PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)01

NO. KELUARAN

: 01

PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 1/24

PROSEDUR PERANCANGAN DAN PEMBELIAN

BAHAN PERPUSTAKAAN PK.PPAS(O)01

NAMA T/TANGAN TARIKH

DISEDIAKAN OLEH SITI SALIHA BT MOHD SAID Penolong Pustakawan 01/06/2017

DISEMAK OLEH NIHAYAH HJ EBNI HAJAR Pengurus Kualiti 01/06/2017

DILULUSKAN OLEH MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS 01/06/2017

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)01

NO. KELUARAN

: 01

PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 2/24

REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk mempastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka surat Bentuk Pindaan Diluluskan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)01

NO. KELUARAN

: 01

PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 3/24

BIL KANDUNGAN MUKA SURAT 1. Objektif 4

2. Skop 4

3. Rujukan 4 – 5

4. Isu-Isu Risiko 5

5. Definisi 5 – 7

6. Singkatan 7

7. Tindakan dan Tanggungjawab 8 – 14

8. Carta Aliran Kerja 15 - 22

9. Rekod Kualiti 23

10. Lampiran 24

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)01

NO. KELUARAN

: 01

PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 4/24

1. OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi mempastikan

perancangan dan pembelian bahan perpustakaan dilaksanakan

dengan betul, cekap dan berkesan, mengikut keperluan semasa

berdasarkan peraturan yang telah ditetapkan PPAS.

2. SKOP Prosedur ini digunapakai di Bahagian Pembangunan &

Pengurusan Koleksi (KOL) PPAS semasa merancang pembelian

bahan serta pelaksanaan proses pembelian bahan.

3. RUJUKAN 3.1 MK.PPAS.01

Seksyen 6.1

-

-

Manual Kualiti MS ISO 9001:2015

Tindakan untuk Menangani Aspek-Aspek

Risiko

Seksyen 7.4 (e) - Perlantikan Pembekal

Seksyen 8.4 - Proses Perolehan

Seksyen 8.4.3 - Verifikasi Bekalan Dan Perkhidmatan

Seksyen 8.5.1 - Kawalan Penyampaian Perkhidmatan

Seksyen 8.5.2 - Identifikasi dan Kemudahkesanan

Seksyen 9.1 - Pemantauan Dan Pengukuran Produk

3.2 Polisi Pembangunan Koleksi PPAS

3.3 Garispanduan Menjadi Pembekal Bahan Perpustakaan

Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor.

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)01

NO. KELUARAN

: 01

PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 5/24

3.4 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 1 Tahun 2014 (Langkah

Penjimatan Dalam Perolehan Kerajaan)

3.5 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 2007 (Had Nilai

dan Syarat-Syarat Pembelian terus Bagi Bekalan dan

Perkhidmatan)

3.6 Surat Kelulusan bagi Perolehan Secara Pembelian Terus

Daripada Pembekal Bagi Bahan Bacaan Terbitan Dalam Negara

Untuk Koleksi Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor

bertarikh 12 Ogos 2014.

4. ISU-ISU RISIKO

4.1 Pembaharuan pendaftaran pembekal yang telah digugurkan

4.2 Jumlah pembekal yang maksima

4.3 Pembelian buku bagi tambahan bangunan baru

perpustakaan

5. DEFINISI

5.1 Bahan Bahan Monograf terdiri daripada buku, ensiklopedia, kamus,

direktori, atlas, buku manual, kertas persidangan, tesis, peta,

poster dan brosur.

Bahan Pandang Dengar terdiri daripada VCD, DVD, CD-

ROM, Blu Ray, kaset, gambar, filem dan slaid.

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)01

NO. KELUARAN

: 01

PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 6/24

Bahan Terbitan Bersiri terdiri daripada majalah, jurnal,

laporan tahunan, indeks, abstrak, warta kerajaan dan akta.

5.2 Alat Bantu Pemilihan Bahan Sumber/ alat yang dapat dijadikan rujukan dan panduan

dalam pemilihan bahan yang baik bagi koleksi perpustakaan.

