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Brito oskarely, Salazar OrennluisTRANSCRIPT
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAMINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR
I.U.P. “SANTIAGO MARIÑOESCUELA 45
SEMESTRE 9no SECCION “S”CATEDRA GERENCIA INDUSTRIALPUERTO ORDAZ, EDO. - BOLÍVAR
Análisis del proceso productivo de la empresa “LACTEOS DE CALIDAD, C.A.”
Profesor: Autores: Alcides Cadiz Brito OkarelyC.I.:20.285.651
Salazar Orennluis C.I.: 20.222.321
PUERTO ORDAZ, ENERO DE 2014.
Índice
INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………
CAPÍTULO I………………………………………………………………………
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA…………………………………………….
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA COMPAÑÍA "LÁCTEOS DE
CALIDAD, C.A."…………………………………………………………………
CAPITULO II……………………………………………………………………...
DIAGRAMA DE PROCESOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE LA
COMPAÑÍA "LÁCTEOS DE CALIDAD, C.A."…………………………………
CAPITULO III……………………………………………………………………..
POLÍTICAS DE CONTROL DE LA EMPRESA………………………………..
POLÍTICAS DE CONTROL DE LOS DEPARTAMENTOS…………………..
CAPITULO IV……………………………………………………………………..
AUDITORIA EMPLEADO A LOS DEPARTAMENTOS DE LA COMPAÑÍA
“LÁCTEOS DE CALIDAD, C.A.”………………………………………………...
CAPÍTULO V……………………………………………………………………..
PROPUESTA DE CONTROL A LOS DEPARTAMENTOS DE LA
COMPAÑÍA “LÁCTEOS DE CALIDAD, C.A.”,…………………………………
CONCLUSIÓN……………………………………………………………………
BIBLIOGRAFÍA…………………………………………………………………...
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INTRODUCCIÓN
La explotación lechera en Venezuela se caracteriza por desarrollarse en
fincas pequeñas con mano de obra familiar, siendo la principal fuente de
ingresos sostenidos para las familias del área rural. Dentro de este contexto
la leche ha provisto de fondos familiares para la construcción de viviendas,
manutención familiar, los gastos de salud, educación a todos los niveles y ha
contribuido al desarrollo de otros sectores de la economía como el comercio,
la banca, el transporte y otros.
La producción de leche por la calidad de sus productos, presenta
niveles de competitividad en los mercados regionales de Centro y Sur
América, sin embargo, se ve afectada por los altos costos de producción
debido a los bajos niveles de productividad de las fincas y la falta de
incorporación de mejoras tecnológicas de manera integral, aunado a los
procesos de industrialización que restringen la recepción de leche a los
productores.
Visualizada la problemática de la leche, una de las vías de solución del
problema es contar con un medio que permita mejorar los procesos de
industrialización de la materia prima y acceder los mercados nacionales e
internacionales. Razones por las cuales, presentamos el Estudio Técnico y
de Mercado de leche y Productos Lácteos en compañía "Lácteos de Calidad,
C.A.", por esta razón el proyecto elaborado sirva como herramienta para la
toma de decisión en el proceso de diversificación de productos que ha
establecido con su nueva misión y visión esta Empresa.
CAPITULO I
DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
Antecedentes de la Investigación
A principios del mes de Octubre de 1980 se reunió un grupo de tres
personas emprendedoras para formar una compañía industrializadora de
productos lácteos con el fin de fabricar los productos derivados de la leche
que tradicionalmente producían en sus fincas, ya que en esta empresa fue
donde se originó la formación de conocimientos en productos lácteos de los
tres miembros iniciadores y fundadores de la compañía.
Las Palabras "Lácteos de Calidad, C.A." se eligió como nombre de la
empresa para asegurarse de que cumpla con el registro de elaboración de
productos de calidad tradicionalmente conocida por más de 30 años en la
planta que dio origen a los miembros fundadores de esta compañía.
El 27 de Noviembre de 1981 se firmó el acta constitutiva que dio origen
a la compañía "Lácteos de Calidad, C.A.". Lo anterior después de haber
localizado el terreno donde se edificarían las instalaciones de la compañía
era que tuvieran la facilidad de tener todos los servicios necesarios y la
disposición de tener recursos humanos que fueran de la misma zona para
cumplir a la vez con una misión social como lo es crear fuentes de trabajo.
Actualmente se elaboran quesos de varios tipos, mantequilla,
margarinas de varios tipos, yogurt natural y de cuatro sabores, así como
crema de excelente calidad, el cual día a día se producen variados artículos
que terminan siendo de primera necesidad para el consumidor.
Visión
Somos una empresa altamente comprometida con la
internacionalización de la producción del sector y de las actividades
complementarias para el desarrollo social y económico de los asociados y las
regiones donde realizamos gestión con procesos innovadores, cumpliendo
los más estrictos estándares de calidad, productividad y competitividad para
satisfacer las necesidades de nuestros clientes en los mercados nacionales e
internacionales.
Objetivo General
Producir queso y algunos de sus derivados lácteos que satisfagan las
necesidades del consumidor, e identificar Claramente el gusto del
consumidor de queso.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Realizar un diagnóstico del sector y conocer las exigencias y
obligaciones de ingreso al mercado del queso a nivel nacional.
Identificar y segmentar el mercado objetivo para la venta del queso.
Clarificar claramente Oferentes, Demandantes y Competencia en el
mercado Objetivo.
Formular estrategias de mercado que permitan el ingreso y
posicionamiento en el mercado del queso.
