ps (12)

Guide de planification stratgique

Ce guide aidera les groupes laborer des plans stratgiques ralistes et mrement rflchis pour guider

les initiatives de durabilit des campus

Table des matires Pourquoi faire de la planification stratgique? 2Tableau tape par tape pour la planification stratgique 3Les tapes en dtail 4 Vision et mission 4 Analyse FFPM 6 chancier et buts 6 valuation de la capacit et des besoins 7 Objectifs et parties responsables

8 valuation Annexe A : Exemple de plan stratgique 11 Annexe B : Ressources pour les campus durables

12

-1-Guide de planification stratgique Coalition jeunesse Sierra - 2012

Pourquoi faire de la planification stratgique?

Nousdevonsapprendreexploiterlnergiedelintentionnalit.GeorgeLakey

Quest-ce quun plan stratgique?Un plan stratgique est un document qui nonce la vision, les buts, les objectifs, les parties responsables et lchancier lis un projet. Ce type de plan prsente une approche stratgique pour atteindre des buts dans laquelle chaque tape est intentionnelle.

Commencer un projet sans avoir un plan stratgique est un peu comme partir en voyage sans avoir une destination : vous pouvez vous retrouver nimporte o. Souvent, les tudiants qui participent au mouvement pour la durabilit des campus (ainsi quau mouvement environnemental et au mouvement pour la justice sociale en gnral) dpensent beaucoup dnergie ragir aux prises de dcisions ou aux programmes tablis par les autres. long terme, on passe trop de temps ragir et trop peu poursuivre les initiatives, ce qui se traduit par un puisement organisationnel et personnel (sans parler dun mouvement qui manque daccomplissements importants).

Si nous reconnaissons que les changements menant la durabilit des campus prennent du temps, il est alors logique doptimiser notre travail au fil du temps. Une rflexion stratgique quivaut prvoir les tapes qui nous permettront datteindre nos buts et lordre dans lequel nous devrions poursuivre ces tapes. Le rsultat dcoule de la progression des tapes, chacune delles tant construite partir de la prcdente ou rendue possible grce elle. Ce processus est totalement diffrent de celui dune planification continue qui se dfinit par des sries dtapes interchangeables, quelque peu alatoires et qui nont pas ncessairement de but commun.

Ce guide est conu pour vous guider tout au long dun processus de planification en six tapes de votre projet sur votre campus. La planification stratgique peut se faire nimporte quelle tape de votre initiative et plusieurs niveaux. Par exemple, un plan stratgique peut tre labor pour mener une valuation de la durabilit du campus ou pour recruter un plus grand nombre de bnvoles.

Souvenez-vous quun plan stratgique est : Transparent : les autres peuvent avoir une ide claire de la vision et

des buts du projet. Responsable : les actions et les tches sont lies des personnes

spcifiques qui en assureront le suivi. Raliste : votre capacit, vos ressources et vos besoins sont pris en

compte attentivement lorsque vous tablissez vos buts. Dynamique : le plan volue suivant les valuations.

La planification en elle-mme est un simple outil qui na aucune valeur intrinsque sans vos ides, votre crativit et votre engagement. Nous esprons que cet outil orientera votre groupe et lui donnera confiance, tout en vous aidant accrotre votre efficacit dans latteinte de vos buts lis la durabilit du campus. Des buts solides et une stratgie pour les atteindre mneront sans


aucun doute une organisation plus saine, forte et durable! Les annexes de ce guide comprennent un exemple de plan stratgique et une liste dautres ressources pertinentes.

Guide tape par tape pour laborer un projet de campus durable

Guide tape par tape pour laborer un plan stratgique Dpart

Actions spcifiques

Vision et missionSassurer que les membres du groupe partagent une mme vision du monde de demain et quils veulent sy prendre de la mme manire, avec le projet, pour y arriver

Discutez des valeurs sociales, conomiques et cologiques.

Discutez des besoins individuels et globaux, ainsi que de ceux du campus et de la communaut.

Assurez-vous que les valeurs sont partages et formulez un nonc qui incorpore ces valeurs dans le contexte du groupe ou du projet.

