proyecto de ing. software

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NOMBRE DEL PROYECTO: CONTROL DE INVENTARIOS Y NOMINA PARA UNA BOUTIQUE

SISTEMAS EMPRESARIALES DE INFORMACION

III SEMESTRE JORNADA NOCTURNA

LUIS ALEJANDRO CORTEZ

ASTRID YAMILE OROZCO M.

INSTITUCION UNIVERSITARIA TECNOLOGICA DE COMFACAUCASISTEMAS EMPRESARIALES DE INFORMACION III SEMESTRE

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1-LISTA DE NECESIDADES

El cliente requiere poder controlar las existencias del almacén. Poder consultar lo que hay en existencia real. Hacer el descargue en tiempo real de las ventas que se hagan Exhibir en un portal web las colecciones que se tienen y poder actualizarlas según hayan

nuevas. Crear claves de acceso para cada usuario y para que quede un registro de quien hace cada

tarea Manejo de nominas y pagos de proveedores.

2-PROBLEMA

Una boutique maneja gran cantidad de existencias en mercancías y el margen de rentabilidad de dicho negocio está en el control de los inventarios, las ventas y todo el movimiento comercial que se tenga, pero en este caso se ha notado que dicho control no se lleva y que todo lo que a diario se registra se lleva a mano por lo tanto se presentan errores grandes y el tiempo y los costos son muy altos, es por eso que el cliente requiere de un software que permita manejar las existencias de mercancía, todo el movimiento que haya de las mismas tales como ventas, ingresos y consultas de que hay, de lo que se acaba y lo que no presenta movimiento.

También se ha solicitado que el mismo software maneje toda la parte que tiene que ver con los empleados y los proveedores; en resumidas cuentas manejo de nominas y de pagos.

Como es inminente que estamos ante una era en que una imagen vale más que mil palabras y que la estrategia única para posicionar un negocio en el mercado es la publicidad el cliente necesita una aplicación web que le permita exhibir las colecciones adquiridas al público en general.

3- ORDEN Y RAZON DE CADA REQUISITO

De acuerdo al análisis de los requisitos obtenidos en entrevista con el cliente la prioridad por importancia que se le da los requisitos es:

Control de las existencias: incluido en el todo lo que tiene que ver con ingreso de existencias control de ventas y consultas, ya que para poder ver la rentabilidad del negocio el control que debe de haber sobre el movimiento comercial debe de ser el mejor y el más práctico.

Manejo de nominas y distinto pagos: por que manejar todo lo que se le paga a los trabajadores tales como sueldos y aportes de ley es de vital importancia para el buen funcionamiento del negocio al igual que lo es el pago oportuno a los proveedores.


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Creación de aplicación web: es un proceso importante ya que se trata de publicidad comercial pero puede esperar a que el proceso operativo este mas organizado para empezar a trabajarle.

Creación de claves de acceso: es un proceso que estaría inmerso en el primer requisito porque el software pediría una clave para cada usuario.

4- FLUJO DE LA INFORMACION

Tipo de mercancía que se compra: –Descripción-código

Proveedores-Nombre-Nit- Dirección-Tipo de contribuyente-Teléfono-Cupo de crédito-Email

Valores unitarios Precios de ventas Fechas de pago Empleados

-Nombre-Nit- Dirección-Teléfono-Fecha de ingreso-Contrato-Email-Salario-Eps-Arp-Caja de compensación

Turnos de trabajo


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Ventas diarias Clientes

-Nombre-Nit- Dirección-Teléfono-Contrato-Email

Créditos Ganancias Reintegros de mercancía Gastos Pagos

-Fechas-Cantidades-Descuentos

5- ESTRUCTURA DE LA INFORMACION

Tipo de mercancía que se compra………………………………..Cadena de caracteres–Descripción………………………………………………………………….Cadena de caracteres-código………………………………………………………………………….entero