Metas
A corto plazo y para conveniencia de la empresa Láctea “La Cantina,
incrementar las ventas en un 3% bimestral, logrando así una primera
fase de estabilidad económica.
A mediano plazo aumentar en un 15% el nivel de venta promedio para
fortalecer la compañía "Lácteos de Calidad, C.A.".
A largo plazo, incrementar el precio anual en un 10% y consolidar la
compañía "Lácteos de Calidad, C.A.". posesionándola en el mercado.
Valores Corporativos
Solidaridad: Nos sentimos comprometidos con el acontecer de La
Cooperativa y asumimos que nuestras acciones afectan a los demás.
Participación: Somos una organización democrática, donde cada
asociado tiene incidencia en la toma de decisiones e igualdad de
oportunidades.
Equidad: Facilitamos el desarrollo integral del asociado y su familia,
mediante la distribución justa e imparcial de los beneficios
cooperativos.
Honestidad: realizamos todas las operaciones con transparencia y
rectitud.
Lealtad: Somos fieles a la compañía "Lácteos de Calidad, C.A.".y
buscamos su desarrollo y permanencia en el tiempo.
Responsabilidad: Obramos con seriedad, en consecuencia con
nuestros deberes y derechos como asociados, acorde con nuestro
compromiso con La Cooperativa.
Respeto: Escuchamos, entendemos y valoramos al otro, buscando
armonía en las relaciones interpersonales, laborales y comerciales.
Mística: Realizamos nuestro trabajo bien desde el principio, con la
convicción de entregar lo mejor.
Confianza: Cumplimos con lo prometido al ofrecer los mejores
productos y servicios a un precio justo y razonable.
Trabajo en Equipo: Con el aporte de todos los que intervienen en los
diferentes procesos de La Cooperativa buscamos el logro de los
objetivos organizacionales.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA COMPAÑÍA
"LÁCTEOS DE CALIDAD, C.A.".
CAPÍTULO II
DIAGRAMA DE PROCESOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE LA
COMPAÑÍA "LÁCTEOS DE CALIDAD, C.A.".
Presidencia
Vicepresidencia
Asesoría Legal
Auditoria interna
Gerencia Administrativa y Finanzas
Gerencia de Capital Humano
Gerencia de Comercialización
Gerencia de Sistema
Gerencia de Mantenimiento
CAPÍTULO III
POLÍTICAS DE CONTROL DE LA EMPRESA
Entre las políticas más resaltantes de la empresa tenemos:
1. Ordenamiento y control integrado de los aspectos ambientales de la
empresa.
2. Aumento en la eficiencia de las operaciones.
3. Reducción de los costos.
4. Facilitación del cumplimiento de las regulaciones vigentes.
5. Mejora de la imagen pública.
6. Acceso a mercados ambientalmente exigentes.
7. Reducción de los riesgos ambientales.
8. Mejora de las relaciones con las autoridades y la comunidad.
POLÍTICAS DE CONTROL DE LOS DEPARTAMENTOS
Departamento de la Presidencia
El Departamento de Presidencia es responsable de la gerencia de la
compañía. El Presidente toma decisiones con el mejor interés de los
accionistas de la empresa en mente.
Entre las políticas del Departamento de la Presidencia tenemos:
Garantiza que las personas que supervise comprendan sus
responsabilidades según el Código y otras políticas de la Empresa.
Crea oportunidades para analizar con los empleados el Código y
reforzar la importancia de la ética y el cumplimiento.
Crea un ambiente donde los empleados se sientan cómodos al
presentar inquietudes sin temor a represalias.
Valora las conductas en relación con el Código y otras políticas de la
Empresa cuando se evalúe a los empleados.
Nunca fomentar o dar órdenes a los empleados para que logren
resultados comerciales a expensas de una conducta ética o
cumplimiento con la ley.
Actuar siempre para impedir violaciones a la ley por parte de quienes
estén bajo su supervisión.
Departamento de la Vicepresidencia
El departamento de la Vicepresidencia sirve como de intermediario
entre los trabajadores y la Presidencia. El vicepresidente de la empresa
“Lácteos de Calidad, C.A.” tiene una política de puertas abiertas y buen
oyente. Tomando en consideración la información de las suministradas por
los otros departamentos, el Vicepresidente toma decisiones de política de
bajo nivel y actúa como un líder para los empleados y supervisores para que
vean en ellos ayuda y consejos a diario.
El Vicepresidente de la compañía “Lácteos de Calidad, C.A.” a menudo
se posiciona segundo en la estructura jerárquica de la compañía. El único
empleado que por lo general tiene un puesto inferior al del Presidente. El
Vicepresidente toma las decisiones de las políticas junto con el Presidente y
lo aconseja y le da su opinión también. La persona en este puesto tiene la
responsabilidad de asumir la Presidencia si algo le ocurre al Presidente de la
compañía.
Asesoría Legal.
La Asesoría Legal de la compañía “Lácteos de Calidad, C.A.” es muy
importante porque cuenta con un servicio de asesoramiento jurídico que les
ayuda a resolver los conflictos legales que puedan ir surgiendo, no sólo con
sus trabajadores sino también con los clientes, proveedores o
Administraciones Públicas.
La compañía “Lácteos de Calidad, C.A.” con su propio departamento
jurídico, que en vez de surgirle un gran coste le proporciona una inversión.
Las políticas del Departamento de Asesoría Legal de la compañía
“Lácteos de Calidad, C.A.” influye en lo siguiente:
Derecho Mercantil
El Asesor Legal ayuda con todos los trámites necesarios para las
modificaciones estatutarias, las ampliaciones o reducciones de capital.
