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,~~ I~~~-;~~ari~MINISTERIO DE SALUD I

Oficina General de Comunicaciones

MANUAl. DE PROTOCoLo DEL

MINISTERIO DE SALUD

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OFIClt~A GENERAL DE COMUt,IICAClOt,jES 2005

ftfaaual de ProtocQlo del klimsren d,,- S;fJ,l

M~NUAL DE PROTOCOLO DEL MINISTERIO DE SALUD

Pilar Mazzettl Sale' Ministra de Salud

Dr, Jos Carlos del Carmen Sara Viceministro de Salud

Lic, Estela Roeder Carbo Asesora de la Alta Direccin

Lic. Marta Aliaga Herrera Directora General de la Oficina General de Comunicaciones

Autores Ruth Prez Ponce / Ex Directora Ejecutiva de Relaciones Pblicas MINSA

Maria Teresa Andrade Venero / Directora Ejecutiva de Imagen Institucional MINSA Miryam Espinoza Coveas / Oficina General de Comunicaciones MINSA

Colaboraciones Nair Treja Huayta / Ex Directora Ejecutiva de Imagen Institucional MINSA

Lisabel Cabrera Vargas / Ex Directora Ejecutiva de Comunicacin Social MINSA Federico Freundt Cueva / Ministro del Servicio Diplomtico asignado al Despacho Ministerial

Ivn Zanetti Peinado / Asesor Legal del Despacho Vicem'inisterial MINSA

Agradecimiento especial Comunicadores de las dependencias del MINSA a nivel nacional

Oficina General de Comunicaciones MINSA

,- ,,:., ~ ~ 3 (J 'loo' /MINISTERIO DE SALUD N06. ...9..: .~ ...-:.:-:' "?i/','~::; (1

!fT7) / ~ 4:/.. r (::71/eJottlc/['evn /t/~t(/2/t6(y}cta

- A ~ c~~>na) .:z.~. (le ... ... .?O.S.lo....... cjel.. .. J..qqs

\. , Visto el ExpeC:~ier,t,~ R048427-05, promovido por la Oficina General de Comunicaciones;

~'& CONSIDERANDO: Que una de las funciones asignadas a la Oficina General de Comunicaciones es la defril/.~~~. ~. ~~/ coordmar y ejecutar las acciones de Protocolo del Ministerio de Salud;

J.C. Dil Carmen ~. Oue en cumpllm!ento de dichas funciones. la mencionada Oficina General, ha propuesto. para su correspoCldlente aprobacin, un "Manual de Protocolo del Ministerio de Salud", a(.l"'" fin de propiciar que las Ceremonias, Eventos Oficiales. y otras actividades internas e

:').: ' .'\f~_~mterinstltucionales que ei Ministerio de Salud desarrolle a r'ivel nacional. reflejen el(~\,., / ~);!sentldo de el elt,:jdej capacidad de organizacin . calidad op.~r,1~ior131 I calidez, que debe1JJ\t)- .' ;:. prevalecer e'l 10ClOS los actos protocolares del Ministerio (~e':Ja L.d. ".

Oue el II'strl,lllent'"j Ilorrnatlvo propuesto ha recibido los Jporie::; de lOS comunicadores de las deperldenc.:as del Ministerio, a nivel nacional. as CO!11O c~el fUllclonario del Servicio Diplomt:co aSlgnildo al Despacho Mirlisterial,

/.(J,;~

Articulo 1._ Aprobar el "Manual de Protocolo del Ministerio de Salud", el misrno que forma par1e de la presente resolucin.

1\/ \ Articulo 2 .- Las pautas contenidas en el Manual que se aprueba por el altCUlo anterior,

rJifjt':,>, deben ser cumplidas pOi el personal de todas las dependencias del Ministerio de Salud \~, ;,~~'f;; Articulo 3._ La Oficina General de Comunicaciones. a travs de su Direccin EJecutrva

~..::~'f/; de Imagen Institucional, se encargar de la difusin del Manual de Protocolo as como de '!"1\~ ".. ,,", su penodlca reVISlor

J.C. Dil Cilrmen ~. ,

Articulo 4.c, Corresponde a las Oficmas de Comunicaciones de cada dependenCia de: r\~nisterio de Salud, brindar !a asesoria tcnica que requiera la mejor aplicacin de las normas contenidas en el referido Manual.

Articulo 5,_ La Oficina General de Comunicaciones. se encargar de pubilcH la presente resolucin en el portal inform!'co del Ministerio de Salud

INDICE

INTRODUCCiN

PRESENT ACiN CAPTULO I CEREMONIAL Y PROTOCOLQ

. e

ORGENES DEL CEREMONIAL

1. Breve evolucin Histrica del Ceremonial. a. El Ceremonial Civil y Religioso Del Antiguo Egipto. b. El Ceremonial en las Dinastas Chinas c. El Ceremonial en la poca Incaica

2. El Ceremonial Moderno a. Importancia b. Utilidad del Protocolo

3. Clases de Protocolo

a. El Protocolo Oficial b. El Protocolo Social c. El Protocolo Empresarial

CAPTULO 11 PRECEDENCIAS ORGENES DE LA PRECEDENCIA LEY DE LA DERECHA Y DE LA PROXIMllIAD PRECEDENCIA EN AUTOMVILES, AVIONES Y OTROS LA MESA DE HONOR CASOS PRCTICOS

Oficina Gcncmi de Comunicaciones 114INSA

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llfanual de Protocolo del AJinsterio de Salud

CAPTULO 111 CEREMONIAS Y ACTOS PROTOCOLARES OFICIALES SEGN lA ORGANIZACiN DE lA CEREMONIA

1. Organizados por el MINSA en el MINSA 2. Organizados por el MINSA en una OPD 3. Organizados por los rganos Desconcentrados 4. Organizados por instituciones externas al MINSA

ACCIONES DE PROTOCOLO

1. Invitaciones

a. Al Presidente de la Repblica y otras autoridades b. Al Titular Del Sector Salud

2. Formalidad para recibir una visita 3. Regalos institucionales 4. las presentaciones 5. Recepcin, conduccin y atencin de invitados especiales 6. El estacionamiento 7. El maestro de ceremonias 8. El Guin

CLASES DE CEREMONIAS

1. Transferencia de cargo a nuevas autoridades 2. Transferencia de cargo de Directores o Jefes de Entidades Desconcentradas o

Descentralizadas del M INSA 3. Suscripcin de Convenios 4. Instalacin de Comisiones 5. Inauguracin de Obras

lO

6. Condecoraciones y Premiaciones 7. Conferencias de Prensa 8. Presentacin de Libros

Oficin;/ Genenl de Comunicaciones 1~1IlvSA 3

Manual de Protocolo de! k1ini8terio de Salud

TIPOS DE EVENTOS 1. Simposio 2. Mesa Redonda 3. Panel 4. Forum o Foro 5. Congreso 6. Conferencia 7. Seminario 8. Coloquio 9. Convencin 10. Taller 11. Asamblea 12. Reunin de Comits 13. Sesin de una Comisin 14. Subastas Comerciales-Mart

15 Taller Artesanal-Workshop

16 Visita Guiada

17 Conmemoracin de Festividades

18 Eventos Deportivos

19. Ferias de Salud

EQUIPOS DE TRABAJO PARA CEREMONIAS O EVENTOS 1. Comisin de Logstica 2. Comisin de Relaciones Pblicas y Protocolo 3. Comisin de Finanzas 4. Comisin Cultural

DISCURSOS PARA CEREMONIAS O EVENTOS 1. Actos Inaugurales o de Clausur;3 2. Mesas Redondas 3. En Almuerzos o cenas

~. De Homenaje

5. Generales

Oficina General de Comunicaciones llfINSA 4

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Manual de Protocolo del Ministerio de Salud

CAPTULO IV SMBOLOS PATRIOS E INSTITUCIONALES

USO DE SMBOLOS PATRIOS

USO DE SMBOLOS INSTITUCIONALES DEL MINISTERIO DE SALUD.

CAPITULO V ASPECTOS COMPLEMENTARIOS DEL PROTOCOLO Y CEREMONIAL

CORRESPONDENCIA PROTOCOLAR

VESTIMENTA

ACTOS SOCIALES

ETIQUETA

1. Comportamiento en la Mesa de Honor

2. Uso de los cubiertos

3. El brindis

4. Uso del telfono celular

5. Imagen personal

HONRAS FUNEBRES

1. En caso de fallecimiento del Ministro de Salud

2. En caso de fallecimiento de un ex Ministro de Salud

3. En caso de fallecimiento de un compaero de trabajo del MINSA 4. En caso de fallecimiento de familiar de un compaero de trabajo

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ANEXOS BIBLIOGRAFA AGRADECIMIENTOS

OficjnB Gr;ncr.Y de Comunicaciones MINSA 5

PRESENTACiN

La necesidad de que las ceremonias, eventos y certmenes que el Ministerio de Salud realiza se desarrollen en un marco de solemnidad que proyecte y dimensione correctamente su imagen y misin, nos ha motivado a elaborar y publicar el Manual de Protocolo del Ministerio de Salud.

La implementacin de lo dispuesto E r este documento permitir lograr que las actividades internas e interinstitucionales que el Ministerio de Salud desarrolle a nivel nacional reflejen el sentido de identidad, capacidad de organizacin, calidad operacional y calidez que deben prevalecer en todos los actos del Sector Salud.

El Manual de Protocolo del Ministerio de Salud representa el esfuerzo conjunto de la Oficina General de Comunicaciones y la red de comunicadores a nivel nacional que. con sus aportes, nos han permitido enriquecer el presente documento.

Sin duda, se trata de un arduo trabajo de sistematizacin de la experiencia en el tema de nuestro personal y las normas establecidas por la Cancillera peruana.

Ponemos a disposicin de ustedes el presente documento y esperamos sea de mucha utilidad.

Oficina General de Comunicaciones - MINISTERIO DE SALUD

Oficin

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!J:.fCAPTULO I CEREMONIAL Y PROTOCOLO

ORGENES DEL CEREMONIAL

Segn el Embajador Javier Prez de Cuellar1, la palabra Ceremonial proviene del latn caeremonia que significa veneracin, culto religioso, lo que ha llevado a identificar equivocadamente al ceremonial con lo solemne y superfluo. As, lo? tratadistas especializados sostienen que el Ceremonial surgi de la necesidad de conservar la buena armona y de estrechar los vnculos entre los Estados, que se desarroll debido a la desigualdad de rango entre ellos durante la Europa feudal y se estableci a causa del sentimiento de dignidad individual occidental, de las costumbres de convenciones.

que tienen las naciones, las Cortes y, en pequea

del espritu medida,

caballeresco de algunas

1. Breve evolucin histrica del Ceremonial

a. El ceremonial civil y religioso del antiguo Egipto.

