PROCESSO X PROJETO

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Quando definir um processo ou iniciar um projeto?

( Processo ou Projeto )

Observo que ainda há dúvidas sobre a diferença entre o que é projeto e o que é processo. E isto parece ser não somente entre leigos, mas também entre especialistas. Em uma conferência de gestão de processos (BPMDay) repleta de especialistas surgiu a clássica pergunta:

Qual a diferença entre Projeto e Processo ? Confesso que ouço essa pergunta mais corriqueiramente do que eu imaginaria.

Apesar de fácil de ser respondida, ainda vejo que diante da sua resposta surgem dúvidas, mesmo frente a recente popularização de alguns conceitos de gestão de projetos.

Chega de suspense, vamos às definições:

PROJETO: conjunto de atividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado únicos. Um projeto é temporário no sentido de que tem um início e fim definidos no tempo, e, por isso, um escopo e recursos definidos. E um projeto é único no sentido de que não se trata de uma operação de rotina, mas um conjunto específico de operações destinadas a atingir um objetivo em particular.PROCESSO: tem caráter repetitivo e permanente com objetivo de entregar resultados.

Uma conceituação fácil de entender. No entanto, há duas questões que mais ouço que eu gostaria de explorar aqui.

1. Se o projeto tem começo, meio e fim e processo não, isso quer dizer que não vou terminá-lo?

Processos são duradouros, feitos para serem executados múltiplas vezes e trazer o mesmo resultado com o mesmo esforço e a mesma qualidade. A execução do processo por sua vez é que tem começo meio e fim. E ao seu final, traz o resultado esperado. Um processo tem uma sequência coordenada de tarefas, aonde há tarefas que iniciam o processo e tarefas que marcam o final do processo.A iniciação de um projeto pode ser um exemplo de execução de uma tarefa de um processo.

2. Cada dia faço uma coisa diferente, então não tenho processos, só projetos ?

Ou, se faço produtos por encomenda devo trabalhar por processo ou projeto ?

Neste caso, a resposta é DEPENDE. E gosto de frisar que depende do seu CLIENTE precisa ou entende que é valor para ele.Há casos, aonde definimos processos de produção por encomenda com tarefas intermediárias responsáveis pela personalização do produto. Estas permitem diferenciar um produto do outro, trazendo o valor esperado pelo cliente. Nestes processos executados repetidamente, obtemos produtos personalizados para cada cliente conforme as instruções da tarefa de personalização.Outros casos, aonde o cliente requisita produtos altamente customizados, únicos ou complexos, requerem a iniciação de um projeto desde a solicitação do produto pelo cliente. O cliente de algumas organizações requer como valor que o seu produto seja único desde o momento da sua especificação e para tal será necessário um projeto com uma etapa de desenvolvimento do próprio produto, por exemplo.

E há casos mistos aonde, no meio do processo produtivo, há necessidade de instaurarmos um projeto para customizar a entrega do bem ou serviço de maior especificidade exigida pelo cliente. É fundamental que notemos que existindo ou não um projeto, devemos entender primeiro o que é valor para o cliente e a partir daí qual será o processo que entregará esse valor (processo produtivo). No decorrer dessa definição, poderemos concluir que há necessidade ou não ao longo do processo da instauração de um ou mais projetos.

CONCLUSÃO: Toda empresa deve ter seus processos mapeados com o foco do cliente

para saber quando deverá e se deverá utilizar projetos para gerenciar suas

atividades. É certo que processos sempre existirão e que os mesmos deverão ser

gerenciados buscando o resultado esperado pelo cliente da organização.

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Business Process Model and Notation (BPMN)

O Business Process Model and Notation (BPMN) é uma notação da metodologia de gerenciamento de processos de negócio. Trata-se de uma série de ícones padrões para o desenho de processos facilitando o entendimento do usuário. 

O BPMN descreve a lógica dos passos de um processo, por isso é uma etapa muito importante para a automação. Com a modelagem você consegue ter uma notação gráfica que expressa para o seu usuário de forma clara o seu processo de negócio identificando todas as possibilidades de fluxo e regras de negócio. Assim mesmos processos complexos se tornam de fácil compreensão/visualização para os donos do negócio facilitando tanto em análise de melhoria quanto de automatização deste processo.

Na plataforma Kanban360 utilizamos esta notação para a

modelagem dos processos.

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