Anleitung

Prozessdarstellung mit Visio an der Julius-Maximilians-Universität Würzburg

[23. September 2013]

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Inhaltsverzeichnis

Prozessdarstellung mit Visio ......................................................................................................................... 1

1 Farbskala ............................................................................................................................................. 3

2 Symbole im Prozess ............................................................................................................................. 3

3 Eigenschaften der Shapes (Symbole) .................................................................................................... 4

4 Erstellen eines Prozessdiagramms........................................................................................................ 5

4.1 Mastervorlage der Julius-Maximilians-Universität Würzburg .......................................................... 5

4.2 Julius-Maximilians-Universität Shapes (JMU-Shapes) ................................................................... 6

5 Tipps und Tricks ................................................................................................................................... 7

5.1 Arbeiten im Zeichenblatt-Fenster .................................................................................................. 7

5.1.1 Ziehen und Verbinden von Shapes.................................................................................... 7

5.1.2 Kontextmenü Zeichenblatt-Register ................................................................................. 8

5.1.3 Ändern der Ansicht mithilfe der Navigationstools Statusleiste .......................................... 9

5.2 Registerkarte „Entwicklertools“ ................................................................................................... 9

5.3 Hyperlink ................................................................................................................................... 10

5.3.1 Innerhalb eines Zeichenblattes ....................................................................................... 10

5.3.2 Hyperlink Aufruf externe Adressen .............................................................................. 11

5.3.3 Hyperlink als Navigationselement ............................................................................... 12

5.4 Öffnen von Schablonen .............................................................................................................. 13

5.5 Arbeiten mit dem Acrobat Reader ............................................................................................... 14

5.5.1 Voreinstellungen Acrobat PDFMaker ............................................................................... 14

5.5.2 Visio-Datei in Adobe PDF konvertieren ........................................................................ 15

5.5.3 Acrobat PDFMaker nicht verfügbar .................................................................................. 16

6 Neues Prozessdiagramm in Visio erstellen .......................................................................................... 16

6.1 Was sind Shapes? ...................................................................................................................... 17

6.2 Was sind Schablonen? ............................................................................................................... 17

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1 Farbskala

Die Universität Würzburg benutzt standardisierte Farben für die Darstellung ihrer Prozesse. Andere Farben

sollen daher nicht verwendet werden.

Farbscala „Visio“ Rot Grün Blau Hinweis

1.0 15 50 115 Start und Ende Prozess

1.1 101 159 202 Beschreibung Aufgabe

1.2 198 229 236 Verantwortliche(r)

1.3 225 235 243 Hintergrund

Standard Weiß Entscheidung

Schwarz, heller 50% Verweis

2 Symbole im Prozess

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3 Eigenschaften der Shapes (Symbole)

Symbol Höhe Breite Farbe

Entscheidung

1,50 cm 2,50 cm Standard

Weiß

Dokument

1,00 cm

skalierbar

2,50 cm Standard

Weiß

Link

1,00 cm

skalierbar

2,50 cm Standard

Weiß

Start oder Ende eines Prozesses

1,00 cm 4,00 cm 1.0 Start oder Ende

eines Prozesses

Prozessschritt

1,50 cm 4,00 cm 1.1 Prozessschritt

Verantwortliche(r)

1, 50 cm 2,50 cm 1.2 Verantwortliche(r)

Verweis

Standard Schwarz,

heller 50%

Sprungmarke (Verweis

auf einen Prozess, der

auf der nächsten /

vorhergehenden Seite

fortgesetzt wird).

Unterprozess

1,50 cm 4,00 cm

1.3 Sprungmarke auf ei-

nen Unterprozess

(Subprozess)

Nächster Arbeitsschritt

Linie Stärke 1 Pt.

Wer? An Wen? Linie Stärke 1 Pt.

Wer? An Wen?