En el antiguo Egipto, se respetaban todas las etapas impuestas por el ceremonial. El ritual religioso y el ceremonial pblico se relacionaban al igual que el Estado y la iglesia, ya que el faran contaba con la doble calidad de Dios y romano. L,:)s que cumplan con el Ceremonial eran los funcionarios de la Corte y sus principales funciones eran ser los encargados de las liturgias funerarias, ceremonias de coronacin, conmemoracin de hechos militares y diferentes celebraciones religiosas,

"

Prez de Cuellar. Javier. "Manual de Derecho Diplomtico", Fondo de Cultura Econmica, Mxico, 1997, p. 185- 186

OfidlW (,'cnenl! de C01J/un

Los funcionarios de la Corte se encargaban del Ceremonial y tambin se hacan responsables de la ceremonia ante la muerte de un faran.

b. El Ceremonial en las Dinastas Chinas

El ceremonial en las Dinastas Chinas tuvo origen en lo sacerdotal. gracias a una evolucin pas a ser norma en el estilo de vida. un ordenador de la

. O:sociedad, de la civilizacin. Los libros ms utilizados para ejercer el Ceremonial eran: ell- L, el Chou-L, el Li-Chi. El libro I-Li trata en gran parte del Ceremonial que concierne a la vida de un funcionario comn; interesa su conducta social que no es tan elevada como la categora de un prncipe.

El I-Li detalla las normas de la etiqueta, stas implican honor. nobleza y dignidad (oponindose a lo que era bajo e indigno). De las distintas artes que enaltecan a un caballero chino, el Ceremonial ocupaba el primer lugar. Era una gua para la vida diaria, para establecer contactos y para la vida en sociedad.

China comprendi el autntico sentido del Ceremonial y as ste adquina el significado de un proceso constructivo en la vida de la futura sociedad.

c. El Ceremonial en la poca Incaica El pueblo incaico, como pueblo joven y guerrero celebraba sus triunfos a travs de rituales. Para celebrar las ceremonias religiosas exista una clase social especial y privilegiada, en los principios de la cultura fue el propio Inca. luego a partir de Pachactec, se eligieron personajes especialmente seleccionados y dedicados a estas labores; el jefe era el sumo Sacerdote o WILLAC UMU, debajo de l exista una jerarqua integrada por muchas personas.

Oficina General de Comunicaciones ltlINSA 8

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M;lllal de Protocolo ~eJ M1/stedo de Halmj

Para celebrar los ritos religiosos, inicialmente Manco Cpac construy un templo con el nombre de INTICANCHA, y el Inca Pachactec mand construir un gran templo y le dio el nombre de CORICANCHA. Las fiestas religiosas tenan relacin con las labores agrcolas, las principales fiestas que celebraban los Incas eran el INTI RAYMI o Pascua del Sol, que se celebraba en el mes de Junio una vez recogida la cosecha. Esta festividad fue considerada como la ms grande y solemne del Imperio Incaico que se celebraba con ms alegra y fervor religioso en la Imperial Ciudad del Cusco.

2. El Ceremonial Moderno Actualmente, no existe dependencia pblica, empresa privada u organizacin no gubernamental que pueda estar ajena a las circunstancias de la globalizacin econmica. El Protocolo y el Ceremonial son los elementos que ayudarn a interactuar en medios creciente mente dinmicos y culturalmente variados, como parte de nuestra vida diaria.

Ahora bien, Qu son estas disciplinas?

El Protocolo es un conjunto de normas y reglas de aceptacin general que se observan en la prctica oficial. Est basado en el llamado principio de cortesa internacional. A todos aquellos que desarrollan labor en el campo de las relaciones internacionales, les es fundamental conocer las reglas de Protocolo para aplicarlas como mtodo y tcnica de su trabajo y aSI lograr que dichas relaciones se desarrollen en un ambiente transparente, moral, auster( y elocuente de modo que el objetivo sea alcanzado.

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Oficina Gcner;l de Comunicaciones ~fI1VHA 9

Ceremonial es un conjunto de formalidades que reglamentan las relaciones entre altas autondades y personalidades de diversos Estados en cCI'i=>monas y actos particularmente oficiales, siguiendo el principio de igualda\:! urdi:.d dincJo l cada uno de los presentes el privilegio y las inmunidades a las que: iei~'f;:I' derp, ho El Ceremonial es una conducta que se sigue para evitar fnCClor'8S " le'3c 1v" eventuales divergencias.

Com() complemento tenemos las reglas de orden lgiCO para "lar,'-'I;:r i::!~ relaciones con nuestros semejantes. En otras palabras son las reglas de Gortesla y buenos modales esenciales para asegurar la relacin Rrmonlosa entre las personas. Cuanto ms las apliquemos en nuestra actividad diana. tanto me] contribuirn al logro de objetivos

Toda conducta debe adecuarse al medio nn qlJe nos encontramos para poteriCI,, nuestra imagen, contrarrestandv la crisis dp va:ores por la f1L1e atrwiest Iluestvc, pas. El ceremonial oficial y 'JI protocolO Est8taL Sectoni-11 y Empresanal son instrumentos que una organizacin requiere .:a 'a arYJl181 il8Gld Sil HfICInCIl '. particularmente en un pas como el Per que necesita trasmitir una ,le estabilidad y desarrollo.

a) Importancia Una de las funciones ms importantes de las Relaciones Pl !!Jllcas :11oderrds e...: la aplicacin del Protocolo y del Ceremonial Institucional el mismo que se entiende como el conjunto de reglas que deben seguirse en el planeamlento, coordinacin, programacin, desarrollo y evaluacin de todas las actividades cvicas y sociales de las organizaciones.

Oficina Gener;d de Comullicaciones lH/,VSA 10

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Manual de Protocolo del Ministerio de S~

En instituciones como la nuestra se realizan ceremonias o actividades que, por su importancia y trascendencia, cuenta con la presencia de Altas Autoridades no slo del Ministerio de Salud, sino adems de otros Ministerios, de Alcaldes, Decanos de Universidades, Decanos de Colegios Profesionales, Asociaciones Mdicas, Organismos Internacionales, entre otras entidades.

Es por ese motivo que las iflstituciones deben tener disposiciones escritas que contengan los usos y coslumbres de la cultura de la empresa, que cada servidor se compromete a seguir, es decir, las instituciones deben elaborar su protocolo para que oriente el comportamiento de su personal dentro y fuera de la empresa en salvaguarda de la imagen corporativa.

Este tipo de actividades necesitan ser cuidadas en todos sus detalles, con el fin que se desarrollen sin problemas ni contratiempos cumpliendo as los objetivos del Protocolo, Ceremonial y Etiqueta Institucional que son:

1) Asegurar un comportamiento similar en los diferentes actos pblicos que realice la Institucin, en este caso particular, el Ministerio de Salud.

2) Mantener las relaciones de la organizacin con otras. 3) Reconocer la jerarqua de las personas 4) Estructurar los cuadros de precedencia. 5) Otorgar un adecuado trato y lugar a las autoridades, funcionarios y

servidores. 6) Establecer el comportamiento que debe seguir todo integrante de una

organizacin. 7) Transmitir una cultura corporativa acorde con la identidad institucional, ante

propios y extraos.

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Oficna General de COITlunicacones MINSA 11


b) Utilidad del Protocolo. Actualmente avanzamos hacia una sociedad de servicios cuyo eje principal est constituido por las relaciones humanas y la comunicacin. Pero la automatizacin y la informacin de todos los sistemas dentro de la empresa, la despersonalizacin de las relaciones sociales que ha supuesto el uso de los telfonos mviles, Internet, facsmiles, correo electrnico, minimizando el..

contacto directo y estrecho entre las personas, ha hecho que cuando ste se produzca, seamos evaluados de manera mucho ms estricta. Nuestro interlocutor esperar lo mejor de nosotros debido a la excepcionalidad del momento. Por ello, el conocimiento de unas normas bsicas de conducta y cortesa empresarial est siendo valorado ms que nunca. El Protocolo y la Etiqueta han de ser algo espontneo. Su finalidad es que todo el mundo se sienta cmodo independientemente del cargo que ostente. ste se encuentra reglamentado mediante disposiciones, decretos, etc. En otras ocasiones, la persona se debe conducir siguiendo su propia intuicin, sobre todo, haciendo alarde de una buena dosis de sentido comn.

En la vida diaria, vamos formando un tejido de relaciones que permite al hombre la posibilidad de manifestarse como ser autntico, poseedor de conocimiento, valores y principios ticos, desde los cuales se proyecta como ser integral, inmerso en el acontecer de sus actos desde los ms insignificantes hasta los trascendentes. Visto de esta manera, la nocin de ser integral nos lleva a reconocer, en quien la posea, la capacidad de autovaloracin, competencia, y proy8ccin como factores claves en la acertada forma de relacionarnos con los dems.

Oficina General de Comunicaciones MINSA 12

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3. Clases de Protocolo Pese a todo lo expuesto, el concepto de Protocolo puede resultar un tanto ambiguo si no se procede a establecer una clasificacin de las reas en las que acta. Estas son: oficial, institucional, diplomtica, empresarial, social, militar, universitaria, deportiva, taurina, etc. A continuacin una breve descripcin de las que nos ataen en este manual.

a. El Protocolo Oficial Conjunto de normas que regulan la correcta ordenacin de las personas y las cosas durante la celebracin de un acto pblico oficial. A pesar que en primera instancia puede resultar para algunos el ms complicado, es el ms fcil de aplicar puesto que viene regulado por la ley.

b. El Protocolo Social Conjunto de acuerdos tcitos que, con el uso, se convierten en convencionalismos.

c. El Protocolo Empresarial Se inspira en el protocolo oficial. Lo forman determinados cdigos de conducta que establece la propia organizacin para su uso interno y vinculacin con el exterior.

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CAPTULO II PRECEDENCIAS La precedencia, dice Pradier Foder, es la primaca de rango, es el derecho de ocupar el primer lugar, es decir, el que entre varios se concepta ms honorfico. Las cuestiones de precedencia, por lo comn, se presentan en las entrevistas personales de los Jefes de Nacin o de los Ministros que los representan, en las visitas solemnes, en los actos de ceremonia y (in los pblicos de todo gnero, y sobre todo en la redaccin y firma de los tratados.

Distinciones de Ttulo, de rango, de linaje y de honores que son el fundamento nico del llamado derecho de precedencia, son el resultado de la corrupcin de las fuentes puras del derecho natural y filosfico de las naciones, motivada por prcticas ms o menos abusivas, las convenciones y los tratados ms o menos condescendientes, en una palabra, los pactos del derecho de gentes consuetudinario, amoldados al capricho y a las fastuosas pretensiones de los reyes, por la gracia de Dios.

Este procedimiento es hoy en da reconocido y utilizado en el campo oficial como en el privado y en el mbito nacional e internacional.

El vocablo PRECEDENCIA, tiene varias acepciones:

Prioridad en el tiempo.

Colocacin preferencial en toda suerte de actos o desfiles, y en eventos honorficos a los cuales concurren autoridades de diversas latitudes y niveles.

Preferencia en el encabezamiento y el presenciar ciertas solemnidades.

Superioridad jerrquica.


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Desde este punto de vista hay entonces, varas clases de precedencias, siendo obviamente las ms importantes, las establecidas en el Cuadro General de Precedencias para Actos y Ceremonias que conciernan al Ceremonial del Estado.

ORGENES DE LA PRECEDENCIA

En la historia de las sociedades, pocos aspectos han sido tan complicados como el encontrar un sistema nico, uniforme y con el que todos estn de acuerdo.

