prosedur dan instruksi kerja inspeksi mutu ... -...

18 - 1 Standard Operating Procedure

PROSEDUR DAN INSTRUKSI KERJA INSPEKSI MUTU

PENGELOLAAN SISDA

No : 018/SOP/SISDA/2011


NAMA PEKERJAAN : INSPEKSI MUTU PENGELOLAAN SISDA 1. TUJUAN : Sebagai pedoman dalam pelaksanaan kegiatan pembinaan inspeksi mutu

pengelolaan SISDA. 2. RUANG LINGKUP : Dokumen ini dibuat dan untuk diterapkan di lingkungan Direktorat

Jenderal Sumber Daya Air guna memberikan acuan teknis dalam pelaksanaan kegiatan pembinaan dan inspeksi mutu pengelolaan SISDA.

3. DEFINISI : 1. Sumber Daya Air adalah adalah air, sumber air, dan daya air yang

terkandung di dalamnya. 2. Untuk mendukung pengelolaan sumber daya air, Pemerintah dan

pemerintah daerah menyelenggarakan pengelolaan sistem informasi sumber daya air sesuai dengan kewenangannya.

3. Sistem Informasi Sumber Daya Air (SISDA) adalah suatu sistem informasi yang digunakan untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menghasilkan informasi mengenai kondisi hidrologis, hidrometeorologis, hidrogeologis, kebijakan sumber daya air, prasarana sumber daya air, teknologi sumber daya air, lingkungan pada sumber daya air dan sekitarnya, serta kegiatan sosial ekonomi budaya masyarakat yang terkait dengan sumber daya air, yang bertujuan untuk mendukung pengelolaan SDA di Indonesia.

4. Inspeksi mutu selanjutnya disebut inspeksi adalah pemeriksaan atas aspek kelembagaan, sumber daya manusia, perangkat keras (PC, Lap top, Printer), perangkat lunak, data, operasional dan pemeliharaan perangkat keras yang dilakukan oleh tim inspeksi pusat dan atau pengelola SISDA.

5. Tim inspeksi pusat adalah tim yang dibentuk oleh pembina pengelola SISDA yang terdiri dari unsur Direktorat Jenderal Sumber Daya Air, dan Badan Penelitian dan Pengembangan Kementerian Pekerjaan Umum.

6. Pengelola SISDA adalah Unit Pelaksana Teknis Pusat dan Unit Pelaksana Teknis Daerah, institusi berbadan hukum dan organisasi yang mengelola SISDA.

4. REFERENSI : 1. UU No. 7/2004 tentang Sumber Daya Air; 2. PP No. 42/2008 tentang Pengelolaan Sumber Daya Air; 3.

4.

SNI 19-19011-2005 tentang Panduan Audit Sistem Manajemen Mutu dan/atau lingkungan; Peraturan Menteri Pekerjaan Umum No. 04/PRT/M/2009 tentang Sistem Managemen Mutu (SMM) Departemen Pekerjaan Umum.

5. KETENTUAN UMUM : 1. Pelaksanaan inspeksi mutu dimaksudkan untuk memeriksa kinerja

pengelolaan SISDA agar sesuai dengan jaminan mutu SISDA. 2. Objek pelaksanaan inspeksi mutu adalah pengelola SISDA untuk

tingkat wilayah sungai maupun propinsi dan kabupaten. 3. Aspek yang dinilai dalam pelaksanaan inspeksi mutu meliputi :

a. Kinerja PERANGKAT KERAS dan PERANGKAT LUNAK; b. Kinerja kelembagaan pengelola SISDA; c. Jumlah dan kualitas serta kompetensi sumber daya manusia;


d. Pelaksanaan operasi dan pemeliharaan dalam pengelolaan SISDA (pencatatan, pengukuran, pengumpulan, verifikasi, pengolahan, validasi data, penyimpanan data serta publikasi data) sesuai pedoman jaminan mutu pengelolaan SISDA.

4. Tahapan dalam pelaksanaan inspeksi, terdiri dari :

a. Identifikasi permasalahan; b. Evaluasi terhadap aspek pada butir 4; c. Penyusunan laporan; d. Penilaian kinerja.

