propuestas federales

Como Redactar y PresentarPropuestas Federales

Presentado por:

Marcus Sullivan, MBA, CVASullivan Consulting, Inc

23 de septiembre de 2013

© 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Propuestas Federales

˃ Se elaboran para cubrir el total ó parte de los costos de un proyecto ó programa

˃ Son libres y por competencia

˃ Están dirigidos mayormente al sector público y organizaciones sin fines de lucro

˃ Los criterios de elegibilidad son muy

estrictos

˃ Tienen presupuesto y fecha límite

˃ Pueden ser multianuales2


Propuestas Federales

˃ El uso de fondos es reembolsable y auditable

˃ Deben de tener un componente importante de beneficio comunitario

˃ Dirigido a servir una población desventajada

˃ Deben demostrar viabilidad económica

˃ Hay que demostrar capacidad administrativa y experiencia en el manejo de fondos

˃ Cada programa dicta la cantidad y el tipo pareo (matching) según los criterios

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4

Pasos antes de Formular una Propuesta

˃ Tener una idea clara de lo que se quiere hacer

˃ Recopilar información suficiente sobre las necesidades del programa y/o proyecto

˃ Llevar a cabo una búsqueda sobre propuestas anteriores y como alcanzaron sus metas

˃ Identificar las necesidades del proyecto

˃ Atemperar las necesidades del proyecto con los requerimientos del programa federal


Formato

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˃ Las propuestas se someten electrónicamente

˃ Fecha límite es clave (no hay prórrogas)

˃ Propuesta deber incluir todas las secciones requeridas y los documentos de apoyo

˃ Formato del narrativo: tipografía, tamaño, espacios y número de páginas


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¿Qué queremos lograr?

˃ Satisfacer las necesidades de una organización y/o comunidad

˃ Presentar la información relevante que sea fácil de entender. Ejm; (Estadísticas descriptivas, tablas y graficas)

˃ Alcanzar un equilibrio entre elementos cualitativos y cuantitativos

˃ Promover una imagen seria© 2013 Sullivan Consulting, Inc.

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¿Qué debemos evitar?

˃ Poner información errónea o incorrecta

˃ Hacer falsas representaciones

˃ Prometer cosas que no podemos cumplir

˃ Lucir desesperados o inseguros

˃ Demostrar falta de experiencia y

conocimiento

˃ Mostrar indiferencia o falta de participación en el proyecto


Guias del Programa

˃ Fecha límite

˃ Elegibilidad del proponente/proyecto

˃ Formato de la propuesta

˃ Cost-sharing

˃ Fondos disponibles

˃ Tipos de grants

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Composición de las Propuestas Federales

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SF424 • Info básica

Narrativo• Descripción del proyecto• Presupuesto• Timeline, etc…

Certificaciones. • Assurances

Anejos• Resumes• Planos• Fotos

Standard Form 424

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˃ Representa la portada de la propuesta

˃ Presenta la información básica del proyecto

˃ Expone la información de contacto del proponente y el representante autorizado

˃ Se compone de documentos obligatorios y

opcionales

˃ Incluye hasta 15 anejos

˃ Debe de estar electrónicamente firmada por el máximo responsable de la organización


Standard Form 424

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˃ Deberá incluir:˃ Titulo del proyecto

˃ Nombre de la agencia federal

˃ Nombre de la organización

˃ Número patronal (EIN)

˃ Nombre y firma del representante autorizado

˃ Dirección de la identidad

˃ Número de teléfono, email y/o pagina web

˃ Fecha


Standard Form 424

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Standard Form 424

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Standard Form 424

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Standard Form 424

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Standard Form 424

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Composición del Narrativo

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Resumen del Proyecto

Declaración de

necesidades

Descripción del proyecto Objetivos Presupuesto y

CostosAnálisis de

sostenibilidad Timeline

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Aspectos Claves del Narrativo

˃ Representa la parte más importante y crítica de la propuesta

˃ Es donde hay más sustancia, detalle y

contenido

˃ Se detalla toda la información necesaria y relevante para que se apruebe la propuesta

˃ Representa información confidencial y privada que debe de ser manejada con mucho cuidado


Resumen del Proyecto

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˃ Representa el resumen ejecutivo de la propuesta

˃ No debe de exceder 1 página

˃ Debe de resaltar las fortalezas de la propuesta y los puntos más relevantes

˃ Debe de exponer los objetivos, costos y resultados esperados del proyecto


Declaración de Necesidades

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˃ Se presenta el propósito del proyecto

˃ Se identifica el problema

˃ Se plantea como se atenderán las

necesidades

˃ Se describe la población a impactar

˃ Está relacionada con la misión de la

organización

˃ Se respalda con estadística, evidencia y otros

datos cuantitativos© 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Análisis de la Situación Actual

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˃ ¿Cuál es el problema

actual?