Contoh: Katalog penerbit, bibliografi, buku contoh, ulasan di

akhbar dan internet dan lain-lain.

5.3 Slip Aliran Kerja Dokumen yang mengandungi butiran bahan iaitu nama

pengarang, judul bahan, penerbit, tempat terbitan, tahun

terbitan, penempatan bahan, nombor katalog, ISBN, harga

bahan, naskhah dan nama pembekal.

5.4 Senarai Pesanan

Dokumen yang mengandungi judul bahan, nama pengarang,

penerbit, tahun penerbitan, tempat penerbitan, harga, ISBN,

kuantiti bahan yang dipesan, nama pembekal, nombor

pesanan, tarikh pesanan dan syarat pembekalan bahan.

5.5 Jawatankuasa Pemilihan bahan Jawatankuasa yang menjalankan pemilihan bahan

perpustakaan. Terdiri daripada Pengarah, Timbalan

Pengarah, Ketua Bahagian, Penolong Pustakawan dan wakil

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)01

NO. KELUARAN

: 01

PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 7/24

yang dilantik oleh Pengarah. Jawatankuasa pemilihan bahan

secara ad-hoc boleh diwujudkan dalam keadaan tertentu.

(Contoh: Pemilihan di pesta-pesta buku dan lain-lain).

6. SINGKATAN PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor KOL - Bahagian Pembangunan & Pengurusan Koleksi

RUJ - Unit Rujukan dan Penyelidikan

KEW/ P - Bahagian Kewangan dan Penyelenggaraan

JKPB - Jawatankuasa Pemilihan Bahan KB - Ketua Bahagian PP - Penolong Pustakawan

PemP - Pembantu Pustakawan PT - Pembantu Tadbir

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)01

NO. KELUARAN

: 01

PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 8/24

7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN T/JAWAB

A. PERANCANGAN PEMBELIAN BAHAN 1. Bincang dengan JKPB perancangan tahunan bagi

pembelian bahan berdasarkan maklumat dan cadangan

yang diterima daripada:

a. Pihak kerajaan

b. Penerbit dan pembekal bahan perpustakaan

c. Pelanggan perpustakaan

2. Rujuk belanjawan yang diperuntukkan bagi pembelian

bahan:

a. Bahan monograf

b. Bahan pandang dengar

c. Bahan terbitan bersiri

d. Peruntukan kewangan

3. Sediakan perancangan bagi pembelian bahan

perpustakaan.

KB

4. Kenal pasti bahan – bahan yang dirancang untuk dibeli

mengikut keperluan pelanggan bagi:

a. Kategori Kanak-kanak

b. Kategori Dewasa

c. Jenis bahan

d. Keperluan bilangan bahan

e. Keperluan semasa

JKPB

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)01

NO. KELUARAN

: 01

PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 9/24

TINDAKAN T/JAWAB 5. Dapatkan kelulusan Pengarah bagi perancangan yang telah

digariskan.

KB

6. Semak dan luluskan perancangan pembelian bahan Pengarah B. PEMILIHAN PEMBEKAL 7. Kemukakan surat permohonan/ borang permohonan yang

diterima dari pembekal kepada Pengarah.

8. Kenalpasti pembaharuan pembekal yang telah digugurkan.

KB

9. Tetapkan tarikh temuduga. Pengarah Temuduga Pembekal 10. Sediakan surat/notis temuduga kepada Panel Temuduga

iaitu:

a. Pengarah

b. Ketua Bahagian

PP

11. Hantar surat panggil temuduga kepada syarikat pembekal

berkenaan.