Proveedores…………………………………………………………………. Cadena de caracteres-Nombre……………………………………………………………………….Cadena de caracteres-Nit…………………………………………………………………………………Entero- Dirección………………………………………………………………………Cadena de caracteres-Tipo de contribuyente…………………………………………………….Cadena de caracteres-Teléfono………………………………………………………………………….Entero-Cupo de crédito……………………………………………………………….Real-Email………………………………………………………………………………Cadena de caracteres

Valores unitarios……………………………………………………………Real Precios de ventas……………………………………………………………Real Fechas de pago………………………………………………………………Date Empleados……………………………………………………………………..Cadena de caracteres

-Nombre……………………………………………………………………….Cadena de caracteres-Nit…………………………………………………………………………………Entero- Dirección………………………………………………………………………Cadena de caracteres-Teléfono………………………………………………………………………….Entero


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-Email………………………………………………………………………………Cadena de caracteres-Salario……………………………………………………………………………Real-Eps………………………………………………………………………………….Cadena de caracteres-Arp…………………………………………………………………………………Cadena de caracteres-Caja de compensación…………………………………………………...Cadena de caracteres

Turnos de trabajo…………………………………………………………… Cadena de caracteres Ventas diarias…………………………………………………………………Real Clientes…………………………………………………………………………. Cadena de caracteres

-Nombre……………………………………………………………………….Cadena de caracteres-Nit…………………………………………………………………………………Entero- Dirección………………………………………………………………………Cadena de caracteres-Teléfono………………………………………………………………………….Entero-Email………………………………………………………………………………Cadena de caracteres

Créditos…………………………………………………………………………..Real Ganancias………………………………………………………………………..Real Reintegros de mercancía………………………………………………….Date Gastos……………………………………………………………………………..Real Pagos……………………………………………………………………………….Real Promociones(Outlets)

-Fechas…………………………………………………………………………..Date-Cantidades…………………………………………………………………….Entero-Descuentos…………………………………………………………………..Real


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6- VISTAS HORIZONTALES Y VERTICALES DE LAS FUNCIONES A REALIZAR


SOFWARE

INVENTARIOS

E

NOMINA APLICACIÓN WEB

CONTROL DE EXISTENCIAS

CONTROL DE VENTAS

PAGOS EMPLEADOS

PAGOS PROVEEDORES

EXHIBICION DE COLECCIONES

CONSULTAS ACTUALIZADAS.

INFORMES AL DIA

RESUMENES DE VTAS Y GASTOS

APORTES DE LEY

INFORMES A LA DIAN

PROMOCIONES (OUTLETS)

INFORMACION GNRAL DE LA EMPRESA

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7- CREACION DE PROTOTIPOS

El modelo escogido para desarrollar el software que el cliente escogió es el MODELO POR COMPONENTES ya que es el más actual, es cíclico, ahorra tiempo, costos y el código es reutilizable.

8-METODOS Y HERRAMIENTAS PARA EL DESARROLLO DE PROTOTIPOS

Para desarrollar este software de control de inventario existen muchos lenguajes entre los principales se encuentran:

-Visual Basic

-Visual Fox Pro

-Visual C+

-Visual Net

-Php y MySql

De los cuales hemos decidido desarrollarlo en los últimos por ser más asequible y por ser el lenguaje que más se conoce.

9- INTRODUCCION

Este es un proyecto para crear un software que según las necesidades del cliente deberá realizar un control sobre los movimientos comerciales de las existencias de una boutique que en el momento lleva dicho control de forma manual perdiendo tiempo y recursos económicos importantes, el cliente además ha solicitado que el software también le controle la parte que tiene que ver con la nomina y el pago a los proveedores de la mercancía.

Es también un requerimiento del cliente que se cree una aplicación web que permita que las colecciones que cambian de acuerdo a la moda y a las temporadas sean exhibidas ya que esto permitirá darle gran publicidad a su negocio y por supuesto se verá reflejado en sus ventas.

