Provedba grant projekata

www.algebra.hr

Uloge u projektuUpravljanje projektom

Komunikacija

Čime sve treba upravljati

o Planiranjem aktivnostio Koordinacijom provedbe projektnih aktivnostio Ostvarivanjem ciljanih neposrednih rezultatao Vremenomo Novcem (proračunom) i novčanim tijekomo Projektnim timomo Dionicima projekta, odnosima i komunikacijomo Rizicima o Kvalitetomo Sekundarnom nabavomo Dokumentima

Način komunikacije

S ugovornim tijelom:o Potiče se PISANA komunikacija (vezana uz

tehnička, financijska, pitanja nabave, izmjene ugovora itd)

o Potiče se pismena komunikacija jer ostavlja referentan trag i za korisnike i za ugovorno tijelo

o Opći uvjeti, čl. 2.2 Ugovorno tijelo može zatražiti dodatne informacije u bilo kojem trenutku i ta se informacija mora dati u roku od 30 dana od zahtjeva

Način komunikacije

S partnerima i ostalim dionicima:o Središnji projektni tim / širi timo Mjesečni sastancio Steering Committeeo Bilješke sa sastanka i potpisne listeo Odgovorna osoba (management reports)

Zadatak

o Raspravite probleme koji su nastali u provedbi u prethodnim projektima

Vježba 1: problemi

1. Korisnička ili partnerska institucija je promijenila rukovoditelja, a novi ne podržava projekt

2. Voditelj projekta je otišao iz osobnih razloga usred provedbe projekta

3. Partner kasni s provedbom svog dijela aktivnosti, ili je izvršavanje partnerovih aktivnosti loše, ili partner ne želi više biti partner u projektu

4. Novčani tijek nije osiguran, projekt je nesolventan

5. Neposredni rezultati projekta se ne postižu na vrijeme (kašnjenja)

6. Slaba prisutnost ciljne skupine na edukacijskim aktivnostima predviđenih projektom

7. Natječaj za sekundarnu nabavu robe po otvorenom postupku nije bio uspješan

Grant ugovor

Grant ugovor

o Pravni (ugovorni) odnoso Osnova je projektna prijava (samo dio I. Projekt -

Action)o Samo je prijavitelj pravno / financijski odgovoran

ugovaratelju (partneri nisu)o Ako je potrebno, dobrodošli su dodatni uzajamni

sporazumi s partnerima, koje u nekim natječajima striktno postoje, dok ih u nekima nema uopće

o Engleski jezik (ugovor, izvješće i sva korespondencija)

Grant ugovor - sadržaj

Posebni uvjeti i prilozi:I. Opis projekta (s logičkom matricom)II. Opći uvjeti koji se primjenjuju na ugovore o

bespovratnim sredstvima za programe za treće zemlje koje financira Europska zajednica

III. Proračun projektaIV. Postupci dodjele ugovoraV. Standardni zahtjev za plaćanje i obrazac

financijske identifikacijeVI. Obrazac narativnog i financijskog izvješćaVII. Obrazac izvješća o činjeničnim nalazima i opis

posla za verifikaciju izdataka ugovora o bespovratnim sredstvima za vanjske akcije koje financira EZ

Dokumentiranje projektaTroškovi

PDVPlaćanja

Vođenje projektne dokumentacije

o Glavni registrator (ugovor, tablica tima projekta opisi poslova, detaljni plan rada itd.)o Outputi projektao Sastanci, visibility o Financije (prema proračunu – budget headingu) sa svim popratnim ugovorima, putnim nalozima i ostalimao Izvještaji projekta i sva službena komunikacija uključujući realokacijeo Nabava

Primjeri dokumenata

o Svi dokumenti u svezi komunikacije s ugovornim tijelom

o Potpisne liste sudionika na svakom događanju (edukaciji, sastancima, konferencijama…)

o Evaluacijski upitnici od svakog sudionika događanja i analize istraživanja

o Fotografije koje dokumentiraju aktivnostio Svi dokumenti u svezi vidljivostio Prezentacije i ostali radni materijalio Zaključci, zapisnici, izvješća sa seminara,

konferencija, sastanaka, radionica itd.

