préstamo de recursos bibliográficos · 2017-11-17 · material audiovisual que incluye...
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Préstamo de recursos bibliográficos PRO-23-1-01-01
FECHA PUBLICACIÓN 16/11/2017
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Recursos Académicos Recursos Bibliográficos Servicios de Información Bibliográfica
Tabla de Contenido
1. OBJETIVO ............................................................................................ 2
2. ALCANCE ............................................................................................ 2
3. NORMATIVIDAD .................................................................................... 2
3.1. Directrices ........................................................................................ 2
3.2. Lineamientos ..................................................................................... 2
4. RESPONSABILIDADES............................................................................... 2
4.1. Responsable del Proceso ........................................................................ 2
4.2. Responsabilidades ............................................................................... 2
5. DEFINICIONES ....................................................................................... 3
6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ........................................ 3
6.1. Diagrama de flujo ................................................................................ 3
6.2. Descripción de actividades ...................................................................... 3
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................... 5
8. INDICADORES ....................................................................................... 6
9. RIESGOS ............................................................................................. 6
10. CONTROL DE CAMBIOS .......................................................................... 7
11. APROBACIÓN ..................................................................................... 7
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1. OBJETIVO
Ejecutar las actividades necesarias para poder facilitar el servicio de préstamo de material
bibliográfico perteneciente al Sistema de Bibliotecas, a usuarios registrados y habilitados en el
sistema.
2. ALCANCE
El proceso inicia con la solicitud del préstamo de material bibliográfico por parte del usuario, y
finaliza una vez se le entregué el material solicitado.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices
PDI 2016-2020 Liderazgo Académico: 1.7:
Contar con los recursos e infraestructura de apoyo académico para el desarrollo de las
actividades de docencia e investigación/creación.
Reglamento de Servicios del Sistema Bibliotecas
3.2. Lineamientos
El periodo de préstamo y el número de volúmenes varía dependiendo del perfil de usuarios y
de colección.
Únicamente se pueden facilitar en préstamo material bibliográfico, a usuarios habilitados y
registrados en Symphony.
Si el usuario tiene una sanción económica o disciplinaria, no se puede realizar el préstamo
del material.
Se deben revisar las notas que contiene el registro del material bibliográfico en Symphony,
para verificar si se encuentran registrados los daños leves del mismo, antes de proceder con
el proceso de préstamo.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del Proceso
COORDINADOR SERVICIOS - SERSB - 10002015
4.2. Responsabilidades
Auxiliar de Biblioteca:
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Recursos Académicos Recursos Bibliográficos Servicios de Información Bibliográfica
Realizar el procedimiento establecido para el proceso de préstamo de recursos bibliográficos,
en lo referente a recepción del carné del solicitante, asignación del material bibliográfico al
solicitante indicado, establecimiento de fechas según sistema u orden administrativa y entrega
del recurso bibliográfico en las condiciones aceptables para su uso.
Coordinación de Servicios de Información:
Controlar y evaluar la cantidad de préstamos permitidos a un usuario, asegurándose del
cumplimiento de las normas establecidas para este proceso.
Gestor de Servicios de Información:
Verificar que los procesos de préstamo se realicen bajo el reglamento establecido, se realice
el proceso de préstamo con la suficiente información al usuario y solucionar los casos de
inhabilidad que se puedan presentar por fallas en el sistema de préstamo.
Utilizar otro medio alternativo de control de préstamo en caso de caída de red o fallas en el
sistema Symphony
Usuario:
Antes de recibir el recurso bibliográfico solicitado en préstamo, deben verificar su estado
físico. Retirado del área de préstamo, es su responsabilidad el buen uso y la devolución del
préstamo, en las mismas condiciones que le fue facilitado.
5. DEFINICIONES
Colección abierta: Recursos bibliográficos en formato libro o impresas, cuya consulta interna se
puede hacer sin solicitud de préstamo, por tener una ubicación en estantería abierta. Si el
usuario requiere su consulta externa, se exige su solicitud de préstamo.
