quadre de classificaciÓ documental

25
QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

Upload: kenton

Post on 25-Jan-2016

51 views

Category:

Documents


1 download

DESCRIPTION

QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL. >> Què es pretén?. Familiaritzar-se amb la terminologia del nou Quadre de Classificació Aclarir dubtes sobre la utilització del Gestor d’Expedients. >> Conceptes bàsics. - Què és codificar?. - PowerPoint PPT Presentation

TRANSCRIPT

Page 1: QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

Page 2: QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

Pàgina 2Projecte-Area-Document-Data

>> Què es pretén?

• Familiaritzar-se amb la terminologia del nou Quadre de Classificació

• Aclarir dubtes sobre la utilització del Gestor d’Expedients

Page 3: QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

Pàgina 3Projecte-Area-Document-Data

>> Conceptes bàsics

• Donar un codi a un document entrant és l’operació bàsica que dóna el tret de sortida del circuit administratiu

• Donar un codi no és res més que etiquetar un document, donar-li un codi de barres que el seguirà per sempre més i el relacionarà amb un expedient concret.

• Per aquesta raó és tant important assignar correctament el codi inicial..

- Què és codificar?

Page 4: QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

Pàgina 4Projecte-Area-Document-Data

– Què és un document?

• Un document és informació + suport.

– I què és un expedient?

• Un conjunt de documents ordenats que acaben amb una resolució administrativa

– I què gestiona l’ajuntament?

• Gestiona expedients 80%

• Gestiona registres, és a dir, bases de dades,

llistats, etc. 20%

>> Conceptes bàsics

Page 5: QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

Pàgina 5Projecte-Area-Document-Data

Així doncs...

– Cada document que es codifica forma part d’un expedient al qual es relaciona mitjançant el codi corresponent.

Per tant...

– L’expedient, com a conjunt de documents que formen part d’un circuit administratiu, ha de ser la base de tot sistema de gestió documental.

– Com veurem, l’expedient regirà el que en direm: el Quadre de Classificació Funcional

>> Conceptes bàsics

Page 6: QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

Pàgina 6Projecte-Area-Document-Data

- Quin és el cicle de vida dels documents ?– El cicle de vida d’un document són les etapes per les que passa la documentació des

de que és creada fins a la seva sort final (sigui destrucció o arxiu)

– El cicle de vida el dividim en: fase activa, fase semiactiva i fase inactiva

Fase Activa:

• Entenem que es troben en fase activa aquells documents de producció recent. Corresponen a documents en tràmit i tenen un nivell alt de consulta.

• Arxiu de gestió

Fase Semiactiva:

• Correspon a procediments finalitzats. Tenen un nivell mig de consulta i tenen la funció d’antecedent.

• Arxiu de gestió – Arxiu Central Administratiu

Fase Inactiva:

• Correspon a procediments finalitzats. Solen tenir un nivell baix de consulta. Serveixen com a informació de suport i d’antecedents en els processos administratius i són útils per a la recerca.

• Arxiu Central Administratiu – Arxiu Municipal

>> Conceptes bàsics

Page 7: QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

Pàgina 7Projecte-Area-Document-Data

I què vol dir classificar?

• Perquè una entrada aconsegueixi formar part d’un procés adequat a la necessitat que ella genera, cal que es classifiqui correctament.

• Classificar és agrupar jeràrquicament els documents d’un fons mitjançant classes, des dels conceptes més amplis fins els més específics

• En el context de l’ajuntament seria agrupar els documents que genera a partir de la seva separació per tipus de documents. I aquesta operació és la que es plasma en un quadre de classificació, mitjançant la codificació dels documents.

>> Conceptes bàsics

Page 8: QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

Pàgina 8Projecte-Area-Document-Data

>> Per tant, classificar és essencial per tota l’organització

• I amb el quadre de classificació aconseguim la identificació i organització de tots els documents des del mateix moment de la seva creació i rebuda.

• Per això és tant important classificar tots els documents d’una manera unívoca, significativa i uniforme. Això és el que ens permetrà fer el nou quadre de classificació funcional

Page 9: QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

Pàgina 9Projecte-Area-Document-Data

QUADRE DE CLASSIFICACIÓ:

Page 10: QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

Pàgina 10Projecte-Area-Document-Data

>> Quadre de classificació

• Què és?:

L’eina corporativa municipal que permet la identificació i organització de tots els documents des del mateix moment de la seva creació.

És independent del seu suport, format o tipologia.

És l’eina per a l’estructuració de la informació

És l’estructura jeràrquica i lògica en la què es representen les funcions i les activitats d’un organisme

Page 11: QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

Pàgina 11Projecte-Area-Document-Data

• FUNCIONAL Organitza la documentació de manera

que reflecteixi les funcions i activitats de l’organització.

