qm-01 quality manual enecal indo

PT. HASIL RAJANI SUKSES

QUALITY MANAGEMENT MANUAL

Position / Jabatan Name/ NameDate /

TanggalSignature /

Tandatangan

Prepared

by QM Sofian Hadi

Reviewe

d by Direktur Sumardi Ramli

Approved

byDirektur

Sumardi Ramli

PT. HASIL RAJANI SUKSESDokumen No

: QM-01

Revisi : 0

Quality ManualTanggal

: 14 July 2011

Halaman: 1 dari 29

B A B DAFTAR ISI HALAMAN

0 Daftar Isi 1 U M U M 4

1.1 Profil Perusahaan 4

1.2 Kebijakan Perusahaan 5 1.3 Visi Perusahaan 5

2 STANDAR YANG DIIMPLEMENTASIKAN DAN PENGENDALIAN DOKUMEN

6

2.1 Standar yang Diimplementasikan dan Ruang Lingkup 6

2.2 Pengendalian Dokumen 6

3 PENDEFINISIAN 7

4 PERSYARATAN SISTEM MANAJEMEN MUTU 8

4.1. Persyaratan Umum 8

4.2. Persyaratan Dokumen 8

4.2.1. Umum 8

4.2.2. Panduan Mutu 8

4.2.3. Pengendalian Dokumen 9

4.2.4. Pengendalian Catatan Mutu 9

5 TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 10

5.1. Komitmen Manajemen 10

5.2. Fokus kepada Pelanggan 10

5.3. Kebijakan Mutu 10 5.4. Perencanaan 11 5.4.1. Sasaran Mutu 11 5.4.2. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu 11 5.5 Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi 12 5.5.1. Tanggung jawab, dan Wewenang 12 5.5.2. Wakil Manajemen 12 5.5.3. Komunikasi Internal 13 5.6 Tujuan Manajamen 13 5.6.1. Umum 13 5.6.2. Masukan Tinjauan Manajemen 13 5.6.3. Hasil Tinjauan Manajemen 14


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 2 dari 29

6 MANAJEMEN SUMBER DAYA 15 6.1. Penyediaan Sumber daya 15 6.2. Sumber Daya Manusia 15 6.2.1. Umum 15 6.2.2. Kompetensi, Pelatihan, dan Kesadaran 15 6.3 Infrastruktur 16 6.4 Lingkungan Kerja 177 REALISASI JASA 18 7.1 Perencanaan Proses-proses Realisasi 18 7.2 Proses-proses yang Berhubungan dengan Pelanggan 18

7.2.1. Penentuan Persyaratan yang Berhubungan dengan Pelanggan 18 7.2.2. Tinjauan Persyaratan Jasa 19 7.2.3. Komunikasi Pelanggan 19 7.3. Desain dan Pengembangan 20 7.4. Pembelian 20 7.4.1. Proses Pembelian 20 7.4.2. Informasi Pembelian 20 7.4.3. Verifikasi Jasa yang di Beli 20 7.5. Operasional Jasasi dan Pelayanan 21 7.5.1. Pengawasan Jasasi dan Pelayanan 21 7.5.2. Validasi Proses Jasasi dan Pelayanan 22 7.5.3. Identifikasi dan Mampu Telusur 22 7.5.4. Barang / Dokumen Milik Pelanggan 23 7.5.5. Pemeliharaan Jasa 23 7.6 Pengendalian Alat Ukur dan Pantau 238 PENGUKURAN, ANALISA, DAN PENYEMPURNAAN 24 8.1. Umum 24 8.2. Pengukuran dan Pemantauan 24 8.2.1. Kepuasan Pelanggan 24 8.2.2. Audit Internal 25 8.2.3. Tindakan Pencegahan 26 8.2.4. Pengukuran dan Pemantauan Jasa 26 8.3. Pengendalian Ketidaksesuaian Jasa 26 8.4. Analisa Data 27


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 3 dari 29

8.5. Penyempurnaan 27 8.5.1. Perencanaan Perbaikan 27 8.5.2. Tindakan perbaikan 27 8.5.3. Tindakan Pencegahan 279 LAMPIRAN: SO-1 Struktur Organisasi

B A B I

U M U M


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 4 dari 29

1.1 Profil Perusahaan

Nama Perusahaan


Jenis Usaha:

CONTRACTOR

Alamat Perusahaan:

Head Office:

Perumahan Pondok Mutiara B1 No.22

Pekanbaru

Tlp: 0761-880454

Fax: 0761-880688

Email: [email protected]

