prose durasf

Tanggal Efektif :Rev : 0Hal :

No. Dokumen :

Ciri-ciri pokok yang menandai sistem akuntansi dan pelaporan yang diusulkan dan dirancang sesuai dengan sifat operasi bisnis retail adalah sebagai berikut :

1. Metode AkuntansiMetode Akuntansi `Accrual Basis` akan digunakan dalam mencatat dan melaporkan transaksi keuangan. Dengan metode akuntansi ini pendapatan serta biaya yang terjadi dilaporkan pada periode dimana pendapatan tersebut diperoleh atau biaya tersebut menjadi beban dan bukan pada saat diterima atau dikeluarkan uangnya.

2. Dana Kas berdasarkan Sistem ImprestSistem Imprest akan digunakan untuk dana yang dikeluarkan untuk pengeluaran-pengeluaran yang memiliki sifat rutin dan ditetapkan dalam jumlah tertentu.Metode yang digunakan adalah Imprest Fund dimana pengisiannya berdasarkan kebutuhan Kasir untuk melayani pembayaran pembeli, biasanya dipecah menjadi ribuan, ratusan dan puluhan rupiah. Untuk mempermudah pelaksanaannya, maka setiap akan dilakukan Pengisian Kas Kecil dibuatkan rekapitulasi penerimaan uang dibandingkan jumlahnya secara fisik. Dana ini akan dipegang oleh Penanggung Jawab Dana tersebut, dalam hal ini Kasir.

3. Metode Penilaian dan Pengawasan Persediaan3.1.Metode penilaian persediaan dilakukan dengan metode FIFO (First In First Out) yang didasarkan pada seluruh biaya sebenarnya yang dikeluarkan untuk memperoleh persediaan tersebut.3.2.Pengawasan phisik persediaan dilakukan dengan metode `Perpetual Inventory` dimana setiap perubahan/mutasi suatu barang dicatat di kartu persediaan dan kartu gudang serta laporan mutasi barang. Penghitungan persediaan secara fisik dilakukan pada tiap akhir periode atau dari waktu ke waktu untuk dibandingkan dengan jumlah persediaan yang tercantum dalam laporan mutasi barang stock dan kartu persediaan.

4. Dasar Penilaian Aktiva Tetap dan Metode Penyusutannya4.1.Aktiva Tetap atas dasar harga perolehannya, yang terdiri dari harga Aktiva Tetap ditambah dengan seluruh biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh serta menempatkannya di tempat atau dalam keadaan siap pakai termasuk

biaya angkut dan pemasangan.4.2.Umur Aktiva Tetap akan ditentukan sesuai dengan taksiran masa manfaat Aktiva yang bersangkutan.4.3.Metode Garis Lurus atas harga perolehan diterapkan secara konsisten untuk pembebanan biaya penyusutan Aktiva Tetap pada tiap periode.

5. Perhitungan Biaya-Biaya Langsung dan Tak Langsung5.1.Perhitungan biaya operasional menggunakan Metode Rata-Rata Tertimbang.5.2.Biaya yang masuk ke harga pokok adalah biaya :

- Pengadaan Barang (Merchandising), dan - Penyimpanan Barang (Warehousing).

Biaya-biaya operasional yang dapat diidentifikasikan secara langsung akan dikumpulkan ke dalam pembebanan ke setiap item produk, sedangkan upah langsung dan biaya tak langsung akan dialokasikan secara proposional.

Kata Pengantar


No. Dokumen :

PROSEDUR PENJUALANDIBUAT AREA FUNGSI (A.F.)DIPERIKSA DISETUJUI

1/2

1. TUJUANUntuk memberikan pedoman mengenai tatacara pelaksanaan Prosedur Penjualan.

2. RUANG LINGKUPProsedur ini dilaksanakan oleh bagian Merchandise (operasional), Gudang dan Kasir.

3. PENANGUNG JAWABPenanggung jawab prosedur ini adalah Manager Operasional dan Kepala Gudang, pelaksanaannya di bawah pengawasan supervisor masing-masing bagian.

4. DOKUMEN PENUNJANG4.1. Cash Register4.2. Credit/Debit Card Register

5. KETENTUAN UMUMProsedur ini terjadi apabila Customer datang langsung ke store untuk memenuhi kebutuhannya sesuai barang yang tersedia untuk dijual. Kemudian terjadi transaksi pembayaran di Kasir. Bukti terjadinya transaksi adalah cash register. Pembayaran yang dilakukan melalui Credit Card atau Debit Card, akan difile bukti otorisasinya sebagai lampiran cash register.

6. OTORISASI DOKUMEN6.1. Cash Register

Pembuat : Kasir (otomatis)Mengetahui: Store Manager

6.2. Credit Card atau Debit Card RegisterPembuat : KasirMenyetujui : Customer

MERCHANDISE,KEUANGAN,

GUDANG


No. Dokumen :

2/2

1. Customer memasuki store untuk melakukan transaksi penjualan.

2. Helper menginformasikan ke Gudang dan tentang tersedia tidaknya barang yang dimaksud.

3. Jika tersedia, maka Customer dapat langsung membayar di Kasir dan dibuat Cash/Card Register, dimana informasi secara kuantitas akan dikontrol oleh Gudang.