También se encarga de la gestión de cobros, adoptando las acciones
necesarias para conseguir que la empresa cobre las cantidades que se le
adeudan.
Derecho Administrativo
En este caso se encarga de lo relacionado a las autorizaciones,
concesiones administrativas y licencias necesarias para que la empresa
pueda desarrollar su labor. Además, en función de la actividad el profesional
deberá informar de las actuaciones que ésta puede y no puede realizar para
evitar sanciones administrativas. En caso de que llegara a iniciarse un
expediente sancionador, el asesor también tendría que ocuparse de la
defensa.
Derecho Laboral y Seguridad Social
En el área de Derecho Laboral y de la Seguridad Social, el Asesor
Legal presta su asesoramiento en todo lo relativo a la celebración y extinción
de contratos, negociación con sindicatos, tramitación de permisos de trabajo
para trabajadores, asistencia letrada en los procesos seguidos ante los
órganos de la jurisdicción social.
Por tanto podemos concluir que para la compañía “Lácteos de Calidad,
C.A.” en general es muy beneficioso contar con un asesor legal. A priori
puede parecer un gasto extra, pero con la asistencia de este departamento
será mucho más fácil que se pueda ahorrar grandes cantidades de dinero
accediendo a subvenciones y evitando sanciones que podrían ser de una
cantidad elevada.
Auditoria interna
Las políticas principales del Departamento de Auditoría Interna son:
a) Coordinar auditorias sobre los registros, controles, procedimientos
contables, financieros, presupuestarios y administrativos de la
compañía “Lácteos de Calidad, C.A.” y evaluar que se realicen
correctamente, de acuerdo a las normas institucionales y de auditoría
generalmente aceptadas.
b) Controlar e informar a las autoridades superiores, las actividades o
situaciones anómalas que se presenten y recomendar las acciones a
seguir.
c) Fiscalizar que la ejecución de los programas que cubre la compañía
“Lácteos de Calidad, C.A.” tengan procesos y controles
administrativos adecuados, a costos razonables.
d) Apoyar técnicamente en materia de su competencia a las autoridades
superiores de la compañía “Lácteos de Calidad, C.A.”, a fin de permitir
que la toma de decisiones sea adecuada y oportuna para alcanzar los
objetivos y metas.
e) Efectuar estudios técnicos que permitan dinamizar la administración
financiera de la compañía “Lácteos de Calidad, C.A.”, a fin de lograr la
optimización de los recursos institucionales.
f) Colaborar con la Contraloría General de Cuentas en la función
fiscalizadora de la compañía “Lácteos de Calidad, C.A.” y proporcionar
la información que autorice la Gerencia.
g) Evaluar los sistemas y procesos, con criterio objetivo e imparcial, con
el fin de que contribuyan al mejoramiento continuo de la
administración de la compañía “Lácteos de Calidad, C.A.”.
h) Definir las actividades para cada ejercicio fiscal en un Plan Anual de
Auditoría, (PAA), que será elaborado de acuerdo a los objetivos,
políticas, prioridades institucionales y lineamientos establecidos dentro
del Sistema de Auditoria Gubernamental (SAG).
i) Fiscalizar, vigilar y controlar permanentemente todas las actividades,
operaciones y servicios de la compañía “Lácteos de Calidad, C.A.”,
para sancionar de acuerdo a las leyes y reglamentos cuando se
incumpla alguna norma.
j) Llevar un flujo de información adecuado con los Departamentos de
Inversiones y Contabilidad, para revisar adecuada y periódicamente
las operaciones desarrolladas por cada uno de ellos, con la finalidad
de verificar que la información financiera sea confiable y oportuna.
k) Velar y proteger los intereses de la Institución en negociaciones
financieras con otras entidades, para que se cumplan con las
obligaciones por parte de terceros e informar oportunamente a la
Dirección General de Auditoria
Gerencia Administrativa y Finanzas
Entre las Políticas del Departamento de Administración y Finanzas
ofrecen:
Política de estructura de costos
Se trata de minimizar el costo sin resignar la calidad.
Política de precios
Es muy importante la calidad de la leche que está relacionada
directamente con el precio, el cual debe ser una variable a largo plazo. Para
ello se requiere de una orientación hacia el mercado y considerar
específicamente como los consumidores desarrollan las percepciones de
valor. Entre los factores más importantes para fijar el precio se encuentran
los costos. El objetivo principal al fijar el precio son los beneficios, que se ven
frenados por el incremento de las presiones de la competencia y cambios en
el poder adquisitivo de los compradores.
Gerencia de Capital Humano
Entre las políticas del Departamento de Capital Humano tenemos:
Política de la fuerza de preventa
La planificación de ventas implica un análisis permanente del verdadero
potencial de cada zona. Otro aspecto fundamental consiste en función del
potencial de cada zona
Agregar vendedores
Reducir vendedores
Reasignar vendedores especiales a cuentas clave
Planificar la capacitación de vendedores
Planificar el discurso de ventas
Planificar el material de soporte a la gestión de ventas.
La fuerza de ventas para que realmente sea “una fuerza” competitiva
debe sustentarse en el concepto de equipo, lo que implica algunos aspectos
vitales, tales como:
La fijación de objetivos factibles
La fijación de objetivos equitativos
La permanente comunicación vertical y horizontal
El conocimiento por parte de todo el equipo de:
La visión y misión de la compañía “Lácteos de Calidad, C.A.”.