Escuchadas las necesidades del cliente se hizo un levantamiento de requisitos, se identifico el problema y se establecieron las prioridades para darle paso a la recolección de información, su clasificación y posterior elaboración de un prototipo que permita llevar a cabo este proyecto.


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10- DESCRIPCION FUNCIONAL

Mediante la aplicación MySql se elaborara una base de datos que recoja toda la información de las existencias, asignarle un ítem a cada una de las mismas y poder elaborar el código que realizará las funciones requeridas.

Se ingresarán las informaciones pertinentes a los aporte de ley que se deben hacer, las retenciones, porcentajes de IVA y todo lo relacionado con el sistema de impuestos para que el sistema sea capaz de elaborar todo lo que le sea solicitado por el usuario final.

La aplicación web se realizara en PHP y se subirán todas las imágenes de las colecciones que se tengan para ofrecer al cliente.

11- DESCRIPCION DEL COMPORTAMIENTO

El software desarrollado deberá de estar en la capacidad de cumplir con las siguientes funciones:

Contener toda la información de las existencias codificadas. Permitir actualizar las ventas que hayan y que a la vez se descarguen del inventario Dar resúmenes de ventas e informes de recaudos Consultas actualizadas de existencias Elaboración de nomina Relación de aportes Relación y comprobantes de pago a proveedores

12- CASOS DE USO

NOMBRE Control de existenciasACTOR PRINCIPAL Cajero, Auxiliar contablePERSONAL INVOLUCRADO Vendedores, Cajero, auxiliar contable,

Empresa, Proveedores, Clientes-PRECONDICIONES *Que haya existencias de mercancías

*Que haya ventas*Que exista el Hardware adecuado*Que el personal esté capacitado

GARANTIAS DE ÉXITO Que se cumplan las precondicionesESCENARIO PPAL DE ÉXITO 1-Capacitar personal en manejo de sistema

2-Hacer pedidos de mercancía3-Inventariar las entradas a Almacén


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4-Registrar las ventas y registrarlas

EXTENCIONES Cuando el sistema falle se debe:1-Reiniciar el sistema, solicitar la recuperación de los datos, volver al estado anterior2- Tener varias opciones de proveedores, en el caso que uno falle se puede hacer los pedidos con otros.3-El sistema arroja alertas de la no disponibilidad de mercancías, para que se hagan los pedidos.4-El sistema ofrece opciones de modificación de precios, habilitación de documentos contables, recuperación de documentos.

REQUISITOS ESPECIALES *Lector de código de barras*Vendedores capacitados, Auxiliar Contable, técnico que de soporte.*Dispositivo para fijar precios*dispositivos de medios de pagos (Datafonos)

LISTA DE TECNOLOGIAS * Lector de código de barras*Dispositivos de medios de pagos (Datafonos)

FRECUENCIA Se usa todo el tiempo

NOMBRE Control de ventasACTOR PRINCIPAL Cajero, Auxiliar contable, AdministradorPERSONAL INVOLUCRADO Vendedores, Cajero, auxiliar contable, EmpresaPRECONDICIONES *Tener ventas a lo largo de la jornada

*Existencia y disponibilidad de mercancías*Sistema que controle las ventas*Que el personal esté capacitado

GARANTIAS DE ÉXITO Que se cumplan las precondicionesESCENARIO PPAL DE ÉXITO 1-Contablizar las ventas

2-Llevar control de los disponible en el Almacén3-Cajero capacitado4-persobal con experiencia en ventas y atención al cliente5- Asignar código a las mercancías

EXTENCIONES Cuando el sistema falle se debe:1-Permitir la modificación de las facturas de ventas.2- Tener una persona que esté en capacidad de reemplazar al cajero principal.3-Permitir la modificación de los ítems de cada mercancía.