N.P.W.P No: 03.087.574.4-216.000

Jumlah karyawan: 7 orang

1.2 Tujuan


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 5 dari 29

Pedoman Mutu ini disusun dengan tujuan untuk menetapkan dan

menjelaskan Sistem Manajemen Mutu, dimana PT. HASIL RAJANI

SUKSES dapat:

a) Menunjukkan kemampuannya untuk secara konsisten memberikan

pelayanan yang sesuai dengan dan memenuhi kebutuhan

pelanggan, para pengguna sistem mutu, serta memenuhi ketentuan

dan peraturan yang ada; dan

b) Mengutamakan kebutuhan pelanggan melalui efektifitas tindakan di

dalam Sistem Mutu, termasuk proses-proses untuk perbaikan yang

berkesinambungan serta pencegahan atas ketidaksesuaian dengan

Sistem Mutu.

1.3 Lingkup Implementasi

Semua persyaratan Standar ISO 9001:2008 diimplementasikan di

PT. HASIL RAJANI SUKSES, kecuali;

Pasal 7.3; Design and development

Perancangan dan pengembangan tidak diterapkan karena semua

jasa yang dibuat berdasarkan spesifikasi Standar SNI.

Pasal 7.5.2 ; Validation of process for production

Pembenaran proses untuk jasasi tidak diterapkan karena semua

proses dapat dipantau dan diukur pada saat proses sedang berjalan.

Pasal 7.5.2 ; Customer property

Kepemilikan pelanggan tidak diterapkan karena semua jasa yang

dijual ke customer dibeli dari supplier.


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 6 dari 29

BAB 2

STANDAR YANG DIIMPLEMENTASIKAN

DAN PENGENDALIAN DOKUMEN

2.1 Standar yang Diimplementasikan dan Ruang Lingkup

1. Standar Mutu yang diimplementasikan adalah ISO 9001:2008

2. Ruang lingkup pekerjaan PT. HASIL RAJANI SUKSES, yaitu;

Well drilling operation services, drilling services, maintenance services

termasuk meliputi semua persyaratan sistem manajemen mutu ISO

9001:2008 yang digambarkan di “Quality Management Sytem Diagram

QMS-01” termasuk proses utama dan proses pendukung.

2.2 Pengendalian Dokumen:

Standar-standar yang berkaitan dengan Pedoman Mutu ini ditunjukkan

pada halaman Referensi Matriks Prosedur vs ISO 9001:2008.

BAB 3

PENDEFINISIAN


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 7 dari 29

3. DEFINISI

Istilah-istilah yang berhubungan dengan Sistem Manajemen Mutu yang

digunakan didalam Pedoman Mutu ini, harus sesuai dengan definisi

yang digunakan di dalam ISO 9001:2008

BAB 4

PERSYARATAN SISTEM MANAJEMEN MUTU

4.1 Persyaratan Umum


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 8 dari 29

Sistem Manajemen Mutu mencakup penetapan dokumentasi,

implementasi, pemeliharaan, dan perbaikan yang berkesinambungan

atas seluruh proses yang terkait dengan sistem atas semua aktifitas

PT. HASIL RAJANI SUKSES.

4.2 Persyaratan Dokumentasi

4.2.1Umum

Sistem dokumentasi di PT. HASIL RAJANI SUKSES mencakup:

Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu yang terdokumentasi.

Pedoman Mutu

Prosedur terdokumen yang disyaratkan oleh ISO 9001 : 2008

Prosedur dan instruksi kerja yang digunakan untuk menunjang

pelaksanaan perencanaan operasi dan pengendalian proses

secara efektif.

Rekaman mutu yang dipersyaratkan oleh ISO 9001:2008

4.2.2Pedoman Mutu:

Manajemen bersama-sama dengan Wakil Manajemen dan semua

Manager Departemen menyusun, menetapkan dan memelihara

Pedoman Mutu yang mencakup beberapa hal, yaitu;

Pedoman Mutu tersebut harus memuat:

(1) Ruang lingkup Sistem Manajemen Mutu, termasuk

penjelasannya, lihat item 1.2.

(2) Acuan pada prosedur-prosedur yang telah

didokumentasikan.

(3) Penjelasan atas tahapan serta keterkaitan proses termasuk

Sistem Manajemen Mutu Diagram QMS-01


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 9 dari 29

Management Representative bertanggungjawab dalam

mengendalikan Pedoman Mutu.

