prosedur persiapan sebelum kursus - …o) 04 persiapan sebelum kursus (p).pdf · bil jenis rekod...

NO. RUJ. DOKUMEN: PK(O)AKMAL.04 NO. KELUARAN :02 NO. PINDAAN : TARIKH : 1 Mac 2004

PROSEDUR PERSIAPAN SEBELUM

KURSUS MUKASURAT : 1 / 20

PROSEDUR PERSIAPAN SEBELUM KURSUS

PK(O)AKMAL.04

Disediakan oleh

Diluluskan oleh

Nama

HJ MHD SUBRE BIN ISHAK HJ MOHD RAFDZI BIN MAULUD

Jawatan KETUA PUSAT PENGAJIAN PERKHIDMATAN TEKNIK

PENGARAH AKMAL

Tanda

Tangan

Tarikh

No Salinan Kawalan :-

Dikeluarkan kepada :-




REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya

Tarikh No.Perenggan Muka surat

Bentuk Pindaan Tarikh Diluluskan




1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan untuk memastikan perjalanan

kursus dilaksanakan dengan lancar.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunakan oleh Penyelaras Kursus untuk melaksanakan

perkara-perkara berikut :

2.1. Pesanan makanan

2.2. Tempahan bilik-bilik penginapan dan mendapatkan petugas untuk bertugas pada hari pendaftaran.

2.3. Tempahan alat bantuan audio visual dan tempahan bilik kuliah.

2.4. Perkhidmatan gunting rambut.

2.5. Persiapan pensyarah.

2.6. Penyediaan buku program kursus.

3.0 RUJUKAN

3.1 MK.AKMAL.02

7.5.1. Kawalan Proses




4.0 DEFINISI

4.1 Penyelaras Kursus - Ketua Pusat yang dilantik oleh

Pengarah AKMAL atau pensyarah/jurulatih

yang dilantik oleh Ketua Pusat Pengajian

5.0 SINGKATAN

5.1 PK - Penyelaras Kursus

5.2 BAV - Bantuan Audio Visual

5.3 KPP - Ketua Pusat Pengajian

5.4 PPA - Penolong Pengurus Asrama

5.5 PKP - Penguasa Kastam Pentadbiran

5.6 P - Pendaftar

5.7 PAR - Pembantu Am Rendah




6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNG JAWAB

TINDAKAN

PK

A. 1.

2.

PESANAN MAKANAN Isi Borang Pesanan Makanan seperti dalam

Lampiran 1.

Kemukakan borang kepada pihak-pihak berikut :

(a) Kontraktor makanan AKMAL.

(b) Pembantu Tadbir (Kewangan), Pejabat

Pendaftar untuk urusan pembayaran.

PK

B.

1.

2.

3.

TEMPAHAN BILIK PENGINAPAN DAN MENDAPATKAN PETUGAS UNTUK BERTUGAS PADA HARI PENDAFTARAN.

Isi Borang Tempahan Bilik Penginapan untuk peserta-peserta kursus dan pensyarah-pensyarah jemputan (jika ada) seperti dalam Lampiran 2.

Majukan borang tempahan kepada Penolong Pengurus

Asrama untuk memperuntukkan tempat penginapan

peserta-peserta kursus.

Terima borang tempahan daripada Penolong Pengurus

Asrama yang mengandungi tempat penginapan yang

telah diperuntukkan untuk peserta-peserta kursus yang

berkenaan dan pensyarah-pensyarah jemputan (jika

ada).




TANGGUNG

JAWAB TINDAKAN

4.

Sediakan surat untuk mendapatkan perkhidmatan

petugas-petugas asrama bagi pendaftaran peserta-

peserta kursus kepada Penolong Pengurus Asrama.

PK

C.

1.

2.

3.

MENDAPATKAN ALAT-ALAT BANTUAN AUDIO VISUAL DAN TEMPAHAN BILIK KULIAH

Kenalpasti alat-alat BAV yang diperlukan untuk kursus

dengan merujuk kepada modul kursus berkenaan,

Isi Borang Permohonan Bilik Kuliah dan Peralatan BAV

untuk mendapatkan alat-alat BAV, bilik kuliah dan lain-

lain keperluan seperti dalam Lampiran 3

Kemukakan borang berkenaan kepada PKP.

