proračunske tablice

SKRIPTA – Excel proračunske tablice

Autor: Ante Panjkota

SADRŽAJ

1. MICROSOFT EXCEL ___________________________________________ 1

2. POKRETANJE EXCELA ________________________________________ 2

3. SUČELJE EXCELA – IZGLED PROZORA ___________________________ 4

4. OZNAČAVANJE ĆELIJA _______________________________________ 13

5. UNOS PODATAKA U ĆELIJE ___________________________________ 14

5.1 UNOS TEKSTA ___________________________________________ 15 5.2 UNOS BROJEVA I DATUMA ___________________________________ 16 5.3 UNOS SADRŽAJA KORIŠTENJEM AUTOMATSKE ISPUNE _______________ 18 5.4 PREMJEŠTANJE: _________________________________________ 20 5.5 KOPIRANJE _____________________________________________ 21 5.6 UMETANJE I BRISANJE ĆELIJA, REDAKA I STUPACA __________________ 23

6. OBLIKOVANJE ĆELIJA ________________________________________ 24

7. VJEŽBA BR. 1: (OBLIKOVANJE TABLICA) ________________________ 29

8. VJEŽBA BR. 2: (PRIMJENA OSNOVNIH FORMULA U EXCELU) _______ 40

8.1 VJEŽBA BR. 2A) OSNOVNE UGRAĐENE FUNKCIJE __________________ 40 8.2 VJEŽBA BR. 2B) RELATIVNE I APSOLUTNE ADRESE _________________ 52

9. VJEŽBA BR. 3: (GRAFIKONI U EXCELU) __________________________ 56

10. VJEŽBA BR. 4: (PREDLOŠCI) __________________________________ 70

11. VJEŽBA BR. 5: (KREIRANJE I OBRADA LISTA) ____________________ 87

12. VJEŽBA BR. 6: _____________________________________________ 102

12.1 VJEŽBA BR. 6A) PIVOT TABLICE ______________________________ 102 12.2 VJEŽBA BR. 6B) TRAŽENJE CILJA _____________________________ 111 12.3 VJEŽBA BR. 6C) SCENARIJ _________________________________ 116

13. ISPIS _____________________________________________________ 123

14. IZVOZ TABLICA I GRAFIKONA U WORD ILI POWERPOINT _________ 127

LITERATURA: ___________________________________________________ 130

1

1. MICROSOFT EXCEL

Microsoft Excel sastavni je dio programskog paketa Microsoft Office. Prije svega namijenjen je za onaj dio uredskog poslovanja koji se odnosi na unos, obradu i analizu brojčanih podataka. Kako su mogućnosti ovog programa vrlo široke, nabrojat ćemo samo neke primjere:

1. "Obični korisnici" izrada kućnih tabličnih proračuna i evidencije kućnog budžeta

2. Inženjeri stvaranje složenih formula u cilju obrade velikog broja podataka 3. Ekonomisti financijska analiza i statistička obrada podataka, izrada «IF –

Then« analiza 4. Manje tvrtke izrada jednostavnijih baza podataka 5. "Svi" grafički prikaz rezultata; rad s vanjskim bazama podataka; izrada

složenih proračunskih tablica s makronaredbama; interaktivni alati za brzu analizu podataka ...

Prije nego što krenemo s upoznavanjem ovog alata (upotrebljavat ću pojam alat radije nego program kako bi se izbjegle nedoumice s pojmom programa kojega ste se 'susreli' za vrijeme srednjoškolskog obrazovanja kada je označavao tek par linija koda napisanih u Pascalu, C – u ili Basicu), poželjno je upoznati neke osnovne pojmove vezane uz Excel: Workbook (radna knjiga) – osnovni naziv za Excelovu datoteku Worksheet (radni list) – svaka radna knjiga sastoji se od nekoliko radnih listova koji izgledaju kao velike tablice Cell (ćelija) – osnovni gradivni element svih radnih listova (tablica) Nadalje, pod upotrebom pojma klik (jednostruki ili dvostruki) mišem podrazumijevat ću klik lijevom tipkom miša, dok će desni klik biti uvijek kao takav naglašen.

lijeva tipka miša («vrši» odabir)

desna tipka miša (otvara dodatne

izbornike)

UVOD U RAD S EXCELOM

2

2. POKRETANJE EXCELA

Svi koji su upoznati s osnovama rada u Windows okruženju, nadam se da je riječ o 100% broju, znaju da se neki program može pokrenuti na više načina. Prvi način, možemo zvati i osnovnim, jest pokretanje pomoću izbornika START i to:

kliknite na izbornik START u donjem lijevom kutu ekrana;

odaberite izbornik All Programs;

nađite MS Excel i kliknite na njega (jednom). Ovaj način zorno je prikazan donjom slikom:

Slika 2-1 pokretanje Excela (prvi način)


3

Drugi način je dvoklikom na shortcut ikonu Excela na desktopu:

Slika 2-2 pokretanje Excela (drugi način)

Treći način je dvoklikom na bilo koju Excel datoteku u Windows Exploreru:

Slika 2-3 pokretanje Excela (treći način)

U ovom slučaju otvara se Excel i datoteka (radna knjiga) na koju smo napravili dvolik. Sada jednostavno možete uređivati tu radnu knjigu ili otvoriti novu (o ovom malo kasnije).


4

3. SUČELJE EXCELA – IZGLED PROZORA

Kada jednom pokrenete Excel, pred vama će se pojaviti sljedeći, dolje prikazani prozor. Ovo sučelje Excela prati organizaciju svih Microsoftovih alata tako da, kad se jednom upoznate s njim, vrlo brzo se možete snaći u drugim alatima iz te obitelji.

Slika 3-1 izgled prozora MS Excela

Krenimo redom:

Slika 3-2 Naslovna traka

Ovo je tzv. Programska traka Excela ( Title Bar – Naslovna traka) na kojoj uočavamo naziv otvorene radne knjige Book1

zatvara

maksimizira minimizira


5

Druga traka je traka s padajućim izbornicima ( Menu Bar) koji sadrže sve "naredbe" Excela:

Slika 3-3 Traka s padajućim izbornicima

Na njoj uočavamo tri dugmeta slično kao i kod Programske trake s tim da oni ovdje imaju funkciju zatvaranja, minimiziranja i maksimiziranja trenutno otvorene radne knjige Excela – to nam je pogodno kad želimo raditi na većem broju radnih knjiga s ciljem prebacivanja podataka. Ova situacija s većim brojem otvorenih radnih knjiga prikazana je na donjoj slici:

Slika 3-4 primjer rada s većim brojem radnih knjiga

Standardna alatna traka (The Standard Toolbar) nalazi se odmah ispod trake s izbornicima i redovito je po defaultu uključena:

Slika 3-5 Standardna alatna traka


6

Traka formatiranja (The Formatting Toolbar) nalazi se ispod standardne i ne mora po defaultu biti uključena:

Slika 3-6 traka oblikovanja

Ukoliko pojedina traka nije uključena vrlo jednostavno to možemo učiniti u nekoliko koraka:

1. kliknemo na View meni na traci izbornika; 2. potom na Toolbars; 3. aktiviramo traku koju želimo.

Slika 3-7 aktiviranje pojedine alatne trake pomoću izbornika View

U ovom primjeru uočavamo da su nam aktivne tri alatne trake i to Standardna, Formatiranje i Crtanje (imaju kvačicu). Kada budete radili u Excelu, uočit ćete da


7

alatne trake zapravo sadrže ikone koje predstavljaju shortcutove pojedinih naredbi u padajućim izbornicima te da omogućuju brži rad. Drugim riječim - sve možete napraviti i bez uključenih alatnih traka, samo puno sporije preko padajućih izbornika u traci Menu Bar. Došli smo do središnjeg dijela Excelove radne površine koji se sastoji od niza ćelija što tvore tablicu. Ćelije su poredane u retke i stupce. Stupci su označeni slovima, a redci brojevima. Ova organizacija nam je vrlo važna kod primjene različitih formula o čemu ćemo govoriti malo kasnije.

Slika 3-8 ćelije – osnovni elementi Excelovih proračunskih tablica

Na trenutak sam namjerno preskočio tzv. Traku formula (Formula Bar) u kojoj se nalazi oznaka trenutno aktivne ćelije (u ovom primjeru B9) i sadržaj ćelije (tekst, broj,formula ...).

Slika 3-9 traka formula

Trenutno aktivnu ćeliju možemo uočiti po pravokutniku naglašenih, debelih rubnih crta (pravokutnik za označavanje), a adresu ćelije određuju slovna oznaka stupca i brojevna oznaka retka u kojem se ćelija nalazi – u ovom primjeru, kako je već

Umetanje funkcije


8

navedeno, riječ je o ćeliji B9. Prilikom unosa sadržaja u ćeliju, između okvira naziva i

gumba umetni funkciju fx , pojavit će se dugmad: za potvrdu unosa sadržaja i

odustajanje od unosa . Vidi prikaz:

Slika 3-10 unos sadržaja u ćeliju

U donjem dijelu prozora nalazi se traka za premještanje po radnim listovima. Po defaultu (zadano - predefinirano) svaka se radna knjiga sastoji od tri radna lista koji se nazivaju Sheet1 (List1), Sheet2 i Sheet3. Ovo treba uvjetno shvatiti zato što radne listove možemo jednostavno preimenovati, dodavati ili brisati. Također možemo zadati da se Excel po defaultu otvara sa 4, 5 ili s proizvoljnim brojem radnih listova.

Slika 3-11 kretanje po radnim listovima radne knjige

Kretanje po listovima je sasvim intuitivno jer pojedine ikone za kretanje po listovima odgovaraju, primjerice, dugmadi na CD playeru. Na samom dnu nalazi se tzv. Traka stanja (Status Bar) koja se sastoji od dva polja i to od polja sa savjetima (obavještava nas da je Excel spreman za rad, a pri unosu ovdje se pojavi riječ unos) i od polja za automatsko računanje. U tom polju automatski se pojavljuje zbroj vrijednosti označenih ćelija (vidi sliku ispod). Kliknemo li na ovo polje desnom tipkom miša, pojavit će se izbornik u kojem možemo izabrati neku drugu funkciju osim zbrajanja.

skoči na posljednji list

skoči na prvi list

jedan nazad

jedan naprijed

naziv lista


9

Slika 3-12 upotreba statusne trake

Promjena funkcije polja automatskog računanja pomoću skočnog izbornika (desnim klikom miša na polje za automatsko računanje):

Slika 3-13 promijena funkcije u polju za automatsko računanje

Ukoliko vam nisu uključene statusna traka i traka formula, tada to možete napraviti na sljedeći način:

polje sa savjetima statusne trake polje za automatsko računanje indikator da je numerička tipkovnica uključena (aktivira se i deaktivira pritiskom na

tipku Num Lock)

STATUSNA TRAKA


10

Slika 3-14 aktiviranje / deaktiviranje statusne trake i trake formula

Dakle, u izborniku View kliknemo na Formula bar i Status bar (da je pojedina traka

aktivna vidimo pomoću kvačice – checkmark ). Tablica jednog radnog lista sastoji se od 256 stupaca i 65536 redaka. Kako je na monitoru moguće prikazati samo manji dio tablice, po tablici se prema potrebi možete kretati na nekoliko načina:

- pomoću klizača (oni "znaju" kolika je tablica pa onemogućuju kretanje po neispunjenim djelovima radnog lista);

klizač za kretanje u vodoravnom smjeru

klizač za kretanje u okomitom smjeru


11

- pomoću strelica (mičete se za po jedan redak ili stupac u sva četiri smjera);

- pomoću tipki PgUp i PgDn (gore, odnosno dolje za jedan prikaz ekrana) Ovdje se zapravo radi o kretanju po radnome listu, a ne po ćelijama kreirane tablice. Prebacivanje između radnih listova vrši se klikom miša na naziv željenog radnog lista.

Slika 3-15 kretanje po radnim listovima radne knjige Excela

Kada jednom kreirate svoju prvu tablicu, po njoj (ćelijama tablice) se možete kretati na više načina, a većina njih je prikazana u donjoj tablici.

Kako se mogu kretati tablicom?


12

Tablica 1 način kretanja po ćelijama radnog lista

TIPKA SMJER POMICANJA

Tipke sa strelicama Za jednu ćeliju u smjeru strelice

Enter Za jednu ćeliju dolje

Shift + Enter Za jednu ćeliju gore

Tab Za jednu ćeliju desno

Shift + Tab Za jednu ćeliju lijevo

Home U prvu ćeliju u retku u kojem se nalazi aktivna ćelija

End + U posljednju ćeliju sa sadržajem u retku gdje je aktivna ćelija

End + U posljednju ćeliju sa sadržajem u stupcu u kojem je aktivna ćelija

End + U prvu ćeliju stupca u kojem je aktivna ćelija

Ctrl + Home U prvu ćeliju radnog lista A1

PgUp Jedan izgled ekrana prema gore

PgDn Jedan izgled ekrana prema dolje

Control + strelica Pomicanje na krajnje ćelije radnog lista

miš Klikom na željenu ćeliju (svi smjerovi)

Možda ste se upitali čemu služi famozna tipka Scroll Lock, koju vjerujem većina vas nikad nije upotrijebila. Nemojte se zabrinjavati, niste ništa važno propustili. U Excelu ta tipka ima svoju funkciju, premda ne baš korisnu. Evo kako je možete koristiti:

1. aktivirajte Scroll Lock pritiskom na istoimenu tipku (svijetleća dioda na tipkovnici služi kao indikator je li ova opcija uključena ili ne);

2. označite mišem bilo koju ćeliju; 3. pritisnite strelicu prema dolje ili prema gore nekoliko puta; 4. uočit ćete da se prozor pomiče dok ste i dalje u istoj aktivnoj ćeliji.

Inače ova tipka je "ostatak" nekih davnih vremena kada se radilo isključivo u operativnim sustavima tekstualnog okruženja.


13

4. OZNAČAVANJE ĆELIJA

Do sada smo upoznavali sučelje Excela, prvenstveno da bismo bili sposobni unijeti neke suvisle podatke u ćelije i kao takve ih upotrijebiti za neki izračun, analizu, grafički prikaz ili sl. Međutim, da bismo napravili bilo kakvu promjenu u ćeliji (unos sadržaja, formule ili promjena oblikovanja itd.), potrebno je ćeliju označiti. Ćeliju označimo tako da kliknemo na nju čime postaje označena i aktivna.

Već smo rekli da se aktivna ćelija prepoznaje po pravokutniku za označavanje koji u svom desnom donjem kutu ima mali kvadratić (sigurno tu nije bez razloga, ali o tom malo kasnije). Ukoliko želite označiti veći broj ćelija zbog oblikovanja, tada to možete ostvariti na više načina:

Označavanje uzastopnih ćelija

Postavimo pokazivač miša na početnu ćeliju, držimo pritisnutu lijevu tipku miša i vučemo mišem preko svih ćelija koje želimo označiti.

Označavanje više zasebnih raspona

Držimo pritisnutu tipku Control, a lijevom tipkom miša označavamo ćelije.

Označavanje stupca

Kliknemo na slovo željenog stupca.

Označavanje retka

Kliknemo na broj željenog retka.

Označavanje više redaka ili stupaca

Vučemo pritisnutu tipku miša po slovima stupaca ili brojevima redaka koje želimo označiti.

Označavanje cijele tablice

Control + A ili kliknemo na sjecište zaglavlja stupaca i redaka.

aktivna ćelija


14

Naravno da ima:

Shift + tipke sa strelicama

Označavaju uzastopne ćelije, od početno odabrane u željenom smjeru.

Shift + miš

Veći broj uzastopni ćelija možemo označiti tako da označimo početnu, držimo pritisnutu tipku Shift i kliknemo na posljednju ćeliju u rasponu.

F8 + MIŠ

Označite početnu ćeliju raspona, pritisnite tipku F8 čime se aktivira Extend mod (pojavi se EXT u statusnoj traci) kliknite na posljednju ćeliju u rasponu – iz EXT moda izlazi se ponovnim pritiskom na tipku F8.

5. UNOS PODATAKA U ĆELIJE

Podaci koje unosimo u tablice mogu biti tekst, brojevi, datumi, formule, funkcije itd. Podaci se unose tako da se označi željena ćelija i unese sadržaj neovisno o tipu podataka ( a tipom podataka bavit ćemo se vrlo brzo). Prilikom tog unosa na traci Formula pojavit će se adresa ćelije u koju unosimo podatke, a iza znaka umetni funkciju fx vidimo sam sadržaj koji smo unijeli.