4. Jika barang tidak tersedia, Gudang memberikan alternatif pilihan barang ‘second’ atau type lain yang sejenis.

5. Berdasarkan Kanban yang datang Gudang mempersiapkan barang dan membuat Picking Slip yang harus ditandatangani oleh Store Manager, serta menyerahkan barang ke area store (Lihat Prosedur Pengeluaran Barang).

KETERANGANGudang

T

Picking SlipKanban

Lihat ProsedurPengeluaran Barang

Y

Merchandise

Informasi kebutuhanCustomer

Tersedia ?

Informasialternatif barang

‘second’atau type lain yang sejenis

Cash/CardRegister

Kasir (Keuangan)

PROSEDUR PENJUALAN


No. Dokumen :

Prosedur Pengeluaran BarangDIBUAT AREA FUNGSI (A.F.)DIPERIKSA DISETUJUI

1/2

1. TUJUANUntuk memberikan pedoman mengenai tatacara pelaksanaan Pengeluaran Barang dari Gudang.

2. RUANG LINGKUPProsedur ini dilaksanakan oleh bagian Gudang.

3. PENANGGUNG JAWABPenanggung jawab prosedur ini adalah Kepala Gudang, pelaksanaannya di bawah pengawasan supervisor masing-masing lokasi gudang.

4. DOKUMEN PENUNJANG4.1. Picking Slip4.2. Kartu Kanban

5. KETENTUAN UMUMPengeluaran Barang dari Gudang berdasarkan Kartu Kanban yang dibawa oleh Store Helper. Kartu Kanban berisi informasi tentang Part Number, Nama Item Barang, Jumlah Safety Stock yang harus ada di rak store, Spesifikasi barang lainnya. Berdasarkan data yang on line system dari Kasir ke Gudang tentang mutasi stock, maka Gudang mempersiapkan Picking Slip yang menyertai barang yang telah dilabel Bar Code. Tanpa Picking Slip ini, Gudang tidak diperkenankan mengeluarkan barang yang diminta operasional meskipun ada kartu kanban.

6. OTORISASI DOKUMEN 6.1. Picking Slip

Pembuat : Staff GudangMenyetujui : Kepala Gudang

OPERASIONAL,GUDANG


No. Dokumen :

Tanda Tangan di Slip Ybs.

2/2

1. Berdasarkan informasi mutasi barang secara on line system, maka Gudang mempersiapkan Picking Slip dan barang yang sudah dilabel BarCode.

2. Sebelum mengeluarkan barang, Gudang harus memastikan bahwa jumlah barang di Gudang sebesar safety stock.

3. Picking Slip dibuat 2 (dua) lembar :- Lembar 1 Accounting- Lembar 2 Gudang (File)Sebelum didistribusikan, Helper harus mencantum-kan nama terang dan tanda tangan pada kolom ‘Diterima’ di Slip ybs. Untuk menunjukkan bahwa tanggung jawab barang telah beralih.

4. Jika barang mendekati safety stock, maka sebaiknya Gudang membuat Permintaan Pembelian (untuk selanjutnya ada di Prosedur Pembelian).

5. Seluruh bukti pengeluaran barang gudang akan diringkas dalam Laporan Stock Gudang, dimana setiap saat akan dicocokkan dengan Laporan Stock di Accounting.

Operasional KETERANGANGudang

Berdasarkan informasimutasi inventory,

Gudang mempersiapkan Picking Slip dan Barang

yang sudah dilabeldengan BarCode

Kartu Kanban

Prosedur Pengeluaran Barang

Slip Sk.Cdg.

Setiap saat dicocokkan dengan Kartu stock di Accounting

Berdasarkan Kartu Kanban, Gudang

memberikan picking slipdan barang yang di-

minta, serta mengembali-kan Kartu Kanban tsb.


No. Dokumen :

AREA FUNGSI

PEMBELIAN, OPERASIONAL, GUDANG, KEUANGAN

1. TUJUANMemberikan pedoman dalam melakukan proses Pembelian Tunai dan Kredit, sehingga memudahkan dalam pengontrolan.

2. RUANG LINGKUPProsedur ini diterapkan pada bagian terkait, yaitu Pembelian, Operasional, Gudang, Keuangan.

3. PENANGGUNG JAWABPenanggung Jawab Prosedur ini adalah Bagian Pembelian, di bawah koordinasi Supervisor.

4. DOKUMEN PENUNJANG & ALAT KONTROL4.1. Permintaan Pembelian (PP)4.2. Order Pembelian (OP)4.3. Bukti Pengeluaran Kas/Bank (BPK/B)4.4. Surat Jalan Supplier4.5. Faktur Supplier4.6. Bukti Penerimaan Gudang (BPG)

5. KETENTUAN UMUMDasar pembelian adalah Permintaan Pembelian dari Gudang. Kebutuhan barang dirinci jelas di PP, termasuk tanggal kebutuhan masing-masing barang tersebut. Pemilihan Supplier harus diketahui oleh Direksi, dimana usulan Supplier dapat ditunjuk langsung oleh Direksi, dan tetap dilakukan pemilihan terhadap lebih dari 1 (satu) Supplier.Bagian Pembelian menentukan prioritas untuk pemenuhan barang yang dibutuhkan. Hal ini juga dapat membantu Pembelian untuk mengontrol order-order yang masih terpending. Baik pembelian kredit maupun pembelian tunai, dana pembelian diambil dari Kas/Bank dan dibuatkan Bukti Pengeluaran Kas/Bank. Pada saat order diterima oleh Gudang, Gudang mencek kesesuaian kuantitas dan kualitasnya dengan File PP yang ada di Gudang, kemudian dibuatkan Bukti Penerimaan Gudang (BPG).Pengakuan sebagai persediaan adalah diterimanya tembusan BPG ke Accounting.