Los primeros problemas de ordenamiento datan de los inicios de la Edad Media, luego de la cada del Imperio Romano (siglo V). La cada de Roma da lugar al surgimiento de diversos reinos y seoros gobernados por diversas dinastas cada cual ms deseosa de detentar los ttulos y dignidades que distinguieron al Imperio Romano de Occidente.

Entre la monarqua europea no exista acuerdo para ordenamientos y prelaciones. Cada rey reclamaba ser el primero en las reuniones y los argumentos jams escaseaban. A ello se agregaba las exigencias de los Embajadores y Enviados Especiales, reclamando se les otorgue las mismas prerrogativas que las dispuestas para sus representados.

Uno de los ms importantes antecedentes al ordenamiento confeccionado en 1504 por el entonces Maestro de Ceremonias de la Capilla Pontificia, quien, con ocasin de una "Embajada de Obediencia" del Rey de Inglaterra al Papa Julio 11, estableci una prelacin que ubicaba al Erlperador en primer lugar, seguido del Rey de Roma y luego todos los dems reyes ordenados de acuerdo a la supuesta fecha en que cada casa reinante se habra convertdo al cristianismo.

En la vida religiosa catlica encontramos ms de un ejemplo de ceremonial y ,., ..

especialmente de protocolo. En el Credo se dice que "Jesucristo subi a los cielos y est sentado a la DIESTRA de Dios Padre Todopoderoso".

Oficim/ GCllcral dc_Cot]lunk;cioncjiMfNSA 15

Pero la mxima enseanza se encuentra en la Biblia. En el Evangelio segJn San Lucas. el versculo "los invitados a las bodas", relata que Jess observando como se peleaban los primeros asientos de las mesas, refiri a los convidados la siguiente parbols'

"Cuando fueres convidado por alguno a bodas, no te sientes en el primer lugar, no sea que OTRO MAS DISTINGUIDO QUE TU, est convidado por l y, viendo l que te convid a ti ya l, te diga DA LUGAR A STE Y entonces comiences COl'i VERGENZA A OCUPAR ~L ULTIMO LUGAR. Ms, cuando fueres convidado. ve Sintate EN EL ULTIMO LUGAR, para que cuando venga el que te convid te diga: 1.\:711 MAS ARRIBA, entonces tendrs GLORIA DELANTE DE LOS QUE SE SiENTJ'N CONTIGO a la mesa. Porque cualquiera que se ENALTECE, ser HUMILLADO j ':'1 que SE humille ser ENALTECIDO",

LEY DE LA DERECHA Y DE LA PROXIMIDAD

La precedencia tiene su mxima ley en el concepto que el lugar de honor es ocupado

por la mxima jerarqua en el sitial de la derecha (*), ya sea en r, acto. comida,

visita, recepcin, etc.

(*) Cuando ubicamos personas siempre debemos tener en cuenta qL,e (;'JI'slderamos la derecha y la izquierda a partir de la ubicacin central, mirando at~8s oe quin ocupa este lugar y no desde la platea,

Cuando se realice una ceremonia, debemos tener en cuenta que el 1e nonor no es la cabecera, sitio reservado para el anfitrin, sino la derecha de este De esta forma, s tenemos que situar a tres personas en la misma fila, la ubicacin ser"

Oficina General de Comunicaciones ldllVSA 16

O

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M~/flWJI de Protocolo del ll1inisterio de ,,liud

MESA DE HONOR

~ 70~ li=J

En donde "O" es la ubicacin que le corresponde al anfitrin, "1" la derecha, asignada al invitado de mayor jerarqua (lugar que tambin le corresponde al invitado de honor si existiera) y "2", lugar que ocupar el invitado que sigue a "1" en el orden de precedencia.

Existen ciertas excepciones a esta normativa, especialmente las dadas por los usos y costumbres, entre las que podemos destacar a modo de ejemplo: En el caso que el invitado de honor supere al anfitrin en jerarqua, podemos invitarlo a ocupar la cabecera (o centro), desplazando al anfitrin hacia la izquierda de modo tal que el visitante principal ocupe la cabecera y a la vez se encuentre situado a la derecha del anfitrin. De esta forma podra componerse una cabecera compartida: donde "O" es la ubicacin correspondiente al anfitrin y "00" al invitado de honor (como dijimos anteriormente, de mayor jerarqua que "O").

..

Di/dI/tI GClI

lv/anual de Protocolo del lvlinistctio de S;dud

MESA DE HONOR (INVITADOS)

En el caso del Jefe o Director de la Institucin, slo ceder su lugar al Ministro o Viceministro de Salud. As mismo har lo propio si asiste un ministro de otro sector o los presidentes de los poderes pblicos.

En el caso de asistir el Seor Presidente de la Repblica, siempre ocupar la cabecera o el lugar de honor.

PRECEDENCIA EN AUTOMVILES, AVIONES Y OTROS. En todo automvil, subir primero por la puerta trasera derecha la persona de mayor jerarqua. Entrarn por la puerta izquierda trasera, aqul o aqullos que en jerarqua les corresponde acompaar al personaje. Junto al conductor y por la parte delantera derecha, entrar aqul o aquellos, que siguen en jerarqua. Para salir del vehculo, saldr la persona sentada en el asiento delantero derecho, (Automviles). A esta persona le corresponde abrir la puerta trasera al personaje de mayor jerarqua. En el caso del Presidente de la Repblica. altas autoridades civiles, militares y eclesisticas de la Nacin, as como aquellos personajes huspedes de honor de visita al pas, es de rigor cumplir con esta norma protocolar de cortesa.

01icipfl General de Comunicadones MINSA 18

->.

Mal1l1al de Protocolo del ll1nL9terio de Salud

Precedencia cuando se camina: Cuando se acompaa caminando a un personaje con jerarqua, ste debe ir del lado derecho de su acompaante, pero, si son dos personas quienes acompaan al personaje, ste debe ir en el medio de sus acompaantes teniendo a su derecha al de mayor jerarqua y a su izquierda al que le sigue en jerarqua.

LA MESA DE HONOR

La mesa de honor o mesa principal, debe estar ordenada con mucha anticipacin y debe denotar pulcritud, colocando los implementos bsicos:

Pao (de ser el caso) Rtulos al frente del asiento con los cargos de las personas que conforman la

mesa de honor (los nombres deben notarse por la parte posterior del rtulo para que los que ocupan un lugar en la mesa se ubiquen fcilmente).

Vaso servido de agua a la altura de la mano derecha Flder con material impreso, programa, listado con nombres y cargos en forma

jerarquizada, de las personas que conforman la mesa. Si estuvieran presentes algunos altos funcionarios en la sala deben incluirse en la lista para que el orador les pueda mencionar.(Orden de Precedencia).

Cantidad de sillas suficiente ms una o dos adicionales para los imprevistos. Estandartes o banderas. Banderines de mesa (Bandern Nacional e Institucional), si no han sido

colocados los estandartes.

Micrfono en la parte central de la mesa funcionando, (puede ser tambin uno inalmbrico) o micrfono en el podium, la ubicacin del mismo depende del tipo de ceremonia o evento que se trate.

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Si el micrfono est en el podium, entonces los estandartes debern estar detrs de aqul para que hagan el marco al orador.

Oficina General de Comunicaciones ~fllVSA 19

Manual de Protocolo del Ministerio de Sf/lud

Si el micrfono est en el centro de la mesa de honor y el orador hablara desde ah, los estandartes debern estar detrs de la persona ms importante de la mesa de honor.

Si la ceremonia es externa, al aire libre, el equivalente es el arreglo del estrado principal.

Ubicacin adecuada de los oradores,

Micrfono con parante para oradores y micrfono aparte para el Maestro de Ceremonias, podium si fuera el caso (el Presidente de la Repblica lleva su propio podium, pero requiere un silln especial).

Espacios suficientes para el trnsito al interior del estrado.

Una persona dedicada a la atencin del estrado.

CASOS PRCTICOS

Ejemplo N 1: Ceremonia de Aniversario en el Instituto Especializado de Salud Mental

Miembros de la mesa de honor: 1. Ministro de Salud (MS) 2. Director dellESM (D-IESM) 3. Alcalde de San Martn de Porras (ASMP) 4. Decano del Colegio Mdico (DCM) 5. Representante de OPS (OPS)

Maestro de ceremonias (M.C.)

La ubicacin sera de la siguiente manera:

Oficim/ General de Comllnicaciones MINSA 20

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Ivhl!1l1;'/ d,.' pr'/(JCO/O ,Id /';linjs(cJo dc ~.l ~_ ..~., ~.. _--- ----- - -..

IMPORTANTE: Reiteramos que no es recomendable considerar ubicadones pares en la Mesa

de HonoL En los casos que el invitado de honor sea el Prc-7sidente de la Nacin (o similar

para el acto que se lleva a cabo), este ocupar el centro, dando la derecha a la persona que le siga en jerarqua y as sucesivamente.

En caso de duda del lugar que ocupan los funcionarios del Estado, se debe consultar el Cuadro de Precedencia,

Los representantes del Ministro o del Vice-Ministro se ubican a la derecha del anfitrin o Jefe Establecimiento,

Ejemplo N 2. Inauguracin de Programa Acadmico en el IDREH

Miembros de la mesa de honor:

1. Jefe del rDREH DREH) 2. Sub-Jefe del IDREH (SJ IDREH) 3. Director General de Capacitacin fDGFC)

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4. Coordinador del Curso (r..:c) 5. D!)cent':'

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21

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~fa{.!lIal de Protocolo del l'Jinsterio de Salud

Ejemplo N 3: Inauguracin de Obras en un Establecimiento de Salud con financiamiento externo

1. Ministro de Salud o Vice-Ministro (DM) 2. Director del Establecimiento (DE) 3. Director de la DISA (D-DISA) 4. Director del PRONEIM (D-PRONIEM) 'ff Representante de Financiadora (R-Financiadora)

IMPORTANTE: En caso que la obra hubiera sido autofinanciada o recibiera apoyo slo del

MINSA, nicamente se consideran tres ubicaciones y el Director del PRONIEM, tiene un sitio preferencial en la primera fila.

En inauguraciones de obras es preferible que las autoridades estn de pie en un tabladillo cerca del lugar donde ser el corte de la cinta o la revelacin de la placa.

QJjcins Genera! de Comunicaciones MINSA 22

."..,...

I'>fa11lUlI de ProtoeQ}o del JInstero de Salud

Ejemplo N 4: Inauguracin de un Encuentro Macro-Regional de Salud

1. Ministro de Salud (MS) 2. Presidente del Gobierno Regional (PGR) 3. Director Regional de Salud anfitriona (DIRESA) 4. Director General de Salud de las Personas - MINSA (DGSP)

M.C.

Recordemos que en estos casos, las autoridades que suben al estrado slo deben ser tres. Si se decide que sean ms personas, debe siempre tratarse de nmero impar, de manera que el Ministro de Salud quede ubicado al centro. Si la ceremonia es de pie el Ministro ser el primero partiendo de la derecha.

