proyectos tecnológicos y la relación cliente/proveedor

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Lic. Gustavo Rodríguez Pintado, PMPPMI Montevideo - Uruguay

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Proyectos tecnológicos y la relación Cliente/Proveedor

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Alternativas de organizaciónCuestiones a considerarPor dónde empezar

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Personal de la empresa

Contratación total

Personal de la empresa + Contratación

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VentajasConocen la plataforma existenteConocen la organización y su culturaBrindarán soporte de primer nivel en el futuro cercano

DesventajasNatural “pereza”, “rechazo” o “resistencia al cambio”Debe capacitarse mucho antes de comenzarPoco tiempo por atención a eventos de producción

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VentajasConoce la tecnología a implantarMás sencillo trabajar sin interrupciones (sitio del cliente)Motivación por terminar rápido para cobrar (según contrato)

DesventajasNo conocen la infraestructura ni la organización de los datosNo conocen la cultura de la empresaNo tiene poder jerárquico en la organización para impulsar el cambio

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VentajasLas ventajas de una alternativa mitigan las desventajas de su opuesta -> Éxito

DesventajaLas desventajas de una alternativa se suman a las desventajas de la otra -> Fracaso

La diferencia de peso está en …El o los directores del proyecto

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¿Quién debe dirigir el proyecto?¿Qué metodología utilizar?¿Cómo organizar el proyecto (OBS)?¿Cómo confeccionar la orden de trabajo?¿Cómo hacer la Gestión de Riesgos?¿Cómo cumplir plazos?¿Cómo trabajar en equipo de modo Win/Win?¿Cómo organizar la comunicación?¿Cómo facilitar el cierre del proyecto?¿Cuáles son los errores más comunes?

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Dirección mixta

1 PMP del cliente

1 PMP del proveedor

Cada uno tendrá influencia sobre su gente

Se tendrá una visión completa, no parcial del proyecto

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Las empresas tienen su propia metodología (la base es el

PMBOK)

Acordar un lenguaje común

Acordar el proceso y plantillas a utilizar

Incorporar ambos logos en documentos y presentaciones

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Personal interno: tendencia a dejar “para después”

Personal externo: lo omitido está excluido

Colaboración: Documento acordado que acerca los

extremos. Prever tiempo de elaboración y acuerdo.

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Problema: No hay control directo del 100% del personal

Proyectos internos: tienden a dilatarse en el tiempo por la atención a trabajos diarios.

Proyectos externos: tienden a dilatarse en el tiempo por sobrecarga de técnicos atendiendo muchos clientes

La dirección de proyectos mixta es la que puede mantener un ritmo de trabajo sincronizado y constante.

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Se efectúan fuertes negociaciones para ahorrar al momento de comprar, pero:

Se sacrifican los costos de dirección de proyectosNo se controlan debidamente los costos internos

Prever fondo de reserva de dinero

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Estructura paralela, con dirección de proyecto compartida.

El director de proyecto no sea el experto técnico del

proyecto.

Comité de dirección a nivel gerencial con presencia de las

empresas para informar y resolver conflictos

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Muchas veces se cae en el error de pensar que un contrato o una orden de trabajo difusa y general es buena para la empresa cliente puesto que cree que frases como “y todo debe funcionar bien”.

El proyecto exitoso comienza con una buena redacción del contrato y de las ordenes de trabajo.

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Es necesario que proveedor y cliente manejen la gestión de riesgos en forma conjunta.

Cada parte tendrá la tendencia de ver y resaltar los riesgos de la contraparte y no los riesgos propios.

La visión conjunta y la elaboración de Planes de Respuesta a Riesgos serán pieza clave para alcanzar el éxito.

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Este es un tema normalmente problemático en las empresas. Cuando intervienen 2 o 3 empresas, el problema se extiende.

Armar el Plan de Comunicaciones y permitir la comunicación cruzada entre empresas.

Armar una lista única y completa de contactos.

Lograr una carpeta única con la documentación del proyecto, administrando los permisos de acceso.

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Es un error común no realizar una adecuada “venta” del proyecto hacia la interna de la empresa compradora.

Responder preguntas como:¿Cuál es la razón del proyecto?¿Porqué se contrata a la empresa X?¿Qué efectos tendrá en nosotros?

Intranet: Resolución de la dirección, equipo de trabajo, planificación realizada, explicación técnica del proyecto, explicación para usuarios, notificación de avances, preguntas frecuentes, etc.

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En la teoría estamos de acuerdo, en la práctica nos encontramos con directores, técnicos o usuarios cuyo objetivo no es el éxito del proyecto sino buscar defectos o errores y asignar culpas.

Los valores a cultivar son: Compromiso y Confianza

El aporte del Código de Ética (act in an honest and ethicalmanner …, … satisfay the scope and objectives …)

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Prever una garantía o soporte técnico para solucionar detalles que puedan aparecer a corto o mediano plazo.

Para apurar al proveedor: deben quedar pagos importantes para el final del proyecto.

Para apurar al cliente: con el compromiso inicial de la alta gerencia, brindando información continua a lo largo del proyecto (avances, dificultades y riesgos).

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Estamos en un excelente congreso, hay clientes y proveedores de varias ramas de la industria.

Aprovechemos al máximo las oportunidades de cooperación que les está ofreciendo PMI a través del PMI Tour Cono Sur y especialmente a través de PMI Capítulo Lima.

Making project management indispensable for business results.

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Lic. Gustavo Rodríguez Pintado, [email protected]

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Project Management InstituteCapítulo Montevideo - [email protected]. pmi.org.uy

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