Prosessien Prosessien mallintaminenmallintaminen

7.9.20067.9.2006

Esa PaakkanenEsa Paakkanen

SerAPI-hankeSerAPI-hanke

Kuopion yliopistoKuopion yliopisto

Prosessien mallintaminenProsessien mallintaminen

Tehdäänkö uusi vai kuvataanko vanhaa?Tehdäänkö uusi vai kuvataanko vanhaa?►yleensä mallinnetaan nykyistä yleensä mallinnetaan nykyistä

toimintaa, mutta...toimintaa, mutta... jos nykyinen toiminta on todella heikkoa jos nykyinen toiminta on todella heikkoa

niin on turhaa mallintaa nykytilaaniin on turhaa mallintaa nykytilaa►vanha malli jää turhaan yhä paremmin vanha malli jää turhaan yhä paremmin

mieleenmieleen

►mallinnetaan suoraan uusi, haluttu mallinnetaan suoraan uusi, haluttu toimintatapa ja otetaan se käyttööntoimintatapa ja otetaan se käyttöön

Ajattelutavan muutos?Ajattelutavan muutos?

► Toimijoiden johtamisesta prosessien johtamiseenToimijoiden johtamisesta prosessien johtamiseen

Organisaatiokeskeisyys vs Organisaatiokeskeisyys vs prosessikeskeisyysprosessikeskeisyys

ORGANISAATIOKESKEINENORGANISAATIOKESKEINEN AJATTELUTAPAAJATTELUTAPA

PROSESSIKESKEINENPROSESSIKESKEINEN AJATTELUTAPAAJATTELUTAPA

OngelmaOngelma ihmistenihmisten asenteissaasenteissa OngelmaOngelma (työ)prosesseissa(työ)prosesseissa

ArvioidaanArvioidaan työntekijöitätyöntekijöitä ArvioidaanArvioidaan prosessinprosessin sujuvuuttasujuvuutta

LöytyyLöytyy parempiaparempia työntekijöitätyöntekijöitä ProsessiaProsessia voivoi parantaaparantaa

TeenTeen omatomat työnityöni HoidetaanHoidetaan työttyöt yhdessäyhdessä

OsaanOsaan omanoman työnityöni YmmärränYmmärrän osuuteniosuuteni prosessissaprosessissa

KorostetaanKorostetaan yksilösuoritustayksilösuoritusta KokoKoko tiimillätiimillä vastuuvastuu työstätyöstä

ValvotaanValvotaan työntekijöitätyöntekijöitä KehitetäänKehitetään osaamistaosaamista

KukaKuka tekiteki virheen?virheen? MikäMikä tekiteki virheenvirheen mahdolliseksi?mahdolliseksi?

KorjataanKorjataan virheitävirheitä PoistetaanPoistetaan virhelähteetvirhelähteet

AsiantuntijatAsiantuntijat määräävätmääräävät laadunlaadun AsiakasAsiakas määräämäärää laadunlaadun

Erilaisia prosessityyppejäErilaisia prosessityyppejä

► ””Rutiiniprosessit”Rutiiniprosessit” toistuvat melko samanlaisinatoistuvat melko samanlaisina ennakoitavissa, mallinnettavissaennakoitavissa, mallinnettavissa esim. laskun käsittely, hakemus-päätösesim. laskun käsittely, hakemus-päätös

► ””Asiantuntijatyön prosessit”Asiantuntijatyön prosessit” vain osa tehtävistä/ vaiheista on tiedossa tai vain osa tehtävistä/ vaiheista on tiedossa tai

ennakoitavissaennakoitavissa tekijät suunnittelevat prosessia sen edetessätekijät suunnittelevat prosessia sen edetessä esim. suunnitteluesim. suunnittelu

► ””Kertaluonteiset prosessit”Kertaluonteiset prosessit” kehittämistehtävätkehittämistehtävät projektitprojektit

Prosessinmallinnusprosessin Prosessinmallinnusprosessin etenemineneteneminen

1.1. ProsessikarttaProsessikartta

2.2. Yksittäinen prosessiYksittäinen prosessi

3.3. Toimijoiden tunnistaminenToimijoiden tunnistaminen

4.4. Prosessin osatProsessin osat

5.5. Prosessin etenemisen Prosessin etenemisen kuvaaminenkuvaaminen

6.6. Menetelmät ja välineetMenetelmät ja välineet

7.7. Palveluiden tunnistaminenPalveluiden tunnistaminen

ProsessikarttaProsessikartta

► prosessien muodostama kokonaisuus, jossa prosessien muodostama kokonaisuus, jossa eri prosessit kytketään toisiinsa karkealla eri prosessit kytketään toisiinsa karkealla tasollatasolla