6. OTORISASI DOKUMEN6.1. Permintaan Pembelian

Pembuat : Staff GudangMenyetujui : Manager gudang

6.2. Order PembelianPembuat : PembelianMenyetujui : Manager Keuangan

6.3. Bukti Pengeluaran Kas/BankLihat Prosedur Pengeluaran Kas atau Prosedur Pengeluaran Bank

6.6. Bukti Penerimaan GudangPembuat : Staff GudangMenyetujui : Kepala Gudang

1/2PROSEDUR PEMBELIAN

DIBUAT DIPERIKSA DISETUJUI


No. Dokumen :

3/3KETERANGANOPERASIONAL GUDANG PEMBELIAN

1. Berdasarkan Transaksi di Kasir dan Kanban yang diterima Gudang, maka Gudang Penyimpanan me-minta kebutuhan barang sesuai yg. dicatat di kartu Kanban. Kemudian Gudang memenuhi kebutuhan tersebut dengan cara membuat Picking Slip 2 (dua) lembar.

2. Jika barang tidak tersedia, maka ber-dasarkan Kanban, Gudang membuat Permintaan Pembelian 2 (dua) lb. Asli untuk bagian Pembelian, Lembar ke-2 Arsip Gudang (file sementara, akan menjadi file tetap jika telah dipenuhinya order yaitu telah dibuatnya Bukti Penerimaan Gudang).

3. Untuk Pembelian Tunai, Pembelian membuat Bukti Pengeluaran Kas/ Bank, yang mana dananya dapat diambil dari Kas/Bank.

4. Untuk Pembelian Kredit, setelah menerima PP dari Gudang, Pem-belian akan membuat Order Pembelian (PO) :- Lembar 1 Supplier- Lembar 2 keuangan- Lembar 3 Accounting- Lb 4 Arsip Pembelian (file tetap)Isi PO sudah mencantumkan harga sesuai spesifikasi barang. Pada saat melakukan penawaran harga, Pem-belian harus melakukannya pada lebih dari satu Supplier untuk mempermudah order jika terjadi pembatalan order dari Supplier.

5. Pada saat barang datang, maka Supplier menyerahkan barang bersama Surat Jalan Supplier ke Gudang. Gudang akan mencocok-kan Surat Jalan (tercantum No. PO), yang dibawa Supplier, dengan file PO yang ada pada Pembelian (tanpa terlihat harga di Gudang).

6. Gudang akan membuat Bukti Penerimaan Gudang (BPG) sebagai bukti barang telah diterima 3 (tiga) lembar :- Lembar 1 Keuangan via Pembelian- Lembar 2 Accounting- Lembar 3 Arsip Gudang (file tetap)Sebelum Gudang Penerimaan me-nerima barang, maka Pembelian harus aktif mencari informasi pe-rubahan harga dari Supplier ybs. Apabila informasi harga baru di-ketahui setelah barang datang dan tidak diketahui oleh Pembelian sebelumnya, maka bagian Pembeli-an berhak meretur barang tersebut. Perubahan harga tidak boleh di-lakukan pada PO yang telah dibuat.

7. Penyerahan BPG ke Keuangan melalui Supplier yang membawa Invoice.

8. Berdasarkan BPG, Keuangan mem-buat :- Bukti Pengeluaran Kas/Bank 2

(dua) lb : Lb 1 Accounting, Lb 2 Arsip Keuangan (file tetap).

- Kwitansi 2 (dua) lembar : Lb 1 Supplier, Lb 2 Accounting.

KEUANGAN

PROSEDUR PEMBELIAN

- Transaksi di Kasir- Kasir Terima Kanban

Picking 1-2Slip

PP 1-2

OP 1-4

BPK/B 1-2

F

F

Terima Barang

BPG 1-3Terima BPG via

Supplier,Cocokkan dg.

OP atau BPK/B

Kwitansi1-2

Nota Supp.

SJ Supp.

Barang Ada/Tidak

?

F

Pembelian Kredit ?

T

Y

T

Y

F

F

BPK/B 1-2

Kanban


No. Dokumen :

Prosedur Penerimaan BarangDIBUAT AREA FUNGSI (A.F.)DIPERIKSA DISETUJUI

1/2

1. TUJUANUntuk memberikan pedoman mengenai tatacara pelaksanaan Penerimaan Barang.

2. RUANG LINGKUPProsedur ini dilaksanakan oleh bagian Gudang.

3. PENANGGUNG JAWABPenanggung jawab prosedur ini adalah Kepala Gudang, pelaksanaannya di bawah pengawasan supervisor masing-masing lokasi gudang.