Linie Striche

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4 Erstellen eines Prozessdiagramms

Erläutert wird in dieser Kurzbeschreibung die Erstellung von Prozessdiagrammen mit Typ „Flowchart“, wel-

che mit Hilfe von Visio 2010 erstellt werden.

4.1 Mastervorlage der Julius-Maximilians-Universität Würzburg

Das Original „Visio_Mastervorlage_2010_JMU“ steht zum Download bereit.

Die Mastervorlage enthält sechs Zeichenblätter:

• Erstes Zeichenblatt „Legende“

- „Definition der Symbole im Prozess“: Darunter werden die verwendeten Symbole, sowie Linien

/ Pfeile (sog. Connectoren) erläutert. Es werden alle Shapes aufgeführt, die zur Erstellung eines

Standardflussdiagrammes für die JMU benötigt werden (siehe unter 2. Symbole im Prozess)

- „Verfahrensbeteiligte im Prozess“. Aufgeführt werden die Beteiligten (Akteure / Rollen). Es

werden nur die Beteiligten gelistet die in der Visio-Zeichnung genannt werden.

• Zweites Zeichenblatt „Prozessablauf“

- Meistens können nicht alle zu betrachtenden Prozesse in einem einzigen Prozessmodell abge-

bildet werden. Aus diesem Grund werden im Zeichenblatt „Prozessablauf“ in einer Übersichts-

darstellung die Kernschritte dargestellt.

• Ab den dritten Zeichenblatt „Teilprozess 1….n“ (Vorgabe 4 Zeichenblätter „Teilprozess“)

- Dargestellt wird der Prozessablauf mit den Tätigkeiten in einer logischen Abfolge der Aufgaben.

Es wird ersichtlich in welcher Reihenfolge die Beteiligten bestimmte Aufgaben tätigen und an

welchen Verantwortlichen/Beteiligten der nachfolgende Bearbeitungsschritt (Prozess) überge-

ben wird.

- In der 2. Spalte (grau hinterlegt) werden die Dokumente verknüpft, die für den jeweiligen Pro-

zessschritt relevant sind.

- In der 3. Spalte (blau hinterlegt) können die Zeitabschnitte eingetragen werden.

• Hintergrund-Zeichenblätter

Die letzten drei Zeichenblätter enthalten die Layouts für den Hintergrund(kursiv dargestellt):

- „JMU_Hintergrund_S0“ : Hintergrund für Titelblatt „Legende“

- „JMU_Hintergrund_S2“ : Hintergrund für zweites Zeichenblatt „Prozessablauf“

- „JMU_Hintergrund_S1“ : Hintergrund ab drittes Zeichenblatt „Teilprozess 1….n“

Ein Hintergrund-Zeichenblatt ist ein Zeichenblatt, das hinter einem anderen Zeichenblatt angezeigt

wird. Die angezeigten Elemente (Shapes) können nicht verändert werden. Die Hintergrund-Zeichen-

blätter werden immer auf der rechten Seite im Register angezeigt. Die Reihenfolge kann nicht geän-

dert werden.

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Die Hintergrund-Zeichenblätter dürfen nicht gelöscht werden, da diese mit einem oder mehreren

Vordergrundblättern verknüpft sind. Das Löschen bewirkt, dass z. B. auf den Zeichenblättern „Le-

gende“, „Prozessablauf“, sowie bei den Teilprozessen 1 bis n der Hintergrund nicht mehr dargestellt

wird und das Zeichenblatt weiß wäre.

4.2 Julius-Maximilians-Universität Shapes (JMU-Shapes)

Die JMU-Shapes stehen zum Download unter „JMU-Shapes“ bereit. Empfohlen wird die Shape-Schablone in

den Ordner „Meine Shapes“ nach dem Download zu kopieren. Empfohlen wird von Microsoft z. B. der stan-

dardmäßig vorgesehene Ordner [Laufwerk]:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Eigene Dokumen-

te\Meine Shapes. Es kann alternativ jeder beliebige Ordner gewählt werden, z. B. auch der Ordner, in wel-

chem die Visio-Diagramme gespeichert werden.

