protokÓŁ kontroli gospodarki …³w: ukończyła ekonomiczne jednolite studia magisterskie,...

REGIONALNA IZBA OBRACHUNKOWA W ŁODZI

Numer egzemplarza: 2

PROTOKÓŁ

KONTROLI GOSPODARKI FINANSOWEJ I ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Jednostka

kontrolowana: Urząd Gminy w Kobielach Wielkich

Termin kontroli: 20 lutego – 31 marca 2009 roku

Kontrolujący

(imię, nazwisko, stanowisko słuŜbowe):

BoŜena Wojnarowska – główny inspektor kontroli Małgorzata OŜarek – główny inspektor kontroli Sylwia Grochulska – inspektor kontroli Iwona Kawnik – inspektor kontroli

Okres objęty kontrolą 2008 rok i okres wcześniejszy

Numer i data upowaŜnienia:

WK 601-2/89/2008 z dnia 22 grudnia 2008 roku WK 601-2/89-1/2008/2009 z dnia 11 lutego 2009 roku

Uwaga! Protokół niniejszy podlega udostępnieniu na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. nr 112, poz.1198), z ograniczeniami wynikającymi z art. 5 tej ustawy.

PROTOKÓŁ Z KONTROLI KOMPLEKSOWEJ PRZEPROWADZONEJ W GMINIE KOBIELE WIELKIE Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi, ul. Zamenhofa 10

90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

2

I. INFORMACJE WSTĘPNE

DANE O JEDNOSTCE

Gmina Kobiele Wielkie połoŜona jest w powiecie radomszczańskim, w województwie łódzkim i obejmuje obszar o powierzchni 10.185 ha.

Siedzibą organów Gminy jest miejscowość Kobiele Wielkie, ul. Reymonta 79.

Gmina podzielona jest na 20 sołectw. Ogólna liczba mieszkańców Gminy według stanu na 31 grudnia 2008 roku – 4504 osoby. Liczba bezrobotnych wynosi 192 osoby, w tym 30 uprawnionych do zasiłku.

Numery identyfikacji podatkowej:

REGON – Urząd Gminy Kobiele Wielkie 000545952

Gmina Kobiele Wielkie 590648037

NIP – Urząd Kobiele Wielkie - 772-10-46-088

Gmina Kobiele Wielkie – 7722259751

Kontrola kompleksowa gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Urzędzie Gminy w Kobielach Wielkich została przeprowadzona na podstawie przepisów art. 1 ust 1 i 2 oraz art. 7a ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U z 2001 r., nr 55, poz. 577 ze zm.) w dniach od 20 lutego do 31 marca 2009 roku.

II. USTALENIA OGÓLNE

1. KIEROWNICTWO JEDNOSTKI

Przewodnicz ący rady gminy

Przewodniczącym Rady Gminy w Kobielach Wielkich jest Pan Janusz Rybak wybrany uchwałą nr I/1/06 Rady Gminy w Kobielach Wielkich z dnia 27 listopada 2006 roku.

Wójt gminy

Wójtem Gminy Kobiele Wielkie jest Pan Henryk Więckowski wybrany w bezpośrednich wyborach, które odbyły się w dniu 12 listopada 2006 roku. Wójt Gminy złoŜył ślubowanie w dniu 6 grudnia 2006 roku.

Skarbnik gminy

Skarbnikiem Gminy Kobiele Wielkie jest Pani Barbara Pokora powołana na to stanowisko uchwałą nr IV/19/94 Rady Gminy w Kobielach Wielkich z dnia 28 grudnia 1994 roku.

Sekretarz gminy

Sekretarzem Gminy Kobiele Wielkie jest Pan Józef Szpruch powołany do pełnienia tej funkcji uchwałą nr III/13/90 Rady Gminy w Kobielach Wielkich z dnia 19 czerwca 1990 roku.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

3

2. GMINNE JEDNOSTKI ORGANIZACYJNE I PRAWNOORGANIZACYJNE FORMY ICH DZIAŁALNO ŚCI

Zgodnie z Rejestrem instytucji kultury i Rejestrem gminnych jednostek organizacyjnych na terenie Gminy działa 9 jednostek organizacyjnych, a mianowicie:

1. Szkoła Podstawowa w Kobielach Wielkich - działa na podstawie Statutu nadanego przez Radę Pedagogiczną w dniu 27 czerwca 2007 roku (ze zmianami); Szkoła działa, jako jednostka budŜetowa, której organem prowadzącym jest Gmina Kobiele Wielkie;

2. Szkoła Podstawowa w Orzechowie – działa na podstawie Statutu zatwierdzonego przez Radę Pedagogiczną w dniu 19 listopada 2003 (ze zmianami); Szkoła działa, jako jednostka budŜetowa, której organem prowadzącym jest Rada Gminy Kobiele Wielkie;

3. Publiczne Gimnazjum w Kobielach Wielkich – działa na podstawie Statutu nadanego przez Radę Pedagogiczną w dniu 12 września 2008 roku; Gimnazjum działa, jako jednostka budŜetowa, której organem prowadzącym jest Rada Gminy w Kobielach Wielkich;

4. Urząd Gminy w Kobielach Wielkich – brak statutu.

Ustalono, Ŝe w okresie objętym kontrolą Urząd Gminy w Kobielach Wielkich, działający jako odrębna jednostka budŜetowa, był wpisany do rejestru gminnych jednostek organizacyjnych, ale nie posiadał statutu, co stanowiło naruszenie art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 241, poz. 2104 ze zm.). Z treści wskazanego przepisu wynika, iŜ jednostka budŜetowa działa na podstawie statutu określającego w szczególności jej nazwę, siedzibę i przedmiot działalności, w tym podstawowej.

5. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Kobielach Wielkich – działa na podstawie Statutu nadanego uchwałą nr XV/71/04 Rady Gminy w Kobielach Wielkich z dnia 30 września 2004 roku, jako budŜetowa jednostka organizacyjna.

6. Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Gminny Ośrodek Zdrowia – działa na podstawie statutu nadanego uchwałą nr XIV/81/00 Rady Gminy Kobiele Wielkie z dnia 29 marca 2000 roku (ze zmianami), jako samodzielny publiczny zakład opieki zdrowotnej.

7. Zakład Gospodarki Komunalnej – utworzony na podstawie uchwały nr XXI/123/2001 z dnia 29 czerwca 2001 roku Rady Gminy w Kobielach Wielkich, którą nadano takŜe statut Zakładu Gospodarki Komunalnej.

8. Gminna Biblioteka Publiczna w Kobielach Wielkich – działa na podstawie statutu nadanego uchwałą nr IV/25/03 Rady Gminy Kobiele Wielkie z dnia 28 marca 2003 roku (ze zmianami), jako samorządowa instytucja kultury wpisana do rejestru instytucji kultury prowadzonego.

9. Gminny Ośrodek Kultury i Sportu w Kobielach Wielkich – działa na podstawie statutu nadanego uchwałą nr XV/75/04 Rady Gminy Kobiele Wielkie z dnia 30 września 2004 roku (ze zmianami), jako samorządowa instytucja kultury wpisana do rejestru instytucji kultury.

Pełnomocnictwa dla kierowników jednostek organizacyjnych

W zakresie udzielania pełnomocnictw kierownikom jednostek organizacyjnych stwierdzono, iŜ Wójt Gminy Kobiele Wielkie nie udzielił kierownikowi Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kobielach Wielkich pełnomocnictwa do działania, co stanowiło naruszenie art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

4

roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.). Z treści wskazanego przepisu wynika, Ŝe kierownicy jednostek organizacyjnych gminy nieposiadających osobowości prawnej działają jednoosobowo na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez wójta. W czasie trwania czynności kontrolnych, w dniu 23 marca 2009 roku Wójt Gminy Henryk Więckowski udzielił Kierownikowi Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej pełnomocnictwa na podstawie art. 47 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym.

Ponadto stwierdzono, iŜ Wójt Gminy w dniu 1 czerwca 2005 roku upowaŜnił Ewę Trzonkowską – Kierownika Gminnego Ośrodka Kultury i Sportu w Kobielach Wielkich „do podpisania rachunków VAT dla Gminnego Ośrodka Kultury i Sportu w Kobielach Wielkich”. PowyŜsze działania naruszyły art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 roku; Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.), zgodnie z którym kierownicy jednostek organizacyjnych gminy nieposiadających osobowości prawnej działają jednoosobowo na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez wójta. Ponadto stwierdzić naleŜy, Ŝe Gminny Ośrodek Kultury i Sportu w Kobielach Wielkich jest instytucją kultury wpisaną do Rejestru instytucji kultury, a zgodnie z art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 13, poz. 123 ze zm.) instytucje kultury uzyskują osobowość prawną i mogą rozpocząć działalność z chwilą wpisu do rejestru prowadzonego przez organizatora.

3. UNORMOWANIA WEWNĘTRZNE

Statut gminy

Statut Gminy Kobiele Wielkie wprowadzony został uchwałą nr XIII/67/96 z dnia 2 grudnia 1996 roku. Statut zmieniany był następującymi uchwałami: nr XII/65/99 z dnia 10 grudnia 1999 roku, nr XXII/126/2001 z dnia 14 sierpnia 2001 roku oraz nr IV/24/03 z dnia 28 marca 2003 roku.

Regulamin organizacyjny urz ędu

W badanym okresie obowiązywał Regulamin Organizacyjny wprowadzony zarządzeniem nr 7/2007 Wójta Gminy Kobiele Wielkie z dnia 11 czerwca 2007 roku. Zmiany do Regulaminu wprowadzane były:

- zarządzeniem nr 4/2008 Wójta Gminy Kobiele Wielkie z dnia 2 kwietnia 2008 roku;

- zarządzeniem nr 20/2008 Wójta Gminy Kobiele Wielkie z dnia 30 września 2008 roku.

Zgodnie z Regulaminem strukturę organizacyjną Urzędu Gminy tworzą: Referat Finansowy (z 5 stanowiskami pracy), Referat Spraw Obywatelskich (z 2 stanowiskami pracy), Referat Oświaty (z 2 stanowiskami), Referat Gospodarki Przestrzennej, Gospodarki Mieniem Komunalnym, Ochrony Środowiska, Inwestycji i Zamówień Publicznych, Rolnictwa, Sportu i Promocji Gminy (z 3 stanowiskami pracy), samodzielne stanowiska pracy (6 pracowników) oraz pracownicy obsługi.

Ustalone zasady gospodarowania mieniem komunalnym

Rada Gminy w Kobielach Wielkich nie określiła zasad nabywania, zbywania i obciąŜania nieruchomości gruntowych oraz ich wydzierŜawiania lub najmu na okres dłuŜszy niŜ 3 lata. PowyŜsze oznacza wyłączność Rady Gminy w podejmowaniu kaŜdorazowo decyzji w tym przedmiocie, stosownie do uregulowań zawartych w art. 18 ust. 2 pkt. 9 lit. „a”


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

5

ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r., Dz. U. nr 142, poz. 1591 ze zm.).

Instrukcja w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego warto ści maj ątkowych pochodz ących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł

Zarządzeniem nr 2/2006 z dnia 31 grudnia 2006 roku Wójt Gminy Kobiele Wielkie wprowadził Instrukcję postępowania w zakresie przeciwdziałania wprowadzeniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu.

4. UNORMOWANIA W ZAKRESIE KONTROLI WEWN ĘTRZNEJ (FINANSOWEJ).

Unormowania w zakresie kontroli finansowej. Osoby o dpowiedzialne.

W badanym okresie w kontrolowanej jednostce funkcjonowały uregulowania w zakresie kontroli finansowej wprowadzone zarządzeniem nr 26/2007 Wójta Gminy z dnia 31 grudnia 2007 roku. PowyŜszym zarządzeniem Wójt Gminy ustalił dokumentację przyjętych zasad rachunkowości w Urzędzie Gminy Kobiele Wielkie obejmującą: zasady prowadzenia rachunkowości, wykaz kont księgi głównej zakładowego planu kont dla budŜetu gminy oraz zasady ich funkcjonowania, wykaz kont księgi głównej zakładowego planu kont dla jednostki budŜetowej oraz zasady ich funkcjonowania, zasady sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych oraz dokumentację przyjętych zasad rachunkowości.

Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych dla Urzędu Gminy Kobiele Wielkie zawiera uregulowania dotyczące m.in. rejestracji dowodów księgowych wpływających do Urzędu Gminy i ich obiegu przez poszczególne stanowiska pracy uczestniczące w procesie realizacji procedur kontrolnych. Ponadto w instrukcji określono procedury obiegu i kontroli najczęściej występujących dowodów księgowych, np. faktury, rachunki, listy płac (wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę i zlecenia, dla członków GKRPA, diety radnych), polecenie wyjazdu słuŜbowego, dowody dokumentujące ruch środków trwałych (OT, MT, PT, LT). W instrukcji nie wskazano procedur obiegu i kontroli dla pozostałych, a występujących w jednostce dowodów księgowych.

Ponadto unormowania zakresie kontroli finansowej uregulowane zostały w instrukcji kasowej wprowadzonej zarządzeniem nr 23/2004 z dnia 31 grudnia 2004 roku oraz w instrukcji inwentaryzacyjnej wprowadzonej zarządzeniem nr 22/2004 Wójta Gminy z dnia 31 grudnia 2004 roku.

Ustalono, iŜ polecenia realizacji operacji gospodarczej dokonywane były przez kierownika jednostki oraz osoby przez niego upowaŜnione, a upowaŜnienia do dokonywania autoryzacji dokonano zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych.

Kontrolującym nie przedstawiono pisemnego potwierdzenia pracowników Referatu Finansowego o zapoznaniu się i przyjęciu do wiadomości i stosowania obowiązujących procedur kontroli wewnętrznej.

Dokumentacja opisująca przyjęte w kontrolowanej jednostce zasady rachunkowości spełnia wymagania określone w art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku (tekst jednolity z 2002 r., Dz. U. nr 76, poz. 694 ze zm.).


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

6

Zakresem czynności z dnia 28 września 2007 roku Wójt Gminy powierzył Skarbnikowi Gminy obowiązki i odpowiedzialności w zakresie określonym w art. 45 ust.1 pkt 1-4 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.). W toku kontroli stwierdzono, Ŝe Skarbnik Gminy – Barbara Pokora nie spełnia Ŝadnego z warunków dotyczących kwalifikacji zawodowych wskazanych w art. 45 ust. 2 pkt 4 lit. a-d ustawy o finansach publicznych; (…)1 Według wskazanego wyŜej przepisu głównym księgowym moŜe być osoba, która spełnia jeden z warunków: ukończyła ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyŜsze studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiada co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości; ukończyła średnią, policealną lub pomaturalną szkołę ekonomiczną i posiada co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości; jest wpisana do rejestru biegłych rewidentów na podstawie odrębnych przepisów lub posiada świadectwo kwalifikacyjne uprawniające do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub certyfikat księgowy, wydane na podstawie odrębnych przepisów. Wskazać przy tym naleŜy, iŜ powyŜsze wymagania wynikały takŜe w art. 35 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 16 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155 poz. 1014 ze zmianami – obowiązującej do 31 grudnia 2005 roku); z powołanego przepisu wynikało, iŜ głównym księgowym moŜe być osoba, która m.in. ukończyła ekonomiczne jednolite studia magisterskie, ekonomiczne wyŜsze studia zawodowe, uzupełniające ekonomiczne studia magisterskie lub ekonomiczne studia podyplomowe i posiada co najmniej 3-letnią praktykę w księgowości lub ukończyła średnią, policealną lub pomaturalną szkołę zawodową o kierunku rachunkowość i posiada co najmniej 6-letnią praktykę w księgowości. Stosownie do art. 5 ust.1 ustawy z dnia 27 lipca 2001 roku o zmianie ustawy o finansach publicznych, ustawy o organizacji i trybie pracy Rady Ministrów oraz o zakresie działania ministrów, ustawy o działach administracji rządowej oraz ustawy o słuŜbie cywilnej (Dz. U. nr 102, poz. 1116) przepis art. 35 ust.2 pkt 4 powołanej ustawy o finansach publicznych z 1998 roku (w zakresie wykształcenia i kwalifikacji zawodowych) w brzmieniu nadanym w/w ustawą nie obowiązywał przez okres 3 lat od wejścia ustawy w Ŝycie. Biorąc pod uwagę, iŜ wskazana ustawa z dnia 27 lipca 2001 roku zaczęła obowiązywać od dnia 1 stycznia 2002 roku, to obowiązek posiadania przez głównego księgowego (skarbnika) wykształcenia w zakresie wynikającym z art. 35 ust. 2 pkt 4 istnieje od dnia 1 stycznia 2005 roku. Oznacza to, Ŝe od tego czasu osoba pełniąca funkcję głównego księgowego musi bezwzględnie spełniać wymagania określone w obowiązujących przepisach ustawy o finansach publicznych.

Zadania Referatu Finansowego określone w rozdziale III §9 Regulaminu organizacyjnego w formie uszczegółowionej znajdują odzwierciedlenie w zakresach czynności nadanych pracownikom Referatu przez Wójta Gminy. Poza tym w zakresach czynności, obowiązków i odpowiedzialności poszczególnych pracowników wskazane zostały osoby pełniące zastępstwo w przypadku nieobecności pracownika.

Kontrolę przestrzegania wewnętrznych procedur kontroli przeprowadzono na podstawie dowodów księgowych ujętych w ewidencji księgowej na koncie 201 w miesiącu grudniu 2007 i 2008 roku. Dodatkowo przestrzeganie procedur kontroli wewnętrznej sprawdzono na podstawie poniŜej wymienionych dowodów księgowych za miesiące: marzec, czerwiec i wrzesień 2008 roku.

1 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

7

Dowody księgowe w powyŜszym zakresie oraz stwierdzone nieprawidłowości opisano w temacie: „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” na stronie 23 niniejszego protokołu kontroli oraz w temacie „Urządzenia księgowe” na stronie 14 niniejszego protokołu kontroli.

Zestawienie dowodów księgowych za miesiące: marzec, czerwiec, wrzesień i grudzień 2008 roku podanych kontroli na okoliczność przestrzegania procedur kontroli wewnętrznej i zapisów w urządzeniach księgowych stanowi załącznik nr 1 do protokołu kontroli.

Test nr 1 – wewnętrzne procedury kontroli stanowi załącznik nr 2 do protokołu kontroli.

Kontrola finansowa wobec jednostek organizacyjnych

Załącznikiem nr 1 do zarządzenia nr 50/2005 z dnia 30 grudnia 2005 roku Wójt Gminy Kobiele Wielkie wprowadził zasady przeprowadzania kontroli wydatków w jednostkach nadzorowanych. Z treści załącznika wynika, Ŝe zasady przeprowadzania kontroli w jednostkach dotyczą jednostek podległych, które winny być objęte kontrolą co najmniej raz na rok. Kontrole przeprowadzane mogą być przez upowaŜnionych pracowników Urzędu Gminy, Komisję Rewizyjną lub inne organy uprawnione do kontroli na podstawie odrębnych przepisów. Do przeprowadzenia kontroli uprawnia imienne upowaŜnienie (stałe lub jednorazowe) wydane przez Wójta Gminy.

Ustalono, iŜ w 2006 i 2007 roku nie opracowano planów kontroli. Plan kontroli jednostek organizacyjnych na rok 2008 został zatwierdzony zarządzeniem nr 2a/2008 Wójta Gminy Kobiele Wielkie z dnia 20 lutego 2008 roku. Kontrolę 5% wydatków, zgodnie z art. 187 ustawy o finansach publicznych, w 2008 roku zaplanowano w Publicznych Szkołach Podstawowych: w Kobielach Wielkich, w Orzechowie (wrzesień/październik), w Publicznym Gimnazjum w Kobielach Wielkich (październik), Gminnym Ośrodku Zdrowia w Kobielach Wielkich (wrzesień/październik), Gminnej Bibliotece Publicznej w Kobielach Wielkich (wrzesień/październik), Gminnym Ośrodku Kultury i Sportu w Kobielach Wielkich (wrzesień/październik) i Zakładzie Gospodarki Komunalnej w Kobielach Wielkich (listopad/grudzień). Do przeprowadzenia kontroli w w/w jednostkach organizacyjnych Wójt Gminy Kobiele Wielkie upowaŜnił Skarbnika Gminy Barbarę Pokora.

Ustalono, Ŝe za lata 2006-2008 kontrole przeprowadzono w poniŜej wymienionych jednostkach:

Przeprowadzone kontrole za rok:

Lp. Nazwa jednostki

2006 2007 2008

1. Szkoła Podstawowa w Kobielach Wielkich X X X

2. Szkoła Podstawowa w Orzechowie X X X

3. Publiczne Gimnazjum w Kobielach Wielkich X X X

4. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Kobielach Wielkich - - -

5. Zakład Gospodarki Komunalnej X X X

6. Gminna Biblioteka Publiczna w Kobielach Wielkich X X X

7. Gminny Ośrodek Kultury i Sportu w Kobielach Wielkich X X X

8. SPZOZ Gminny Ośrodek Zdrowia w Kobielach Wielkich

X

X X


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

8

Analiza protokołów z kontroli przeprowadzonych przez Skarbnika Gminy Barbarę Pokora w jednostkach organizacyjnych w latach 2006-2008 została ujęta w poniŜszej tabeli:

Nazwa jednostki kontrolowanej

Termin kontroli Data upowaŜnienia do kontroli; przez kogo wydane

Osoba kontrolująca

Okres objęty kontrolą

Czy kontrolą objęto 5% wydatków?

Wydane zalecenia

2006 rok Zakład Gospodarki Komunalnej

17.07.2006 14.07.2006 Wójt Gminy

Skarbnik Urzędu Gminy

I półrocze 2006 Brak wskazania kwot wydatków

objętych kontrolą

Brak

SPZOZ Gminny Ośrodek Zdrowia

25-29.09.2006 22.09.2006 Wójt Gminy


I półrocze 2006 Nie (2,71%)

Brak

Szkoła Podstawowa w Orzechowie

21-23.11.2006 22.11.2006 Wójt Gminy



objętych kontrolą

Brak

Szkoła Podstawowa w Kobielach Wielkich

21-23.11.2006 20.11.2006 Wójt Gminy



objętych kontrolą

Brak

Publiczne Gimnazjum w Kobielach Wielkich

21-23.11.2006 20.11.2006 Wójt Gminy



objętych kontrolą

Brak

2007 rok Zakład Gospodarki Komunalnej

12.02.2007 9.02.2007 Wójt Gminy


2006 rok Brak wskazania kwot wydatków

objętych kontrolą

Brak

Gminna Biblioteka Publiczna

22-23.05.2007 21.05.2007 Wójt Gminy


2006 rok Tak Brak

Gminny Ośrodek Kultury i Sportu

30.05.-1.06.2007

28.05.2007 Wójt Gminy


2006 rok Tak Brak


24-26.10.2007 22.10.2007 Wójt Gminy



Brak

Publiczne Gimnazjum w Kobielach Wielkich

24-26.10.2007 23.10.2007 Wójt Gminy



Brak


24-26.10.2007 22.10.2007 Wójt Gminy



objętych kontrolą

Brak

Zakład Gospodarki Komunalnej

5-7.11.2007 2.11.2007 Wójt Gminy


I półrocze 2007 Tak Brak


12-14.11.2007 9.11.2007 Wójt Gminy




19-20.11.2007 16.11.2007 Wójt Gminy



SPZOZ Gminny Ośrodek Zdrowia

10-12.12.2007 7.12.2007 Wójt Gminy


III kwartały 2007

Nie (1,98%)

Brak

2008 rok SPZOZ Gminny Ośrodek Zdrowia

2-4.09.2008 1.09.2008 Wójt Gminy



Brak


5-8.09.2008 3.09.2008 Wójt Gminy




12-15.09.2008 9.09.2008 Wójt Gminy




6-7.10.2008 3.10.2008 Wójt Gminy




9-10.2008 3.10.2008 Wójt Gminy



Publiczne Gimnazjum 20-22.10.2008 3.10.2008 Skarbnik Urzędu I półrocze 2008 Tak Brak


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

9

w Kobielach Wielkich Wójt Gminy Gminy

Zakład Gospodarki Komunalnej

18-19.11.2008 17.11.2008 Wójt Gminy



Stwierdzone nieprawidłowości:

1) ustalono, Ŝe kontrole przeprowadzone przez Skarbnika Gminy w latach 2006-2008 w Samodzielnym Publicznym Zakładzie Opieki Zdrowotnej – Gminnym Ośrodku Zdrowia w Kobielach Wielkich zostały przeprowadzone z naruszeniem zasad wskazanych w art. 67 ustawy z dnia 30 sierpnia 1991 roku o zakładach opieki zdrowotnej (Dz. U. nr 91, poz. 408 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 18 listopada 1999 roku w sprawie szczegółowych zasad sprawowania nadzoru nad samodzielnymi publicznymi zakładami opieki zdrowotnej i nad jednostkami transportu sanitarnego (Dz. U. nr 94, poz. 1097). W protokołach kontroli SPZOZ zawarto m.in. następujące informacje:

- wykonanie rzeczowe przychodów i kosztów jednostki,

- wysokość wypracowanego zysku,

- zestawienie wyniku finansowego jednostki,

- wskazanie objętych kontrolą dowodów księgowych i uwag z nimi związanych.

Stosownie do wskazanego wyŜej art. 67 ust. 3 ustawy o zakładach opieki zdrowotnej podmiot sprawujący nadzór nad zakładem opieki zdrowotnej kontroluje: realizację zadań statutowych, dostępność i poziom udzielanych świadczeń, prawidłowość gospodarowania mieniem oraz gospodarkę finansową. Szczegółowy zakres zagadnień, które naleŜy objąć kontrolą w ramach wskazanych w art. 67 ust. 3 obszarów zawiera §2, §3, §4 i §6 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 18 listopada 1999 roku w sprawie szczegółowych zasad sprawowania nadzoru nad samodzielnymi publicznymi zakładami opieki zdrowotnej i nad jednostkami transportu sanitarnego. Według §6 rozporządzenia w ramach kontroli gospodarki finansowej podmiot sprawujący nadzór analizuje:

- kwartalne sprawozdanie o przychodach, kosztach i wyniku finansowym jednostki organizacyjnej,

- roczny plan rzeczowo-finansowy jednostki organizacyjnej,

- roczne sprawozdanie rzeczowo-finansowe jednostki organizacyjnej,

- roczne sprawozdanie z działalności jednostki organizacyjnej.

Opisany zakres przedmiotowy kontroli okresowej nie jest zgodny z zakresem kontroli wynikającym z przepisów ww. rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad sprawowania nadzoru nad samodzielnymi publicznymi zakładami opieki zdrowotnej i nad jednostkami transportu sanitarnego, tj. §2, 3, 4 i 6 w związku z §7 ust. 2;

2) stwierdzono przypadki (5 w 2006 i 2007 oraz 1 w 2008 roku), iŜ z przedłoŜonych protokołów nie wynika kwota objętych kontrolą wydatków lub teŜ objęte kontrolą wydatki nie stanowią 5% wydatków wykonanych kontrolowanej jednostki. PowyŜsze stanowi naruszenie art. 187 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 ze zm.). Według wskazanych przepisów przewodniczący zarządu jednostki samorządu terytorialnego kontroluje przestrzeganie, przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych, realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, a kontrola obejmuje w kaŜdym roku, co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych;

3) ustalono, iŜ w okresie objętym kontrolą nie przeprowadzono kontroli w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Kobielach Wielkich. Z wyjaśnienia Skarbnika Gminy – Barbary Pokory wynika, iŜ ewidencja księgowa Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

10

do 31 grudnia 2007 roku prowadzona była wspólnie z ewidencją Urzędu Gminy. Od dnia 1 stycznia 2008 roku ewidencja prowadzona jest odrębnie, a kontrola zostanie przeprowadzona w 2009 roku.

Test nr II dotyczący realizacji obowiązków organu wykonawczego jednostki samorządu terytorialnego wynikających z ustawy o finansach publicznych stanowi załącznik nr 3 do protokołu kontroli.

5. KONTROLE ZEWNĘTRZNE

Kontrole przeprowadzone przez RIO

Ostatnia kontrola gospodarki finansowej i zamówień publicznych Gminy Kobiele Wielkie przeprowadzona była w okresie 5 kwietnia do 28 maja 2004 roku przez inspektorów Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi na podstawie upowaŜnienia nr WK0904/Ł/24/2004 Prezesa Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi. Wystąpienie pokontrolne wpłynęło do kontrolowanej jednostki w dniu 27 sierpnia 2004 roku. Odpowiedź na zalecenia pokontrolne przesłano do RIO pismem z dnia 24 września 2004 roku znak 3020/2/04.

Kontrole przeprowadzone w zakresie gospodarki finan sowej przez inne podmioty - lata 2007 - 2008

W latach 2007 – 2008 gospodarka finansowa Gminy Kobiele Wielkie nie była poddana kontroli.

6. BANK WYKONUJ ĄCY OBSŁUGĘ BANKOWĄ JEDNOSTKI

Wybór banku

Bankową obsługę budŜetu Gminy Kobiele Wielkie prowadzi Bank Spółdzielczy w śytnie Oddział w Kobielach Wielkich na podstawie umowy rachunku bankowego w złotych z dnia 20 października 2005 roku. Na mocy umowy bank zobowiązał się do otwarcia i prowadzenia rachunku bieŜącego oraz rachunków pomocniczych. Umowa została zawarta na czas nieokreślony. Środki zgromadzone na rachunkach są nieoprocentowane za wyjątkiem środków na rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, które są oprocentowane 0,4% w skali roku. Za świadczone czynności związane z otwarciem i prowadzeniem rachunków bank pobiera prowizje i opłaty zgodnie z Taryfą prowizji i opłat bankowych. Na podstawie umowy z dnia 14 października 2008 roku Bank Spółdzielczy w śytnie prowadzi na rzecz Gminy Kobiele Wielkie kolejny rachunek pomocniczy. Niniejsza umowa zawarta została równieŜ na czas nieokreślony. Umowy ww. nie posiadały kontrasygnaty Skarbnika Gminy.

Wskazać naleŜy, Ŝe stosownie do art.195 ust.1 ustawy o finansach publicznych, obowiązującym w dacie zawarcia umowy, bankową obsługę budŜetu jednostki samorządu terytorialnego wykonuje bank wybrany na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych. Przepis ten nakazywał stosowanie przepisów o zamówieniach publicznych przy udzieleniu zamówienia na prowadzenie bankowej obsługi budŜetu, w tym równieŜ art.4 ust.8 ustawy Prawo zamówień publicznych. W przypadku świadczenia bankowej obsługi budŜetu gminy wartością zamówienia będą koszty związane z obsługą rachunku tj. prowizje i opłaty. W sytuacji gdy z przeprowadzonego przez zamawiającego rozeznania wynika, Ŝe wartość szacunkowa


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

11

zamówienia jest niŜsza niŜ 14.000 euro zastosowanie będzie miał art.4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym jej procedury nie mają zastosowania do zamówień o wartości nie przekraczającej równowartości 14.000 euro. W sytuacji, gdy wartość zamówienia, w okresie obowiązywania umowy, nie będzie przekraczać wyraŜonej w złotych równowartości 14.000 euro obowiązek stosowania ustawy jest wyłączony. NaleŜy zwrócić uwagę na fakt, Ŝe obecna umowa zawarta jest na czas nieokreślony, co moŜe spowodować w przyszłości przekroczenie 14.000 euro. W świetle powyŜszych ustaleń wskazać naleŜy, na naruszenie art.142 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych, zgodnie z którym umowę zawiera się na czas oznaczony. Zamawiający moŜe zawrzeć umowę, której przedmiotem są świadczenia okresowe lub ciągłe, na okres dłuŜszy niŜ 4 lata, jeŜeli wykonanie zamówienia w dłuŜszym okresie spowoduje oszczędności kosztów realizacji zamówienia w stosunku do okresu czteroletniego lub jest to uzasadnione zdolnościami płatniczymi zamawiającego lub zakresem planowanych nakładów oraz okresem niezbędnym do ich spłaty.

Ustalono, Ŝe w latach 2006-2008 koszty obsługi bankowej wyniosły 9.154,60 zł, w tym: 3.795 zł w 2006 roku, 3.785,50 zł w 2007 roku i 1.934,10 zł w 2008 roku.

Akta kontroli – strony od nr 1 do nr 10.

Rachunki bankowe

Bank Spółdzielczy w śytnie prowadził na rzecz Gminy Kobiele Wielkie następujące rachunki bankowe:

- rachunek podstawowy bieŜący;

- rachunek pomocniczy podatków i opłat;

- rachunek pomocniczy depozytów;

- rachunek pomocniczy Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej;

- rachunek pomocniczy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych;

- rachunek pomocniczy „Uczeń na wsi”.

7. KREDYTY, POśYCZKI, OBLIGACJE , PORĘCZENIA, AKCJE I UDZIAŁY

Zaciągni ęte kredyty i po Ŝyczki - 2008 rok

W latach 2007-2008 Gmina Kobiele Wielkie nie zaciągała kredytów i poŜyczek na Ŝaden z celów wynikających z art.82 ust.1 ustawy o finansach publicznych.

Udzielone gwarancje i por ęczenia – 2006 - 2008 rok

W latach 2006-2008 Gmina Kobiele Wielkie nie udzielała gwarancji i poręczeń i nie występowały równieŜ zobowiązania z tytułu udzielonych w okresie wcześniejszym gwarancji i poręczeń.

Wyemitowane papiery warto ściowe

Kontrolowana jednostka nigdy nie emitowała papierów wartościowych.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

12

Posiadane akcje i udziały w spółkach prawa handlowe go. Wnoszenie i wycena aportów rzeczowych

Gmina Kobiele Wielkie nie jest posiadaczem akcji i udziałów w spółkach prawa handlowego.

Stan zadłu Ŝenia jednostki samorz ądu terytorialnego – 2008 rok Stan zadłuŜenia na dzień 30 czerwca 2008 roku wynosił 66.362,10 zł a na dzień 31 grudnia 2008 roku wynosił 0 zł i był zgodny z saldem konta 134 „Kredyty bankowe” i 260 „Zobowiązania finansowe”.

Według art. 169 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych łączna kwota przypadających w danym roku budŜetowym spłat rat kredytów i poŜyczek, o których mowa w art. 82 ust. 1 pkt 2 i 3 (zaciągniętych w związku z planowanym deficytem oraz ze spłatą wcześniej zaciągniętych zobowiązań) wraz z naleŜnymi w danym roku odsetkami od kredytów i poŜyczek, o których mowa w art. 82 ust. 1 (kredytów i poŜyczek zaciągniętych w związku z planowanym deficytem, ze spłatą wcześniej zaciągniętych zobowiązań oraz przejściowym deficytem budŜetu, wykupów papierów wartościowych emitowanych przez jednostki samorządu terytorialnego na cele określone w art. 82 ust. 1 pkt 2 i 3 wraz z naleŜnymi odsetkami i dyskontem od papierów wartościowych emitowanych na cele określone w art. 82 ust. 1 oraz potencjalnych spłat kwot wynikających z udzielonych przez jednostki samorządu terytorialnego poręczeń oraz gwarancji) - nie moŜe przekroczyć 15 % planowanych na dany rok budŜetowy dochodów jednostki samorządu terytorialnego. Do niniejszego limitu obciąŜeń finansowych nie zalicza się do emitowanych papierów wartościowych, kredytów i poŜyczek zaciągniętych w związku z umową zawartą z podmiotem dysponującym środkami.

Wskaźnik zadłuŜenia za 2008 rok obliczono w oparciu o dane zaczerpnięte z uchwały Rady Gminy Kobiele Wielkie nr XIII/76/08 z dnia 31 marca 2008 roku w sprawie uchwalenia budŜetu na 2008 rok, i tak:

- kwota przypadających do spłaty rat poŜyczek i kredytów - 148.525 zł,

- przewidywane wydatki na obsługę długu - 4.042 zł,

- kwota planowanych dochodów - 9.092.800 zł.

Wskaźnik zadłuŜenia obliczony w oparciu o wskazane dane wyniósł 1,67%.

Według art. 170 ust.1 łączna kwota długu jednostki samorządu terytorialnego na koniec roku budŜetowego nie moŜe przekroczyć 60 % wykonanych dochodów ogółem tej jednostki w tym roku budŜetowym. W trakcie roku budŜetowego łączna kwota długu jednostki samorządu terytorialnego na koniec kwartału nie moŜe przekraczać 60 % planowanych w danym roku budŜetowym dochodów tej jednostki.

Wskaźnik zadłuŜenia Gminy Kobiele Wielkie na dzień 30 czerwca 2008 roku wynosił 0,72% (zobowiązania – 66.362,10 zł/planowane dochody - 9.260.464,95 zł).

Dane będące podstawą obliczenia wskaźnika zadłuŜenia zaczerpnięto ze sprawozdania Rb-Z oraz Rb-NDS.

Spłata zaci ągni ętych zobowi ązań - w szczególno ści z tytułu kredytów i po Ŝyczek

W 2008 roku Gmina Kobiele Wielkie spłacała wyłącznie zobowiązania z tytułu poŜyczki zaciągniętej w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi na podstawie umowy 189/ZI/P/2006 z dnia 29 listopada 2006 roku na


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

13

dofinansowanie zadania „Zakup ciągnika wraz z osprzętem do utrzymania rowów melioracyjnych, pielęgnacji zieleni oraz zapewnienie dojazdu słuŜb ratowniczych w okresie zimowym do wsi na terenie gminy”. Zobowiązanie zaciągnięte na podstawie niniejszej umowy wyniosło 189.606 zł i podlegało spłacie w następujących ratach:

- I rata w wysokości 41.081,30 zł do dnia 30 listopada 2007 roku,

- II rata w wysokości 41.081,30 zł do dnia 29 lutego 2008 roku,

- III rata w wysokości 41.081,30 zł do dnia 31 maja 2008 roku,

- IV rata w wysokości 66.362,10 zł do dnia 31 sierpnia 2008 roku.

Spłaty rat ww. poŜyczki ewidencjonowano na koncie 260 „Zobowiązania finansowe”. Odsetki od poŜyczki płatne były w okresach miesięcznych i były ewidencjonowane w jednostce Wn 201-52/Ma 130-1. Nieprawidłowość związaną z ewidencją odsetek od poŜyczki opisano części niniejszego protokołu dotyczącą rozrachunków i roszczeń. Raty poŜyczki zostały uiszczone w niŜej podanych okresach i kwotach:

Data zapłaty raty

Kwota zapłaty Oznaczenie dokumentu potwierdzającego zapłatę

27 luty 2008 41.081,30 Dz.Gł.O-PK 39/1/198 z dnia 27.02.08 – wyciąg bankowy nr 38 z dnia 27 lutego 2008 roku

28 maj 2008 41.081,30 Dz.Gł.O-PK 100/5/506 z dnia 28.05.08 – wyciąg bankowy nr 96 z dnia 28 maja 2008 roku

29 sierpień 2008 66.362,10 Dz.Gł.O-PK 162/2 z dnia 29.08.08 – wyciąg bankowy nr 156 z dnia 29 sierpnia 2008 roku

Nieprawidłowości w zakresie terminowości spłat nie stwierdzono.

III. EWIDENCJA KSIĘGOWA. SPRAWOZDAWCZOŚĆ.

1. OPIS PRZYJĘTYCH ZASAD RACHUNKOWO ŚCI. ZABEZPIECZENIE DANYCH PRZETWARZANYCH W SYSTEMACH INFORMATYCZNYCH .

W okresie objętym kontrolą w Urzędzie Gminy Kobiele Wielkie ewidencja księgowa prowadzona była według zasad określonych:

1) w zakładowym planie kont dla urzędu – stanowiącym załącznik nr 1 do zarządzenia nr 15/2008 Wójta Gminy Kobiele Wielkie z dnia 7 sierpnia 2008 roku;

2) w zakładowym planie kont dla urzędu – stanowiącym załącznik nr 3 do zarządzenia nr 26/2007 Wójta Gminy Kobiele Wielkie z dnia 31 grudnia 2007 roku;

3) w zakładowym planie kont dla budŜetu – stanowiącym załącznik nr 2 do zarządzenia nr 26/2007 Wójta Gminy Kobiele Wielkie z dnia 31 grudnia 2007 roku;

4) w instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych – stanowiącej załącznik nr 4 do zarządzenia nr 26/2007 Wójta Gminy Kobiele Wielkie z dnia 31 grudnia 2007 roku;

5) w instrukcji przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji – wprowadzonej zarządzeniem nr 22/2004 Wójta Gminy Kobiele Wielkie z dnia 31 grudnia 2004 roku;


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

14

6) w instrukcji kasowej – wprowadzonej zarządzeniem nr 23/2004 Wójta Gminy Kobiele Wielkie z dnia 31 grudnia 2004 roku.

Informacje dotyczące: określenia roku obrotowego i okresów sprawozdawczych, metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego, sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym wykazu ksiąg rachunkowych, opisu systemu przetwarzania danych oraz systemu słuŜącego ochronie danych i ich zbiorów – zawarte zostały w załączniku nr 1 – Zasady prowadzenia rachunkowości w Gminie Kobiele Wielkie i załączniku nr 5 – Wykaz i opis działania programów komputerowych stosowanych w Urzędzie Gminy w Kobielach Wielkich do zarządzenia nr 26/2007 Wójta Gminy Kobiele Wielkie z dnia 31 grudnia 2007 roku w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości w Urzędzie Gminy Kobiele Wielkie.

2. URZĄDZENIA KSIĘGOWE

W Urzędzie Gminy Kobiele Wielkie księgi rachunkowe prowadzone są systemem komputerowym. Księgowanie techniką komputerową oparte jest na programie wykorzystywanym na podstawie licencji U.I. INFO-SYSTEM Roman i Tadeusz Groszek z Legionowa. Programy komputerowe wykorzystywane przez kontrolowaną jednostkę to:

• „Podatki” – eksploatowany od stycznia 2004 roku;

• „Księgowość BudŜetowa (C) U.I. – eksploatowany od stycznia 2006 roku;

• „Płace” – eksploatowany od lipca 2005 roku);

• „Księgowość zobowiązań” – eksploatowany od stycznia 2007 roku.

Księgi rachunkowe prowadzone są w postaci: dziennika, księgi głównej, ksiąg pomocniczych, zestawienia obrotów i sald. Według zasad rachunkowości określonych w zakładowym planie kont księgi rachunkowe prowadzi się oddzielnie dla Urzędu Gminy i dla organu Gminy.

Na podstawie informacji uzyskanych od Skarbnika Gminy oraz wydruków dziennika obrotów stwierdzono, iŜ w okresie objętym kontrolą dokonywano zatwierdzenia zapisów księgowych ujętych w dzienniku w okresach półrocznych, w związku z czym brak było oznaczenia pozycji księgowej poszczególnych zapisów księgowych.

Kontrola zapisów księgowych wykazała, Ŝe dowody księgowe ewidencjonowane są w jednej grupie rodzajowej - polecenie księgowania - pod którymi ujmuje się wszystkie operacje dokonywane w jednostce, m.in. wpływ i zapłatę faktur, księgowanie wyciągów bankowych i raportów kasowych. PowyŜsze działanie jednostki było sprzeczne z zasadami określonymi w części II Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych, gdzie zapisano, Ŝe dowodem księgowym, który stanowi podstawę zapisów księgowych jest oryginał dowodu, którym jest m.in. faktura, rachunek, umowa, korekta faktury (rachunku), dowód wpłaty, polecenie przelewu, czek, wyciąg z rachunku bankowego. Polecenie księgowania, zgodnie z §6 pkt 1 lit „e” w/w Instrukcji sporządza się jedynie w celu dokonania zapisu księgowego nie wyraŜającego faktu dokonania operacji gospodarczej (np. przeniesienia rozliczonych kosztów, otwarcia ksiąg), a w innych przypadkach ze stosowanej techniki.

Analiza zapisów księgowych dotyczących wyciągów bankowych, do których sporządzono polecenie księgowania wykazała, Ŝe załącznikami do wyciągów bankowych są polecenia przelewu dokonane w danym dniu wraz z fakturami (poszczególne faktury wraz z przelewami zapisane są pod odrębnymi pozycjami księgowymi w dniu zapłaty). W odniesieniu do powyŜszych zapisów wskazać naleŜy, Ŝe zgodnie z wymogami art. 14 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości - dowody te (faktura i polecenie przelewu) winny być ujęte w urządzeniach księgowych z chwilą dokonania


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

15

danej operacji gospodarczej i w zaleŜności od tego, jaki rodzaj kosztów potwierdzają zaewidencjonowane na odpowiednich kontach księgowych. Poza tym powołany przepis stanowi, Ŝe dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym; równieŜ art. 15 ust.1 ustawy o rachunkowości stanowi, Ŝe konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym; na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równolegle w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Ponadto, zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy). W tym przypadku udokumentowaniem poszczególnych zdarzeń są faktury wystawione przez dostawców lub wykonawców i ich zaistnienie powinno znaleźć odzwierciedlenie w zapisach księgowych. Podkreślić naleŜy, Ŝe faktury za dostawy i usługi na rzecz jednostki podlegają ewidencji księgowej na koncie 201, które zgodnie z zasadami jego funkcjonowania słuŜy do ewidencji rozrachunków i roszczeń z kontrahentami z tytułu dostaw, robót i usług; funkcja ta spełniona będzie wówczas, gdy ewidencja konta zawierać będzie zapisy wszystkich operacji gospodarczych i finansowych, przewidzianych do ujęcia na tym koncie. Zapłata faktury jest natomiast potwierdzeniem dokonania wydatku i rozliczenia z kontrahentem; udokumentowaniem tego zdarzenia jest polecenie przelewu, które stanowi podstawę i zarazem potwierdza obrót środków finansowych na odpowiednim rachunku bankowym jednostki. W związku z powyŜszym polecenie przelewu dokumentujące wydatkowanie środków z rachunku bankowego w ewidencji księgowej winno być ujęte w momencie rozksięgowania wyciągu bankowego.

W toku kontroli stwierdzono, Ŝe zapisy dziennika zawierają: numer i datę polecenia księgowania, liczbę dziennika, numer pozycji w poleceniu księgowania, oznaczenie kont księgowych, wskazanie klasyfikacji budŜetowej, kwotę zapisu, datę zapisu oraz treść operacji gospodarczej. Ustalono, iŜ powyŜsze informacje nie wyczerpują katalogu wskazanego w art. 23 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości zgodnie z którym zapis księgowy powinien zawierać co najmniej: datę dokonania operacji gospodarczej; określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeŜeli róŜni się od daty dokonania operacji; zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym Ŝe naleŜy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów; kwotę i datę zapisu; oznaczenie kont, których dotyczy.

Prawidłowość dokonywania zapisów księgowych przeprowadzono na podstawie dowodów księgowych zaewidencjonowanych pod numerami pozycji księgowej:

- w miesiącu marcu: 1722, 1723, 1725, 1727, 1729, 1731, 1733, 1735, 1737, 1740, 1743, 1745, 1829, 1831, 1834, 1836, 1839, 1841, 1843, 1845, 1847, 1849, 1851, 1853, 1956;

- w miesiącu czerwcu: 4853, 4856, 4860, 4863, 4866, 4868, 4870, 4872, 4874, 4876, 5038, 5040, 5046, 5049, 5052, 5055, 5057, 5060, 5062, 5064, 5067, 5068, 5070;

- w miesiącu wrześniu: 6902, 6904, 6907, 6909, 6912, 6914, 6916, 6918, 6920, 6995, 6997, 6999, 7001, 7004, 7007, 7013, 7015, 7018;

- w miesiącu grudniu: 9760, 9762, 9763, 9766, 9768, 9777, 9779, 9781, 9783, 9785, 9912, 9914, 9916, 9921, 9924, 9926, 9928, 9930, 9934, 9937, 9940, 9943, 9947.

W wyniku kontroli stwierdzono:

1) wszystkie dowody księgowe zatwierdzone zostały do zapłaty przez Skarbnika Gminy Barbarę Pokorę, co narusza przepis art. 58 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym, który stanowi, iŜ dyspozycja środkami pienięŜnymi gminy jest oddzielona od kasowego jej wykonania;


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

16

2) dokumenty księgowe objęte kontrolą zostały opatrzone: numerem polecenia księgowania, numerem pozycji w poleceniu księgowania oraz numerem pozycji księgowej z dziennika obrotów;

3) stwierdzono liczne przypadki naruszające zasady rachunkowości określone w art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 1994 roku o rachunkowości, który stanowi, Ŝe do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego naleŜy wprowadzić, w postaci zapisu, kaŜde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym oraz w art. 24 ust. 1-3 ustawy, zgodnie z którym księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieŜąco. Księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeŜeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty, a uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeŜeli wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Stwierdzono, iŜ w ewidencji księgowej: - w miesiącu marcu 2008 roku ujęto dowody księgowe dotyczące miesiąca lutego 2008 roku na łączną kwotę 18.345,93 zł (poz. księgowa 1725, 1727, 1729, 1731, 1733, 1735, 1737, 1740, 1745, 1831, 1834, 1836, 1839, 1841, 1845, 1847, 1849, 1853), - w miesiącu czerwcu 2008 roku ujęto dowody księgowe dotyczące miesiąca maja 2008 roku na łączną kwotę 2.927,64 zł (poz. księgowa 4863, 4866, 5038, 5060), - w miesiącu wrześniu 2008 roku ujęto dowody księgowe dotyczące miesiąca sierpnia 2008 roku na łączną kwotę 5.823,56 zł (poz. księgowa 6902, 6904, 6907, 6912, 6914, 6916, 6918, 6997, 6999, 7013, 7015), - w miesiącu grudniu 2008 roku ujęto dowody księgowe dotyczące miesiąca listopada 2008 roku na łączną kwotę 11.476,10 zł (poz. księgowa 9760, 9763, 9766, 9768, 9777, 9781, 9783, 9921, 9928, 9930, 9937, 9940);

4) nie przestrzegano terminów płatności w przypadku zapłaty faktur wskazanych w tabeli II pkt 14 oraz w tabeli IV pkt 20;

5) Stwierdzono, iŜ dowody księgowe wskazane w tabeli I pkt 1-11 zostały ujęte na koncie 201, pomimo iŜ zostały one zrealizowane gotówką w dniu zapłaty przez pracowników jednostki. PowyŜsze działanie jednoznacznie wskazuje, Ŝe w tych przypadkach nie występują zobowiązania wobec dostawców, lecz wobec pracowników, którzy dokonali zakupu na rzecz jednostki z własnych środków finansowych. Zatem jednostka posiada zobowiązania wobec pracownika i rozrachunki z tego tytułu winny być objęte ewidencją konta 234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami;

6) w przypadku zapisów ujętych: - pod poz. księgową 4868 ujęto fakturę nr F/000490/08/KO z dnia 10 czerwca 2008 roku na kwotę 171,43 zł i F/000548/08/KO z dnia 12 czerwca 2008 roku na kwotę 569,37 zł; - pod poz. księgową 4870 - faktura nr 91/2008 z dnia 13 czerwca 2008 roku na kwotę 1.061,40 zł i nr 92/2008 z dnia 13 czerwca 2008 roku na kwotę 732 zł; - pod poz. księgową 4874 - faktura nr 635 z dnia 10 czerwca 2008 roku na kwotę 2.339,23 zł oraz część faktury nr 636 z dnia 16 czerwca 2008 roku w kwocie 764,24 zł z 2.686,16 zł; - pod poz. księgową nr 5038 - faktura nr 18/06/2008 z dnia 30 maja 2008 roku na kwotę 1.098 zł oraz nr 19/06/2008 z dnia 24 czerwca 2008 roku na kwotę 1.098 zł; - pod poz. księgową nr 9777 - faktura nr F/005157/08/LC z dnia 2 grudnia 2008 roku na kwotę 728,66 zł, nr F/005249/08/LC z dnia 3 grudnia 2008 roku na kwotę 173,85 zł oraz część faktury nr F/005004/08/LC z dnia 28 listopada 2008 roku w kwocie 143,96 zł

stwierdzono nieprzestrzeganie art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości zgodnie z którym, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego naleŜy wprowadzić, w postaci zapisu, kaŜde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym;


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

17

7) stwierdzono, iŜ przelewach ujęte w ewidencji księgowej w miesiącu grudniu 2008 roku nie zawierały dekretacji;

8) kontrola wykazała, iŜ zapisy na koncie 201 dokonywane są w dniu, w którym zobowiązania wobec dostawców/wykonawców zostają zrealizowane. Nieprawidłowości w powyŜszym zakresie opisano w dalszej części niniejszego protokołu w temacie Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami;

9) stwierdzono przypadki, Ŝe zapisy księgowe nie zawierają daty dokonania operacji gospodarczej, określenia numeru identyfikacyjnego dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego daty, w przypadku, gdy róŜni się ona od daty dokonania operacji. Sytuacja taka dotyczy w szczególności zapisów dowodów własnych takich jak: listy wypłat z róŜnych tytułów np. listy wypłaty diet, ekwiwalentów, wynagrodzeń, rozliczenia kosztów podróŜy słuŜbowej. Stwierdzono równieŜ przypadki braku daty dokonania operacji gospodarczej potwierdzonej fakturą lub rachunkiem.

Zestawienie dowodów księgowych za miesiące: marzec, czerwiec, wrzesień i grudzień 2008 roku podanych kontroli na okoliczność przestrzegania procedur kontroli wewnętrznej i zapisów w urządzeniach księgowych stanowi załącznik nr 1 do protokołu kontroli – załącznik powtórzony.

Prowadzenie ewidencji księgowej jednostek organizacyjnych przez Urząd Gminy

Ustalono, iŜ w Urzędzie Gminy w Kobielach Wielkich prowadzona jest obsługa finansowo-księgowa (w odrębnych urządzeniach księgowych) następujących jednostek organizacyjnych:

1) Publicznej Szkoły Podstawowej w Kobielach Wielkich,

2) Publicznej Szkoły Podstawowej w Orzechowie,

3) Publicznego Gimnazjum w Kobielach Wielkich,

W dniu 31 grudnia 2007 roku zostały zawarte porozumienia pomiędzy ww. jednostkami organizacyjnymi reprezentowanymi przez dyrektorów, a Urzędem Gminy reprezentowanym przez Wójta Gminy – Henryka Więckowskiego. Na mocy powyŜszych porozumień strony ustaliły, Ŝe prowadzenie obsługi finansowo-księgowej oraz kasowej jednostek będzie prowadzone przez Urząd Gminy w Kobielach Wielkich. Porozumienia zostały zawarte na czas nieokreślony od dnia 1 stycznia 2008 roku.

4) Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kobielach Wielkich - w dniu 27 grudnia 2007 roku zostało zawarte porozumienie pomiędzy GOPS reprezentowanym przez Kierownika – Jolantę Rutkowską, a Urzędem Gminy reprezentowanym przez Wójta Gminy – Henryka Więckowskiego. Na mocy porozumienia strony ustaliły, Ŝe prowadzenie obsługi finansowo-księgowej oraz kasowej Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej prowadzone będzie przez Urząd Gminy w Kobielach Wielkich. Porozumienie zostało zawarte na czas nieokreślony od dnia 1 stycznia 2008 roku.

Konto 130 – rachunek bieŜący jednostki

W zakresie prawidłowości dokumentowania obrotu bezgotówkowego oraz zachowania ciągłości sald na rachunku bankowym kontrolą objęto:

1) WB 79 z dnia 2 maja 2008 roku: saldo początkowe – 802.575,58; saldo końcowe – 806.644,58 zł; obroty Ma – 4.069,00 zł przychody udokumentowane; obroty Wn – 0,00 zł;

2) WB 98 z dnia 30 maja 2008 roku: saldo początkowe – 648.563,18 zł; saldo końcowe – 425.878,68 zł; obroty Ma – 143.485,02 zł przychody udokumentowane; saldo Wn – 366.169,52 zł – rozchody udokumentowane;


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

18

3) WB 99 z dnia 2 czerwca 2008 roku: saldo początkowe – 425.878,68 zł; saldo końcowe – 315.420,68 zł; obroty Ma – 2.542,00 zł przychody udokumentowane; saldo Wn – 113.000,00 – rozchody udokumentowane;

4) WB 117 z dnia 30 czerwca 2008 roku: saldo początkowe – 576.390,04 zł; saldo końcowe – 525.698,82 zł; obroty Ma – 61.392,42 zł przychody udokumentowane; obroty Wn – 111.813,64 zł rozchody udokumentowane;

5) WB 118 z dnia 1 lipca 2008 roku: saldo początkowe – 525.968,82 zł; saldo końcowe – 420.698,82 zł; obroty Ma – 0,00 zł; obroty Wn – 105.000,00 zł rozchody udokumentowane;

6) WB 138 z dnia 31 lipca 2008 roku: saldo początkowe – 558.136,73 zł; saldo końcowe – 538.349,08 zł; obroty Ma – 61.224,76 zł przychody udokumentowane; obroty Wn – 81.012,41 zł rozchody udokumentowane;

7) WB 217 z dnia 1 grudnia 2008 roku: saldo początkowe – 718.836.836,47 zł; saldo końcowe – 623.687,27 zł; obroty Ma – 24.878,00 zł przychody udokumentowane; obroty Wn – 120.027,20 zł rozchody udokumentowane;

8) WB 235 z dnia 31 grudnia 2008 roku: saldo początkowe – 1.030.138,07 zł; saldo końcowe – 1.053.753,44 zł; obroty Ma – 58.310,93 zł przychody udokumentowane; obroty Wn – 34.695,56 zł rozchody udokumentowane.