4. DOKUMEN PENUNJANG4.1. Purchase Order4.2. Bukti Penerimaan Gudang4.3. Surat Jalan (untuk Retur)

5. KETENTUAN UMUMPada prinsipnya penerimaan barang diakui jika Surat Jalan Asli dari Supplier, baik dari Pembelian Kredit maupun Pembelian Tunai, telah diterima. Untuk beberapa Supplier, Surat Jalan ini dapat berfungsi juga sebagai Nota Penjualannya, sehingga kolom harga dapat terlihat di nota tsb. Karena itu dokumen asli dari Supplier tidak difile di Gudang, meskipun akan diterima pertama kali di Gudang, tetapi akan difile di Keuangan untuk kemudian diteruskan ke Accounting. Sehingga yang difile di Gudang hanya Bukti Penerimaan Gudang saja. Jadi untuk Pembelian Tunai maupun Pembelian Kredit, bukti penerimaan barang akan diterima oleh Gudang dengan menggunakan dokumen Bukti Penerimaan Gudang. Untuk Barang Bongkaran akan diperlakukan sebagai berikut :Setiap saat Accounting akan memonitor saldo persediaan pada layar yang tercantum pada layar monitor dengan dokumen Bukti Penerimaan Barang. Timbulnya selisih akan ditelusuri dokumen-dokumen pendukungnya (Surat Jalan Supplier). Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya selisih, akan dilakukan Stock Taking setiap 3 (tiga) atau 6 (enam) bulan dan Stock Opname 1 (satu) tahun sekali pertengahan bulan Desember.

6. OTORISASI DOKUMEN6.1. Bukti Penerimaan Gudang

Pembuat : Staff GudangMenyetujui : Kepala Gudang

6.2. Bukti Barang Bongkaran/TitipanPembuat : Staff GudangMenyetujui : Kepala Gudang

6.3. Surat Jalan (untuk Retur)Pembuat : Staff GudangMenyetujui : Kepala GudangMengetahui: Kepala Pembelian

GUDANG,PEMBELIAN


No. Dokumen :

2/2

1. Berdasarkan Surat Jalan dan Barang yang dibawa oleh Supplier, Bagian Gudang mencek item barang dengan permintaan barang, apakah telah sesuai.

2. Jika sesuai, Staff Gudang membuat Bukti Penerimaan Gudang (BPG) 4 (empat) lembar :- Lembar 1 Pembelian- Lembar 2 Keuangan- Lembar 3 Accounting- Lembar 4 Gudang (Arsip)Distribusi harus dilakukan pada hari dibuatnya BPG.Barang yang telah diterima disimpan sesuai Lay Out Gudang.

3. Berdasarkan BPG, dicatat di Kartu Stock Gudang : Tanggal Diterima (berdasarkan BPG), Nama Item Barang, Part Number dan Quantity.

4. Demikian juga di Accounting, pencatatan ditambah Harga per Unit dan Harga Total.

5. Setiap saat atau sesuai permintaan, Kartu Gudang dicocokkan dengan Kartu Accounting.

6. Dalam kondisi barang yang telah dibuatkan BPG ternyata tidak sesuai dengan permintaan, maka terjadi Retur Barang. Karena telah diterima di Gudang, maka pengeluaran barang harus menggunakan Surat Jalan dari Gudang diketahui Kepala Gudang dan Kepala Operasional Bengkel.

7. Jika Barang tidak sesuai, maka lakukan retur barang ke Supplier dengan cara membuat Surat Jalan 3 (tiga) lembar :- Lembar 1 Supplier- Lembar 2 Pembelian - Lembar 3 Keuangan

Gudang KETERANGANSupplier

Kartu Gudang

Y

TSesuai ?

Surat Jalan

Prosedur Penerimaan Barang

B.Penerima-an Gud.

Catat di Kartu Stock di Gudang

Setiap saat dicocokkan dengan Kartu stock di Accounting

Cek Perimtaan barang dengan Surat Jalan dan Barang ybs.

Lakukan Retur Barang ke Supplier : Buat Surat Jalan

Surat JalanSurat Jalan


No. Dokumen :

1. TUJUANUntuk memberikan pedoman mengenai tatacara pelaksanaan Penerimaan/Pengeluaran Kas Kecil dan Penerimaan/Pengeluaran Bank.

2. RUANG LINGKUPProsedur ini dilaksanakan oleh Bagian Keuangan.

3. PENANGGUNG JAWABPenanggung jawab prosedur ini adalah Manajer Keuangan, sedangkan pelaksanaannya di bawah Supervisor.

4. DOKUMEN PENUNJANG & ALAT KONTROL4.1. Bukti Penerimaan/Pengeluaran Kas/Bank 4.2. Laporan Harian Kas4.3. Buku Kas4.4. Buku Bank

5. KETENTUAN UMUMKAS KECIL adalah dana yang dikeluarkan untuk pengeluaran-pengeluaran yang memiliki sifat rutin dan atau/urgent untuk satu kali transaksi dan memiliki saldo maximum tertentu.Metode yang digunakan adalah Imprest Fund yaitu dilakukan pengisian berdasarkan seluruh pengeluaran apabila saldo Rp.0,- atau telah mendekati 1/3 (sepertiga) dari saldo maximum. Untuk mempermudah pelaksanaannya, maka setiap akan dilakukan Pengisian Kas Kecil dibuatkan rekapitulasi berupa Laporan Harian Kas. Dana ini akan dipegang oleh Penanggung Jawab Dana tersebut, dalam hal ini Kasir. Dana Kas Kecil terdiri dari Bukti-Bukti Pengeluaran Kas Kecil, Bon Sementara dan Uang Tunai yang masih tersisa di Kasir.

