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Protocolos deactuación encaso de desastresen los archivos

Protocolos deactuación encaso de desastresen los archivos

Carme Bello UrgellèsÀngels Borrell Crehuet

Colección_Estudios

Serie_Recursos Culturales, 2

Coordinación: Carles Vicente Guitart y Jaume Enric Zamora Escala

(Oficina de Patrimonio Cultural de la Diputación de Barcelona)

© Diputació de Barcelona

Primera edición: julio del 2007

Diseño y producción: Dirección de Comunicación

de la Diputación de Barcelona

Impresión: Gutenberg, SA

ISBN: 978-84-9803-189-8

Depósito legal: B-31.698-2007

Índice

Presentación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

1. Diferentes tipos de desastres que pueden afectar a los archivos . . . . . . . . . 13

1.1. Causas naturales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

1.2. Causas potenciadas por el ser humano . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

1.3. Tipos de desastres más habituales en el área mediterránea . . . . . . . . . . 14

1.3.1. Inundación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151.3.2. Incendio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171.3.3. Microorganismos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

1.4. Documentación gráfica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25


2. Plan de prevención . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

2.1. Modelos de test de riesgo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

2.1.1. Exterior del edificio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322.1.2. Edificio y depósito . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332.1.3. Instalaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352.1.4. Control de la actividad biológica / limpieza . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372.1.5. Mobiliario y protección . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

2.2. Resolución de los problemas detectados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

2.3. Evaluación del estado de conservación de los fondosdocumentales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

2.4. Elaboración del plan de prevención de desastres . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

2.5. Plan de emergencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

2.5.1. Fases de aplicación del plan de emergencia . . . . . . . . . . . . . . . . 50

2.6. Seguimiento del plan de prevención . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

3. Plan de recuperación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

3.1. Criterios de selección de los materiales que deben recuperarse . . . . . . . 57

3.2. Tipos de intervención en cada caso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

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3.3. Espacio y materiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

3.3.1. Características del espacio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 643.3.2. Material disponible en el espacio de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

3.4. Equipo de trabajo que debe aplicar el plan de recuperación . . . . . . . . . . 67

3.5. Medidas de protección personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

3.5.1. Equipo de protección personal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

4. Protocolos de actuación en caso de emergencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

4.1. Protocolo de actuación en caso de inundación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

4.1.1. Preparación de los documentos que deben ser tratados . . . . . . . 71

4.2. Protocolo de actuación en caso de incendio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75


4.3. Protocolo de actuación en caso de infección microbiológica . . . . . . . . . . 79


4.4. Documentación gráfica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

4.4.1. Procesos de recuperación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

ANEXOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

1. Tablas de alteraciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

1.1. Provocadas por inundación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

1.2. Provocadas por incendios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

1.3. Provocadas por infección microbiológica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

2. Tablas de microorganismos detectados en Cataluña entre los años 1997 y 2006 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

BIBLIOGRAFÍA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

6 | Protocolos de actuación en caso de desastres en los archivos

Presentación

La conservación del patrimonio documental es una función esencial de los archivos mu-nicipales, recogida en la legislación y reconocida en todas las publicaciones especiali-zadas.

Sin embargo, si pasamos de la teoría a la práctica, la realidad de las infraestructuras dearchivo aún presenta, de una forma general, una casuística compleja con varias caren-cias y numerosas asignaturas pendientes.

La mayor parte de los déficits derivan de puntos de partida en que buena parte de lasinstalaciones no se han pensado para cumplir la función de archivo, pero también escierto que algunos edificios de nueva planta no siempre están planificados integralmen-te para poder mantener unas condiciones óptimas para la documentación que custo-dian. Entonces, el personal responsable de esos archivos, es decir, los archiveros y lasarchiveras, deben buscar las medidas correctoras para poder rectificar esas carencias ypoder obtener unas condiciones que se acerquen al máximo a los parámetros óptimosde conservación.

Con esta publicación, la Red de Archivos Municipales que coordina la Oficina de Patri-monio Cultural de la Diputación de Barcelona tiene la intención de ofrecer una herra-mienta a los ayuntamientos y, en concreto, al personal responsable de los archivos, conobjeto de potenciar la prevención y, al mismo tiempo, poder actuar con garantías parahacer frente a desastres que puedan hacer peligrar la integridad de los documentos.

Ante el riesgo de que un archivo sufra un desastre o cualquier tipo de incidencia queponga en peligro la conservación de los documentos que custodia, siempre hay quepoder gestionar tres momentos: el antes, el durante y el después.

El antes es la preservación, traducida en un buen plan de prevención, que es indispen-sable de cara a reducir el margen de probabilidad de que se produzca un desastre deorigen natural o producido por el hombre –con o sin intencionalidad–. El momento deldurante equivale a la existencia de un plan de emergencia que responda con celeridada una situación de peligro efectivo. Y en el momento después de un desastre, hay queresponder con un plan de recuperación que pueda activarse con precisión y eficacia.

En esta publicación, los tres momentos son analizados con detalle por dos autoras,Carme Bello y Àngels Borrell, quienes, con una gran experiencia en este campo y usan-do un lenguaje claro y práctico, nos presentan una serie de instrumentos que puedenser clave para sistematizar acciones o hacer frente a situaciones que pueden darse enun archivo.

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Por lo tanto, Protocolos de actuación en caso de desastres en los archivos quiere con-tribuir a potenciar la prevención, a elaborar planes de emergencia y planes de recupe-ración cuyo objetivo final es que los archivos municipales cuenten con las herramientasadecuadas para evitar o, en la medida de lo posible, minimizar situaciones de riesgo odesastre.

Oficina de Patrimonio Cultural de la Diputación de Barcelona


Introducción

La idea de esta publicación surgió después de haber realizado un curso organizado porla Red de Archivos Municipales de la Diputación de Barcelona acerca de la evaluacióndel estado de conservación de los fondos documentales y el plan de actuación en casode desastres. El curso fue muy positivo y los participantes mostraron un gran interés poraveriguar cuál debía ser la actuación al producirse circunstancias excepcionales quepuedan dañar grandes volúmenes de documentación.

A menudo, el archivero y, en concreto, los responsables de archivo deben afrontar, porun lado, los problemas habituales de conservación del patrimonio y, por el otro, no re-sulta extraño que, como mínimo una vez durante su vida profesional, tengan que en-frentarse a algún tipo de desastre que ponga en peligro la integridad física de la docu-mentación bajo su custodia.

No debemos entrar en el análisis de cada uno de los diferentes factores de degradaciónde los documentos de archivo, pero sí hacer un breve recordatorio antes de entrar en lamateria objeto de esta publicación.

Los materiales de archivo sufren, aparte de las degradaciones propias de la naturalezade los soportes y del documento como tal, una serie de degradaciones provocadas porfactores externos que frecuentemente están vinculados a los factores ambientales en losque se halla la documentación. De todos esos factores, el más importante es la hume-dad, puesto que está en relación directa con la temperatura y la ventilación. Estos dosparámetros no controlados propician el desarrollo de microorganismos y reacciones deoxidación y de hidrolización de la celulosa.

A pesar de que los factores ambientales no son los únicos responsables de las degra-daciones, los encontramos siempre como desencadenantes de otras agresiones al ma-terial de archivo. Los documentos de archivo, por su propia naturaleza como materialesorgánicos (celulosa, piel, etc.), están siempre expuestos a ser fuente de alimentación demúltiples microorganismos y otra microfauna como insectos, pequeños roedores, etc.,cuyas degradaciones se manifiestan por lo general en forma de erosiones, agujeros, ga-lerías y manchas cuando son provocadas por insectos, y putrefacción y manchas, en elcaso de los hongos y las bacterias. O por la acidez y las tintas metaloácidas que, encombinación con determinados parámetros ambientales, pueden iniciar un proceso decorrosión, que puede llegar a su destrucción total, ya que con toda seguridad termina-rán por desintegrar el papel.

Dentro de las patologías o los problemas que puede sufrir el patrimonio bibliográfico ydocumental, hay algunos que, por sus características de rápida extensión y desarrollo o

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por la gravedad de los daños que provocan, deben tratarse y solucionarse con mucharapidez. La no-intervención en estos casos o el retraso en la intervención pueden signi-ficar que el problema se agrave tanto que sea imposible la recuperación de este patri-monio.

Las causas excepcionales de degradación masiva en nuestros archivos son las provo-cadas por inundaciones, incendios y plagas. Si se produce alguna de estas circunstan-cias, la actuación que deberemos realizar será excepcional y de extrema urgencia (y de-beremos contar con presupuestos excepcionales y de urgencia), ya que a menudo losdaños son tan grandes que pueden llegar a destruir la totalidad de la documentación.Las llamamos causas excepcionales, porque no deberían ser habituales en los archivos;sin embargo, si hiciéramos un balance anual, observaríamos que esa excepcionalidadpuede acabar siendo crónica debido a las circunstancias, a menudo adversas, que seproducen en los archivos.

La gran mayoría de factores de degradación que afectan al material de archivo están in-ducidos o potenciados por el ser humano, a veces por negligencia, otras por falta deconocimientos, o también puede ser el desencadenante de grandes desastres (guerras,inundaciones, incendios, etc.). Ahora bien, las degradaciones más frecuentes y que sele pueden adjudicar directamente son las debidas al uso y la manipulación que, en elsiglo XXI, en la sociedad de la información, se traduce en abuso. Esto resulta bastantecurioso, puesto que con las grandes facilidades y ventajas técnicas con que contamospara la reproducción de documentos, en varios soportes y formatos, debería ponerse fina este ciclo de uso y abuso. De hecho, los originales deberían dejar de ser consultables,salvo en casos especiales.

El corpus central de la publicación que presentamos es el de los desastres que se pro-ducen con mayor frecuencia en los archivos y, basándonos en nuestra experienciaprofesional, proponemos cómo hacerles frente y cómo actuar en cada caso. Por ello,hemos estructurado la publicación en cinco capítulos fundamentales. En el primero, rea-lizamos un repaso de los principales desastres, tanto de tipo natural como los induci-dos o provocados, que afectan a los archivos y a continuación presentamos los máshabituales en el área mediterránea, su tipología, su extensión y sus consecuencias. Enel segundo, se establecen los principales puntos de riesgo, que deben tomarse en con-sideración al confeccionar un plan de prevención, indicándose las pautas a seguir parapoder evaluar los fondos documentales. En el tercero, se establecen los parámetros deactuación dentro del plan de recuperación. Y en el cuarto, se proponen unos protoco-los de actuación, en los diferentes casos planteados, como modelo para que cada ar-chivo confeccione sus propios protocolos. En el capítulo de anexos, aparte de la biblio-grafía especializada, se incluyen gráficos, esquemas, fichas y tests con el fin de que ellector de este manual pueda trabajar sobre los puntos propuestos.


Es la intención de las autoras que este pequeño manual sirva de guía a los profesiona-les de los archivos que, día tras día, deben enfrentarse a situaciones que pueden poneren peligro la integridad de la documentación. Pero siempre es el profesional que traba-ja directamente con la documentación quien debe establecer sus propios parámetros deactuación, en función de la tipología documental con la que trabaja y de las circunstan-cias que puedan presentarse en el archivo. Quisiéramos huir de demagogias y de gran-des planes pensados sólo para grandes archivos y plantear nuestras tesis desde unpunto de vista riguroso, siguiendo los estándares internacionales, pero dejando la puer-ta abierta a todos los profesionales para que participen en la confección de sus propiosprotocolos y planes de prevención. Sabemos que dedicarse a estos temas supone untrabajo suplementario en las labores cotidianas del archivero, pero, si tenemos en cuen-ta que una de sus funciones es conservar la documentación que se halla bajo su cus-todia, es evidente que planificar y prever los posibles desastres será la mayor contribu-ción que pueda realizar para la conservación de la memoria histórica.

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1. Diferentes tipos de desastres que pueden afectar a los archivos

Al referirnos a desastres, pensamos en imágenes como las del tsunami más reciente, te-rremotos, volcanes, tornados, lluvias tropicales, avalanchas de nieve, avalanchas debarro, incendios forestales, guerras, etc. Y es evidente que cualquiera de estas causaspuede afectar, los archivos en todo el mundo e incluso llevarlos a su destrucción total.Sin embargo, no todas las causas tienen el mismo denominador común, ya que unasson causas que podríamos denominar naturales y las otras están fomentadas o poten-ciadas por el ser humano, quien, desde el punto de vista de la conservación, es el mayoragente destructor y la primera causa de degradación de los documentos de archivo.

1.1. Causas naturales

A nivel mundial, las causas naturales de destrucción masiva de documentos de archivoson muy variadas, tanto como diferentes son los lugares en que están ubicados los ar-chivos. En Suramérica, son muy habituales las lluvias acompañadas de avalanchas debarro y vulcanismo. En Estados Unidos las causas naturales que se dan con mayor fre-cuencia son los tornados y los terremotos. En el sureste asiático, los tsunamis, las lluviasy los terremotos. En India y China, las lluvias y los ríos desbordados. En Europa son ha-bituales las lluvias y los desbordamientos de ríos. En Australia, los incendios y tornados.En África, las plagas de insectos y microorganismos. En Oceanía, el vulcanismo, etc.

Cuando las áreas afectadas por fenómenos naturales están fuera de las ciudades, ladestrucción de documentación baja en picado, puesto que, en su mayoría, los archivosestán en áreas urbanas. Pero cuando la afectación es en esas áreas, la destrucciónpuede ser total y, si realizáramos un estudio acerca de los desastres que han afectadoa archivos en los últimos cien años, veríamos los millones de documentos que se hanperdido por estas causas.

Al oír las noticias de los medios de comunicación, nunca se habla de los archivos y pocainformación nos llega de los mismos, pero la que llega es lo bastante significativa. Elefecto del Katrina en Nueva Orleans (EE.UU.) sobre los archivos de la zona fue devasta-dor para los archivos judiciales del Estado, que quedaron afectados (destruidos) en un90%. Las lluvias del año 2005 en Suiza, Alemania y los países del Este de Europa pro-vocaron inundaciones en archivos, bibliotecas y museos, que aún sufren sus efectos. Entoda Europa, en los últimos veinte años, se han producido numerosas inundaciones deconsecuencias desastrosas.

Diferentes tipos de desastres que pueden afectar a los archivos | 13

Podríamos preguntarnos por qué los archivos sufren tan directamente los efectos de la natu-raleza. La respuesta, en parte, es muy simple: la mayoría de depósitos de archivo se hallanen sótanos y los archivos están en edificios que no están pensados para desempeñar estafunción. Estas dos circunstancias son la primera causa que provoca que los archivos se veanafectados tan directamente por los fenómenos naturales. Si los edificios de archivo cumplie-ran con todos los requisitos de seguridad y los depósitos estuvieran situados en primerasplantas, podrían evitarse un 80% de los desastres, sobre todo los referidos a agua y fuego.

1.2. Causas potenciadas por el ser humano

Si realizáramos un repaso exhaustivo de las causas potenciadas por el ser humano, nosquedaríamos horrorizados al ver que buena parte de los fenómenos naturales los ha pro-vocado la tala de grandes extensiones de árboles, la construcción justo en la primeralínea de río o de mar, el desvío del curso natural del agua para disponer de más terreno,la emisión de gases a la atmósfera que producen cambios climáticos, etc. Pero quizá noes el momento de hacer este discurso, sino de centrarnos en las causas más inmedia-tas y más tangibles para nosotros.

Las causas más frecuentes de destrucción de documentos de archivo atribuibles al serhumano son las guerras, que provocan la pérdida de millones de documentos y librostodos los años en todo el mundo, los actos vandálicos de todo tipo, las censuras ideoló-gicas o religiosas, etc. y asimismo los edificios destinados a archivo que no cuentan conlos mínimos requerimientos para la conservación preventiva de los documentos, defec-tos constructivos, materiales de recubrimiento poco estables. Otras causas son no vaciarlos deshumidificadores con frecuencia, no controlar los parámetros ambientales, realizaruna limpieza deficiente de los depósitos, acumular en ellos elementos no propios de undepósito de archivo, como plantas, ordenadores, muebles, etc. También debe citarsela realización de actividades peligrosas dentro de los depósitos, como fumar, encenderestufas eléctricas, tener calentadores, microondas, neveras y otros aparatos eléctricos.

En definitiva, no cuidar los documentos que están depositados, ni cumplir con uno delos puntos básicos del código deontológico de la profesión que es la conservación de ladocumentación. A menudo estas conductas vandálicas o negligentes acaban en un in-cendio, una inundación y, muy frecuentemente, en plagas de microorganismos, proble-mas a los que, tarde o temprano, los archiveros terminan enfrentándose.

1.3. Tipos de desastres más habituales en el área mediterránea

Centraremos el tema en los principales desastres que se producen en los países del áreamediterránea y que son la causa de degradación que provoca un mayor volumen de do-cumentación afectada y que requieren una actuación inmediata.


Al hablar de desastres en nuestros archivos, casi siempre nos referimos a las inunda-ciones y los incendios. Es cierto que son los desastres que provocan un mayor númerode «bajas» entre la documentación, pero existe un tercer elemento que tradicionalmen-te no se ha considerado un desastre o una circunstancia catastrófica: los microorganis-mos. En la actualidad, y desde hace unos cinco años, dentro del área mediterránea,están constituyendo un verdadero quebradero de cabeza para los archiveros y profe-sionales de la conservación. De hecho, hasta el momento, los conservadores los hemosclasificado dentro del apartado de degradaciones biológicas, y así sigue siendo. Sin em-bargo, en este pequeño manual o guía, nos gustaría incluirlos dentro de los desastres,ya que nuestra experiencia profesional nos ha demostrado que los hongos y las bacte-rias pueden llegar a constituir verdaderas plagas entre la documentación, hasta el puntode convertirse en un desastre de gran magnitud y de difícil resolución. A menudo apa-recen como consecuencia directa de una inundación o de la intervención de los bom-beros para extinguir un incendio.

No todos los incendios, ni todas las inundaciones, ni todas las plagas de microorganis-mos tienen los mismos orígenes ni actúan o se desarrollan de la misma forma, por ello noactuaremos tampoco de forma mimética. Ajustaremos nuestra actuación a la circunstan-cia en que nos hallemos y a su magnitud. No es lo mismo una inundación parcial de va-rias cajas, debida a una gotera o una filtración de agua, que una inundación provocadapor el reventón de una cañería o por una riada. Un incendio provocado por un cortocir-cuito, que se localice en un punto, no tendrá las mismas consecuencias que un incendioprovocado usando un acelerador. El resultado tampoco será el mismo si puede apagar-se con extintores manuales que si requiere una intervención de los bomberos.

Al detectar la presencia de hongos, debemos averiguar a qué tipo de infección debe-mos enfrentarnos, si es una infección generalizada de todo el fondo de archivo, si afec-ta sólo a un depósito, una colección o unos volúmenes. Debemos establecer si haceaños que se desarrolla, o bien se trata de una infección reciente como consecuencia deun escape de agua, una inundación o una intervención de los bomberos para extinguirun incendio, o si ha podido producirse una contaminación a través de una transferenciacon documentación infectada.

1.3.1. Inundación

Entre las inundaciones, debe distinguirse entre las localizadas en el interior del edificio,debidas a problemas estructurales o de instalaciones, y las externas al edificio, que pro-vienen de un fenómeno natural o de un problema de tuberías generales de agua.

Las inundaciones localizadas en el interior del edificio están provocadas por goteras pro-cedentes del techo o las cubiertas, desagües que se rompen, radiadores en los que los


tubos pierden o se agujerean, cañerías de agua que gotean por las juntas o que se rom-pen, etc. Los motivos son diversos, pero siempre tienen que ver con un edificio que noestá en condiciones (por viejo o por tener otros usos) para ser la sede de un archivo oque, a pesar de ser un edificio nuevo, no puede garantizar la máxima seguridad para ladocumentación, debido a un sistema constructivo y de instalaciones que ofrecen pocaseguridad. A menudo las instalaciones de agua, sea la general del edificio o el sistemade extinción de incendios, están situadas en zonas demasiado cercanas a los depósi-tos y muchas veces están dentro y ello pasa porque casi siempre los depósitos de ar-chivo están localizados en sótanos, junto a los almacenes y las instalaciones generalesdel edificio.

Las inundaciones localizadas en el exterior del edificio pueden ser consecuencia de unfenómeno natural como el desbordamiento de un río o unas lluvias torrenciales, o bienla ruptura de una tubería general de agua junto al edificio o debajo del mismo. En estecaso, se trata de inundaciones que, aparte de una gran cantidad de agua, arrastran lodoy otros materiales orgánicos que se depositan encima de la documentación y para de-tenerlas se requiere la intervención de los bomberos.