Colección de reserva: Recursos bibliográficos presentados en formato audiovisual o impresa con
tiempo límite de préstamo: dos (2) horas, para cuya consulta es necesario solicitar en préstamo.
Préstamo: Acción de facilitar material bibliográfico ubicado en las colecciones del Sistema de
Bibliotecas, requerido por un usuario para consulta académica.
Symphony: Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas, recurso con el cual se administran los
recursos adquiridos por el Sistema de Bibliotecas en formatos impresos y /o electrónico.
6. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
6.1. Diagrama de flujo - Préstamo de recursos bibliográficos
6.2. Descripción de actividades - Préstamo de recursos bibliográfico
sa.rodriguez204Archivo adjuntoPRO-23-1-01-01 Préstamo de recursos bibliográficos.jpg.jpg
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ENTRADA Solicitud de préstamo de material bibliográfico.
PROVEEDOR Usuario: Estudiante, profesor, egresado o empleado
SALIDA Material prestado
CLIENTE Usuario: Estudiante, profesor, egresado o empleado
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE SISTEMA DOCUMENTOS
1
Entregar material o
realizar solicitud
acompañada del carné
Para los recursos bibliográficos de
reserva, el usuario presenta la Ficha de
Solicitud del Material o a través de
cualquier medio (ficha de solicitud,
visualización a través de su dispositivo
móvil, si conoce la signatura exacta
solicitud verbal o en sitios donde la
colección esta visible puede señalar el
material). Para los recursos
bibliográficos de colección abierta, se
entrega el material. Adicionalmente
debe presentar el carné vigente. Se
pueden solicitar los siguientes tipos de
materiales bibliográficos: libros,
computadores, salas de estudio y
material audiovisual que incluye
microfichas, videos, partituras, mapas,
planos, CD, entre otros.
USUARIO(S)
Ficha de solicitud
de material
bibliográfico
2
Recibir ficha de
solicitud de material y
carné
Se recibe y se verifica el estado de
vigencia del carné. Adicionalmente, se
recibe Ficha de Solicitud o la
información del Material Bibliográfico
por los medios mencionados en la
actividad 1.
AUXILIAR
BIBLIOTECA -
SERVICIOS SISTEMA
BIBLIOTECAS
Ficha de solicitud
de material
bibliográfico
3 Verificar si el usuario
está habilitado
Para validar si el usuario está habilitado o
no, el carné se debe pasar por una
máquina lectora para que la información
se cargue en el sistema (Symphony). Una
vez cargada, se identifica si existe
inhabilidad (multa, privilegios vencidos,
bloqueo).
AUXILIAR
BIBLIOTECA -
SERVICIOS SISTEMA
BIBLIOTECAS
Symphony
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4 Notificar al usuario que
no está habilitado
Se le notifica al usuario la razón del por
qué no puede continuar el proceso de
solicitud de préstamo. Si es el caso, se
activa el proceso PRO-23-1-03-09
Actualización de perfiles, invitados y
excepciones.
AUXILIAR
BIBLIOTECA -
SERVICIOS SISTEMA
BIBLIOTECAS
5 Buscar el Material
En Symphony se busca si el material
solicitado de colección cerrada (colección
de reserva y audiovisuales), está
disponible para préstamo.
AUXILIAR
BIBLIOTECA -
SERVICIOS SISTEMA
BIBLIOTECAS
Symphony
6
Notificar al usuario la
no disponibilidad del
material
Se le indica al usuario que el material no
está disponible.
AUXILIAR
BIBLIOTECA -
SERVICIOS SISTEMA
BIBLIOTECAS
7 Verificar estado de
material
Se verifica el estado del material
bibliográfico a entregar y se le comunica al
usuario cualquier observación pertinente.