Kontrolą objęto ponadto prawidłowość ewidencjonowania operacji finansowych związanych z poniŜej wymienionymi zdarzeniami:

wpływ w grudniu subwencji oświatowej na styczeń roku następnego

Subwencja oświatowa na miesiąc styczeń 2008 roku w kwocie 208.047 zł wpłynęła w dniu 24 grudnia 2007 roku i ujęta została w ewidencji księgowej budŜetu gminy na kontach Wn 133-3/Ma 909 – PK 240/9; na podstawie polecenia księgowania z dnia 2 stycznia 2008 roku subwencję przeksięgowano na konta Wn 909/Ma 901-3 – poz. księgowa 1;

zapłata odsetek od zaciągniętych poŜyczek - spłata odsetek od poŜyczki nr umowy 189/Z/I/P/2006 – 456,27 zł operację ujęto na kontach Wn 201-52/Ma 130-1; poz. księgowa 1844; Ujęcie operacji spłaty odsetek od zaciągniętej poŜyczki w WFOŚiGW na koncie 201 było działaniem nieprawidłowym. Na koncie 201 – zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta określonymi rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. nr 142, poz. 1020) - powinny być ujmowane operacje dotyczące rozrachunków z odbiorcami i dostawcami, a spłata odsetek od zaciągniętych poŜyczek powinna zostać zaewidencjonowana na koncie 750 – Przychody i koszty finansowe. Wskazać naleŜy, iŜ obowiązujące w kontrolowanej jednostce zasady funkcjonowania konta 201, gdzie na koncie 201-52 przewidziano ewidencję rozrachunków z Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej stanowiło naruszenie postanowień w/w rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku. Z treści wskazanego rozporządzenia wynika, iŜ konto 750 słuŜy do ewidencji przychodów z tytułu dochodów budŜetowych oraz operacji finansowych i kosztu operacji finansowych. wpływ na rachunek bankowy środków stanowiących zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy oraz zwrot tych środków

- polecenie przelewu z dnia 26 stycznia 2007 roku na kwotę 675 zł – zwrot zabezpieczenia na rzecz Przedsiębiorstwa Produkcyjno-Usługowego Sławomir Dobosz w


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

19

Radomsku – operację ujęto na koncie Wn 240-63 Ma 139-63; PK 50/2; poz. księgowa 896; WB nr 20 z dnia 26 stycznia 2007 roku;

- polecenie przelewu z dnia 5 czerwca 2008 roku na kwotę 1.175 zł – zwrot zabezpieczenia na rzecz WIKTOR S. j. w Radomsku – operację ujęto na kontach Wn 240-62 Ma 139-62; PK 286/1; poz. księgowa 4531; WB nr 85 z dnia 5 czerwca 2008 roku;

- polecenie przelewu z dnia 5 czerwca 2008 roku na kwotę 225 zł – zwrot zabezpieczenia z tytułu rękojmi na rzecz Przedsiębiorstwa Produkcyjno-Usługowego Sławomir Dobosz w Radomsku – operację ujęto na kontach Wn 240-63 Ma 139-63; PK 286/2; poz. 4532; WB nr 85 z dnia 5 czerwca 2008 roku;

zapłata faktury za roboty związane z realizacją inwestycji

- zapłata faktury nr 00014/06/2007 z dnia 21 czerwca 2008 roku na kwotę 86.561,75 zł za wykonanie robót drogowych zgodnie z załączonym protokołem odbioru robót (modernizacja drogi w sołectwie Zrąbiec) – przelew w dniu 28 czerwca 2008 roku; na podstawie OT nr 9/2007 z dnia 16 sierpnia 2007 roku przyjęto środek trwały; operacje ujęto na kontach: Wn 810-46/Ma 130-1; Wn 080-46/Ma 800-200; Wn 011-2/Ma 080-46; Wn 800-200/Ma 800-100;

- zapłata faktury nr 0097/FMRUD/2008 z dnia 2 lipca 2008 roku na kwotę 207.278,00 zł za zakup koparko-ładowarki – przelew z dnia 30 lipca 2008 roku; na podstawie dowodów OT nr 10/2008 z dnia 30 lipca 2008 roku przyjęto środek trwały; operacje ujęto na kontach Wn 810-32/Ma 130-1; Wn 201-155/Ma 800-200; Wn 080-32/Ma 201-155; Wn 011-5/Ma 080-32; Wn 800-200/Ma 800-100;

- zapłata faktury nr 00008/10/2008A z dnia 3 października 2008 roku na kwotę 82.364,07 zł za wykonanie robót drogowych zgodnie z załączonym protokołem odbioru – przelew w dniu 13 listopada 2008 roku; na podstawie dowodu OT nr 15/2008 z dnia 13 listopada 2008 roku przyjęto środek trwały; operacje ujęto na kontach: Wn 080-60/Ma 201-114; Wn 201-114/Ma 130-1; Wn 810-60/Ma 800-200; Wn 011-2/Ma 080-79; Wn 800-200/Ma 800-100;

Ustalono, iŜ na wskazanych wyŜej dowodach OT – przyjęcia środka trwałego nie wskazywano stawki amortyzacyjnej oraz kwoty odpisu amortyzacyjnego, co naruszało zasady określone w §16 ust. 1 Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych dla Urzędu Gminy Kobiele Wielkie. Z treści wskazanego zapisu wynika, iŜ dowód OT powinien zawierać m.in. stawkę amortyzacyjną i kwotę odpisu amortyzacyjnego. Test – dane w zakresie prowadzenia urządzeń księgowych stanowi załącznik nr 4 do protokołu kontroli.

3. SPRAWOZDAWCZOŚĆ I BILANS JEDNOSTKI . ZGODNOŚĆ DANYCH WYKAZYWANYCH W SPRAWOZDANIACH BUD śETOWYCH Z EWIDENCJĄ KSIĘGOWĄ

Sprawozdanie Rb-27S i Rb-PDP na dzień 31 grudnia 2007 roku i 31 grudnia 2008 roku

W sprawozdaniu z wykonania planu dochodów budŜetowych Rb-27S oraz w sprawozdaniu z wykonania podstawowych dochodów podatkowych Rb-PDP za 2007 oraz za rok 2008 wykazano następujące dane:

31 grudnia 2007


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

20

Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa

obliczone za okres sprawozdawczy

Wyszczególnienie

Wykonanie

Skutki obniŜenia

górnych stawek podatków

obliczone za okres

sprawozdawczy

Skutki udzielonych ulg

i zwolnień obliczone za

okres sprawozdawczy

(bez ulg i zwolnień

ustawowych)

Umorzenie zaległości

podatkowych

RozłoŜenia na raty, odroczenie

terminu płatności

Podatek od nieruchomości od osób prawnych

263.228,00 42.380,00 13.378,80 16.334,00 0,00

Podatek rolny od osób prawnych 6.675,90 0,00 0,00 0,00 0,00

Podatek leśny od osób prawnych 39.765,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Podatek od środków transportowych od osób prawnych

0,00 1.103,72 0,00

0,00 0,00

Podatek od nieruchomości od osób fizycznych 102.226,20 76.594,00

74.390,60 70.224,20 69.070,80

5.423,00 0,00

Podatek rolny od osób fizycznych

264.155,61 0,00 0,00 5.990,00 0,00

Podatek leśny od osób fizycznych

19.992,50 0,00 0,00 0,00 0,00

Podatek od środków transportowych od osób fizycznych

137.202,32 96.895,91 96.896,00

0,00 0,00 0,00

Razem 833.245,53 215.870,00

213.666,60 83.603,00 82.449,60

27.747,00 0,00

31 grudnia 2008

Skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa

obliczone za okres sprawozdawczy

Wyszczególnienie

Wykonanie

Skutki obniŜenia

górnych stawek podatków

obliczone za okres

sprawozdawczy

Skutki udzielonych ulg

i zwolnień obliczone za

okres sprawozdawczy

(bez ulg i zwolnień

ustawowych)

Umorzenie zaległości

podatkowych

RozłoŜenia na raty, odroczenie

terminu płatności


265.513,00 39.212,00 13.898,50 8.378,00 0,00

Podatek rolny od osób prawnych

9.433,00 1.564,00 0,00 0,00 0,00

Podatek leśny od osób prawnych 43.768,00 0,00 0,00 0,00 0,00

Podatek od środków transportowych od osób prawnych

0,00 1.146,71 0,00

850

0,00 0,00

Podatek od nieruchomości od osób fizycznych 133.455,50 81.688,00

80.133,00 73.718,30 0,00 0,00

Podatek rolny od osób fizycznych 361.448,50 62.900,00

59.797,00 0,00 26.877,60 0,00

Podatek leśny od osób fizycznych

20.899,60 0,00 0,00 0,00 0,00

Podatek od środków transportowych od osób fizycznych

135.428,70 103.380,51 97.400

0,00 3.140,00 0,00

Razem 969.946,30 283.867,73

279.209,73 87.618,80 38.395,60 0,00

Uwaga – kursywą zaznaczono prawidłowe wielkości danych objętych sprawozdaniami.

W oparciu o dane z bazy programu oraz róŜnice w stawkach maksymalnych i ustalonych przez Radę Gminy dokonano weryfikacji danych zawartych w sprawozdaniach (Rb-27S i PDP) i na podstawie przeprowadzonych obliczeń stwierdzono róŜnice, co zaznaczono w przedstawionych wyŜej tabelach kursywą. PowyŜsza nieprawidłowość stanowi naruszenie


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

21

§3 ust. 1 pkt 9 i 10 załącznika nr 34 - Instrukcja sporządzania sprawozdań budŜetowych w zakresie budŜetów jednostek samorządu terytorialnego - do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budŜetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 ze zmianami). Wpływy z podatku rolnego, leśnego i podatku od nieruchomości, pobierane w formie łącznego zobowiązania pienięŜnego, jednostka kontrolowana wykazywała w kwotach odrębnych dla poszczególnych podatków.

W zakresie podatku od środków transportowych stwierdzono nie wykazanie w sprawozdaniu Rb-27S oraz Rb-PDP za 2007 rok skutku obniŜenia górnej stawki od pojazdu będącego własnością kontrolowanej jednostki które wyniosło 1.103,72 zł (osoby prawne). We wskazanych sprawozdaniach za 2008 rok nieprawidłowo wykazano wysokość obniŜenia górnych stawek dla środków transportowych będących w posiadaniu osób fizycznych oraz wykazanie nieprawidłowego obniŜenia górnej stawki dla pojazdu będącego własnością kontrolowanej jednostki. Prawidłowo wykazane kwoty, ustalone przez Skarbnika Gminy w trakcie trwania czynności kontrolnych, powinny wynosić 136.380,51 zł oraz 1.146,71 zł.

Test dotyczący sprawozdań Rb-PDP za okres objęty kontrolą stanowi załącznik nr 5 do protokołu kontroli.

Sprawozdania Rb-Z

Stan zobowiązań Gminy Kobiele Wielkie na dzień 31 grudnia 2007 roku stanowił kwotę – 148.524,70 zł i był zgodny z saldem konta 260 – zobowiązania finansowe. Na dzień 31 grudnia 2008 roku Gmina nie posiadała zobowiązań. Zgodnie z wyjaśnieniem Skarbnika, Gmina Kobiele Wielkie nie posiadała w okresie objętym kontrolą zobowiązań, wynikających z zawartych umów o terminie płatności dłuŜszym niŜ 6 miesięcy.

Kontrola sprawozdań jednostkowych sporządzanych przez jednostki organizacyjne

Ustalono, Ŝe w okresie objętym kontrolą wszystkie jednostki budŜetowe sporządzały miesięczne sprawozdania jednostkowe. Kontroli poddano sprawozdania sporządzane przez jednostki budŜetowe Gminy Kobiele Wielkie za miesiące: październik, listopad i grudzień 2008 roku. Stwierdzono, Ŝe sprawozdania jednostkowe Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej z wykonaniu planu wydatków budŜetowych zostało podpisane przez Skarbnika Gminy oraz Wójta Gminy. Kontrolującym przedstawiono porozumienie zawarte w dniu 21 grudnia 2007 roku pomiędzy kierownikiem GOPS i Wójtem Gminy na mocy, którego postanowiono, iŜ obsługę finansowo księgową oraz kasową Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kobielach Wielkich prowadzi Urząd Gminy. Zgodnie z treścią art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2002 roku nr 76, poz. 694 ze zmianami), kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, równieŜ w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. Osobą odpowiedzialną za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej jest kierownik tej jednostki. W związku z powyŜszym podpisanie przez Wójta Gminy sprawozdań Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej stanowi naruszenie wyŜej powołanego przepisu.

Bilans organu (z wykonania budŜetu) na dzień 31 grudnia 2007 roku.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

22

Aktywa Stan na koniec 2007 roku Pasywa Stan na koniec 2007 roku

Środki pienięŜne budŜetu

697.907,62 saldo Wn konta 133

Długoterminowe zobowiązania

148.524,70 saldo Ma konta 260

NaleŜności od budŜetów

74.587,95 saldo Wn konta 224

NadwyŜka budŜetu 590.867,38 saldo Ma konta 961

Skumulowana nadwyŜka/niedobór

-174.943,51 saldo Wn konta 960

Inne pasywa 208.047,00 Saldo Ma konta 909

Suma 772.495,57 Suma 772.495,57

Bilans z wykonania budŜetu Gminy Kobiele Wielkie na dzień 31 grudnia 2007 roku sporządzony został w dniu 31 marca 2008 roku i podpisany został przez Skarbnika Gminy i Wójta Gminy.

Dane wykazane w bilansie z wykonania budŜetu jednostki samorządu terytorialnego na dzień 31 grudnia 2007 roku są zgodne z odpowiednimi saldami kont ewidencji księgowej i prawidłowo przypisane poszczególnym pozycjom bilansowym.

Bilans jednostki na dzień 31 grudnia 2007 roku.

Bilans Urzędu Gminy Kobiele Wielkie za 2007 rok sporządzony został w dniu 31 marca 2008 roku i podpisany przez Wójta Gminy i Skarbnika Gminy.

Aktywa Stan na koniec 2007 roku Pasywa Stan na koniec 2007 roku

Wartości niematerialne i prawne

2.537,14 Saldo konta Wn 020 – saldo Ma konta 071 – saldo Ma konta 072

Fundusz jednostki

11.771.179,13 Saldo Ma konta 800

Środki trwałe 9.332.708,97 Saldo Wn konta 011 – saldo Ma konta 071

Strata netto 2.242.569,10 Saldo Wn konta 860

Inwestycje rozpoczęte

144.399,19 Saldo Wn konta 080

Gminny Fundusz Ochrony Środowiska

2.963,65 Saldo Ma konta 853

Materiały 6.530,97 Saldo konta Wn 310

Zobowiązania z tytułu dostaw i usług


Pozostałe naleŜności

283.941,69 Saldo Wn 221-110, 221-120, 221-130 221-150, 225-43, 240-50 minus Saldo Ma kont 290-221,290-231,290-251

Zobowiązania wobec budŜetów

10.866,17 Saldo Ma kont 225-10,225-11

Środki pienięŜne na rachunkach bankowych

19.557,27 Saldo Wn kont 139+135

Zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych


Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń


Pozostałe 167.088,29 Saldo Ma kont 225-50,221-


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

23

zobowiązania 110, 221-30 minus saldo Wn konta 290

Sumy obce(depozytowe zabezpieczenia umów


Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Saldo Ma konta 851

Suma 14.893.989,97 Suma 14.893.989,97

Dane wykazane w aktywach w pozycji środki trwałe odpowiadają wartości wykazanej w księgach inwentarzowych w poszczególnych grupach środków z uwzględnieniem amortyzacji.

Stwierdzono, Ŝe jednostka dokonuje ewidencji na koncie 290 – odpisy aktualizujące naleŜności- odsetek niezapłaconych od naleŜności podatkowych tj. na koncie 290-221 - odsetki od naleŜności z tytułu podatku od środków transportowych, na koncie 290-231 – odsetki od naleŜności z tytułu podatku rolnego, leśnego od nieruchomości i zobowiązania pienięŜnego.

Wartość gruntów zweryfikowano z danymi wykazanymi w informacji o stanie mienia komunalnego i księgą środków trwałych. Informacja o stanie mienia komunalnego sporządzona na dzień 30 wrzesień 2007 roku nie zawiera danych o wartości gruntów, jedynie o obszarze jaki zajmowały w hektarach. W bilansie jednostki budŜetowej na dzień 31 grudnia 2007 roku w pozycji grunty wykazano kwotę 182.641,43 zł, która zgodna jest z saldem grupy „0 – grunty” księgi środków trwałych. Zbadano równieŜ zgodność salda subkonta 011-9 – grunty - na dzień 31 grudnia 2008 roku, ze stanem wynikającym z księgi środków trwałych na dzień 31 grudnia 2008 roku. Ustalenia dotyczące weryfikacji prawidłowości ewidencjonowania gruntów przedstawione są przy temacie dotyczącym udokumentowania obrotów na koncie 011 – środki trwałe.

IV. ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA

1. ROZRACHUNKI Z ODBIORCAMI I DOSTAWCAMI . TERMINOWOŚĆ REGULOWANIA ZOBOWIĄZAŃ (LATA 2007 - 2008)

2007 rok

Na dzień 31 grudnia 2007 roku zobowiązania z tytułu dostaw i usług stanowiły kwotę – 1.240,50 zł. Na podstawie zapisów w ewidencji księgowej (dziennik i konto 201) stwierdzono, Ŝe w miesiącu grudniu na koncie 201 zaewidencjonowano tylko dwie operacje gospodarcze, które skutkowały powstaniem zobowiązań na dzień 31 grudnia 2007 roku. Ustalono, Ŝe operacje te ujęte zostały w w/w urządzeniach księgowych zbiorczo na podstawie polecenia księgowania z dnia 31 grudnia 2007 roku nr 766 poz. 51 i 53. Kontrola wykazała, Ŝe zobowiązania wobec kontrahentów uregulowane zostały w terminach określonych przez dostawców/wykonawców, wobec czego na dzień 31 grudnia 2007 roku nie stanowiły zobowiązań wymagalnych.

Zestawienie zobowiązań nieuregulowanych na dzień 31 grudnia 2007 roku przedstawia poniŜsza tabela:


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

24

Lp. Nazwa kontrahenta

Oznaczenie faktury

Kwota faktury

Data wpływu faktury do jednostki

Data ujęcia faktury w ewidencji

Umowny termin zapłaty

Faktyczny termin zapłaty

Uwagi (np. kwota odsetek)

1. Zakład Energetyczny Łódź-Teren Obrót Sp. z o.o.

Zestawienie faktur nr 620

886,81 3.01.2008 31.12.2007 10.01.2008 8.01.2008 -

2. POLKOMTEL S.A.

Nr 07122000022419

353,69 Brak daty 31.12.2007 7.01.2008 8.01.2008 -

2008 rok

Na dzień 31 grudnia 2008 roku zobowiązania z tytułu dostaw i usług stanowiły kwotę – 4.612,93 zł. Na podstawie zapisów w ewidencji księgowej (dziennik i konto 201) stwierdzono, Ŝe w miesiącu grudniu na koncie 201 zaewidencjonowano ogółem 202 operacje gospodarcze, z czego 6 pozycji skutkowało powstaniem zobowiązań na dzień 31 grudnia 2008 roku. Zestawienie zobowiązań nieuregulowanych na dzień 31 grudnia 2008 roku przedstawia poniŜsza tabela:


Oznaczenie faktury

Kwota faktury




Faktyczny termin zapłaty

Uwagi (np. kwota odsetek)

1. ENION S.A. Oddział w

Częstochowie

FVN/E4/H4/2008/12/0003

50,80 5.01.2009 31.12.2008 14.01.2009 8.01.2009

2. PGE ZEŁT Obrót Sp. z o.o.

Zestawienie faktur nr 668

2.867,56 5.01.2009 31.12.2008 12.01.2009 8.01.2009


Częstochowie

C415001820 156,80 5.01.2009 31.12.2008 13.01.2009 8.01.2009

4. Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej w

Radomsku

WN/13469/08 1.188,00 9.01.2009 31.12.2008 14.01.2009 12.01.2009


Częstochowie

C41500348 37,76 8.01.2009 31.12.2008 19.01.2009 12.01.2009

6. REMONDIS Sp. z o.o.

4114177724 312,01 12.01.2009 31.12.2008 14.01.2009 15.01.2009

Ustalono, Ŝe w/w operacje ujęte zostały w urządzeniach księgowych zbiorczo na podstawie polecenia księgowania z dnia 31 grudnia 2008 roku nr 699 poz. 2, 4, 6, 8, 10, 12 pod poz. księgową: 10927, 10929, 10931, 10933, 10935, 10937. Kontrola wykazała, Ŝe zobowiązania wobec kontrahentów uregulowane zostały w terminach określonych przez dostawców/wykonawców, wobec czego na dzień 31 grudnia 2008 roku nie stanowiły zobowiązań wymagalnych.

Ponadto kontrolą objęto terminowość regulowania zobowiązań wobec kontrahentów – wykonawców zadań inwestycyjnych realizowanych przez Gminę Kobiele Wielkie takich jak: przebudowa drogi w miejscowości Kobiele Małe, przebudowa drogi w miejscowości Cieszątków oraz budowa zbiornika wodnego Biestrzyków.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

25

Kontrolą w powyŜszym zakresie objęto faktury wystawiane przez wykonawców, protokoły odbioru robót, polecenia przelewów oraz wyciągi bankowe wskazane w poniŜszej tabeli.


Oznaczenie faktury

Kwota faktury




Faktyczny termin zapłaty poz. księgowa

1. Przedsiębiorstwo Produkcyjno-

Usługowe Sławomir Dobosz

z Radomska

f-ra 0119/07/FVS z 25.04. 2007

61.000,00 26.04. 2007 9.05. 2007 25.05. 2007 9.05.2007 r. poz. ks. 5513,

5527 Nie

zaksięgowano na koncie 201

2.

Sławomir Dobosz z Radomska

f-ra 0195/07/FVS z

18.06.2007

305.000,00 22.06.2007 29.06.2007 19.07.2007 29.06.2007 r. Poz. ks. 7885-

7886 Brak dekretacji

3. Sławomir Dobosz z Radomska

f-ra 0313/07/FVS z

31.08.2007

186.363,08 Brak daty 28.09.2007 Zgodnie z umową (30 dni od daty otrzymania)

150.363,08 – 28.09.2007;

poz. ks. 11623-11624

36.000,00 – 31.10.2007;

Poz. ks. 12959-12960

4. Sławomir Dobosz z Radomska

f-ra 0314/07/FVS z

31.08.2007

59.491,13 (roboty

dodatkowe)

Brak daty 31.10.2007 Zgodnie z umową (30 dni od daty otrzymania)

56.491,13 – 31.10.2007;

poz. ks. 12959-12960

5. Przedsiębiorstwo

Robót Drogowo-Mostowych Sp. z o.o. z Radomska

f-ra nr 00007/10/200

8A

466.197,37 17.10.2008 14.11.2008 Zgodnie z umową (30 dni od daty otrzymania)

14.11.2008 r. poz. ks. 9024-

9026

6. Przedsiębiorstwo Robót Drogowo-Mostowych Sp. z o.o. z Radomska

f-ra 00015/06/2007 z 21.06.2007

186.737,31 22.06.2007 28.06.2007 Zgodnie z umową (30 dni od daty otrzymania)

28.06.2007 r. Poz. ks. 3275; Brak zapisu na koncie 080/201 i 201/130

Stwierdzono następujące nieprawidłowości:

- faktura nr 00015/06/2007 z dnia 21 czerwca 2007 roku na kwotę 186.737,31 zł według opisu na dowodzie księgowym została ujęta na kontach Wn 080/Ma 130, a w urządzeniach księgowych operację zapisano na kontach Wn 080/Ma 130 i Wn 800/Ma 810 poz. księgowa 359/19-20; pominięto zapis operacji na kontach Wn 080/Ma 201 i Wn 201/Ma 130;

- faktura nr 0119/07/FVS z dnia 25 kwietnia 2007 roku na kwotę 61.000 zł nie została ujęta na koncie 201;

- faktura nr 0313/07/FVS i nr 0314/07/FVS z dnia 31 sierpnia 2007 roku nie posiadają daty wpływu do Urzędu Gminy w Kobielach Wielkich. PowyŜsze działanie naruszało postanowienia §8 ust. 2 i 5 Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych dla Urzędu Gminy Kobiele Wielkie. Z treści powyŜszego przepisu wynika, iŜ obieg dowodów księgowych rozpoczyna się w momencie złoŜenia lub wpływu drogą pocztową do sekretariatu, który następnie przekazuje te dowody do Skarbnika, skąd przekazywane są upowaŜnionemu pracownikowi celem opisu;


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

26

- faktura nr 0314/07/FVS z dnia 31 sierpnia 2007 roku na kwotę 59.491,13 zł została zapłacona po terminie płatności z niej wynikającej, co stanowiło naruszenie art. 35 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych. Z treści wskazanego przepisu wynika, iŜ wydatki publiczne powinny być dokonywane w wysokościach i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;

- faktura nr 0195/07/FVS z dnia 18 czerwca 2007 roku na kwotę 305.000 zł nie posiadała wskazanej dekretacji, co stanowi naruszenie art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości.

W toku kontroli stwierdzono, Ŝe zapisy na koncie 201 dokonywane są w dniu, w którym zobowiązania wobec dostawców/wykonawców zostają zrealizowane. Taki sposób prowadzenia ewidencji księgowej na koncie 201 nie odzwierciedla stanu faktycznego rozrachunków i tym samym powoduje, Ŝe nie spełnia ona funkcji przewidzianej dla konta 201, które obciąŜa się za powstałe naleŜności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a uznaje za powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie naleŜności i roszczeń. Wskazać przy tym naleŜy, iŜ w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania konta 201 naleŜy bezwzględnie przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, a w szczególności w zakresie dokonywania zapisów o zaistniałych zdarzeniach na kontach księgi głównej (art. 14 ust.1 w związku z art. 15 ust. 1 ustawy); równieŜ art. 20 ust. 1 ustawy zobowiązuje do wprowadzenia do ksiąg rachunkowych kaŜdego zdarzenia, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym. Przyjmując zatem, Ŝe złoŜona przez dostawcę/wykonawcę faktura oraz jej zapłata są odrębnymi zdarzeniami powstałymi w innym terminie i udokumentowanymi róŜnymi dowodami, podlegającymi ewidencji księgowej – kaŜde z tych zdarzeń winno być objęte ewidencją księgową i zapisane pod odrębną pozycją.

Kontrola prawidłowości dokonywania zapisów w urządzeniach księgowych w miesiącu grudniu 2008 roku wykazała, Ŝe zaewidencjonowano m.in. 16 dowodów księgowych dotyczących zdarzeń gospodarczych dokonanych w miesiącu listopadzie 2008 roku na ogólną kwotę 14.585,41 zł, potwierdzonych fakturami wystawionymi przez kontrahentów w miesiącu listopadzie 2008 roku i złoŜonymi do jednostki (w wielu przypadkach) równieŜ w miesiącu listopadzie 2008 roku. Dowody potwierdzające te zdarzenia nie zostały ujęte w ewidencji księgowej za m-c listopad 2008 roku. Działanie powyŜsze narusza powołane wyŜej przepisy ustawy o rachunkowości, w tym szczególnie art. 14 i 15 ustawy oraz wskazuje na nierzetelność prowadzenia ksiąg rachunkowych, bowiem na koniec okresu sprawozdawczego księgi rachunkowe nie odzwierciedlały stanu rzeczywistego. Tym samym naruszono zasadę rachunkowości określoną w art. 24 ust. 2 ustawy, która stanowi, Ŝe księgi rachunkowe uznaje się za rzetelne, jeŜeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Stwierdzono ponadto, Ŝe w 2008 roku na koncie 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami ujmowane były faktury i rachunki zapłacone gotówką w dniu zakupu przez pracowników Urzędu Gminy, którzy dokonali zapłaty z własnych środków. Zgodnie z opisem funkcjonowania kont rozrachunkowych (zespołu 2) realizacja faktur w w/w sposób wyklucza powstanie zobowiązania wobec dostawcy, u którego dokonano zakupu, natomiast powstały rozrachunki z pracownikami, które powinny być ujęte na koncie 234.

Test – kontrola prawidłowości prowadzenia ewidencji księgowej na koncie 201 – stanowi załącznik nr 6 do protokołu kontroli.

2. ROZRACHUNKI PUBLICZNOPRAWNE

Konto 225 – rozrachunki z budŜetami - w kontrolowanej jednostce do konta 225 prowadzi się ewidencję analityczną w postaci subkont: 225-10 – zaliczka na podatek dochodowy od umów o pracę; 225-11 – składka na ubezpieczenie zdrowotne od umów o


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

27

pracę; 225-20 – zaliczka na podatek dochodowy od umów cywilno-prawnych; 225-21 – składka na ubezpieczenie zdrowotne od umów cywilno-prawnych; 225-30 – zaliczka na podatek dochodowy od wypłat z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych; 225-40 – odprowadzenie podatku VAT; 225-41 – naliczony podatek VAT; 225-42 – naleŜny podatek VAT; 225-43 – podatek VAT od zaległości wynikających z umów cywilno-prawnych; 225-50 – rozliczenie z tytułu zaliczki alimentacyjnej; 225-50-1 – zaliczka alimentacyjna - odsetki.

Stwierdzono, iŜ nieprawidłowym jest ujmowanie na koncie 225 „Rozrachunki z budŜetami” rozliczeń z tytułu ubezpieczenia zdrowotnego od umów o pracę i umów cywilno-prawnych, a takŜe rozliczeń z tytułu zaliczki alimentacyjnej. Ustalono, iŜ zgodnie z Planem kont dla jednostek budŜetowych, zakładów budŜetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budŜetowych stanowiącym załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych - rozrachunki z tytułu ubezpieczeń zdrowotnych powinny być ujmowane na koncie 229 „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne”, a rozliczenie z tytułu zaliczki alimentacyjnej powinno być ujmowane na koncie 240 „Pozostałe rozrachunki”. Z informacji Skarbnika Gminy wynika, iŜ obecnie zaliczka alimentacyjna nie jest ujmowana w ewidencji księgowej Urzędu Gminy tylko w ewidencji Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej.

Kontrolą objęto prawidłowość dokonywania ewidencji i terminowość regulowania zobowiązań wobec urzędu skarbowego z tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych - pracowników Urzędu Gminy (dz. 750 rozdział 75023) za miesiące: czerwiec, lipiec, sierpień, wrzesień, październik i listopad 2008 roku.

Miesiąc Podatek naliczony

Data księgowania/ pozycja księgowa

Dekretacja Wpłata/pozycja księgowa

Czerwiec 4.878,00 30.06.2008

PK 333/32, 41

231-10/ 225-10; 225-10/130-1

231-20/ 225-20; 225-20/130-1

30.06.2008

PK 334/19-26

5271-5278

Lipiec 5.434,00 30.07.2008

PK 386/9-11

231-10/225-10; 225-10/130-1

231-11/225-20; 225-20/130-1

231-20/225-20; 225-20/130-1

31.07.2008

PK 391/28-33

Sierpień 6.918,00 29.08.2008

PK 450/23-27

231-22/225-20; 225-20/130-1

231-21/225-20; 225-20/130-1

231-20/225-20; 225-20/130-1

231-12/225-10; 225-10/130-1

231-10/225-10; 225-10/130-1

29.08.2008

PK 451/8, 12-17

Wrzesień 6.481,00 30.09.2008

PK 507/18-21

231-10/225-10; 225-10/130-1

231-22/225-20; 225-20/130-1

231-20/225-20; 225-20/130-1

231-22/225-20; 225-22/130-1

30.09.2008

PK 508/23-28,89

Październik 6.121,00 31.10.2008

PK 576/10-12

231-20/225-20; 225-20/130-1

231-21/225-20; 225-20/130-1

231-10/225-10; 225-10/130-1

31.10.2008

PK 577/6-11

Listopad 6.638,00 27.11.2008

PK 626/24-26

231-10/225-10; 225-10/130-1

231-20/225-20; 225-20/130-1

28.11.2008

PK 630/24-26

W zakresie prawidłowości dokonywania ewidencji zaliczek na podatek dochodowy od pracowników Urzędu Gminy oraz terminowości zapłaty zobowiązań z tego tytułu na rzecz urzędu skarbowego w przypadkach opisanych w powyŜszym zestawieniu nieprawidłowości nie stwierdzono.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

28

Konto 229 – pozostałe rozrachunki publicznoprawne – zgodnie z zakładowym planem kont w kontrolowanej jednostce do konta 229 prowadzi się subkonta: 229-1 – składki od pracowników; 229-10 – składki od pracowników na ubezpieczenia społeczne od zatrudnionych na umowę o pracę; 229-11 – składki od pracodawców na ubezpieczenie społeczne od zatrudnionych na umowę o pracę; 229-12 – składki od pracodawców na fundusz pracy od zatrudnionych osób na umowę o pracę; 229-13 – składki od pracodawców na PFRON od zatrudnionych osób na umowę o pracę; 229-20 – składki na ubezpieczenie społeczne wynikających z umów cywilno-prawnych od osób zatrudnionych równieŜ na umowę o pracę w tym samym zakładzie; 229-21 – składki na ubezpieczenie społeczne wynikające z zatrudnienia na podstawie umów cywilno-prawnych; 229-22 – składki na fundusz pracy od osób zatrudnionych na podstawie umów cywilno-prawnych. Operacje przewidziane do ujmowania na koncie 229 – składki PZU stanowią rozrachunki z pracownikami, i tym samym winny być objęte ewidencją kont przewidzianych do tego rodzaju rozrachunków.

Kontrolą objęto prawidłowość dokonywania ewidencji i terminowość regulowania zobowiązań z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i PFRON za miesiące: styczeń, luty, marzec i kwiecień 2008 roku. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o deklaracje, przelewy i zapisy na koncie 229 w w/w miesiącach oraz na koncie 225-11 i 225-21, na których dokonywano zapisów związanych ze składkami na ubezpieczenia zdrowotne. W przypadkach objętych kontrolą w powyŜszym zakresie nieprawidłowości nie stwierdzono.

Zestawienie ilustrujące prawidłowość dokonywania ewidencji operacji gospodarczych na koncie 225-11 i 225-21 oraz 229 oraz terminowość zapłaty zobowiązań wobec zakładu ubezpieczeń społecznych stanowi załącznik nr 7 do protokołu kontroli.

3. POZOSTAŁE ROZRACHUNKI

Konto 231 – rozrachunki z pracownikami

Zgodnie z zakładowym planem kont oraz pisemną informacją Skarbnika Gminy Barbary Pokory – konto 231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń słuŜy do ewidencji rozrachunków z pracownikami z tytułu wypłat pienięŜnych i świadczeń rzeczowych zaliczanych do wynagrodzeń. Ewidencja analityczna do konta 231 prowadzona jest w postaci imiennych kart wynagrodzeń poszczególnych pracowników. Stwierdzono, Ŝe operacje przewidziane do ujmowania na koncie 231-20 – wynagrodzenia wynikające z umów cywilno-prawnych zawartych z własnymi pracownikami – naliczenie i wypłata ryczałtów samochodowych stanowią rozrachunki z pracownikami, i tym samym winny być objęte ewidencją kont do przewidzianych do tego rodzaju rozrachunków. Ponadto analiza zapisów dokonanych na koncie 231-22 – rozrachunki z tytułu wynagrodzeń od umów cywilnoprawnych zawieranych z sołtysami wykazała, iŜ ujmowano na nich wydatki związane z wypłatą inkasa dla sołtysów. Kontrolujący stwierdzili, Ŝe z inkasentami z terenu Gminy Kobiele Wielkie nie zawarto umów zlecenia na okoliczność poboru podatków i opłat, w związku z czym, brak było podstawy do ujmowania powyŜszych operacji na koncie 231. Operacje te powinny być objęte ewidencją konta 240-Pozostałe rozrachunki.

Kontrolę zapisów na koncie 231 przeprowadzono za miesiące lipiec i sierpień 2008 roku w odniesieniu do wydatków poniesionych w dz. 750 rozdz. 75023 §4010:

Data ksi ęgowania

Data ksi ęgowania

Data i nr wyci ągu bankowego;

pozycja ksi ęgowa Miesi ąc Kwota brutto naliczonego

wynagrodzenia Pozycja ksi ęgowa

Kwota naliczonych

potr ąceń Pozycja ksi ęgowa

Kwota wynagrodzenia

wypłaconego na rzecz

pracowników

Nr i data raportu kasowego

pozycja ksi ęgowa


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

29

WB 138 z 31.07.08 r.; PK 391/54-59;

poz. ks. 6108-6113;

Lipiec 54.627,65 30.07.2008 PK 386/1;

poz. ks. 5998

17.922,42 30.08.2008 r. PK 386/7, 11,

12, 14; poz. ks. 6005, 6008, 6009,

60011

36.705,23 W tym:

10.073,70 zł – przelewem

26.631,53 zł – w kasie

RK 31/08 z dnia 31.07.2008 r. poz. 2, 5;

PK 391/11, 14; Poz. ks. 6065, 6068

WB 156 z 28.08.08 r.; PK 451/53-58;

poz. ks. 6758-6763;

Sierpie ń 54.904,54 29.08.2008 PK 450/1;

poz. ks. 6678

17.821,37 29.08.2008 r. PK 450/17, 20,

27-28; poz. ks. 6694-

6705

37.083,17 W tym:

10.306,70 zł – przelewem

26.776,47 zł – w kasie

RK 36/08 z dnia 29.08.2008 r., poz. 2, 6;

PK 451/36, 41; poz. ks. 6741, 6746

Kontrolę prawidłowości naliczania i wypłaty wynagrodzeń przeprowadzono w oparciu o angaŜe, karty wynagrodzeń, listy wypłat, polecenia przelewu pracowników administracyjnych Urzędu Gminy w Kobielach Wielkich.

Ponadto kontrolą objęto prawidłowość i zasadność wypłaty wynagrodzenia za miesiące lipiec i sierpień 2008 roku w odniesieniu do wszystkich pracowników zatrudnionych w tym okresie w Urzędzie Gminy w Kobielach Wielkich (65.707,28 zł – za lipiec 2008 oraz 66.055,19 zł – za sierpień 2008 roku), w tym stałych pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę (20 pracowników, w tym 1 pracownik obsługi oraz 3 pracowników OSP), pracowników zatrudnionych w ramach robót publicznych (7 pracowników), pracowników interwencyjnych (1 osoba) oraz osób świadczących pracę na rzecz Gminy na podstawie umowy zlecenia (1 osoba). Kontrolę przeprowadzono w oparciu o listy wypłat oraz polecenia przelewów, raporty kasowe i zapisy na koncie 231. Ustalono, iŜ w listach wypłaty objętych kontrolą nie wskazywano dekretacji, co stanowiło naruszenie art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Z treści wskazanego przepisu wynika, iŜ dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Ponadto na listach wypłat nie wskazywano numeru pozycji księgowej, co stanowiło naruszenie art. 14 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, z którego treści wynika, iŜ zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły; sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umoŜliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.

Konto 234 – pozostałe rozrachunki pracownikami – zgodnie z zakładowym planem kont w kontrolowanej jednostce wskazane konto nie funkcjonuje; natomiast z informacji Skarbnika Gminy wynika, iŜ na koncie 234 ujmuje się naliczenia i rozliczenia zaliczek wypłacanych pracownikom. W toku kontroli ustalono, Ŝe w okresie objętym kontrolą na koncie 234 nie odnotowano Ŝadnych obrotów i konto to nie występowało w zestawieniu obrotów i sald na dzień 31 grudnia 2007 i 31 grudnia 2008 roku.

Konto 240 – pozostałe rozrachunki (jednostka) – słuŜy do ewidencji wpłat wadiów i zabezpieczeń naleŜytego wykonania umowy, błędnych księgowań, poŜyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, potrąceń z list płac dokonywanych zgodnie z przeznaczeniem, rozliczania niedoborów i umów. Prawidłowość ewidencjonowania operacji finansowych na koncie 240 przeprowadzono za miesiące styczeń – marzec 2008 roku. Nieprawidłowości nie stwierdzono.

Konto 240 – pozostałe rozrachunki (organ) – kontrolą objęto zapisy księgowe w miesiącach styczeń, luty i marzec 2008 roku; operacje finansowe ujęte na koncie 240 dotyczyły przelewów środków z dochodów na lokatę, przelewów środków z lokaty


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

30

bankowej oraz przelewów za wydane dowody osobiste. Kontrola nie wykazała ujmowania na koncie 240 innych operacji finansowych, niŜ przewidziane w zakładowym planie kont.

V. GOSPODARKA KASOWA

1. ZABEZPIECZENIE WARTOŚCI PIENIĘśNYCH I DRUKÓW ŚCISŁEGO ZARACHOWANIA . KONTROLA KASY . INSTRUKCJA KASOWA

Instrukcja kasowa wprowadzona została jako załącznik nr 1 do zarządzenia nr 23/2004 Wójta Gminy Kobiele Wielkie z dnia 31 grudnia 2004 roku. Pogotowie kasowe w wysokości 2.000 zł na 2008 rok zostało ustalone przez Wójta Gminy – Henryka Więckowskiego pismem znak 3020/1/2008 z dnia 21 stycznia 2008 roku. Prowadzenie obsługi kasy powierzono z dniem 3 listopada 2004 roku Pani Aleksandrze Rybak – referentowi ds. obsługi kasy i archiwum, a w razie jej nieobecności – Pani Beacie Tomaszewskiej – inspektorowi ds. księgowości podatkowej. Ewidencjonowanie i gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania powierzono z dniem 2 czerwca 1998 roku – Pani Beacie Tomaszewskiej – inspektorowi ds. księgowości podatkowej.

W dniu 18 marca 2009 roku dokonano kontroli kasy, zabezpieczenia wartości pienięŜnych i druków ścisłego zarachowania. Ustalono, iŜ stan gotówki według raportów kasowych wynosił 20.165,13 zł, a stan gotówki po przeliczeniu: 20.160,13 zł. RóŜnica stanowiła kwotę 5,00 zł. Niedobór został wpłacony przez kasjera w dniu 19 marca 2009 roku (nr dowodu 2690047). Z wyjaśnienia złoŜonego przez Aleksandrę Rybak – kasjera wynika, iŜ brakujące w dniu kontroli kasy, tj. 18 marca 2009 roku, 5 zł upadło na podłogę i potoczyło się pod kosz znajdujący się pod biurkiem. Miało to miejsce w czasie liczenia gotówki i spowodowane to było duŜą ilością bilonu o wartości 5 zł. W dniu 23 marca 2009 roku dokonano ponownej kontroli kasy, w wyniku której stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1) nie otwarto raportu kasowego Wydatków Urzędu Gminy, pomimo iŜ stwierdzono rozchód gotówki z kasy w kwocie 1.938 zł potwierdzony dowodami księgowymi;

2) nie otwarto raportu kasowego dochodów Zakładu Gospodarki Komunalnej, pomimo iŜ stwierdzono przychód gotówki do kasy w kwocie 3.376,35 zł;

3) w raporcie kasowym dochodów nr 58/09/D z dnia 23 marca 2009 roku w chwili kontroli kasy ujętych zostało 21 pozycji na łączną kwotę 12.780 zł, a nie wpisano: - dowodu nr 2691123 dotyczącego wpłaty z tytułu podatku rolnego na kwotę 12 zł, - dowodu nr 2691052 dotyczącego wpłaty z tytułu łącznego zobowiązania pienięŜnego na kwotę 15 zł. Ponadto w powyŜszym raporcie ujęto pod datą 23 marca 2009 roku wpłaty dokonane w dniu 22 marca 2009 roku. Z wyjaśnienia kasjera wynika, iŜ wpłaty te zostały dokonane w dniu poprzednim, juŜ po odprowadzeniu gotówki do banku. 4) w raporcie kasowym nr 21/09 z dnia 23 marca 2009 roku (program PFRON – Uczeń na wsi) ujęto następujące pozycje: - poz. 1- pobranie czekiem 11.145,70 zł, - poz. 2 – lista wypłat nr UNW/003/09 na kwotę 734,00 zł,


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

31

- poz. 3 – lista wypłat nr UNW/004/09 na kwotę 736,00 zł. W kasie znajdowały się takŜe: lista wypłat nr UNW/001/2009 – do wypłaty z listy pozostało jeszcze 597 zł oraz lista wypłat nr UNW/002/2009 – do wypłaty z listy pozostało jeszcze 1.474 zł. Raportowi temu nadano numerację kolejną dotyczącą raportów wydatków Urzędu Gminy, pomimo iŜ dotyczy on wydatków ponoszonych z odrębnego rachunku bankowego.

PowyŜsze działania są sprzeczne z postanowieniami Instrukcji kasowej stanowiącej załącznik do zarządzenia nr 23/2004 z dnia 31 grudnia 2004 roku oraz Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych dla Urzędu Gminy Kobiele Wielkie (załącznik nr 4 do zarządzenia Wójta nr 26/2007 z dnia 31 grudnia 2007 roku). Z §19 pkt 5 Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych wynika, iŜ raport kasowy wypełniany jest przez kasjera w porządku chronologicznym, tzn. w takiej kolejności, w jakiej następują wpłaty i wypłaty. Dokonywane operacje kasowe są na bieŜąco nanoszone. Raport kasowy jest sporządzany w miarę potrzeb, z tym jednak, Ŝe zawsze musi być sporządzony z datą ostatniego dnia miesiąca. MoŜna prowadzić kilka raportów kasowych odrębnie dla kaŜdego rachunku bankowego w celu ułatwienia i przejrzystości dokonywanych operacji kasowych. Niezakończone pozycje raportu kasowego winny być zakreślone oraz zaopatrzone naniesionym w sposób właściwy saldem z poprzedniego raportu oraz saldem na dzień następny. Ponadto z pkt 6 lit „m” Instrukcji kasowej wynika, iŜ zrealizowane rozchodowe dowody kasowe powinny być oznaczone przez podanie na nich daty, numeru i pozycji raportu kasowego, w którym objęte nimi wypłaty zostały zaewidencjonowane. Wszystkie dowody kasowe dotyczące wypłat i wpłat gotówki dokonywanych w danym dniu powinny być w tym dniu wpisane do raportu kasowego sporządzonego przez kasjera. Raporty kasowe podlegają dziennej chronologii. Muszą one być takŜe zarejestrowane w ciągu dnia, w którym dokonano wpłaty lub wypłaty. Wymóg ten pozostaje spełniony w ten sposób, Ŝe kasjer prowadzi raport obrotów kasowych odrębnie dla kaŜdego rachunku bankowego, wpisując do niego najpóźniej w końcu dnia roboczego wszystkie dokonane w danym dniu operacje kasowe. Raport zamyka się codziennie. Raporty, odrębnie dla poszczególnych rachunków bankowych i rodzajów wpłat numeruje się chronologicznie w obrębie roku obrotowego: w nagłówku zawierają kolejny numer, znak określający rodzaj wpłat lub rachunku bankowego i określenie roku obrotowego, którego dotyczą. Powiązanie między zapisami raportu, a właściwymi dowodami zapewnia numeracja pozycji raportu.

Stan gotówki w kasie w wysokości 17.958,89 zł był zgodny z saldami poszczególnych raportów kasowych oraz dokumentami potwierdzającymi przychód i rozchód gotówki z kasy.

Protokół kontroli kasy z dnia 18 marca 2009 roku wraz z wyjaśnieniem Aleksandry Rybak – kasjera w sprawie niedoboru kasowego w wysokości 5 zł oraz protokół kontroli kasy z dnia 23 marca 2009 roku stanowiącym załącznik nr 8 do protokołu kontroli.

Zgodnie z obowiązującymi w jednostce uregulowaniami wewnętrznymi do druków ścisłego zarachowania zaliczono: czeki, kwitariusze przychodowe K-103, dowody wpłaty – KP, dowody wypłaty – KW, arkusze spisu z natury.

W wyniku kontroli druków ścisłego zarachowania oraz prowadzonej ewidencji stwierdzono następujący stan druków:

− czeki – na dzień kontroli stan faktyczny wynosił 18 sztuk (1006600680-1006600697),

− kwitariusze przychodowe K-103 – na dzień kontroli stan faktyczny wynosił 38 bloków (o nr 2691201 –2695000),

− dowody wypłaty KW – na dzień kontroli stan faktyczny wynosił 5 bloków,


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

32

− arkusze spisu z natury – na dzień kontroli stan faktyczny wynosił 0 sztuk.

Stwierdzony powyŜej stan faktyczny druków ścisłego zarachowania był zgodny ze stanem ewidencyjnym. Ustalono, Ŝe nie prowadzi się ewidencji pozostałych druków ścisłego zarachowania tzn. dowodów wpłaty KP – pomimo wskazania ich w Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych. PowyŜsze świadczy o nieprzestrzeganiu przyjętych w jednostce uregulowań w zakresie druków ścisłego zarachowania.

2. DOKUMENTOWANIE OPERACJI KASOWYCH

Kontrolę dokumentowania operacji kasowych przeprowadzono na podstawie raportów kasowych za miesiąc marzec, czerwiec, wrzesień grudzień 2008 roku, a mianowicie: RK 9/08, RK 10/08, RK 11/08, RK 12/08, RK 24/08, RK 25/08, RK 26/08, RK 37/08, RK 38/08, RK 40/08, RK 50/08, RK 51/08, RK 52/08, RK 54/08, RK 55/08, RK 56/08.

Ogółem skontrolowano: 56 dowodów księgowych (wydatki) na kwotę – 53.725,54 zł (marzec 2008 roku), 48 dowodów księgowych (wydatki) na kwotę – 28.734,30 zł (czerwiec 2008), 40 dowodów księgowych (wydatki) na kwotę – 51.437,01 zł (wrzesień 2008) i 64 dowodów księgowych (wydatki) na kwotę – 84.721,16 zł (grudzień 2008 roku). Stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości dotyczyły:

1) nieprzestrzegania terminu rozliczania kosztów podróŜy słuŜbowych pracowników Urzędu Gminy w Kobielach Wielkich:

- polecenie wyjazdu nr 41/2008 w dniu 7 marca 2008 roku; polecenie wyjazdu nr 26/2008 w dniu 13 luty 2008 roku; polecenie wyjazdu nr 43/2008 w dniu 14 marca 2008 roku; polecenie wyjazdu nr 44/2008 w dniu 17 marca 2008 roku; polecenie wyjazdu nr 46/2008 w dniu 18 marca 2008 roku; RK 12/08, poz. 13 z dnia 31 marca 2008 roku; poz. księgowa 2573;

- polecenie wyjazdu nr 70/2008 w dniu 29 kwietnia 2008 roku; polecenie wyjazdu nr 71/2008 w dniu 7 maja 2008 roku; polecenie wyjazdu nr 72/2008 w dniu 13 maja 2008 roku; RK 24/08, poz. 2 z dnia 9 czerwca 2008 roku; poz. księgowa 4655;

- polecenie wyjazdu nr 124/2008 w dniu 25 sierpnia 2008 roku; polecenie wyjazdu nr 118/2008 w dniu 20 sierpnia 2008 roku; polecenie wyjazdu nr 116/2008 w dniu 12 sierpnia 2008 roku; polecenie wyjazdu nr 120/2008 w dniu 19 sierpnia 2008 roku; polecenie wyjazdu nr 113/2008 w dniu 8 sierpnia 2008 roku; polecenie wyjazdu nr 115/2008 w dniu 12 sierpnia 2008 roku; RK 38/08, poz. 2 z dnia 15 września 2008 roku; poz. księgowa 7154;

- polecenie wyjazdu nr 132/2008 w dniu 10 września 2008 roku; polecenie wyjazdu nr 126/2008 w dniu 2 września 2008 roku; RK 40/08, poz. 15 z dnia 30 września 2008 roku; poz. księgowa 7717;

- polecenie wyjazdu nr 168/2008 w dniu 7 listopada 2008 roku; polecenie wyjazdu nr 172/2008 w dniu 14 listopada 2008 roku; RK 50/08 poz. 9 z dnia 4 grudnia 2008 roku; poz. księgowa 9693;

2) wypłaty wynagrodzenia wynikającego z zawartej umowy zlecenie na podstawie listy płac; stwierdzono brak rachunków potwierdzających wykonanie określonych usług:

- lista płac umów zleceń dla GKRPA w kwocie 639,59 zł (RK 24/08 poz. 5 z dnia 9 czerwca 2008 roku); poz. księgowa 5652;


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

33

- lista płac umów zleceń dla GKRPA w kwocie 771,04 zł (RK 40/08 poz. 13 z dnia 30 września 2008 roku); poz. księgowa 7720;

- lista płac umów zleceń dla GKRPA w kwocie 771,03 zł (RK 55/08 poz. 4 z dnia 24 grudnia 2008 roku); poz. księgowa 10374;

- lista płac umów zleceń administracja w kwocie 401,56 zł (RK 56/08 poz. 7 z dnia 29 grudnia 2008 roku); poz. księgowa 10440;

3) stwierdzono, iŜ osoby kwitujące odbiór gotówki na listach wypłat stypendium szkolnego, a takŜe wypłat diet dla radnych Rady Gminy Kobiele Wielkie nie wskazywały daty odbioru gotówki, co jest sprzeczne z pkt 6 lit. „l” Instrukcji kasowej, zgodnie z którą gotówkę wypłaca się osobie wymienionej w rozchodowym dowodzie kasowym, a odbiorca gotówki jej odbiór na rozchodowym dowodzie kasowym w sposób trwały atramentem lub długopisem podając słownie kwotę i datę jej otrzymania oraz zamieszczając swój podpis; obowiązek wpisania słownie otrzymanej kwoty nie dotyczy przypadku wypisywania przez wystawcę tych dowodów na zbiorczych zestawieniach, w których umieszczona jest ogólna suma do wypłaty, np. listy wypłat:

- listy wypłat stypendium szkolnego nr 20/2008-41/2008 na ogólną kwotę 17.594,84 zł (RK 25/08 poz. 2-22 z dnia 23 czerwca 2008 roku); poz. księgowa 4961-4987;

- listy wypłat stypendium szkolnego nr 49/2008 i 50/2008 na ogólną kwotę 529,93 zł (RK 37/08 poz. 4 i 5 z dnia 2 września 2008 roku); poz. księgowa 6882 – 6883;

- lista wypłat stypendium szkolnego nr 51/2008 na kwotę 588,45 zł (RK 38/08 poz. 5 z dnia 15 września 2008 roku); poz. księgowa 7150;

- listy wypłat stypendium szkolnego nr 17/2008-31/2008 na ogólną kwotę 25.121,21 zł (RK 54/08 poz. 2-16 z dnia 18 grudnia 2008 roku); poz. księgowa 10134-10148;

- lista wypłat stypendium szkolnego nr 1/2008 na kwotę 2.988,80 zł (RK 56/08 poz. 9 z dnia 29 grudnia 2008 roku); poz. księgowa 10437;

4) stwierdzono, iŜ do poleceń wyjazdu słuŜbowego ujmowane są na zbiorczych listach wypłat, które jednostka uznała za zbiorcze dowody księgowe; na listach tych wskazywano jedynie osoby na rzecz których dokonano wypłaty oraz łączną kwotę dla danej osoby wynikającą z poszczególnych poleceń wyjazdu słuŜbowego; listę taką sporządzano takŜe w przypadku, gdy dokonywano wypłaty wynikającej z jednego polecenia wyjazdu słuŜbowego. PowyŜsze działanie było sprzeczne z §6 ust. 1 pkt „a” Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych, z którego wynika, iŜ podstawą zapisów mogą być sporządzone przez jednostkę zbiorcze dowody księgowe słuŜące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione. Ponadto z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości wynika, iŜ do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego naleŜy wprowadzić, w postaci zapisu, kaŜde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym.

5) stwierdzono, Ŝe w RK 10/08 poz. 3 z dnia 13 marca 2008 roku; poz. księgowa 2042 ujęto zbiorczo wypłatę 3 poleceń wyjazdu słuŜbowego pracowników Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kobielach Wielkich na łączną kwotę 69,35 zł;

6) na fakturach i rachunkach podlegających zwrotowi w kasie urzędu brak było daty wpływu do jednostki.;

7) stwierdzono, Ŝe wszystkie faktury i rachunki zapłacone gotówką w dniu zakupu, na podstawie których dokonano zwrotu gotówki pracownikom Urzędu Gminy za poniesione z własnych środków wydatki zostały zaksięgowane Wn 201/Ma 101. Zgodnie z opisem funkcjonowania kont rozrachunkowych (zespołu 2) realizacja faktur w w/w sposób


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

34

wyklucza powstanie zobowiązania wobec dostawcy, u którego dokonano zakupu, natomiast powstały rozrachunki z pracownikami, które powinny być ujęte na koncie 234.

W toku kontroli stwierdzono ponadto, Ŝe w badanym okresie nie wypłacano zaliczek dla pracowników Urzędu Gminy w Kobielach Wielkich.

VI. WYKONYWANIE BUDśETU JEDNOSTKI. ZAGADNIENIA OGÓLNE

1. INFORMACJE OGÓLNE – 2008 ROK.

Dochody i przychody bud Ŝetu

Dochody i przychody bud Ŝetu (w tym dotacje celowe z bud Ŝetu państwa, środki uzyskane w ramach kontraktów wojewódzkich, środki zagraniczne, w tym z bud Ŝetu Unii Europejskiej)

BudŜet Gminy Kobiele Wielkie na 2008 rok został przyjęty uchwałą Rady Gminy nr XIII/76/08 z dnia 31 marca 2008 roku. Dochody budŜetowe zaplanowano w kwocie 9.092.800 zł z tego dochody z tytułu realizacji zadań zleconych 1.643.067 zł. Natomiast wydatki budŜetowe w kwocie 9.508.723 zł. Tym samym ustalono deficyt na kwotę 415.923 zł. NadwyŜkę budŜetową z lat ubiegłych w kwocie 564.448,00 zł postanowiono przeznaczyć na sfinansowanie deficytu i spłatę zobowiązań z tytułu wcześniej zaciągniętej poŜyczki w kwocie 148.525,00 zł. W budŜecie roku 2008 Rada Gminy nie planowała zaciągania poŜyczek i kredytów.