Accordez-vous sur les moyens prendre pour poursuivre cette vision.

Analyse FFPMAnalyser les forces, faiblesses, possibilits et menaces lies votre groupe ou vos projets.

Rdigez une liste pour chacun des lments de lanalyse FFPM.

Tenez compte de ces listes lors de la planification des buts du plan.

tablissement de lchancier et des buts du planChoisir les buts que vous dsirez poursuivre selon lchancier adopt.

Dcidez si vous voulez opter pour un plan chelonn sur un, deux ou trois ans (ou six mois, ou cinq ans).

changez des ides sur les buts (cest--dire les ralisations).

Classez les buts par ordre de priorit et choisissez ceux qui feront partie du plan.

valuation de la capacit et des besoinsDterminer quelles sont vos lacunes du point de vue des ressources humaines et matrielles.

valuez les besoins en matire de ressources et de logistique.

valuez la comptence et les besoins en matire de formation des bnvoles et du personnel.

Planifiez les ressources et les fournitures ncessaires.

Dtermination des objectifs et des parties responsablesDterminer quels objectifs vous devez planifier pour atteindre chaque but et leur associer une partie responsable.

Planifiez les moyens que vous utiliserez (objectifs) pour atteindre vos buts.

Choisissez une personne qui soccupera essentiellement de faire le suivi de chacun des objectifs.

Dterminez une chance pour chacun des objectifs.

valuation laborez des stratgies, des techniques


Utiliser un mcanisme dvaluation pour vous assurer que le plan est mis en uvre et quil peut tre chang au besoin.

et des critres dvaluation. Mettez en uvre lvaluation et

incorporez les rsultats la planification future.

Nommez une personne qui agira en tant que whip pour le plan stratgique et qui sera responsable de ces valuations.

Fin/Retour la case dpart!

Les tapes en dtailLes chances de succs long terme des initiatives de durabilit du campus seront plus grandes si vous veillez une planification et des prparatifs adquats avant de commencer votre projet. En tablissant un plan clair ds le dbut, vous vous assurerez dun effort bien structur, tout en faisant bonne impression auprs des parties intresses des autres campus et en tablissant des liens pour des communications futures. Au contraire, un projet mal planifi aura plus de difficults tre men bien et obtenir la lgitimit, le respect et les relations ncessaires pour donner de bons rsultats.

Vision et missionLune des choses les plus importantes considrer avant de faire un exercice de planification stratgique est de sassurer quune vision et une mission communes existent bien pour le projet. Si lon na pas rflchi auparavant un nonc de vision ou de mission, il serait bon de rserver du temps pour le faire, pour en discuter en profondeur.

La vision dun projet consiste en un nonc qui trace le portrait de votre situation idale dans lavenir. Elle reprsente un tat final et peut tre utilise comme principe directeur pour russir. Par exemple :

nonc de visionCJSaspireunmodesainetheureux,o toutes les formesdediversit sontrespectesetolafamillehumainetravailleamliorer lebientredechacunainsiquelescosystmesdontnousfaisonspartie.

Il est important dapprofondir cette discussion avec les membres de votre groupe pour vous assurer que tout le monde est sur la mme longueur donde. Par exemple, le respect de la diversit peut avoir diffrentes significations pour diffrentes personnes, tout comme lamlioration du bien-tre des gens et des cosystmes. Voici une liste de questions vous poser lors dun exercice dtablissement de la vision : Quels sont les problmes principaux dans le monde, votre communaut et

votre campus? De quelle faon vous touchent-ils? De quelle manire y contribuez-vous? Que faudrait-il faire pour amliorer la situation?


Que pouvez-vous faire pour amliorer la situation? Quest-ce qui est en votre pouvoir?

Que voulez-vous amliorer? Quelles valeurs voulez-vous promouvoir?

Prenez des notes durant la discussion et cherchez dterminer les thmes rcurrents. Vous pourrez construire votre nonc de vision partir de ces thmes.