Čuvanje dokumentacije

o Sve aktivnosti trebaju biti dokumentirane i popraćene odgovarajućim dokumentima

o Dokumenti trebaju biti smješteni / držani uredno i pristupačni u slučaju posjete u svrhu praćenja

o Svi dokumenti projekta (originali ili preslike) trebaju biti na jednom mjestu – u instituciji prijavitelja projekta (kopije s naznakom gdje se nalazi original)

o Čuvanje evidencija: 7 godina nakon finalnog plaćanja

Pravilo vidljivosti

o Korisnik mora promicati financiranje EU-ao Bilo koji neposredni rezultat projekta će se

promicati koristeći odgovarajuće alate za komunikaciju kao što je opisano u Smjernicama

o Mjere za vidljivost moraju udovoljavati pravilima za vidljivost – vidjeti Smjernice na: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/documents/communication_and_visibility_manual_en.pdf

o Trošak koji nije popraćen pravilom vidljivosti, može biti neprihvatljiv trošak

Prihvatljivost troškova

o Tokom provedbe projekta, svaki trošak smatra se dakle prihvatljivim ili neprihvatljivim

o Svi neprihvatljivi troškovi se oduzimaju od ukupnog iznosa projekta

o Novac koji nije potrošen iz proračuna projekta mora se vratiti u EU (izravno utječe na stopu apsorpcije IPA sredstava)

o Obveza je prijavitelja paziti na prihvatljivost svojih troškova i načina na koji troši novac

Prihvatljivost troškova

Da bi bili prihvatljivi, troškovi moraju biti:

o Neophodni za provedbu projektao Navedeni u predviđenom cjelokupnom proračunu

akcije (ili kasnijim izmjenama)o Nastali tijekom provedbeo Mogući za utvrditi i provjeriti, osobito moraju biti

zabilježeni u računovodstvenim knjigamao Komunicirani ugovornom tijelu izvještajem

Neprihvatljivi troškovi

Uobičajeni neprihvatljivi troškovi u IPA-i:

o PDV,o Carine,o Kupnja zemljišta,o Bankovni troškovi,o Tečajne razlike,o Novčane kazne,o Rabljena oprema,o Doprinos u naravi...

Dokumentiranje ljudskih resursa

o Za zaposlenike: odresci od plaće na kojima se mora vidjeti iznos bruto 2 plaće (ako se ne vidi treba dopisati) (bruto 1 + 17,2%)

o Ugovori za sve novozaposlene / vanjske suradnike / stručnjake / firme

o Računi, ako je to primjenjivoo Evidencije o vremenu na projektu / time sheets

(osim za osobe angažirane na 100% u projektu)o Dokaz o isplati plaće (s porezima i doprinosima) ili

ugovora / računa (izvodi iz plaćanja)

Putovanja i dnevnice

o EU dnevnice uobičajeno pokrivaju smještaj, hranu, lokalni prijevoz (ref: prilog)

o Obrazac za putni nalog – preporuča se obrazac iz Narodnih novina, vrijede sva pravila Zakona o radu

o U slučaju da dnevnice prelaze neoporezivi iznos – trebaju se platiti porezi i doprinosi (kao dohodak), a za osobe koje nisu zaposlene – dnevnica se može pokriti preko ugovora o djelu

o Putovanja: moguće je koristiti javni prijevoz (potrebna je karta)

o U slučaju korištenja automobila, korisnik može slobodno odabrati korištenje službenog ili privatnog automobila za putovanja u sklopu projekta