► kuvaa yrityksen ja sen sidosryhmien kuvaa yrityksen ja sen sidosryhmien ydinfunktiot (perustoiminnot) ja niitä ydinfunktiot (perustoiminnot) ja niitä läpileikkaavat ydinprosessitläpileikkaavat ydinprosessit

► yksinkertainen, havainnollinen graafinen yksinkertainen, havainnollinen graafinen kuvauskuvaus

► tärkeä työväline toiminnan uudistamisessatärkeä työväline toiminnan uudistamisessa monet lähtötilanteen ongelmat liittyvät yleensä monet lähtötilanteen ongelmat liittyvät yleensä

ydintoimintojen välisiin rajapintoihinydintoimintojen välisiin rajapintoihin

SovellustasoSovellustaso

Prosessikartan prosessi Prosessikartan prosessi tarkemmintarkemmin

►yksittäisen prosessin kulkukaavioyksittäisen prosessin kulkukaavio mistä toiminnoista ja informaatiosta mistä toiminnoista ja informaatiosta

prosessin sisältö muodostuuprosessin sisältö muodostuu miten eri osapuolet osallistuvat prosessiinmiten eri osapuolet osallistuvat prosessiin

Yleinen hoitoprosessikuvaus Yleinen hoitoprosessikuvaus (SatSHP) ((SatSHP) (prosessitasoprosessitaso))

Lääkeannostelu (ZipIT)Lääkeannostelu (ZipIT)

Toimijoiden tunnistaminenToimijoiden tunnistaminen

►Miltä abstraktiotasolta lähdetään Miltä abstraktiotasolta lähdetään tunnistamaan?tunnistamaan?

►Arkki-määrittely:Arkki-määrittely: Toiminnot ovat rooleja, jotka osallistuvat prosessissa Toiminnot ovat rooleja, jotka osallistuvat prosessissa

eri tehtävien suorittamiseeneri tehtävien suorittamiseen Toiminnallinen mallintaminen perustuu IHE XDS-Toiminnallinen mallintaminen perustuu IHE XDS-

profiiliin jonka mukaiset toimijat ovat profiiliin jonka mukaiset toimijat ovat prosessikartassa toimijoinaprosessikartassa toimijoina

Arkki-määrittelyssä toimijoita tallennus- ja Arkki-määrittelyssä toimijoita tallennus- ja hakupalvelu, hakemistopalvelu, arkiston hakupalvelu, hakemistopalvelu, arkiston hallintapalveluhallintapalvelu

► BPMN(BPD): toimija kuvataan yhden poolin sisälläBPMN(BPD): toimija kuvataan yhden poolin sisällä

Prosessin vaiheetProsessin vaiheet

►nimeäminennimeäminen► järjestysjärjestys►etenemineneteneminen

TiedonkulkuTiedonkulku

►prosessin vaiheiden välilläprosessin vaiheiden välillä BPMN: uimaradan sisälläBPMN: uimaradan sisällä

►toimijoiden välillätoimijoiden välillä BPMN: uimaratojen välilläBPMN: uimaratojen välillä

Poikkeustilanteiden Poikkeustilanteiden huomiointihuomiointi

►päätettävä otetaanko prosessimäärittelyyn päätettävä otetaanko prosessimäärittelyyn mukaan yleisimmät poikkeamat mukaan yleisimmät poikkeamat "peruspolusta""peruspolusta"

► joka tapauksessa määriteltävä, miten joka tapauksessa määriteltävä, miten toimitaan poikkeustilanteissa (ennen toimitaan poikkeustilanteissa (ennen käyttöönottoa...)käyttöönottoa...)

►poikkeuksien kuvaus tarkemmilla poikkeuksien kuvaus tarkemmilla prosessinkuvaustasoilla (ei yleinen prosessi)prosessinkuvaustasoilla (ei yleinen prosessi)

►poikkeuksien tunnistaminen vaiheiden poikkeuksien tunnistaminen vaiheiden välillä ja sisällävälillä ja sisällä

MenetelmätMenetelmät

►tiedon hankintatiedon hankinta kokoukset, työpajat, haastattelut, kyselyt, kokoukset, työpajat, haastattelut, kyselyt,

järjestelmäkuvaukset ym. dokumentit, järjestelmäkuvaukset ym. dokumentit, käytön havainnointikäytön havainnointi

►kuvaus, dokumentointi ja jäsentäminenkuvaus, dokumentointi ja jäsentäminen sidosryhmäanalyysi, sidosryhmäanalyysi, kohdealueen kohdealueen

mallinnus (organisaatio-, prosessi-, mallinnus (organisaatio-, prosessi-, tavoite-, rooli-, riippuvuusmallinnus), tavoite-, rooli-, riippuvuusmallinnus), käyttötapauksetkäyttötapaukset, työtoiminnan , työtoiminnan kuvausmenetelmätkuvausmenetelmät