Sistem Pengendalian Intern untuk Imprest Fund :1. Setiap Pengeluaran Bukti Kas Kecil yang telah disetujui oleh pejabat berwenang dan disertai

dengan pembayaran lainnya dicatat dalam Laporan Harian Kas.2. Semua dokumen pembayaran harus dicap “Lunas” serta diberi tanggal pembayaran setelah

pembayaran dilakukan.3. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil yaitu jika dana tersebut telah mendekati 1/3 (sepertiga)

dari Saldo Maximum, dimana pengisiannya diambil dari Bank atau Kas Besar.Biasanya Kas Kecil didefinisikan sebagai pengeluaran dengan jenis transaksi sebagai berikut : bensin/solar (transportasi), keperluan rumah tangga, uang makan, uang lembur, pembelian tunai untuk operasional dengan nominal tertentu per transaksi, bon sementara.

BANK adalah dana yang disimpan pada Rekening Koran, yang berasal dari Penerimaan Kas maupun Penerimaan melalui Bank sendiri, dan transaksi yang berupa Pengeluaran melalui Bank, termasuk untuk Pengisian Kas Kecil. Seluruh Penerimaan Kas melalui Kasir harus disetor paling lambat 1 (satu) hari setelah Penerimaan Kas. Pada prakteknya penerimaan kas ini disisihkan sebagian untuk mencadangkan kebutuhan dana sebesar nominal tertentu untuk

PENERIMAAN/PENGELUARAN KAS KECIL PENERIMAAN/PENGELUARAN BANKDIBUAT DIPERIKSA DISETUJUI DISTRIBUSI

keuangan,ACCOUNTING

1/4


No. Dokumen :

keperluan di luar pengeluaran-pengeluaran melalui Kas Kecil, misal : - Pembelian Tunai - Pembelian Kredit - Komisi Penjualan untuk Ekstern (Asuransi) maupun Intern- Biaya Entertainment - Biaya Lain-Lain yang tidak dapat memenuhi syarat pada Kas Kecil.

Penerimaan berupa Cek atau Giro, harus difile terpisah sesuai dengan Tanggal Jatuh Tempo, khususnya untuk Cek Cash atau BG Mundur, belum diakui sebagai Pelunasan Piutang dan belum dibuatkan Bukti Penerimaan Kas/Bank. Pada saat Jatuh Tempo akan dicairkan ke Bank dan baru diakui sebagai pelunasan piutang dan dibuatkan Bukti Penerimaan Kas/Bank.

Penerimaan melalui Credit Card, tidak harus dicatat terpisah. Penerimaan melalui Credit Card ini sudah diakui sebagai Omzet pada periode bersangkutan, namun masih diakui sebagai Piutang Dagang sampai ada pemberitahuan dari Bank mengenai adanya kliring yang masuk (atau keuangan proaktif menanyakan ke Bank).

6. OTORISASI DOKUMEN6.1. Bukti Penerimaan Kas/Bank

Pembuat : KasirMenyetujui : Section Head KeuanganMengetahui : untuk Kas Kecil - Manager Keuangan

untuk Bank - Jenjang Otorisasi

6.2. Bukti Pengeluaran KasPembuat : KasirMenyetujui : Section Head KeuanganMengetahui : Manager Keuangan

6.3. Bukti Pengeluaran BankPembuat : Section Head Keuangan (merangkap bagian Bank)Menyetujui : Manager KeuanganMengetahui : Jenjang Otorisasi

DIBUAT DIPERIKSA DISETUJUI DISTRIBUSIkeuangan,

ACCOUNTING

2/4

PENERIMAAN/PENGELUARAN KAS KECIL PENERIMAAN/PENGELUARAN BANK


No. Dokumen :

BKK

1. Berdasarkan seluruh dokumen dan bukti pendukung yang dibutuhkan, maka Kasir meneliti otorisasi dan nilai nominal yang tercantum pada dokumen tersebut. Di luar policy Kas Kecil, maka tidak dapat diselesaikan melalui Kas Kecil.

2. Jika pengeluaran Kas Kecil berasal dari Bon Sementara, maka Kasir harus melihat kembali File Sementara yang dibutuhkan.

3. Jika ada sisa uang harus dibuatkan Bukti Penerimaan Kas 2 (dua) lembar : Lembar asli untuk Arsip, lembar dua untuk Accounting.

4. Kemudian dibuatkan Bukti Pengeluaran Kas 2 (dua) lembar : Lembar asli untuk Arsip, lembar dua untuk Accounting.

5. Seluruh Pengeluaran Kas yang disertai bukti, dicatat pada Laporan Harian Kas 2 (dua) : Lembar asli untuk Arsip, lembar dua untuk Accounting.

6. Laporan Harian Kas akan menjadi laporan Kasir untuk pengisian kembali dana Kas Kecil ke bagian Bank.

7. Setiap akhir hari, Kasir menyerahkan Laporan Harian Kas yang berisi seluruh transaksi hari tersebut baik Penerimaan Kas maupun Pengeluaran Kas disertai dokumen yang terkait. Untuk Pengeluaran Kas menunggu sampai Saldo mendekati 1/3 (sepertiga) dari saldo maximum, setelah itu dilaporkan ke Bank untuk diisi kembali dana kas kecilnya.