PKP

4.

Serah jawapan mengenai bilik kuliah dan peralatan

BAV yang diperlukan mengikut senarai semak yang

ditetapkan seperti dalam Lampiran 4 kepada PK.

PK

5.

Terima jawapan mengenai bilik kuliah yang

diperuntukkan untuk kursus berkenaan daripada PKP.




TANGGUNG

JAWAB TINDAKAN

PK

D.

1.

2.

PENYEDIAAN BUKU PROGRAM KURSUS

Rujuk kepada modul kursus berkenaan dan sediakan

draf buku program kursus yang mengandungi perkara-

perkara seperti berikut :

(a) Tarikh/masa

(b) Tajuk syarahan

(c) Nama pensyarah

(d) Tempat kuliah

(e) Asas Penilaian dan Pemarkahan (bagi kursus

yang terlibat dengan penilaian)

Majukan draf program kursus kepada KPP berkenaan

untuk semakan.

KPP

3.

Semak draf program kursus bagi memastikan isi

kandungan selaras dengan modul kursus.

PK

4. Majukan draf program kursus kepada semua KPP,

untuk semakan jika ianya kursus asas.

KPP

5.

Semak draf program kursus bagi memastikan isi

kandungan selaras dengan modul Pusat Pengajian

masing-masing.




TANGGUNG

JAWAB TINDAKAN

PK

6.

Terima draf program yang telah diluluskan oleh KPP

berkenaan/semua KPP dan isi Borang Arahan

Cetakan seperti dalam Lampiran 5.

PAR

Unit

Percetakan

7.

Cetak buku program kursus dan masukkan dalam

`folder’ untuk edaran kepada peserta-peserta kursus

pada hari pendaftaran dan kepada pegawai AKMAL di

dalam senarai edaran yang ditetapkan.

PK

E.

1.

2.

PERSIAPAN PENSYARAH Kenalpasti pensyarah/jurulatih yang diperlukan.

Maklumkan kepada pensyarah/jurulatih yang berkaitan.

Pensyarah

3.

4.

Rujuk kepada Buku Program Kursus berkenaan,

kenalpasti bahan-bahan rujukan dan kaedah

penyampaian syarahan selaras dengan tajuk-tajuk

yang dijadualkan.

Sediakan bahan-bahan pengajaran berdasarkan

Intisari Pengajaran dalam modul kursus berkenaan.




TANGGUNG

JAWAB TINDAKAN

PK

F.

1.

2.

PERKHIDMATAN GUNTING RAMBUT BAGI KURSUS YANG BERKAITAN

Sediakan memo kepada Pendaftar untuk mendapatkan

perkhidmatan gunting rambut peserta kursus yang

mengandungi :

(a) Nama kursus

(b) Tempoh kursus

(c) Bilangan peserta kursus

(d) Nama penyelaras kursus

(e) Tarikh dan masa gunting rambut

(f) Tempat gunting rambut

Majukan memo kepada Pejabat Pendaftar berserta

senarai nama peserta-peserta kursus berkenaan.

P

3.

Uruskan perolehan perkhidmatan. Rujuk prosedur

PK(S)AKMAL.05.

PK

SEMAKAN AKHIR Sebelum kursus bermula buat semakan dan

pemeriksaan bagi memastikan perkara-perkara di A, B,

C dan D cukup dan sempurna serta F tersedia (jika

berkenaan). Jika tidak cukup dan sempurna ambil

tindakan-tindakan sewajarnya dengan pihak berkaitan.




7.0 CARTA ALIRAN KERJA

A. PESANAN MAKANAN

MULA

Isi Borang Pesanan Makanan PK

Kemukakan borang pesanan kepada Kontraktor Makanan & Pem. Tadbir Pejabat Pendaftar PK

Selesai

B. TEMPAHAN BILIK PENGINAPAN & MENDAPATKAN PETUGAS UNTUK BERTUGAS PADA HARI PENDAFTARAN

MULA

Isi Borang Tempahan Bilik Penginapan PK

Majukan borang kepada Pen. Pengurus Asrama untuk mendapatkan tempat penginapan

PK

Terima Borang Tempahan Bilik Penginapan daripada Pen. Pengurus Asrama

PK

Selesai

Sediakan surat kepada KP P&P dan Pen. Pengurus Asrama untuk mendapatkan pegawai bertugas bagi pendaftaran