VälineetVälineet

►tiedon hankintatiedon hankinta MS Word 2000, MS Word 2000,

vaatimustenhallintatyökalutvaatimustenhallintatyökalut

►kuvaus, dokumentointi ja kuvaus, dokumentointi ja jäsentäminenjäsentäminen UML-työkalutUML-työkalut prosessimallinnustyökalut (erikseen tai prosessimallinnustyökalut (erikseen tai

osana kehitys- tai integraatiovälineitä)osana kehitys- tai integraatiovälineitä) työnkulun ohjausjärjestelmättyönkulun ohjausjärjestelmät

Palveluiden tunnistaminen Palveluiden tunnistaminen 1/2 1/2

Rajaus:► Toiminnallisesti

Toiminnot muodostavat loogisesti toisiinsa liittyvän kokonaisuuden. Toimintokokonaisuuden toteutus voisi loogisesti tulla useista eri

järjestelmistä. ► Ajallisesti

kokonaisuuteen kuuluvat käsitteet muuttuvat luultavimmin yhdessä ja yhtä aikaa.

► Suorituksen aikaisesti teknisesti järkevää sijoittaa suoritettavia toimintoja samaan

palveluun – pätee laskentaintensiivisien sovellustason palveluiden tunnistamisessa

► Toimijan mukaisesti hyvin erilaisia toimintoja hyvin erilaisten käyttäjien toimesta

kokonaisuuden jakaminen pienempiin osiin?

Palveluiden tunnistaminen Palveluiden tunnistaminen 2/22/2

”Sopivan kokoisten” kokonaisuuksien tunnistaminen:► reaalisuus

käsitettä käyttävät ja sen ymmärtävät terveydenhuollon ammattilaiset

► itsenäisyys käsitettä käytetään ilman, että herää kysymys siitä, minkä toisen

käsitteen osa se on► tarve

kokonaisuus täyttää keskeisen käyttäjätarpeen tai on helposti perusteltavissa miksi mukaan otettavat vaatimukset liittyvät toisiinsa

► stabiilius tunnistettujen kokonaisuuksien tulee olla järjestelmässä aina tai

yleensä läsnä olevia käsitteitä, vaikka niiden sisältö tai toiminnallisuus muuttuisikin, ja niiden jakaminen tai yhdistäminen jälkikäteen olisi kallista tai aikaa vievää

► yleiskäyttöisyys

Lähtökohtana Lähtökohtana vaatimuksetvaatimukset ja olemassa olevat ja olemassa olevat sovellukset + ratkaisutsovellukset + ratkaisut

► tarvittavan toiminnallisuuden kartoitus tarvittavan toiminnallisuuden kartoitus (vaatimukset, prosessit)(vaatimukset, prosessit)

► palvelun rajaus ja päävaatimusten valintapalvelun rajaus ja päävaatimusten valinta► sisällöllisten standardien ja valmiiden mallien sisällöllisten standardien ja valmiiden mallien

tutkiminen + valintatutkiminen + valinta► osallistuvien sovellusten vastuiden määrittelyosallistuvien sovellusten vastuiden määrittely► rajapintojen tunnistaminen ja toimintojen rajapintojen tunnistaminen ja toimintojen

ryhmittely niihinryhmittely niihin

Palvelujen suunnittelu: vaiheet Palvelujen suunnittelu: vaiheet (1/2)(1/2)

Palvelujen suunnittelu: vaiheet Palvelujen suunnittelu: vaiheet (2/2)(2/2)

► toimintokohtaisesti operaatioiden "koko" + toimintokohtaisesti operaatioiden "koko" + tarvittava / käytettävissä oleva infrastruktuuritarvittava / käytettävissä oleva infrastruktuuri

► vuorovaikutuksen määrittely (rajapinta + käyttäjä)vuorovaikutuksen määrittely (rajapinta + käyttäjä)► palvelukuvauksen määrittely (rajapinnat, toiminnot, palvelukuvauksen määrittely (rajapinnat, toiminnot,

tiedot)tiedot)► pakollisten ja vapaaehtoisten ominaisuuksien ja pakollisten ja vapaaehtoisten ominaisuuksien ja

sallittujen laajennusten määrittelysallittujen laajennusten määrittely► vaatimusten tarkentaminen teknisille määrittelyille vaatimusten tarkentaminen teknisille määrittelyille

ja toteutuksilleja toteutuksille

tuloksena palvelun rajapinnan määrittely ja tuloksena palvelun rajapinnan määrittely ja suuntaviivat teknisille ratkaisuillesuuntaviivat teknisille ratkaisuille