8. Penerimaan Kas yang diterima Kasir, tidak boleh digunakan untuk mengisi Kas Kecil secara langsung. Pengisian hanya diperbolehkan melalui Bank.

3/4

Keuangan (Kasir) KETERANGAN

Dok. Asli

PENERIMAAN/PENGELUARAN KAS KECIL

Bukti Pen-dukung

Cocokkan dengan File Sementara yang

dibutuhkan, Periksa kelengkapan dokumen dan bukti pendukung.

Uang Muka ?

Bon Sementara

?

Tunai ?

T

Y TY

Y/T

Penyelesaian Uang Muka/ Bon Sementara dengan cara

mengeluarkan Voucher Penerimaan Kas dan

Voucher Pengeluaran Kas

Ada Sisa Uang ?

Lap.Harian Kas Dokumen2

Y

T

BTK

Kas/Setara


No. Dokumen :

1. Berdasarkan seluruh dokumen dan bukti pendukung, maka bagian Bank mencocokkan dengan Laporan Harian Kas dan meneliti otorisasi dan nilai nominal yang tercantum pada dokumen tersebut. Jika dokumen tidak lengkap, maka dikembali-kan ke Kasir sehingga Kas Kecil tidak dapat diisi kembali.

2. Kemudian dibuatkan Bukti Penerimaan Kas 2 (dua) lembar dan /atau Bukti Pengeluaran Kas 2 (dua) lembar, masing-masing : Lembar asli untuk Arsip, lembar dua untuk Accounting.

3. Seluruh transaksi dicatat di Buku Bank.

4/4

Keuangan (Bank) KETERANGAN

Dok. Asli

PENERIMAAN/PENGELUARAN BANK

B.Pendukung

Cocokkan Laporan Harian Kas dan

periksa kelengkapan dokumen dan bukti

pendukung.

Selisih ?

Y

T

Dibuat Bukti Penerimaan Bank dan Bukti

Pengeluaran Bank

BTB

Kas/Setara

Buku BankDokumen2

Lap. Harian Kas

Kembali ke Kasir

Dok. tidak lengkap ?

Y

T

F


No. Dokumen :

1. TUJUANUntuk memberikan pedoman mengenai tatacara pelaksanaan pengambilan uang dengan Bon Sementara

2. RUANG LINGKUPProsedur ini dilaksanakan oleh setiap bagian yang terlibat dalam pengambilan uang dengan Bon Sementara

3. PENANGGUNG JAWABPenanggung jawab prosedur ini adalah bagian Keuangan, sedangkan pelaksanaannya di bawah Kasir

4. DOKUMEN PENUNJANG & ALAT KONTROL4.1. Bon Sementara4.2. Bukti Pengeluaran Kas 4.3. Buku Bon Sementara4.4. Laporan Harian Kas4.5. Buku Kas

5. KETENTUAN UMUM5.1. Penggunaan Bon Sementara adalah untuk biaya yang memiliki nilai nominal maximal

Rp. .................,- (............................ Rupiah) 5.2. Penyelesaian pengambilan Bon Sementara ini maksimum 3 (tiga) hari kerja5.3. Maksimum Outstanding Bon Sementara tiap User 1 (satu) Bon Sementara5.4. Satu Bon Sementara diselesaikan dalam 1 (satu) Bukti Pengeluaran Kas

Bon Sementara adalah permintaan uang (biaya) yang memiliki sifat harus diselesaikan paling lambat 3 (tiga) hari kerja dengan nilai nominal maximal Rp. ..............,- (............................... Rupiah) dan tidak dijurnal dalam jurnal umum, tetapi hanya dicatat oleh Kasir dalam Buku Bon Sementara. Kasir harus menagih ke pemakai bon sementara dalam 3 (tiga) hari tersebut untuk penyelesaiannya.Biasanya biaya ini terjadi untuk keadaan urgent, dan menjadi bagian dari Dana Kas Kecil. Misalnya Biaya Entertainment Tamu, Biaya Transportasi/Bahan Bakar, atau yang termasuk kriteria Biaya Lain-Lain. Apabila Bon Sementara yang diajukan melebihi dari nilai nominal maximum yang ditetapkan, maka harus ada persetujuan Direksi. Penyelesaian Bon Sementara dibuat dalam 1 (satu) Bukti Pengeluaran Kas.

Kriteria Biaya Lain-Lain :1. Biaya Tak Terduga

Ketentuan-ketentuan khusus :- Biaya ‘Undertable’ Ijin-ijin- Pengeluaran lain yang tanpa bon resmi (sumbangan, dll)Seluruh jenis pengeluaran di atas harus atas persetujuan Direksi.

BON SEMENTARA1/3

DIBUAT DISTRIBUSIDIPERIKSA DISETUJUIKEUANGAN,

BAGIAN TERKAIT


No. Dokumen :

2. Biaya Perjamuan/EntertainKetentuan-ketentuan khusus :- Sampai dengan Rp. ..................... ,- disetujui Kepala Administrasi atau Direksi melalui Kas Kecil- Di atas Rp. ............................. ,- disetujui Direksi melalui Kas Bank

3. Biaya KendaraanBiaya akan terjadi jika karyawan memakai Kendaraan Perusahaan (mobil pool), kecuali jika pemakaiannya telah disetujui Direksi sampai jangka waktu tertentu. Pada Deklarasi harus jelas ditulis :

- Jenis Mobil, Nomor Polisi, Holder (pemakai), Sopir (jika ada)- Tanggal terjadi biaya- KM pengisian bensin, Jumlah dan Harga per liter- Parkir dirinci detail (misal parkir 6 x 1.000,- = 6.000)- Biaya Tol- Maintenance, misal tambah angin, tambal ban, dll- Waktu Pemakaian : Waktu Berangkat dan Waktu Kembali (ditulis jam-nya)

Seluruh pengeluaran harus disertai dokumen pendukung. Tanpa bukti asli, tidak dapat dideklarasi.