Dokumentiranje putovanja

o Najčešće 0,25 Euro po km o Uključeno: cestarina, troškovi tunela, troškovi

trajekta, gorivo i amortizacijao Dokumentiranje putovanja: putni list s kilometrima

koje je automobil prošao, o U putnom nalogu mogu se navesti svi troškovi

putovanja, međutim prihvatljivi iznos će biti onaj koji je pokriven proračunom projekta

o Dokumentiranje putovanja: putni nalog i kratki izvještaj s putovanja, dokaz o plaćanju

Ostali troškovi

o Dokumentiraju se fakturamao Plaćanje troškova bi idealno trebalo obaviti izravno

s projektnog računa ili just-in-time prijenosom na osnovni račun netom prije nego bi se isplata napravila

o U slučaju da partner snosi troškove, prijenos sredstava se mora obaviti neposredno prije nego što partner treba potrošiti taj iznos (primjer: plaće, ostali troškovi)

o Svi troškovi moraju nastati prije kraja ugovora (izuzeci su troškovi revizije i evaluacije / troškovi vezani uz pripremu finalnog izvještaja), a biti plaćeni najkasnije prija slanja izvještaja / revizije

Administrativni troškovi

o Neizravni troškovi projektao Paušal od najviše 7% odnosno točno onoliko koliko

je definirano posebnim uvjetima ugovorao Prihvatljiv iznos administrativnih troškova izračunat

će se zajedno sa završnim izvješćemo Tek onda kad se potvrdi prihvatljivost svih direktnih

troškova, odredit će se iznos tih administrativnih troškova

o Administrativni troškovi se ne prikazuju u kvartalnim izvješćima

o Preraspodjele između administrativnih troškova i ostalih proračunskih stavki nisu dozvoljene

Administrativni troškovi

o Ne mogu se koristiti za pokrivanje onih izravnih troškova akcije koji su spomenuti u gornjem dijelu proračuna

o Svi troškovi koje prijavitelj/partner treba za administriranje projekta, to su režijski troškovi (telefon, struja, uredski materijal, najamnina itd.), moraju biti u skladu s uvjetima prihvatljivosti troškova

o Administrativne troškove ne treba navoditi u izvješću, niti treba poslati dokaze o njima

o Međutim, svi troškovi trebaju biti evidentirani u računovodstvenim evidencijama (gdje se odlažu računi)

Tretman PDV-a

o PDV nije prihvatljiv trošak, osim ako ga korisnik (ili njegovi partneri) ne može povratiti, a primjenjiva pravila odobravaju pokrivanje poreza (Opći uvjeti, članak 14.6.):

o Korisnička institucija će službenim pečatom ovjeriti Posebne uvjete ugovora o bespovratnim sredstvima i dati ga korisniku nakon potpisivanja svakog ugovora o bespovratnim sredstvima

o Korisnik bespovratnih sredstava bi tad trebao pripremiti preslike primljenih Posebnih uvjeta za svakog podizvođača i ovjeriti ih svojim službenim pečatom svaki puta kada oslobađa dobavljača od PDV-a

Tretman PDV-a

o Ta ovjerena preslika je važeći dokument za knjiženje dobavljaču (u evidenciji dobavljača)

o Pravna osnova: Pravilnik o porezu na dodanu vrijednost 149/09 i obrazac za izvještaj

o Korisnik bespovratnih sredstava mora voditi evidenciju o tome koje je sve dobavljače oslobodio PDV-a i predati informaciju nadležnom ministarstvu temeljem izvještaja koji se nalazi u Pravilniku odnosno u provedbenom paketu

o Rok za slanje: do kraja svake kalendarske godineo Pogledati Pravilnik i Obrazac tog izvještaja

Plaćanja na projektu

o Avans: 80% od troškova prve godineo Interim plaćanja: ako projekt traje duže od godinu

danao Finalno plaćanje: 20% od granta

o Ovisno o ugovornom tijelu, programu i sl., tranše plaćanja se razlikuju

o Plaćanja izvršava ugovorno tijeloo Rok za plaćanje je 45 dana od primitka valjanog

zahtjeva (i odobrenog financijskog izvještaja)