El producto / servicio vendido
Las áreas internas de la compañía “Lácteos de Calidad, C.A.” que
afectan su gestión
Política de ascensos y sanciones
En todos los casos existen premios, recompensas y castigos basados
en la actual legislación. La sanción tiene diferentes momentos, va desde un
apercibimiento, un llamado de atención una suspensión hasta un despido. De
igual manera, las personas cumplidoras, de buen desempeño laboral y
potencial de crecimiento pueden llegar a ascender en jerarquía adquiriendo
nuevas posiciones.
El rendimiento del personal es evaluado cada seis meses mediante la
llamada “evaluación de desempeño”, donde cada jefe toma en cuenta
distintos aspectos y parámetros como la dedicación al trabajo, capacidad de
decisión, etc. Esta evaluación es cargada informáticamente y analizada para
futuros ascensos.
Como así también se observa claramente el enfoque de la
administración científica, originado por Taylor, en el diseño del trabajo de
cada puesto se enfatizan la estandarización, la especialización y la
simplificación de actividades para maximizar la eficiencia productiva. Este
enfoque resulta en la mayor especialización de los puestos de trabajo, tanto
en la dimensión horizontal como vertical.
Capacitación y entrenamiento formal:
En lo que refiere a la formación, la experiencia exigible no es un factor
exigido en forma absoluta. La compañía “Lácteos de Calidad, C.A.” es
consciente que no todas las empresas trabajan con equipamiento de alta
tecnología y en la formación académica de sus empleados, la empresa toma
estas consideraciones y nivela a los empleados que se incorporan , a través
de programas de capacitación.
La compañía “Lácteos de Calidad, C.A.”, está desarrollando un
programa de capacitación con 80 cursos diferentes con el objeto de cubrir
necesidades existentes con la producción y procesamiento de la leche. Es
una decisión estratégica, eficientizar a la organización en pos de sus
objetivos.
La instrumentación del programa se lleva acabo por medio de la
realización de cursos internos (utilizando recursos propios e instructores de
la compañía “Lácteos de Calidad, C.A.”); externos (contratando empresas
idóneas en función de los temas en cuestión).
Además, la compañía “Lácteos de Calidad, C.A.” cuenta con una
estructura de perfiles de puestos, aunque no esta implementado para toda la
compañía. Hay puestos que son estratégicamente claves y son los que están
definidos los perfiles.
En cuanto a los aspectos positivos que se pueden destacar en función
de los requerimientos de la compañía, muchas personas que se presentan a
búsquedas laborales durante sus estudios, y esto es muy valorado por la
Compañía “Lácteos de Calidad, C.A.”.
Gerencia de Comercialización
Para la compañía “Lácteos de Calidad, C.A.”, los canales de
distribución conforman uno de los públicos más importantes porque son los
intermediarios o el nexo entre la empresa y el consumidor final. Dicho público
es el que se encarga de la venta y distribución de los productos que
comercializa la empresa.
Los canales de distribución son tres:
Canal tradicional (negocios pequeños)
Canal intermedio (autoservicios y mercados barriales)
Grandes cuentas (supermercados e hipermercados - grandes bocas
de expendio). Estos últimos son los que cuentan con la mejor
infraestructura para comercializar toda la gama de productos de la
empresa, además de vender el gran volumen de la producción.
Gerencia de Sistema
La tecnología y el cuidado del medio ambiente
Conscientes de la problemática ambiental de nuestros días, refleja el
respeto por el medio ambiente incorporando a su estructura productiva,
dentro del Departamento de Higiene, Salud y Ambiente, todos los temas
vinculados con la temática ambiental, de manera de poder coordinar todas
las acciones necesarias para garantizar que la actividad productiva se
desarrolle generando el mínimo impacto posible sobre el medio ambiente.
La gestión ambiental de la empresa se centra fundamentalmente en el
cumplimiento de los estándares de las normativas vigentes en nuestro país,
contando para el logro de estos objetivos con distintas herramientas y
programas, entre ellos: sistema de tratamiento por lagunas de estabilización
biológica en todas sus plantas, con controles y monitoreo permanentes de
los efluentes líquidos que ingresan y egresan de dicho sistema, posibilitando
así el surgimiento del efluente desde su origen, el sector productivo.
Gestión de residuos sólidos.
Lo que permite la clasificación de los mismos según sus características,
posibilitando así su adecuado tratamiento y/o disposición final, buscando la
optimización de resultados más allá de lo exigido por la legislación.
Identificación y adecuado tratamiento de los residuos semisólidos.
Control y monitoreo de los efluentes gaseosos.
La política empresarial suma a estas actividades la constante ambición
de incorporar tecnología de última generación a sus procesos productivos,
posibilita una mayor eficiencia energética al aprovechar el recurso hídrico
para su reutilización y la incorporación de la metodología de producción
“pared con pared “en el proceso de leche estéril, favoreciendo aspectos
ambientales como la menor emisión de efluentes gaseosos.
Gerencia de Mantenimiento
En el departamento de Mantenimiento obtenemos las siguientes
políticas:
Control de Riesgos
Los mayores riesgos en plantas elaboradoras de lácteos se pueden
imputar a las siguientes fuentes:
Altas temperaturas.
Sistemas de iluminación insuficientes o mal diseñados.
Ventilación insuficiente.
Fallas en los equipos, procesos u operaciones como:
Escapes de amoniaco en la sala de compresores.
Filtraciones o derrames de soluciones cáusticas.
Manejo de cargadores.
Gases provenientes de las operaciones de soldadura.
Ingreso e inspección de espacios confinados.
Riesgos de incendio.
Almacenamiento y uso de substancias tóxicas y peligrosas.