• QUADRE Els quadres dels documents formen

un conjunt ordenat de referències que estructuren i organitzen tots els documents,

• AMB ESTABILITAT TEMPORAL

ABANS ARA

• ORGÀNICA Es vinculava amb les unitats Si les unitats canviaven també canviaven

els codis Quan canviava la legislatura o

l’organigrama municipal podien canviar els codis.

• NO JERÀRQUICA, NO RELACIONAL Els codis no tenien dependència en

relació a un altre codi. Eren un llistat.

• SENSE ESTABILITAT TEMPORAL Podien canviar si canviava la funció que

feia el departament, per reestructuracions de l’organigrama,…

>> Quadre de classificació

Page 12: QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

Pàgina 12Projecte-Area-Document-Data

>> Exemple: CLASSIFICACIÓ ANTERIOR: ORGÀNICA

Si agafem la documentació de subvencions trobem tots els codis següents: - PA05 PRSA SUBVENCIONS / CONVENIS- PA12 PRSA SUBVENCIONS / CONVENIS- S002 SUDA SUBVENCIONS- SD02 SUBVENCIONS- AX06 ALAR SUBVENCIONS- AX08 ALAR SUBVENCIONS- PT08 SPPA SUBVENCIONS- ...

• Aquests codis ens identifiquen una documentació que afecta a més d’un departament, però per cada departament hi ha un codi diferent, quan tot són subvencions.

• És a dir, el criteri que regeix el quadre és el departament, no la documentació en sí.

• El que es pretén en el nou quadre de classificació és que el valor que regeixi el quadre sigui el tipus de document.

Page 13: QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

Pàgina 13Projecte-Area-Document-Data

>> Exemple: CLASSIFICACIÓ ANTERIOR : NO JERÀRQUICA, NO RELACIONAL

Agafem un codi a l’atzar: ECRD CONTRIBUCIONS ESPECIALS

• Aquest codi, tal qual, el trobem de forma isolada, sense cap relació amb cap altre codi, més enllà del departament productor.

• Si ens fixem amb el codi, si que té una relació en l'enunciat:

- ECRD pertany al departament de EC RENDES

• Podem entendre, per tant, que no ens trobem davant d’uns codis que representin una estructura.

• Els codis s’organitzen com a un llistat indefinit a igual nivell, on cada entrada és particular, isolada, sense relació amb la resta.

Page 14: QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

Pàgina 14Projecte-Area-Document-Data

Així doncs, per què un canvi?

1. Per no dependre de canvis en l’organigrama

2. Per no dependre de modificacions de departaments

3. Per poder tenir uns codis únics que no s’ampliïn constantment

4. Per poder gestionar tothom per uns codis que s’apliquen a l’entrada al sistema i segueixen en tot el cicle de vida del document

Page 15: QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

Pàgina 15Projecte-Area-Document-Data

Anem a parlar del nou Quadre de classificacióQuadre de classificació...

Page 16: QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

Pàgina 16Projecte-Area-Document-Data

...I per fer-ho ens cal aclarir els següents conceptes:quadre, funcional, sèries, entrades Quadre:

– És la plasmació gràfica de la codificació dels documents. Els codis formen un conjunt ordenat de referències alfanumèriques que estructuren i organitzen tots els documents.

Funcional: – La classificació funcional agrupa la documentació de manera que es reflecteixin les

funcions i activitats de l’organització.

– És flexible per permetre afegir noves funcions sense que calgui tornar a estructurar-lo, ni canviar la codificació.

Sèries: – Les sèries son expedients que tenen la mateixa naturalesa com a resultat d’una funció o

d’una activitat concreta, o el mateix procediment. Per exemple: els expedients sobre l’activitat i la vida laboral dels treballadors d’una empresa s’agrupen

en una sèrie, perquè tenen tots la mateixa funció, i aquesta sèrie és: Expedients de personal.

Entrades:– Les entrades són cada codi del QdC. Tota entrada del QdC està subordinada a una

entrada superior, fins a arribar a nivell de Fons.

– Normalment, les entrades més habituals que tenen documentació real solen ser les més baixes del QdC, és a dir, aquelles que trobem a partir del nivell de divisió.

Page 17: QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

Pàgina 17Projecte-Area-Document-Data

>> Treballant amb el nostre QdC

Quadre de Classificació Documental

Page 18: QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

Pàgina 18Projecte-Area-Document-Data

>> Treballant amb el nostre QdC

– Quan ens trobem davant d’un document que ens ha arribat, la manera més senzilla per aplicar la nova codificació és seguir el quadre, del més general al més específic.

– Es baixarà de nivells fins que es consideri que no es pot baixar més i que amb el títol de l’entrada del nivell corresponent ja queda descrit el document de forma concreta i suficient.