~

Oficnu Gencmf de COtnlIlIcHConcH U/VSA 23

CAPTULO 111 CEREMONIAS Y ACTOS PROTOCOLARES OFICIALES

Las instituciones pblicas deben tener un cuidado especial en las ceremonias y actos que organicen, sobre todo en aquellas en las que se contar con la presencIE' funcionarios de la entidad; para ello requieren que estas ceremonias sean diseadas. programadas, planificadas, realizadas y posteriormente evaluadas.

Los eventos son actividades, como su nombre indica, eventuales V ~ejen presentarse de manera imprevista pero debe ser prctica de la Direccin (3eneral de Ccmunicaciones estar preparada para estas eventualidades y brindar la misma callclDd de atencin en cualquier circunstancia, para ello el apoyo del ms alto nivel de la institucin es prinlOrdial a fin de facilitar la toma de decisiones.

La Direccin General de Comunicaciones y las Oficinas de CO;T!lwicacin de los organismos desconcentrados y descentralizados del MINSA, tienen la rS'';:Jonsabilidad de velar para que cada actividad institucional, en la que se tome el nOPllre : ~,11inisterio de Salud y/o de sus dependencias, guarde coherencia con la imagen illstituclonal que se debe proyectar y para ello debern conocer y hacer cumplir las nornl('IS expresadas en el presente manual.

SEGN LA ORGANIZACiN DE LA CEREMONIA

Segn la entidad que organice la ceremonia o acto pl'Otocolar se debern telF!I las siguientes consideraciones:

Oficina General de Comullicaciones JlILVSA 24

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Manual de Protocolo del k/inisterio de S,lflld

1. Ceremonias o actos oficiales organizados en su totalidad por la Oficina de Comunicaciones del Ministerio de Salud con el apoyo de otras reas de la institucin y dependencias ajenas.

Estas ceremonias son de tipo institucional, por ejemplo el Aniversario del Ministerio de Salud; transferencia de cargo de la alta direccin; inauguracin de obras de alcance institucional; reconocimientos y homenajes,

El diseo y planificacin de la Ceremonia o Sesin Solemne en la que participe el Titular del Sector, ser responsabilidad de la Direccin Ejecutiva de Imagen Institucional del MINSA.

2. Ceremonias o actos oficiales realizados en los rganos descentralizados o desconcentrados

En los actos que se realizan en los organismos descentralizados V desconcentrados y en los cuales debe estar presente el Ministro de Salud, el diseo, planificacin, monitoreo y evaluacin estar a cargo de la Direccin Ejecutiva de Imagen Institucional del Ministerio de Salud y su ejecucin a cargo de la entidad.

3. Ceremonias o actos oficiales realizados por los rganos descentralizados o desconcentrados

Su organizacin es de responsabilidad de la Oficina de Comunicaciones de la Institucin, Direccin o Unidad directamente beneficiada, que det>r asegurar se cumpla con las polticas de Imagen Institucional y de Protocolo del Ministerio de Salud. Las invitaciones estarn a cargo de las mximas autoridades de las entidades involucradas.

Oficirw GenenJ de C'onlllncac1oncs AJL'VSA :25

4. Ceremonias o actos acadmicos realizados por entidades, instituciones o empresas externas al Ministerio de Salud (organismos o agencias cooperantes, ONG'S, colegios profesionales, empresas privadas u otras)

En el caso de los Aniversarios Institucionales y otras cererronlas de los organismos o instituciones no dependientes del Ministerio de Salud, que Invitan a presiclit al Titular del Sector, la coordinacin estar a cargo de la Oficina Ejecutiva de Imagen Institucional del Ministerio de Salud, que asegurar que la actividad se desarrolle en los estndares de calidad requeridos para la ocasin Siendo responsabilidad de quien genera la invitacin brindar las facilidades para la coordinacin de las actividades.

ACCIONES DE PROTOCOLO

1. Invitaciones

La invitacin puede hacerse a travs de:

Tarjetas: deben contener los datos bsicos: quin invita, a quin, a qu, cundo y dnde; el deseo de contar con su asistencia y los telfonos para confirmaciones y particularmente las excusas. Estas deben ser enviadas por lo menos 21 das antes del acto.

Oficios: As se enven tarjetas, los oficios, carta o Nota son necesarios cuando se trata de Altos Dignatarios, para sustentarles la importancia de la ceremonia.

Confirmaciones: Es fundamental para las precedencias. Es aconsejable no preocuparse de las confirmaciones de todos los invitados, sino de aquellos que ocuparn lugares preeminentes. Luego, es necesario asignar a alguien para que los reciba.

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Manual de Protocolo del AJnsterio de Salud

Base de Datos: es indispensable contar con una base de datos actualizada permanentemente para coadyuvar a la eficiente elaboracin de los sobres y tarjetas.

a. Al Presidente de la Repblica y otras autoridades

Si se desea invitar al Presidente de la Repblica, Presidente del Congreso de la Repblica, Ministros de Estado u otras autoridades con similar jerarqua, la invitacin debe ser realizada por una Autoridad de igual jerarqua, en este caso, por ellla Ministro/a de Salud. Las autoridades locales o regionales pueden ser invitadas por el Vice Ministro.

A los dems invitados, se les enviar una tarjeta de invitacin, observndose cuidadosamente su redaccin y el correcto uso de escudos, logos, colocando el telfono para excusas o confirmaciones. El envo de la Invitacin debe ser por lo menos con una anticipacin de 15 das calendario.

b. Al Titular del Sector Salud

La invitacin que se formula al Titular del Sector, constituye una deferencia especial por tratarse de la persona de ms alta jerarqua en el Organigrama del Ministerio de Salud.

La persona de ms alto cargo de la institucin que genera la invitacin deber remitir con un mnimo de 15 dlas de anticipacin a la fecha de la ceremonia, el oficio o carta de invitacin al Titular del S e,;;tor, adjuntando un expediente conteniendo la siguiente informaCin:

Oficina General de COnlUllJlciol1es 1ldllVfi4 27

Ayuda Memoria (breve exposicin) sobre el motivo de la ceremonia. detallando fecha, lugar y hora propuesta.

Hoja Informativa Institucional (si fuera una entidad externa al Ministerio de Salud).

Resea histrica de la Institucin (para ceremonias de aniversario). El programa del Acto (sealar tiempo de intervencion(.,s) La relacin de invitados (especialmente citando a los de mayor

nivel jerrquico para preparar el Orden de Precedencia). Un croquis sealando el recorrido que se propone efecte el

Ministro dentro de las instalaciones de la Institucion (en caso de considerarse la visita a ambientes as como inauguracin de pabellones o instalaciones luego de concluida la ceremonia).

2. Formalidad para recibir una visita

La persona de mayor jerarqua de la institucin que genera la invitacin, deber recibir al Titular del Sector, desde la puerta de ingreso hacia el despacho o al lugar en donde se realizar la ceremonia.

La recepcin protocolar se debe hacer siempre en la puerta. evitando que los primeros que reciban a los invitados sean el personal de seguridad o vigilancia. Desde el inicio el visitante debe percibir que su visita es bienvenida y por tanto brindarle hospitalidad.

Despejar ascensores con antelacin refleja una excelente organizacin y si se ha previsto que la visita ser prolongada, a las bebidas de rigor para todo distinguido visitante, se debe aadir una fuente de bocaditos. En el caso de ser una visita al Despacho, son las secretarias o asistentes de los Jefes o Directores Generales, quienes recibirn a la visita, estrechndole la mano slo si ste tiene la iniciativa de hacerlo, de lo contrario no.

Qficinil General de Comunicaciones lHINfiA 28

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ManWll de Protocolo del Hiflis,pdo de ,5;jud

Luego deber conducir al visitante hasta el Despacho. La secretaria siempre en primer lugar, para indicarle el camino. Llegados a la puerta del Despacho, corresponde abrir la puerta a la secretaria, anunciar al visitante, y cerrarla tras de s, dejando a la visita a solas con el anfitrin.

El anfitrin, debe salir de su escritorio al encuentro de la visita. Nunca se da la mano habiendo una mesa de por medio y acto seguido se le indica el lugar donde debe sentarse.

Si el anfitrin est ocupado a la llegada del visitante, el personal Protocolo deber acompaarle y departir con l todo el tiempo que sea necesario, salvo que solicite expresamente privacidad. La visita deber ser esperada hasta el trmino de su reunin y conducida a la puerta de salida y despedida amablemente.

Finalmente, es necesario consignar los datos del visitante en una ficha o libro de huspedes ilustres, para archivo y la posteridad.

Cuando despidamos a nuestra visita la acompaaremos hasta la recepcin para que la secretaria la conduzca hasta la salida, sobre todo cuando viene por primera vez. Si el visitante es alguien de mayor jerarqua el propio Jefe o Director debe llevarlo hasta la puerta, acompandose al efecto de su Jefe de Protocolo.

3. Regalos Institucionales

Cuando arriba una autoridad extranjera o se recibe especial colaboracin de algn funcionario nacional, es habitual y adecuado ofrecer muestras de aprecio reconocimiento.

Oficina General de Comunicaciones MIN8A

Ik

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Cuando se trata de obsequiar, existen diversas alternativas:

a. Artculos de artesana De ser el caso, procurar no adquirir productos que signifiquen una molestia al agasajado para el traslado a su pas de origen (volumen, fraglidad del Qbsequio, etc.).

b. Adornos en general Si la artesana no es una opcin, dependiendo del nivel y rango de la autoridad agasajada, se puede adquirir diversos adornos y/o tiles de oficina (relojes de mesa, cortadores de papel, porta lapiceros, etc.), generalmente de plata peruana.

c. Obras de arte Adquirir pinturas. tejidos. esculturas pequeas con motivos peruanos.

d. Libros peruanos Es una buena costumbre obsequiar libros y/o videos sobre aspectos de la cultura, historia, recursos naturales, etc. del Per.

e. Publicaciones de la propia institucin

f. Recuerdos institucionales Solapines, medallas.

g. Flores Cuando una autoridad viene en visita protocolar es importante preguntar si vendr acompaado por su esposa, para, de ser el caso, prever la entrega de un ramo de flores en seal de bienvenida.

Oficiml Gencral de COlJ1/1nicadoncs iWI1VSA 30

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\{aJJu:f de Protocolo del il!JIIJ:..teriQ.4..(L.8fud

El regalo es una forma de expresar amistad y agradecimiento. Los regalos por motivos de trabajo deben hacerse con sentido comn y con respeto a la dignidad de la persona a la que se desee congraciar. Un regalo institucional no debe ser ni muy caro ni muy banal. No olvidemos que este obsequio tambin forma parte de la imagen que la institucin proyecta a las personas y entidades que se relacionan con ella.

Es importante recordar que todos los regalos tienen su momento. Si el regalo tiene como destinatario una personalidad o un invitado de hOllor. ste debera entregarse en privado. Hay una caracterstica especial: la es privada y las instituciones pblicas o empresas le regalan, el presente ir envuelto en papel de regalo (que puede llevar el logotipo de la institucin o empresa). Pero en el caso de visitas de Estado, los regalos se entregan sin envolver y posteriormente se encargan los ayudantes de recogerlos y guardarlos cualquier caso, los regalos se agradecen y se alaban.