El nivel de afectación, en el caso de un problema localizado en el interior del edificio, es-tará en función de si ha incidido directamente sobre la documentación y del tiempo enque haya estado actuando. Por lo general son inundaciones que afectan una parte dela documentación de un depósito, alguna colección concreta, etc.

En el caso de inundaciones externas, es bastante corriente que afecte un mayor núme-ro de documentación, debido, sobre todo, a la gran cantidad de agua que entra en pocotiempo y el nivel al que puede llegar, por regla general, este tipo de inundación, que afec-ta todo el depósito y, a menudo, buena parte del edificio.

El nivel de degradación, tanto en uno como en otro caso, dependerá de la cantidad deagua recibida, del tiempo en que haya estado en contacto y de los restos orgánicos quepueda tener ese agua (aguas fecales, barro, etc.). Debe decirse que el barro, el lodo olos restos fecales dejan marcas y manchas de muy difícil resolución una vez se han se-cado.

Después de una inundación, las principales degradaciones (ver anexo 1.1) se traducenen soportes mojados, pérdida del apresto del soporte (soportes blandos), emulsionesfotográficas pegadas, disolución de las tintas manuscritas y pigmentos en la obra gráfi-ca, aureolas debidas al arrastre de suciedad o tintas, manchas de residuos fecales o debarro con incrustaciones, etc. También los materiales de recubrimiento, como las en-cuadernaciones, sufren deformaciones. Y setenta y dos horas después de haberse mo-jado, se inicia un proceso de crecimiento de microorganismos. Estos provocan varias al-teraciones, siendo las más espectaculares un cambio cromático del soporte (manchas


de varias coloraciones) y un cambio en la estructura molecular de la celulosa y del colá-geno, lo que provoca la pérdida de resistencia mecánica, hasta llegar a la putrefaccióny desintegración del soporte y de los materiales de recubrimiento. De ahí la importanciade estabilizar el material afectado con la máxima urgencia posible después de la inun-dación.

1.3.2. Incendio

Dentro de un archivo los incendios pueden tener varios orígenes. Cuando son localiza-dos, normalmente su origen está en aparatos eléctricos que no funcionan correctamen-te, en estufas, en la realización de soldaduras dentro del depósito, etc. En estos casos,por lo general se detectan con una cierta rapidez y afectan pequeños volúmenes de do-cumentación y pueden apagarse con los extintores manuales, pero por desgracia notodos son iguales.

Existe un tipo de incendio bastante habitual, que se debe a un fallo en la instalación eléc-trica del edificio. En estos casos, cuando se detecta, a menudo, el incendio es grandey difícilmente podremos controlarlo con los extintores manuales, por lo que deberemosavisar a los bomberos, del mismo modo que habrá que hacerlo en el caso de incendiosprovocados o incendios externos al edificio. Y ahí es donde tendremos el auténtico pro-blema, ya que la actuación de los bomberos suele ser muy destructiva para la docu-mentación, al utilizar una gran cantidad de agua a una gran presión.

El nivel de afectación debido a un incendio dependerá del tipo de incendio, de la viru-lencia de su acción y del tiempo que haya actuado antes de ser sofocado. Podemos en-contrar incendios que hemos podido controlar con los extintores manuales, que sólohayan provocado quemaduras en las cajas contenedoras de documentación o en lasencuadernaciones, etc. Otros que hayan afectado sólo los bordes de los libros o legajos.Pero en los incendios más devastadores puede encontrarse documentación totalmentecarbonizada; incluso, este tipo de incendio puede llegar a destruir totalmente el edificio.Estos incendios tan devastadores muchas veces son provocados o bien provienen del


Problema de agua-inundación

Causas Efectos Degradaciones

Accidentes puntuales Absorción de humedad de los materialesInstalaciones del edificio Aureolas Pérdida de las características físicas Instalaciones del exterior Manchas DeformaciónCatástrofes climatológicas Mojado Elementos sustentados Extinción de un incendio con agua Empapado Manchas

Desarrollo de microorganismos

exterior, de un edificio anexo incendiado o, en el caso de archivos situados en zonas ru-rales, de un incendio forestal.

Las degradaciones (ver anexo 1.2) que provocan los incendios son muy graves, ya quepueden destruir por carbonización el papel. Y a los soportes proteicos (piel, pergamino)les causa deformaciones espectaculares (deshidratación y retorcimiento del soporte),que, en la mayoría de casos, convierten el documento en una pieza casi irrecuperable.

Los documentos que no han sido carbonizados sufren un rápido y repentino aumentode la temperatura que les provoca una intensa deshidratación, lo que se traduce en laruptura de la estructura molecular de la celulosa y en una mayor fragilidad del papel. Enel caso de los pergaminos y la piel, la proteína sufre los mismos efectos y pierde su fle-xibilidad. Como mínimo, un incendio lo que hace es ahumar los documentos, libros,contenedores, etc., lo que les deja encima una fina capa de hollín muy difícil de eliminar.

En los incendios, a las degradaciones anteriormente descritas se añaden los efectos dela extinción, ya que, si ésta se ha realizado con extintores manuales, es más que pro-bable que dejen residuos tóxicos encima de la documentación. Y si se ha hecho a basede agua, deberemos sumar a las degradaciones provocadas por el fuego las que pro-voca el agua y, si se tarda un cierto tiempo en iniciar el proceso de salvamento, se su-marán los efectos de los microorganismos, ya que su crecimiento se ve propiciado porel carbón producido durante la combustión de los materiales.

Sea como fuere, en los incendios los soportes documentales sufren unos tipos de agre-siones muy repentinas y de condiciones extremas en poco espacio de tiempo, como elmojado, la carbonización, el ahumado y agresiones físicas por la fuerza del agua de ex-tinción que rompe y dispersa la documentación.

1.3.3. Microorganismos

Dentro de la problemática de las infecciones provocadas por microorganismos, debe-mos distinguir varios tipos de afectación del material, que dependen de las causas di-


Problema de fuego-incendiosCausas Efectos Degradaciones

Asociadas a la climatología Ahumado Deshidratación de los materialesInstalaciones / edificio Hollín Pérdida de las características físicas Causas exteriores al edificio Olores DeformaciónPotenciadas por el ser humano Quemado Efectos del quemado

Carbonizado Elementos sustentadosCenizas Efectos de la extinción-agua

rectas que la han provocado. Normalmente la aparición de microorganismos en los ar-chivos es debida a haber entrado en el depósito una documentación afectada o a unascondiciones de humedad y temperatura que les son favorables (por encima de los 23 ºCy un 65% de humedad relativa) y ello provoca que las esporas presentes en el aire pue-dan evolucionar e iniciar una fase de desarrollo y crecimiento.

A menudo, la aparición de hongos y bacterias va asociada a una inundación o un incen-dio extinguido por los bomberos, debido a que, en ambos casos, existe una acumulacióny saturación de agua muy importante en los documentos. Otro problema que se presen-ta con gran frecuencia es el de humedades por capilaridad, que, a la larga, pueden tenergraves consecuencias para la documentación, puesto que una humedad constante ysostenida durante mucho tiempo propicia claramente el crecimiento de microorganismos.

Nos encontramos con documentos que presentan un tipo de infección de extrema gra-vedad respecto a la extensión y el desarrollo, hasta el punto de hacer ilegible el docu-mento. Las manchas y el terciopelo invaden la superficie y el soporte es de muy difícil ma-nipulación, ya que adquiere un aspecto algodonoso y al tacto es muy blando. Este tipode infección normalmente tiene su origen en una inundación, después de la que no se harealizado un correcto secado del material y posteriormente esta misma documentaciónse ha depositado dentro de cajas y está en ellas durante años bajo unos parámetros dehumedad y temperatura que propician el crecimiento de esos microorganismos.

Otro tipo de infección es la que se ha ido reproduciendo de forma idéntica en numero-sos archivos de Cataluña en estos últimos años: se trata de un brote puntual pero am-plio de infección. Este tipo de infección puede afectar todos los depósitos de un archi-vo y la totalidad de la documentación. Es un tipo de infección muy espectacular, muyamplia, pero suele afectar las cajas de documentación por fuera, las cubiertas de los li-bros, las carpetas, etc., de forma superficial, aunque puede llegar a ser muy grave y pro-funda si no se detiene a tiempo. Normalmente este tipo de infección se debe a proble-mas con los aparatos de aire acondicionado, con los filtros de entrada de aire exterior obien por las condensaciones.

Las plagas de microorganismos constituyen un verdadero quebradero de cabeza paralos conservadores y archiveros, ya que su erradicación es sumamente difícil y siempreactúan de forma masiva y, sobre todo, encima de documentación mojada. El nivel deafectación de los microorganismos depende de la cantidad de humedad recibida por lossoportes documentales y del tiempo de actuación antes de ser secados.

Degradaciones provocadas por los microorganismos

Las degradaciones (ver anexo 1.3) que provocan los microorganismos son debidas a losmetabolitos que fabrican, como las proteasas, amilasas, ácido acético, ácido láctico, etc.


Y su principal fuente de alimento son los materiales orgánicos y celulósicos. La degra-dación más visible tanto de los hongos como de las bacterias es un conjunto de man-chas de varios colores en el soporte, que se producen al metabolizar las sustancias or-gánicas de las que se sustentan.

En muchas ocasiones, los hongos propician la aparición de un «terciopelo» en la superfi-cie del soporte y éste adquiere un aspecto blando, como de algodón, sin consistencia. Anivel estructural, la presencia de hongos y su acción producen ácidos orgánicos que aci-difican el papel hasta llegar a romper las cadenas moleculares; por esta razón, el papelse hace frágil y quebradizo. Los micelios de los hongos pueden llegar a romper las fibrasdel papel debido a su fuerte penetración y su extensión puede llegar a ser muy amplia.

En el caso del pergamino, es más corriente que los que actúen sean las bacterias acausa de su naturaleza alcalina, lo que propicia su crecimiento, pudiendo descomponerel colágeno hasta llegar a la putrefacción total. Puede afirmarse que un ataque de mi-croorganismos afecta la documentación tanto desde el punto de vista biológico y quí-mico como mecánico.

Problemas sanitarios que provocan los microorganismos

La convivencia con los microorganismos es inevitable, forman parte de nuestro entornoy constantemente tenemos contacto con ellos. La mayoría de las veces no suponen nin-gún problema, ya que nuestro sistema inmunitario se encarga de neutralizar sus efectosnocivos. Sin embargo, o bien porque en un momento determinado podemos tener elsistema inmunitario bajo o bien por encontrarnos expuestos durante un tiempo prolon-gado en unos ambientes especialmente cargados de contaminación microbiana, pode-


Problema de infección-microorganismosCausas Efectos Degradaciones

Condiciones ambientales Absorción de humedad de los desfavorables materiales

Asociadas a inundaciones puntuales del edificio Manchas Pérdida de consistencia

Asociadas a inundaciones generales externas Moho Desarrollo de microorganismos

Potenciadas por desastres Terciopelo Transformación de los compuestos naturales orgánicos

Potenciadas por la extinción de un Putrefacción Elementos sustentados incendio con agua

Condiciones higiénicas desfavorables Manchas de varios coloresTransferencia de documentación infectada

mos sufrir sus efectos negativos. Entonces debemos tener en cuenta que los microor-ganismos que afectan a los materiales orgánicos pueden afectar a las personas y cau-sarles problemas en las mucosas, así como afecciones respiratorias, dermatológicas ydigestivas. Por esta razón, es conveniente tomar las máximas precauciones a la hora demanipular el material contaminado y usar siempre un equipo de protección personal.

Nuestra experiencia como profesionales nos ha demostrado que las personas, por logeneral, no tenemos miedo a los microorganismos, ya sea porque no los vemos a sim-ple vista, cuando están presentes en el aire, o bien porque, cuando los vemos, nos sonmuy familiares (todo el mundo los ha visto alguna vez en las baldosas de un baño o en-cima de un alimento caducado, etc.). Ello hace que se descuide enormemente la pro-tección ante los microorganismos y es muy frecuente ver a trabajadores tocando mate-riales contaminados sin guantes, sin máscara, etc. A menudo, al producirse un desastreque está relacionado con los microorganismos, para nosotros supone un reto conseguirque se protejan y tomen conciencia del peligro que significan para su salud.

Otras veces nos hemos encontrado con todo lo contrario, personas que muestran unagran aprensión para trabajar en labores relacionadas con la limpieza de materiales con-taminados por hongos o bacterias, y no hay forma de convencerles de que, si se pro-tegen bien y actúan de una forma correcta, no existe peligro alguno de contaminarse.

Lo que hay que tener claro es que trabajar con materiales o ambientes contaminadospor microorganismos puede ocasionarnos problemas de salud, pero también que, conun buen equipo de protección personal y sin descuidar las advertencias de higiene rea-lizadas por los especialistas, el riesgo se minimiza hasta el 99%.

Tabla de hongos y bacterias localizados en diferentes archivos de Cataluña entre los años 1997 y 2006

Para finalizar la parte de microorganismos, queremos adjuntar (ver anexo 2) tablas deanálisis realizadas entre los años 1997 y 2006 en diferentes archivos de Cataluña enque, como profesionales, hemos intervenido.

Si realizamos una lectura muy atenta de los resultados obtenidos, veremos que se repi-ten con insistencia las mismas familias, los géneros y las especies, aunque a menudo seañade alguno distinto, sobre todo de especie más que de género o familia. Estas tablasnos sirven para poder realizar un estudio comparativo con otros análisis que se han re-alizado en diferentes puntos de España, Italia y Francia. A pesar de que este estudiocomparativo no es el motivo de esta publicación, lo que sí podemos afirmar es que serepiten de forma insistente en estos países. Así pues, encontramos entre los hongosmás habituales los Aspergillius niger y fumigatus, Penicillium rugulosum, Cladosporiumherbarum, Chaetonium globosum, Alternartia tennuis, Rhotodorula, Mucor mucedor y,


entre las bacterias, mayoritariamente las Bacillus subtilis, Entereobacters y Micrococcusluteus. Y tanto unos como otros se encuentran en el ambiente y encima de la docu-mentación. Todos ellos son microorganismos que tienen la celulosa como una de susfuentes de alimentación.

Las tablas que presentamos corresponden a los análisis que se han realizado entre losaños 1997 y 2006 (en cuatro laboratorios diferentes) y, si echamos un vistazo, nos re-sultará muy fácil apreciar el espectacular aumento de archivos, en Cataluña, con pro-blemas de microorganismos desde el otoño de 2003 y todo el año 2004. Ello corres-ponde a una determinada climatología que se dio durante este período, mucha sequíadurante muchos meses y después lluvias intensas durante quince días durante el otoñode 2003. A partir de esta fecha, el aumento de problemas de hongos de tipo brote pun-tual fue espectacular. A partir de la primavera de 2004 y todo el año 2005, muchas delas analíticas corresponden a desastres provocados por incendios o inundaciones queacabaron con una infección de microorganismos.

Si nos fijamos en los siguientes gráficos, en los que hemos hecho un resumen del por-centaje de los diferentes géneros de hongos que se han localizado entre los años 1997y 2002, podemos observar que con mucha diferencia el género Penicillium y l’Aspergi-llius se dan en un 17%, y las especies Chaetonium y Cladosporium se sitúan en un 14-16%. Durante el año 2003 baja la proporción de Penicillium, Chaetonium y Cladosporium y aumenta mucho el género Aspergillius. A partir de 2004 Chaetonoium y Cladosporiumse mantienen en la misma proporción, pero los Penicillium y los Aspergillius suben es-pectacularmente. En 2005 desaparece prácticamente el Chaetonium, el Cladosporiumaumenta, el Penicillium sigue aumentando, el Aspergillius se mantiene y aparece con un9% la Alternaria. En los primeros nueve meses de 2006, los análisis realizados confirmanque Penicillium y Aspergillius se muestran hegemónicos por encima de todos los demás,el Cladosporium es mantiene prácticamente en el mismo porcentaje y la Alternaria seconsolida con un 8%.

Quisiéramos dejar muy claro que estos gráficos no son el reflejo fiel de todos los análi-sis que se han realizado y que los resultados no pueden considerarse definitivos, ya quetambién deberían tomarse en consideración los recuentos de unidades formadoras decolonia, etc. Pero pueden darnos una idea de los microorganismos más representativosque se han encontrado en diferentes archivos de Cataluña en los últimos nueve años,así como nos pueden servir de guía para poder constatar la preponderancia de los Pe-nicillium y Aspergillius dentro de los ámbitos de archivo.

No hemos realizado gráficas de las bacterias, porque, si nos fijamos en las tablasadjuntas (ver anexo 2), es fácil comprobar que mayoritariamente encontramos elBacillus subtilis, seguido del Micrococcus luteus, muy habituales en los documentosde archivo.



Alternaria 5%

Acremonium 5%

Aspergillus 17%

Altres 10%

Trichoderma 3%

Rhotodorula 5%

Rhizopus 4%

Penicillium 17%

Chaetomium 14%

Cladosporium 16%

Paecilomyces 3%

Mucor 1%

Principales géneros indentificados de 1997 a 2002

Aspergillus 25%

Alternaria 5%

Acremonium 7%Otros 12%

Trichoderma 3%

Fusarium 7%

Rhizopus 3%

Penicillium 15%

Chaetomium 10%

Cladosporium 8%

Paecilomyces 2%

Mucor 3%

Principales géneros indentificados en 2003

Aspergillus 20%

Alternaria 5%

Acremonium 3%

Fusarium 8%

Rhizopus 3%

Penicillium 25%Chaetomium 8%

Cladosporium 11%

Paecilomyces 2% Mucor 2%

Otros 13%



Alternaria 9%

Acremonium 4%

Aspergillus 18%Fusarium 5%

Penicillium 22%

Chaetomium 1%

Cladosporium 15%

Mucor 1%

Trichoderma 4%

Rhizopus 4%

Paecilomyces 3%

Otros 14%


Aspergillus 18%

Alternaria 8%

Acremonium 5%

Fusarium 8%

Aureobasidium 5%

Penicillium 16%

Chaetomium 2%

Cladosporium 13%

Phoma 5%

Mucor 5%

Otros 15%


1.4. Documentación gráfica

1.4.1. Inundación


Instalaciones de tuberías peligrosas en unos depósitos de archivo.

Goteras que pueden afectar la documentación de archivo.

Inundaciones con barro.Documentación afectada por una inundación.


Cajas mojadas.

Crecimiento del volumen de las cajas quesobrepasan los anaqueles de la estantería.

Desplazamiento de la documentación por la fuerza del agua de una inundación.


1.4.2. Incendio

Estructura del edificio tras un incendio producido enun archivo.

Archivo después de un incendio.

Documentos carbonizados.

Documentación afectada por un incendio.


Documentación afectada por un incendio y mojada después de la acción de los bomberos.

Documentación con márgenes quemados. Encuadernación quemada con importantespérdidas.



Brote fúngico puntual. Crecimiento de microorganismos después de unainundación.

Degradaciones por bacteriasencima de una tela de plano.

Degradación extrema provocada por hongos que afecta casi todoel volumen.


Hojas pegadas debido a la humedad y la acción degradadora de los microorganismos.

Acción de los microorganismos.

2. Plan de prevención

El plan de prevención en realidad está constituido por varios planes parciales (ver mate-riales de trabajo C.1), como el de emergencias o los protocolos de actuación, pero,antes de entrar a elaborar el plan de prevención, desarrollando sus diferentes partes, hayque hacer un estudio previo de los posibles riesgos potenciales. De hecho, la única ga-rantía de que un archivo tenga un funcionamiento normalizado dentro de unos paráme-tros estándar de conservación pasa por llevar un riguroso control del edificio y las insta-laciones del archivo y por elaborar los planes citados.

Debe realizarse una revisión a fondo del edificio, los equipamientos y las instalaciones enque se halla el archivo, y de sus fondos documentales, para detectar los posibles pro-blemas existentes y realizar una serie de propuestas de mejora; de no ser así, nos seráprácticamente imposible poder elaborar un plan de prevención o de emergencia, ya quelos problemas existentes y el día a día del archivo imposibilitarán que el archivero esta-blezca las bases de futuro respecto a la conservación de los documentos de archivo.

