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PROYECTO IPAS HONDURAS
DIRECCIÓN GENERAL DE PROPIEDAD INTELECTUAL
PROCESOS y SISTEMAS de GESTIÓN e INFORMACIÓN
DIAGNÓSTICO PARA LA MEJ ORA
DIRECCIÓN GENERAL DE PROPIEDAD INTELECTUAL
Título o enunciado
Proyec to de Moder nizac ión
de l a DIGEPIH: automatizac ión de l os proc esos
por medio de IPAS (Intel ec tual
PropertyAdministr ation
System)
DIRECCIÓN GENERAL DE PROPIEDAD INTELECTUAL PLAN PROYECTO PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS DE LA DIGEPIH
ANÁLISIS DE LAS NECESIDADES DE T.I. Marvin Yovanni Silva
Análisis de las necesidades del área de T.I. de la Dirección General de Propiedad Intelectual. Su situación actual y requerimientos necesarios para el cumplimiento de los objetivos generales de la Dirección relacionados con los sistemas de información.
5-6-2013
DIRECCIÓN GENERAL DE PROPIEDAD INTELECTUAL
REQUERIMIENTOS TECNOLOGICOS Consideraciones Técnico-Administrativas
Asesoría Institucional DIGEPIH
26/06/2013
Describe el presente la situación actual de los sistemas, el análisis de las necesidades técnico administrativas, el requerimiento de infraestructura tecnológica para la mejora operativa (Eficiencia+Eficacia=Calidad) de los Sistemas de Gestión, Servicio e Información de Propiedad Intelectual y la obtención de Asistencia Técnica de la Organización Mundial de Propiedad Intelectual (OMPI) para antes los fines descritos.
INFORME
DIRECCIÓN
GENERAL DE PROPIEDAD
INTELECTUAL
DIAGNOSTICO: PROCESOS-SISTEMA INFORMÁTICO Contiene el presente, el “Informe de Resultados” del diagnóstico realizado en las diferentes áreas de trabajo, para facilitar la toma de decisiones en la determinación de viabilizar un “Proyecto de Mejora” al Sistema de Gestión de la Dirección General de Propiedad Intelectual.
INSTITUTO DE LA PROPIEDAD
DIRECCIÓN GENERAL DE PROPIEDAD INTELECTUAL
PROYECTO: Implementación
Sistema IPAS DIGEPIH
Descripción, conceptualización y lineamientos generales para la implementación del SISTEMA IPAS en la DIRECCIÓN GENERAL DE PROPIEDAD INTELECTUAL (DIGEPIH) con anuencia gerencial de la Secretaría Ejecutiva del Instituto de la Propiedad, la asistencia de la ORGANIZACIÓN MUNDIAL DE PROPIEDAD INTELECTUAL (OMPI) y la colaboración de profesionales de nuestra institución.
Coordinador: Lic. MBA Dennis A. Orellana/Asesor Institucional-DIGEPIH. 26/08/2013
CONSIDERACIONES TÉCNICAS
Aplicabilidad y Flexibilidad Arquitectura del Sistema; Información y requerimientos para la
funcionalidad; Tiempo para la Implementación del
Sistema Formación, Asistencia Técnica y
Mejoras; Conformidad con las Normas
Nacionales e Internacionales; Compatibilidad con otros Sistemas
Instalados.
SITUACIÓN DEL SISTEMA
Diagnóstico para verificar los aspectos siguientes: Cobertura Soporte y resultados Aplicaciones Involucramiento de los usuarios Transferencia Automatización Requerimientos de cambio Identificación de Productos Capacitación-Entrenamiento-Desarrollo
GESTIÓN PROYECTO IPAS/HON
Oficio DIGEPIH-015-2013, del 21 de marzo del 2013. Remisión del “Diagnóstico del Sistema de Información Gerencial de la
DIGEPIH”. “Requerimiento de una nueva Misión” para la preparación del proyecto.
El 16 de abril 2013, se recibió misiva del Sr. Yo Takagi, Subdirector General de la OMPI, confirmando la disposición de implementación del Sistema IPAS.
La DIGEPIH, elaboró un Plan Proyecto Institucional (Instrumento Administrativo/Operativo del Proyecto) para la implementación del Sistema IPAS/HON.
Del 26 al 30 de Agosto 2013, en visita estructurada y conjuntamente con la Experta asignada se planificó y programó los acuerdos, objetivos, actividades y responsabilidades para el desarrollo del proyecto.
Elaboración del cronograma del proyecto, definiendo su desarrollo, iniciando activamente el 02/09/2013 con el Área de Patentes.
JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO Atención de necesidades de cumplimiento de
las funciones administrativas; Atención de servicios relativos a la
protección de la propiedad intelectual; Mejora en la prestación de los servicios; Cambio de tecnología para la información; Convertir a la DIGEPIH en un ente
competitivo; Procurar una nueva estructura
organizacional; Generar oportunidades de información para
la mejora continua y el fortalecimiento gerencial.
ENFOQUE PARA EL CAMBIO
OBJETIVOS GENERALESA. Actualizar la administración mediante la construcción de un
sistema de gestión, que sea eficiente, eficaz y con capacidad de mantener registros actualizados;
B. Mejorar la automatización de las funciones administrativas de la DIGEPIH, y específicamente los registros de PI;
C. Mantener la información, la seguridad administrativa y legal; la capacidad de gestión para los clientes (Agentes, Apoderados Legales y usuarios de los servicios de Propiedad Intelectual en Honduras) y sus pedidos;
D. Gestionar los pedidos de los clientes y además lograr analizar los datos incorporados para convertirlos en información estadística, con el fin de apoyar la toma de decisiones de manera eficiente y oportuna pudiendo controlar y predecir sucesos e incrementar el valor de la gestión administrativa.