Une fois votre nonc de vision rdig, laborez un nonc de mission pour dcrire la faon dont vous planifiez atteindre cette vision. Un nonc de mission rpond au quoi, au qui et au comment de votre groupe. Par exemple :

nonc de missionCJStravaillesensibiliseretmobiliserlesjeunestoutenleurdonnantlesmoyenspouragirafinquilssoientactifsauseindeleurcommunautdanslapoursuitedelajusticesocialeetdelquilibrecologique,etce,enpensantlavenirsurlesseptprochainesgnrations.

Voici une liste de questions vous poser lors dun exercice de dfinition de la mission : De quelle manire voulez-vous travailler? Avec qui voulez-vous collaborer et de quelle manire? Quel est votre contexte? (Ex. : le campus) Quelles sont les comptences particulires de votre groupe?

Analyse FFPMUne analyse FFPM est une valuation des forces, des faiblesses, des possibilits et des menaces lies un projet ou un groupe. Cela peut tre un exercice trs rapide, pendant lequel votre groupe inscrit des informations sous chaque catgorie. Mme si votre groupe est nouveau, il est conseill de mener une analyse FFPM. Elle vous permettra de dterminer les situations auxquelles vous devez porter attention et les vnements ou les relations dont vous pourriez tirer profit ainsi que de dfinir les besoins de votre groupe. Finalement, lanalyse vous aidera tablir vos buts pour votre plan stratgique.Par exemple, si le manque de processus multipartite est dsign en tant que faiblesse, ou si les rserves du directeur du campus lgard de votre projet reprsentent une menace, les deux situations peuvent tre transformes en buts pour amliorer votre plan en y intgrant des stratgies pour mieux dvelopper les relations dficientes.


En principe, les noncs de vision et de mission sont : Concis: pas plus dune phrase ou deux Dpourvu de jargon: noncez clairement ce que vous voulez dire

tablissement de l chancier et des buts dun plan La premire chose dcider lorsque vous laborez un plan est son calendrier. Combien de temps se donner pour le raliser? Un an? Deux ans? Cinq ans? En gnral, il est recommand dlaborer un plan stratgique pluriannuel tous les trois cinq ans, partir duquel vous laborez un plan stratgique annuel.Une fois votre chancier tabli, votre groupe devrait dcider des buts atteindre durant cette priode. Vous pouvez utiliser les renseignements inscrits lors de lanalyse FFPM pour vous aider structurer votre sance de remue-mninges concernant les buts.

Pour noncer les buts, posez-vous les questions suivantes : Que souhaitez-vous accomplir court terme (1 an) et long terme (5 ans

ou plus)? Est-ce que vos buts sont ralistes? Possdez-vous la capacit organisationnelle pour atteindre vos buts? Avez-vous des buts varis? (Cest--dire des buts lis la capacit

organisationnelle, dautres lis la mise en uvre du projet, etc.) Est-ce que vos buts respectent les besoins et les inquitudes des autres

parties intresses? Est-ce que dautres partenaires ont particip llaboration de ces buts? Est-ce que les stratgies et les actions visant atteindre chaque but sont

bien dfinies?

Aprs avoir dress la liste de vos buts, vous devrez les regrouper en catgories. Par exemple, si lun de vos buts vise augmenter la participation des bnvoles dans votre groupe et quun autre vise renforcer la publicit, vous pourriez crer une catgorie sensibilisation et engagement . Assurez-vous que le nombre de catgories est facile grer selon lchancier que vous vous tes fix.

Une fois que vos catgories sont dfinies, vous devez donner la priorit aux buts que vous dsirez inclure dans votre plan. Pour ce faire, il est important de mener une valuation de la capacit de votre groupe.


Les buts par rapport aux objectifs Il y a une diffrence!

Buts : Untatfinal. L o vous souhaitez tre, les rsultats auxquels vous voulez parvenir grce votre travail. Ex. : Un comit multipartite fonctionnel.

Objectifs : Les moyens, les tapes, pour atteindre les buts. La manire de vous rendre l o vous voulez, de parvenir aux rsultats dsirs. Ex. : Choisissez cinq facults, cinq membres du personnel et cinq administrateurs diffrents et invitez-les une premire runion.

valuation de la capacit et des besoinsUne valuation de la capacit et des besoins vous aidera contenir vos ambitions quant votre plan stratgique afin que celui-ci soit raliste et ralisable.