Slika 5-1 prikaz sadržaja ćelije u traci formula

Ima li toga još?


15

Nakon što smo zadovoljni sadržajem, potrebno je potvrditi unos i to na jedan od mogućih načina:

pritiskom na tipku Enter (čime se premještamo u ćeliju ispod);

pritiskom na tipku Tab (čime se pomičemo u prvu ćeliju zdesna);

premještanjem u susjednu ćeliju pritiskom na tipku sa znakom strelice;

klikom na dugme Unos na traci Formula čime ostajemo u istoj ćeliji. Ako nismo zadovoljni unosom, pritisnemo tipku Esc ili kliknemo na dugme Odustani

na traci Formula.

5.1 Unos Teksta

Tekst se najčešće u proračunskim tablicama koristi za opis podataka po redcima, stupcima ili kao zaseban podatak. Tekst se jednostavno unosi na način da kliknemo u željenu ćeliju i počnemo pisati. Ukoliko tekst koristimo za nazive stupaca nakon unosa se pomičemo tipkom Tab, a za naslove redaka tipkom Enter. MS Excel XP po defaultu tekst poravnava uz lijevi rub ćelije. Još je interesantno napomenuti da Excel pamti tekstualni podatak pa će tako, prilikom unosa u novu ćeliju istog stupca koji počinje s istim slovom kao i neka prethodna ćelija iz toga stupca, ponuditi sadržaj te ćelije (slika ispod). Ukoliko nam je potreban baš taj sadržaj pritisnemo tipku Enter, a ako nije samo nastavimo s novim unosom.

Slika 5-2 "pamćenje" već unešenog teksta


16

Nakon što smo unijeli duži tekst, jedan njegov dio može prelaziti u ćeliju susjednog stupca. Kada unesemo podatke u tu susjednu ćeliju, oni će zakloniti podatke koji su prešli pa se dio teksta iz prethodne ćelije neće vidjeti. To vas ne treba zabrinjavati jer se ti podaci ne gube (niti ih je tko otkinuo, kao što zaključuje naš Bartol). Jednostavno ponovo označite

prethodnu ćeliju i na traci formula ćemo vidjeti njen puni sadržaj. O rješavanju ovog problema, tj. o tzv. preteku podataka, govorit ćemo u jednom od idućih poglavlja.

Slika 5-3 kada imamo tzv. pretek podaci se ne gube, nego su samo zaklonjeni, ali su potpuno vidljivi u

traci formula

5.2 Unos brojeva i datuma

Da bi se neki unos u Excelu mogao smatrati numeričkim, treba pri unosu poštovati ova pravila:

- uobičajenih deset znamenki dekadskog sustava; - znak E kao oznaka eksponenta 1E3 isto je i što 1000; - znak minus ispred negativnog broja; - zagrada kao oznaka negativnog broja npr. (50) podrazumijeva –50;

Ali, meni nije jasno kako mi se ponekad dio teksta ne vidi? Kao da ga je netko otkinuo!


17

- Znak / kao oznaka razlomka 3 4/5 ( tri cijela i četiri petine); - Znakovi $ i % Excelu kazuju da broj prikaže kao valutu, odnosno

postotak.

Slika 5-4 unos numeričkih vrijednosti u ćelije

Iz gornje slike vidimo da sve brojčane unose, osim valute, Excel po defaultu poravnava uz desni rub ćelije. Želimo li unijeti sam razlomak bez cijelog dijela, tada ispred razlomka stavljamo nulu (0 2/9). Datume unosimo u obliku dd/mm/gg (15/10/03 15.10.2003.). Datumi se također po defaultu poravnavaju uz desni rub ćelije.

Slika 5-5 unos datuma u ćeliju


18

Brojčane, tekstualne i podatke tipa datum naknadno možemo uređivati pomoću alatne trake Oblikovanje (Formatting) ili pomoću dijaloškog okvira Oblikovanje ćelija (Format Cells) do kojeg dolazimo na način Format Cells.

5.3 Unos sadržaja korištenjem automatske ispune

Ukoliko trebamo unijeti podatke u nizu (npr. dane u tjednu, mjesece u godini, brojeve u nizu ...), Excel nam korištenjem opcije automatske ispune može znatno olakšati posao.

1. U prvu ćeliju niza upišemo podatak. Potom postavimo pokazivač miša na kvadratić u donjem desno kutu ćelije ( na tzv. držač za ispunu).

2. Kada pokazivač miša promjeni oblik u +, pritisnemo lijevu tipku miša i vučemo miša u željenom smjeru ispod svake ćelije prilikom prelaza pojavljuje se podatak kojeg unosimo. Kada smo unijeli željeni niz podataka, otpustimo tipku miša, a Excel automatski popuni ćelije podacima.

3. Pored posljednje ćelije u nizu pojavljuje se dugme Opcije samoispune (AutoFill Options), kojim možemo izabrati kopiranje sadržaja početne ćelije u naredne ćelije niza, stvaranje slijeda, samooblikovanje ispune i ispunu bez oblikovanja.


19

U nekim slučajevima Excel ne može prepoznati početak niza iz

sadržaja prve ćelije pa u takvim situacijama kopira sadržaj prve ćelije. Primjerice: želimo li kreirati niz brojeva od 1 – 10, trebamo unijeti brojeve 1 i 2 u dvije susjedne ćelije. Nakon toga označimo obje ćelije, a ostatak popunimo samoispunom na već opisani način. Sadrži li prva ćelija kombinaciju teksta i brojeva, Excel će tada prilikom stvaranja niza samoispunom samo mijenjati brojčani dio (npr. kredit1, kredit2,...)

Želimo li nakon nekog vremena promijeniti cjelokupni sadržaj neke ćelije, onda je to najjednostavnije učiniti tako da kliknemo na željenu ćeliju i unesemo novi podatak. Nakon što smo potvrdili unos, novoupisani sadržaj u potpunosti će zamijeniti prethodni. Ako želimo promijeniti samo dio sadržaja, onda to možemo učiniti na više načina:

kliknemo na ćeliju u kojoj želimo mijenjati dio sadržaja kliknemo na traku formula u kojoj je prikazan cjelokupni sadržaj te ćelije pa napravimo potrebne izmjene;

označimo ćeliju i pritisnemo tipku F2 čime se u ćeliji pojavi kursor, a zatim mijenjamo sadržaj koristeći tipkovnicu;

označimo ćeliju i potom brzo dvokliknemo mišem - u ćeliji će se pojaviti kursor te dalje postupamo kao i u prethodnom načinu.

U svakodnevnom radu s Excelom sadržaj ćelije možemo brisati i iz izbornika Edit (Uređivanje) Clear (očisti). Međutim, važno je napomenuti da ovaj način daje veće mogućnosti zato što ovako možemo izbrisati sadržaj ćelije (Contents), oblikovanje (Formats), komentare (Comments) ili sve (All). Za sada ove pojmove uzmite zdravo za gotovo, a njihovo pojašnjenje naći ćete u daljnjem tekstu.

Meni ovo stvaranje niza nije nikako jasno. Moj Excel je sigurno u "kvaru" jer uvijek kopira sadržaj prve ćelije.

Sigurno se sadržaj ćelije lako može promijeniti ili izbrisati


20

Slika 5-6 "čišćenje" ćelija

Puno elegantniji i brži način brisanja sadržaja jedne ili više ćelija je tipkom Delete, na način da označimo jednu ili više ćelija čiji sadržaj želimo obrisati i potom pritisnemo tipku Delete.

Pod unosom sadržaja u ćeliju možemo podrazumijevati premještanje i kopiranje sadržaja jedne ćelije u drugu. Ovdje se ne mora raditi samo o jednoj ćeliji, nego i o više njih. Kopiranje podataka je posebno korisno kada je dio podataka potrebno kopirati iz jedne u drugu radnu knjigu. Da vas ne bismo razočarali, i premještanje i kopiranje možemo izvršiti na nekoliko načina.

5.4 Premještanje:

- označimo ćeliju ili ćelije koje želimo premjestiti i odvućemo ih mišem na željeno mjesto, a nakon što otpustimo tipku miša, sadržaj će se premjestiti;

- označimo ćeliju ili ćelije čiji sadržaj želimo premjestiti, pritisnutom

desnom tipkom vučemo ih na željeno odredište. Otpuštanjem desne tipke, pojavit će se dijaloški okvir koji nam nudi razne mogućnosti s označenim sadržajem;

Briše označeni sadržaj ili znak desno od kursora.

Briše znak lijevo od kursora ili označeni tekst.


21

Označene ćelije možemo odvlačiti tek kada nam se pokaže tzv. znak križić strelica:

Slika 5-7 premještanje ćelija

Ukoliko odredišne ćelije sadrže podatke, Excel će nas upitati želimo li ih zamijeniti novima, onima koje premještamo.

5.5 Kopiranje

Postoji više načina, pa ćemo ih i navesti, a vi koristite onaj koji vam se čini najprikladniji:

- označimo ćeliju ili ćelije čiji sadržaj želimo kopirati, pritisnemo tipku Control i odvučemo mišem ćelije na željeno mjesto. Nakon otpuštanja tipke, sadržaj će biti kopiran;

- označimo ćeliju ili ćelije čiji sadržaj želimo premjestiti, pritisnutom

desnom tipkom vučemo ih na željeno odredište.Kada otpustimo desnu tipku, pojavit će se dijaloški okvir koji nam nudi razne mogućnosti s označenim sadržajem;

- označimo ćeliju ili ćelije koje želimo kopirati, na Standardnoj traci

pronađemo ikonu za kopiranje (Copy) i pritisnemo ju, označimo mišem ćeliju ili ćelije gdje želimo kopirati sadržaj i kliknemo na ikonu

zalijepi (Paste) koja je isto na Standardnoj traci; - potpuno isto kao u prethodnom načinu, ali do naredbi za kopiranje i

premještanje sadržaja dolazimo preko izbornika Edit na Traci Izbornika (Menu Bar);

- najbrži način je korištenjem tipkovničkih kratica za Copy i Paste, tj.

označimo Control + C (=Copy) označimo gdje kopiramo Control + V (= Paste). Prednost ovog načina: brz je i isti je u svim Windows alatima (možete ga koristiti i u Win Exploreru prilikom kopiranja datoteka ili direktorija).


22

Slika 5-8 dijaloški okvir koji se javlja kod premještanja i kopiranja ćelija korištenjem desne tipke miša

1. kod kopiranja Excel briše sadržaj odredišne ćelije, ako ga ova ima;

2. potrebno je označiti točno onoliko odredišnih ćelija koliko ima i polaznih ćelija čiji sadržaj kopiramo ovo samo u slučaju ako su odredišne ćelije imale neki sadržaj koji želimo zamijeniti kopiranim


23

5.6 Umetanje i brisanje ćelija, redaka i stupaca

Ponekad, kada smo već napravili neku tablicu, uvidimo da nam je potreban još jedan redak (stupac) ili samo jedna ćelija. U tim slučajevima iz izbornika Insert (Umetanje) na traci izbornika možemo riješiti naš problem. Također, drugi način je jednako dobar, tj. pomoću objektnog izbornika što se pojavi kad desnom tipkom miša kliknemo na označeni redak, stupac ili ćelije.

Slika 5-9 umetanje ćelija iz izbornika Insert i pomoću objektnog izbornika

Ukoliko želimo umetnuti veći broj stupaca ili redaka, tada moramo prije korištenja naredbe "umetni" označiti onoliko redaka (stupaca) koliko ih želimo umetnuti. Kod brisanja je sve puno jednostavnije. Kada želimo izbrisati redak , stupac ili više njih, onda to vršimo iz izbornika Edit odabirom naredbe Delete (Izbriši). Isti efekat dobivamo iz objektnog izbornika. Kod brisanja označenih ćelija također koristimo opisani postupak , s tom razlikom što nam se sada otvara dijaloški okvir Brisanje (Delete) kojim određujemo u kojem će se smjeru pomaknuti ostale ćelije ili ćemo izbrisati cijeli redak, odnosno stupac.

Slika 5-10 dijaloški okvir Delete koji se pojavljuje kod brisanja ćelija


24

6. OBLIKOVANJE ĆELIJA

Uz pravilan unos podataka u Excelu, jednaku važnost ima organizacija i preglednost podataka koje unosimo. Upravo stoga je potrebno oblikovati ćelije na način da tvore lako čitljive i pregledne tablice. Oblikovanje ćelija vršimo pomoću alatne trake Oblikovanje (Formatting):

Funkciju pojedine ikonice vrlo lako možemo doznati na način da strelicu miša postavimo iznad te ikonice i ostavimo je nekoliko trenutaka. Excel će automatski pokazati njezin naziv koji je direktno vezan s njenom funkcijom.

Drugi način oblikovanja ćelija, koji nam pruža znatno više mogućnosti, jest preko izbornika Format Cells iz Menu Bara:

Slika 6-1 oblikovanje ćelija korištenjem izbornika Format

Font Podebljano

Lijevo poravnaj

Sredina

Valuta

Oblik postotka

Povećaj broj decimala

Boja fonta

Kurziv Podcrtano Veličina fonta

Desno poravnaj

Spoji i centriraj

Stil zareza

Smanji uvlaku

Boja ispune Granice


25

Sada nam se otvara dijaloški okvir Format Cells (Oblikovanje ćelija) koji se sastoji od šest kartica:

Kartica Number (Broj): Na njoj određujemo koju vrstu podataka želimo dodijeliti označenim ćelijama. Za pojedine vrste podataka javljaju se dodatne mogućnosti ( npr. za brojčane podatke - broj decimalnih mjesta). Kartica je vrlo intuitivno organizirana, tako da nema potrebe da je cijelu objašnjavamo.

Kartica Alignment (Poravnavanje): Služi nam za poravnavanje sadržaja ćelije u horizontalnom i vertikalnom smjeru. Ovdje također imamo mogućnost: spajanja više ćelija u jednu (Merge Cells), prelamanja teksta (Wrap Text) , opcija stisni da stane (Shrink to fit). Ukoliko želimo, možemo orijentirati sadržaj ćelije pod bilo kojim kutem između -90° i + 90°.


26

Kartica Font (Tip pisma): Definiramo vrstu fonta, njegovu veličinu, stil i boju. Excel nam kroz ovu karticu pruža mogućnost precrtavanja sadržaja, stavljanja eksponenta i indeksa.

Kartica Border (Obrub): Određujemo način obruba jedne ili više ćelija, debljinu i boju crta obruba.

Kartica Patterns (Uzorci): Biramo boju ili uzorak kojim želimo ispuniti pozadinu označene ćelije (ćelija).


27

Kartica Protection (Zaštita): Omogućuje zaštitu ćelije na način:

Locked – sprečavamo promjenu, brisanje i premještanje označene ćelije;

Hidden - skriva formulu (ne pojavljuje se na traci Formula kada je ćelija označena).

Da bi zaštita imala učinak potrebno je zaštititi radni list na način: Tools Protection Protect Sheet potvrditi Protect worksheet and contents of locked cells.

Do opcije Format Cells možemo brže doći (nakon označavanja jedne ili više ćelija) klikom na desnu tipku miša čime nam se otvara dijaloški okvir u kojem, između ostalog, možemo naći željenu opciju. Desni klik često koristimo za brže obavljanje čitavog niza operacija i to ne samo u Excelu već u svim Windows aplikacijama.

Slika 6-2 dijaloški okvir koji se otvara nakon desnog klika mišem na ćeliju u Excelu


28

Ako smo na neke ćelije primijenili oblikovanje te ga želimo prenijeti na ostale, tada

koristimo tzv. Prenositelj oblikovanja (Format painter) koji se nalazi na Standardnoj alatnoj traci tako da:

- označimo ćelije čije oblikovanje želimo prenijeti;

- kliknemo na ikonu Format painter ; - kliknemo na ćelije koje želimo oblikovati prema prvotno označenim; - Format painter se potom automatski isključi.