PP

12. Semak dan pastikan perkara berikut dikemukakan oleh

pembekal semasa temuduga:

a. Sijil Pendaftaran Syarikat

b. Sijil Kementerian Kewangan (jika ada)

c. Rekod prestasi syarikat(jika ada)

13. Luluskan syarikat pembekal yang memenuhi kriteria.

Panel Temuduga

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)01

NO. KELUARAN

: 01

PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 10/24

TINDAKAN T/JAWAB 14. Sediakan Surat Daftar Sebagai Pembekal kepada syarikat

pembekal yang berjaya (Lampiran: PK.PPAS(O)01(L1))

15. Kemukakan Surat Daftar Sebagai Pembekal kepada KB

untuk semakan

16. Kemukakan Surat Daftar Sebagai Pembekal untuk

tandatangan Pengarah

PP

17. Semak dan tandatangani Surat Daftar Sebagai Pembekal Pengarah

18. Wujudkan nombor fail syarikat yang telah diluluskan. PP C. PEMILIHAN BAHAN Monograf/ Pandang Dengar 19. Dapatkan maklumat bahan melalui alat bantu pemilihan

bahan.

20. Pilih bahan yang hendak dibeli (bahan monograf & pandang

dengar, rujuk langkah 4).

JKPB

21. Pilih judul, tentukan jumlah naskhah dan penempatan dalam

Slip Aliran Kerja.

22. Semak judul yang dipilih untuk menggelakkan duplikasi

23. Pesan tambahan naskhah jika ada keperluan (bagi judul

yang telah dibeli).

KB/ PP

Majalah 24. Dapatkan cadangan judul majalah daripada KB RUJ dan

lain-lain KB (jika ada).

25. Sediakan cadangan senarai majalah dan senarai majalah

terpilih, serta lokasi penempatan.

JKPB

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)01

NO. KELUARAN

: 01

PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 11/24

TINDAKAN T/JAWAB 26. Kemukakan kertas cadangan kepada Pengarah untuk

kelulusan Ahli Lembaga Pengarah.

27. Bentangkan jumlah tajuk, harga dan senarai pembekal

dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah untuk kelulusan.

28. Maklumkan kepada KB keputusan mesyuarat secara

dasar.

Pengarah

29. Sediakan surat permohonan kelulusan bagi bekalan

majalah.

KB

30. Serah maklumat yang berikut kepada KEW/P untuk

proses Pesanan Kerajaan (LO):

a. Sebut harga

b. Kelulusan

c. Borang Pembelian/ Tuntutan

PemP

D. PESANAN BAHAN (BUKU) 31. Semak baki peruntukan di dalam sistem.

KB

32. Terima sebutharga dari pembekal.

33. Masuk data bahan yang ingin dipesan ke dalam sistem

(Rujuk AK/PPAS/01).

34. Buat pesanan bahan di dalam sistem. (Rujuk

AK/PPAS/02)

35. Cetak Senarai Pesanan

PemP

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)01

NO. KELUARAN

: 01

PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 12/24

TINDAKAN T/JAWAB 36. Semak Senarai Pesanan

37. Kemukakan kepada Pengarah untuk kelulusan

pembelian bahan.

a. Senarai Pesanan

b. Pesanan Kerajaan

c. Borang Permohonan Pembelian & Tuntutan

d. Borang AJK Pemilihan Bahan

PP

38. Semak dan luluskan pembelian bahan Pengarah

39. Serah kepada pembekal perkara berikut:

a. Pesanan Kerajaan (Lampiran: PK.PPAS(O)01(L2))

b. Senarai Pesanan (Lampiran: PK.PPAS(O)01(L3))

PP/ PemP

40. Asingkan Borang Permohonan Pembelian/ Tuntutan. PT

E. PEMBATALAN PESANAN PPAS 41. Hantar Surat Peringatan kepada pembekal jika bahan

masih tidak dibekalkan dalam tempoh sebulan bagi

pesanan bahan tempatan dan selepas 3 bulan bagi

pesanan bahan luar negara.

42. Jika tiada maklum balas diterima dalam tempoh 2

minggu, batalkan pesanan tersebut.

PP

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)01

NO. KELUARAN

: 01

PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 13/24

TINDAKAN T/JAWAB F. PEMBATALAN PESANAN OLEH PEMBEKAL 43. Terima pembatalan pesanan daripada pembekal.