Para reducir las probabilidades de ocurrencia de accidentes se pueden
adoptar las siguientes medidas, además de las señaladas más arriba para el
manejo de materiales peligrosos:
1. El uso de un código de conducta que norme los procedimientos
relativos al manejo de cargadores, al apilamiento y movimiento de
materiales y el entrenamiento de los conductores.
2. La realización de un sistema de procedimientos y el entrenamiento de
los operadores a cargo de las operaciones de mantención e
inspección de las áreas y estanques confinados.
3. El establecimiento y ejecución de auditorías para determinar los
límites de inflamabilidad de los materiales normalmente almacenados
en planta.
CAPITULO IV
AUDITORIA EMPLEADO A LOS DEPARTAMENTOS DE LA COMPAÑÍA
“LÁCTEOS DE CALIDAD, C.A.”
Estos profesionales comprenden grupos ajenos a las instituciones,
quienes presentan informes, emiten dictámenes sobre la situación contable si
presenta o no con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptadas.
Auditoría Interna. Es una actividad de evaluación independiente
establecida dentro de una Organización para examinar y evaluar sus
actividades como un servicio para la Organización.
Alcance. Comprende el examen y evaluación del sistema de Control
Interno de la Organización:
1. Revisar la confiabilidad y la integridad de la información financiera y
de las operaciones y el medio utilizado para identificar, medir,
clasificar y reportar esa información.
2. Revisar los sistemas establecidos para garantizar el cumplimiento de
esas políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones que
podrían tener un impacto significativo sobre las operaciones y los
informes y determinar si la organización los está cumpliendo.
3. Revisar los medios de protección de Activos y verificar la existencia
de los mismos, cuando sea necesario.
4. Evaluar la economía y la eficiencia con la cual se emplean los
recursos.
5. Evaluar operaciones o programas para asegurar si los resultados son
consistentes con los objetivos y las metas establecidas, y si las
operaciones o programas se están realizando en la forma planificada.
.
Evaluación de Control Interno
Técnicas a Utilizar.
Evidencia física
Examen físico. Ver la evidencia física de un Activo “Lácteos de
Calidad, C.A.”, es decir realizar un examen físico de Planta y Equipo.
Observación. Ver la actividad de un cliente, observación de los
procedimientos de realización de Inventarios de cliente.
Representación de terceros.
Confirmación. Obtener y evaluar una respuesta de un deudor,
acreedor en respuesta de una solicitud de información sobre una
cuenta particular que afecta los Estados Financieros, realizando la
confirmación de los Estados Financieros.
Evidencia Documentaria.
Rastreo o seguimiento. Establecer la totalidad del procesamiento de
una transacción “Lácteos de Calidad, C.A.”. Siguiendo el trayecto de
una transacción hasta el final, a través de los registros de Contabilidad
(comparar información sobre informes de recibo con el Diario de
Compras)
Comprobantes. Establecer la existencia u ocurrencia de transacciones
registradas siguiendo una transacción hacia atrás con documentos de
soporte a un siguiente paso de procesamiento, también conocido
como seguimiento hacia atrás, ( comparar transacciones de compra
registradas en el Diario de Compras con evidencia de soporte, como
facturas, cheques pagados e informes de recibos).
Inspección. Leer o revisar punto por punto un documento o registro los
términos examinar, leer, revisar, y escáner se utilizan para describir la
técnica de inspección,
Conciliación. Establecer un acuerdo entre dos registros (Libro Bancos,
y el Estado de Cuenta) llevados independientemente, pero
relacionados, conciliar la cuenta de Mayor General, efectivo en
Bancos con el extracto Bancario.
Cálculos.
Re ejecución. Repetir la actividad de un cliente. Esto puede incluir
operaciones como sumas (comprobar el total de una columna vertical
de cifras) y prolongar o extender, recalcular mediante multiplicación
(recalcular el gasto de depreciación).
Relaciones recíprocas de información.
Procedimientos analíticos. Evaluaciones de información financiera
hechas por un estudio de relaciones esperadas entre información
financiera y no financiera, comparación de las razones financieras
durante el año.
Declaraciones del cliente.
Indagaciones. Preguntas dirigidas al personal apropiado del cliente.
(Pregunta al contador sobre la separación o división de funciones para
las transacciones de recibo de efectivo).
Registró de Contabilidad.
1. Comparaciones. Confrontar sumas de diferentes registros internos,
comparación del total de la cuenta de control de Cuentas por Cobrar
con el total del Mayor Auxiliar de Cuentas por Cobrar.
Presupuesto de Tiempo.
El tiempo la para la ejecución del trabajo es de 12 meses.
Papeles de trabajo de auditoría financiera interna al 31/12/20.13.
Balance general al 31/12/2013.
Estado de resultados al 31/12/2013
Programa de Trabajo
1. Obtener un detalle de las cuentas que componen este epígrafe y
cuadrar con mayor.
2. Comprobar los sistemas de Control Interno y buscar razonabilidad de
la clasificación de las Cuentas a Cobrar entre largo y corto plazo en
base a sus vencimientos.
3. Comprobar sus saldos con la cuenta detalle del mayor, investigando
diferencias en su caso
4. En función de la cifra de importancia relativa determinada para la
entidad y para este área de los Estados Financieros, seleccionar los
saldos a cobrar más significativos, saldos acreedores y otros no
demasiado importantes para su confirmación.
5. Enviar el extracto de cuenta de los clientes seleccionados solicitando
la confirmación del mismo o en su caso la aclaración a las posibles
diferencias preparar un papel de trabajo para controlar estos envíos.
