prosedur kualiti teras perolehan - jpbdselangor.gov.my · prosedur kualiti teras perolehan rekod...
TRANSCRIPT
PROSEDUR KUALITI TERAS
PEROLEHAN
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya.
Tarikh No. Keluaran Pindaan Diluluskan Oleh
4. 12. 09 1 Asal
24.9.2010 2 m.s 1/9
2.0 Skop
Para 2.1
m.s 2/9
3.0 Perincian Prosedur
Rekod Kualiti
m.s 3/9
3.0 Perincian Prosedur
3.2 Sebutharga
Para 3.2.1 Dokumen Rujukan
Para 3.2.3, 3.2.4, 3.2.5, 3.2.6
m.s 4/9
3.3 Peti Tawaran Sebutharga / Tender
Dokumen Rujukan
Para 3.3.2 & 3.3.3
m.s 4/9
3.4 Tawaran
Para 3.4.1,
Dokumen Rujukan
Para 3.4.7
Tanggungjawab & Dokumen Rujukan
NO. KELUARAN : 4
TARIKH KUATKUASA : 24.9.2010
PROSEDUR KUALITI TERAS
JPBD.Sel./PT/03
NO. KELUARAN : 2 PEROLEHAN
TARIKH KUATKUASA : 24.9.10
MUKA SURAT : 1/9
1.0 OBJEKTIF
Memastikan perolehan bekalan dan perkhidmatan yang dibuat atau dibekalkan mematuhi peraturan kewangan yang telah ditetapkan oleh Kerajaan.
2.0 SKOP
Menguruskan perolehan bekalan/perkhidmatan melalui (2) kaedah :- 2.1 Secara terus ( pembelian bekalan /perkhidmatan )
2.2 Sebut harga ( Pembelian bekalan / kerja / perkhidmatan ); dan
3.0 PERINCIAN PROSEDUR
Tanggungjawab Proses � Dokumen Rujukan
� Rekod Kualiti
3.1 PEMBELIAN TERUS
KPT/PT(Kew) 3.1.1 Senaraikan barang yang hendak dipesan dalam borang Arahan Tempahan / Pembelian.
Borang Arahan Tempahan/Pembelian
PT(Kew) 3.1.2 Terima sebutharga daripada pembekal Sebutharga
PT(Kew) 3.1.3 Keluarkan Pesanan Tempatan (LO) mengikut sistem SPEKS
Pesanan Tempatan
PT(Kew) 3.1.4 Terima barang yang dipesan
PROSEDUR KUALITI TERAS
JPBD.Sel./PT/03
NO. KELUARAN : 2 PEROLEHAN
TARIKH KUATKUASA : 24.9.10
MUKA SURAT : 2/9
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (sambungan)
Tanggungjawab Proses � Dokumen Rujukan
� Rekod Kualiti
PT(Kew)
PT(Kew)
3.1.5 Semak Nota Serahan @ Delivery Order daripada pembekal.
3.1.6 Semak dan kira kuantiti barang–barang yang dipesan.
� Delivery Order
� KEW PA 2 dan
KEW PA 3
� KEWPS 3 dan KEWPS 4
PT(Kew)
PP(BP&K)/PPT/ KPT(Kew)/PT(Kew)
PT(A)/PT(Kew)
3.1.7 Tandatangan akuterima barang untuk salinan pembekal dan salinan pejabat.
3.1.8 Terima invois daripada pembekal dan
buat pembayaran.
3.1.9 Daftar
PROSEDUR KUALITI TERAS
JPBD.Sel./PT/03
NO. KELUARAN : 2 PEROLEHAN
TARIKH KUATKUASA : 24.9.10
MUKA SURAT : 3/9
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (sambungan)
Tanggungjawab Proses � Dokumen Rujukan
� Rekod Kualiti
PP (BRP)/ PP (BPP)/ PP(BPK)
KPT(Kew/ PT(Kew)
3.2 SEBUTHARGA (RM50,000.00 – RM500,000.00) 3.2.1 Sediakan spesifikasi kerja atau
Bekalan perolehan sebutharga. 3.2.2 Menyemak peruntukan samada
mencukupi atau tidak.