5. Inspeksi mutu pengelolaan SISDA dilakukan dengan cara : a. Inspeksi rutin dilakukan sedikitnya 1 (satu) kali dalam setahun

guna melakukan penilaian pada aspek butir 3 a dan 3 d. b. Inspeksi besar dilakukan sedikitnya 5 (lima) tahun sekali guna

melakukan penilaian pada aspek butir 3 a,b,c,d. 6. Pelaksanaan inspeksi mutu pengelolaan SISDA dilakukan oleh :

a. Inspeksi rutin dilaksanakan oleh tim yang dibentuk oleh pengelola SISDA;

b. Inspeksi besar dilaksanakan oleh tim inspeksi pusat yang dibentuk oleh pembina pengelola SISDA.

7. Anggota tim pelaksana inspeksi mutu harus berjumlah ganjil dengan minimal terdiri dari 3 (tiga) orang.

8. Keanggotaan tim pelaksana inspeksi rutin, perlu melibatkan unsur dari pelaksana SISDA, pembina SISDA, dan core team quality assurance Balai/Dinas.

9. Pelaksana inspeksi besar, perlu melibatkan unsur dari Pelaksana, Pembina, Unit Jaminan Mutu Direktorat Jenderal Sumber Daya Air.

10. Tim inspeksi melakukan pemeriksaan, evaluasi, dan pelaporan yang mencakup penilaian dan rekomendasi kinerja pengelolaan SISDA.

11. Laporan inspeksi mutu minimal memuat : a. Identifikasi permasalahan; b. Evaluasi terhadap aspek pada butir 3.;

c. Penilaian kinerja. dengan disusun sesuai sistematika, sbb : a. Bab I, berisi pengantar mengenai uraian latar belakang dan

perlunya dilakukan inspeksi, waktu pelaksanaan inspeksi, petugas inspeksi, sumber dana dan tahun anggaran pelaksanaan inspeksi.

b. Bab II, berisi kondisi kinerja kelembagaan, sumber daya manusia, perangkat keras, perangkat lunak, dan operasi dan pemeliharaan SISDA pada saat dilaksanakan inspeksi.

c. Bab III, berisi uraian tentang evaluasi. d. Bab IV, berisi kesimpulan dan rekomendasi.

Lampiran-lampiran (daftar simak dan dokumentasi). 12. Pembina pengelola SISDA memberikan status kinerja pengelola

SISDA berdasarkan rekomendasi dari tim inspeksi. 6. KEGIATAN DAN

TANGGUNG JAWAB : 1. Prosedur pelaksanaan inspeksi mutu pengelolaan SISDA

selanjutnya dapat dilihat pada Lampiran 1. Untuk rincian kegiatan setiap tahapan, diuraikan sbb :


a. Tahap persiapan. a) Susun dan tetapkan jadual serta personil yang terlibat dalam

pelaksanaan kegiatan inspeksi mutu. b) Lakukan persiapan kegiatan pemeriksaan, meliputi

penyiapan prasarana dan daftar simak inspeksi.

b. Tahapan pemeriksaan (inspeksi mutu) a) Lakukan pemeriksaan untuk identifikasi pemasalahan atas

semua aspek mutu pengelolaan SISDA termasuk aspek kerusakan yang terjadi pada perangkat keras dan perangkat lunak.

b) Catat hasil pemeriksaannya dalam daftar simak Lampiran 2. c. Tahap evaluasi dan penyusunan laporan

a) Lakukan evaluasi atas hasil pemeriksaan. b) Susun laporan hasil evaluasi beserta kesimpulan dan

rekomendasi perbaikannya.

d. Tahap penetapan status kinerja tetapkan status kinerja pengelolaan SISDA.

2. Tanggung Jawab : a. Ketua Tim Inspeksi Menyiapkan program inspeksi mutu pengelolaan SISDA Memeriksa persiapan pelaksanaan inspeksi mutu Memeriksa hasil pelaksanaan inspeksi Memeriksa hasil evaluasi dan konsep laporan inspeksi mutu b. Anggota Tim Inspeksi Menyiapkan sarana dan prasarana dan daftar simak inspeksi

mutu Melaksanakan inspeksi mutu Menyusun evaluasi dan konsep laporan c. Pembina / Ka. Balai/ Ka. Dinas Mengesahkan laporan inspeksi mutu Menetapkan status kinerja pengelolaan SISDA 7. KONDISI KHUSUS : Apabila terjadi bencana, perlu segera dilakukan inspeksi (inspeksi luar

biasa) yang dilakukan oleh tim inspeksi pusat dan pengelola SISDA guna menilai aspek pada butir 3 a dan 3 d.

