¿Qué dependencia es la encargada de la documentación?

Describa la dependencia.

El proceso encargado de la documentación en la empresa se llama “Gestión Documental”. En la compañía cada área o proceso se encuentra a cargo sus respectivos documentos, sin embargo después de cierto espacio de tiempo, la documentación es enviada para archivo muerto de manera organizada y relacionada al área de Gestión Documental donde ellos la verifican y la envíen a los archivos generales de la compañía que se encuentran a cargo de Setecsa. Esta área además tiene a cargo el manejo del aplicativo “Documentar”, sistema implantado por la compañía en la intranet, para facilitar la búsqueda de cualquier tipo de formato que necesite un empleado , brindando así la información disponible desde cualquier área donde se encuentre sin necesidad de trasladarse a la dependencia que maneje dicho formato.

¿Tiene elaborados procesos donde se mencionen encargados y funciones para el tratamiento de la documentación?

Sí, tomando en claro que “Gestión Documental” es un subproceso, se encuentra dentro del proceso “Mantener y operar tecnología de información”.

En Gestión Documental se encuentran líderes, facilitadores, operativos, los cuales tienen sus respectivos roles y actividades (los cuales desconozco) para el tratamiento de la documentación. Sin embargo, describiré algunas de las tareas que desempeña la facilitadora del servicio donde trabajo (subproceso de Patología).Esta persona se encarga de mantener al día la información en “Documentar”, la cual consiste en verificar que todos los formatos que se manejan dentro del servicio, se encuentren ingresados en el aplicativo; y que los actualice de acuerdo a los cambios que se realicen en ellos a medida que se cree la necesidad en su uso diario. También se encarga de llevar la “Tabla de control de registro”, la cual consiste en registrar la vida útil de los documentos: 6 meses dentro del servicio – 15 años en Setecsa – Disposición final (eliminación).

Esta tabla de registro la debe manejar cada proceso o subproceso de la organización y en ella debe ir registrado (en nuestro caso de patología): Tipo de estudio, Número del consecutivo, Detalle del convenio y Disposición final (dentro del servicio).

Los documentos que son de mayor movimiento y volumen son las solicitudes medicas de los pacientes las cuales, después de haber salido el resultado de patología, son archivadas primero en un mueble con divisiones y posteriormente en cajas de setecsa, en orden numérico y por sedes y/o convenios, armando paquetes de cada 100 consecutivos. De esta actividad se encarga la persona que se encuentra en ventanilla.

¿Existen sanciones debido al mal manejo de la documentación? ¿Cuáles?

Sí existen y son dependiendo del impacto que genere la consecuencia del mal manejo del tipo de documento. Es decir, las sanciones mas pequeñas son las sanciones por día(s), después le siguen las sanciones económicas (cuando el documento representa algún costo generado para su ejecución); y las sanciones que también pueden generar el término del contrato.

¿Qué procesos cree que se pueden mejorar? ¿Por qué? Si considera que ninguno, ¿por qué?

Dentro del servicio de Patología pienso que se debe mejorar el proceso de archivo que se le brinda a las ordenes médicas, creando un tipo de registro externo a las que vienen para revisión o estudios especiales de inmunohistoquímica provenientes de patologías externas al servicio (otras entidades).