NadwyŜka budŜetowa z lat ubiegłych wynosiła zgodnie ze sprawozdaniem NDS za rok 2007 – 590.867,38 zł.

Dochody i przychody budŜetu po zmianach i ich wykonanie za 2008 rok przedstawia poniŜsza tabela.

2008 rok

Wyszczególnienie Plan

po zmianach (zł)

Wykonanie (zł)

DOCHODY OGÓŁEM 9.521.882 9.590.840

z tego:

Dochody własne 2.078.694 2.158.668

Dotacje 2.174.630 2.163.614

z tego:

- z budŜetu Wojewody 2.143.675 2.132.659

- KBW

- Urząd Marszałkowski

955

30.000

955

30.000

Środki zagraniczne

Inne

Subwencja 5.268.558 5.268.558

PRZYCHODY 564.448 564.448

z tego:


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

35

Kredyty i poŜyczki

NadwyŜka z lat poprzednich 564.448 564.448

Inne (np. prywatyzacja)

Wydatki i rozchody bud Ŝetu.

Uchwałą nr IV/18/2007 z dnia 29 marca 2007 roku Rada Gminy Kobiele Wielkie uchwaliła wydatki budŜetu na kwotę 9.508.723 zł. Na wydatki majątkowe zaplanowano przeznaczyć kwotę 2.080.910 zł. W ramach wydatków wieloletnich przewidziano realizację wydatków w roku 2008 na kwotę 695.000 zł, w 2009 roku na kwotę 900.000 zł z przeznaczeniem na inwestycję pod nazwą – „Budowa kanalizacji sanitarnej w m. Kobiele Wielkie – etap I ul. Powstańców Wielkopolskich”. Wydatki majątkowe zaplanowane na 2008 rok postanowiono sfinansować środkami własnymi. Na wydatki bieŜące zaplanowano kwotę 7.427.813 zł z tego: na wynagrodzenia – 3.017.689 zł, pochodne od wynagrodzeń 613.767 zł, na obsługę długu – 4.042,00 zł, na dotacje dla zakładu budŜetowego 90.000 zł oraz dla instytucji kultury – 275.000 zł. Na wydatki związane z finansowaniem zadań zawartych w Gminnym Programie Profilaktyki Przeciwalkoholowej zaplanowano 50.000 zł.

Limit zobowiązań z tytułu poŜyczek i kredytów zaciągniętych na sfinansowanie przejściowego deficytu budŜetu ustalono w kwocie 200.000 zł, na sfinansowanie wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu zaciągniętych kredytów i poŜyczek – 148.525 zł oraz z tytułu kosztów obsługi długu publicznego do kwoty 20.000 zł.

Wydatki oraz rozchody budŜetu oraz ich wykonanie za 2008 rok przedstawia tabela poniŜej.

Wyszczególnienie Plan

po zmianach (zł)

Wykonanie

(zł)

WYDATKI OGÓŁEM 9.937.805 9.165.071

z tego:

Wydatki majątkowe 1.927.805 1.376.958

Wydatki bieŜące 8.010.000 7.788.113

ROZCHODY 148.525 148.525

w tym: spłata kredytów i poŜyczek

148.525 148.525

Dnia 10 października 2008 roku Skład Orzekający Regionalnej Izby Obrachunkowej w Łodzi zaopiniował pozytywnie informację Wójta Gminy Kobiele Wielkie z wykonania budŜetu za I półrocze 2008 roku, wnosząc uwagi dotyczące poprawności klasyfikacji budŜetowej wydatków dotyczących zakupu ksiąŜek (640,50 zł) oraz abonamentów i rozmów telefonicznych (1.678,76 zł) oraz niewyodrębnienia w informacji o przebiegu wykonania budŜetu za I półrocze 2008 roku dochodów i wydatków majątkowych.

2 PRZESTRZEGANIE ZASAD GOSPODARKI FINANSOWEJ OKRE ŚLONYCH W ART. 138 PKT 3 USTAWY O FINANSACH PUBLICZNYCH

Kontrolą objęto wykonanie wydatków budŜetowych w 2008 roku na podstawie losowo wybranych podziałek klasyfikacji budŜetowej na określony dzień, a mianowicie:


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

36

• 21 maja 2008 roku: 600/60014/4300; 700/70005/6060; 750/75023/6060; 801/80101/4210; 801/80121/6050; 900/90095/4300; 900/90095/6060;

• 27 czerwca 2008 roku: 600/60014/4300; 600/60016/4270; 750/75023/4300; 801/80110/4300; 801/80121/6050; 900/90015/4300; 900/90095/6060;

• 24 września 2008 roku: 600/60014/4300; 600/60016/6050; 750/75023/4210; 801/80101/4300; 801/80113/4210; 851/85154/4300; 900/90015/4210; 900/90095;6060;

• 27 października 2008 roku: 010/01095/4210; 600/60016/4210; 600/60016/4270; 750/75023/6060; 754/75412/4270; 801/80110/4300; 851/85154/6060; 900/90015/4300; 926/92695/4300;

• 14 listopada 2008 roku: 600/60016/4300; 750/75023/4210; 750/75023/4300; 801/80101/4210; 754/75412/4210; 801/80113/4300; 900/90015/4210;

• 24 grudnia 2008 roku: 600/60014/4300; 750/75023/4210; 750/75023/4270; 750/75023/4300; 753/75412/4270; 801/80101/4270; 851/85154/4210; 900/90095/4300.

Przekroczenie planu wydatków stwierdzono:

- w dz. 750 rozdz. 75023 §6060 na dzień 21 maja 2008 roku. Stwierdzono, Ŝe na dzień 21 maja 2008 roku plan wydatków określony zarządzeniem nr 3/2008 Wójta Gminy Kobiele Wielkie z dnia 31 marca 2008 roku stanowił kwotę 10.000,00 zł, a wykonanie – 11.184,00 zł; zmiany planu wydatków do kwoty 15.000,00 zł dokonano w dniu 26 maja 2008 roku uchwałą nr XIV/80/08 Rady Gminy;

- w dz. 851 rozdz. 85154 §4300 na dzień 24 września 2008 roku. Stwierdzono, Ŝe na dzień 24 września 2008 roku plan wydatków określony zarządzeniem nr 14/2008 Wójta Gminy Kobiele Wielkie z dnia 4 sierpnia 2008 roku stanowił kwotę 7.119 zł, a wykonanie – 7.172,46 zł; zmiany planu wydatków do kwoty 7.444,00 zł dokonano w dniu 26 września 2008 roku zarządzeniem nr 18/2008 Wójta Gminy;

- w dz. 750 rozdz. 75023 §4210 na dzień 24 grudnia 2008 roku. Stwierdzono, Ŝe na dzień 24 grudnia 2008 roku plan wydatków określony zarządzeniem nr 25/2008 Wójta Gminy Kobiele Wielkie z dnia 15 grudnia 2008 roku stanowił kwotę 58.500,00 zł, a wykonanie – 59.218,72 zł; zmiany planu wydatków do kwoty 68.500,00 zł dokonano w dniu 30 grudnia 2008 roku uchwałą nr XX/111/08 Rady Gminy.

Działanie powyŜsze stanowiło naruszenie zasad gospodarki finansowej obowiązujących w toku wykonywania budŜetu gminy określonych w art. 138 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, stanowiącej, Ŝe dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny.

VII. WYKONYWANIE BUDśETU. REALIZACJA DOCHODÓW BUDśETOWYCH

1. DOCHODY Z PODATKÓW I OPŁAT LOKALNYCH - 2007 - 2008.

1) Rachunkowo ść w zakresie podatków i opłat. Plan kont

Zasady rachunkowości oraz plan kont w zakresie podatków i opłat zawarto w Instrukcji sporządzenia, obiegu i kontroli dowodów księgowych dla Urzędu Gminy Kobiele Wielkie


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

37

w Części 5 – Ewidencja podatków i opłat, gdzie wskazano, Ŝe do rozliczeń wpłat podatków i opłat przyjmuje się zasady określone w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego z uwzględnieniem przepisów zawartych w Instrukcji. Rozporządzenia wskazane wyŜej przestało obowiązywać 30 czerwca 2006 roku i zastąpione zostało rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych naleŜności budŜetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 112, poz. 761).

Konta podatników zakładane są przy pomocy programu komputerowego. KaŜdemu z podatników po ustaleniu i wydaniu decyzji w sprawie wymiaru podatku zostaje załoŜone konto podatkowe. Podatnikowi zostaje nadany numer podatnika w rejestrze podatkowym. Bezpośrednio po dokonaniu wymiaru zobowiązania pienięŜnego na dany rok podatkowy na koncie podatnika zostaje umieszczona: kwota zaległości z poprzedniego roku, kwota nadpłaty z poprzedniego roku, kwota wymiaru (przypisu) za rok bieŜący, wysokość rat kwartalnych. Ewidencja podatkowa jest prowadzona z wykorzystaniem kont syntetycznych planu kont urzędu jako jednostki budŜetowej. Dla prowadzenia ewidencji z tytułu podatków korzysta się z następujących bilansowych kont syntetycznych: - konto 011 – środki trwałe, - konto 020 – wartości niematerialne i prawne - konto 101 – kasa, - konto 130 – rachunek bieŜący urzędu, - konto 140 – krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pienięŜne, - konto 221 – naleŜności z tytułu dochodów budŜetowych, - konto 226 – długoterminowe naleŜności budŜetowe, - konto 290 – odpisy aktualizujące naleŜności, - konto 310 – materiały, - konto 750 – przychody i koszty finansowe. Konta analityczne do kont syntetycznych prowadzi się według rodzajów podatków. Konta szczegółowe prowadzone są do kont analitycznych i słuŜą do rozrachunków z podatnikami z tytułu podatków, które podlegają przypisaniu na ich kontach. Dla kaŜdego podatnika prowadzi się odrębne konto zobowiązania pienięŜnego. W księgowości podatkowej jednostka kontrolowana wykorzystuje program firmy INFO-SYSTEM Roman i Tadeusz Groszek z siedzibą Legionowo.

Zasady przetwarzania i ochrony danych w systemie informatycznym stosownie do art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i c ustawy o rachunkowości zostały zawarte w załączniku do zarządzenia w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości w Urzędzie Gminy Kobiele Wielkie (Zarządzenie nr 22/2006 z dnia 29 grudnia 2006 roku, zarządzenie nr 26/2007 z dnia 31 grudnia 2007 roku).

Test dotyczący przestrzegania zasad rachunkowości podatkowej stanowi załącznik nr 9 do protokołu kontroli.

2) Organizacja wymiaru i poboru podatków i opłat (i nkaso)

Zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Gminy w Kobielach Wielkich zadania związane z wymiarem i poborem podatków i opłat przypisane zostały do zakresu działania Referatu Finansowego Urzędu Gminy w Kobielach Wielkich. Wymiar podatków i opłat lokalnych powierzono inspektorowi Pani Wiesławie Kosińskiej zakresem czynności z dnia 2 czerwca 1998 roku. Pobór podatków i opłat oraz rozliczanie inkasentów z terenu


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

38

Gminy powierzono Pani Beacie Tomaszewskiej – inspektorowi ds. księgowości podatkowej zakresem czynności z dnia 2 czerwca 1998 roku.

W toku kontroli stwierdzono, Ŝe organ podatkowy nie prowadzi - dla potrzeb wymiaru i poboru podatku od nieruchomości - ewidencji podatkowej nieruchomości w systemie informatycznym, stosownie do wymogu wynikającego z art. 7a ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych.

Na terenie Gminy Kobiele Wielkie utworzonych jest 20 sołectw: Biestrzyków Wielki, Biestrzyków Mały, Brzezinki, Cadów, Cieszątki, Łowicz, Nowy Widok, Posadówka, Przyborów, Ujazdówek, Zrąbiec, Babczów, Huta Drewniana, Karsy, Kobiele Małe, Orzechów, Orzechówek, Przybyszów, Wola RoŜkowa, Kobiele Wielkie.

Uchwałą nr V/26/07 z dnia 8 maja 2007 roku Rada Gminy Kobiele Wielkie zarządziła pobór w formie inkasa podatków takich jak: od nieruchomości, rolnego, leśnego i od posiadania psów oraz określiła inkasentów i wysokość wynagrodzenia za inkaso. Wynagrodzenie za inkaso ustalone zostało w zróŜnicowanej wysokości, a mianowicie: dla inkasentów z 11 sołectw ustalono wynagrodzenie w wysokości 9% zainkasowanych kwot; inkasentom z 8 sołectw ustalono wynagrodzenie w wysokości 7,5% zainkasowanych kwot, a dla inkasenta jednego sołectwa – wynagrodzenie wynosi 6% zainkasowanych kwot.

Uchwałą nr XVII/86/04 z dnia 29 grudnia 2004 roku Rada Gminy w Kobielach Wielkich ustaliła termin płatności dla inkasentów z terenu Gminy Kobiele Wielkie na dziesiąty dzień następujący po dniu, w którym zgodnie z przepisami prawa podatkowego powinna nastąpić wpłata. Na okoliczność poboru podatków i opłat z inkasentami nie zawierano umów-zlecenia.

Kontrolą objęto prawidłowość rozliczania inkasentów oraz naliczenia i wypłaty prowizji dla inkasentów sołectw: Babczów, Kobiele Małe, Łowicz, Wola RoŜkowa i Zrąbiec za inkaso I-IV raty za 2007 i za 2008 rok.

(…)2

Kontrolą objęto kwitariusze przychodowe podatków i opłat zainkasowanych przez inkasentów w/w sołectw oznaczone numerami: Babczów – 9987401-9987500, 3247301-3247400, 6457501-6457600, 9007901-9007916; Kobiele Małe – 9987201-9987300, 9989501-9989600, 3248901-3249000, 6457201-6457300,; Łowicz – 9986701-9986800, 3247101-3247200, 6457701-6457800, 9008001-9008030; Wola RoŜkowa – 9987801-9987900, 3245201-3245300, 3249601-3249700, 6459101-6459200, 9007702-9007724; Zrąbiec – 9986601-9986700, 3245301-3245400, 6455001-6455100, 6459301-6459400, 9008201-9008247. Na podstawie dowodów wpłat stwierdzono, Ŝe inkasenci dokonywali poboru podatków równieŜ po terminie płatności określonym dla podatników przepisami ustawy z dnia 15 listopada 1984 roku o podatku rolnym (tekst jednolity z 2006 roku, Dz. U. nr 136, poz. 969 ze zm.) i ustawy z dnia 12 stycznia 1991 roku o podatkach i opłatach lokalnych (tekst jednolity z 2006 roku, Dz. U. nr 121, poz. 844 ze zm.).Z powołanych uregulowań wynika, Ŝe podatek od nieruchomości od osób fizycznych (art. 6 ust.7 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych) oraz podatek rolny od osób fizycznych (art. 6a ust.6 ustawy o podatku rolnym) płatne są w ratach proporcjonalnych do czasu trwania obowiązku podatkowego w terminach do dnia 15 marca, 15 maja, 15 września i 15 listopada roku podatkowego. Kwoty podatków 2 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

39

pobrane przez inkasentów poszczególnych sołectw po ustawowym terminie płatności ilustruje powyŜsze zestawienie.

W zakresie terminowości wpłat dokonywanych przez inkasentów oraz naliczania wynagrodzenia za inkaso nieprawidłowości nie stwierdzono.

Kontrolą objęto listy wypłaty inkasa dla inkasentów z sołectw opisanych w powyŜszym zestawieniu za pobór I-IV raty podatku za 2007 i 2008 rok, a mianowicie: I kwartał 2007 (RK 33/2007 poz.13; poz. księgowa PK180/14/3904), II kwartał 2007 (RK 56/07, poz. 15; poz. księgowa PK 300/16/6556), III kwartał 2007 (RK 100/07, poz. 11; poz. księgowa 560/64/11543), IV kwartał 2007 (RK 126/07, poz. 2; poz. księgowa PK 687/6/14359), I kwartał 2008 (RK 12/08, poz. 12; poz. księgowa PK 162/40/2561); II kwartał 2008 (RK 21/08, poz. 13; poz. księgowa PK/44/4396); III kwartał (RK 40/08, poz. 14; poz. księgowa PK 508/111/7719); IV kwartał (RK 50/08, poz. 3; poz. księgowa PK 640/24/9701).

Listy wypłaty prowizji objęte kontrolą spełniały wymogi określone w ustawie o rachunkowości dla dowodu księgowego oraz nie naruszały obowiązujących w jednostce procedur kontroli finansowej. Stwierdzono, iŜ wydatki na wypłatę prowizji dla inkasentów ujmowane były na koncie 231 – rozrachunki z pracownikami, pomimo, Ŝe na okoliczność inkasa podatków i opłat z inkasentami nie zawarto umów – zlecenia.

Realizację dochodów własnych Gminy w latach 2007-2008 roku przedstawiono w poniŜej zamieszczonych tabelach.

Tabela Plan i realizacja dochodów własnych w 2007 roku

Lp. Wyszczególnienie Plan (w zł)

Wykonanie (w zł)

Procent Wykonania

planu

Udział procentowy

w wykonaniu bud Ŝetu

1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUDśETOWE – ogółem

8.962.761,00 8.998.401,00 100,40 -

1. Podatek od nieruchomości 367.548,00 365.454,00 99,43 4,06 2. Podatek rolny 269.147,00 270.832,00 100,63 3,00 3. Podatek leśny 57.703,00 59.758,00 103,56 0,66 4. Podatek od środków

transportowych 135.000,00 137.202,00 101,63 1,52

5. Opłaty lokalne 10.000,00 8.170,00 81,70 0,09 6. Pozostałe dochody własne 957.821,00 1.008.414,00 105,28 11,21 DOCHODY WŁASNE 1.797.219,00 1.849.830 102,93 20,56

Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedłoŜonych przez Urząd Gminy w Kobielach Wielkich.

Tabela

Plan i realizacja dochodów własnych w 2008 roku

Lp. Wyszczególnienie Plan (w zł)

Wykonanie (w zł)

Procent Wykonania

planu

Udział procentowy

w wykonaniu bud Ŝetu

1 2 3 4 5 6 DOCHODY BUDśETOWE – ogółem

9.521.882,00 9.590.840,00 100,72 -

1. Podatek od nieruchomości 360.760,00 398.970,00 107,90 4,16 2. Podatek rolny 357.696,00 370.882,00 103,69 3,87 3. Podatek leśny 66.952,00 64.668,00 98,05 0,67


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

40

4. Podatek od środków transportowych

140.000,00 135.429,00 96,06 1,41

5. Opłaty lokalne 8.000,00 9.330,00 116,63 0,10 6. Pozostałe dochody własne 1.086.986,00 1.157.334,00 106,47 12,07 DOCHODY WŁASNE 2.028.394,00 2.136.613,00 105,34 22,28

Źródło: Opracowanie własne na podstawie danych przedłoŜonych przez Urząd Gminy w Kobielach Wielkich.

3) Podatek od nieruchomo ści

W okresie objętym kontrolą obowiązywały stawki podatku od nieruchomości ustalone przez Radę Gminy uchwałą nr XVI/77/04 z dnia 3 grudnia 2004 roku i uchwałą nr IX/57/07 z dnia 3 grudnia 2007 roku. Przedmiotowe uchwały opublikowane zostały odpowiednio w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego nr 542, poz. 3455 z dnia 17 grudnia 2004 roku i nr 385, poz. 3786 z dnia 15 grudnia 2007 roku.

Uchwałą nr XVI/77/04 Rada Gminy zwolniła od podatku od nieruchomości:

• budynki mieszkalne połoŜone na gruntach stanowiących gospodarstwo rolne, z wyjątkiem zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej;

• budynki pozostałe (szopy, komórki, obory, stodoły, garaŜe, kurniki) połoŜone na gruntach nie stanowiących gospodarstwa rolnego, z wyjątkiem związanych z działalnością gospodarczą);

• budynki i grunty słuŜące upowszechnianiu kultury lub ochronie przeciwpoŜarowej, z wyjątkiem związanych z działalnością gospodarczą;

• grunty, budynki i budowle zajęte na potrzeby realizacji zadań komunalnych.

Uchwałą nr IX/58/07 z dnia 3 grudnia 2007 roku Rada Gminy zwolniła od podatku od nieruchomości:

• budynki mieszkalne połoŜone na gruntach stanowiących gospodarstwo rolne, z wyjątkiem zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej;

• budynki pozostałe (szopy, komórki, obory, stodoły, garaŜe, kurniki) połoŜone na gruntach nie stanowiących gospodarstwa rolnego, z wyjątkiem związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej);

• budynki i grunty słuŜące upowszechnianiu kultury lub ochronie przeciwpoŜarowej, z wyjątkiem związanych z działalnością gospodarczą;

• grunty, budynki i budowle zajęte na potrzeby realizacji zadań komunalnych;

• grunty, budynki lub ich części zajęte na potrzeby realizacji zadań w zakresie porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli.

Uchwałą nr XXIII/118/05 z dnia 29 listopada 2005 roku Rada Gminy w Kobielach Wielkich określiła wzór formularza deklaracji i informacji na podatek od nieruchomości (uchwałę opublikowano w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego z dnia 16 grudnia 2006 roku, nr 368, poz. 3608).

Kontrolowana jednostka nie podjęła uchwały w sprawie określenia wysokości opłaty prolongacyjnej.

Obowiązujące na terenie gminy stawki podatku od nieruchomości przyjęte powyŜszymi uchwałami ustalono w wysokościach:


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

41

Przedmiot opodatkowania

Górne granice stawek podatkowych Stawki uchwalone przez Radę Gminy

na rok 2007 na rok 2008

1 2

Od gruntów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, bez względu na sposób zakwalifikowania w ewidencji gruntów i budynków od 1 m2

0,69 zł 0,48 zł

0,71 zł 0,50 zł

Od gruntów pod jeziorami, zajętych na zbiorniki wodne retencyjne lub elektrowni wodnych – od 1 ha

3,65 zł 2,50 zł

3,74 zł 2,50 zł

Od gruntów pozostałych, w tym zajętych na prowadzenie odpłatnej statutowej działalności poŜytku publicznego przez organizację poŜytku publicznego od 1 m2,

0,34 zł 0,05 zł

0,35 zł 0,05 zł

Od budynków mieszkalnych lub ich części od 1m² 0,57 zł 0,30 zł

0,59 zł 0,30 zł

Od budynków lub ich części związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz od budynków mieszkalnych lub ich części zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej od 1 m2

18,60 zł 11,00 zł

19,01 zł 12,00 zł

Od budynków lub ich części zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie obrotu kwalifikowanym materiałem siewnym od 1m2

8,66 zł 4,50 zł

8,86 zł 4,50 zł

Od budynków zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie udzielania świadczeń zdrowotnych od 1m²

3,75 zł 2,00 zł

3,84 zł 2,00 zł

Od budynków pozostałych, w tym zajętych na prowadzenie odpłatnej statutowej działalności poŜytku publicznego przez organizację poŜytku publicznego od 1 m2

6,23 zł 5,00 zł

6,37 zł 5,00 zł

Od budowli – od ich wartości określonej na podstawie art. 4 ust. 1 pkt 3 i ust. 3-7

2% ich wartości 2% ich wartości


Ewidencja podatku od nieruchomości od osób prawnych prowadzona jest ręcznie w postaci kart kontowych dla poszczególnych podatników, dziennika obrotów oraz rejestru przypisów i odpisów. Ewidencjonowanie deklaracji podatkowych składanych przez osoby prawne oraz pozostałej dokumentacji w tym zakresie powierzono Pani Wiesławie Kosińskiej – inspektorowi ds. naliczania podatków i opłat.

Zgodnie z ewidencją księgową w okresie objętym kontrolą na terenie Gminy Kobiele Wielkie działało 15 podatników podatku od nieruchomości – osób prawnych.

Według rejestru przypisów i odpisów na dzień 31 grudnia 2007 i 2008 roku przypisy i odpisy z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych kształtowały się w kwotach:

2007 rok 2008 rok

• przypisy 271.045,00 zł 253.175,00 zł

• odpisy 16.880,00 zł 8.378,00 zł


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

42

W latach 2007 – 2008 dochody zaplanowane i uzyskane z tytułu podatku od nieruchomości od osób prawnych kształtowały się w kwotach:

2007 rok 2008 rok

• plan 272.832,00 zł 261.477,00 zł

• wykonanie 263.228,00 zł 265.513,00 zł

• zaległości 13.657,10 zł 1.319,10 zł

Kontrolę terminowości składania deklaracji podatkowych oraz prawidłowości zastosowania stawek podatkowych przeprowadzono na podstawie deklaracji podatkowych poniŜej wymienionych 6 podatników.

(…)3

Wartość podatku od nieruchomości – według deklaracji podatkowych – od podatników objętych kontrolą stanowiła kwotę - 201.950,00 zł w 2007 roku, a w 2008 roku -196.862,00 zł.

W odniesieniu do składanych deklaracji podatkowych stwierdzono, Ŝe nie były objęte ewidencją kancelaryjną i nie zostały opatrzone datą wpływu do Urzędu Gminy. Datę złoŜenia deklaracji podatkowej potwierdza pracownik przyjmujący formularz deklaracji. Prawidłowość zastosowanych stawek podatkowych oraz wysokość zadeklarowanego podatku nie budziła zastrzeŜeń kontrolujących.

• Kontrolę terminowości wpłat przeprowadzono na podstawie dowodów wpłaty podatku przez podatników wymienionych w powyŜszym zestawieniu za lata 2007 – 2008. (…)4

Test - Dane dotyczące wymiaru i poboru podatku od nieruchomości – osoby prawne za lata 2007- 2008 stanowi załącznik nr 10 do protokołu kontroli.

Podatek od nieruchomości od osób fizycznych

Ustalono, iŜ na terenie Gminy Kobiele Wielkie w 2007 roku zarejestrowanych było 22 podatników opłacających podatek na podstawie decyzji w sprawie wymiaru podatku od nieruchomości, a w 2008 roku 23 podatników. Ponadto podatek od nieruchomości wchodził w skład łącznego zobowiązania pienięŜnego, którym objętych było na dzień 31 grudnia 2007 roku 342 podatników a na dzień 31 grudnia 2008 roku 348 podatników. Przypis z tytułu podatku od nieruchomości stanowił odpowiednio 3.673,00 zł w 2007 roku i 5.270 zł w 2008 roku.

(…)5

3 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w deklaracji podatkowej i innych dokumentach składanych przez podatników). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 4 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 i § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 5 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

43

Dane dotyczące terminowości doręczania decyzji wymiarowych i zgodności stawek podatku z uchwałami Rady Gminy w sprawie podatku od nieruchomości obowiązującymi w okresie kontrolowanym oraz zgodność podstawy opodatkowania z informacjami podatkowymi wraz z informacją o zaległościach i postępowaniu windykacyjnym podejmowanym w stosunku do podatników objętych kontrolą przedstawiono w tabelach stanowiących załącznik nr 11 do protokołu kontroli. W toku kontroli stwierdzono co następuje:

- analityczna ewidencja podatkowa prowadzona jest według poszczególnych podatników oraz podatków,

- do naliczenia podatku od nieruchomości stosowano prawidłowe stawki podatkowe wynikające z obowiązujących uchwał Rady Gminy,

- organ podatkowy przed kaŜdą zmianą wymiaru podatku spowodowaną zmianą podstawy opodatkowania, wynikającą z zawiadomienia ze starostwa powiatowego przy braku informacji od podatnika, wydaje postanowienie o wszczęciu z urzędu postępowania w sprawie zmiany decyzji ustalającej podatek od nieruchomości,

(…)6

Testy przedstawiające dane dotyczące wymiaru i poboru podatku od nieruchomości – osoby fizyczne 2007 - 2008 rok, stanowią załącznik nr 12 do protokołu kontroli.

Udzielone ulgi w zapłacie podatku w zakresie podatku od nieruchomości (np. umorzenie zaległości, rozłoŜenie na raty, odroczenie terminu płatności)

2007 rok

Rodzaj decyzji Ilość

wydanych decyzji

Kwota obj ęta decyzjami

(zł)

Umorzenie zaległości podatkowej, odsetek 4 – osoby prawne

3 – osoby fizyczne

16.334,00

5.938,00

RozłoŜenie zapłaty podatku na raty - -

Odroczenie terminu płatności podatku - -

RozłoŜenie na raty zapłaty zaległości podatkowej - -

Odroczenie zapłaty zaległości podatkowej - -

2008 rok

sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 6 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

44


wydanych decyzji


(zł)

Umorzenie zaległości podatkowej, odsetek 5– osoby prawne 9.249,00 zł w tym 871,00zł – odsetki

RozłoŜenie zapłaty podatku na raty - -

Odroczenie terminu płatności podatku - -

RozłoŜenie na raty zapłaty zaległości podatkowej - -

Odroczenie zapłaty zaległości podatkowej - -

W badanym okresie ulgi w zapłacie podatku od nieruchomości od osób prawnych udzielane były przez organ podatkowy w postaci umorzenia zaległości podatkowych.

Zarówno w 2007 jak i w 2008 roku instytucję umorzenia zaległości podatkowych zastosowano w stosunku do 2 podatników, a mianowicie:

Umorzenie zaległości podatkowych podatnikowi o numerze konta podatkowego 31103/16 na podstawie decyzji:

• nr 3104/4/2007 z dnia 3 grudnia 2007 roku wydanej przez Wójta Gminy na wniosek podatnika z dnia 15 października 2007 roku (data wpływu do Urzędu Gminy 16 listopada 2007 roku). Kwota umorzenia zaległości podatkowych za 2006 rok – 6.965 (+ 1.098 zł odsetki); z uzasadnienia decyzji wynika, Ŝe ulga udzielona została podatnikowi w ramach pomocy de minimis;

• nr 3104/1/2008 z dnia 25 stycznia 2008 roku wydanej przez Wójta Gminy na wniosek podatnika z dnia 14 stycznia 2008 roku w sprawie umorzenia odsetek od II, III, IV, V i VI raty podatku od nieruchomości za 2007 rok. Umorzone odsetki stanowiły kwotę 559,00 zł; z uzasadnienia decyzji wynika, Ŝe ulga udzielona została podatnikowi w ramach pomocy de minimis;

• nr 3104/3/2008 z dnia 31 stycznia 2008 roku wydanej przez Wójta Gminy na wniosek podatnika z dnia 28 stycznia 2008 roku w sprawie umorzenia odsetek od VII, VIII, IX, X, XI i XII raty podatku od nieruchomości za 2007 rok. Umorzone odsetki stanowiły kwotę 312,00 zł; z uzasadnienia decyzji wynika, Ŝe ulga udzielona została podatnikowi w ramach pomocy de minimis;

Umorzenie zaległości podatkowych podatnikowi o numerze konta podatkowego 31103/1 na podstawie decyzji:

• znak 3104/1/2007 z dnia 20 stycznia 2007 roku wydanej przez Wójta Gminy na wniosek podatnika z dnia 5 stycznia 2007 roku o umorzenie zaległości podatkowych za m-c styczeń 2007 roku. Kwota umorzenia zaległości podatkowych za miesiąc styczeń 2007 roku wynosiła – 3.643 zł; ulga udzielona została podatnikowi w ramach pomocy de minimis;

• znak 3104/2/2007 z dnia 25 kwietnia 2007 roku wydanej przez Wójta Gminy na wniosek podatnika z dnia 11 kwietnia 2007 roku o umorzenie zaległości podatkowych za m-ce luty, marzec i kwiecień 2007 roku w kwocie - 2.083,00 zł; ulga udzielona została podatnikowi w ramach pomocy de minimis;

• znak 3104/5/2007 z dnia 3 grudnia 2007 roku wydanej przez Wójta Gminy na wniosek podatnika z dnia 20 listopada 2007 roku o umorzenie zaległości podatkowych za m-c listopad 2007 roku. Kwota umorzenia zaległości podatkowych za miesiąc styczeń 2007 roku wynosiła – 3.643 zł; ulga udzielona została podatnikowi w ramach pomocy de minimis;


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

45

• znak 3104/2/2008 z dnia 25 stycznia 2008 roku wydanej przez Wójta Gminy na wniosek podatnika z dnia 17 stycznia 2008 roku o umorzenie zaległości podatkowych za m-c styczeń 2008 roku w kwocie - 3.909,00zł; ulga udzielona została podatnikowi w ramach pomocy de minimis;

• znak 3104/4/2008 z dnia 12 maja 2008 roku wydanej przez Wójta Gminy na wniosek podatnika z dnia 17 kwietnia 2008 roku o umorzenie zaległości podatkowych za m-c luty i marzec 2008 roku w kwocie - 378,00zł oraz częściowe umorzenie podatku za m-c kwiecień 2008 roku w kwocie - 1.705,00 zł; ulga udzielona została podatnikowi w ramach pomocy de minimis;

• znak 3104/5/2008 z dnia 30 grudnia 2008 roku wydanej przez Wójta Gminy na wniosek podatnika z dnia 17 grudnia 2008 roku o umorzenie zaległości podatkowych za m-c lipiec - grudzień 2008 roku w kwocie - 2.386,00 zł; ulga udzielona została podatnikowi w ramach pomocy de minimis;

Kontrola wykazała, Ŝe uzasadnienie faktyczne i prawne wskazane w w/w decyzjach organu podatkowego nie spełnia wymagań określonych w art. 210 § 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (tekst jednolity z 2005 roku, Dz. U. nr 8, poz. 60 ze zm.). Z przytoczonych unormowań wynika, Ŝe decyzja powinna wskazywać ustalony przez organ podatkowy stan faktyczny, określać przesłanki zastosowania tej a nie innej kwalifikacji prawnej i ustalać, jakie okoliczności stanu faktycznego odpowiadają którym z fragmentów normy prawnej zastosowanej w sprawie. Organ podatkowy w wydanych decyzjach przywołuje, jako uzasadnienie faktyczne stwierdzenie, iŜ ulga udzielona została podatnikowi w ramach pomocy de minimis, gdyŜ otrzymana przez podatnika pomoc publiczna w okresie trzech lat budŜetowych nie przekroczyła kwoty 200.000 euro. W przypadku uzasadnienia prawnego, w decyzjach przytoczono jedynie przepisy prawa stanowiące podstawę ich wydania, jednakŜe nie wskazano ich treści i relacji do stanu faktycznego rozpatrywanych spraw.

W przypadku podatku od nieruchomości od osób fizycznych okresie objętym kontrolą organ podatkowy wydał 3 decyzje, a mianowicie:

- decyzję nr 3101/15/2007 z dnia 4 września 2007 roku w sprawie umorzenia zaległości podatkowej w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym. Na podstawie wymienionej decyzji organ podatkowy umorzył miedzy innymi IV ratę podatku od nieruchomości za 2004 rok oraz I, II, III i IV ratę podatku od nieruchomości za 2005 rok wchodzący w skład łącznego zobowiązania pienięŜnego w kwocie 405,00 wraz z odsetkami za zwłokę w kwocie 106,00 zł,

- decyzję nr 3101/21/2007 z dnia 16 listopada 2007 roku w sprawie umorzenia zaległości podatkowej, na podstawie której organ podatkowy umorzył podatnikowi I i II ratę podatku od nieruchomości za 2007 rok wchodzącego w skład łącznego zobowiązania pienięŜnego w kwocie 5.018,00 zł wraz z odsetkami w kwocie 351,00 zł,

- decyzję nr 3101/34/2007 z dnia 24 grudnia 2007 roku w sprawie umorzenia odsetek od zaległości podatkowej w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym, na podstawie której organ podatkowy umorzył odsetki od wpłaconej I, II, III i IV raty podatku od nieruchomości za 2007 rok w kwocie 58,00 zł.

Analizując opisane wyŜej dokumenty uznano, Ŝe decyzje nr 3101/15/2007 i 3101/21/2007 nie zawierały uzasadnienia prawnego, co stanowiło naruszenie art. 210 §4 ustawy Ordynacja podatkowa, z treści którego wynika, Ŝe uzasadnienie prawne zawiera wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa. W okresie objętym kontrolą organ podatkowy nie wydawał decyzji odmownych.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

46

Test przedstawiający dane dotyczące umorzenia zaległości podatkowych – osoby fizyczne, osoby prawne, lata 2007 – 2008 stanowi załącznik nr 13 do protokołu kontroli.

4) Podatek rolny

W dniu 3 grudnia 2007 roku Rada Gminy w Kobielach Wielkich podjęła uchwałę nr IX/59/07 w sprawie obniŜenia średniej ceny skupu Ŝyta, którą zgodnie z §1 ustalono w wysokości 50 zł/q (cena skupu za okres pierwszych trzech kwartałów 2007 roku na rok podatkowy 2008 określona w komunikacie Prezesa GUS z dnia 17 października 2007 roku wynosiła 58,29zł). Uchwałę ogłoszono w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego z dnia 15 grudnia 2007 roku nr 385, poz. 3787.

Uchwałą nr XXIII/119/05 z dnia 29 listopada 2005 roku Rada Gminy w Kobielach Wielkich określiła wzór formularza deklaracji i informacji na podatek rolny (uchwała opublikowana została w Dzienniku Urzędowym Województwa Łódzkiego z dnia 16 grudnia 2006 roku, nr 368, poz. 3609).

Podatek rolny od osób fizycznych

Kontrolujący ustalili, Ŝe podatek rolny w 2007 roku opłacało 1.858 podatników w tym 1.313 w ramach łącznego zobowiązania pienięŜnego, a w 2008 roku wg stanu na 31 grudnia 1.887 podatników w tym 1.333 w ramach łącznego zobowiązania pienięŜnego.

Dochody gminy zaplanowane i uzyskane z tytułu podatku rolnego od osób fizycznych w 2006 i w 2007 roku kształtowały się w kwotach:

31 rudnia 2007 31 grudnia 2008

- dochody zaplanowane - 262.468,00 348.247,00

- dochody wykonane - 264.155,61 361.448,50

- zaległości - 51.516,50 44.467,00

- nadpłaty - 887,45 1.807,45

Dochody zaplanowane i wykonane obejmują kwoty podatku rolnego opłacanego przez podatników w formie łącznego zobowiązania pienięŜnego oraz podatku rolnego ustalanego w drodze decyzji w sprawie wymiaru podatku rolnego.

Kontrolą objęto prawidłowość zastosowanych stawek podatkowych i wymiaru podatku, terminowość doręczenia decyzji wymiarowych, terminowość zapłaty zobowiązań podatkowych w stosunku do podatników o następujących numerach ewidencji podatkowej: (…)7.

Dane dotyczące stawek podatkowych, wymiaru podatku, terminowości doręczenia decyzji wymiarowych oraz zapłaty zobowiązań podatkowych w stosunku do podatników podatku rolnego objętych kontrolą przedstawiono w tabeli stanowiącej załącznik nr 14 do protokołu kontroli.

Na podstawie przyjętej próby, stwierdzono, co następuje:

7 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

47

- decyzje w sprawie wymiaru podatku rolnego i łącznego zobowiązania pienięŜnego doręczone były podatnikom w terminie umoŜliwiającym dokonanie zapłaty podatku w ustawowo określonym terminie,

- do naliczenia podatku rolnego stosowano prawidłowe stawki podatkowe,

- (…)8

Podatek rolny od osób prawnych

Według ewidencji podatkowej na terenie Gminy Kobiele Wielkie działa 8 podatników – osób prawnych posiadających uŜytki rolne w rozumieniu przepisów ustawy o podatku rolnym, w tym 6 podatników posiada grunty podlegające opodatkowaniu.

W latach 2007 – 2008 przypisy podatku rolnego od osób prawnych oraz wpłaty z tego tytułu kształtowały się w kwotach:

Przypis Wpłaty

• 31 grudnia 2007 rok 6.679,00 zł 6.679,00 zł

• 31 grudnia 2008 rok 9.449,00 zł 9.449,00 zł

Kontrolą objęto terminowość składania deklaracji podatkowych, prawidłowość ustalenia podstawy opodatkowania oraz terminowość wpłaty podatku przez wymienionych niŜej podatników:

(…)9 Na dzień 31 grudnia 2007 roku i na dzień 31 grudnia 2008 roku zaległości z tytułu podatku rolnego od osób prawnych nie występowały.

Udzielone ulgi i zwolnienia w zakresie podatku rolnego (w szczególności ulga inwestycyjna i z tytułu nabycia gruntów)

2007 rok

Rodzaj decyzji Ilość decyzji

(szt.)

Kwota ulgi lub zwolnienia

(zł)

Ulga inwestycyjna - -

Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów 21 1.077,00

Ulga Ŝołnierska - -

Umorzenie zaległości, odsetek 39 9.322,00

RozłoŜenie na raty zapłaty podatku (zaległości) - -

Odroczenie terminu zapłaty podatku (zaległości) - -

8 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 i § 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 9 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § § 1 i 2 pkt 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

48

2008 rok

Rodzaj decyzji Ilość decyzji

(szt.)

Kwota ulgi lub zwolnienia

(zł)

Ulga inwestycyjna - -

Zwolnienie z tytułu nabycia gruntów 23 1.221,00

Ulga Ŝołnierska - -

Umorzenie zaległości, odsetek 24 34.587,60

RozłoŜenie na raty zapłaty podatku (zaległości) - -

Odroczenie terminu zapłaty podatku (zaległości) - -

Poszczególne decyzje objęte kontrolą wraz z opisem przedmiotu ulgi przedstawiają tabele stanowiące załącznik nr 15 do protokołu kontroli.

Kontrola decyzji organu podatkowego przedstawionych w załączniku do protokołu, wykazała, co następuje:

- decyzje w sprawie umorzenia zaległości podatkowych oraz decyzje w sprawie ulg z tytułu nabycia gruntów nie zawierały uzasadnienia prawnego, co stanowiło naruszenie art. 210 §4 ustawy Ordynacja podatkowa, z treści którego wynika, Ŝe uzasadnienie prawne zawiera wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa,

- decyzją nr 3101/3/07 z dnia 6 marca 2007 roku Wójt Gminy umorzył podatnikowi odsetki od zaległości w łącznym zobowiązaniu pienięŜnym za lata 2002 – 2006 zgodnie z prośbą zawartą w podaniu złoŜonym przez podatnika. Na podaniu Wójt Gminy zawarł adnotację o następującej treści „zgoda po uregulowaniu naleŜności jak w podaniu”. PowyŜszy warunek stanowi naruszenie art. 67a §1 pkt 3, z treści którego wynika, Ŝe organ podatkowy na wniosek podatnika, w przypadkach uzasadnionych waŜnym interesem podatnika lub interesem publicznym, moŜe umorzyć w całości lub w części zaległości podatkowe, odsetki za zwłokę lub opłatę prolongacyjną,

- w okresie objętym kontrolą organ podatkowy nie wydawał decyzji odmownych.

5) Podatek od środków transportowych

Roczne stawki podatku od środków transportowych na rok 2007 i 2008 ustalone zostały na mocy uchwał Rady Gminy Kobiele Wielkie:

- nr XXIII/114/05 z dnia 29 listopada 2005 roku obowiązująca w 2006 i 2007 roku,

- nr IX/55/07 z dnia 3 grudnia 2007 roku obowiązująca w 2008 roku.

Uchwałą nr IX/56/07 z dnia 3 grudnia 2007 roku Rada Gminy zwolniła z podatku od środków transportowych autobusy wykorzystywane do celów oświatowych oraz środki transportowe wykorzystywane na cele ochrony przeciwpoŜarowej z wyjątkiem pojazdów, o których mowa w art.8 pkt 2, 4 i 6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Ustalono, Ŝe Gmina Kobiele Wielkie jest właścicielem autobusu dowoŜącego dzieci do szkoły, który podlega zwolnieniu z podatku od środków transportowych na mocy wskazanej wyŜej uchwały. Według sprawozdania Rb-27S z wykonania planu dochodów za 2008 rok skutki udzielonego zwolnienia wyniosły 850 zł a skutków obniŜenia górnej stawki podatku dla tego pojazdu nie wykazano. Ustalony w trakcie kontroli skutek obniŜenia górnej stawki dla tego pojazdu wynosił 1.103,72 zł za 2007 rok i 1.146,71 zł za 2008 rok.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

49

Na terenie Gminy Kobiele Wielkie na dzień 31 grudnia 2008 roku występowało 72 podatników na których ciąŜył obowiązek podatkowy, którzy posiadali 188 pojazdów.

Stwierdzono, Ŝe ewidencja podatku od środków transportowych prowadzona była dla kaŜdego pojazdu i podatnika na ręcznych kartach kontowych. Karta zawierała informacje dotyczące marki pojazdu, numeru rejestracyjnego, roku produkcji, dopuszczalnej masy całkowitej, ilości osi, systemu zawieszenia oraz daty zarejestrowania lub wyrejestrowania pojazdu. Na kartach odnotowywano równieŜ decyzje wydane dla podatnika, wystawione tytuły wykonawcze oraz roczną stawkę podatku dla danego pojazdu wynikająca w uchwały Rady Gminy oraz maksymalną stawkę podatku wynikającą w przepisów prawa. W zakresie ewidencji podatku karta zawierała datę wpłaty, sposób zapłaty (w przypadku wpłaty w kasie numer dowodu wpłaty) oraz kwotę wpłaty. W przypadku istnienie zaległości w zapłacie podatku kwota zaległości wskazywana była na karcie pojazdu. Oprócz ręcznych kart pojazdu do ewidencji podatku od środków transportowych prowadzono dziennik naleŜności nieprzypisanych, w których ujmowano wpłaty bieŜące, wpłaty zaległe oraz odsetki. Stwierdzono Ŝe w prowadzonych urządzeniach księgowych nie ewidencjonowano przypisu podatku na podstawie składanych deklaracji lub wydawanych decyzji w sprawie zobowiązania podatkowego. Biorąc pod uwagę, Ŝe podatek od środków transportowych, z uwagi na obowiązek składania deklaracji na kaŜdy rok podatkowy, jest naleŜnością przypisaną w związku z czym, zgodnie z §4 ust.2 pkt 1 i pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych naleŜności budŜetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. Nr 112, poz. 761) naleŜy dokonywać jego przypisu zarówno na kontach podatników jak równieŜ w dzienniku. Obowiązek dokonywania przypisu z tytułu podatku od środków transportowych związany jest równieŜ z koniecznością ustalenia kwoty zaległości z tego tytułu. W kontrolowanej jednostce zaległości z tytułu podatku od środków transportowych prezentowane w sprawozdaniu Rb-27S z wykonania planu dochodów budŜetowych ustalone zostały po zliczeniu wszystkich zaległości wynikających z kart.

Według danych ze sprawozdania Rb-27S za 2007 i 2008 rok dochody i zaległości z tytułu podatku od środków transportowych były następujące: 2007 ROK 2008 ROK Dochody uzyskane 137.202,32 135.428,70

Zaległości 28.596,90 18.686,40

Stwierdzono, Ŝe według dziennika naleŜności nieprzypisanych za 2007 rok uzyskane dochody stanowiły kwotę 137.663,92 zł, co było niezgodne z kwotą uzyskanych dochodów za ten rok wykazaną w sprawozdaniu. Ustalono, Ŝe róŜnica na kwotę 461,60 zł dotyczyła nadpłat w podatku od środków transportowych, o którą zmniejszono uzyskane dochody. W związku z tym, Ŝe w dzienniku nie dokonuje się przypisu podatku brak było moŜliwości ustalenia kwoty nadpłaty w tym podatku. Zarówno nadpłata na kwotę 461,60 zł jak i zaległości wskazane w sprawozdaniu zarówno za 2007 jak i 2008 rok wykazane zostały według kart pojazdów. Wykazana nadpłata dotyczyła dwóch pojazdów będących w posiadaniu jednego podatnika.


Stwierdzono, Ŝe organ podatkowy otrzymywał w okresie objętym kontrolą comiesięczne informacje dotyczące pojazdów ze Starostwa Powiatowego w Radomsku.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

50

Księgowanie i egzekucję opłat podatku od środków transportowych powierzono zakresem czynności z dnia 14 listopada 2000 roku inspektorowi ds. wojskowych, obrony cywilnej i działalności gospodarczej. (…)10

Podatek od środków transportowych – osoby fizyczne

Kontrolą w zakresie prawidłowości poboru i ewidencji podatku od środków transportowych od osób fizycznych za 2007 i 2008 rok objęto 10 podatników, którzy funkcjonowali na terenie gminy. W 2007 roku posiadali oni 16 pojazdów natomiast w 2007 roku 22 pojazdy.

Analiza stawek zastosowanych przez podatników w złoŜonych deklaracjach wykazała, Ŝe były one zgodne ze stawkami wynikającymi z uchwał Rady Gminy. Stwierdzono jednakŜe Ŝe w 2007 roku podatnicy objęci kontrolą nie wywiązali się z obowiązku złoŜenia deklaracji na kaŜdy rok podatkowy na podatek od środków transportowych wynikającego z art.9 ust.6 pkt 1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Według wskazanego przepisu właściciele środków transportowych są zobowiązani składać, w terminie do dnia 15 lutego właściwemu organowi podatkowemu, deklaracje na podatek od środków transportowych na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru, a jeŜeli obowiązek podatkowy powstał po tym dniu - w terminie 14 dni od dnia zaistnienia okoliczności uzasadniających powstanie tego obowiązku. Stwierdzono, Ŝe podatnicy objęci kontrolą nie złoŜyli 7 deklaracji na podatek od środków transportowych w 2007 roku oraz 16 deklaracji w roku 2008, przy czym organ podatkowy nie wezwał w Ŝadnym przypadku podatników do złoŜenia deklaracji, co stanowiło naruszenie art.274a §1 ustawy Ordynacja podatkowa.

Zgodnie ze wskazanym przepisem organ podatkowy moŜe zaŜądać złoŜenia wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłoŜenia deklaracji lub wezwać do jej złoŜenia, jeŜeli deklaracja nie została złoŜona mimo takiego obowiązku. Stwierdzono, Ŝe wobec podatników nie składających deklaracji na podatek od środków transportowych organ podatkowy po uzyskaniu informacji o pojazdach zarejestrowanych i wyrejestrowanych wydawał decyzje określające wysokość zobowiązania podatkowego stosownie do art.21 §3 ustawy Ordynacja podatkowa. NiezłoŜenie przez podatnika deklaracji na podatek od środków transportowych powinno skutkować wezwaniem przez organ podatkowy do wypełnienia tego obowiązku w trybie art.274a §1 ustawy Ordynacja podatkowa bez wszczynania postępowania podatkowego albo wszcząć postępowanie podatkowe na podstawie art.165 tej ustawy.

Analiza złoŜonych deklaracji wykazała równieŜ, Ŝe na złoŜonych deklaracjach nie odnotowywano daty wpływu do Urzędu Gminy Kobiele Wielkie, co stanowiło naruszenie §6 ust. 11 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych. Deklaracje zawierały jedynie datę wypełnienie przez podatnika.

W związku z nieskładaniem deklaracji podatkowych brak było moŜliwości ustalenia prawidłowości zastosowanych stawek wskazanych w decyzjach określających wysokość zobowiązania podatkowego. Stwierdzono, Ŝe informacje przesyłane ze Starostwa Powiatowego w Radomsku o zarejestrowanych i wyrejestrowanych pojazdach nie w kaŜdym przypadku zawierały dane o rodzaju zawieszenia pojazdów objętych



90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

51

obowiązkiem podatkowym. PowyŜsze uniemoŜliwiało ustalenie prawidłowej stawki dla pojazdu. W 2007 roku stwierdzono 1 przypadek braku informacji o rodzaju zawieszenia a w 2008 roku 6 przypadków. Organ podatkowy w kaŜdym przypadku w wydawanych decyzjach wskazywał stawkę właściwą dla zawieszenia pneumatycznego a zatem stawkę niŜszą niŜ stawka dla innych systemów zawieszenia. Właściwym działaniem organu podatkowego w takich przypadkach powinno być wszczęcie postępowania podatkowego na podstawie art.165 §1 ustawy Ordynacja podatkowa mającego na celu ustalenie prawidłowej kwoty podatku.

Zestawienie podatników i pojazdów objętych kontrolą ze wskazaniem stawki wynikającej ze złoŜonej deklaracji oraz stawki uchwalonej stanowi załącznik nr 16 do protokołu kontroli.

Kontrolą objęto następujących podatników:

(…)11

Zestawienie wskazujące roczny przypis podatku, wpłaty podatku, wysokość naliczonych i pobranych odsetek, decyzje wystawione na rzecz podatnika oraz wystawione tytuły wykonawcze za lata 2007-2008 stanowi załącznik nr 17 do protokołu kontroli.

Stwierdzić naleŜy nieprawidłowe działanie organu podatkowego polegające na wydawaniu decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego w przypadku nieuregulowania raty podatku od środków transportowych. Decyzje określające wysokość zobowiązania podatkowego na dany rok podatkowy stosuje się w sytuacji, gdy podatnik pomimo wezwania organu podatkowego nie złoŜy deklaracji na podatek od środków transportowych. W przypadku nie uregulowania podatku w ustawowym terminie lub w terminie wskazanym w decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego organ podatkowy powinien wysłać do podatnika upomnienie a następnie tytuł wykonawczy stosownie do §3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz.U. Nr 137, poz. 1541 ze zmianami). Według wskazanego przepisu, jeŜeli naleŜność nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji lub wynikającym z przepisu prawa, wierzyciel, z zastrzeŜeniem ust. 2, wysyła do zobowiązanego upomnienie, z zagroŜeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia.

Podatek od środków transportowych – osoby prawne

Według sprawozdania Rb-27S z wykonania kontrolowane jednostka w okresie objętym kontrolą nie uzyskała dochodów z tytułu podatku od środków transportowych od osób prawnych. W toku kontroli stwierdzono, Ŝe na terenie gminy występują osoby prawne posiadające pojazdy podlegające opodatkowaniu podatkiem od środków transportowych. Pojazdy będące własnością osób prawnych są opodatkowane jednakŜe dane w zakresie tych pojazdów były wykazywane w sprawozdaniu Rb-27S łącznie z danymi w zakresie podatku od środków transportowych od osób fizycznych.

PowyŜsze świadczyło o nieprzestrzeganiu przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 11 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 1 i § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

52

107, poz. 726 ze zmianami), zgodnie z którym, w rozdziale 7515 klasyfikuje się Wpływy z podatku rolnego, podatku leśnego, podatku od czynności cywilnoprawnych, podatków i opłat lokalnych od osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych, natomiast w rozdziale 7516 klasyfikuje się Wpływy z podatku rolnego, podatku leśnego, podatku od spadków i darowizn, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz podatków i opłat lokalnych od osób fizycznych.

Przykładem podatnika zaliczonego do osoby prawnej jest spółka jawna będąca podatnikiem posiadającym pojazdy opisane powyŜej w punkcie 10. Spółka osobowa jaką jest spółka jawna moŜe w myśl art.8 Kodeksu spółek handlowych z dnia 15 września 2000 roku (Dz.U. nr 94, poz.1037 ze zmianami) spółka osobowa moŜe we własnym imieniu nabywać prawa, w tym własność nieruchomości i inne prawa rzeczowe a ponadto prowadzi przedsiębiorstwo pod własną firmą. Z informacji podatkowych ze Starostwa Powiatowego wynikało, Ŝe właścicielem pojazdów jest spółka jawna w związku z czym spółka ta powinna być traktowana jako osoba prawna. Podatnik ten jest tylko przykładem, albowiem na terenie gminy działa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością będąca osobą prawną (…)12.

Kontrola wykazała ponadto istnienie w 2007 roku pojazdu nieopodatkowanego naleŜącego do Urzędu Gminy. Ustalono, Ŝe kontrolowana jednostka posiada autobus słuŜący dowoŜeniu uczniów do szkół o numerze rejestracyjnym ERA 40AK, który był w 2007 roku objęty obowiązkiem podatkowym stosownie do art.9 ust.1 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Według wskazanego przepisu obowiązek podatkowy w zakresie podatku od środków transportowych, z zastrzeŜeniem ust. 2, ciąŜy na osobach fizycznych i osobach prawnych będących właścicielami środków transportowych. Jak właścicieli traktuje się równieŜ jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, na które środek transportowy jest zarejestrowany. Uchwałą nr IX/56/07 z dnia 3 grudnia 2007 roku Rada Gminy zwolniła z podatku od środków transportowych autobusy wykorzystywane do celów oświatowych oraz środki transportowe wykorzystywane na cele ochrony przeciwpoŜarowej, w związku z czym w 2008 roku pojazd ten był zwolniony z podatku. Autobus będący własnością Urzędu Gminy posiada więcej niŜ 30 miejsc w związku z czym stawka podatku za 2007 rok wynosić powinna. Ustalono ponadto, Ŝe pojazd ten nie posiadał załoŜonej karty pojazdu do celów podatkowych oraz Ŝe nie składano deklaracji na podatek od środków transportowych. Stosownie do art.9 ust.6 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych osoby, na których ciąŜy obowiązek podatkowy zobowiązane są składać, w terminie do dnia 15 lutego właściwemu organowi podatkowemu, deklaracje na podatek od środków transportowych na dany rok podatkowy, sporządzone na formularzu według ustalonego wzoru. Wskazać naleŜy, Ŝe z obowiązku składania deklaracji nie zwalnia fakt zwolnienia tego pojazdu z podatku na mocy uchwały.

Testy do podatku od środków transportowych stanowią załącznik nr 18 do protokołu kontroli.