En caso de que los obsequios sean para personas de otros pases hay que tener mucho tacto al momento de elegir el presente, ya que las costumbres, hbitos, religin. cultura, etc. pueden llegar a ser totalmente opuestos y nuestro invitado disgustarse por el regalo que le entregamos. Por ejemplo a un rabe no se le regala jams comidas o bebidas, as tambin los japoneses agradecen mucho los obsequIos de marcas de lujo o exquisiteces gastronmicas.

Normalmente los obsequios se entregan directamente en propia ~mano por la persona que desea agasajar al visitante. Si por el contrario ser enviado debe incluirse una nota, preferiblemente escrita a mano por quien obsequia.

Actualmente se sigue la costumbre de entregar los regalos institucionales debidamente envueltos en papel con el logotipo de la Institucin.


4. Las Presentaciones La presentacin es el acto mediante el cual una persona pone en contacto a otras dos que no se conocan anteriormente. A la hora de la presentacin debemos tener presente que "el de menor rango siempre ser presentado al de mayor

El de menor rango ser presentado al de mayor rango El de menos edad ser presentado al de ms edad En igualdad de condiciones, el soltero ser presentado al casado En igualdad de condiciones, el hombre ser presentado a la mUjer

Si se va a presentar a un matrimonio, lo correcto es hacerlo de la siguiente forma "El seor y la seora Campos", nunca "el Seor Campos y su esposa". El esposo por su parte presenta as: "Mi esposa ... " nunca "m seora". S vamos a presenta 8 un visitante, lo correcto es decir seor o doctor (apellido del visitante) le presento a la Directora de ....... , Lic. (apellido) no la Lic. Rosa o la Dra. Jimena

5. Recepcin, conduccin y atencin de invitados

La ubicacin de los invitados se har de acuerdo al orden de precedencia. se utiliza mesa de honor, en ella debe ubicarse un nmero Impar de personas. conformado por las autoridades de mxima jerarqua que participen en el acto

El ordenamiento de las dems autoridades se establece alternndose de derecha a izquierda de mayor a menor jerarqua (Se entiende como derecha a aquella de la autoridad que preside la reunin). La alternancia, se observa tambin en las primeras filas. (No se debe colocar rtulos con el nombre de la persona invitada en las sillas, a menos que se tenga la plena seguridad de la asistencia del funcionario o autoridad. Se recomienda colocar rtulos de RESERVADO, que permiten mayor flexibilidad al organizador para las ubicaciones preferenciales).

Oiicjna General de CQmu!ICacanes MINSA 32

......

ALww] de Protocolo del lvlnistero de Salud

No obstante, es recomendable que siempre se cuente con un plano de distribucin de los espacios preferentes que ayudar a la ubicacin ordenada del husped.

a. Prever el ingreso con sealizacin, en caso ::jue la distancia entre las puertas del local y la del Saln de la ceremonia sea excesiva para un solo equipo.

b. Una funcin elemental del equipo de recepcin, adems de la buena atencin del invitado, es la de "Averiguar con toda Discrecin" su nombre y cargo y transmitirlos correctamente a los responsables situados en el Saln, de modo que quienes ubican a los i'1vitados les otorguen la cortesa de rigor y los oradores de orden cuente '~)11 las refc?n:;las para que estn en aptitud de hacer las menciones que quiera realizar,

c. En este acpite, debemos considerar la recepcin y despedida, ya sea en el lugar donde se desarrolla el acto o en el aeropuerto, de los invitados especiales. Ello involucra desde las gestiones con el personal del Saln VIP (Protocolo del Aeropuerto) hasta los aspectos administrativos del servicio (personal, transporte, carteles de identificacin, HtC.).

EJEMPLO DE PLANO DE DISTRIBUCiN EN CEREMONIA INSTITUCIONAL (INTERNA)

AUDITORIO .----------------------_..~~.~----'

JEFES DE DEPARTAMENTOS DIRECTORES GENERALES [OffiECTOR!S EJECUTIVOS

JEFES DE SERVICIOS JEFES DE SERVICIOS JEFES DE SERVICIOS I I

PERSONAL PERSONAL PERSONAL

Oficina General de Comunicaciones A'II1VSA 33

6. El estacionamiento

El estacionamiento, es un aspecto que muchas veces no es tomadc, en cuenta en el momento de organizar una actividad, quizs porque es considerado un detalle irrelevante y sin mucha trascendencia. Sin embargo debemos procurar incluirlo en la org'nizacin de nuestras actividades, (grandes y pequeas! v .Jllltar esperas innecesarias y malos ratos a los invitados.

Si se ha organizado una actividad en la sede de la institucin, se debera coorcl' 1al con anterioridad con el invitado si vendr en su vehculo. De se' afirmativa la respuesta, se debe coordinar con el personal de portera, l fin que asigne y reserve un lugar en el estacionamiento para el vehculo del invitado

Si el nmero de personas invitadas supera la capaCidad eje Iluestro estacionamiento, se debe coordinar con una playa de estacionamiento cercana a fin de informar a nuestros invitados sobre la direccin del lugar de estacionamiento, indicndoles que all sus vehculos tendrn a rielad que esperan.

Por otro lado, si la reunin se realiza en otra sede, se debe preguntar a los organizadores si se ha considerado la reserva de estacionamiento. este aspecto no ha sido considerado, la persona tomar sus precauciones y decidir oportunamente si llevar o no automvil.

7. El maestro de ceremonias (M. C.)

Antiguamente el Maestro de Ceremonias, era una especie de Intermediario entre los Reyes y el pueblo. Estaba en contacto diario con el Rey transmitindole las necesidades de la gente, a la que luego informaba de las decisiones tornadas por el Monarca.

Ocina Genenli de Comunicaciones MI1\iSA 34

.,.."...

Ma1Jlml de froto@o del AJinterio de 8lud

En la mayora de las reuniones de importancia, plenarias, festivas, eventos, est, adems de la persona que preside, el Maestro de Ceremonias, quien deber ocupar un lugar cerca del atril desde donde dirigir el acto.

El M.C. debe elaborar un guin el que orientar el desarrollo de la ceremonia, y deber ceirse exclusivamente a su lectura, no es adecuado que improvise, comente o que se convierta en orador.

El Maestro de Ceremonias debe mantener un comportamiento ecunime y muy formal durante el desarrollo de la ceremonia sin figurar y slo debe realizar lo necesario durante la misma. Salvo que se le haya pedido en un inicio que efecte comentarios luego de cada intervencin deberr evitarlos. Si debe comentar, deber prestar atencin a las ponencias y hacer una pequea sntesIs resaltando lo principal de cada expositor.

Recordemos que el Maestro de Ceremonias no es el centro de atencin de la actividad sino un animador que hace que las acciones sucedan en un orden lgico y sin contratiempos, por lo que su participacin deber ser imperceptible.

Si hablamos del Maestro de Ceremonias debemos hablar de su herramienta fundamental como es el GUiN.

8. El guin

Refleja la estructura de la ceremonia; el guin contiene tres oartes casi siempre fijas:

1>

BIENVENIDA PRESENTACiN DE AUTORIDADES DESPEDIDA

Oflciml General deCuJ1ll1nic:ciones "'fcfLVSA 35


Entre la presentacin de las autoridades y la despedida, el desarrollo de la ceremonia depender de la clase que sea. A continuacin frases tiles para cada una de las partes del guin.

BIENVENIDA:

e

El Ministerio de Salud se complace en brindar a todos los asistentes la ms cordial bienvenida a este Evento, Ceremonia, Lanzamiento, Presentacin del (Ejemplo: Plan de Salud de Frontera Andino)(de la Campaa de Vacunacin preventiva de la Hepatitis A y B) (de Ayuda a las vctimas del Friaje que afecta a 13 regiones de nuestro pas), (Plan de la cooperacin no reembolsable de la Unin Europea), ...

PRESENTACiN DE AUTORIDADES:

Preside la mesa de honor ellla seor/a Ministro/a de Salud, Dr.lDra.

Acompaado la por ............................................................................... .

Asimismo nos honran con su asistencia ..................................... ..

Agradecemos, igualmente, la concurrencia de ................................................ .

y nos place contar con la presencia de .............................. ..

Asimismo tenemos entre nosotros a reconocidos profesionales de la medicina,

entre ellos .......................................... ..

Est presente, tambin un selecto pblico de intelectuales, cientficos, artistas

que de una u otra forma colaboran en los mbitos de nuestra incumbencia a

favor de los estamentos ms reprimidos de nuestro

pas ................................................... ..

Qljdna General de Comunjcaciones MINSA 36

..

~

,'Vf,/ln;j de !'rorocnlo" "del ,Uildste;io eJe Salud

DESARROLLO DE LA CEREMONIA:

C018ctores que se utilizan entre actos:

Enseguida .. " ....

A continuacin

Inmediatamente ............................ "........ "

Seguidamente ......................................... .

Damos paso a ......................................... .

Para concluir ............................ ..

Para cerFar con broche de oro ........... .

CLASES DE CEREMONIAS

Existen diversas clases de ceremonias. Presentamos a.::ontinuaciol. mas frecuentes

e Importantes preciso mencionar. antes, que cada tina de -3stas actividades tiene un

procedimiento especfico que incluye, invitacin a la ms alta altoridad, programa, guin, ubicacin dE.' Invitados entre otros. A continuacin se presenta los diferentes procedimientos segn la clase de ceremonia.

1. Transferencia de cargo a nuevas autoridades La transferencia de cargo a nuevas autol'idades es la cef'8monia a travs de la cual la autoridad saliente agradece a los asistentes el tiempo compartido y el

~

apoyo recibido para el acometimiento de logros y se presenta ante los trabajadores e invitados a la persona que asume el cargo.

Of7cim (;'cIIL'ml ,!~l~'!W!!J.~;CU)J}e, JIJ/',"'SA 37

________________________ __

Esta ceremonia puede ser de dos tipos: a. Transferencia de cargo de MINISTRO y VICEMINISTRO

PROGRAMA

CEREMONIA DE TRANSFERENCIA DE CARGO DEL DESPACHO DE SALUD

Martes 17 de febrero de 2004 Hall Principal - 1er. Piso

p 11:30 R 11:38 O G

11:40 R 11:50 A 12:00 M 12:30 A

L-

Ministerio de Salud

Palabras del Ex "llnistro de Saluo

Lectura de la Resolucin Suprema que designa al nuevo Ministro de Salud.

Palabras del Ministro de Salud

Saludo Protocolar

Brindis entre mximas Autoridades

Fin de la ceremonia

~__.. ___'


~

Manual de Protocolo del Minsterio de Salud

Los Ex Ministros de Salud y Ex Viceministros de Salud debern tener una ubicacin preferencial en el lugar donde se desarrolle la ceremonia y debern ser mencionados por las autoridades que hagan uso de la palabra.

ORDEN DE PRECEDENCIA

SRES. EX MINISTROS DE SALUD QUE ME HONRAN CON SU PRESENOA SRS. CONGRESISTAS DE LA REPBLICA SRS. VICEMINISTROS DE SALUD

SEORES REPRESENTANTES DEL COLEGIO MDICO DEL PER SEORES AUTORIDADES DE ESSALUD SEORES REPRESENTANTES DE LAS SANIDADES DE LAS FUERZAS ARMADAS Y POLIOALES SEORES REPRESENTANTES DE ORGANISMOS Y AGENOAS DE COOPERAON DE SALUD. SEORES REPRESENTANTES DE LAS ACADEMIAS NACIONALES DE MEDICINA SEORES MIEMBROS DEL CONSEJO NAOONAL DE SALUD SEORES AUTORIDADES DE LAS UNIVERSIDADES DEL PAIs.