U slučajevima da oblikovanje želimo prenijeti na veći broj odvojenih raspona, postupak je sljedeći:

- označimo ćelije čije oblikovanje želimo prenijeti;

- brzo dvokliknemo na ikonu Format painter ; - prenosimo oblikovanje na različite raspone po volji, mnogo puta; - kada smo gotovi, moramo isključiti Format painter ponovnim klikom na

ikonu . Iz rečenoga zaključujemo da vrlo lako možemo primijeniti oblikovanje na određeni raspon ćelija kako bi one tvorile preglednu tablicu. Međutim, prije nego što krenemo na izradu naše prve tablice, korisno je napomenuti da Excel u sebi ima već ugrađene predefinirane tipove gotovih tablica. Kada se malo uvježbate u radu s Excelom, vjerojatno vam neće pasti na pamet korištenje ovih gotovih tablica. Budući da su one već tu, korisno ih je pogledati i na ovom početnom stupnju steći dojam kako uopće tablice mogu izgledati. Da bismo na skup ćelija primijenili gotov oblik tablice, potrebno je slijediti navedene korake:

1. označiti raspon ćelija na koje želimo primijeniti gotov oblik tablice; 2. kliknemo na Format (Oblikovanje) AutoFormat (SamoOblikovanje); 3. u otvorenom dijaloškom okviru AutoFormat izaberemo oblik tablice koji nam

najviše odgovara.

Slika 6-3 izbor predefiniranih oblika tablica

VJEŽBA BR. 1 oblikovanje tablica

29

Kroz nekoliko sljedećih vježbi, upoznat ćemo kroz konkretne primjere još neke korisne stvari koje ćete svakodnevno upotrebljavati u Excelu.

7. VJEŽBA BR. 1: (OBLIKOVANJE TABLICA)

Opis vježbe: U ovoj prvoj vježbi izradit ćemo našu prvu tablicu s prikazom temperatura za jedan tjedan. Temperatura se mjeri tri puta na dan i to u 07:00 h, 13:00 h i u 19:00 h. Zadaci:

1. Otvori Excel ili, ako je već otvoren, klikni na ikonu New kako bismo otvorili novu radnu knjigu.

2. Mišem (ili proizvoljno jednim od mogućih načina) označi raspon ćelija 4R X 8C

(R = Rows; C = Columns):

3. Pritiskom na Format Cells otvorite dijaloški okvir za oblikovanje ćelija (možete i desnim klikom miša):

Sad se osjećam spreman za prave stvari – di su te vježbe više?


30

U otvorenom dijaloškom okviru Format Cells pri ovom koraku samo ćemo

pristupiti oblikovanju Fonta i Obruba. To ostvarujemo preko kartica Font i Border. U kartici Font izaberite font Tahoma, stil Regular i veličinu 12, a u kartici Border kliknite na Outline i Inside.

Slika 7-1 oblikovanje fonta označenih ćelija

Slika 7-2 oblikovanje obruba označenim ćelijama

Nakon što ste obavili ove radnje, vaša tablica bi trebala izgledati ovako:

Slika 7-3 izgled dobivene tablice


31

4. Zaglavlje stupaca popunimo stvaranjem niza i to na način da u drugu ćeliju tablice (C4 u ovom primjeru) upišemo ponedjeljak, a potom povlačenjem držača za ispunu popunimo ostale ćelije prvog retka preostalim danima u tjednu.

Ako malo bolje pogledate, vidjet ćete da ponedjeljku prividno nedostaje nekoliko slova. Ovo je već spominjani problem preteka, a javlja se zbog nedovoljne širine ćelije. Evo, na koje sve načine možemo to riješiti:

najjednostavniji način je da postavimo miša na desni rub oznake pripadnog

stupca u zaglavlju i kada se pojave dvije strelice kao na slici, brzo dvokliknemo. Na ovaj način vrši se zapravo automatsko podešavanje širine određenog stupca te možemo vidjeti sadržaj ćelije (ćelija) u potpunosti;

drugi način kojim postižemo isti efekt je da označimo ćeliju (ćelije) čiju širinu želimo podesiti, a potom pomoću alatne trake s izbornicima preko Format Column AutoFit Selection dobijemo potrebnu širinu ćelije (ćelija);

treći, postavimo pokazivač miša uz desni rub i pričekamo da se pretvori u dvije strelice, kao i prije. Jednom kliknemo na rub pokaže nam se trenutna širina ćelije, pritisnutom tipkom miša vučemo rub nadesno sve dok ne budemo zadovoljni širinom – kao na slikama ispod;

zadnji način koji ćemo navesti je opet preko trake s izbornicima na način Format Column Width.. što nam otvara polje za unos željene širine stupca.

Kada smo podesili širinu stupaca, pregledamo jesu li su nam visine istih odgovarajuće. U ovom primjeru vidimo da neka slova "ljube" gornji ili donji rub ćelija, pa je potrebno pristupiti podešavanju visine ćelija i to na jedan od načina:


32

najbrži način je da postavimo pokazivač miša na donji rub zaglavlja pripadnog

retka i kada se on promijeni u dvostrane strelice brzo dvokliknemo na ovaj način smo automatski podesili visinu određenog retka;

drugi način je pomoću trake izbornika i to ovim redosljedom Format Row AutoFit ;

visinu ćelija možemo podešavati na željeni iznos pixela tako da pokazivačem miša dođemo na donji rub zaglavlja pripadnog retka i kada se ondje pojave dvosmjerne strelice, jedanput kliknemo vukući rub sve dok ne dobijemo željenu visinu. Dok podešavamo visinu na ovaj način, sa strane nam cijelo vrijeme stoji vidljiva brojčana oznaka trenutne visine;

spomenut ćemo još jedan način - preko trake izbornika Format Row Height... čime nam se otvara polje za unos željene visine.

Kada u ćelije unosimo brojčane podatke, može se dogoditi da zbog neprilagođene širine stupca umjesto broja vidimo niz povisilica (# # # #). U tom slučaju potrebno je samo prilagoditi širinu stupca na jedan od opisanih načina.

5. Označimo cijeli redak u kojem se nalaze dani tako da dođemo mišem na brojčanu oznaku pripadnog retka i kada nam se pokazivač miša promijeni u strelicu jedanput kliknemo.

Nakon označavanja, postavimo pokazivač miša (sada je u obliku bijelog križića) iznad bilo koje označene ćelije pa desnim klikom miša otvaramo izbornik iz kojeg biramo opciju Format Cells...


33

U već poznatom dijaloškom okviru izaberite karticu Alignment (Poravnavanje) i postavite da se sadržaj ćelija po horizontali poravnava uz lijevi rub (Left - Indent), a po verikali centrirajte sadržaj izborom opcije Center. Do ovih opcija se dolazi klikom na male crne strelice koje otvaraju padajuće izbornike za svaki smjer zasebno. Upotrijebimo još ovdje i opciju Indent (uvlaka) postavivši vrijednost na 1, čime postižemo uvlačenje sadržaja ćelije s obzirom na lijevi rub. Sada je opet potrebno podesiti širinu ćelija na jedan od opisanih načina (najbolje Format Column AutoFit Selection)

Slika 7-4 poravnavanje sadržaja ćelije

6. Označimo prvi stupac i otvorite izbornik Format Cells, u otvorenom

dijaloškom okviru kliknite na prvu karticu Number u kojoj odabiremo kategoriju Time ( u biti u ovoj kartici određujete kategoriju i tip sadržaja označenih ćelija). Proizvoljno odaberite željeni tip prikaza vremena. Ja sam napravio izbor kako je prikazano donjom slikom:

Slika 7-5 izbor tipa sadržaja ćelije

Upišite sada vremena zadana u zadatku. Nakon obavljenih zapisa vaša tablica bi trebala izgledati ovako:


34

Slika 7-6 izgled tablice nakon napravljenih zahvata

Ispunite tablicu podacima (temperaturama) koji imaju smisla ( neka je npr. riječ o prvom tjednu u mjesecu lipnju). Nakon što ste ispunili sve ćelije s podacima trebali biste dobit nešto ovakvo:

Kombinacijom tipki Alt Gr + 5 + tipka za razmak (Space) dobivamo znak stupnjeva!

Kako vidimo naša tablica je sve, samo još uvijek ne i pregledna. S ciljem dobivanja bolje preglednosti, napravit ćemo još nekoliko koraka.

7. Označimo sve ćelije u kojima se nalazi temperatura (koristite tipkovnicu

shift + strelice). Na traci formatiranja izaberimo centriraj (Center) kako bismo centrirali sadržaj označenih ćelija. Kad smo već spomenuli traku Formatting, navedimo što sve na njoj nalazimo.

Pa ovo je lakše nego što sam mislio!


35

8. Označimo samo prvu ćeliju (onu u kojoj do sada nismo ništa popunjavali) i desnim klikom miša dođimo do dijaloškog okvira za oblikovanje ćelija. Izaberimo karticu Border te u njoj kliknimo na vanjske granice. Primijetit ćete da na ovaj način, upravo vrlo elegantno, možemo uklanjati ili dodavati pojedine obrube. Ovo isto možemo puno brže napraviti i iz alatne trake oblikovanje klikom na strelicu pored ikonice Borders (Obrubi).

9. Označimo ćelije u kojima se nalaze dani u tjednu. Na alatnoj traci formatiranje kliknite na B čime postižete da tekst u označenim ćelijama postaje masno otisnut (podebljan). Isto ponovimo i s ćelijama u kojima se nalaze sati, a ujedno njihov sadržaj poravnajte uz lijevi rub klikom na ikonicu poravnaj lijevo.

10. Označite opet ćelije s danima i klikom na ikonu Ispuni bojom izaberite boju

prema vašem izboru (npr. Pale Blue). Isto ponovite i s ćelijama sa satima (može ista ili srodna boja).

11. Označite sve ćelije osim onih sa satima i dođite do izbornika za oblikovanje

ćelija. Izaberite karticu za oblikovanje obruba i u njoj pod stilom linija aktivirajte nešto deblju vrstu linija. Na sličan način se poigrajte s ostalim ćelijama tako da u konačnici dobijete tablicu kao na donjoj slici:

Font

Veličina fonta

podebljano kurziv

podcrtano

Poravnaj lijevo

centriraj

Desno poravnaj

Spoji ćelije

valuta

Stil postotka

Stil zareza

Povećaj br. decimala

Smanji br. decimala

Smanji uvlaku

Povećaj uvlaku

Boja slova

Ispuni bojom

obrubi


36

12. Zamislimo da imamo još jedno mjerenje u 16:00 sati, čije smo podatke dobili

tek nakon što smo napravili gornju tablicu. Sada je potrebno ubaciti jedan cijeli redak između 13 i 19 sati. To možemo napraviti tako da označimo ćeliju kojoj je sadržaj 19:00 i klikom na Insert Rows ubacimo potrebni redak. Kod nove inačice MS Excel XP pored prve ćelije javlja se simbol prenositelja oblikovanja

koji nam nudi mogućnosti da se ubačeni redak oblikuje kao redak iznad, ispod ili da mu očisti oblikovanje. Nakon što izaberete opciju oblikovanja po retku iznad ili ispod, ispunite ga kopiranjem temperatura od 13:00 sati. Kopiranje izvršite na način da označite sve temperature od 13:00 sati i kliknite

na ikonu kopiraj (Copy) . Nakon što ste kopirali željeni sadržaj, označite isti

raspon ćelija u ubačenom retku i potom kliknite na ikonu zalijepi (Paste) (brže - označi Control + C = Copy označi Control + V = Paste). U ćeliju za sate upišite 16:00.

13. Prije nego što naučimo kako spremiti našu radnu knjigu korisno je upoznati opciju Print Preview (Pregled prije ispisa) do koje dolazimo preko File

PrintPreview ili klikom na ikonu istog imena na standardnoj alatnoj traci . Nakon ovih akcija otvara nam se pregled kako će izgledati naš dokument budemo li ga printali.

U pripadnom prozoru ispod ove trake vidimo naš dokument onako kako bi bio ispisan na printeru. Međutim, ovdje su nam trenutno važnije opcije koje se nude u alatnoj traci.

Next prelazimo na sljedeću stranicu radnog lista

Previous vraćamo se jednu stranicu unazad Zoom Zumiranje prikaza Print... Ispisujemo dokument Setup... Postavke Margins uključuje prikaz margina na stranici Page Break Preview Pregled prijeloma stranica Close zatvora izgled ispisa i vraća se u uobičajeni prikaz Help Pomoć Posebno je važan gumb Setup čijim pritiskom otvaramo sljedeći dijaloški okvir:


37

Slika 7-7 dijaloški okvir za namještanje postave stranice

Odmah uočavamo četiri kartice Page, Margins, Header/Footer i Sheet. Do istog izbornika dolazimo i preko File Page Setup...

Page (Stranica)

Određujemo orijentaciju stranice: Portret (Portrait) = okomito postavljena; Pejzažno (Landscape) = vodoravno položena. U polju Skaliranje (Scaling) određuje se postotak na koju će veličinu Excel prilagoditi veličinu stranice prilikom ispisa, dok u polju Veličina papira (Paper Size) biramo kvalitetu ispisa i veličinu papira.

Margins (Margine)

Određujemo margine sranica kao i udaljenost zaglavlja (Header) i podnožja (Footer) od rubova stranice. Ovdje također biramo položaj tablice na listu, tj. možemo tablicu centrirati vodoravno ili okomito na stranici.

Header / Footer

Uređujemo zaglavlje i podnožje po želji birajući iz ponuđenih opcija ili definirajući vlastite.

Sheet (List)

Možemo odrediti područje ispisa tako da ga klikom na crvenu strelicu označimo, uz označavanje redaka i stupaca koje želimo ponoviti kao zaglavlja na svim stranicama. Poljem Ispis (Print) određujemo hoće li će se ispisati rešetka tablice; u slučaju isticanja ćelija bijelom bojom kliknemo na ispis crno bijelom tehnikom. Redosljed ispisa stranica određujemo u polju Redosljed stranica (Page Order).


38

14. Da nam cijeli trud ne bi otišao u nepovrat, potrebno je spremiti radnu knjigu. To ostvarujemo ovakvim redosljedom File Save As, nakon čega nam se otvara dijaloški okvir za spremanje dokumenta:

Slika 7-8 dijaloški okvir za spremanje radne knjige MS Excela

U polje Save in potrebno je izabrati lokaciju, tj. gdje želimo spremiti dokument:

Vrlo jednostavno u ovom koraku možemo kreirati i novi direktorij (Folder) klikom na

ikonu Create New Folder . Nakon izbora lokacije u polju File Name upišemo ime


39

datoteke (radne knjige) koje nas mora asocirati na ono što je rađeno u dokumentu. Još nam preostaje izbor tipa dokumenta izabrati Microsoft Excel Workbook i klikom na gumb Save naš je dokument spremljen. Ukoliko iz bilo kojeg razloga želite odustati od spremanja dokumenta, kliknite na dugme Cancel. Ako ste završili s

radom u Excelu, možete ga zatvoriti klikom na znak Close u gornjem desnom kutu Naslovne trake, a možete i kombinacijom tipki Alt + F4 ili File Close.

Da i vi ne biste sve ponovo radili, a želite nešto dorađivati na nekom spremljenom dokumentu ili ga samo isprintati, potrebno ga je otvoriti u Excelu ili preko Windows Explorera. Opisat ćemo ukratko oba načina. Windows Explorer (My Computer) : držite tipku windows i istovremeno kliknite na slovo E otvorit će se Win explorer. Pronađite lokaciju gdje ste spremili radnu knjigu, a kad je nađete samo brzo dvokliknete na nju.

Excel: Otvorite Excel. U Standardnoj alatnoj traci pronađite ikonu (Open) i kliknite na nju. Otvorit će vam se dijaloški okvir sličan onom kod spremanja dokumenta. Jednostavno pronađite lokaciju gdje je spremljen vaš dokument; dođite do njega i označite ga jednim klikom, a potom kliknite na dugme open ili dvoklinite na njega. Istu stvar postižete s File Open.

15. Otvorimo našu netom završenu radnu knjigu. Označite vašu tablicu i preko izbornika Format AutoFormat ... izaberite proizvoljno jedan od gotovih formata tablica, ali takav da odgovara vašem «ustroju» podataka. Sada ponovno spremite radnu knjigu pod novim nazivom.

Kada želite napraviti samo neku promjenu na već snimljenom dokumentu, ali bez mijenjanja njegovog naziva i lokacije na kojoj je

pohranjen, tada nakon izvršenih promjena klinite na ikonu u standardnoj alatnoj traci ili pritisnite kombinaciju tipki CONTROL + S.

Ja uvijek moram sve iznova raditi jer kad otvorim Excel, vidim samo praznu stranicu.

VJEŽBA BR. 2a primjena osnovnih formula

40

8. VJEŽBA BR. 2: (PRIMJENA OSNOVNIH FORMULA U EXCELU)

Opis vježbe:

a) Želimo napraviti trotjednu evidenciju poslovanja neke tvrtke koja ima tri poslovnice. Ono što želimo saznati jesu ukupni prihodi, rashodi i dobit, kao i njihove prosječne vrijednosti. Također, potrebno je izvući maksimalne i minimalne vrijednosti prihoda, rashoda i dobiti po tjednima.

b) Potrebno je napraviti tablični «kalkulator» za pretvaranje cijene nekih artikala iz eura u kune.

