PROCEDURA

upravljanja dokumentimAOznaka:PR.1.00Izdanje: 1 Strana 4 od 4

Oznaka:PR.1.00

Izdanje: 1

Strana:4

PROCEDURA

upravljanja dokumentimA

Broj izmeneDatum izmeneStrana sa izmenamaIzradioOdobrio

1.

2.

3.

Izradio:Odobrio:Datum primene:Kopija broj:

Ime :

Potpis:

1. Cilj

Obezbeenje da sva dokumenta bitna za bezbednost i kvalitet proizvoda, procesa i sistema upravljanja kvalitetom i sistem upravljanja bezbednou hrane budu pod kontrolom.

2. Oblast primene

Procedura se odnosi na:

dokumenta sistema upravljanja kvalitetom

dokumenta sistema upravljanja bezbednou hrane

dokumenta specifina za proizvod ili proizvodni proces

dokumenta eksternog porekla (nacionalni i meunarodni standardi, zakonski propisi, pravilnici)

dokumentaciju koju dostavlja kupac

3. Opis aktivnosti

3.1 Izrada lista potrebnih dokumenata

Predstavnik rukovodstva za kvalitet u saradnji sa Direktorom izrauje Listu dokumenata-O.001 koja se koriste ili e se koristiti. Na osnovu Liste dokumenata O.001 Predstavnik rukovodstva za kvalitet odreuje odgovorne osobe za izradu dokumenata.

Na osnovu Liste dokumenata-O.001 i postojeeg stanja Predstavnik rukovodstva za kvalitet organizuje preispitivanje postojeih dokumenata sa aspekta potreba za izradom/nabavkom novih i/ili izmenom postojeih dokumenata u cilju da se dobije dokumentacija koja e adekvatno opisati procese i aktivnosti koje utiu na efektivnost i efikasnost QMS.

Sva dokumentacija se stavlja pod kontrolu na sledei nain:

utvruje se oznaka svakog dokumenta,

naziv dokumenta,

izdanje,

ukupno strana u cilju da se omogui pripadnost jedne strane celini dokumenta,

broj kontrolisane kopije,

imena osoba koje su izradile i odobrile interna dokumenta (sa potpisima),

auriranjem liste dokumenata.

Odgovornost: Predstavnik rukovodstva za kvalitet, Direktor3.2 Izrada, izmena i odobravanje dokumenata

Predstavnik rukovodstva za kvalitet odobrava izradu, izmenu ili nabavku dokumenta. Imenovanje osobe za izradu i/ili izmenu dokumenata vri Predstavnik rukovodstva za kvalitet u saradnji sa Direktorom.

U toku izrade mora se konsultovati Predstavnik rukovodstva za kvalitet i/ili Direktor i preispitati mogunost primene dokumenta u procesima.

Predlog za izmenu dokumentacije dostavlja se na fotokopiji originalnog dokumenta sa jasno naznaenim izmenama.

Dokument moe da pretrpi tri manje izmene bez promene verzije, a koje se evidentiraju na prvoj strani dokumenta u za to predvienu tabelu. Nakon tree izmene ili ukoliko ona menja znaaj prethodno napisanog izdaje se nova verzija dokumenta.

Izmene u uputstvima i obrascima znae automatski izradu nove verzije.

Radi prepoznatljivosti, ifriranje dokumenata sistema menadmenta kvalitetom vri se prema sledeem modelu:

A. Procedure

Procedure se oznaavaju se sa 5 (pet) alfanumerikih znaka prema modelu:

PR.X.XX

gde je :

PR - Slovna oznaka nivoa dokumenta - Procedura

x.xx - Brojana oznaka (od dve arapske cifre) za redni broj dokumenta - redni broj dokumenta prema rastuem redosledu u registru dokumenata, a meusobno su razdvojeni takom.

B. Uputstva

Uputstva se oznaavaju se sa 4 (etiri) alfanumerikih znakova prema modelu:

UP.yy

gde je :

UP - Slovna oznaka nivoa dokumenta - Uputstvo

yy - Brojana oznaka (od dve arapske cifre) za redni broj dokumenta prema rastuem redosledu u registru dokumenata i meusobno su razdvojeni takom.