Nachdem die

„Visio_Mastervorlage_2010_JMU“

geöffnet ist, wird die Schablone im Fenster

„Shapes“ durch Öffnen von „Weitere Sha-

pes“ unter „Schablone öffnen…“ ausge-

wählt. In den entsprechenden Ordner wech-

seln in dem die Schablone kopiert wurde.

Wenn die Schablone unter „Meine Shapes“

gespeichert ist, in der Auswahl „Meine

Shapes“ markieren. Die JMU-Schablone

(JMU_Shapes) wird zum Öffnen angeboten.

Im Fenster “Shapes” wird die Schablone

„JMU-Shapes“ zu den anderen Shapes hin-

zugefügt.

Eigene Schablonen / Shapes werden gelb

hinterlegt.

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5 Tipps und Tricks

5.1 Arbeiten im Zeichenblatt-Fenster

In Visio 2010 gibt es die Registerkarte „Zeichenblatt einfügen“ (1). Ein Klick auf das Zeichen (1) öffnet ein

neues Zeichenblatt. Auch das Kontextmenü bietet diese Funktion über die Option „Einfügen“ (2), aktiviert

durch die rechte Maustaste in der Liste mit den Zeichenblättern.

5.1.1 Ziehen und Verbinden von Shapes

Sie können Shapes problemlos durch Drag and Drop verschieben.

Das Shape mit dem Mauszeiger markieren, damit die blauen Auto-

verbinden-Pfeile eingeblendet werden. Den Mauszeiger auf den

blauen Pfeil bewegen, der in die Richtung zum nächsten Shape

zeigt. Mit der rechten Maustaste die Position bestätigen, die beiden

Shapes werden miteinander verbunden.

Alternativ können die Shapes mit Hilfe der Funktion „Verbinder“

verbunden werden. In der Menüleiste „Start“ die Funktion „Verbin-

der“ anklicken. Den Mauszeiger auf einen Punkt am Shape setzen

(eine rote Markierung wird sichtbar), die linke Maustaste halten und

den Zeiger auf den zu verbindenden Punkt setzen. Linke Maustaste

loslassen.

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Das Layout eines Verbinders kann geändert werden.

Nach der Anwahl des zu ändernden Verbinders im Menü „Start“ un-

ter „Format“ auf „Linie“ klicken.

Unter „Striche“ wird das Layout einer Linie (Strich) gewählt:

Unter „Pfeile“ werden alle möglichen Verbinder mit den entspre-

chenden Linienenden aufgeführt.

5.1.2 Kontextmenü Zeichenblatt-Register

Im Kontextmenü können folgende Funktionen aufgerufen werden:

- „Einfügen“: ein neues Zeichenblatt mit dem Hintergrund des vorhergehenden Zeichenblattes wird ge-

öffnet.

- „Löschen“: das gewählte Zeichenblatt wird gelöscht.

- „Umbenennen“: das neue Zeichenblatt wird mit dem Namen „Zeichenblatt-n“ angelegt und kann mit

einem sprechenden Namen überschrieben werden. Zu beachten ist, dass der Name keine Leerstellen

enthalten darf. Es darf mit Sonderzeichen gearbeitet werden.

- „Seite einrichten“: u. a. ändern der Größe des Druckerpapiers, ändern der Seitenausrichtung (Hoch-

bzw. Querformat), im Register „Zeichenblatteigenschaften“ kann das Hintergrund-Layout gewählt wer-

den, falls dieses vom Standard abweicht.

- „Zeichenblätter neu ordnen“: mithilfe dieser Funktion kann die Reihenfolge der Zeichenblätter geändert

werden. Das gewünschte Zeichenblatt markieren und entscheiden, ob diese nach oben bzw. nach un-

ten verschoben werden soll. Mit „OK“ die Eingaben bestätigen.

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Die Zeichenblätter mit den Hintergrund-Layouts werden nicht angeboten, da diese immer als die

letzten Zeichenblätter (rechts im Zeichenblattregister) verankert sind.