8.1 Vježba br. 2a) Osnovne ugrađene funkcije

1. Otvorite novu radnu knjigu i u njoj napravite sljedeću tablicu (Font Comic Sans MS; Size 12; Boja ispune zaglavlja stupaca Dark Red; Boja ispune zaglavlja redova Tan)

Slika 8-1 izgled tablice koju treba napraviti

Prisjetite se kako možete popuniti zaglavlja redova i stupaca korištenjem automatske ispune.

2. Iz izbornika Tools (Alati) izaberite Options (Opcije) i u otvorenom dijaloškom

okviru kliknite na karticu Custom List (Korisnička lista) u kojoj ćete stvoriti vlastiti slijed (listu):

TJEDAN I., TJEDAN II., TJEDAN III., TJEDAN IV., TJEDAN V.

Na ovakav način možete kreirati unose koji se redovito ponavljaju u nizovima (npr. imena poslovnica Poslovnica_1, Poslovnica_2, Poslovnica_3 ...)


41

Slika 8-2 kreiranje korisničke liste

Klikom na Add kreirali ste svoju listu i možete zatvoriti dijaloški okvir klikom na OK. Na isti način postupate prilikom kreiranja bilo koje korisničke liste!

3. Prenositeljem oblikovanja prenesite formatiranje iz ćelija prihodi, rashodi i

dobit na prve tri ćelije iznad njih. Označite te tri ćelije i kliknite na ikonu Merge and center (Spoji i centriraj). Ponovite postupak za preostale ćelije. U prvu ćeliju («široku») koju smo dobili ovim postupkom spajanja i centriranja upišite TJEDAN I, a potom stvaranjem slijeda popunite preostale dvije široke ćelije.

4. U vašu tablicu dodajte retke UKUPNO; PROSJEK; MAX i MIN kao na donjoj slici. Označite sve ćelije u koje trebate upisati podatke i preko Format Cells Currency (Valuta) izaberite valutu (Symbol) kn s dva decimalna mjesta. Upišite proizvoljne podatke ili one iz tablice.


42

Slika 8-3 dodane ćelije za izračunavanje sume, prosjeka, minimuma i mkasimuma

5. Sada ćemo pristupiti popunjavanju preostalih ćelija odgovarajućim podacima.

Da bismo to učinili potrebno je poznavati način pisanja formula u Excelu i korištenje gotovih,već ugrađenih funkcija unutar Excela. Svi izračuni, formule i funkcije u Excelu počinju znakom jednakosti iza kojeg unosimo odgovarajuće adrese ćelija čiji su podaci potrebni za dobivanje konačnog rezultata, a između njih se postavljaju oznake matematičkih operacija koje je potrebno provesti.

množenje *

Dijeljenje /

Zbrajanje +

Oduzimanje -

Potenciranje ^

Primjerice: dobit bismo izračunali kao razliku odgovarajućih prihoda i rashoda na način da označimo pripadnu ćeliju, a potom upišemo znak jednakosti iza kojeg slijedi razlika adresa ćelija koje sadrže prihod i rashod (npr. za prvu dobit =D7-E7). Adrese se pišu velikim slovima bez razmaka između slovne i brojevne oznake adrese. Ovdje je riječ o tzv. relativnim adresama, što automatski podrazumijeva da postoje i apsolutne adrese. Više o ovim pojmovima saznat ćete u b) dijelu zadatka ove vježbe.

E, to znam i ja!


43

Nakon što ste upisali formulu, rezultat izračuna će se pojaviti pritiskom tipke Enter. Na ovaj način popunite sve ćelije dobiti po tjednima. Ponekad korisnici rade s izračunskim tablicama koje je netko drugi napravio pa su tada korištene formule najčešće nepoznanica. Međutim, to vam ne treba predstavljati brigu zato što primijenjenu formulu možemo očitati iz trake formula kada je označena neka ćelija.

Slika 8-4 upotrebljena formula vidljiva je u traci formula

Zašto pri izračunima upisujem tamo neke adrese, a ne stvarne vrijednosti brojeva?

Izračunavanje upisivanjem korisničke formule

Svaka formula u MS Excelu započinje znakom jednakosti , a umjesto vrijednosti podataka u ćelijama pišemo njihove relativne adrese!


44

Prednost rada s adresama postat će vam vrlo brzo uočljiva.Tek ukratko - stvar je u tome da na ovaj način možete mijenjati vrijednosti u ćelijama na koje se formula poziva i automatski će se promijeniti krajnji rezultat.

6. Izračunajmo sada stavku ukupno. Za tu svrhu koristit ćemo već gotovu

formulu ugrađenu u Excel AutoSum do koje se dolazi klikom na ikonu sa standardne alatne trake i to na sljedeći način (općenita upotreba):

označimo prvu ćeliju u stavci UKUPNO ispod stupca prihodi u prvom tjednu;

kliknite na ikonu za AutoSum i prikazat će vam se u označenoj ćeliji funkcija =SUM( : ) ;

u zagradi se nalaze adrese automatski ponuđenog raspona ćelija;

ukoliko ste zadovoljni ponuđenim rasponom, potvrdite unos tipkom Enter;

ako niste zadovoljni ponuđenim rasponom, mišem označite potrebni raspon i potom potvrdite unos.

Drugi način zbrajanja je korištenjem matematičke funkcije SUM do koje se dolazi peko Insert fx Function...

Slika 8-5 umetanje funkcije iz izbornika Insert

Prvo se otvara dijaloški okvir Insert Function iz kojeg izabirete funkciju koju želite (u ovom slučaju SUM). Funkcije su podijeljene u kategorije, tako da je snalaženje prilikom odabira željene funkcije vrlo jednostavno. U kategoriji Most Recently Used (Najčešće korištene) nalaze se funkcije koje je korisnik u posljednje vrijeme najčešće koristio.


45

Slika 8-6 izgled dijaloškog okvira Inser Function

Pronađite funkciju SUM (pod kategorijom Math & Trig ili pod Most Recently Used) što će vam otvoriti dijaloški okvir za unošenje argumenata funkcije:

Slika 8-7 izbor argumenata funkcije (raspona ćelija čije vrijednosti ulaze u formulu)

Ako nam je unutar polja Number 1 ponuđen željeni raspon potrvdimo unos s Enter, a ako nije kliknemo na crvenu strelicu i potom mišem označimo željeni raspon. Potvrda unosa je opet tipkom Enter (2 puta). Ova funkcija ima mogućnost unosa 30 argumenata (raspona). Kada popunimo drugi raspon (Number 2), Excel će automatski stvoriti sljedeći (Number 3) itd.

Strelica za izbor željenog raspona ćelija


46

7. Pokušajte se prisjetiti koji bi bio treći način zbrajanja i navedite koji su njegovi nedostaci (NAPOMENA: sjetite se alatne trake stanja).

8. Nakon što ste izračunali ukupni prihod u prvom tjednu (I. stupac), stvaranjem slijeda jednostavno popunite ostale ćelije u retku UKUPNO.

9. Ćelije prosjeka popunit ćemo korištenjem funkcije AVERAGE (PROSJEK) do koje dolazimo preko Insert fx Function ... i iz otvorenog dijaloškog okvira izaberemo funkciju AVERAGE (ova funkcija nalazi se među statističkim funkcijama i daje nam aritmetičku sredinu argumenata unutar funkcije).

Slika 8-8 umetanje funkcije za računanje prosjeka

Do iste funkcije možete doći i klikom na strelicu pored ikone za AutoSum:

Slika 8-9 drugi način umetanje funkcije za računanje prosjeka

Ponovno, potpuno analognim postupkom kao i kod korištenja funkcije SUM, označimo ćelije koje su nam potrebne za računanje prosjeka (pazite da u računanje prosjeka ne uzmete i ćeliju u kojoj se nalazi podatak za UKUPNO).

10. Popunite ostale ćelije u retku PROSJEK. 11. Budući da ste sada već upoznati s načinom korištenja gotovih funkcija,

popunite retke MAX i MIN korištenjem istoimenih funkcija. Funkcija MAX vraća maksimalnu vrijednost broja unutar označenog raspona, a MIN minimalnu.


47

Bilo koju funkciju u Excelu moguće je napisati direktno u traku formula ili u ćeliju tako da iza znaka jednakosti napišete ime funkcije i kao argumente navedemo raspon ćelija na koji se ta funkcija primjenjuje, npr. =MAX(D7:D15) ili =SUM(E4:K4)

12. Popunjenu tablicu možete vidjeti na donjoj slici:

Slika 8-10 izgled gotove tablice

Prije nego tablicu spremimo, poželjno je vidjeti kako bi izgledala prilikom ispisa. U tu svrhu koristimo naredbu Print Preview iz izbornika File ili klikom na

istoimenu ikonu u standardnoj traci. Iz tog pregleda uočit ćemo da nam cijela tablica ne stane na stranicu, pa je u takvim slučajevima potrebno promijeniti orijentaciju papira iz Portrait (Portret – uspravan radni list) u Landscape (Pejzaž – vodoravno položen radni list) klikom na dugme Setup... Otvorit će nam se dijaloški prozor za podešavanje opcija stranice. Najvažnije su nam kartice Page i Margins preko kojih podešavamo orijentaciju papira, odnosno margine stranice:

Slika 8-11 promijena orjentacije iz portretne u pejzažnu

Promijenite orijentaciju iz Portreta u Pejzažnu orijentaciju.


48

Slika 8-12 izgled prozora Print Preview

Slika 8-13 podešavanje margina stranice

Podešavanje opcija stranice

Daje prijelom stranica

Kliknite kako biste ostvarili poravnanje tablice u horizontalnom i vertikalnom smjeru.

Upisujemo vrijednosti za lijevu, desnu, gornju i donju marginu.

Definiranje položaja zaglavlja i podnožja od ruba

Margine za namještanje položaja i dimenzija tablice na stranici

Vraća nas na radni list Excela


49

Prema potrebi u kartici Header / Footer (Zaglavlje / Podnožje) možete izabrati već gotov oblik zaglavlja i podnožja ili definirati vlastiti. Nakon završenih svih ovih radnji, vidjet ćete "upada" li vam tablica na stranicu. Kako u našem primjeru tablica ne može stati na stranicu, problem se rješava preko već spomenutog Prijeloma stranica (Page Brake Preview). Njega uključujemo kako je pokazano na gornjoj slici ili iz izbornika View Page Brake Preview.

Završivši s podešavanjem prijeloma stranica, u normalan pregled vraćamo se s View Normal.

13. U svakodnevnom radu javit će vam se potreba za isticanjem ćelija koje zadovoljavaju neki uvjet (npr. trebate istaknuti ćelije koje u retku PROSJEK ne prelaze 1.000,00 kn). U tu svrhu koristimo čarobnjaka za uvjetno uređivanje i to na način:

označite ćelije na koje želite primijeniti uvjetno oblikovanje

(redak PROSJEK); u traci izbornika kliknite na Format Conditional Formatting...

Slika 8-14 uvjetovano formatiranje ćelija

u dijaloškom okviru za uvjetno oblikovanje iz padajuće liste odaberite Less than (Manje od) i u okvir za podatke upišite 1.000,00 ;

Povlačeći ovu granicu udesno cjelokupna tablica stat će nam na jednu stranicu.


50

Slika 8-15 postavljanje uvjeta

Kliknite na Format... kako biste odredili oblikovanje ćelija koje

zadovoljavaju zadani uvjet;

Slika 8-16 određivanje oblikovanja koje će imati ćelije koje zadovolje uvjet

odavde vidimo da za isticanje ćelija možemo birati Font,

Obrube i Ispunu ćelije; samo ćemo zadati boju ispune (odaberite po volji); klikom na OK sve označene ćelije koje zadovoljavaju zadani

uvjet trebale bi biti obojane izabranom bojom.


51

Slika 8-17 izgled tablice nakon primjene uvjetnog oblikovanja

14. Preimenujte radni list na kojem se nalazi tablica u vježba 2a na način:

desnim klikom miša na Sheet 1 otvorit će vam se dijalog za rad s radnim listovima;

u otvorenom dijalogu kliknite na Rename (Preimenuj);

Sheet 1 postaje "zacrnjen", pa sada samo utipkajte novi naziv.

Slika 8-18 preimenovanje radnih listova

15. Spremite radnu knjigu Excela u My Documents PI pod nazivom vježba 2! 16. Izađite iz Excela ovaj put kombinacijom tipki ALT + F4 .

VJEŽBA BR. 2b relativne i apsolutne adrese

52

8.2 Vježba br. 2b) Relativne i apsolutne adrese

1. Otvorite datoteku vježba 2 . 2. Kliknite na Sheet 2 kako bi postao aktivan drugi radni list. 3. Preimenujte ga u vježba 2b . 4. Kreirajte tablicu prema zadanom predlošku na donjoj slici (Font Danube,

Size 12, Stil Regular)

Slika 8-19 izgled tablice za konverziju valuta

Vidimo da se tečaj eura nalazi u tablici F3. Očigledno za pretvaranje cijene artikala u kune treba množiti cijenu artikla u eurima s tim tečajem.

5. Napišimo, u ćeliju C7, formulu za pretvaranje =B7*F3 i potvrdimo unos. 6. Vidjet ćemo da je rezultat u redu. 7. Pokušajmo sada popuniti ostale ćelije stvaranjem niza.

Slika 8-20 pogreška u rezultatu zbog korištenja relativnih adresa


53

Svi odmah uočavate da nešto nije u redu. Greška je u dijelu definiranja adresa ćelija koje ulaze u izračun. Naime, u Excelu postoje dvije vrste adresa: relativne i apsolutne. Relativne adrese su A1, A2, A3 ..., tj. adrese koje određuju relativni položaj ćelije na radnom listu. Kada u Excelu kopiramo neku formulu ili funkciju tada nam on automatski mijenja relativne adrese ćelija u formuli. Stvaranjem niza mijenjaju se relativne adrese ćelija automatski, pa tako u ćeliji C8 imamo rezultat formule =B8*F4, u C9 rezultat =B9*F5, u C10 =B10*F6. Sva tri rezultata su nula zato što vrijednosti cijena u Eurima množimo sa sadržejem ćelija u kojima nemamo ništa (s NULOM). Da bismo dobili ispravan rezultat potrebno je adresu F3 proglasiti apsolutnom. U tom slučaju sve formule, u kojima je ova adresa prisutna, upućivat će na istu ćeliju Excel sada neće prilikom kopiranja mijenjati njenu referencu. Drugim riječima apsolutnom proglašavamo onu adresu (adrese) koje u formule – funkcije ulaze kao nepromjenjivi argument.

Da bi neka adresa bila proglašena apsolutnom, dovoljno je ispred njezinih oznaka za redak i stupac staviti znak $, npr. $B$4

Ćeliji, koju proglasimo apsolutnom, možemo dodijeliti ime i onda to ime koristiti u izračunu.

Slika 8-21 određivanje ćelije čiju adresu treba proglasiti apsolutnom

Kada adresu ćelije s tečajem eura proglasimo apsolutnom, moći ćemo koristiti postupak kopiranja formule povlačenjem za držač za ispunu. Rezultat će u ovom slučaju biti ispravan zato što će se mijenjati samo relativne adrese, a adresa ćelije koju smo proglasili apsolutnom će ostati nepromijenjena u svim kopiranim izrazima.

sve ove ćelije pozivaju se na istu ćeliju

Ćelija s apsolutnom adresom


54

Slika 8-22 primjena apsolutne adrese

Drugi način proglašavanja neke adrese apsolutnom, koji je puno elegantniji, je dodjeljivanjem imena ćeliji koja bi se u izrazima trebala pojavljivati s apsolutnom adresom. Ukoliko označenoj ćeliji s apsolutnom adresom želimo dodijeliti ime, onda to možemo učiniti s Insert Name Define... Nadalje možemo u izračunima koristiti ovo ime umjesto adresne oznake.

Slika 8-23 dodijeljivanje imena ćeliji čiju adresu želimo proglasiti apsolutnom

Slika 8-24 korištenje imena umjesto adrese

Da bi uneseno ime postalo važeće, moramo kliknuti na ovo dugme.