PK




C. MENDAPATKAN ALAT-ALAT BANTUAN AUDIO VISUAL

& TEMPAHAN BILIK KULIAH

MULA

Kenalpasti alat BAV yang diperlukan PK

Isi Borang Permohonan Bilik Kuliah & BAV PK

PK Kemukakan borang kepada PaK Pentadbiran &

BAV

Peruntukkan bilik kuliah dan peralatan PKP

Terima jawapan memperuntukkan bilik kuliah & BAV

PK

Selesai

D. PENYEDIAAN BUKU PROGRAM KURSUS

MULA

Majukan draf program kursus kepada KPP untuk semakan

Sediakan draf Program Kursus PK

PK

Semak draf program kursus berpandukan modul kursus KPP

Terima draf program kursus daripada KPP & hantar untuk cetakan

PK

Selesai

Cetak dan masukkan dalam folder kursus dan buat edaran PAR




E. PERSIAPAN PENSYARAH

MULA

Kenalpasti pensyarah / jurulatih yang diperlukan PK

Maklumkan kepada pensyarah / jurulatih yang berkaitan

PK

Rujuk Buku Program, kenalpasti bahan rujukan dan kaedah syarahan Pensyarah

Sediakan bahan-bahan pengajaran berdasarkan Intisari Pengajaran dalam modul kursus berkenaan

Pensyarah

Selesai

F. PERKHIDMATAN GUNTING RAMBUT

MULA

Sediakan memo untuk mendapatkan perkhidmatan gunting rambut PK

Majukan memo kepada Pejabat Pendaftar berserta nama peserta kursus

PK

Uruskan perolehan perkhidmatan P

Selesai




8.0 REKOD KUALITI

BIL JENIS REKOD LOKASI TEMPOH PENYIMPANAN

1.

Fail Kursus

Pejabat Pusat

P&P

5 tahun

9.0 LAMPIRAN 9.1 Lampiran 1 - Borang Pesanan Makanan

9.2 Lampiran 2 - Borang Tempahan Keperluan Penginapan

9.3 Lampiran 3 - Borang Permohonan Bilik Kuliah dan Peralatan

BAV

9.4 Lampiran 4 - Senarai Semak Penyediaan Bilik Kuliah

dan Peralatan BAV

9.5 Lampiran 5 - Borang Arahan Cetakan




LAMPIRAN 1

� Salinan Kontraktor Makanan

� Salinan Pendaftar � Salinan Fail

BORANG PESANAN MAKANAN (Hendaklah diisi dalam 3 salinan)

Kepada Kontraktor Makanan AKMAL. Sila sediakan makanan/minuman seperti yang dinyatakan di bawah :

1. NamaKursus/Seminar/Bengkel: _________________________________________

2. Tarikh :____________________________hingga ____________________________

3. Tempatmakanan/minuman:______________________________________________

4. NamaPenyelaras: _____________________________________________________

5. Jenis Persediaan : Tarikh Bilangan Peserta

5.1. Sarapan pagi Dari .......................... ......................... hingga ....................... 5.2. Minuman Teh Pagi Dari .......................... ......................... hingga ....................... 5.3. Makan Tengahari Dari .......................... ......................... hingga ....................... 5.4. Minuman Petang Dari .......................... ......................... hingga ....................... 5.5. Makan Malam Dari .......................... ......................... hingga ....................... 5.6. Minum Malam Dari .......................... ......................... hingga ....................... 5.7. Lain-lain Dari .......................... ......................... hingga .......................

Tandatangan Penyelaras Kursus :.......................................... Nama :..........................................

Tarikh :..........................................