4.2.3Pengendalian Dokumen

Wakil Manajemen yaitu Managemen Representative Sekretariat,

bertanggung jawab terhadap pendistribusian dokumen ke

Departemen atau Bagian terkait.

Persetujuan kecukupan penerbitan, distribusi dokumen,

perubahan dokumen dan status revisi okumen dijelaskan di

“Prosedur Pengendalian Dokumen MR-01”.

4.2.4Pengendalian Catatan Mutu

Setiap Departemen harus membuat Daftar Catatan Mutu

yang berisi nama catatan mutu, metode penyimpanan,

masa simpan, dan lokasinya.

Catatan mutu yang masa simpannya sudah habis, akan

dipisahkan dari file penyimpanan.

Penyimpanan Catatan Mutu harus tercatat beberapa nama

catatan mutu, metode penyimpanan, masa simpan, dan

lokasinya. Pelaksanaan Pengendalian Catatan Mutu

berdasarkan Prosedur Prosedur Pengendalian Rekaman

Mutu MR-02”.

BAB. 5

TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 10 dari 29

5.1 Komitmen Manajemen

Direktur Utama bertanggung jawab atas seluruh tanggung jawab

manajemen yang berhubungan dengan pengembangan dan perbaikan

Sistem Manejemen Mutu.

Tanggung jawab tersebut meliputi :

a). Mengkomunikasikan kepada seluruh organisasi mengenai

pentingnya pemenuhan kebutuhan pelanggan, pemenuhan

ketentuan maupun peraturan yang berlaku, serta aspek-aspek

hukum yang ada di dalam.

b). Menetapkan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu (lihat elemen 5.3

dan 5.4.1).

c). Melakukan Tinjauan Manajemen (lihat elemen 5.6).

d). Memastikan tersedianya Sumber Daya yang diperlukan (lihat

elemen 6).

5.2 Fokus Kepada Pelanggan

Direktur Utama harus memastikan bahwa persyaratan pelanggan

ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan pencapaian kepuasan

pelanggan (lihat elemen 7.2.1. dan 8.2.1).

5.3 Kebijakan Mutu

LIHAT LAMPIRAN KEBIJAKAN MUTU

Kebijakan mutu dikomunikasikan ke seluruh tingkat organisasi untuk

dipahami, dilaksanakan dan dipelihara.

PT. HASIL RAJANI SUKSES akan selalu meninjau sistem manajemen

mutu sekali dalam dua tahun untuk mengikuti perkembangan

tehnologi dan kebutuhan harapan pelanggan.


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 11 dari 29

Wakil Manajemen bertanggung jawab atas pengendalian

Kebijakan Mutu dan memastikan bahwa Kebijakan Mutu tersebut

telah disosialisasikan serta dipahami oleh semua level di dalam

organisasi.

5.4 Perencanaan

5.4.1Sasaran Mutu

Pucuk Pimpinan memastikan bahwa sasaran mutu,

termasuk yang diperlukan yang diperlukan untuk

memenuhi persyaratan pekerjaan/ jasa ditetapkan

pada fungsi dan tingkat relevan dalam organisasi.

Sasaran mutu harus terukur dan taat azas dengan

kebijakan mutu.

Sasaran mutu PT. HASIL RAJANI SUKSES, lihat

lampiran Tabel “Sasaran Mutu Departemen Q0-01”.

5.4.2Sistem Manajemen Mutu:

Pucuk Pimpinan memastikan bahwa:

A. Perencanaan sistem manajemen mutu dilakukan

untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan

sasaran mutu.

B. Keterpaduan sistem manajemen mutu dipelihara

bila perubahan pada sistem manajemen mutu

direncanakan dan diterapkan, lihat dokumen al;

1. Matrix SMM-ISO 9001:2008

5.5. Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 12 dari 29

5.5.1 Tanggung Jawab dan Wewenang

Pelaksana tugas harus melaksanakan tanggung jawab

yang diberikan, menghormati aturan, mengatur kerja

sama tugas antar departemen dan, berusaha membuat

efisiensi aktifitas kegiatan kerja.

Perusahaan menetapkan pembagian Tugas Tanggung

Jawab dan Wewenang dan tanggung jawab sesuai

dengan Struktur Organisasi PT. HASIL RAJANI SUKSES.

a. Struktur Organisasi PT. HASIL RAJANI SUKSES

OS-1

b. Uraian Tanggung Jawab dan Wewenang No:

PERS/KCB/011.