Molt bé, però... com classificar els documents?

Page 19: QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

Pàgina 19Projecte-Area-Document-Data

>> Treballant amb el nostre QdC: Anem a veure alguns exemples? Posem que ens arriba un document de Sol·licitud per a realitzar reformes en

un edifici d’un ciutadà.

1. Si repassem el QdC pertany al nivell 1 de:

T100 GESTIÓ DEL TERRITORI

2. Dins d’aquest, podem veure que pertany al nivell 2:

T101 ORDENACIÓ DEL TERRITORI I URBANISME

3. Dins d’aquest trobem el nivell 3 :

T127 OBRES PARTICULARS

4. Finalment, analitzem la finalitat de la sol·licitud: obtenir una llicència d’obres, que seria el nivell 4 :

T128 LLICÈNCIES URBANÍSTIQUES.

5. Dins d’aquest, però, podem encara anar més endins i acotar més la descripció amb el nivell 5:

T131 LLICÈNCIES D’OBRES MENORS.

Per tant, anotarem el codi del document com a T131

Page 20: QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

Pàgina 20Projecte-Area-Document-Data

>> Treballant amb el nostre QdC: Anem a veure alguns exemples? Posem que hem de lliurar una justificació econòmica d’una subvenció del

Departament de Treball de la Generalitat de Catalunya.

1. Si repassem el QdC pertany al nivell 1:M100 GESTIÓ INTERNA I ORGANITZACIÓ

2. Dins d’aquest, podem veure que pertany al nivell 2

N355. Marc normatiu i assumptes jurídics

1. Dins d’aquest, trobem el nivell 3 :

N373 Convenis i subvencions de col·laboració administrativa

2. Finalment, analitzem la finalitat del document, que és la de justificar una subvenció, que seria el nivell 4 :

N375 Convenis de col·laboració administrativa

Per tant, anotarem el codi del document com a N375

Page 21: QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

Pàgina 21Projecte-Area-Document-Data

>> Treballant amb el nostre QdC: Anem a veure alguns exemples? Posem que hem d’organitzar una conferència, tota la documentació que

genero s’haurà de classificar segons un únic codi.

1. Si repassem el QdC pertany al nivell 1:P100 GESTIÓ DE SERVEIS AL CIUTADÀ

2. Dins d’aquest, podem veure que pertany al nivell 2

P148 Gestió dels serveis culturals

3. Dins d’aquest, trobem el nivell 3 :

P162 Activitats de dinamització cultural

4. Finalment, analitzem la finalitat del document, que és la de justificar una subvenció, que seria el nivell 4 :

P164 Organització d’activitats culturals

5. Dins d’aquest, però, podem acotar més la descripció amb el nivell 5:

P173 Jornades i conferències

Per tant, anotarem el codi del document com a P173

Page 22: QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

Pàgina 22Projecte-Area-Document-Data

Resumint, podríem unir les preguntes en una:

Perquè serveix aquella documentació?

Responent a això arribarem a la funció de la documentació, que és el codi del QdC

Page 23: QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

Pàgina 23Projecte-Area-Document-Data

• CLASSIFIQUEM la documentació municipal

• UNIFIQUEM la codificació, fins ara dispersa, infinita, no jeràrquica i sense estructura

• UNIFIQUEM el sistema de codificació, fent que al llarg del cicle de vida del document, sempre tingui el mateix codi

• SIMPLIFIQUEM els codis actuals, i els RACIONALITZEM, amb una codificació alfanumèrica significativa

• PODEM IDENTIFICAR unívocament sempre un expedient, tant si es troba en fase de gestió com a l’arxiu municipal.

• TOTHOM TREBALLEM AMB EL MATEIX LLENGUATGE

>> Resumint... Què aporta el nou QdC?el nou QdC?

Page 24: QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

Pàgina 24Projecte-Area-Document-Data

• FACILITEM l’eficàcia i eficiència, la legalitat i transparència administratives

• FACILITEM L’ACCÉS A LA INFORMACIÓ gestionada per més d’una dependència administrativa i la seva consulta global, pel mateix concepte d’uns mateixos codis

• POTENCIEM el lliure accés a la informació per part dels ciutadans, ja que el QdC ha de ser públic i lliure

• FACILITEM l’intercanvi d’informació interna de la organització

• Tothom pot accedir al QdC i fer-se càrrec de les funcions de l’Ajuntament. Fomenta la pedagogia interna entre el personal de les funcions i activitats que desenvolupa la organització.

>> Resumint... Què aporta el nou QdC?el nou QdC?

Page 25: QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

Pàgina 25Projecte-Area-Document-Data

Àmbit de Serveis Interns i Innovació