quản trị doanh nghiệp -quản lý độ ưu tiên công việc
DESCRIPTION
Chapter 6 of Business Resource Management (Business Management) - Manage work prioritiesTRANSCRIPT
Introductory Management Theory and practice
Section
Planning, organise personal work priorities & development
Chương 6
Quản lý độ ưu tiên công việc cá nhân
A JOKE BEFORE WE STARTS
93% lie about stressed-out sick days
MỤC TIÊU BUỔI HỌC
Các thiết lập mục tiêu công việc cá nhân
Tổ chức và hoàn tất lịch công việc dựa trên mục tiêu và độ ưu tiên
Làm việc hiệu quả & hiệu suất
Giám sát được sự thực hiện công việc của mình (performance)
CHƯƠNG TRÌNH
Thiết lập mục tiêu công việc cá nhân
Tổ chức lịch công việc & đặt độ ưu tiên
Giám sát kết quả
11 BÍ QUYẾT LÀM VIỆC HIỆU QUẢ
1. Prioritize your tasks
2. Leave at a specific time
3. Plan phone calls
4. Deal with things immediately
5. Keep your desk clutter-free
6. Set your own working schedule
7. Streamline recurring tasks
8. Have a running to-do list
9. Centralize all your information
10. E-mail vs. phone
11. Minimize distractions(askmen.com)
VÍ DỤ VỀ MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
Bảng mô tả công việc
PHẠM VI KẾT QUẢ CÔNG VIỆC CHÍNH (KRA)
Công việc (Job)
Key Result Area 1
Key Result Area 2
…
Phạm vi trách nhiệm & độ tin cậy của 1 công việc
5-9 KRAs
ĐO LƯỜNG THÀNH CÔNG
Mỗi Key Result Area (KRA) có 2-3 Measures of Success (MOS) hay còn gọi là KPI (key performance indicator)
Để đo lường mục tiêu, cần phải SMARTSpecificMeasurableAchievableRealisticTime bound or Trackable
5 LOẠI ĐO LƯỜNG THÀNH CÔNG CHÍNH
Chi phí
Chất lượng
Số lượng
Thời gian
Độ an toàn
GIÁM SÁT ĐỂ ĐO LƯỜNG TỐT
Lag indicator
Quá trình tiếp diễn
CHƯƠNG TRÌNH
Thiết lập mục tiêu công việc cá nhân
Tổ chức lịch công việc & đặt độ ưu tiên
Giám sát kết quả
NGUYÊN TẮC 5D
Do it now
Do it later
Do it if time permits
Delegate it
Dump it
Giới hạn về thời gian
2 THUỘC TÍNH CỦA CÔNG VIỆC
TO-DO-LIST ĐỂ LÀM GÌ?
Lên kế hoạch ngày/tuần Thiết lập độ ưu tiên Nhắc việc cần làm Ghi lại lời hứa & cam kết để khỏi quên Nhắc theo dõi lời hứa & cam kết của người
khác Nhóm công việc lại để làm trong nhóm
khoảng thời gian phù hợp
MỘT SỐ THÔNG TIN VỀ TO-DO-LIST
Nên chia theo nhóm công việc Việc lặp lại/Việc 1 lần Độ ưu tiên/ngày bắt đầu/ngày kết thúc
MỘT SỐ THỦ THUẬT TO-DO-LIST
Đặt độ ưu tiên A-B-C Tóm tắt bằng văn bản nội dung cuộc họp
hoặc trao đổi qua điện thoại Kiểm tra tiến độ mỗi ngày
CÁC LOẠI CÔNG VIỆC
1. Việc do “sếp” giao
2. Việc do hệ thống phát sinh
3. Việc của cá nhân
=> Nguyên tắc phân bổ công việc của nhà quản lý: ưu tiên phân bổ cho nhân viên dưới quyền để khỏi trở thành nơi thắt cổ chai
TO-DO-LIST VS. EFFICIENCY
Do the right
things
Do the things right
Effectiveness Efficiency
XỬ LÝ CUỘC GỌI ĐIỆN THOẠI VÀ EMAILS
Điện thoại
• Từ chối• Hẹn gọi lại• Hẹn thời gian gọi• Cắt cuộc gọi dài
• Không bắt buộc trả lời ngay
• Lọc theo người gửi, tiêu đề và độ quan trọng email để trả lời
• Sắp xếp / Xóa emails
CÁC THỦ THUẬT KHÁC
Giữ bàn làm việc sạch sẽ/ngăn nắp Sắp xếp/lưu trữ hồ sơ Tận dụng thời điểm bạn có năng suất tốt
nhất Làm đúng ngay từ đầu Đừng chần chừ
Tìm 1 lý do Có tổ chức Sợ và phải làm ngay Khởi đầu (đầu xuôi đuôi lọt) “Xử” việc lớn trước
CHƯƠNG TRÌNH
Thiết lập mục tiêu công việc cá nhân
Tổ chức lịch công việc & đặt độ ưu tiên
Giám sát kết quả
CHU TRÌNH THEO DÕI
Measure actual
performance
Compare actual with
target
Correct any deviation
PLAN-DO-CHECK-ACT (DEMING CIRCLE)
Plan
Define • Measures• Collection• Analysis• Feedback
Identify Scope• Objectives• Issues• Questions• Measures
Planning
ActImproving
Do
Check
Collect Data• Record, validate & store data• Review & Revise
Analyse Data• Analyse Data• Prepare report• Present Report• Review & Revise
Implementing
Evolve Process
• Evaluate Measurement
VÍ DỤ: NHẬT KÝ THỜI GIAN
PHÂN TÍCH NHẬT KÝ THỜI GIAN
Những công việc mình làm có đóng góp vào KRA?
Có hay làm những việc gấp & quan trọng vào phút chót?
Có làm nhiều việc gấp mà không quan trọng? Có thể ủy quyền việc loại này cho ai?
Có làm việc không quan trọng & không gấp? Tại sao?
Có làm quá nhiều việc không gấp nhưng quan trọng => dấu hiệu bạn quản lý thời gian tốt
1. Working without a plan
2. Working with fuzzy goals
3. Too many Goals
4. Macro-Managing
5. Worrying
6. Too Much Socializing
7. Perfectionism
8. Procrastination
9. Walking on Eggs
10. Correcting Mistakes
11. Paperwork
12. Waiting
13. Meaningless Meetings
14. Early Close-Downs
15. Getting Angry
15 NGUYÊN NHÂN LÀM PHUNG PHÍ THỜI GIAN
MỤC TIÊU BUỔI HỌC
Các thiết lập mục tiêu công việc cá nhân
Tổ chức và hoàn tất lịch công việc dựa trên mục tiêu và độ ưu tiên
Làm việc hiệu quả & hiệu suất
Giám sát được sự thực hiện công việc của mình (performance)
Work smarter, not harder
THAM KHẢO
1. Management – Theory and Practice của Kris Cole
KẾT THÚC CHƯƠNG 6
THANK YOUTHANK YOU