En primer lugar, el técnico de archivos deberá situarse geográficamente y realizar una re-lación exhaustiva de los condicionantes exteriores del edificio en que está situado el ar-chivo. Debe tener muy presentes cuáles son las condiciones climáticas y sus variantes,a lo largo de las estaciones, estableciendo las condiciones máximas y mínimas que sedan a lo largo del año; estos datos pueden obtenerse de los servicios de meteorología.A continuación debería conocer el terreno y sus características geográficas y orográfi-cas, para poder determinar el riesgo de movimiento de tierras, de inundación (si estájunto a un antiguo torrente, o cerca del mar, etc.). Asimismo, hay que saber si se tratade una zona muy contaminada, si el edificio está cerca de una gasolinera o cualquierotra circunstancia que pueda incidir en la conservación del material. También es muy im-portante la periferia del archivo, si es una zona muy degradada de la ciudad, si es unazona con elementos sociales conflictivos, o bien si el edificio está rodeado de puntos deriesgo como parques con riego automático, zona de obras, si hay cañerías generales deagua junto al edificio, etc.

Una vez conozcamos los riesgos potenciales de la periferia del edificio, pasaremos aestablecer los riesgos interiores tanto del edificio en general como del depósito. Ello po-dremos hacerlo con un examen exhaustivo de las cubiertas del edificio, las ventanas ylas claraboyas, comprobando que estén bien selladas, que cierren bien y que no ten-gas pérdidas. También deberíamos comprobar que los bajantes de agua de lluvia esténen buen estado, limpios y sin ningún impedimento para desaguar. Debe revisarse quelas paredes no tengan grietas ni agujeros y localizar las zonas de humedad por capila-ridad.

Plan de prevención | 31

En cuanto a las instalaciones, comprobaremos que las tuberías por las que pasa el aguano tengan algún escape y estableceremos el recorrido interno para evitar que pasen pordentro del depósito. Hay que comprobar que las instalaciones eléctricas estén recu-biertas con materiales de alta seguridad y que no pasen por dentro de los depósitos.Debe constatarse la existencia de sistemas de extinción de incendios, deshumidifica-dores y sistema de climatización, que deberían funcionar correctamente y pasar revi-siones periódicas, ya que son la garantía para poder evitar futuros desastres dentro deledificio.

Esta revisión estructural y de las instalaciones del edificio debe ser extremadamente ri-gurosa en los espacios destinados a depósito, ya que es un lugar en el que la docu-mentación pasa la mayor parte del tiempo y las condiciones del mismo deberían ser deextrema calidad para poder cumplir con los estándares de conservación. En este senti-do, el mobiliario es un punto muy importante de cara a la conservación de los docu-mentos de archivo. Este mobiliario debe adaptarse a la tipología documental y a sus for-matos, debe ser un mobiliario bien ventilado, que no desprenda gases acidificantes, queproteja y siempre es aconsejable que sea metálico.

En esta guía, para facilitar la revisión tanto exterior como interior del edificio de archivo,se proponen varios modelos de tests de evaluación de puntos de riesgo. Uno está refe-rido al exterior del edificio, otro, al interior del edificio, y el tercero se refiere a las instala-ciones existentes, sobre todo, del depósito. Y uno concretamente se refiere al tema dela limpieza, que, en el caso de microorganismos, es fundamental.

2.1. Modelos de test de riesgo (ver materiales de trabajo A)

2.1.1. Exterior del edificio

El clima de la localidad en que se halla el archivo es de tipo:❑ mediterráneo ❑ continental ❑ otros…………..

¿La humedad ambiental es alta la mayor parte del año?¿Existen fluctuaciones extremas de humedad durante el año? ¿Hay temporadas de lluvias fuertes o torrenciales?¿Qué orientación tiene el edificio?¿La contaminación ambiental de la zona es muy acusada?¿La localidad en que está situado el archivo tiene mar?¿El edificio se halla cerca del mar o de un río?

❑ ¿cerca de un torrente o rambla? ❑ otros…………..

¿La capa freática está a mucha profundidad?


¿El terreno de la zona del edificio tiene gran desnivel?¿Existe algún muro de contención próximo al edificio?¿Está situado cerca de un punto de peligro que pueda provocar desprendimientos?¿Los cimientos del edificio son antisísmicos?El edificio está ubicado en un barrio...

❑ céntrico ❑ periférico¿Está en una zona o área cultural, con museos, universidades, etc.?¿Se halla próximo a un entorno verde, jardín, bosque?¿Está bien comunicado?¿Se puede llegar con transporte público?¿Está cerca de servicios de emergencia o seguridad (como bomberos, policía, etc.)?¿Está situado cerca de un punto de peligro, como gasolinera, industria química, etc?¿El edificio está próximo a áreas de valor estratégico en caso de guerra? ¿La población o el barrio son propensos a sufrir actos vandálicos o incívicos?

2.1.2. Edificio y depósito

Características generales

¿El archivo tiene un edificio propio?¿El archivo está ubicado dentro de un edificio de servicios?El edificio es:

❑ antiguo ❑ moderno ❑ reconstruido ❑ nuevo Su estado de conservación es:

❑ bueno ❑ regular ❑ malo¿Cuántos años hace que el edificio está construido?

❑ 5 años ❑ 10 años ❑ más de 25 años ❑ más de 100 años¿Se ha realizado alguna rehabilitación recientemente?

Elementos constructivos

¿Cuántas plantas de altura tiene el edificio?¿La estructura de los suelos de los diferentes niveles está reforzada para poner arma-

rios compactos?¿El edificio tiene cimientos? ¿Cuántos niveles de sótano tiene?...............¿Qué tamaño total tiene el archivo?.………..... m2

¿Qué tamaño total está destinado a depósitos?....…..…. m2 aprox.¿Cuál es el tamaño medio de los depósitos?................ m2 aprox.¿Los depósitos están ubicados coincidiendo con la distribución por plantas?


Los depósitos están localizados en…❑ diferentes plantas superiores ❑ diferentes plantas y sótanos❑ sólo en los sótanos

¿Los depósitos tienen paredes en el exterior? ¿Las fluctuaciones ambientales interior-exterior son muy grandes?¿El edificio mantiene una buena inercia térmica?

Cerramientos

La cubierta del edificio es plana o inclinada (tejado o azotea) ..............¿Es fácil su acceso?¿Con qué periodicidad se revisan las azoteas?................¿En la azotea existe alguna instalación?

❑ ¿cuál?............¿Su estado de conservación es bueno?

❑ ¿está limpio?❑ ¿hay grietas?❑ ¿crecen plantas, hierbas o existe alguna parte con verdín?❑ ¿los imbornales están limpios?❑ ¿tienen buena capacidad de desaguar?❑ ¿el canalón y sistema de desagüe de la cubierta están en buen estado?

¿La puerta de acceso a la azotea es de seguridad? ¿Cuántas fachadas exteriores tiene el edificio?¿Las paredes externas tienen cámara de aislamiento?¿El edificio presenta grietas en las paredes o los techos?¿Los depósitos tienen paredes externas?

❑ ¿tienen paredes adosadas a otros edificios?❑ ¿tienen muros cortafuegos?

¿Cuántas puertas exteriores tiene el edificio?.....………❑ ¿el archivo tiene puerta al exterior (directa a la calle)?❑ ¿cuántas?.................

¿Las puertas externas a la calle son adecuadas? ❑ ¿cierran correctamente?❑ ¿son puertas de seguridad, antipánico?

¿El archivo tiene un muelle de carga y descarga?¿El edificio tiene ventanas accesibles desde el exterior?

❑ ¿puede ser un punto para introducir objetos peligrosos?❑ ¿puede ser un punto de penetración de fauna?


¿El sistema de cierre de las ventanas es correcto? ❑ ¿entra viento o agua los días de lluvia? ❑ ¿mantiene unas condiciones de estanqueidad adecuadas?

¿Los depósitos del archivo tienen ventanas? ❑ ¿hay protección visual, como persianas o cortinas? ❑ ¿hay protecciones mecánicas, como contraventanas, cristales de seguridad, rejas,

etcétera?❑ ¿existe alguna medida de protección electrónica?

¿Se revisan y se cierran las ventanas al terminar la jornada?¿El archivo tiene patio de luces?

❑ ¿su acceso está controlado?❑ ¿está limpio?

¿El archivo tiene alguna claraboya en la azotea? ❑ ¿está en buen estado?

¿El archivo tiene hueco de instalaciones o ventilación? ❑ ¿está separado de las áreas de los depósitos?

2.1.3. Instalaciones

Las instalaciones de agua

¿La conducción del agua y desagüe pasa por el depósito?¿Hay instalaciones de agua en las plantas superiores? ¿Se observan manchas de humedad en el techo o las paredes?¿Se detectan goteras o escapes?¿Hay alguna instalación en el perímetro exterior del depósito?¿Hay humedades por capilaridad en las paredes de las plantas bajas?¿Hay un sistema de evacuación de agua en las plantas subterráneas?¿La documentación está depositada directamente en el suelo?¿El último anaquel de las estanterías y los compactos está a poca distancia del suelo?En caso de que pasen tubos por encima de la documentación, ¿existe alguna protección?¿Los servicios sanitarios están dentro del depósito?En caso de escape de agua, ¿sabes dónde está la llave de paso del agua?¿Los días en que el archivo no está abierto se cierra la llave de paso del agua?

Instalación eléctrica

¿La instalación eléctrica es de seguridad?¿El cableado es visto?¿Está protegido con tubo?


¿Tiene algún recubrimiento antiincendios? ¿El cuadro de mando está individualizado en diferentes fases?¿La caja del cuadro eléctrico está dentro del depósito?¿La instalación tiene toma de tierra?¿La documentación está lo suficientemente separada de enchufes, interruptores, etc.?¿Existe algún aparato eléctrico enchufado dentro del depósito?

❑ ¿al encender la luz salen chispas del interruptor?Las salas de máquinas (ascensor, climatización, etc.) ¿están cerca de los depósitos?

Instalaciones de protección antiincendios

¿Hay detectores de incendios?¿Hay alarmas de incendio sonoras?¿Las alarmas están conectadas a algún servicio de emergencia?¿Hay algún sistema de extinción?

❑ ¿extintores manuales? ❑ gas ❑ polvo ❑ agua❑ ¿mangueras para bomberos?❑ ¿sistema de extinción automático?

¿Cuándo se ha hecho la última revisión del sistema de extinción?❑ ¿se comprueba si los extintores han pasado la revisión?

¿Hay puertas antifuego en los depósitos?¿Hay vestíbulo en la entrada de los depósitos?¿Existe más de una entrada a los depósitos?¿Las indicaciones y los carteles del sistema de extinción son visibles?¿La estructura del edificio tiene recubrimiento o pintura ignífuga?¿Se ha realizado algún simulacro de emergencia?

❑ ¿cada cuánto tiempo se realiza?¿El edificio tiene pararrayos?

Instalaciones climáticas

¿Se cuenta con algún sistema para modificar las condiciones ambientales del archivo?¿Se miden las condiciones climáticas de los depósitos?¿Queda constancia escrita de las medidas y oscilaciones?¿Desde cuándo? .....………¿Qué parámetros climáticos puede modificar en el depósito?

❑ calor ❑ frío ❑ humidificación ❑ deshumidificación ❑ ventilación¿Qué sistema climático existe en el depósito?

❑ calefacción central - con radiadores❑ calefacción central - por debajo del pavimento❑ aire acondicionado - general


❑ aire acondicionado - localizado ❑ deshumidificador❑ ventilación natural❑ ventilación forzada

¿El depósito tiene aperturas al exterior? (ventanas)¿El depósito desprende algún olor especial?

❑ ¿cuál o de qué?...................¿El sistema de aire acondicionado del depósito está compartido con otras dependen-

cias?¿El sistema de aire acondicionado del depósito es independiente del resto del edificio?¿Funciona las 24 horas de todos los días del año?¿Se producen averías con frecuencia?

❑ ¿cuánto tiempo tarda en volver a funcionar?❑ ¿tienes alguna alternativa de sustitución durante las averías?

¿Existe algún tipo de contrato de mantenimiento de limpieza de los conductos y las má-quinas del aire acondicionado?

¿Cada cuánto se limpian y se cambian los filtros de la máquinas?¿La instalación de refrigeración provoca condensaciones puntuales en el depósito?¿Qué influencia tienen las condiciones climáticas externas en el interior?¿Es preciso tener calefacción en el depósito?¿Las instalaciones y los radiadores están dentro del depósito? ¿Se pueden apagar los radiadores cuando interesa?¿Los circuitos de la calefacción central pasan por las plantas superiores del depósito?

2.1.4. Control de la actividad biológica / limpieza

¿Hay presencia de insectos o microorganismos en el depósito o en el archivo?¿El personal que trabaja en el depósito puede reconocer la actividad biológica?¿Existe algún tipo de plan de prevención de control de plagas? ¿Se revisa y controla la documentación de nueva adquisición o transferencia?¿El archivo tiene una sala de cuarentena previa al depósito definitivo?¿Se cuenta con el seguimiento y control de alguna empresa de desinfección?

❑ ¿el servicio es específico para el archivo?¿Las condiciones sanitarias y de limpieza son las adecuadas en el depósito?¿El personal de limpieza está contratado por la institución o pertenece a una empresa?Al hacerse un concurso público, ¿se especifican el método de limpieza, los materiales y

los productos que deben usarse?¿Las empresas que realizan estas labores cambian a menudo de personal?¿El archivo tiene contratado algún servicio de limpieza específico para la documentación?


¿Las personas que realizan la limpieza del archivo también realizan la de los depó-sitos?

❑ ¿realizan asimismo la limpieza de las unidades documentales?¿A quién corresponde dar las directrices de cómo hacer la limpieza de los depósitos y

de la documentación?❑ a la empresa ❑ al archivo❑ a otros

¿Cada cuánto tiempo se limpia el depósito?❑ ¿cada cuánto tiempo se friega el suelo del depósito?❑ ¿cada cuánto tiempo se barre?

¿Qué utensilio se emplea?❑ escoba ❑ mopa ❑ aspirador

¿Está prevista la limpieza de la documentación o unidades de protección?❑ ¿cada cuánto?❑ ¿cada cuánto se quita el polvo de encima de las cajas de documentación?

¿Qué utensilio se emplea?❑ plumero ❑ aspirador ❑ trapos ❑ papel

¿Al mismo tiempo que se realiza la limpieza se podría controlar la actividad biológica, lasalteraciones mecánicas, etc.?

2.1.5. Mobiliario y protección

¿El mobiliario es adecuado para la documentación que contiene?❑ ¿cumple la labor de protección?❑ ¿facilita la manipulación de los documentos?❑ ¿es suficiente para la documentación existente?

Cuando no hay suficiente mobiliario, ¿dónde se deposita la documentación?❑ suelo ❑ encima de los armarios ❑ otros

El último estante o cajón de los muebles, ¿a qué distancia del suelo está?❑ a ras de suelo ❑ 5 cm ❑ 10 cm ❑ 15 cm ❑ más❑ ¿es suficiente para garantizar unas condiciones de seguridad en caso de una inun-

dación puntual?❑ ¿es suficiente para poder limpiar?

¿De qué material es el mobiliario que hay en el depósito?❑ madera ❑ metálico ❑ aglomerados de madera ❑ otros

¿Se han detectado restos de serrín o excrementos?¿Hay condensación sobre las superficies metálicas?


El mobiliario tapa o inmoviliza salidas, ventanas o sistema de ventilación?¿El mobiliario está debajo de una cañería que pasa por el techo del depósito?

❑ ¿dispone de algún sistema de protección en caso de que se rompa?¿El mobiliario tiene sistema de cierre?

❑ en caso de emergencia, supone un retraso para su evacuación?Si hay armarios compactos, ¿se crea un microclima?

❑ ¿Los compactos están tocando la pared?❑ ¿Tienen algún sistema de ventilación o circulación del aire?❑ ¿El sistema de apertura y cierre es apropiado en caso de emergencia?❑ En caso de avería, ¿puede sacarse la documentación?

¿La documentación más valiosa o delicada tiene algún sistema de protección?

2.2. Resolución de los problemas detectados

Detectados los problemas del edificio o los posibles puntos de riesgo, hay que buscarlas soluciones más adecuadas en cada caso, con el fin de minimizar el impacto que pue-den llegar a tener a nivel de preservación. Sin tener resueltos estos problemas detecta-dos, es muy difícil que podamos avanzar en un plan de prevención, ya que, comohemos comentado, este plan debe constar de un plan de emergencia, de unos proto-colos de actuación y de un plan de conservación y restauración de los fondos. Si no so-lucionamos los problemas detectados, la confección de estos planes se complicarámucho, ya que partiremos de una base que por sí misma ya constituye un peligro po-tencial que puede acabar en desastre.

Es importante conocer los problemas existentes, ponerlos en conocimiento de los res-ponsables de la Administración e intentar solucionarlos a través de técnicos especiali-zados que puedan darnos garantía de los resultados. Deberá actuarse de forma inme-diata en todos los aspectos que hacen referencia al riesgo de inundación (bajantes,tuberías, goteras, humedades detectadas, etc.) y en todos los aspectos relativos a la se-guridad, tanto por lo que respecta al riesgo de incendio como para evitar actos de van-dalismo. Sólo de este modo podremos empezar a elaborar el auténtico plan de preven-ción con la garantía de no tener problemas en el archivo que lo hagan fracasar antes deponerlo en marcha.

Nos encontraremos con que hay unos puntos relativamente fáciles de solucionar y otrosque implican obras o cambios de equipamiento o de instalación que son mucho más di-fíciles de conseguir, tanto por su coste económico como por el jaleo que provocan, yaque a menudo supone tener que cerrar el archivo al público, cosa siempre harto com-plicada. En esos casos, debe realizarse una planificación, junto con la Administración, a


medio y largo plazo, para intentar cambiar estos aspectos negativos. Y si no es posible,debería pensarse en cambiar la ubicación del archivo.

2.3. Evaluación del estado de conservación de los fondos documentales

Otra revisión imprescindible que debe realizarse en cualquier archivo, antes de hacer elplan de prevención, es la revisión de los fondos documentales para poder efectuar unaevaluación de su estado de conservación. Para realizar esta evaluación, el técnico de ar-chivo deberá confeccionar una ficha que le ayude a establecer el estado de degrada-ción de los documentos y la prioridad que tienen de ser restaurados. En esta guía seponen unos ejemplos de fichas para este control, pero que deben ser adaptadas por elarchivero según la tipología de su fondo documental. Esta evaluación puede hacerse deforma individualizada en el caso de documentos excepcionales, desde el punto de vistaadministrativo, histórico o artístico, o puede ser una ficha colectiva en el caso de colec-ciones o de grandes volúmenes documentales.

Una vez se haya realizado esta evaluación, debe pasarse a establecer un orden deprioridades para saber qué documentación debe ser simplemente microfilmada o di-gitalizada, la que debe pasar antes por un proceso de restauración y la que, por suvalor jurídico, administrativo o histórico, requiere un tratamiento especial. Por ello,deberemos establecer una especie de test en el que quedarán reflejados estos puntos.

Para llevar a cabo el trabajo de revisión y control, proponemos una ficha que facilitará lalabor de evaluar el estado de conservación de las colecciones. Esta ficha propuesta essimplemente un modelo que cada profesional deberá adaptar a sus necesidades; laficha está pensada para dar la máxima información posible acerca del estado de con-servación de un solo libro o documento, serie documental o colección fotográfica.

Las fichas (ver materiales de trabajo B) están divididas en las partes siguientes:

Identificación: aquí habrá que identificar claramente la obra, explicitando el tipo de do-cumento, título, autor, editor, medidas, ubicación, registro, etc.

Características de los materiales: en este apartado se hará una descripción del docu-mento. En el caso de los libros, deberemos describir, por un lado, el bloque del libro y,por el otro, la encuadernación. Haremos una descripción de los materiales constitutivosy de la técnica de reproducción si se trata de obra gráfica o fotografía.

Estado de conservación: en este punto, por un lado, se realizará la descripción de lasdegradaciones del bloque del libro, compuesto de soporte (papel, pergamino, etc.) y de


sustentado (tintas, pigmentos, etc.); por la otra, haremos la descripción del estado deconservación de todos los elementos de la encuadernación.

En el caso de que se trate de un documento suelto (grabado, mapa, plano, etc.), cum-plimentaremos la ficha del fondo documental.

Valoración del estado de conservación: para valorar el estado de conservación aplica-remos los tres conceptos básicos de bueno, regular y malo. De hecho, estos concep-tos son poco claros cuando no estamos acostumbrados a realizar este tipo de descrip-ción; pero se clarifican a medida que se adquiere cierta experiencia, ya que ver y tocarmuchos libros y documentos desde el punto de vista de la conservación va «educando»nuestro criterio.

Test de prioridad de intervención: una vez realizada la descripción de las degradacio-nes y la valoración del estado de conservación, y si se trata de varios libros, coleccioneso documentos, deberemos establecer un orden de prioridades de intervención. Esteorden vendrá determinado por su valor, la cantidad de consultas y el estado de conser-vación. Para poder cuantificar estos conceptos, proponemos hacer un pequeño testcon valores que van del uno al tres, siendo el tres el de mayor valor. La suma de puntosnos marcará la prioridad de intervención; ello significa que el primero será el que tengamás puntos.