� AP 170.1 – AP170.3
PP (BRP)/ PP (BPP)/ PP(BPK)
3.2.3 Mempelawa sekurang–kurangnya 5 pembekal yang bertaraf Bumiputera yang mempunyai sijil Kementerian Kewangan atau Pusat Khidmat Kontraktor.
(RM50,000.00 – RM100,000.00) 3.2.4 Mempelawa sekurang–kurangnya 5
pembekal yang bertaraf Bumiputera dan Bukan Bumiputera yang mempunyai Sijil Kementerian Kewangan atau Pusat Khidmat Kontraktor. Keutamaan adalah kepada bertaraf Bumiputera.
(RM100,000.00 – RM500,000.00) 3.2.5 Mematuhi peraturan yang telah
ditetapkan dalam prosedur perolehan dan lain-lain perolehan seperti Arahan Perbendaharaan (AP) dan Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP).
3.2.6 Penilaian ke atas prestasi pembekal
akan dibuat dalam tempoh dua (2) kali setahun dan rekodnya disimpan.
PROSEDUR KUALITI TERAS
JPBD.Sel./PT/03
NO. KELUARAN : 2 PEROLEHAN
TARIKH KUATKUASA : 24.9.10
MUKA SURAT : 4/9
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (sambungan)
Tanggungjawab Proses � Dokumen Rujukan
� Rekod Kualiti
PT (K)
3.3 PETI TAWARAN SEBUTHARGA / TENDER 3.3.1 Menyediakan peti sebutharga yang
berkunci. 3.3.2 Peti tawaran hendaklah disediakan
dengan dilabelkan tajuk/rujukan sebutharga dan tarikh waktu tawaran ditutup.
3.3.3 Peti tawaran hendaklah ditutup pada
tarikh dan waktu yang ditetapkan iaitu jam 12.00 tengahari pada hari bekerja.
� AP196
J/K PPS/H
J/K PPS/H
PPT
PPT
3.4 MEMBUKA PETI TAWARAN 3.4.1 Peti Tawaran hendaklah dibuka
secepat mungkin selepas sebutharga ditutup.
3.4.2 Tanggungjawab Jawatankuasa
Pembuka Peti : i. Nomborkan tiap-tiap lembaran Sebutharga ii. Merekod jadual tawaran (Lampiran Q) dan tandatangan. 3.4.3 Sediakan Laporan Penilaian Sebutharga. 3.4.4 Menyediakan borang untuk kelulusan Jawatankuasa Pemilihan Sebutharga.
� AP197 – AP198.3
PROSEDUR KUALITI TERAS
JPBD.Sel./PT/03
NO. KELUARAN : 2 PEROLEHAN
TARIKH KUATKUASA : 24.9.10
MUKA SURAT : 5/9
3.0 PERINCIAN PROSEDUR (sambungan)
Tanggungjawab Proses � Dokumen Rujukan
� Rekod Kualiti
PPT
3.4.5 Menyediakan surat tawaran kepada Pembekal/ Kontraktor yang berjaya dengan menyatakan butiran seperti berikut :
i. Bon Pelaksanaan yang bernilai
- Bekalan/ perkhidmatan 2.5% daripada harga kontrak (jika perlu)
- Kerja 5% daripada haga kontrak (jika perlu)
ii.Insuran Pekerja/ Socso (jika perlu) iii.Insuran tanggungan awam. (jika perlu)
PT (Kew) 3.4.6 Keluarkan Pesanan Tempatan Kerajaan
dan Inden Kerja melalui sistem speks .
� Pesanan Tempatan /Inden
PT(A)
3.4.7 Mendaftar & merekod bekalan yang
diterima.