8. REKAMAN : 1. Isian daftar simak inspeksi mutu pengelolaan SISDA 2. Laporan hasil inspeksi mutu 9. LAMPIRAN : 1. Bagan alir pelaksanaan inspeksi mutu pengelolaan SISDA 2. Daftar simak inspeksi mutu pengelolaan SISDA


L AMPIRAN


LAMPIRAN 1. BAGAN ALIR PELAKSANAAN INSPEKSI MUTU PENGELOLAAN SISDA

No. Uraian Kegiatan Penanggung

Jawab Kegiatan

Ketua/ Koordinator

Kegiatan

Pelaksana Kegiatan

Target

1. Menyusun program pelaksanaan inspeksi mutu pengelolaan SISDA.

2. Memeriksa usulan program inspeksi mutu pengelolaan SISDA.

3. Menyiapkan sarana dan prasarana serta daftar simak pelaksanaan inspeksi mutu.

4. Memeriksa kesiapan pelaksanaan inspeksi mutu.

5. Melaksanakan inspeksi mutu pengelolaan SISDA

6. Memeriksa hasil pelaksanaan inspeksi mutu.

7. Melaksanakan tahapan evaluasi dan penyusunan laporan inspeksi mutu.

8. Memeriksa hasil evaluasi dan konsep laporan inspeksi mutu.

9. Pengesahan laporan hasil inspeksi mutu.

10. Penetapan status kinerja pengelolaan SISDA.

Keterangan : - Penanggung jawab kegiatan = Pembina/Ka. Balai/Ka. Dinas - Ketua/Koordinator Kegiatan = Ketua Tim Inspeksi - Pelaksana Kegiatan = Anggota Tim Inspeksi

Y

T

MULAI

Penyusunan

Program

Memeriksa kesiapan

pelaksanaan inspeksi

Pelaksanaan

Inspeksi Mutu

Y

Memeriksa hasil

evaluasi dan konsep

laporan

Pelaksanaaan tahapan

evaluasi dan

penyusunan laporan

Memeriksa usulan

program

Disetujui ? T

Menyiapkan sarana

dan prasarana dan

daftar simak

Lengkap?

Memeriksa hasil

pelaksanaan inspeksi

Sesuai ?

Kriteria?

T

Y

Benar ? T

Y

Penetapan Status

Kinerja

Pengesahan laporan

hasil inspeksi mutu.

SELESAI


I. (NILAI 10)

1 Apakah unit kerja struktural pengelola data dan informasi sudah terbentuk? sudah belum

a. Jika "sudah" : - Apakah unit kerja tersebut berdiri sendiri? ya gabung dengan unit lain

- Unit kerja tersebut merupakan unit kerja eselon

b. Jika "belum", apakah ada rencana untuk dibentuk? ya tidak

2 Jika unit kerja tersebut gabung dengan unit lain atau belum ada,

apakah Tim Pengelola SISDA sudah dibentuk sudah belum

3 Apakah penugasan staff pada no. 2 tersebut dilakukan dengan SK? ya tidak

Jika ada SK nya sebutkan. SK :

II. (NILAI 20)

1 Berapa jumlah anggota Tim Pengelola SISDA? orang

III. (NILAI 5)

1 Tidak ada Ada

2 Memadai Tidak memadai

3 Cukup Tidak cukup

IV. (NILAI 20)

A. Perangkat Keras

1 Banyaknya komputer yang digunakan khusus untuk pengelolaan Data dan Informasi. Komputer

: 1-3 th 4-5 th >5 th

2 Apakah komputer tersebut hanya digunakan untuk pengelolaan database? Hanya khusus untuk database

digunakan bersama-sama bagi keperluan lainnya

3 Apakah komputer untuk data spasial dan tekstual dilakukan terpisah? ya tidak

4 Apakah pengelolaan data dan informasi sudah menggunakan server? ya tidak

Jika “ya”, apakah server tersebut hanya digunakan untuk pengelolaan database? Hanya khusus untuk database