6. Para aquellos clientes que no hayan contestado a la primera petición
realizar un segundo envío donde se diga segunda petición
7. Realizar revisiones analíticas más significativas sobre índices con
relación a los cobros de la deuda.
Informe a gerencia
Compañía “Lácteos de Calidad, C.A.”
Presente:
De mi consideración
He procedido a revisar la información contable del Estado de Situación
General y Estado de Resultados y Sistemas de Controles Internos de la
compañía “Lácteos de Calidad, C.A.”, Correspondiente al ejercicio
económico 2014.
El propósito del examen fue determinar debilidades en la situación de
Control Interno en los ciclos y áreas más significativas con el propósito de
emitir recomendaciones que permitan una seguridad razonable en las
cuentas contables y procesos administrativos el trabajo se realizó
cumpliendo los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptadas.
En términos generales el Sistema de Control Interno implantado en la
compañía “Lácteos de Calidad, C.A.”, es razonable sin embargo debo
destacar una serie de debilidades sobre las que se recomendaría se apliquen
medidas correctivas.
Caja Bancos
Conclusiones.
La Empresa no tiene un fondo de caja para el uso de gastos pequeños,
no existe una política adecuada para la cuenta caja, debido a que el dinero
en efectivo, recibido de las ventas del día son tomadas en ocasiones
seguidas por la Ing. Noemí Mena para cubrir gastos personales, por esta
razón no existe una persona encargada en la recepción del dinero para evitar
faltantes y posteriormente sean descontados de su salario La Contadora es
quien hace notar estos faltantes por el sistema de facturación, cuando recibe
los comprobantes de depósito.
No existe un proceso o política para la recepción de cheques, al
momento de ingresar un cheque por los clientes se sellan los comprobantes
de retención del cliente y el cheque se lo deja en el cauter a la vista de todos
y es depositado al siguiente día. La Contadora espera el comprobante de
depósito para dar de baja el Estado de Cuenta de la Factura del cliente.
Recomendaciones
Se recomienda crear un fondo de caja; para gastos menores, buscar
una estrategia para separar las cuentas personales de la Compañía crear un
Manual de procedimientos para la recepción de cheques, como política la
Compañía deberá tener personal estable que se responsabilice del efectivo
que ingresa por facturas y pagos en cheques, también se recomienda
realizar Arqueos de Caja sorpresivos.
Se recomienda habilitar el armario aéreo por la seguridad que presta y
la llave se entregué bajo responsabilidad.
Inventarios
Conclusión
La cuenta Inventarios permite emitir un informe sobre su Control Interno
razonable de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados, sin embargo el control interno de la cuenta inventarios no permite
cumplir con requerimientos como la toma física de inventarios que en
muchas ocasiones no cuadran de acuerdo con la Contadora, esto se debe al
requerimiento del programa contable de actualizar datos mensualmente,
cuenta con instalaciones adecuadas para almacenar productos químicos, el
sistema para realizar Inventarios es mensualmente , cuando ingresa un
producto es verificado con la factura de compra, cuando se realizan los
Inventarios son con personas ajenas a la custodia .
Recomendación
Realizar un Manual de Procedimientos para la Cuenta Inventarios,
realizar impresiones de Inventarios valorados como de existencia física
realizar un archivo en forma de memorias y conocer los movimientos de los
mismos.
Seleccionar un Bodeguero quien se encargué del mantenimiento de
productos que realice controles de calidad en los productos de envasado.
Obligaciones e impuestos por cobrar
Conclusión
De acuerdo a los papeles de trabajo las cuentas tienen un sistema de
Control Interno por parte del contador dentro del programa informático
presentan razonablemente de acuerdo a los principios de contabilidad
generalmente aceptados, sin embargo no existe respaldos impresos de los
movimientos de impuestos por parte de la Contadora.
Recomendación
Se recomienda crear un archivo o carpeta e imprimir mensualmente los
movimientos de impuestos pagados mantener permanentemente actualizada
las plantillas de retención y realizar cálculos aritméticos en períodos de
tiempo.
Activos Fijos
Conclusiones
La compañía “Lácteos de Calidad, C.A.”, como parte de su gestión de
control de la cuenta de Activos no realiza conciliaciones ni confirmaciones
periódicas de los saldos amortizados de los Activos.
La falta de un reporte detallado de los Activos de la Empresa, evita
realizar constataciones físicas, verificar el estado del Activo y realizar su
seguimiento; los bienes de los dueños aún están mezclados con los de la
Compañía.
No se tiene constancia de ningún inventario físico de los elementos del
Activo Fijo que tiene la compañía “Lácteos de Calidad, C.A.”, por el cual se
confirman los bienes contabilizados como Activos Fijos en los Estados
Financieros.
La Razón Liquidez en la compañía “Lácteos de Calidad, C.A.”, tiene un
respaldo de $ 4.99 dólares por cada dólar de deuda a corto plazo.
LA Prueba de ácido nos permite establecer la capacidad que tiene la
Compañía para pagar obligaciones a corto plazo sin depender de las ventas
de sus inventarios es decir que tiene $ 2,53 dólares por cada dólar de deuda.
El capital de trabajo con el que se trabajó en el año 2013 la compañía
“Lácteos de Calidad, C.A.”, es de 61.551.12 dólares el cual cubren
obligaciones y demandas para el año 2014.
Recomendaciones
Es necesario realizar un informe detallado de todos los Activos Fijos de
la Compañía, nivel de depreciación actual conjuntamente con La Contadora y
el Gerente General, para obtener un valor real y oportuno.