44. Kenalpasti pembatalan pesanan berdasarkan perkara

berikut:

a. Bahan tiada dalam stok

b. Bahan tiada dalam cetakan

c. Lewat pembekalan

PemP

G. PROSES INBOIS 45. Semak dan pastikan butiran bahan pada inbois menepati

pesanan.

PT

46. Kemukakan perkara berikut untuk tandatangan KB.

a. Surat Penyerahan Inbois ke KEW/P

b. Invois

c. Nota Hantaran

d. Borang Permohonan Pembelian/ Tuntutan

(Lampiran: PK.PPAS(O)01(L4))

e. Pesanan Kerajaan

PT

47. Semak dan tandatangani perkara dalam tindakan 4. KB

48. Sediakan satu salinan Borang Permohonan Pembelian/

Tuntutan dan Invois.

49. Serahkan perkara di dalam tindakan 45 ke KEW/P untuk

pembayaran.

PemP

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)01

NO. KELUARAN

: 01

PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 14/24

TINDAKAN T/JAWAB

H. PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL 50. Semak dan nilai prestasi pembekal.

51. Kenalpasti pembekal yang bermasalah.

52. Arahkan PP sediakan Surat Tunjuk Sebab kepada

pembekal yang bermasalah.

KB

53. Sediakan Surat Tunjuk Sebab kepada pembekal yang

tidak menunjukkan prestasi yang baik dan tidak aktif.

PP

54. Tandatangani surat tunjuk sebab kepada pembekal. KB 55. Terima maklumbalas dan nilai semula prestasi pembekal

yang tidak aktif.

56. Gugurkan syarikat pembekal berkenaan dari senarai

pembekal PPAS jika tiada maklum balas dalam tempoh

14 hari.

KB

57. Kemaskini Senarai Pembekal PPAS.

58. Kemukakan Surat Penguguran Pembekal kepada

Pengarah.

KB

59. Semak dan tandatangani Surat Pengguguran. Pengarah 60. Maklumkan secara bersurat kepada pembekal yang

telah digugurkan.

KB

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)01

NO. KELUARAN

: 01

PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 15/24

8. CARTA ALIRAN KERJA

A. PERANCANGAN PEMBELIAN BAHAN

TINDAKAN T/JAWAB

KB - Rancang pembelian tahunan.

- Rujuk belanjawan yang diperuntukkan

JKPB

- Kenal pasti bahan yang dirancang

KB

- Dapatkan kelulusan Pengarah

Pengarah

- OK?

- Luluskan perancangan

Tidak

Ya

MULA

TAMAT

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)01

NO. KELUARAN

: 01

PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 16/24

B. PEMILIHAN PEMBEKAL TINDAKAN T/JAWAB

KB - Kemukakan surat permohonan dari pembekal kepada Pengarah

Pengarah

- Tetapkan tarikh temuduga

PP - Sediakan surat/ notis panggil temuduga

KB PP

- Semak dan sahkan

- Hantar surat panggil temuduga

- Temuduga?

Panel

Temuduga - Semak & pastikan syarat temuduga

dipenuhi

- Lulus?

PP

- Sediakan Surat Daftar Sebagai Pembekal

KB

- Semak surat & kemuka kepada Pengarah

Pengarah

- Tandatangan Surat

PP

- Wujudkan no. fail dan kemaskini

MULA

Tidak

Ya

Tidak

Ya

GAGAL

TAMAT

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)01

NO. KELUARAN

: 01

PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 17/24

C. PEMILIHAN BAHAN (MONOGRAF/ PANDANG DENGAR) TINDAKAN T/JAWAB

JKPB KB/ PP

- Pilih & dapatkan maklumat bahan

- Pilih judul, tentukan jumlah naskhah & penempatan dalam slip aliran kerja

- Semak judul untuk elak duplikasi

- Duplikasi?

PP

- Semak jika ada tambahan naskhah

- Tambah?