Une valuation de la capacit permettra de dterminer la capacit du groupe entreprendre des initiatives selon le temps que chaque membre du groupe peut y consacrer et les comptences particulires de chacun.

Une valuation des besoins permettra de dresser linventaire de toutes les ressources organisationnelles existantes, que ce soit au niveau humain, financier ou matriel, tout en dterminant o se situent les lacunes et ce qui doit tre fait pour aller de lavant.

Voici les questions vous poser lors dune valuation de la capacit : Est-ce que votre groupe a besoin de comptences particulires, de

connaissances ou de ressources dinformation? De combien dheures-personnes avez-vous besoin pour raliser vos buts? Avez-vous suffisamment dheures-personnes pour raliser vos buts? Est-ce quil y a des allis au sein de votre communaut (campus) qui

peuvent apporter leur contribution?

Voici les questions vous poser lors dune valuation des besoins : Quelles sont les ressources dont vous avez besoin pour faire russir votre

projet? O pouvez-vous les trouver? Par quels moyens cratifs pouvez-vous les obtenir? Jusquo pouvez-vous aller sans avoir toutes les ressources ncessaires?

Si vous dterminez que vous navez pas la capacit daller aussi loin que vous le dsirez dans latteinte de vos buts, essayez dintgrer des buts lis au dveloppement organisationnel (comme une collecte de fonds de 5000 $, une augmentation du nombre de bnvoles, etc.).


laboration des objectifs et des parties responsablesObjectifsChacun des buts de votre plan aura besoin dobjectifs de corrlation. Il faut une manire de vous rendre votre but, votre point darrive; cest l que les objectifs entrent en jeu. Le but est le quoi , les objectifs, le comment .

Si vous trouvez difficile de diffrencier les objectifs des buts, demandez-vous si votre nonc dcrit un tat (ex. : un groupe dtudiants financirement solide. Il sagit alors dun but.). Si votre nonc dcrit plutt la manire de faire quelque chose (ex. : table de recrutement dans les espaces tudiants pour attirer des bnvoles), il sagit alors dun objectif. Vous voudrez peut-tre assigner plusieurs objectifs chaque but. Vous pouvez galement aller plus loin en choisissant diffrentes tapes ou stratgies visant poursuivre chacun des objectifs. Consultez lannexe A pour obtenir un exemple de plan stratgique comportant des tapes.

Parties responsables et chancier


ne pas oublierLes tudiants participeront aux projets de durabilit du campus pour diffrentes raisons, dont lune est dacqurir exprience et comptences. Plutt que de voir le manque de comptences comme un handicap, saisissez loccasion de former des bnvoles qui seront prcieux pour votre groupe, qui en renforceront la capacit.

Il est galement important de chercher obtenir la participation des tudiants de premire et deuxime anne afin que le leadership se transmette dune anne lautre. Il est trs possible que votre groupe possde divers niveaux de comptences et que vous deviez prendre part des exercices de renforcement des capacits. Voici quelques ides de formation gratuite :

Communiquez avec les coordonnateurs rgionaux de la CJS qui offrent des formations gratuites

Communiquez avec le Rseau environnemental des jeunes pour obtenir la liste des groupes de jeunes de votre rgion qui possdent du personnel, des bnvoles et des ressources que vous pourrez ventuellement utiliser.

Utilisez les ressources de votre propre campus! Les professeurs et autres membres du personnel sont une source importante de renseignements et sont souvent prts aider les groupes dtudiants avec la planification stratgique, lart de parler en public, les conseils en matire de communication, etc.