5.1.3 Ändern der Ansicht mithilfe der Navigationstools Statusleiste

Es kann zwischen Vollbild (1), den Zoomregler (2), Zoom (3), die Schaltfläche „Zeichenblatt an aktuelles

Fenster anpassen“ (4), eine Schaltfläche zum Öffnen des Fensters „Verschieben und Zoom“ (5), sowie die

Schaltfläche für „Fenster wechseln“ (6) gewählt werden.

5.2 Registerkarte „Entwicklertools“

Standardmäßig wird die Registerkarte „Entwicklertools“ nicht angezeigt. Die Entwicklertools werden benö-

tigt, um den Namen des Shapes unter „Shape-Name“ aufrufen zu können. In der Registerkarte „Datei“ auf

die Funktion „Optionen“ gehen und „Menüband anpassen“ wählen. Unter „Menüband anpassen“ und unter

„Hauptregisterkarten“ das Kontrollkästchen „Entwicklertools“ aktivieren.

Um innerhalb der Zeichenblätter oder der Zeichnung von einem Shape zum nächsten zu springen, wird der

Name des Shapes benötigt. Nachdem das Shape markiert ist, unter Shape-Design den Shape-Namen wäh-

len.

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Visio vergibt automatisch bei der Erstellung

eines Shapes eine eindeutige (fortlaufende)

Bezeichnung. In diesem Fall „Benutzerdef.

4.43“.

Die ID wird oben im Dialogfeld „Shape-Name“

aufgeführt und kann nicht geändert werden.

Der Name des Shapes darf geändert werden.

Der Shape-Name wird für die Erstellung eines

Hyperlinks benötigt. Der Name dieses Shapes

wird als Sprungpunkt innerhalb der Zeichnung

oder eines anderen Zeichenblatts angegeben.

5.3 Hyperlink

5.3.1 Innerhalb eines Zeichenblattes

Mit der rechten Maustaste auf das Shape oder auf die Textbox klicken und „Hyperlink“ wählen. Die Dialog-

box öffnet sich. Für einen Link innerhalb eines Visio-Diagrammes bleibt das erste Eingabefeld „Adresse“

leer. Stattdessen wird „Durchsuchen…“ neben dem Feld „Unteradresse“ aktiviert.

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Als Erstes wird das Zeichenblatt

gewählt zu welchen verlinkt wer-

den soll. Hierfür auf den Aus-

wahlbutton klicken und das ge-

wünschte Zeichenblatt markie-

ren. Dann wird der Name des

Shapes eingetragen auf dem der

Link verweisen soll. Keine Einga-

be hat zur Folge, dass auf das

gewünschte Zeichenblatt ge-

wechselt wird, aber ohne jegli-

che Positionierung. Vorgegeben

wird der Anzeigemodus „Stan-

dardzoom“. Mit „OK“ die Einga-

be(n) speichern.

Aktiviert wird der Hyperlink mit

der Tastenkombination CTRL

(STRG) innerhalb des Shapes

und einem Klick auf die linke

Maustaste.

Das ein Link eingetragen ist, wird

durch eine kleine weiße Hand

angezeigt, wenn die STRG-Taste

gehalten wird.

5.3.2 Hyperlink Aufruf externe Adressen

Externe Adressen, z. B. Verweis auf Homepage oder einer anderen Internetadresse, werden neben dem Feld

„Adresse“ nach Aufruf der Dialogbox „Hyperlink“ eingetragen. Ist die Adresse bekannt, kann diese direkt

eingetragen werden oder unter „Durchsuchen“ gewählt werden:

• Internetadresse: Im Internet nach der gewünschten Homepage (Adresse) suchen. Diese wird auto-

matisch in den Dialog übernommen, ebenso wie die Beschreibung. Mit „OK“ speichern.

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Mit der rechten Maustaste den Dia-

log öffnen und „Hyperlink“ wählen.