5.5.2. Wakil Manajemen

Direktur Utama / Pucuk pimpinan menunjuk Wakil

Manajemen yaitu Bagian yang bertanggung jawab dan

diberi wewenang untuk menjamin pelaksanaan

penerapan Sistem Manajemen Mutu.

- Memastikan proses-proses yang dibutuhkan untuk

sistem manajemen mutu ditetapkan,

diimplementasikan, dan dipelihara.

- Melaporkan kinerja Sistem Manajemen Mutu dan

kebutuhan untuk peningkatan pada Direktur

Utama/ Top Manajemen.


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 13 dari 29

- Melakukan sosialisasi atas kebutuhan-kebutuhan

pelanggan, kepada seluruh jajaran di PT. HASIL

RAJANI SUKSES

5.5.3. Komunikasi Internal

Metode komunikasi internal di PT. HASIL RAJANI

SUKSES telah ditetapkan dan diterapkan, yaitu dengan

mengadakan rapat-rapat rutin bulanan untuk level

Departemen yang dihadiri salah satu dan atau seluruh

anggota Direksi dan rapat Tinjauan Manajemen yang

dihadiri oleh salah satu dan atau seluruh Direksi dan

Manager Departemen minimal 1 kali setiap bulan. Hasil

rapat bulanan di catat di Notulen Rapat Bulanan.

5.6. Tinjauan Manajemen

5.6.1. Umum

Tinjauan Manajemen dilakukan 2 kali dalam satu tahun.

Direktur Utama, Para Manager Departemen

mengadakan rapat untuk melakukan peninjauan secara

berkesinambungan.

Rincian tinjauan manajemen dijelaskan di “Prosedur

Rapat Tinjuan Manajemen MR-06”

5.6.2. Masukan Tinjauan Manajemen

Agenda tinjauan manajemen harus meliputi hal-hal

sebagai berikut:

- Tingkat pencapaian dari Kebijakan Mutu dan

Sasaran Mutu.

- Hasil Audit Mutu Internal dan Eksternal.


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 14 dari 29

- Status dari Tindakan Perbaikan dan Pencegahan.

- Keluhan Pelanggan dan Evaluasinya.

- Umpan Balik dari Pelanggan.

- Perubahan pada persyaratan eksternal

- Kesesuaian proses dan kesesuaian jasa.

- Tindaklanjut dari Tinjauan Manajemen

sebelumnya.

- Perubahan yang mempengaruhi Sistem

Manajemen Mutu.

- Saran-saran untuk perbaikan

5.6.3. Hasil Tinjauan Manajemen

Hasil keputusan dari Tinjauan Manajemen harus

mengandung tindakan yang terkait dengan :

(1) Peningkatan Sistem Manajemen Mutu beserta

proses-proses.

(2) Peningkatan jasa yang terkait dengan kebutuhan

pelanggan.

(3) Sumber daya yang diperlukan.

BAB. 6


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 15 dari 29

MANAJEMEN SUMBER DAYA

6. MANAJEMEN SUMBER DAYA

6.1. Penyediaan Sumber Daya

PT. HASIL RAJANI SUKSES menetapkan dan menyediakan

sumber daya yang diperlukan untuk :

- Implementasi dan memelihara sistem manajemen mutu

dan meningkatkan keefektifannya secara terus

menerus.

- Meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi

persyaratan pelanggan.

Penjelasan rinci penyediaan SDM, lihat Struktur Organisasi


6.2. Sumber Daya Manusia

6.2.1. Umum

PT. HASIL RAJANI SUKSES menentukan kualifikasi

karyawan atas dasar pendidikan, pelatihan,

keterampilan, dan/atau pengalaman yang harus dimiliki

atau memberikan pelatihan yang memadai untuk

memenuhi persyaratan yang ditentukan bagi personil

yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas-tugas yang

diberikan.

6.2.2. Kompetensi, Pelatihan, dan Kesadaran

● Spesifikasi Pelatihan

Spesifikasi pelatihan pendidikan berdasarkan

pelatihan pengetahuan umum karyawan baru;


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 16 dari 29

pelatihan pengetahuan, tehnik, ketrampilan

berdasarkan jabatan; Pelatihan Pendidikan

Lapangan (OJT); dan sertifikat pelatihan.

● Rencana dan Pelaksanaan Pelatihan Pendidikan.

Dibuat rencana pelatihan pendidikan berdasarkan

spesifikasi pelatihan pendidikan yang

dikoordinasikan oleh Bagian Personalia dan setiap

Manajer/ Manager Bagian, dan disahkan oleh

Direktur Utama.