Propuesta de intervención hecha por el archivero: en este apartado, deberá proponerdeterminadas intervenciones, que estarán en relación con las degradaciones detectadasy con la posibilidad de devolverle la funcionalidad original.

Recomendaciones hechas por el conservador-restaurador: una vez haya concluidoel estudio y se hayan propuesto las intervenciones que se consideren necesarias, unespecialista en materia de conservación y restauración deberá ratificar el diagnósticoy la propuesta de intervención, o bien proponer tratamientos alternativos o complemen-tarios.

Estas fichas deben ser una herramienta de trabajo que permita evaluar el estado de con-servación de los fondos documentales, pero son los profesionales quienes deberánadaptarlo a las necesidades concretas de los fondos.

Somos conscientes de que la actividad cotidiana de un archivo dificulta mucho la posi-bilidad de dedicar tiempo a realizar un auténtico estudio de control y evaluación de lascolecciones. Pero nuestra experiencia nos indica que no dedicar tiempo y esfuerzo a laconservación se traduce invariablemente en degradaciones del patrimonio y a menudoen desastres provocados por situaciones de riesgo no detectadas a tiempo. En deter-minados casos en que sea imposible realizar ese control, habrá que pedir ayuda a em-presas externas.



Ficha de evaluación del estado de conservación de los fondos documentales

IDENTIFICACIÓN

Documentación textual❑ Tipos de documento

Documentación gráfica❑ Tipos de documento

Soporte

Sustentado /TécnicaDimensiones, ............... alto ............... ancho ...............dataciónautornotarioabajo firmantesotros

Serie / coleccióntopográfico / localizaciónnúm. cajas ............... núm. expedientes ............... núm. volumen ...............

ESTADO DE CONSERVACIÓN

Soporte

Fisicomecánica Manchas Estructura❑ arrugas ❑ suciedad ❑ frágil❑ pliegues ❑ grasa / dedos ❑ acidez❑ enrollamiento ❑ colas ❑ infección❑ ondulación / curvamiento ❑ cinta adhesiva - celo ❑ intervenciones anteriores

❑ oxidación - (grapas, clips) ❑ ...............❑ pérdida de soporte ❑ humedad ❑ ...............❑ galerías de insecto ❑ tintas ❑ ...............❑ rasgados / cortes ❑ moho ❑ ...............❑ bordes rotos ❑ “foxing” ❑ ...............❑ erosión / desgaste ❑ cambio tonalidad❑ fragmentado ❑ ...............

Elementos sustentados

❑ Pérdida o laguna❑ desvanecimiento / pérdida de la intensidad❑ corrosión de tintas

VALORACIÓNB = bueno R = regular M = malo

OBSERVACIONES


Test de prioridad de intervención

Para determinar si es necesaria una intervención en el libro, nos ayudará comprobar suvalor y cantidad

valor consulta estado de conservación1. ............... ❑ no ❑ poca ❑ bueno2. ............... ❑ – ❑ regular ❑ regular3. ............... ❑ sí ❑ mucha ❑ malo Suma de puntos......

cuanto más suma, más necesaria será la prioridad de intervenir

PROPUESTA DE INTERVENCIÓN HECHA POR EL ARCHIVERO/A

❑ desinfección❑ limpieza❑ consolidación del soporte❑ desacidificación❑ otros...............

Protección❑ encuadernación ❑ nueva ❑ restaurada❑ caja ❑ funda❑ carpeta ❑ camisa❑ tubo

RECOMENDACIONES HECHAS POR EL CONSERVADOR-RESTAURADOR

❑ restauración❑ completa❑ parcial

❑ desinfección❑ fijación de tintas❑ limpieza en seco ❑ limpieza ❑ tratamiento ❑ estabilidad hidroscópica húmeda de manchas❑ blanqueo❑ desacidificación❑ consolidación del soporte❑ reintegración del soporte❑ refuerzo del soporte ❑ laminación ❑ entelado❑ reintegración gráfica ❑ protección o sistemas de presentación:

❑ camisa, funda, estuche❑ encuadernación❑ ...............

REVISIÓN

❑ fecha .....……… ❑ confeccionada .....………❑ finalidad .....……… ❑ ratificada .....………


Ficha de evaluación del estado de conservación de los fondos bibliográficos

IDENTIFICACIÓNsignatura: registro: ............... localización: ...............tipos de documento: ❑ libro ❑ otros:...............título ...............autor ...............editor ............... lugar ............... fecha ...............medidas: alto � ancho � grosor .............. cm núm. de pág. ...............Observaciones:

CARACTERÍSTICAS DE LOS MATERIALES

Bloquesoporte ❑ pergamino ❑ papel manual ❑ papel industrialsustentado ❑ manuscrito ❑ impreso

Encuadernacióntapas: ❑ madera ❑ papelón ❑ cartón ❑ cartulina ❑cubiertas: ❑ pergamio ❑ piel ❑ piel 1/2 ❑ tela ❑ guaflex ❑ cartulinatítulo / decoración: ❑ manuscrito ❑ dorado ❑ gofrado ❑ tejuelo ❑tipos de encuadernación ❑ original ❑ posterior ❑ tapas montadas ❑ tapas sueltas

ESTADO DE CONSERVACIÓN

Bloque soporte

Fisicomecánica Manchas Estructura

❑ arrugas ❑ suciedad ❑ frágil❑ pliegues ❑ grasa / dedos ❑ acidez❑ rasgados / cortes ❑ colas ❑ infección❑ bordes rotos ❑ cinta adhesiva - celo ❑ intervenciones anteriores❑ erosión / desgaste ❑ oxidación (grapas, clips) ❑

❑ galerías de insecto ❑ humedad ❑

❑ pérdida de soporte ❑ moho ❑

❑ ❑ “foxing” ❑

❑ ❑ cambio tonalidad ❑

Elementos sustentados❑ pérdida o laguna ❑ desvanecimiento / pérdida de la intensidad ❑ corrosión de tintes❑ .............. ❑ .............. ❑ ..............

Encuadernación

Cosido ❑ hojas sueltas ❑ descosido ❑

cabezadas ❑ rotas ❑ pérdidas ❑

guardas ❑ rotas ❑ pérdidas ❑

cubiertas / tapas ❑ desgastadas / erosionadas ❑ deformadas ❑ rotas ❑ pérdidaslomo ❑ todo ❑ superior/cabeza ❑ inferior/pie

❑ desgastado❑ roto❑ perdido

Ornamentacióntítulo / letras ❑ desgastado ❑ rotas ❑ despegado ❑ perdidodecoración ❑ desgastado ❑ rotas ❑ despegado ❑ perdido

Manchas ❑ rotas ❑ perdidas

Valoración del estado de conservación: B = bueno R = regular M = malo


Test de prioridad de intervención

Para determinar si es necesaria una intervención en el libro, nos ayudará comprobar suvalor y cantidad

valor consulta estado de conservación1. ............... ❑ no ❑ poca ❑ bueno2. ............... ❑ – ❑ regular ❑ regular3. ............... ❑ sí ❑ mucha ❑ malo Suma de puntos......

cuanto más suma, más necesaria será la prioridad de intervenir

PROPUESTA DE INTERVENCIÓN HECHA POR EL ARCHIVERO/A

❑ desinfección❑ limpieza❑ consolidación del soporte❑ desacidificación❑ otros...

Protección❑ encuadernación ❑ nueva ❑ restaurada❑ caja ❑ funda❑ carpeta ❑ camisa❑ tubo

RECOMENDACIONES HECHAS POR EL CONSERVADOR-RESTAURADORRestauración

❑ completa❑ parcial

❑ desinfección❑ limpieza ❑ desacidificación❑ consolidación del soporte❑ reintegración del soporte❑ refuerzo del soporte ❑ laminación ❑ entelado❑ otros❑ protección o sistemas de presentación❑ carpeta ❑ camisa ❑ estuche ❑ caja

Encuadernación❑ nueva❑ nueva con la original superpuesta❑ restaurada total❑ restauración parcial

REVISIÓN❑ fecha ❑ hecha por ❑ finalidad ❑ ratificada por

2.4. Elaboración del plan de prevención de desastres (ver materiales de trabajo C.2)

Cualquier plan de prevención debe tener en cuenta una serie de puntos ineludibles y deobligado cumplimiento para todas aquellas personas que trabajan en el archivo, y es-pecialmente para los responsables que deben aplicar el plan de actuación y los proto-colos en caso de emergencia.

1. Debe crearse una comisión que pueda actuar en el caso que se produzca una emer-gencia, formada por las personas que trabajan en el archivo y, si es preciso, puede for-mar parte de la misma alguna persona externa especialista en conservación. Dentro deesta comisión deben establecerse claramente las funciones de cada una de estas per-sonas y tiene que haber una que realice las funciones de máximo responsable y quecoordine todas las acciones que deben realizarse cuando se produce un desastre. Estapersona debe saber de memoria este plan de actuación y conocer muy bien el archivoy las instalaciones, debe poder indicar, en todo momento, dónde está la llave de pasogeneral de agua, dónde está situado el cuadro eléctrico y saber cómo desconectarlo,cómo acceder a las máquinas de climatización, etc.

Se recomienda que esta comisión no sea muy numerosa para agilizar su funcionamien-to. No puede faltar en ella el director del archivo, ni el jefe de mantenimiento, ni el con-servador-restaurador, si existe. En los grandes archivos, es recomendable, que losresponsables de las diferentes secciones participen, si no directamente, sí puntualmen-te para dar su opinión y confirmar que el plan de prevención no olvida ningún aspectoque afecte las diferentes secciones.

2. Es conveniente que las personas que trabajan en el archivo, especialmente los vigilan-tes, cuenten con una lista con los números de teléfono de las personas de esta comisión,para que puedan ser avisados en cualquier momento que se produzca una emergencia.En esta lista debe establecerse un orden de prioridades según la responsabilidad asignada.

3. Debe contarse, asimismo, con una lista de números telefónicos de los servicios deemergencia: bomberos, policía, ambulancias, etc., y también de casas que puedan su-ministrar material fungible que pueda necesitarse en el momento de actuar. También de-berá disponerse de los contactos con empresas especializadas en la conservación yrestauración de documentos de archivo, empresas de desinfección y otras que nos pue-dan proporcionar armarios congeladores y máquinas de liofilización o bien, si es posible,que realicen el servicio de congelar y liofilizar y al mismo tiempo alquilen los armarioscongeladores durante períodos de tiempo largos.

4. Con los planos originales del archivo debe confeccionarse un plano de situación delas diferentes instalaciones que tenemos por planta, sobre todo por lo que respecta alos sistemas antiincendio, antirrobo, detectores, alarmas, extintores, etc. En estos pla-nos deben quedar también reflejados las salidas de emergencia, los interfonos, los telé-


fonos, etc. Estos planos deben estar al alcance de todos los miembros de la comisióny de los responsables de las secciones. En el caso de archivos pequeños, hay que dejaruna copia a los vigilantes o personal de seguridad.

5. Es fundamental contar con un plan de evacuación de las personas elaborado por losbomberos y ese plan debe estar expuesto de forma gráfica en cada planta, para quetodos los trabajadores del archivo puedan conocerlo y saber cómo deben actuar en elcaso de que haya que evacuar el edificio. Es preciso, por lo menos una vez al año, quese haga un simulacro de evacuación entre los trabajadores, para comprobar que esteplan se conoce y puede llevarse a cabo. Es importante que, si el archivo es grande yestá distribuido en más de una planta, se nombre a un responsable de planta que, en elcaso de que se produzca una emergencia, sea quien dé la alarma a sus compañeros,les haga cumplir el plan de evacuación y compruebe que no queda nadie en la planta.

6. Deben redactarse unas instrucciones de cómo usar las alarmas, los extintores, el ser-vicio automático de extinción (si existe) y las puertas antipánico de salida. Estas instruc-ciones se darán a conocer a todos los trabajadores y se les comunicará cualquier cam-bio que se produzca. Las instrucciones deben ser comprensibles para todo el mundo.

7. Todas las secciones del archivo deben elaborar una lista de aquellos documentosque se consideren únicos y cuyo salvamento es prioritario por encima de otros, debién-dose realizar un plano en el que quedará reflejada topográficamente la situación dentrode los depósitos de cada sección. Este plano topográfico, junto con la lista, es el quenos servirá a la hora de poner en marcha el plan de salvamento, para priorizar la salidade estos documentos del lugar siniestrado.

Esta lista debe quedar reflejada de forma gráfica en un plano de los depósitos, y los do-cumentos deben quedar indicados sin equivocación en el plano y físicamente (con ad-hesivos de colores) en las estanterías, compactos o cómodas. Ello nos facilitará el sal-vamento prioritario tanto por parte de los bomberos como del equipo que debe realizarlas labores de salvamento.

8. La comisión que elabore el plan de prevención también será la encargada de realizarel plan de emergencia y de establecer los protocolos de actuación. Se realizarán tantosprotocolos como se considere necesario, en función de los riesgos que se hayan de-tectado en el edificio y las instalaciones y en función de si se han resuelto del todo, par-cialmente o no se han podido solucionar.

Los protocolos más habituales serán los de inundación, incendio y microorganismos,pero, de existir un riesgo evidente de robo o cualquier otra circunstancia, deben hacer-se protocolos específicos para poder cubrir esas situaciones. El plan de emergencia ylos protocolos de actuación deben quedar por escrito que los miembros de la comisión y los responsables de las secciones deben contar con una copia, para saber en todomomento cómo actuar cuando se produce una circunstancia de desastre.


9. Todas las secciones del archivo deben contar con una copia del plan de evacuacióny del plan de emergencia y los protocolos de actuación, ya que deben tener la máximadifusión entre las personas que trabajan en el archivo que, además, deben entenderlo ysaber cuál debe ser su actuación. Cada vez que se produzca cualquier cambio en estosplanes, deberá comunicarse a todo el personal.

Es muy importante que los trabajadores participen de forma directa en la planificacióndel salvamento de los documentos considerados prioritarios, ya que son ellos quienesconocen mejor los depósitos y su situación topográfica y, probablemente, participaránen el plan de salvamento.

La realidad de los archivos en Cataluña es que el 80% son de tamaño pequeño, en losque trabajan dos o tres personas como máximo. Incluso se da el caso de que en algu-nos archivos no hay ninguna persona fija y es un archivero itinerante quien se encargadel mismo. En estos casos, el plan de prevención deberá adaptarse al tipo de archivo y,evidentemente, a la tipología documental y la comisión que deberá velar por el plan deprevención la formarán aquellas personas que trabajen en él. En los archivos que no tie-nen personal dijo o en los que hay una sola persona, es recomendable pedir a la unaempresa especializada en la conservación y restauración de documentos de archivo quenos ayude a elaborar ese plan, contando con la colaboración, totalmente necesaria, delos bomberos y de los funcionarios que trabajen en la institución.



DIRECCIÓN

CREACIÓN DE COMISIÓNASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES

MIEMBROS DELA COMISIÓN

CONSERVADOR-RESTAURADOR

ARCHIVOS MANTENIMIENTO U OTROS

ESTUDIO DEL ESTADO DEL EDIFICIOY

CONDICIONES DEL DEPÓSITO

EVALUACIÓN DE RIESGOSELABORACIÓN DE FORMULARIOS EVALUADORES

ESTUDIO DEL ESTADO DE LA DOCUMENTACIÓNCONFECCIÓN DE FICHAS-EVALUACIÓN

ESTRATEGIAS DE CONSERVACIÓN-RESTAURACIÓN

ELABORACIÓN DE LOS PROTOCOLOS DE ACTUACIÓN EN CASO DE EMERGENCIA

ELABORACIÓN DEL PLAN DE PREVENCIÓN DE DESASTRES Formación de una comisión de emergencia, Lista con los números de teléfono Plan de evacuación Planos indicadores de seguridad Planos de instalaciones Lista de documentos de salvamento prioritario Plan de prevención por escrito Redacción de unas instrucciones Copia y difusión del plan de evacuación Copia y difusión del plan de emergencia Copia y difusión de los protocolos de actuación

PLAN DE PREVENCIÓN DE DESASTRES

2.5. Plan de emergencia (ver materiales de trabajo C.3)

Contar con un plan de emergencia en caso de desastres consiste en prever con ante-lación los riesgos que pueden poner en peligro la integridad física del patrimonio docu-mental y crear una infraestructura de respuesta y recuperación eficaz para minimizar susefectos. El plan de emergencia debe elaborarlo la propia comisión que elabore el plande prevención. La responsabilidad de realizar este plan es del «equipo de salvamento»,que estará formado por empresas externas, parte del personal del archivo y otras per-sonas contratadas especialmente para la ocasión, bajo el control y la supervisión del di-rector del archivo y de un conservador-restaurador.

El plan de actuación que se propone es muy genérico; por lo tanto, cada centro quecustodia patrimonio documental debe crear su propio plan de desastres, adaptando y/omodificando el plan expuesto en función de sus necesidades y/o características.

De cómo respondamos durante los primeros minutos de una emergencia dependeránlas consecuencias que se derivarán después. Por ello, es muy importante contar coneste plan y saber cada persona cómo debe actuar, tanto individual como colectivamen-te, en cada momento, sin esquivar sus obligaciones, pero también sin exponerse al pe-ligro innecesariamente.

2.5.1. Fases de aplicación del plan de emergencia

El plan de emergencia consta de diferentes fases que deben aplicarse de forma inme-diata después de que se haya producido un desastre y antes de iniciar cualquier otra ac-ción, como evacuar el edificio, detener el problema, evaluar y planificar la estrategia, or-ganizar el equipo de trabajo, etc.

1. Evacuar el edificio

Si es preciso, siguiendo el plan de evacuación en caso de emergencia establecido porlos bomberos o especialistas en seguridad. La aplicación de este plan de evacuación esresponsabilidad directa del director del archivo o de la persona que, en aquellos mo-mentos, esté desempeñando esas funciones.

El personal del archivo debe conocer el plan de evacuación y cómo actuar durante suaplicación. Todo plan de actuación debe mantenerse al día y deben efectuarse simula-cros de vez en cuando para asegurar que está bien, es comprensible y conocido portodos y es factible aplicarlo.

2. Detener la causa que ha provocado el desastre

Ante un desastre, lo primero que debe hacerse es eliminar la causa que lo ha pro-vocado: cerrar la llave general de paso del agua, cortar la corriente eléctrica, etc.


Y avisar a los bomberos para que apaguen el incendio o extraigan el agua acumula-da. En este momento el responsable del archivo será quien podrá informar a losbomberos de dónde están situados los documentos considerados clave, paraque, una vez controlado el problema, pueda procederse al salvamento de forma prio-ritaria.

3. Evaluación del desastre y estrategia

Ante la situación de desastre, lo primero que hay que hacer es reunir a la comisión queha elaborado el plan de prevención, incorporar a miembros de las posibles empresas ex-ternas, que ya podemos prever que deberán intervenir y realizar una evaluación exactadel alcance del problema y planificar la estrategia a seguir. Esta estrategia pasa por cons-tituir una comisión técnica, en la que no puede faltar el director del archivo, un archivero,el especialista en conservación y restauración y el técnico de mantenimiento. Debe seruna comisión limitada respecto al número de personas, para facilitar su funcionamiento yla comunicación entre las personas que forman parte de la misma. Una vez constituida,se procederá a organizar el equipo de intervención inmediata, planificar el periodo de sal-vamento y aplicar el plan de recuperación y protocolos de actuación previstos en el plande prevención adaptado al archivo.

Un aspecto muy importante cuando tenemos una emergencia es el económico, ya quede los recursos con que contamos dependerá, en buena medida, la aplicación integralo no del plan de recuperación y, sobre todo, el método elegido para efectuar la recupe-ración del patrimonio. Por ello, es imprescindible realizar una evaluación también de loscostes económicos que puede suponer (aunque sean aproximados), por un lado, el sal-vamento y, por el otro, la aplicación del plan de recuperación y aplicar la estrategia ne-cesaria para obtener esos recursos.

4. Organizar el equipo de salvamento

El equipo de salvamento debe estar formado por varias personas, cuyo número estaráen función del volumen de documentación afectada y del recorrido que deberá hacersepara sacar la documentación de los depósitos. El equipo de salvamento lo dividiremos,según las tareas a realizar, entre las personas que entrarán en los depósitos a sacar do-cumentación: las que la llevarán al exterior y las que deben efectuar el traslado de estadocumentación a un espacio que reúna las condiciones adecuadas (ver capítulo 3 apar-tado 3.3) para iniciar el plan de recuperación.

