Pusat Latihan Pengajar & Kemahiran Lanjutan (CIAST)

Jalan Petani 19/1, Seksyen 19

40900 Shah Alam,

Selangor

https://www.ciast.gov.my

Pemantauan kehadiran & pergerakan keluar masuk kakitangan CIAST dapat

dijadikan sebagai salah satu langkah pengawalan sikap kakitangan

(responsif, akauntabiliti & profesionalisme) dalam mempengaruhi &

melahirkan kualiti kerja cemerlang.

Sistem eHadir telah banyak membantu melancarkan tugasan pengurusan

maklumat kehadiran & pergerakan kakitangan CIAST.

Walaubagaimanapun, penambah baikan perlu dilakukan bagi memastikan

ia kekal relevan.

Memudahkan kakitangan merekod kehadiran ke pejabat seperti hadir

lewat, pulang awal, tugas luar dan cuti

Menjimatkan masa penjanaan laporan kehadiran kakitangan

PROS :

Memudahkan kakitangan dan penyelia melakukan pemantauan kehadiran

ke pejabat

Tahap keselamatan yang rendah pada sistem semasa (eHadir)

Seseorang individu boleh memasukkan maklumat kehadiran individu lain

dengan memasukkan no.ID mereka sahaja.

CONS :

Kebergantungan yang tinggi kepada vendor

Sistem bergantung kepada vendor secara tahunan di mana kalendar

sistem perlu dihasilkan secara manual oleh vendor pada setiap tahun.

Tanpa kalendar tersebut, data kehadiran tidak dapat direkod.

Sistem adalah berasaskan perisian proprietary Microsoft.Net di mana

perubahan pada sistem sukar dilakukan.

CONS (samb.) :

Kod sumber (source code) telah dikompilkan, berkemungkinan telah

diletakkan time bomb. Ia merupakan fungsi yang ditulis di dalam sistem

komputer untuk berhenti beroperasi pada tarikh yang telah ditetapkan.

Reka bentuk sistem yang agak kompleks.

Pengemaskinian data yang perlahan.

Pelbagai masalah teknikal sistem

• Hasil laporan Admin dan individu tidak selari di mana laporan

individu ada rekod thumb print tetapi tiada rekod thumb print

dalam laporan Admin.

• Laporan lama tidak dapat dipaparkan apabila pegawai bertukar

Penyelia.

• Penyelia masih lagi menerima paparan remarks yang telah

dibatalkan oleh pegawai di bawah seliaannya.

• Hasil laporan Admin dan individu tidak selari di mana laporan

individu ada rekod thumb print tetapi tiada rekod thumb print

dalam laporan Admin.

• Perubahan kod warna petunjuk kehadiran yang tidak tepat di

mana kod warna hijau dipaparkan untuk laporan late atau absent.

Sepatutnya ia berwarna kuning.

• Berlaku kehilangan data sebahagian kakitangan yang sukar dikesan

semula.

CONS (samb.) :

LANGKAH PRO AKTIF DIPERLUKAN UNTUK

MENGATASI CONS EHADIR LEGASI

ehadirv2.ciast.gov.my

Dibangunkan dengan memenuhi keperluan asas Surat Pekeliling Am Bil. 1

Tahun 2004 – Surat Pekeliling Am Bil. 11 Tahun 1981(Tambahan) :

Penggunaan Sistem Perakam Waktu Elektronik Di Agensi-Agensi Kerajaan

Perolehan Sistem

Sistem diperolehi daripada pelaksanaan kursus biometrik untuk

diaplikasikan kepada sistem sedia ada di CIAST seperti sistem kedatangan

kakitangan dan sistem maklumat pelajar.

Pengujian Pelaksanaan di CIAST

Pengujian pelaksanaan eHadirV2 telah dilaksanakan di seluruh CIAST

bermula 16 Disember 2017 untuk melihat kestabilan operasinya. Sistem

eHadir legasi masih lagi digunakan pada masa yang sama sehinggalah ianya

ditamatkan pada 28 Feb 2017 (rujuk memo daripada BKP rujukan: CIAST

100-11/2/1 Jld.2(49) bertarikh 28 Feb 2017).

Sumber Terbuka (Open Source)

• Sistem dibangunkan menggunakan PHP dan MySQL.

• Sistem boleh diubah dan direkabentuk semula sepenuhnya mengikut

keperluan

PROS :

Sistem boleh dikembang lebih luas ke bangunan di luar CIAST seperti

Satelit Kampus dengan menggunakan sistem pengurusan berpusat sedia

ada.

• Penambahbaikan ke atas fungsi-fungsi sistem dan senarai laporan

mengikut perkembangan keperluan pengurusan CIAST.

• Maklum balas daripada semua kakitangan di sepanjang tempoh

pengujian sistem akan digunakan sebagai input kepada penambah

baikan sistem.

Pelaksanaan sistem dikembang luas ke semua cawangan Satelit Kampus

CIAST.

CARA GUNA eHADIRV2 ?