SEORES JEFES DE ORGANISMOS PBLICOS DESCENTRALIZADOS, DIRECTORES DE DISAS, INSTITUTOS ESPECIALIZADOS Y HOSPITALES DE LIMA Y CALLAO.

REPRESENTANTES DE LA FEDERACIN MEDICA PERUANA, ASOCIACIN NAOONAL DE MEDICOS DEL MINISTERIO DE SALUD Y DE ESSALUD.

REPRESENTANTES DE LA FENUTSSA, GREMIOS y SUTAC, PRONIEM, DIGESA y DIGEMID.

TRABAJADORES DEL MINISTERIO DE SALUD

AMIGAS Y AMIGOS

La Direccin General de Comunicaciones deber elaborar el orden de '" precedencia para el Ministro saliente y el Ministro entrante. Se deber

preparar el saludo a los miembros de la mesa de honor y a las dems autoridades presentes agrupndolas por las instituciones que representan de manera que no se cometan omisiones.

Oficina GenemJ de~Comunicaciones fffllV,'A

L

39

Manual de Protocolo del Ministerio de .';11l11

GUION ,..---------------------------_.._-------_ ..._-

CEREMONIA DE TRANSFERENCIA DE CARGO DEL DESPACHO DE SALUD

BIENVENl8A

Muy buenos das tengan todos ustedes. Se da inicio a la ceremonia de transferencia de cargo del Despacho de Salud.

PRESENTACION DE LA MESA DE HONOR Preside la mesa de honor (MINISTRO DE SALUD DESIGNADO) La acompaan (EX MINISTRO Y VICEMINISTRO)

AGRADECIMIENTOS Queremos agradecer la presencia de los distinguidos invitados que nos acompaan.

DESARROllO DE LA CEREMONIA ACTO 1 Se inicia la ceremonia con las palabras de (MINISTRO SALIENTE)

ACTO 2 Damos lectura a la Resolucin Suprema NO 48-2004-PCM Lima, 16 de febrero de 2004-02-17

VISTA LA PROPUESTA DEL SEOR PRESIDENTE DEL CONSEJO DE MINISTROS; DE CONFORMIDAD CON EL ARTicuLO 1220 DE LA CONSTITUCIN POLTICA DEL PERU y ESTANDO A LO ACORDADO SE RESUELVE: NOMBRAR MINISTRO DE ESTADO EN EL DESPACHO DE SALUD A.,.

REGSTRESE, COMUNQUESE Y PUBLQUESE

RBRICA DEL PRESIDENTE CONSTITUOONAL DE LA RE PUBLICA

CARLOS FERRERO - PRESIDENTE DEL CONSEJO DE MINISTROS

ACTO 3 PALABRAS DE MINISTRO DE SALUD.

ACTO 4 SE DA POR TERMINADA LA CEREMONIA YSE PROCEDE AL SALUDO PROTOCOLAR DE ESTILO AL ~"INISTRO DE SALUD.

Oficina General de Comunicaciones MLVSA 40

..,....

Manual de Protocolo del Ministerio de S"lud

La Mesa de Honor deber conformarse con el Titular del Sector en el centro, el Ministro Saliente a la derecha y el Viceministro a la izquierda.

MESA DE HONOR TRANSFERENCIA DE CARGO DEL DESPACHO DE SALUD

EX MINISTRO VICEMINISTRO

2.-Transferencia de cargo de Directores o Jefes de entidades desconcentradas o descentralizadas del Ministerio de Salud

PROGRAMA

CEREMONIA DE JURAMENTACIN DEL DR. EN EL CARGO

DE DIRECTOR EJECUTIVO DEL HOSPITAL NACIONAL DOCENTE MADRE

NIO - SAN BARTOLOM

Martes 20 de enero de 2004

Av. Alfonso Ugarte 825

11:00 12:00

Lma

lo Himno Nacional

2. Palabras del Director Saliente Dr.

3. Lectura de la Resolucin Ministerial "

4. Juramentacin

5. Palabras del Director Entrante Dr.

6. Palabras del Seor Ministro de Salud Dr.

7. Pisco de Honor

QDCna General de Comunicaciones AfINSA

..

41

Manual de Protocolo del /l1in8terio de Salud

PALABRAS DE ESTILO

SE COMPROMETE USTED A DESEMPEAR CONFORME A LEY EL CARGO DE DIRECTOR EJECUTIVO DEL HOSPITAL NACIONAL DOCENTE MADRE NIO SAN BARTOLOM OBTENIDO POR CONCURSO DE MRITOS.

SI

SI As LO HICIERA, QUE DIOS LO PREMIE, SINO QUE L Y LA PATRIA SE LO DEMANDEN.

3.-Suscripcin de convenios

PROGRAMA SUSCRIPCIN DE CONVENIO

Convenio "Programa de Apoyo a la Seguridad Alimentaria - PASA" entre la

Delegacin de la Comisin Europea y el Ministerio de Salud del Per

10 de octubre de 2003 - Sala "Hiplito Unanue",

9:00 a 9:30 am

PROGRAMA

9:00 - 9:02 Bienvenida - Maestro de Ceremonias

9:02 - 9:07 Breve descripcin del convenio o Lectura de las principales clusulas o trminos del acuerdo a cargo del DR.

9:07 - 9:09 Suscripcin del Convenio "Programa de apoyo a la seguridad alimentaria - PASA" entre el Jefe de la Delegacin de la Comisin Europea y el SR. Ministro de Salud.

9:09-9:14 Palabras del Jefe de la Delegacin de la Comisin Europea,

9:14 - 9:24 Palabras del Seor Ministro de Salud,

9:24 - 9:30 Pisco de honor

Oficina General de Comunicaciones MllVSA 42

...;t..

Manual de Protocolo del ft-fnisterio de Salud

Para la suscripcin de convenios, deber haber adems del maestro de ceremonias, dos personas que ayuden a hacer el cambio de carpetas conteniendo el convenio o acuerdo para las firmas correspondientes y para su inmediato ulterior retiro y la entrega de los originales a cada Parte para que los Firmantes las intercambien y se concedan el saludo que marca el nuevo hito de apoyo, cooperacin entre los pases.

4.-lnstalacin de comisiones

CEREMONIA DE INSTALACIN DE LA COMISIN DE ALTO NIVEL ENCARGADA DE

ANAUZAR LA PROBLEMTICA DE RECLAMOS Y DERECHOS DE LOS PACIENTES QUE

RESULTEN DAMNIFICADOS EN ESTABLECIMIENTOS DE SALUD, PBUCOS O

PRIVADOS

Lugar: Saln Hiplito Unanue

Da: 15 de Octubre de 2003

PROGRAMA

11:00 11:03 Bienvenida

11:03 - 11:10 Lectura de la Resolucin Suprema N 008-2003-SA

11:10 11:20 Palabras del Sr. Ministro de Salud, Dr.

11:20 - 11:30 Brindis

5.-lnauguracin de obras

CEREMONIA DE INAUGURACIN DE OBRAS

Lugar: Centro de Salud Barranca

PROGRAMA ~

Himno Nacional Palabras de la mxima autoridad de la institucin beneficiada Palabras del Ministro de Salud o representante Develar Placa recordatoria Corte de cinta (*) Bendicin del local (Esta puede ser simblica al pie de la placa recordatoria, o durante el recorrido de las instalaciones que se han inaugurado) Recorrido por el lugar (Pisco de honor, condicional a disponibilidad)

Ocim General de Comunicaciones MLVSA

....

43

Manual de Protocolo del ,HinteIo de 5"lud

Las Ceremonias de inauguracin de obras, generalmente incluyen un recorrido por las instalaciones. Este recorrido deber ser ensayado previamente (un da antes o dos) por los organizadores para prever cualquier contratiempo y medir el tiempo que tarda completarlo, considerando que no ser un recorrido libre sino acompaado por la prensa.

Adjunto al programa deber presentarse el plano de recorrido y se deber mencionar a las personas responsables de las reas, oficinas o instalaciones que sern visitadas.

Si se trata de un develado, entrega de placa recordatoria, etc., es necesario adoptar todas las medidas para que los materiales (placa, cobertor, botella y martillo, cinta y tijeras, obsequios, platos, placas o diplomas, etc.), estn a tiempo y adecuadamente presentados (que los nombres grabados o impresos sean los correctos).

Si la ceremonia incluye izamiento de banderas, preparar la participacin de la Banda de Msica (sealando los momentos y las marchas a interpretar), la correcta posicin de las banderas con relacin a las drisas. y el adecuado funcionamiento de stas, etc.

6.- Condecoraciones y reconocimientos

CEREMONIA DE CONDECORACIN A REPRESENTANTE DE LA OPS/OMS AL

TRMINO DE su MISIN EN EL PER

Paraninfo del Ministerio de Salud, 2ndo. Piso de la sede

28 de noviembre de 2002

PROGRAMA -Himno Nacional

Lectura de la Resolucin Suprema Imposicin de la Condecoracin Palabras de la Condecorada Palabras del Ministro de Salud Pisco de honor.


~

iH:mwl1.de I'rofoco1.JLdcf i!Jjoistedu .4(;.' Sallld

7.- Conferencia de prensa

CONFERENCIA DE PRENSA Tema: SEMANA DE VACUNACION EN LAS AMERICAS

Fecha ...

Bienvenida Declaraciones de la autoridad que ofrece la conferencia. (Esta persona a su vez podr respaldarse en otro funcionario de reconocida experiencia, a fn de abundar en mayores detalles tcnicos en las declaraciones sobre el tema)

Rueda de Preguntas.

GUIN DE CONFERENCIA DE PRENSA

Seores periodistas muy buenos das, se da inicio a la Conferencia de Prensa ofrece el Ministro de Salud sobre

Preguntas de los Sres. Periodistas, les agradecer centrar las preguntas en el que nos convoca.

Agradecemos su presencia, ha concluido la Conferencia de prensa.

8. Presentacin de libros

Presentacin del libro Lineamientos para la Accin en Salud Mental ~

Jueves 25 de mayo de 2003 Paraninfo del Ministerio de Salud, 2ndo Piso, sede central

Bienvenida Presentacin del autor de la obra (lectura de su currculum vitae)

Palabras del autor de la obra o exposicin de los resultados del trabajo de investigacin Comentarios de expertos (Puede ser en un panel con la presencia de un moderador) Cierre del acto por el moderador. Pisco de Honor.

Olici; General de ComupicagoncH AfLV,'iA

110.

45

Manual de ProtoL"()!o dcJ /Hinjstej(} de Salud

TIPOS DE EVENTOS

1. Simposio

El simposio es una tcnica de participacin en la cual un equipo de expertos desarrolla diferentes aspectos de un tema o problema en forma sucesiva ante un grugo o auditorio.