Izvješćivanje

Obveza izvješćivanja

o Postoje narativni, financijski izvještaj i prilozio Narativni dio treba sadržavati detaljni opis svih

aktivnosti o Financijski dio treba pokrivati sve troškove nastale

od početka provedbe projekta do kraja izvještajnog razdoblja

o Obrasci su dani u prilogu VI grant ugovorao Obveza izvješćivanja dana je u čl.4 posebnih uvjeta

ugovora

Vrste izvještaja

o Izvještaj o napretku, interim i finalni izvještajo Privremeno (interim) narativno i financijsko

izvješće pokriva prvih 12 mjeseci od početka provedbe projekta

o Primjenjuje se samo na projekte koji traju više od 12 mjeseci (ili ako je tako definirano u Posebnim uvjetima ugovora)

o Rok za slanje je mjesec dana nakon završetka razdoblja (do kraja 13-og mjeseca provedbe)

o Završno narativno i financijsko izvješće i prilozi su obvezni na kraju SVAKOG projekta

Dodatni izvještaji

o Može eventualno biti dodana obveza mjesečnog, kvartalnog ili četveromjesečnog izvještavanja

o Ugovorno tijelo bi trebalo specificirati ovu obvezu u posebnim uvjetima ugovora (čl.4), no često to nije slučaj, korisnike se moli da dostave dodatne izvještaje

o Ova dodatna obveza može sadržavati samo narativno izvješće ili pak i financijsko

Tečaj KUNA/EURO

o Za sve ukupne troškove izvještajnog razdoblja, treba se ubaciti prosječni tečaj tog razdobljao Tečajevi koji se moraju koristiti su oni koji objavljuje Europska komisija. Vidjeti: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en) o Kod unošenja tečaja za svaki trošak treba se unijeti isti broj (s 6 decimalnih mjesta) u sve retke jednog izvješćao Iznos trošenja projekta u eurima biti će poznat tek na kraju !

Promjene ugovora

o (Opći uvjeti, čl. 9.2) Ugovaratelj mora biti napismeno obaviješten u slučaju bilo kakve promjene aktivnosti ili proračuna

o Promjene ugovora mogu biti: male i značajneo Kad su promjene male: korisnik je slobodan

provesti malu promjenu i o tome obavijestiti ugovorno tijelo e-mailom

o Ukoliko korisnik nije siguran da li je promjena koju ima velika ili mala, može konzultirati ugovorno tijelo prije provođenja promjene

Financijske promjene ugovora

o Mala promjena ako je financijski učinak:o 100% prijenos unutar istog proračunskog

poglavlja, ilio prijenos između poglavlja koje ne prelazi 15%

vrijednosti izvornog proračunskog poglavljao Bez addenduma mogu se dodati nove proračunske

stavke, a postojeće izbrisati

Male promjene ugovora

o Ugovaratelj mora biti napismeno obaviješten u slučaju bilo kakve manje promjene aktivnosti ili proračuna (broj računa, revizor, manje izmjene aktivnosti)

o Ugovorna tijela obično propišu proceduru i obrasce koje treba koristiti radi lakše komunikacije

• Pismo obavijesti s obrazloženjem promjene

• Obrazac realokacije proračuna s naznačenim izmjenama

o Primjer realokacije:

• Unutar proračunskog poglavlja (1)

• Između različitih proračunskih poglavlja (2)

Velike promjene ugovora

o Promjena se može provesti na dan kad zadnja strana potpiše dodatak ugovoru

o Bilo kakav dodatak ugovoru koji značajno mijenja proračun mora uključivati novi proračun koji prikazuje kako se cjelokupna raščlamba proračuna prvotnog ugovora izmijenila ovim dodatkom (i bilo kojih prethodnih dodataka)

o Zahtjev treba predati Ugovornom tijelu najkasnije 1 mjesec prije nego želi da promjene stupe na snagu (u decentraliziranom sustavu preporuka je da pošalje i prije)