Es necesario que la compañía “Lácteos de Calidad, C.A.”, realice un
Inventario físico de los elementos considerados como Activos Fijos y
conciliarlos, Este Inventario conviene realizarlo cada año siempre y cuando
se tengan actualizados y conciliados con contabilidad.
Cuentas y documentos por pagar
Conclusión.
La compañía “Lácteos de Calidad, C.A.”, procede a liquidar sus deudas
mediante la emisión de cheques al portador supuestamente porque así lo
solicitan los mismos.
La emisión de cheques al portador da lugar a asumir máximos riesgos,
principalmente por el posible cobro del mismo por personas diferentes a los
destinatarios.
Los días promedio de plazo para cancelar a los clientes son de
74.94.días
Valores tomados de activo corriente y pasivo corriente.
Recomendaciones
Es conveniente que las facturas de proveedores que se vayan
liquidando se vayan cancelando mediante un sello de pagado.
Se recomienda que los cheques se envíen, escritos a máquina o
impresos, con la característica de cruzado escrito entre dos líneas, y de esta
forma solo sea cobrado mediante depósito bancario.
Realizar pruebas de muestreo emitiendo cartas a nuestros proveedores
confirmando saldos, realizar reportes mensuales de cuentas por pagar y
archivar como memorias de la Compañía para algún estudio posterior.
Obligaciones e impuestos por pagar
Conclusión
Los Impuesto por Pagar se encuentran respaldados adecuadamente, la
compañía “Lácteos de Calidad, C.A.”, tiene absoluto cuidado en lo referente
a Impuestos y Obligaciones con el estado, se encuentran debidamente
registradas en todas las compras y ventas se procede de igual manera de
acuerdo a lo dispuesto por el SRI
Recomendación.
Es necesario realizar reportes impresos y ponerlos en conocimiento de
Gerencia verificar la sumatoria y documentos físicos, como muestreo, el
programa emite automáticamente el resultado..
Capital Social
Conclusión
El Ing. Ángel está constituido como Accionista mayoritario con el 98%
de Acciones los dos Accionistas restantes con 1% cada uno.
Recomendación
Realizar Asambleas Generales por lo menos 2 veces al año y emitir
un informe de la situación financiera de la Empresa, nuevas proyecciones, y
planificaciones a los Accionistas.
Egresos
Conclusión
Costo de producción y ventas, las compras que realiza la compañía
“Lácteos de Calidad, C.A.”, se encuentran a cargo de la Ing. Noemí, pero no
existe un sistema de control para las compras cuando se realiza una compra
el único respaldo que se tiene es la factura del proveedor, las constataciones
de la mercadería recibida son solo constatación con la factura.
Recomendación
Se recomienda que las compras y los pedidos de compras queden
registradas en documentos, no solo basarse en las facturas o en el
programa, de este modo se realiza un Control Continuo de inventarios.
Es necesario crear un manual de Control Interno de compras
CAPÍTULO V
PROPUESTA DE CONTROL A LOS DEPARTAMENTOS DE LA
COMPAÑÍA “LÁCTEOS DE CALIDAD, C.A.”,
Estrategias y jerarquía de prevención de la contaminación
Las actividades involucradas en un Plan de Prevención son aquellas
que apuntan a evitar la generación de cargas hidráulicas y contaminantes,
más allá de lo estrictamente indispensable; por lo tanto, guardan relación con
la conservación de agua y energía y la optimización de los procesos y
operaciones.
Las estrategias a implementar para reducir la generación de
contaminantes siguen un camino jerárquico, en el sentido que los problemas
se atacan de acuerdo al siguiente orden:
Minimización en el origen.
Uso de tecnología de producción más avanzada y más limpia.
Reusó y reciclaje internos.
Tratamiento y disposición.
Control de procesos, eficiencia y prevención de la contaminación
En el caso de las plantas lecheras, se sugieren las siguientes medidas,
asociadas a mejoras en las operaciones y prácticas de gestión.
1. La definición, por parte de la gerencia, de una política de prevención
clara y el compromiso de implementarla.
2. La adopción de un programa continúo de prevención y de
capacitación, para concientizar a todo el personal de la planta con
respecto a los alcances, técnicas y consecuencias de tal programa.
3. La creación de un Comité de Prevención, con suficientes atribuciones
para proponer y efectuar cambios.
4. Introducción de un sistema de gestión ambiental
5. Mejoramiento continuo de los equipos, métodos de trabajo y sistemas
de monitoreo y control de los procesos productivos.
6. Instrucciones a los operadores de planta, acerca del correcto manejo
de los equipos.
7. Mantenimiento de las tinas, estanques y tuberías en buenas
condiciones para eliminar o minimizar filtraciones o goteos a través de
los empalmes, empaquetaduras, sellos, etc.
8. Reparar o reemplazar todos los equipos y partes desgastadas u
obsoletas, incluyendo válvulas, fittings y bombas.
9. .Asegurarse que los estanques de los camiones sean vaciados
completamente antes de desconectar las mangueras.
10. Evitar la permanencia de los camiones por más de una hora, si es
posible, para evitar la formación de crema que termina adhiriéndose a
las paredes del camión.
11.Monitorear las boquillas de llenado para asegurarse que todos los
contenedores sean llenados a su correcta capacidad de acuerdo a la
temperatura reinante durante la operación.
12.Poner especial énfasis en el manejo y traslado de todos los productos
y contenedores.
13.Segregación de las corrientes contaminantes.
14.Recirculación de las aguas de enfriamiento.