Definirano ime odnosi se na ćeliju F3 u radnom listu vježba 2b


55

8. Stvaranjem slijeda sada možete popuniti ostale ćelije. 9. Na koji način možete pomicati, kopirati, brisati i umetati radne listove? 10. Napravite Print Preview i podesite potrebne opcije. 11. Spremite promjene u dokumentu vježba 2 (Ctrl + S). 12. Izađite iz Excela.

VJEŽBA BR. 3 grafikoni

56

9. VJEŽBA BR. 3: (GRAFIKONI U EXCELU)

a) Potrebno je grafički prikazati podatke o prihodima, rashodima i dobiti za naše tri poslovnice iz vježbe br. 2 kroz promatrana tri tjedna.

b) Grafički prikaži podatke koji se odnose na prodaju 5 artikala (proizvoljno) u jednom radnom tjednu.

Zadaci a)

1. Otvorite Excel i preko File Open otvorite dokument pod nazivom vježba 2. 2. Kliknite na radni list pod nazivom vježba 2a . 3. Označite ćelije (miš + Control) sa tjednima i redak ukupno kao na slici:

Slika 9-1 rasponi koje je potrebno označiti kako bi ih grafički prikazali

4. Pritisnite tipku F11 i pojavit će vam se grafički prikaz označenih podataka, to je

ujedno najjednostavniji način izrađivanja grafikona u Excelu. Grafikon je prikazan na novom radnom listu koji je automatski nazvan Chart1:

Alatna traka Chart (Grafikon)


57

Nemojte misliti da je ovo jedini tip grafikona koji postoji u Excelu. Naprotiv, Excel "vrvi" od različitih grafikona koji su vam na raspolaganju, a u to se možete uvjeriti ako označite vaš grafikon (kliknete bilo gdje na grafikon) i klikom na strelicu ikone Chart Type na alatnoj traci Chart (Grafikon) izaberete novi tip grafikona. Kao što bi rekli u reklamama "i to još nije sve" jer ćete pravo stanje stvari s brojem grafikona koji su vam na raspolaganju vidjeti nešto kasnije u b) dijelu ove vježbe.

Slika 9-2 izgled alatne trake Chart (Grafikon)

5. Preimenujte radni list s grafikonom u Grafikon 1 i snimite dokument klikom na

ikonu Save . 6. Izađite iz Excela.

Sigurno se mogu dobiti i drugačiji grafikoni!


58

Zadaci b)

1. U Excelu kreirajte tablicu kao na slici ispod:

2. Dodajte redak u kojem sumirate količinu svih prodanih arikala (sumiranje po stupcima) po danima u tjednu. Primjenom funkcije Sum izvršite pripadna sumiranja, tako da bi vam tablica nakon svih promjena trebala imati izgled kakav slijedi:

3. Sada je potrebno izračunati koliko je ukupno komada svakog artikla prodano za promatrani radni tjedan (sumiranje po recima):

U ćeliji sa sadržajem "Ukupno za svaki artikal" koristili smo opciju omatanja

teksta, a do nje se dolazi preko Format Cells Alignment Wrap text. Ovu pociju je korisno upotrebljavati uvijek kada vam je predugačak tekst koji se nalazi u pojedinoj ćeliji na ovaj način vaše tablice mogu postati preglednije i funkcionalnije. Poželjno je pri uključenju ove opcije odmah promijeniti i poravnavanje sadržaja po vertikali kako nam sadržaj ne bi ostao po defaultu uz donju liniju ćelije.


59

Slika 9-3 uključivanje opcije za prelamanje teksta

4. Da bismo mogli prikazati i postotni udio pojedinog artikla u ukupnoj količini prodanih, potrebno je izračunati koliko je sve zajedno prodano artikala u tjednu. U tu svrhu potreno je zbrojiti ili redak UKUPNO ili stupac Ukupno za svaki artikal. Oba načina trebala bi nam dati isti rezultat!

5. Tablici treba dodati još jedan stupac u kojem će biti prikazan postotni udio

pojedinog artikla u ukupnoj tjednoj prodaji. Za njegovo oblikovanje koristite ikone s alatne trake Oblikovanje. Nakon što ste oblikovali i taj stupac, pristupit ćemo računanju postotnih udjela, na način da ćemo adresu ćelije u kojoj je sadržana ukupna količina svih prodanih artikala tijekom tjedna proglasiti

Ćelija čiju adresu proglašavamo apsolutnom u 5. koraku.


60

apsolutnom (u "mojem" slučaju $I$12). Vi trebate voditi računa o tome koja je vaša apsolutna adresa (vrlo vjerojatno će biti različita nego u "mojem" primjeru). U prvu ćeliju za računanje postotka upišite = adresa ćelije ukupno za svaki artikal / apsolutna adresa ( kod "mene" =I7/$I$12). Sada stvaranjem niza popunite ostale ćelije. Možete ćeliji čiju adresu želite proglasiti apsolutnom dodijeliti ime kao u prethodnom primjeru.

6. No, kako mi želimo prikazati postotni udio, to je potrebno oblikovati ćelije s

vrijednostima u posljednjem stupcu na način Označiti Format Cells Number Percentage i izabrati prikaz s 2 decimalna mjesta:

Konačno smo dobili tablicu iz koje možemo pristupiti izradi grafikona.


61

Slika 9-4 izgled gotove tablice iz koje izrađujemo grafikone

7. Označite sve ćelije koje ne sadrže izračune (zaglavlja redaka i stupaca, te

količine artikala pojedinačno). Kliknite na ikonu Chart Wizard (Čarobnjak za

grafikone) . Sada će vam se otvoriti istoimeni dijaloški okvir koji će kroz četiri koraka voditi do konačne izrade vašeg grafikona.

1. korak: U ovom koraku odabirete izgled vašeg grafikona iz standardnih tipova ili korisničkih. Ovdje traba voditi računa da grafikon kojeg izaberete na najbolji mogući način prikazuje željene podatke podatke s grafikona poželjno je brzo i jednostavno očitavati. Za sada izaberite grafikon kao na donjoj slici i potom kliknite na Next.

Slika 9-5 izbor tipa grafikona u prvom koraku izrade grafikona čarobnjakom


62

Kad označimo vrstu grafikona, pojavit će se njen opis i namjena, tj. za kakav se prikaz podataka koristi. Klikom na dugme Press and Hold to View Sample možete napraviti pregled kako bi izabrani grafikon izgledao s označenim rasponom ćelija.

2. korak: U drugom koraku izabiremo raspon ćelija čiji se podaci trebaju prikazati grafikonom. Kako su podaci u našem primjeru izabrani prije pokretanja čarobnjaka, u polju Data range nalazit će se apsolutne adrese označenih ćelija. Ukoliko želimo promijeniti raspon ćelija s podacima, kliknemo na crvenu strelicu u desnom dijelu toga polja, a potom označimo željeni raspon (s ENTER potvrdimo). Želite li da vam skupovi podataka budu prikazani po stupcima, označit ćete Series in Columns, a u protivnom označite Series in Rows. Probajte oba načina, ali kao konačan izbor napravite kao na slici ispod. U kartici Series možete dodavati ili brisati pojedine skupove podataka. Kliknite na Next kako bi prešli na treći korak.

Slika 9-6 odabir raspona ćelija čije podatke želimo grafički prikazat


63

3. korak: U trećem koraku određujemo odrednice grafikona koje ovise o vrsti izabranog grafikona. Tako za naš izabrani graf imamo ukupno 6 kartica:

Titles (Naslovi) upisujemo naslov grafikona i nazive za

pojedine koordinatne osi,

Axes (Osi) biramo hoće li i kako će biti prikazani podaci za

pojedine osi,

Gridlines (Rešetke linija) određujemo hoće li i kako će biti

prikazane mreže (rešetke) linija,

Legend (Legenda – tekst uz grafikon) određujemo hoće li i

gdje će biti prikazana legenda,

Data Labels (Oznake podataka) određujemo koje oznake

želimo prikazati i u kojem obliku,

Data table (Tablica podataka) možemo prema volji uz

grafikon prikazati tablicu s pripadnim podacima koje isti

prikazuje.

Vi samo u kartici Titles upišite podatke za:

Chart title: pojedinačni dnevni udio artikala,

Category (X) Axis: dani,

Value (Z) Axis: postotak dnevne prodaje.

Kada ste gotovi kliknite na Next. 4. korak: Napokon smo stigli i do posljednjeg koraka. U njemu određujemo samo hoće li graf biti prikazan na zasebnom radnom listu ili kao objekt na već postojećem. Ukoliko izaberete prikaz na novom radnom listu, tada imate mogućnost dodjeljivanja imena tom radnom listu. U našem slučaju prikazat ćemo graf na novom radnom listu i nazvati ga grafikon_1.


64

Slika 9-7 određivanje lokacije za prikaz grafikona

Na posljetku kliknite Finish.

Slika 9-8 gotov grafikon prikaza pojedinačnog dnevnog udjela artikala

8. Preimenujte radni list s tablicom u podaci 9. Napravite grafikon koji će prikazati ukupan broj prodanih artikala po danima

(raspon su zaglavlje stupaca i redak UKUPNO). Neka grafikon bude prikazan na novom radnom listu kojeg ćete nazvati grafikon_2. Grafikon bi trebao izgledati kao na donjoj slici:


65

10. Napravite grafikon koji će prikazivati postotni udio svakog artikla u ukupnoj količini prodanih za promatrani tjedan (raspon su ćelije s nazivima artikala i njihovi postotni udjeli u zadnjem stupcu). Graf je na novom radnom listu kojeg ćete nazvati grafikon_3.

Slika 9-9 izgled grafikona koji prikazuje postotni udio pojedinog artikla u ukupnoj prodaji


66

Niste obavezni prolaziti kroz sve korake, odnosno ne morate namještati sve opcije, nego onda kada ste zadovoljni izgledom vašeg grafikona, samo kliknite na Finish.

11. U ovom odjeljku vježbe pristupit ćemo uređivanju dijelova (objekata) već izrađenog grafikona. Svaki grafikon u Excelu sastoji se od više objekata (dijelova) koje možemo uređivati na razne načine. Ovdje će vam biti pokazani samo neki načini, dok ostale načine možete sami probati - kroz vježbu. Na donjoj slici prikazani su elementi grafikona (objekti; dijelovi):

Trebam li ja svaki put prolaziti kroz sva četiri koraka?

naslov grafikona područje grafikona legenda

os kategorije područje crtanja podaci

dijelove grafikona možete uređivati po volji korištenjem alatne trake Chart.

Os vrijednosti


67

13. Kliknite na radni list grafikon_1 kako biste otvorili grafikon koji želimo uređivati. Na grafikonu svaki objekt uređujemo zasebno i to na sljedeće načine:

- na objekt kojeg želimo urediti kliknemo desnom tipkom miša i iz

objektnog izbornika izaberemo Format (naziv objekta):

- dvoklikom na dotični objekt (naslov, os vrijednosti, legendu, područje crtanja itd.)

14. Postavite miša na područje grafikona (Chart Area) i desnim klikom miša

otvorite dodatni izbornik:

Slika 9-10 izbornik koji se otvara nakon desnog klika mišem na područje grafikona

Kliknite na Format Char Area kako biste došli do dijaloškog okvira za oblikovanje područja grafikona. Iz ovog izbornika također možete mijenjati tip grafikona, raspon podataka, opcije grafikona, lokaciju, 3 D pogled i "očistiti" područje grafikona. Nakon što ste oblikovali grafikon i njegove elemente prema potrebi u svakom trenutku možete promijeniti tip grafikona, njegovu lokaciju prikaza, podatke koji se prikazuju opcije itd. preko objektnog izbornika kojeg dobivate desnim klikom miša bilo gdje na područje grafikona (Chart Area):

Slika 9-11 izgled objektnog izbornika za promijenu tipa grafikona, izvora podataka, opcija grafikona...


68

Slika 9-12 dijaloški prozor za podešavanje opcija područja grafikona

Proizvoljno izaberite postavke za obrub, boju ispune i oderđivanje sjene

potom kliknite na OK.

15. Dvoklikom na naslov grafikona promijenite veličinu i boju slova naslova (16 -

indigo).

16. Ponovite postupak s legendom tako da vam boja podloge legende bude

svijetlozelena povlačenjem okvira legende povećajte je približno za jednu

četvrtinu (25 %).

17. Označite «krišku» upaljač i promijenite joj boju u sivu.

18. Spremite napravljene promjene.

19. Grafikon bi vam sada trebao imati približno izgled kao na donjoj slici 9 – 13:

Podešavanje obruba

Podešavanje boje

Efekti ispune

Prikaz


69

Slika 9-13 izgled uređenog grafikona

20. Napravite pregled ovog grafikona Print Preview i potom izađite iz Excela. 21. Ne zaboravite spremiti sve promjene u dokumentu.

VJEŽBA BR. 4 predlošci

70

10. VJEŽBA BR. 4: (PREDLOŠCI)

U ovoj vježbi ćemo se pozabaviti izradom predložaka.

Predložak je Excelova radna knjiga koja ima unaprijed definiran izgled i određene ćelije za unos podataka na osnovu kojih se "automatski" izvršavaju jednom unesene formule!

Tipičan primjer su računi ili ankete za prikupljanje i obradu podataka. Osnovna ideja je dakle da se jednom sve pripremi, snimi pripadna radna knjiga kao predložak i potom njezinim pozivanjem možemo nebrojeni broj puta koristiti istu "šprancu" za različite ulazne podatke predložak na osnovu tih podataka i već prije definiranih formula "sve sam računa".

1. Otvorite novu Excelovu radnu knjigu. 2. Da bi smo napravili predložak potrebno je isključiti mrežu linija koje čine

Excelovu tablicu.

To činimo na sljedeći način:

a. Kliknite na padajući izbornik Tools u Menu Bar alatnoj traci:

b. Iz padajućeg izbornika koji se pojavi odaberite Options:

Što je predložak?


71

c. U dijaloškom okviru Options odaberite karticu View i uklonite potvrdnu kvačicu s checkboxa uz Gridlines i potom potvrdno odgovorite klikom na dugme OK:

Slika 10-1 izgled dijaloškog prozora Opcije

3. Sada pristupamo izradi "vanjskog" obruba našeg računa. Ukoliko vam

nije uključena alatna traka Drawing to učinite desnim klikom pored npr. Menu Bar alatne trake i kliknite na Drawing, kao što je prikazano donjom slikom:

Slika 10-2 uključivanje alatne trake za crtanje

Isključuje mrežu linija


72

4. Sada kad vam je uključena alatna traka za crtanje možemo izraditi

željeni obrub. Kliknite na izbornik AutoShapes i odaberite gotov oblik kao na slici:

5. Povlačenjem miša od gornjeg lijevog kuta prema donjem desnom ucrtat

ćete izabrani oblik.

Slika 10-3 ucrtavanje obruba predlošku


73

Kako je ubačeni oblik prekrio ćelije, to je potrebno brzo dvokliknuti na njega čime otvaramo dijaloški okvir oblikovanje gotovih oblika u izborniku Color izaberemo opciju bez ispune (No Fill) što će nam osigurati da ćelije postanu ponovno dostupne!

Slika 10-4 dijaloški okvir za oblikovanje gotovih oblika

6. Slijedi nam unošenje logotipa naše tvrtke (sličica koja se obično smjesti u gornji lijevi kut predloška – računa). Da bismo umetnuli logotip moramo znati gdje je pohranjena (na disku, ili nekom prenosnom mediju). Za primjer ćemo se poslužiti gotovim crtežima koji dolaze u sklopu samog Office paketa. U tom smislu kliknite na padajući izbornik Insert (Umetanje) i izaberite opciju Picture Clip Art.

Određujemo boju ispune automatskog oblika

Određujemo boju linija

Određujemo vrstu linija

Određujemo debljinu linija

Šta je bilo – di su nestale ćelije?


74

S desne strane otvorit će vam se Task Pane (Okno zadataka) iz kojeg izaberete opciju kao na donjoj slici:

Iz Office Collection izaberite crtež po vlastitom izboru tako da kliknete na

njega kad je željeni crtež označen na alatnoj traci kliknemo na ikonu Copy, nakon čega minimiziramo Clip Organizer:

Kopira izabrani crtež u ClipBoard

minimizira


75

7. Kliknemo na mjesto gdje želimo umetnuti sliku i odaberemo opciju

Paste (CTRL + V). Može vam se dogoditi da je slika prevelika, pa u tom slučaju trebate uhvatiti dijagonalnu hvataljku i povlačenjem prema unutra smanjite sliku na potrebnu dimenziju. Ukoliko se pri tome slika "pomaknula" potrebno je premjestiti na željeno mjesto (gornji lijevi kut).