Velike promjene ugovora

o Addendum ugovora: izmjena trajanja projekta, proračunske izmjene iznad 15%, značajne izmjene aktivnosti projekta itd.

o Primjer proračunske realokacije iznad 15% (3)o Svaki zahtjev uvijek se pregledava (postotno) u

odnosu na originalni proračuno Primjer addenduma zbog realokacije proračuna

(veće od 15% poglavlja)o Obrazac addenduma

Nedozvoljene promjene ugovora

o Iznos bespovratnih sredstava definiran u ugovoru se ne može povećati tokom provedbe

o Nisu dozvoljene retroaktivne promjeneo Osnovna svrha ugovora ne smije se mijenjatio Zahtjev ne smije prouzročiti promjene prvobitnih

uvjeta natjecanja !!!

Uvod u javnu nabavu i načela

Što je javna nabava?

Svi korisnici ugovora o bespovratnim sredstvima smatraju se obveznicima javne nabave.

• Nabava financirana iz ugovora o bespovratnim sredstvima naziva se sekundarna nabava

• Javna nabava na EU financiranim projektima utvrđena je Praktičnim vodičem kroz procedure ugovaranja pomoći EZ trećim zemljama (PRAG)

• PRAG propisuje oblik nabave, procedure nabave i načela koja se moraju poštivati prilikom pisanja natječajne dokumentacije i provedbe javne nabave.

PRAG zamjenjuje nacionalna pravila javne nabave!

Sekundarna javna nabava je ugovorna obveza

Vođena je procedurama definiranim u dodatku IV grant ugovora (Annex IV) i principima koji se moraju poštovati u provedbi definiranih procedura

Dodatne poveznice na javnu nabavu navode se u Općim pravilima (General Conditions) grant ugovora i PRAG-u (Praktični vodič kroz procedure ugovaranja pomoći EU trećim zemljama)

http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm

Annex IV : Procurement by Grant Beneficiaries

Definira principe koji se moraju poštovati kako bi nabava bila valjana:

1. opći principi2. principi prihvatljivosti3. pravila zajednička svim natječajnim

procedurama

Nepoštivanje jednog ili više principa vodi ka neprihvatljivom trošku (Art. 1: expenditure in question is not eligible for funding)!

OPĆA NAČELA

Ugovor mora biti dodijeljen: Ekonomski najprihvatljivijoj ponudi u odnosu na

kvalitetu - best price quality ratio Transparentno - principles of transparency Bez izazivanje tržišne distorzije - priciples of fair

competition Bez sukoba interesa - conflict of interest

ŠTO JE SUKOB INTERESA?

PRAG 2.3.6.: Bilo koja tvrtka ili stručnjak koji sudjeluje u pripremnim aktivnostima za potrebe projekta mora biti isključen/a iz natječaja na temelju pripremnih radnji u kojim je sudjelovao/la, osim ukoliko ne dokaže ugovornom tijelu da njihova uključenost u prethodne radnje nije predmet ne-fer tržišne utakmice.

PRAG 2.8.2: Bilo koji član odbora za ocjenjivanje ili promatrač koji ima potencijalni sukob interesa sa bilo kojim ponuđačem mora se odmah izjasniti i povući iz odbora za ocjenjivanje.

PRAG 2.3.6.: Sukob interesa smatra se svaka situacija u kojoj je onemogućeno nepristrano i objektivno funkcioniranje iz razloga koji uključuju obitelj, emotivni život, političke i nacionalne afinitete, ekonomske interese ili bilo koje druge zajedničke interese sa korisnikom.

NAČELA PRIHVATLJIVOSTI

Pravo sudjelovanja na natječajima (Eligibility criteria): Teritorijalni pristup (Nationality): natječaj je otvoren

svim pravnim i fizičkim osobama, pod jednakim uvjetima, iz EU 27 + EEA/zemlje kandidatkinje/ili zemlje korisnice IPA programa

Teritorijalni pristup se ne primjenjuje na stručnjake (fizičke osobe) predložene od strane tvrtke (stručnjaci unutar ugovora o pružanju usluga).