1. Untuk pengguna pertama kali, masukkan no.kp tanpa ‘-’ di ruangan ID Pengguna dan Katalaluan.

2. Klik butang Log Masuk.

1. Untuk pengguna pertama kali, masukkan no.kp tanpa ‘-’ di ruangan ID Pengguna dan Katalaluan.

1. Klik butang Log Masuk.

3. Klik menu Penyelenggaraan Tukar Kata Laluan untuk menukar katalaluan.

4. Notifikasi yang menyatakan panjang kata laluan ialah 5-10 aksara sahaja.

5. Masukkan semua maklumat di atas dan klik butang KEMASKINI.

6. Akan mendapat mesej ‘KATA LALUAN BERJAYA DIKEMASKINI’.

1. Terdapat 5 kategori Permohonan Pengecualian iaitu:

i. Mohon Pengecualian (Lewat)

ii. Mohon Pengecualian (Keluar Awal)

iii. Mohon Pengecualian (Kehadiran Tidak Normal)

iv. Mohon Pengecualian (Tidak Hadir)

v. Mohon Pengecualian Lebih Awal : contohnya untuk menghadiri temujanji doktor esok hari

2. Penerangan :

i. TARIKH : Tarikh kejadian/situasi

ii. MASA : NA (jika melakukan permohonan Lebih Awal/ Tiada Clock-In/ Tiada Clock-Out)

iii. KETERANGAN : Keterangan permohonan pengecualian

iv. MOHON PENGECUALIAN ? : Ya untuk perlu kelulusan; Tidak untuk tidak perlu kelulusan

v. Butang KEMASKINI : Untuk kemaskini permohonan selagi belum dikecualikan/diluluskan oleh Penyelia

vi. Butang BATAL PERMOHONAN : Untuk hapuskan permohonan selagi belum dikecualikan/diluluskan oleh Penyelia

3. Klik menu KehadiranMohon Pengecualian Pergerakan Keluar/Masukuntuk memohon pengecualian/kelulusan Penyelia bagi semua pergerakan keluar/masuk.

4. Klik link Mohon Pengecualian untuk buat

permohonan pengecualian.

5. Semua permohonan pengecualian akan dipaparkan seperti ini.

1. Untuk Penyelia luluskan permohonan pengecualian lewat/ awal kakitangan seliaannya, Penyelia perlu log masuk eHadirv2.

2. Lihat pada sudut Permohonan Pengecualian. Klik pada link Belum Diproses.

3. Senarai nama pemohon beserta keterangan akan dipaparkan. Klik pada link nama pemohon.

4. Tandakan pada permohonan yang ingin diluluskan.

5. Pilih Dikecualikan/ Tidak Dikecualikan.

6. Pilih kategori Pengecualian. 7. Masukkan keterangan dan klik butang PROSES di sebelah.

8. Klik butang biru ini jika ingin kemaskini Pengecualian.

1. Klik menu Penyelenggaraan Kemasukan Cuti

2. Isikan semua dan klik butang Hantar.

3. Klik pada tab Senarai untuk lihat/ kemaskini/ batalkan cuti yang dipohon.

4. Masukkan pilihan Bulan, Tahun dan klik butang Papar.

5. Pilih Tindakan yang diingin samada Kemaskini atau Hapus dan klik butang Kemaskini.

1. Klik menu Penyelenggaraan Kemasukan Tugas Luar

2. Masukkan semua maklumat yang diperlukan.

3. Pilih Ya jika melakukan tugasan secara berkumpulan atau Tidak jika tugasan dibuat seorang sahaja. Klik butang Hantar.

4. PERHATIAN : Jika berkumpulan, hanya seorang sahaja yang buat permohonan tugas luar dan klik Ya. Ahli-ahli lain tidak perlu buat kerana sistem akan rekodkan secara automotik kepada ahli-ahli yang lain.

2. Skrin ahli kumpulan lain akan terpapar perkataan [Dimasukkan oleh : ]

5. Jika pilih tugasan luar secara berkumpulan, pilih nama kakitangan yang membuat tugasan luar bersama-sama.

6. Klik butang Tambah.

7. Jika hendak kemaskini/ tambah / hapus nama ahli kumpulan, klik menu Penyelenggaraan --> Kemasukan Tugas Luar.

8. Klik tab Senarai.

9. Pilih Bulan dan Tahun.

10. Klik butang Papar.

11. Sila Pilih untuk kemaskini/ tambah ahli tugasan berkumpulan. Klik butang Tambah.

12. Klik link Hapus untuk buang nama ahli tugasan.

1. Mula-mula, thumb print waktu pulang seperti biasa.

2. Kemudian, tekan butang F5. 3. Kemudian thumb print untuk rekod OT MASUK.

4. Selepas siap buat OT, tekan butang F6. 5. Kemudian thumb print untuk rekod OT KELUAR.

6. Rekod OT Masuk/ Keluar akan direkodkan seperti ini pada column OT MASUK dan OT KELUAR.

1. Klik menu KehadiranLaporan Bulanan Waktu Kerja.

2. Pilih Bulan/Tahun dan klik butang JANA LAPORAN.

3. Laporan berikut akan dipaparkan.

SEKIAN,

Pusat Latihan Pengajar & Kemahiran Lanjutan (CIAST)

Jalan Petani 19/1, Seksyen 19

40900 Shah Alam,

Selangor

https://www.ciast.gov.my

TERIMA KASIH