� Kew PA 2 dan KEW PA 3
PROSEDUR KUALITI TERAS
JPBD.Sel./PT/03
NO. KELUARAN : 2 PEROLEHAN
TARIKH KUATKUASA : 24.9.10
MUKA SURAT : 6/9
4.0 LAMPIRAN
4.1 Carta Alir Pembelian Terus
Proses Carta Alir Tanggungjawab
PP(BP&K)/PPT/ KPT(Kew)/PT(Kew)
MULA
Senaraikan barang yang hendak dipesan
Keluarkan Pesanan Tempatan
Terima barang – barang yang dipesan.
Tamat
PT(Kew)
Semak Nota Serahan / Delivery Order
Terima sebutharga daripada pembekal
Semak & kira kuantiti barang
Tandatangan akuterima untuk salinan pembekal & pejabat
Terima Invois & buat pembayaran
PT(Kew)
PT(Kew)
PT(Kew)
PT(Kew)
PT(Kew)
PT(Kew)
PROSEDUR KUALITI TERAS
JPBD.Sel./PT/03
NO. KELUARAN : 2 PEROLEHAN
TARIKH KUATKUASA : 24.9.10
MUKA SURAT : 7/9
4.2. Carta Alir Sebutharga
Proses Carta Alir Tanggungjawab
PP(BRP), PP (BPP), PP(BPK)
J/K PPS/H
JKSH
PP(BP&K)/PPT/ KPT (Kew) / PT(Kew)
PP(BRP)/ PP(BPP) PP(BPK)
PP(BP&K)/PPT/
KPT (Kew) / PT(Kew)
PT(A)
MULA
Membuat tawaran Sebutharga
Meluluskan tawaran sebutharga
Mengeluarkan tawaran & Pesanan Tempatan
Tamat
Terima Bekalan / Perkhidmatan
Terima sebutharga
Penyemakan & Pembayaran
Merekodkan Bekalan
PROSEDUR KUALITI TERAS
JPBD.Sel./PT/03
NO. KELUARAN : 2 PEROLEHAN
TARIKH KUATKUASA : 24.9.10
MUKA SURAT : 8/9
5.0 Glosari
i. Pesanan Tempatan : Sistem SPEKS.
ii. Jawankuasa Pembuka Peti : Jawatankuasa yang dilantik oleh Pegawai
Sebutharga Pengawal.
iii. Jawatankuasa Sebutharga : Jawatankuasa yang dilantik mengikut
Arahan Perbendaharaan.
6.0 Singkatan
i. P : Pengarah
ii. PP : Penolong Pengarah ( Bahagian Pentadbiran & kewangan)
iii. PP(BPP) : Penolong Pengarah (Bahagian Pengawalan Perancangan)
iv. PP(BPK) : Penolong Pengarah (Bahagian Pengawalan Korporat)
v. PP(BRP) : Penolong Pengarah (Bahagian Rancangan Pembangunan)
vi. PPT : Penolong Pegawai Tadbir
vii. KPT(Kew) : Ketua Pembanu Tadbir (Kewangan)
viii. PT(Kew) : Pembantu Tadbir (Kewangan)
ix. PT(A) : Pembantu Tadbir (Aset )
x. PWN : Pegawai Kewangan Negeri
xi. BP : Bahagian Pentadbiran & Kewangan
xii. J/K PPS(H) : Jawatankuasa Pembuka Peti Sebutharga
xiii. JKSH : Jawatankuasa Sebutharga
PROSEDUR KUALITI TERAS
JPBD.Sel./PT/03
NO. KELUARAN : 2 PEROLEHAN
TARIKH KUATKUASA : 24.9.10
MUKA SURAT : 9/9
7.0 Dokumen Rujukan
i. Arahan Perbendaharaan
ii. Pekeliling Perbendaharaan
iii. Surat Pekeliling Perbendaharaan
iv. Pekeliling Perbendaharaan Negeri Selangor
v. Surat Pekeliling Perbendaharaan Negeri Selangor
8.0 Rekod Kualiti
No Nama Rekod Lokasi Tempoh Simpanan
1.
2.
3.
4.
5.
Baucer Bayaran
Dokumen Sebutharga
Surat Setuju Terima
Daftar Aset
Daftar Inventori
Kabinet BP&K
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun
7 Tahun