8. Pored logotipa uobičajeno je da predložak sadrži i podatke o tvrtci najjednostavnije je izraditi pomoću tekstnog okvira:

Slika 10-5 upotreba tekstog okvira za unos podataka o tvrtci

Razvucite tekstni okvir pored umetnutog loga (prema potrebi ga možete pomicati tako da miša postavite na sami rub pri čemu će se pojaviti "križ" strelica držeći tipku miša pritisnutu možemo premjestiti tekstni okvir gdje želimo). U okvir upišite podatke za tvrtku kao što je prikazano na slici. Smanjite mu dimenzije, a tekst oblikujte alatnom trakom oblikovanje po želji. Slično kao i u f) koraku isključite linije (No Line) i stavite opciju bez ispune (No Fill). Naziv tvrtke ćemo ispisati korištenjem ukrasnog teksta (Insert Word Art).

Slika 10-6 umetanje ukrasnog teksta

Slika 10-7 izgled zaglavlja našeg predloška

Evo ga kako izgleda nakon ovih zahvata.


76

9. Uobičajeno je da je dio s podacima o tvrtci i njezinim logom odvojen od ostalog dijela dokumenta to ćemo napraviti povlačenjem crte s alatne trake Drawing (oblikujte je po volji pomoću dijaloškog okvira do kojeg dolazite brzim dvoklikom na crtu)

Slika 10-8 korištenje alata za crtanje linija

10. Napokon smo došli i do važnijeg dijela koji se odnosi na izradu stavki računa. U ćelije ispod loga upišite redom Račun br. ; Poziv na broj i Datum, a u ćelije ispod naziva tvrtke Naručitelj; Adresa i Telefon.Oba bloka podataka uokvirite kao na donjoj slici (opet izaberite opciju bez ispune), a susjedne ćelije oblikujte tako da imaju donju točkastu liniju (najbolje samo jednu oblikovati, a u ostale prenijeti oblikovanje

korištenjem Format Paintera – Prenositelja oblikovanja ).

Sve je to u redu, ali nigdje se ne vidi da je riječ o računu!


77

11. Kako bi nam se automatski upisivao aktualni datum iskoristit ćemo "ugrađenu" funkciju Excela TODAY. U tom smislu potrebno je postupiti kao i pri umetanju bilo koje funkcije kliknemo u ćeliju u kojoj će se prikazivati datum u padajući izbornik Insert izaberemo function. Kada nam se otvori dijaloški okvir za umetanje formula pod kategorijom izaberite opciju All koja nam daje popis svih raspoloživih funkcija i to po abecednom redu strelicama ili klizačem dođite do funkcije TODAY, izaberite je i potom kliknite na dugme OK.

Slika 10-9 umetanje datuma upotrebom funkcije TODAY

Prilikom idućeg otvaranja predloška obratite pažnju na datum i ako je

potrebno pritisnite funkcijsku tipku F9 kako bi osvježili datum.

Daje popis svih funkcija


78

12. Ostaje nam napraviti stavke koje zauzimaju najveći dio računa. To su

količina, opis robe ili usluge, jedinična cijena i cijena. Navedene stavke upišite u ćelije kao što je prikazano na donjoj slici i podebljajte ih kako bi bile uočljive. Neka vam se stavka opis robe ili usluge proteže na dvije ćelije (koristite opciju Merge and center). Kako ste već familijarni s oblikovanjem ćelija to nećemo posebno objašnjavati korake u kojima vršimo uokvirivanje ovih stavki i način mijenjanja širine ćelija.

Ukoliko se širina objekata na vrhu dokumenta mijenja promjenom širina ćelija tada je potrebno brzo dvokliknuti na svaki objekt i u otvorenom dijaloškom okviru izabrati karticu Properties (Svojstva), te u njoj kliknuti na radio button Don't move or size with cells.


79

Slika 10-10 onemogućavanje promijene dimenzija objektu promjenom dimenzija ćelija

13. Ćelije u koje ćete upisivati jediničnu cijenu i cijenu oblikujte za prikaz

valute Format Cells u kartici Number izaberite Currency simbol kn s dva decimalna mjesta!

14. Cijenu ćemo dobiti kao produkt količine i jedinične cijene. Kliknite na prvu ćeliju za cijenu i upišite znak jednako (svaka formula započinje tim znakom); potom mišem kliknite u prvu ćeliju za količinu ("kupimo" adresu); stavite znak za množenje * i zatim kliknite na prvu ćeliju za jediničnu cijenu (očigledno se radi o ćelijama u istom retku). Pritiskom na tipku ENTER trebali bi u ćeliji za cijenu dobiti 0,00 kn.

15. Označite ponovno tu ćeliju i postavite miša u donji desni kut dok ne poprimi izgled crnog plusa.

16. Sada povucite mišem do kraja te stavke (kopiramo formulu, a Excel sam mijenja adrese ćelija) – sve stavke bi sada trebale imati nultu vrijednost.

17. Poželjno je pri izradi predloška - računa da se ne vide ove nul vrijednosti koje su posljedica neunešenih stavki. Da bi to postigli postupamo na sljedeći način izbornik Tools Options u dijaloškom okviru Options u kartici View isključimo opciju Zero values.

Osigurava da se objekt ne pomiče niti da mu se mijenja širina promjenom širina ćelija

Mene bune ove puste nule!


80

18. Na dnu predloška postavit ćemo još stavke Ukupno; stavki; Popust

15%; PDV i Konačna cijena. Susjedne ćelije naizmjenice obojite različitim bojama kao na slici:

Isključimo kako se ne bi vidjele nule na računu dok se još ništa ne unese


81

19. Ćelija za ukupno predstavlja u biti zbir svih cijena, pa je logično da koristimo funkciju AutoSum; kliknite na tu ćeliju kliknite na ikonu koja

vrši sumiranje određenog raspona ćelija potom mišem označite cijeli stupac Cijena (sumirat će se sve vrijednosti u tom rasponu) pritisnite ENTER kako bi potvrdili unos.

20. Ćelije pod stavkom Opis robe ili usluge oblikujte za unos teksta (selektirate Format Cells kartica Number Text.

21. Za pobrojavanje stavki koristit ćemo funkciju COUNTA (pobrojava ćelije koje nisu prazne). Pozovite čarobnjaka za formule – naravno prije toga trebate kliknuti na ćeliju za stavke:

22. Ponovno u kategoriji izaberite sve funkcije (All) i potom izaberite

funkciju COUNTA:

Slika 10-11 funkcija COUNTA pobrojava sve ćelije koje imaju sadržaj


82

23. Za argumente funkcije u otvorenom dijaloškom okviru odaberite sve ćelije pod stavkom Opis robe ili usluge:

Slika 10-12 izbor raspona ćelija na koje se odnosi izabrana formula

Nakon što ste izabrali željeni raspon dva puta kliknete na tipku Enter.

24. Popust od 15% dajemo samo na iznose veće od 2000 kn. To znači da

trebamo provjeriti da li je stavka ukupno > 2000 kn i ako je treba izračunati koliko iznosi 15% od tog iznosa, a u suprotnom se ne dobiva popust 0kn.

Ovdje izabiremo raspon ćelija na koje se odnosi dotična formula

Vidio sam funkciju COUNT – biće da je ona jednostavnija, ipak ima jedno slovo manje!

Funkcija COUNT pobrojava samo ćelije koje sadrže numeričke podatke


83

Naš stari prijatelj Bartol se prepao bez razloga. Za provjeru nekog uvjeta u Excelu postoji funkcija IF. Ako je uvjet ispunjen

(istinit) izvršit će se neka akcija, a ako nije (neistina) izvršit će se neka druga akcija

Na isti način kao i do sada pozovemo čarobnjaka za formule (prethodno kliknemo u ćeliju u kojoj se treba "pokazati" popust) All IF.

Klikom na dugme OK otvara nam se dijaloški okvir u kojem trebamo popuniti tri rubrike:

Čekaj malo! Govorimo o nekim uvjetima, a toga do sada nije bilo. Ne mogu ja to pratiti!


84

I. U prvoj postavljamo uvjet koji se ispituje (upisujemo adresu ćelije od stavke Ukupno i >2000)

II. U drugoj određujemo akciju što će se dogoditi ako je logički uvjet ispunjen (izračunavamo 15% od ukupno)

III. U trećoj određujemo akciju koja se izvršava ako uvjet nije ispunjen (nema popusta = upisujemo 0)

25. U ćeliju za PDV treba izračunati koliko iznosi 22% od ukupno. To ćemo jednostavno izračunati da u pripadnu ćeliju upišemo formulu koja je prikazana donjom slikom i potvrdimo s ENTER:

26. Na kraju nam još samo ostaje izračunati konačnu cijenu.

Dobro zaključivanje! Ako postoji popust treba ga uračunati, a ako ga nema onda ne.

Adresa ćelije od izračunate stavke Ukupno.

Stani malo – ali ta cijena ovisi o tom da li kupac ima popust ili ne!


85

Da, opet ćemo koristiti funkciju IF preko čarobnjaka za formule

pozovemo funkciju IF i ispunimo tri potrebne rubrike na sljedeći način:

I. Logičkim testom provjeravamo da li uopće ima popusta (tj. da li ćelija s popustom ima vrijednost veću od nule)

II. Ukoliko postoji popust (zadovoljen logički test) tada se konačna cijena formira na način da ukupnoj cijeni zbrojimo PDV i od tog iznosa oduzmemo popust:

III. Ukoliko popusta nema (logički test nije zadovoljen) tada se konačna cijena formira na način da se ukupna cijena uveća za PDV:

27. Ćelije Ukupno, Popust, PDV i Konačna cijena oblikujte da prikazuju vrijednosti u kunama! Preimenujte radni list s predloškom u račun i izbrišite sve radne listove koji vam ne trebaju.

28. Kada smo napravili predložak preostaje nam još da ga kao takvog pohranimo na disk. Kliknemo na padajući izbornik File Save As:

Za ime datoteke upišite racun, a spremite kao tip Template (Predložak). Excel će automatski ponuditi direktorij Templates unutar MO direktorija prihvatite tu lokaciju Save. Ponuđeni direktorij je

Znam, za to ćemo opet koristiti funkciju IF!


86

dobar izbor iz razloga što pri otvaranju predloška odmah imate direktnu putanju u taj folder. (Sjetite se vježbe br. 6 Izrada presložaka u skripti MS Word – osnove)

29. Jednom pohranjen predložak može se prema potrebi veći broj puta

pozvati i popunjavati različitim podacima to je razlog zašto i radimo s njima. Najjednostavniji način otvaranja predloška je da iz izbornika File kliknemo na opciju New pri čemu će nam se otvoriti Task pane iz kojeg izabiremo General Templates:

Slika 10-13 otvaranje pohranjenog predloška

30. U otvorenom dijaloškom okviru izaberemo predložak koji želimo u

ovom slučaju to je racun.

31. Otvoreni predložak po volji popunite s podacima kako bi provjerili da li ste ispravno napravili sve korake.

VJEŽBA BR. 5 liste

87

11. VJEŽBA BR. 5: (KREIRANJE I OBRADA LISTA)

Već smo polako došli do malo naprednijih opcija u MS Excelu, te ćemo se u ovoj vježbi pozabaviti kreiranjem i filtriranjem lista.

Lista je u biti grupa uređenih podataka koji su povezani po određenoj strukturi. U biti liste predstavljaju male baze podataka. To mogu biti različiti cjenici, evidencije zaposlenih, imenici poslovnih partnera, adresari, arhive itd. Za primjer jedne liste napravite tablicu kao na slici:

Svaka lista se sastoji od slogova i polja.

Naslov polja

polje slog

Koje pak sad liste?

VJEŽBA BR. 5 liste

88

Bartole - nije ništa teško!

Sva polja u jednom stupcu sadrže istu vrstu podataka (npr. Prezime i ime, Grad...) Svaki stupac ima svoj naziv naslov polja koji jednoznačno opisuje sadržaj tog stupca.

Kad budete radili s većim listama veoma čest će vam se dogoditi da će vam se izgubiti naslovni redak, što je vrlo nepraktično. Taj problem možemo riješiti na dva načina:

1. Zamrzavanjem naslovnog retka!

Kliknite u redak ispod naslovnog

Uđite u padajući izbornik Window i izaberite Freeze Panes:

Koji slogovi, pa nije ovo jezični kolegij i molim te koja polja, kao da igramo šah!

Slog – je jedan redak liste koji se sastoji od polja i sadrži međusobno povezane informacije. Polje – je ćelija koja sadrži jednu informaciju.

Lista ne smije sadržavati prazne redove i stupce Svaku listu stavite na zasebni radni list Sve podatke koji se eventualno trebaju nalaziti na istom

radnom listu, a nemaju veze s listom smjestite iznad ili ispod liste nikako u redove koje koristi lista

VJEŽBA BR. 5 liste

89

Slika 11-1 zamrzavanje naslovnih redaka ili stupaca

Uočavamo da je naslovni redak sada podcrtan, pa ćemo se sada moći

kretati po listi pri čemu će naslovni redak uvijek biti prisutan kada želimo ukloniti ovu opciju postupamo na isti način samo odaberemo opciju Unfreeze Panes:

Slika 11-2 "odmrzavanje" naslovnih redaka ili stupaca

2. Dijeljenjem radnog lista u dva dijela od kojih svaki prikazuje cijelu listu!

Kliknite na ćeliju gdje bi željeli da vam se podijeli prozor (npr. na A9)

Iz padajućeg izbornika Window izaberite opciju Split pri čemu će se

prozor podijeliti na dva dijela:

VJEŽBA BR. 5 liste

90

Slika 11-3 podijela radnog lista na dva dijela

Ukoliko želite ukloniti podjelu postupate na sličan način Window Remove Split:

Slika 11-4 uklanjanje podijele s radnog lista

VJEŽBA BR. 5 liste

91

Došli smo do dijela koji se bavi obradom liste. Najjednostavnija obrada podrazumijeva sortiranje podataka po nekom redu (npr. po abecednom). Za to razvrstavanje u Excelu postoje dvije ikone koje se nalaze na standardnoj alatnoj traci:

Da bi smo vidjeli kako je jednostavno korištenje ovih opcija kliknite na jednu ćeliju unutar stupca Prezime i ime, a potom na ikonu sortiraj uzlazno expand selection sada će sva prezimena biti poredana po abecedi, a njihovi pripadni podaci vezani uz njih:

Podatke možemo sortirati i po više stupaca istovremeno npr. sortirat ćemo podatke po Gradovima i Adresama:

Razvrstava uzlazno (A – Z ili 1 – 10)

Razvrstava silazno (Z – A ili 10 – 1)

Da niste odabrali opciju expand selection samo bi prezimena bila poredana po abecednom redu, a ostali podaci bi ostali nepromijenjeni, tj. ne bi pratili izabrano sortiranje došlo bi do miješanja podataka – NEVAŽEĆA LISTA

VJEŽBA BR. 5 liste

92

Kliknite na neku ćeliju unutar liste, a potom na izbornik Data Sort:

U dijaloškom okviru Sort stavite da se razvrstavanje vrše na spomenut način:

Slika 11-5 sortiranje po više kriterija

Potvrdite klikom na dugme OK! Postigli smo da je sortiranje gradova izvršeno po abecedi, a i sve

adrese za pojedini grad sada i svi ostali podaci prate promijene prilikom sortiranja!

Prvi uvjet po kojem razvrstava

Drugi uvjet po kojem razvrstava

Prikaži naslovni redak liste

Uzlazno razvrstava

Silazno razvrstava

VJEŽBA BR. 5 liste

93

Slika 11-6 sortiranje po gradu i adresi abecednim redom

Iz naše liste odmah uočavamo da svaki redak (slog) sadrži uvijek iste podatke redni broj; prezime i ime; grad; adresu itd. Očigledno je da bi korisno bilo imati obrazac pomoću kojeg bi na jednostavan način mogli popuniti spomenute podatke. U Excelu baš postoji spomenuta mogućnost.

Kliknite na proizvoljnu ćeliju unutar liste, te potom na padajući izbornik Data Form:

Pojavit će vam se dijaloški okvir obrasca (Forme):

Unos novog sloga

Brisanje trenutnog sloga

Vraća izvorne podatke

Traži prethodno – traži sljedeće

Traži po kriteriju

Zatvori

VJEŽBA BR. 5 liste

94

Dugme Restore će postati aktivno kada promjenite neke podatke u tekućem slogu npr. adresu. Ta opcija vam u biti vraća izvorne podatke (prije promjene).