Udzielone ulgi w zakresie podatku od środków transportowych (np. umorzenie zaległości, rozłoŜenie na raty, odroczenie terminu płatności)

12 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

53

2007 rok


wydanych decyzji (szt.)


(zł)

Umorzenie zaległości podatkowej, odsetek Umorzenie odsetek – 14 5.137,16

RozłoŜenie zapłaty podatku na raty

Odroczenie terminu płatności podatku

RozłoŜenie na raty zapłaty zaległości podatkowej

Odroczenie zapłaty zaległości podatkowej

2008 rok


wydanych decyzji (szt.)


(zł)

Umorzenie zaległości podatkowej, odsetek Umorzenie odsetek – 6

Umorzenie zaległości podatkowych – 2

3.599,40

3.140,00

RozłoŜenie zapłaty podatku na raty

Odroczenie terminu płatności podatku

RozłoŜenie na raty zapłaty zaległości podatkowej

Odroczenie zapłaty zaległości podatkowej

Kontrolą objęto następujące decyzje:

- decyzja nr 3101/13/07 z dnia 26 listopada 2007 roku wydana na podstawie art.207 i art. 67 ustawy Ordynacja podatkowa dotycząca umorzenia odsetek za zwłokę w podatku od środków transportowych za 2007 rok od samochodu cięŜarowego (…)13 – 32 zł oraz przyczepy (…)14 – 14 zł;

- decyzja nr 3101/11/07 z dnia 23 listopada 2007 roku wydana na podstawie art.207 i art.67 Ordynacja podatkowa dotycząca umorzenia odsetek za zwłokę w podatku od środków transportowych z tytułu I raty za 2007 rok (…)15 w wysokości 34 zł;

- decyzja nr 3101/05/07 z dnia 30 kwietnia 2007 roku wydana na podstawie art.207 i 67 ustawy Ordynacja podatkowa dotycząca umorzenia odsetek z tytułu II raty podatku

13 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 14 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 15 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

54

za 2005 roku oraz I i II raty podatku za 2006 rok w wysokości 126,30 zł od pojazdu (…)16;

- decyzja nr 3101/05/08 z dnia 18 listopada 2008 roku wydana na podstawie art.207 i 67 ustawy Ordynacja podatkowa dotycząca umorzenia odsetek za zwłokę w podatku od środków transportowych od samochodów (…)17 odsetki w łącznej kwocie 331,20 zł. (…)18;

- decyzja nr 3101/02/08 z dnia 26 marca 2008 roku dotycząca umorzenia odsetek za zwłokę w podatku za 2007 rok w wysokości 451,30 zł od następujących (…)19 na wniosek podatnika z dnia 25 marca 2008 roku. Wniosek podatnika z dnia 25 marca 2008 roku dotyczył pojazdów wskazanych w decyzji oraz kwoty wynikającej z decyzji. (…)20;

- decyzja nr 3101/03/08 z dnia 27 września 2008 roku wydana na podstawie art.207 i 67a §1 pkt 3 ustawy Ordynacja podatkowa dotycząca umorzenia podatku od środków transportowych i odsetek za zwłokę od samochodu cięŜarowego (…)21 za okres 2002 roku. Kwota podatku od środków transportowych 1.300 zł + odsetki 910,60 zł - za rok 2003 w wysokości 1.300 zł + odsetki 728,80 zł – za 2004 rok oraz odsetki za rok 2005 w wysokości 535,30 zł na ogólną kwotę 4.774,70 zł. Z uzasadnienia decyzji wynika, Ŝe Wójt Gminy po rozpatrzeniu wniosku podatnika przychylił się do prośby podatnika i zastosował ulgę w postaci umorzenia podatku za 2003 i 2004 rok wraz z odsetkami oraz odsetek za 2005 rok;

- decyzja nr 3101/04/08 z dnia 23 października 2008 roku dotycząca umorzenia podatku od środków transportowych za 2002 rok w wysokości 540 zł oraz naleŜnych od tej zaległości odsetek w wysokości 483,80 zł od samochodu cięŜarowego (…)22.

16 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 17 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 18 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 19 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 20 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 21 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 22 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

55

Wskazać naleŜy, Ŝe decyzje nr 3101/03/08 z dnia 27 września 2008 roku oraz nr 3101/04/08 z dnia 23 października 2008 roku będące decyzjami przyznającymi ulgę w zapłacie podatku nie zawierały uzasadnienia faktycznego i prawnego, czym naruszono art.210§4 ustawy Ordynacja podatkowa. Zgodnie ze wskazanym przepisem uzasadnienie faktyczne decyzji zawiera w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, którym dał wiarę, oraz przyczyn, dla których innym dowodom odmówił wiarygodności, uzasadnienie prawne zaś zawiera wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa. Decyzja nie zawierała wyjaśnienia podstawy prawnej z przytoczeniem przepisów prawa. Stwierdzono równieŜ, Ŝe w przedmiotowym przypadku organ podatkowy nie przeprowadził postępowania podatkowego mającego na celu wyjaśnienie sytuacji materialnej podatnika (podatnik nie przedstawił Ŝadnych dokumentów w celu udokumentowania swojej sytuacji), w związku z czym organ podatkowy nie wskazał w uzasadnieniu dowodów którym dał wiarę oraz tych którym odmówił wiarygodności.

Kontrola wykazała, Ŝe decyzja nr 3101/04/08 z dnia 23 października 2008 roku wydana została wobec zaległości, które uległy przedawnieniu. Umorzony podatek za 2002 rok dotyczył pojazdu o numerze rejestracyjnym (…)23, który został zbyty w dniu 29 grudnia 2002 roku. Od 2002 roku podatnik nie uiścił zaległości podatkowej i w związku z powyŜszym wydano podatnikowi w 2007 roku 2 decyzje określające wysokość zobowiązania podatkowego nr 54/07 oraz 148/07 i 1 decyzję w 2008 roku nr 52/08 dotyczące niewykonanego zobowiązania podatkowego z tytułu I i II raty podatku za 2002 roku ( po 270 zł) wraz z naleŜnymi odsetkami od dnia 16 lutego i 16 września 2002 roku. Pomimo wydania podatnikowi decyzji nie uiszczono podatku a organ podatkowy w następstwie niewykonania decyzji nie wystawił tytułu wykonawczego zarówno w okresie objętym kontrolą, jak równieŜ wcześniej od 2002 roku. Biorąc powyŜsze pod uwagę stwierdzić naleŜy naruszenie przez organ podatkowy art.70 ust.1 ustawy Ordynacja podatkowa a wskutek powyŜszego dopuszczenie do przedawnienia zobowiązania podatkowego. Według wskazanego przepisu zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.


6) Opłata targowa

Wysokość uzyskanych dochodów z tytułu opłaty targowej zamieszczono w poniŜszej tabeli.

Ze względu na niską kwotę wykonania dochodów z tytułu opłaty targowej odstąpiono od kontroli zagadnienia.

23 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 (dane zawarte w aktach postępowania podatkowego, kontroli podatkowej) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.

Plan Wykonanie Razem wykonanie bud Ŝetu % wykonania bud Ŝetu

31.12.2007 10.000,00 8.170,00 8.998.401,21 0,09%

31.12.2008 8.000,00 9.330,00 9.590.839,74 0,1%


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

56

7) Terminowo ść podejmowania czynno ści windykacyjnych w odniesieniu do zaległo ści podatkowych

31.12.2007 rok

Upomnienia Tytuły wykonawcze Rodzaj podatku

Kwota zaległości na koniec roku (z uwzględnienie

m lat ubiegłych) Ilość Wartość Ilość Wartość

Kwota wyegzek-wowanych odsetek

Kwota wyegzek-wowanych zaległości

Podatek od nieruchomości – osoby fizyczne

43.805,60 - - - - 2.314,70 15.784,00

Podatek rolny – osoby fizyczne

51.516,50 70 6.566,20 23 2.135,10 4.986,94 26.813,71

Podatek rolny – osoby prawne

- - - - - 26,00 -


28.596,90 175 101.252,00 19 17.282,00 936,39 7.605,80


- - - - - - -

Łączne zobowiązanie pienięŜne

186 50.009,30 82 25.213,30

31.12.2008 rok

Upomnienia Tytuły wykonawcze Rodzaj podatku

Kwota zaległości na koniec roku (z uwzględnienie

m lat ubiegłych) Ilość Wartość Ilość Wartość

Kwota wyegzekwow

anych odsetek

Kwota wyegzekwo

wanych zaległości

Podatek od nieruchomości – osoby fizyczne

24.835,60 3 1.420,00 2 908,00 1.632,60 10.362,20

Podatek rolny – osoby fizyczne

44.467,00 21 3.129,00 19 2.120,40 2.993,97 23.310,90

Podatek rolny – osoby prawne

- - - - - 23,00 -


18.686,40 152 72.873,00 17 6.855,70 - -


- - - - - - -

Łączne zobowiązanie pienięŜne

120 34.332,80 63 25.041,20


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

57

Kwota zaległości oraz kwota wyegzekwowanych odsetek i zaległości z tytułu niezapłaconego podatku od nieruchomości i podatku rolnego obejmuje zaległości w płatności tego podatku, który płacony jest w ramach łącznego zobowiązania pienięŜnego.

Ustalono, Ŝe w okresie objętym kontrolą, prowadzona ewidencja upomnień oraz tytułów wykonawczych zawierała wszystkie informacje wymagane rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz.1541 ze zmianami).

W okresie objętym kontrolą upomnienia wystawiane były 2 razy w roku po drugiej racie przed upływem terminu płatności III raty podatku i po czwartej racie podatku przed upływem terminu płatności I raty podatku za rok następny.

Weryfikacji terminowości podejmowania czynności windykacyjnych przez organ podatkowy dokonano w stosunku do podatników objętych kontrolą prawidłowości ustalenia wymiaru podatku i zgodności stawek z uchwałą organu uchwałodawczego z tytułu płatności wszystkich rat w okresie badanym, co opisano i ujęto w tabeli przy temacie - Podatek od nieruchomości od osób fizycznych.

Zaległości z tytułu poszczególnych podatków na koniec 2007 i 2008 roku przedstawia poniŜsza tabela:

Podatek 31 grudnia 2007 30 czerwiec 2008

od nieruchomości

- osoby prawne

- osoby fizyczne

57.462,70

13.657,10

43.805,60

26.154,70

1.319,10

24.835,60

od środków transportowych

- osoby prawne

- osoby fizyczne

28.596,90

0,00

28.596,90

18.686,40

0,00

18.686,40

Ponadto kontrolą objęto czynności windykacyjne podejmowane w stosunku do sześciu podatników posiadających najwyŜsze zadłuŜenie w kontrolowanym okresie o następujących numerach ewidencji podatkowej: (…)24.

Tabela wskazująca podatników posiadających najwyŜsze zaległości z tytułu podatku od nieruchomości objętych kontrolą wraz z wyszczególnieniem podjętych czynności windykacyjnych stanowi załącznik nr 19 do protokołu kontroli.

W toku kontroli terminowości podejmowania czynności windykacyjnych w stosunku do podatników posiadających najwyŜsze zaległości stwierdzono, Ŝe: (…)25

24 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa (dane zawarte w dokumentacji rachunkowej organu podatkowego). Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak. 25 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

58

Test przedstawiający dane dotyczące podejmowanych czynności windykacyjnych – osoby fizyczne, osoby prawne – lata 2007-2008 stanowi załącznik nr 20 do protokołu kontroli.

Podatek od nieruchomości – osoby prawne

(…)26

Analiza danych powyŜszego zestawienia w zakresie podejmowanych przez organ podatkowy czynności windykacyjnych wykazała, Ŝe po upływie terminu zapłaty podatku nie wystawiano upomnień i tytułów wykonawczych, co stanowiło naruszenie §2, §3 ust. 1 i §5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. nr 137, poz. 1541 ze zm.). Zgodnie z powołanymi wyŜej przepisami wierzyciel jest obowiązany do systematycznej kontroli terminowości zapłaty zobowiązań pienięŜnych, a jeŜeli naleŜność nie zostanie zapłacona w terminie wynikającym z decyzji lub przepisów prawa, wierzyciel wysyła upomnienie, z zagroŜeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od doręczenia upomnienia. Po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu wierzyciel wysyła tytuł wykonawczy.

Czynności windykacyjne w podatku od środków transportowych.

Na dzień 31 grudnia 2007 roku i na dzień 31 grudnia 2008 roku zaległości w podatku od środków transportowych wynosiły odpowiednio 28.596,50 zł oraz 18.686,40 zł. W 2007 roku wystawiono 19 tytułów wykonawczych na kwotę 17.282 zł, a w 2008 roku 17 tytułów wykonawczych na kwotę 6.855,70 zł.

Stwierdzono, Ŝe wobec podatników nie regulujących w terminie podatków organ podatkowy wydawał decyzje określające wysokość zobowiązania podatkowego wskazując w nich czternastodniowy termin wpłaty zaległości podatkowej. W następstwie niewykonania decyzji organ podatkowy wystawiał tytuły wykonawcze, co jak wskazano we wcześniejszej części protokołu było działaniem nieprawidłowym. Stosownie bowiem do §3 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji jeŜeli naleŜność nie zostanie zapłacona w terminie określonym w decyzji lub wynikającym z przepisu prawa, wierzyciel, z zastrzeŜeniem ust. 2, wysyła do zobowiązanego upomnienie, z zagroŜeniem wszczęcia egzekucji po upływie siedmiu dni od dnia doręczenia upomnienia. W kontrolowanej jednostce organ podatkowy nie wystawiał upomnień, co świadczy o nieprzestrzeganiu cytowanego wyŜej przepisu. Wskazać naleŜy równieŜ na nieprawidłową praktykę organu podatkowego polegającego na wystawianiu decyzji określających wysokość zobowiązania podatkowego z tytułu I lub II raty podatku od środków transportowych. Stosownie do art.21 §3 ustawy Ordynacja podatkowa - jeŜeli w postępowaniu podatkowym organ podatkowy stwierdzi, Ŝe podatnik, mimo ciąŜącego na nim obowiązku, nie zapłacił w całości lub w części podatku, nie złoŜył deklaracji albo, Ŝe wysokość zobowiązania podatkowego jest inna niŜ wykazana w deklaracji, organ podatkowy wydaje decyzję, w której określa wysokość zobowiązania podatkowego. Biorąc po uwagę, Ŝe decyzja określająca wysokość zobowiązania podatkowego wydawana jest w konsekwencji niezłoŜenia deklaracji na

26 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

59

podatek od środków transportowych na dany rok decyzja wydawana w trybie art.21 §3 ustawy Ordynacja podatkowa dotyczy zobowiązania na cały rok podatkowy.

Stwierdzono następujące nieprawidłowości w prowadzonych postępowaniach mających na celu uregulowanie zaległości podatkowych wobec podatników objętych kontrolą:

(…)27

Wskazać naleŜy, Ŝe przepisy rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 roku w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym obligują do wystawienia tytułu wykonawczego po bezskutecznym upływie terminu określonego w upomnieniu (§5 ust.1 rozporządzenia). W kontrolowanej jednostce zaniechano wystawiania upomnień jednakŜe tytuł wykonawczy wobec stosowanej praktyki powinien być wystawiony niezwłocznie po upływie terminu wskazanego w decyzji określającej wysokość zobowiązania podatkowego.

2. DOCHODY Z MAJĄTKU

W okresie objętym kontrolą prowadzenie spraw związanych z nabyciem gruntów przez gminę, sprzedaŜą gruntów komunalnych oraz ich wydzierŜawieniem Wójt Gminy powierzył inspektorowi ds. rolnictwa, gospodarki gruntami komunalnymi oraz obsługi Rady Gminy i Samorządu Wiejskiego na podstawie zakresu czynności z dnia 19 lutego 2007 roku. Stwierdzono, Ŝe inspektor ten prowadził faktycznie sprawy związane ze zbywaniem i nabywaniem gruntów gminnych oraz oddawaniem gruntów komunalnych w uŜytkowanie wieczyste i zamianą gruntów. Sprawy związane z dzierŜawą i najmem gruntów i lokali prowadziła osoba, której na podstawie zakresu czynności z dnia 29 grudnia 2006 roku Wójt Gminy powierzył obowiązki konserwatora. W zakresie czynności tego pracownika brak było jakichkolwiek obowiązków dotyczących zakresu spraw jakie faktycznie prowadził ten pracownik.

2.1. Dochody z tytułu sprzeda Ŝy nieruchomo ści

Dochody ze sprzedaŜy nieruchomości lub ich części (w tym lokali)

2007 rok 2008 rok

Plan Plan po zmianach

Wykonanie Plan Plan po zmianach

Wykonanie

30.000 62.470 62.469,18 50.000 50.000 21.755

W okresie objętym kontrolą Gmina Kobiele Wielkie zbyła 3 nieruchomości oraz zamieniła jedną działkę. Na wszystkie zbyte nieruchomości zorganizowano przetargi nieograniczone. Zbycie dotyczyło następujących nieruchomości:

- działka nr 503/9 o powierzchni 600 m2 oraz nr 503/2 o powierzchni 1.700 m2 połoŜone w miejscowości Kobiele Wielkie zbyte za cenę 7.055 zł + podatek VAT w stawce 22%, co stanowiło kwotę brutto 8.607,10 zł;

27 Wyłączono dane objęte tajemnicą skarbową - podstawa wyłączenia art.5 ust.1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.293 § 2 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

60

- działka nr 136 o powierzchni 1.400 m2 połoŜona w miejscowości Cadów za cenę 14.700 zł + podatek VAT w stawce 22%, co stanowiło 17.934 zł.

W okresie objętym kontrolą Gmina dokonała zamiany działki nr 151/5 o powierzchni 0,2800 ha połoŜonej w miejscowości Karsy będącej własnością Gminy na działkę nr 150/1 o powierzchni 0,0598 ha połoŜoną w miejscowości Karsy będącej własnością osoby fizycznej. Wartość działki numer 151/5 będącej własnością Gminy ustalone została przez rzeczoznawcę majątkowego z dnia 5 listopada 2007 roku w drodze operatu na kwotę 4.683 zł. Według operatu działka nr 151/1 połoŜona jest poza zabudową mieszkalną przy drodze wiejskiej w odległości 300 m od drogi głównej Kobiele Wielkie-śytno. Zgodę na zamianę nieruchomości wyraziła Rada Gminy Kobiele Wielkie podejmując na tę okoliczność w dniu 29 czerwca 2007 roku uchwałę nr VI/35/07. Z uchwały wynika równieŜ, Ŝe wartość zamienianych nieruchomości jest równa. W dniu 4 lutego 2008 roku spisany został protokół uzgodnień na okoliczność zamiany wskazanych wcześniej nieruchomości. Z protokołu wynika m.in., Ŝe właściciel działki nr 150/1 o powierzchni 0,0598 ha usytuowana jest przy drodze głównej w centralnym punkcie miejscowości Karsy, co wpływa ja jej wartość w związku z czym strony uznały, Ŝe ceny nieruchomości są równe. Według protokołu zamiany działek dokonuje się w związku z potrzebami sołectwa Karsy dotyczącymi budowy świetlicy wiejskiej,o co wnioskowano na zebraniu wiejskim. Strony ustaliły, Ŝe koszty sporządzenia aktu notarialnego dotyczącego zamiany poniesie Gmina Kobiele Wielkie. Stwierdzono, Ŝe wartość działki nr 150/1 nie została oszacowana przez rzeczoznawcę majątkowego.

Biorąc pod uwagę treść art.15 ust.1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 roku o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity z 2004 roku Dz.U. nr 261, poz.2603 ze zm.) wskazać naleŜy na nieprawidłowe działanie polegające na zamianie nieruchomości bez ustalenia jej wartości. Z treści wskazanego przepisu wynika, Ŝe nieruchomości stanowiące własność Skarbu Państwa oraz własność jednostki samorządu terytorialnego mogą być przedmiotem zamiany na nieruchomości stanowiące własność osób fizycznych lub osób prawnych, przy czym w przypadku nierównej wartości zamienianych nieruchomości stosuje się dopłatę, której wysokość jest równa róŜnicy wartości zamienianych nieruchomości. W związku z powyŜszym, aby ustalić czy zamieniane nieruchomości posiadają taką samą wartość naleŜy dokonać ich wyceny i w razie róŜnicy w cenie zastosować dopłatę.

Zgodnie z art.67 ust.1 w związku z art.150 ust.5 ustawy o gospodarce nieruchomościami cenę nieruchomości ustala się na podstawie jej wartości a określenia wartości nieruchomości dokonują rzeczoznawcy majątkowi. W związku z nieustaleniem ceny działki nr 150/1 brak było podstawy do stwierdzenia, Ŝe zamieniane nieruchomości posiadały taką samą wartość. Wskazać naleŜy na znaczną rozbieŜność w powierzchni zamienianych nieruchomości, taką samą klasę gruntu obydwu działek tj. IVb oraz na dostęp do drogi z obu działek. Działka nr 150/1, będąca własnością osoby fizycznej posiadała dostęp do drogi gminnej natomiast działka nr 151/5 posiadała dostęp do drogi gruntowe, którą łączyła się z drogą gminną. Biorąc pod uwagę wskazane cechy obydwu działek wskazanym było dokonanie wyceny zamienianych nieruchomości. W sytuacji braku wyceny zamienianej nieruchomości nieuzasadnionym było stwierdzenia zarówno w uchwale Rady Gminy jak i w protokole uzgodnień, Ŝe nieruchomości zamieniane posiadają taką samą wartość.

W dniu 8 lutego 2008 roku spisano akt notarialny repertorium nr 1082/2008 dotyczący zamiany nieruchomości.

SprzedaŜ działki nr 136 o powierzchni 0,14 ha połoŜonej w miejscowości Cadów.

Na okoliczność przeznaczenia do zbycia przedmiotowej nieruchomości Rada Gminy podjęła w dniu 31 stycznia 2008 roku uchwałę nr XI/69/08. Wartość nieruchomości


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

61

ustalona została przez rzeczoznawcę majątkowego w dniu 18 marca 2008 roku na kwotę 3.108 zł. W wykazie nieruchomości przeznaczonych do zbycia z dnia 3 kwietnia 2008 roku podpisanym przez Wójta Gminy nie wskazano oznaczenia nieruchomości według księgi wieczystej, która była prowadzona dla przedmiotowej nieruchomości w Sądzie Rejonowym w Radomsku nr PT1R/00037346/2. PowyŜsze było niezgodne z art.35 ust.2 pkt 1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Informacja o wywieszeniu wykazu nie została zamieszczona na stronie internetowej, co świadczy o nieprzestrzeganiu art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym, wykaz ten wywiesza się na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podaje się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, a takŜe na stronach internetowych właściwego urzędu.

Ogłoszenie o przetargu zamieszczone na tablicy ogłoszeń oraz w prasie lokalnej nie zawierało, podobnie jak w przypadku wykazu, oznaczenia nieruchomości według księgi wieczystej, co stanowi naruszenie art.38 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz §13 pkt 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości (Dz.U. nr 207, poz.2108). Wskazane przepisy określają informacje o nieruchomości konieczne do zawarcia w ogłoszeniu. Kontrola wykazała równieŜ, Ŝe w ogłoszeniu o przetargu zamieszczonym na tablicy ogłoszeń wskazano, Ŝe organizator przetargu zastrzega sobie prawo odstąpienia od przetargu bez podania przyczyn oraz nie zatwierdzenia wniosku komisji przetargowej, co było nieprawidłowe wobec art.38 ust.4 ustawy o gospodarce nieruchomościami, zgodnie z którym właściwy organ moŜe odwołać ogłoszony przetarg jedynie z waŜnych powodów, niezwłocznie podając informację o odwołaniu przetargu do publicznej wiadomości, w sposób określony, przy czym w informacji podaje się takŜe przyczynę odwołania przetargu. Stwierdzono, Ŝe informacja o ogłoszeniu przetargu nie została zamieszczona na stronie internetowej urzędu, co świadczy o nieprzestrzeganiu art.38 ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, według którego ogłoszenie o przetargu wywiesza się w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informację o ogłoszeniu przetargu podaje się do publicznej wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, a takŜe na stronach internetowych właściwego urzędu.

Przetarg odbył się w dniu 29 maja 2008 roku. Do przetargu przystąpiło 6 osób, które według protokołu z przetargu wpłaciły wadium i przystąpiły do przetargu. Wynegocjowana w przetargu cena za nieruchomość wyniosła 14.700 zł +VAT 22%. Stwierdzono, Ŝe osobom nie ustalonym jako nabywcy nieruchomości zwrócono wadium w kasie w dniu 4 czerwca 2008 roku, co świadczy o nieprzestrzeganiu §4 ust.7 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 14 września 2004 roku w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów oraz rokowań na zbycie nieruchomości, według którego wadium zwraca się niezwłocznie po odwołaniu albo zamknięciu przetargu, z zastrzeŜeniem ust. 8, jednak nie później niŜ przed upływem 3 dni od dnia, odpowiednio: odwołania przetargu; zamknięcia przetargu; uniewaŜnienia przetargu; zakończenia przetargu wynikiem negatywnym. W dniu 17 czerwca 2008 roku zawarta została warunkowa umowa sprzedaŜy nr 4537/2008 w formie aktu notarialnego, a w dniu 5 sierpnia 2008 roku zawarta została umowa przeniesienia własności nieruchomości nr 6371/2008. Zapłata za działkę wniesiona została w dniu spisania aktu nr 6371/2008. Kontrola wykazała, Ŝe organizator nie zawiadomił osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaŜy, co świadczy o nieprzestrzeganiu art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, według którego organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaŜy lub oddania w uŜytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

62

ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie moŜe być krótszy niŜ 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. SprzedaŜ działek nr 503/2 i 503/9 o powierzchni 0,17 ha i 0,06 ha połoŜonych w miejscowości Kobiele Wielkie.

Na okoliczność zbycia nieruchomości w trybie przetargu nieograniczonego Rada Gminy podjęła uchwałę nr VI/34/07 w dniu 29 czerwca 2007 roku. Wartość nieruchomości ustalona została przez rzeczoznawcę majątkowego w dniu 5 września 2007 roku na kwotę 4.308 zł – działka nr 503/9 i 2.647 zł – działka nr 503/2. Wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaŜy z dnia 19 października 2007 roku podpisany przez Wójta Gminy nie zawierał oznaczenia nieruchomości według księgi wieczystej oraz opisu nieruchomości. Informacja o wywieszeniu wykazu nie została zamieszczona na stronie zamawiającego.

Kontrolującym przedstawiono ogłoszenie o przetargu nie podpisane przez Wójta Gminy oraz nie opatrzone datą, co było niezgodne z art.38 ust.1 i ust.2 ustawy o gospodarce nieruchomościami, według których przetarg ogłasza, organizuje i przeprowadza właściwy organ, a ogłoszenie o przetargu podaje się do publicznej wiadomości nie wcześniej niŜ po upływie terminów, o których mowa w art. 34 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 4. Z przedstawionych dokumentów nie wynikało czy ogłoszenie zostało zamieszczone na stronie urzędu oraz w inny przyjęty w danej miejscowości. Ustalono, Ŝe informacja o ogłoszeniu przetargu nie została zamieszczona na stronie internetowej urzędu. Ogłoszenie nie zawierało oznaczenia nieruchomości według księgi wieczystej oraz opisu nieruchomości.

Kontrola wykazała, Ŝe zarówno w ogłoszeniu jak i w wykazie cena wywoławcza ustalona została w jednej kwocie dla dwóch nieruchomości tj. na 6.955 zł + VAT, podobnie jak wysokość wadium, która w ogłoszeniu ustalona została w wysokości 300 zł dla obydwu nieruchomości będących przedmiotem zbycia. Niniejsze postępowanie było nieprawidłowe albowiem działki nr 503/2 i 503/9 stanowiły odrębne nieruchomości i mogły być zbyte w postępowaniu przetargowym na rzecz dwóch róŜnych osób. W toku kontroli ustalono, Ŝe nabywcą nieruchomości był właściciel sąsiednich nieruchomości. Przetarg ustalono na dzień 10 grudnia 2007 roku. Akt notarialny sprzedaŜy nieruchomości nr 552/2008 sporządzono w dniu 25 stycznia 2008 roku. Przed sporządzeniem aktu nabywca wniósł pozostałą do spłaty kwotę za zbycie nieruchomości.

Kontrola wykazała, Ŝe organizator nie zawiadomił osoby ustalonej jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaŜy, co świadczy o nieprzestrzeganiu art.41 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami, według którego organizator przetargu jest obowiązany zawiadomić osobę ustaloną jako nabywca nieruchomości o miejscu i terminie zawarcia umowy sprzedaŜy lub oddania w uŜytkowanie wieczyste nieruchomości, najpóźniej w ciągu 21 dni od dnia rozstrzygnięcia przetargu, a wyznaczony termin nie moŜe być krótszy niŜ 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.

Ustalono, Ŝe w 2008 roku Gmina Kobiele Wielkie poza działką 150/1 połoŜoną w Karsach nabyła działkę nr 1/5 o powierzchni 1.007 m2 w Babczowie pod budowę studni głębinowej oraz działkę nr 255 w Przybyszowie o powierzchni 1.500 m2 pod budowę remizy OSP. Gmina wywłaszczyła ponadto 2 działki w Hucie Drewnianej z przeznaczeniem na budowę drogi.

2.2. Dochody z tytułu u Ŝytkowania wieczystego nieruchomo ści, uŜytkowania, zarz ądu

Dochody z uŜytkowania wieczystego nieruchomości, uŜytkowania, zarządu


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

63

2007 rok 2008 rok



Wykonanie

300 300 907,60 300 3.627 3.626,57

W okresie objętym kontrolą oddano w uŜytkowanie wieczyste działkę nr 601/2 połoŜoną w Kobielach Wielkich przy ulicy Zachodniej o powierzchni 0,4300 ha zabudowaną budynkiem mieszkalnym. Nieruchomość oddano w uŜytkowanie w oparciu o art.207 ustawy o gospodarce nieruchomościami, według którego osoby, które były posiadaczami nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa lub własność gminy w dniu 5 grudnia 1990 r. i pozostawały nimi nadal w dniu 1 stycznia 1998 r., mogą Ŝądać oddania nieruchomości w drodze umowy w uŜytkowanie wieczyste wraz z przeniesieniem własności budynków, jeŜeli zabudowały te nieruchomości na podstawie pozwolenia na budowę z lokalizacją stałą. Wniosek o oddanie nieruchomości w uŜytkowanie wieczyste złoŜony został w dniu 14 czerwca 2007 roku, a w dniu 29 czerwca 2007 roku Rada Gminy podjęła uchwałę nr VI/36/07 w sprawie oddania w uŜytkowanie wieczyste przedmiotowej nieruchomości w trybie bezprzetargowym. Wartość nieruchomości, z wyłączeniem budynku mieszkalnego wzniesionego na podstawie pozwolenia na budowę przez wnioskodawcę, wyceniona została przez rzeczoznawcę majątkowego w dniu 5 listopada 2007 roku na kwotę 15.424 zł. W dniu 23 listopada 2007 roku spisano protokół uzgodnień w sprawie oddania nieruchomości w uŜytkowanie wieczyste, w którym ustalono warunki poddania gruntu w uŜytkowanie w tym wysokość opłat. Pierwsza opłata ustalona została na poziomie 20% wartości działki tj. 3.084,80 zł + VAT płatna do dnia zawarcia umowy o oddanie nieruchomości w uŜytkowanie wieczyste. Opłaty roczne ustalono na poziomie 1% wartości działki tj. 154,24 zł + VAT płatne do dnia 31 marca kaŜdego roku. Pierwsza opłata w wysokości 3.763,46 zł ( w tym 3.084,80 zł netto) wniesiona została w przeddzień zawarcia umowy o oddanie gruntu w uŜytkowanie wieczyste i przeniesienie własności budynków - repertorium A nr 11/2008 roku z dnia 3 stycznia 2008 roku. Roczna opłata za 2009 rok wniesiona została w kasie Urzędu w dniu 2 stycznia 2009 roku.

W okresie wcześniejszym Gmina Kobiele Wielkie oddała w uŜytkowanie wieczyste grunty na rzecz trzech uŜytkowników. Grunty oddano w uŜytkowanie na podstawie następujących aktów notarialnych:

1) nr 2118/1995 z dnia 25 maja 1995 roku – działki nr 380/1 i 503/6 połoŜone w Kobielach Wielkich (opłata roczna w wysokości 73,17 zł + podatek VAT 22% tj. 89,27 zł). Na podstawie aktu notarialnego nr 2609/2005 z dnia 20 kwietnia 2005 roku zbyto prawo wieczystego uŜytkowania działek;

2) nr 4415/1995 z dnia 10 października 1995 roku – działka 316/4 połoŜona w Hucie Drewnianej (opłata roczna w wysokości 48,18 zł + podatek VAT 22% tj. 58,78 zł);

3) nr 3746/97 z dnia 5 sierpnia 1997 roku – działki nr 331, 19/4, 13/5, 13/7, 43/12, 43/13 połoŜone w Kobielach Wielkich (opłata roczna w wysokości 127,74 zł + podatek VAT 22% tj. 155,84 zł).

Stwierdzono, Ŝe opłaty roczne z tytułu aktów notarialnych wskazanych w punkcie 2 i punkcie 3 wniesione zostały odpowiednio w dniu 1 kwietnia i 27 marca 2008 roku. W dniu 7 kwietnia 2008 roku uŜytkownik wieczysty, który nabył prawo uŜytkowania wieczystego na podstawie aktu notarialnego nr 2609/2005 uiścił tytułem opłaty rocznej kwotę 365,85 zł + podatek VAT w wysokości 80,49 zł. Analiza aktu notarialnego nr 2118/1995 z dnia 25 maja 1995 roku oraz nr 2609/2005 z dnia 20 kwietnia 2005 roku wykazała, Ŝe wpłacona w dniu 7 kwietnia 2008 roku kwota dotyczy pierwszej opłaty z tytułu uŜytkowania wieczystego wskazanej w akcie notarialnym nr 2118/1995. Z treści tego aktu notarialnego wynikało, Ŝe uŜytkownik wieczysty został zwolniony z obowiązku uiszczenia pierwszej opłaty w wysokości 365,85 zł, wskazano natomiast, Ŝe uŜytkownik


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

64

wieczysty zobowiązany jest do uiszczania opłaty rocznej za uŜytkowanie wieczyste z góry do 31 marca kaŜdego roku w wysokości 73,17 zł. Pismem z dnia 15 marca 2005 roku Wójt Gminy poinformował uŜytkownika wieczystego, Ŝe stosownie do ustawy o podatku od towarów i usług od 2005 roku uŜytkowanie wieczyste podlega podatkowi VAT, w związku z czym opłata roczna za uŜytkowanie wieczyste wynosi 73,17 zł + VAT tj. 89,27 zł. W akcie notarialnym nr 2609/2005 na podstawie którego pierwszy uŜytkownik wieczysty zbył to prawo nie wskazano wysokości opłaty rocznej, która podlegała zapłacie na rzecz Gminy Kobiele Wielkie. Biorąc powyŜsze fakty pod uwagę wniesiona przez kolejnego uŜytkownika wieczystego w dniu 7 kwietnia 2008 roku opłata w wysokości 365,85 zł była kwotą nieprawidłową albowiem winna ona wynosić 73,17 zł + VAT tj. 89,27 zł. Stwierdzono, Ŝe w dniu 21 listopada 2007 roku uŜytkownik wieczysty zwrócił się z prośbą o umorzenie odsetek od opłaty z tytułu uŜytkowania wieczystego za 2006 i 2007 rok od kwoty 892,67 zł, której nie wpłacono w terminie. We wniosku wskazano Ŝe w akcie notarialnym nr 2609/2005 z dnia 20 kwietnia 2005 roku na podstawie którego nabyto prawo uŜytkowania nie widnieje data do jakiej naleŜy wnieść opłatę i na jakie konto. W odpowiedzi na wniosek uŜytkownika odmówiono umorzenia opłaty i nakazano wpłaty zaległości w terminie 7 dni wraz z odsetkami, które ustalono na kwotę 171,71 zł. Stwierdzono, Ŝe uŜytkownik wieczysty dokonał wpłaty zaległej opłaty rocznej za 2006 i 2007 rok w wysokości 731,70 zł wraz z podatkiem VAT w dniu 21 listopada 2007 roku oraz odsetek w wysokości 171,71 zł w dniu 20 grudnia 2007 roku. Wskazać naleŜy, Ŝe kontrolowana jednostka dysponowała aktem notarialnym nr 2118/1995, w którym wskazana była zarówno wysokość pierwszej opłaty jak i opłat rocznych w związku z czym, zobowiązana była do kontroli prawidłowości wnoszonych opłat z tytułu uŜytkowania wieczystego i w razie niezgodności kwoty wniesionej opłaty z aktem notarialnym zobowiązana była wyjaśnić przyczynę niezgodności. Ustalono, Ŝe pierwszy uŜytkownik wieczysty wnosił opłatę w prawidłowej wysokości wynikającej z aktu notarialnego tj. 73,17 zł.

2.3. Dochody z tytułu najmu i dzier Ŝawy nieruchomo ści

Dochody z najmu i dzierŜawy składników majątkowych

2007 rok 2008 rok



Wykonanie

24.700 24.700 19.245,04 25.200 25.200 18.486,93

W 2008 roku w Gminie Kobiele Wielkie obowiązywało 12 zawartych umów najmu i dzierŜawy, w tym 10 umów dotyczyło najmu lokalu uŜytkowego. W kontrolowanej jednostce nie prowadzono rejestru zawartych umów, a na potrzeby niniejszej kontroli sporządzono zestawienie umów. W 2007 i 2008 roku zawarto następujące umowy:

1) umowa najmu lokalu połoŜonego w Kobielach Wielkich przy ul. Szkolnej 1 o powierzchni 77,83 m2 z dnia 10 sierpnia 2007 roku. Umowa zawarta została na okres od dnia 1 sierpnia 2007 roku do dnia 31 lipca 2010 roku. Czynsz ustalony został w wysokości 856,13 zł + podatek VAT w wysokości 188,35 zł tj. 1.044,48 zł płatny w terminie 14 dni od daty dostarczenia faktury dzierŜawcy. Umowa przewidywała równieŜ rozliczenie za energię elektryczną oraz wodę i ścieki;

2) umowa najmu lokalu uŜytkowego połoŜonego w miejscowości Cadówek 24a o łącznej powierzchni 42 m2 z dnia 12 lipca 2007 roku. Umowa zawarta została na okres od dnia 12 lipca 2007 roku do 15 lipca 2008 roku. Czynsz naleŜny do zapłaty od dnia 1 sierpnia 2007 roku ustalony został w wysokości 21 zł + VAT 22% tj. 25,62 zł płatny w terminie do 10 dnia kaŜdego miesiąca z góry. Do umowy zawarto aneks przedłuŜający okres


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

65

obowiązywania od 16 lipca 2008 roku do dnia 15 lipca 2009 roku. Z aneksu nie wynika data jego zawarcia;

3) umowa najmu nieruchomości gruntowej o powierzchni 0,79 ha połoŜonej przy ul. Reymonta 5 w Kobielach Wielkich na prowadzenie działalności gospodarczej polegającej na prowadzeniu nauki jazdy z dnia 15 września 2008 roku. Umowa zawarta została na okres od 1 października 2008 roku do 30 września 2009 roku. Czynsz naleŜny od 1 listopada 2008 ustalony został w wysokości 42 zł + VAT 22% tj. 51,24 zł płatny do 10 dnia kaŜdego miesiąca z góry. Stwierdzono, Ŝe przedmiotowa nieruchomość była przedmiotem najmu w okresie poprzedzającym zawarcie wskazanej wyŜej umowy tj. od dnia 15 października 2007 roku do 15 października 2008 roku na podstawie umowy zawartej w dniu 15 października 2007 roku. Wysokość czynszu jak i terminy wpłat ustalone zostały w sposób analogiczny;

4) umowa dzierŜawy 1 m2 dachu dla urządzeń radiowego dostępu internetowego dla mieszkańców Gminy Kobiele Wielkie z dnia 30 kwietnia 2008 roku. Umowa zawarta została na okres od dnia 1 maja 2008 roku do 30 kwietnia 2010 roku. Czynsz ustalony został w wysokości 10 zł miesięcznie + VAT płatny w terminie 14 dni od daty dostarczenia faktury dzierŜawcy. Umowa przewidywała równieŜ ryczałtowe rozliczenie kosztów poboru energii elektrycznej w wysokości 50 zł netto + VAT miesięcznie. Łączny czynsz brutto wynosił 73,20 zł.

Kontrola wykazała, Ŝe w kaŜdym ze wskazanych wyŜej przypadków brak było wykazów nieruchomości przeznaczonych do oddania w najem lub dzierŜawę, co było niezgodne z art.35 ust.1 ustawy o gospodarce nieruchomościami. Zgodnie ze wskazanym przepisem właściwy organ sporządza i podaje do publicznej wiadomości wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaŜy, do oddania w uŜytkowanie wieczyste, uŜytkowanie, najem lub dzierŜawę. Wykaz ten wywiesza się na okres 21 dni w siedzibie właściwego urzędu, a ponadto informację o wywieszeniu tego wykazu podaje się do publicznej wiadomości przez ogłoszenie w prasie lokalnej oraz w inny sposób zwyczajowo przyjęty w danej miejscowości, a takŜe na stronach internetowych właściwego urzędu.

Stwierdzono, Ŝe w Ŝadnej z wyŜej wymienionych umów nie wskazano klauzul waloryzacyjnych w zakresie wysokości czynszu.

Tabela przedstawia terminy wpłat czynszu najemców/dzierŜawców wskazanych powyŜej:

Wyszczególnienie Wpłaty w 2007 roku Wpłaty w 2008 roku

1 – czynsz płatny w terminie 14 dni od otrzymania faktury

14.08,10.09,11.10,13.11,18.12 – wpłaty po 1.044,48 zł. Suma wpłat brutto 5.222,40 zł, netto 4.280,65 zł

21.01,18.02,20.03,25.04,23.05,16.06,11.07,12.08,15.09,14.10,18.11,09.12.2008 – wpłaty po 1.044,48 zł. Suma wpłat brutto 12.533,76zł, netto 10.273,56 zł

2 – czynsz płatny z góry do 10 dnia

kaŜdego miesiąca. Zaległości na 31.12.2008 –

51,24 zł

07.08,18.09,26.10,20.11,31.12 – wpłaty po 25,62 zł. Suma wpłat brutto 128,10 zł, netto 105 zł

18.01 – 25,62 zł, 10.03 – 51,24 zł (za luty i marzec), 03.11 – 179,34 zł (za kwiecień, maj, czerwiec, lipiec, sierpień, wrzesień październik). Suma wpłat brutto 256,20 zł, netto 210 zł.

3 - czynsz płatny z góry do 10 dnia

kaŜdego miesiąca. Zaległość na 31.12.2008 –

brutto 102,48 zł, netto 84 zł

Brak wpłat w 2008 roku za listopad i grudzień 2008 roku

4 - czynsz płatny w terminie 14 dni od otrzymania faktury

19.08 – 292,80 zł (za maj, czerwiec, lipiec, sierpień 2008 roku), 16.09 – 73,20 zł, 20.10 – 73,20 zł, 18.11 – 73,20 zł, 10.12 – 73,20 zł. Suma wpłat brutto 658,80 zł, netto 480 zł


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

66

Dane zawarte w powyŜszej tabeli wskazują na nieprzestrzeganie terminu płatności przez najemcę wskazanego w tabeli pod pozycją 2 i 3. Kontrola wykazała, Ŝe brak było potwierdzenia terminu odbioru faktur przez najemcę nr 1 i nr 4, który był zobowiązany do opłacenia czynszu w terminie 14 dni od daty odbioru faktury w związku z czym brak było moŜliwości skontrolowania terminowości wnoszonych opłat z tytułu czynszu. Kontrola wykazała, Ŝe w Ŝadnym ze wskazanych wyŜej przypadków niedotrzymania terminu płatności nie pobrano odsetek za zwłokę w zapłacie. Stwierdzono równieŜ, Ŝe wobec najemcy lokalu o powierzchni 42 m2 usytuowanego w Cadówku 24a nie podjęto Ŝadnych czynności egzekucyjnych w związku ze zwłoką w zapłacie czynszu za kwiecień maj, czerwiec, lipiec, sierpień, wrzesień i październik 2008 roku.

Oprócz wskazanych wyŜej umów prawidłowością wnoszenia opłat z tytułu czynszu objęto:

- umowę zawartą na czas nieokreślony w dniu 1 września 1993 roku na najem lokalu uŜytkowego o powierzchni 63 m2 połoŜonego przy ulicy Reymonta 79. Stawka za najem ustalona została na poziomie 1,5 zł/m2+ vat, po czym zmieniona z dniem 15 stycznia 2001 roku na 2,30 zł/m2 +VAT. Termin wpłaty czynszu ustalono w umowie do 10 dnia kaŜdego miesiąca z góry. Aneksem z dnia 21 marca 2008 roku powierzchnia wynajmu lokalu zwiększona została do 93,21 m2 i dopuszczono moŜliwość oddania przedmiotu najmu w podnajem osobie trzeciej za pisemną zgodą wynajmującego. Aneks obowiązywał od dnia 1 kwietnia 2008 roku. Kontrola wykazała, Ŝe w 2007 roku oraz w miesiącach od stycznia do marca 2008 roku najemca wpłacał czynsz miesięczny w wysokości 176,78 zł zł brutto (144,90 zł netto), co odpowiadało czynszowi za najem 63 m2. Od miesiąca kwietnia 2008 roku najemca wpłacał do kasy gminy czynsz w wysokości 249,88 zł brutto (204,82 zł), co odpowiada czynszowi za najem lokalu o powierzchni 89,05 m2. Czynsz ustalony w oparciu o ustalenia umowy powinien wynosić 261,55 zł brutto 214,38 zł netto. Kontrolującym nie przedstawiono Ŝadnych dokumentów, poza umową i aneksem mogących mieć wpływ na wysokość czynszu. Nie udzielono równieŜ wyjaśnień, co do przyczyn wpłacania przez najemcę czynszu w kwocie niŜszej niŜ wynikająca z umowy i aneksu;

- umowę zawartą w dniu 6 sierpnia 1998 roku na czas nieoznaczony, ale nie krótszy niŜ 10 lat na dzierŜawę działki połoŜonej w Kobielach Wielkich nr 4200 o łącznej powierzchni 150 m2. Grunt będzie wykorzystywany do celów budowy i eksploatacji stacji bazowej. Czynsz kwartalny w wysokości 600 zł + VAT płatny z góry do 20 dnia pierwszego miesiąca kaŜdego kwartału kalendarzowego. Kwota ta będzie waloryzowana w okresach kwartalnych w oparciu o wskaźnik wzrostu i usług konsumpcyjnych ogłaszany przez Prezesa GUS na koniec kwartału poprzedzającego dany okres płatności. Umowa zawarta została na czas nieokreślony, ale nie krótszy niŜ 10 lat. Aneksem z dnia 1 lutego 2000 roku dokonano zmiany terminu płatności czynszu i ustalono, iŜ czynsz będzie płatny do 15 dnia pierwszego miesiąca po upływie kwartału. Stwierdzono, Ŝe w okresie objętym kontrolą dzierŜawca wnosił kwartalny czynsz w wysokości 763,92 zł brutto (626,16 zł netto), co świadczy o tym Ŝe nie waloryzowano czynszu z wykorzystaniem wskaźnika wskazanego w umowie. Prawidłową wysokość czynszu naleŜnego od dzierŜawcy ustalił Skarbnik Gminy w trakcie trwania kontroli i wynosiła ona:

Prawidłowa wysokość czynszu w zł

Wysokość wpłacanego czynszu w zł

Kwartały

netto brutto Netto Brutto

I/2007 802,37 978,89

II/2007 807,98 985,74

III/2007 817,67 997,56


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

67

IV/2007 816,85 996,34

I/2008 829,92 1.012,50

II/2008 842,36 1.027,68

III/2008 854,15 1.042,06

IV/2008 855,85 1.044,14

626,16 763,92

Wpłacanie czynszu za najem lokalu uŜytkowego o powierzchni 93,21 m2 oraz dzierŜawcę gruntu o powierzchni 150 m2 w zaniŜonej wysokości oraz braku jakiejkolwiek reakcji na taką sytuację ze strony kontrolowanej jednostki świadczy o zaniechaniu kontroli realizacji dochodów z najmu i dzierŜawy. Ustalono, Ŝe zarówno umowy, z których wynikała wysokość czynszu oraz termin wpłaty jak równieŜ ewidencja analityczna dochodów z tytułu najmu i dzierŜawy prowadzona była przez tego samego pracownika, którego praca nie była kontrolowana. Stwierdzono ponadto, Ŝe kserokopie zawartych umów najmu i dzierŜawy nie były przekazywane do referatu finansowego, który prowadził ewidencję syntetyczną dochodów z tego tytułu.

Stwierdzono, Ŝe do ewidencji czynszu najmu i czynszu dzierŜawnego prowadzono ksiąŜkę kontową dla poszczególnych najemców i dzierŜawców. Analiza zapisów dokonanych w tej ewidencji wykazała, Ŝe w treści zapisu nie wskazano dat wpłaty jak równieŜ numerów dowodu wpłaty, ponadto na kontach poszczególnych dzierŜawców/najemców nie dokonano przypisu czynszów na podstawie wystawianych faktur. PowyŜsze świadczy o nieprzestrzeganiu przepisów ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŜetu państwa, budŜetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142, poz. 1020). Zgodnie z zasadami funkcjonowania konta 221 „NaleŜności z tytułu dochodów budŜetowych”, na którym ewidencjonuje się dochody z tytułu najmu i dzierŜawy, na stronie Wn konta 221 ujmuje się ustalone na dany rok budŜetowy naleŜności z tytułu dochodów budŜetowych i zwroty nadpłat, a na stronie Ma konta 221 ujmuje się wpłaty naleŜności z tytułu dochodów budŜetowych oraz odpisy (zmniejszenia) naleŜności. Ewidencja szczegółowa do konta 221 powinna być prowadzona według dłuŜników i podziałek klasyfikacji budŜetowej. Zgodnie natomiast z art.16 ust.1 ustawy o rachunkowości konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna) zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Stwierdzono, Ŝe w komputerowej ewidencji księgowej czynsz najmu i dzierŜawy ewidencjonowany był na subkoncie 221-150. Z zapisów dokonanych na tym koncie wynika jedynie wysokość wpłaconego czynszu, brak natomiast moŜliwości ustalenie osoby wpłacającej. W związku z powyŜszym brak było moŜliwości ustalenia terminu wpłat poszczególnych czynszów. Na potrzeby kontroli sporządzono zestawienia wpłat dla poszczególnych najemców/dzierŜawców, w oparciu o które, skontrolowano terminowość wpłat.

Zestawienie wpłat najemców i dzierŜawców w latach 2007-2008 stanowi załącznik nr 21 do protokołu kontroli.


Stwierdzono, Ŝe w okresie objętym kontrolą uiszczany był czynsz przez najemcę lokalu połoŜonego w budynku PSP w Zrąbcu o powierzchni 46,5 m2. W toku kontroli ustalono, Ŝe umowa na najem przedmiotowego lokalu zawarta została w dniu 1 maja 2000 roku na okres jednego roku, a następnie przedłuŜana na podstawie aneksów do dnia 1 maja 2005 roku, po którym to okresie nie zawarto kolejnej umowy na najem przedmiotowego lokalu. Czynsz ustalony został na poziomie 0,64 zł/m2 + VAT 22% oraz częściowe koszty ogrzewania 1,20 zł + VAT 22%, co łącznie daje kwotę 104,38 zł. Ustalono, Ŝe pomieszczenia zajmowane są nadal przez najemcę, który uŜytkuje wynajęty lokal do


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

68

celów mieszkalnych. Z pisma znak 7144/2/2005 z dnia 29 czerwca 2005 roku, skierowanego przez Wójta Gminy do najemcy wynika wezwanie do stawienia się do Urzędu Gminy w związku z wygaśnięciem umowy lokalu uŜytkowego i występującymi zaległościami w opłacaniu faktur za najem lokalu. Wójt Gminy podnosi w piśmie równieŜ konieczność rozstrzygnięcia sprawy korzystania z energii elektrycznej. Nie stawienie się we wskazanym terminie przez najemcę skutkować będzie wszczęciem procedury eksmisyjnej oraz odcięciem dopływu energii elektrycznej. W dniu 2 sierpnia 2005 roku Inspektor ds. inwestycji i zamówień publicznych sporządził notatkę słuŜbową, z której wynika, Ŝe od dnia 1 sierpnia 2005 roku kwota za zuŜytą energię będzie refakturowana na najemcę w związku z zamontowaniem licznika energii elektrycznej w lokalu. Na dzień 31 grudnia 2007 roku i 31 grudnia 2008 roku zaległości obciąŜające najemcę stanowiły kwotę odpowiednio 407,02 zł + VAT i 585,58 zł + VAT. Ustalono, Ŝe wnoszone przez najemcę wpłaty były klasyfikowane przez pracowników ewidencjonujących wpłaty jako czynsz za 2007 i 2008 rok, tj. za okres kiedy umowa juŜ nie obowiązywała. O wyjaśnienie podstawy zajmowania lokalu zwrócono się do Wójta Gminy. Z wyjaśnienia Sekretarza Gminy wynika, Ŝe lokal zajmowany jest bez tytułu prawnego. Umowa nie została z najemcą przedłuŜona z uwagi na zaległości w opłacaniu czynszu. Mieszkaniec powinien zostać eksmitowany jednakŜe z uwagi na jego stan materialny zwlekano z podjęciem takiej decyzji. Sekretarz podnosi ponadto w wyjaśnieniu, Ŝe brak jest zainteresowania budynkiem po byłej szkole w Zrąbcu ze strony podmiotów z zewnątrz. Aktualnie prowadzone są rozmowy z lokatorem o dobrowolnym opuszczeniu lokalu.

Wyjaśnienie Sekretarza Gminy z dnia 31 marca 2009 roku stanowi załącznik nr 22 do protokołu kontroli.

W toku kontroli ustalono, Ŝe Rada Gminy Kobiele Wielkie nie uchwaliła wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz zasad wynajmowania lokali mieszkalnych wchodzących w skład tego zasobu, poniewaŜ nie posiada lokali mieszkalnych, które mogłyby być wynajęte mieszkańcom. Potwierdzeniem takiego stanu była odpowiedź na wniosek mieszkańca gminy z dnia 25 października 2007 roku z prośbą o przydzielenie lokalu socjalnego na terenie gminy. W odpowiedzi na wniosek Wójt Gminy odmówił pomocy w uzyskaniu lokalu socjalnego z uwagi na brak jakichkolwiek zasobów lokalowych przez Gminą Kobiele Wielkie.

W dniu 23 lipca 2007 roku Wójt Gminy zawarł umowę najmu nr 43/2007 z Nadleśnictwem Radomsko dotyczącą najmu lokalu mieszkalnego o powierzchni uŜytkowej 46,64 m2 połoŜonego w miejscowości Kobiele Wielkie ul. Reymonta 78. Przedmiotem najmu jest równieŜ przynaleŜna komórka o powierzchni 14 m2. Umowa zawarta została na czas oznaczony tj. do 22 lipca 2010 roku. Czynsz miesięczny ustalony został w wysokości 34,02 zł, w tym opłata za najem 32,65 zł oraz opłata za inne świadczenie w wysokości 1,37 zł. Ustalono, Ŝe Gmina Kobiele Wielkie wynajmuje lokal mieszkalny na rzecz mieszkańca gminy albowiem sama nie dysponuje lokalami mieszkalnymi. Ustalono, Ŝe kontrolowana jednostka uiszcza naleŜny czynsz na rzecz Nadleśnictwa a osoba zajmująca niniejszy lokal mieszkalny wpłaca czynsz w wysokości wskazanej w umowie na rzecz Gminy Kobiele Wielkie.

Na dzień 31 grudnia 2007 roku i 31 grudnia 2008 roku zaległości z tytułu dochodów z najmu i dzierŜawy wynosiły odpowiednio 4.781,69 zł i 5.523 zł bez podatku VAT. NajwyŜsze zaległości posiali najemcy i dzierŜawcy wskazanych niŜej nieruchomości: Lp. Wyszczególnienie Stan zaległości na

31.12.2007 w zł brutto Stan zaległości na 31.12.2008 w zł brutto

1 Lokal uŜytkowy o powierzchni 35m2 usytuowany w Kobielach Wielkich przy ul.Reymonta 95. Czynsz miesięczny w wysokości 46,36 zł. Umowa wygasła w dniu 1 lipca 2005 roku

278,26 278,26

2 Lokal uŜytkowy o powierzchni 17,86 m2 958,21 958,21


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

69

usytuowany w Kobielach Wielkich przy ul.Szkolnej 1b. Czynsz miesięczny w wysokości 32,68 zł. Umowa zawarta w dniu 25 lutego 1998 roku na czas nieoznaczony.

3 Lokal uŜytkowy o powierzchni 39,48 m2 usytuowany w Orzechowie nr 10. Czynsz miesięczny w wysokości 29,86 zł. Umowa zawarta w dniu 30 listopada 2001 roku na czas niekreślony.

82,06 82,06

4 Działka nr 335/6 o powierzchni 0,79 ha połoŜona w Kobielach Wielkich przy ul.Reymonta 5. Czynsz roczny w wysokości 244 zł. Umowa wygasła z dniem 30 września 2006 roku.

488 488

5. Lokal uŜytkowy o powierzchni 39,50 m2 usytuowany w Orzechowie nr 10. Czynsz miesięczny w wysokości 29,88 zł. Umowa zawarta do dnia 31 lipca 2002 roku.