NAČELA PRIHVATLJIVOSTI

Temeljem porijekla (Rule of Origin): oprema mora potjecati iz EU 27 + EEA/zemlje kandidatkinje/ili zemlje korisnice IPA programaCertifikat o podrijetlu mora se dostaviti za sve komade opreme čija je jedinična cijena veća od 5000 €.

Što je porijeklo?

Derogacija od pravila je potrebna kada se oprema ne proizvodi u navedenim zemljama a zamjena traženog modela nije adekvatna prethodno odobrenje ugovornog tijela

NAČELA PRIHVATLJIVOSTI

Pravo sudjelovanja na natječajima (Eligibility criteria) Ako se utvrde razlozi za automatskim odbacivanjem

ponuditelja (Grounds for exclusion – PRAG 2.3.3.): natjecatelj mora biti isključen iz natječajne procedure ako je bankrotirao, ako su im poslovi predmet sudskog postupka, osuđeni su zbog zakonskog prekršaja, nisu platili obveze davanja/poreza, ……

Temeljem razloga za automatskim odbacivanjem ponude (Grounds for exclusion): ukoliko postoji sukob interesa; ukoliko je natjecatelj pružio lažne podatke ili nije dostavio dokaze

1. Natječajna dokumentacija mora biti napisana u skladu sa najboljom međunarodnom praksom (in accordance with the best international practice)

2. Vrijeme predviđeno za dostavu ponuda mora biti dostatno dugo kako bi zainteresirani ponuditelji mogli pripremiti i dostaviti svoje ponude.

3. Svi zahtjevi za sudjelovanjem u natječaju i sve ponude koje se pokažu zadovoljavajuće moraju biti evaluirane i rangirane od strane odbora za ocjenjivanje ponuda temeljeći se na razlozima za odbijanjem ponuda/ponuditelja (exclusion), kvalifikacijskih kriterija (selection criteria) i kriterija za dodjelu natječaja (award criteria).

4. Evaluacijski odbor: najmanje tri člana (neparan broj), tehnički i administrativni kapacitet dostatan za davanje mišljenja o ponudama

PRAVILA ZAJEDNIČKA SVIM NATJEČAJNIM PROCEDURAMA

Koraci u javnoj nabavi

Sam proces nabave, neovisno o vrsti i iznosu nabave, sastoji se od tri glavne faze

NABAVA

izrada natječajne

dokumentacije

provedbe natječaja

postupak ugovaranja

NATJEČAJNA DOKUMENTACIJA

dokumentacija koju sastavlja ugovaratelj (tj. grant korisnik) sadrži sve dokumente potrebne za pripremu i dostavljanje ponude

uključuje opise posla (usluge), tehničke specifikacije (oprema), troškovnike (radovi)

ŠTO NIJE NATJEČAJNA DOKUMENTACIJA? Tender / natječaj NIJE pojedinačna proračunska

linija iz ugovora o bespovratnim sredstvima Natječaj je skup stavki koje se mogu kupiti na

jednom mjestu (generičkih sličnih stavaka) umjetno dijeljenje natječaja kako bi se izbjegla

pravila nabave je ZABRANJENO

SRODNE NABAVE POSTAJU DIO JEDNOG NATJEČAJA!

Annex III. Budget for the Action1 All Years

Costs Unit# of units Unit rate

(in EUR)Costs

(in EUR)3

3. Equipment and supplies7

3.1 Purchase or rent of vehicles

3.2 Furniture, computer equipment

3.2.1 Notebook computer Per unit 10 850,00 8.500,00

3.2.2 Personal computer Per unit 10 650,00 6.500,00

3.2.3 Monitor Per unit 10 250,00 2.500,00

3.2.4 Printer Per unit 10 400,00 4.000,00

3.3 Machines, tools… = jedan natječaj3.4 Spare parts/equipment for machines, tools

3.5 Other (please specify)

Subtotal Equipment and supplies 21.500,00

ŠTO JE NATJEČAJNA DOKUMENTACIJA?