Objectifs SMART

Aprs avoir attribu vos objectifs vos buts, il est important de vous assurer quun nom a t associ chaque objectif. Cette personne sera la partie responsable. Les parties responsables veillent ce que lobjectif soit poursuivi et ce que le travail soit fait. Elles ne doivent pas ncessairement faire tout le travail requis pour chaque objectif, mais plutt veiller ce quil soit fait. Par exemple, pour lobjectif table de recrutement pour attirer des tudiants bnvoles , la partie responsable pourra soccuper de rserver lespace et les tables, de coordonner qui sassied la table et quel moment ainsi que de rassembler la documentation distribuer. Limportance davoir des parties responsables pour chaque objectif consiste rduire les possibilits que des buts ou des objectifs soient ngligs. Pour cette raison, il est galement conseill de fixer des chances pour chaque objectif afin de pouvoir valuer les progrs selon des dlais tablis.

valuationMme si elle nest probablement pas la partie la plus prestigieuse du processus de planification, lvaluation continue fait souvent la diffrence entre les projets qui russissent peu prs et ceux qui russissent trs bien. Elle vous aidera amliorer votre efficacit au fil du temps, utiliser efficacement le temps du personnel et des bnvoles, atteindre les meilleurs rsultats possibles et, encore plus important, apprendre de vos erreurs.

Une fois votre premier plan stratgique termin, choisissez un whip . Cette personne sera responsable de coordonner lvaluation continue du projet. Avec pour cadre le plan stratgique, lvaluation porte sur chaque objectif et permet chaque partie responsable de faire un rapport sur les progrs et les difficults. Il peut arriver que, malgr tous les efforts, certains aspects naillent pas aussi bien que prvu. Lvaluation permer de cerner ces aspects et dapporter au besoin des ajustements aux objectifs ou buts.

Le whip du plan stratgique devrait regarder le plan une fois par mois pour valuer les progrs selon lchancier du plan. Un suivi devrait tre fait avec les parties responsables; cela peut se faire en rencontre individuelle ou dans le cadre dune runion de groupe, selon ce que le groupe prfre.



Conseils pour les valuations

Stratgies dvaluation efficaces laborez des stratgies dvaluation ds le dbut et

intgrez-les tout au long du projet (pas seulement la fin). Rflchissez la manire dont vous allez mesurer les

rsultats et les incidences du projet?

Techniques et critres dvaluation Incidences externes : Le projet a-t-il atteint ses buts et

ses objectifs? Comment? Pourquoi, pourquoi pas? Quels rsultats avons-nous obtenus? Comment pourrions-nous nous amliorer?

Incidences internes : Le projet a-t-il permis damliorer la capacit de lorganisation ou du groupe? Pourquoi a-t-il russi le faire ou pas?

Comment allez-vous recueillir et incorporer les commentaires?

valuation utilise pour faire des changements Afin de crer un cycle dvaluation, vous devez prendre le

temps de recueillir les donnes dvaluation, de faire des recommandations pour des rvisions ou des amliorations apporter au projet et de dterminer de quelle faon le projet pourrait tre plus efficace.

Lvaluation sert galement souligner les forces du projet et apprcier tous les avantages quantitatifs et qualitatifs qui en ont dcoul. Le fait de mesurer vos propres rsultats permet de transmettre plus facilement votre efficacit aux autres et peut vous aider dvelopper votre groupe dans les annes venir.

Annexe A : Exemple de plan stratgique

Jessica Jonathan

tablir un chancier pour le plan : 3 ans

tapes tapes

Les tapes reprsentent les actions concrtes, y compris lchancier et les parties responsables


Buts Les buts reprsentent un tat final : les rsultats que vous dsirez avoir

atteints la fin de votre chancier. Ex.:

1. Former un groupe de musique talentueux, parcourir le monde et donner des spectacles en apportant de la joie.

2. (Ilpeutyavoirplusdunbut)

Objectif ALes objectifs reprsentent les moyens datteindre votre but : de quelle manire vous allez obtenir ce que vous voulez.Ex. : Enregistrer un album

Objectif BIl peut y avoir plusieurs objectifs pour chaque but. Cestdire plusieurs comment pour atteindre le quoi .