812,66 812,66

6. Lokal uŜytkowy o powierzchni 39,50 m2 usytuowany w Orzechowie nr 10. Czynsz miesięczny w wysokości 29,88 zł. Umowa wygasła z dniem 30 czerwca 2002 roku.

324,64 324,64

7. Lokal uŜytkowy o powierzchni 31 m2 usytuowany w Kobielach Wielkich przy ul.Szkolnej 1b. Czynsz miesięczny w wysokości 68,08 zł. Umowa wygasła z dniem 15 listopada 2004 roku.

669,60 669,60

8. Lokal uŜytkowy o powierzchni 52,06 m2 usytuowany w Woli RoŜkowej. Czynsz miesięczny w wysokości 114,32 zł. Umowa wygasła z dniem 30 października 2006 roku.

1.371,96 1.371,96

Suma 4.985,39 4.985,39 Wykaz zaległości z tytułu najmu i dzierŜawy według stanu na dzień 31 grudnia 2007 i 2008 roku stanowi załącznik nr 23 do protokołu kontroli. Akta kontroli – strony od nr 46 do nr 71. W toku kontroli ustalono, Ŝe jedynym dokumentem świadczącym o próbie wyegzekwowania powstałych zaległości było pismo skierowane do najemcy lokalu uŜytkowego połoŜonego w Kobielach Wielkich przy ul. Szkolnej o powierzchni 17,86 m2 wzywające do uregulowania zaległości na kwotę 1.154,42 zł pod rygorem zerwania umowy. Kontrolującym nie przedstawiono Ŝadnych innych dokumentów świadczących o podejmowanych czynnościach windykacyjnych wobec dłuŜników. Niniejsze potwierdził w wyjaśnieniu z dnia 31 marca 2009 roku inspektor ds. inwestycji, zamówień publicznych i funduszy strukturalnych. Z wyjaśnienia wynika, iŜ z ustnych wyjaśnień pracownika prowadzącego sprawy czynszów wynikało, Ŝe kilkakrotnie upominał telefonicznie zalegających ze spłatami najemców o kwocie zadłuŜenia. W dokumentach udostępnionych w dniu składania wyjaśnienia brak było pisemnych potwierdzeń o wysłaniu do najemców upomnień czy ponagleń o zaległości w czynszach. Wyjaśnienie inspektora ds. inwestycji, zamówień publicznych i funduszy strukturalnych z dnia 31 marca 2009 roku stanowi załącznik nr 24 do protokołu kontroli. Stosownie art.25 ust.1 i ust.2 w związku z art.23 ust.1 wójt gminy gospodaruje gminnym zasobem nieruchomości poprzez wykonywanie czynności związanych z naliczaniem naleŜności za nieruchomości udostępniane z zasobu oraz prowadzi windykację tych naleŜności oraz podejmuje czynności w postępowaniu sądowym, w szczególności w sprawach dotyczących własności lub innych praw rzeczowych na


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

70

nieruchomości, o zapłatę naleŜności za korzystanie z nieruchomości, o roszczenia ze stosunku najmu, dzierŜawy lub uŜyczenia, o stwierdzenie nabycia spadku, o stwierdzenie nabycia własności nieruchomości przez zasiedzenie. Biorąc powyŜsze pod uwagę obowiązkiem Wójta Gminy, działającego przez swoich pracowników, było monitorowanie terminowości wpłat czynszu a w przypadku niewywiązywania się z terminowego opłacania czynszu podejmowanie skutecznych czynności windykacyjnych wobec dłuŜników. Według art.687 Kodeksu cywilnego, jeŜeli najemca lokalu dopuszcza się zwłoki z zapłatą czynszu co najmniej za dwa pełne okresy płatności, a wynajmujący zamierza najem wypowiedzieć bez zachowania terminów wypowiedzenia, powinien on uprzedzić najemcę na piśmie, udzielając mu dodatkowego terminu miesięcznego do zapłaty zaległego czynszu. W przypadku nieuregulowania zaległości z tytułu czynszu w terminie wskazanym w wezwaniu do zapłaty wierzyciel kieruje sprawę na drogę sądową stosownie do przepisów kodeksu postępowania cywilnego.

Test dotyczący procedur najmu i dzierŜawy mienia gminnego stanowi załącznik nr 25 do protokołu kontroli.

2.4. Inne dochody z maj ątku

Ustalono, Ŝe kontrolowana jednostka nie podbierała opłat za wykonanie sieci wodociągowej i kanalizacyjnej jak równieŜ za przyłączenie do takiej sieci od mieszkańców gminy. Według Regulaminu dostarczania wody, stanowiącego załącznik do uchwały nr XXXI/168/02 z dnia 30 sierpnia 2002 roku w sprawie uchwalenia Regulaminu dostarczania wody. Według Regulaminu realizację budowy przyłączy do sieci oraz studni wodomierzowej, pomieszczenia przewidzianego do lokalizacji wodomierza głównego zapewnia na własny koszt osoba ubiegająca się o przyłączenia nieruchomości do sieci. Przyłączenie do sieci realizowane jest przez Zakład Gospodarki Komunalnej na podstawie umowy.

Kontrola wykazała, Ŝe w 2007 i 2008 roku Gmina Kobiele Wielkie uzyskała darowizny z tytułu wpłat na budowę wodociągu klasyfikowane w rozdziale 01010, § 0960. Wpłaty wyniosły odpowiednio 18.010 zł oraz 500 zł. Z wyjaśnienia Kierownika Zakładu Gospodarki Komunalnej wynikało, Ŝe nie zawierano Ŝadnych umów z mieszkańcami skutkujących dokonywaniem wpłat mieszkańców na rzecz budowy wodociągu bądź budowy przyłącza wodociągowego lub rozbudowy wodociągu. Z wyjaśnienia Wójta Gminy oraz inspektora ds. inwestycji, zamówień publicznych i funduszy strukturalnych wynikało, Ŝe wpłaty mieszkańców były dobrowolnymi wpłatami.

Wyjaśnienie Kierownika Zakładu Gospodarki Komunalnej z dnia 30 marca 2009 roku oraz Wójta Gminy i inspektora ds. inwestycji, zamówień publicznych i funduszy strukturalnych z dnia 30 marca 2009 roku stanowi załącznik nr 26 do protokołu kontroli.

Na mocy uchwały nr XI/65/08 z dnia 31 stycznia 2008 roku Rada Gminy ustaliła następujące stawki procentowe opłat adiacenckich z tytułu:

- wzrostu wartości nieruchomości w związku z podziałem nieruchomości dokonywanym na wniosek właściciela lub uŜytkownika wieczystego, który wniósł opłaty roczne za cały okres uŜytkowania tego prawa w wysokości 30% róŜnicy między wartością nieruchomości po podziale a wartością nieruchomości przed podziałem;

- wzrostu wartości nieruchomości spowodowanej budową urządzeń infrastruktury technicznej w wysokości 30% róŜnicy między wartością jaką miała nieruchomość przed wybudowaniem urządzeń infrastruktury technicznej, a wartością jaką nieruchomość ma po ich wybudowaniu.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

71

Ustalono, Ŝe do dnia zakończenia kontroli nie wydawano decyzji wymierzających opłatę adiacencką.

3. POZOSTAŁE DOCHODY

3.1. Dochody z tytułu zaj ęcia pasa drogowego

Rok Ilość wydanych

decyzji (szt.) Wysoko ść

wymierzonych opłat (zł) Wysoko ść

uzyskanych dochodów (zł)

2007 - - 672,00

2008 2 15,72 687,72

Odstąpiono od kontroli dochodów z tytułu zajęcia pasa drogowego, gdyŜ kwota wykonanych dochodów nie przekracza 0,3% wykonanych dochodów własnych w danym roku.

VIII. WYKONYWANIE BUDśETU. REALIZACJA WYDATKÓW BUDśETOWYCH

1. WYDATKI ZWIĄZANE Z REALIZACJ Ą GMINNEGO PROGRAMU PROFILAKTYKI I ROZWIĄZYWANIA PROBLEMÓW ALKOHOLOWYCH - 2008 ROK

1.1. Informacje ogólne

Uchwałą nr IX/52/07 z dnia 3 grudnia 2007 roku Rada Gminy Kobiele Wielkie przyjęła Gminny Program Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych na rok 2008. PowyŜszą uchwałą ustalono wynagrodzenie dla członków Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Kobielach Wielkich w wysokości 14% minimalnego wynagrodzenia krajowego z zaokrągleniem do pełnego złotego.

Zarządzeniem nr 17a/2008 z dnia 17 września 2008 roku Wójt Gminy Kobiele Wielkie powołał Gminną Komisję Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w sześcioosobowym składzie. Wcześniej skład GKRPA ustalony był zarządzeniem nr 4 Wójta Gminy Kobiele Wielkie z dnia 10 kwietnia 2003 roku uzupełniony zarządzeniem nr 15 z dnia 25 października 2004 roku.

Stwierdzono, Ŝe jeden członek GKRPA (Ryszard Stępień) nie został przeszkolony z zakresu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych, co stanowiło naruszenie art. 41 ust. 4 ustawy z dnia 26 października 1982 roku o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tekst jednolity z 2007 r., Dz. U. nr 70, poz. 473 ze zm.). Z treści wskazanego przepisu wynika, iŜ w skład gminnych komisji rozwiązywania problemów alkoholowych wchodzą osoby przeszkolone w zakresie profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych.

1.2. Wydatki zwi ązane z realizacj ą gminnego programu profilaktyki i rozwi ązywania problemów alkoholowych - 2008 rok


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

72

Na podstawie sprawozdania Rb-28S na dzień 31 grudnia 2008 roku ustalono, iŜ w rozdziale 85154 – Przeciwdziałanie alkoholizmowi zaplanowano i poniesiono wydatki w następujących wysokościach:

Paragraf Plan Wykonanie

§3020 430,00 425,40

§4010 1.456,00 1.455,90

§4040 280,00 279,20

§4110 600,00 435,63 §4120 215,00 70,66 §4170 11.800,00 11.632,22 §4210 4.959,00 4.768,84 §4300 9.433,00 7.572,46 §4350 541,00 540,12 §4410 440,00 236,11 §4430 200,00 40,00 §4440 1.141,00 1.140,79 §4700 205,00 205,00 §6060 18.300,00 18.171,70 Razem: 50.000,00 46.974,03

W 2008 roku środki Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych zostały przeznaczone m.in. na: wynagrodzenie pedagoga szkolnego wraz z pochodnymi, dofinansowanie zakupu programów profilaktycznych, organizację festynu okazji Dnia Dziecka, prowadzenie świetlicy środowiskowej (zakup nagłośnienia, komputerów, czasopism, dostęp do internetu), prowadzenie sportowych zajęć pozalekcyjnych dla dzieci i młodzieŜy, szkolenie sprzedawców alkoholu, dofinansowywanie działań terapeutycznych dla mieszkańców gminy, finansowanie badań biegłych oraz diety, szkolenia i delegacje członków GKRPA. Szczegółową kontrolą objęto następujące wydatki na łączną kwotę 23.902,70 zł (tj. 50,88% wszystkich wydatków poniesionych w rozdz. 85154):

1) faktura nr 10/MAG/2008 z dnia 5 lutego 2008 roku za zakup pucharów i artykułów sportowych na kwotę 631 zł; termin płatności do 12 lutego 2008 roku, a zapłacono przelewem 14 lutego 2008 roku (PK 81/44-45; poz. ks. 1054-1056);

2) faktura nr 214/08 z dnia 8 maja 2008 roku za zakup sprzętu komputerowego do świetlicy środowiskowej w Kobielach Wielkich na kwotę 6.281,70 zł; termin płatności do 22 maja 2008 roku, zapłacono przelewem 12 maja 2008 roku (PK 239/35-38; poz. ks. 3745-3747);

3) faktura nr 1701F00262/05/08 z dnia 29 maja 2008 roku za zakup artykułów spoŜywczych na kwotę 718 zł; zapłacono gotówką (PK 293/17-19; RK nr 24/08 poz. 9; poz. ks. 4643-4645);

4) faktura nr 50/2008 z dnia 30 maja 2008 roku za usługę artystyczną – realizację imprezy dla dzieci na kwotę 3.000 zł; data wpływu 9 czerwca 2008 roku; termin płatności – 7 dni, zapłacono przelewem 12 czerwca 2008 roku (PK 300/10-12; poz. ks. 4732-4734);

5) rachunek nr 3/2008 z dnia 30 maja 2008 roku za zakup usług rozrywkowo-rekreacyjnych do programu profilaktycznego (zjeŜdŜalnia) na kwotę 900 zł; termin płatności - brak, zapłacono przelewem 5 czerwca 2008 roku (PK 288/10-12; poz. ks. 4552-4554);


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

73

6) faktura nr 00296/2008/06 z dnia 19 czerwca 2008 roku za organizację szkolenia dla sprzedawców alkoholu na kwotę 1.200 zł; termin płatności do 26 czerwca 2008 roku, zapłacono przelewem 25 czerwca 2008 roku (PK 324/34-36; poz. ks. 5040-5042);

7) faktura nr 551/MCL/2008 z dnia 10 lipca 2008 roku za zakup sprzętu nagłaśniającego na kwotę 11.890 zł; termin płatności do 24 lipca 2008 roku, zapłacono przelewem 23 lipca 2008 roku (PK 375/1, 3-4; poz. ks. 5879-5882).

Wszystkie wskazane rodzajowo wyŜej wydatki mieszczą się w katalogu zadań wskazanym w Gminnym Programie Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.

Ustalono, iŜ na dowodach wskazanych w punkcie 1-3 i 5-7 brak było daty wpływu do Urzędu Gminy, co stanowiło naruszenie postanowienia §8 ust. 2 i 5 Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych dla Urzędu Gminy Kobiele Wielkie. Z treści powyŜszego przepisu wynika, iŜ obieg dowodów księgowych rozpoczyna się w momencie złoŜenia lub wpływu drogą pocztową do sekretariatu, który następnie przekazuje te dowody do Skarbnika, skąd przekazywane są upowaŜnionemu pracownikowi celem opisu.

Ponadto dowody wskazane w pkt 1, 4 i 7 nie zostały opisane pod kątem uzasadnienia wydania środków przeznaczonych na profilaktykę i rozwiązywanie problemów alkoholowych oraz wydatkowania środków zgodnie z Gminnym Programem Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.

Nieprawidłowości dotyczące wydatkowania środków przeznaczonych na profilaktykę i przeciwdziałania alkoholizmowi na wypłatę wynagrodzenia dla (…)28 – pedagoga szkolnego zostały opisane w temacie Wydatki osobowe.

Wydatki na diety dla GKRPA

Ustalono, iŜ w 2008 roku GKRPA odbyła 11 posiedzeń. Kontrolą objęto wskazane niŜej listy wypłat wynagrodzenia dla GKRPA:

Lista płac za posiedzenie w dniu

…

Kwota brutto wynikaj ąca z

listy płac

Czy doł ączono

list ę obecno ści?

Potwierdzenie odbioru gotówki

Nr raportu kasowego; pozycja

w raporcie

Pozycja ksi ęgowa

Uwagi

4 stycznia 2008 788,20 Tak Tak RK nr 1/08 poz. 2 z 21.01.2008 r.

PK 35/27; poz. 420

30 stycznia 2008 788,20 Tak Tak RK nr 4/08 poz. 4 z 4.02.2008 r.

PK 64/13; poz. 840

9 kwietnia 2008 630,56 Tak Tak RK nr 14/08 poz. 3 z 21.04.2008 r.

PK 205/28; poz. 3202

25 kwietnia 2008 788,20 Tak Tak RK nr 17/08 poz. 3 z 7.05.2008 r.

PK 228/7; poz. 3598

14 maja 2008 788,20 Tak Tak RK nr 18/08 poz. 7 z 20.05.2008 r.

PK 253/21; poz. 3926

29 maja 2008 788,20 Tak Tak RK nr 24/08 poz. 5 z 9.06.2008 r.

PK 293/26; poz. 4652

19 czerwca 2008 788,20 Tak Tak RK nr 29/08 poz. 4 z 30.06.2008

PK 334/95; poz. 5345

18 września 2008 945,84 Tak Tak RK nr 40/08 poz. 13 z 30.09.2008

PK 572/5; poz. 8473

1) brak wskazania kont

księgowych; 2) brak

wskazania § klasyfikacji budŜetowej

3) brak rachunków do umów zleceń –

wypłata na podstawie listy

wypłat



90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

74

21 października 2008 945,84 Tak Tak RK nr 43/08 poz. 3 z 30.10.2008 r.

PK 572/4; poz.8473

24 listopada 2008 945,84 Tak Tak RK nr 49/08 poz. 10 z 28.11.2008 r.

PK 630/38; poz. 9513

22 grudnia 2008 945,84 Tak Tak RK nr 55/08 poz. 4 z 24.12.2008 r.

PK 679/17; poz. 10374

Nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie naliczania i wypłaty wynagrodzenia za udział w posiedzeniach. Listy wypłat zostały sprawdzone i zatwierdzone do zapłaty przez upowaŜnione osoby. Do list wypłat dołączone były potwierdzone za zgodność z oryginałem listy obecności z posiedzeń GKRPA. Objęte kontrolą listy wypłat na łączną kwotę 9.143,12 zł zostały sklasyfikowane w rozdziale 85154. Na listach nie wskazano dekretacji – kont księgowych oraz § klasyfikacji budŜetowej, co stanowi naruszenie art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości. Z członkami GKRPA zostały zawarte umowy zlecenia. Stwierdzono, iŜ wypłaty dokonywane były na podstawie sporządzonej listy wypłat umów zleceń bez przedłoŜenia rachunków potwierdzających wykonanie zleconego zadania przez zleceniobiorcę.

2. WYDATKI NA ZADANIA Z ZAKRESU POMOCY SPOŁECZNEJ - 2008 ROK

2.1. Informacje ogólne

Kierownikiem Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kobielach Wielkich jest Pani Jolanta Rutkowska-Kanafa powołana na to stanowisko z dniem 1 lipca 2005 roku.

(…)29

Wójt Gminy w Kobielach Wielkich udzielił Kierownikowi Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kobielach Wielkich następujących pełnomocnictw i upowaŜnień:

- na podstawie art. 9a ustawy z dnia 22 kwietnia 2005 roku do przeprowadzania postępowania wobec dłuŜników alimentacyjnych oraz postępowania w sprawach zaliczek alimentacyjnych (Dz. U. nr 86, poz. 732), a takŜe do wydawania decyzji administracyjnych w tych sprawach,

- na podstawie art. 12 ust. 2 ustawy z dnia 7 września 2007 roku o pomocy osobom uprawnionym do alimentów (tekst jednolity z 2008 r., Dz. U. 2009 r., nr 1, poz. 7) do wydawania i podpisywania decyzji w sprawach świadczeń z funduszu alimentacyjnego.

Ustalono, iŜ Wójt Gminy nie udzielił kierownikowi Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej upowaŜnienia do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej, co stanowiło naruszenie art. 110 ust. 7 ustawy z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej. Z treści wskazanego przepisu wynika, iŜ wójt gminy (burmistrz, prezydent miasta) udziela kierownikowi ośrodka pomocy społecznej upowaŜnienia do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej naleŜących do właściwości gminy. Ponadto zgodnie z ust. 8 wskazanego przepisu, wyŜej wskazane upowaŜnienie



90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

75

moŜe być udzielone innej osobie na wniosek kierownika ośrodka pomocy społecznej.

W trakcie trwania czynności kontrolnych przedstawiono upowaŜnienie dla Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej wydane na podstawie art. 110 ust. 7 ustawy pomocy społecznej do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej, które obowiązuje od dnia 1 kwietnia 2009 roku.

2.2. Wydatki na zadania z zakresu pomocy społecznej

Wykonanie zada ń finansowych w 2008 roku

Wyszczególnienie 2008 rok (zł)

Dział 852 Rozdział 85203 (Ośrodki wsparcia) - Dział 852 Rozdział 85204 (Rodziny zastępcze) - Dział 852 Rozdział 85212 (Świadczenia rodzinne, świadczenia z funduszu alimentacyjnego oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego)

1.422.517,42

Dział 852 Rozdział 85213 (Składki na ubezpieczenie zdrowotne płacone za osoby pobierające świadczenia) 5.390,19

Dział 852 Rozdział 85214 (zasiłki i pomoc w naturze oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego) 198.284,36

Dział 852 Rozdział 85215 (Dodatki mieszkaniowe) - Dział 852 Rozdział 85217 (Regionalne Ośrodki Polityki Społecznej) - Dział 852 Rozdział 85218 (Koszty utrzymania Powiatowych Centrów Pomocy Rodzinie) - Dział 852 Rozdział 85219 (Koszty utrzymania Ośrodków Pomocy Społecznej) 106.216,81 Dział 852 Rozdział 85228 (Usługi opiekuńcze) 85.218,56 Dział 852 Rozdział 85231 (Pomoc dla uchodźców). - Dział 852 Rozdział 85278 (Usuwanie skutków klęsk Ŝywiołowych). - Dział 852 Rozdział 85295 (Pozostała działalność). 52.325,03

Prawidłowość w zakresie udzielania świadczeń pomocy społecznej skontrolowano na podstawie dokumentacji źródłowej dotyczącej wypłaconych w 2008 roku zasiłków okresowych. W 2008 roku GOPS w Kobielach Wielkich wydał decyzje w sprawie przyznania zasiłków okresowych dla 63 osób na kwotę 101.885,33 zł. Liczba świadczeń zasiłków okresowych w 2008 roku wynosiła 276.

Skontrolowane decyzje w sprawie przyznania zasiłków okresowych:

1) GOPS 0081/ZO/2008 z dnia 21 kwietnia 2008 roku, (582 zł na IV); lista wypłat nr 0105/2008 za kwiecień – wypłata 24 kwietnia 2008;

2) GOPS 0172/ZO/2008 z dnia 27 sierpnia 2008 roku, (184,55 zł na VIII, IX); lista wypłat nr 0203/2008 za miesiąc sierpień – wypłata 25.09.2008; lista wypłat nr 0206/2008 za miesiąc wrzesień – wypłata 25 września 2008;

3) GOPS 0199/ZO/2008 z dnia 23 października 2008 roku, (238,50 zł na X); lista wypłat nr 0226/2008 za październik – wypłata 24 października 2008 – 120 zł i lista wypłat za listopad nr 0232/2008 za listopad – wypłata 5 listopada 2008 roku – 118,50 zł;

4) GOPS 0200/ZO/2008 z dnia 23 października 2008 roku, (238,50 zł na X); lista wypłat nr 0226/2008 za październik – wypłata 27 października 2008 120 zł i lista wypłat nr 0232/2008 za listopad – wypłata 5 listopada 2008 roku 118,50 zł;


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

76

5) GOPS 0213/ZO/2008 z dnia 16 grudnia 2008 roku, (861 zł na XII); lista wypłat nr 0271/2008 za grudzień – wypłata 18 grudnia 2008;

6) GOPS 0214/ZO/2008 z dnia 16 grudnia 2008 roku, (739,55 zł na XII); lista wypłat nr 0271/2008 za grudzień – wypłata 18 grudnia 2008;






Stwierdzono co następuje:

Zasiłki okresowe wypłacane były zgodnie z art. 38 ust. 1-6 przy zastosowaniu art. 147 ust. 3 ustawy o pomocy społecznej. Zasiłki okresowe wypłacano głównie w przypadkach długotrwałej choroby, wielodzietności, niepełnosprawności i bezrobocia, osobom samotnie gospodarującym, których dochód był niŜszy od kryterium dochodowego rodziny. W dokumentach wyrywkowo wybranych osób znajdowały się m.in.: wnioski o udzielenie pomocy, zaświadczenia lekarskie o stanie zdrowia, zaświadczenia o dochodach, zaświadczenia z Powiatowego Urzędu Pracy o zarejestrowaniu osoby, jako bezrobotnej oraz o pobieranych świadczeniach, zaświadczenie o wielkości gospodarstwa rolnego, kopie decyzji w sprawie przyznania zasiłku okresowego z potwierdzeniami odbioru. Stwierdzono, iŜ w przypadku decyzji wskazanej w pkt 11 w dokumentach przedstawionych kontrolującym brak było wszystkich dokumentów potwierdzających posiadane dochody

W przypadku decyzji wskazanych w pkt 3, 5-7, 9 i 11 brak było w przedstawionych dokumentach aktualizacji wywiadu środowiskowego, a decyzje zostały wydane na podstawie wniosków zainteresowanych. Z wyjaśnienia Jolanty Rutkowskiej-Kanafa – Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej wynika, iŜ w przypadku braku zmiany sytuacji u świadczeniobiorców nie sporządza się wywiadu środowiskowego oraz nie Ŝąda od nich dokumentów potwierdzających stan rodzinny i majątkowy. PowyŜsze stanowi naruszenie art. 106 ust. 4 w powiązaniu z art. 107 ust. 1, 3-4 ustawy o pomocy społecznej z zastosowaniem przepisów rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 19 kwietnia 2005 roku w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U. nr 77, poz. 672 ze zm.). Z treści art. 106 ust. 4 ww. ustawy wynika, iŜ decyzję administracyjną o przyznaniu lub odmowie przyznania świadczenia wydaje się po przeprowadzeniu wywiadu środowiskowego. Zgodnie z art. 107 ust. 1 rodzinny wywiad środowiskowy przeprowadza się m.in. w celu ustalenia sytuacji osobistej, rodzinnej, dochodowej i majątkowej osób i rodzin. Rodzinny wywiad środowiskowy przeprowadza pracownik socjalny, równieŜ na potrzeby jednostki organizacji pomocy społecznej z terenu innej gminy (art. 107 ust. 3). W przypadku ubiegania się o przyznanie świadczenia z pomocy społecznej po raz kolejny, a takŜe gdy nastąpiła zmiana danych zawartych w wywiadzie sporządza się aktualizację wywiadu; w przypadku osób korzystających ze stałych form pomocy aktualizację sporządza się nie rzadziej niŜ co 6 miesięcy, mimo braku zmiany danych (art. 107 ust. 4). Z treści §2 ww. rozporządzenia w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego wynika, iŜ wywiad rodzinny przeprowadza się w terminie 14 dni od dnia powzięcia wiadomości o potrzebie przyznania świadczenia z pomocy społecznej. Przepis §7 ww. rozporządzenia określa


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

77

rodzaje dokumentów, na podstawie których ustala się sytuację osobistą, rodzinną, dochodową i majątkową zainteresowanego.

W treści w/w decyzji wyszczególniono kwotę zasiłku okresowego, termin płatności, uzasadnienie przyznania zasiłku zgodnie z art. 7 ustawy o pomocy społecznej, z wyliczeniem dochodu na osobę nieprzekraczającego kryteriów dochodowych określonych w art. 8 ustawy o pomocy społecznej. Jako kryteria dochodowe przyjęto dochód:

− dla osoby samotnie gospodarującej w wysokości nie przekraczającej 477 zł,

− dla osoby w rodzinie w wysokości nie przekraczającej 351 zł - zgodnie z §1 pkt 1 lit. a, b oraz pkt 2 lit. e rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 24 lipca 2006 roku w sprawie zweryfikowania kryteriów dochodowych oraz kwot świadczeń pienięŜnych pomocy społecznej (Dz. U. nr 135, poz. 950).

Sprawdzono listy wypłat zasiłków okresowych nr: 0105/2008, 0203/2008, 0206/2008, 0226/2008, 0232/2008, 0271/2008, 0273/2008, 0274/2008, 0276/2008 oraz 0281/2008 i stwierdzono, Ŝe świadczenia zostały wypłacone w kasie Urzędu Gminy Kobiele Wielkie, a świadczeniobiorcy potwierdzili odbiór zasiłków własnoręcznym podpisem bez wskazania daty. Listy sporządzone zostały przez pracowników Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Kobielach Wielkich, sprawdzone pod względem merytorycznym – przez Skarbnika Gminy Barbarę Pokorę, pod względem formalnym i rachunkowym – przez Izabelę Kot, sprawdzone przez Skarbnika Gminy oraz zatwierdzone do zapłaty przez Wójta Gminy Henryka Więckowskiego. Na listach naniesiono klasyfikację i dekretację.

3. WYDATKI (DOTACJE) NA REALIZACJ Ę ZADAŃ POWIERZONYCH NA PODSTAWIE UMOWY JEDNOSTKOM SPOZA SEKTORA FINANSÓW PUBLICZNYCH - 2008 ROK

Urząd Gminy w Kobielach Wielkich nie ponosił wydatków na realizację zadań powierzonych jednostkom spoza sektora finansów publicznych.

4. DOTACJE NA RZECZ SZKÓŁ NIEPUBLICZNYCH (ART. 90 USTAWY O SYSTEMIE OŚWIATY) - 2008 ROK

Urząd Gminy w Kobielach Wielkich nie udzielał dotacji na rzecz szkół niepublicznych.

5. WYDATKI OSOBOWE

4.1.Wydatki na wynagrodzenia - 2008 rok

Prawidłowo ść ustalania i wypłaty wynagrodze ń na rzecz pracowników jednostki

Według sprawozdania Rb 28 S z wykonania planu wydatków budŜetowych na dzień 31 grudnia 2008 roku wydatki zaplanowane i wykonane w dz. 750 rozdz. 75023 w §§ 4010 i 4040 kształtowały się w kwotach:

§ 4010 – plan – 636.464,00 zł; wykonanie – 631.777,73 zł;

§ 4040 – plan – 42.536,00 zł; wykonanie – 42.535.81 zł.

Na dzień 31 grudnia 2008 roku w Urzędzie Gminy Kobiele Wielkie na podstawie umowy o pracę zatrudnionych było ogółem 25 pracowników, w tym 20 osób zatrudnionych na cały etat; 3 osoby zatrudnione na ½ etatu (2 kierowców samochodów poŜarniczych oraz


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

78

1 opiekun dzieci podczas przewozu do szkół); 1 osoba zatrudniona na 1/5 etatu (komendant ZG OSP); 1 osoba na 5/8 etatu – sprzątaczka. Ponadto w na podstawie umów zlecenia zatrudnionych jest 2 radców prawnych oraz osoba obsługująca BHP.

Kontrolą objęto prawidłowość przyznania kategorii zaszeregowania, stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatków: staŜowego, funkcyjnego i specjalnego dla następujących pracowników Urzędu Gminy Kobiele Wielkie:

1) Więckowski Henryk – Wójt Gminy;

2) Szpruch Józef – Sekretarz Gminy;

3) Pokora Barbara – Skarbnik Gminy;

4) Starostecki Paweł – od dnia 1 grudnia 2008 r. Kierownik Referatu Gospodarki Przestrzennej, Gospodarki Mieniem Komunalnym, Ochrony Środowiska, Inwestycji i zamówień Publicznych, Rolnictwa i Promocji Gminy;

5) Gorzędowska Joanna – z-ca Kierownika USC;

6) Dziębor Ewa – Kierownik Referatu Oświaty;

7) konserwator – zaopatrzeniowiec;

8) sprzątaczka.

Zestawienie danych w zakresie kategorii wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatków specjalnego, funkcyjnego i staŜowego pracowników objętych kontrolą stanowi załącznik nr 27 do protokołu kontroli.

Wynagrodzenie brutto za 2008 rok naliczone dla w/w pracowników Urzędu Gminy stanowiło kwotę – 415.753,87 zł (§ 4010).

Kontrolą objęto listy płac za miesiące czerwiec-sierpień 2008 roku. Objęte kontrolą listy nie budziły zastrzeŜeń kontroli.

W zakresie przyznania kategorii zaszeregowania, stawek wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatków: staŜowego i specjalnego dla wskazanych wyŜej pracowników Urzędu Gminy nieprawidłowości nie stwierdzono. Kontrola wykazała natomiast nieprawidłowości w zakresie przyznania dodatku funkcyjnego dla inspektora Urzędu Gminy Pawła Starosteckiego.

Ustalono, Ŝe angaŜem z dnia 29 czerwca 2007 roku inspektorowi ds. inwestycji, zamówień publicznych i promocji gminy Pawłowi Starosteckiemu Wójt Gminy powierzył z dniem 1 lipca 2007 roku dodatkowe zadanie, tj. kierowanie referatem gospodarki przestrzennej, gospodarki mieniem komunalnym, ochrony środowiska, inwestycji i zamówień publicznych, rolnictwa i promocji gminy; w treści angaŜu zawarto zapis, z którego wynika, Ŝe kierownik referatu kierując pracą podległych pracowników na bieŜąco nadzoruje ich pracę, jest odpowiedzialny za prawidłowe, wnikliwe, terminowe i zgodne z prawem wykonywanie zadań pracowników. Przedmiotowym angaŜem ustalono wynagrodzenie zasadnicze według XIII kat. zaszeregowania, dodatek staŜowy oraz dodatek funkcyjny (…)30. AngaŜem z dnia 29 października 2007 roku – inspektorowi Pawłowi Starosteckiemu ustalono wynagrodzenie od 1 listopada 2007 roku według XII



90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

79

kat. zaszeregowania, dodatek funkcyjny (…)31 i dodatek staŜowy. Z kolejnych angaŜy z 2008 roku określających wynagrodzenie zasadnicze oraz dodatki funkcyjny i staŜowy wynika, Ŝe Panu Pawłowi Starosteckiemu powierzono stanowisko Kierownika Referatu.

Akta kontroli od nr 72 do nr 73.

W świetle powyŜszych ustaleń stwierdzono, Ŝe ustalenie dla inspektora Pana Pawła Starosteckiego angaŜem z dnia 29 czerwca 2007 roku i z dnia 29 października 2007 roku dodatku funkcyjnego naruszało przepisy rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich z dnia 2 sierpnia 2005 roku (Dz. U. nr 146,poz. 1223 ze zm.).Z § 6 ust.1 rozporządzenia wynika, Ŝe dodatek funkcyjny przysługuje pracownikom zatrudnionym na stanowiskach związanych z kierowaniem zespołem, radcy prawnemu oraz kierownikowi urzędu stanu cywilnego. Zgodnie z tabelą VI stanowisk pracowniczych wspólnych dla wszystkich urzędów załącznika nr 3. Wykaz stanowisk pracowniczych, w tym pracowników zatrudnionych na kierowniczych stanowiskach urzędniczych i stanowiskach urzędniczych, szczegółowe wymagania kwalifikacyjne, kwoty wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego - dla stanowiska inspektor nie przewidziano dodatku funkcyjnego.

Wskazać naleŜy, iŜ przepisy § 8 powołanego wyŜej rozporządzenia stanowią, iŜ w przypadku okresowego zwiększenia obowiązków słuŜbowych lub powierzenia dodatkowych zadań o wysokim stopniu złoŜoności lub odpowiedzialności pracownikowi moŜe być przyznany dodatek specjalny na czas określony, nie dłuŜszy niŜ rok. Dodatek specjalny moŜe być przyznany na czas określony, nie dłuŜszy niŜ rok, równieŜ ze względu na charakter pracy i zakres wykonywanych zadań.

Kontrola wykazała ponadto, Ŝe w związku z awansem na stanowisko Kierownika Referatu Wójt Gminy nie ustalił zakresu czynności, obowiązków i odpowiedzialności dla Pana Pawła Starosteckiego. Aktualny zakres obowiązków Pana Pawła Starosteckiego ustalony był dla stanowiska inspektora ds. inwestycji, zamówień publicznych i promocji gminy i przyjęty do wiadomości i stosowania przez zainteresowanego w dniu 1 lutego 2007 roku.

Premie i nagrody uznaniowe

W kontrolowanej jednostce nie utworzono funduszu premiowego; nie ustalono równieŜ w powyŜszym zakresie Regulaminu.

Zarządzeniem nr 38/2005 z dnia 29 sierpnia 2005 roku Wójt Gminy Kobiele Wielkie ustalił Regulamin przyznawania nagród z funduszu płac dla pracowników Urzędu Gminy. Pracownikowi moŜe być przyznana nagroda z funduszu płac za wzorowe wypełnianie swoich obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej jakości, po przepracowaniu przez pracownika co najmniej 2 miesięcy. Wysokość przyznanych pracownikom nagród Wójt Gminy konsultuje z Sekretarzem Gminy i Skarbnikiem. Termin wypłaty nagród ustala Wójt Gminy.



90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

80

W roku 2008 ogólna kwota nagród uznaniowych wypłaconych na rzecz pracowników jednostki wynosiła – 6.325,00 zł, w tym: dla pracowników administracji wynagradzanych ze środków klasyfikowanych w dziale:

• 750 rozdz. 75023 – ogólna kwota nagród uznaniowych w 2008 roku wynosiła – 4.900,00 zł;

• 754 rozdz. 75412 – ogólna kwota wypłaconych nagród stanowiła kwotę – 400,00 zł;

• 801 rozdz. 80113 - ogólna kwota wypłaconych nagród stanowiła kwotę – 125,00 zł;

• 900 rozdz. 90095 - ogólna kwota wypłaconych nagród stanowiła kwotę – 900,00 zł.

Wypłata odpraw i ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

W 2008 roku nie wypłacano odpraw emerytalnych na rzecz pracowników kontrolowanej jednostki.

Ekwiwalenty za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wypłacone były na rzecz:

(…)32 Akta kontroli od nr 74 do nr 85.

4.2. Zakładowy Fundusz Świadcze ń Socjalnych

Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych wprowadzony został zarządzeniem nr 1/2000 Wójta Gminy Kobiele Wielkie z dnia 3 marca 2000 roku. Do korzystania ze świadczeń uprawnieni są pracownicy zatrudnieni w pełnym wymiarze czasu pracy, w niepełnym wymiarze czasu pracy, pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych i zdrowotnych, emeryci i renciści – byli pracownicy Urzędu Gminy. Środki Funduszu przeznacza się na wypoczynek zorganizowany (wczasy, kolonie, obozy), wypoczynek zorganizowany we własnym zakresie, działalność kulturalno-oświatową organizowaną dla pracowników, pomoc finansową w przypadkach losowych, zakup bonów towarowych.

Naliczenie składek na ZFŚS na 2008 roku stanowiło kwotę – 25.198,17 zł, w tym odprowadzono w dniach: 28 maja 2008 roku – 22.476,33 zł (przelew z dnia 28 maja 2008 roku poz. księgowa PK 270/13-22/4190-4199) i w dniu 30 grudnia 2008 roku – 2.719,84 zł; ogółem 25.196,17 zł; poz. księgowa PK 685/8/10635.

4.3. Wydatki na podró Ŝe słu Ŝbowe pracowników - 2008 rok

W roku 2008 wydatki na podróŜe słuŜbowe krajowe pracowników kontrolowanej jednostki klasyfikowane w dz. 750 rozdz. 75023 § 441 - stanowiły kwotę – 21.239,60 zł (plan – 22.000,00 zł). W badanym okresie z budŜetu gminy nie wydatkowano środków finansowych klasyfikowanych w dz. 750 rozdz. 75023 § 4440 na podróŜe słuŜbowe zagraniczne pracowników Urzędu Gminy Kobiele Wielkie.



90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

81

4.4. Wydatki na wypłaty diet i zwrot kosztów podró Ŝy słu Ŝbowych dla radnych oraz członków władz jednostek pomocniczych - 2008 rok

Zasady wypłaty diet

W dniu 27 listopada 2006 roku Rada Gminy Kobiele Wielkie podjęła uchwałę nr I/4/06 w sprawie ustalenia diet radnych. Przedmiotową uchwałą diety radnych ustalone zostały w wysokości:

1) dla Przewodniczącego Rady Gminy – 1.000 zł miesięcznie;

2) dla Wiceprzewodniczącego Rady Gminy – 500 zł miesięcznie;

w przypadku objęcia lub zaprzestania pełnienia w/w funkcji w trakcie miesiąca kalendarzowego bez względu na przyczyny dieta przysługuje w wysokości 1/30 za kaŜdy dzień pełnienia funkcji. Za kaŜdą nieobecność Przewodniczącego i Wiceprzewodniczącego Rady Gminy na sesji potrąca się 10 % z wysokości naleŜnej im kwoty.

3) dla Przewodniczących Komisji Rady Gminy za udział w posiedzeniu Komisji, której przewodniczą – 150% diety radnego, tj. 150 zł;

4) dla Wiceprzewodniczących Komisji Rady Gminy za udział w posiedzeniu Komisji – 130% diety radnego, tj. 130 zł;

5) dla pozostałych radnych za udział w posiedzeniach Rady Gminy oraz w komisjach, a takŜe dla Przewodniczących i Wiceprzewodniczących Komisji za udział w posiedzeniu Rady Gminy oraz w posiedzeniach komisji, do której zostali powołani jako członkowie – 100 zł.

Prawidłowość wypłaty diet

W roku 2008 plan i wykonanie wydatków w dziale 750 rozdz. 75022 § 3030 tytułem diet dla radnych kształtowały się w kwotach: plan – 45.500,00 zł; wykonanie – 45.320,00 zł.

Kontrolą objęto prawidłowość wypłaty diet dla radnych na ogólną kwotę – 22.210,00 zł za udział w sesjach Rady Gminy oraz za udział w posiedzeniach Komisji Rady Gminy.

Zestawienie list wypłat diet radnych stanowi załącznik nr 28 do protokołu kontroli.

Stwierdzone w toku kontroli nieprawidłowości dotyczyły w szczególności:

1) braku numerów i daty sporządzenia poszczególnych list; 2) braku daty potwierdzenia odbioru gotówki przez poszczególnych radnych; 3) stwierdzono przypadki, iŜ w listach wypłaty diet uwzględniano nazwiska radnych

nieobecnych na sesjach Rady Gminy lub posiedzeniach komisji, którym, zgodnie z zasadami wypłaty diet dla radnych określonych w/w uchwałą Rady Gminy - dieta nie przysługuje. Jakkolwiek kontrola nie wykazała wypłaty diet na rzecz tychŜe osób, to jednak ujmowanie ich na listach do wypłaty (z adnotacją nieobecny) nie znajduje uzasadnienia.

Oświadczenia radnych o stanie majątkowym

W zakresie realizacji obowiązku składania oświadczeń o stanie majątkowym stwierdzono, iŜ zgodnie z przepisami ustawy o samorządzie gminnym – Radni Gminy Kobiele Wielkie złoŜyli oświadczenia o stanie majątkowym w terminie określonym w art. 24 h ww. ustawy, tj. do dnia 30 kwietnia 2007 roku.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

82

6. WYDATKI NA DOSTAWY MATERIAŁÓW I USŁUG

Dostawa oleju opałowego na potrzeby Gminy Kobiele Wielkie w 2008 roku – przetarg nieograniczony.

1. Wartość zamówienia ustalona została na kwotę 147.000,00 zł netto (równowartość 33.508,09 euro) w oparciu o łączne zapotrzebowanie na olej opałowy ustalone na podstawie zuŜycia w latach ubiegłych. Z informacji zamawiającego wynika, Ŝe przewidywane zapotrzebowanie na olej opałowy na 2008 rok kształtuje się na ok. 60.000 litrów, w tym na potrzeby Urzędu Gminy – 25.000 litrów, na potrzeby Publicznego Gimnazjum – 15.000 litrów, dla Gminnego Ośrodka Kultury – 12.000 litrów i dla Gminnej Biblioteki Publicznej – 8.000 litrów. Średnia cena oleju na rynku lokalnym kształtuje się na poziomie 2,99 zł brutto/1 litr, a u producentów oleju od 2,68 zł – 2,71 zł brutto/1 litr.

W dniu 3 grudnia 2007 roku Komisja Przetargowa przedstawiła Wójtowi Gminy wniosek o zatwierdzenie trybu i dokumentów dotyczących postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę oleju opałowego. Wniosek został zatwierdzony pozytywnie.

2. Specyfikację istotnych warunków zamówienia Wójt Gminy zatwierdził w dniu 3 grudnia 2007 roku. Zgodnie ze specyfikacją przedmiotem zamówienia jest sukcesywna dostawa oleju opałowego lekkiego o określonych parametrach w ilości około 60.000 litrów na potrzeby Gminy Kobiele Wielkie. Realizacja zamówienia następować będzie kaŜdorazowo na podstawie składanych przez zamawiającego zamówień częściowych, określających zapotrzebowanie na ilość opału. Specyfikacja dostępna była na stronie internetowej Gminy Kobiele Wielkie oraz w siedzibie zamawiającego.

3. W dniu 3 grudnia 2007 roku ogłoszenie o zamówieniu na dostawę oleju opałowego przesłane zostało do Urzędu Zamówień Publicznych i opublikowane w Biuletynie Zamówień Publicznych pod numerem 238342-2007 oraz zamieszczone w Biuletynie Informacji Publicznej; ogłoszenie wywieszono na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy w okresie 3-12 grudnia 2007 roku. Termin składania ofert ustalono do dnia 12 grudnia 2007 roku, godz. 900; kryteria oceny ofert – najniŜsza cena.

4. Stosownie do wymogu określonego art. 17 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych – w dniu 12 grudnia 2007 roku członkowie komisji przetargowej oraz Wójt Gminy złoŜyli oświadczenia o braku okoliczności wymienionych w art. 17 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych skutkujących wyłączeniem z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

5. W terminie wyznaczonym przez zamawiającego wpłynęły oferty:

a) SIEMIŃSKI Sp. z o.o. Blok Dobryszyce – cena za jeden litr oleju opałowego: netto – 2,10 zł, brutto – 2,56 zł; cena brutto za 60.000 litrów – 153.600 zł;

b) KLASZ Sp. z o.o. Kodrąb - cena za jeden litr oleju opałowego: netto – 2,09 zł, brutto – 2,55 zł; cena brutto na 60.000 litrów – 153.000 zł.

Z protokołu Komisji Przetargowej wynika, Ŝe w dniu 12 grudnia 2007 roku o godz. 934 złoŜona została równieŜ oferta firmy Bemar Sp. z o.o. z Gliwic, która - jako wniesiona po upływie wyznaczonego terminu – stosownie do art. 84 ust.2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2007 roku, Dz. U. nr 223, poz. 1655 ze zm.) podlega zwrotowi po upływie terminu przewidzianego na wniesienie protestu. Ponadto z protokołu Komisji Przetargowej wynika, Ŝe odrzuceniu na podstawie art. 89 ust.1 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych podlega oferta firmy KLASZ Sp. z o.o. z Kodrębie. Z uzasadnienia wynika, Ŝe wszystkie wymagane od wykonawcy dokumenty nie spełniały wymagań


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

83

zamawiającego określonych w pkt 10.3 lit. „b” i „c” specyfikacji istotnych warunków zamówienia, a mianowicie dokumenty wymagane przez zamawiającego zostały podpisane przez Pana Piotra Walocha nie posiadającego pełnomocnictwa do reprezentowania wykonawcy w tym zakresie. Z wypisu z Krajowego Rejestru Sądowego wynika, Ŝe osobą uprawnioną do reprezentowania firmy KLASZ jest Pan Miron Stanisław Klasz.

W dniu 18 grudnia 2007 roku Wójt Gminy zaakceptował wniosek Komisji Przetargowej dotyczący wyboru oferty złoŜonej przez firmę SIEMIŃSKI Sp. z o.o. za cenę 153.600,00 zł. Pismem znak PN 341/07/07 z dnia 18 grudnia 2007 roku oferentów poinformowano o wyborze oferty. Dostawcę, którego ofertę wybrano poinformowano, Ŝe podpisanie umowy nastąpi w dniu 31 grudnia 2007 roku. Ogłoszenie o zamówieniu zamieszczono w Biuletynie Informacji Publicznej w dniu 18 grudnia 2007 roku oraz na tablicy ogłoszeń zamawiającego.

6. Umowę nr 341/07/07 zawarto z wybranym wykonawcą w dniu 31 grudnia 2007 roku. Cenę brutto 1 litra oleju opałowego określono na kwotę 2,56 zł; cena obejmuje koszt transportu i rozładunku. Maksymalna wysokość wynagrodzenia na dostawę całego przedmiotu zamówienia stanowi kwotę 153.600,00 zł brutto. Strony umowy przewidziały, ze cena umowy moŜe ulec zmianie w przypadku zmiany cen oleju opałowego przez producenta oraz zmiany przepisów prawnych powodujących zmianę wysokości cen oleju opałowego. Zapłata za zrealizowane zlecenie nastąpi na podstawie faktury VAT wystawionej przez wykonawcę w oparciu o protokół odbioru. Termin realizacji umowy ustalono od dnia podpisania do dnia 31 grudnia 2008 roku.

Ogłoszenie o zamówieniu zamieszczono w dniu 3 stycznia 2008 roku w BZP nr ogłoszenie 1278-2008; w BIP w dniu 3 stycznia 2008 roku i na tablicy ogłoszeń zamawiającego.

7. Zgodnie z wystawionymi fakturami 2008 roku dostawca dostarczył ogółem 48.139 litrów oleju opałowego na ogólną kwotę – 126.909,00 zł, w tym za olej opałowy dla Urzędu Gminy w ilości 23.100 litrów na ogólną kwotę – 61.899,20 zł; dla Gminnego Ośrodka Kultury w ilości 6170 litrów na ogólną kwotę 16.517,00 zł; dla Publicznego Gimnazjum w ilości 13260 litrów na ogólną kwotę – 33.393,80 zł i dla Gminnej Biblioteki Publicznej w ilości 5600 litrów na ogólną kwotę – 15.099,00 zł.

W toku kontroli stwierdzono, Ŝe faktury wystawione za dostawę oleju opałowego dla jednostek organizacyjnych Gminy Kobiele Wielkie, tj. dla Gminnego Ośrodka Kultury i dla Gminnej Biblioteki Publicznej zatwierdzane były do zapłaty przez Wójta Gminy Henryka Więckowskiego. Działanie to stanowi naruszenie przepisów art. 4 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, zgodnie z którym, kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, w tym z tytułu nadzoru, równieŜ w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą. Stosownie do art. 17 ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity z 2001 roku, Dz. U. nr 13,poz. 123 ze zm.) instytucją kultury zarządza i reprezentuje ją na zewnątrz Dyrektor. Poza tym w myśl art. 27 ust. 1 w/w ustawy instytucja kultury gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę w ramach posiadanych środków, kierując się zasadami efektywności ich wykorzystania.

Zestawienie faktur wystawionych przez Sp. z o.o. SIEMIŃSKI za dostawę oleju opałowego stanowi załącznik nr 29 do protokołu kontroli.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

84

7. WYDATKI INWESTYCYJNE

Plan i wykonanie wydatków inwestycyjnych w latach 2 007 – 2008

2007 rok 2008 rok

Dział Rozdział Paragraf Plan po zmianach

(zł)

Wykonanie

(zł)

Plan po zmianach

(zł)

Wykonanie

(zł)

010 01010 6050 871.709 710.257 68.000 58.315

600 60016 6050 165.000 129.121 892.000 888.250

600 60017 6050 480.000 519.034 93.000 91.941

754 75412 6050 55.000 4.947 335.000 5.399

801 80101 6050 7.900 45 - -

851 85121 6050 - - 165.000 9.175

900 90015 6050 - - 24.000 20.552

921 92109 6050 68.669 68.212 30.000 3.316

Razem x x 1.648.278 1.431.616 1.607.000 1.076.948

Wydatki budŜetowe ogółem x x 8.936.342 8.407.534 9.937.805 9.165.071

% udziału wydatków inwestycyjnych w wydatkach ogółem

x x 18,44% 17,03% 16,17% 11,75%

Źródła finansowania realizowanych inwestycji w latac h 2007-2008

W badanym okresie środki finansowe przeznaczone na realizację zadań inwestycyjnych kształtowały się w kwotach: 2007 rok – 1.431.616,00 zł, a w 2008 roku – 1.076.948 zł.

W roku 2007 zadania inwestycyjne realizowane były ze środków własnych oraz pochodzących z dotacji budŜetu państwa – w kwocie 75.000,00 zł oraz z dotacji z funduszy celowych w kwocie – 239.000,00 zł.

W 2008 roku na realizację zadań inwestycyjnych Gmina otrzymała dotację z budŜetu państwa w kwocie 30.000,00 zł.

Ewidencja ksi ęgowa wydatków inwestycyjnych

Ewidencja księgowa wydatków inwestycyjnych prowadzona jest na kontach księgowych jednostki. Wydatki inwestycyjne ewidencjonowane były na koncie 130 – Rachunek bieŜący wydatków, a koszty związane z realizacją inwestycji na koncie 080 „Inwestycje”, słuŜącym do ewidencji kosztów inwestycji rozpoczętych, ponoszonych w toku ich wykonania oraz do rozliczenia kosztów inwestycji na uzyskane efekty. Na koncie 080 przewidziano równieŜ rozliczanie kosztów zakupu gotowych środków trwałych. Ewidencja analityczna prowadzona jest w podziale na realizowane w danym roku budŜetowym zadania inwestycyjne roczne i wieloletnie, odrębnie dla kaŜdej inwestycji.

Na dzień 31 grudnia 2007 roku saldo Wn konta 080 wyraŜało wartość – 144.399,19 zł, a na dzień 31 grudnia 2008 roku – 196.104,21 zł.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

85

Organizacja procesu inwestycyjnego (planowanie i na dzór)

W kontrolowanej jednostce sprawy związane z organizacją procesu inwestycyjnego przypisane zostały w Regulaminie Organizacyjnym do zakresu działania Referatu Gospodarki Przestrzennej, Gospodarki Mieniem Komunalnym, Ochrony Środowiska, Inwestycji i Zamówień Publicznych, Rolnictwa, Sportu i Promocji Gminy. Zadania Referatu w powyŜszym zakresie dotyczą:

• opracowywania wieloletnich i rocznych załoŜeń inwestycyjnych;

• realizacji zagadnień związanych z etapem przygotowania rozpoczęcia inwestycji;

• organizacji nadzoru inwestorskiego nad wykonaniem obiektów inwestycyjnych;

• rozliczania zadań inwestycyjnych oddawanych do uŜytku;

• rozliczania wykonawców z powierzonych materiałów zakupionych przez gminę;

• prowadzenia ewidencji realizowanych inwestycji.

Ponadto do zadań Referatu naleŜy podejmowanie działań zmierzających do pozyskiwania środków finansowych z funduszy pomocowych na realizację zdań inwestycyjnych, prowadzenie spraw związanych z udzielaniem zamówień publicznych i gromadzenie dokumentacji w tym zakresie, przygotowywanie umów w sprawie zamówień publicznych.

Sprawy związane z organizacją procesu inwestycyjnego i udzielaniem zamówień publicznych powierzono Panu Pawłowi Starosteckiemu – inspektorowi ds. inwestycji, zamówień publicznych i promocji zakresem czynności z dnia 1 lutego 2007 roku.

Kontrola realizacji wybranych inwestycji

Modernizacja drogi gminnej w sołectwie Cieszątki – przetarg nieograniczony o wartości 39.114,49 euro.

1. Wykonanie dokumentacji takiej jak: projekt budowlano-wykonawczy wraz z kosztorysem inwestorskim oraz przedmiarem robót remontu drogi gminnej w miejscowości Cieszątki na odcinku 1120 mb zlecono na podstawie umowy z dnia 15 marca 2008 roku Panu Zdzisławowi Barańskiemu (uprawnienia do projektowania w specjalności konstrukcyjno-budowlanej nr 14/01/WŁ) za wynagrodzeniem 2.000 zł netto + 22 % podatek VAT. Termin realizacji zadania określono na okres 1 miesiąca od dnia podpisania umowy. Wykonawca zobowiązany został do wykonania dokumentacji w wersji papierowej (3 egz.) i w wersji elektronicznej (1 egz.). Projekt budowlany oraz kosztorys inwestorski opracowane zostały w dniu 16 marca 2007 roku). Wartość kosztorysowa zadania określona została na kwotę – 153.581,45 zł. Kontrolującym przedstawiono równieŜ drugi kosztorys inwestorski sporządzony równieŜ przez Pana Zdzisława Barańskiego (opatrzony datą 20 marca 2008 roku) według którego, wartość kosztorysowa zadania określona została na kwotę – 171.595,30 zł. W powyŜszej sprawie wyjaśnienia do protokołu kontroli złoŜyli Wójt Gminy Henryk Więckowski i wykonawca kosztorysu inwestorskiego Zdzisław Barański. Z wyjaśnienia Wójta Gminy wynika m.in., Ŝe po przeanalizowaniu kosztorysu inwestorskiego z dnia 16 marca 2007 roku zamawiający uznał, iŜ w poz. 5 i 6 kosztorysu naleŜy zmienić rodzaj kruszywa z naturalnego na łamane. W związku z tym wykonawca dokumentacji dokonał odpowiednich zmian wykonując nowy kosztorys inwestorski i kosztorys „ślepy” opatrzony datą 20 marca 2007 roku. Na powyŜsze okoliczności powołuje się w wyjaśnieniu równieŜ wykonawca kosztorysu


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

86

Zdzisław Barański, który poza tym nadmienia, Ŝe zmieniona dokumentacja została zaakceptowana i odebrana w Urzędzie Gminy Kobiele Wielkie przez pracownika Urzędu zgodnie z protokołem zdawczo-odbiorczym. Nawiązując do powyŜszych wyjaśnień wskazać naleŜy, iŜ kosztorys inwestorski z dnia 16 marca 2007 roku określający wartość robót na kwotę 153.581,45 zł (netto) zatwierdzony został przez Wójta Gminy Henryka Więckowskiego, co wskazuje, Ŝe zamawiający nie wnosił do treści tego kosztorysu Ŝadnych uwag.

Wyjaśnienia Wójta Gminy Henryka Więckowskiego z dnia 5 marca 2009 roku oraz Zdzisława Barańskiego z dnia 5 marca 2009 roku w sprawie kosztorysów inwestorskich stanowią załącznik nr 30 do protokołu kontroli.

