変更することができる

• あらゆる場合に対応できる

× • プロセスモデルの設定時点で、誰が担当候補者か解らない

• 厳格にルールを適応できない

担当者設定で、”担当者2” のスイムレーンの設定を以下の通りに

担当者設定でスイムレーンを活用 1/3

「確認」が、プロセスを開始したユーザの

所属組織のリーダに割りあたることを確認してください

担当者設定でスイムレーンを活用 2/3

「同じ組織の人」を指定したが、他に５パターン

営業２課のユーザから見ると

• 同じ組織（営業２課）

• 親組織（営業部）

• より上位組織（営業部と全社）

それぞれ「人（リーダ＋メンバ）」または「リーダ」の２パターン

全部で ３×２＝６パターン

全社

開発部 営業部

営業1課

営業2課

管理部

担当者設定でスイムレーンを活用 3/3

○ • 処理したユーザによって、動的に次の担当者を変更する ことができる

• かつ厳格にルールを適応できる

• １つ上位組織のリーダを指定することも可能

× • プロセスモデルの設定が解りにくい

• プロセスモデルの設定時点で、誰が担当候補者か解らない

• 「部長」や「課長」といった特定のポジションを指定できない – 組織にレベルの概念が無いため

担当者設定でロールを活用 1/3

• 「部長」ロールを作成してください – 「システム設定」→「ロール一覧」→「ロール新規作成」

• 「部長」であるユーザを、「部長」ロールに 所属させてください

担当者設定で、”担当者2” のスイムレーンの設定を以下の通りに

担当者設定でロールを活用 2/3

「確認」が、プロセスを開始したユーザの

所属組織のリーダに割りあたることを確認してください

担当者設定でロールを活用 3/3

○ • 処理したユーザによって、動的に次の担当者を変更する ことができる

• かなり柔軟に指定が可能

• かつ厳格にルールを適応できる

× • プロセスモデルの設定が高度

• プロセスモデルの設定時点で、誰が担当候補者か解らない

• 複数のポジションを兼任しているユーザがいると、 うまく動作しない場合がある – これを解決できる方法もありますが、更に高度なので割愛

業務プロセスでメールを活用する

プロセスの途中でメールを送る 1/4

プロセスモデルを新規作成し、以下のプロセス図にしてください

• 「送信」で使用しているアイテムは、 「メッセージ送信中間イベント（メール）」

• Advanced のタブ内にあります

• トークンが到達すると、自動的にメールを送信

プロセスの途中でメールを送る 2/4

• 「メッセージ送信中間イベント（メール）」の設定を以下の通りに

• アンダーバーがついている変数の部分は、「データ埋込」のところから選択して、コピー＆ペースト

• 宛先にある固定アドレスは、適当なものを

プロセスを動かして、変数の部分が置き換わって、

メールが届くことを確認してください

プロセスの途中でメールを送る 3/4

• 「メッセージ送信中間イベント（メール）」の設定を以下の通りに

• メールに、「プロセス詳細ページ」への URL を埋め込みます

• ${var[applicationRoot]} は、Questetra インスタンスのルートを表すURL https://online-demo-ja.questetra.net/OR/ProcessInstance/listView ^^^ この部分 ^^^

プロセスを動かして、プロセス詳細へのURLが

埋め込まれていることを確認してください

プロセスの途中でメールを送る 4/4

• 「メッセージ送信中間イベント（メール）」の設定を以下の通りに

• 「文字型複数行」「ファイル型」のプロセスデータを定義し、メールに埋込

• 「入力」タスクでの、データ編集許可設定を忘れずに

プロセスを動かして、プロセスデータの値に応じたメールが送信されることを確認してください

メール受信でプロセスを開始 1/4

• 特定のメールアドレスにメールが来ると、 自動的にプロセスが開始されるようにします

• まずシステム全体の設定 1. 「システム設定」→「プロセスモデル外部連携」→「メッセージ開始イベント(メール)」

2. 「メッセージ開始イベント(メール)を有効にする」にチェックを入れて保存 「プロセスの起動に失敗した場合に通知するメールアドレス」の指定も忘れずに

メール受信でプロセスを開始 2/4

プロセスモデルを新規作成し、以下のプロセス図にしてください

• 「開始」で使用しているアイテムは、 「メッセージ開始イベント（メール）」

• Advanced のタブ内にあります

メール受信でプロセスを開始 3/4

• メールの内容を受け取るプロセスデータを定義 – 文字型単一行×２

– 文字型複数行×３

– 日時型

– ファイル型

• 「タスク」タスクでのデータ編集許可設定は、標準のままで良いです

メール受信でプロセスを開始 4/4

• メッセージ開始イベント（メール）の設定を以下の通りに

• 「メールの件名」は、「プロセスの件名」で受け取るので、 空のままで良いです

「プロセス開始アドレス」のアドレスにメールを送ると、

プロセスが自動的に起動することを確認してください