Ex. : Planifier une tourne nord-amricaine et europenne

Je veux faire partie dun groupe

Jaime les animaux

Voyager me rend heureuse

Je veux rendre les gens heureux grce la musique

Jai toujours voulu voyager

Jaime jardiner

Vision et mission : valeurs et dsirs communsLes valeurs, ides et dsirs communs sont utiliss pour clairer llaboration des buts.Ex. : Vision : le bonheur grce aux voyages et la musiqueMission : faire de la musique et parcourir le monde pour donner des spectacles

Sexercer aux instruments (mai dc. 2005 : Jessica et Jonathan)

Composer la musique (sept. dc. 2005 : Jonathan)Rpter ensemble Montral (janv. et

fvr. 2006 : Jessica et Jonathan) Enregistrer Paris (mars et avr. 2006 : Jessica

et Jonathan) Graver le CD Paris (mai juill. 2006 :

Jonathan) Voir la conception de la couverture du CD

Montral (mai juill. 2006 : Jessica et Jonathan)

Faire la promotion europenne (sept. dc. 2006 : Jonathan)

Faire la promotion nord-amricaine (sept. dc. 2006 : Jessica)

Contrats europens (janv. mars 2007 : Jonathan)

Contrats nord-amricains (janv. mars 2007 : Jessica)

Tourne europenne (mai aot 2007 : Jessica et Jonathan)

Tourne nord-amricaine (sept. dc. 2007 : Jessica et Jonathan)

Annexe B : Ressources des campus durables

Les ressources de la CJS sont disponibles en ligne au syc-cjs.org/fr/ressources/outils :

Troussedoutilsducadredetravailpourlvaluationdeladurabilitdescampus:contient le cadre de travail pour lvaluation de la durabilit des campus, un guide tape par tape pour utiliser le cadre, des tudes de cas, des conseils de recherche et des suggestions pour rendre votre projet efficace. Troussedinventairedesmissionsdegazeffetdeserre:contient des feuilles de calcul pour tablir la consommation dnergie, les transports, la production de dchets solides ainsi que les sources agricoles et autres sources de gaz effet de serre sur le campus.Guidedelapprochemultipartite:indique qui mobiliser sur le campus et comment le faire.Guidedaideaufinancementsurlecampus:indique o trouver du financement sur le campus et comment lobtenir.Guidedesressourcesdescampusdurables:ressource portant sur les lments fondamentaux pour russir une varit de projets sociaux et environnementaux lis la durabilit du campus. Des renseignements sur les systmes de gestion de la durabilit, les changements de politiques et lengagement institutionnel.Guidedestinaudveloppementdescomptencesenmatirederecherche: explique comment mobiliser les tudiants soit comme bnvoles ou dans le cadre dun cours pour mener des recherches pour vos valuations.Guidedeplanificationdelarductiondesgazeffetdeserre:explique comment laborer un plan de rduction des gaz effet de serre pour lensemble du campus et comment valuer la capacit administrative.SiteWebdescampusdurables: http://syc-cjs.org/fr/campus-durables. La bibliothque contient un certain nombre de rapports sur les campus durables, de contacts, de liens et dautres ressources prcieuses.

Ressources lies la planification stratgique et lvaluation :

EHR/NATIONAL SCIENCE FOUNDATIONS. TheUserFriendlyHandbookforProjectEvaluation,http://www.ehr.nsf.gov/EHR/RED/EVAL/handbook/handbook.htm.

KEHLER, R. et autres. ThinkingStrategically,The Exchange Project, Peace Development Fund, Massachusetts, 2000.

NORTH AMERICAN ASSOCIATION FOR ENVIRONMENTAL EDUCATION. NonformalEnvironmentalEducationPrograms:GuidelinesforExcellence,2004,www.naaee.org/npeee.


MCNAMARA, C. BasicGuidetoOutcomesBasedEvaluationinNonprofitOrganizationswithVeryLimitedResources, [En ligne], 1999, www.managementhelp.org/evaluatn/outcomes.htm.


Bureau national de la CJS

Coalition jeunesse Sierra1 Nicholas St. Suite 412

Ottawa (Ontario) K1N 7B7Tlphone : 1 888 790-7393 ou 613 241-1615

Tlcopieur : 613 241-2292Courriel : [email protected]

Bureau qubcois de la CJS

Coalition jeunesse Sierra454, avenue Laurier Est

Montral (Qubec) H2J 1E7Tlphone : 514 750-4669

Courriel : [email protected]


www.syc-cjs.org

ps (12)

Documents