Provedba ugovora o pružanju usluga

Zagreb, 7. travnja 2010.

Sadržaj

Glavni sudionici Početak provedbe ugovora Izvještavanje Uloga upravljačkog odbora Izmjene/dodaci ugovoru Odobravanje stručnjaka Ostali troškovi Vidljivost projekta

Glavni sudionici

Ugovaratelj Krajnji korisnik – Jedinica za provedbu projekta

(JPP) Središnja agencija za financiranje i ugovaranje

programa i projekata EU (SAFU) Delegacija Europske unije u Republici Hrvatskoj

(DEU) Središnji državni ured za razvojnu strategiju i

koordinaciju EU fondova (SDURF)

Početak provedbe ugovora

Commencement order Kick-off sastanak (1-2 tjedna poslije) Početni period (4 - 8 tjedana) Početno izvješće (neposredno nakon početnog

perioda, 4.2. ToR)

Izvještavanje

Početno izvješće (Inception report) Polugodišnje izvješće o napretku (Interim

progress report) Završno izvješće (Final report)

mjesečna, tromjesečna izvješća

Početno izvješće

Sadržaj i obrazac (Priručnik za JPP-e, annex D1) - samo narativni dio Rok za dostavu (ToR, 4.2.Specific activities) Odobravanje od Voditelja programa (Priručnik za

JPP-e, annex D3) Konačno odobrenje - SAFU - 45 dana od službene dostave (GC, čl. 27)

Polugodišnje izvješće o napretku

Sadržaj i obrazac (ToR, 7. Reports, Priručnik za JPP-e, annex D1)

- narativni i financijski dio - rok za dostavu 6 mjeseci Odobravanje od Voditelja programa (Priručnik za

JPP-e, annex D3) Završno odobrenje – SAFU - 45 dana od službene dostave (GC, čl. 27) Plaćanje - 45 dana nakon odobrenja (GC, čl. 27)

Završno izvješće

Sadržaj i obrazac (ToR 7. Reports, Priručnik za JPP-e, annex D1)

- narativni i financijski dio (GC, čl. 26) Rok za dostavu izvješća Odobravanje od Voditelja programa (Priručnik za

JPP-e, annex D3) Rok za odobravanje – 60 dana (GC, čl. 27) Plaćanje – 45 dana nakon odobrenja (GC, čl. 27) Praksa odobravanja Check list

Sastanak upravljačkog odbora

Praćenje implementacije, problemi i preporuke Predstavnici institucija: - Ugovaratelj, krajnji korisnik, DEU, SAFU,

SDURF Svakih 3/6 mjeseci rasprava o napretku Najčešće vezani uz izvješća

Izmjene/dodaci ugovoru

Administrativno odobrenje

- manje izmjene koje ne utječu na svrhu projekta - financijske realokacije u proračunu manje od

15 % originalnog iznosa pojedine proračunske linije (GC, čl. 20.2)

Izmjene/dodaci ugovoru

Addendum – dodatak ugovoru Značajne izmjene ugovora (GC, čl.20.1) - trajanje provedbe, ugovoreni iznos, stručnjaci (

GC, čl.17) Ex-ante kontrola DEU-a Pravovremeno dostavljanje zahtjeva u SAFU Detaljno obrazloženje razloga za izmjenu Suglasnost krajnjeg korisnika Izmjena se ne može odobriti retroaktivno

Stručnjaci (Other experts) I

Ostali stručnjaci - ToR (6.1.2. Other experts) - minimalni broj predviđenih radnih dana za sve stručnjake koji se ne smatraju “ključnima” za provedbu projekta (short-term/long-term experts, senior/junior experts)

GC, čl. 16.1, 16.4.c Konzultant bira i uvodi druge eksperte u skladu s

profilima određenim u O&M i/ili ToR-u SAFU odobrava svakog novog stručnjaka na

temelju životopisa

Stručnjaci (Other experts) II

SAFU mora biti obaviješten o novim stručnjacima (2 tjedna prije)

Službeni pismeni zahtjev od strane ugovaratelja uz pismo suglasnosti krajnjeg korisnika

CV, broj dana, period rada, aktivnosti na kojima će stručnjak raditi te pozicija

Rad blagdanom i vikendom

Stručnjaci (Other experts) III

Postotak radnih dana provedenih u Hrvatskoj Timesheets (obrazac – Priručnik za JPP-e, annex

D4) Dostavljaju se na mjesečnoj bazi Potpisi timesheeta – Voditelj projekta, stručnjak i

voditelj programa institucije krajnjeg korisnika

kratkoročni stručnjaci se upisuju u satima, dugoročni u danima (7 sati ekvivalentno jednom danu)

Check list

Sporedni troškovi I

Sporedni troškovi (ToR, 6.5 Incidental expenditure)

Svi sporedni troškovi koji su plaćeni iz proračuna projekta (iznajmljivanje dvorana za treninge, tiskanje materijala, putovanja stručnjaka unutar zemlje i sl.)

Troškovi su utemeljeni na aktivnostima iz točke 4.2. ToR-a

Sporedni troškovi II

Nakon usuglašavanja zahtjeva za odobrenjem sporednih troškova s krajnjim korisnikom zahtjev se šalje u SAFU na odobrenje

(1 tjedan prije početka mjeseca) Sporedni troškovi moraju biti u skladu s točkom

6.5 ToR-a Privremeno odobrenje, finalno odobrenje s

odobrenjem financijskog dijela izvješća

Sporedni troškovi III

Preporuka: detaljnu tablicu s planiranim troškovima dostaviti u Početnom izvješću

Za studijska putovanja i treninge dostaviti plan, proračun i listu sudionika (1 mjesec prije predviđene aktivnosti)

Vidljivost projekta (Visibility)

JPP uključena Visibility event(s) (početni i završni sastanak)

‘Komunikacija i vidljivost, Priručnik za vanjske aktivnosti EU’ http://www.safu.hr/datastore/filestore/10/Komunikacija_i_vidljivost____Prirunik_za_vanjske_aktivnosti_EU.pdf

‘Priručnik za jedinice za provedbu projekata’ (D – Contract implementation; 1.8. Visibility Guidelines)

Zaključak

Poznavati i pratiti ugovor Pravovremeno reagirati na potencijalni problem

Suradnja svih projektnih partnera ključ je uspješne provedbe ugovora

Pitanja

Kontakt

Ivana Šipić, voditeljica odjela za izobrazbu e-mail: ivana.sipic@safu.hr

Hvala na pažnji!