Iskoristimo mogućnost novog unosa kliknite na dugme New otvara se dijaloški okvir prazne forme za unos svih podataka:

Slika 11-7 unos novog zapisa u listu preko forme za unos podataka

Popunite formu proizvoljnim podacima unos potvrdite pritiskom na

tipku Enter ili ponovnim klikom na dugme New pojavit će vam se novi redak u listi. Ukoliko ste završili s unosom kliknite na dugme Close.

Pogledajmo kako možemo izvršiti pretraživanje naše liste preko spomenutog obrasca korištenjem opcije Criteria. Otvorimo obrazac na

Klizač za kretanje po listi

Pokazuje koji je trenutni slog

Ali meni nikako da postane aktivno dugme Restore?!

VJEŽBA BR. 5 liste

95

već poznati način Data Form dugme Criteria (vrši pretraživanje po jednom ili više postavljenih kriterija) za primjer izvršit ćemo pretraživanje po gradu u polje Grad upišite Split:

Slika 11-8 pretraživanje liste po zadanom kriteriju

Slika 11-9 povratak u izvorni oblik forme za unos podataka

Da bi izvršili pretraživanje po postavljenom kriteriju kliknite na dugme

Find Next.Uzastopnim pritiskanjem na to dugme dobivaju se slogovi koji zadovoljavaju postavljeni kriterij.

Vraća nas u izvorni dijaloški okvir obrasca

Kada kliknete na dugme Criteria ono će se "promijeniti" u Form, što nam omogućava da se vratimo u početni dijaloški okvir.

VJEŽBA BR. 5 liste

96

Vratimo se sada na našu listu. U ovom primjeru riječ je o maloj listi koja ima svega 15 – tak slogova, pa je relativno pregledna. No, zamislimo da je riječ o listi s npr. 100 – tinjak slogova. U takvim slučajevima zgodno je da imamo mogućnost pregleda cijele liste sa slogovima koji zadovoljavaju određene kriterije, tj. drugim riječima da se sakriju svi podaci koji ne zadovoljavaju određene kriterije. Ovaj postupak u Excelu nazivamo filtriranje podataka. Najjednostavniji način filtriranja podataka je korištenjem AutoFilter – a (filtrira po ključnim riječima istovrsnih podataka po naslovima polja).

Kliknite na neku ćeliju unutar liste na izbornik Data Filter AutoFilter:

Na svim naslovnim poljima pojavit će se mala strelica! Kliknite na jednu

od njih kako bi vidjeli koji su vam sve filtri na raspolaganju:

Trenutno briše tekući slog bez mogućnosti povratka

Kada neki slog brišete iz obrasca pritiskom na dugme Delete pojavit će vam se dijaloški okvir kojim Excel provjerava jeste li "pri sebi" ili stvarno znate što radite!

VJEŽBA BR. 5 liste

97

Slika 11-10 automatski filteri koji su nam na raspolaganju

All nema filtriranja, svi podaci su prikazani (Top 10) određeni broj (ne mora biti 10) podataka se prikazuje

i to prvih ili posljednjih (Custom) korisnik sam određuje kako će se podaci filtrirati Zasebni filtri u ovom slučaju imena gradova

Primjerice izvršimo filtriranje po zasebnom filtru Split dobit ćemo sve

osobe koje žive u Splitu:

Prikazan je samo onaj dio liste koji prikazuje samo osobe koje žive u Splitu.

Slika 11-11 izgled liste nakon primjenjenog filtera Split (izdvaja sve osobe sa mjestom boravka u Splitu)

VJEŽBA BR. 5 liste

98

Izdvojeni dio liste (već filtriran) također možemo filtrirati npr. pod nekim drugim poljem izabrali bi neki zasebni filtar itd.

Naš Bartol je u pravu, pa krenimo onda dalje.

Iskoristimo sada mogućnosti filtera Top 10 on pokazuje određeni broj (ne mora biti točno 10) najvećih ili najmanjih brojčanih vrijednosti u stupcu kojeg filtrira.

Kliknimo na strelicu AutoFilter – a u stupcu uplaćen iznos i odaberite filter Top 10.

Pojavit će vam se dijaloški okvir za taj filter:

Pri filtriranju strelice u stupcima po kojima ste vršili filtriranje postanu plave. Na taj način vas Excel upozorava gdje ste sve uključili filtere. Da bi isključili filtriranje po pojedinom stupcu potrebno je kliknuti na pripadnu plavu strelicu i izabrati opciju All ukoliko želimo vidjeti cijelu listu postupak ponavljamo sa svim plavim strelicama.

Ovo je jednostavno - to još sigurno nije sve što se tiče filtriranja?

Filter Top 10 moći ćete koristiti samo u stupcima koji sadrže brojčane podatke!

VJEŽBA BR. 5 liste

99

Odaberite redom opcije Top (najvećih nekoliko) unesite broj 3 (želimo vidjeti samo tri najveće uplate) odaberite Items (Stavke) OK lista je filtrirana tako da pokazuje najveće tri uplate

Slika 11-12 Upotreba filtera Top 10

Ponekad će biti poželjno da dobijemo slogove koji zadovoljavaju neke kriterije, a nisu dostupni preko do sada spominjanih fitera. U tom smislu služi nam korisnički filter. Primjerice neka želimo izdvojiti osobe koje su uplatile iznose veće od 1000 kn, a manje od 2000 kn.

Konačno smo došli do korisničkog fitera. Kliknite na strelicu u stupcu

Uplaćen iznos i odaberite opciju (Custom...):

Slika 11-13 Definiranje uvjeta korisničkog filtera

Odabiremo najveće vrijednosti (Top) da pokaže ili najmanje (Bottom)!

Odabiremo koliko ih želimo prikazati

Odabiremo prikaz stavki ili postotka

VJEŽBA BR. 5 liste

100

Kao rezultat ovog filtera dobit ćemo:

Kad vam više nije potreban AutoFilter isključite ga na način Data Filter kliknete na potvrdnu kvačicu pored Autofilter.

Veoma ćest slučaj je da su podaci unutar liste ulazni podaci za neki novi proračun potrebno ih je na neki način dohvatiti. Za to nam služe funkcije SUMIF, COUNTIF i D funkcije (funkcije koje počinju slovom D – primjerice DAVERAGE). Uzmimo na primjer funkcije SUMIF i COUNTIF:

Kliknite bilo gdje ispod liste i upišite uvjetna suma Tab prebacili smo se u susjednu ćeliju Insert Function...

Pod kategorijom izaberite Math i Trig:

Klizačem se pomaknite do tražene funkcije SUMIF OK: Pod Range obuhvatite raspon ćelija koje popunjavaju stupac Grad; pod

Criteria kliknite na ćeliju u kojoj piše Dubrovnik; pod Sum_range obuhvatite raspon ćelija stupca Uplaćen iznos:

VJEŽBA BR. 5 liste

101

Slika 11-14 upotreba ugrađene funkcije SUMIF za obradu liste

Dobili ste sumu svih uplata osoba koje žive u Dubrovniku (U rasponu

ćelija C2:C17 potražit će samo one u kojima stoji Dubrovnik i potom sumirati uplate koje im odgovaraju).

Ispod ćelije u koju ste upisali uvjetna suma upišite uvjetno pobrojavanje Tab prebacili smo se u susjednu ćeliju Insert Function...

Sad pod kategorijom izaberite Statistical COUNTIF: Pod Range izaberite sve ćelije u stupcu Uplaćen iznos; a pod Criteria

stavite >2000:

Kao rezultat ćemo dobiti broj slogova koji imaju uplaćene iznose veće od 2000 kn!

Spremite vježbu pod imenom lista_grupa u mapu Excel na vašem memory sticku.

Ovo sam lako savladao!

VJEŽBA BR. 6 stožerne tablice

102

12. VJEŽBA BR. 6:

Ova vježba se u biti sastoji od tri vježbe koje obuhvaćaju korisne alate za analizu složenih podataka. U prvom dijelu vježbe bavit ćemo se izradom stožernih tablica, u drugom dijelu s alatom za što – ako analizu Goal Seek (traženje cilja) i u posljednjem dijelu vježbe s još jednim alatom za analizu tipa što – ako Scenario (scenario).

12.1 Vježba br. 6a) Pivot Tablice

U ovom dijelu vježbe ćemo se upoznati s izradom Pivot tablica (stožernih tablica). Pivot tablica je posebna tablica koja nastaje izdvajanjem i obradom podataka iz neke baze podataka ili liste. Njihova prava vrijednost dolazi do izražaja kada je iz neke tablice u kojoj se nalazi mnoštvo podataka potrebno izdvojiti samo neke i izvršiti njihovu obradu u što kraćem vremenu.

Za primjer će nam poslužiti tablica u kojoj se nalaze izmišljeni rezultati o postignutim uspjesima na četiri kolokvija. Tablicu trebate izraditi prema priloženoj na donjoj slici br. 12 -1, dok podatke možete unijeti proizvoljno. Ocjena se formira na temelju sljedeće tablice:

Tablica 2 formiranje ocjene

postotak ocjena

0 - 50% nedovoljan

51 - 60% dovoljan

61 - 75 % dobar

76 - 90% vrlo dobar

91 - 100% odličan Ovi postoci će nam poslužiti u tablici uspjeha na kolokvijima za automatsko ispisivanje ocjene upotrebom funkcije IF. U stvari u ovom slučaju će biti riječ o tzv. ugnježđenoj funkciji IF kojom obuhvaćamo gore navedene uvjete. Pa krenimo redom:

Napravite tablicu prema priloženoj:

Sve što napravite s Pivot tablicama moguće je i napraviti s ugrađenim Excel funkcijama, samo što će vam za isti rezultat trebati puno više vremena!


103

Slika 12-1 izgled tablice

Sve ćelije koje prikazuju rezultate oblikujte tako da pokazuju postotak s dva

decimalna mjesta. Ukupni rezultat predstavlja srednju vrijednost rezultata sa svih kolokvija, pa

ćemo za njegovo izračunavanje iskoristiti funkciju AVERAGE. Konačnu ocjenu dobivamo korištenjem ugnježđene IF petlje. Vrijednosti

postotaka na osnovu kojih se kreira ocjena date su u tablici na prethodnoj stranici - Tablici 2:

Kliknite u prvu ćeliju u kojoj želite dobiti ocjenu koja je pridružena pripadnom postotku. Korištenje IF funkcije smo već upoznali u vježbi br. 4, ali nije nam na odmet ponoviti njena sintaksa je oblika:

IF(logički_test; [vrijednost_ako_je_ istinit]; [vrijednost_ako_je_neistinit])

Koristimo funkciju AVERAGE

Za dobivanje ocjene koristimo ugnježđenu IF petlju


104

Bartol stvarno dobro kuži stvari. Možemo onda ovaj njegov zaključak primjeniti i na naš slučaj.

U ćeliju na koju smo kliknuli potrebno je upisati: = IF(H6>90%;"odličan (5)";IF(H6>75%; "vrlo dobar (4)"; IF(H6>60%; "dobar (3)"; IF(H6>50%; "dovoljan (2)"; "nedovoljan (1)"))))

Kada ste upisali formulu pritiskom na tipku ENTER potvrdite unos trebala

bi vam se pojaviti ocjena koja odgovara postotku (kontrola ispravnosti je jednostavna).

Ponovo kliknite na tu ćeliju, uhvatite držač za automatsku ispunu i povucite ga prema dolje do posljedenje ćelije Excel će kao i uvjek do sada kopirati formulu, a automatski promjeniti pripadne adrese.

Razumijem – to znači da za stvaranje ugnježđene IF petlje, trebam samo u slučaju neistinitosti prvog uvjeta staviti novi IF i tako redom! Bitno je uključiti sve uvjete!

Ćelija čiju adresu "kupimo" i uključujemo u ispitivanje uvjeta !

Broj zagrada koje zatvarate treba odgovarati broju otvorenih s lijeve strane!

Sasvim je logično da adresa koju vi upisujete u ugnježđenu petlju može biti različita od ove u primjeru!


105

Slika 12-2 kopiranje formule stvaranjem niza iz ćelije s ocjenom

Napokon smo dobili tablicu koja će nam poslužiti za kreiranje Pivot tablice.

Napravit ćemo je pomoću čarobnjaka za Pivot tablice kliknite bilo gdje unutar postojeće tablice (liste) potom na izbornik Data izaberete opciju PivotTable and PivotChart Report...

Slika 12-3 izrada stožerne tablice upotrebom čarobnjaka za izradu stožernih tablica

U ovom slučaju nećemo se baviti stožernim izvještajem u obliku grafikona koji uključuje i izvještaj u obliku stožerne tablice. (Za samostalni zadatak, nakon izvršene ove vježbe, napravite izvještaj u obliku stožernog grafikona za iste slučajeve analize kao u ovom primjeru – ne zaboravite pohraniti izvještaj na vaš memory key pod imenom pivot_grafikon u mapu Excel).

Otvorit će vam se dijaloški okvir čarobnjaka za izradu stožerne tablice (Pivot Table) i grafikona koji nas kroz tri jednostavna koraka vodi do "rješenja" prikazano slikom na sljedećoj starnici:

Sve do posljednje ćelije!


106

U drugom koraku potrebno je čarobnjaku reći s kojim podacima želite raditi kako ste već prije kliknuli na ćeliju koja se nalazi unutar liste, Excel će to shvatiti da želite uključiti sve podatke iz te liste.

Pita vas gdje se nalaze podaci koje želite analizirati. (Izabiremo opciju kao na slici - MS Excel lista ili baza podataka)

Pita vas što želite kreirati Pivot tablicu ili Pivot grafikon.

Čekaj malo – kako ja znam koji su podaci uključeni?

Možemo izabrati neki drugi raspon ćelija za analizu od ponuđenog!


107

U zadnjem koraku čarobnjak nas pita gdje želimo da se Pivot tablica prikaže na novom radnom listu ili na nekom već postojećem. Izaberite opciju prikaza izvještaja na novom radnom listu i kliknite na dugme Finish!

Na novom radnom listu pojavit će vam se prazna Pivot tablica i do nje PivotTable alatna traka i polja liste Pivot tablice:

Slika 12-4 izgled nepopunjene stožerne tablice

Oko podataka koji su uključeni u analizu pojavit će se "trčeće" linije – slično kao i kad kopiramo sadržaj neke ćelije!


108

U polje na vrhu stranice (Drop Page Fields Here) stavlja se stavka po kojoj će se vršiti pregled stranica u našem slučaju neka to budu ocjene

U polje redka i stupca stavljaju se polja po kojima će se podaci razvrstavati u polje retka stavite Prezime i ime, a u polje stupca godina studija (princip je Drag and Drop – povuci i ispusti)

U središnje polje stavljaju se podaci koji će se obrađivati Ukupni rezultat

Prvo što možemo uočiti je da ne želimo dobiti sumu rezultata jer oni predstavljaju prikaz prosječnih rezultata na svim kolokvijima u postocima želimo dobiti njihov prosjek:

Slika 12-5 dijaloški okvir za izbor funkcije po kojoj će se podaci obrađivati u Pivot tablici

Brzim dvoklikom mišem na ovo polje dobivamo mogućnost izbora drugih funkcija!


109

Sada ćemo dobiti prosječne vrijednosti konačnih rezultata po godinama studija i za sve zajedno:

Kliknite na strelicu pored (All) polja Ocjena:

Izaberite odličan OK u Pivot Tablici prikazat će nam se samo podaci za studente koji su dobili ocjenu odličan:

Polja po kojima vršite analizu mogu se vrlo jednostavno promijeniti.

Prosjek studenata 3. godine

Prosjek studenata 4. godine

Prosjek svih studenata


110

Kao što vam je Bartol rekao odvucite polje Ocjena i godina studija u listu, te potom zamjenite njihova mjesta na već poznati način dobit ćete sljedeći prikaz podataka:

Preimenujte radne listove s podacima i pivot tablicom, a izbrišite sve koji su vam nepotrebni

Snimite radnu knjigu u vaš folder Excel pod nazivom pivot_tablica!

Samo odvuci!

VJEŽBA BR. 6 traženje cilja

111

12.2 Vježba br. 6b) Traženje cilja

U Excelu imamo vrlo koristan alat Goal Seek (traženje cilja), a služi nam u slučajevima kada nam je rezultat poznat i upravo za taj rezultat treba pronaći vrijednost nepoznatog podatka koji daje taj rezultat.