Pelaksanaannya proses pelatihan dapat

dilaksanakan secara internal maupun eksternal.

Proses pelatihan dijelaskan di Prosedur Pelatihan

No: HR-01

● Evaluasi Pelatihan

Manager HRD bersama Manager Departemen

melakukan evaluasi effektifitas hasil pelatihan

dengan membandingkan kinerja personil yang

bersangkutan selambat-lambatnya enam bulan

setelah pelatihan. Data pelatihan dan hasil

evaluasi pelatihan personil bersangkutan

dilakukan updating dan dipelihara oleh Bagian

HRD.

6.3. Infrastruktur

PT. HASIL RAJANI SUKSES mengidentifikasi kebutuhan

infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian

jasa, termasuk didalamnya :


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 17 dari 29

(a) Bangunan, ruang kerja beserta fasilitasnya yang

berhubungan.

(b) Peralatan proses, baik perangkat keras ataupun

perangkat lunak.

(c) Sarana pendukung (seperti: transportasi, komunikasi,

dan lain-lain).

Bagian Manager Departemen terkait bertanggung

jawab terhadap identifikasi kebutuhan alat kerja/

infrastruktur yang diperlukan dengan persetujuan

Direktur.

Bagian Maintenance Departemen Jasasi bertanggung

jawab terhadap perawatan.

6.4. Lingkungan Kerja

PT. HASIL RAJANI SUKSESmengatur dan memelihara

lingkungan kerja yang diperlukan untuk mencapai

kesesuaian jasa.

Lingkungan kerja meliputi, antara lain;

1. Penggunaan Alat Pelindung Diri dari pekerjaan yang

mengandung resiko kecelakaan dan kesehatan misalnya

karena kebisingan, getaran dan polusi.

2. Pemberian tanda-tanda keselamatan kerja di lapangan

yang memenuhi K3.

3. Melakukan interaksi dengan masyarakat disekitar

tempat kerja dengan memberikan sosialisasi

keberadaan pekerjaan dan menampung pertanyaan-

pertanyaan masyarakat bila terdapat keluhan dan

mengupayakan tindakan perbaikan yang diperlukan.


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 18 dari 29

BAB. 7

REALISASI JASA

7. REALISASI JASA

7.1. Perencanaan Proses – proses Realisasi Jasa dan Jasa:

PT. HASIL RAJANI SUKSES membuat rencana dan

mengembangkan proses-proses yang diperlukan untuk

pelaksanaan jasasi.

Perencanaan realisasi Jasa serta realisasi proses-proses

tersebut dibuat sebagai berikut;

Menetapkan sasaran mutu dan persyaratan mutu

Kebutuhan untuk menetapkan proses, dokumen

dan penyediaan sumber daya.

Kegiatan pemeriksaan material masuk, inspeksi

pekerjaan dalam proses, pekerjaan akhir kriteria

keberterimaan material dan hasil pekerjaan/ jasa

Rekaman yang diuperlukan untuk memberikan

bahwa proses realisasi pekerjaan yang dihasilkan

memenuhi persyaratan.

7.2. Proses – Proses yang berhubungan dengan Pelanggan

7.2.1. PT. HASIL RAJANI SUKSES menetapan persyaratan

yang berkaitan dengan dengan Jasa dan Jasa sebagai

berikut:


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 19 dari 29

● Persyaratan yang ditentukan oleh pelanggan,

termasuk persyaratan untuk penyerahan dan

kegiatan pasca penyerahan jasa.

Persyaratan undang-undang dan peraturan-

peratuan yang berkaitan dengan jasa atau

pekerjaan.

Persyaratan tambahan yang ditentukan oleh PT.

HASIL RAJANI SUKSES

7.2.2. Tinjauan persyaratan berkaitan dengan jasa atau

pelaksanaan pekerjaan.

Bagian Operasi bersama-sama dengan Bagian

terkait lainnya meninjau persyaratan berkaitan

dengan jasa atau pelaksanaan pekerjaan dalam

bentuk penyampaian penawaran, penerimaan

kontrak, penerimaan perubahan kontrak dan

kemampuan PT. HASIL RAJANI SUKSES untuk

memenuhi persyaratan yang ditentukan.

7.2.3. Komunikasi Pelanggan

Bagian Operasi menetapkan dan menerapkan

pengaturan yang efektif untuk komunikasi dengan

pelanggan berkaitan dengan;

Informasi jasa atau pelaksanaan pekerjaan.