Los expertos no deben pasar de 4 5. Deben ponerse previamente de acuerdo para no repetirse. Luego el coordinador o moderador los presenta ante el grupo, expone el tema brevemente y explica el procedimiento que se va a seguir. Despus cede la palabra a los expositores por orden. asignndole unos 10 minutos a cada uno. Al final del Simposio, el coordinador o moderador har un breve resumen y dirigir la plenaria. Esta tcnica se utiliza en reuniones de carcter formal, aunque dinmico. Requiere que los expositores sean verdaderos expertos y dominen el tema.

GRAFICA DE UN SIMPOSIUM Coordinadoro

Expertos O ooO O ~

Mesa para el Expositor

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il,f'l1wal de Protocolo de! Jdnsterio de$,/lrd

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2. Mesa Redonda

La mesa redonda es una tcnica de participacin en la cual un equipo de

s expertos que sostienen puntos de vista divergentes o contradictorios sobre un

l mismo tema, exponen ante el auditorio en forma sucesiva. Es sumamente til para aclarar posiciones, inquietar al grupo en torno a diferentes doctrinas o corrientes, permitiendo profundizar.

) Lo fundamental es que los puntos de vista de los expertos sean divergentes. Los que van a exponer el tema se pueden dividir individualmente o por

) parejas, sin que pasen de 4 y deben tener 'Jull!l lilJ ;:,\JUI e ei lema que les

1 ocupa. Previamente se pondrn de acuerdo con ei coordinador o moderador sobre el mtodo a seguir y sobre el orden en qUE hablarn y el tiempo que ~

demandarn. ~

coordinador o moderador se sentar en el centro y a su lado los discrepantes. Los presentar primero y enfocar el tema brevemente. Luego ir dando la palabra durante unos 10 minutos a los expositores, procurando se turnen las distintas posiciones. Despus sintetizar los diversos puntos de vista expuestos y dar oportunidad a una segunda vuelta para aclarar los puntos de vista que quedaron oscuros. En seguida dar la palabra a los asistentes no para entablar polmica, sino pa.ra pedir aclaraciones o informacin. tino, la mesura y pacier,cia del moderador son indispensables para un buen desarrollo. No debe dejarse llevar por simpatas y antipatas, debe ser lo ms objetivo posible para cumplir su '01 dinamizador en el debate. No debe terminar en polmica.

Oficina Gencml de Comunicacones ll,flJVSA

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GRAFICA DE UNA MESA REDONDA Expertos Expertos

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3. Panel

El panel es una conferencia donde interviene un grUPG dt) cada

uno en su materia. No exponen, sino que dialogan desdE; (. ~YnClfW)

Esta es la gran diferencia que hay con la mesa -edon:la

desarrollo es aparentemente espontneo, debe ( Lllla sec

coherente y ordenada. Todo esto exige una preparacin C' ,oa;::10S?

El coordinador o moderador selecciona a los participar-te';> \ mjpa ". ((in ellos las lneas del dilogo. Aunque cabe la ,\'!sa.r_:!~)n, presentacin, debe seguirse las lneas generales preparad,,'s rjp3ntem;:mo

Cada uno de los panelistas podr tener encima de la mesa apuntes CJn el desarrollo general del dilogo, all estarn indicados los momentos en que cada uno tendr que intervenir y las ideas que deber exponer. respondiendo o preguntando, cortando frases de los otros.

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,11H1ll1al de Protocolo del i11inistero de S"lud

Es muy importante que tengan facilidad de palabra y cierto derroche de humor para amenizar la conversacin.

Algunos pasos que pueden darse: ,... El coordinador comienza el tema, presenta a los miembros y formula

una pregunta o abre simplemente la sesin. " Inicia el dilogo. )o> Debe estar atento para encaminar la conversacin, si ve que sta se

sale del orden lgico preparado, o para evitar eventuales tensiones y animar el dilogo. Puede, de cuando en cuando, hacer un breve resumen de lo expuesto e iniciar otro tema con alguna nueva pregunta.

Grfica de un Panel

~ Pan.li,ta. 00000000000 O O O Auditorio O O O 00000000000

4. Forum o Foro

El forum o foro es una tcnica de participacin en la cual todos los participantes de igual a igual discuten o intercambian ideas "en torno a un tema determinado, bajo la direccin de un coordinador o moderador. Difiere sustancialmente de la mesa redonda. Sin embargo, por la similitud de oportunidades de los participantes, es necesario proceder a una forma de sorteo para decidir la participacin.


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Manual de Protocolo del Ministerio d' Sallld

Sirve para conocer, en forma resumida, diversas opiniones sobre un mismo tema. Tambin, existen otras actividades acadmicas que debemos tomar en cuenta para su eventual uso. Tal es el caso de las que a continuacin sealaremos:

5. Congreso ..

Es por excelencia el evento mximo o pleno, pues busca congregar a lo ms selecto de una comunidad, colectividad o rama de profesionales afines para evaluar, discutir y tomar decisiones en forma conjunta sobre un tema o hecho. Por ello, se dice que el congreso es deliberativo y resolutivo, pues a diferencia de otros eventos, en los cuales prima el intercambio y la propuesta; en el congreso, aparte de estas caractersticas, se adoptan acuerdos y se toma posicin sobre temas controvertidos o en discusin.

Su preparacin requiere del mayor esmero, para saber disponer de la ms amplia comodidad y tranquilidad de los congresistas, quienes debern deliberar con el mayor desasosiego para concretar los mejores acuerdos. Cuando, previamente se hayan hecho eventos menores como seminarios o foros sobre un tema, y se concrete acuerdos para llevar sus ponencias a un evento ms amplio que pueda resolver las dificultades a discernir es oportuno organizar el Congreso.

6. Conferencia

Se trata de una reunin a alto nivel, ms restringida que el Congreso, tradicionalmente limitada a un solo tema y convocada por invitacin. La Conferencia es en principio una reunin de ndole gubernamental u oficial, en la que formalmente se abordan problemas diplomticos, polticos y/o econmicos.

Oficina General de Comunicacones .MINSA 50

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J.[wliJill de l~rotocolo del ,Hnsterio de Salud

7. Seminario

El Seminario es, por naturaleza una reunin o serie de reuniones de especialistas con diferentes habilidades pero que comparten un inters comn y que se renen con propsitos de entrenamiento o aprendizaje

El programa de trabajo de un seminario apunta a enriquecer la capacidad de los participantes. Est dividido en tres fases: fase de exposicin, cuando alguien previamente designado realiza una investigacin y lleva su aporte al grupo; fase de discusin, cuando el asunto en cuestin es debatido y analizado en todos sus aspectos en pequeos grupos o colectivamente y fase de conclusin, cuando el coordinador, polarizando las opiniones dominantes, propone a la aprobacin del grupo las recomendaciones finales del seminario.

A menudo las personas que toman parte en un Ser'linario vienen de distintas ciudades o pases y durante el evento viven en una especie de rgimen comunitario o por lo menos concentrada en Idnticcs lugares y sometida a un severo programa de trabajo. Aunque al principio estas manifestaciones se CIrcunscriban a asociaciones filosficas, religiosas, etc. hoy en da esferas comerciales y tcnicas recurren al Seminario como un eficaz medio de comunicacin.

8. Coloquio Este vocablo de races romanas significa en si mismo, dilogo Se emplea frecuentemente para designar reuniones especializadas de carcter

'" interdisciplinario que tienen el propsito de discutir sobre temas acadmicos de Investigacin y apoyar reas de inters mutuo mediante el intercambio de Ideas. Trata de evitar en principIo. toda ciase de publicidad, se rene preferentemente en un lugar tranquilo y se rodea je un ambiente propicio a las tnreas intelectuales.

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Manual de Protocolo del l'o-fns(f'/'ir de $tllu.d

9. Convencin Reunin de un grupo de personas que comparten intereses similares, ya sean comerciales, industriales, profesionales, polticos, privados, particulares, religiosos o de otra ndole, y que convergen en una fecha y un lugar determinados previamente para intercambiar experiencias, tratar asuntos de inters comn y tomar decisiones al respecto, as como establecer consenso sobre determinadas polticas, etc., con un marcado objetivo promocional y de

" bsqueda de consenso.

Puede afirmarse segn estadsticas y estudios solventes que, en la actualidad, han llegado a constituir el principal factor de turismo de congresos.

10. Taller

Reunin de un limitado nmero de personas para intercambiar conocimientos o experiencias en temas especficos y su aplicacin prctica.

11. Asamblea

Como rgano supremo de las asociaciones, la asamblea consiste en una magna reunin en el curso de la cual se expone una situacin determinada, se debaten problemas internos y se establecen directrices para una situacin ulterior. Est exenta de motivaciones comerciales y se caracteriza por su espritu ejecutivo y funcional. Sin embargo, en la prctica se celebran asambleas profesionales cuyos trabajos se vinculan a los negocios o coyunturas particulares de un sector.


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'!id Manual de Protocolo del lllnstero de Salud

la 12. Comit s, El Comit es un rgano generalmente nombrado durante una sesin plenaria :ir y cuyo mandato se limita a la asistencia a dicha reunin superior, salvo e excepciones. Se encarga de emitir opiniones acerca de problemas concretos o inscritos en la Orden del Da o la Agenda de Trabajo y puede, a su vez, e designar sub comits o grupos de trabajo para el estudio exhaustivo de

materias especficas.

:1 13. Comisin ~ Con una vida ms efmera pero con un radio de accin ms amplio que el

Comit, la Comisin es un rgano de consulta que se ocupa de sectores de actividades de la asociacin u organizacin. Las entidades pueden tener varias comisiones permanentes, cuyos miembros son elegidos por sistemas regulares, de acuerdo a Estatutos.

14. Mart

De origen norteamericano, esta clase de acontecimientos acredita autorizada mente en los pases ms desarrollados, compaginando las vertientes de la Convencin y Exposicin, a veces con nombres, formas y contenidos que varan ligeramente. Un MART en resumen, es una frmula comercial realizada por una organizacin profesional, cuyo objetivo es facilitar los medios de contacto, compra y venta de servicios entre las partes interesadas. Los participantes, oferta y demanda, pueden exponer y apreciar los respectivos productos del turismo y congresc, asistir a conferencias o seminarios profesionales, contratar tcnicas y pulsar la competencia.


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15. Workshop Llamada tambin "Bolsa de Trabajo", en donde las grandes organizaciones ofrecen sus servicios o productos a los pequeos minoristas a fin de que ellos puedan ofrecerlos a sus clientes.

e En esta actividad se necesita tener Stand de exhibicin y mucha fOlletera, adems se puede contar con algunos artculos de merchandising para fomentar un mejor y seguro recuerdo.

16. Visita Guiada Cuando nuestra empresa o institucin por sus caractersticas tcnicas, profesionales o econmicas, haya adquirido un determinado prestigio, el medio local y la opinin pblica se sentirn atrados por conocer nuestro proceso productivo o de entrega de servicio; para ello el Departamento de Relaciones Pblicas, debe prever y organizar visitas de pblico a las instalaciones de tal manera, que podamos brindar y resaltar nuestra imagen institucional.