AUXILIAR
BIBLIOTECA -
SERVICIOS SISTEMA
BIBLIOTECAS
8
Cargar al usuario el
material en el sistema y
generar Ficha de
Préstamo
En Symphony se realiza la lectura del
código(s) del material bibliográfico para
cargarlo al usuario. Automáticamente se
genera la Ficha de Préstamo en donde
está registrado el nombre del usuario,
nombre del recurso, fecha de préstamo y
fecha de devolución. En este momento se
desensibiliza el material bibliográfico.
AUXILIAR
BIBLIOTECA -
SERVICIOS SISTEMA
BIBLIOTECAS
Symphony
9
Entrega de material,
carné, y ficha de
préstamo
Se le entrega al usuario el material
solicitado, su carné y la Ficha de Préstamo.
AUXILIAR
BIBLIOTECA -
SERVICIOS SISTEMA
BIBLIOTECAS
Ficha de
Préstamo del
material
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
INTERNOS (Cadena de Valor) EXTERNOS (Unidad
académica, administrativa, entidad)
PRO-23-1-03-07 Conciliación y pago de multas
REG-23-1-01-01 Reglamento de Servicios del Sistema de Bibliotecas
MAN-23-1-01-01 Manual para el registro de notas en Symphony
MAN-23-1-01-02 Manual atención a usuarios
MAN-23-1-01-04 Manual de servicios de circulación, préstamo y
devolución
No aplica.
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MAN-23-1-01-05 Manual de uso de tesis en sala de servicios de aprendizaje
e investigación
PDI: Sistema de Bibliotecas 2016-2020
Ficha de Solicitud de material
Ficha de préstamo de material
8. INDICADORES
FIC
HA
DEL
IND
ICA
DO
R
PRÉSTAMOS DE RECURSOS BIBLIOGRÁFICOS
Código del indicador IND-23-1-01-011
Responsable del
indicador Coordinación de Servicios de información
Objetivo Establecer el promedio de préstamos de material bibliográfico en las diferentes
colecciones que posee el Sistema de Bibliotecas.
Método de Medición Se suman los préstamos y las renovaciones totales y se dividen en el total de la
población del año analizado.
Unidad de Medida Unidades
Fórmula # préstamos realizados en el año
# población del año
Variables Numerador: # préstamos realizados en el año
Denominador: Población de usuarios total
Limitaciones No aplica.
Fuente de datos Symphony
Datos estadísticos de la Dirección de Planeación y Dirección
Granularidad Unidad
Periodicidad Anual
Meta 15 libros por usuario.
Observaciones
9. RIESGOS
OPERATIVO
· Facilitar en préstamo material bibliográfico a otro usuario no solicitante.
· No registrar el material prestado al perfil del usuario.
· No desactivar o activar las bandas de seguridad.
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CALIDAD DE SERVICIO
Reclamo de usuarios afirmando no haber tomado en préstamo material bibliográfico del Sistema de Biblioteca.
SEGURIDAD
· Facilitar en préstamo material bibliográfico a un usuario no registrado.
· Prestar material bibliográfico sin cargarlo al perfil del usuario.
ADMINISTRATIVO
No identificar recursos bibliográficos habilitados en los reportes de préstamos.
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA
0 Elaboración 13/05/2015
Publicación 12/01/2016
1
2
Elaboración 06/03/2017
Publicación
Elaboración
Publicación
02/06/2017
14/11/2017
16/11/2017
11. APROBACIÓN
NOMBRE CARGO FECHA
ELABORÓ Manuela Peña Infante INGENIERO PROCESOS (T) -
PROY - 10006394 06/03/2017
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REVISÓ
Ricardo Flórez JEFE SERVICIOS - SBSER -
10001993 12/05/2017
Alberto Monsalve COORDINADOR SERVICIOS -
SERSB - 10002015 12/05/2017
APROBÓ Angela María Mejia DIRECTOR SISTEMA
BIBLIOTECAS - SBI - 10001991 19/05/2017