Bartole sve je lako. Znaš rezultat tražiš podatak koji daje taj rezultat npr. kao da tražite o kojem je broju riječ ako je njegov kub 8. Promotrimo jedan jednostavan primjer koji nam ilustrira primjenu ovog alata.. Potrebno je izračunati kolika će biti ušteđevina nekog klijenta banke, ukoliko se vrijednost uštede određuje na temelju jednakih mjesečnih uplata uz fiksnu kamatu i unaprijed definiran period štednje.

Kreirajte tablicu prema priloženoj:

Broj uplata određujete na način da adresu koja sadrži godine štednje pomnožite s 12:

Za izračun ušteđevine koristimo ugrađenu funkciju FV koja se nalazi među financijskim funkcijama:

Sad si me skroz smutio – ništa mi nije jasno!?


112

Slika 12-6 umetanje financijske funkcije FV

Ova funkcija daje vrijednost nekog ulaganja bazirano na definiranom periodu,

vrijednosti kamate i konstantnoj vrijednosti uplata (investicija) tijekom cijelog perioda

kamata

Broj rata

Mjesečna rata

Sve vrijednosti valuta koje stavite s negativnim predznakom smatraju s uplate, a s pozitivnim isplate.

Godišnju kamatu dijelimo s 12 jer plaćanje vršimo svakog mjeseca


113

Dobit ćemo vrijednost uštede:

Dobro – sad slijedi i taj dio. Pretpostavimo da želimo saznati kolika mora biti mjesečna uplata ako bi na period od 25 godina željeli uštedjeti 350 000kn. Drugim riječima sada za razliko od prije znamo rezultat funkcije FV, a želimo saznati kako se treba mijenjati jedan od argumenata te funkcije (u ovom slučaju iznos mjesečne rate) da bi dobili upravo taj rezultat. Ovo je u biti tipična analiza što – ako samo s promijenom jedne varijable. Postoje i drugi načini analize što – ako samo nisu "brzi" i intuitivni (ne misli se na Scenarijo i Solver) za upotrebu kao traženje cilja.

Promijenite godine štednje na željeni period 25

Kliknite na padajući izbornik Tools i izaberite naredbu Goal Seek:

Ali gdje je tu traženje nekog cilja?

Pv predstavlja već postojeću štednju – ukoliko je ispuštena podrazumijeva se da je nula. Type je logička vrijednost – 1 uplata na početku perioda (npr. početkom mjeseca), a 0 na kraju. Ako je ispuštena podrazumijeva se da je nula.


114

Slika 12-7 aktiviranje alata Goal Seek... (Traženje cilja)

Pojavit će vam se dijaloški okvir traženje cilja:

Kad vam se pojavi novi dijaloški okvir s porukom da je računanje završeno kliknite na OK

Dobili smo traženu vrijednost mjesečne uplate:

ćelija koja sadrži iznos ušteđevine

Željeni iznos (poznati rezultat)

Podatak kojeg tražimo (ovdje rata)


115

Vrijednost traženog podatka za poznati cilj!

Nikako ne upisujte iznos željenog rezultata (u ovom slučaju iznos ušteđevine) u ćeliju gdje je izračunata vrijednost korištenjem neke funkcije. Tek na osnovu te funkcije Goal Seek može pronaći vrijednost argumenta koji daje željeni rezultat.

VJEŽBA BR. 6 scenarijo

116

12.3 Vježba br. 6c) Scenarij

Scenarij spada u jedan od Excel alata za analizu što – ako (what – if analysis) i veoma je koristan u slučajevima nekih financijskih predviđanja. Najbolje se s ovom mogućnošću upoznati na nekom konkretnom primjeru. Zadatak: Pretpostavimo da ste odlučili podignuti kredit za kupovinu poslovnog prostora. Kredit od 320 000kn je na 20 godina uz konstantnu kamatnu stopu od 9%. Napravite tablicu koja će izračunavati iznos mjesečne rate kredita uz poznat broj godina otplate i fiksnu godišnju kamatnu stopu.

Slika 12-8 izgled tablice

Broja rata izračunavamo kao i u b) dijelu vježbe pomnožimo adresu

Godina uplate s 12:

Iznos mjesečne rate ćemo izračunati korištenjem ugrađene financijske funkcije PMT (izračunava iznos rate kredita na temelju poznatog iznosa zajma, broja uplata uz poznatu konstantnu godišnju kamatnu stopu) – ta funkcija se nalazi među kategorijom financijskih funkcija ili je možete potražiti po abecednom redu iz prikaza svih funkcija (All) :

Pri odabiru bilo koje funkcije u dijaloškom okviru Insert

Function nalazi se njezin kratki opis iz kojeg možete zaključiti što dotična funkcija radi!


117

Slika 12-9 odabir funkcije PMT

Otvorit će vam se dijaloški okvir u kojem popunjavamo samo prve tri rubrike:

Slika 12-10 popunjavanje argumenata funkcije PMT

kamata

Broj rata

Iznos kredita

Opis funkcije


118

Slika 12-11 dobiveni rezultat nakon primjene funkcije PMT

Sve je spremno da primjenimo mogućnosti scenarija primjerice želimo znati kako bi se mijenjala mjesečna rata ako bi kamata redom iznosila 6%, 7%, 8%, 10% i 11% (uz isti broj rata); te kako bi na iznos rate utjecale godine otplate 5, 10, 15, 25 i 30 godina (uz istu kamatnu stopu od 9%).

Kliknite na izbornik Tools Scenarios...

Sad sigurno možemo krenuti na "pisanje" scenarija.

Scenarijo ne mora biti ograničen na what – if analizu uz promijenu samo jedne varijable kao u ovom primjeru!


119

Pojavit će vam se dijaloški okvir Scenarija:

Slika 12-12 izgled dijaloškog prozora Scenarija

Nakon klika na dugme Add... otvara se novi dijaloški okvir za uređivanje

scenarija ime scenarija može biti proizvoljno samo je bitno da vas asocira na željenu što – ako radnju ćelija koja se mijenja je ćelija koja sadrži kamatnu stopu

Slika 12-13 definiranje imena scenarija i adrese ćelije (ćelija) koja se mijenja u što – ako analizi

Potvrdom na OK pojavi se dijalog za unos nove vrijednosti

Dodajemo novi uvjet što - ako

Ime scenarija

Adresa ćelije na koju se odnosi što – ako upit (kamata)


120

Slika 12-14 upis nove vrijednosti kamtne stope

Ponovite ovu radnju za sve vrijednosti kamatnih stopa, a potom za sve

željene godine otplate kredita:

Slika 12-15 uređivanje scenarija za slučaj promijene godina otplate kredita

Nakon svih ovih zahvata dijaloški okvir scenarij upravitelja bi vam trebao imati sljedeći izgled kliknite na dugme Summary...

Nova vrijednost kamatne stope

Nova vrijednost godina otplate

Adresa ćelije na koju se odnosi što – ako upit (godine otplate)


121

Slika 12-16 izgled upravitelja scenarija nakon svih dodanih što – ako uvijeta

Pojavit će vam se još jedan dijaloški okvir Sažetak Scenarija u kojem je

potrebno samo upisati adresu ćelije na koju se odnosi scenarij u našem slučaju adresa ćelije koja sadrži mjesečnu ratu kredita.

Potvrdom na dugme OK otvorit će vam se novi radni list s preglednim sažetkom scenarija:

Slika 12-17 izgled sažetka scenarija u obliku pregledne tablice


122

Plusevi i minusi sa strane izvješća vam služe za otkrivanje i skrivanje informacija na izvješću.

Spremite radnu knjigu pod nazivom scenario u vašu mapu Excel!

ISPIS IZ EXCELA

123

13. ISPIS

Vaše proračunske tablice često je potrebno i ispisati, a ne samo pohranjivati na računalo ili razne prenosne memorije. Postupak pregleda prije ispisa vaše tablice opisan je u vježbi br. 2a). Kao što smo već rekli pregled prije ispisa aktiviramo klikom

na ikonu Print Preview koja se nalazi na standardnoj alatnoj traci ili odabirom istoimene naredbe iz izbornika File. Nakon što završite s namještanjem svih opcija u tom načinu rada možete krenuti s ispisom.

Slika 13-1 uključivanje pregleda prije ispisa iz izbornika File

Ispis pozivamo kao i u svim Windows aplikacijama, na način da iz izbornika File odaberemo Print. Nakon toga pojavit će vam se dijaloški prozor Print u kojem imate čitav niz mogućnosti. Krenimo redom od najednostavnijih opcija, pa ćemo se upoznati i s nekim naprednijim mogućnostima pri ispisu.

Slika 13-2 polje Printer iz dijaloškog prozora Print

ISPIS IZ EXCELA

124

U ovom polju odabiremo printer na kojeg želimo uputiti ispis (s kojeg želimo printati); možemo podešavati njegove opcije ( klikom na Properties...) ili ispis pohraniti kao .prn datoteku opcijom Print to file.

Slika 13-3 polje Print range iz dijaloškog prozora Print

U ovom polju određujemo hoće li se ispisati sve stranice (All) ili samo stranice u rasponu od – do (From – To). Ovo polje je u uskoj vezi s poljem Print what:

Slika 13-4 polje Print what iz dijaloškog prozora Print

U ovom polju biramo da li će se ispisati samo selektirani dio tablice (tablica) – Selection; cijeli aktivni radni list - listovi (Active sheet(s)) ili cijela radna knjiga (Entire workbook).

Polje Copies vam je već od prije poznato i u njemu određujemo broj potrenih kopija, kao i način ispisa Collate (kad je uključen ispišu se sve stranice prve kopije, zatim druge itd., a kad je isključen prvo zadani broj kopija prve stranice, pa druge, treće i tako redom do posljednje).

Slika 13-5 polje Copies iz dijaloškog prozora Print

Jedan radni list može imati veći broj stranica!

ISPIS IZ EXCELA

125

Slika 13-6 Izgled cjelokupnog dijaloškog prozora Print

Odlično pitanje našeg Bartola. Čest slučaj je da su vam tablice "preduge" , pa se protežu na nekoliko stranica – ukoliko "klasično" vršite ispis zaglavlje stupaca bit će vam vidljivo samo na prvoj stranici, dok ga na drugim stranicama gubite, pa nemate uvid što vam ti podaci predstavljaju. Najbolje ćemo to vidjeti na jednom konkretnom primjeru. Pretpostavimo da imamo tablicu koja prikazuje broj neprodanih artikala u jednom radnom tjednu – ukupno imamo 63 artikla. Želimo ispisati tu tablicu, ali na način da nam je zaglavlje stupaca vidljivo na svakoj stranici. Potrebno je postupiti na sljedeći način:

1. Iz izbornika File izaberite naredbu Page Setup... 2. Prebacite se na karticu Sheet

Ali, kako postići da se na svim ispisanim stranicama vidi zaglavlje stupaca kod malo duljih tablica?

ISPIS IZ EXCELA

126

Slika 13-7 određivanje retka (zaglavlja stupaca) koji će se ponavljati na svim stranicama ispisa

Pošto smo označili zaglavlje tablice zatvorimo ovaj dijaloški prozor potvrdnim odgovorom na dugme OK. Sada će pri ispisu uvijek biti ponovljen zaglavni redak (redci – ako ste ih više označili) na svakoj stranici. Ako bi željeli da vam se ponavlja zaglavlje redaka tablice onda bi ovaj postupak ponovili s Columns to repeat at left: Izgled ispisa tablice nakon ovih "zahvata" možete vidjeti u prilogu prilog A (tablica je uzeta samo za primjer bez da se vodilo računa o smislu prikazanih podataka). Sa slike 13 – 7 interesantno nam je objasniti još dvije opcije, a to su Gridlines i Row and column headings. Prva opcija osigurava da se ispisuje mreža linija radnog lista, a druga slovčane oznake stupaca, odnosno brojčane redaka radnog lista.

Ako kliknete na ikonu Print na standardnoj alatnoj traci automatski će vam se ispisati cijeli aktivni radni list bez mogućnosti namještanja bilo koje opcije!

Nakon klika na ovu strelicu označimo redak koji predstavlja zaglavlje stupaca naše tabllice

Dijaloški okvir za ispis (Print) moguće je brže pozvati i kombinacijom tipki CTRL + P!

IZ EXCELA U WORD ILI POWERPOINT

127

14. IZVOZ TABLICA I GRAFIKONA U WORD ILI POWERPOINT

Veoma se često javlja potreba za tabelarnim ili grafičkim prikazom podataka u vašim Word dokumentima (npr. seminarski radovi) ili PowerPoint prezentacijama. Premda obje aplikacije nude mogućnost vlastitog rješavanja tog problema puno je zgodnije tablicu ili grafikon izraditi u Excelu, pa ih potom exportirati u Word ili PowerPoint. Za primjer će nam poslužiti tablica koju smo napravili u vježbi br. 3b). Također ćemo se poslužiti s jednim od grrafikona izrađenim u toj vježbi.

1. Otvorite radnu knjigu vježba_br_3 2. Prebacite se u radni list s tablicom 3. Označite cijelu tablicu, te je kopirajte (npr. CTRL + C) 4. Otvorite Word dokument u koji želite zalijepiti tablicu (neka to u ovom slučaju

bude novi, prazni dokument) postavite točku unosa na mjesto gdje želite umetnuti tablicu

5. Iz izbornika Edit izaberite Paste Special...

Slika 14-1 Specijalno zalijepi kopirani objekt

6. Pojavit će vam se dijaloški okvir kao na slici ispod odaberite opciju

Microsoft Office Excel Worksheet Object


128

Prednost ovakvog načina ljepljenja u odnosu na klasični način (Copy – Paste) je u tom što sada brzim dvoklikom na umetnutu tablicu u Wordu možete automatski uređivati tablicu kao da radite u Excelu, a bez potrebe da otvarate Excel. Kada ste napravili potrebne promjene jednostavno kliknite izvan tablice. Tablica 3 umetnuta tablica metodom Copy – Paste Special

ponedjeljak utorak srijeda četvrtak petakUkupno za svaki

artikal

Udio

artikla

knjiga 10 3 3 6 5 27 16,88%

CD 3 5 6 4 8 26 16,25%

roman 5 7 3 3 6 24 15,00%

upaljač 15 8 4 12 7 46 28,75%

čokolada 12 5 1 12 7 37 23,13%

UKUPNO 45 28 17 37 33 160

Postupak izvoza tablice u PowerPoint potpuno je analogan opisanom za izvoz u Word dokument. Sada ćemo se pozabaviti izvozom grafikona iz Excela u PowerPoint prezentaciju (sve što kažemo za ovaj slučaj potpuno analogno vrijedi i za izvoz grafikona u bilo koji Word dokument).

1. Otvorite radnu knjigu s grafikonom (u ovom slučaju vježba_3) 2. Kopirajte grafikon (npr. kliknete bilo gdje na radnu površinu grafikona i

kombinacijom tipki CTRL + C kopirate grafikon) 3. Otvorite prezentaciju u koju želite umetnuti grafikon (u ovom slučaju praznu

prezantaciju) 4. Postavite točku unosa na slajd na koji želite zalijepiti kopirani grafikon 5. Iz izbornika Edit odaberite Paste Special...

Odabirom opcije Paste link: stvarate vezu s izvornom tablicom, tako da se svaka promijena na njoj iz Excela automatski očituje i u vašem dokumentu (prezentaciji). Dobro razmislite da li vam je potrebno stvaranje ovakve veze!


129

6. U otvorenom dijaloškom prozoru Paste Special odaberite Microsoft Office Excel Chart Object

7. Grafikon je umetnut na slajd vrijedi potpuno isto zaključivanje kao i kod tablice brzim dvoklikom na površinu grafikona moguće ga je uređivati kao da radimo u Excelu

I u ovom slučaju odabirom Paste link stvorili bi vezu s izvornim grafikonom u Excel radnoj knjizi!

I to je to – za sada!

130

LIT

ER

AT

UR

A

LITERATURA:

1) Walkenbach, J.: Microsoft Office Excel 2003 Bible, Wiley Publishing, Inc., Indianapolis 2003.

2) Frye, C.: Microsoft Office Excel 2003 Step By Step, Microsoft Press, Redmond, 2004.

3) Rudan, S.:Excel 111 koraka,Vidi – To d.o.o. , Zagreb 2001.

4) Lipljin, Milijaš, Kos i dr.: Informatika i računalstvo - udžbenik za srednje škole, Pro – Mil Varaždin, 2003.

5) K. Raič: Računalstvo za srednje škole, Pentium Vinkovci, 1999.

6) D. Grundler, S. Šutalo: Informatika – udžbenik, ŠK Zagreb, 2005.