4. Biaya Pemeliharaan dan Perawatan Gedung Milik PerusahaanBiaya akan terjadi jika ada pemeliharaan dan/atau perawatan Gedung Operasional maupun Non Operasional Milik Perusahaan. Di luar pemeriksaan rutin (mingguan atau bulanan), maka General Affair menentukan kondisi Gedung apakah memerlukan perawatan mendadak atau tidak (kondisi akibat bencana alam, pengrusakan yang disengaja, dll).Keuangan bersama General Affair menentukan perkiraan biaya yang akan dikeluarkan, kemudian dibuat Deklarasi untuk Perawatan dan Pemeliharaan Gedung, berisi antara lain :- Tanggal Pengerjaan Perbaikan (Periode)- Jenis Perbaikan- Lokasi Perbaikan- Nama Pengguna Gedung (untuk Gedung Non Operasional)- Kondisi TerakhirSetiap deklarasi ditandatangani oleh bag. General Affair dan yang berhak menyetujui (Manager Keuangan).Penyimpangan dan kesalahan perhitungan tidak dapat dideklarasi dahulu.

6. OTORISASI DOKUMENPembuat : Pemakai Dana Yang BersangkutanMenyetujui : Manager Keuangan

DIBUAT AREA FUNGSI (A.F.)DIPERIKSA DISETUJUI2/3

KEUANGAN,BAGIAN TERKAIT

BON SEMENTARA


No. Dokumen :

3/3BON SEMENTARA

1. Pemakai Bon Sementara membuat Bon Sementara 2 (dua) lembar : Lembar Asli untuk Kasir, lembar ke-2 (dua) untuk pemakai bon sementara dan digunakan saat bon sementara akan diselesaikan.

2. Saat penyelesaian bon sementara, bukti-bukti dicocokkan dan diperiksa kevalidannya. Jika dokumen tidak ada, maka bon sementara yang bisa diselesaikan hanya yang didukung oleh bukti-bukti otentik/asli.

3. Jika ada kelebihan dana harus dibuatkan Bukti Penerimaan Kas 2 (dua) lembar : Lembar asli untuk Arsip, lembar dua untuk Accounting.Jika ada kekurangan dana, maka langsung ke point 4.

4. Kemudian dibuatkan Bukti Pengeluaran Kas 2 (dua) lembar : Lembar asli untuk Arsip, lembar dua untuk Accounting. Setelah itu dicatat pada Buku Bon Sementara sebagai alat kontrol Kasir terhadap Bon Sementara yang masih pending/menggantung.

5. Seluruh Pengeluaran Kas yang disertai bukti, dicatat pada Laporan Harian Kas 2 (dua) : Lembar asli untuk Arsip, lembar dua untuk Accounting.

Keuangan KETERANGAN

B.Pengelu-aran Kas

Bon Semen-tara

Bukti Pen-dukung

Cocokkan dengan File Sementara yang

dibutuhkan, Periksa kelengkapan

dokumen dan bukti pendukung.

Sesuai ?T

Y

Ada Sisa Uang ?

Bukti Pene-rimaan Kas

Lap.Harian Kas

Pemakai B. Sementara

Periksa Bon Sementara tentang Nilai Nominal dan

Otorisasi

Bon Semen-tara

F

Uang

Uang

Buku Bon Sement.B.Pengelu-

aran/Pene-rimaanKas Dokumen2

T Y


No. Dokumen :PENGHAPUSAN PERSEDIAAN DAN AKTIVA TETAP 1/1

DIBUAT AREA FUNGSI (A.F.)DIPERIKSA DISETUJUIKEUANGAN,

ACCOUNTING,MERCHANDISE

PENGHAPUSAN PERSEDIAAN

1. Sesuai dengan Catatan Akuntansi mengenai Persediaan yang tidak dapat dijual/digunakan lagi akibat lewat tanggal kadaluarsa, cacat/rusak atau tidak laku dijual, sehingga menumpuk dan menimbulkan cost yang tinggi, maka Bagian Akuntansi dapat mengusulkan adanya penghapusan Persediaan tersebut (pemberitahuan secara lisan disertai data amount maupun cost of money), serta meminta dan membicarakan bersama-sama Manager Merchadise untuk membuat statement mengenai persediaan yang tidak dapat dijual/digunakan lagi tersebut.

2. Jika penghapusan disetujui, Gudang membuat Bukti Keluar Barang (atau Surat Jalan) dan Berita Acara Penghapusan Persediaan, diketahui oleh Manager Keuangan dan Manager Merchandise dan disetujui oleh Direksi.