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REQUISITOS ESPECIALES *Lector de código de barras*Vendedores capacitados, Auxiliar Contable, técnico que de soporte.*Dispositivo para fijar precios*dispositivos de medios de pagos (Datafonos)*Medios de impresión

LISTA DE TECNOLOGIAS * Lector de código de barras*Dispositivos de medios de pagos (Datafonos)*medios de impresión

FRECUENCIA Se usa diariamente

NOMBRE Consultas actualizadasACTOR PRINCIPALPERSONAL INVOLUCRADOPRECONDICIONESGARANTIAS DE ÉXITO Que se cumplan las precondicionesESCENARIO PPAL DE ÉXITOEXTENCIONESREQUISITOS ESPECIALESLISTA DE TECNOLOGIAS

FRECUENCIA

NOMBRE Informes al díaACTOR PRINCIPAL Auxiliar contablePERSONAL INVOLUCRADO Auxiliar contable, AdministradorPRECONDICIONES *Registro de compras y ventas

*Que se efectúen los pagos, notas de devolución y demás documentos contables*Que el sistema este funcionando bien

GARANTIAS DE ÉXITO Que se cumplan las precondicionesESCENARIO PPAL DE ÉXITO 1-Registro de ventas

2-descargue de mercancías3-registro de pagos4-Registro de compras

EXTENCIONES Cuando el sistema falle se debe:1Solicitar el reinicio del sistema.2- Revisar las ventas que se han hecho a diario3-Comparar las existencia contra lo que hay en el sistema


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4-revisar los pagos que se han hecho contra los soportes físicos como egresos, facturas de compra y notas contables.

REQUISITOS ESPECIALES *Medios de impresión*Medios de Almacenamiento externo

LISTA DE TECNOLOGIAS *Medios de impresión*Medios de Almacenamiento externo)

FRECUENCIA Se usa a diario

NOMBRE Resúmenes de ventas y gastosACTOR PRINCIPAL Auxiliar contablePERSONAL INVOLUCRADO Auxiliar contable, AdministradorPRECONDICIONES *Registro de compras y ventas

*Software de contabilización de inventario*Realización de pagos a empleados y proveedores

GARANTIAS DE ÉXITO Que se cumplan las precondicionesESCENARIO PPAL DE ÉXITO 1-Registro de ventas y compras

2-control de pagos a empleados y proveedores3-Disponibilidad de recursos

EXTENCIONES Cuando el sistema falle se debe:1Hacer backup de todo el movimiento diario.2- Revisar las ventas que se han hecho a diario3-Llevar soportes físicos para compararlos contra el sistemas

REQUISITOS ESPECIALESLISTA DE TECNOLOGIAS *Medios de impresión

*Medios de Almacenamiento externo)FRECUENCIA Semanal

NOMBRE Pago empleadosACTOR PRINCIPAL Auxiliar contablePERSONAL INVOLUCRADO Auxiliar contable, AdministradorPRECONDICIONESGARANTIAS DE ÉXITO Que se cumplan las precondicionesESCENARIO PPAL DE ÉXITOEXTENCIONESREQUISITOS ESPECIALES *Medios de impresión

*Medios de Almacenamiento externoLISTA DE TECNOLOGIAS *Medios de impresión


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*Medios de Almacenamiento externo)FRECUENCIA Se usa a diario

NOMBRE Pago proveedoresACTOR PRINCIPAL Auxiliar contablePERSONAL INVOLUCRADO Auxiliar contable, CajeroPRECONDICIONES *Pedidos de mercancía hechos

*Mercancía inventariada e ingresada al sistema*Facturas expedida por el proveedor en base a condiciones de Ley*contabilización*Plazos de pago

GARANTIAS DE ÉXITO Que se cumplan las precondicionesESCENARIO PPAL DE ÉXITO 1-Contablizar factura

2-Hacer descuentos de Ley3-Elaborar soportes contables4-Enviar información a caja5- pagar de acuerdo a plazos