ENFOQUE PARA EL CAMBIO
Establecer mecanismos eficientes y efectivos en la Atención al Cliente (Agentes, Apoderados Legales y usuarios de los servicios de Propiedad Intelectual en Honduras) y sus pedidos; incorporando nuevas formas de servicio.
Fortalecer las competencias de trabajo en las diferentes áreas, a efecto de incrementar la producción (otorgamiento de los servicios y el valor agregado) y la productividad (relación producto-recursos como insumo).
Mantener información disponible mediante registros actualizados; a efectos de analizar los datos incorporados para convertirlos en información estadística.
Fortalecer la Seguridad administrativa y Legal, mediante la implementación de controles en el sistema de gestión administrativa.
Documentar los procesos informáticos para mantener y mejorar continuamente;
Identificar los aspectos de impacto en la atención al cliente;
Identificar , acceder e incorporar requisitos legales, así como otros exigibles;
Establecer, implantar y mantener procedimientos para evaluar el cumplimiento de los servicios;
Mantener registros de los resultados de las evaluaciones para la toma de decisiones;
Determinar la aplicación de mecanismos de seguridad e identificar la relación con la administración del sistema.
OBJETIVOS ESPECIFICOS METAS
PRIORIDADES
Establecer una nueva Filosofía de Trabajo; Conformar equipos de trabajo especializados; Desarrollar comunicación confiable; Establecer un Plan de Trabajo; Establecer indicadores; Identificar nuestros clientes y beneficiarios; Servicio y destinatarios finales, y La contraparte y su vinculación tecnológica.
CONFORMACIÓN DEL EQUIPO
El equipo de trabajo ha
sido constituido,
para procurar la facilitación acometer las
tareas de implementar con éxito el proyecto de
cambio (IPAS)
Coordinador del Proyecto (1) Administrador del Sistema (1) Administrador de Redes (1) Analista de Sistemas/Líderes
de desarrollo (2) Analista de Calidad de
Procesos (1) Usuarios Clave (11)
EL EQUIPO-LA MISIÓN
Tiene la Misión de desarrollar soluciones
estratégicas contenidas en el IPAS y consensuadas por la
DIGEPIH, para modernizar y fortalecer los procesos , y establecer
condiciones de mejora continua en el servicio
a través de medios tecnológicamente
adaptables a la normativa de país.
Coordinación Gerencial
Camilo Z. Bendeck/Rafael Escobar Asistencia Técnica OMPI (Consultoría
Especializada)
Kirna Quintanilla Machado Coordinación del Proyecto
Dennis A. Orellana F. Administración del Sistema
Marvin Y. Silva A. Administración de Redes
Ángel R. Perdomo C. Analistas de Sistemas
G. David Meza F./Erick Amador Analista de Calidad
César A. Aguilar
RESPONSABILIDADES
De forma colegiada y
mediante análisis
laboral se incorporó
personal por áreas de
especialización del trabajo que integran los Equipos del Proyecto
IPAS .
ATENCIÓN AL CLIENTE Rigoberto Torres/Michelle Sanabria
PR
OP
IED
AD
IN
DU
ST
RIA
LREGISTRO
Suyapa ZelayaLesbia E. Alvarado
ASESORÍA LEGAL
Manuel RodríguezDennis Turcios
SIGNOS DISTINTIVOSMarcela Hernández Moisés David Cruz
ACTUACIONES DERIVADAS
Daisy Lanza QuanJorge Fidel Miranda
PATENTESIvette Cruz M.
Ana Cristina Cárcamo
ASISTENCIA TÉCNICA OMPI
Kyrna Quintanilla M.
CRONOGRAMA
SITUACIÓN ACTUAL
El proyecto avanza mediante los actividades siguientes:1. Verificación de la CALIDAD DE LOS DATOS existentes (es variable, se ha
evaluado hasta 70 tipos de inconsistencias, y se ha evacuado aproximadamente un 80% de las identificadas)
2. Recopilaciòn de la INFORMACIÓN NECESARIA para la configuración del IPA/HON: 70% de los listados de servicios 30% listado de anexos (udocs) 100% de identificación de los Tipos y Subtipos de Patentes 100% de identificación de las Plantillas a ser utilizadas (Se redujo un 30% por similitud y uso) Se ha identificado y documentado el 100% de la normativa aplicable (Nacionales e internacionales) Se ha elaborado 103 listados de opciones para ser utilizadas en la generación de movimientos
agrupadas en 15 tipos diferentes.
Revisión de los Proceso-Procedimientos: 1. Se tiene un avance aproximado del 80% de las descripciones literales y
diseño de la flujogramación (aproximadamente 25 procedimientos).
2. Se ha iniciado y encuentran en proceso de Revisión y Validación por parte de las Autoridades Superioes de la DIGEPIH, antes de proceder al diseño de los mismos en el Sistema.
ACTIVIDADES
Conforme a Objetivos Institucionales se ha desarrollado actividades extraordinarias no contenidas en el Cronograma de
Trabajo y que supone la incorporación de expectativas e inquietudes laborales y de servicio o nuevas condiciones
normativas de país. Identificación de las prioridades institucionales y la filosofía de trabajo. Identificación del equipo de trabajo y definición de los roles de trabajo
dentro del proyecto. Vinculación tecnológica y adquisición de equipo complementario
(Hardware/Software). Socialización del Sistema a Nivel Ejecutivo Gerencial para la
proyección y el apoyo institucional . Presentación del IPAS-Java , su finalidad, estructura y funcionalidad a
todos los empleados de la Dirección General de Propiedad Intelectual de Honduras.
Socialización con los bufetes, instituciones y personas interesadas en las innovaciones y la implementación del proyecto de Modernización de la DIGEPIH, los beneficios que aportará a los mismos y a la institución.