˃ ¿Qué necesidades

existen?

˃ ¿Qué recursos hacen

falta?

˃ ¿Qué capacidad y experiencia tenemos?

˃ ¿Cuál es la meta?

˃ ¿Qué pasaría si no se atiende el problema?


Descripción del Proyecto

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˃ Metas y objetivos propuestos

˃ Beneficios e impacto

˃ Implementación (por etapas anual vs

multianual)

˃ Equipo de trabajo (empleados, contratistas,

etc…)

˃ Metodología

˃ Tiempo y recursos

˃ Expectativas y resultados esperados


Necesidad y Justificación del

Proyecto

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˃ ¿Cual es la situación actual y que retos

atiende?

˃ ¿Por qué son necesarios los fondos?

˃ ¿Qué méritos propios tiene el proyecto?

˃ ¿A que población se dirige el proyecto?

˃ ¿Que beneficios aporta a la comunidad?

˃ ¿Cuál es el impacto social que tiene el

proyecto?

˃ ¿Cómo mejorará la calidad de vida?


Objetivos

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˃ ¿Cuáles son las metas y objetivos estratégicos?

˃ ¿Por qué son importantes y relevantes al proyecto?

˃ ¿Cómo podemos medir los resultados?

˃ ¿En cuánto tiempo se estima que se cumplan?


Trasfondo Histórico del Proponente

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˃ ¿Es un proyecto nuevo o existente?

˃ ¿Por que se crea y que pretende lograr?

˃ ¿Cuánto tiempo lleva operando?

˃ ¿Qué beneficio comunitario aporta?

˃ ¿Ha recibido fondos federales anteriormente?

˃ ¿Qué capacidad administrativa tiene?

˃ ¿Cuál fue su experiencia?


Población a Impactar

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˃ ¿A quién se dirige el proyecto?

˃ ¿Cuáles son las características de esta

población?

˃ ¿Son elegibles para recibir estos servicios?

˃ ¿Qué necesidades tienen?

˃ ¿Por qué esta población?

˃ ¿Cómo y por que se van a beneficiar?© 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Evaluación y Monitoreo

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˃ ¿Cómo mediremos el rendimiento del proyecto?

˃ ¿Qué factores determinaran el éxito?

˃ ¿Qué será evaluado y monitoreado?

˃ ¿Quién/es será/n los responsable/s?

˃ ¿Que pasará si no se cumplen las

expectativas?

˃ ¿En cuanto tiempo y de que forma?

˃ ¿Existe un plan de mitigación?© 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Metodología

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˃ ¿Cómo se va a implementar el proyecto para cumplir con los objetivos establecidos?

˃ ¿Qué procedimientos y técnicas se usarán y

por qué?

˃ ¿Cuanto tiempo se espera que dure cada etapa del proyecto?

˃ ¿Cuales serán las fuentes de información y por

qué?

˃ ¿Que datos son relevantes y críticos para medir el éxito del proyecto?


Presupuesto

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˃ Se acompaña de un memorial explicativo

˃ Es importante distinguir las partidas de la siguiente forma:

˃ Costos directos vs indirectos

˃ Inversión del proponente vs. federales

˃ Las categorías deben de estar permitidas

˃ Los costos deben de ser razonables y justificables

˃ Se establecen por un periodo de tiempo definido

˃ Se deben de evidenciar


Categorías del Presupuesto

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˃ Salarios

˃ Beneficios

˃ Equipo

˃ Materiales

˃ Adiestramientos

˃ Servicios profesionales

˃ Otros gastos

˃ Costos indirectos© 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Tipos de Costos

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˃ Costos directos – relacionado con el desarrollo del proyecto (salarios, equipos, materiales, etc…)

˃ Costos indirectos – no asociados de manera directa con el desarrollo del proyecto (primas de seguros, renta, mantenimiento, etc..)

˃ Costos directos + indirectos = Costos

totales© 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Presupuesto

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Preguntas Claves del Presupuesto

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˃ ¿Es viable el presupuesto?

˃ ¿Se pueden desarrollar las actividades

propuestas?

˃ ¿Los costos son razonables para el mercado?

˃ ¿Es consistente con la propuesta?

˃ ¿Se justifica?