2. W dniu 11 kwietnia 2007 roku Gmina Kobiele Wielkie zgłosiła w Starostwie Powiatowym w Radomsku zamiar wykonania robót budowlanych nie wymagających decyzji o pozwoleniu na budowę. W odpowiedzi na powyŜsze zgłoszenie Wydział Geodezji, Budownictwa i Architektury Starostwa Powiatowego w Radomsku pismem z dnia 13 kwietnia 2007 roku poinformował, Ŝe nie wnosi sprzeciwu w sprawie wykonania robót budowlanych polegających na przebudowie drogi gminnej w obrębie istniejącego pasa drogowego w m. Cieszątki.

3. W dniu 3 kwietnia 2007 roku Wójt Gminy zatwierdził wniosek Komisji Przetargowej w sprawie zatwierdzenia trybu i dokumentów w postępowaniu u udzielenie zamówienia publicznego na realizację zadania pn. modernizacja drogi gminnej w sołectwie Cieszątki. Ogłoszenie o wszczęciu postępowania z dnia 3 kwietnia 2007 roku podpisane zostało przez Wójta Gminy; ogłoszenie spełnia wymogi określone w art. 41 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity z 2007 roku, Dz. U. nr 223, poz. 1065 ze zm.). W dniu 3 kwietnia 2007 roku ogłoszenie zamieszczono w BZP nr ogłoszenia OWP/2007/04/03-808566; opublikowano w BIP oraz wywieszono na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Gminy w okresie od 3 kwietnia do 17 kwietnia 2007 roku. Termin składania ofert wyznaczono do dnia 17 kwietnia 2007 roku; kryteria oceny ofert – cena 100%; termin realizacji zadania – 31 sierpnia 2007roku; zamawiający nie wymagał wniesienia wadium w przedmiotowym postępowaniu.

4. Specyfikację istotnych warunków zamówienia zatwierdził Wójt Gminy Henryk Więckowski w dniu 3 kwietnia 2007 roku. Siwz zamieszczona była na stronie internetowej jednostki oraz dostępna u zamawiającego za zaliczeniem pocztowym. W rozdziale 3 siwz zapisano, Ŝe przedmiotem zamówienia jest wykonanie: nawierzchni jezdni o szerokości 4,5m i pow. 2025m2 o nawierzchni z betonu asfaltowego o grubości warstwy ścieralnej 3,0cm i warstwy wiąŜącej – 3,0 cm; nawierzchni jezdni o szerokości 4,3 m i pow. 2150,0m2 z betonu asfaltowego o warstwie ścieralnej 3,0 cm i warstwie wiąŜącej 3,0 cm oraz jednostronne poszerzenie istniejącej nawierzchni jezdni o szerokości 3,5 m na odcinku 170 m, polegające na dwukrotnym powierzchniowym utrwaleniu z asfaltu D-200 i grysem kamiennym i podbudowie z kruszywa łamanego; szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawarty jest w przedmiarze robót (kosztorysie ślepym) stanowiącym załącznik do siwz.

5. Zarządzeniem nr 19/2006 z dnia 29 grudnia 2006 roku Wójt Gminy powołał komisję przetargową do przeprowadzania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w Urzędzie Gminy Kobiele Wielkie oraz ustalił regulamin pracy komisji przetargowej (załącznik do zarządzenia). Stosownie do wymogu określonego art. 17 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych – w dniu 17 kwietnia 2007 roku członkowie komisji przetargowej oraz Wójt Gminy złoŜyli oświadczenia o braku okoliczności wymienionych w art. 17 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych skutkujących wyłączeniem z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

87

6. W wyznaczonym przez zamawiającego terminie wpłynęła jedna oferta firmy Przedsiębiorstwo Robót Drogowo-Mostowych Sp. z o.o. w Radomsku za cenę netto – 153.063,37 zł (brutto 186.737,31 zł. Przedmiotowa oferta spełniała określone przez zamawiającego warunki udziału w postępowaniu. W dniu otwarcia ofert zamawiający poinformował, Ŝe na realizację zadania przeznacza kwotę brutto 188.000,00 zł. Pismem z dnia 23 kwietnia 2007 roku Komisja Przetargowa przedstawiła Wójtowi Gminy wyniki postępowania i jednocześnie zaproponowała wybór złoŜonej w postępowaniu oferty firmy PRDM z Radomska za cenę brutto 186.737,31 zł.

7. Pismem z dnia 23 kwietnia 2007 roku poinformowano oferenta o wyborze oferty oraz powiadomiono, Ŝe umowa o wykonanie zadania podpisana zostanie w dniu 14 maja 2007 roku. Ogłoszenie o wyborze oferty zamieszczono w BIP w dniu 23 kwietnia 2007 roku i wywieszono na tablicy ogłoszeń zamawiającego – do dnia 23 maja 2007 roku.

8. W dniu 14 maja 2007 roku z wybranym wykonawcą zawarto umowę nr PN/341/01/2007 o wykonanie modernizacji drogi w sołectwie Cieszątki – zgodnie z zakresem rzeczowym zadania wynikającym ze specyfikacji istotnych warunków zamówienia, stanowiącej integralną część umowy. Termin wykonania zadania ustalono od dnia podpisania umowy do dnia 31 sierpnia 2007 roku. Za wykonanie przedmiotu umowy ustalono wynagrodzenie w kwocie brutto 186.737,31 zł. Rozliczenie z wykonawcą nastąpi na podstawie faktury wystawionej w oparciu o protokół odbioru końcowego robót podpisany przez komisję powołaną przez zamawiającego składającą się z przedstawicieli stron umowy. Termin gwarancji i rękojmi na wykonane roboty budowlane ustalony został na okres 36 miesięcy od daty podpisania protokołu odbioru końcowego robót. Wykonawca zobowiązany został do wniesienia zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy w wysokości 5 % wartości zadania brutto – do czasu zawarcia umowy.

Zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy wniesione zostało przez wykonawcę robót w postaci gwarancji ubezpieczeniowej (nr 150400/13/054/417/2007 z dnia 10 maja 2007 roku) na kwotę 9.336,87 zł na okres od 14 maja 2007 roku do dnia 30 września 2007 roku. Na okres od 1 września 2007 roku do dnia 15 września 2010 roku wykonanie umowy zabezpieczono kwotą 2.801,06 zł zagwarantowaną przez Towarzystwo Ubezpieczeń i Reasekuracji CIGNA STU S.A. w Warszawie wyraŜoną w gwarancji ubezpieczeniowej nr 150600/13/054/418/2007 z dnia 10 maja 2007 roku.

9. Ogłoszenie o zawarciu umowy zamieszczono w dniu 15 maja 2007 roku w BZP – nr ogłoszenia OZU/2007/05/15-2264568, wywieszono na tablicy ogłoszeń w terminie 15 maja do 14 czerwca 2007 roku oraz zamieszczono w Biuletynie Informacji Publicznej w dniu 15 maja 2007 roku.

10. Na okoliczność wykonania zadania sporządzono w dniu 21 czerwca 2007 roku protokół odbioru końcowego robót; w odbiorze zadania uczestniczyli przedstawiciele zamawiającego i wykonawcy; komisja dokonała odbioru robót według pozycji podanych w kosztorysie ofertowym poprzez pomiary w terenie oraz ocenę jakościową robót. Wartość wykonanych robót wyceniono na kwotę 186.737,31 zł brutto. W rozliczeniu za wykonanie zadania wykonawca wystawił w dniu 21 czerwca 2007 roku fakturę nr 00015/06/2007 na kwotę brutto 186.737,31 zł; termin zapłaty wg faktury – 21 lipca 2007 roku (data wpływu do Urzędu Gminy 22 czerwca 2007 roku). Zapłacono przelewem w dniu 28 czerwca 2007 roku ze środków zabezpieczonych w dz. 600 rozdz. 60016 § 6050; według opisu na dowodzie księgowym operację ujęto na kontach Wn 080/Ma 130, w urządzeniach księgowych operację zapisano na kontach Wn 080/Ma 130 i Wn 800/Ma 810 poz. księgowa 359/19-20. W dniu 16 sierpnia 2007 roku wystawiono dowód OT nr 10/2007, którym ogólny koszt wytworzenia środka trwałego określono na kwotę 194.916,63 zł. Wg dekretacji zawartej na dowodzie OT operację ujęto na kontach Wn 011/Ma 800 i


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

88

zapisano pod pozycją księgową 466/1-2; według ewidencji dziennika w/w operacja zapisana została pod poz. księgową 466/3-4. Analiza zapisów w dzienniku wykazała, Ŝe pod poz. księgową 466/1-2 ujęto operację finansową dotyczącą przeksięgowania kosztów inwestycyjnych w kwocie 90.213,61 zł na podstawie dowodu OT nr 9/2007(przekazanie środka trwałego); operację zapisano na kontach Wn 011/Ma 080 i Wn 800-200/Ma 800-100.

11. Nadzór inwestorski

Pełnienie nadzoru inwestorskiego powierzono Panu Zdzisławowi Barańskiemu na podstawie umowy z dnia 2 maja 2007 roku. Na okoliczność wyboru inspektora nadzoru nie stosowano przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, bowiem wartość udzielonego zamówienia nie przekraczała kwoty 6.000 euro. Wynagrodzenie ustalone zostało w wysokości 2.614,32 zł brutto.

Za wykonanie przedmiotu umowy inspektor nadzoru wystawił w dniu 6 sierpnia 2007 roku fakturę nr 11/08/2007 na kwotę 2.614,32 zł brutto; zapłacono przelewem w dniu 16 sierpnia 2007 roku ze środków ujętych w dz. 600 rozdz. 60017 § 6050; według dekretacji zawartej w fakturze operację ujęto na kontach Wn 080/Ma 130; według ewidencji księgowej operację ujęto na kontach Wn080/Ma 130 i Wn 810/Ma 800 pod poz. księgową 463/13.

12. Zabezpieczenie środków w budŜecie Gminy na realizację zadania

Środki finansowe na realizację zadania zabezpieczone były w budŜecie Gminy uchwałą nr IV/15/07 Rady Gminy Kobiele Wielkie z dnia 30 marca 2007 roku; zgodnie z załącznikiem nr 9a zadania inwestycyjne w 2007 roku do w/w uchwały na realizację zadania zaplanowano środki w kwocie 200.000 zł w dz. 600 rozdz. 60016 § 6050. Uchwałą nr V/27/07 z dnia 8 maja 2007 roku Rada Gminy zmniejszyła plan wydatków inwestycyjnych na powyŜsze zadanie o kwotę 3.000 zł; plan po zmianach 197.000,00 zł.

Przebudowa drogi w miejscowości Kobiele Małe – przetarg nieograniczony.

1. Wykonanie dokumentacji technicznej i kosztorysu inwestorskiego powierzono na podstawie umowy z dnia 2 kwietnia 2007 roku Firmie Remontowo Budowlanej Dróg i Ulic „POZIOM” Eugeniusz Mądry z Radomska za cenę 14.500,00 zł brutto. Przekazanie dokumentacji zamawiającemu nastąpiło w dniu 16 kwietnia 2007 roku. Aktualizacji kosztorysu inwestorskiego dokonał Paweł Wieczorek (uprawnienia budowlane LOD/438/ZHOD/05) na podstawie umowy zawartej w dniu 4 kwietnia 2008 roku. Wartość kosztorysowa robót określona została na kwotę - 611.621,99 zł netto (brutto 746.246,43 zł), co stanowi równowartość 157.752,44 euro.

2. W dniu 27 marca 2008 roku Gmina Kobiele Wielkie zgłosiła do Starostwa Powiatowego w Radomsku zamiar wykonania robót budowlanych nie wymagających decyzji o pozwoleniu na budowę. Przedmiotem zgłoszenia są roboty drogowe polegające na przebudowie drogi w istniejącym pasie drogowym.

3. W dniu 25 czerwca 2008 roku komisja przetargowa wystąpiła do Wójta Gminy z wnioskiem o zatwierdzenie trybu przetargu nieograniczonego i projektów dokumentów (ogłoszenia o zamówieniu i specyfikacji istotnych warunków zamówienia) dotyczących postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na zadanie pn. przebudowa drogi gminnej w miejscowości Kobiele Małe (odcinek II).

4. Ogłoszenie o zamówieniu publicznym podpisał w dniu 25 czerwca 2008 roku Wójt Gminy Henryk Więckowski. Ogłoszenie spełnia wymogi określone w art. 41 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych. Ogłoszenie zamieszczono


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

89

w Biuletynie Zamówień Publicznych z numerem 139813-2008 w dniu 25 czerwca 2008 roku; wywieszono na tablicy ogłoszeń do dnia 17 lipca 2008 roku oraz zamieszczono w Biuletynie Informacji Publicznej w dniu 25 czerwca 2008 roku. Termin realizacji zamówienia – 60 dni; wadium – 12.000 zł; kryteria oceny ofert – najniŜsza cena; termin składania ofert – 17 lipca 2008 roku.

5. Specyfikację istotnych warunków zamówienia Wójt Gminy zatwierdził dniu 25 czerwca 2008 roku. Przedmiotem zamówienia jest budowa drogi gminnej w miejscowości Kobiele Małe, odcinek II o długości 1911,50 mb polegająca na poszerzeniu jezdni do szerokości 4,5 m oraz oczyszczeniu nawierzchni i skropieniu asfaltem, wyrównanie zgodnie z tabelą wyrównań z betonu asfaltowego grysowo-Ŝwirowego, wykonanie warstwy wiąŜącej z betonu asfaltowego grysowo-Ŝwirowego grubości 4 cm i warstwy ścieralnej z betonu asfaltowego grysowo-Ŝwirowego. Siwz dostępna była w siedzibie zamawiającego i na stronie internetowej zamawiającego.

6. W ustalonym przez zamawiającego terminie wpłynęły oferty:

• nr 1 – STRABAG Sp. z o.o. w Warszawie – cena oferty netto 633.202,18 zł (brutto – 772.506,66 zł;

• nr 2 – Przedsiębiorstwo Robót Drogowo-Mostowych Sp. z o.o. w Radomsku – cena oferty netto - 382.129,01 zł (brutto – 466.197,39 zł);

• nr 3 – Konsorcjum Firm „DROGBUD” Podkarpacki Holding Budowy Dróg Sp. z o.o. StrzyŜów; Pełnomocnik Śląskie Przedsiębiorstwo Robót Drogowych DROGBUD Sp. z o.o. w Siewierzu – cena oferty netto 488.904,78 zł (brutto 596.463,83 zł).

7. Stosownie do wymogu określonego art. 17 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych – w dniu 17 kwietnia 2007 roku członkowie komisji przetargowej oraz Wójt Gminy złoŜyli oświadczenia o braku okoliczności wymienionych w art. 17 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych skutkujących wyłączeniem z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. W dniu 17 lipca 2008 roku komisja przetargowa sporządziła protokół z otwarcia ofert; uczestnicy postępowania poinformowani zostali, Ŝe na realizację zamówienia zamawiający zamierza przeznaczyć kwotę – 746.246,43 zł brutto.

8. Pismem z dnia 18 lipca 2008 roku zamawiający wezwał oferenta PRDM Sp. z o.o. w Radomsku do udzielenia wyjaśnień dotyczących elementów złoŜonej oferty mających wpływ na wysokość ceny – w celu ustalenia, czy oferta wykonawcy zawiera raŜąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. Termin wskazany do udzielenia wyjaśnienia – 23 lipca 2008 roku. Informacja oferenta w powyŜszej sprawie wpłynęła w dniu 22 lipca 2008 roku. Wykonawca wyjaśnił, Ŝe na wysokość ceny ofertowej wpływ miały takie czynniki jak: niewielka odległość od miejsca wykonywania robót ma wpływ na niŜsze koszty transportu i maszyn, zmiana systemu premiowania pracowników, który uzaleŜniony jest od efektywności pracy i pozwala na znaczne obniŜenie kosztów, zapasy grysu bazaltowego zakupionego w 2007 roku po cenach o wiele niŜszych niŜ w 2008 roku, co przy kalkulowaniu ceny oferty miało wpływ na niŜsze koszty zakupu materiałów. Ponadto wykonawca poinformował, Ŝe dysponuje nową linią do produkcji asfaltu, znacznie wydajniejszą i o mniejszym zuŜyciu energii i materiałów; zbiorniki magazynowania asfaltu zuŜywają mniej paliwa na podtrzymanie temperatury asfaltu.

9. W dniu 24 lipca 2008 roku Komisja przetargowa przedstawiła Wójtowi Gminy w formie pisemnej wyniki postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zaproponowała wybór oferty firmy PRDM Sp. z o.o. w Radomsku – jako najkorzystniejszej pod względem ceny.

O wyborze w/w oferty wszyscy wykonawcy uczestniczący w przedmiotowym postępowaniu powiadomieni zostali w dniu 24 lipca 2008 roku. Dodatkowo


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

90

wykonawca, którego ofertę wybrano poinformowany został o terminie podpisania umowy, który wyznaczono na dzień 1 sierpnia 2008 roku.

W dniu 24 lipca 2008 roku ogłoszenie o wyborze najkorzystniejszej oferty zamieszczono w Biuletynie Informacji Publicznej oraz wywieszono na tablicy informacyjnej Urzędu Gminy (w okresie 24 lipca 0 25 sierpnia 2008 roku)

10. W dniu 1 sierpnia 2008 roku z wybranym wykonawcą zawarto umowę nr PN 341/06/08; przedmiotem umowy jest przebudowa drogi gminnej w miejscowości Kobiele Małe odcinek II o długości 1911,50 m polegająca na poszerzeniu jezdni do szerokości 4,5m, oczyszczeniu nawierzchni i skropieniu asfaltem w ilości 0,5 kg/m2, wyrównanie zgodnie z tabelą wyrównań z betonu asfaltowego grysowo – Ŝwirowego o uziarnieniu 0-20 mm i grubości 4 cm i warstwy ścieralnej z betonu asfaltowego grysowo-Ŝwirowego o uziarnieniu 0-12,8 mm. Za wykonanie przedmiotu umowy strony ustaliły wynagrodzenie w wysokości 466.197,37 zł brutto, płatne na podstawie faktury wystawionej w oparciu o protokół odbioru końcowego robót – w terminie 30 dni od daty jej przedłoŜenia zamawiającemu. Termin realizacji zadania wyznaczono na okres 60 dni od dnia podpisania umowy. Przed podpisaniem umowy wykonawca wniósł zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy w wysokości 6 % wartości brutto zadania, tj., kwotę 27.971,84 zł w formie gwarancji ubezpieczeniowej (nr 150400/13/1085/2008 z dnia 30 lipca 2008 roku) na okres od 1 sierpnia do 30 września 2008 roku oraz zabezpieczenie z tytułu rękojmi lub gwarancji za wady w jakości w kwocie 8.391,55 zł stanowiącej 30 % wysokości zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy, w formie gwarancji ubezpieczeniowej (nr 150600/13/1086/2008 z dnia 30 lipca 2008 roku) na okres od 1 października 2008 roku do dnia 30 września 2011 roku.

11. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia opublikowano w Biuletynie Zamówień Publicznych nr ogłoszenia 202180-2008 w dniu 28 sierpnia 2008 roku, wywieszono na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy w terminie do dnia 29 września 2008 roku oraz zamieszczono w Biuletynie Informacji Publicznej w dniu 28 sierpnia 2008 roku.

12. Za wykonanie przedmiotu umowy wykonawca, tj. firma PRDM Sp. z o.o. w Radomsku wystawił w dniu 3 października 2008 roku fakturę nr 00007/10/2008A na kwotę brutto 466.197,37 zł. Fakturę wystawiono na podstawie protokołu odbioru końcowego robót spisanego w dniu 30 września 2008 roku; zapłaty dokonano przelewem w dniu 14 listopada 2008 roku; według opisu dowodu księgowego operację ujęto na kontach Wn 080/Ma 130; według zapisu w dzienniku operację zaksięgowano na kontach Wn 080/Ma 201; Wn 201/Ma 130 i Wn 810/Ma 800 pod poz. księgową PK 605/1-3/9024-9026.

13. Pełnienie nadzoru inwestorskiego nad realizacją zadania zlecono na podstawie umowy z dnia 28 lipca 2008 roku Firmie „POZIOM” Eugeniusz Mądry z Radomska za wynagrodzeniem 9.323,05 zł brutto. Umowę zawarto na okres od dnia 1 sierpnia do dnia 30 września 2008 roku. Za wykonanie przedmiotu umowy inspektor nadzoru wystawił fakturę nr 113/10/2008 z dnia 17 października 2008 roku na kwotę brutto 12.425,41 zł, w tym za nadzór inwestorski przy przebudowie dróg w miejscowościach Wola RoŜkowa i Kobiele Wielkie – 3.101,46 zł brutto i za nadzór nad przebudową drogi w miejscowości Kobiele Małe – 9.323,95 zł. Zapłacono przelewem w dniu 13 listopada 2008 roku; operację ujęto na kontach Wn 080/ Ma 201, Wn 201/Ma 130, Wn 810/Ma 800 pod poz. księgową PK 599/10-18/8949-8957.

14. Środki finansowe w budŜecie gminy na realizację zadania zabezpieczone były:

• uchwałą nr XIII/76/08 Rady Gminy Kobiele Wielkie w dnia 31 marca 2008 roku w sprawie uchwalenia budŜetu Gminy na 2008 rok – w załączniku nr 9a zadania inwestycyjne w 2008 roku w dz.600 rozdz. 60016 § 6050 na remont drogi w miejscowości Kobiele Małe zaplanowano środki własne w kwocie 240.000,00 zł;


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

91

• uchwałą nr XIV/80/08 z dnia 26 maja 2008 roku zwiększono plan wydatków o kwotę 510.000,00 zł; plan po zmianach 750.000,00 zł;

• uchwałą nr XVI 91/08 z dnia 29 sierpnia 2008 roku plan wydatków zmniejszono o kwotę 272.000,00 zł; plan po zmianach 478.000,00 zł.

15. Ogólny koszt zrealizowanego zadania stanowił kwotę – 499.241,31 zł, w tym: wykonanie map do celów projektowych – 8.000,00 zł, wykonanie dokumentacji technicznej wraz z kosztorysem inwestorskim – 14.499,99 zł, aktualizacja kosztorysu inwestorskiego – 1.220,00 zł, nadzór inwestorski – 9.323,95 zł, wykonanie zadania – 466.197,37 zł. Przeksięgowania wartości zrealizowanego zadania na majątek Gminy dokonano na podstawie dowodu OT nr 17/2008 z dnia 14 listopada 2008 roku; operację ujęto na kontach Wn 011/Ma 080, poz. księgowa PK 606/1-2/9032-9033.

W odniesieniu do dowodów księgowych poddanych kontroli w w/w zadaniu inwestycyjnym nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie przestrzegania przyjętych procedur kontroli wewnętrznej.

Budowa zbiornika wodnego Biestrzyków – przetarg nieograniczony o wartości 127.392,84 euro.

1. Pozwolenie na budowę

Decyzją nr 24/47.I/2006 z dnia 30 maja 2006 roku Dyrektor Wydziału Rozwoju Regionalnego działający z upowaŜnienia Wojewody Łódzkiego zatwierdził projekt budowlany i wydał pozwolenie na budowę zbiornika małej retencji wraz z urządzeniami towarzyszącymi (zapora wodna, upust, kanał ulgowy). Z uzasadnienia decyzji wynika, Ŝe inwestor złoŜył oświadczenie o posiadanym prawie dysponowania nieruchomościami na cele budowlane, co potwierdzono stosownymi umowami dzierŜawy. Decyzja uprawomocniła się w dniu 26 lipca 2006 roku.

Kontrola wykazała, Ŝe zbiornik małej retencji w miejscowości Biestrzyków Wielki wybudowany został na gruntach wydzierŜawionych od miejscowych rolników. W decyzji o pozwoleniu na budowę wskazuje się 39 działek, o numerach od 213 do 251. Stwierdzono, Ŝe wszystkie umowy dzierŜawy zawarte zostały w dniu 30 stycznia 2006 roku przez Wójta Gminy. Łącznie zawarto 26 umów z właścicielami nieruchomości. Stwierdzono, Ŝe jedna z umów dotycząca dzierŜawy działki nr 216, 217, 230 i 248 o powierzchni 0,54 ha podpisana została przez osobę inną niŜ wskazana w treści umowy jako właściciel działek. Umowy przewidywały dzierŜawę gruntów na okres 20 lat. Strony ustaliły, Ŝe z chwilą wcześniejszego rozwiązania umowy obowiązywał będzie jednoroczny okres wypowiedzenia na piśmie. Za zgodą obu stron umowa moŜe być wypowiedziana na piśmie w trybie natychmiastowym. Umowy nie przewidywały wynagrodzenia za dzierŜawę jak równieŜ nie określały celu, na jaki Gminy Kobiele Wielkie wydzierŜawia grunty. Na dzierŜawę działki nr 246 nie przedstawiono umowy dzierŜawy. W trakcie trwania kontroli ustalono, Ŝe Gmina Kobiele Wielkie nie jest właścicielem działki wskazanej w pozwoleniu na budowę, a działka taka nie figuruje w ewidencji gruntów prowadzonej przez Starostwo Powiatowe w Radomsku. Błędu tego kontrolowana jednostka jak równieŜ organ wydający pozwolenie na budowę nie wychwycili w trakcie badania dokumentów i prowadzenia procedury wydawania pozwolenia na budowę. Z wyjaśnień uzyskanych w trakcie kontroli wynikało, Ŝe właściciele gruntów nie byli zainteresowani zbyciem na rzecz gminy gruntów pod zbiornik retencyjny, w związku z czym gmina zawarła umowy dzierŜawy na okres waŜności pozwolenia na piętrzenie wody wynikającego z pozwolenia wodno-prawnego wydanego na mocy decyzji Starosty Powiatu Radomszczańskiego z dnia 13 marca 2006 roku znak ES.I.6223-37/05/06. Po upływie okresu waŜności umów dzierŜawy będę one wznawiane za zgodą właścicieli nieruchomości. Z wyjaśnienia Wójta Gminy wynika, Ŝe umowy dzierŜawy zostały


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

92

podpisane z właścicielami gruntów na okres 20 lat, czyli na maksymalny okres, na jaki moŜna uzyskać pozwolenie wodno-prawne. Ponadto załoŜeniem Gminy Kobiele Wielkie podczas podpisywania umów dzierŜawy z właścicielami gruntów było wybudowanie zbiornika wodnego oraz załoŜenia spółki wodnej a jej członkami mieli zostać właściciele gruntów, na których połoŜony jest zbiornik oraz Gmina Kobiele Wielkie i obecnie prowadzone są działania mające na celu załoŜenia spółki wodnej w miejscowości Biestrzyków Wielki. ZałoŜona spółka wodna ma być odpowiedzialna za utrzymanie powyŜszego zbiornika w latach jego uŜytkowania.

Wyjaśnienie Wójta Gminy z dnia 25 marca 2009 roku w sprawie umów dzierŜawy pod Zbiornik Biestrzyków stanowi załącznik nr 31 do protokołu kontroli.

Biorąc pod uwagę zarówno treść zawartych z dzierŜawcami umów jak równieŜ wyjaśnienie Wójta Gminy wskazać naleŜy na niewystarczające zabezpieczenie interesów Gminy Kobiele Wielkie na etapie realizacji inwestycji. Gmina zrealizowała inwestycję na terenach nie będących jej własnością bez zabezpieczenia prawidłowego korzystania z inwestycji zarówno w okresie trwania umów dzierŜaw jak równieŜ po ich zakończeniu. Umowy dzierŜawy mogą bowiem zostać wypowiedziane przez właścicieli nieruchomości, na których zlokalizowany został zbiornik, a nie ma Ŝadnej gwarancji Ŝe po tym okresie właściciele działek bądź ich spadkobiercy będą wyraŜać wolę zawarcia kolejnej umowy z Gminą Kobiele Wielkie na dotychczasowych warunkach. Wskazać naleŜy, Ŝe Wójt Gminy będąc w posiadaniu decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego mógł na mocy art.112 ustawy o gospodarce nieruchomościami przystąpić do procedury wywłaszczenia. Stosownie do wskazanego przepisu wywłaszczenie nieruchomości moŜe być dokonane, jeŜeli cele publiczne nie mogą być zrealizowane w inny sposób niŜ przez pozbawienie albo ograniczenie praw do nieruchomości, a prawa te nie mogą być nabyte w drodze umowy.

2.Kosztorys inwestorski i dokumentacja projektowa

Wykonanie budowlanej dokumentacji projektowej zbiornika retencyjnego „Biestrzyków” zlecono do wykonania na podstawie umowy o dzieło z dnia 14 lipca 2005 roku Ryszardowi Pawlakowi i Maciejowi Kaczmarkowi. Przedmiotem umowy było wykonanie dokumentacji na gruntach rolników z Biestrzykowa Wielkiego, którzy zgłosili akces przystąpienia do spółki wodnej w związku z budową zbiornika retencyjnego. Dokumentacja powinna zawierać elementy operatu wodno-prawnego. Z umowy wynika, Ŝe wykonawcy posiadają pełną wiedzę i doświadczenie dotyczące realizowanego przedmiotu umowy. Wartość przedmiotu umowy ustalono na 18.000 zł brutto. Termin wykonania umowy ustalono na 2 miesiące od daty otrzymania uprawomocnionych warunków zabudowy i zagospodarowania dla zbiornika „Biestrzyków” przez zamawiającego. W umowie nie określono zawartości zleconej do wykonania dokumentacji. Protokół przekazania projektu budowlanego zawierającego elementy operatu wodno-prawnego oraz kosztorys ślepy i kosztorys inwestorski sporządzony został w dniu 14 grudnia 2005 roku. Zamówienie udzielone zostało na podstawie art.4 ust.8 ustawy Prawo zamówień publicznych. W dniu 19 grudnia 2005 roku Ryszard Pawlak i Maciej Kaczmarek złoŜyli rachunki odpowiednio nr 1 i nr 2 za wykonanie projektu budowlanego „Zbiornika wodnego Biestrzyków” wraz z elementami operatu wodno-prawnego. Obydwa rachunki wystawione zostały na kwotę 9.000 zł. Po potrąceniu podatku dochodowego wynagrodzenie na rzecz projektantów w wysokości po 7.632 zł przelane zostało w dniu 19 grudnia 2005 roku. Rachunki opisał na okoliczność zgodności wykonania z umową Inspektor ds. inwestycji, zamówień publicznych i promocji gminy, rachunek sprawdził pod względem merytorycznym Wójt Gminy, pod względem formalno-rachunkowym inspektor ds. księgowości budŜetowej. Na okoliczność zgodności z planem finansowym rachunek sprawdził Skarbnik Gminy i zatwierdził do wypłaty Wójt Gminy.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

93

W kosztorysie inwestorskim, będącym częścią składową przekazanej w dniu 14 grudnia 2005 roku dokumentacji, przewidziane do wykonania roboty wycenione zostały na kwotę 997.316,54 zł. PrzedłoŜona do kontroli dokumentacja zawierała: część opisową projektu budowlanego (w tym specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót budowlanych), część graficzną projektu budowlanego, kosztorys inwestorski, kosztorys ślepy i przedmiar robót.

Ustalono, Ŝe postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na budowę zbiornika wodnego Biestrzyków wszczęte zostało w dniu 7 listopada 2006 roku, w związku z powyŜszym w uwagi na treść art.35 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych kosztorys inwestorski sporządzony przez Ryszarda Pawlaka i Macieja Kaczmarka i przekazany w dniu 19 grudnia 2005 roku nie mógł stanowić podstawy ustalenia wartości szacunkowej zamówienia. Biorąc powyŜsze pod uwagę naleŜało dokonać aktualizacji kosztorysu inwestorskiego.

Kontrolującym przedłoŜono dokument opatrzony nazwą „kosztorys inwestorski” sporządzony przez Zdzisława Barańskiego z dnia 3 lipca 2006 roku, w którym wartość robót ustalona została na kwotę 558.872,37 zł. PrzedłoŜony kosztorys zawarty na jednej stronie uwzględniał wartość wycenionych elementów zadania takich jak:

- czasza zbiornika – roboty przygotowawcze na kwotę 117.025,84 zł,

- czasza zbiornika – roboty ziemne na kwotę 248.046,38 zł,

- czasza zbiornika – roboty budowlane na kwotę 60.055,15 zł,

- czasza zbiornika – roboty wykończeniowe na kwotę 126.547,05 zł,

- roboty umocnieniowe na kwotę 7.197,94 zł.

Wartość robót wskazanych powyŜej podzielona została na koszt robocizny, koszt materiałów, koszt sprzętu, koszty ogólne i zysk w poszczególnych rodzajach robót. Kontrolującym przedłoŜono równieŜ ksiąŜkę przedmiarów Budowy zbiornika wodnego Biestrzyków, która nie zostało opatrzone datą jak równieŜ podpisem osoby, która sporządziła ksiąŜkę przedmiarów jak równieŜ, która ją zatwierdziła. Kontrolujący zwrócili się do Wójta Gminy o przedłoŜenie kosztorysu inwestorskiego sporządzonego przez Zdzisława Barańskiego w wyniku czego Wójt Gminy przedłoŜył wyjaśnienie, Ŝe Zdzisław Barański wykonał uproszczony kosztorys inwestorski zawierający koszt robót w poszczególnych działach oraz ogólną wartość robót natomiast szczegółowe pozycje zawiera dostarczony przedmiar robót.

Wyjaśnienie Wójta Gminy z dnia 17 marca 2009 roku stanowi załącznik nr 32 do protokołu kontroli.

Stwierdzono, Ŝe brak było umowy na podstawie której Wójt Gminy zlecił Zdzisławowi Barańskiemu wykonanie kosztorysu inwestorskiego.

Kosztorys inwestorski sporządzony przez Zdzisława Barańskiego został sporządzony niezgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 18 maja 2004 roku w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-uŜytkowym (Dz.U. Nr 130, poz. 1389). Biorąc pod uwagę treść §7 niniejszego rozporządzenia, w którym zawarto elementy składowe kosztorysu inwestorskiego, wskazać naleŜy, Ŝe kosztorys sporządzony przez Zdzisława Barańskiego nie zawierał: nazwy i adresu zamawiającego, adresu jednostki opracowującej kosztorys, ogólnej charakterystyki obiektu lub robót, zawierającej krótki opis techniczny wraz z istotnymi parametrami, które określają wielkość obiektu lub robót; kalkulacji uproszczonej oraz załączników tj. załoŜeń wyjściowych do kosztorysowania oraz kalkulacji szczegółowej cen jednostkowych, analiz indywidualnych nakładów rzeczowych oraz analiz własnych cen czynników produkcji i wskaźników


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

94

narzutów kosztów pośrednich i zysku. Dokument przedstawiony przez Zdzisława Barańskiego jako kosztorys inwestorski stanowił faktycznie tylko jeden z elementów kosztorysu inwestorskiego, wskazany w §7 cytowanego wyŜej rozporządzenia, a mianowicie tabelę elementów scalonych. W świetle powyŜszych ustaleń stwierdzić naleŜy, Ŝe jednostka kontrolowana nie posiadała prawidłowego będącego podstawą ustalenia wartości szacunkowej zamówienia, co stanowiło naruszenie art.33 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych, według którego wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na etapie opracowania dokumentacji projektowej albo na podstawie planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-uŜytkowym, jeŜeli przedmiotem zamówienia jest wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane.


Analiza ksiąŜki przedmiarów obydwu kosztorysów wykazała, Ŝe pozycje kosztorysu na kwotę 558.872,37 zł nie zawierały niektórych pozycji, a mianowicie ścinania piłą drzew i transportu gałęzi. Z wyjaśnienia złoŜonego przez Wójta Gminy i konserwatora w przedmiotowej sprawie wynikało, Ŝe kosztorys sporządzony przez autorów projektu „Budowa zbiornika Biestrzyków” zawiera wszystkie pozycje potrzebne do wykonania całości inwestycji po średnich stawkach krajowych. Kosztorys sporządzony do przetargu uwzględniał stawki lokalne. W wyjaśnieniu wskazano, równieŜ, Ŝe w kosztorysie pominięto pozycje od 1 do 8 i od 18 do 21, które dotyczą wycinki i transportu drzew rosnących na działkach przeznaczonych pod zalew. Drzewa te zostały wycięte i usunięte przez rolników – właścicieli działek.

Wyjaśnienie Wójta Gminy i Konserwatora z dnia 10 marca 2009 roku stanowi załącznik nr 33 do protokołu kontroli.

Stosowanie do treści §3 ust.2 rozporządzenia z dnia 18 maja 2004 roku w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-uŜytkowym przy ustalaniu cen jednostkowych robót, będących podstawą ustalenia wartości kosztorysowej robót, naleŜy stosować w kolejności ceny jednostkowe robót określone na podstawie danych rynkowych, w tym danych z zawartych wcześniej umów lub powszechnie stosowanych, aktualnych publikacji oraz kalkulacje szczegółowe. Biorąc pod uwagę, Ŝe wykonawcy dokumentacji projektowo-kosztorysowej pochodzili z terenu województwa łódzkiego przy ustalaniu wartości kosztorysowej posługiwali się cenami z lokalnego rynku. Trudno w związku z powyŜszym podzielić zdanie Wójta Gminy, Ŝe kosztorys inwestorski będący częścią dokumentacji projektowo-kosztorysowej uwzględniał stawki krajowe.

Stwierdzono, Ŝe wyłączone z pierwotnego kosztorysu pozycje wycenione zostały na łączną kwotę 172.714,75 zł. Analiza ksiąŜki przedmiarów wykazała, Ŝe Zdzisław Barański oprócz wyłączenia wskazanych wyŜej pozycji wprowadził następujące zmiany w pierwotnym kosztorysie:

- zamienił darniowanie skarp rzeki na płask pasem 0,5 m na powierzchni 92.000 m2 na darniowanie skarp pasami darniny szerokości 40 cm z humusem na powierzchni 115.000 m2;

- przewidział poza ułoŜeniem dróg z płyt Ŝelbetowych pełnych na powierzchni 1.200 m2 wykonanie koryta pod tą drogę oraz wykonanie podsypki piaskowej pod drogę na powierzchni 1.200 m2.

Brak było moŜliwości przeanalizowania zastosowanych cen materiałów i sprzętu albowiem dokument sporządzony przez Zdzisława Barańskiego nazwany kosztorys inwestorski nie zawierał cen poszczególnych materiałów i sprzętu. Zastosowane przez


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

95

Zdzisława Barańskiego ceny pochodzą z II kwartału 2006 roku, przy czym stawka robocizny wynosiła 6,35 zł, narzut kosztów – 40% a zysk – 5%. Odpowiednie stawki zastosowane przez autorów dokumentacji projektowej wynosiły: robocizna 8,63 zł, narzut kosztów – 65,1% a zysk – 12,4%.

Biorąc pod uwagę wyciąg z kosztorysu inwestorskiego z dnia 3 lipca 2006 roku wartość szacunkowa zamówienia po przeliczenia na euro wyniosła 127.392,84 euro (558.872,37:4,3870).

3.Udzielenie zamówienia

Ogłoszenie o zamówieniu przesłane zostało do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 7 listopada 2006 roku. W dniu 14 listopada 2006 roku Urząd Zamówień Publicznych wezwał kontrolowaną jednostkę do sprostowania przesłanego ogłoszenia w związku z niewskazaniem w ogłoszeniu adresu strony internetowej, na której dostępna będzie specyfikacja istotnych warunków zamówienia. Kontrolującym nie przedstawiono dokumentów świadczących o zamieszczeniu ogłoszenia o zamówieniu w siedzibie zamawiającego oraz na stronie internetowej, stosownie do art.40 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Przedmiotem zamówienia była budowa zbiornika wodnego „Biestrzyków” o powierzchni lustra wody – 2,66 ha, średniej pojemności – 45.000 m3, wykonanie budowli piętrzącej wysokości 4,5 mb oraz regulacja rzeki na odcinku 415 mb. Termin wykonania przedmiotu umowy określono od 19 grudnia 2006 roku do 30 września 2007 roku. Kryteriami oceny ofert ustalono na: cena 90%, okres gwarancji 10%. Przetarg ustalono na dzień 8 grudnia 2006 roku na godzinę 11.00. Zamawiający wymagał wniesienie wadium w wysokości 7.000 zł. Specyfikacja istotnych warunków zamówienia z dnia 31 października 2006 roku nie została zatwierdzona przez Wójta Gminy.

Wymogiem zamawiającego było, aby w przypadku wspólnego ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego przez dwóch lub więcej wykonawców dokument poręczenie lub gwarancji wadialnej powinien wymieniać w treści wszystkich wykonawców. Wskazać naleŜy, Ŝe przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych nie wymagają, aby w przypadku wspólnego ubiegania sie o zamówienie publiczne wadium wnoszone było wspólnie przez wykonawców, a w treści gwarancji bankowej czy ubezpieczeniowej byli wymienieni wszyscy wykonawcy wspólnie składający ofertę.

Gwarancja musi zabezpieczać ofertę w konkretnym postępowaniu, nie uzaleŜniając przy tym w Ŝaden sposób praw beneficjenta od okoliczności czy wykonawca występuje samodzielnie, czy teŜ w ramach konsorcjum. Z treści gwarancji powinno wynikać bezwarunkowe, na kaŜde pisemne Ŝądanie zgłoszone przez zamawiającego w terminie związania ofertą, zobowiązanie gwaranta do wypłaty zamawiającemu pełnej kwoty wadium w okolicznościach określonych w art.46 ust.5 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Komisja Przetargowa powołana została zarządzeniem nr 54/2005 z dnia 31 grudnia 2005 roku na mocy którego wprowadzono regulamin pracy Komisji Przetargowej.

W terminie wskazanym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wpłynęły następujące oferty:

- OFERTA NR 1 – Przedsiębiorstwo WielobranŜowe „Budimpeks” ul.śywiecka 136, Wilkowice z ceną 852.247,57 zł; - OFERTA NR 2 – Konsorcjum: Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Usługowe Sławomir Dobosz Radomsko – Lider oraz Impex Sp. z o.o. Łask – uczestnik Konsorcjum z ceną 580.545,08 zł; - OFERTA NR 3 – Przedsiębiorstwo InŜynierii Środowiska i Melioracji PIOMEL S.A. Piotrków Tryb. z ceną 615.435,86 zł;


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

96

- OFERTA NR 4 – Przedsiębiorstwo InŜynierii Ochrony Środowiska i Melioracji HYDROMEL z ceną 1.078.558,97 zł; - OFERTA NR 5 – Zakład Wodno-Melioracyjny Stanisław Cieślik i Łukasz Cieślik Częstochowa z ceną 793.569,02 zł.

Z Informacji o spełnianiu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wynika, Ŝe wszystkie oferty spełniały warunki zamawiającego. Poszczególne oferty ocenione zostały przez Komisję Przetargową pod względem kryterium ceny i okresu gwarancji i najwyŜszą ocenę uzyskała oferta nr 2 tj. 100 punktów. Wszystkie oferty uznane zostały za zamawiającego za waŜne. Kontrola złoŜonych ofert wykazała, Ŝe oferta nr 2 uznana za najkorzystniejszą nie zawierała informacji o uwzględnieniu w kosztorysie ofertowym innych kosztów związanych z realizacją zamówienia, w tym m.in.:

- organizacja zaplecza i placu budowy, utrzymanie oraz jego rozbiórka i uporządkowanie terenu po zakończeniu budowy;

- wszelkich robót tymczasowych;

- tyczenia i inwentaryzacji;

- ubezpieczenia budowy;

- inne wynikające z dokumentacji projektowej, siwz oraz projektu umowy. Zgodnie z postanowieniem specyfikacji koszt ww. robót jako inne koszty naleŜy wstawić na końcu kosztorysu ofertowego lub w przypadku uwzględnienia ich w kosztach ogólnych wskazać Ŝe mieszczą się w cenie kosztorysowej. Stwierdzono, Ŝe w kosztorysie nie wskazano wielkości kosztów ww. robót jako odrębnej pozycji jak równieŜ w ofercie nie określono Ŝe koszty robót towarzyszących mieszczą się w cenie ofertowej. Biorąc powyŜsze pod uwagę oferta nr 2 powinna zostać odrzucona z uwagi na jej niezgodność z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia na podstawie art.89 ust.1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.


W dniu 11 grudnia 2006 roku trzech członków Komisji Przetargowej oraz Wójt Gminy złoŜyli oświadczenie w trybie art.17 ustawy Prawo zamówień publicznych o braku okoliczności powodujących wykluczenie z postępowania.

W dniu 12 grudnia 2006 roku sporządzone zostało zawiadomienie o wyborze oferty zawierające nazwę i siedzibę wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz cenę wybranej oferty popisane przez Inspektora ds. inwestycji i zamówień publicznych. Wskazać naleŜy, Ŝe stosownie do art.92 ust.1 zawiadomienie o wyborze oferty naleŜało do obowiązków zamawiającego, którym w tym, przypadku był Wójt Gminy. Odbiór zawiadomienia potwierdzili w dniu 14 i 15 grudnia 2006 roku oferenci nr 1,2 i 5. Ogłoszenie o udzielaniu zamówienia zamieszczone zostało na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych w dniu 29 grudnia 2006 roku.

Umowa nr 341/09/06, której przedmiotem była budowa zbiornika wodnego Biestrzyków Wielki zawarta została w dniu 29 grudnia 2006 roku przez Wójta Gminy z Konsorcjum Firm: Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Usługowe Sławomir Dobosz oraz IMPEX Sp. z o.o. Łask. Zakres rzeczowy przedmiotu umowy określa opracowana dokumentacja, przedmiar robót i oferta przetargowa, stanowiące załącznik do umowy. Termin wykonania umowy strony ustaliły od dnia podpisania umowy do dnia 30 września 2007 roku. Za wykonania przedmiotu umowy ustalono wynagrodzenie w wysokości 475.856,62 zł powiększonej o obowiązujący podatek od towarów i usług VAT (104.688,46 zł) tj. 580.545,08 zł. Wynagrodzenie ustalono na podstawie oferty przetargowej. Podstawę do wystawienia faktur częściowych stanowią protokoły podpisane przez inspektora nadzoru. Fakturę końcową zatwierdza protokół odbioru


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

97

końcowego przedmiotu umowy podpisany przez wszystkie strony. Umowa określa kary umowne. Wykonawca udzielił gwarancji na wykonane roboty na okres 60 miesięcy. Umowa nie posiadała kontrasygnaty Skarbnika Gminy. Z treści XIV specyfikacji istotnych warunków zamówienia wynikało, Ŝe wykonawca w dniu podpisania umowy przedstawi harmonogram rzeczowo-finansowy realizacji zadania. Stwierdzono, Ŝe przedmiotowy harmonogram nie został sporządzony.

Zabezpieczenie naleŜytego wykonania umowy wykonawca wniósł w gwarancji ubezpieczeniowej w niŜej wskazany sposób:

- ubezpieczeniowa gwarancja naleŜytego wykonania kontraktu nr 150400/13/015/2007 wystawiona przez Towarzystwo Ubezpieczeń i Reasekuracji CIGNA STU S.A. Warszawa. Z treści gwarancji wynika, Ŝe działając na zlecenie Przedsiębiorstwa Produkcyjno-Usługowego Sławomir Dobosz Radomsko gwarantuje się nieodwołanie i bezwarunkowo zapłatę bezspornych naleŜności do kwoty 20.319,08 zł na rzecz Beneficjenta z tytułu zapłaty wymaganych kar umownych w związku z niewykonaniem lub nienaleŜytym wykonaniem umowy z dnia 2 stycznia 2007 roku dotyczącej budowy zbiornika wodnego Biestrzyków w Biestrzykowie Wielkim. Gwarancja niniejsza była waŜna od 2 stycznia do 31 października 2007 roku a wystawiona została w dniu 4 stycznia 2007 roku.

- ubezpieczeniowa gwarancja usunięcia wad i usterek nr 150600/13/076/2007 wystawiona przez Towarzystwo Ubezpieczeń i Reasekuracji CIGNA STU S.A. Warszawa. Gwarancja dotyczyła zapłaty bezwarunkowej i bezspornej naleŜności do kwoty 8.708,18 zł w przypadku nieusunięcia lub nienaleŜytego usunięcia wad i usterek ujawnionych w okresie waŜności gwarancji po podpisaniu protokołu zdawczo-odbiorczego na zasadach określonych w umowie z dnia 2 stycznia 2007 roku dotyczącej budowy zbiornika wodnego Biestrzyków w Biestrzykowie Wielkim. Gwarancja z dnia 5 lutego 2007 roku wystawiona została na okres od 31 października 2007 roku do 14 listopada 2012 roku.


Wyjaśnienie w sprawie gwarancji ubezpieczeniowych złoŜył inspektor ds. inwestycji, zamówień publicznych i funduszy strukturalnych. Z wyjaśnienia wynika, Ŝe w rozmowie telefonicznej w gwarantem, którą odbył w czasie trwania kontroli, uzyskał informacje, iŜ wykonawca inwestycji zwrócił się w dniu 2 stycznia 2007 roku z wnioskiem o udzielenia gwarancji naleŜytego wykonania kontraktu oraz gwarancji usunięcia wad i usterek, przy czym gwarancja dotycząca naleŜytego wykonania kontraktu wystawiona została w dniu 4 stycznia 2007 roku.

Wyjaśnienie inspektora ds. inwestycji, zamówień publicznych i funduszy strukturalnych z dnia 24 marca 2009 roku w sprawie zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy stanowi załącznik nr 34 do protokołu kontroli.

Stosownie do postanowień umowy zawartej w dniu 29 grudnia 2006 roku wykonawca najpóźniej w dniu podpisania umowy zobowiązany jest wnieść zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy wysokości 29.017,26 zł. Biorąc powyŜsze pod uwagę, jak równieŜ fakt, Ŝe wykonawca zadania dopiero w dniu 2 stycznia 2007 roku zwrócił się o udzielenie gwarancji nie powinno dojść do podpisania umowy na realizację zbiornika wodnego. Zgodnie z art.147 ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych zabezpieczenie słuŜy pokryciu roszczeń z tytułu niewykonania lub nienaleŜytego wykonania umowy w związku z czym musi zostać wniesione najpóźniej w dacie zawarcia umowy.

W dniu 5 kwietnia 2007 roku spisany został aneks do umowy nr 341/09/06 dotyczący zmiany kierownika budowy. W dniu 18 czerwca 2007 roku spisano kolejny aneks do zawartej umowy dotyczący zmiany zakresu rzeczowego przedmiotu umowy określonej


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

98

na podstawie opracowanej dokumentacji, przedmiaru robót i oferty przetargowej. Zakres rzeczowy zadania zmniejszono o niŜej wskazane pozycje: - nawierzchnie z płyt Ŝelbetowych pełnych – wykonanie koryta pod drogę 1.200 m2 – wartość 1.224 zł; - nawierzchnie z płyt Ŝelbetowych pełnych – wykonania podsypki piaskowej pod drogę 1.200 m2 – wartość 4.560 zł; - nawierzchnie z płyt Ŝelbetowych pełnych – budowa drogi 1.200 m2 – wartość – wartość 17.316 zł. Zakres rzeczowy zmniejszono łącznie o kwotę 23.100 zł, w związku z czym zmniejszeniu uległo równieŜ wynagrodzenie wykonawcy do kwoty 452.756,62 zł netto + podatek VAT (99.606,46 zł) tj. 552.363,08 zł. Załącznikiem do aneksu był kosztorys drogi tymczasowej na kwotę 23.100 zł. Rezygnacja z wykonania drogi tymczasowej z płyt betonowych wynika z protokołu konieczności z dnia 4 czerwca 2007 roku, w którym nie wskazano natomiast przyczyn rezygnacji z tego zakresu robót. Wskazać naleŜy na niekonsekwencję zamawiającego polegającą na całkowitym zaniechaniu budowy drogi z płyt betonowych prowadzącej do zbiornika po uprzednim zwiększeniu zakresu projektowanego zadania o wykonanie koryta pod drogę oraz podsypki piaskowej. W wyjaśnienia Wójta Gminy w sprawie odstąpienia od wykonania drogi wynika, Ŝe podczas sprawdzenia prac w terenie oraz spisania protokołu konieczności w dniu 4 czerwca 2007 roku Inspektor nadzoru wyjaśnił, Ŝe układanie drogi z płyt betonowych jest zbędne dla maszyn pracujących przy budowie zbiornika. Po uzyskaniu zgody stron tj. Inwestora i Wykonawcy oraz akceptacji Kierownika budowy i Inspektora nadzoru zaniechano wykonania drogi z płyt betonowych a wartość zadania została obniŜona aneksem nr 2.

Wyjaśnienie Wójta Gminy z dnia 19 marca 2009 roku w sprawie rezygnacji z wykonania drogi stanowi załącznik nr 35 do protokołu kontroli.

Analiza specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót, będącej częścią dokumentacji projektowo-kosztorysowej wykazała, Ŝe droga dojazdowa do zbiornika jest drogą gruntową i moŜe ulec zniszczeniu przez cięŜki sprzęt, dlatego po zakończeniu robót naleŜy przywrócić ją do stanu pierwotnego. W świetle powyŜszego wyjaśnienie Wójta Gminy jakoby przyczyną odstąpienia od budowy drogi było niebezpieczeństwo jej zniszczenia przez cięŜki sprzęt jest zupełnie niezrozumiałe i świadczy o braku znajomości treści jednego z podstawowych dokumentów realizowanej inwestycji, jaką jest dokumentacja projektowa. Wskazać naleŜy, Ŝe interesy inwestora na budowie powinien reprezentować Inspektor nadzoru, który w omawianej sytuacji, według wyjaśnienia Wójta Gminy, był inicjatorem całkowitej rezygnacji z wykonania drogi. Drogę powinna być odtworzona po zakończeniu budowy zbiornika, a w szczególności po zakończeniu pracy przez cięŜki sprzęt i Inspektor nadzoru powinien posiadać wiedzę w tym zakresie. W dokumentach przedstawionych kontrolującym brak było informacji czy droga dojazdowa została w jakikolwiek sposób wykonana czy teŜ odtworzona tymczasem na mapie sytuacyjno-wysokościowej z inwentaryzacją geodezyjną, będącej podstawą przyjęcia obiektu do państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego w dniu 30 sierpnia 2007 roku droga do zbiornika jest zinwentaryzowana, co oznacza, Ŝe została wykonana.

Akta kontroli - strony od nr 212 do nr 230.

Z protokołu konieczności z dnia 4 czerwca 2007 roku, sporządzanego przez Wykonawcę, Kierownika budowy, Inspektora nadzoru oraz Inwestora, wynika, Ŝe po wykonaniu obmiarów w trakcie prowadzonych robót z uwzględnieniem rzędnych terenu z projektu mapy do celów projektowych wynika konieczność wykonania dodatkowych robót ziemnych – wykopów koniecznych do wykonania zbiornika o powierzchni około 3.075 m3. Po sprawdzeniu i analizie zakresu prac w terenie ustalono, Ŝe prace zostaną wykonane w następujący sposób:

- 2.470 m3 – wykopy koparkami zgarniakowymi z transportem samochodami,


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

99

- 128 m3 – wykop wykonywany spycharkami z przemieszczeniem gruntu,

- 398 m3 – wykop koparkami na odkład,

- wykonania nasypów - 467 m3. Z treści protokołu wynika konieczność odtworzenia i pogłębienia rowu odpływowego na odcinku 1.000 m.

Protokół konieczności podpisał wykonawca, kierownik budowy, inspektor nadzoru oraz Wójt Gminy. Kontrolującym przedstawiono ponadto notatkę słuŜbową dotyczącą budowy zbiornika w Biestrzykowie spisaną w dniu 20 marca 2007 roku przez wykonawcę, tj. Sławomira Dobosza, kierownika budowy oraz inspektora nadzoru. Z notatki wynika, Ŝe wykonawca zgłasza róŜnice w objętości mas ziemnych do przemieszczenia na terenie budowy, a ilość mas ziemnych zostanie obliczona geodezyjnie i obmiarem w terenie po uformowaniu czaszy zbiornika. W notatce wskazuje się równieŜ, Ŝe rów odpływowy wymaga odtworzenia i pogłębienia na odcinku około 1 km.


Na okoliczność zlecenia wykonania robót niezbędnych przy realizacji zadania pt. ”Budowa zbiornika wodnego Biestrzyków” zawarta została umowa nr 341/09/06/01 z dnia 18 czerwca 2007 roku. Według umowy Konsorcjum przyjęło do realizacji wykonania następujących robót:

a) wykopu o powierzchni 2.470 m3 koparkami zgarniakowymi z transportem samochodami;

b) wykopu o powierzchni 128 m3 spycharkami z przemieszczeniem gruntu;

c) wykopu o powierzchni 398 m3 koparkami na odkład;

d) nasypu o powierzchni 467 m3;

e) odtworzenie i pogłębienie rowu odpływowego na odcinku 1.000 m.

Wskazano, Ŝe zakres rzeczowy przedmiotu umowy określa obmiar geodezyjny oraz kosztorys stanowiący załącznik do umowy. Rozpoczęcie realizacji przedmiotu umowy ustalono na okres od dnia podpisania umowy do dnia 30 września 2007 roku. Z treści §3 umowy wynika, Ŝe zamawiający powołuje inspektora nadzoru w osobie Zdzisława Barańskiego działającego w granicach umocowania określonego przepisami ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku Prawo budowlane. Wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu umowy ustalono w kwocie 48.763,22 zł + podatek VAT (10.727,90 zł) tj. 59.491,12 zł. Zapłata wynagrodzenia nastąpi do dnia 31 stycznia 2008 roku na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury. Strony ustaliły, Ŝe na okoliczność wykonania zakresu umowy sporządzony zostanie protokół odbioru. Umowę kontrasygnował Skarbnik Gminy w dniu 30 października 2007 roku. Ustalono, Ŝe obmiar geodezyjny dodatkowych mas ziemnych wykonany został na zlecenie wykonawcy przez uprawnionego geodetę Janusza Danielskiego, a kosztorys na roboty dodatkowe wykonany został przez wykonawcę i zatwierdzony przez Inspektora nadzoru Zdzisława Barańskiego.