Auf den Button „Durchsuchen…“

gehen und „Internet-Adresse“ su-

chen markieren.

Wenn die Adresse gefunden ist, zu-

rück in den Dialog wechseln. Auto-

matisch werden die Internet-

Adresse und die Beschreibung ein-

getragen.

Mit „OK“ den Dialog schließen.

• Lokale Datei: Der Explorer öffnet sich. Die gewünschte Datei auswählen. Anschließend mit „OK“ die

Eingabe(n) speichern.

5.3.3 Hyperlink als Navigationselement

Hyperlinks werden unter anderem dazu genutzt von einer Position in der Zeichnung zu einer anderen Positi-

on zu wechseln z. B. vom aktiven Zeichenblatt auf das nächste oder auf das vorhergehende. Hierfür werden

diese beiden Shapes genutzt:

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• Pfeil nach links: eine Seite zurückblättern

• Pfeil nach rechts: auf die nachfolgende Seite wechseln.

Anzugeben ist bei der Erstellung des Hyperlinks als „Unteradresse“ der Name des Zeichenblattes und der

Name des Shapes (falls bekannt).

Nachdem im Dialog „Hyperlink“

gewählt wird, über „Durch-

suchen….“ in den Dialog „Unter-

adresse“ wechseln.

Auf den „Dropdown-Button“ kli-

cken und alle Zeichenblätter wer-

den zur Auswahl angeboten. Das

gewünschte Zeichenblatt markie-

ren. Eventuell den Shapenamen

als Sprungpunkt angeben.

Mit zweimal „OK“ den Hyperlink

speichern.

5.4 Öffnen von Schablonen

Standardmäßig sind die Schablonen am linken Rand des Visio-Fensters verankert. Die Schablonennamen

stehen untereinander. Durch Markieren der jeweiligen Schablone werden diese aktiviert und die dazuge-

hörenden Shapes angezeigt.

Wird die Schablone „Standardflussdiagramm-Shapes“ nicht angezeigt wird unter „Weitere Shapes“, „Fluss-

diagramme“ und anschließend „Standardflussdiagramm-Shapes“ ausgewählt.

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5.5 Arbeiten mit dem Acrobat Reader

Standardmäßig wird die Adobe Acrobat PDFMaker-Symbolleiste unter Visio 2010 angeboten.

5.5.1 Voreinstellungen Acrobat PDFMaker

Generell unter „Voreinstellungen“ Acrobat Reader prüfen, ob „Alle Seiten der Zeichnung konvertieren“ ge-

setzt ist. Nur in diesem Fall werden alle Zeichenblätter in eine PDF-Datei zusammengefasst. Alternativ wird

immer nur die im Zeichenblatt aktive Zeichnung als PDF-Datei ausgegeben.

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5.5.2 Visio-Datei in Adobe PDF konvertieren

Um die benutzerdefinierte Einstellungen, durchsuchbaren Text, Hyperlinks, Lesezeichen und Kommentare zu

unterstützen ist es erforderlich diese über „PDF erstellen“ in der „Adobe PDF-Werkzeugleiste“ zu erzeugen

bzw. unter „Datei“ die Option „Als PDF speichern“.

Bevor mit der Konvertierung begonnen werden

kann, muss das Dokument (Zeichnung) gespeichert

werden. Die entsprechende Aufforderung wird ein-

geblendet.

Im Dialog das Feld neben „Dokument mithilfe des

Anwendungsdialogfelds speichern“ und als Datei-

typ „Zeichnung“ aussuchen.

In der Adobe PDF-Werkzeugleiste die Funktion „PDF

erstellen“ wählen.

Wenn die benutzerdefinierten Einstellungen für

Formen in die Konvertierung einbezogen werden

sollen, die Option „Benutzerdefinierte Eigenschaf-

ten einschließen“ markieren und mit „Fortfahren“

bestätigen.

Eine Markierung wird bei „Alle auf eine Ebene redu-

zieren“ gesetzt und mit „Fortfahren“ bestätigt.