C. Obrasci i formulari

Obrasci i formulari odobreni za primenu u organizaciji oznaavaju se prema modelu:

O.xxx

gde je:

xxx - Redni broj obrasca u registru obrasca po redosledu upisivanja ifriranja Odgovornost: Predstavnik rukovodstva za kvalitet, Tehnolog, Direktor

Odgovornosti za izradu, izmenu, odobravanje i distribuciju dokumenata data su u tabeli:

DokumentIzrada/IzmenaOdobravanjeDistribucija

Poslovnik Predstavnik rukovodstva za kvalitetDirektorxxxxxxxxxxx

ProcedureRukovodilac OCDirektorxxxxxxxx

Procesni modelPredstavnik rukovodstva za kvalitetDirektorxxxxxxxxxxxx

Planovi kontrolisanja i ispitivanjaTehnologRukovodilac OCxxxxxxxxxxxx

Dokumenta specifina za proizvod ili proizvodni procesAutorRukovodilac OC

SpecifikacijeRukovodilac OCDirektorxxxxxxxxxx

ReceptureRukovodilac OCDirektorxxxxxxxxx

UputstvaAutorRukovodilac OCxxxxxxxxxx

Procesne listeVlasnik procesaDirektorxxxxxxxxxxxx

CCP planovi, Analize opasnosti, Dijagram toka, Opisi proizvodaHACCP timVoa timaxxxxxxxxxxxxxxx

3.3 Distribucija novih i povlaenje nevaeih dokumenata3.3.1 Predstavnik rukovodstva za kvalitet uva originale dokumenata QMS, a na osnovu Liste dokumenata - O.001 umnoava i distribuira kontrolisane kopije dokumenta.

Dokumenta koja se odnose na bezbednost hrane uva voa HACCP tima.

Nevaea dokumenta povlai iz upotrebe, prema Listi distribucije-O.002. Pri distribuciji novih/izmenjenih dokumenata Predstavnik rukovodstva za kvalitet organizuje obuku zaposlenih za primenu dokumenata.

Na nekontrolisanu kopiju dokumenta, koja se dostavlja u bilo koju svrhu, upisuje se crvenim slovima KOPIJA NIJE POD KONTROLOM.

Odgovornost: Predstavnik rukovodstva za kvalitet, Voa HACCP tima 3.4 Upravljanje eksternim dokumentima 3.4.1 Prijem I distribucija eksternih dokumenata se odvija prema tablici:

Vrsta dokumentaDistribucijaOdgovoran za uvanje

Zakoni I pravilniciKod koga stieRukovodilac OC

Laboratorijske analizeMagacionerKontistaef proizvodnjeef proizvodnje

Administrativna potaSekretaricaKorisnik

3.4.2Predstavnik rukovodstva za kvalitet je odgovoran za distribuciju i povlaenje svih kontrolisanih kopija dokumenata eksternog porekla koji se nalaze na Listi dokumenata-O.001.Upisati KO je dogovoran za praenje zakona, KAKO, kako upoznaje korisnike sa izmenama, kako se distribuiraju nove verzije.im se pojavi nova verzija, odmah se organizuje njena distribucija uz povlaenje zastarele dokumentacije. Zastarela dokumenta se zamenjuju novom verzijom, pri emu se stari dokument unitava ili se oznaava natpisom UKINUT, ukoliko se eli zadrati za referentne svrhe.

Odgovornost: Predstavnik rukovodstva za kvalitet3.5 Kontrola dokumenata

3.5.1 Predstavnik rukovodstva za kvalitet odrava Listu dokumenata X koje aurira pri svakoj izmeni dokumenta. Stanje revizije svih dokumenata se proverava bar jednom u dve godine i im se pojavi novo izdanje, auriraju se Liste dokumenata O.001. O preispitivanju se izrauje Zapisnik.

Odgovornost: Predstavnik rukovodstva za kvalitet4. Odgovornosti i ovlaenja

Za doslednu primenu ove procedure odgovoran je Predstavnik rukovodstva za kvalitet.

Odgovornosti ostalih izvrilaca definisana je opisom aktivnosti.

5. Zapisi

Red. brojNaziv zapisaOznaka zapisauvanjeOdgovornost

Rok (godina)Mesto

1. Lista dokumenata aurira seArhiva PRKPredstavnik rukovodstva za kvalitet

2. Lista distribucije3Arhiva PRKPredstavnik rukovodstva za kvalitet