5. Selección de los materiales que deben recuperarse

Una vez realizado el salvamento de la documentación afectada por un desastre, debeponerse en marcha un plan de recuperación de esta documentación. Pero, antes de ini-


ciar cualquier tipo de intervención, debe establecerse un orden de prioridades siguien-do determinados criterios (ver capítulo 3 apartado 3.1).

Es muy importante hacer esta selección, ya que, a menudo, por querer salvar toda ladocumentación, se han producido graves problemas de conservación en determinadosdocumentos, que, por sus características, son de extrema importancia y valor.

6. Organizar el equipo que debe materializar el plan de recuperación

Este equipo de trabajo debe coordinarlo un conservador-restaurador y debe estar for-mado por personas del archivo, personal de limpieza y otras personas que podamos se-leccionar siguiendo los criterios señalados en el apartado 3.4 del plan de recuperación.Este equipo será el que aplicará los protocolos de actuación, según el tipo de desastrey su alcance.

Es de gran importancia que este equipo funcione a la perfección, sin dudas y siguiendounas pautas de actuación marcadas por los conservadores-restauradores y siguiendo elorden establecido de prioridades.

7. Puesta en marcha del plan de recuperación

Cuando la documentación que debe recuperarse esté seleccionada, y la comisión téc-nica haya decidido el método de intervención, deben ponerse en marcha el plan de re-cuperación que tengamos establecido en el plan de prevención del archivo y aplicar losprotocolos de actuación oportunos en cada caso.

Durante la aplicación del plan de recuperación, será un cometido del conservador-res-taurador establecer si existe determinada documentación que, por su importancia y porsu estado de degradación, requiera posteriormente de una acción de restauración.

8. Seguimiento y control de la documentación afectada

Debemos tener en cuenta que una documentación que haya sufrido cualquier agresiónde agua, fuego o microorganismos será mucho más susceptible de sufrir problemas de-rivados de esas agresiones en el futuro.

Después de la intervención y una vez se ha devuelto la documentación a los depósitos,debe iniciarse un proceso de control de la documentación que se ha visto afectada porel desastre, con el fin de comprobar si sufre, con el tiempo, cualquier alteración no de-tectada o si se desarrollan microorganismos. Para ello se efectuarán controles organo-lépticos periódicamente y, si es preciso, análisis microbiológicos que puedan confirmarnuestras sospechas, si las tenemos, de un posible brote de infección.



FORMAR UNA COMISIÓN

CONFECCIÓN DEL PLAN DE EMERGENCIA

MÉTODOS DE COMUNICACIÓN Y LOS SISTEMAS DE ALARMA

SERVICIOSDE EMERGENCIABomberos, policía,ambulancias, etc.

EMPRESASDE SERVICIOS Y

CASAS DE SUMINISTROS

MIEMBROSDE LA COMISIÓNDE PREVENCIÓN

PLANOS DEL ARCHIVO

SISTEMADE EVACUACIÓN

INSTALACIONESSALIDASDE EMERGENCIA

PLAN DE EVACUACIÓN DE LAS PERSONAS

PANELESINDICADORES

SIMULACRODE EVACUACIÓN

ANUALMENTE

INSTRUCCIONES PRECISAS DE ACTUACIÓN EN CASO DE ALARMA Y SALVAMENTO

LISTADOS DE LOS DOCUMENTOS PRIORITARIOS DE SALVAMENTO

ESTABLECER LOS PROTOCOLOS DE ACTUACIÓN(de inundación, incendio, microorganismos y robo)

DIFUSIÓN

PLANDE EVACUACIÓN

PLANDE EMERGENCIA

PROTOCOLOSDE ACTUACIÓN

INVOLUCRAR AL PERSONAL DEL ARCHIVOSALVAMENTO DE LA DOCUMENTACIÓN EN CASO DE EMERGENCIA

PLAN DE EMERGENCIA

2.6. Seguimiento del plan de prevención

Dentro del plan de prevención existe una serie de aspectos que deben controlarse deforma especial y continuada. Estos, junto con el plan de emergencia y los protocolos deactuación, constituirán el núcleo central del plan de prevención de desastres.

1. Debe controlarse que en todo el edificio, y especialmente en los depósitos, haya de-tectores de incendio y que éstos estén conectados a una alarma sonora. Tienen que serdistintos con varios tipos de respuesta (de humo, de llama, termovelocímetro, etc.) parapoder cubrir cualquier circunstancia y asegurar que, si uno falla, tendremos otros quepueden responder. Estos detectores deben ser revisados y hay que comprobar que fun-cionen correctamente.

Si el edificio cuenta con un sistema automático antiincendio, debe revisarse un par deveces al año para garantizar que funciona correctamente y evitar descargas inútiles. Losextintores manuales deben revisarse y rellenarse, si es preciso, una vez al año y debeprocurarse que de esos extintores, aparte de los tipos que marca la ley, haya de gasesinertes, que son los que perjudican menos la documentación.

Las instalaciones eléctricas no deberían pasar por el interior de los depósitos, pero, siexisten, deben controlarse periódicamente para detectar problemas de cortocircuitos,enchufes que no funcionan, luces que se funden con frecuencia, etc, y exigir que las ins-talaciones sean de alta seguridad.

2. Deben realizarse revisiones periódicas de todas las tuberías y los bajantes de aguadel edificio, especialmente si los hay dentro de los depósitos. Hay que recordar que den-tro de los depósitos no tiene que haber ninguna tubería de agua, pero, si es inevitable,intentaremos que cambien las tuberías por otras de alta seguridad de monocapa.

Si se detecta alguna pared o zona con humedades por capilaridad, aparte de intentarsolucionar el problema, tal y como hemos comentado antes, realizaremos controles pe-riódicos para constatar que el problema detectado no se vuelva a repetir. Incluso pode-mos, en zonas de alto riesgo de inundación, instalar dispositivos de alarma de inunda-ciones.

El sistema de climatización del edificio y concretamente el del archivo, si es indepen-diente, debe revisarse para poder detectar posibles escapes o un funcionamiento inco-rrecto, lo que nos daría lecturas falsas de humedad y temperatura. Por ello, contaremoscon lectores digitales de temperatura y humedad relativa con volcado de datos directa-mente a un ordenador. Este será el que nos dará las gráficas semanales o mensualesque nos permitirán controlar que el sistema funcione. Debe procurarse que los lectoresestén siempre calibrados y con las baterías cargadas para evitar lecturas falsas.


3. La limpieza dentro de un archivo es fundamental y dentro del depósito, todavía más,ya que es el arma más eficaz para evitar y detectar problemas de tipo biológico (insec-tos, ratas, etc.). El polvo combinado con la humedad es un excelente medio de cultivopara los microorganismos y un hábitat adecuado para los insectos.

Esta limpieza debe realizarse cuidadosa, exhaustiva y continuadamente, evitando mojarel suelo, levantar polvo o poner productos de limpieza en los anaqueles o muebles dearchivos. También es conveniente establecer un sistema de limpieza continuada de losfondos documentales, las cajas, las carpetas, los libros, etc. Cualquier limpieza que serealice dentro del archivo, y especialmente en los depósitos, debe hacerse por métodosde aspiración.

Debe evitarse que dentro del depósito haya elementos no propios de un depósito de ar-chivo, como muebles viejos de madera, ordenadores que no sirven, plantas, etc. Debeprocurarse que el depósito no haga las veces de almacén, ya que este tipo de materia-les suele ser un foco de polvo y propicia las infecciones.


3. Plan de recuperación

El plan de recuperación es el que debe aplicarse inmediatamente después del salva-mento. Éste es un plan que, aunque puede tenerse básicamente hecho, debe acabarsede perfilar y elaborar desde el primer momento en que se ha producido el desastre, parapoder aplicarlo con rapidez y precisión, justo después del salvamento o la emergencia.

A través de este plan podremos dimensionar el desastre con exactitud, y ello nos obliga-rá a establecer unos criterios de selección de los documentos, que prioritariamentedeben recuperarse, y del tipo de intervención que hay que hacer. También nos obligará adimensionar la temporalidad de la intervención y del restablecimiento de la normalización.

3.1. Criterios de selección de los materiales que deben recuperarse

Antes de iniciar cualquier tipo de intervención, debe establecerse un orden de priorida-des. Para establecer este orden, hay que seguir unos criterios que pueden partir de lapropuesta siguiente, aunque serán los archiveros quienes acabarán de determinarlos,puesto que son ellos quienes conocen los fondos y sus características.

1. Importancia de la documentación: respecto a la institución que la custodia, importan-cia del documento desde el punto de vista histórico, artístico o administrativo. Éste seríaun primer nivel de selección. A menudo en los archivos hay documentación que no es pro-pia de la institución o bien tiene una escasa relevancia para con la investigación. Por ello,es preciso establecer el orden de prioridades de intervención, ya que en buena lógica losprimeros en ser recuperados y tratados serán los que se indiquen como más valiosos.

2. Originalidad del documento: debe establecerse si el documento es original o unacopia o bien está reproducido en otro formato. Según la importancia del documento, elgrado de degradación y la dificultad de recuperación, si es original, no tendremos nin-guna duda en recuperarlo. Si se trata de una copia y existe el original, podemos optarpor no recuperarlo, o bien si es un original y está reproducido, podemos recuperarlo ensegunda instancia.

3. Degradación que sufre la documentación, nivel de afectación y grado: es muy im-portante establecer el nivel de afectación de la documentación, ya que si el nivel de afec-tación es extremadamente grave y el documento no es de un gran valor, podemos pen-sar en hacer una reproducción y no recuperar el documento.

4. Posibilidades de recuperación del soporte y sobre todo de la información que con-tiene: cuando el nivel de afectación es muy grande, a veces hay que valorar la cantidad

Plan de recuperación | 57

de información que se podrá recuperar. A menudo la información es tan poca que hayque dedicar los esfuerzos a recuperar los que realmente tengan información.

5. Recursos humanos y económicos con que se cuenta: deben valorarse los costeseconómicos que supondrá la recuperación de la documentación y los recursos huma-nos con que contamos, ya que en todo desastre tanto el salvamento como la recupe-ración suelen ser muy caros. Debe contratarse a personas que materialicen el plan derecuperación y los costes económicos son muy elevados. Por ello es muy importante,antes de iniciar la acción, valorar, con todos los parámetros antes citados en los puntosanteriores, qué y cuánta documentación y en qué orden de prioridad actuaremos.

Es muy normal que ante un desastre, el propio deseo de poder reparar el daño nos llevea cometer el error de no seleccionar los documentos a tratar. Pero si nos paramos apensar en los diferentes modelos de archivo existentes, veremos que no todos los ar-chivos tienen el mismo valor, ni todos tienen documentación original exclusivamente.Pensemos, por ejemplo, en los archivos de gestión: éstos, por muy importantes quesean y por muy importante y concreta que sea su función, es más que probable quepuedan recuperarse a base de copias extraídas de los propios ordenadores o de copiasen papel que puedan tener las diferentes personas y los organismos implicados. Por elcontrario, en los archivos históricos o especializados, la mayoría de documentos son ori-ginales y a menudo únicos, y éstos, aunque no tengamos copias, deberán intentarse re-cuperar, aunque, a veces, las degradaciones sufridas son tan grandes que es práctica-mente imposible; en última instancia, será el especialista en conservación y restauraciónquien valorará las posibilidades de recuperación.

3.2. Tipo de intervención en cada caso

Según el tipo de desastre que se haya producido, debe tenerse claro cuál es el objetivofinal. A grandes rasgos, en el caso de inundación, será el secado, en el incendio, la rehi-dratación o el secado y en los hongos o microorganismos, su eliminación. Para alcan-zar estos objetivos, contamos con varios métodos de intervención; el empleo de unos ode otros dependerá tanto de los recursos económicos como del alcance del desastre.

3.2.1. Inundación

La principal intervención que debe hacerse en el caso de inundación es el secado rápi-do, para evitar la proliferación de microorganismos y deformaciones en los soportes ylas encuadernaciones.

Los cambios en la estructura y la dificultad de manipulación de toda la documentación mo-jada será inmediata en el momento de la inundación, ya sea por la acción de los bombe-


ros al apagar el fuego o debido a una inundación. También en estos casos, en 72 horaslos microorganismos pueden desarrollarse y la alteración más espectacular que provocanes un cambio cromático en varias zonas del soporte (manchas de varias coloraciones),crecimiento de una especie de terciopelo, etc. Pero también provocan un cambio químicoen la estructura molecular de la celulosa y del colágeno. Ello provoca pérdida de resisten-cia hasta llegar al extremo de la desintegración del soporte, en el caso del papel. Convier-ten el pergamino en una masa gelatinosa totalmente podrida. Y en el caso de las fotogra-fías, normalmente, estas situaciones provocan la desaparición de la emulsión.

Para minimizar sus consecuencias, es importante estabilizar el material afectado con lamáxima urgencia posible; para ese objetivo, contamos con varios métodos, que a con-tinuación pasamos a citar.

Secado por ventilación con baja temperatura y humedad

El sistema más usado en nuestros archivos para secar la documentación que ha sufri-do una inundación es el secado por ventilación.

Este sistema consiste en extender la documentación encima de una superficie que per-mita la ventilación, como podrían ser los palés. Y crear en el espacio un movimiento deaire con ventiladores, bajar la temperatura por debajo de los 18 ºC y, con la ayuda dedeshumidificadores, reducir la humedad ambiental hasta el 40%. Cuando tenemos ladocumentación en esta situación, lo que lograremos es, por un lado, controlar el creci-miento de microorganismos y, por el otro, con una baja humedad y la ventilación, el se-cado natural.

Por norma general, cuando se usa este sistema, previamente se ha preparado la docu-mentación, poniéndola entre hojas de celulosa para absorber el exceso de agua quepueda contener y con secadores de mano realizar un primer secado.

Secado por congelación

Bajo este enunciado existen varios métodos de secado por congelación. El tradicional ymás conocido sería congelar la documentación dentro de unos armarios congeladoresaproximadamente a –30 ºC y, sin envolverla, depositarla en unos anaqueles. En estecaso, la congelación nos servirá para evitar el crecimiento de hongos y, con el tiempo,se irá secando también la documentación.

También debe usarse este método para mantener la documentación estabilizada y po-derla sacar del congelador poco a poco y proceder a efectuar un secado por ventilación.

Otros métodos más evolucionados son los de congelar la documentación, depositarladentro de una cámara de vacío y secarla por sublimación, aumentando la temperaturapor encima de los –20 ºC.


Secado por congelación y liofilización

El método más recomendado en la actualidad por los conservadores y restauradores esel secado a través de la congelación y la liofilización.

En este caso, la documentación se envuelve en plástico (individualmente cada docu-mento o libro), se congela a –30 ºC muy rápidamente para evitar los cristales de hielo demayor tamaño y se deposita en una cámara de vacío a una presión determinada, donde,por sublimación, los cristales de menor tamaño se convierten en vapor de agua. De estemodo, tendremos la garantía de que la documentación permanece totalmente seca trasel procedimiento. Éste es un método que actualmente se usa cuando las cantidades dedocumentación afectada por una gran humedad son muy grandes y se quiere evitar elcrecimiento de microorganismos.

La gran ventaja de este método es que el papel no se deforma y las hojas no se adhie-ren las unas a las otras, manteniendo su resistencia mecánica. El cuero (encuaderna-ciones) durante el proceso de liofilización, y debido a la rapidez del proceso, sufre uncierto encogimiento, por lo que es aconsejable impregnarlo de sustancias higroscópicasque retrasen el proceso de secado. En el caso de los pergaminos, es un método total-mente desaconsejado, ya que éstos pierden sus propiedades mecánicas, debiéndoseproceder a realizar un secado al aire bajo peso o en tensión.

Por lo general, podemos decir que la congelación y liofilización es un método para podersecar y tratar grandes cantidades de documentos de papel. En el caso de los pergami-nos o de los cueros, es recomendable usar métodos de secado tradicional.

En nuestro país no es habitual el empleo de estos métodos de secado para documenta-ción, tenemos poca tradición y resulta difícil encontrar a alguna empresa especializada eneste tipo de secado. Lo que sí podemos encontrar son empresas que fabrican congela-dores y otras que se dedican a la liofilización (empresas alimenticias o farmacéuticas). Esposible que consigamos que nos vendan los arcones congeladores o las cámaras de lio-filización, pero difícilmente nos alquilarán esta maquinaria durante meses o incluso algúnaño hasta que logremos el secado de la totalidad de la documentación. Una posible so-lución es llegar a un convenio con alguna empresa que use la liofilización y solicitar el co-rrespondiente permiso a Sanidad para que permita su uso en la documentación.

3.2.2. Incendio

En los incendios, hay que diferenciar muy bien dos tipos de intervención según la de-gradación que sufra la documentación. Nos podemos encontrar con documentación to-talmente deshidratada debido a las altas temperaturas del incendio, que sólo tenga losbordes carbonizados y que, además, haya recibido el impacto directo del agua que hanutilizado los bomberos para apagar el incendio. Si únicamente ha sufrido los efectos del


humo y del hollín, la documentación se verá afectada por suciedad superficial, que esrelativamente fácil de eliminar en según qué soportes. Por el contrario, si la documenta-ción se ve afectada por la llama o por las elevadas temperaturas que se producen du-rante el incendio, nos encontraremos con documentos total o parcialmente con cambiosy alteraciones en la estructura física y química del papel. Y en los soportes proteicos(piel, pergamino) causa deformaciones espectaculares que, en la mayoría de casos,convierten el documento en una pieza casi irrecuperable.

Por desgracia, a menudo nos encontramos con que es tan o más devastador el pro-ducto utilizado para la extinción (agua) que el propio incendio. Después de un incendioy del paso de los bomberos, el panorama que queda es dantesco, ya que la fuerza delagua a presión tira al suelo los libros y las cajas de documentación, con lo que nos en-contramos muchos documentos y libros estropeados, amontonados, quemados, moja-dos y pisados por los propios bomberos y después por el equipo de salvamento.

La documentación afectada por un incendio precisa una intervención rápida y eficaz,para evitar males mayores; esta intervención se ajustará a las necesidades de los docu-mentos y éstas pueden ser una rehidratación o un secado.

Rehidratación

En el primer caso, lo que hay que hacer es rehidratar los documentos y, por ello, los tras-ladaremos dentro de una cámara humidificadora y los mantendremos el tiempo nece-sario para que recuperen su humedad de equilibrio, lo que se controlará a través de hi-grómetros de contacto durante todo el proceso. Después de este proceso, se dejará ladocumentación a la humedad ambiente para que se estabilice y posteriormente se re-cortarán los bordes carbonizados con cizalla evitando cortar la grafía. Si los documen-tos presentan suciedad debida al hollín que se ha desprendido durante la combustión,se limpiarán a través de aspiración y, si es preciso, por métodos abrasivos.

En el caso de los documentos que han sufrido directamente el efecto del agua usada du-rante la extinción del incendio, lo primero que se hará es cizallar los bordes carbonizadospara facilitar la manipulación posterior. A continuación, la documentación debe pasar porun proceso de secado de los anteriormente descritos y, una vez seca, se limpiarán losdocumentos que estén sucios de hollín, a través de métodos de aspiración o abrasivos.


La aparición de microorganismos en forma de plaga se puede dar por problemas am-bientales dentro del depósito, que se alarguen en el tiempo, o bien, lo más corriente, esque aparezcan cuando un fondo documental sufre la agresión directa del agua, sea porinundación o para extinguir un incendio.


En cualquiera de los casos, el procedimiento a seguir una vez han aparecido los hongosserá siempre el mismo. En primer lugar, conseguiremos un espacio amplio y limpio en elque se modificarán las condiciones ambientales de temperatura por debajo de los 18 ºCy humedad relativa alrededor del 50%, y, al mismo tiempo, a través de un sistema de ven-tilación, hay que obtener el máximo de movimiento de aire para evitar que las esporas pre-sentes en el ambiente se depositen encima de la documentación y puedan germinar. El si-guiente paso, si ya ha aparecido el terciopelo, será eliminarlo por métodos de aspiración.

El procedimiento a seguir una vez tenemos la documentación limpia y preparada eshacer una desinfección. Para ello, contaremos con varios métodos y productos.

Métodos de desinfección

Fumigación por micronebulización

El método más usado hasta el momento es el empleo de fungicidas a través de microne-bulización. Los fungicidas tradicionales son el ortofenilfenol, el paradiclorbenceno, el bro-muro de metilo, el timol, etc. El problema es la alta toxicidad de estos productos (la mayo-ría son mutágenos, cancerígenos y afectan al sistema nervioso), los efectos remanentes quepermanecen en la documentación y la prohibición de su uso por esa toxicidad. Los fungi-cidas e insecticidas más usados en la actualidad son a base de amonios cuaternarios, perotambién deben enfrentarse a la limitación, cada vez mayor, por parte del Ministerio de Sa-nidad, para poder usarlos en lugares públicos o en centros en que trabajen personas.

