NGHEÄ THUAÄT

QUAÛN LYÙ THÔØI GIAN

MUÏC TIEÂU KHOAÙ HOÏC Sau khi hoïc xong khoaù naøy, baïn coù theå:

Hieåu ñöôïc quaûn lyù thôøi gian hieäu quaû laø nhö theá naøo vaø nhöõng lôïi ích cuûa noù.

Bieát ñöôïc nhöõng vieäc laøm laõng phí thôøi gian vaø caùch thöùc khaéc phuïc.

Hoïc caùch söû duïng nhöõng coâng cuï quaûn lyù thôøi gian hieäu quaû vaø caùc böôùc giuùp baïn leân keá hoaïch toát hôn.

THÔØI GIAN LAØ GÌ?

Hai khaùi nieäm veà thôøi gian

“Thôøi gian laø tuyeät ñoái. Noù nhö nhau cho taát caû moïi ngöôøi”

Isaac Newton

“Taát caû moïi thöù ñeàu töông ñoái – keå caû thôøi gian”

Albert Einstein

THÔØI GIAN laø CUOÄC SOÁNG

“Chuùng ta suy nghó raát nhieàu veà caùch söû duïng tieàn – caùi coù theå tìm ra ñöôïc nhöng sau ñoù chuùng ta môùi suy nghó veà thôøi gian – caùi khoâng theå thay theá ñöôïc”Jean-Louise Servan-SchriberTaùc giaû cuoán Ngheä thuaät thôøi gian

“Laõng phí thôøi gian laø laõng phí cuoäc soáng cuûa baïn. Laøm chuû ñöôïc thôøi gian laø laøm chuû cuoäc soáng cuûa baïn”Alan Lakein, 1973

“Baïn seõ khoâng quaûn lyù ñöôïc caùi gì caû neáu baïn khoâng quaûn lyù ñöôïc thôøi gian”Peter DruckerAuthor & Management Expert

“Thôøi gian troâi qua seõ khoâng bao giôø quay trôû laïi”Virgil

Haõy raø soaùt laïi lòch laøm vieäc tuaàn roài... Böôùc 1 : lieät keâ nhöõng coâng vieäc

baïn ñaõ laøm tuaàn qua Böôùc 2 : vôùi moãi coâng vieäc, ghi

vaøo khoaûng thôøi gian baïn daønh cho coâng vieäc ñoù.

Böôùc 3 : phaân tích xem baïn daønh nhieàu thôøi gian nhaát cho hoaït ñoäng

naøo Böôùc 4 : xaùc ñònh hoaït ñoäng naøo

baïn muoán daønh nhieàu thôøi gian nhaát Böôùc 5 : xaùc ñònh söï cheânh leäch

giöõa keát quaû böôùc 3 vaø 4 – ñoù laø vieäc söû duïng thôøi gian khoâng hieäu quaû cuûa baïn

PHAÂN TÍCH (böôùc 3 & 4)

Döïa treân keát quaû raø soaùt cuûa baïn:

Vieäc gì chieám phaàn lôùn thôøi gian cuûa baïn?

Vieäc gì baïn muoán daønh phaàn lôùn thôøi gian ñeå laøm?

vaø

BAÂY GIÔØ, HAÕY NHÌN VAØO VAÁN ÑEÀ VAØ LYÙ DO

Vaán ñeà chính baïn gaëp phaûi trong vieäc quaûn lyù thôøi gian tuaàn vöøa qua laø gì?

vaø

Lyù do chính cuûa moãi vaán ñeà baïn gaëp phaûi laø gì?

MA TRAÄN QUAÛN LYÙ THÔØI GIAN

GOÙC I Khuûng hoaûngCaùc vaán ñeà caáp baùchCaùc döï aùn ñeán haïnCaùc cuoäc hoïpGOÙC KHOÂNG NEÂN TAÄP TRUNG THÔØI GIAN

GOÙC IICaùc coâng vieäc hoaïch ñònh vaø mang lôïi ích laâu daøiXaây döïng moái quan heäTìm kieám nhöõng cô hoäi môùi ñeå phaùt trieån coâng vieäcGOÙC CAÀN TAÄP TRUNG THÔØI GIAN

Caùc cuoäc goïi, email laøm giaùn ñoaïn coâng vieäcCaùc cuoäc hoïpNhöõng hoaït ñoäng khaùcGOÙC KHOÂNG NEÂN TAÄP TRUNG THÔØI GIAN

GOÙC III

Coâng vieäc linh tinhCoâng vieäc ngoaøi döï kieánCaùc coâng vieäc tieâu toán thôøi gian khaùcGOÙC KHOÂNG NEÂN TAÄP TRUNG THÔØI GIAN

GOÙC IV

Khoâng quan troïng

Quan troïng

Khaån caáp Khoâng khaån caáp

MA TRAÄN QUAÛN LYÙ THÔØI GIAN

I GOÙC I laø nhöõng TRIEÄU CHÖÙNG baïn gaëp phaûi khi quaûn lyù thôøi gian khoâng hieäu quaû

GOÙC II laø nhöõng CAÙCH CHÖÕA TRÒ nguyeân nhaân vaø trieäu chöùng gaây ra trieäu chöùng trong GOÙC I vaø baïn neân daønh nhieàu thôøi gian cho goùc naøy

IIGOÙC III laø nhöõng NGUYEÂN NHAÂN gaây ra trieäu chöùng trong GOÙC I

III

GOÙC III laø nhöõng NGUYEÂN NHAÂN gaây ra trieäu chöùng trong GOÙC I

IVKhaån caáp Khoâng khaån caáp

Quan troïng

Khoâng quan troïng

Baïn söû duïng thôøi gian cuûa baïn nhö theá naøo? (haõy nhìn laïi lòch laøm vieäc haøng tuaàn cuûa baïn vaø haõy boû caùc coâng vieäc vaøo boán oâ sau)

I II

III IVKhaån caáp Khoâng khaån caáp

Quan troïng

Khoâng quan troïng

Haõy traû lôøi caùc caâu hoûi sau:

1. Tuaàn qua baïn coù giaûi quyeát ñöôïc caùc coâng vieäc quan troïng naèm trong keá hoaïch thaùng naøy (GOÙC II) cuûa baïn khoâng?