3. Penghapusan dapat diambil keputusan terjadi Penjualan Diskon ke Karyawan, sebagai Hadiah bagi Customer atau Karyawan Berprestasi, atau penghancuran barang (dibakar atau dibuang). Dokumentasikan dengan Foto, untuk pelengkap Berita Acara Pajak.

4. Untuk penghapusan yang bisa dijual, maka Direksi akan menentukan :- Harga Jual (per pieces, per kg/ton, per unit, dsb)- Pembeli (yang menguntungkan perusahaan)- Tanggal Penjualan

PENGHAPUSAN AKTIVA TETAP

1. Sesuai dengan Catatan Akuntansi mengenai Aktiva Tetap yang sudah habis masa manfaatnnya (umur teknis maupun umur ekonomisnya) dan didukung data tentang umur teknis dari Manager Operasional, maka Bagian Akuntansi dapat mengusulkan adanya penghentian operasional aktiva tetap tersebut (pemberitahuan secara lisan).

2. Jika usul disetujui oleh atasan langsung, maka Accounting dan General Affair, mengetahui Direksi mengusulkan tentang : - Harga jual per satuan

- Tanggal penjualan- Pembeli (adalah yang menguntungkan perusahaan)

3. Jika penghapusan disetujui, Accounting membuat Berita Acara Penghapusan Aktiva Tetap dan diketahui oleh General Affair dan disetujui Direksi.

4. Setelah penghapusan, maka Direksi akan diputuskan apakah akan dilakukan penjualan secara intern (dengan lelang) atau ekstern (penjualan ke showroom/pihak luar).

5. Penghapusan Aktiva Tetap juga dapat terjadi apabila Direksi menghendaki penghapusan tersebut. Dalam hal ini Accounting harus melakukan penyesuaian terhadap Daftar Akiva Tetap dan Penyusutan Aktiva Tetap yang seharusnya terjadi.


No. Dokumen :

1/2DIBUAT AREA FUNGSI (A.F.)

PROSEDUR ACCOUNTING

ACCOUNTINGDIPERIKSA DISETUJUI

1. TUJUANMemberikan pedoman pelaksanaan pembuatan Laporan Keuangan dan pelaksanaan prosedur yang konsisten

2. RUANG LINGKUPProsedur ini dilaksanakan oleh departemen Akuntansi dalam mencatat, membukukan transaksi, menggolongkan, mengikhtisarkan dan melaporkan transaksi-transaksi yang terjadi selama periode tertentu.

3. PENANGGUNG JAWABPenanggung jawab Prosedur ini adalah Departemen Head, sedangkan pelaksanaannya di bawah koordinasi Supervisor

4. DOKUMEN PENUNJANG4.1. Bukti Transaksi/Voucher4.2. Buku Jurnal4.3. Buku Besar4.4. Buku Pembantu (Piutang Dagang dan Piutang Lain-Lain, Hutang Dagang dan Hutang Lain-Lain, Persediaan)4.5. Trial Balance4.6. Jurnal Adjustment 4.7. Laporan Keuangan dan Penjelasannya


No. Dokumen :P R O S E D U R A C C O U N T I N G

2/2

GENERAL ACCOUNTING KETERANGANKETERANGAN

1. Setiap saat Accounting menerima dan mengumpulkan seluruh dokumen pendukung dan bukti transaksi yang berkaitan dengan suatu transaksi. Closing Date untuk pengumpulan dokumen dan bukti dilakukan paling lambat tanggal 30/31 bulan ybs. pukul 17.30 WIB.

2. Bukti dan dokumen tersebut dicek atas :- Kelengkapannya- Kebenaran perhitungan- Kelengkapan otorisasiJika hasil pengecekkan didapat kekurangan, maka bagian Accounting menelusuri ke Bagian yang bersangkutan, kemudian bukti dan dokumen tersebut disortir dan dikelompokkan sesuai dengan Chart of Account-nya. Kemudian dijurnal sesuai coding tersebut.

3. Input jurnal transaksi ke dalam komputer (G/L System), atau masukkan secara manual ke Buku Besar dan Buku Pembantu.

4. Pengecekan jurnal dan jumlah atas kebenaran input data dalam Buku Besar dan Buku Pembantu. Jika tidak cocok, cap “PERIKSA KEMBALI”, jika benar dilanjutkan ke proses berikutnya.

5. Print Trial BalanceMembuat daftar perincian masing-masing Sub Ledger.Periksa saldo-saldo dalam Neraca dan kebenaran input transaksi-transaksi.

6. Dibuat Jurnal Adjustment, jika terdapat kekurangan atau kesalahan jurnal.

7. Menerbitkan Laporan Keuangan (Neraca dan Laporan Laba/Rugi), serta penjelasan dan lampirannya paling lambat tanggal 10 pada bulan berikutnya.

8. Lakukan Filling yang terpisah terhadap Aktiva Tetap dari Transaksi Regular.Filling Tetap bulanan dalam 1 (satu) binder khusus bulan tersebut.Untuk Filling Sementara harus dipisahkan sesuai transaksinya.

Dok.PendukungBukti Transaksi

Cek, Sortir dan Jurnal Transaksi

Dok.PendukungBukti Transaksi

Input Transaksi

Dok.PendukungBukti Transaksi Transaction List

Cek

Posting

Trial Balance & Sub Ledger Details

Perincian Neraca

JurnalAdjustment

Balance Sheet & Income Statement

Details

YN

prose durasf

Documents