NABAVA OPREME Prije raspisa tehničkih specifikacija istraživanje

tržišta (Market Study)

ANALIZA TRŽIŠTA

Potrebno je dokazati: prihvatljivost ponuditelja (teritorijalni pristup) prihvatljivost opreme (pristup podrijetla) prosječnu cijenu tražene opreme/radova

ŠTO UKLJUČUJE PROSIJEČNA CIJENA?

ANALIZA TRŽIŠTA

Što se sve želi od potencijalnih dobavljača: samo oprema koju će osobno podići kod dobavljača? dostava opreme na nekoliko lokacija? instalacija i testiranje opreme? edukacija o radu na opremi? dodatnu garanciju? dostupnost rezervnih dijelova u sljedeće dvije

godine? SVE DODATNE USLUGE PODIŽU CIJENU NABAVE!

Analiza tržišta omogućuje da se usporedi tržišna cijena nabave i cijenu jedne takve potencijalne ponude sa aneksom III. grant ugovora

NATJEČAJNA DOKUMENTACIJA – OPREMA/RADOVI

Tehničke specifikacije NE SMIJU: sadržavati imena proizvođača (tzv. brand)

pogodovanje određenim dobavljačima (kršenje načela fer tržišnog natjecanja)

biti krojene specifično za nekog proizvođača (kršenje načela fer tržišnog natjecanja)

biti suviše restriktivne definirati minimum kriterija koje tržište može ponuditi a zadovoljava vaše potrebe

Sugestija: kod operativnih sustava i sličnih nabava koristiti izraz „or equivalent”

Ako je nabava tehnički kompleksna i niste dovoljno stručni/sigurni u TS, zatražite pomoć vanjskog stručnjaka!

NATJEČAJNA DOKUMENTACIJA - USLUGE

Opis poslova treba: Sadržavati sve relevantne informacije potrebne

ponuditelju da procijeni svoj input i cijenu Sadržavati opis projekta (grant), opis traženih usluga

(sekundarni ugovor), vremenski period izvršenja, obveze izvještavanja, način komunikacije s korisnikom, područje izvršenja (zemljopisno), …

Global price vs. fee basedNajvažniji dio opisa poslova (načela javne nabave) su zahtjevi u odnosu na stručnjake: kvalifikacije i vještine kriteriji koje ponuditelj mora ispuniti paziti da ne budu „tailor made” realno procijeniti koja su znanja potrebna da se određeni posao iznese (diploma vs. certifikati?)

Model ugovora nalazi se u pozivu za natjecanje:1. upute ponuditeljima 2. nacrt ugovora i posebni uvjeti3. (opći uvjeti)4. tehničke specifikacije / opis poslova5. razrada proračuna 6. opće informacije – obrazac administrativne

usklađenosti / evaluacijski obrazac7. Deklaracija ponuditelja

OVO JE UOBIČAJENA FORMA NATJEČAJNE DOKUMENTACIJE – ALI NIJE NUŽNO JEDINA!

NATJEČAJNA DOKUMENTACIJA OPREMA/RADOVI/USLUGE

NATJEČAJNA DOKUMENTACIJA OPREMA/RADOVI/USLUGE

NATJEČAJNA DOKUMENTACIJA mora sadržavati osnovne informacije:

Rok za dostavu ponudaTražene usluge (predmet natječaja) i datume

izvršenjaKriterije za sudjelovanjem u natječaju (nacionalnost,

podrijetlo, pravo isključenja ponuditelja/ponuda)Kriterije za dodjelu natječajaSadržaj ponudeUvijete natječaja (pojašnjenje natječajnih uvjeta)