Pertanyaan, penanganan kontrak termasuk

perbahan.

Umpan balik pelanggan, termasuk keluhan

pelanggan ( 8.2.1, dan 8.5.2. )


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 20 dari 29

Rincian tentang pelaksanaan proses penetapan

persyaratan, tinjauan persyaratan dan komunikasi

dengan pelanggan berdasarkan

a). Business Quality Plan-Operation QP-3

7.3. Perancangan dan Pengembangan

Proses design and development (Perancangan dan

Pengembangan) tidak diimplementasikan, lihat penjelasan di

item 1.3

7.4. Pembelian

7.4.1. Proses Pembelian

Prosedur Pembelian, Seleksi dan Evaluasi Supplier

mengacu pada “Prosedur Pembelian, Seleksi dan

Evaluasi Supplier Pemasok No. FA-09”

PT. HASIL RAJANI SUKSES memastikan bahwa material/

jasa yang dibeli sesuai dengan persyaratan pembelian

yang ditentukan.

Evaluasi terhadap supplier/ pemasok dilakukan

minimal 2 kali dalam 1 tahun kemudian setelah

evaluasi pertama.

Kriteria penilaian supplier/ pemasok berdasarkan mutu

jasa, waktu pengiriman, harga, pelayanan dan terminj

pembayaran.

Hasil evaluasi supplier disimpan dan dipelihara.

7.4.2. Informasi Pembelian


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 21 dari 29

Sebelum pesanan pembelian, penanggung jawab

Bagian Pembelian - Departemen Finance Accounting

mengajukan permintaan pembelian ke Direktur Utama

dilengkapi dengan informasi antara lain; jenis barang

yang dibeli, jumlah, harga, supplier dan persyaratan

mutu

7.4.3. Verifikasi Jasa yang di beli

Pemeriksaan Barang Datang:

Untuk memastikan barang yang sesuai dengan

persyaratan, harus dilakukan pemeriksaan material

oleh Bagian Departemen yang mengajukan permintaan

Bila material yang dipasok oleh pemasok tidak

memenuhi persyaratan akan dikembalikan ke pemasok

untuk diganti dengan yang sesuai dengan persyaratan.

Penerimaan material dilaporkan oleh Bagian terkait ke

Bagian Finance Accounting untuk proses pencatatan

inventory dan pembayaran.

7.5. Penyediaan Jasa:

7.5.1. Pengendalian Penyediaan Jasa

Bagian Operasi bertanggung jawab untuk

merencanakan jasa dan kebutuhan material dalam

keadaan terkendali, yang mencakup antara lain, yaitu;

1.Tersedianya informasi yang menguraikan

karakteristik pekerjaan/ jasa, yaitu: informasi


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 22 dari 29

kedatangan kapal dan termasuk dokumen terkait

lainnya.

2.Tersedianya instruksi kerja atau dokumen kapal

3.Pemakaian alat yang diperlukan untuk pelaksanaan

penyediaan jasa.

4.Tersedianya dan pemakaian sarana atau alat

pemantauan dan pengukuran.

5.Penerapan kegiatan-kegiatan pelepasan, penyerahan

dan pasca penyerahan.

Rincian pengendalian proses jasa, pelepasan penyerahan

dan paska penyerahan jasa, dijelaskan di beberapa

dokumen, antara lain yaitu:

a. Quality Plan QP-03

b. Sistem Manajemen Mutu Diagram QMS-01

7.5.2. Proses Validasi Pelaksanaan Pekerjaan:

Proses Validasi Pelaksanaan Pekerjaan tidak diimplemnentasikan

karena semua proses dapat dilakukan pemantauan dan

pengukuran pada saat proses dilaksanakan sesuai dengan

prosedur dan intruksi kerja setiap proses.

7.5.3. Identifikasi dan Mampu Telusur:

● Identifikasi

Jasa diberikan identifikasi antara sesuai dengan

nama kapal, muatan kapal, tanggal, nama

pelabuhan , nama sub-agent, nama principle

● Mampu Telusur


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 23 dari 29

Mampu telusur untuk status jasa sehubungan dari

hasil pemantauan dan pengukuran jasa dicatat

sesuai dengan formulir terkait

7.5.4. Barang Milik Pelanggan:

Proses barang titipan milik pelanggan tidak

diimplementasikan karena PT. HASIL RAJANI SUKSES

karena principle tidak pernah menitipkan barang untuk

kegiatan unloading dan loading cargo kapal.