Im nächsten Dialog werden die Optionen und Ein-

stellungen im Überblick angezeigt. Mit „Konvertie-

ren“ bestätigen, damit die Umsetzung erfolgt.

Zum Speichern zunächst den gewünschten Spei-

cherort wählen, den Namen für das Dokument ein-

geben und anschließend mit „Speichern“ bestäti-

gen. Das Visio-Dokument wird als PDF-Format kon-

vertiert und gespeichert.

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5.5.3 Acrobat PDFMaker nicht verfügbar

Es kann vorkommen, dass die Office-Anwendung manchmal automatisch Add-Ins als Schutzmaßnahme de-

aktiviert, wenn die Anwendung unerwartet geschlossen wird (eine Umschreibung für Systemabsturz).

Sollte die Registerkarte „Acrobat“ nicht (mehr) verfügbar sein kann wie nachfolgend beschrieben zur Aktivie-

rung des PDF-Maker Add-In vorgegangen werden:

• Unter „Datei“, „Optionen“ den Unterpunkt „Add-Ins“ (auf der linken Seite) wählen (1).

• Anschließend im Popupmenü „Verwalten“ unten im Dialogfenster den Eintrag „Deaktivierte Elemen-

te“ markieren (2) und anschließend „Gehe zu“ (3) anklicken.

• In der Liste der deaktivierten Elemente nach dem Acrobat PDFMaker Office COM Add-In suchen (4).

Ist der Acrobat PDFMaker Office COM Add-In in der Liste enthalten, diesen markieren und auf „Akti-

vieren“ und anschließend auf „Schließen“ klicken. Visio beenden und neu starten.

Wird der PDF-Maker nicht angeboten, erfolgt eine Suche im Windows Explorer nach der Datei

„PDFOfficeAddin.dll“ im Verzeichnis \Acrobat….\PDFMaker\Office. Hierzu wird empfohlen die Unter-

stützung von unserem Support in Anspruch zu nehmen.

6 Neues Prozessdiagramm in Visio erstellen

Zuerst öffnen Sie eine „Vorlage“ für den gewünschten Typ der Zeichnung. Eine Visio-Vorlage enthält soge-

nannte Mastershapes, die für einen bestimmten Typ von Zeichnungen benötigt werden.

Nachdem Visio gestartet ist erfolgt die Auswahl der Vorlage aus der Liste mit den Vorlagenkategorien. Der

Typ „Flowchart“ befindet sich unter „Flussdiagramme“.

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Nach der Wahl von „Standardflussdiagramm“ und der Bestätigung von „Erstellen“ wird ein neues Zeich-

nungsblatt geöffnet. Die Zeichnung soll im DIN A4-Format mit der Ausrichtung im Hochformat erstellt werden.

Eine Korrektur erfolgt über „Entwurf“ „Ausrichtung“ bzw. „Größe“ in der Menüleiste.

Vorlagen enthalten verwandte Shapes in Sammlungen, die „Schablonen“ genannt werden. Mit der Vorlage

Standardflussdiagramm wird beispielsweise die Schablone Standardflussdiagramm-Shapes geöffnet.

6.1 Was sind Shapes?

Shapes sind vorgefertigte Bilder, die auf das Zeichenblatt gezogen werden und stellen sozusagen die Bau-

steine des Diagramms dar. Das ursprüngliche Shape bleibt in der Schablone erhalten. Dieses ursprüngliche

Shape wird als „Master-Shape“ bezeichnet. Das Shape, das auf dem Zeichenblatt abgelegt wurde ist eine

Kopie vom „Master-Shape.

6.2 Was sind Schablonen?

Visio-Schablonen enthalten Sammlungen von Shapes, die jeweils gemeinsame Merkmale haben. So enthält

beispielsweise die Schablone „JMU-Shapes“ nur die Flussdiagramm-Shapes die in den Prozessdiagrammen

der Universität genutzt werden.

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