Actividades

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˃ Listar todas las actividades necesarias para desarrollar el proyecto

˃ Desglosar las actividades más complejas en sub-actividades

˃ Presentar los elementos necesarios para completar cada actividad

˃ Determinar responsable, costos y tiempo estimado para completar cada actividad


Timeline

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Equipo de Trabajo

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˃ Descripción de puestos y responsabilidades

˃ Esquema organizacional

˃ Roles dentro del proyecto

˃ Tiempo asignado al proyecto

˃ Experiencia laboral relevante

˃ Preparación académica

˃ Logros


Equipo de Trabajo

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˃ ¿Qué personas estarán involucrados en el proyecto?˃ Demostrar sus habilidades y experiencias

˃ ¿Qué experiencia han tenido con proyectos similares?

˃ ¿Han utilizado y manejado fondos federales previamente?˃ Si es el caso, cuáles fueron los logros de estos

proyectos anteriores?

˃ ¿Por qué estas personas son las mejores para administrar el proyecto y los fondos?


Asignación de costos RR.HH.

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Puesto Tareas Salarios y beneficios

Tiempo asignado

al proyecto

Costo real

(75%) Federal

(25%) Local

Director --- $50,000 50% $25,000 $18,750 $6,250

Gerente --- $30,000 80% $24,000 $18,000 $6,000

Técnico --- $24,000 100% $24,000 $18,000 $6,000

Asistente --- $20,000 100% $20,000 $15,000 $5,000

$124,000 $93,000 $69,750 $23,250

Plan Financiero

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˃ ¿Cuánto se necesita?

˃ ¿En qué se van a utilizar los fondos?

˃ ¿Cuál es la aportación del proponente?

˃ ¿Cuál es el pareo requerido?˃ ¿Qué experiencia reciente existe con el

manejo de fondos federales?

˃ ¿Qué controles internos se establecerán?

˃ ¿Qué dependencia existe de los fondos?


Anejos

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˃ Se deben incluir solo documentos relevantes a la propuesta

˃ Deben de aportar credibilidad y solidez al proyecto y al proponente

˃ Pueden incluir mapas, planos, fotos, cartas,

etc…

˃ Preferiblemente en formato PDF y en inglés

˃ Libres de virus (debe de certificarse como

virus-free) © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Anejos

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Anejos

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Certificaciones

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Assurances – Non-construcion

Projects

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Vamos a Grants.gov

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Login Grants.gov

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Extraer Solicitud

47


47

Envío de Propuesta

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Pasos Claves

˃ Bajar la propuesta˃ Completar y firmar electrónicamente todos los

documentos

˃ Revisar toda la información

˃ Integrar los anejos en formatos aceptados

˃ Guardar la propuesta y documentos

˃ Confirmar que el registro esté actualizado y

correcto

˃ Enviar y esperar confirmación49


Acuse de Recibo

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Aspectos Claves

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˃ Lograr apoyo y participación de la comunidad

˃ Desarrollar y formalizar alianzas estratégicas

˃ Involucrar a “stakeholders” claves

˃ Trayectoria sólida en la ejecución de programas

˃ Mantener la razonabilidad de los costos

˃ Alineado con la misión del programa federal

˃ Equipo de trabajo competente y con

experiencia

˃ Fácil de justificar, único e innovador © 2013 Sullivan Consulting, Inc.

Debilidades Comunes de las Propuestas

Federales

˃ No se describe adecuadamente el proyecto

˃ No se atiende como el proyecto atiende el

problema

˃ La propuesta está incompleta

˃ Hay falta de información y evidencia relevante

˃ Falta de experiencia y conocimiento

˃ Costos altos e injustificables

˃ Mala administración 52


Retos de las Propuestas Federales

˃ Identificar programas adecuados

˃ Presentar proyectos que sean elegibles

˃ Fondos son altamente competitivos

˃ Requieren un pareo y cost-sharing

˃ Cumplir con requisitos estipulados

˃ Retos con el desembolso de fondos (cash-

flow)

˃ Hacer los proyectos auto-sostenibles53


Conclusiones

˃ Las propuestas son una herramienta indispensable para la creación y financiamiento de proyectos

˃ Es un proceso largo, complejo y consecuente˃ Mientras más específico y preciso pueda

detallar la información, mejor˃ Prestar atención a los requisitos específicos de

la propuesta

˃ Asignar personas capacitadas y con

experiencia

˃ Comenzar la propuesta con tiempo de

antemano

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Información de Contacto

55

Marcus A. SullivanSullivan Consulting Inc.Centro Internacional de

MercadeoTorre II, Suite 402

Guaynabo, PR 00968

[email protected]

Oficina: 787.708.6800Celular: 787.501.8070


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