Analiza zapisów dziennika budowy wykazała, Ŝe roboty rozpoczęto 15 lutego 2007 roku wytyczeniem obrysu zbiornika. W dniu 19 marca 2007 roku w trakcie wykonywania robót przygotowawczych polegających na ścinaniu drzew, wywózce dłuŜyc, wywózce gałęzi, karczowaniu pni za pomocą koparek kierownik budowy dokonał dopisku dotyczącego zgłoszenia róŜnic w ilości mas. W dniu 2 kwietnia 2007 roku kierownik budowy odnotował w dzienniku budowy, Ŝe ze względu na zamulenie rzeki Biestrzykówki poniŜej projektowanego zbiornika na odcinku około 1 km, naleŜy wykonać prace konserwacyjne, odmulić na tym odcinku rzekę. W dniu 31 lipca 2007 roku kierownik budowy zgłosił do odbioru końcowego wykonany obiekt. Na podkreślenie zasługuje fakt rozbieŜności w nazewnictwie albowiem w umowie na roboty dodatkowe zleca się


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

100

odtworzenie i pogłębienie rowu odpływowego na odcinku 1.000 m natomiast w dzienniku budowy wskazuje się na konieczność odmulenia rzeki Biestrzykówki poniŜej projektowanego zbiornika na odcinku około 1 km.


Biorąc pod uwagę zapisy dokonane w dzienniku budowy wskazać naleŜy, Ŝe aspekt dodatkowych mas pojawia się na etapie prac przygotowawczych, kiedy jeszcze nie przystąpiono do wykonywania wykopów pod zbiornik retencyjny. W przestawionych kontrolującym dokumentach brak prób wyjaśnienia przyczyn wystąpienia dodatkowych mas ziemnych do przemieszczenia ze strony inwestora. Przygotowany na zlecenie wykonawcy obmiar geodezyjny nie został w Ŝaden sposób zweryfikowany. W związku z powyŜszym poproszono Wójta Gminy o wyjaśnienia przyczyn wykonania robót dodatkowych. W wyjaśnieniu z dnia 19 marca 2009 roku Wójt Gminy wskazuje na notatkę słuŜbową z dnia 20 marca 2007 roku, protokół konieczności z dnia 4 czerwca 2007 roku oraz obmiar geodezyjny tj. dokumenty, których treść przedstawiono powyŜej. Z wyjaśnienia wynika, Ŝe konieczność odtworzenia i pogłębienia rowu odpływowego na odcinku 1.000 m, wpisana równieŜ do protokołu konieczności, wynikała z ówczesnej sytuacji na placu budowy (dno zbiornika zalane wodą uniemoŜliwiając jednocześnie prowadzenia prac ziemnych), co równieŜ potwierdzają zapisy dokonane w dzienniku budowy przez kierownika budowy jak równieŜ inspektora nadzoru.

Wyjaśnienie Wójta Gminy z dnia 19 marca 2009 roku stanowi załącznik nr 36 do protokołu kontroli.

Stosowanie do art.67 ust.1 pkt 5 ustawy Prawo zamówień publicznych zamawiający moŜe udzielić zamówienia z wolnej ręki na roboty dodatkowe dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych nieobjętych zamówieniem podstawowym i nieprzekraczających łącznie 20% wartości realizowanego zamówienia, niezbędnych do jego prawidłowego wykonania, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemoŜliwej wcześniej do przewidzenia, jeŜeli:

- z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów lub - wykonanie zamówienia podstawowego jest uzaleŜnione od wykonania zamówienia dodatkowego. Stosownie do przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych zamówienie z wolnej ręki jest to tryb zamówienia w którym zamawiający udziela zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą (art.66). Wraz z zaproszeniem do negocjacji zamawiający przekazuje informacje niezbędne do przeprowadzenia postępowania, w tym istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy lub wzór umowy. Najpóźniej wraz z zawarciem umowy w sprawie zamówienia publicznego wykonawca składa oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, a jeŜeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8, równieŜ dokumenty potwierdzające spełnianie tych warunków (art.68). Biorąc pod uwagę wskazane wyŜej przepisy stwierdzić naleŜy, Ŝe przed udzieleniem zamówienia tj. zawarciem umowy zamawiający powinien przeprowadzić postępowanie mające na celu ustalenie warunków udzielenia zamówienia oraz sprawdzenie czy wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu. Zawarcie umowy w trybie art.67 ust.1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych jest udzieleniem uzupełniającego zamówienia w stosunku do zamówienia podstawowego jest jednakŜe udzieleniem odrębnego zamówienia, które powinno być poprzedzone przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie art.68 ust.1 i ust.2 ustawy.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

101

Biorąc pod uwagę treść wskazanych przepisów wskazać naleŜy naruszenie art.68 ustawy Prawo zamówień publicznych albowiem brak było dokumentów świadczących o spełnieniu obowiązków wynikających z cytowanego artykułu zarówno przez wykonawcę jak i zamawiającego.

Pełnienie funkcji inspektora nadzoru dla zadania „Budowa zbiornika wodnego Biestrzyków” zlecono Zdzisławowi Barańskiemu na podstawie umowy nr 341/1/09/06 z dnia 28 grudnia 2006 roku. W umowie wskazano oznaczenie uprawnień budowlanych posiadanych przez inspektora nadzoru inwestorskiego. Czas trwania umowy określono od dnia podpisania do zakończenia zadania i podpisania protokołu odbioru. Za sprawowanie nadzoru wykonawcy przysługuje wynagrodzenie netto w wysokości 1,5% wartości netto zadania, którego umowa dotyczy. Przy wystawieniu faktury naliczony zostanie podatek VAT w wysokości 22%. Termin płatności faktury ustalono na 14 dni od daty odbioru końcowego i wystawienia faktury przez wykonawcę. W umowie zawarto klauzulę dotyczącą zakazu powierzenia wykonywania zobowiązań wynikających z niniejszej umowy innej osobie bez zgody zleceniodawcy. Umowa nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy.

Za realizację przedmiotu umowy Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Usługowe Sławomir Dobosz wystawił następujące faktury:

- faktura nr 0119/07/FVS z dnia 25 kwietnia 2007 roku na kwotę 61.000 zł (netto 50.000 zł). Faktura wpłynęła w dniu 26 kwietnia 2007 roku i uregulowana została przelewem bankowym w dniu 9 maja 2007 roku (Dz.Gł.Poz.J-254/7,21/5513/5527 z dnia 9 maja 2007 roku; Dz.Gł.Poz.O-85/7/2255 z dnia 9 maja 2007 roku). Faktura zastała zaksięgowana Wn 080-25/800-200 (254/23) oraz 810-25/130-1 (254/8). Z treści polecenia księgowania nr 254 z dnia 9 maja 2007 roku na podstawie którego zaksięgowana została wynika, Ŝe niniejsza faktura nie została zaksięgowana na koncie 201. Analiza polecenia księgowania nr 254 wykazała, Ŝe pod pozycją nr 254/7 i 254/21 zaewidencjonowana została prowizja za przelew na kwotę 7,80 zł oraz przelew udziałów na kwotę 82.812 zł, co wskazuje na nadanie fakturze nieprawidłowej pozycji księgowej polecenia księgowania. Fakturę sprawdził inspektor nadzoru. Wykonanie robót wskazanych w fakturze potwierdził inspektor ds. inwestycji, zamówień publicznych i funduszy strukturalnych Paweł Starostecki. Załącznikiem do faktury był protokół odbioru wykonanych robót z dnia 25 kwietnia 2007 roku o wartości 50.000 zł podpisany przez kierownika budowy, osobę sprawującą nadzór archeologiczny, inspektora nadzoru oraz inspektora ds. inwestycji, zamówień publicznych i funduszy strukturalnych.

- faktura VAT nr 0195/07/FVS z dnia 19 czerwca 2007 roku na kwotę 305.000 zł (netto 250.000 zł). Faktura wpłynęła w dniu 22 czerwca 2007 roku i uregulowana została przelewem bankowym w dniu 29 czerwca 2007 roku (Dz.Gł.Poz.J-366/61,62/7885,7886/5527 z dnia 29 czerwca 2007 roku; Dz.Gł.Poz.O-120/35/3321 z dnia 29 czerwca 2007 roku). Faktura nie została zadekretowana. Fakturę sprawdził inspektor nadzoru. Wykonanie robót wskazanych w fakturze potwierdził inspektor ds. inwestycji, zamówień publicznych i funduszy strukturalnych Paweł Starostecki. Załącznikiem do faktury był protokół odbioru wykonanych robót z dnia 18 czerwca 2007 roku o wartości 300.000 zł, w tym w okresie rozliczeniowym 250.000 zł podpisany przez kierownika budowy, osobę sprawującą nadzór archeologiczny, inspektora nadzoru oraz inspektora ds. inwestycji, zamówień publicznych i funduszy strukturalnych. Faktura w kwocie 205.000 zł przyjęta została do rozliczenia ze środków dotacji z WFOŚiGW w Łodzi.

- faktura nr 0313/07/FVS z dnia 3 września 2007 roku na kwotę 186.363,08 zł (netto 152.756,62 zł). Brak daty wpływu faktury. Fakturę uregulowano w dniu 28 września 2007 roku (Dz.Gł.J – 560/144,145/11623,11624 z dnia 28 września 2007 roku; Dz.Gł.O – 180/59/4873 z dnia 28 września 2007 roku). Faktura została zadekretowana Wn 808/Ma 130. Fakturę sprawdził inspektor nadzoru. Wykonanie robót wskazanych w


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

102

fakturze potwierdził inspektor ds. inwestycji, zamówień publicznych i funduszy strukturalnych Paweł Starostecki. Załącznikiem do faktury był protokół odbioru końcowego i przekazania do eksploatacji zadania inwestycyjnego wykonanego na podstawie zawartej umowy nr 341/09/06 z dnia 29 grudnia 2006 roku oraz umowy nr 341/09/06/01 z dnia 18 czerwca 2007 roku. Wartość wykonanych i odebranych robót ustalono na kwotę 501.519,84 zł netto, 611.854,20 zł brutto. Protokół odbioru robót podpisał Wójt Gminy, przedstawiciel wojewódzkiego Zarządu Melioracji Urządzeń Wodnych w Łodzi, kierownik nadzoru, kierownik budowy oraz wykonawca.

W dniu 3 września 2007 roku wykonawca wystawił fakturę nr 0341/07/FVS za roboty dodatkowe przy budowie zbiornika wodnego Biestrzyków na kwotę 59.491,13 zł brutto, 48.763,22 zł netto. Brak daty wpływu faktury. Fakturę uregulowano w dniu 31 października 2007 roku (Dz.Gł.poz.J-632/56,57/12959,12960 z dnia 31 października 2007 roku; Dz.Gł.poz.O-202/36/5416 z dnia 31 października 2007 roku). Faktura została zadekretowana Wn 080/Ma 130. Inspektor ds. inwestycji, zamówień publicznych i funduszy strukturalnych wskazał, Ŝe faktura płatna zgodnie z umową nr 341/09/06/01 z dnia 18 czerwca 2007 roku oraz Ŝe niniejsza faktura została wykonana na podstawie protokołu końcowego wykonanych robót z dnia 31 sierpnia 2007 roku. Nie sporządzono odrębnego protokołu odbioru na roboty dodatkowe wskazującego rodzaj i wartość wykonanych robót.

W dniu 17 września 2007 roku Zdzisław Barański wystawił fakturę nr 14/09/2007 za pełnienia nadzoru inwestorskiego przy budowie zbiornika małej retencji w miejscowości Biestrzyków Wielki na kwotę 8.285,45 zł brutto (6.791,35 zł netto). Pełnienie nadzoru inwestorskiego potwierdził inspektor ds. inwestycji, zamówień publicznych i funduszy strukturalnych. Fakturę zadekretowano Wn 080/Ma 130, jednakŜe nie oznaczono jej pozycją księgową. Fakturę uregulowano przelewem bankowym w dniu 27 września 2007 roku (Dz.Gł.J-555/29,30/11346,11347; Dz.Gł.O-170/21/4797 z dnia 27 września 2007 roku).

Faktury przedstawione przez wykonawcę oraz inspektora nadzoru sprawdził pod względem merytorycznym Wójt Gminy, pod względem formalno-rachunkowym podinspektor ds. księgowości budŜetowej, fakturę pod względem celowości wydatku oraz potwierdzenia wykonania prac zgodnie z planem finansowym podpisał Skarbnik Gminy. Faktura opisana została na okoliczność udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego oraz udzielenia zamówienia z wolnej ręki (art.67 ust.1 pkt 5 lit.b ustawy) przez inspektora ds. inwestycji, zamówień publicznych i funduszy strukturalnych Pawła Starosteckiego. Fakturę zatwierdził do wypłaty Wójt Gminy.

W związku z koniecznością zapewnienia nadzoru archeologicznego nad pracami ziemnymi związanymi z inwestycją na terenie stanowisk archeologicznych konieczne było zapewnienie przez gminę nadzoru archeologicznego. W związku z powyŜszym w dniu 28 grudnia 2006 roku Wójt Gminy zawarł umowę z firmą archeologiczną „ARTEFARK” z Radomska reprezentowaną przez Krzysztofa Błaszczyka na pełnienie nadzoru archeologicznego nad pracami ziemnymi związanymi z realizacja budowy zbiornika małej retencji na działkach od 213 do 251. Z prowadzonego nadzoru sporządzone zostanie sprawozdanie, które przekazane zostanie wojewódzkiemu konserwatorowi zabytków w terminie 3 tygodni od zakończenia prac. Czas trwanie budowy ustalono od podpisania umowy do zakończenia zadania i podpisania protokołu odbioru. Za wykonania czynności ustalono wynagrodzenie brutto w wysokości 5.000 zł, które będzie rozliczane zgodnie z zaawansowaniem realizacji robót. Umowa nie została kontrasygnowana przez Skarbnika Gminy. Za wykonanie nadzoru archeologicznego firma „ARTEFAKT” wystawiła następujące faktury:

- nr 1/2007 z dnia 2 lipca 2007 roku, która wpłynęła do Urzędu Gminy w dniu 10 lipca 2007 roku na kwotę 4.000 zł (Dz.Gł.J-391/12,13/8642,8643; Dz.Gł.O-129/3/3688 z


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

103

dnia 13 lipca 2007 roku). Fakturę uregulowano przelewem bankowym w dniu 13 lipca 2007 roku.,

- nr 3/2007, która wpłynęła do Urzędu Gminy w dniu 10 września 2007 roku na kwotę 1.000 zł (Dz.Gł.J-524/12,13/10763,10764; Dz.Gł.O-168/12/4577 z dnia 12 września 2007 roku). Fakturę uregulowano przelewem bankowym w dniu 12 września 2007 roku.

Ww. faktury zostały opisane na okoliczność wykonania usługi zgodnie z umową przez inspektora ds. inwestycji, zamówień publicznych i funduszy strukturalnych Pawła Starosteckiego. Faktury sprawdził pod względem merytorycznym Wójt Gminy, pod względem formalno-rachunkowym podinspektor ds. księgowości budŜetowej, fakturę pod względem celowości wydatku oraz potwierdzenia wykonania prac zgodnie z planem finansowym podpisał Skarbnik Gminy. Faktury zadekretowano Wn 808/Ma 130. Faktura opisana została na okoliczność udzielenie zamówienia na podstawie art.4 ust.8 ustawy Prawo zamówień publicznych przez inspektora ds. inwestycji, zamówień publicznych i funduszy strukturalnych Pawła Starosteckiego. Fakturę zatwierdził do wypłaty Wójt Gminy.

Łączne koszty zadania inwestycyjnego wyniosły 657.042,74 zł, w tym:

- wynagrodzenie wykonawcy - 608.853,21 zł,

- wynagrodzenie inspektora nadzoru - 8.285,45 zł,

- wynagrodzenie projektantów - 18.000 zł,

- koszt nadzoru archeologicznego – 5.500 zł,

- pozostałe koszty na łączną kwotę 13.403,08 zł.

Koszty towarzyszące zadania to wykonanie map do celów projektowych, wykonanie wyrysów, wykonanie raportu oddziaływania na środowisko, wykonanie otworów badawczych na rzece, uzgodnienie budowy zbiornika z Powiatową Stacją Sanitarno-Epidemiologiczną. Zbiornik wodny Biestrzyków Wielki został przyjęty na stan środków trwałych w dniu 31 października 2007 roku na podstawie dowodu OT nr 16/2007 z dnia 31 października 2007 roku. Wartość środka trwałego wyniosła 657.042,74 zł. Dowód zawierał wskazanie osób przyjmujących, datę przyjęcia, numer inwentarzowy, dekretację Wn 011/Ma 800 nie zawierał natomiast stawki umorzeniowej.

4. Zabezpieczenie środków w budŜecie

W budŜecie Gminy Kobiele Wielkie zabezpieczono następujące środki finansowe na realizację zadania:

- uchwałą nr III/10/06 z dnia 28 grudnia 2006 roku w sprawie zmiany w budŜecie gminy na 2006 rok – 150 zł.

- zarządzeniem Wójta Gminy nr 12/2006 z dnia 14 listopada 2006 roku w sprawie projektu budŜetu gminy na 2007 rok – 550.000 zł,

- uchwałą nr IV/15/07 Rady Gminy z dnia 30 marca 2007 roku w sprawie uchwalenia budŜetu gminy na 2007 roku – 594.755 zł,

- uchwałą nr VIII/47/07 Rady Gminy z dnia 30 października 2007 roku w sprawie zmiany w budŜecie gminy na rok 2007 – 625.709 zł.

Analiza zawartych umów na realizację zadania jak równieŜ umowy o nadzór inwestorski i archeologiczny wykazała, Ŝe Wójt Gminy Kobiele Wielkie na mocy wymienionych umów zaciągnął zobowiązania ponad kwotę wskazaną w uchwale budŜetowej.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

104

Daty zawartych umów na wykonanie zbiornika oraz umowy na nadzór inwestorski i nadzór archeologiczny oraz wysokość środków zabezpieczonych w budŜecie gminy przedstawia poniŜsza tabela:

Data i kwota zaciągniętego zobowiązania w zł

Wysokość zabezpieczonych środków w budŜecie

Wysokość przekroczenia w zł.

Umowa o nadzór archeologiczny z dnia 28 grudnia 2006 roku – 5.500

Umowa o nadzór inwestorski z dnia 28 grudnia 2006 roku – 1,5% wartości netto zadania + podatek VAT – 8.708,18

Przekroczenie na dzień 28 grudnia 2006 roku 14.058,18

Umowa na wykonanie budowy zbiornika nr 341/09/06 z dnia 29 grudnia 2006 roku - 580.545,08

150 zł – uchwała nr III/10/06 z dnia 28 grudnia 2006 roku w sprawie zmian w budŜecie gminy na 2006 rok

Przekroczenie na dzień 29 grudnia 2006 roku – 594.603,26 zł.

Wójt Gminy poproszony o wskazanie środków w budŜecie gminy na realizacje umowy na budowę zbiornika wodnego w miejscowości Biestrzyków Wielki wyjaśnił, Ŝe umowa na budowę zbiornika została podpisana w dniu 19 grudnia 2006 roku a jej realizacja stępiła w 2007 roku. W chwili podpisania umowy w projekcie budŜetu na 2007 rok zostały zabezpieczone środki na realizację ww. inwestycji w kwocie 550.000 zł zgodnie z załącznikiem nr 9 do zarządzenia nr 12/2006 Wójta Gminy Kobiele Wielkie z dnia 14 listopada 2006 roku, natomiast w budŜecie gminy na 2007 rok zgodnie z załącznikiem nr 9 do uchwały nr IV/15/07 Rady Gminy Kobiele Wielkie z dnia 30 marca 2007 roku zostały zabezpieczone środki w kwocie 594.755 zł.

Wyjaśnienie Wójta Gminy z dnia 31 marca 2009 roku w sprawie środków zabezpieczonych w budŜecie gminy na realizację zbiornika w Biestrzykowie Wielkim stanowi załącznik nr 37 do protokołu kontroli.


Biorąc pod uwagę, Ŝe umowy na podstawie których Wójt Gminy zaciągnął zobowiązania podpisane zostały w roku budŜetowym 2006 to podstawą zaciągnięcia zobowiązań powinny być środki zabezpieczone w uchwale budŜetowej dotyczącej roku 2006 stosownie do art.165 ustawy o finansach publicznych, według którego budŜet jednostki samorządu terytorialnego jest rocznym planem dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów tej jednostki. Wskazane przez Wójta Gminy środki zabezpieczone w projekcie budŜetu na rok 2007 wskazywały wysokość wydatków na realizację inwestycji bądź teŜ podstawę do zaciągnięcia zobowiązań w 2007 roku. Zaciągnięcie przez Wójta Gminy zobowiązań ponad kwotę wskazaną w uchwale budŜetowej świadczy o przekroczeniu zakresu powaŜnienia do zaciągania zobowiązań i stanowi naruszenie art.193 ustawy o finansach publicznych oraz art.60 ust.2 pku1 ustawy o samorządzie gminnym. Według art.60 ust.2 pkt 1 wójtowi przysługuje wyłączne prawo zaciągania zobowiązań mających pokrycie w ustalonych w uchwale budŜetowej kwotach wydatków, w ramach upowaŜnień udzielonych przez radę gminy. Stosownie natomiast do wskazanego przepisu ustawy o finansach publicznych, kierownik jednostki budŜetowej jednostki samorządu terytorialnego moŜe, w celu realizacji zadań, zaciągać zobowiązania pienięŜne do wysokości kwot wydatków określonych w zatwierdzonym planie finansowym jednostki. Środki zabezpieczone w zarządzeniu Wójta Gminy nr 12/2006 z dnia 14 listopada 2007 roku w sprawie projektu budŜetu gminy na 2007 rok w wysokości 550.000 zł nie pokrywały w pełni kwoty zaciągniętego w grudniu 2006 roku zobowiązania na kwotę 594.753,26 zł. Wskazać naleŜy ponadto, Ŝe podpisując w dniu 18 czerwca 2007 roku umowę na roboty dodatkowe na kwotę 59.491,12 zł równieŜ przekroczono zakres upowaŜnienia do zaciągania zobowiązań określony w uchwale budŜetowej na 2007 rok nr IV/15/07 z dnia 30 marca 2007 roku. Wartość zadania uwzględniając umowę


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

105

podstawową, umowę o nadzór inwestorski, umowę o nadzór archeologiczny, aneks nr 2 z dnia 18 czerwca 2007 roku dotyczący zmniejszenia wartości zadania oraz umowę na roboty dodatkowe z dnia 18 czerwca 2007 roku wyniosła 611.854,20 zł.


Postępowanie o udzielenie zamówienia zakończone podpisaniem w dniu 19 grudnia 2006 roku umowy nr 341/09/06 było trzecim z kolei postępowaniem prowadzonym w celu wyłonienia wykonawcy robót zbiornika małej retencji w Biestrzykowie Wielki. Pierwszy przetarg nieograniczony ogłoszony został w dniu 14 czerwca 2006 roku. W postępowaniu złoŜona została tylko jedna oferta Zakładu Wodno-Melioracyjnego s.c. inŜ. Stanisław Cieślik, Łukasz Cieślik z Częstochowy z ceną 693.190,69 zł. Z pisma Inspektora ds. inwestycji i zamówień publicznych z dnia 20 lipca 2006 roku adresowanego do wykonawcy wynikało, Ŝe postępowanie zostało uniewaŜnione na podstawie art.93 ust.4 ustawy Prawo zamówień publicznych, z uwagi na to, Ŝe kwota oferty przewyŜszała środki zabezpieczone na powyŜsze zadanie. Analiza dokumentów przetargowych wykazała, Ŝe szacunkowa wartość zamówienia ustalona w dniu 30 marca 2006 roku przez inspektora ds. inwestycji i zamówień publicznych wyniosła 457.804 zł, co po przeliczeniu na euro wynosiło 104.335 zł. Wskazać naleŜy, Ŝe kontrolowana jednostka nie posiadała kosztorysu inwestorskiego na kwotę 457.804 zł, który mógłby stanowić podstawę ustalenia wartości szacunkowej zamówienia. W terminie ogłoszenia przetargu dysponowano kosztorysem inwestorskim sporządzonym przez autorów dokumentacji projektowej na kwotę 997.316,54 zł.

Kolejny przetarg ogłoszony został w dniu 18 sierpnia 2006 roku. W terminie wskazanym przez zamawiającego tj. do dnia 9 września 2006 roku na realizację zamówienia wpłynęły następujące oferty: - oferta nr 1 - Przedsiębiorstwa InŜynierii Ochrony Środowiska i Melioracji „HYDROMEL” SP.Z O.O. z Końskich w cenie 1.132.349,47 zł, - oferta nr 2 – Zakładu Wodno-Melioracyjnego s.c. inŜ. Stanisław Cieślik, Łukasz Cieślik z Częstochowy z ceną 647.567,24 zł, - oferta nr 3 – FTS Adam śur z Imielna z ceną 597.430,40 zł, - oferta nr 4 – Konsorcjum firm: Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Usługowe Sławomir Dobosz (lider) oraz PUH Sławomir Ciszek (uczestnik konsorcjum) z ceną 546.097,13 zł, - oferta nr 5 – Przedsiębiorstwo InŜynierii Środowiska i Melioracji „PIOMEL” S.A. z ceną 667.939,52 zł. Z dokumentacji podstawowych czynności z dnia 13 września 2006 roku wynika, Ŝe komisja Przetargowa dokonała oceny ofert i wybrała jako najkorzystniejszą ofertę nr 4 tj. Konsorcjum firm: Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Usługowe Sławomir Dobosz (lider) oraz PUH Sławomir Ciszek (uczestnik konsorcjum) z ceną 546.097,13 zł. Wybór nie został zatwierdzony przez zamawiającego a w miejscu zamawiającego podpis złoŜył inspektor ds. inwestycji i zamówień publicznych. W dniu 13 września 2006 roku sporządzone zostały równieŜ pisma do wszystkich uczestników postępowania zawiadamiające o wyborze oferty nr 4, które pozostają w aktach sprawy bez Ŝadnego podpisu. W dniu 20 września 2006 roku Przedsiębiorstwo InŜynierii Środowiska i Melioracji „PIOMEL” S.A. wniosło protest na wybór Konsorcjum na wykonawcę zadania oraz na uznanie, Ŝe oferta firmy Transportowo-Sprzętowej Adam śur z Imielna spełnia wymogi udziału w postępowaniu. Protestujący wskazał przyczyny niespełniania warunków zamawiającego wskazanych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, co skutkować powinno wykluczeniem wykonawców z postępowania, a w konsekwencji powtórzeniem czynności oceny ofert oraz wyborem protestującego na wykonawcę zadania. W aktach postępowania znajdowały się niepodpisane wezwania do uzupełnienia dokumentów skierowane do Konsorcjum oraz FTS Adam śur z Imielna z dnia 9 października 2006 roku. Pismem z dnia 29 września 2006 roku skierowanym do wnoszącego protest inspektor ds. inwestycji i zamówień publicznych poinformowano o


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

106

zasadności wniesionego protestu w związku z czym, zamawiający powtórzy oprotestowane czynności, a o wynikach powtórzenia oprotestowanych czynności powiadomi niezwłocznie wykonawców. Z dokumentów przedstawionych kontrolującym wynikało, Ŝe zamawiający nie powtórzył czynności wyboru ofert lecz uniewaŜnił postępowanie o udzielenia zamówienia w oparciu o art.93 ust.4 ustawy Prawo zamówień publicznych z uwagi na to, Ŝe oferty przewyŜszały środki zabezpieczone na powyŜsze zadanie. Stwierdzono, Ŝe podstawą ustalenia wartości szacunkowej zamówienia był kosztorys inwestorski z dnia 3 lipca 2006 roku na kwotę 558.872,37 zł, sporządzony przez Zdzisława Barańskiego. Ustalono, Ŝe zarówno na dzień ogłoszenia przetargów jak i na dzień ich uniewaŜnienia w budŜecie zabezpieczono środki w wysokości 270.000 zł, co biorąc pod uwagę kwoty wynikające z kosztorysów inwestorskich było kwotą zbyt niską na sfinansowanie zamówienia. Biorąc pod uwagę, Ŝe w drugim postępowaniu dokonano wyboru oferty Konsorcjum, zamawiający zamierzał podpisać z wybranym wykonawcą umowę na realizację zamówienia i być moŜe udzieliłby zamówienia gdyby nie złoŜony protest, w którym wytknięto zamawiającemu ewidentne błędy w złoŜonych ofertach. Jak ustalono wyŜej na dzień podpisania umowy nr 341/09/06 z wykonawcą zadania tj. Konsorcjum firm: Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Usługowe Sławomir Dobosz oraz IMPEX Sp. z o.o. Łask zamawiający, podobnie jak w dwóch poprzednich postępowaniach, nie zabezpieczył w budŜecie gminy kwoty pozwalającej na zawarcie umowy. Konsekwencją tego powinno być uniewaŜnienie postępowania na budowę zbiornika wodnego w Biestrzykowie Wielkim w oparciu o art.93 ust.1 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych albowiem cena najkorzystniejszej oferty przewyŜszała kwotę, którą zamawiający moŜe przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Zamawiający postąpił jednak niezgodnie ze wskazanym przepisem, pomimo, Ŝe podobnie jak w poprzednich postępowaniach, nie zabezpieczył właściwej kwoty na finansowanie zamówienia. W dwóch poprzednich postępowaniach w budŜecie gminy na realizację zamówienia przewidziano 270.000 zł, natomiast w trzecim postępowaniu w budŜecie gminy zabezpieczono tylko 150 zł (uchwała nr III/10/06 z dnia 28 grudnia 2006 roku), co nie przeszkodziło jednak Wójtowi Gminy w podpisaniu umowy z Konsorcjum, w którym liderem było Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Usługowe Sławomir Dobosz z Radomska. Analiza przedmiaru robót załączonego do specyfikacji istotnych warunków zamówienia z dnia 1 czerwca 2006 roku (pierwsze postępowanie) wykazała, Ŝe zakres robót wskazany w tej specyfikacji był toŜsamy z zakresem robót załączonym do specyfikacji z dnia 31 października 2006 roku dotyczącej trzeciego postępowania. Jak ustalono wcześniej przedmiar opracowany przez Zdzisława Barańskiego, załączony do specyfikacji z dnia 31 października 2006 roku będący podstawą sporządzenia ofert w trzecim postępowaniu opracowano w dniu 3 lipca 2006 roku. Biorąc powyŜsze pod uwagę przedmiar ten nie mógł mieć zastosowania przy ustalaniu zakresu robót na etapie specyfikacji istotnych warunków zamówienia z dnia 1 czerwca 2006 roku. Ustalono ponadto, Ŝe w przedmiarze robót będącym załącznikiem do specyfikacji istotnych warunków zamówienia z dnia 3 sierpnia 2006 roku (drugie postępowanie) nie uwzględniono w ogóle prac przygotowawczych polegających na robotach pomiarowych, karczowaniu pni oraz wywoŜeniu karpiny. W zakres robót określony przedmiarem robót w trzecim postępowaniu roboty przygotowawcze zostały wprowadzone, jednakŜe zostały one zmniejszone w stosunku do zakresu robót określonego w przedmiarze robót opracowanym przez autorów dokumentacji projektowej. Analizując postępowanie zamawiającego stwierdzić naleŜy, Ŝe faktyczny zakres prac przygotowawczych (będących pierwszym etapem realizowanej inwestycji) skosztorysowany przez Zdzisława Barańskiego na kwotę 117.025,84 zł, nie był ustalony z naleŜytą starannością przez zamawiającego przed udzieleniem zamówienia na realizację zbiornika. Akta kontroli – strony od nr 271 do nr 341.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

107

Budowa zbiornika małej retencji w miejscowości Biestrzyków Wielki otrzymała dofinansowanie ze środków Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Łodzi w formie dotacji na podstawie umowy nr 331/GW/D/2006 z dnia 27 grudnia 2006 roku. Według umowy kwota dotacji w wysokości 239.000 zł będzie przekazywana sukcesywnie na podstawie faktur w terminie do dnia 31 lipca 2007 roku. Warunkiem przekazania dotacji (pierwszej transzy) jest wcześniejsze ustanowienia prawnych zabezpieczeń jej zwrotu oraz dostarczenie: protokołu z przetargu, umowy z wykonawcą oraz aktualnej opinii banku. Dotowany zobowiązał się na podstawie umowy do przeznaczenia kwoty dotacji na dofinansowanie zadania, którego całkowity koszt wynosi 630.984 zł i zakończenia realizacji zadania w terminie do 30 maja 2007 roku. Przebieg realizacji zadania określa harmonogram rzeczowo-finansowy z dnia 4 lipca 2006 roku. Dotacja udzielona została w oparciu o wniosek z dnia 4 lipca 2006 roku zarejestrowany w dniu 6 lipca 2006 roku. W dniu 23 maja 2007 roku sporządzono aneks nr 1 do umowy nr 331/GW/D/2006 na mocy którego przyjęto nowy harmonogram rzeczowo-finansowy z dnia 26 kwietnia 2007 roku, zmieniono termin zakończenia realizacji zadania do 30 września 2007 roku, zmieniono termin dostarczenia protokołu odbioru wraz z przekazaniem inwestycji do eksploatacji do dnia 30 listopada 2007 roku. Na mocy aneksu nr 2 z dnia 25 października 2007 roku wprowadzono nowy harmonogram rzeczowo-finansowy z dnia 28 września 2007 roku. Ustalono ponadto termin przekazania kwoty dotacji w wysokości 34.000 zł do dnia 31 grudnia 2007 roku oraz zmieniono całkowity koszt zadania do kwoty 656.623,65 zł. Rozliczenia dotacji dokonano przedstawiając dwa zbiorcze rozliczenia, z których jedno dotyczyło częściowego rozliczenia dofinansowania na kwotę 205.000 z faktury na kwotę 350.000 zł a drugie dotyczyło całkowitego rozliczenia do umowy dotacji. Przedstawione kontrolującym rozliczenia były opatrzone podpisem Wójta i Skarbnika Gminy, nie oznaczono ich natomiast datą. Dotacja przelana została na rachunek kontrolowanej jednostki w dwóch transzach: - w dniu 25 lipca 2007 roku – 205.000 zł (Dz.Gł.O-136/11/2829 z dnia 25 lipca 2007 roku), - w dniu 29 listopada 2007 roku – 34.000 zł (Dz.Gł.O – 225/5/5996 z dnia 29 listopada 2007 roku). Zestawienie danych zadań inwestycyjnych pn. „Budowa zbiornika małej retencji w miejscowości Biestrzyków Wielki”, „Modernizacja drogi gminnej w sołectwie Cieszątki” i „Przebudowa drogi gminnej (odcinek II) w miejscowości Kobiele Małe” stanowi załącznik nr 38 do protokołu kontroli.

IX. EWIDENCJA MAJ ĄTKU GMINY. INWENTARYZACJA

1. ZASADY EWIDENCJI SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (EWIDENCJA ILOŚCIOWA, ILOŚCIOWO–WARTOŚCIOWA)

W okresie objętym kontrolą zasady ewidencji składników majątkowych gminy zostały opisane w Zakładowym planie kont, stanowiącym załącznik do zarządzenia Wójta Gminy w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości (nr 15/2008 z dnia 7 sierpnia 2008 roku oraz nr 26/2007 z dnia 31 grudnia 2007 roku) oraz Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych dla Urzędu Gminy Kobiele Wielkie stanowiącej załącznik nr 4 do zarządzenia Wójta Gminy Kobiele Wielkie nr 26/2007 z dnia 31 grudnia 2007 roku. Z treści wymienionych dokumentów wynika, Ŝe do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych związanych z wykonywaną działalnością, które nie podlegają ujęciu na kontach 013, 014 słuŜy konto 011 – środki


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

108

trwałe. Do konta 011 prowadzi się ewidencję szczegółową umoŜliwiającą ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych i ewentualnego jej zwiększenia lub zmniejszenia oraz ustalenie wartości początkowej poszczególnych grup środków trwałych. Konto 013 słuŜy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych, nie podlegających ujęciu na kontach 011, 014 wydanych do uŜywania na potrzeby działalności podstawowej, które finansuje się ze środków na wydatki bieŜące i które podlegają umorzeniu w pełnej wartości w miesiącu wydania do uŜywania. Na koncie 013- pozostałe środki trwałe - ujmuje się środki trwałe o wartości początkowej nie wyŜszej od kwoty granicznej (określonej w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych) dla tych środków trwałych, od których odpisy amortyzacyjne mogą być dokonywane w miesiącu oddania do uŜywania. Do konta 013 prowadzi się szczegółową ewidencję ilościowo-wartościową umoŜliwiającą ustalenie wartości początkowej i ilości pozostałych środków trwałych oddanych do uŜywania poszczególnym osobom i komórkom organizacyjnym oraz ewidencję wartościową z podziałem na grupy statystyczne. W §20 załącznika nr 1 do zarządzenia nr 26/2007 z dnia 31 grudnia 2007 roku zawarto ustalenie, Ŝe zestawy komputerowe, których wartość przekracza 1.500,00 zł traktowane są w ewidencji księgowej jako środek trwały. Do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, które podlegają umorzeniu według stawek amortyzacyjnych stosowanych przez jednostkę słuŜy konto 071 – umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Odpisy umorzeniowe są dokonywane w korespondencji z kontem 401 - amortyzacja. Konto 072 – umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych- słuŜy do ewidencji zmniejszeń i wartości początkowej środków trwałych podlegających umorzeniu jednorazowo w pełnej wartości w miesiącu wydania do uŜywania. Umorzenie księgowane jest w korespondencji z kontem 400 – koszty według rodzaju. W okresie objętym kontrolą kontrolowana jednostka objęła ubezpieczeniem następujące składniki majątku: budynki, wyposaŜenie w budynkach, środki transportu i pojazdy specjalne stanowiące mienie gminy.

Test dotyczący zasad ewidencji składników majątkowych stanowi załącznik nr 39 do protokołu kontroli.

2. EWIDENCJA ŚRODKÓW TRWAŁYCH – KONTO 011, 013.

2.1. Urządzenia ksi ęgowe

Do konta 011 prowadzono subkonta stanowiące uszczegółowienie ewidencji syntetycznej słuŜące do ewidencji poszczególnych środków trwałych według przynaleŜności do grupy środków trwałych, a mianowicie 011-1, 011-2, 011-3, 011-4, 011-5, 011-7, 011-8, 011-9(grunty). W analogiczny sposób prowadzono ewidencję na koncie 071 – umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Do szczegółowej ewidencji środków trwałych słuŜyły: księga środków trwałych, księga inwentarzowa, tabele amortyzacyjne. Kontrolującym przedstawiono księgę środków trwałych, która zawierała nr inwentarzowe poszczególnych środków trwałych, ich określenie, datę przyjęcia do uŜywania, nr dowodu przyjęcia/zdjęcia ze stanu, rodzaj przychodu/rozchodu, wartość początkową oraz zmiany wartości początkowej. Do księgi załączono zestawienia środków trwałych według ich grup podsumowujące ich wartość na koniec 2007 i 2008 roku. Zestawienia nie zawierały podpisu ani daty sporządzenia. Zgodnie z treścią art. 16 ustawy o rachunkowości konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

109

jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Z uwagi na brak dowodu na potwierdzenie dokonywania uzgodnień sald kont księgi środków trwałych z saldem na kontach księgi głównej uznać naleŜy, Ŝe jednostka kontrolowana naruszyła wyŜej wymieniony przepis w opisywanym zakresie. Ewidencję umorzenia poszczególnych środków trwałych prowadzono w tabelach amortyzacyjnych według poszczególnych grup środków trwałych w sposób umoŜliwiający ustalenie wartości początkowej poszczególnych środków trwałych, zastosowanej stawki umorzeniowej, wartości rocznego umorzenia oraz wartości umorzeniowej. Do konta 013 prowadzono szczegółową ewidencją ilościowo-wartościową w księdze inwentarzowej w sposób umoŜliwiający ustalenie wartości początkowej i ilości pozostałych środków trwałych oddanych do uŜywania poszczególnym osobom i komórkom organizacyjnym z podziałem na grupy statystyczne środków trwałych. Weryfikacji poddano prawidłowość ewidencjonowania dróg zaliczonych do dróg gminnych. Kontrolującym nie przedstawiono uchwały organu stanowiącego w sprawie zaliczenia dróg do kategorii dróg gminnych. W związku z tym, objęte ewidencją analityczną drogi wykazane w grupie II środków trwałych - obiekty inŜynierii lądowej i wodnej, porównano z częścią uchwały nr 717/06 z dnia 23 sierpnia 2006 roku Zarządu Województwa Łódzkiego w sprawie nadania numerów drogom publicznym gminnym na obszarze województwa łódzkiego (Dz. Urz. nr 319, poz. 2482) dotyczącą Gminy Kobiele Wielkie. Z uchwały Zarządu Województwa Łódzkiego wynika, Ŝe do Gminy naleŜy 16 dróg o kategorii dróg publicznych gminnych. W księdze środków trwałych kaŜda zaewidencjonowana droga nazwana jest drogą gminną. JednakŜe jak wynika z ustaleń kontrolujących w ten sposób jednostka nazywa wszystkie drogi będące we władaniu Gminy bez względu na kategorie. Świadczy o tym między innymi zapis pozycji inwentarzowej II-22-220/30 - droga gminna Biestrzyków Wielki - wartości 77.037,51 zł. Natomiast z dowodu OT nr 23/2008 z dnia 19 grudnia 2008 roku, wskazanego jako dowód przychodu środka trwałego wynika, Ŝe jest to droga dojazdowa do pól w miejscowości Biestrzyków. Ponadto na podstawie zapisów grupy II księgi środków trwałych stwierdzono, Ŝe jednostka kontrolowane ewidencjonuje pod osobnym numerem inwentarzowym odcinki tej samej drogi co przedstawia poniŜszy przykład : - nr inwentarzowy II-22-220/5 – droga gminna Wola RoŜkowa OT nr 2/2002 z dnia 30 kwietnia 2002 roku wartość początkowa 45.990,83 zł, - nr inwentarzowy II-22-220/10 – droga gminna Wola RoŜkowa OT nr 3/2003 z dnia 02 kwietnia 2003 roku wartość początkowa 174.808,58 zł, - nr inwentarzowy II-22-220/27 – droga gminna Wola RoŜkowa OT nr 15/2008 z dnia 13 listopada 2008 roku wartość początkowa 91.941,35 zł.

W związku z faktem, iŜ ewidencja analityczna środków trwałych nie zawierała dróg o charakterystyce identyfikującej środek trwały jako droga o nazwie wskazanej w uchwale Zarządu Województwa Łódzkiego kontrolujący poprosili o wyjaśnienie i przypisanie pozycji inwentarzowej drogom gminnym zawartym w tej uchwale. Z zestawienia wynika, Ŝe drogi gminne posiadają kilka numerów inwentarzowych a mianowicie na przykład drodze o numerze 112209E – Kobiele Wielkie-Kobiele Małe – Olszynki - Hucisko Małokobielskie przypisano następujące numery inwentarzowe:

- II-22-220/2 –droga gminna Kobiele Wielkie –Przydatki Przybysz.,

- II-22-220/16 –droga gminna Kobiele Małe –Bukienka,

-II-22-220/17 –droga gminna Karsy-Kobiele Wielkie,

- II-22-220/25 –droga gminna Kobiele Wielkie ul. Szkolna,


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

110

- II-22-220/29 –droga gminna Kobiele Wielkie.

Kontrolującym przedstawiono 18 decyzji komunalizacyjnych z roku 2006 roku na podstawie których, Gmina Kobiele Wielkie nabyła z mocy prawa własność nieruchomości Skarbu Państwa połoŜonych w jednostce ewidencyjnej Kobiele Wielkie w poszczególnych jej obrębach, w skład których wchodziły drogi, co wymieniono w decyzjach. Wszystkie wymienione tam działki zostały objęte ewidencją środków trwałych grupy „0-grunty”. Z wyjaśnień Skarbnika Gminy wynika, Ŝe do ewidencji środków trwałych w grupie II- obiekty inŜynierii lądowej i wodnej - wprowadzano tylko te drogi, na których poczyniono nakłady inwestycyjne.

WyŜej opisany sposób ewidencjonowania dróg gminnych uniemoŜliwia porównanie ewidencji analitycznej z uchwałą Zarządu Województwa Łódzkiego i jednoznaczne stwierdzenie, które drogi są objęte czy teŜ nie ewidencją księgową.

Droga gminna jest drogą publiczną, która ze względów funkcjonalno-technicznych posiada klasę określoną w warunkach technicznych, o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku – Prawo budowlane (Dz. U. z 2006 roku nr 156, poz. 1118 ze zmianami). Zgodnie z art. 4 ustawy z dnia 21 marca 1955 roku o drogach publicznych (Dz. U. z 2007 roku nr 19, poz. 115 ze zmianami) - droga to budowla wraz z drogowymi obiektami inŜynierskimi, urządzeniami oraz instalacjami stanowiąca całość techniczno-uŜytkową, przeznaczoną do prowadzenia ruchu drogowego zlokalizowaną w pasie drogowym. Według rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz. U nr 112, poz. 1317 ze zmianami) grunty zalicza się do grupy 0 – grunty, natomiast drogi zalicza się do grupy 2 - obiekty inŜynierii lądowej i wodnej. W związku z powyŜszym, uznać naleŜy, Ŝe nie ujęcie w ewidencji analitycznej dróg, stanowi naruszenie art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, z treści którego wynika, Ŝe do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego naleŜy wprowadzić, w postaci zapisu, kaŜde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Biorąc powyŜsze pod uwagę stwierdzić naleŜy, iŜ ewidencja dróg nie jest rzetelna z uwagi na fakt, iŜ dokonane w niej zapisy nie odzwierciedlają stanu rzeczywistego, co stanowi naruszenie art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Brak prawidłowo prowadzonej ewidencji analitycznej uniemoŜliwia prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji.

Test dotyczący urządzeń księgowych, stanowi załącznik nr 40 do protokołu kontroli.

2.2. Udokumentowanie obrotów na kontach (zwi ększenia, zmniejszenia) - 2008 rok

Konto 011- Środki trwałe

Saldo początkowe Zwiększenia Zmniejszenia Saldo końcowe

01.01.2008

11.848.958,07

1.443.796,36 68.309,08 31.12.2008

13.224.445,35

Według Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych dla Urzędu Gminy Kobiele Wielkie do udokumentowania ruchu środków trwałych słuŜą następujące dowody księgowe:

- OT – przyjęcie środka trwałego,


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

111

- MT – zmiana miejsca uŜytkowania środka trwałego,

- PT – protokół przekazania – przyjęcia środka trwałego,

- LT – likwidacja środka trwałego.

Zgodnie z zasadami obrotu mieniem gminy, zawartymi w Instrukcji sporządzania i kontroli dowodów księgowych dla Urzędu Gminy Kobiele Wielkie, dowodem przychodu niezaleŜnie od posiadanie dowodu, jakim jest decyzja administracyjna, umowa notarialna jest dowód OT „Przyjęcie środka trwałego”, który stanowi warunek wpisania środka trwałego do księgi inwentarzowej, sporządzony przez stanowisko do spraw gospodarki gruntami. Dowodem rozchodu niezaleŜnie od posiadania dowodu zbycia, jakim jest umowa notarialna jest „Protokół zdawczo-odbiorczy” o symbolu PT sporządzany przez stanowisko do spraw gospodarki gruntami. Ewidencja analityczna mienia gminy sporządzana jest w księgach inwentarzowych zgodnie z obowiązującymi przepisami wg określonych grup.

Kontrolę obrotów na koncie 011 skutkujących zwiększeniem wartości tego konta przeprowadzono na podstawie dowodów stanowiących podstawę przyjęcia na stan majątkowy poniŜej wyszczególnionych środków trwałych:

- OT nr 4/2008 z dnia 18 marca 2008 roku – działka nr 1/5 w miejscowości Babczów (nr inwentarzowy 0/01/014/1) – wartość początkowa 5.353,04, akt notarialny rep A 1800/2008 z dnia 10 marca 2008 roku,

- OT nr 8/2008 z dnia 4 lipca 2008 roku – działka nr 255 w miejscowości Przybyszów (nr inwentarzowy 0-01-014/2) – wartość początkowa 19.800,00 zł, akt notarialny rep. A 5382/2008 z dnia 4 lipca 2008 roku – darowizna,

- OT nr 19/2008 z dnia 20 listopada 2008 roku – działka nr 272/2 w miejscowości Huta Drewniana – działka pod drogą gminną (nr inwentarzowy 0/03/036/291 – wartość 1.439,67 zł, decyzja nr 6811/27/2008 z dnia 28 października 2008 roku w sprawie podziału działek nr 26/1 i 27 połoŜonych w obrębie Huta Drewniana oraz stwierdzająca przejście z mocy prawa na rzecz Gminy prawa własności działek nr 26/3 i 27/2 i ustalającą wartość odszkodowania,

- OT nr 9/2008 z dnia 28 lipca 2008 roku – zakup sprzętu do krioterapii, w skład którego wchodził: aparat do krioterapii 1 szt., zakup dyszy do aparatu krioterapii 2szt. i butli syfonowej CO2 3szt (nr inwentarzowy VIII-80-802/8) – wartość początkowa 14.860,00 zł, faktura VAT nr 465/08 z dnia 17 lipca 2008 roku, miejsce uŜytkowania Gminny Ośrodek Zdrowia w Kobielach Wielkich,

- OT nr 11/2008 z dnia 10 września 2008 roku – zwiększenie wartości samochodu straŜackiego JELCZ (nr inwentarzowy VII-74-743/2) – wartość zwiększenia 47.000,00 zł, faktura 90/08/W z dnia 28 lipca 2008 roku – 30.000,00 zł, faktura 104/08/W z dnia 4 września 2008 roku – 17.000,00 zł, miejsce uŜytkowania OSP Kobiele Wielkie,

- OT nr 14/2008 z dnia 30 października 2008 roku – most w miejscowości Jasień (nr inwentarzowy II-22-223/1) – wartość 24.868,07 zł, protokół końcowy odbioru robót dotyczący wykonania remontu mostu w miejscowości Jasień z dnia 22 października 2008 roku,

- OT nr 13/2008 z dnia 2 października 2008 roku – zestaw komputerowy (nr inwentarzowy IV-49-491/32) – wartość 1.839,00 zł, faktura nr 00817/08 z dnia 23 września 2008 roku. Faktura załączona do dowodu OT zawierała nazwę towaru – program MS Windows XP Home PL OEM, co oznacza, Ŝe w ramach zestawu zakupiono równieŜ licencję na kwotę 255,00 zł. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy o rachunkowości licencja jest wartością niematerialna i prawną a zatem powinna podlegać ewidencji na koncie 020 – wartości niematerialne i prawne.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

112

- OT nr 23/2008 z dnia 19 grudnia 2008 roku – droga dojazdowa do pól w miejscowości Biestrzyków Wielki (nr inwentarzowy II-22-220/30) – wartość 77.037,51 zł, protokół odbioru robót drogowych dotyczący przebudowy drogi dojazdowej do pól w miejscowości Biestrzyków Wielki z dnia 26 listopada 2008 roku,

- OT nr 25/2008 z dnia 19 grudnia 2008 roku – droga gminna w miejscowości Babczów (nr inwentarzowy II-22-220-32) - wartość 94.936,63 zł, protokół odbioru robót drogowych dotyczący przebudowy drogi gminnej w miejscowości Babczów z dnia 4 grudnia 2008 roku,

- OT nr 28/2008 z dnia 30 grudnia 2008 roku – linia oświetlenia Kobiele Wielkie ul. Polna (nr inwentarzowy II-21/220/4) – wartość 12.409,84 zł, faktura nr 46/2008 z dnia 30 grudnia 2008 roku,

- OT nr 29/2008 z dnia 30 grudnia 2008 roku – działka nr 319/2 o pow. 1200 m2, (nr inwentarzowy 0/03/032/28) działka nr 319/1 o pow. 3600 m2 (nr inwentarzowy 0/03/032/29) połoŜone w miejscowości Orzechów – podstawa wystawienia OT decyzje komunalizacyjne G.III.7224-4/24/96, G.III.7224-4/23/96. OT wystawiono w związku z pomyłką tj. przy sprzedaŜy działek nr 83, 90, 275 na podstawie aktu notarialnego rep. A nr 7803/2006 z dnia 21 grudnia 2006 roku zdjęto z ewidencji środków trwałych działki nr 319/2 i 319/1, które razem z wymienionymi działkami wpisane były do jednej księgi wieczystej a nie zostały zbyte. Dowód OT nie jest wskazany przy pozycjach inwentarzowych a zapis tyczący się rozchodu przedmiotowych dwóch działek został przekreślony w sposób widoczny i podpisany przez Skarbnika Gminy.

Na dowodach OT nie zawierano informacji o stawce amortyzacyjnej i kwocie odpisu amortyzacyjnego, co stanowi naruszenie własnych uregulowań jednostki zawartych w Instrukcji sporządzania, obiegu i kontroli dowodów księgowych dla Urzędu Gminy Kobiele Wielkie.

Kontrolę obrotów na koncie 011 skutkujących zmniejszeniem wartości tego konta przeprowadzono na podstawie dowodów stanowiących podstawę zdjęcia ze stanu majątkowego poniŜej wyszczególnionych środków trwałych:

- LT nr 1/2008 z dnia 25 stycznia 2008 roku – sprzedaŜ działek nr 503/2 o pow. 1.700 m2 - 840,00 zł (nr inwentarzowy 0/03/030/2) oraz nr 503/9 o pow. 600 m2 – 300,00 zł (nr inwentarzowy 0/05/050/01) połoŜonych w miejscowościach Kobiele Wielki, akt notarialny rep A nr 552/2008 z dnia 25 stycznia 2008 roku,

- LT nr 2/2008 z dnia 8 lutego 2008 roku – zamiana działki nr 151/5 o pow. 28 arów (nr inwentarzowy 0/03/032/14) – 933,33 zł na działkę nr 150/1 o pow. 5 arów (OT 2/2008 z dnia 8 lutego 2008 roku, nr inwentarzowy 0/01/010/21) połoŜonych w miejscowości Karsy, akt notarialny rep A 1082/2008 z dnia 8 lutego 2008 roku,

- LT nr 3/2008 z dnia 5 sierpnia 2008 roku – sprzedaŜ działki nr 136 o pow. 14 arów (nr inwentarzowy 0/03/030/7) – wartość początkowa 1.400,00 zł połoŜona w miejscowości Cadów, akt notarialny rep A nr 6371/2008 z dnia 5 sierpnia 2008 roku,

- PT nr 1 z dnia 31 grudnia 2004 roku – protokół przekazania budynku administracyjnego DK ul. Reymonta 75 w Kobielach Wielkich dla Gminnej Biblioteki w Kobielach Wielkich (nr inwentarzowy I-10/107/1) – wartość początkowa 29.851,40 zł, umowa uŜyczenia z dnia 31 grudnia 2004 roku,

- PT nr 1 z dnia 31 grudnia 2004 roku – protokół przekazania budynku młyn WD ul. Szkolna 1 w Kobielach Wielkich dla Gminnego Ośrodka Kultury i Sportu w Kobielach Wielkich (nr inwentarzowy I-10-109/32) wartość netto 225.540,84 zł, umowa uŜyczenia z dnia 31 grudnia 2004 roku.

Kontrolując przedstawione wyŜej dowody, stwierdzono, co następuje:


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

113

- wartość szacunkowa nieruchomości: - działki nr 151/5 ustalona została w operacie szacunkowym z dnia 5 listopada 2007 roku na kwotę 4.683 zł, - działki nr 503/9 i nr 503/2 ustalona została w operacie szacunkowym z dnia 5 września 2007 roku odpowiednio na kwotę 4.308 zł i 2.647 zł.

Zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości aktywa i pasywa wycenia się nie rzadziej niŜ na dzień bilansowy w sposób następujący: środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne - według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny środków trwałych), pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a takŜe o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. W związku z powyŜszym uznać naleŜy, iŜ nie aktualizując wartości zbywanych działek na dzień bilansowy jednostka kontrolowana naruszyła wyŜej przytoczony przepis,

- na podstawie dowodów PT z dnia 31 grudnia 2004 roku zdjęto ze stanu środków trwałych budynki będące własnością Gminy Kobiele Wielkie i przekazano je instytucjom kultury tj. Gminnemu Ośrodkowi Kultury i Sportu oraz Gminnej Bibliotece w Kobielach Wielkich. Umowy uŜyczenia będące podstawą wystawienia dowodu PT są umowami zawartymi na czas nieokreślony oddającymi w bezpłatne uŜyczenia budynki przy ulicy Reymonta nr 75 i Szkolnej nr 1 w Kobielach Wielkich. Zdjęcie z ewidencji majątkowej Gminy przedmiotowych nieruchomości, stanowiło naruszenie art. 3 ust.1 pkt 15 w związku z ust. 4 tegoŜ artykułu ustawy o rachunkowości z uwagi na fakt, iŜ umowy uŜyczenia nie spełniały warunków tam opisanych by mogły stanowić aktywa trwałe jednostek korzystających z wymienionych budynków. Ponadto dowody PT zawierały numer inwentarzowy naleŜący do ewidencji środków trwałych jednostek, którym przekazano budynki w uŜyczenie. W toku dokonywani kontroli przyjęto dowodami PT nr 2 i 4 z dnia 2 marca 2009 roku opisywane nieruchomości tj. odpowiednio budynek administracyjny DK i budynek młyn WD na stan majtku Gminy,

- działkę nabytą na skutek zamiany tj. nr 150/1 przyjęto do ewidencji analitycznej w wartości 4.683 zł wynikającej z operatu szacunkowego ustalającego wartość działki 151/5 przyjmując, iŜ wartości zamienianych działek są toŜsame. Jednostka kontrolowana nie posiadała operatu szacunkowego szacującego wartość wymienionej działki. Nieprawidłowość z tym związana została opisana przy temacie - Dochody z tytułu sprzedaŜy nieruchomości. Ponadto ustalono, Ŝe działka nr 151/5 powstała na skutek podziału działki nr 151/2 o pow. 3.000 m2, która została wprowadzona na stan środków trwałych na podstawie decyzji komunalizacyjnej RG.III.7224-4/2602/92 z dnia 3 października 1992 roku w wartości 1.000 zł i nadano jej nr inwentarzowy 0/03/032/14. Przy wymienionej pozycji w części rozchodowej księgi środków trwałych widniej adnotacja o zamianie działek dokonanej aktem notarialnym rep. A 1082/2008 z dnia 8 lutego 2008 roku. W między czasie tj. dnia 26 marca 2007 roku Wójt Gminy Kobiele Wielkie wydał decyzję zatwierdzającą podział działek, w tym między innymi działki 151/2 na działki 151/4 o pow. 0,02 m2 i 151/5 o pow. 0,28 . Decyzja powyŜsza nie została wskazana w księdze inwentarzowej natomiast przy pozycji inwentarzowej wymienionej wyŜej widniej dopisek „151/4 – 0,02, 151/5 – 0,28” i ustalono wartość rozchodu na kwotę 933,33 zł wyliczając ją dzieląc wartość początkową działki 151/2 tj. 1.000 zł przez powierzchnie tej działki 3.000 m2 i mnoŜąc przez powierzchnię działki zdejmowanej- 2.800 m2 w wyniku czego ustalono wartość rozchodu na kwotę 933,33 zł. PowyŜsze zapisy stanowią naruszenie art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości oraz własnych uregulowań zwartych w zakładowym planie kont opisującym zasady ewidencji analitycznej do konta 011 z treści, których wynika, Ŝe ewidencja szczegółowa środków trwałych (prowadzona w tym przypadku w księdze środków trwałych) ujmuje kaŜdy obiekt w oddzielnej pozycji a numer pozycji przychodu staje się numerem inwentarzowym obiektu a zapis księgowy powinien zawierać datę przyjęcia do uŜywania, wartość początkową, wartość po aktualizacji.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

114

2.3. Prawidłowo ść stosowanych odpisów umorzeniowych - 2008 rok

Kontrolę prawidłowości stosowania stawek amortyzacyjnych oraz obliczenia umorzenia przeprowadzono na podstawie losowo wybranej próby, a mianowicie:

− grupa 1 – budynek dydaktyczny Wola RoŜkowa – I-10-109/37 - data przyjęcia 31 grudnia 2004 - PT– wartość początkowa – 20.033,68 zł – wartość umorzenia do 31 grudnia 2004 roku – 6.146,07 zł, zastosowana stawka amortyzacji – 2.5% - wartość rocznego umorzenia – 500,84 zł – wartość dotychczasowego umorzenia 8.149,43 zł,

− grupa 1 – budynek szkolny –Zrąbiec – I-10-109/33 – data przyjęcia – 31 grudnia 2004 – PT – wartość początkowa – 48.219,13 zł – wartość umorzenia do 31 grudnia 2004 roku – 14.465,76 zł, zastosowana stawka amortyzacji – 2.5% - wartość rocznego umorzenia – 1.205,48 zł – wartość dotychczasowego umorzenia 19.287,68 zł,

− grupa 2 – oświetlenie uliczne – II-21-220/1 - data przyjęcia 12 grudnia 2006 wartość początkowa – 23.613,98, zastosowana stawka 4,5% - wartość rocznego umorzenia – 1.062,63 zł – wartość dotychczasowego umorzenia 2.213,81 zł,

− grupa 2 – oczyszczalnia ścieków – II-21-211/28 – wartość początkowa – 1.403.825,14, zastosowana stawka amortyzacji – 4.5% - wartość umorzenia rocznego – 63.172,13 zł – wartość z dnia przyjęcia tj. 31 grudnia 2002 roku – 1.377.131 zł - zwiększenie wartości - 26.693,31 OT 12/2004 z dnia 30 grudnia 2004 roku, wartość dotychczasowego umorzenia 376.630,38 zł,

− grupa 2 – droga gminna Posadówka-Orzechów - II- 22-220/11 - data przyjęcia 30 grudnia 2005 – wartość początkowa – 615.700,43 zł, zastosowana stawka amortyzacji 4,5% - wartość rocznego umorzenia 27.706.52 zł – wartość dotychczasowego umorzenia 83.119,56 zł.

− grupa 4 – pompa głębinowa Huta Drewniana – IV-44-441/5 - data przyjęcie 14 czerwiec 2006 – wartość początkowa – 9.980,00 zł, zastosowana stawka amortyzacji 14% - wartość rocznego umorzenia – 1.397,20 zł, wartość dotychczasowego umorzenia – 3.609,43 zł,

− grupa 4 – zestaw komputerowy – IV-49-491/22 – data przyjęcia 29 grudnia 2006 roku – wartość początkowa – 4.000,50 zł, zastosowana stawka amortyzacji 30% - wartość rocznego umorzenia – 1.200,15, wartość dotychczasowego umorzenia – 2.400,30 zł,

− grupa 5 – wykaszarka - V-58-582-3 – data przyjęcie 29 grudnia 2006 – wartość początkowa – 42.396,00 zł, zastosowana stawka amortyzacji 20% - wartość rocznego umorzenia 8.479,20 zł – wartość dotychczasowego umorzenia – 16.958,40 zł,

− grupa VII – samochód cięŜarowy – VII-74-742/1 – data przyjęcia 27 maj 2003 – wartość początkowa – 20.000,00 zł, zastosowana stawka amortyzacji 20% - wartość rocznego umorzenia 4.000,00 zł – wartość umorzenia do dnia 31 grudnia 2007 roku – 18.666,66 zł – wartość umorzenia w roku 2008 – 1.333,33 wartość dotychczasowego umorzenia – 20.000 zł,

− grupa VIII – kserokopiarka SHARP – VIII-80-803/4 – data przyjęcie 14 września 2006 r. – wartość początkowa – 4.148,00 zł, zastosowana stawka amortyzacji 14% - wartość rocznego umorzenia 580,72 zł – wartość dotychczasowego umorzenia – 1.355,01 zł.

W toku kontroli stwierdzono, Ŝe jednostka kontrolowana dokonuje odpisów amortyzacyjnej począwszy od miesiąca, w którym przyjęto dany środek trwały do uŜywania, co ustalono dokonując weryfikacji prawidłowości odpisów od wartości


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

115

początkowej takich składników jak: oświetlenie uliczne – II-21-220/1 - data przyjęcia 12 grudnia 2006, pompa głębinowa Huta Drewniana – IV-44-441/5 - data przyjęcie 14 czerwiec 2006, samochód cięŜarowy – VII-74-742/1 – data przyjęcia 27 maj 2003, kserokopiarka SHARP – VIII-80-803/4 – data przyjęcie 14 września 2006 r. PowyŜsze stanowi naruszenie art. 16h ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity z 2000 roku, Dz. U. Nr 54, poz. 654 ze zmianami) z treści którego wynika, Ŝe odpisów amortyzacyjnych dokonuje się od wartości początkowej środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, począwszy od pierwszego miesiąca następującego po miesiącu, w którym ten środek lub wartość wprowadzono do ewidencji, do końca tego miesiąca, w którym następuje zrównanie sumy odpisów amortyzacyjnych z ich wartością początkową lub w którym postawiono je w stan likwidacji, zbyto lub stwierdzono ich niedobór. Test - Udokumentowanie obrotów na kontach i odpisy umorzeniowe – konto 011 - stanowi załącznik nr 41 do protokołu kontroli.

3. EWIDENCJA WARTOŚCI NIEMATERIALNYCH I PRAWNYCH – KONTO 020. PRAWIDŁOWOŚĆ STOSOWANYCH ODPISÓW UMORZENIOWYCH

Zasady ewidencji wartości niematerialnych i prawnych zawarte zostały w Zakładowym planie kont, stanowiącym załącznik do zarządzenia Wójta Gminy w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości (nr 15/2008 z dnia 7 sierpnia 2008 roku oraz nr 26/2007 z dnia 31 grudnia 2007 roku). Do ewidencji stanu zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych słuŜy konto 020 – wartości niematerialne i prawne. Do konta prowadzono ewidencję szczegółowa z podziałem na wartości niematerialne i prawne umarzane jednorazowo, o wartości początkowej mniejszej niŜ 3.500 zł i inwentaryzowanych w księdze inwentarzowej (konto 020-1) oraz na wartości niematerialne i prawne umarzane według stawek amortyzacyjnych, o wartości początkowej większej niŜ 3.500 zł, inwentaryzowanych w księdze inwentarzowej i amortyzowanych w tabelach amortyzacyjnych (konto 020-11). Do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają umorzeniu według stawek amortyzacyjnych stosowanych przez jednostkę słuŜyło konto 071, do którego prowadzono subkonto 071- 11. Natomiast do wartości niematerialnych i prawnych o wartości nie przekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszty uzyskania przychodów w 100% ich wartości w miesiącu oddania do uŜywania – konto 072, do którego prowadzono subkonto 072-1. Z przedstawionej kontrolującym tabeli amortyzacyjnej prowadzonej dla wartości niematerialnych i prawnych wynika, Ŝe stawka amortyzacji przyjęta przez jednostkę kontrolowaną do umarzania wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych wynosi 30%.

Konto 020-Wartości niematerialne i prawne

Saldo początkowe Zwiększenia Zmniejszenia Saldo końcowe

01.01.2008

48.674,40

63.975,78 3.626,53 31.12.2008

60.349,25

Konto 020-11 stan na 01 stycznia 2008 roku 41.186,39 zwiększenia 8.784,00 zł zmniejszenia 3.336,53 zł – stan na 31 grudnia 2008 roku 46.633,86 zł.

Ewidencja analityczna wartości niematerialnych i prawnych prowadzona była w księgach inwentarzowych z podziałem na wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

116

poniŜej i powyŜej wartości 3.500,00 zł. Kontrolą objęto przyjęcie na stan licencji do programu – elektroniczny obieg dokumentów „Proton” o wartości 8.784,00 zł. Do ewidencji analitycznej licencję przyjęto na podstawie odwodu OT nr 7/2008 z dnia 21 maja 2008 roku. Dowód OT wystawiono na podstawie faktury nr 978/5/2008 z dnia 7 maja 2008 roku. Licencję ujęto pod pozycją 20 w księdze inwentarzowej, którą wskazano równieŜ w dowodzie OT. Z tabeli amortyzacyjnej wynika stawka amortyzacji 30%. Odpis na rok 2008 ustalono prawidłowo w kwocie 1.537,20 zł.

Test - Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych (020) stanowi załącznik nr 42 do protokołu kontroli.

4. EWIDENCJA POZOSTAŁYCH SKŁADNIKÓW MAJ ĄTKOWYCH (MATERIAŁY , FINANSOWY MAJĄTEK TRWAŁY )

Do ewidencji zapasów materiałowych jednostki słuŜyło konto 310 – materiały. Zakupów materiałów dokonywano tylko do bezpośredniego zuŜycia (z wyjątkiem opału i materiałów biurowych). Dowodem przyjęcia było potwierdzenie odbioru umieszczone na rachunku lub fakturze przez pracownika, który pobrał materiał. Rozchód opału ewidencjonowano na podstawie zestawienia rozchodów sporządzanego przez pracownika według stanu dziennego. Rozchód materiałów biurowych ewidencjonowany był przez właściwego pracownika. Rozchód biurowy ewidencjonowany był na podstawie zestawienia przychodu i rozchodu. Saldo konta 310 na dzień 31 grudnia 2008 roku wyniosło 9.480,00 zł.

5. INWENTARYZACJA

5.1. Instrukcja inwentaryzacyjna. Terminy przeprowa dzania inwentaryzacji

Zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji ustalone zostały zarządzeniem nr 22/2004 Wójta Gminy Kobiele Wielkie z dnia 31 grudnia 2004 roku.

Zgodnie z załącznikiem nr 1 do w/w zarządzenia określającym formy i metody inwentaryzacji przewidziano, Ŝe majątek gminy inwentaryzuje się w drodze spisu z natury (metodą uproszczoną, wyrywkową, pełną ciągłą i pełną okresową), poprzez uzgodnienie sald (pienięŜne składniki majątku i środki pienięŜne na rachunkach bankowych, kredyty bankowe oraz inne naleŜności i zobowiązania) oraz poprzez weryfikację stanu ewidencyjnego (inne składniki majątku).

W załączniku nr 2 do zarządzenia ustalono częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji poszczególnych składników majątkowych, i tak:

• materiały i towary odpisywane w koszty w momencie ich zakupu inwentaryzuje się na koniec kaŜdego roku;

• składniki majątku wskazane w art. 26 ust. 3 pkt 1 ustawy o rachunkowości – inwentaryzuje się jeden raz w roku (rozpoczęcie trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończenie do 15 dnia następnego roku);

• zapasy materiałów, towarów znajdujące się na terenie strzeŜonym i objęte ewidencją ilościowo-wartościową – inwentaryzuje się nie rzadziej niŜ raz w ciągu dwóch lat;

• środki trwałe, maszyny i urządzenia objęte inwestycją rozpoczętą znajdujące się na terenie strzeŜonym – inwentaryzuje się nie rzadziej niŜ raz w ciągu 4 lat.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

117

Zarządzeniem nr 24/08 z dnia 17 listopada 2008 roku Wójt Gminy Kobiele Wielkie zarządził przeprowadzenie inwentaryzacji okresowej dla składników majątkowych. Według stanu na dzień 31 grudnia 2008 roku zarządzono przeprowadzenie inwentaryzacji następujących składników majątkowych: środków trwałych, pozostałych środków trwałych, materiałów, gotówki w kasie oraz druków ścisłego zarachowania według stanu na dzień 31 grudnia 2008 roku. Przedmiotowym zarządzeniem powołano Komisję Inwentaryzacyjną w trzyosobowym składzie i Przewodniczącego tej Komisji oraz jeden zespół spisowy w 4-osobowym składzie. Termin przeprowadzenia inwentaryzacji ustalono w okresie od 15 grudnia 2008 roku do 31 grudnia 2008 roku, a termin rozliczenia wyników inwentaryzacji do dnia 15 stycznia 2009 roku.

5.2. Prawidłowo ść przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji

Potwierdzenie sald na rachunkach bankowych i u kontrahentów

• Bank Spółdzielczy – potwierdzenie sald na rachunkach bankowych na dzień 31 grudnia 2008 roku – z potwierdzenia wynika, Ŝe gmina posiada na rachunkach bankowych prowadzonych przez Bank Spółdzielczy środki pienięŜne w kwocie ogólnej - 1.099.049,02 zł; według ewidencji księgowej budŜetu Gminy i Urzędu Gminy stan środków pienięŜnych wynosił – 1.089.052,61 zł. RóŜnica pomiędzy stanem środków potwierdzonych przez Bank, a stanem wynikającym z ewidencji z ewidencji księgowej prowadzonej w kontrolowanej jednostce stanowi kwotę 9.996,41 zł. Kontrola wykazała, Ŝe w/w kwota ujęta została w potwierdzeniu bankowym i wynika z rachunku o nr 34 826710222002000005890003. Ustalono, Ŝe kontrolowana jednostka nie jest posiadaczem tegoŜ rachunku, jednakŜe kontrolującym nie przedstawiono pisemnej formy wyjaśnienia z Bankiem zaistniałych nieprawidłowości. Z wyjaśnienia Skarbnika Gminy Barbary Pokory złoŜonego do protokołu kontroli wynika, Ŝe wymieniony w potwierdzeniu sald rachunek bankowy wykazujący saldo środków w kwocie 9.996,41 zł jest rachunkiem Zakładu Gospodarki Komunalnej w Kobielach Wielkich; Kierownik i główny księgowy Zakładu potwierdzili, Ŝe środki na w/w rachunku bankowym znajdują odzwierciedlenie w ewidencji księgowej Zakładu.

Wyjaśnienie z dnia 26 marca 2009 roku Skarbnika Gminy Barbary Pokory w sprawie potwierdzenia sald na rachunkach bankowych stanowi załącznik nr 43 do protokołu kontroli.

• Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej Sp. z o.o. w Radomsku – saldo Ma na 31 grudnia 2008 roku 1.188,00 zł;

• REMONDIS Sp. z o.o. w Warszawie – saldo Ma na dzień 31 grudnia 2008 roku -312,01 zł;

• PGE ZEŁT Obrót Sp. z o.o. w Warszawie – saldo Ma na dzień 31 grudnia 2008 roku 2.867,56 zł;

Inwentaryzacja kasy- przeprowadzona została w dniu 31 grudnia 2008 roku. Zgodnie z protokołem zespołu spisowego stan gotówki w kasie „0” (zgodnie z saldami raportów kasowych); inwentaryzacją objęto równieŜ druki ścisłego zarachowania takie jak: czeki gotówkowe, kwitariusze przychodowe, dowody wpłaty KW, arkusze spisu z natury; stan faktyczny druków zgodny ze stanem ewidencyjnym.

Inwentaryzacja magazynu – spisu z natury dokonano w dniu 31 grudnia 2008 roku na arkuszu spisowym nr 44 – wartość spisanych składników majątkowych 9.480,00 zł – stan zgodny z ewidencją księgową konta 310- materiały; stan faktyczny zgodny ze stanem księgowym.

Inwentaryzacja środków trwałych w uŜywaniu– objętych ewidencją konta 013 - według zestawienia arkuszy spisowych od nr 1 do 43 stan faktyczny pozostałych


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

118

środków trwałych wynikający z przeprowadzonego spisu z natury stanowił kwotę – 168.356,99 zł; wartość zgodna z ewidencją księgową konta 013 na dzień 31 grudnia 2008 roku.

W toku kontroli ustalono, iŜ w dniu 31 grudnia 2008 roku Komisja Likwidacyjna powołana zarządzeniem nr 24/08 Wójta Gminy z dnia 17 listopada 2008 roku dokonała fizycznej likwidacji składników majątkowych na ogólną kwotę 3.147,34 zł (środki trwałe w uŜywaniu – konto 013) nie nadających się do dalszego wykorzystania ze względu na wysoki poziom zniszczenia. RównieŜ w dniu 31 grudnia 2008 roku protokołami przekazania PT o nr 4/2008, 5/2008. 6/2008 i 7/2008 na rzecz gminnych jednostek organizacyjnych (GOPS, GOKiS, ZGK i GBP) przekazano środki trwałe w uŜywaniu o łącznej wartości – 394,30 zł.

Inwentaryzacja środków trwałych – objętych ewidencją konta 011 - według zestawienia arkuszy spisowych od nr 47 do 62 stan faktyczny środków trwałych wynikający z przeprowadzonego spisu z natury stanowił kwotę – 14.604.688,00; wartość zgodna z ewidencją księgową konta 011 na dzień 31 grudnia 2008 roku.

Inwentaryzacja wartości niematerialnych i prawnych – objętych ewidencją konta 020 - według zestawienia arkuszy spisowych nr 45 i 46 stan faktyczny wartości niematerialnych i prawnych wynikający z przeprowadzonego spisu stanowił kwotę – 60.349,25 zł; wartość zgodna z ewidencją księgową konta 020 na dzień 31 grudnia 2008 roku.

Inwentaryzacja inwestycji rozpoczętych – objętych ewidencją konta 080 – według arkusza spisowego nr 63 wartość inwestycji rozpoczętych wynosiła 196.104,21 zł; wartość zgodna z ewidencją księgową konta 080.

W wyniku analizy dokumentacji z przeprowadzonej na dzień 31 grudnia 2008 roku inwentaryzacji majątku gminy stwierdzono, Ŝe majątek trwały Gminy w postaci: gruntów, budynków i budowli zinwentaryzowany został poprzez spisanie na arkuszach spisowych (oznaczonych numerami 47 – 54 – grunty; nr 62 – budynki nr 60-61 budowle o wartości ogólnej - 12.950.522,21 zł). RównieŜ na arkuszach spisu z natury spisane zostały wartości niematerialne i prawne o wartości - 60.349,25 zł (arkusze nr 45 i 46) oraz inwestycje rozpoczęte o wartości - 196.104,21 zł (arkusz spisowy nr 63). Z wyjaśnienia wspólnego Wójta i Skarbnika Gminy wynika, Ŝe zespół spisowy dokonał weryfikacji nabycia gruntów stanowiących własność gminy Kobiele Wielkie przy udziale ElŜbiety Mazik – inspektora ds. rolnictwa i obsługi Rady Gminy w oparciu o rejestr gruntów, akty notarialne i decyzje komunalizacyjne. Poza tym zespól spisowy przy udziale Pana Pawła Starosteckiego - Kierownika Referatu Gospodarki Przestrzennej, Gospodarki Mieniem Komunalnym, Ochrony Środowiska, Inwestycji i Zamówień Publicznych oraz inspektora ds. księgowości budŜetowej – uzgodnił stan budynków i budowli w oparciu o dokumenty takie jak: akty notarialne, protokoły przekazania, umowy darowizny, protokoły odbioru robót. Wartości niematerialne i prawne uzgodnione zostały przez zespół spisowy z informatykiem zatrudnionym w Urzędzie Gminy w oparciu o nośniki danych z poszczególnymi programami i licencjami. W przypadku inwestycji rozpoczętych zespól spisowy spisał inwestycje rozpoczęte i dokumentację dla przyszłych inwestycji przez weryfikację poszczególnych kont analitycznych i porównanie ich z dokumentacją znajdującą się na stanowisku inwestycyjnym. Po zweryfikowaniu składniki majątkowe zostały ujęte w arkuszach spisowych.

Wspólne wyjaśnienie Wójta i Skarbnika Gminy w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji stanowi załącznik nr 44 do protokołu kontroli.

Nawiązując do sposobu udokumentowania przeprowadzenia weryfikacji danych poszczególnych składników majątkowych wskazać naleŜy, iŜ niewłaściwym działaniem było ujęcie ich w arkuszach spisowych, które, zgodnie z ich nazwą - słuŜyć powinny do udokumentowania przeprowadzenia inwentaryzacji w drodze spisu z natury na


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

119

podstawie fizycznie stwierdzonego stanu ilościowego wszystkich rzeczowych składników majątkowych. Ponadto stwierdzono, Ŝe udokumentowanie przeprowadzenia inwentaryzacji stanu ewidencyjnego składników majątkowych drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami nie znajduje potwierdzenia w urządzeniach księgowych. Zgodnie w zasadami określonymi w instrukcji inwentaryzacyjnej (część III, pkt 28) osoba dokonująca weryfikacji odnotowuje fakt przeprowadzenia inwentaryzacji w odpowiednim urządzeniu księgowym (syntetycznym i analitycznym), zamieszczając klauzulę „dokonano weryfikacji salda na dzień…”i umieszcza swój podpis. W urządzeniach księgowych stanowiących ewidencję analityczną (takich jak: księga środków trwałych prowadzona metodą ręczną obejmująca m.in. ewidencję gruntów – grupa „0”, budynków – grupa 1 i budowli – grupa 2; księga inwentarzowa obejmująca ewidencję wartości niematerialnych i prawnych, komputerowe wydruki stanowiące ewidencję analityczną konta 080 – inwestycje) – nie stwierdzono zamieszczenia w/w klauzuli oraz podpisu osoby dokonującej weryfikacji.

Akta kontroli – strona od nr 342 do nr 426.

W przypadku spisu z natury pozostałych środków trwałych w uŜywaniu analiza porównawcza arkuszy spisowych z inwentaryzacji majątku przeprowadzonej na dzień 31 grudnia 2007 roku i na dzień 31 grudnia 2008 roku wykazała, iŜ w arkuszach spisowych w wielu przypadkach występuje taka sama kolejność zapisów poszczególnych składników majątkowych, z uwzględnieniem pozycji zdjętych z ewidencji księgowej i przyjętych w na stan księgowy w 2008 roku (np. arkusze spisu z natury o numerach 22 z 2008 roku i 23 z 2007 roku; 56 z 2008 roku i 45 z 2007 roku; nr 3 z 2008 roku i nr 17 z 2007 roku; nr 55 z 2008 roku i nr 46 z 2007 roku). Działanie takie wskazywać moŜe, Ŝe zespół spisowy dokonał spisu składników majątkowych na podstawie arkuszy spisowych z inwentaryzacji majątku w 2007 roku.

Akta kontroli – strona od nr 427 do nr 442.

Stwierdzono ponadto nierzetelne określenie terminu inwentaryzowania poszczególnych składników majątkowych. Analiza wszystkich arkuszy spisu z natury, na których spisano majątek trwały jednostki wykazała, Ŝe terminem rozpoczęcia i zakończenia spisu był dzień 31 grudnia 2008 roku. Mając na uwadze ilość pozycji ujętych w arkuszach, miejsce połoŜenia niektórych składników majątkowych (m.in. wyposaŜenie świetlic wiejskich na terenie Gminy i jednostek OSP), a takŜe fakt, Ŝe do przeprowadzenia inwentaryzacji powołany został tylko jeden zespół spisowy – rzetelność daty wskazanej w arkuszach spisowych potwierdzającej rozpoczęcie i zakończenie spisu budzi wątpliwość kontrolujących.

X. ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE USTAW ORAZ POROZUMIEŃ Z JEDNOSTKAMI SAMORZ ĄDU TREYTORIALNEGO I ORGANAMI ADMINISTRACJI RZ ĄDOWEJ. POMOC FINANSOWA

ZADANIA REALIZOWANE NA PODSTAWIE POROZUMIE Ń - 2008 ROK

1. Porozumienie WD/25/2007 z dnia 11 września 2007 roku zawarte z Powiatem Radomszczańskim, na podstawie którego Gmina Kobiele Wielkie przyjęła do realizacji zadanie z zakresu zimowego utrzymania publicznych dróg powiatowych. Zimowe utrzymanie dróg obejmuje okres od dnia 1 listopada 2007 roku do dnia 15 kwietnia 2008 roku. Rozliczenie za wykonanie zadania przewidziano w trzech transzach: do 31 grudnia 2007 roku – w wysokości 100,00 zł/km; do 31 stycznia 2008 roku – w wysokości 300,00 zł/km i do 31 marca 2008 roku w wysokości 400,00 zł/km.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

120

Na realizację zadania środki finansowe przekazywane były w terminach:

• I transza – 2.810,00 zł w dniu 19 grudnia 2007 roku,

• II transza – 8.430,00 zł w dniu 29 stycznia 2008 roku,

• III transza – 11.240,00 zł w dniu 28 marca 2008 roku.

2. Porozumienie WD/9/2008 z dnia 10 marca 2008 roku zawarte z Powiatem Radomszczańskim o przejęcie od Powiatu zadania polegającego na letnim utrzymaniu dróg powiatowych. Rozliczenie za wykonanie zadania przewidziano w trzech transzach: do 31 lipca 2008 roku – w wysokości 100,00 zł/km i do 30 września 2008 roku w wysokości 100,00 zł/km.


• I transza – 3.997,40 zł w dniu 25 lipca 2008 roku,

• II transza – 3.997,40 zł w dniu 30 września 2009 roku.

3. Porozumienie WD/22/2008 z dnia 9 września 2008 roku zawarte z Powiatem Radomszczańskim o przejęcie od Powiatu zadania polegającego na zimowym utrzymaniu dróg powiatowych. Zimowe utrzymanie dróg obejmuje okres od dnia 1 listopada 2008 roku do dnia 15 kwietnia 2009 roku. Rozliczenie za wykonanie zadania przewidziano w trzech transzach: do 31 grudnia 2008 roku – w wysokości 100,00zł/km; do 31 stycznia 2009 roku – w wysokości 300,00 zł/km i do 31 marca 2009 roku w wysokości 400,00 zł/km.


• I transza – 2.810,00 zł w dniu 22 grudnia 2008 roku,

• II transza – 8.430,00 zł w dniu 29 stycznia 2009 roku,

• III transza – 11.240,00 zł w dniu 27 marca 2009 roku.

Podstawę do zawarcia przedmiotowych porozumień stanowiła uchwała nr VII/41/03 Rady Gminy Kobiele Wielkie z dnia 13 sierpnia 2003 roku w sprawie przyjęcia zadań z zakresu właściwości powiatu dotyczące utrzymania poboczy dróg powiatowych w okresie letnim i odśnieŜania dróg powiatowych w okresie zimowym oraz budowy chodników przy drogach powiatowych na terenie Gminy Kobiele Wielkie. Środki otrzymane w ramach porozumienia zostały sklasyfikowane w dz. 600 rozdz. 60014 §2320.

POMOC FINANSOWA UDZIELANA INNYM JEDNOSTKOM SAMORZ ĄDU TERYTORIALNEGO – 2008

1. Uchwałą nr XIII/75/08 z dnia 31 marca 2008 roku Rada Gminy w Kobielach Wielkich postanowiła udzielić pomocy finansowej Starostwu Powiatowemu w Radomsku w wysokości 5.000 zł z przeznaczeniem na zakup samochodu bojowego dla Państwowej StraŜy PoŜarnej w Radomsku. Umowa w sprawie udzielenia pomocy finansowej w wysokości 5.000 zł ze środków budŜetu gminy z przeznaczeniem na sfinansowanie zakupu samochodu poŜarniczego dla Komendy Powiatowej Państwowej StraŜy PoŜarnej w Radomsku została podpisana w dniu 6 października 2008 roku. W umowie wskazano przeznaczenie oraz zasady rozliczenia środków. Zadanie powinno być wykonane do dnia 30 listopada 2008 roku, a rozliczenie środków uzyskanych z pomocy powinno nastąpić do dnia 15 grudnia 2008 roku. W dniu 6 listopada 2008 roku podpisano aneks do umowy, w którym zmieniono termin realizacji zadania, na które została przeznaczona dotacja – na dzień 15 grudnia 2008 roku, a termin złoŜenia sprawozdania z realizacji dotacji – na dzień 29 grudnia 2008 roku. Umowa i aneks zostały kontrasygnowane przez Skarbnika Gminy – Barbarę Pokorę.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

121

Środki w wysokości 5.000 zł zostały przekazane w dniu 15 października 2008 roku; Wn 400/Ma 130-1; 75020 §6230; poz. ks. PK 541/1-2; 8110-8111;

W dniu 22 grudnia 2008 roku do Urzędu Gminy w Kobielach Wielkich wpłynęło sprawozdanie finansowe i merytoryczne udzielonej pomocy finansowej.

2. Uchwałą nr XIV/79/08 z dnia 26 maja 2008 roku Rada Gminy w Kobielach Wielkich postanowiła przekazać środki finansowe Komendzie Powiatowej Policji w Radomsku w wysokości 10.000 zł z przeznaczeniem na dofinansowanie zakupu samochodu osobowego nieoznakowanego. Umowa w sprawie udzielenia dotacji celowej w wysokości 10.000 zł ze środków budŜetu gminy z przeznaczeniem na zakup 1 szt. samochodu osobowego nieoznakowanego dla Komendy Powiatowej Policji w Radomsku z przeznaczeniem dla PP w Kobielach Wielkich została podpisana w dniu 26 maja 2008 roku. W umowie wskazano przeznaczenie oraz zasady rozliczenia środków. Zadanie powinno być wykonane do dnia 29 grudnia 2008 roku, a rozliczenie środków uzyskanych z pomocy powinno nastąpić do dnia 15 stycznia 2009 roku.

Środki w wysokości 10.000 zł zostały przekazane w dniu 25 czerwca 2008 roku; Wn 400/Ma130-1; rozdz. 75404 §6170; poz. ks. PK 324/37-38; 5043-5044.

W dniu 15 stycznia 2008 roku do Urzędu Gminy w Kobielach Wielkich wpłynęło rozliczenie finansowe i merytoryczne udzielonej dotacji dla Komendy Powiatowej Policji.

3. Uchwałą nr XVI/86/08 z dnia 29 sierpnia 2008 roku Rada Gminy w Kobielach Wielkich postanowiła udzielić pomocy finansowej Miastu Radomsko w wysokości 4.000 zł z przeznaczeniem na usuwanie szkód powstałych w wyniku przejścia w dniu 15 sierpnia 2008 roku na obszarze Miasta Radomska trąby powietrznej. Umowa w sprawie udzielenia jednorazowej pomocy finansowej w wysokości 4.000 zł ze środków budŜetu gminy z przeznaczeniem na likwidację szkód spowodowanych klęską Ŝywiołową, która miała miejsce w dniu 15 sierpnia 2008 roku została podpisana w dniu 26 września 2008 roku. W umowie wskazano przeznaczenie oraz zasady rozliczenia środków. Zadanie powinno być wykonane do dnia 15 grudnia 2008 roku, a rozliczenie środków uzyskanych z pomocy powinno nastąpić do dnia 30 grudnia 2008 roku.

Środki w wysokości 4.000 zł zostały przekazane w dniu 30 października 2008 roku; Wn 400/Ma 201-191; Wn 201-191/Ma 130-1; brak klasyfikacji; poz. ks. PK 572/9-11; 8478-8480;

W dniu 8 grudnia 2008 roku do Urzędu Gminy w Kobielach Wielkich wpłynęło rozliczenie finansowe i merytoryczne udzielonej pomocy finansowej Miastu Radomsko.

4. Uchwałą nr XVI/88/08 z dnia 29 sierpnia 2008 roku Rada Gminy w Kobielach Wielkich postanowiła udzielić pomocy finansowej Gminie Gomunice w wysokości 4.000 zł z przeznaczeniem na usuwanie szkód powstałych w wyniku przejścia w dniu 15 sierpnia 2008 roku na obszarze Gminy Gomunice trąby powietrznej. Umowa w sprawie udzielenia jednorazowej pomocy finansowej w wysokości 4.000 zł ze środków budŜetu gminy z przeznaczeniem na likwidację szkód spowodowanych klęską Ŝywiołową, która miała miejsce w dniu 15 sierpnia 2008 roku została podpisana w dniu 26 września 2008 roku. W umowie wskazano przeznaczenie oraz zasady rozliczenia środków. Zadanie powinno być wykonane do dnia 15 grudnia 2008 roku, a rozliczenie środków uzyskanych z pomocy powinno nastąpić do dnia 30 grudnia 2008 roku.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

122

Środki w wysokości 4.000 zł zostały przekazane w dniu 30 października 2008 roku; Wn 400/Ma 201-190; Wn 201-190/Ma 130-1; brak klasyfikacji; poz. ks. PK 572/6-8; 8475-8477;

W dniu 8 grudnia 2008 roku do Urzędu Gminy w Kobielach Wielkich wpłynęło rozliczenie finansowe i merytoryczne udzielonej pomocy finansowej Gminie Gomunice.

5. Uchwałą nr XVI/87/08 z dnia 29 sierpnia 2008 roku Rada Gminy w Kobielach Wielkich postanowiła udzielić pomocy finansowej Gminie Dobryszyce w wysokości 4.000 zł z przeznaczeniem na usuwanie szkód powstałych w wyniku przejścia w dniu 15 sierpnia 2008 roku na obszarze Gminy Dobryszyce trąby powietrznej. Umowa w sprawie udzielenia jednorazowej pomocy finansowej w wysokości 4.000 zł ze środków budŜetu gminy z przeznaczeniem na likwidację szkód spowodowanych klęską Ŝywiołową, która miała miejsce w dniu 15 sierpnia 2008 roku została podpisana w dniu 26 września 2008 roku. W umowie wskazano przeznaczenie oraz zasady rozliczenia środków. Zadanie powinno być wykonane do dnia 15 grudnia 2008 roku, a rozliczenie środków uzyskanych z pomocy powinno nastąpić do dnia 30 grudnia 2008 roku.

Środki w wysokości 4.000 zł zostały przekazane w dniu 30 października 2008 roku; Wn 400/Ma 201-192; Wn 201-192/Ma 130-1; brak klasyfikacji; poz. ks. PK 572/12-14; 8481-8483.

W dniu 15 grudnia 2008 roku do Urzędu Gminy w Kobielach Wielkich wpłynęło rozliczenie finansowe i merytoryczne udzielonej pomocy finansowej Gminie Dobryszyce.

Stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1) umowy wskazane w punktach 2-5 nie zostały kontrasygnowane przez Skarbnika Gminy – Barbarę Pokorę, co stanowiło naruszenie art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym. Z treści wskazanego przepisu wynika, iŜ jeŜeli czynność prawna moŜe spowodować powstanie zobowiązań pienięŜnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budŜetu) lub osoby przez niego upowaŜnionej;

2) na dzień podpisania umów w sprawie udzielenia pomocy finansowej dla Miasta Radomska, Gminy Gomunice i Gminy Dobryszyce, tj. 26 września 2008 roku, w budŜecie Gminy Kobiele Wielkie nie zabezpieczono środków wynikających z zawartych umów w łącznej wysokości 12.000 zł. Uchwałą nr XVII/95/08 Rady Gminy Kobiele Wielkie z dnia 29 października 2008 roku zaplanowano w dziale 754 rozdz. 75421 – Zarządzanie kryzysowe, §2710 – Dotacja celowa na pomoc finansową udzielaną między jednostkami samorządu terytorialnego na dofinansowanie własnych zadań bieŜących środki w wysokości 12.000 zł. Działanie powyŜsze stanowiło naruszenie zasad gospodarki finansowej obowiązujących w toku wykonywania budŜetu gminy określonych w art. 138 pkt 3 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych, który stanowi, Ŝe dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny;

3) ustalono, iŜ dotacje wskazane wyŜej w pkt. 1-2 zostały zaksięgowano na kontach Wn 400/Ma 130, natomiast opisane w pkt 3-5 zaksięgowano na koncie Wn 201/Ma 130, co było niezgodne z zapisami zakładowego planu kont. Zgodnie z Zakładowym planem kont dla Urzędu Gminy Kobiele Wielkie, stanowiącym załącznik nr 3 do zarządzenia nr 26/2007 Wójta Gminy z dnia 31 grudnia 2007 roku do ewidencji rozliczenia udzielonych dotacji budŜetowych właściwe jest konto 224 – Rozliczenie udzielonych dotacji budŜetowych;


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

123

4) przelewy wskazane w pkt 3-5 nie spełniają wymogu dowodu księgowego, gdyŜ nie naniesiono na nich dekretacji, co stanowiło naruszenie art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości.


XI. ROZLICZENIA BUDśETU Z SAMORZĄDOWYMI JEDNOSTKAMI ORGANIZACYJNYMI

1. DOTACJE PRZEKAZYWANE NA RZECZ ZAKŁADÓW BUD śETOWYCH – WYSOKOŚĆ I RODZAJ - 2008 ROK

Zakład Gospodarki Komunalnej w Kobielach Wielkich został utworzony na podstawie uchwały Rady Gminy Kobiele Wielkie nr XI/123/2001 z dnia 29 czerwca 2001 roku.

Rada Gminy w uchwale budŜetowej na 2008 rok nr XIII/76/08 z dnia 31 marca 2008 roku ustaliła kwotę dotacji przedmiotowej dla Zakładu Gospodarki Komunalnej z tytułu dopłaty do 1 m3 wody w wysokości 39.013 zł oraz z tytułu dopłaty do 1 m3 ścieków w wysokości 50.987 zł. Planując kwotę dotacji Rada Gminy przyjęła stawki dotacji przedmiotowej dla Zakładu Komunalnego w wysokości 0,32 zł do 1 m3 wody oraz 9,25 zł do 1 m3 ścieków. Stawki powyŜsze wynikają z uchwały nr XX/102/05 Rady Gminy Kobiele Wielkie z dnia 30 marca 2005 roku w sprawie ustalenia jednostkowych dotacji przedmiotowych dla Zakładu Gospodarki Komunalnej Gminy Kobiele Wielkie. Dnia 30 grudnia 2008 roku Rada Gminy uchwałą nr XX/III/08 zmieniła plan dotacji zwiększając ją do kwoty 98.462,00 zł.

Dotacja była przekazywana co dwa miesiące w kwocie wynikającej z wystawionej Gminie Kobiele Wielkie faktury przez Zakład Gospodarki Komunalnej. Na fakturach znajdowała się ilość w m3 sprzedanej wody i odprowadzonych ścieków, cena jednostkowa, czyli stawka dotacji, wartość bez podatku, podatek VAT i wartość netto.

Zestawienie wystawionych faktur i kwot przelanych dopłat przedstawia poniŜsza tabela.

Okres rozliczeniowy

Wartość do rozliczenia w m3

Nr faktury Kwota z faktury w zł bez vat

Data przelewu Kwota przelana w zł w tym VAT 7%

01.01.2008 – 31.01.2008

15.411 – woda

894 - ścieki

66/02/08 z dnia 09.02.2008

4.931,52 – woda

8.269,50 -ścieki

27.02.2008 r. 14.125,09 w tym VAT 924,07

01.02.2008 – 31.03.2008

16.589 – woda

1.044 – ścieki

164/04/08 z dnia 09.04.2008

5.308,48 – woda

9.657,00 - ścieki

15.04.2008 r. 16.013,06 w tym VAT 1.047,58

01.04.2008 – 31.05.2008

18.674 – woda

1.086 – ścieki

272/06/08 z dnia 02.06.2008

5.975,68 – woda

10.045,50 - ścieki

05.06.2008 r. 17.142,66 w tym VAT 1.121,48

01.06.2008 – 31.07.2008

20.172 – woda

933 – ścieki

391/08/08 z dnia 01.08.2008 r.

6.455,04 – woda

8.630,25 - ścieki

06.08.2008 r. 16.141,26 w tym VAT 1.055,97

01.08.2008 – 30.09.2008

21.599 woda

1.046 – ścieki

519/10/08 z dnia 02.10.2008

6.911,68 – woda

9.675,50 – ścieki

08.10.2008 r. 17.748,28 w tym VAT 1.161,10

01.10.2008 – 19.12.2008

18.212 – woda

1.117 – ścieki

668/12/08 z dnia 19.12.2008

5.827,84 – woda

10.332,25 - ścieki

30.12.2008 r. 17.291,30 w tym VAT 1.131,21

Razem 01.01.2008 –

110.657 – woda - - - woda 37.888,96 – w tym VAT –


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

124

19.12.2008 6.120 - ścieki 2.478,72

ścieki 60.575,70 – w tym VAT -3.962,70

Tabela sporządzona na podstawie faktur wystawionych przez Zakład Gospodarki Komunalnej, rozliczenia poszczególnych okresów dwumiesięcznych załączonych do faktur oraz przelewów dotacji dla Zakładu

Zarządzeniem nr 21/2006 z dnia 29 grudnia 2006 roku Wójt Gminy Kobiele Wielkie określił szczegółowość rozliczenia, przekazywania i wykorzystania dotacji przedmiotowej udzielanej Zakładowi Gospodarki Komunalnej w Kobielach Wielkich. Z treści niniejszego zarządzenia wynika, Ŝe dotacja będzie przekazywana na konto Zakładu Gospodarki Komunalnej w Kobielach Wielkich co dwa miesiące. Kierownik Zakładu zobowiązany został do złoŜenia rozliczenia z wykorzystanej dotacji do dnia 31 stycznia roku następnego. Rozliczenie dotacji przedmiotowej następować będzie poprzez podanie przez Zakład Gospodarki Komunalnej ilości dostarczonej i zafakturowanej wody oraz ilości dostarczanych i zafakturowanych ścieków z terenu gminy Kobiele Wielkie, które to zostały wprowadzone do oczyszczalni ścieków na koniec kaŜdego miesiąca pomnoŜonych przez uchwaloną stawkę dopłaty dotacji do 1m3. Faktyczne wykonanie winno wynikać z ksiąg rachunkowych i potwierdzone musi być dokumentacją księgową.

Dnia 5 stycznia 2009 roku Kierownik Zakładu Gospodarki Komunalnej przedstawił rozliczenia sprzedaŜy wody i odprowadzenia ścieków za rok 2008. Z treści rozliczenia wynikało, Ŝe w okresie od 1 stycznia 2008 roku do dnia 19 grudnia 2008 roku sprzedaŜ wody wyniosła 110.657 m3 a ilość odprowadzonych ścieków wyniosła 6.120 m3. Wielkości wskazane wyŜej pomnoŜono przez odpowiednie stawki plus VAT co dawało następujący wynik :

Woda 110.657 x 0,32 + 7% VAT = 37.888,96 zł,

Ścieki 6.120 x 9,25 + 7% VAT = 60.572,70 zł.

Suma stanowiła kwotę przekazanej przez jednostkę kontrolowaną dotacji przedmiotowej. Do rozliczenia dołączono pisma stanowiące równieŜ załączniki do wystawianych w ciągu roku faktur informujące o wielkości w m3 o sprzedaŜy wody i odprowadzonych ścieków oraz wydruki komputerowe stanowiące zestawienia sprzedanej wody i odprowadzonych ścieków dla poszczególnych grup odbiorców.

Na podstawie kontroli przedstawionych dokumentów stwierdzono, Ŝe zarządzeniem nr 21/2006 z dnia 29 grudnia 2006 roku Wójt Gminy Kobiele Wielkie w sprawie szczegółowości rozliczenia, przekazywania i wykorzystania dotacji przedmiotowej udzielanej Zakładowi Gospodarki Komunalnej w Kobielach Wielkich w §2 postanowił, Ŝe rozliczenie dotacji przedmiotowej polegać będzie na podaniu przez Zakład Gospodarki Komunalnej ilości dostarczonej i zafakturowanej wody oraz ilości dostarczanych i zafakturowanych ścieków z terenu gminy Kobiele Wielkie, które to zostały wprowadzone do oczyszczalni ścieków na koniec kaŜdego miesiąca pomnoŜonych przez uchwaloną stawkę dopłaty dotacji do 1m3.

Stawka jednostkowa dotacji konieczna jest do ustalenia podstawy naliczenia dotacji w celu określenia jej wysokości. Na moment rozliczania dotacji jej przekazana wysokość jest znana, zatem z rozliczenie dotacji powinno wynikać czy dotacja została wykorzystana adekwatnie do stopnia zrealizowanego zadania tzn. czy uzasadniona była jej wielkość i czy wykorzystana była zgodnie z przeznaczeniem (w tym wypadku czy sfinansowała koszty związane z zaopatrzeniem w wodę oraz odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków). Oceny takiej na podstawie przedstawionego rozliczenia dokonuje organ wykonawczy w związku §52 ust. 3 rozporządzenia w sprawie gospodarki finansowej jednostek budŜetowych, zakładów budŜetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną, z treści którego wynika, Ŝe w przypadku stwierdzenia wykorzystania dotacji niezgodnie z


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

125

przeznaczeniem lub pobrania w nadmiernej wysokości, wydaje decyzję o zwrocie dotacji do budŜetu jednostki samorządu terytorialnego wraz z odsetkami, w wysokości i terminie określonych w art. 145 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Ponadto zgodnie z wspomnianym wyŜej zarządzeniem nr 21 /2006 Wójta Gminy Kobiele Wielki faktyczne wykonanie dotacji winno wynikać z ksiąg rachunkowych i potwierdzone musi być dokumentacją księgową. Kontrolujący ustalili, Ŝe jednostka kontrolowane nie Ŝąda przedstawienia ksiąg rachunkowych ani dokumentacji księgowej na potwierdzenie wykonania dotacji, co uniemoŜliwia dokonanie przez organ wykonawczy weryfikacji wykorzystania dotacji zgodnie z jej przeznaczeniem.

2. WPŁATY ZAKŁADÓW BUD śETOWYCH DO BUDśETU GMINY - 2008 ROK

W 2008 roku Zakład Gospodarki Komunalnej zaplanował wpłatę do budŜetu nadwyŜki środków obrotowych za rok 2007 w kwocie 489,80 zł ustalając jej wysokość zgodnie z §49 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 roku w sprawie gospodarki finansowej jednostek budŜetowych, zakładów budŜetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną (Dz. U. Nr 116, poz. 783 ze zmianami). Dnia 31 marca 2008 roku Zakład Gospodarki Komunalnej dokonał przelewu kwoty nadwyŜki za rok 2007 na konto Urzędu Gminy. Zakład nie planował stanu środków obrotowych na koniec 2008 roku a jego faktyczna wysokość na dzień 31 grudnia 2008 roku wyniosła 14.208,45 zł. Dnia 15 kwietnia 2009 roku zakład budŜetowy dokonał wpłaty nadwyŜki środków obrotowych za 2008 rok w kwocie 14.208,45 zł.

3. DOTACJE NA RZECZ PUBLICZNYCH SAMODZIELNYCH ZAKŁADÓW OPIEKI ZDROWOTNEJ – 2008 ROK

Kontrolowana jednostka nie udzielała dotacji na rzecz samodzielnych zakładów opieki zdrowotnej.

XII. USTALENIA KO ŃCOWE. ZAŁĄCZNIKI.

Protokół zawiera 141 ponumerowanych i zaparafowanych stron. Fakt przeprowadzenia kontroli odnotowano w ksiąŜce kontroli Urzędu Gminy w Kobielach Wielkich pod pozycją 1/2009.

W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielały niŜej wymienione osoby:

1. Henryk Więckowski – Wójt Gminy, 2. Józef Szpruch – Sekretarz Gminy, 3. Barbara Pokora – Skarbnik Gminy, 4. Joanna Gorzędowska – z-ca kierownika USC, 5. ElŜbieta Mazik – inspektor ds. rolnictwa, gospodarki gruntami komunalnymi,

obsługi Rady Gminy i Samorządu Wiejskiego, 6. Wiesława Kosińska – inspektor ds. naliczeń podatków i opłat lokalnych, 7. Beata Tomaszewska – inspektor ds. księgowości podatkowej, 8. (…)33 – konserwator -

33 Wyłączono dane osobowe ze względu na prywatność osoby fizycznej - podstawa wyłączenia art.5 ust.2 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej w zw. z art.23 ustawy z


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

126

oraz inni pracownicy Urzędu Gminy w Kobielach Wielkich.

Integralną częścią protokołu są następujące załączniki:

1. Zestawienie dowodów księgowych za miesiące: marzec, czerwiec, wrzesień i grudzień 2008 roku podanych kontroli na okoliczność przestrzegania procedur kontroli wewnętrznej i zapisów w urządzeniach księgowych.

2. Test nr 1 – wewnętrzne procedury kontroli.

3. Test nr II dotyczący realizacji obowiązków organu wykonawczego jednostki samorządu terytorialnego wynikających z ustawy o finansach publicznych.

4. Test – dane w zakresie prowadzenia urządzeń księgowych.

5. Test dotyczący sprawozdań Rb-PDP za okres objęty kontrolą.

6. Test – kontrola prawidłowości prowadzenia ewidencji księgowej na koncie 201.

7. Zestawienie ilustrujące prawidłowość dokonywania ewidencji operacji gospodarczych na koncie 225-11 i 225-21 oraz 229 oraz terminowość zapłaty zobowiązań wobec zakładu ubezpieczeń społecznych.

8. Protokół kontroli kasy z dnia 18 marca 2009 roku wraz z wyjaśnieniem Aleksandry Rybak – kasjera w sprawie niedoboru kasowego w wysokości 5 zł oraz protokół kontroli kasy z dnia 23 marca 2009 roku.

9. Test dotyczący przestrzegania zasad rachunkowości podatkowej.

10. Test - Dane dotyczące wymiaru i poboru podatku od nieruchomości – osoby prawne za lata 2007- 2008.

11. Dane dotyczące terminowości doręczania decyzji wymiarowych i zgodności stawek podatku z uchwałami Rady Gminy w sprawie podatku od nieruchomości obowiązującymi w okresie kontrolowanym oraz zgodność podstawy opodatkowania z informacjami podatkowymi wraz z informacją o zaległościach i postępowaniu windykacyjnym podejmowanym w stosunku do podatników objętych kontrolą.

12. Testy przedstawiające dane dotyczące wymiaru i poboru podatku od nieruchomości – osoby fizyczne 2007 - 2008 rok.

13. Test przedstawiający dane dotyczące umorzenia zaległości podatkowych – osoby fizyczne, osoby prawne, lata 2007 – 2008.

14. Dane dotyczące stawek podatkowych, wymiaru podatku, terminowości doręczenia decyzji wymiarowych oraz zapłaty zobowiązań podatkowych w stosunku do podatników podatku rolnego objętych kontrolą.

15. Poszczególne decyzje objęte kontrolą wraz z opisem przedmiotu ulgi.

dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny. Wyłączenia dokonał Naczelnik Wydziału Kontroli RIO w Łodzi Piotr Walczak.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

127

16. Zestawienie podatników i pojazdów objętych kontrolą ze wskazaniem stawki wynikającej ze złoŜonej deklaracji oraz stawki uchwalonej.

17. Zestawienie wskazujące roczny przypis podatku, wpłaty podatku, wysokość naliczonych i pobranych odsetek, decyzje wystawione na rzecz podatnika oraz wystawione tytuły wykonawcze za lata 2007-2008.

18. Testy do podatku od środków transportowych.

19. Tabela wskazująca podatników posiadających najwyŜsze zaległości z tytułu podatku od nieruchomości objętych kontrolą wraz z wyszczególnieniem podjętych czynności windykacyjnych.

20. Test przedstawiający dane dotyczące podejmowanych czynności windykacyjnych – osoby fizyczne, osoby prawne – lata 2007-2008.

21. Zestawienie wpłat najemców i dzierŜawców w latach 2007-2008.

22. Wyjaśnienie Sekretarza Gminy z dnia 31 marca 2009 roku.

23. Wykaz zaległości z tytułu najmu i dzierŜawy według stanu na dzień 31 grudnia 2007 i 2008 roku.

24. Wyjaśnienie inspektora ds. inwestycji, zamówień publicznych i funduszy strukturalnych z dnia 31 marca 2009 roku.

25. Test dotyczący procedur najmu i dzierŜawy mienia gminnego.

26. Wyjaśnienie Kierownika Zakładu Gospodarki Komunalnej z dnia 30 marca 2009 roku oraz Wójta Gminy i inspektora ds. inwestycji, zamówień publicznych i funduszy strukturalnych z dnia 30 marca 2009 roku.

27. Zestawienie danych w zakresie kategorii wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatków specjalnego, funkcyjnego i staŜowego pracowników objętych kontrolą.

28. Zestawienie list wypłat diet radnych.

29. Zestawienie faktur wystawionych przez Sp. z o.o. SIEMIŃSKI za dostawę oleju opałowego.

30. Wyjaśnienia Wójta Gminy Henryka Więckowskiego z dnia 5 marca 2009 roku oraz Zdzisława Barańskiego z dnia 5 marca 2009 roku w sprawie kosztorysów inwestorskich.

31. Wyjaśnienie Wójta Gminy z dnia 25 marca 2009 roku w sprawie umów dzierŜawy pod Zbiornik Biestrzyków.

32. Wyjaśnienie Wójta Gminy z dnia 17 marca 2009 roku.

33. Wyjaśnienie Wójta Gminy i Konserwatora z dnia 10 marca 2009 roku.

34. Wyjaśnienie inspektora ds. inwestycji, zamówień publicznych i funduszy strukturalnych z dnia 24 marca 2009 roku w sprawie zabezpieczenia naleŜytego wykonania umowy.

35. Wyjaśnienie Wójta Gminy z dnia 19 marca 2009 roku w sprawie rezygnacji z wykonania drogi.


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

128

36. Wyjaśnienie Wójta Gminy z dnia 19 marca 2009 roku.

37. Wyjaśnienie Wójta Gminy z dnia 31 marca 2009 roku w sprawie środków zabezpieczonych w budŜecie gminy na realizację zbiornika w Biestrzykowie Wielkim.

38. Zestawienie danych zadań inwestycyjnych pn. „Budowa zbiornika małej retencji w miejscowości Biestrzyków Wielki”, „Modernizacja drogi gminnej w sołectwie Cieszątki” i „Przebudowa drogi gminnej (odcinek II) w miejscowości Kobiele Małe”.

39. Test dotyczący zasad ewidencji składników majątkowych.

40. Test dotyczący urządzeń księgowych.

41. Test - Udokumentowanie obrotów na kontach i odpisy umorzeniowe – konto 011.

42. Test - Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych (020).

43. Wyjaśnienie z dnia 26 marca 2009 roku Skarbnika Gminy Barbary Pokory w sprawie potwierdzenia sald na rachunkach bankowych.

44. Wspólne wyjaśnienie Wójta i Skarbnika Gminy w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji.

45. Wykaz akt kontroli.

Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisano w dniu 21 maja 2009 roku. Jeden egzemplarz protokołu wraz z załącznikami pozostawiono w Urzędzie Gminy w Kobielach Wielkich.

Kierownika jednostki i Skarbnika poinformowano o przysługującym mu prawie odmowy podpisania protokołu i złoŜenia w ciągu 3 dni od daty jego otrzymania pisemnych wyjaśnień, co do przyczyn tej odmowy.

Kontrolujący: Jednostka kontrolowana:

......................................

(BoŜena Wojnarowska)

......................................

(Małgorzata OŜarek)

......................................

(Sylwia Grochulska)


90-431 Łódź, tel. (0-42) 6366896, fax (0-42) 6367424

_____________________________________________________

129

......................................

(Iwona Kawnik)

Kwituję odbiór 1 egzemplarza protokołu kontroli:

...................................................................................................

(data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej)

protokÓŁ kontroli gospodarki …³w: ukończyła ekonomiczne jednolite studia magisterskie,...

Documents