digunakan bersama-sama bagi keperluan lainnya

5 Apakah sudah ada GPS ? belum sudah

Jika ada berapa jumlahnya ? : buah

B. Perangkat Lunak

1 Apakah Aplikasi PDSDA (dari Direktorat Bina Program) sudah diinstal? ya tidak

2 Apakah Aplikasi SIPAI (dari Direktorat Bina Program) sudah diinstal? ya tidak

3

a. Map Info sudah belum

b. ESRI (ArcView) sudah belum

c. Database Hidrologi sudah belum

d. Database Kualitas Air sudah belum

e. Database RIM sudah belum

f. Lainnya

4 sudah belum

RUANGAN

Jika sudah, sebutkan anti virus yang digunakan.

Apakah sudah ada perangkat lunak lainnya yang terinstal?

KELEMBAGAAN

............................

............................

Apakah ada ruangan yang ditetapkan khusus di Dinas / Balai untuk unit pengelola

SUMBER DAYA MANUSIA

Bagaimana dengan kondisi ruangan tersebut?

Bagaimana dengan kondisi Meja dan Kursi?

Apakah sudah ada Perangkat lunak Anti virus yang terinstall di Komputer ?

PERALATAN

KINERJA KELEMBAGAAN PENGELOLAAN SISDA

usia

jumlah

............................

............................

LAMPIRAN 2. CONTOH DAFTAR SIMAK INSPEKSI MUTU PENGELOLAAN SISDA


C. Jaringan Komputer dan Website

1 Apakah Sudah Ada LAN ? sudah belum

Jika sudah sebutkan jenisnya kabel wireless

2 Apakah sudah ada Intranet di Dinas/Balai? sudah belum

3 Apakah sudah ada jaringan Internet di Dinas/Balai? sudah belum

4 Jaringan (provider) internet yang digunakan adalah : Speedy

Telkomnet

Lainnya

5 Apakah sudah memiliki website? sudah belum

a. Jika sudah sebutkan template yang digunakan. menggunakan template Ditjen SDA

membuat desain sendiri

b. Jika belum, apakah ada rencana untuk membuatnya? ada belum

6 Apabila sudah memiliki website, apakah alamat dari website tersebut Mempunyai domain (alamat) sendiri

Menginduk ke Ditjen SDA

Menginduk ke Dinas

Lainnya

7 Apabila sudah memiliki website,

a. apakah website tersebut masih aktif masih tidak

b. update website dilakukan setiap hari seminggu sekali

sebulan sekali tidak pernah diupdate

Lainnya

D. Lainnya

1 Apakah ada kendaraan operasional ? ada tidak ada

- Jika ada sebutkan roda dua buah

roda empat buah

V. (NILAI 12)

1 Apakah peta dasar untuk GIS skala 1:50.000 atau 1:25.000 ada di Balai /Dinas PUP? ada tidak ada

Jika ada bagaimana kondisinya cetak Lengkap Tidak Lengkap

scan Lengkap Tidak Lengkap

digital Lengkap Tidak Lengkap

2 Apakah layer dasar di bawah ini sudah lengkap data atributnya?

a. Sungai lengkap tidak lengkap

b. DPS / DAS lengkap tidak lengkap

c. Jalan lengkap tidak lengkap

d. Pos Hujan lengkap tidak lengkap

e. Pos Duga Air lengkap tidak lengkap

f. Pos Klimatologi lengkap tidak lengkap

g. Batas Desa lengkap tidak lengkap

h. Batas Kecamatan lengkap tidak lengkap

i. Batas Kabupaten lengkap tidak lengkap

j. Tata Guna Lahan lengkap tidak lengkap

k. Batas Balai PSDA lengkap tidak lengkap

l. Batas BBWS / BWS lengkap tidak lengkap

m. Danau / situ lengkap tidak lengkap

n. Garis pantai lengkap tidak lengkap

o. Garis Kontur lengkap tidak lengkap

p. Bendung / intake lengkap tidak lengkap

q. Daerah Irigasi (DI) lengkap tidak lengkap

r. Waduk / Embung lengkap tidak lengkap

DATA BASE/BASIS DATA ............................