En la visita hay que mostrar lo ms resaltante de nuestras instalaciones, destacando el aporte a la econom a nacional. Estas visitas deben ser guiadas por un tcnico y un miembro del Departamento de Relaciones Pblicas. Se debe mostrar la cordialidad de nuestro personal y resaltar la armona que existe entre todos los componentes de la institucin.

17. Festividades

Nuestro calendario nacional, est sealado con varios dl3s festivos de gran importancia, que no debemos descuidar, y ms bien deberamos tomar en cuenta para una programacin adecu;lda de nuestras actividades.

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Manual de Protocolo del Mnisterio de Salud

As, por ejemplo, estn las fiestas patriticas, entre la que destacan las Fiestas Patrias (28 de julio), que debe constituir todo un acontecimiento, que no debe ser una baja de produccin, sino por el contrario debe servir para que nuestro personal se compenetre de una idea de nacionalidad y colectividad, que requiere de mucho esfuerzo, sacri'ficio y voluntad de trabajo para el bienestar de nuestras respectivas familias. Otras festividades dignas de mencin como ejemplo, lo constituyen, el Da del Trabajo (1 de Mayo), que debe ser tomado en cuenta y la institucin debe asumir la iniciativa, para de acuerdo a las circunstancias saber estimular y reconocer el gran aporte de los trabajadores a la consolidacin de la empresa o institucin. Todas estas fechas deben ser programadas en un Calendario de Eventos, para que se preparen las medidas adecuadas para cada caso.

18. Eventos Deportivos En nuestro medio social, el deporte, el esparcimiento y entretenimiento son elementos muy importantes, como estrategias de integracin entre los trabajadores y la institucin. Por ello, tambin es necesario incorporar dentro del programa de actividades los eventos deportivos, que requiriendo una preparacin singular necesitan que las personas enteradas y con mayores conocimientos se comprometan en estas actividades. Es bien cierto, que en "mente sana, cuerpo sano", como decan los griegos; por ello para mejorar la produccin tambin se necesita trabajadores anmica y fsicamente preparados.

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OfiCna General de Comunq1/Cones MINSA I l

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19. Ferias de Salud Esta constituye una de las actividades smbolo de las dependencias del Ministerio de Salud, por ello debe cuidarse mucho su organizacin. Las ferias de salud deben organizarse en lugares con capacidad de albergar a un importante nmero de personas. Se debe coordinar previamente con los organizadores los aspectos logsticos a fin de evitar contratiempos de ltima hora. (sonido, cableado, y otros).

" Con anticipacin deben solicitarse los permisos respectivos tanto para el uso de lugares pblicos como la seguridad del mismo.

EQUIPOS DE TRABAJO POR CEREMONIAS O EVENTOS

Toda persona o grupo que asume la responsabilidad de realizar una actividad o ceremonia debe, al iniciar su trabajo, estar consciente de ciertas consideraciones generales que afectarn, de forma directa o indirecta, y en cierto grado, una o varias de las acciones que integran el proceso administrativo necesario para desarrollar una ceremonia o evento.

Planificar implica realizar acciones, estableciendo previamente donde se est y a donde se quiere llegar, es decir, justificando la accin. Los factores principales del xito de un evento son dos: la Institucin Organizadora (anfitrin) y el Coordinador del Evento.

La Institucin Organizadora es la responsable de llevar a cabo el evento. Del reconocimiento que ella tenga en el medio al que pertenece depende casi siempre la asistencia de un mayor o menor nmero de personas.

El Ente Coordinador tiene por principal tarea el planificar, administrar, orientar los procesos en grupo, transcribir, preparar originales, difundir, publicar, etc.


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"""anual de Protocolo dt;LJYlnisterio d" Salud

Definicin de objetivos. Determina la meta que se persigue. Una accin inmediata es la investigacin de todos los factores positivos o negativos, pasados, presentes o futuros, internos o externos, que influirn o afectarn la materializacin de las acciones del proceso del evento.

Pre-evento. Se inicia con el anteproyecto. Cuando tenemos aprobada la idea empezamos con el proyecto, ya con los costos definidos, en los cuales se deben incluir, por supuesto, las variaciones que se puedan presentar.

Evento. Cuando ya todo lo anterior se ha cumplido y se tiene el cupo ya definido, empieza la preparacin del evento. Para el buen desarrollo y el desempeo eficaz de las actividades se aconseja separar los trabajos en grupos y designar a las personas responsables para las tareas de cada actividad.

Veamos el proceso que se implemellta, das antes del evento: 1 . Alojamiento. 2. Transporte (areo, terrestre). 3. Lugar del Evento. 4. Acto Inaugural. 5. Desarrollo de la actividad. 6. Logstica. 7. Contenido de las mesas.

Post-Evento. Al concluir el evento, deber llevarse a cabo una serie de trabajos que permitirn dar por terminado el acontecimiento, tales como:

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Oficina General de Comunicaciones jl-fINSA

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1. Controlar el estado de los equipos e instalaciones antes de su devolucin.

2. Recoger objetos perdidos que puedan ser reclamados 3. Recopilar los documentos sobrantes. 4. Enviar cartas de agradecimiento. 5. Editar discursos, puntos de discusin, informe final, acta final yotros. 6. Preparar lista definitiva de participantes con datos institucionales y

personales. 7. Completar las carpetas para el archivo y consultas posteriores.

El cierre financiero de las actividades en cualquier entidad, debe hacerse en forma minuciosa y detallada, ya que supone la presentacin del informe de la actividad. Es importante establecer E'll costo final del evento.

Evaluacin: Evaluar el evento implica una doble finalidad:

1. Mejorar, a futuro, la calidad de los eventos. 2. Suministrar datos que permitan una mejor preparacin y administracin

de los futuros eventos.

La estructura bsica en la organizacin de una ceremonia o evento:

La estructura bsica en la organizacin de una ceremonia o evento gira alrededor de cuatro unidades fundamentales, mejor conocidas como comisiones de t abajo (trmino ms usado en el argot de gerencia de eventos): de logstica, de relac,cnes pblicas y protocolo, de finanzas y cultural. La terminologa puede variar de un comit organizador a otro, pero en esencia las tareas a desempear en cada una de ellas es la misma. Dada la diversidad y/o especificidad de las tareas, as como, el nmero de personas disponibles para llevar adelante el evento se crean subcomisiones dentro de la estructura de la organizacin.

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Manllal de Protocola del Ministerio de Salud

As se tienen las siguientes comisiones:

8. Comisin de Logstica

Se encarga de todas aquellas actividades inherentes al apoyo que realiza y hace posible la ejecucin del evento. Segn la especi'ficidad de las tareas a ejecutar se puede clasificar en actividades o subcomisiones de:

Transporte.

Alimentacin.

Alojamiento. secretara.

Apoyo Tcnico-Acadmico. Apoyo Tcnico-Audiovisual.

Apoyo de Servicios Generales.

Es importante sealar que estas subdivisiones derivan exclusivamente de la especificidad de las actividades pero no implican que para atenderlas se requiera obligatoriamente duplicar los recursos o utilizar grupos de personas diferentes. En la prctica y en atencin a las limitaciones presupuestarias de las instituciones. una persona puede ocuparse simultneamente de dos subcomisiones o ms.

Hay ciertas subcomisiones que exigen mayor tiempo V esfuerzo en una de las fases del evento y no en todas por igual. Con la combinacin de funciones se cumple con estos requisitos y con el sentido de integridad del equipo de trabajo. En resumen la divisin, clasificacin y agrupacin de funciones al realizar un evento estn sujetas al nmero de participantes que se atendern,y.a la cantidad de recursos humanos y econmicos disponibles para ello.

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Por cuanto resulta evidente el tipo de actividad que desarrollan las subcomiSiones de transporte, alimentacin alojamiento y secretara no se incluyeron aqUl aclaratorias o definiciones. Las tareas que se deben cumplir en cada una de las subcomisiones se presentan ms adelante. Sin embargo, se considera necesario explicar en esta descripcin de la estructura bsica de la organizacin de un evento en qu consisten las subcomisiones de apoyo tcnico-acadmico, tcnicoaudii)visual y de servicios generales. La subcomisin de apoyo tcnico-acadmico se crea cuando el evento es de tipO Conferencia, Seminario, Taller, Congreso, Simposio o cualquier otro de esta misma ndole. Entre sus responsabilidades se pueden mencionar: elaborar las normas para la presentacin de trabajos en el evento, revisar el temario a desarrollar, seleccionar las ponencias o trabajos segn la normativa establecida: determinar la metodologa de trabajo a desarrollar por los participantes en el evento; recopilar, ordenar la reproduccin y distribuir los materiales (ponencias) presentadas en el mismo; coordinar la elaboracin de la memoria o publicacin de los trabajos presentados en l, entre otras. La subcomisin de apoyo tcnico-audiovisual se centra en coordinar todo lo relacionado con el sonido, la grabacin, las filmaciones, fotografas y equipos necesarios para la presentacin de trabajos tales corno el retro proyector, pantai!i1 data show, entre otros.

La subcomisin de apoyo de servicios generales se encarga de coordinar lO referente a los servicios de iluminacin, telfono, ventilacin y electricidad, ,-leI local o auditorio donde tendr lugar el evento, su sealizacin, adecuaclon. seguridad y vigilancia. ambientacin y la provisin o suministro de materiales. n general, necesarios para realizar el evento, servicio de reproduccin, manejO ele computadoras, entre otros.

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Manual de Protocolo del 1~finjsterio de Salud

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b. La comisin de Presa, Relaciones Pblicas y Protocolo atiende todas aquellas actividades que conciernen a la promocin y difusin del evento, las relaciones interinstitucionales que derivan de su ejecucin, su organizacin y la realizacin de recepciones o actividades sociales y del ceremonial que se seguir en los actos del evento en atencin a normas protocolares, que permitan proyectar adecuadamente la imagen de la institucin. Para los otros entes de la Comisin Organizadora, ms adelante se ofrece informacin detallada.

c. La Comisin de Finanzas centra sus esfuerzos en todo lo concerniente a las actividades administrativas y financieras del evento, al presupuesto, su elaboracin y ejecucin.

En algunas oportunidades las actividades financieras son de competencia directa del Coordinador General. No obstante, si el evento implica un presupuesto muy elevado, con diversidad de gastos y gestiones es recomendable nombrar un coordinador exclusivamente designado para estas funciones.

d. La Comisin Cultural es la encargada de elaborar y ejecutar el Programa Cultural Recreativo, Turstico y de Exhibicin que se acuerde realizar para el evento. Cualquiera que sea la actividad (congreso, seminario, graduacin, condecoracin, encuentro deportivo), las instituciones acostumbran organizar programas culturales que permitan promocionar las agrupaciones artsticas de la institucin, de la regin o del pas segn sea la necesidad, como medios para el descanso y la recres.cin de los participantes y como recurso para el afianzamiento de valores y la proyeccin de la identidad cultural.

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Manual de Protocolo del .Ministerio de Salud

Para culminar con este aspecto es preciso agregar que para todo evento se debe contar con un mdico y en el mejor de los casos con una Unidad de Primeros Auxilios a objeto de poder atender cualquier emergencia. Estos recursos funcionaran dentro de la Comisin Organizadora como unidades de apoyo al evento. Conveniente resu

protocolo minsa

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