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Herzlich willkommen!

Prozesse im Personalwesen:

einfach optimieren und managen

Hans Haslberger Tobias Höltzel

Ihre Trainer

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Prozesse im Personalwesen

Ein Webinar von Hans Haslberger und Tobias Höltzel

Einfach optimieren und managen

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Inhalt

Anforderungen an moderne Personalarbeit – Warum Prozesse managen?

HR Prozesse dokumentieren, analysieren und optimieren

HR Prozessmanagement – Wie führen ich es im Unternehmen ein?

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Was nützt Ihnen das Webinar?

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Netzwerk freiberuflichen Personalexperten

Schwerpunkte :

HR Interim Management

HR Managementberatung

HR Prozessmanagement und –optimierung

HR Projektmanagement

Alle unsere HR Manager haben jahrelange Erfahrungen als Personalmanager in großen und mittleren Unternehmen

Wir sind Consulting Partner für den Signavio Process Editor

Zertifizierungen:

Business Process Management-Projektleiter

Prince2 Projektmanagement

ITIL IT Service Management

Associate Coach (DBVC)

EFQM Excellence Assessor und Trainer (ILEP e.V.)

haslberger.net HR Consultants

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Wer wir sind

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Anforderungen an moderne Personalarbeit

Früher

Verwaltung der Personalakten

Abrechnung der Löhne und Gehälter

Organisation von Personalentwicklungsmaßnahmen nach Vorgabe der Führungskräfte

Durchführung der arbeitsrechtlichen Maßnahmen

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Was wird von der Personalabteilung erwartet?

StrategieStrategie

BetreuungBetreuung

Verwaltung Verwaltung

Heute

Strategische Partnerschaft zum Business

Proaktives Handeln und Gestalten

Umgang mit neuen Organisationsstrukturen

Mitarbeiterorientierung

Change Manager

Führungscoach

prozessorientiertes Denken

U1

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Was ist ein Prozess?

HR Prozesse dokumentieren

Nicht alle Handlungsabläufe sind Geschäftsprozesse!

Einige Handlungsabläufe oder Aufgaben, die nur sporadisch anfallen, sind in Anweisungen und Regelungen abzulegen oder bedürfen einer individuellen / problemlösungsorientierten Bearbeitung.

Ein Geschäftsprozess ist ein Vorgehensmodell

für häufig wiederkehrende Abläufe mit hoher Standardisierung, die ein definiertes Startereignis und Endergebnis haben, deren einzelne Handlungsschritte generell in der gleichen Reihenfolge

ablaufen, an denen mindestens 2 Personen beteiligt sind und aus deren Ergebnis sich Qualitäts-, Effizienz,- Kosten- oder personal-

steuerungsrelevante Kennzahlen generieren lassen.

Und: Immer am Kunden orientiert!

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Welche Prozesse haben wir im Personalwesen?

HR Prozesse dokumentieren

HR Management Prozesse

HR Kernprozesse

HR Service Prozesse (unterstützend) HR Basisinstrumente

Recruiting Integration Einsatz Entwicklung Versetzung Austritt

HR-

Strategie

Strateg.

Personal-

planung

HR-

ControllingHR-

Opti-

mierung

SonstigesVergütungKompetenz-

management

Personal-

marketingReisekostenAbrechnungZeitwirtschaftVerwaltung

Wir unterscheiden zwischen IST und SOLL Prozessen !Wir unterscheiden zwischen IST und SOLL Prozessen !


Die Gliederung der Prozesse in Ebenen

Prozesse dokumentieren

Die Festlegung eines Prozessmanagementsystems mit definierten Detailierungsebenen ist die Grundlage für eine strukturierte Prozessaufnahme

Ausbildung

Weiterbildung

Nachfolge-planung

...

Personal-entwicklung Lernerfolgskontrolle

Seminarorganisation

Bedarfsermittlung

Budgetplanung

...

Organisationseinheit Prozessebene 0 Prozessebene 1 Prozessebene 2Arbeits-

anweisungen

Anweisungen


Die Gliederung der Prozesse in Ebenen


Die Festlegung eines Prozessmanagementsystems mit definierten Detailierungsebenen ist die Grundlage für eine strukturierte Prozessaufnahme

Aktenpflege

Zeitwirtschaft

Abrechnung

...

Personal-verwaltung Gleitzeit

Urlaubsmeldung

Krankmeldung

Zeitkontenpflege

...

Organisationseinheit Prozessebene 0 Prozessebene 1 Prozessebene 2Arbeits-

anweisungen

Anweisungen

U3


Die Prozesslandkarte


Ebene

0

Ebene

1

Ebene

2

U4


IST Prozess wie dokumentieren?