3 Data Dasar untuk Database (masih dalam bentuk kertas belum digital)

a. Data pencatatan harian Hidrologi

- Data mentah pos hujan pos

- Data mentah pos duga air pos

- Data mentah pos klimatologi pos

- Data mentah debit bendung bendung

b. Data Sungai : km

c. Data Irigasi

- Daftar DI : DI

- Aset Irigasi : DI

VI. (NILAI 8)

1 Apakah Kegiatan Pengelolaan Database merupakan kegiatan rutin? ya tidak

2 Update Data

a. Layer GIS Tdk Pernah jarang Rutin 1 th sekali

b. Pos Curah Hujan Tdk Pernah jarang Rutin 1 th sekali

c. Pos Duga Air Tdk Pernah jarang Rutin 1 th sekali

d. Klimatologi Tdk Pernah jarang Rutin 1 th sekali

e. Kualitas Air Tdk Pernah jarang Rutin 1 th sekali

f. RIM ( Sungai ) Tdk Pernah jarang Rutin 1 th sekali

g. PDSDA Tdk Pernah jarang Rutin 1 th sekali

Update Data tersebut diperoleh dari: PDSDA SIPAI

Lainnya

3 Bagaimana Manajemen Data yang dilakukan seperti, Tdk Pernah jarang sering

Tdk Pernah jarang sering

4

a. SIPAI Tdk Pernah jarang sering

b. PDSDA Tdk Pernah jarang sering

c. Map Info Tdk Pernah jarang sering

d. ESRI (ArcView) Tdk Pernah jarang sering

e. Database Hidrologi Tdk Pernah jarang sering

f. Database Kualitas Air Tdk Pernah jarang sering

g. Database RIM Tdk Pernah jarang sering

VII. (NILAI 17)

A. Dana Operasional dan Pemeliharaan SISDA

1. Dana Operasional SISDA cukup tidak cukup

2. Keberadaan dana SATKER

3. Sumber Dana juta/milyar

4. Besar dana O&P juta/milyar

B. Dana Beli Perangkat Keras dan Perangkat Lunak

1. Dana pembelian perangkat keras/lunak cukup tidak cukup

2. Keberadaan dana (sebutkan SATKERnya) SATKER

3. Sumber Dana juta/milyar

Bagaimana frekuensi penggunaan perangkat lunak yang telah terinstal?

panjang

jumlah

jumlah

PENGELOLAAN DATA BASE/BASIS DATA

PENDANAAN DAN PEMOGRAMAN ............................

Backup Data

............................

Update Antivirus


C. Pemograman

1. Apakah ada program tahun depan ada tidak

2. Program pelaksanaan operasional SISDA

a. Pengumpulan Data SDA ada tidak

b. Pengolahan Data SDA ada tidak

VIII. (NILAI 8)

1. Prosedur pengelolaan SISDA ada tidak

2. Laporan pelaksanaan pengelolaan SISDA ada tidak

3. Publikasi data dan informasi SDA ada

Penilaian keseluruhan

(nilai maksimum 100)

Penilaian dibuat oleh

Tim Inspeksi Mutu

Ketua :

Anggota 1 : ..............................................................................

Anggota 2 : ..............................................................................

Anggota 3 : ..............................................................................

dst : ..............................................................................

Penjelasan lain (keterangan lainnya dapat ditulis pada kertas terpisah

PROSEDUR DAN PELAPORAN ............................


I. ................... (NILAI 70)

1 Jumlah Personil Orang

2 Kualifikasi personil SLTA : Orang

D3 : Orang

S1 : Orang

S2/S3 : Orang

3 Personil yang mendapat pelatihan

a. Pelatihan pengenalan sistem informasi ada , Orang tidak ada

b. Pelatihan PDSDA (pengolah data sumber daya air) ada , Orang tidak ada

c. Pelatihan Sistem Informsi PAI ada , Orang tidak ada

d. Pelatihan GIS ada , Orang tidak ada

e. Pelatihan penggunaan GPS ada , Orang tidak ada

f. Pelatihan WEBSITE ada , Orang tidak ada

4. Tingkat penguasaan terhadap perangkat lunak di bawah ini.

a. GIS tidak ada tidak mampu sedikit mampu memadai mandiri

b. Database Hidrologi tidak ada tidak mampu sedikit mampu memadai mandiri

c. Database Kualitas Air tidak ada tidak mampu sedikit mampu memadai mandiri

d. Database Irigasi tidak ada tidak mampu sedikit mampu memadai mandiri

e. Database RIM tidak ada tidak mampu sedikit mampu memadai mandiri

f. PDSDA tidak ada tidak mampu sedikit mampu memadai mandiri

No.