7.5.5. Pengawetan

● Penerimaan, Penyimpanan dan Pengeluaran

Material:

PT. HASIL RAJANI SUKSES tidak menerapkan

klausal 7.5.5. karena barang yang dibeli untuk

kepentingan operasi dan kantor adalah barang

atau barang cetakan yang bersifat consummable

untuk langsung dipakai masing-masing

Departemen.

7.6. Pengendalian Alat Ukur dan Pantau

PT. HASIL RAJANI SUKSES tidak menerapkan klausal 7.5.5

karena untuk pemantauan dan pengukuran proses dan hasil

jasa tidak menggunakan alat ukur.


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 24 dari 29

BAB. 8

PENGUKURAN, ANALISA, DAN PENYEMPURNAAN

8. PENGUKURAN, ANALISA, DAN PENYEMPURNAAN

8.1. Umum:

PT. HASIL RAJANI SUKSES merencanakan, menetapkan,

menerapkan proses-proses pemantauan, pengukuran,

analisis dan perbaikan yang diperlukan untuk peningkatan

sistem mutu, untuk sbb:

1. Memperagakan kesesuaian pekerjaan/ jasa.

2. Memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu.

3. Terus menerus memperbaiki keefektifan sistem

manajemen mutu.

8.2. Pemantauan dan Pengukuran:

8.2.1. Kepuasan Pelanggan:

PT. HASIL RAJANI SUKSESmemantau informasi

berkaitan dengan persepsi atau kepuasan pelanggan

apakah PT. HASIL RAJANI SUKSES telah memenuhi

persyaratan pelanggan. Metode pengukuran persepsi

atau kepuasan pelanggan yaitu dengan cara mengirim

angket survey kepuasan pelanggan secara berkala

setiap tahun dengan cara sampling.asan Pelanggan

setiap tahunra sampling


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 25 dari 29

8.2.2. Audit Internal:

PT. HASIL RAJANI SUKSES melakukan audit mutu

internal untuk menentukan apakah sistem manajemen

mutu memenuhi persyaratan Standar ISO 9001:2008

sistem manajemen mutu yang telah ditetapkan

organisasi diterapkan dan dipelihara secara efektif.

Wakil Manajemen bertanggung jawab untuk membuat

jadwal tahunan dan membuat rincian jadwal audit mutu

internal. Jadwal kegiatan audit mutu internal ditetapkan

sebanyak minimal 2 kali dalam satu tahun dengan

mempertimbangkan status dan pentingnya proses dan

bidang yang diaudit.

Kriteria Wakil Manajemen Mutu, Lead Auditor dan

Auditor Internal harus pernah mengikuti pelatihan Audit

Mutu Internal dan atau oleh Lembaga lainnya.

Ruang lingkup audit mutu internal meliputi semua

proses sistem manajemen mutu.

Pemilihan Auditor, Auditor tidak boleh mengaudit

pekerjaan mereka sendiri. Hasil audit mutu internal

dilaporkan kepada Management oleh Wakil Manajemen.

Rincian proses audit mutu internal dijelaskan di

“Prosedur Audit Mutu Internal MR-03”.


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 26 dari 29

8.2.3. Pemantauan dan Pengukuran Proses:

PT. HASIL RAJANI SUKSES melakukan pemantauan dan

pengukuran dari proses sistem manajemen mutu.

● Meliputi proses jasa termasuk pengukuran dan

pemantauan proses-proses pendukung, proses

manajemen dan hasil pekerjaan sub-agent.

Rincian pemantauan dan pengukuran proses

dijelaskan di dokumen prosedur dan intruski kerja

terkait dari setiap proses.

8.2.4. Pengukuran dan Pemantauan Jasa:

Pengukuran dan pemantauan karakteristik jasa untuk

memverifikasi bahwa persyaratan jasa dipenuhi

dilakukan pada tahapan-tahapan proses realisasi jasa

dan jasa sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.

Pengukuran dan pemantauan jasa dilakukan oleh

Bagian Operasi dengan melakukan pemantauan sesuai

dengan prosedur dan instruksi kerja yang ditentukan.

Bila hasil jasa tidak sesuai dengan persyaratan mutu

maka jasa yang tidak sesuai akan dikendalikan sesuai

dengan Prosedur Penanganan Jasa Tidak Sesuai No:

MR-05.