PROVEDBA NATJEČAJA

1. odabir natječajne procedure

2. objava nabave 3. sastavljanje evaluacijskog odbora

4. zaprimanje ponuda

5. evaluacija ponuda6. odabir ponuditelja i prikupljanje dokumentacije

Potpisivanje ugovora

Koraci u javnoj nabavi

Usluge

≤ 10.000,00 €Jedna ponuda

10.000,00 – 200.000,00 €

Procedura pregovaranjaFramework contracts

≥ 200.000,00 €

Međunarodni ograničeni natječaj

Roba 10.000,00 – < 60.000,00 € Pregovaranje

≥60.000,00 - ≤150.000,00 € lokalni otvoreni natječaj

≥ 150.000,00 €Međunarodni otvoreni natječaj

Radovi 10.000,00 – 300.000,00 € Procedura pregovaranja

≥300.000,00 – 5.000.000,00 €Lokani otvoreni natječaj

> 5.000.000,00 €- Međunarodni otvoreni natječaj- Međunarodni ograničeni natječaj

Postupak jedne nabave

najjednostavnija procedura (za sve vrste nabava ispod 10.000 eura)

korisnik podugovara dobavljača/izvođača prema svom izboru načelo najveće vrijednosti za novac

načela prihvatljivosti dobavljača/izvođača i načelo prihvatljivosti podrijetla opreme mora se poštovati

Pregovarački postupak – 3 ponude

Natječaj nije javno objavljen Pozivaju se direktno tri natjecatelja po izboru

korisnika šalje im se potpuna natječajna dokumentacija

ocjenjivanje se provodi na isti način kao i kod svih drugih natječaja (administrativna, tehnička i financijska provjera)

ukoliko pristigne samo jedna ponuda koja ispunjava tražene kriterije natječajne dokumentacije, ugovor se može zaključiti

Otvoreni postupak – objava natječaja

Natječaj je javno objavljen (oglas u novinama, internet stranica) – publicitet

lokalni vs. međunarodni (mjesto objave) natječajna dokumentacija na engleskom jeziku natječaj se sastoji od dva dijela: obavijest o

nabavi (Procurement Notice) i natječajna dokumentacija (Tender Dossier)

Može biti jednostupanjski (oprema i radovi) ili dvostupanjski natječaj (usluge)

Otvoreni postupak – objava natječaja

Jednostupanjski natječaj (oprema i radovi): istovremeno se objavljuje obavijest o nabavi

(PN) i natječajna dokumentacija (TD) ponuditelji dostavljaju dokaze o zadovoljenju

selekcijskih kriterija i svoju ponudu istovremeno Dodjela natječaja: ponuditelj koji je zadovoljio

kriterije i koji je dostavio najjeftiniju ponudu (minimum kriterija iz TS je zadovoljen)

Otvoreni postupak – objava natječaja

Dvostupanjski natječaj (usluge): objavljuje se obavijest o nabavi (PN): predmet

nabave, cijena nabave i selekcijski kriteriji – rok za dostavu iskaza interesa

ponuditelji dostavljaju dokaze o zadovoljenju selekcijskih kriterija

procjenjuju se dostavljeni iskazi interesa i kriteriji (prvi stupanj evaluacije) samo ponuditelji koji su zadovoljili kriterije pozvani su na daljnje sudjelovanje u natječaju (šalje im se cijela natječajna dokumentacija)

drugi stupanj evaluacije pristigle ponude i odabir ponuditelja u odnosu na cijenu i kvalitetu

Koliko procedure moraju trajati?

“Dovoljno dugo da zainteresirani ponuđači stignu pripremiti ponudu”

Aneks IV. grant ugovora: 3. načela zajednička svim procedurama Natječajna dokumentacija mora biti napisana u skladu sa najboljom međunarodnom praksom.

korisnik sam procjenjuje na temelju kompleksnosti predmeta nabave

poštovati minimum rokova kako ih propisuju financijska regulativa Europske unije i PRAG (ne ispod 30 dana)

Evaluacija ponuda

Neovisno o vrsti nabave i natječajnoj proceduri sve evaluacije imaju isti postupak ocjenjivanja

1• Administrativna

procjena

2• Tehnička procjena

3• Financijska procjena