15.Previo al lanzamiento de un nuevo producto al mercado, analizar
factores de eficiencia ambiental y de uso de recursos (materiales y
energía) mediante un proceso de “ecodiseño”.
Posibilidades de tecnologías de producción más avanzadas y más
limpias
1. Desarrollar balances de material, con el propósito de estimar los flujos
de desechos y emisiones, identificar los puntos de generación de
pérdidas y reemplazar o modificar los equipos defectuosos.
2. Control estricto de la temperatura de las superficies de enfriamiento,
con el fin de evitar congelamientos que pueden ocasionar pérdidas de
los productos.
3. Instalar controles de nivel de líquidos con detención automática de
bombas, alarmas, etc.
4. Integración energética, mediante la aplicación del análisis pinch4.
5. Instalación correcta de las tuberías, con el fin de evitar vibraciones
que pudieran dar lugar a filtraciones.
6. Asegurarse que la conexión de los intercambiadores sea la correcta,
para evitar que el agua sea bombeada hacia el lado de la leche y
viceversa.
7. Evitar la formación de espuma en todos los productos de la leche,
puesto que la espuma es propensa a escurrir y derramarse y lleva con
ella importantes cantidades de sólidos y DBO. La instalación de
separadores de aire, sellos mecánicos o bombas sin sellos y la
correcta conexión de las líneas bajo vacío parcial, son todas medidas
que contribuyen a la reducción de la generación de espuma.
8. Usar hidrolavadoras de alta presión y bajo volumen e instalar válvulas
de solenoides para minimizar el uso de agua.
9. Proveer las líneas de llenado con sistemas recolectores de derrames,
con el fin de evitar que los productos vayan a las canaletas de
drenaje.
10.Utilización de sistemas CIP.
11. Instalar un sistema automático para el control del abastecimiento de
agua a los separadores CIP.
12.Pre lavado de tanques con una pistola de alta presión.
13.Lavado del piso con una pistola de dispersión y de cierre automático.
Posibilidades de minimización, reusó, recirculación, recuperación y
reciclaje
Algunas de las opciones más relevantes de reciclaje en la industria
láctea se reseñan a continuación:
Instalación de un sistema de recuperación de los sólidos, provenientes
de las operaciones de puesta en marcha, detención y cambio de
producto del sistema UHT y de pasteurización para su reciclaje al
proceso.
Instalación de un sistema similar, para recuperar el agua potable del
lavado inicial de los circuitos de limpieza in situ (CIP) de la leche
recepcionada y de los pasteurizadores.
Instalación de un sistema de nano o microfiltración para recuperación
de la solución alcalina, utilizada en los circuitos de limpieza in situ
(CIP). La fase retenida es derivada para alimentación animal,
reduciendo fuertemente las cargas de DBO5 aportadas al RIL
Instalación de un sistema de recuperación de helado congelado.
Sistema de recuperación para los contenedores de leche dañados
para su reutilización.
Recuperación de los lodos provenientes del clarificador para alimento
animal.
Reúso del enjuague final del CIP.
Sistema de recuperación de los materiales que quedan en los
estanques y líneas de saborización.
Recuperación de los finos, provenientes del procesamiento de queso
por filtración o centrifugación para subproductos o alimentación
animal.
Reciclaje de envases y embalajes, freón, chatarras hacia otras
industrias, mediante la creación de un programa que beneficie al
personal.
Recuperación de aceites usados, provenientes del mantenimiento de
vehículos y equipos, para posteriormente ser entregado a una
empresa especializada en su refinación.
Recuperación de materiales sólidos como frutas y cuajada para
alimentación animal.
Recuperación de suero por ultrafiltración para reproceso.
Implementar un programa de investigación para explorar los posibles
usos del suero, específicamente para desarrollar bebidas (dulces,
acidificadas, carbonatadas y fermentadas), jarabes de glucosa y
galactosa y productos de panificación a base de suero.
CONCLUSION
Una vez terminado el trabajo, podemos afirmar, con fundamento, que la
leche es positiva y necesaria, para el desarrollo.
Éste, por lo tanto, es un alimento esencial para cualquier etapa de
nuestra vida, pues nos aporta una parte considerable de la energía que
necesitamos diariamente, así como proteínas y otras substancias
fundamentales para el correcto funcionamiento de nuestro organismo.
En general, el consumo de productos lácteos, ayuda a fortalecer los
huesos evitando así importantes enfermedades como la osteoporosis.
Por otra parte, tras realizar el trabajo, hemos podido conocer a fondo en
que consiste el ciclo de la leche, desde que como se forma en el animal,
hasta como nos llega al consumo.
Pues, aunque desconocíamos en rasgos generales, todo este proceso,
hemos aprendido curiosos datos, tanto, sobre los procesos de formación de
la leche, como en lo que se refiere a los procesos de industrialización.
Además, hemos podido valorar científicamente, algunas de las
principales características en cuanto a composición, gracias a los
experimentos realizados. Ahora se, que lo que indican los envases, es cierto.
En conclusión la industria de productos lácteos está articulada
básicamente con el desarrollo de la actividad pecuaria, toda vez que es
proveedora de la materia prima más utilizada por el subsector, como es la
leche fresca.
BIBLIOGRAFÍA
La leche y las Industrias de la leche. Carlos Ramírez
Informe de asistencia técnica.
Programa de gestión de efluentes. Cooperativa Agrícola Lechera de
Santiago (CALS)
Boletín de la leche 1995. Ministerio de Agricultura
Boletín de la leche Enero - Octubre 1996 Ministerio de agricultura.
Oficina de Estudios y Políticas Agrarias. Departamento de
Información Agraria.