EXTENCIONES Cuando el sistema falle se debe:1-Reportar novedades de mercancía incompleta al proveedor2-Sistema debe permitir habilitar cambios al contabilizar y hacer descuentos

REQUISITOS ESPECIALES *Medios de impresión*Medios de Almacenamiento externo* Papelería correspondiente

LISTA DE TECNOLOGIAS *Medios de impresión*Medios de Almacenamiento externo)*Internet

FRECUENCIA Se usa de acuerdo a plazos estipulados

NOMBRE Aportes de LeyACTOR PRINCIPAL Auxiliar contablePERSONAL INVOLUCRADO Auxiliar contable, CajeroPRECONDICIONES *Realizar los diferentes soportes de pagos

* registrarse ante la Dian.* Tener Eps, Arp,Caja de compensación, Y registro en el Sena

GARANTIAS DE ÉXITO Que se cumplan las precondiciones


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ESCENARIO PPAL DE ÉXITO 1-Se contabilizan todos los documentos de pago2- Se estipulan los descuentos3-se realizan los pagos ante las entidades correspondientes

EXTENCIONES Cuando el sistema falle se debe:1-Tener soportes físicos 2- Pagar en base a ellos

REQUISITOS ESPECIALES *Medios de impresión*Medios de Almacenamiento externo* Papelería correspondiente

LISTA DE TECNOLOGIAS *Medios de impresión*Medios de Almacenamiento externo)*internet

FRECUENCIA De acuerdo a plazos estipulados

NOMBRE Exhibición de coleccionesACTOR PRINCIPALPERSONAL INVOLUCRADOPRECONDICIONESGARANTIAS DE ÉXITO Que se cumplan las precondicionesESCENARIO PPAL DE ÉXITO EXTENCIONESREQUISITOS ESPECIALESLISTA DE TECNOLOGIASFRECUENCIA

NOMBRE Promociones ouletsACTOR PRINCIPAL Asesor publicitarioPERSONAL INVOLUCRADO Asesor comercial, asesor publicitarioPRECONDICIONES * Que haya mercancía de poca salida

* estrategias publicitarias* que se haga un estudio de los descuentos posibles*Solicitar colaboración del proveedor

GARANTIAS DE ÉXITO Que se cumplan las precondicionesESCENARIO PPAL DE ÉXITO 1-Inventario de mercancía de baja rotación

2- estipular los descuentos3-Fechas de descuentos.4-estrategias publicitarias

EXTENCIONES Cuando el sistema falle se debe:1-Tener la lista de la mercancía de mas bajo costo para hacer las promociones


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2- Hacer volantes y distribuirlosREQUISITOS ESPECIALES *Medios de impresión

*Medios de Almacenamiento externo*Volantes


FRECUENCIA De acuerdo a plazos estipulados

NOMBRE Información general de la empresaACTOR PRINCIPAL Asesor publicitarioPERSONAL INVOLUCRADO Asesor publicitario, AdministradorPRECONDICIONES *que se cuente con una misión, una visión y

una reseña histórica(si se tiene)GARANTIAS DE ÉXITO Que se cumplan las precondicionesESCENARIO PPAL DE ÉXITO 1-Elaboracion y montaje de Misión

2-Elaboracion y montaje de Visión3- Elaboración de reseña histórica4- Montaje de imágenes

EXTENCIONES Cuando el sistema falle se debe:*Mostrar error de información no disponible

REQUISITOS ESPECIALES *Medios de impresión*Medios de Almacenamiento externo


FRECUENCIA Una sola vez.

SUBSISTEMAS

1- COMPRAS2- VENTAS3- EXISTENCIAS4- NOMINA5- EXHIBICION DE COLECCIONES

RESPONSABILIDADES

1- COMPRAS*Registra las entradas a Almacén


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*Contabiliza las facturas*Registra las fechas de pago* registra los pedidos a los proveedores

2- VENTAS:

*Registra las ventas

*Realiza las facturas

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proyecto de ing. software

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