proyecto de simplificación administrativa · 2013. 9. 19. · • informe final de resultados del...
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Proyecto de Simplificación Administrativa
Informe de avance al 11 de octubre de 2010
“Lis de Veracruz: Arte, Ciencia, Luz”
Secretaría de Administración y Finanzas
Proyecto de Simplificación Administrativa
OBJETIVO:
Metas:
Primera Etapa: Estudio de opinión
Estrategias
• Elaborar una encuesta
• Medios para publicitarla
Segunda Etapa: Visitas a las cinco regiones
Estrategias
• Programar una visita a cada una de las cinco regiones
• Comunicación a las regiones de su realización
Tercera Etapa: no desarrollada en este proyecto
• Definir y aplicar el marco de políticas y procedimientos ágil, moderno,
simplificado que permita proporcionar un mejor servicio.
• Reorganizar las atribuciones y responsabilidades de los administradores de
las Entidades Académicas y Dependencias.
Cuarta Etapa: no desarrollada en este proyecto
• Implementar un programa de capacitación orientado a los administradores
y directivos.
• Establecer un sistema de capacitación permanente que permita obtener
una retroalimentación constante sobre las formas de trabajo, y mejorarlas.
• Capacitar al personal de las regiones con la norma ISO 9000 para la
operación del subsistema de administración universitario.
PRODUCTOS DEL PROYECTO
Primera Etapa
• Informe de avance del estudio de opinión
• Actualización semanal del avance del estudio de opinión
• Informe final de resultados del estudio de opinión
Segunda Etapa
• Reuniones para analizar los resultados de las visitas
• Informe final de resultados de las visitas
• Elaboración de una memoria de las reuniones regionales
JUL26-30 02-06 09-13 16-20 23-27 30-03 06-10 13-17 20-24 27-01 04-08 11-15 18-22 25-29 01-05 08-12 15-19 22-26 29-03 06-10
P
R 25 28
P
R 26
P
R 16
P
R 29
P
R 19 23/27 1/3 8 15 21 27/28 4
P
R 30
P
R 20
P
R 21
P
R
P
R
P
R
Responsables
UNIVERSIDAD VERACRUZANAPLAN DE TRABAJO PARA LA SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA
1ra. y 2da. ETAPA SIMPLIFICACIÓN DE TRÁMITES
Etapa 1 - Estudio de opinión
AGOP/R Mzo
Equipo
Difusión
Emitir, conforme a la participación,
comunicados exhortando a la Comunidad
Comunidad Universitaria a que califiquen los
trámites.
Recolección y
análisis de
información
Elaboración,revisión, aprobación y l iberación
del Estudio de Opinión.
Difundir resultados preliminares en la página
web.
Analizar informe preliminar enviado por la Red
de Estudios de Opinión.Equipo
Equipo
Coordinaciòn
Publicar mensaje en la página principal de la
Universidad invitando a la participación en el
Estudio de Opinión.
Diseño y
puesta en
marcha
Enviar correo masivo a la Comunidad
Universitaria.
Equipo
Equipo
Tania
Publicar nota en el periódico Universo.
Coordinaciòn
Coordinaciòn
Coordinaciòn
Coordinaciòn
Realizar el seguimiento semanal del Estudio de
Opinión.
Difundir resultado final en la página web.
Analizar informe final enviado por la Red
Universitaria de Estudios de Opinión.
Enviar a la Red Universitaria de Estudios de
Opinión, archivo de excel con resultados
preliminares.
SEP OCT NOV DICJun
JUL26-30 02-06 09-13 16-20 23-27 30-03 06-10 13-17 20-24 27-01 04-08 11-15 18-22 25-29 01-05 08-12 15-19 22-26 29-03 06-10
Responsables
UNIVERSIDAD VERACRUZANAPLAN DE TRABAJO PARA LA SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA
1ra. y 2da. ETAPA SIMPLIFICACIÓN DE TRÁMITES
AGOP/R Mzo
SEP OCT NOV DICJun
P
R
Etapa 2 - Reuniones de Trabajo Regionales
P
R
P
R
P
R
P 23/24
R
P
R
P
R
P
R
P
R 11
P
R
P
R
Fecha por definir
Diseño de
materiales
para
recopilación
de datos
proporciona
dos x los
Equipo
Elaboración de Productos
Equipo
Región Veracruz Directores
Logística de
la visita a las
regiones
Elaborar material para la visita a las regiones
(Formato de presentación)
Procesamiento de datos
Informe de resultados de las visitas a las
regiones
Región Coatzacoalcos-Minatitlán
Región Xalapa
Equipo
Equipo
Directores
Directores
Equipo y
directores
Equipo
Directores
Directores
Adecuar y difundir el uso de esta herramienta
para establecer una comunicación permanente
con la comunidad universitaria.
Buzón
Electrónico
Presentación final de documento
Determinar estructura del documento
Memoria del
Proyecto
Región Cordoba-Orizaba
Región Poza Rica-Tuxpan
Proyecto de Simplificación Administrativa
Avance de la encuesta al 11 de octubre de 2010
Mes Octubre Septiembre Agosto
Semana 11 4 27 20 15 8 1 27 25 19
Gestores 711 693 627 492 395 277 190 303 235 200
Beneficiarios 185 183 166 162 151 145 122 106 100 79
TOTAL 896 876 793 654 546 422 312 409 335 279
SEGUIMIENTO A LOS REGISTROS SEMANALES DE LA ENCUESTA
17%
83%
OPINIONES DE GESTORES Y BENEFICIARIOS
Beneficiario
TOTAL
35%
28%
2%
22%
9%
4%
OPINIONES POR REGIÓN
Xalapa
Veracruz/Boca del Río
Orizaba/Córdoba
Poza Rica/Tuxpan
Coatzacoalcos/Minatitlan
Sin identificación
24%
44%
12%
16%
4%
OPINIONES POR TIPO DE PERSONAL
Académico
Administrativo
Docente/investigador
Personal no docente
Otros
0
20
40
60
80
100
120
140
65
123
7357
3342 39
Requisición Fondo Rotatorio
Viáticos Vales
Transferencia Presupuestal Revisión de Cargas Académicas
Movimientos de personal académico
0
10
20
30
40
50
42
20 19
35
28
Pago Sueldos y Prestaciones Préstamo Personal
Solicitud Constancias Requisiciones
Viáticos
4%
Proyecto de Simplificación Administrativa
Análisis de la encuesta por la Red Universitaria de Estudios de Opinión
Proyecto de Simplificación Administrativa
Resultado de la visita a la Región Poza Rica-Tuxpan realizada los días 23 y 24 de Septiembre de 2010
Comparativo Poza Rica
18
16
27
8
11
4
1
14
6
46
5
5
2
2
1 3
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
50
COMPARATIVO ENCUESTA VS. VISITA A POZA RICA
Encuesta
Visita Poza Rica
Opiniones Encuesta Poza Rica
Automatización (Trámites en línea)
18 14
Tiempos y horarios
16 6
Procesos, normas, políticas, catálogos
27 46
Formatos 8 5
Comunicación 1 5
Capacitación 1 2
Unificar criterios 2 4
Atención del personal 1
Disminuir requisitos 1 3
Total de opiniones 76 84