LAMPIRAN 2

BORANG TEMPAHAN KEPERLUAN PENGINAPAN

1. Nama Kursus/Bengkel/Seminar : ………………………………………………..……….

2. Nama Penyelaras : ……………………………………………………………………………

3. Tempoh Kursus : ……………………… Hingga ……………………. Bil. Hari : ……….

4. Bilangan peserta (sila lampirkan senarai nama peserta)

4.1. Lelaki : …………..

4.2. Wanita : …………

4.3. Jumlah : ………….

5. Kategori Jawatan :

JAWATAN JUSA W1 W2 W3 W5/6 W7 W8 SOKONGAN * LAIN-LAIN

BIL. PESERTA

6. Pensyarah/Fasilitator/Jurulatih Jemputan :

NAMA JAWATAN STESEN TEMPOH MENGINAP

6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5.

Tarikh : ……………………. …………………………………

T/T Penyelaras




Untuk Kegunaan Pen. Pengurus Asrama

PENEMPATAN PENGINAPAN SEPERTI BERIKUT :

ASRAMA NOMBOR BILIK BILANGAN

Peserta Lelaki

Peserta Perempuan

Pensyarah Jemputan

Tarikh:……………………

……………………………..

T/T Pen. Pengurus Asrama

Nota : * Sila nyatakan kategori jawatan

Maklumkan kepada penyelaras

Siapkan bilik mengikut checklist persediaan bilik




LAMPIRAN 3

BORANG PERMOHONAN BILIK KULIAH DAN PERALATAN BAV (Diisi dalam 3 salinan)

1. Nama Kursus/Bengkel/Seminar : ……………………………………… 2. Tempoh Kursus : ……………………..… hingga ……………………. Bil. Hari : ……. 3. Taraf Kursus : Antarabangsa Tempatan 4. Peserta : Bilangan …………………….. Kategori : ……………………………………… 5. Keperluan peralatan BAV :

5.1. Keperluan BAV standard 5.2. Keperluan khusus : Sila nyatakan

…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………

6. Susun atur kerusi meja : Biasa Bentuk U Bentuk V

Lain-lain bentuk : Sila nyatakan : ………………………………………………..

7. Lain-lain keperluan : Catatan 7.1. Persiapan pentas dan hiasan ……………………………. 7.2. Cenderahati ……………………………. 7.3. `Backdrop’ ……………………………. 7.4. Banner Selamat Datang …………………………… 7.5. Sistem Pembesar Suara …………………………… 7.6. Lagu-lagu selingan & lagu patriotic …………………………… 7.7. Majlis bergambar ……………………………

8. Catatan penyelaras : ………………………………………………………………………………………….

9. Nama penyelaras : ………………………………………………………………..

Tandatangan : …………………………… Tarikh: …………………………….




Untuk kegunaan PaK Pentadbiran

Penyelaras Kursus :…………………………………………………………………………………………

Bilik Kuliah :……………………………………………..

Edaran salinan

1. Penyelaras Kursus …………..…….…………………. 2. PaK Pentadbiran T/Tangan PaK Pentadbiran 3. Unit BAV Tarikh :




LAMPIRAN 4

SENARAI SEMAK PENYEDIAAN BILIK KULIAH DAN PERALATAN BAV

PAR Bertugas :……………………………………………………………………………………….

Bilik Kuliah :……………………………………………………………………………………….

Bil. Peralatan Sedia/Baik Tiada/Rosak Tindakan

1. Alat hawa dingin

2. Lampu

3. Plug

4. Papan putih

5. Flip chart

6. Pointer

7. Marker pen

8. Pemadam

9. Air Galian

10. Susunan kerusi meja :

seperti biasa

bentuk u

bentuk v

11. Peralatan standard

clip on microphone

satu bateri ganti mic

pembesar suara

LCD Projector

12. Peralatan khusus :

Tandatangan PAR Bertugas : …….…………………………….….. Tarikh : ………………….

Untuk makluman Pa.K Pentadbiran




LAMPIRAN 5

BORANG ARAHAN CETAKAN

1. Nama Penyelaras : ___________________________________________

2. Nama Kursus : ___________________________________________

3. Tarikh/Tempoh : ___________________________________________

4. Tarikh diperlukan : ___________________________________________

5. Warna kulit buku program : ___________________________________________

6. Bilangan yang diperlukan : ___________________________________________

7. Catatan :

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

(…………………………………………………….)

T/tangan Penyelaras Kursus

prosedur persiapan sebelum kursus - …o) 04 persiapan sebelum kursus (p).pdf · bil jenis rekod...

Documents