Otro aspecto de estos métodos es que los productos, aparte de tóxico, son muy agre-sivos tanto para los materiales celulósicos como para los proteínicos, pudiendo llegar amodificar la estructura molecular de la celulosa y del colágeno. Su uso, desde el puntode vista de la conservación, es extremadamente limitado y queda prácticamente reser-vado, única y exclusivamente, en desastres que afecten grandes cantidades de docu-mentación; la manipulación y la aplicación debe hacerla una empresa especializada.

Óxido de etileno en cámara de vacío

Otro método que se ha ensayado ha sido introducir la documentación en cámaras devacío para evitar el crecimiento de microorganismos aeróbicos e introducir en la propiacámara un producto fungicida, aunque la toxicidad y agresividad del producto actúa delmismo modo que hecho a través de fumigación al ambiente. Normalmente el productomás utilizado en cámara de vacío es el óxido de etileno; éste es un producto bactericiday fungicida, muestra una alta eficacia, pero el gran problema es que su toxicidad es má-xima y también es inflamable. En la actualidad la tendencia es mezclar el óxido de etile-no con gas carbónico o freón para rebajar su índice de inflamabilidad y, para reducir sutoxicidad, se mezcla con productos fluorocarbonados. Su eficacia, sobre todo en papel,es prácticamente del 100%, pero su uso sólo se limita a aquellas instituciones o empre-


sas que cuentan con cámara de vacío, correctamente instalada, y con todos los permi-sos del Ministerio de Sanidad. No hay que recordar que se trata de un método eficaz peroaltamente peligroso y que, si se aplica, deben seguirse escrupulosamente todas las ins-trucciones y las labores debe realizarlas personal cualificado y entrenado en su uso.

Actualmente, en toda Europa se cuestiona su uso para solucionar problemas de patri-monio y se limita enormemente a través de normativas, directrices, etc.

Alcohol y agua al 70%

Desde hace unos años se usa mucho una mezcla de alcohol y agua al 70%. Los estu-dios sobre los efectos de esta disolución en los microorganismos se iniciaron en Cana-dá hace ya veinte años y, desde entonces, se ha mostrado altamente eficaz en su apli-cación por contacto directo con la documentación, aunque antes de su aplicación hayque realizar pruebas de estabilidad de tintas.

Después de la experiencia adquirida en el tratamiento en masa de un brote puntual dehongos en el Archivo Histórico de Barcelona en otoño de 2003, pudo comprobarse, através de análisis microbiológicos, que la eficacia de esta mezcla también era muy altaaplicada al ambiente a través de pulverización. A raíz de este tratamiento, se determinóque esta eficacia reside no tanto en la eliminación definitiva de los hongos como en lainhibición de su crecimiento; en el caso de las bacterias, la eficacia es mucho menor.

Desde hace dos años, y después de esta experiencia, se creó una comisión interdisci-plinar (en estos momentos pendiente de ser reconocida y consolidada oficialmente), enla que participa la administración pública (Ayuntamiento de Barcelona y Generalitat deCatalunya), dos universidades (UAB y Rovira i Virgili) y dos empresas privadas, una es-pecializada en desinfección (Gestior Químics) y la otra, en conservación y restauraciónde documentos de archivo (Estudi B2). Su misión es establecer una serie de protocolosa seguir en el caso de infecciones por microorganismos.

Atmósferas controladas

Someter la documentación infectada por microorganismos a una atmósfera con baja hu-medad relativa y bajo contenido en oxígeno inhibe el crecimiento de los microorganis-mos, pero no los elimina, por lo que, una vez vuelven a su entorno ambiental, es posi-ble que inicien de nuevo el proceso de crecimiento. Este es un sistema muy efectivopara insectos, pero poco efectivo en el caso de microorganismos.

Radiaciones y microondas

Desde hace unos años se está experimentando con diferentes tipos de radiaciones:gama, roentgen, ultravioletas, etc. Su resultado como germicidas es bastante bueno,


pero su uso aún es muy limitado, porque provocan cambios en la estructura molecu-lar de los soportes celulósicos y proteínicos. Las microondas también muestran unacierta efectividad, pero su gran inconveniente es que no se pueden aplicar en tintas concargas metálicas ya que se genera una gran cantidad de calor y pueden calcinar elpapel.

Probablemente éste será el futuro de los sistemas de desinfección, pero, en la actuali-dad, el sistema es caro y aún no está perfeccionado del todo.

3.3. Espacio y materiales

Cuando se produce un desastre debe habilitarse un espacio para poder poner en mar-cha el plan de recuperación. En un archivo difícilmente encontraremos ese espacio, aun-que sería lo más deseable por cuestiones de proximidad y facilidad para el traslado dela documentación afectada. Por ello, debemos contar con un espacio próximo al archi-vo, a ser posible, amplio, limpio y bien ventilado, en el que podamos extender la docu-mentación e iniciar el protocolo de actuación previsto para la recuperación.

3.3.1. Características del espacio (ver materiales de trabajo C.4)

1. Espacio o local mínimo de 150-250 m2, diáfano, sin muebles, totalmente vacío y muylimpio. Debe contar con agua corriente y lavabos.

2. Este espacio debe tener un acceso fácil, sin barreras arquitectónicas, sin desniveles.De existir, deberán habilitarse rampas para acceder del uno al otro o montacargas.

3. Tiene que haber ventanas, que puedan abrirse, para poder ventilar de forma naturaly crear corriente de aire cuando interese. Y, si es posible, también tiene que haber unespacio exterior donde hacer la limpieza de los documentos que estén muy infectados.

4. La instalación eléctrica del local debe ser potente y debe estar preparada para podertener varios ventiladores, deshumidificadores y secadores encendidos al mismo tiempo.

5. El local debe contar con aire acondicionado que nos permita poder bajar la tempe-ratura hasta los 18 ºC.

6. En este espacio tendremos ventiladores de mucha potencia para mover el aire constan-temente y deshumidificadores que nos permitan bajar la humedad relativa hasta el 45-50%.

7. Aparte de los palés para dejar la documentación en fase de secado o de tratamien-to, el local debe contar con estanterías metálicas para poder dejar la documentación yatratada en espera de ser metida en cajas y trasladada de nuevo a los depósitos.



ESPACIO O LOCAL MÍNIMO 150-250 m2

DIÁFANO Y POLIVALENTE.VACÍO (SIN MUEBLES) Y LIMPIO.

INSTALACIONES

DE AGUAAGUA CORRIENTE

LAVABOS

DE ELECTRICIDADDE ILUMINACIÓN ARTIFICIAL

CORRIENTE ELÉCTRICA POTENTE

HIGIENE / LIMPIEZA DIFERENTES APARATOS

VENTILACIÓN

NATURALCON VENTANAS

ESPACIO EN EL EXTERIOR

ARTIFICIAL / FORZADAAIRE ACONDICIONADO

VENTILADORES

LIMPIAR Y DESINFECTAR

MODIFICACIÓN CONDICIONES AMBIENTALES

BAJAR LATEMPERATURA

BAJAR LA HUMEDADRELATIVA

ESTABILIDAD PROVISIONAL DE LA DOCUMENTACIÓN

MOBILIARIO

HABILITACIÓN DEDOCUMENTACIÓN

PALÉSESTANTERÍAS

LABORES DERECUPERACIÓN

MESASSILLAS

TRATAMIENTO

CARACTERÍSTICAS Y ACONDICIONAMIENTO DEL ESPACIO

ACCESO FÁCIL PARA TRASLADAR LA DOCUMENTACIÓN

3.3.2. Material disponible en el espacio de trabajo (ver materiales de trabajo D)

En el espacio de trabajo deberá tenerse un mínimo de material disponible para cualquieremergencia de las que estamos hablando, ya que es importante la rapidez en la actua-ción y en la aplicación de los protocolos de actuación. Este material se dividirá en ma-terial fungible y material inventariable. Las cantidades que deben tenerse en reserva de-penderán del tamaño del archivo y del espacio.

Es absolutamente imprescindible que durante todo el proceso de recuperación de la do-cumentación haya una persona encargada de comprar material y controlar su uso. Elque falle el material en una emergencia puede suponer que se retrase dos o tres días elinicio del plan de recuperación.

Material fungible

– batas y gorros desechables– guantes de látex y de vinilo– máscaras para esporas tipo p3– jabón germicida– bobinas de papel celulósico– sprays– paletinas y pinceles– agua destilada– alcohol de 96º– alcohol de quemar– recambios de filtros para el aspirador incluidos los HEPA– papel barrera– veta– plásticos– papel de embalar– cinta adhesiva– cordel– bolsas de basura– escoba y recogedor– cajas nuevas para documentos– carpetas nuevas– carátulas del archivo nuevas– etiquetas con goma elástica para identificar– adhesivos de colores– cúters y tijeras– gomas de borrar– lápices


Material inventariable

– aspiradores con filtro HEPA y sin bolsa, mejor que funcionen con filtro de agua– recambios de filtros HEPA– deshumidificadores– humidificadores– ventiladores industriales– secadores de mano de aire frío– planchas sin vapor– termohigrómetro digital– termohigrómetro de espada– cizalla– palés– cajas de plástico agujereadas (como las de fruta)– maderas de melamina (para hacer de mesa)– caballetes– sillas

3.4. Equipo de trabajo que debe aplicar el plan de recuperación(ver materiales de trabajo C.5)

Cuando debe actuarse de urgencia, es muy importante saber organizar un equipo detrabajo que sea coherente, multidisciplinar y que se deje coordinar fácilmente. Despuésde nuestra experiencia personal en diferentes tipos de desastres, la combinación per-fecta es a base de conservadores-restauradores, archiveros, personal de limpieza y per-sonal contratado especialmente para la ocasión, que debe tener un perfil determinado.Concretamente personas que tengan contacto directo con el mundo de la cultura y/oestén estudiando para ser archivero, conservador-restaurador, Bellas Artes, Historia, etc.

Este equipo de trabajo debe coordinarlo un conservador-restaurador, pero todas las deci-siones, tanto las generales como el día a día, se tomarán entre el responsable de los con-servadores, el director del archivo y la persona que él designe para ayudar en la coordina-ción del equipo; este grupo puede llamarse de dirección técnica del plan de recuperación.

Una vez tengamos el equipo, que será más o menos grande en función de la magnituddel desastre y del espacio de trabajo, construiremos varios grupos con diferentes fun-ciones y esos grupos serán multidisciplinares. Las funciones que deberán desempeñarlas determinará el conservador-restaurador que coordina los trabajos, junto con el equi-po de dirección. Y cada grupo lo coordinará siempre un conservador-restaurador encuanto a la recuperación y un archivero en cuanto a criterios de prioridad según la tipo-logía documental y el interés desde el punto de vista archivística.


A menudo los archivos, si no son de gran tamaño, no tienen en su plantilla ningún con-servador-restaurador; en este caso, deben recurrir a uno que conozcan previamente,o bien a una empresa especializada en conservación y restauración de documentos dearchivo.

También, si es preciso, en el caso de infecciones por microorganismos, deberá contar-se con una empresa de desinfección y con un laboratorio que determine el tipo de mi-croorganismo al que nos estamos enfrentando. Este aspecto lo determinará el equipode dirección técnica en función del alcance de la infección y la tipología.


DIRECCIÓN

EQUIPO DE DIRECCIÓN DEL PLAN DE RECUPERACIÓN

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

CONTROL Y COORDINACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO

APLICACIÓN DE LOS PROTOCOLOS DE RECUPERACIÓN

DIRECCIÓN TÉCNICA

ARCHIVEROSCRITERIOS DE PRIORIDADES

CONSERVADORES-RESTAURADORESCOORDINACIÓN DE TAREAS DE RECUPERACIÓN

ACTUACIÓN / PLAN DE RECUPERACIÓN

SISTEMA Y MÉTODOS

EQUIPO DE TRABAJO MULTIDISCIPLINAR- Conservadores - restauradores- Archiveros- Personal de plantilla de la institución- Personal de limpieza- Personal contratado / estudiantes- Personal voluntario

OTROS RECURSOS- Empresa especializada en conservación- Empresa de desinfección- Laboratorio de análisis microbiológicos- Material / recursos para desarrollar el trabajo

ARCHIVEROS + GESTORES

GESTIÓN

RECURSOS ECONÓMICOS

RECURSOS HUMANOS

EQUIPO DE TRABAJO - RECUPERACIÓN

3.5. Medidas de protección personal

Después de un desastre como una inundación o un incendio extinguido con agua, esmás que probable que aparezcan microorganismos. Es conveniente que las personasque tengan que actuar en el plan de recuperación pasen previamente por una revisiónmédica, ya que muchos de los hongos y algunas bacterias que habitualmente afectanlos materiales de archivo son patógenos para las personas y pueden provocar proble-mas dermatológicos, respiratorios e incluso digestivos.

Las personas que tienen el sistema inmunológico deprimido por enfermedades o bienpor estar tomando una determinada medicación deben ir con mucho cuidado a la horade trabajar en ambientes que presenten una fuerte carga de microesporas presentes enel ambiente. Lo más recomendable es que no trabajen en este tipo de situaciones.

Para las personas que no tengan problemas, lo más recomendable para evitar infeccio-nes es usar un buen equipo de protección personal. Esta protección es externa y su fun-ción debe ser de barrera para las esporas que se pueden depositar encima de nosotroso bien que podemos inhalar. Hay microorganismos por todas partes, los encontramosconstantemente en nuestra vida cotidiana y no nos sucede nada. Sin embargo, cuandodebemos actuar en ambientes altamente saturados, debemos protegernos. No debe te-nerse miedo a trabajar con documentación afectada por microorganismos, ya que, sivamos bien protegidos, el riesgo de sufrir cualquier patología relacionada es mínimo.

3.5.1. Equipo de protección personal

Al hablar de protección personal o de equipo de protección personal (EPI), siempre nosreferimos a la protección directa de las personas que deben trabajar con documenta-ción que ha sufrido daños debidos a una inundación o un incendio o bien en ambientescontaminados por documentación que sufre un ataque de microorganismos. En todoslos tres casos de trata de evitar el contacto directo del individuo con los materiales es-tropeados o contaminados. Para ello usaremos una serie de medidas de protección quepodemos resumir en las siguientes:

– Protección de las vías respiratorias para evitar la inhalación de partículas y esporas,usando máscaras autofiltrantes, de papel desechables para la gente que trabaje ensegunda y tercera línea, máscaras filtrantes de esporas para la gente que trabajeen primera línea. De estas máscaras existen varias marcas en el mercado y son re-lativamente fáciles de encontrar en farmacias o tiendas de material médico.

– Protección del pelo con gorros sintéticos desechables para que las esporas nopuedan «pegarse» al pelo.


– Protección del cuerpo con batas sintéticas desechables. No es preciso que seanestériles. Éstas desempeñarán la doble función de evitar que nos ensuciemos y nosaislarán de materiales contaminados por esporas.

– Protección de las manos con guantes de látex o vinilo desechables para evitar elcontacto directo con la documentación mojada, el polvo, el hollín o documentos in-fectados. Es recomendable que las personas que tengan pequeñas heridas lasprotejan con tiritas.

– Cambiarse de ropa y zapatos al entrar en el espacio de trabajo y cambiarse denuevo al salir, para evitar posibles contagios fuera del ámbito de trabajo.

– Para la higiene personal, una vez terminada la jornada, incluso cuando se haga undescanso, todo el equipo debe lavarse las manos con un jabón especial germi-cida.

– Todas las personas con problemas inmunológicos, anemia o que estén en trata-miento de corticoides o antibióticos, mujeres embarazadas y madres que esténdando el pecho, no pueden trabajar en ambientes altamente contaminados.


4. Protocolos de actuación en caso de emergencia (ver materiales de trabajo E)

Los protocolos de actuación que aquí proponemos son el fruto de la experiencia quehemos adquirido en los últimos años en diferentes tipos de desastres, pero ya adver-timos que estos protocolos deben adaptarse a la dimensión del desastre, el tipo de ar-chivo, la tipología documental y los recursos de espacio y económicos con que conta-mos. De todos modos, también debemos comentar que hay una intervención mínimaque debe seguir siempre las pautas marcadas, ya que éstas se basan en los estándares.

Al referirnos a inundación, siempre pensamos en agua procedente de una tubería o delluvia, pero eso no siempre es así, y tenemos que saber diferenciar las problemáticas quese producen según el origen de la inundación. Sólo de este modo podremos aplicar, deforma clara y contundente, los protocolos de actuación.

Si la inundación se ha producido por agua limpia, los principales problemas serán las de-formaciones, el borrado de tintas y la posibilidad de aparición de microorganismos. Perosi el agua procede de una inundación, es muy habitual que arrastre barro y residuos, delmismo modo que si la tubería que se ha roto es la de desagüe de los lavabos, el aguallevará residuos orgánicos y restos fecales. Por ello, necesitamos dos protocolos dife-renciados, muy parecidos pero diferenciados, ya que, en el segundo caso, aparte desecar, deberemos eliminar estos residuos.

En los incendios deberemos establecer dos protocolos de actuación diferenciados, yaque, a veces, después de un incendio, podemos encontrarnos con documentos que-mados y deshidratados, pero, en otros casos, aparte de estos problemas, tambiénestán mojados debido a la acción de apagar el fuego con agua. En este caso, apartedel procedimiento propuesto en el protocolo de actuación en caso de incendio, debeaplicarse el protocolo de inundación y, si se desarrollan los microorganismos, deberáaplicarse el protocolo de microorganismos.

La acción de los microorganismos y su grado de destrucción dependerá no tanto de laextensión, sino del tiempo que han estado actuando y de la penetración dentro de lasfibras del papel o del colágeno. Por ello, proponemos dos protocolos diferenciados, unopara los brotes de infección y el otro, para las infecciones de larga evolución.

4.1. Protocolo de actuación en caso de inundación

4.1.1. Preparación de los documentos que deben ser tratados

1. Sacar del lugar del siniestro los documentos y trasladarlos a un espacio ya prepa-rado.

Protocolos de actuación en caso de emergencia | 71

2. Selección de los documentos que son salvables de los que no lo son; este aspectolo determinará el especialista en conservación-restauración.

3. Orden de prioridad: de entre los documentos que son salvables debe establecerseun orden de prioridades según los criterios establecidos por los archiveros.

4. Congelación y liofilización: si tenemos un gran volumen de documentación, como pri-mera opción de secado, valoraremos las posibilidades de congelar y liofilizar la docu-mentación. Esta valoración debe hacerse teniendo en cuenta tanto el aspecto técnicocomo el económico y tiene que hacerlo el conjunto de la comisión técnica creada paraafrontar el desastre.

5. Equipo de trabajo: debe organizarse el equipo de trabajo que actuará durante el plande recuperación, sea cual sea el método de secado elegido.

Documentación mojada, por inundación, con agua limpia: metodología del tratamiento

1. Trasladar la documentación mojada a un espacio amplio, ventilado y preparado conpalés para depositar ahí la documentación. En este espacio se bajará la temperatura pordebajo de los 18 ºC y se instalarán deshumidificadores industriales para lograr una hu-medad del 40%. La documentación se colocará extendida encima de los palés protegi-dos con plásticos y cartones.

2. Eliminar las cajas, las carpetas y los contenedores mojados.

3. Extraer el exceso de agua: poner hojas de papel celulósico entre los documentos conun peso encima, o bajo prensa, para evitar deformaciones y facilitar la extracción delagua, que quedará absorbida por la celulosa. Esta operación debe repetirse varias vecesdurante el proceso de secado.

4. Ventilar: una vez tengamos los documentos con la celulosa intercalada entre lashojas, los depositaremos encima de los palés bajo la corriente de aire de ventiladorespreferiblemente industriales. En el caso de libros, pueden ponerse abiertos de cara a losventiladores.

5. Secar: un equipo de trabajo debe dedicarse a coger bloques de documentación yayudar a su secado con secadores manuales.

6. Inhibir el crecimiento de hongos: durante todo el proceso sería conveniente pulveri-zar el espacio de trabajo con una mezcla de alcohol y agua al 70%, ya que esta mezclase ha mostrado altamente eficaz en la inhibición del crecimiento de hongos, tanto porcontacto como en ambiente.

7. Proteger con carátulas nuevas y cajas de conservación y posteriormente instalar denuevo en el depósito.


Documentación mojada, por inundación, con agua con residuos fecales o barro

1. Trasladar la documentación mojada a un espacio amplio, ventilado y preparado conpalés para depositar ahí la documentación. En este espacio se bajará la temperatura pordebajo de los 18 ºC y se instalarán deshumidificadores industriales para lograr una hu-medad del 40%.