2. Baïn coù daønh phaàn lôùn thôøi gian cuûa baïn cho ñeå laøm vieäc trong GOÙC II khoâng?

Haõy xem …tuaàn qua baïn coù söû duïng thôøi gian hieäu quaû hay khoâng?

Haõy nhôù …nhöõng vieäc khaån caáp luoân luoân KHOÂNG PHAÛI laø nhöõng vieäc öu tieân haøng ñaàu

CAÙCH GIAÛI QUYEÁT KHI BÒ QUAÁY RAÀY

Haõy noùi KHOÂNG khi coù quaù nhieàu yeâu caàu khoâng lieân quan ñeán coâng vieäc cuûa baïn.

YEÁU TOÁ CÔ BAÛN CUÛA THÔØI GIAN LAØ GÌ?

SÖÏ KIEÄN

Vì vaäy . . .

Quaûn lyù thôøi gian laø quaûn lyù söï kieän

Baïn khoâng theå ñieàu khieån ñöôïc thôøi gian nhöng baïn coù

theå ñieàu khieån caùc söï kieän dieãn ra

Ñaët ra muïc tieâu caù nhaân roõ raøng seõ giuùp baïn:

Xaùc ñònh roõ nhöõng gì baïn thöïc söï muoán laøm

Ñònh ra cho baïn moät phöông höôùng höôùng cuï theå vaø töø ñoù giuùp kieåm soaùt cuoäc ñôøi cuûa mình

Giuùp baïn xaây döïng keá hoaïch haønh ñoäng vôùi nhöõng tieâu chí ño löôøng roõ raøng.

Nhöõng böôùc laäp muïc tieâu caù nhaân:Böôùc 1: Xaùc ñònh muïc tieâu/öu tieân trong ngaøy/tuaàn hoaëc thaùng

Böôùc 2: Lieät keâ caùc coâng vieäc chính

Böôùc 3: Xaùc ñònh keát quaû caàn ñaït ñöôïc cho moãi coâng vieäc

Böôùc 4: Lieät keâ caùc coâng vieäc phuï

Böôùc 6: Xaùc ñònh nguoàn löïc coù theå söû duïng(baïn coù theå giao vieäc cho ai, ai coù theå hoå trôï baïn...

Böôùc 7: Xaùc ñònh thôøi gian thöïc hieän töøng coâng vieäc

Xaùc ñònh

Raø soaùt

Leân keá hoaïch

Nhöõng coâng cuï quaûn lyù thôøi gian khaùc

Phöông phaùp ABC: chia coâng vieäc thaønh 3 loaïiA – phaûi laøm (raát quan troïng)B – neân laøm (quan troïng)C – coù theå laøm hoaëc khoâng (khoâng quan troïng - tuyø choïn)Leân keá hoaïch laøm vieäc haøng tuaànLeân keá hoaïch laøm vieäc haøng ngaøyMoãi ngaøy neân lieät keâ caùc coâng vieäc baïn phaûi laøm, öu tieân laøm nhöõng vieäc quan troïng tröùôc sau ñoù giaûi quyeát nhöõng vieäc linh tinh hoaëc söï vuï sau.

Bí quyeát Quaûn lyù thôøi gian hieäu quaû

1. Caàn coù moät söï cam keát vaø quyeát taâm vöõng vaøng.

2. Phaûi bieát noùi KHOÂNG khi caàn thieát3. Luoân ñaët caùi quan troïng leân haøng

ñaàu, giaûi quyeát vieäc quan troïng tröôùc sau ñoù laø nhöng vieäc phaùt sinh haøng ngaøy

Bí quyeát Quaûn lyù thôøi gian hieäu quaû

4. Haõy vieát ra nhöõng vieäc caàn laøm, ñöøng coá nhôù taát caû moïi thöù!

5. Haõy GIAO VIEÄC baát kyø khi naøo coù theå (vaø nhôù raèng giao vieäc luoân ñi keøm vôùi giao quyeàn)

BAØI TAÄP CUOÁI KHOAÙ Vieát ra 3 ñieàu taâm ñaéc nhaát baïn hoïc

ñöôïc töø khoaù naøy maø baïn seõ aùp duïng ngay hoâm nay

Phaân tích caùch söû duïng thôøi gian cuûa baïn trong tuaàn qua xaùc ñònh ñieåm ñuùng vaø sai döïa vaøo nhöõng gì ñaõ hoïc

Haõy laäp keá hoaïch laøm vieäc cho tuaàn sau cuûa baïn cuï theå cho töøng ngaøy theo nguyeân taéc ma traän: quan troïng vaø khaån caáp vaø ñöøng queân daønh nhieàu thôøi gian nhaát cho caùc coâng vieäc trong GOÙC II (mang tính chaát leân keá hoaïch vaø mang laïi lôïi ích laâu daøi)

Chia seõ baøi taäp naøy cuûa baïn vôùi …… trong tuaàn ñaàu sau khi hoïc.

CHUÙC BAÏN TRÔÛ THAØNH MOÄT TRONG NHÖÕNG NHAÂN VIEÂN QUAÛN LYÙ THÔØI GIAN

HIEÄU QUAÛ NHAÁT!