Tidak

Ya

MULA

TAMAT

Betulkan slip aliran kerja

Tidak

Ya

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)01

NO. KELUARAN

: 01

PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 18/24

C. PEMILIHAN BAHAN (MAJALAH) TINDAKAN T/JAWAB

JKPB

- Terima cadangan judul majalah daripada KB RUJ/ KB

- Sediakan cadangan senarai majalah

& lokasi

- Kemuka kertas cadangan &

sebutharga kepada Pengarah

Pengarah - Semak kertas cadangan

- Bersetuju?

- Bentang cadangan di dalam

mesyuarat ALP

- Maklum keputusan mesyuarat kepada KB

KB - Sedia surat permohonan kelulusan

PP - Serah maklumat ke KEW/P

Tidak

Ya

MULA

TAMAT

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)01

NO. KELUARAN

: 01

PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 19/24

D. PESANAN BAHAN TINDAKAN T/JAWAB

KB PemP PP

- Semak baki peruntukan

- Terima sebutharga

- Masukkan data bahan dalam sistem dan cetak senarai pesanan

- Betul/ memuaskan?

- Kemuka dokumen kepada Pengarah

untuk kelulusan

Pengarah

- Semak dokumen pembelian bahan

- Setuju?

- Luluskan pesanan PP/ PemP

- Serahkan dokumen kepada pembekal

PT

- Asingkan Borang Permohonan Pembelian/ Tuntutan

Ya

Tidak

MULA

TAMAT

Ya

Tidak

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)01

NO. KELUARAN

: 01

PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 20/24

E. PEMBATALAN PESANAN

TINDAKAN T/JAWAB

PP

- Keluarkan surat peringatan jika bahan tidak dibekalkan

- Batalkan pesanan jika tiada maklum balas dalam tempoh 2 minggu

PemP

- Terima pembatalan pesanan daripada

pembekal.

- Kenal pasti punca pembatalan

MULA

TAMAT

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)01

NO. KELUARAN

: 01

PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 21/24

G. PROSES INVOIS UNTUK PEMBAYARAN TINDAKAN T/JAWAB

PemP

- Semak & pastikan butiran invois

menepati pesanan

- Betul?

- Kemaskini rekod & daftarkan no. perolehan

- Cetak voucher no, catat no bil invois,

barkod no

- Kemukakan dokumen kepada KB

- Semak & tandatangan dokumen

- Sediakan salinan dokumen

- Serah ke KEW/P

- Failkan

PT

KB PemP

Ya

Tidak Pulangkan kepada pembekal

MULA

TAMAT

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)01

NO. KELUARAN

: 01

PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 22/24

H. PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL TINDAKAN T/JAWAB

KB - -

Semak & nilai prestasi pembekal Kenal pasti pembekal bermasalah & arah PPP keluarkan surat tunjuk sebab

PPP -

Sediakan surat tunjuk sebab kepada pembekal

KB - Terima maklum balas daripada pembekal &

nilai semula prestasi

- -

Maklumbalas? Kemaskini Senarai Pembekal Berdaftar PPAS

Gugur

Maklum penguguran secara bersurat

TAMAT

MULA

Ya

Tiada

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)01

NO. KELUARAN

: 01

PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 23/24

9. REKOD KUALITI

Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan

9.1

9.2

9.3

9.4

9.5

Fail Pembekal Terpilih

(No. Fail : PA 3.3/1)

Fail Borang Permohonan

Pembelian/Tuntutan

(No. Fail : PA 3.3/6)

Fail Statistik Penerimaan

Bahan

(No. Fail : PA 3.3/8)

Fail Penyerahan Invois

(No. Fail : PA 3.3/14)

Fail Pengurusan Risiko

KOL

KOL

KOL

KOL

KOL

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)01

NO. KELUARAN

: 01

PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 24/24

10. LAMPIRAN Bil. Jenis Lampiran Lampiran

10.1 Contoh Surat Daftar Sebagai Pembekal PK.PPAS(O)01(L1)

10.2 Contoh Pesanan Kerajaan PK.PPAS(O)01(L2)

10.3 Contoh Senarai Pesanan PK.PPAS(O)01(L3)

10.4 Contoh Borang Permohonan Pembelian/Tuntutan

PK.PPAS(O)01(L4)