3. Estabilidad de las tintas: hacer pruebas de estabilidad en la grafía de los documentos,para determinar si son solubles o no y decidir si podemos pasar al punto cuatro.

4. Antes de que se sequen, eliminar los restos incrustados de aguas fecales haciendoun baño a los documentos con agua limpia. Si los restos son de barro, se procederá delmismo modo, pero nos ayudaremos con agua corriente y una paletina o un pincel, yaque el barro queda muy adherido y es difícil de eliminar.


6. Ventilar: una vez tengamos los documentos con la celulosa intercalada entre las hojas, losdepositaremos encima de los palés bajo la corriente de aire de ventiladores preferiblementeindustriales. En el caso de libros, pueden ponerse abiertos de cara a los ventiladores.

7. Secar: un equipo de trabajo debe dedicarse a coger bloques de documentación yayudar a su secado con secadores manuales.

8. Inhibir el crecimiento de hongos: durante todo el proceso sería conveniente pulveri-zar el espacio de trabajo con una mezcla de alcohol y agua al 70%, ya que esta mez-cla se ha mostrado altamente eficaz en la inhibición del crecimiento de hongos, tantopor contacto como en ambiente.

9. Proteger con carátulas nuevas y cajas de conservación, manteniendo siempre elorden, y posteriormente instalar de nuevo en el depósito.

Preparación de los depósitos donde deben ser devueltos los documentos despuésdel tratamiento

1. Limpiar el espacio en que se ha producido el desastre y todo el mobiliario en quetiene que ir instalada la documentación tratada.

2. Limpieza, revisión y control de los aparatos del aire acondicionado, tubos del aire ycambio de filtros.

3. Rehabilitar y acondicionar los depósitos.

– Saneamiento del local en caso de humedades localizadas (filtraciones, capilaridad...).


– Reparar las instalaciones y mejorar sus condiciones ambientales (aire acondiciona-do, deshumidificación, etc.).

– Fomentar una buena ventilación y renovación del aire en los depósitos.

4. Desinfección: debe desinfectarse el espacio con productos químicos, preferente-mente con fungicidas disueltos en agua y alcohol al 70%, ya que esta mezcla se ha mos-trado altamente eficaz en la inhibición del crecimiento de hongos, así como evitar un ex-ceso de humedad en los depósitos.

NOTA:

Hay que hacer un seguimiento de esta documentación y controlar su estabilidad y el posiblecrecimiento de microorganismos. Este control se realizará a través de exámenes organolépti-cos, controles de humedad y temperatura y análisis microbiológicos. Debe hacerse un infor-me detallado explicando cada una de las actuaciones llevadas a cabo y los procedimientosutilizados. Este informe irá acompañado de las analíticas microbiológicas, de fotografías quereflejen todo el proceso y una lista de los documentos que se han visto afectados. Por último,se harán unas recomendaciones de conservación y control de la documentación tratada.


TRASLADAR LA DOCUMENTACIÓN MOJADA A UN ESPACIO ADECUADO

EXTRACCIÓN DE EXPEDIENTES

MOJADOS CON AGUA LIMPIA

LIMPIEZA ESPECIAL

SOLUBILIDAD DE LAS TINTAS

SOLUBLES

LIMPIEZA

NO SOLUBLES

PROCESOS DE SECADOExtracción del exceso de agua

Congelación y liofilizaciónVentilación

Secado por sistema mecánico

INHIBIR EL CRECIMIENTO DE HONGOSalcohol y agua al 70% por contacto y en el ambiente

PROTEGERcon carátulas y cajas de conservación

TRASLADAR A LOS DIFERENTES DEPÓSITOS HABILITADOS

MOJADOS CON AGUA SUCIA

PROTOCOLOS DE ACTUACIÓN EN CASO DE INUNDACIÓN

ELIMINAR CONTENEDORES MOJADOS


4.2. Protocolo de actuación en caso de incendio


1. Sacar del lugar del siniestro los documentos y hacer su traslado a un espacio ya pre-parado.

2. Separación de los documentos que sólo están quemados de los que están quema-dos y mojados, por la acción de haber apagado el incendio.

3. Selección de los documentos que son salvables de los que no lo son. Este aspectolo determinará el especialista en conservación-restauración.

4. Orden de prioridades: de entre los documentos que son salvables debe establecer-se un orden de prioridades según los criterios establecidos por los archiveros.

5. Congelación y liofilización: en el caso de la documentación que está quemada y mo-jada, como primera opción de secado, valoraremos las posibilidades de congelar y lio-filizar esta documentación. Esta valoración debe hacerse teniendo en cuenta tanto el as-pecto técnico como el económico y tiene que hacerlo el conjunto de la comisión técnicacreada para afrontar el desastre.

6. Equipo de trabajo: debe organizarse el equipo de trabajo que actuará durante el plande recuperación, sea cual sea el método de secado elegido.

Documentación quemada pero no mojada: metodología del tratamiento

1. Trasladar la documentación quemada en un espacio amplio, ventilado y preparadocon palés para depositar ahí la documentación.

2. Eliminar las cajas, las carpetas y los contenedores quemados y ahumados.

3. Limpiar con paletina o pincel los restos de ceniza u hollín.

4. Recortar con cizalla los bordes quemados, evitando cortar las letras o la información.

5. Limpiar con aspirador para eliminar lo máximo posible las cenizas más adheridas.

6. Hidratar: por grupos de documentación y manteniendo el orden (cajas, legajos, etc.),se ponen bajo una campana de humidificación controlando el porcentaje de humedadinterior de los documentos a través de análisis.

7. Estabilizar higroscópicamente: sacar de la campana o el espacio de hidratacióndejando los documentos al aire hasta que la humedad interior de equilibrio se esta-bilice.

8. Proteger con carátulas nuevas y cajas de conservación y posteriormente instalar denuevo en el depósito.

Documentación quemada y mojada metodología del tratamiento

1. Trasladar la documentación quemada y mojada a un espacio amplio, ventilado y pre-parado con palés para depositar ahí la documentación. En este espacio se bajará latemperatura por debajo de los 18 ºC y se instalarán deshumidificadores industriales paralograr una humedad del 40%.



4. Recortar con cizalla los bordes quemados, evitando cortar las letras o la información(sólo márgenes).

5. Secar: después de recortar los márgenes se procederá a realizar todo el proceso nor-mal de secado y ventilación siguiendo las indicaciones del protocolo de inundación.

6. Limpieza: cuando los documentos estén secos, sea por secado natural, ventilacióno por congelación y liofilización, se procederá a limpiar el hollín, con métodos de aspi-ración.

Posteriormente se eliminará el hollín o las cenizas más incrustadas con métodos abra-sivos, gomas de borrar, polvo de goma, etc.

7. Inhibir el crecimiento de hongos ambientalmente: durante todo el proceso sería con-veniente pulverizar el espacio de trabajo con una mezcla de alcohol y agua al 70%, yaque esta mezcla se ha mostrado altamente eficaz en la inhibición del crecimiento dehongos, tanto por contacto como en ambiente.


NOTA:

Si, pese a todos los esfuerzos, aparecen los microorganismos en los documentos que-mados y mojados, se aplicará el protocolo de actuación en caso de microorganismos.


Preparación de los depósitos donde deben ser devueltos los documentos despuésdel tratamiento

1. Limpiar el espacio en que se ha producido el desastre y todo el mobiliario en quetiene que ir instalada la documentación tratada.


3. Rehabilitar y acondicionar los depósitos:

– Saneamiento del local en caso de humedades localizadas (filtraciones, capilari-dad...).



4. Desinfección: debe desinfectarse el espacio de los depósitos con productos quími-cos, preferentemente con fungicidas disueltos en alcoholes, ya que esta mezcla se hamostrado altamente eficaz en la inhibición del crecimiento de hongos, así como evitar unexceso de humedad en los depósitos.

NOTA:

Hay que hacer un seguimiento de esta documentación y controlar su estabilidad y el posi-ble crecimiento de microorganismos. Este control se realizará a través de exámenes orga-nolépticos, controles de humedad y temperatura y análisis microbiológicos. Debe hacerseun informe detallado explicando cada una de las actuaciones llevadas a cabo y los proce-dimientos utilizados. Este informe irá acompañado de las analíticas microbiológicas, de fo-tografías que reflejen todo el proceso y una lista de los documentos que se han visto afec-tados. Por último, se harán unas recomendaciones de conservación y control de ladocumentación tratada.



TRASLADAR LA DOCUMENTACIÓN A UN ESPACIO ADECUADO


DOCUMENTACIÓN QUEMADA

EXTRAER EL EXCESO DE AGUA

INHIBIR EL CRECIMIENTO DE HONGOSalcohol y agua al 70%, por contacto y en el ambiente

RECORTARcon cizalla los bordes quemados

LIMPIARcon paletina o pincel los restos de ceniza u hollín

ELIMINAR CONTENEDORES MOJADOS

DOCUMENTACIÓN QUEMADA Y MOJADA

PROCESOS DE SECADO

Extracción del exceso de agua

Congelación y liofilización

Ventilación

Secado por sistema mecánico

RECORTARcon cizalla los bordes quemados

LIMPIARcon aspirador

HIDRATACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

ESTABILIZAR HIGROSCÓPICAMENTE


TRASLADARa los diferentes depósitos habilitados

PROTOCOLOS DE ACTUACIÓN EN CASO DE INCENDIO

4.3. Protocolo de actuación en caso de infección microbiológica


1. Aislamiento. Aislamiento de los espacios en que se ha detectado la infección. Excluirde consulta toda la documentación de los espacios afectados y, si es preciso, cerrar losconductos de climatización para evitar la propagación a otros depósitos.

2. Análisis biológicos. Realización de análisis microbiológicos para determinar el tipo deinfección existente, y averiguar la especie de hongo o bacteria que afecta la documen-tación. El especialista podrá conocer las características de crecimiento, la agresividadencima de la documentación y la patogenicidad para las personas. Con estos datospodrá determinarse el tipo de tratamiento de desinfección más adecuado.

3. Sacar del lugar del siniestro (infección) los documentos y realizar su traslado a un es-pacio ya preparado.

4. Separación de los documentos infectados de los no infectados que se hallan dentrode la misma unidad documental, en el caso de infección de largo desarrollo. En el casode brotes localizados y puntuales, no será necesario hacer esta separación, ya que serealizará un tratamiento global de la documentación.

5. Orden de prioridades: de entre el volumen de documentos, debe establecerse unorden de prioridades según los criterios establecidos por los archiveros y siguiendo laspautas indicadas en el plan de recuperación.

6. Equipo de trabajo: debe organizarse el equipo de trabajo que actuará durante el plande recuperación. El tratamiento se realizará siempre bajo la supervisión de un especia-lista en conservación-restauración de documentos de archivo.

Documentación afectada por una infección de microorganismos de largo desarro-llo: metodología del tratamiento

1. Trasladar la documentación infectada a un espacio amplio, ventilado y preparadopara la documentación. En este espacio se bajará la temperatura por debajo de los 20 ºC y se instalarán deshumidificadores para lograr una humedad no superior al 50%.

2. Eliminar las cajas, las carpetas y los contenedores infectados, salvo ejemplares sin-gulares o característicos, que se recuperarán con una buena limpieza y desinfecciónprevias.

La eliminación de las cajas debe hacerse por combustión para evitar la contaminaciónambiental; para este trabajo se contratará a una empresa especializada en la eliminaciónde residuos biológicos.


Antes de proceder a su eliminación, se referenciará y anotará toda la información de loscontenedores, para evitar que se mezcle la documentación y mantener el orden.

3. Limpieza: se hará en cuatro fases.

a) Aspiración superficial de los documentos: debe hacerse una limpieza por aspira-ción de la documentación infectada con aspiradores de potencia graduable y fil-tros absolutos (HEPA), con el fin de eliminar los restos del terciopelo del micelio.Es conveniente que el aspirador cuente con un accesorio con boca de cepillo re-cambiable para poder incidir más directamente sobre la documentación.

b) Aspiración interior de los documentos infectados hoja por hoja: limpieza manualy de aspiración (filtros HEPA) exhaustiva de cada uno de los expedientes, que seefectuará hoja por hoja.

c) Repaso con paletina o pincel de las partes con mayor dificultad de acceso o su-ciedad (lomos, pliegues de planos, etc.). Las partes más débiles se harán con unapasada general con paletina.

d) Aplicación puntual de la disolución de alcohol y agua al 70%: antes de aplicarestar disolución, debe comprobarse la estabilidad de las tintas a la mezcla deagua y alcohol.Si las tintas son estables, se aplicará una disolución de alcohol agua al 70% a ladocumentación (de todos los expedientes y volúmenes) mediante el procedimien-to que se considere más adecuado en función de las características y el estado deconservación de los documentos y siguiendo las indicaciones del conservador-res-taurador. La aplicación más normal es puntual y se hace con papel celulósicodejando secar unos minutos, e intentando que no se humedezca excesivamente.

4. Recortar las partes infectadas de los documentos con cizalla o tijeras evitando re-cortar las letras o la información (sólo márgenes). La amputación del soporte sólo esaceptable en pequeños márgenes o zonas, para lograr erradicar la infección y poder re-bajar el nivel de calificación, facilitando la consulta.

5. Inhibir el crecimiento de hongos ambientalmente: durante todo el proceso sería con-veniente pulverizar el espacio de trabajo con una mezcla de alcohol y agua al 70%, yaque esta mezcla se ha mostrado altamente eficaz en la inhibición del crecimiento dehongos, tanto por contacto como en ambiente.

6. Revisión y valoración del grado de afectación: debe revisarse y valorarse el grado deinfección de la documentación tratada. El criterio de separación lo determinarán el con-servador-restaurador junto con el archivero, y éste debe ser el más adecuado a las po-sibilidades y características del archivo.

Se ordenará y confeccionará una lista de documentos infectados con su correspon-diente valoración.


7. Desinfección química: el conservador-restaurador determinará la necesidad de reali-zar una desinfección química sobre la documentación en función del resultado de los úl-timos análisis.

Si se determina que debe hacerse una desinfección química a poder ser, se contrataráa una empresa de desinfección especializada, en materiales de archivo, exigiéndose queel sistema de aplicación y el producto activo no perjudiquen la documentación.

8. Proteger con carátulas nuevas y cajas de conservación, manteniendo siempre elorden, y posteriormente instalar de nuevo en el depósito. Los soportes más débiles yquebradizos (expedientes con un nivel de infección elevado) se colocarán preferente-mente dentro de camisas protectoras para su protección, indicando el nivel de infección.

Cuando se meta la documentación nuevamente en cajas, mantendremos siempre elorden y se rotulará la información oportuna, así como el grado de infección determina-do. Este proceso se realizará siempre bajo la supervisión de un archivero.

Documentación afectada por una infección de microorganismos de tipo brote pun-tual: metodología del tratamiento

1. Trasladar la documentación detectada como infectada a un espacio amplio, ventila-do y preparado, estableciendo unas condiciones climáticas adecuadas para la inhibiciónde los microorganismos.

Revisión de todos los fondos del depósito en que se ha detectado la infección. Si se de-tectan más documentos infectados, deben marcarse e identificarse de una forma rápi-da y de fácil visualización.

En el caso de encontrar documentación con infección de largo desarrollo (no debida albrote puntual), la señalaremos y seguiremos el protocolo propio de este tipo de infec-ción.

2. Eliminar las cajas, las carpetas y los contenedores infectados, salvo ejemplares sin-gulares o característicos, que se recuperarán con una buena limpieza y desinfecciónprevias. La eliminación de las cajas debe hacerse por combustión para evitar la conta-minación ambiental; para este trabajo se contratará a una empresa especializada en laeliminación de residuos biológicos.

Antes de eliminarlos, se referenciará y anotará toda la información de los contenedores,para evitar que se mezcle la documentación y mantener el orden.

3. Limpieza: esta limpieza la dividiremos en tres fases.

a) Aspiración superficial de los documentos: limpieza por aspiración de la docu-mentación infectada con aspiradores de potencia graduable y filtros absolutos


(HEPA), con el fin de eliminar los restos del terciopelo del micelio. Es convenienteque el aspirador cuente con un accesorio con boca de cepillo recambiable parapoder incidir más directamente sobre la documentación.

b) Repaso con paletina o pincel de las partes con mayor dificultad o suciedad(lomos, pliegues de planos, etc.).

c) Aplicación puntual de alcohol y agua al 70%: aplicar una disolución de alcohol yagua al 70% a la documentación mediante el procedimiento que se consideremás adecuado en función de las características y el estado de conservación delos documentos y el tipo de ataque microbiológico detectado. Por lo general loaplicaremos con papel celulósico (o paño de algodón) por fricción dejando que seseque unos minutos y procurando que no se humedezca en exceso.

4. Inhibir el crecimiento de hongos: durante todo el proceso debe pulverizarse el ambien-te del espacio de trabajo, con la mezcla de alcohol y agua al 70% con el fin de neutralizarel gran movimiento de esporas existente en el interior a la hora de hacer la limpieza.


NOTA:

Debe marcarse y destacarse la documentación afectada por infección y destacar la docu-mentación afectada por infección de largo desarrollo no tratada (infección anterior).

Confeccionar una lista y un topográfico de la documentación afectada y tratada.

Preparación de los depósitos donde deben ser devueltos los documentos despuésde su tratamiento

1. Limpiar el espacio en que se ha producido la infección y todo el mobiliario en quetiene que ir instalada la documentación tratada.


3. Rehabilitar y acondicionar los depósitos:

– Saneamiento del local en caso de humedades localizadas (filtraciones, capilari-dad...).




4. Desinfección química: dentro de los depósitos se hará una desinfección con pro-ductos químicos, preferentemente disueltos en alcoholes, para evitar un exceso de hu-medad en los depósitos tratados. Esta desinfección debe realizarla una empresa de de-sinfección especializada en materiales de archivo.

Con este tipo de infección, es conveniente, realizar una limpieza y desinfección de losaparatos y las máquinas del aire acondicionado de todo el edificio.

NOTA:

Al finalizar el proceso de tratamiento, debe hacerse un informe detallado explicando cadauna de las actuaciones llevadas a cabo y los procedimientos utilizados. Este informe iráacompañado de los análisis microbiológicos, de fotografías que reflejen todo el proceso yuna lista de los documentos que se han visto afectados por la infección. Por último, seharán unas recomendaciones de conservación y control de la documentación tratada.

Hay que hacer un seguimiento de esta documentación y controlar su estabilidad y el posi-ble crecimiento de microorganismos. Este control se realizará a través de exámenes orga-nolépticos, controles de humedad y temperatura y análisis microbiológicos.



TRASLADAR LA DOCUMENTACIÓN INFECTADA A UN ESPACIO ADECUADO


RECORTARLOS MÁRGENES DEL

SOPORTE PARAERRADICAR LA INFECCIÓN

VALORACIÓN DEL GRADO DE INFECCIÓN

ELIMINACIÓN DECONTENEDORES

INFECTADOS

NIVEL

DESINFECCIÓN QUÍMICAEmpresa de desinfección


TRASLADARa los diferentes depósitos habilitados

EXPEDIENTESNO

INFECTADOS

EXPEDIENTESINFECTADOS

PROCESOS DE LIMPIEZAAspiración superficial de los documentos.Aspiración inferior de los documentos infectados hoja a hoja.Repaso con paletina de las partes más débiles y restos de suciedad.Aplicación puntual por contacto de la disulución alcohólica (70%)

TIPOS DE INFECCIÓN DE LARGO DESARROLLOBROTE PUNTUAL

INHIBIR EL CRECIMIENTO DE HONGOSPULVERIZAR AMBIENTALMENTE

con alcohol y agua al 70%

1º 2ºNIVEL

0ºNIVEL

3º 4º

PROTOCOLOS DE ACTUACIÓN EN CASO DE INFECCIÓN MICROBIOLÓGICA

4.4. Documentación gráfica

4.4.1. Procesos de recuperación


Extracción de la documentación afectada por un incendio.

Realizando la selección de la documentación quemada y mojada.


Traslado de la documentación a un nuevo espacio para su tratamiento y recuperación.

Secado al aire libre de documentación afectada por una inundación.


Sistema de secado por contacto intercalando hojas de papel celulósico absorbente.

Limpieza de los depósitos después de una inundación.

Limpieza y tratamiento de documentación con barro incrustado.


Documentación colgada para favorecer su secado.


Documentación mojada en proceso de secadoreforzado por la acción de deshumidificadores y ventiladores.

Acción de recortar márgenes quemados o infectados (con cizalla).