1

2

3

4

5

II. PENUGASAN PERSONIL …………….. (Nilai 30)

1 Enumerator (pengumpul data) Orang

2 Data Entry Operator (operator pemasukkan data) Orang

3 Orang

4 Teknisi komputer Orang

Database administrator

JUMLAH DAN KOMPETENSI

TingkatNama Staff* Lama (hari)Nama Pelatihan

KOMPETENSI DAN KINERJA SUMBER DAYA MANUSIA


No.

................................................. ............ SLTA Enumerator

................................................. D3 Data Entry Operator

................................................. S1 Database Administrator

S2/S3 Teknisi Komputer

................................................. ............ SLTA Enumerator




................................................. ............ SLTA Enumerator




................................................. ............ SLTA Enumerator




................................................. ............ SLTA Enumerator




................................................. ............ SLTA Enumerator







Tim Inspeksi Mutu

Ketua :

Anggota 1 : ..............................................................................

Anggota 2 : ..............................................................................

Anggota 3 : ..............................................................................

dst : ..............................................................................

Tugas

..............

Lama Kerja

(th)Pendidikan

Umur

(th)Nama

1

4 ..............

2 ..............

3 ..............

5 ..............

dst ..............

Skor



I.

1 Pengumpulan Data ................... (NILAI 50)

a. Kegiatan pengumpulan data

- Aset Irigasi ada tidak ada (jika ada lanjutkan ke 1b)

- Aset Sungai ada tidak ada (jika ada lanjutkan ke 1b)

- Data SDA lainnya ada tidak ada (jika ada lanjutkan ke 1b)

b. Frekuensi pengumpulan data

- Aset Irigasi rutin tidak tentu jarang

- Aset Sungai rutin tidak tentu jarang

- Data SDA lainnya rutin tidak tentu jarang

c. Pelaksanaan dikerjakan sendiri dipihak keduakan

2 Pengolahan Data

a. Kegiatan pengolahan data ada tidak ada

b. Pelaksanaan dikerjakan sendiri dipihak keduakan

3 Updating Data

a. Kegiatan updating data

- Aset Irigasi ada tidak ada

- Aset Sungai ada tidak ada

- Data SDA lainnya ada tidak ada

b. Frekuensi updating data





4 Publikasi Data

a. Kegiatan publikasi data

- Aset Irigasi ada tidak ada

- Aset Sungai ada tidak ada

- Data SDA lainnya ada tidak ada

b. Frekuensi publikasi data





OPERASI

KINERJA OPERASI DAN PEMELIHARAAN SISDA


II. ................... (NILAI 50)

1. Perangkat Keras

a. PC ada tidak ada

b. Sever ada tidak ada

c. Laptop ada tidak ada

d. GPS ada tidak ada

e. Kamera ada tidak ada

f. Scanner ada tidak ada

g. Printer ada tidak ada

2. Perangkat Lunak

a. SIPAI ada tidak ada

b. PDSDA ada tidak ada

c. Map Info ada tidak ada

d. ESRI (ArcView) ada tidak ada

e. Database Hidrologi ada tidak ada

f. Database Kualitas Air ada tidak ada

g. Database RIM ada tidak ada

h. Antivirus ada tidak ada

3. Ruangan

a. Pemeliharaan ruangan/bangunan ada tidak ada

4. Sumber daya Manusia

a. Pelatihan ada tidak ada

b. Berapa orang orang





Tim Inspeksi Mutu

Ketua :

Anggota 1 : ..............................................................................

Anggota 2 : ..............................................................................

Anggota 3 : ..............................................................................

dst : ..............................................................................

PEMELIHARAAN

prosedur dan instruksi kerja inspeksi mutu ... -...

Documents