Prozessteckbriefe (SIPOC) beschreiben den Ablauf eines

Prozesses in Worten

liefern die nötigen Informationen für den Prozess

beschreiben das Ergebnis des Prozesses

zeigen die Beteiligten des Prozesses

sind leicht zu erstellen




Prozessteckbriefe (SIPOC) beschreiben den Ablauf eines

Prozesses in Worten

liefern die nötigen Informationen für den Prozess

beschreiben das Ergebnis des Prozesses

zeigen die Beteiligten des Prozesses

sind leicht zu erstellen




Workflows stellen den Ablauf des Prozesses

graphisch dar

Lassen Optimierungsmöglichkeiten schnell erkennen

sind eine gute Möglichkeit neue Beteiligte einzuarbeiten

erfordern Kenntnisse in Notationstechniken

erinnert X

Textfeld

Start/Ende Task OR Gateway

Information Prozessweg Text


Notation – BPMN „Probezeitgespräch“

Prozesse dokumentierenPers

onal-

abte

ilung

Fach

bere

ich

Führu

ngsk

raft

erinnert

X

HR I

T

Mitarb

eiter

erinnert an PZB

erstellt PZB X X

bespricht X

gibt Stellung-

nahme ein

gibt PZB frei

ordnet Stamm-daten zu

gibt Stellung-

nahme ein

02-06-01AG

Kündigung+

erstellt Kündi-gung

unter-schreibt

erhält Kündi-gung

Textfeld

Ja

Gefährdet

Übernahme?

Übernahme?

Nein

Ja

Start/Ende

Task

OR Gateway

Information

Prozessweg

Text

MSS

X

positiv?

Ja

Nein

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Beispiel Beförderung

Prozesse optimieren

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Wurde mit allen Prozessbeteiligten gesprochen?

Sind die Prozessziele beschrieben und werden sie erfüllt?

Werden Ressourcen verbraucht, ohne zur Erreichung von geplanten Prozessergebnissen beizutragen?

Können die Prozesskosten (bei gleichem Prozessergebnis) gesenkt werden?

Können die Bearbeitungs-, Liege- und Transportzeiten reduziert werden?

Gibt es Medienbrüche?

Gibt es redundante Datenerfassung, welche Anforderungen bestehen an die Datenstandards/-qualität?

Können interne und/oder externe Schnittstellen verringert werden?

Können Kommunikations- und/oder Entscheidungswege vereinfacht werden?

Besitzt der jeweilige Prozessbeteiligte alle notwendigen Kenntnisse, Informationen und Befugnisse?

Sind die Zuständigkeiten eindeutig geregelt?

Prozesse optimieren

Leitfragen

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Wer hat die Prozessverantwortung?

Prozessmanagement

Processowner im Stab+ Einheitliche Standards

+ Übergreifende Koordination

+ Keine Abteilungsblindheit

+ Klare Kapazitäten

- Geringe Akzeptanz

im Fachbereich

- Geringe Fachkenntnis

- Keine Umsetzungsmacht

- Fehlende Kundensicht

- „Schwarzer Peter“

Processowner in der Linie+ Hoher Fachbezug

+ Kapazitäten in eigener Linie

+ Klare Zuständigkeit

+ Integration ins Tagesgeschäft

- Keine übergreifende

Koordination

- Distanz fehlt

- Konflikt mit anderen Abteilungen

möglich

Processowner als Team+ Prozesse übergreifend

abgestimmt und koordiniert

+ Klare Kapazitäten

+ Hohe Umsetzungschancen

- Hohes Konfliktpotential

- Größerer Führungskreis

- Team zwischen den Stühlen

- Abstimmung kostet Zeit

- Keine Einzelverantwortung

Planung und Einführung Prozessgrenzen Dokumentation

Führung Schulung Optimieren / KVP

Auditieren Kennzahlen Zielerreichung

Wer ist für das Gesamt- Prozessmanagement verantwortlich?Diese Funktion muss in der Organisation verankert werden.

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Optimierungsorganisation etablieren

Einheitliche Notationsnorm erstellen

Feste Termine zum Prozessreview

Regelmäßige Befragungen der Kunden und des Managements

Stakeholder einbinden (Betriebsräte, Externe, Mitarbeiter, Führungskräfte)

Einheitliches Vorgehen bei der Optimierung festschreiben.

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Nach der Optimierung ist vor der Optimierung – der Regelkreis

Prozessmanagement

Do

CheckAct

Plan

Kunden-

ford

eru

ng

Kunden-

ford

eru

ng

Kunden-zufriedenheit

Kunden-zufriedenheit

ManagementManagement

Imple

mentieru

ng

Imple

mentieru

ng

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Personal & Organisation

Uhlandstrasse 25

76135 Karlsruhe

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Tel.: +49 721 47 00 91 57

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82131 Gauting bei Starnberg

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Tel: +49 89 4122 95 22

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