Cadena humana de revisión y tratamiento de ladocumentación afectada por un brote fúngico.


Proceso de secado usando secadores de mano.

Sistema de limpieza y eliminación de terciopelo sobre documentación infectada (con aspiración y paletinas).


Cadena humana en proceso de tratamiento de documentación afectada por una inundación.

Limpieza de documentación quemada eliminandolos márgenes carbonizados.

Anexos

Anexos | 95

Causas Extensión Efectos secundarios

Puntuales– goteras– pérdidas o fugas de agua

Instalaciones– cañerías– WC– desagüe– sifón atascado– grifo– grifo del paso del agua– radiadores– instalación de calefacción

central– deshumidificadores no

vaciados

– tuberías exteriores - calle– alcantarillado aguas fecales

Clima– riadas– lluvias– lluvias acompañadas de

avalanchas de lodo– tormentas tropicales-ciclones– maremotos o tsunamis– rissaga

Extinción de un incendiocon agua– intervención de los bomberos– sistema de extinción

automática

Todo el archivoparcial– planta– diferentes

plantas– depósito

Afectación documentos– pocos o

muchosvolúmenes

– superficial– parcial– total– inmersión

Absorción de humedad de los materiales– cambio de la humedad de equilibrio– aumento del volumen y peso– soportes mojados– debilitamiento– ablandamiento del papel– ablandamiento de las colas y aprestos– desequilibrio estructural– aceleración de los procesos de oxidación

e hidrólisis

Pérdida de las características físicas– pérdida de resistencia mecánica– pérdida de consistencia– soportes blandos

Deformación– dilatación de los materiales– cambio de tamaño– deformación de encuadernaciones– deformación-ondulación

Elementos sustentados tintas– disolución de las tintas manuscritas– dispersión-tintas– disolución de los aglutinantes de los

pigmentos– papel con cargas (couche) compactados– emulsiones fotográficas adheridas

Manchas y cambios– manchas de humedad– aureolas debidas al arrastre de suciedad– manchas de restos orgánicos (lodo-barro)– manchas de residuos fecales– oxidación– corrosión elementos metálicos

Desarrollo de microorganismos– manchas– moho– terciopelo– putrefacción– descomposición-debilitamiento

1. Tablas de Alteraciones

1.1. Provocadas por inundaciones

96 |Protocolos de actuación en caso de desastres en los archivos

1.2. Provocadas por incendios


Naturales-clima– lluvia eléctrica-rayos– incendio forestal

Interior– aparatos eléctricos– calentador o estufas– calentamiento de tensiones– cortocircuito– obras soldaduras– negligencias-cigarrillo

Exterior– edificios colindantes– construcciones próximas

Potenciadas por el ser humano– actos violentos– actos vandálicos– sabotaje– terrorismo– guerras



Afectación doc.– pocos o

muchosvolúmenes

– superficial– parcial– total

Efectosinmediatos– ahumado– hollín– olores– quemado– carbonizado– cenizas

Deshidratación de los materiales– reducción volumétrica-encogimiento– reducción de los enlaces de hidrógeno de

las moléculas– pérdida de humedad estructural– rápido y repentino aumento de la

temperatura– resecamiento

Pérdida de las características físicas– pérdida de flexibilidad– material frágil y quebradizo– rigidez de los materiales proteicos

pergaminos y pieles– fragmentación por doblamiento– pérdida irreversible de resistencia

Deformación– cambio de tamaño– encogimiento pergaminos y pieles– deformación de encuadernaciones– retorcimiento del soporte

Efectos del quemado– bordes y partes externas de los

documentos ahumados– contenedores y protecciones ahumadas– manchas oscuras del quemado– cenizas/carbonización

Elementos sustentados-tintas– falta de contraste-oscurecimiento del

soporte– descamación de tintas– craquelados de les capas pictóricas– falta de adhesión-desprendimientos

Efectos de la extinción del agua– quemado y mojado-disperso– dispersión de la documentación por la

presión del agua– desarrollo de microorganismos

Anexos | 97

1.3. Provocadas por infección microbiológica


Condiciones ambientales desfavorables– humedad y temperatura

(23 ºC y un 65% HR)– humedades por capilaridades

constantes

Asociadas a inundacionespuntuales del edificio– goteras– pérdidas o fugas de agua– tuberías, desagües, grifos

Asociadas a inundacionesgenerales externas– cañerías exteriores-calle– alcantarillado aguas fecales

Potenciadas por desastresnaturales– riadas– lluvias

Potenciadas por la extención de un incendio– intervención de los bomberos– extinción con agua– sistema de extinción

automática– descarga de agua

Condiciones higiénicasdesfavorables– suciedad y polvo– actividad biológica, insectos,

roedores

Transferencia dedocumentación infectada– transferencias sin revisión

previa



Afectacióndocumentos– pocos o

muchosvolúmenes

– superficial– puntual– general

Absorción de humedad de los materiales– debilidad del soporte– ablandamiento del papel– problema de secado– cambios metabólicos– acidificación

Pérdida de consistencia– el micelio rompe fibras del papel– descomposición-debilitamiento– pérdida de resistencia y flexibilidad– pérdida del apresto del soporte (soportes

blandos)– soporte pulverulento-desmenuzado

Desarrollo de microorganismos– manchas– moho– terciopelo– soporte blando-aspecto algodonoso– pérdida de consistencia irreversible– putrefacción

Transformación de los compuestosorgánicos– se rompen las cadenas moleculares– degradación enzimática de celulosa

y proteínas

Elementos sustentados tintas– falta de contraste y nitidez de las tintas– dispersión y desvanecimiento

Manchas de varios colores– aureolas de humedad– metabolización de sustancias orgánicas– manchas-coloraciones del soporte


2. Tablas de microorganismos detectados en Cataluña entre los años 1997 y 2006Especie Especie Tipo

Año Lugar Código hongos bacterias muestra

Año 1997

Acremonium strictum

nov-97 M. BCN 1015 Alternaria tebuis – docs.Cladosporium herbarum

Acremonium sp.

Cladosporium sp.

dic-97 BCN 1010 Geothichum sp. – docs.Penicillium sp.

Rhotodorula sp.

Año 1998

Alternaria tenuis

Aspergillius fumigatus

Aspergillius niger

nov.-98 Tarragona 1013Chaetonium globosum

– docs.Cladosporium herbarum

Mucor mucedo

Penicillium rugulosum

Rhizopus arrhizus

Año 1999

Chaetomium sp.

Cladosporium cladosporioides

feb.-99 BCN 1012Cladosporium sphaerospermum

– docs.Penicillium subgen

Aspergilloides

Saccharomyces sp.

Alternaria tenuis

Aspergillius fumigatus

may-99 Tarragona 1013 Chaetonium globosum – ambientalCladosporium herbarum


Aspergillus terreus

Cladosporium cladosporoides

Cladosporium globosum

juli.-99 BCN 1012Cladosporium macrocarpum

– docs.Cladosporium sphaerospermum

Paecilomyces inflatus

Penicillium sp.

Rhizopus stlonifer

Anexos | 99

Año 1999

Aspergillius niger Acremonium strictum

oct.-99 Girona 1014 Trichoderma viride – ambientalRhotodorula sp.

Ulocladium chartarum

Año 2000

Aspergillius niger Aureobasidium pullulans Chaetomium globosum Cladosporium herbarum

jun.-00 BCN 1012 Penicillium frequens – docs.Penicillum notatum Trichoderma viride Rhotodorula sp.

Ulocladium chartarum

Aspergillius niger Aspergillius ochracens Chaetomium globosum Chaetomium funicula

jun.-00 BCN 1010 Cladosporium herbarum – docs.Penicillium frequens

Penicillum sp. Rhizopus sp.

Rhotodorula sp.

Año 2001

Acremonium strictum Alternaria tenuis Aspergillus niger

sep.-01 BCN 1012Chaetomium globosum

– docs.Cladosporium herbarum Penicillum chrysogenum

Penicillium velutinum Ulocladium chartarum

oct.-01 BCN 1010Aspergillus fumigatus

Bacillus subtilis ambientalAspergillus niger

Arthrinium aureum Arthrinium phaeospermum

nov.-01 BCN 1010Chaetomium globosum Bacillus subtilis

docs.Cladosporium herbarum Pseudomonas Paecilomyces varioti fluorescens

Phoma herbarum

2. (Continuación)

Especie Especie TiposAño Lugar Código hongos bacterias muestra


Año 2002

may-02 BCN 1003Chaetomium globosum Bacillus subtilis

docs.Flavobacterium sp.

Aspergillus fumigatus Aspergillus niger

oct.-02 BCN 1010Chaetomium globosum

Bacillus subtilis docs.Penicillium meleagrinum Penicillium rugulosum Penicillium velutinum

Año 2003

Acremonium strictum Aspergillus niger

Chaetomium globosum enero-03 BCN 1016 Fusarium moniliforme Bacillus subtilis docs.

Penicillium lilacinum Penicillium rugulosum

Trichoderma viride

Acremonium strictum jun.-03 BCN 1012 Chaetomium globosum Bacillus subtilis docs.


jun.-03 BCN 1010Aspergillus niger

Bacillus subtilis docs.Chaetomium globosum

Aspergillus niger Chaetomium globosum

nov.-03 BCN 1010 Cladosporium herbarum Bacillus subtilis docs.Penicillium rugulosum

Trichoderma viride

Bacillus spp. nov.-03 BCN 1001 Aspergillus fumigatus Micrococcus spp. docs.

Enterobacteriaceae

Acremonium strictum Aspergillus fumigatus

Bacillus spp.Aspergillus niveus

Bacillus subtilisAspergillus ochraceus

EnterobacteriaceaeAspergillus versicolor

Micrococcus luteusnov.-03 LLEIDA 1002 Beauveria bassiana Micrococccus spp.

docs.Chaetomium globosum

Micrococccus variansCladosporium herbarum

Staphylcoccus epidermidisMucor mucedo

Streptomyces sp.Penicillium meleagrinum

Scopulariopsis brevicaulis

2. (Continuación)


Anexos | 101

Año 2003

nov.-03 BCN 1003 Penicillium rugulosum Bacillus subtilis docs.Acremonium strictum

Alternaria tenuis Aphanocladium album

Aspergillus flavus Aspergillus fumigatus

Bacillus spp. nov.-03 BCN 1004

Aspergillus niger Bacillus subtilis máquinas

Aspergillus ochraceus Micrococcus luteus

Cladosporium herbarum Fusarium moniliforme

Monilia sitophila Mucor mucedo

Paecilomyces variotiiAlternaria tenuis

Aspergillus fumigatus Aspergillus niger

Bacillus spp.

Chaetomium globosum Bacillus subtilis

nov.-03 BCN 1004 Cladosporium herbarum Micrococcus luteus

ambientalFusarium moniliforme

Micrococcus spp.

Penicillium rugulosum Staphylcoccus epidermidis

Rhizopus arrhizus Streptomyces sp.

Saccharomyces cerevisiae

Alternaria tenuis Bacillus subtilis

Aspergillus fumigatus Enterobacter sp.

nov.-03 BCN 1004 Cladosporium herbarum Micrococcus luteus

docs.Fusarium moniliforme

Proteus sp.Penicillium rugulosum

Año 2004

Alternaria tenuis Chaetomium globosum

ene.-04 LLEIDA 1002Cladosporium herbarum

Bacillus subtilis docs.Fusarium moniliforme Penicillum rugulosum

Rhodotorula glutinisAcremonium strictum

Aspergillus niveus Bacillus subtilis

abr.-04 BCN 1005Chaetomium globosum Enterobacteriaceae

docs.Penicillium citrinum Proteus spp.

Penicillum rugulosum Staphylcoccus epidermidisUlocladium chartarum

2. (Continuación)



Año 2004

Chaetomium globosum Bacillus subtilis

abr.-04 BCN 1006Penicillum rugulosum

Enterobacteriaceae docs.Ulocladium chartarum

Proteus spp. Rhizopus arrhizus

abr.-04 BCN 1009 Chaetomium globosum Bacillus subtilis docs.

may-04 BCN 1010 Penicillum rugulosum Bacillus subtilis docs.

Aspergillus fumigatus Aureobasidium pullulans Bacillus spp.

jun.-04 BCN 1004 Cladosporium herbarum Bacillus subtilis máquinasFusarium moniliforme Micrococcus spp.Penicillium rugulosum

Aspergillus niger Cladosporium herbarum Bacillus spp.

jun.-04 BCN 1004Fusarium moniliforme Bacillus subtilis

ambientalPenicillium rugulosum Micrococcus luteus

Rhizopus arrhizus Staphylococcus epidermidisSaccharomyces cerevisiae

Bacillus spp. jun.-04 BCN 1004 Aspergillus fumigatus Bacillus subtilis docs.

Micrococcus spp.

Aspergillus flavus Bacillus spp.

juli.-04 Maresme 1007Aspergillus ochraceus

Micrococcus luteus docs.Micrococcus spp.

ago.-04 T. Lleida 1008 Penicillum rugulosum Bacillus subtilis docs.

Alternaria tenuis Aspergillus fumigatus Bacillus spp.

oct.-04 BCN 1004 Cladosporium herbarum Bacillus subtilis máquinasFusarium moniliforme Micrococcus spp.Penicillium rugulosum

Alternaria tenuis Aspergillus niger Bacillus spp.

Cladosporium herbarum Bacillus subtilis

oct.-04 BCN 1004Fusarium moniliforme Enterobacteriaceae

ambientalPenicillum frequentans Micrococcus luteus Penicillium rugulosum Micrococcus spp. Penicillum velutinum Staphylococcus epidermidis

Saccharomyces cerevisiae

2. (Continuación)


Anexos | 103

Año 2004

Bacillus spp. oct.-04 BCN 1004 Cladosporium herbarum Bacillus subtilis docs.

Micrococcus luteus

Acremonium strictum Aspergillus fumigatus

Bacillus spp. Aspergillus niveus Bacillus subtilis Aspergillus ochraceus

Enterobacteriaceae Aspergillus versicolor Micrococcus luteus nov.-04 LLEIDA 1002 Beauveria bassiana Micrococcus spp.

docs.Chaetomium globosum

Micrococcus varians Cladosporium herbarum Staphylococcus epidermidis Mucor mucedo

Streptomyces sp.Penicillum meleagrinum Scopulariopsis brevicaulis

nov.-04 S. Vallès 1009Cladosporium herbarum Bacillus subtilis

docs.Penicillum corylophilum Micrococcus luteus

Año 2005

ene.-05 S. Vallès 1009Alternaria tenuis

Bacillus subtilis docs.Penicillum rugulosum

Aspergillus amsterlodami Aspergillus flavus

marz.-05 BCN 1010Aspergillus fumigatus Bacillus subtilis

docs.Aspergillus niger Micrococcus luteus Cladosporium herbarum

Penicillum rugulosum

Acremonium strictum Aspergillus flavus

Bacillus spp. Aspergillus niger Bacillus subtilis marz.-05 BCN 1010 Alternaria tenuis

Micrococcus luteus ambiental

Cladosporium herbarum Micrococcus spp.Fusarium moniliforme


Aspergillus amsterlodami Aspergillus niger

marz.-05 BCN 1010Cladosporium herbarum Bacillus subtilis

paredFusarium moniliforme Micrococcus luteusPenicillum rugulosum

Trichoderma viride

Aspergillus fumigatus Bacillus subtilismarz.-05 BCN 1010 Cladosporium herbarum

Micrococcus luteusmáquinas


2. (Continuación)



Año 2005

abr.-05 R. Vallès 1011 Penicillum corylophilum NC docs.

Acremonium strictum abr.-05 R. Vallès 1011 Alternaria tenuis NC techo

Penicillum corylophilum

Alternaria tenuis Aspergillus fumigatus

Aureobasidium pullulans Cladosporium herbarum Bacillus spp.

abr.-05 BCN 1004Fusarium moniliforme Bacillus subtilis

máquinasFusarium sp. Micrococcus luteus

Mucor mucedo Micrococcus spp.Penicillium rugulosum

Phoma herbarum Rhizopus arrhizus

Alternaria tenuis Aspergillus niger

Aureobasidium pullulans Bacillus spp. Cladosporium herbarum Bacillus subtilis

abr.-05 BCN 1004 Penicillium rugulosum Micrococcus luteus ambientalPhoma herbarum Micrococcus spp. Rhizopus arrhizus Staphylococcus epidermis

Rhosotorula glutinis Trichoderma viride

abr.-05 BCN 1004 Cladosporium herbarum Bacillus subtilis docs.

abr.-05 BCN 1010Cladosporium herbarum

NC ambientalPenicillum rugulosum

abr.-05 BCN 1010 Penicillum rugulosumBacillus subtilis

paredEnterobacteriaceae

abr.-05 BCN 1010Cladosporium herbarum

NC máquinasPenicillum rugulosum

jun.-05 BCN 1010 NC NC docs.

Aspergillus niger Bacillus spp.

jun.-05 BCN 1010Cladosporium herbarum

Bacillus subtilis máquinasPenicillum rugulosum

Micrococcus luteusSaccharomyces cerevisiae

Acremonium strictum Bacillus spp.

juli.-05 BCN 1005Alternaria tenuis Bacillus subtilis

docs.Cladosporium herbarum Enterobacteriaceae

Penicillum rugulosum Micrococcus luteus

2. (Continuación)


Anexos | 105

Año 2005

Bacillus spp.

Hammigera avellanea Bacillus subtilis

nov.-05 BCN 1005Monilia sitophila Escherichia coli

docs.Paecilomyces variotii Micrococcus luteus

Penicillum rugulosum Proteus spp.

Pseudomonas aeruginosa

Alternaria tenuis

Aspergillus fumigatus Bacillus spp.


Hammigera avellanea Escherichia coli

nov.-05 BCN 1005 Monilia sitophila Micrococcus luteus

ambientalPenicillum rugulosum

Proteus spp.Phoma herbarum

Pseudomonas aeruginosaRhizopus arrhizus

Trichoderma viride

Aspergillus niger

dic.-05 BCN 1012Chaetomium globosum Bacillus subtilis

docs.Paecilomyces variotii Micrococcus luteus


Año 2006

Alternaria tennuis

Aspergillus flavus

ene.-06 Girona 1017Aspergillius niger Bacillus subtilis

ambientalAspergillus ochracens Micrococcus luteus

Cladosporium herbarum


Alternaria tenuis

Aspergillus niger Bacillus subtilis

marz.-06 T. Vallès 1018 Chaetonium globosum Enterobacteriaceae

obraPenicillum rugulosum

Micrococcus sp.

Penicillium sp.Streptomyces sp.

Alterbaria tennuis

jun.-06 Girona 1017Aureobasidium pullulans

Bacillus subtilis ambientalCladosporium herbarum

Phoma herbarum

2. (Continuación)



Año 2006

Aspergillus niger

Aspergillus ochraceus


jun.-06 T. Vallès 1019Fusarium moniliforme

Micrococcus sp. ambientalPenicillium frequens

Staphylococcus epidermisPenicillium notatum


Trichoderma viride

Acremonium sp.

Alternaria tenuis

Aspergillus fumigatus Bacillus spp.

Aspergillus niger Bacillus subtilis

Aureobasidium pullulans Micrococcus luteus

juli.-06 BCN 1004 Cladosporium herbarum Micrococcus spp.

máquinas

Fusarium moniliforme Proteus sp.

Fusarium sp. Pseudomonas aeruginosa

Mucor mucedo


Phoma herbarum

Alternaria tenuis

Aspergillus niger Bacillus spp.

juli.-06 BCN 1004Cladosporium herbarum Bacillus subtilis

Penicilliumrugulosum Enterobacteriaceae ambiental

Phoma herbarum Micrococcus luteus

Rhizopus arrhizus

Bacillus subtilis

juli.-06 BCN 1004 Cladosporium herbarum Micrococcus luteus obra

Micrococcus spp.

Acremonium strictum

Aspergillus ochracus

Cladosporium herbarum

Fusarium moniliforme Enterobacteriaceae

sep.-06 BCN 1020 Monilia sitophila Micrococcus sp. ambiental

Mucor mucedo Pseudomonas aeruginosa


Rhodotorula glutinis

Sacharomyces cerevisiae

2. (Continuación)


Anexos | 107

Año 2006

Acremonium strictum

Aspergillus ochracus

Aureobasidium pullulans

Cladosporium herbarum Bacillus sp.

Fusarium moniliforme Enterobacteriaceae

sep.-06 BCN 1020 Monilia sitophila Micrococcus sp.

obra

Mucor mucedo Pseudomonas aeruginosa


Rhizopus nigricans

Rhodotorula glutinis

Trichoderma viride

2. (Continuación)


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