8.3. Pengendalian Ketidaksesuaian Jasa:

PT. HASIL RAJANI SUKSES memastikan bahwa hasil

pekerjaan jasa yang tidak sesuai pada persyaratan diberi


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 27 dari 29

tanda dan dikendalikan untuk mencegah pemakaian atau

penyerahan yang tidak disengaja. Bagian Operasi bersama

Departemen terkait bertanggung jawab untuk melakukan

analisa dan menentukan tindakan perbaikan.

Rincian penanganan jasa tidak sesuai dijelaskan di Prosedur

Penanganan Jasa Tidak Sesuai No: MR-05.

8.4. Analisa Data

PT. HASIL RAJANI SUKSES menetapkan, menghimpun dan

menganalisa data untuk memperagakan kesesuaian dan

keefektifan sistem manejemen mutu dan menilai di mana

perbaikan berlanjut “Continual Improvement” sistem

manajemen mutu dapat dilakukan. Hal ini mencakup data

yang dihasilkan dari pemantauan dan pengukuran dari

sumber yang relevan.

Analisis data harus memeberikan informasi yang berkaitan

dengan antara lain, yaitu;

hasil survey kepuasan pelanggan,

kesesuaian persyaratan jasa atau pekerjaan,

karakteristik dan kecenderungan proses dan jasa

dan peluang untuk tindakan pencegahan,

dan pemasok.

8.5. Perbaikan:

8.5.1 Perbaikan berkesinambungan (Continual

Improvement):

PT. HASIL RAJANI SUKSES secara terus-menerus

memperbaiki keefektifan sistem manajemen mutu


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 28 dari 29

melalui pemakaian kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil

audit, analisis data, tindakan koreksi, dan pencegahan

dan tinjauan manajemen.

Usulan continual improvement dapat diajukan oleh

Bagian terkait dan Wakil Manajemen untuk ditinjau dan

diputuskan oleh Top Managment. Usulan continual

improvement dapat

berupa usulan perubahan dan peningkatan jasa dan,

proses, sistem manajemen mutu, sumber daya dan

organisasi.

8.5.2 Tindakan Perbaikan:

PT. HASIL RAJANI SUKSES harus melakukan tindakan

perbaikan untuk menghilangkan penyebab

ketidaksesuaian dan mencegah terulangnya secara

efektif dan terus menerus berdasarkan “Prosedur

Tindakan Perbaikan dan Pencegahan MR-04” , yaitu

meliputi:

Mencatat ketidaksesuaian termasuk keluhan

pelanggan.

Melakukan analisa penyebab ketidaksesuaian.

Merencanakan kebutuhan tindakan untuk

memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak

terulang.

Menetapkan dan melakukan tindakan perbaikan

yang diperlukan.


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 29 dari 29

Memverifikasi hasil tindakan perbaikan dan

mencatat hasilnya.

Melaporkan tindakan pencegahan untuk tinjauan

manajemen mutu dengan mengadakan Rapat

Tinjauan Manajemen secara berkala yaitu 2 x

dalam satu tahun untuk masukan dalam

peningkatan sistem mutu yang berkelanjutan

8.5.3. Tindakan Pencegahan:

PT. HASIL RAJANI SUKSES harus menetapkan tindakan

untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian

potensial untuk mencegah terjadinya berdasarkan

“Prosedur Tindakan Perbaikan dan Pencegahan MR-

04” , yaitu meliputi:

Menetapkan mencatat ketidaksesuaian yang

potensial

Melakukan implementasi pengukuran-pengukuran

pencegahan untuk tindakan pencegahan dengan

menggunakan histrogram dan analisa datanya dan

menganalisa potensi ketidaksesuaian.

Merencanakan kebutuhan akan tindakan

pencegahan untuk mencegah terjadinya

ketidaksesuaian.

Memverifikasi hasil tindakan pencegahan dan

mencatat hasilnya.


: QM-01

Revisi : 0


: 14 July 2011

Halaman: 30 dari 29

Melaporkan tindakan pencegahan untuk tinjauan

manajemen mutu dengan mengadakan Rapat

Tinjauan Manajemen secara berkala yaitu 2 x dalam

satu tahun untuk masukan dalam peningkatan

sistem mutu yang berkelanjutan.

qm-01 quality manual enecal indo

Documents

perumahan pondok mutiara

r q m dokumen no

hasil rajani sukses

contractor alamat perusahaan

pengguna sistem mutu

masukan tinjauan manajemen13

penyediaan sumber daya15

sumber daya manusia15